Ce este un proiect-definiii i caracteristici de proiect i resursele necesare pentru interpretarea proiectului

CERNICENCO GEORGE DANIEL

Modul psihopedagogic NIVEL II

Managementul proiectelor

ni!ersitatea Cretin" Dimitrie Cantemir #$%&-#$%'

Ce este un proiect-definiii i caracteristici de proiect i resursele necesare pentru interpretarea proiectului

Definire

Cuvntul proiect provine din latinescul projectum al verbului proicere (a arunca ceva nainte) format din prefixul pro-(care indic ceva ce precede ac iunea urmtoare a cuvntului n timp) i rdcina iacere (a arunca). Rdcina latin sugereaz mi carea o traiectorie o anume relaie cu spaiul i timpul. !rocesul implicat presupune un punct de plecare folosit ca o baz de unde cineva se arunc nainte ctre un scop. "storic vorbind cuvntul i conceptul au fost folosite prima dat de ar#iteci. $n secolul al %&-lea 'ilippo (runellesc#i a primit sarcina desv irii catedralei din 'lorena prin adugarea unui dom. $nainte s nceap el a elaborat o sc#i (progetto sau plan) a domului folosind diverse perspective pentru a oferi o reprezentare geometric a viitoarei structuri. )iteratura englez a adoptat termenul de proiect referindu-se la *un plan a ceva ce trebuie ntreprins+ i nu efectiv la *actul ndeplinirii acestui plan+. Conform ,ic-ionarului .xplicativ al )imbii Romne termenul de proiect are mai multe n-elesuri fiind interesante urmtoarele/ - plan sau inten-ie de a ntreprinde ceva de a organiza de a face un lucru0 - prima form a unui plan (economic social financiar etc.) care urmeaz s fie discutat 1i aprobat pentru a primi un caracter oficial 1i a fi pus n aplicare. - lucrare te#nic executat pe baza unei teme date 1i care cuprinde cadrul te#nic desenele justificarea utilit-ii obiectului proiectat amplasarea lui 2. ,efinirea 1i explicarea termenului de management a preocupat o multitudine de speciali1ti astfel nct literatura de specialitate a ncercat s-i clarifice con-inutul. Conceptul de management
1

Margareta Florescu, Managementul proiectelor.Dezvoltare durabila, Cluj, p. 15.

are semnificaii multiple i se folosete mult n teorie i n practic. .sen ialul n analiza i tratarea acestui concept l constituie determinarea coninutului a elementelor i direc iilor care-i stabilesc trsturile. ,at fiind caracterul complex al managementului au aprut numeroase i variate definiii ale acestui concept3. 4 prim definiie consider c managementul este *un proces de proiectare 1i men-inere a unui climat n care indivizii muncind mpreun n colectiv realizeaz eficient scopurile stabilite5 (6oontz et al. 2789). ,in aceast defini-ie se desprind o serie de idei cum ar fi/ : managementul se aplic la toate tipurile de organiza-ii 1i la toate nivelurile ierar#ice0 : ca manageri cei stabili-i cu astfel de atribu-ii ndeplinesc func-ii de conducere0 : scopul principal al managementului este de a crea condi-iile necesare realizrii de ctre mai mul-i indivizi a obiectivelor propuse a unor -eluri ale unei structuri ceea ce nseamn eficien-0 : managementul are un pronun-at caracter pragmatic faptic real impunnd ac-iunile de succes 1i justificnd nemplinirile n plan social. 4 definiie clar i sintetic a managementului o ofer ;. ,umitrescu artnd c acesta reprezint *tiina prin care se asigur conducerea tuturor proceselor i unit ilor economice i din celelalte sectoare de activitate n toate func iunile acestora avnd n prim plan omul participarea motivat a acestuia i care presupune rezolvarea problemelor sub raport previzional organizatoric de conducere de luare a deciziilor i control cu concretizarea acestora n cre terea eficienei economice+ (<iculescu=,umitrescu 3>>2) ?. ,intre definiiile clasice formulate de speciali tii din domeniul managementului le vom avea n vedere pe urmtoarele/ : 'rederic@ A. BaClor definea managementul n cartea sa *D#op ;anagement+ publicat n 27>? astfel/ *a ti exact ce doresc s fac oamenii i a-i supraveg#ea ca ei s realizeze aceasta pe calea cea mai bun i mai ieftin+0
2 3

Ibidem, p. 12. Ibidem, p. 13.

