UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

Direccin Universitaria de Educacin a Distancia Escuela Acadmico Profesional de Ciencias Contables y Financieras AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
Docente: Ciclo:

2013-II

DR. LUIS YUCRA RODRIGUEZ X

FECHA DE ENVIO:

Mdulo I

Nota:

Datos del alumno:

Hasta el DOMINGO 11 DE AGOSTO 2013 Hasta las 23.59 PM Comprimir el archivo original de su trabajo acadmico en WINZIP y publicarlo en el CAMPUS VIRTUAL, mediante la opcin:

Cdigo de matricula:

FORMA DE ENVIO:

Uded de matricula:

TAMAO DEL ARCHIVO:

Capacidad Mxima del archivo comprimido: 4 MB

Recomendaciones:
1. Recuerde verificar la correcta publicacin de su Trabajo Acadmico en el Campus Virtual. Revisar la opcin: No se aceptar el Trabajo Acadmico despus del 11 DE AGOSTO 2013 Las actividades que se encuentran en el libro servirn para su autoaprendizaje mas no para la calificacin, por lo que no debern ser remitidas. Usted slo deber realizar y remitir obligatoriamente el Trabajo Acadmico que adjuntamos aqu. Recuerde: NO DEBE COPIAR DEL INTERNET, el Internet es nicamente una fuente de consulta. Los trabajos copias de internet sern calificados con 00 (cero).

2. 3.

4.

Gua del Trabajo Acadmico

5. Estimado alumno:
El presente trabajo acadmico tiene por finalidad medir los logros alcanzados en el desarrollo del curso. Para el examen parcial Ud. debe haber logrado desarrollar hasta la pregunta N D.IV y para el examen final debe haber desarrollado el trabajo completo.

Criterios de evaluacin del trabajo acadmico: 1 2 3 4

Presentacin adecuada del trabajo Investigacin bibliogrfica: Situacin problemtica o caso prctico: Otros contenidos considerando los niveles cognitivos de orden superior: Considera la evaluacin de la redaccin, ortografa, y presentacin del trabajo en este formato. Valor: 2 ptos Considera la consulta de libros virtuales, a travs de la Biblioteca virtual DUED UAP, entre otras fuentes. Valor: 3 ptos Considera el anlisis de casos o problematizadoras por parte del alumno. la solucin de situaciones Valor: 5 ptos Valor: 10 ptos

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TRABAJO ACADEMICO: Para el desarrollo del presente trabajo tiene usted que tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1. DE LA PRESENTACION DEL TRABAJO ACADMICO: Debe de tener sumo cuidado en la redaccin y presentacin de su trabajo acadmico, teniendo en cuenta la correcta utilizacin de la gramtica para una mejor comprensin del contenido de su trabajo. (2 puntos). 2. DEL DESARROLLO DEL TRABAJO ACADMICO: A. Desarrolle ejemplos para cada una de las cuatro fases de la evolucin de la auditoria. (2 puntos). B. Explique cul es el perfil del gerente del siglo XXI y sus implicancias en la auditora de gestin. Desarrolle un ejemplo que ilustre su respuesta. (2 puntos). C. Desarrolle un ejemplo donde se aprecie el comportamiento negativo de un gerente en colusin con el auditor(es) en el desarrollo de una auditoria administrativa. (2 puntos). D. Elija una de las reas que se indican (logstica, produccin, personal, informtica, comercializacin, administracin o gerencia) de una empresa de su localidad y desarrolle las cinco fases de la mecnica operativa de la auditoria administrativa, las mismas que se indican a continuacin: (De la primera a la cuarta fase 4 puntos). Indicar nombre, rea, giro y localidad de empresa a examinar. I. Primera Fase: Trabajo Preliminar. II. Segunda Fase: Revisin de la Legislacin. III. Tercera Fase: Revisin y Prueba Preliminar de los Controles Administrativos. IV. Cuarta Fase: Examen y Prueba detallada de los Controles administrativos. V. Quinta Fase: El Informe de Auditora Administrativa. (5 puntos). El informe final comprende el desarrollo de: 1. Aspectos Generales 1.1 Introduccin 1.2 Antecedentes 1.3 Alcance 2. Observaciones. 3. Conclusiones. 4. Recomendaciones. 5. Anexos.
Nota: Para el desarrollo de esta actividad, revisar ayuda (mecnica operativa de la auditoria operativa y administrativa) publicada en el campus virtual desde primera semana de clases.

