Sunteți pe pagina 1din 42

UNIVERSITATEA DIN ORADEA FACULTATEA DE TIINE SOCIO-UMANE MASTERAT GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Sisteme informaionale n organizaii romneti. Necesitate sau moft?

Coordonator tiinific: lector univ. dr. Drago Drbneanu Absolvent: Rad Emilia Janina

Oradea Septembrie 2013

Cuprins:
Parte teoretic 1. Introducere ....................................................................................................................2 a. Motivatia alegerii temei.....................................................................................2 b. Structur.............................................................................................................3 2. Sisteme ........................................................................................................................4 a. Sisteme informaionale.......................................................................................5 b. Sisteme informatice..........................................................................................6 3. Teorii ale sistemelor informaionale..............................................................................7 a. Structura i componente...................................................................................7 b. Caracteristici.....................................................................................................10 c. Funcii...............................................................................................................13 d. Tipuri.............................................................................................................15 4. Eficientizare prin informatizare.................................................................................18 5. Structuri informaionale in Romania i n lume........................................................21 a. Organizaii bazate pe cunoatere....................................................................21 b. Context internaional......................................................................................23 c. Globalizarea....................................................................................................23 d. Context romnesc...........................................................................................24 Parte practic 1. 2. 3. 4. Ipoteza de studiu..........................................................................................................26 Prezentarea metodei de cercetare: Studiu de caz.........................................................27 Prezentarea firmei: Smartware Oradea......................................................................28 Studiul de caz propriu zis...........................................................................................30 a. Observaie......................................................................................................30 b. Interviu...........................................................................................................36 5. Concluzii.....................................................................................................................39 Bibliografie...........................................................................................................................40

1. Introducere
Autoarea acestei lucrri i propune s aprofundeze tema necesitii utilizrii sistemelor informatice i informaionale n organizaii, i n special a celor din Romnia. Pentru realizarea acestui obiectiv am parcurs diferite publicaii de specialitate care m-au ajutat s formulez cteva principii teoretice i s urmresc mai multe perspective ale unor teoreticieni ai sibiectului, dup care am trecut la analiza propriu-zis a unei organizaii din Romnia. Tehnologia i sistemele informaionale sunt acum pretutindeni n lumea dezvoltat i sunt importante att n sectorul privat, ct i n cel public; pentru indivizi, organizaii, naiuni i instituii globale i afecteaz ntreaga lume. Sistemele informaionale sunt un obiect de studiu al mai multor discipline: sociologie, informatica, tehnologia, business, filosofie. S-a dezvoltat ca obiect de cercetare relativ recent, in 19601, dar acum reprezint o materie de studiu n numeroase universiti din ntreaga lume. 1.1. Motivaia alegerii temei Tema aleas pentru lucrarea de cercetare de fa n-a fost dintotdeauna un subiect de interes personal. Motivul principal pentru care am ales s studiez mai n profunzime acest subiect este actualul meu loc de munc. n urm cu un an am fost angajat de o companie de software online din Oradea unde am avut ocazia de a observa managementul i structura reelei informaionale ntr-o companie modern, bazat pe informaie. n ultimul semestru de studiu al programului de masterat Gestiunea resurselor umane am studiat Managementul sistemelor informaionale i am dobndit o baza teoretic necesar unui studiu mai aprofundat al sistemelor informaionale. Avnd toate elementele necesare nceperii unui studiu disponibile i un entuziasm proaspt fa de subiect, alegerea temei acestui studiu n-a necesit mult timp de gndire i indecizie, ci a fost o alegere natural.

Mychael D Myers, David Avison, Qualitative Research in Information Systems Editura SAGE Publications Ltd Londra, 2002, pag 3

1.2. Structura lucrrii Prin analiza mea am urmrit aspectele prezentate n partea teoretic i modul n care acestea sunt aplicate practic. Astfel, lucrarea de fa este compus din dou pri aproximativ egale. Partea teoretic cuprinde o definire si o descriere general a sistemelor i n special a sistemelor informaionale. Pentru o nelegere mai adnc a termenilor, am inclus un subcapitol special dedicat distinciei dintre sistemele informatice i cele informaionale. Am prezentat cteva teorii legate de structura sistemelor informaionale, caracteristici, tipuri i funcii ale acestora, cu accent pe sistemele informaionale pentru management. Am acordat o atenie special n prezentarea avantajelor folosirii tehnologiilor informaiei i comunicrii, deoarece tema acestei lucrri de dizertaie vizeaz necesitatea utilizrii acestor sisteme moderne i eficiena informatizrii. Ultimul capitol din partea teoretic analizeaz structurile informaionale din organizaiile romneti, cu accent pe organizaiile bazate pe cunoatere. Am urmrit contextul internaional i efectele globalizrii asupra contextului romnesc, cu prezentarea pe scurt a situaiei actuale. n partea practic am prezentat ipoteza de la care am pornit studiul i pe care o analizez n cercetarea mea. Am efectuat un studiu de caz la locul meu actual de munc, firma Smartware SRL o companie modern, bazat pe cunoatere, care folosete sisteme informaionale. Cercetarea mea a ncercat s sublinieze avantajele folosirii acestor sisteme i s stabileasc necesitatea utilizrii lor, pentru a putea valida sau invalida premisa de la care am pornit. Bineineles c ultimul capitol este dedicat unor concluzii n care prezint datele identificate n urma studiului i prerile mele personale legate de subiect.

2. Sisteme Sisteme informatice i sisteme informaionale


Sisteme Definiia dat de DEX2 sistemului este foarte complex, termenul fiind unul abstract i avnd nuane polisemantice. Totui, putem selecta cteva aspecte importante care reies din definiie. Sistemul este ansamblu de elemente (principii, reguli, fore etc.) dependente ntre ele i formnd un tot organizat, care pune ordine ntr-un domeniu de gndire teoretic, reglementeaz clasificarea materialului ntr-un domeniu de tiine ale naturii sau face ca o activitate practic s funcioneze potrivit scopului urmrit. De asemenea sistemul poate fi neles ca metod de lucru, mod de organizare a unui proces, fel de a lucra; norm, obicei sau model, tip, tipar. Mihescu Liviu3 d o alt definiie mai restrns sistemului: Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format n general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele i personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigur transformarea unor elemente de intrare n elemente de ieire prin intermediul unui mecanism specific i al unui sistem de control.

Utilizare Sistemele informaionale nu sunt folosite doar n corporaii. Ele sunt prezente peste tot n viaa noastr i pot fi folosite n aproape orice domeniu profesional, de antreprenori, patroni, reprezentani vnzri, manageri, consultani financiari i uureaz mult munca. Produsele digitale precum ebooks, programe de software i serviciile online de socializare, cumpraturi, studiu, banking i divertisment fac parte din categoria sistemelor informaionale pe care indivizii le folosesc pentru a-i organiza mare parte din activiti.4

Academia Romn, Institutul de Lingvistic Iorgu Iordan, Dicionarul explicativ al limbiiromne, ediia a II-a, editura Univers Enciclopedic, Bucureti, 1998 3 Mihescu Liviu, Sisteme informaionale i aplicaii informatice n administrarea afacerilor, editura Universitii Lucian Blaga Sibiu, 2009, pag 7 4 Lee, A.S., Liebenau, J., Information Systems and Qualitative Research, editura Chapman and Hall, Londra, 1997, pag 24

Istoric Exist cteva momente de referin din istoria sistemelor informaionale moderne care merit s fie menionate: inveniatiparului de Johannes Gutenberg la jumtatea secolului 15, tabulatorul mecanic al lui Herman Hollerith (pe baza cartelelor perforate cataloga statistici din milioane de buci de date un fel de strmo al calculatorului). Herman Hollerith este considerat printele calculului modern automat. Acesta a reprezentat un pas important n automatizare i un pas important spre dezvoltarea sistemelor informaionale computerizate. Alte dou momente de referin sunt apariia calculatorului i utilizarea lui la scar larg de indivizi i a internetului n 1991. Popularitatea crescut a internetului a fcut posibil accesul la informaie i a facilitat relaiile interpersonale i interorganizaionale la un nivel nemaintlnit pn atunci. O dat cu apariia telefoanelor aa-numite smartphone, i a tabletelor care pot fi conectate la reele de internet fr fir, sistemele informaionale noi suport mobilitatea ca o condiie uman natural. Odat cu extinderea lor, sistemele informaionale au ptruns n viaa de zi cu zi fiind parte a diferite activiti umane i au nceput s exercite o influen profund asupra societii. Informaia i cunotinele au devenit resurse economice vitale pe care industria inovatoare i cercetrile tiinifice continu s le dezvolte. 2.1. Sisteme informaionale Avnd n vedere atenia crescnd acordat subiectului de ctre teoreticieni i cercettori din mai multe domenii, exist foarte multe definiii ale sistemelor informaionale. Mai jos voi prezenta cteva dintre ele: Chiar n definiia dat de DEX sistemului ntlnim sintagma Sistem informaional alturi de explicaia: ansamblu de procedee i mijloace de colectare, prelucrare i transmitere a informaiei necesare procesului de conducere a ntreprinderilor, instituiilor, ministerelor etc. Totalitatea relaiilor pe baza crora este alctuit un sistem. Academia pentru studierea sistemelor informaionale din Marea Britanie definete sistemele informaionale drept mijloacele prin care organizaiile i oamenii utilizeaz tehnologii ale informaiei, colecteaz, proceaseaz sau stocheaz, utilizeaz i rspndesc informaia.5

Paul Bocij, Andrew Greasley & Simon Hickie, Business Information Systems, editura Pearson Education Limited, Harlow, 2008, pag 3

Sistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, precum i totalitatea mijloacelor sistemului de conducere i decizie, aflm din definiia lui Corneliu Russu.6 O alt definiie a sistemului informaional l descrie drept set de elemente interconectate care colecteaz, prelucreaz, stocheaz i transmit date i informaii i produc un mecanism de feedback pentru atingerea unui obiectiv.7 Aceast definiie introduce termeni noi n definiie.