: Eenri 'aCol n lucrarea sa *Fdministration industrielle et gGnGrale+ publicat n 272H meniona c *a administra nseamn a prevedea a organiza a comanda a coordona i a controla+0 : !otrivit opiniei lui F. ;ac@ensie exprimat n noiembrie 27I7 n *Earvard (usiness RevieJ+ managementul este *procesul n care managerul operez cu trei elemente fundamantale K idei lucruri i oameni K realiznd prin al ii obiectivele propuse+0 ,intre multiplele accepiuni i definiii date de ctre diver i speciali ti romni termenului de management vom prezenta n cele ce urmeaz doar cteva/ : ;anagementul poate fi definit ca *un proces de orientare a activit ii oamenilor n scopul realizrii unor obiective ()azr 3>>9). : Conform lui Constantin 4pran managementul este *tiina i arta organizrii i conducerii unei activiti sau organizaii+ (4pran et al. 3>>3). : $n accepiunea lui 4vidiu <icolescu i a lui "on &erboncu *managementul firmelor rezid n studierea proceselor i relaiilor de management din cadrul lor n vederea descoperirii legitilor i principiilor care le guverneaz i a conceperii de noi sisteme metode te#nici i modaliti de conducere de natur s asigure obinerea i cre terea competitivit ii+ (<icolescu=&erboncu 2777). F1adar proiectul este un proces ce presupune/ : un punct de plecare de la care cineva Larunc+ ceva Lnainte+ spre o anumit -int0 : rezolvarea unei probleme identificate sau sc#imbarea unei situa-ii problematice0 : existena unor resurse0 : existena unor scopuri care trebuie s fie posibil de ndeplinit0 : o solu-ie specific la o problem specific ntr-un anumit context0 : un nceput 1i un final bine definite 1i se desf1oar ntr-un spa-iu concret0 : implicarea unor variate abilit-i de planificare 1i implementare diver1i parteneri sau sus-intori precum i a unui numr de activit-i evenimente 1i sarcini0

: existena unei ec#ipe 1i -inte1te la binele unei organiza iiMcomunit i0 : o serie de riscuri 1i elemente de incertitudine0 : existena unor obiective msurabile care pot fi evaluate astfel putndu-se aprecia dac s-a fcut ce s-a propus la calitatea dorit0 : un anumit grad de autonomie fa- de activit-ile curente ale organiza-iei0 : un ciclu de via- determinat compus din mai multe etape obligatorii denumite astfel/ identificarea analiza i formularea proiectului pregtirea acestuia evaluarea preliminar a proiectului angajarea finan-rii implementarea monitorizarea 1i evaluarea final a rezultatelor proiectului9

$n concluzie managementul reprezint ansamblul activit-ilor disciplinelor metodelor te#nicilor care nglobeaz sarcinile conducerii gestiunii administrrii 1i organizrii companieiMorganizaieiMinstituiei 1i vizeaz ca prin adoptarea deciziilor optime n proiectarea 1i reglarea proceselor microeconomice s antreneze ntregul personal pentru a ntreprinde 1i a lucra ct mai profitabil pentru a organiza sc#imbri capabile s asigure unit-ii un viitor trainic 1i eficace pe plan economic 1i socialH. ,ei au fost date i probabil se vor mai da multe defini ii managementului n ceea ce ne privete considerm c managementul poate fi definit ca procesul de atingere a obiectivelor unei colectiviti umane organizate (ntreprinderi economice institu ii publice organiza ii non-profit) n condiiile utilizrii optime i eficiente a resurselor materiale umane i financiare I.