E. REALICE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: (3 puntos)

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a. Elaborar un diagrama de flujo del rea critica seleccionada, el mismo que comprender todo el flujo actividades del rea examinada, tal y como lo encuentra al inicio de su labor de auditora. Fundamente el diagrama de flujo. b. Elaborar un diagrama de flujo del rea crtica seleccionada, el mismo que comprender todo el flujo actividades del rea examinada, con las correcciones realizadas como consecuencia de su labor de auditora. Fundamente el diagrama de flujo. c. Explique el cambio sucedido en el rea crtica seleccionada, producto de su labor de optimizacin al haber realizado el examen de auditora operativa y administrativa.

F. BIBLIOGRAFIA: Para facilitar el desarrollo del trabajo acadmico, tenga presente la siguiente bibliografa:
http://www.robertexto.com/archivo1/auditoria.htm http://elsofa-delgerente.blogspot.com/2008/03/perfil-del-gerente-del-sigloxxi.html http://gerenciadelsigloxxi.blogspot.com/2008/06/gerente-del-siglo-xxi.html http://books.google.com.pe/books?id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=audi toria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlAeA1u3BCw&sa=X&oi=bo ok_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage&q=audito ria%20administrativa&f=false http://html.rincondelvago.com/auditoria-operativa.html
NOTA: EL TRABAJO ACADEMICO CONSISTE EN INVESTIGAR Y ANALISAR, NO ES

COPIAR Y PEGAR INFORMACION DE INTERNET.

Muchos xitos en el desarrollo de su trabajo acadmico. Desarrollo del Trabajo Acadmico A. Explique cul es el perfil del gerente del siglo XXI y sus implicancias en la auditora de gestin. Desarrolle un ejemplo que ilustre su respuesta. (2 puntos). La auditora de Gestin es determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante en la poltica, procedimientos, disposiciones legales o tcnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidad basndose en principios de economa, eficiencia, eficacia. El conocimiento administrativo es hoy en dia un recurso invaluable. La exigencia social y organizacional de la administracin eficiente, se plantea como el gran reto del prximo siglo. No solo por razones de competitividad, sino y sobre todo por motivos de sobrevivencia y de desarrollo con equilibrio.

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La gerencia actual parece alejarse de los principios cientfico- racionalistas y patrones burocrticos que hasta hace poco constituan el soporte de las organizaciones exitosas. La visin ms clara acerca del futuro, es que la incertidumbre, la complejidad y el dinamismo sern condiciones permanentes para la direccin d elas organizaciones. El reto que enfrenta la ciencia de la administracin consiste en forjar un tipo de gerencia acorde a las necesidades organizacionales del maana.

La visin ms clara acerca del futuro, es que la incertidumbre, la Se trata pues, de encarar el problema de la gestin empresarial desde una nueva perspectiva y sustentar en ella un renovado perfil gerencial, en el cual el liderazgo aparece como la arista principal, y cuyas condiciones obligan a ser proactivo y no reactivo, imaginativo y creativo ms que pragmtico, y sobre todo, tener una visin sustentada en la tica. En este trabajo se parte de la premisa de que, la bsqueda de una nueva gerencia, adems de sustentarse en la formacin de un sujeto o sujetos con habilidades creativas, de comunicacin, de interrelacin, identificado con los valores propios de la modernidad (competitividad, innovacin, excelencia), con una gran visin y sobre todo con un propio y autntico estilo de liderazgo. El siglo XXI traer consigo una nueva era en la cual deber destacarse el espritu emprendedor, es decir, la capacidad de los individuos de crear y dirigir una organizacin para lo nuevo. Necesitaremos hombres que puedan edificar una nueva estructura y el espritu de empresa sobre los fundamentos administrativos establecidos hasta hoy en da. El hombre de negocios del futuro tendr que adquirir aptitudes nuevas todas ellas empresariales por naturaleza, pero todas tendrn que ser ejercidas en y a travs de una organizacin administrativa bastante grande y compleja.