2.2. Sisteme informatice Se face des confuzie ntre sistem informatic i sistem informaional, i confuzia se explic destul de uor, innd cont de forma asemntoare a cuvintelor, i de faptul c s-au format avnd aceeai rdcin. Totui, distincia dintre ele merit a fi menionat. Sistemele informatice sunt sistemele care exprim informaia printr-un format digital Informaia este transformat, prelucrat sau exprimat ntr-o form digital. Sistemele informatice sunt deci strns legate de existena computerelor i utilizarea internetului. Sistemul informaional se refer la o combinaie dintre tehnologia informaiei i aciunile oamenilor care sunt responsabili de management i suport operaional. Avnd n vedere popularitatea internetului n zilele noastre, exist tot mai puine activiti de business n care nu se folosesc informaii digitale. Termenul ICT (information and communications technology) este tot mai des folosit n mediul online pentru a evidenia importana crescut a tehnologiilor comunicrii, n special a reelelor locale de calculatoare i a internetului. n acord cu Vladimir Zwass, sistemele informaionale produc informaie, cunotine i produse digitale.8 Multe companii i organizaii folosesc aceste sisteme pentru a gestiona diferite situaii i a monitoriza operaiuni, pentru a interaciona cu clienii i cu furnizorii i pentru a face fa competiiei de pe pia. Spre exemplu, companiile folosesc sistemele informaionale pentru a putea comunica potenialilor clieni prin mesaje targetate prin internet, pentru a gestiona conturi financiare sau resursele umane.

6 7

Corneliu Russu, Management: Concepte. Metode. Tehnici, editura Expert, Bucureti, 1996, pag 19 Ralph M. Stair, George Walter Reynolds, Fundamentals of Information Systems, ediia revizuit, editura Cengage Learning, Connecticut US, 2008 pag 4 8 Vladimir Zwass, Foundations of Information Systems, editura McGraw-Hill College, 1998

3. Teorii ale sistemelor informaionale


3.1. Structura sistemului informaional Exist mai multe modele ale sistemelor informaionale, ns majoritatea includ componentele urmtoare9: Intrri (input) - se refer la totalitatea datelor care intr n sistem i care formeaz baza pentru restul structurii. Dac sunt procesate n mod diferit, ele vor reprezenta diferite lucruri pentru oameni diferii. Cuprinde de asemenea i interaciunea cu utilizatorul, care introduce n sistem tipul de analiz sau proces pe care l ateapt. Depozitul locul de stocare a datelor. Este de ateptat ca sistemul s nregistreze datele cu un nivel ct mai ridicat de detaliu. Stocarea trebuie s se fac ntr-un mediu securizat, n special dac informaia are legatur cu oamenii, i se supune legilor de protectie a datelor. Astfel informaia trebuie s fie n siguran, dar trebuie s poat fi accesat uor, oridecte ori este nevoie de aceasta. De asemenea, se practic des n zilele noastre folosirea a mai multe depozite de stocare, pentru sigurana datelor. n cazul n care se ntmpl situaii neprevzute, datele s nu fie pierdute. Ieiri (output) se refer la informaiile utile care au fost produse de sistem. Outputul poate fi reprezentat de bani, sau informaii. Dac se cheltuie mai muli bani pentru input dect rezult din output, atunci compania este n pierdere. Ieirile pot fi prezentate sub form de grafice (diagrame, tabele) sau textual. Pot fi rapoarte sau documente, dar i alt tip de informaii. Proces/ Procesare este vorba de totalitatea transformrilor prin care trece informaia de la intrare n sistem pn la ieire. Datele capt sens i devin informaie. Datele pot fi procesate n mod diferit. Numrul 2013 poate reprezenta un an pentru unii oameni, o sum pentru alii sau un numr oarecare pentru alii.

Elmasri, R. and Navathe, S.B., Fundamentals of Database Systems. Addison-Wesley, editura Menlo Park, California US, 1994

Date sunt diferite fapte, noiuni, observaii, considerate a fi lipsite de valoare inainte de a intra n sistem i de a fi transformate n informaii Feedback un tip special de output care este folosit pentru a se face modificri la partea de input sau la partea de procesare Control implic monitorizarea sistemului n ntregul su pentru a determina msura n care sistemul se ndreapt ctre ndeplinirea scopului. Funcia de control determin deseori ajustarea intrrilor din sistem pentru a asigura c acesta va produce ieirile corespunztoare. Control cuprinde acte de verificare, nregistrare, reglementare, supervizare i autentificare. Este o parte important a managementului. Alte modele analizeaz sistemul n funcie de componentele sale10: oameni, hardware,

software, reele de comunicaie i resursele de date care colecteaz, transform i disemineaz informaia ntr-o organizaie: Oamenii Este nevoie de om pentru a opera aspura oricrui sistem informaional. Ei pot fi de dou categorii: Utilizatorii (clieni) - sunt cei care folosesc sistemele informaionale sau informaia produs de sisteme. Ei pot fi manageri, contabili, ingineri, clieni etc. Specialitii sunt cei care dezvolt i opereaz asupra sistemelor informaionale. Ei sunt anlisti, programatori, manageri tehnici, developeri. Analitii sistemelor fac designul sistemelor informaionale conform cu nevoile informaionale ale utilizatorilor finali i programatorii realizeaz aplicaii i programe conform indicaiilor analitilor. Hardware Hardware include toate componentele fizice i materiale folosite pentru procesarea informaiilor. Dac lum n considerare doar sistemele informaionale bazate pe calculator, putem meniona ca exemple microsistemele calculatorului, microprocesoare dar i elementele periferice: tastatura, mouse, ecran.

10

Wand, Y. and Weber, R. (1995), On the deep structure of information systems, n Information Systems Journal, volumul 5, 2005, pag 203-223

Software Partea de software cuprinde totalitatea instruciunilor de procesare a informaiilor. Acestea sunt cuprinse n programe, care controleaz i direcioneaz activitatea hardware. Principalele elemente software n utilizarea unui calculator sunt sistemul operaional, aplicaiile i procedurile. Datele Datele sunt materialul brut cu care opereaz sistemele informaionale, putnd lua nenumrate forme: caractere alfanumerice, texte, imagini, figuri, audio, video. DE regul datele sunt organizate sub forma bazelor de date. Reelele Internetul, intranetul i extranetul au devenit eseniale pentru succesul sistemelor informaionale. Reelele includ toat mass-media i reelele de calculatoare. Iat o reprezentare destul de complex a unui sistem informaional, realizat de Deborah Morley i Charles S. Parker.11 Multe din elementele prezentate mai sunt sunt regsite n aceast schem, i pe lng ele apar i altele noi.

Fig 1: Model structur sisteme informaionale Surs: Understanding Computers; Today and Tomorrow-Deborah Morley, Charles S. Parker

11

Morley, Deborah and Parker, Charles, Understanding Computer: Today and Tomorrow, ediia 9, editura Course Technology, Boston, MA, 2011

3.2. Caracteristicile sistemelor informaionale Orice structur trebuie s fie util, rezistent i frumoas. Aceast definiie simpl dateaz de 2000 ani i a fost atribuit arhitectului roman Vitruvius. Ea poate fi aplicat i sistemelor informaionale, deoarece utilizatorii acestor sisteme vor judeca n permanen eficiena sistemului prin prisma acestor caracteristici, i msura n care cele 3 criterii sunt satsfcute vor determina msura n care sistemul informaional este bun.12 Echilibrul perfect dintre acestea este un mit, desigur i nu exist posibilitatea construirii unui model perfect care s aib o garanie de lung durat a funcionrii. Cele mai importante scopuri pe care trebuie s le fixeze arhitectul unui sistem informaional sunt acelea de a nelege diferitele cerine ale unui sistem i de a selecta cele mai importante criterii care pot conduce la crearea unui soluii echilibrate. ISO 9126 reprezint standardul oficial al calitii programelor de software, i presupune atingerea a 6 caracteristici de baz pe care sistemele de software le pot utiliza. Aceste caracteristici sunt, precum urmeaz: Funcionalitate Ce ar trebui s fac sistemul? Uzabilitate Ct de uor de neles este sistemul? Siguran sau consisten Ct de consecvent este sistemul n a realiza ceea ce i-a propus s fac? Mentenan sau ntreinere Ct de uor de ntreinut este sistemul? Dac ceva nu merge bine, ct de uor este de descoperit de ce nu merge bine sursa problemei? Ct de uor este de reconfigurat sistemul? Performan Ct de repede rezolv sistemul nevoile utilizatorilor si? Portabilitate - Ct de uor este de transportat sistemul dintr-un mediu n altul?

Fiecare dintre acestea are alte cteva atribute aferente, reprezentate n schema de pe pagina urmtoare.