Caracteristici
,in definiiile proiectelor menionate mai sus reies o serie de caracteristici care se definesc i se adapteaz progresiv pe parcursul desf urrii proiectului. Fceste caracteristici se regsesc ntr-o msur mai mare sau mai mic n fiecare dintre proiecte indiferent de mrimea
Ibidem, p. 15. Ibidem, p. 13. ! Ibidem, p. 1!.
5

lor i se concretizeaz n urmtoarele elemente fundamentale/ : Nnicitatea rezultatului - n primul rnd caracterul de noutate al rezultatului produs implic un anumit grad de necunoscut caracteristic pentru orice lucru care nu s-a mai fcut nainte0 : ,urata finit - deoarece proiectele au date clare de nceput i de sfr it anumite elemente organizatorice capt un caracter temporar fiind croite special pentru a ndeplini obiectivele specifice ale proiectului. ,e exemplu ec#ipa de lucru este constituit doar pe durata proiectului iar bugetul de resurse i responsabilit ile manageriale sunt angajate strict n raport cu obiectivele proiectului0 : ;rimea proiectului reprezint msura costurilor unui proiect. Fceasta este un indicator pe baza cruia se poate aprecia utilitatea folosirii managementului proiectului. Fceast caracteristic mai are n vedere i componenta temporal n sensul necesarului de resurse financiare sau umane pe toat perioada de derulare a proiectului0 : Oradul de inovare i complexitatea proiectelor K depind de o serie de criterii cum ar fi/ caracterul de noutate al proiectului mrimea proiectului implica iile sociale riscul n atingerea obiectivului proiectului etc. Nn proiect rmne complex c#iar dac unul sau mai multe criterii au valoare sczut atta timp ct altele au valoare ridicat. Cu ct complexitatea proiectului este mai mare cu att trebuie investit mai mult n activitatea de management al proiectului ridicnd astfel costurile acestuia. : !roiectul are un nceput 1i un sfr1it clar definite/ parcurgerea unui proiect de la nceput pn la sfr1it implic o secven- bine definit de pa1i sau activit-i : !roiectele folosesc resurse (umane timp 1i bani) care au fost alocate n mod special n vederea realizrii activit-ilor pe proiect. : 'iecare proiect produce un rezultat unic. Fceste rezultate au obiective specifice de calitate 1i performan-. Ftunci cnd proiectul s-a finalizat ceva nou a fost creat ceva ce n-a existat nainte. : !roiectele urmresc un plan au o abordare organizat pentru a satisface obiectivele stabilite.

: Nn proiect implic n mod normal o ec#ip care s-l duc la bun sfr1it. : !roiectele au ntotdeauna un set unic de sta@e#olderi care include/ ec#ipa de proiect clien-ii managerul de proiect managerii executivi reprezentan-i ai guvernului alte persoane interesate de proiect. Dta@e#olderii au ntotdeauna a1teptri diferite asupra rezultatelor proiectului. Fceste a1teptri trebuie urmrite canalizate 1i modelate astfel nct n final proiectul s fie considerat un succes. 4 cunoatere a acestor caracteristici este deosebit de important deoarece permite o abordare difereniat a proiectelor conducnd astfel la un mod de organizare diferit la o stabilire judicioas a obiectivelor la alegerea optim a resurselor materiale i umane din cadrul proiectului n funcie de specificitatea saP. Nnii spun c orice munc este un proiect. .xist dou tipuri de munc/ munca de rutin 1i munca de proiect. ;unca de rutin const din lucrurile pe care le efectuezi ca parte continu a muncii tale. !e de alt parte proiectele nu constituie o rutin. ,iferen-a cea mai mare o constituie faptul ca proiectele prin defini-ie au un punct de nceput 1i de sfr1it bine determinate. .xist un moment n timp cnd proiectul nu a existat (nainte de proiect) cnd exist (proiectul) 1i cnd nu mai exist (dup proiect). Fce1tia sunt factorii pe baza crora se determin dac o munc este sau nu una de proiect. .xist o foarte mare varietate de proiecte. 4rice ncercare de epuizare a subiectului va avea ntotdeauna dezavantajul limitrii. 4 prim clasificare a proiectelor ia n considerare o serie de caracteristici ale lor cum ar fi amploarea domeniul de activitate i mrimea lor (Dcarlat=Oaloiu 3>>3)/ 2. ,up amploarea lor/ : organiza-ionale0 : locale (localitate jude- grup de jude-e)0 : na-ionale0 : regionale (proiectul este de interes pentru mai multe jude-e din regiunea geografic respectiv)0
"

Ibidem, p. 1#.