B:

I. Plan de Auditora Administrativa y Operativa: rea de Recursos Humanos Minera Buenaventura S.A.
a) Informacin de la empresa Nombre de la empresa: Minera Buenaventura S.A.
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 Giro: Actividades explorativas, de estudio y de explotacin de recursos minerales y metales preciosos. Perfil de la empresa:

Buenaventura S.A. es uno de los mayores productores del mundo con una produccin anual atribuible de 3,5 millones de onzas equivalentes de oro de ocho minas operativas en Australia, Ghana, Per (con tres aos en el mercado peruano) y Sudfrica. tambin tiene una cartera global de crecimiento extenso y diverso, con cuatro proyectos importantes en el desarrollo de recursos y viabilidad, con las decisiones de la construccin se esperan en los prximos 18 a 24 meses. Buenaventura S.A. tiene un total de reservas atribuibles equivalentes de oro mineral de 80,6 millones de onzas y recursos minerales de 217 millones de onzas. Buenaventura S.A. se cotiza en la JSE Limited (listado primario), el New York Stock Exchange (NYSE), NASDAQ Dubai Limited, Euronext en Bruselas (NYX) y el Swiss Exchange (SWX).

b) Origen del examen La razn de ser de este examen al rea de Recursos Humanos es la optimizacin de la gestin en el rea en mencin de la empresa Minera Buenaventura S.A.en los siguientes aspectos: Escaso personal en el rea para atender los requerimientos e inquietudes de los trabajadores de la empresa. Los procesos operacionales con los que trabaja el rea son muy lentos y aspectos simples de decisin pasan por la autorizacin de muchas personas. En caso de no ser aprobado, se retorna al principio del proceso. Se presentan descoordinaciones entre el rea de Recursos Humanos con otras reas, relacionado con el manejo documentario y de informacin. Considerando que el rea es responsable del bienestar del talento humano, no promueven actividades recreativas y/o de confraternidad entre los colaboradores de la empresa. Al no contar con un rea de Bienestar Social, el personal del rea no se encuentra capacitado para atender casos ms all de la seleccin de personal y la elaboracin de las planillas de haberes, teniendo en cuenta que los implicados son administradores y contadores de profesin.

c) Objetivos del examen Objetivo General:

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Investigar los hechos en los que el rea de Recursos humanos de Minera Buenaventura S.A. presenta fallas que impiden la planificacin y optimizacin del factor humano de la empresa, dentro del marco de las polticas y estrategias corporativas, para su pronta solucin.

Objetivos Especficos: Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a tiempo. Buscar una mejor coordinacin entre Recursos Humanos y las reas con las que trabaja en conjunto, realizar reuniones internas para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso general. Indagar sobre las polticas de clima laboral dentro de la empresa, para que sea el punto de partida para el rea de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivacin necesaria para su personal. Investigar las hojas de vida del personal que compone el rea de Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte conocimientos y experiencia a su labor diaria.

d) Alcance del Examen El campo de accin que se evaluar en esta auditora abarcar al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Buenaventura S.A., en un periodo de 30 das. Se investigarn aspectos como la toma de decisiones, la comunicacin entre el rea con el personal de la compaa y el proceso de trabajo de Recursos Humanos.

e) Antecedentes de la empresa en relacin al rea de Recursos Humanos En el rea de Recursos Humanos de Minera Buenaventura S.A. no se hallaron indicios de auditorias realizadas en el pasado, siendo la presente auditoria la primera en su tipo.

f) Criterios de Auditoria a utilizar ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (Ambos otorgados por la SGS): Ambos certificados se entregan a las empresas con buenas prcticas en la extraccin y exploracin minera y deben ser tomados en cuenta por el rea de Recursos Humanos para
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incentivar y promover a los colaboradores de la empresa para el logro de las certificaciones. o Cdigo de tica de Buenaventura S.A. o Reglamento Interno de Trabajo de Buenaventura S.A.

g) Puntos y aspectos de relevancia Aspectos a revisar: Situacin del clima laboral. Potencializar las cualidades y conocimientos de las personas. Requerimiento y/o contratacin de nuevo personal por el crecimiento de la empresa.