12

Alexander, Christopher, Notes on the Synthesis of Form, Harvard University Press, 1964

10

Fig.2: Caracteristicile sistemelor informaionale, definite de ISO 9126

Caracteristicile prezentate de ISO 9126 se influeneaz n mod direct unele pe altele. Utilitatea unui sistem depinde funcionalitatea sa (a funciilor sistemului), de uurina cu care poate fi folosit i de uurina cu care poate fi reparat sau readus la starea iniial n cazul n care ceva se defecteaz n interiorul acestuia. Un sistem robust se bazeaz pe performan i ncredere. Cnd sistemul devine ineficient trebuie s fie portabil sau nlocuibil. Realizatorul unui sistem informaional trebuie sa n cont de toate aceste caracteristici sau criterii, pentru a putea realiza un sistem informaional eficient.

11

Cteva dintre caracteristicile menionate mai sus se complementeaz reciproc, cum ar fi uurina folosirii i a ntreinerii. Un sistem care este uor de folosit va fi deasemenea i uor de ntreinut. Alte caracteristici menionate sunt ntr-o relaie exact opus: de exemplu, cu ct crete nivelul funcionalitii n interiorul unui sistem, cu att va fi mai dificil de ntreinut acel nivel i lucrul acesta va afecta performana sistemului. mbuntirea ntreinerii sistemul printr-o configurare a sa va avea un impact asupra performanei sistemului. Realizatorul sistemului trebuie s in cont de aceste situaii care se pot ivi i s le previn sau rezolve n mod eficient. Caracteristicile prezentate mai sus pot fi mprite n 2 categorii: cele care sunt mai importante pentru utilizator i pentru interaciunea sa cu sistemul, i cele care sunt legate mai mult de arhitectura sistemului, care st n spatele interaciunii utilizatorului cu sistemul. Caracteristici necesare pentru experiena utilizatorului: - uurina folosirii - estetic - funcionalitate - rezisten Caracteristici necesare arhitecturii unui sistem: - funcionalitate - performan - siguran - uurina de ntreinere - utilitate - portabilitate - posibilitate de nlocuire Sistemele care ncearc s ndeplineasc la perfeciune toate criteriile unui sistem eficient sunt sortite eecului. Arhitectul sistemului trebuie s se decid asupra celor mai importante trsturi ale sistemului i s hotrasc prioritatea i ordinea n care se vor desfura diferite activiti. n majoritatea cazurilor, funcionalitatea este cea mai important trstur, i performana cade pe ultimul loc.

12

Sistemele care se concentraz pe relaia cu clientul trebuie s pun un mai mare accent pe uzabilitate, pe cnd sistemele de procesare a tranzaciilor care nu presupun o interaciune direct cu omul ar trebui s fie mai preocupate de sigurana sistemelor. Atunci cnd sistemele nu sunt adaptate ca funcii i caracteristici scopului lor final vor rezulta n costuri mai mari de realizare irosite i adaptare slab la nevoile propriu-zise ale oamenilor. 3.3. Funciile sistemelor informaionale Funcia de baz a oricrui sistem informaional este aceea de a permite utilizatorilor accesul la informaie pe baza diferitelor mijloace de comunicare disponibile ntr-o organizaie. Adekeye13 afirm c scopul existenei sistemelor informaionale este acela de a ajuta organizaia s i ating obiectivele, s planifice i s controleze nivelul de incertitudine, s ajute adaptarea la situaii noi sau s iniieze schimbri. Stair i Reynolds14 consider c funciile sistemelor informaionale sunt urmtoarele: s ajute n rezolvarea problemelor diferii indivizi, grupuri sau organizaii s ofere suport pentru diferite calcule s ofere suport pentru rezolvarea diferitelor probleme structurale s asiste managementul n luarea deciziilor s furnizeze rapoarte interactive Exist 3 funcii de baz care apar n diferite cri de specialitate despre sisteme informaionale, i anume urmtoarele: 1. Funcia de stocare i analiz a datelor n zilele noastre exist foarte puine companii care i pstreaz i nregistreaz datele manual, n registre, hrtii i cataloage. Prin adoptarea sistemelor informaionale moderne, companiile pot folosi baze de date sofisticate i cuprinztoare care conin toate tipurile de date ale companiei. Informaiile sunt stocate, actualizate i analizate, pentru ca mai apoi compania s le poat folosi
13

Adekeye, A., The importance of Management information systems, Library Review, ProQuest database 1997, pag 318-327 14 Stair, M. & Reynolds, W. (2006). Fundamentals of information systems (3rd ed.). Boston: Thomson Course Technology, 2006, pag 245

13

pentru a ajunge la soluii pentru probleme curente sau viitoare (ameninri). De asemenea, sistemele moderne fac posibil integrarea datelor din mai multe surse, dinauntrul sau dinafara companiei, reuind s in compania informat oportunitile sau ameninrile din exterior. 2. Funcia de asistare n luarea deciziilor Succesul pe termen lung al unei companii nu depinde de adecvarea planurilor sale strategice. Echipa de management a unei organizaii folosete sisteme informaionale pentru a formula planuri strategice i a lua decizii pentru longevitatea i prosperitatea organizaiei. Compania folosete sistemele informaionale pentru a evalua informaia primit din toate sursele, inclusiv din surse externe cum ar fi ageniile de pres sau alte publicaii care conin informaii legate de economia general. Analiza i comparaia dintre diferite trenduri de pe pia ajut organizaiile s analizeze adecvarea i calitatea deciziilor lor strategice. 3. Funcia de asisten n management Sistemele informaionale ajut businessurile n dezvoltarea unui numr mare de sisteme care adaug valoare companiei. De exemplu, o companie poate s integreze sisteme informaionale n cadrul procesului de producie pentru a se asigura c rezultatul (produsul final) va fi n acord cu cerinele diferitelor standarde ale calitii. Adoptarea sistemelor informaionale simplific procesul i elimin activitile nenecesare. Sistemele informaionale adaug control proceselor realizate de angajai, asigurndu-se c doar acei utilizatori ai procesului care au anumite drepturi aplicabile vor putea realiza anumite activiti- taskuri. Sistemele informaionale elimin automat taskuri repetitive i ofer garania acurateii, permind angajailor s se concentreze pe efectuarea altor activiti care presupun o mai mare implicare cognitiv. Cu ajutorul sistemelor se poate ajunge la o mai bun planificare i implementare a proiectelor printr-o monitorizare eficient i comparaie cu anumite criterii prestabilite. n legtur cu performana intern i cu

14

3.4. Tipuri de sisteme informaionale n funcie de deschiderea lor fa de mediul extern, sistemele se mpart n: Sisteme nchise: acestea nu comunic cu exteriorul. Dac lum ca exemplu o companie economic sistem nchis, vom remarca faptul c nu vor discuta despre profituri sau despre pierderile din anul precedent. Sistemele deschise: Un sistem deschis mprtete informaii cu mediul exterior lui, i va permite publicului s afle informaii despre ctiguri i pierderi. Ambele tipuri de sisteme au avantaje: n cazul celor nchise informaia nu va putea ajunge la urechile competitorilor; n cazul clor deschise, faptul c informaia ajunge n exteriorul sistemului poate crea noi oportuniti de business. Datorit acestor avantaje pentru fiecare din cele dou tipuri, a aprut cel de-al treilea tip de sistem: sistemul adaptiv. Acesta este adaptabil, i va aciona cnd ca un sistem deschis, cnd ca un sistem nchis, n funcie de situaie. Din punct de vedere ierarhic, sistemele se mpart n subsisteme i suprasisteme. Subsistemele sunt nite componente ale unui sistem mai mare. Suprasistemele sunt sistemele alctuite din mai multe subsisteme. Dac discutm strict despre sistemele informatice, acestea pot fi clasificate n funcie de rolul lor.15 Majoritatea organizaiilor au nevoie de mai multe tipuri de sisteme informatice. Managementul superior are nevoie de informaie pentru planificare. Managementul de mijloc are nevoie de informaie pentru monitorizarea i controlul activitilor. Angajaii (sau o parte din ei, cu roluri operaionale) au nevoie de informaie pentru a-i desfura activitile de lucru.

a. Sistemele suport ale managementului superior Sistemele suport ale managementului superior au rolul de a ajuta managerii principali s ia decizii strategice i s le fundamenteze. Aceste tipuri de sisteme adun date, le analizeaz i produc rezultate cu sumarul celor mai importante informaii interne i externe folosite n business.

15

Mihescu Liviu Sisteme informaionale i aplicaii informatice n administrarea afacerilor Editura Universitii Lucian Blaga, Sibiu, 2009, pag 52-55

15

Ne putem gndi la sistemele suport ale managementului superior ca la un panou din bordul unei nave de zbor, care indic echipei de management superior statusul tuturor activitilor importante din interiorul firmei. n general acest tip de modele de sisteme proceseaz foarte multe analize de date i ale modelelor ipotetice pentru a-i ajuta n luarea deciziilor strategice.

b. Sistemele informatice pentru management Acest tip de sisteme se concentreaz n primul rnd asupra surselor interne de informaie. Managementul sistemelor informaionale preia date de la sistemele de procesare a tranzaciilor i le transform n rapoarte pentru management. Sunt folosite de managerii secunzi i de responsabilii activitilor operaionale.

c. Sisteme informatice pentru fundamentarea deciziilor Sunt un tip special de sisteme construite special pentru a oferi asisten managemntului n luarea deciziilor n situaii n care exist un grad ridicat de nesiguran n ceea ce privete rezultatul deciziilor. Sistemele pentru fundamentarea deciziilor conin unelte i tehnici care ajut la strngerea informaiei relevante i analizeaz opiunile i alternativele. Deseori implic folosirea unor tabele i baze de date complexe pentru crearea modelelor ipotetice ale diferitelor situaii. d. Sisteme informatice pentru comunicare i colaborare Acestea exist pentru a ajuta businessurile s creeze i s mprteasc informaii. Ele sunt folosite n special n comaniile bazate pe cunoatere i expertiz, pentru ca acestea s poat fi mprtite la toate nivelele organizaiei sau n afara lor. Putem lua ca exemplu firmele de avocai sau de consultani. Sistemele pentru colaborare la nivelul organizaiei pot conine informaiile sub form de prezentri Powerpoint, documente, tabele, pagini de internet. Pentru a pune informaia la dispoziia celorlali colegi din interiorul organizaiei, se folosete deseori intranetul.