"

: interna-ional. 3. ,up domeniul obiectivului 1i activit-ilor proiectului/ : proiecte industriale0 : proiecte sociale0 : proiecte comerciale0 : proiecte culturale0 : proiecte de protec-ie a mediului0 : proiecte 1tiin-ifice (de cercetare)0 : proiecte educa-ionale0 : proiecte de management.

?. ,up mrimea lor/ : proiecte mici/ acest tip de proiecte au termene de maxim un an au valori reduse permit angajrile partKtime au cerin-e te#nologice modeste i permit o urmrire direct zilnic0 : proiecte medii/ au termene cuprinse ntre doi i trei ani cu valori medii n care sunt permise att angajrile part-time ct i full-time au cerin-e te#nologice medii iar urmrirea lor se realizeaz prin raportri periodice0 : proiecte mari/ au termene lungi mai mult de trei-cinci ani au o valoare ridicat i permit numai angajri full-time au cerin-e te#nologice performante apeleaz la instrumente 1i programe specifice iar urmrirea lor se realizeaz prin raportri de control0 4 alt tipologie a proiectelor poate fi conceput pornind de la dou elemente/ tipul de produs (tangibil entitate fizic 1i intangibil cu valoare abstract intelectual) 1i tipul de activitate (fizic sau intelectual)8.

Resursele necesare pentru interpretarea proiectului

Ibidem, p. 2$.

Cu ct proiectul este mai complex cu att sarcina de a realiza estimarea resurselor este mai dificil. Cu toate acestea planificarea unui proicet nu se poate considera nc#eiat fr a se gsi soluii la problema alocrii resurselor necesare. .xist dou metode de programare a resurselor (<eagu 3>>P)/ : programare cu timp limitat K n care resursele sunt nelimitate dar termenele sunt fixe0 aceast metod apare atunci cnd respectarea termenului de livrare este foarte important nct managerul de proiect este dispus s fac tot ce este necesar pentru a-l respecta0 : programare cu resurse limitate K n care resursele sunt limitate dar termenele sunt flexibile0 aceast metod apare n momentul n care managerului de proiect nu i se permite s angajeze noi persoane s plteasc ore suplimentare s recurg la servicii din exterior i prin urmare toate aceste constrngeri impun ca data de finalizare s fie mai flexibil0 Resursele necesare pentru derularea unui proiect sunt diverse (materiale umane sau financiare) putndu-se identifica o legtur strns ntre obiectivele proiectului 1i resursele necesare pentru implementarea acestuia. !lanificarea resurselor se face -innd cont att de factorul cost ct 1i de factorul timp. Resursele materiale te#nice mai performante sau un personal mai numeros pot grbi executarea unor sarcini dar duc de regul la costuri mai ridicate. Categoriile de resurse necesare pentru derularea unui proiect sunt/ : resursele umane - personal specializat n management de proiect0 : resursele de timp - timpul disponibil pentru activit ile ocazionate de derularea proiectului0 : resursele financiare/ resurse necesare pentru pregtirea propunerii de proiect0 : resursele materiale/ ec#ipamente materiale spa ii i alte resurse necesare0 : resurse te#nologice/ metode te#nologii i proceduri de lucru0 Cuantificarea costurilor presupuse de implementarea proiectului se face prin intermediul bugetului. (ugetul unui proiect trebuie s fie clar i ct mai detaliat realizat pe fazeMactivit i i centralizat pe diferitele tipuri de c#eltuieli. Dumele incluse n buget se calculeaz sau se estimeaz pe baza costurilor reale. $n elaborarea unui buget trebuie s se in cont de stabilirea perioadei de