II. Programa de Auditora Administrativa y Operativa: rea de Recursos Humanos Minera Buenaventura S.A.

CLIENTE: MINERA BUENAVENTURA S.A. N PROCEDIMIENTOS 1 CONOCIMIENTO DE LA COMPAA 1.1 Programacin de entrevista con el Gerente General de Minera Buenaventura S.A, donde se indicar los siguientes motivos por los que se realizar la auditoria en el rea de Recursos Humanos: *Descubrir los motivos por los cuales los requerimientos del personal de campamento no son atendidos en su momento. * Falta de comunicacin entre RRHH y las dems reas. * Indagacin sobre el clima laboral y examen de capacidades de los colaboradores del rea. Colaborarn en el proceso todos los miembros del rea de RRHH y un representante de cada rea de la compaa. 1.2 Se solicitar un ambiente en donde los auditores puedan trabajar durante el periodo de la auditora, previa coordinacin de los espacios disponibles. 1.3 Recopilacin de correos impresos, reglamentos internos de trabajo y

PERIODO 30 das HECHO POR FECHA

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elaboracin de un cuestionario que ayudar a eliminar dudas de diversa ndole, adems de leyes relacionadas al tema.

Obtencin del organigrama de Minera Buenaventura S.A

1.4 para conocer la actual jerarqua y autonoma de cada rea y las limitaciones de funciones entre ellas. ffff 03/07/2013

2 PRINCIPALES ACTIVIDADES 2.1 Entre las principales actividades del rea de Recursos Humanos, se encuentran: * Recibir las solicitudes de servicios, dinero en efectivo y reclamos de los trabajadores, tanto de provincias como los que se encuentran en la ciudad de Lima. * Coordinar el contrato de servicios de terceros con el rea de Compras para los servicios de transporte y alimentacin de personal. * Responsables de seleccionar y capacitar al personal entrante a la compaa. * Elaboracin de la planilla de Remuneraciones de todo el personal de la empresa, as como del seguimiento y control del cese de stos. * Velar por el buen clima laboral y buenas relaciones. 3 POLITICAS Y PRCTICAS DE LA EMPRESA Se revisar el Cdigo de tica que nos proporcionara el Jefe de Recursos Humanos, para el conocimiento del manejo de la empresa en relacin con los propsitos de la compaa. Tambin se tomarn en cuenta los temas de Gestin Comercial, Sistemas de Gestin, Salud Ocupacional, Seguridad, Contratistas, Medio Ambiente y el tema de Comunidades campesinas para entender el contexto en el que la empresa se encuentra. 4 GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN ffffff 04/07/2013 ffff 04/07/2013

La informacin que se ha proporcionado de parte de Minera fffff fi

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Buenaventura S.A.

es confiable y oportuna, que ayudar a la realizacin de esta auditora al rea de Recursos Humanos. Cada rea en la empresa tiene su propia manera de funcionamiento, siempre bajo la direccin de la Gerencia, quien es la encargada de tomar decisiones y aprobar temas relacionados a gestin y la liquidez de la compaa.