16

e. Sistemele pentru procesarea tranzaciilor Aa cum sugereaz i numele, sistemele pentru procesarea tranzaciilor sunt destinate s proceseze tranzacii de rutin cu acuratee i eficien. O compania poate folosi mai multe tipuri de sisteme de procesare a tranzaciilor, cum ar fi: Sisteme prin care se ncaseaz plata de la clieni Sisteme care calculeaz sptmnal, lunar i anual cota de cheltuieli pentru taxe i impozite Sisteme de achiziie care fac calculele pentru costul i rentabilitatea materiei brute Sisteme de control al tranzaciilor care proceseaz ntraga contabilitate a firmei, toate intrrile i ieirile

f. Sistemele pentru automatizarea muncii de birou Sistemele pentru automatizarea muncii de birou sunt sisteme care funcioneaz pentru a crete productivitatea angajailor i care proceseaz date i informaii. Cele mai bune exemple sunt gama larg de sisteme de software folosite de angajaii care presteaz munc de birou (de exemplu gama programelor Microsoft Office), dar i alte sisteme care permit angajailor s lucreze de acas sau n timpul cltoriilor. Alte sisteme pentru automatizarea muncii de birou: Email Mesagerie vocal Calendar electronic Teleconferina Fax i telefon

17

4. Eficientizare prin informatizare

Avantajele utilizrii tehnologiilor informaiilor Sistemele informaionale i noile tehnologii ale informaiilor pot avea un impact major n strategia companiei i succesul organizaional. Acest impact poate fi folositor organizaiei, utilizatorilor sistemelor informaionale i oricrui individ sau grup care intr n contact cu sistemul informaional. Cteva din beneficiile pe care le urmresc organizaiile prin folosirea tehnologiilor informaiilor sunt: - Valoare adaugat produselor (bunuri sau servicii) - Siguran crescut - Servicii mai bune - Avantaje competitive - Scderea numrului de erori - Creterea acurateei - Produse de nalt calitate - mbuntirea comunicrii - Creterea eficienei i a productivitii - Eficien administrativ - Costuri reduse - Control ridicat asupra operaiunilor - Control ridicat asupra deciziilor financiare i manageriale Odat cu dezvoltarea sistemelor informaionale, i avantajele folosirii lor se dezvolt i se diversific. Exist nenumrate aplicaii de software care pot fi folosite n diferite domenii organizaionale pentru a efectua diferite roluri pe care omul nu le poate realiza singur cu aceeai eficien.16
16

O'Brien, J.A. & Marakas, G.M. Management Information Systems, ediia 9, editura McGraw-Hill Irwin, 2009 pag. 8-24

18

Sistemele informaionale pot fi utilizate n toate domeniile de activitate. n domeniul comercial, sistemele informaionale pot ajuta business-urile s fie ct mai eficiente prin suport operaional n mai multe domenii: punerea n funciune a unui magazin online, verificarea tranzaciilor, inventar, monitorizearea preferinelor clienilor pentru un anumit produs sau a rezultatelor n vnzri a diferitelor promoii sau oferte speciale. De asemenea pot fi folosite de departamentul de resurse umane pentru diferite programri i pli: timp liber pltit, concediu medical, calcule salariale. Exist apoi sisteme care pot ajuta angajaii din alte domenii s monitorizeze apelurile primite de la clieni, pentru a nelege ce metode de mbuntire pot fi aplicate pentru dezvoltarea angajailor sau a firmei. Exist, de asemenea, sisteme care ajut echipele s devin mai inovatoare. Software-ul inovator ajut angajaii care lucreaz n domenii creative s depeasc provocarea ineriei psihologice stimulnd ieirea din tiparele de gndire prin oferirea unui larg domeniu de alternative. Inovaiile tehnologice permit de asemenea aflarea diferitelor cerine ale pieei i preferine pentru anumite tipuri de design din diferite comuniti sau regiuni, i ajut la ajustarea ofertei companiei n funcie de cerine, prin prioritizarea i mobilizarea cunotinelor i a resurselor existente, i accelerarea rezolvrii de probleme. Un alt beneficiu major pe care l au companiile prin folosirea informatizrii este avantajul competitiv. Exist cteva oportuniti foarte importante pentru firmele din Romnia n informatizare, pe care puine firme le utilizeaz nc. Utilizarea sistemelo r online este o necesitate pentru comunicarea cu clienii, dar i o surs deosebit de informaie valoroas despre clieni pentru firme, dac este folosit de specialiti. Aplicaiile online pentru comunicarea cu clienii i asistarea lor n problemele pe care le ntmpin n interaciunea cu firma sunt un bun exemplu de sistem care ajut firma s se adapteaz la nevoile de pe pia. Alte informaii preioase pe care le poate afla o companie prin utilizarea internetului sunt: integrarea e-mail cu procesul fluxului de lucru actual, automatizarea fluxului de lucru, de colaborare, i de raportare, posibilitatea de urmrire i monitorizare a clienilor i a potenialilor clieni: geotargetare, preferine pentru diferite activiti sau produse, stil de via, interesul pentru un anumit produs, etc. Toate acestea sunt informaii foarte preioase care pot face diferena detarii de concuren ntr-o pia competitiv dens.

19

Beneficiile folosirii sistemelor informaionale n mediul business s-au schimbat n timp deoarece s-a schimbat i focusul. Am plecat de la sisteme care s-au ocupat n principal de prelucrarea datelor i am privit cum ele s-au transformat n sisteme de raportarea pentru management, sisteme de fundamnetare a deciziei, strategice i de asisten pentru utilizatorii finali, afaceri electronice i e-commerce, i care n cele din urm ajung astzi la o gam larg de resurse pentru planificarea strategiilor ntreprinderii i chiar pentru spionaj economic.

20

5. Structuri informaionale in Romania i n lume 5.1. Organizaii bazate pe cunoatere n zilele noastre, se vorbete tot mai mult despre un nou tip de organizaii, bazate pe cunoatere. Desigur c discuiile sunt justificate, ntruct un numr mare de organizaii au o structur diferit i adoptat un model de management diferit de tot ce a mai fost n istorie pn acum. Cercettorii au ajuns la concluzia c putem discuta despre o succesiune de 5 generaii de practici manageriale:
Atribute ale organizaiei Generaia I Orientare ctre tehnologie Eforturi disparate de cercetare dezvoltare Generaia II Orientare ctre proiecte Generaia III Orientare ctre organizare Generaia IV Orientare ctre clientel Coordonare cu clienii n cercetaredezvoltare Schimbare generalizat, rapid, discontinu Raportul ntre productivitate i investiiile pentru informatizare Comuniti profesionale Accent pe valori i poteniale Circuite de reacie ; informare susinut Informatica for competitiv Generaia V Orientare ctre cunoatere Sisteme de inovare interactiv

Strategia

Concentrat pe Integrarea ntre activitatea de baz tehnologie i activitatea de baz

Forele schimbrii

Imprevizibile

Interdependenele intraorganizaionale Co-participarea la cheltuieli

Efort sistematic de cercetare dezvoltare Echilibrul riscbeneficiu

Dinamic de tip caleidoscopic

Performana

Cercetarea dezvoltarea ca activitate auxiliar Ierarhie orientat funcional Raporturi concureniale Comunicare intern anemic Embrionar

Capacitatea intelectual i impactul ei Reele de tip simbiotic Profesioniti care se autoconduc Fluxuri de cunotine din/spre exterior

Structura Personalul

Matriceal Cooperare proactiv Bazat pe relaii ntre proiecte

Coordonare distribuit Colaborare structurat Cercetare dezvoltare axat pe activitatea de baz Bazat pe informaii

Funcionarea

Tehnologia

Bazat pe date

Procesoare inteligente de cunotine

Fig 3: Evoluia tipurilor de organizaii, Sursa : www.entovation.com/assessment/fifthgen.html

21

Ultimul tip de organizaie este cel orientat spre cunoatere. Acest subiect este relevant n contextul acestei lucrri, deoarece exist o legtur puternic ntre ele. Organizaiile bazate pe cunoatere sunt organizaiile care sunt caracterizate (printre altele) de folosirea noilor sisteme de informaie. Organizaiile bazate pe cunoatere abordeaz o atitudine nou fa de nsui stilul de management cunoscut pn la apariia lor. Managerul este nu mai are rol autoritar care dirijeaz activitile, pentru c ele sunt legate de creativitate, inovare, comunicare, lucruri care nu se preteaz pe vechile modele de control ierarhic. Datorit dispariiei acestei ierarhii stricte, apar ca efecte estomparea graniei dintre formal i informal, i funcia de control o preia fiecare actor participant ntr-o astfel de organizaie, i vorbim despre autocontrol.17 Dispare de asemenea separarea conducere execuie, pentru c fiecare angajat trebuie s ndeplineasc ambele roluri. Managerilor le revine rolul de a formula viziunea strategic, de a conduce proiecte, de a gestiona diferite schimbri i de a facilita aciunile celorlali participani din interiorul organizaiei, care sunt privii drept angajai responsabili, competeni, valoroi, experi. Prin natura lor, organizaiile bazate pe cunoatere presupun gestionarea competenelor colective n calitate de surse de viabilitate sistemic.18 n economia actual cunoaterea nu mai este legat de limitele fizice tradiionale ale unei companii. Ea este deseori produs i mprtit ca un produs secundar al interaciunii zilnice cu clieni, parteneri, furnizori sau chiar competitori. Astfel, o organizaie bazat pe cunoatere este o colecie de oameni i resurse care creeaz i folosesc informaii printr-o interaciune continu. Este caracterizat de dinamism i maleabilitate. Organizaiile bazate pe cunoatere sunt tipul de organizaii construite ca un suprasistem informaional modern care are nevoie de tehnologia informaiei pentru a-i susine existena.