lucru pentru fiecare etap 1i pentru proiectul n ansamblu estimarea valorii c#eltuielilor i a veniturilor i realizarea unor estimri pentru toate categoriile de costuri exprimate n cadrul bugetului. $n cadrul literaturii de specialitate func-iei de planificare a bugetului i se atribuie urmtoarele caracteristici (4pran et al. 3>>9)/ : (ugetul cuantific activit-i K adic le confer valoare n bani0 : (ugetele dirijaz c#eltuielile astfel nct resursele s fie c#eltuite numai pentru acele activit-i care sprijin obiectivele proiectului0 : (ugetele identific ce resurse sunt necesare 1i cnd sunt solicitate0 : (ugetele permit examinarea obiectivelor 1i activit-ilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual0 : (ugetele clarific rela-ia dintre c#eltuielile directe necesare derulrii proiectului 1i c#eltuielile de sus-inere sau administrative (c#irie personal de specialitate etc.)0 : Nn buget realist 1i actualizat permite evaluarea financiar a proiectului. $n cazul celor mai multe proiecte bugetele nu sunt statice ele cresc de fiecare dat cnd apar modificri la nivelul activitilor proiectului i de aceea este important ca sumele incluse n buget s reflecte realitatea i s fie adaptate necesit-ilor proiectului. <u n ultimul rnd trebuie incluse nc de la nceput toate c#eltuielile necesare pentru a asigura faptul c bugetul este unul fezabil. 4rice omisiune esenial duce n faza de implementare fie la solicitarea de fonduri suplimentare peste cele aprobate (ceea ce de multe ori ec#ivaleaz cu anularea proiectului) fie la solicitri de modificare a bugetului acceptate de ctre finan atori doar n mod excep ional i ntre anumite limite7 .

4rict de bine ar fi conceput un proiect n articula-iile sale fr asigurarea suportului financiar proiectul poate rmne la stadiul de idee. Fstfel atragerea fondurilor prin intermediul proiectelor este o activitate decisiv derulat cu precdere n aceast etap. Brebuie s remarcm faptul c proiectele nu reprezint scopul unei activit-i ci mijloacele prin care se pot atrage
%

Ibidem, p. !.

1$

resurse suplimentare se pot rezolva anumite probleme identificate n cadrul respectivei organiza-iiMinstituii sau comunit-i2> Dursele sunt diverse iar modalit-ile de atragere de fonduri sunt multiple 1i intr n sarcina tuturor celor care sunt implica-i ntr-un proiect indiferent de calitatea 1i nivelul implicrii. Ftragerea fondurilor trebuie s aib coeren- 1i ritm 1i s se nscrie ntr-un interval de timp util. Fceasta pentru c principalele surse de finan-are au sesiuni bine stabilite pentru competi-ia proiectelor cu date ferme pentru depunerea proiectelor i pentru selec-ia de oferte. ,e multe ori sumele pot fi asigurate la nivelul solicitrii dar pot fi 1i sub aceste nivele ceea ce implic extinderea atragerii de fonduri n special spre zona sponsorizrii pentru a asigura sumele necesare n termenii prevzu-i ntr-un proiect pentru a nu fi constrn1i la redimensionarea proiectelor n func-ie de sumele atrase22 $n aceste condi-ii strategia atragerii de fonduri trebuie adoptat 1i n func-ie de sumele stabilite atunci cnd a fost conceput un proiect. Dolicitarea de finan-ri are n vedere pe lng sursele externe 1i surse interne aceasta presupunnd constituirea unei baze de date cu sursele poten-iale de finan-are de la agen-ii guvernamentale la firme private de la regii autonome la persoane fizice de la funda-ii asocia-ii la cultele religioase timpul n care fondurile pot fi atrase costurile unui astfel de demers resursele umane care pot fi implicate n atragerea de fonduri mijloacele 1i formele prin care fondurile pot fi atrase 23 ,ac n cazul atragerii de fonduri prin programe comunitare 1i na-ionale finan-atorul are bine determinat motiva-ia ac-iunii sale n cazul celorlalte finan-ri sursa trebuie s se regseasc 1i ea pe palierul beneficiului finan-rii integraleMpar-iale a unui proiect 2? !ractica din Romnia n domeniul finan-rii de proiecte indiferent de felul n care s-a ob-inut finan-area presupune un angajament contractual ntre pr-i cu precizarea sumelor alocate unui proiect bine definit a activit-ilor pentru care pot fi folosite acele fonduri a intervalului de
1$ 11

Ibidem, pp. #& %. Ibidem. 12 Ibidem. 13 Ibidem.