17

Dragomirescu, H. - Memorisation processes in hierarchical organisations: a systems perspective versus the bureaucracy pattern. In Critical Issues in Systems Theory and Practice (Keith Ellis et al. - eds), Plenum Press, New York, London, 1995, pag 233-238 18 Hendriks, P.H.J., Do smarter systems make for smarter organizations? Publicaia: Decision Support Systems, Nov 1999, Volume 27, pag 197-211

22

5.2. Context internaional Se spune c trim ntr-o societate a cunoaterii, i e adevrat. Sistemele informaionale fac parte din viaa noastr de zi cu zi. n ceea ce privete sistemele informaionale internaionale, acestea sunt considerate bunuri intelectuale publice folosite de un numr mare de grupuri virtuale de peste tot din lume: Acces gratuit la resurse i soluii nelimitate prin pagini web i portaluri Publicaii i biblioteci virtuale, cursuri educaionale prin intermediul Internetului Dicionare virtuale Pagini de discuii, comentarii i forumuri Acreditare de programe educaionale Parteneriate i proiecte internaionale, din toate domeniile: sport, cultur, art, tiin, politic, medicin etc Pe plan internaional abundena sistemelor informaionale i utilizarea lor n domeniul business cunoate o cretere i o abunden considerat benefic sub aspectul aplicaiilor posibile, ns se vorbete de asemenea i despre o abunden i diversitate aproape derutante.19 Inovaiile din domeniul tehnic sunt rapid transformate n sisteme inteligente folosite n organizaii, i sistemele informaionale folosite n business au ptruns i n alte domenii, precum educaia. Cu ajutorul sistemelor informaionale, elevii i studenii din SUA i alte ri moderne studiaz folosind metode noi care terg limita dintre latura teoretic i practic. Dac discutm strict despre UE, vom putea constata de asemenea acordarea unui rol prioritar tehnologiei informaiei i comunicrii pentru a ajuta i a asista nvarea, inovarea i a uura adaptarea la noile sisteme informaionale. Menionm o atenie special acordat ntreprinderilor mici i mijlocii.

5.3. Globalizarea Globalizarea este un subiect foarte discutat i pus n legtur cu informatizarea. Dezvoltarea tehnologic din diferite domenii (transport, telefon, mass media) a dus la restrngerea granielor dintre ri. Astzi revoluia ICT (internet communication and technology) a dus lucrurile i mai departe. Comunicarea, comerul, angajrile i tranzaciile se ntmpl acum
19

Ibidem

23

la scar global, n timp real, ignornd graniele statelor. Reducerea semnificativ a costurilor de transport i comunicare, eliminarea barierelor artificiale din calea circulaiei bunurilor, serviciilor i capitalului aceasta este definiia globalizrii din perspectiva lui Joseph Stiglitz, laureat al Premiului Nobel pentru economie pe anul 2001. Pentru a rmne competitive, organizaiile trebuie s se adapteze i s mprteasc cunotina i expertiza actorilor ei pentru a rmne n permanen conectai la ultimele inovaii i informaii de pe piaa mondial. 5.4. Context romnesc n Romnia putem remarca o evoluie spre o societate informaional, pentru ca mediul romnesc nu a putut evita tendina global a informatizrii i a setei de informaie care caracterizeaz epoca noastr. Totui, influena aceasta nu s-a manifestat sistematic i echilibrat n toate aspectele societii noastre. Coninutul nvmntului romnesc ar trebui adaptat, mai ales n domeniile informatic, management, administraie, comunicare, economie, pentru a include educaie n ceea ce privete sistemele informaionale moderne. Este important ca astfel de subiecte relevante s fie incluse n programe de cercetare i s fie predate n coli.20 Pe planul informal, acest trend mondial despre care am discutat este de necontestat: folosirea calculatoarelor de indivizi este o realitate la fel (sau aproape la fel) de prezent ca n alte ri dezvoltate. Totui, cnd discutm despre mediul educaional sau despre businessuri, situaia este diferit. Ar fi greit s credem c problema raritii organizaiilor bazate pe informaie i sisteme informaionale este doar o chestiune de care s ne preocupm n viitor, sau c ea ar fi o sofisticare exagerat i, deci, dispensabil efortului de informatizare. Situaia n Romnia este deci urmtoarea: n mediul business, companiile au trecut oarecum la o asistare informatizat, dar asistena profesional prin intermediul mijloacelor informatice este acordat ad-hoc, comunicarea folosind aceste mijloace nu este sistematic, i dei compania s-a modernizat sub aspect tehnic, n fapt, nu se schimb mare lucru. Ierarhiile rigide i lipsa profesionitilor care practic auto-controlul i autoeducarea sunt n continuare

20

Dragomirescu, Horaiu Organizaii bazate pe cunoatere. Studiu tematic elaborat n cadrul proiectului prioritar Societatea informaional societatea cunoaterii al Academiei Romne, Bucureti, 10 noiembrie 2001

24

prezente, confirmnd c trecerea la o societate bazat pe informaie sau cunoatere nu s-a realizat. Exist desigur i firme i instituii mai mici care au reuit s fac pasul acesta, dar ele reprezint nc excepii, i practicile manageriale sunt mai mult sub form experimenial.

25

Partea practic

1. Ipoteza de studiu
Ipoteza de la care am pornit n cercetarea de fa este c folosirea sistemelor informaionale moderne n organizaiile din Romnia nu mai reprezint un moft, ci este o necesitate n zilele noastre, n contextul n care la nivel mondial acestea sunt considerate o normalitate. Partea teoretic prezint avantajele pe care le au firmele n folosirea acestor sisteme, i prezint i cteva aspecte din realitatea romneasc. Aceast realitate este oarecum negativ, indicnd faptul c suntem, ca naiune, corigeni la capitolul informaional n cel puin dou domenii importante: educaia i businessul. Voi ncerca s descopr dac ipoteza este infirmat sau confirmat de cercetare. Am ales s desfor activitatea de cercetare la locul meu de munc actual, un loc unde sistemele informaionale de diferite feluri sunt folosite foarte mult. Pentru ca cercetarea s fie ct mai relevant, voi ncerca s identific tipurile de sisteme informaionale folosite n firma Smartware, s descopr avantajele folosirii lor pentru firm i pentru angajai, punndu-le n balan cu dezavantajele acestora (dac va fi cazul). Rezultatele cercetrii ar putea fi influenate de faptul c firma analizat exist do ar prin intermediul noilor tehnologii i a Internetului, dar consider c totui studiul nu va fi complet irelevant, fiindc multe din practicile i sistemele folosite n aceast firm pot fi aplicate i n organizaii de cu totul alt tip, din mediul economic, cultural, educaional etc.

26

2. Prezentarea metodei de cercetare: Studiu de caz


Cercetarea sistemelor informaionale dintr-o firm presupune n primul rnd o cercetare de tip calitativ, pentru c sistemele informaionale nu pot fi cercetate n profunzime prin cuantificare. Avnd n vedere acest lucru, i faptul c cercetarea mea se limiteaz la o singur organizaie, alegerea studiului de caz ca metod de cercetare este justificat. Studiile de caz sunt cercetri de profunzime ale unei singure persoane, eveniment, grup sau comunitate. Datele sunt culese din mai multe surse, folosind diferite medote (observaie, interviu). Studiul de caz este o ,,metod de confruntare direct a participanilor cu o situaie real, autentic, luat drept exemplu tipic, reprezentativ pentru un set de situaii i evenimente problematice. (Oprea, 2007).21 Avantajele folosirii studiului de caz sunt faptul c furnizeaz informaii bogate, detaliate, permit investigarea unor situaii n contextul lor natural, normal, fcnd legtura dintre realitate i practic. Sunt de asemenea contient i de limitele acestei metode: dificulti legate de alegerea cazurilor relevante, limite legate de accesul la anumite surse de informare, consumul mare de timp. Aceste limite sau obiecii aduse n mod normal studiului de caz nu au reprezentat o problem n realizarea cercetrii. Am ales ca obiect al studiului compania Smartware Oradea, pentru c am avut acces la datele companiei, i pentru c se pliaz pe obiectivele cercetrii mele, fiind compania unde lucrez.

21

Oprea, Crengua Lcrmioara, Strategii didactice interactive, editura Didactic i pedagogic, ediia 3, Bucureti, 2009, pag 219

27

3. Prezentarea firmei Smartware Oradea


Compania Smartware este o companie relativ mic, cu doar 29 angajai din domeniul noilor tehnologii ale informaiei. Activitatea firmei este crearea de aplicaii web, menite s simplifice publicarea unor materiale creative pentru pagini web, reunite sub gama SnackTools. Principalele produse ale firmei (aplicaii) sunt urmtoarele: BannerSnack - aplicaie de creat bannere i reclame online PhotoSnack aplicaie de creat albume digitale FlipSnack cri digitale (ebooks) SlideSnack prezentri online PollSnack chestionare online TubeSnack i PodSnack Playere de muzic i video NotifySnack bar de notificare pentru website-uri SnackWebsites aplicaie de creare de website-uri Sediul firmei este n Oradea, dar clienii firmei (utilizatorii aplicaiil or) sunt oameni din toat lumea: USA, Brazilia, India, Germania, Anglia, Italia etc. Majoritatea angajailor sunt tineri, media de vrst fiind 25 ani i angajaii sunt n majoritate absolveni de studii superioare, profesioniti. Probabil datorit acestor dou aspecte firma se caracterizeaz prin modernitate, dinamism, creativitate i e o firm de succes. Profesiile sau departamentele angajailor sunt urmtoarele: 2 Design 3 Marketing i comunicare 6 Management 8 Programare 2 Testing 1 Resurse umane/ testing 2 Asisten telefonic clieni 3 Asisten online clieni 1 contabilitate 1 director

28

Gradul de formalizare a acestei organizaii este sczut. Exist reguli i proceduri formale despre care angajatul ia cunotin la angajare, (legate de orarul de lucru, organizare etc) dar acestea nu sunt nite reguli scrise i nici foarte stricte. Nu exist cod de mbrcminte i ntrzierile nu sunt penalizate dac angajatul realizeaz necesarul orelor de munc. Putem vorbi despre un grad ridicat de descentralizare. Managerii au autoritate de luare a deciziilor ridicat, directorul neimplicndu-se dect n cele mai importante decizii strategice. Alte informaii generale: Se ncurajeaz dezvoltarea continu a angajailor, procuparea pentru inovaie i loialitatea, ca valori generale ale companiei. Este de asemenea ncurajat grija fa de sntatea proprie i fa de natur.

29

4. Studiu propriu zis: Sistemele informaionale din compania Smartware.


Mod de utilizare a sistemelor informaionale i avantaje n folosirea lor n cele ce urmeaz voi analiza sistemele informaionale folosite n compania Smartware, modul lor de utilizare i voi reliefa avantajele folosirii lor. Pnetru realizarea studiului de caz, metodele de cercetare folosite sunt observaia direct i interviul. Toate informaiile din prima parte sunt culese prin metoda observaiei directe, pe o durat de aproximativ 1 an. Avnd n vedere multitudinea sistemelor de informaie i informatic folosite, voi formula structura prezentrii n funcie de destinaia lor. n ultima parte a cercetrii voi prezenta i un interviu cu un angajat al firmei. 4.1. Observaia Sisteme informaionale pentru planificare Planificarea este realizat de catre managerii de proiecte, cu implicarea directorului companiei. Exist mereu n derulare mai multe proiecte de dezvoltare a 2 sau 3 aplicaii n mod simultan. Fiecare dintre aceste proiecte se deruleaz sub conducerea unui manager, care dezvolt un plan pentru proiectul de care se ocup, care cuprinde toate detaliile, inclusi v necesarul de resurse umane: programatorii i nu numai. Procesul planificrii implic mpreuna cu directorul companiei i alocarea resurselor umane pentru proiecte se realizeaz n urma unor discuii i edine, nu de ctre responsabilul de resurse umane. Planificarea proiectelor se face n urma analizei tendinelor de pe piaa online, a concurenei, a resurselor. Analiza pieei se realizeaz prin intermediul internetului, de ctre managerii de proiecte i managerii de produse. Dup care urmeaz o perioad de discuii, i edine, i planificarea propriu zis. Pentru planificare sunt folosite doar programe de Windows i Mac, dei exist diferite aplicaii online foarte sofisticate precum Live Plan, care uureaz realizarea planificrii: fac predicii asupra costurilor i profitului, pe baza datelor furnizate, realizeaz controlul planificrii comparndu-l automat cu date de contabilitate i vnzri, uurnd astfel calculele pe care trebuie s le fac managerii i directorii n faza de planificare. Avantajele folosirii internetului pentru cercetarea pieei i ale folosirii programelor pentru planificare sunt foarte mari. Din punct de vedere al cost-beneficii, folosirea internetului este

30

foarte atractiv informaii proaspete, posibilitatea de a fi ntotdeauna la curent cu ceea ce se ntmpl pe pia, surse nenumrate de informare, din toat lumea. Majoritatea programelor pentru planificare ofer modele pentru diferite tipuri de business, transformnd procesul de planificare n ceva simplu. Aplicaiile pentru planificri ofer ghiduri i indicaii care ajut managerul s foloseasc programul i s nu uite anumite detalii importante.

Recrutarea i selecia de personal Pentru recrutarea angajailor se apeleaz la anunuri online pe reelele de socializare sau pe site-urile de profil (ejobs, bizoo jobs) atunci cnd exist posturi disponibile. Candidaii sunt invitai s i trimit CV-ul prin e-mail. Dintre persoanele care au aplicat pentru un anumit job sunt apoi selectai candidaii care par cei mai potrivii conform CV-ului i recomandarilor i sunt contactai telefonic sau prin e-mail pentru stabilirea unui interviu de angajare. n funcie de jobul dorit i de anunul de angajare, exist uneori i posibilitatea supunerii canditatului la un test care s verifice pregtirea acestuia. n urma interviurilor sunt selectate persoanele care corespund cerinelor postului. Urmeaz o perioad de 2 sptmni de prob, timp n care angajatul de prob este pltit i poate s se familiarizeze cu locul de munc, cu sarcinile de lucru, s nvee i s poat fi evaluat de ctre companie. Managerul departamentului n care lucreaz angajatul de prob poate organiza un nou test nainte de a lua decizia de angajare dup cele dou sptmni. Dac managerul se declar mulumit i i comunic acest lucru directorului, persoana este angajat. Deci sistemele informaionale menionate pentru recrutare sunt cele bazate pe folosirea internetului pentru publicarea anunului de angajare i emailul pentru comunicarea cu candidaii. Exist foarte multe avantaje n folosirea acestor metode de selecie i recrutare. Avnd n vedere c firma caut angajai tineri pentru dezvoltarea produselor, locul cel mai potrivit pentru a-i gsi este Internetul. Site-urile de recrutare a angajailor din Romnia conin baze de date cu CV-uri foarte mari, i cutarea n bazele de date se face uor, pentru identificarea celor mai potrivii angajai pentru profilul profesional cutat. Anunurile sunt gratuite, i traficul de pe site confirm faptul c site-ul este vizitat de persoane care i caut un loc de munc. Site-urie de socializare precum Facebook ofer oportuniti de recrutare foarte importante pentru firme. Ele pot fi folosite pentru verificarea candidailor printr-o simpl accesare a

31

profilului lor, care dezvluie personalitatea candidatului, aptitudinile sale. De asemenea anunurile de angajare postate pe acest gen de site-uri contribuie la construirea imaginii unei firme, avnd un rol asemntor cu o reclam. n Romnia acest metod este nc destul de puin folosit, dei e destul de revelatoare i util. Formare profesional Dezvoltarea personal i profesional sunt ncurajate de conducerea companiei, care ncurajeaz accesul la informaie i contribuie la formarea profesional. Dup angajare i n perioada de prob unii angajai beneficiaza de cursuri de formare profesional organizate de angajator, cu acoperirea cheltuielilor de ctre companie. Managerii i echipa de marketing particip la diferite conferine i cursuri despre afaceri, despre inovaii i mediul online. Conferinele au loc n Romnia sau alte ri din Europa, sau online, sub form de webinarii. Webinariile sunt conferine i prelegeri online, n cadrul crora experi de vrf expun pe larg probleme de maxim interes pentru o anumit comunitatea profesional. O parte din angajai din mai multe departamente care s-au declarat interesai s citeasc i s studieze despre domeniul lor de activitate au primit cte un device Kindle i acces la o colece de cri de specialitate. Kindle este o unealt care permite accesul la sistemul informaional utilizatorii pot cuta, cumpra i citi cri, reviste, ziare i bloguri. Acest sistem are nite avantaje majore pentru cititori. Un singur Kindle poate fi folosit pentru a pstra mai multe cri i publicaii n memoria sa pn la 1400 titluri. Astfel angajaii au acces la o colecie foarte mare de cri, dei aceasta este comprimat ntr-un spaiu foarte mic. Cititorul se poate conecta la o reea de internet direct din aparat i i poate descrca cri pentru citit. Alte avantaje ale folosirii acestui tip de sistem informaional sunt faptul c se pot face notie i sublinieri de text, utile atunci cnd angajaii vor s studieze mai n profunzime un anumit subiect. Sistemele informaionale menionate permit angajailor s obin informaii de la specialiti din domeniu din toat lumea, lucru care nu ar fi posibil altfel. Avnd n vedere obiectul de activitate al firmei i noutatea lui pe piaa romneasc, formarea profesional nu s-ar putea realiza att de bine dect prin favorizarea accesului la informaii de la specialist de pe piaa mondial.