11

timp de utilizare a fondurilor a modului de solu-ionare a unor divergen-e ntre sponsor 1i beneficiarul sponsorizrii a felului n care este fcut public mediatizat finan-area. <u n ultimul rnd este important ca finan-atorului s-i fie fcute cunoscute 1i proiectul 1i organiza-iaMinstituia care va implementa acest proiect pentru a putea avea garan-ia c finan-area pe care o va asigura va putea fi 1i controlat 1i 1i va gsi finalitatea scontat. <umrul celor implica-i n atragerea de fonduri nu trebuie limitat ba dimpotriv ac-iunea are mai mari 1anse dac se face n ec#ip cu sarcini 1i responsabilit-i bine precizate fiecare membru al organiza-iei putnd avea o zon de influen- n care s fie mai eficient rela-ii interpersonale cu poten-iali finan-atori sau abilit-i n a atrage fonduri 29 Fngajamentul contractual al unei finan-ri trebuie gestionat n toate etapele sale de ambele pr-i. 4rganiza-iaMinstituia este cea dinti interesat n derularea finan-rii 1i atunci ea va fi 1i cea care va urmri dac sunt respecta-i termenii contractuali sau dac trebuie s fac reveniri rennoirea solicitrii. 4 bun vizibilitate a modului n care se deruleaz un proiect aduce un c1tig de imagine util n solicitri de finan-are ulterioare pentru alte proiecte sau c#iar pentru acela1i proiect dac el va fi continuat ulterior modalit-ile de continuare fiind stabilite n raportul final al unui proiect. 4ricum evaluarea de la sfr1itul proiectului presupune 1i o evaluare financiar un raport final financiar pe lng cel narativ documente cerute de fiecare finan-ator n parte 1i n care sunt decontate toate sumele primite ca finan-are trebuind raportate toate activit-ile care au fost prevzute iar eventualele neconcordan-e dintre proiectul propus 1i activit-ile realizate trebuind explicate2H

;anagementul aprovizionrii n cadrul proiectelor include procedeele necesare n vederea ac#izi-ionrii de bunuri 1i servicii n vederea atingerii scopului proiectului dintre care cele mai importante sunt/
1 15

Ibidem. Ibidem.

12

 planificarea aprovizionrii K include produsele ce vor fi procurate precum 1i data la care vor intra n posesia solicitantului planificarea solicitrii K documentarea cu privire la caracteristicile bunurilor ce se doresc ac#izi-ionate 1i identificarea poten-ialilor furnizori solicitarea K analiza ofertelor furnizorilor pe baz de pre- condi-ii de livrare reputa-ie selecia sursei K selectarea furnizorului dintre ofertan-i administrarea contractului K condi-iile contractuale survenite ntre solicitant 1i furnizorul de bunuri 1i servicii ncheierea contractului K finalizarea contractului livrarea produselor rezolvarea posibilelor diferende aprute pe parcursul derulrii contractului Boate aceste procedee interac-ioneaz ntre ele crend un tot unitar aprovizionarea func-ionnd ca un serviciu centralizat. ,e re-inut este faptul c rela-ia vnztor-cumprtor poate exista la mai multe niveluri n cadrul unui proiect2I.

1!

Constantin 'pran, Managementul proeictelor, (ucuresti, 2$$3, pp. 115&11!.

13

BIBLIOGRAFIE: 1. Constantin Opran, Managementul proeictelor, Bucuresti, 2 2. Margareta Florescu, Managementul proiectelor."e#$oltare
%ura&ila, Clu' !