32

Comunicarea Comunicarea n firm se desfoar pe dou canale: Direct fa n fa, preferat ntotdeauna atunci cnd e vorba de discuii importante i de luri de decizii. E posibil datorit mrimii relativ mici a companiei. Fiind o firm mic toat lumea se cunoate, ocaziile de dialog sunt nenumrate. Angajaii dezvolt i relaii de prietenie pe lng cele de lucru i srbtoresc zilele de natere mpreun. Online prin e-mail i messenger. Deseori discuiile importante sunt urmate de trimiterea unor mailuri care sumarizeaz ideile principale sau pstreaz n scris concluziile. Avnd n vedere obiectul muncii programatorilor, comunicarea online este de la sine neleas datorit naturii informaiilor care trebuie s i le transmit: de ex. buci de cod, linkuri, etc. Se folosete de asemenea foarte mult Google Docs, pentru proiectele la care trebuie s colaboreze mai multe persoane, pentru c programul permite accesul i editarea aceluiai document de ctre mai muli utilizatori simultan. Este o unealt excelent pentru realizarea proiectelor care implic mai multe departamente, i pentru comunicare, brainstorming, etc. Pentru comunicarea cu utilizatorii sunt folosite i reelele de socializare, i un program de live chat, instalat pe fiecare din site-urile companiei. O echip de asisten a utilizatorilor este la dispoziia clienilor 24/24, prin intermediul programului de live chat. Astfel problemele pot fi rezolvate rapid, spre satisfacia clienilor. Avantajele folosirii sistemelor informaionale pentru comunicare sunt nelimitate: rapiditatea comunicrii i posibilitatea de a ine legtura cu utilizatorii din ntreaga lume fr cheltuieli suplimentare. Informaia ajunge la audiene mari din ntreaga lume, pentru c n zilele noastre internetul este foarte utilizat a nivel mondial. Cnd se comunic online n scris, att cu utilizatorii ct i cu colegii, informaia devine foarte uor de operaionalizat: se poate copia, multiplica, nregistra i nu se pierde toate acestea fiind avantaje pentru comunicare. Comunicarea online prin chat economisete timp, ofer posibilitatea unor discuii private atunci cnd birourile sunt mprite de mai muli angajai. De asemenea, comunicarea prin internet permite transmiterea informaiei prin mai multe tipuri de format: imagini, text, video, pentru trimiterea unor mesaje complexe. Rapiditatea feedbackului n cazul folosirii internetului este de asemenea foarte important pentru satisfacia clienilor i pentru rezolvarea problemelor lor, dar i pentru firm.

33

Organizarea i desfurarea lucrului Aceasta este partea cea mai important a analizei mele, felul n care sistemele informaionale i ajut pe angajai s i desfoare lucrul de zi cu zi. Avnd n vedere specificul firmei, programele de software folosite sunt mai numeroase dect n alte firme implicit. Cteva din sistemele informaionale folosite n firma S martware nu ar fi necesare ntr-o companie care vinde produse fizice. n primul rnd trebuie menionate site-urile firmei, pentru fiecare din aplicaii i cteva bloguri aferente lor. Programatorii folosesc programe de editare cod, folosesc internetul ca resurs de informaie i pentru a testa rezultatele lucrului lor. Designerii folosesc suita de programe Adobe pentru a realiza elemente legate de partea de imagine vizual a companiei i a site-urilor. Echipa de marketing i publicitate folosete Google Analytics pentru a analiza traficul de pe siteuri, Google Adwords pentru a plasa reclame, Google AdSense, aplicaiile SnackTools pentru creare de coninuturi, aplicaia Wordpress pentru a publica articole pe blogurile firmei, Google Docs pentru planificare i proiecte, suita de programe Office, Camtasia pentru realizare de tutoriale etc. Testerii sunt o echip care testeaz aplicaiile SnackTools folosind diferite sisteme informaionale: mai multe sisteme de operare, diferite versiuni de Windows i Mac, sisteme de operare pentru tablete i telefoane, diferite browsere, ncercnd s descopere posibile probleme de funcionare pentru ca ele s fie reparate. Echipa de asisten a clienilor folosete att metodele clasice de contact: telefon i email, dar i un program de live chat, pe care l-am amintit la seciunea de comunicare. Pentru partea de vnzri - contabilitate, sunt folosite mai multe sisteme de informaie: pentru facturare, pentru inventarii, procesarea plilor (PayPal, Amazon, Google Checkout), trimiterea ordinelor de plat. Altele sisteme informaionale care sunt folosite de toi angajaii: Chat comunicarea rapid ntre angajai este foarte important. Programele folosite sunt Google talk i Yahoo Messenger.

34

Email programul folosit este Mozilla Thunderbird. Toi angajaii au adres de email de lucru, pe care o folosesc pentru a trimite mailuri n interes de serviciu. Jing este un program prin care se realizeaz rapid capturi de ecran, i sunt uploadate instant pe internet. Fiecare captur primete instant un link, astfel c trimiterea unei capturi de ecran se realizeaz n doar cteva secunde. Acest program uureaz foarte mult comunicarea, pentru c o imagine nlocuiete foarte multe explicaii. Programul este folosit de fiecare angajat al firmei. Intranetul reeaua intern de calculatoare din companie este de asemenea foarte folosit cu mai multe scopuri, de ntreaga firm. Intranetul este folosit mult i pentru publicarea unor fiiere importante pentru firm, de accesul crora au nevoie mai multe persoane. Sistemul de pontaj digital Accesul n firm se face doar pe baza amprentei, asigurnd securitatea, prin limitarea accesului strinilor. La fel, ieirea se poate face doar pe baza amprentei. Tehnologia modern nregistreaz astfel totalul orelor lucrate cu acuratee maxim. Lista aplicaiilor i a sistemelor informaionale folosite n viaa de zi cu zi a firmei este lung, i lista avantajelor este i mai lung. Voi prezenta avantajele folosirii doar a ctorva dintre cele prezentate, cele care sunt utile i ar putea fi folosite pentru avantaj competitive i n contextul altor tipuri de firme. Website-urile pentru Smartware website-urile sunt nsi raiunea existenei, dar orice firm sau organizaie ar trebui s aib un site actualizat, pentru c majoritatea companiilor au, i cine nu are, ofer un avantaj competitiv altor firme. De asemenea, clienii i posibilii clieni vor cuta site-ul firmei pe internet i dac nu l vor gsi vor rmne cu o imagine proast legat de firm. Analytics: Prin intermediul folosirii, directorii pot afla care iniiative de marketing sunt mai eficiente, pot vedea cu acuratee diferite trenduri- patternuri de trafic pe siteuri i care segment de populaie este cel mai valoros. Echipa de marketing poate s observe de unde vin vizitatorii, care sunt paginile pe care le viziteaz cel mai mult i durata vizitei, care dintre site -uri este cel mai profitabil, care cuvinte sau expresii sunt cele mai profitabile, care sunt paginile unde de oamenii decid s plece i care sunt paginile unde petrec mai mult timp. AdWords: Este o unealt foarte eficient de publicitate, pentru c reclamele sunt afiate doar persoanelor care caut ceea ce are firma s le ofere. Firma stabilete bugetul unei campanii,

35

i nu cheltuiete din suma fixat dect atunci cnd reclamele sunt click-uite. Se pot stabili audiene locale sau globale, fcnd reclamele mai eficiente prin aceast targetare. Un alt avantaj este legtura direct pe care o are cu Analytics, astfel nct datele furni zate de Analytics fac uor de neles ce nu funcioneaz dac o reclam nu este eficient. De asemenea unealta Keyword Tool aferent Google Adwords poate fi folosit gratuit de orice utilizator de internet, pentru a verifica popularitatea i densitatea unui cuvnt sau sintagme n cutrile de pe Google, pentru a putea formula reclame i titluri de articole de succes. Intranetul: Cu ajutorul unei interfee web browser, utilizatorii pot accesa datele deinute n orice baz de date organizaia dorete s pun la dispoziie, crescnd capacitatea angajailor de a efectua sarcinile mai repede, cu mai mult precizie, i cu informaii corecte. Google Docs: este foarte util pentru firme, permind crearea de documente, tabele, presentri n mod gratuit. Este uor de folosit i are cteva caracteristici pe care alte programe de genul acesta nu le au: chat ncorporat, posibilitate de colaborare n acelai document prin editare, comentarii, posibilitatea de a accesa versiuni anterioare, autosave la 3 secunde. Programe pentru contabilitate: sunt recomandate deoarece fac economie de timp i bani. Economie de timp pentru c tot procesul de contabilitate va fi fcut mai rapid i anumite aspecte sau cmpuri se completeaz automat sau semiautomat; economie de bani pentru c programele ajut compania s ia decizii financiare mai bune, datorit informaiilor mai bogate pe care le furnizeaz i calculelor mai precise pe care le realizeaz. Nu voi relua avantajele deja explicate n folosirea emailului i a chatului, pentru c deja au fost explicate n seciunea anterioar.

4.2. Interviul Mai departe voi prezenta un interviu aplicat unuia dintre angajaii firmei: Adrian Moza, manager relaii cu clienii. Interviul are 5 ntrebri/teme de discuie, legate de rolul folosirii unui sistem informaional anume ales aleatoriu din totalitatea sistemelor informaionale folosite n firm, legate de publicitatea online vs publicitatea clasic, de rolul internetului, de avantaje i dezavantaje ale folosirii internetului i calculatorului.

1.

Care e rolul folosirii Google Analytics pt SnackTools?

36

Dup cum tii, Google Analytics este un serviciu gratuit online de msurare a datelor statistice legate de trafic ale unui website. Este esenial pentru o companie ca a noastr care vinde produse online s aib date statistice despre traficul de pe site. Google Analytics este o surs de informaie foarte important pentru noi despre utilizatorii notri. Publicitatea online vs publicitate clasic. Care e alegerea mai potrivit?

2.

Din moment ce vindem servicii online, bineneles ca este mai potrivit publicitatea online. Serviciile noastre se adreseaz n special designerilor, bloggerilor, applicaiilor i website-urilor, toate astea aparinnd domeniului online. E greu s faci publicitate offline la un produs sau serviciu care necesit anumite cunotine de web. Avnd n vedere c mediul online devine tot mai important, i procentul oamenilor care folosesc mediul online pentru achiziii de tot felul crete, cred c e mult mai eficient publicitatea online i n cazul altor produse fizice. Publicitatea online a depit de mult publicitatea clasic. Ct de mult te ajut internetul n desfurarea activitilor legate de lucru?

3.

Noi nu existm fr internet. ntreaga mea activitate se desfoar exclusiv la calculator, prin internet. i nu este doar cazul meu, ci al tuturor colegilor mei. Care sunt avantajele folosirii calculatorului i a internetului n firme n general?

4.

Cred c e momentul ca i n firmele i companiile romneti internetul i calculatorul s devin elemente importante. Orice firm sau organizaie ar trebui s aib mcar un site actualizat i o pagin de Facebook. De asemenea, este bine ca mcar o persoan din cadrul firmei s aib cunotine minime de SEO (search engine optimization). Avantajele folosirii internetului sunt: n primul rnd acces rapid la o surs nelimitat de informaii, din orice domeniu. n al doilea rnd, pentru o structurare ct mai eficient a datelor companiei (angajai, resurse, partea financiar), i n al treilea rnd: pentru o comunicare mai rapid i eficient ntre angajai i cu clienii. S nu uitm apoi de importana pe care o are ca imagine folosirea internetului i faptul c tot ce am menionat se poate transforma n cele din urm ntr-un avantaj economic. Dezavantaje n folosirea calculatorului i a internetului n firme

5.

37

Dezavantaje mari nu sunt, oricum ai ncerca s pui problema. Costurile achiziionrii nu sunt mari. Mentalitatea angajailor ar putea fi problematic, dac nu discutm despre nite oameni educai i respunsabili. Angajaii trebuie s aib o mentalitate profesionist, astfel ei s nu confunde timpul de lucru cu timpul lor personal. Interviul realizat confirm observaiile mele. Dac e s punem n balan avantajele i dezavantajele folosirii sistemelor informaionale moderne, cu siguran vor ctiga avantajele. n ceea ce privete studiul nostru de caz, respondentul interviului a declarat c ntreaga l ui activitate i a colegilor lui se realizeaz cu ajutorul internetului i calculatorului. Cu siguran nu este cazul ca acest lucru s fie un standard pentru toate organizaiile romneti, ns utilizarea acestor sisteme informaionale ofer nite avantaje care pot fi aplicate ntr-o anumit msur n orice organizaie. n cea de-a doua parte a interviului sunt explicate avantajele folosirii calculatorului i internetului pentru firme i organizaii n general. Am folosit n ntrebri alte cuvinte dect sisteme informaionale pentru c am considerat c nite termeni specifici ar fi mai utili respondentului, ajutndu-l s rspund la ntrebri mai uor. O constant prezen online este minimul necesar pe care orice organizaie ar trebui s o respecte, datorit avantajelor pe care le ofer, menionale de respondentul interviului: acces rapid la o surs nelimitat de informaii, din orice domeniu, o structurare eficient a datelor companiei (angajai, resurse, partea financiar), comunicare rapid i eficient ntre angajai i cu clienii, publicitate i comunicarea brandului i reducerea costurilor. Uneltele furnizate gratuit online de Google pentru publicitate i monitorizarea traficului pot fi folosite de orice firm i vor aduce nenumrate avantaje. Subliniez recomandarea pe care o face respondentul de a avea mcar un specialist SEO n firm.

38

5. Concluzii
Internetul este o unealt foarte eficient care poate face o afacere s se dezvolte i s devin mai profitabil, folosit cum trebuie. Programele de calculator i aplicaiile online pot contribui la eficientizarea activitilor organizaionale, pot mbunti comunicarea n interiorul firmei i cu client i colaboratori, toate acestea reducnd costurile. Pe lng aceste avantage, o prezen online este o metod eficient de a atrage clieni noi, ocupnd astfel un sector mai mare din cota de pia i crescnd nivelul vnzrilor. Reclamele online par a fi mai eficiente dect cele clasice, pentru c sunt legate direct de ceea ce caut persoana. Ele pot fi limitate local i s fie o modalitate ieftin de a transmite un mesaj unor grupuri int. Prin utilizarea aplicaiilor online i a programelor care folosesc internetul se poate menine un dialog constant cu clienii i potenialii clieni. Serviciile oferite de aceste sisteme informaionale pot ajuta organizaiile n desfurarea activitilor de zi cu zi. Ele pot oferi asisten i suport n domeniul financiar, pentru management i planificare, pentru activiti sau operaiuni legate de resursele umane, inventarii i rapoarte, reducnd costurile, timpul i volumul de munc n acelai timp. n concluzie, implementarea de sisteme informaionale este o necesitate n firmele din Romnia, ea uurnd mult munca de birou i nu numai, i aducnd nenumrate beneficii angajailor, firmei i clienilor. Aceast modernizare ar aduce compania mai aproape de standardele europene. Implementarea de sisteme informaionale ntr-o organizaie romneasc poate fi un proces costisitor. Costurile include nu doar costurile achiziionrii prii fizice a sistemelor, licene pentru diferite programe ci i cheltuieli cu educarea i trainingul angajailor. De asemenea, unori angajaii privesc adoptarea sistemelor informaionale ca pe nite schimbri nedorite i s se opun schimbrii. Rezistena la schimbare poate mpiedica operaiunile companiei i s provoace migraia unor angajai spre alte locuri de munc. Companiile ar trebui s aib o conducere care s i ajute pe angajai s neleag importana i justificarea achiziiei de sisteme informaionale moderne i s conduc compania prin faza de tranziie accentund beneficiile ateptate.

39

Bibliografie

Cri: 1. Academia Romn, Institutul de Lingvistic Iorgu Iordan, Dicionarul explicativ al limbiiromne, ediia a II-a, editura Univers Enciclopedic, Bucureti, 1998 2. Alexander, Christopher, Notes on the Synthesis of Form, Harvard University Press, 1964 3. Corneliu Russu, Management: Concepte. Metode. Tehnici, editura Expert, Bucureti, 1996 4. Elmasri, R. and Navathe, S.B., Fundamentals of Database Systems. Addison-Wesley, editura Menlo Park, California US, 1994 5. Lee, A.S., Liebenau, J., Information Systems and Qualitative Research, editura Chapman and Hall, Londra, 1997 6. Mihescu Liviu, Sisteme informaionale i aplicaii informatice n administrarea afacerilor, editura Universitii Lucian Blaga Sibiu, 2009 7. Morley, Deborah and Parker, Charles, Understanding Computer: Today and Tomorrow, ediia 9, editura Course Technology, Boston, MA, 2011 8. Mychael D Myers, David Avison, Qualitative Research in Information Systems, editura SAGE Publications Ltd Londra, 2002 9. O'Brien, J.A. & Marakas, G.M. Management Information Systems, ediia 9, editura McGraw-Hill Irwin, 2009 10. Oprea, Crengua Lcrmioara, Strategii didactice interactive, editura Didactic i pedagogic, ediia 3, Bucureti, 2009 11. Paul Bocij, Andrew Greasley & Simon Hickie, Business Information Systems, editura Pearson Education Limited, Harlow, 2008 12. Ralph M. Stair, George Walter Reynolds, Fundamentals of Information Systems, ediia revizuit, editura Cengage Learning, Connecticut US, 2008 13. Stair, M. & Reynolds, W. (2006). Fundamentals of information systems (3rd ed.). Boston: Thomson Course Technology, 2006 14. Vladimir Zwass, Foundations of Information Systems, editura McGraw-Hill College, 1998 Articole 1. Adekeye, A., The importance of Management information systems, Library Review, ProQuest database 1997 2. Dragomirescu, Horaiu - Memorisation processes in hierarchical organisations: a systems perspective versus the bureaucracy pattern, Critical Issues in Systems Theory and Practice (Keith Ellis et al. - eds), Plenum Press, New York, London, 1995

40

3. Dragomirescu, Horaiu Organizaii bazate pe cunoatere. Studiu tematic elaborat n cadrul proiectului prioritar Societatea informaional societatea cunoaterii al Academiei Romne, Bucureti, 10 noiembrie 2001 4. Hendriks, P.H.J., Do smarter systems make for smarter organizations? Publicaia: Decision Support Systems, Nov 1999, Volume 27 5. Wand, Y. and Weber, R. (1995), On the deep structure of information systems, n Information Systems Journal, volumul 5, 2005

41