5 COMPRENSIN DEL PROCESO DE INFORMACIN En esta etapa, una vez estudiada y comprendida la informacin, se tiene una idea general de cmo es el manejo y gestin en la compaa y poder entender la realidad en la que se encuentra Recursos Humanos, para optimizar los procesos en donde hay deficiencias. 6 REVISIN DE LA DOCUMENTACIN Base Legal: Ley General del Trabajo, Reglamento Interno de Trabajo, etc. Se tomar extractos de cada una de estas herramientas como parte del sustento para sostener las opiniones vertidas en esta labor. 7 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO 7.1 Evaluacin del sistema de Control Interno existente en la empresa y su alcance en la aplicacin de las normas y estatutos vigentes. Se usar la metodologa del flujograma para conocer el proceso que se ha tomado y sus principales ejecutores. 7.2 Eleccin de tres de las ms comunes prcticas realizadas en la ejecucin de tareas en el rea, verificando que cumplan con los requisitos que se hayan establecido; de no ser as, se proceder a identificar cada uno de ellos, conociendo el grado crtico en el que se encuentren. ff 05/07/2013 ff 05/07/2013 fff 05/07/2013

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7.3 Elaboracin de papeles de trabajo sealando las causas por las que se ff presentan estas deficiencias y las posibles soluciones a Gerencia para tomar las medidas correctivas; reunir al personal del rea para informarles sobre lo hallado y dejar constancia de este hecho en un documento. EVALUACION DEL 8 RIESGO La evaluacin debe contener: las unidades analizadas, el riesgo y su clasificacin, el enfoque esperado de la auditora e instrucciones para fff

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su ejecucin. 9 INFORME DE PLANIFICACIN DE AUDITORA Preparacin del informe de planificacin de Auditora en donde deber sealarse el tiempo para la ejecucin del trabajo, as como tambin la distribucin de tareas y los procedimientos de auditora. 10 Informar y poner en conocimiento la planificacin especfica del trabajo para su revisin y aprobacin. 11 De acuerdo con el proceso de planificacin, elaborar el programa de trabajo correspondiente. 12 Crear una hoja en donde se seale pautas a seguir para una mejor ayuda al momento de elaborar los papeles de trabajo y disear las referencias que se usarn al momento de archivar los papeles de trabajo. fff 08/07/2013

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III. Procesos de Auditora Administrativa y Operativa: rea de Recursos Humanos Minera Buenaventura S.A.
a) Fase de Diagnstico En esta fase se elaborar el Plan de Trabajo de Auditora, el cual ya se detall anteriormente y con los procedimientos all mencionados. En cuanto a las tcnicas de recoleccin de datos, se ha realizado la recopilacin mediante la investigacin del Cdigo de tica y el Reglamento Interno de Trabajo de Minera Buenaventura S.A, que se ha sido proporcionado por el rea de Recursos Humanos de dicha compaa minera y los ISO a los que se busca llegar y acreditarse. Tambin cabe sealar que se ha revisado la legislacin actual vigente en materia laboral. Se definen los objetivos del presente examen, los cuales son: Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a tiempo, buscar una mejor coordinacin entre Recursos Humanos y las reas con las que trabaja en conjunto y realizar reuniones internas para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso general, indagar sobre las polticas de clima laboral dentro de la empresa y convertirse en el punto de partida para el rea de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivacin necesaria para su personal e investigar las hojas de vida del personal que compone el rea de Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son
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especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte conocimientos y experiencia a su labor diaria. Esta auditora abarcar exclusivamente al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Buenaventura S.A. y tendr una duracin de 30 das calendario. Como siguiente mtodo a utilizar en este proceso, se realizar una entrevista y un cuestionario con preguntas hacia el gerente, jefe del rea y dos colaboradores para conocer con mayor exactitud y de acuerdo a los enunciados, la real situacin actual del rea en mencin. A continuacin, se extrae una de las entrevistas realizadas al Jefe de Recursos Humanos:

Minera Buenaventura SA ENTREVISTA Rafael Saavedra Jefe de Recursos Humanos

Nombre: Cargo:

Preguntas: 1- Como jefe de Recursos Humanos de la empresa, Cul es el propsito fundamental en su rea? En nuestra rea, como Recursos Humanos, buscamos la optimizacin de nuestro talento humano y somos un rea que estamos al servicio de todos los trabajadores de esta empresa y con el compromiso de hacer mejor las cosas. 2- Cmo cree Ud. Que se puede llegar a cumplir los objetivos del rea a su cargo? Con mucho esfuerzo y dedicacin, sin perder la direccin de los principios y reglamentos de trabajo de la empresa y con la ayuda de mi equipo de profesionales. 3- Cules son los procedimientos de trabajo del rea y qu mecanismos usan para la solucin de problemas? Nosotros trabajamos de acuerdo a las prioridades. Si hay que presentar un informe a la Gerencia, es lo primero en que nos ponemos a trabajar, para dar luego prioridades a las dems tareas. Tenemos una carga importante de trabajo, pero que al final logramos entregar en los tiempos deseados. Veo que mi personal est saturado con sus labores y soy consciente de que a veces hay cosas que se nos 11TA20132DUED

escapan de las manos, me encantara contar con un mayor nmero de personal, pero la Gerencia General es la que dispone de la cantidad de empleados a tener por rea. 4- Han recibido algn tipo de reclamo o quejas por parte de otros colaboradores de la empresa ltimamente? Si, a veces nos han llamado desde el campamento para preguntarnos si se les ha efectuado el depsito del dinero que ellos usan para realizar compras para sus actividades diarias, previa coordinacin con Contabilidad, en especial con la encargada de Tesorera y Entregas a Rendir, pero siempre logramos darles una respuesta pronta en la medida de lo posible. 5- Para finalizar, cules creen que seran las posibles causas de estos problemas? Yo creo que es producto del crecimiento que ha experimentado la compaa y que no ha ido en paralelo con una poltica de delegar responsabilidades, fomento de la comunicacin entre reas y el personal que, como mencion antes, se satura porque adems de realizar su trabajo de oficina, tienen que atender las inquietudes de sus compaeros y de terceras personas que se comunican a travs del correo electrnico y va telefnica.

Se da el diagnstico respectivo sobre la situacin del rea. El diagnstico indica que la empresa ha experimentado un crecimiento desordenado y ha descuidado detalles, como la atencin personalizada a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejndolos con la sensacin de no ser escuchados. Producto de ello, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro aspecto a tomar en cuenta es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de tener mayor dinamismo. La decisin de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia, Logstica, Tesorera y finalmente el rea de Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los proveedores. Se observ por ltimo que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga laboral existente.

b) Fase de Propuesta Segn el diagnostico presentado, se ofrecen las siguientes soluciones:

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 Aumento del nmero de empleados del rea, de cuatro personas a siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General. La adquisicin de un bien y/o servicio se realizar con la solicitud de Recursos Humanos hacia Logstica para que se realice la coordinacin de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se encargar de dar el visto bueno, delegndose as la facultad de decisin para que el proceso sea ms dinmico. Previa coordinacin con Tesorera, el rea de Recursos Humanos deber atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes estn referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH, con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de pago correspondientes. Recursos Humanos deber retomar la organizacin de actividades recreativas y que promuevan la integracin entre todos los miembros de la compaa, a fin de generar el compromiso e identidad empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivacin.

c) Fase de Negociacin de la Propuesta Realizacin de una reunin con el gerente general, el jefe de contabilidad y el equipo de Recursos Humanos para exponer las soluciones propuestas, luego de dar el diagnstico del rea examinada. Se har una comparacin de la situacin actual con la solucin propuesta, resaltando los beneficios a futuro que stas generarn en la mejora de los procesos de trabajo y por ende, de la productividad de la compaa. Se espera tambin el punto de vista de los participantes de esta reunin.

d) Fase de Control e Implementacin En esta etapa se procede a implementar las soluciones sugeridas y aprobadas por la Gerencia de Minera Buenaventura S.A .Se tendr sumo cuidado para que cada uno de los puntos a solucionar sea la metodologa diaria para aplicar en el trabajo. Estas mejoras sugeridas deben ponerse en prctica de manera progresiva.

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e) Fase de Actividad posterior al trabajo de campo Pasada la etapa de control, se tomar los puntos mencionados en el diagnstico realizado y se transcribir en un informe preliminar, en conjunto con las recomendaciones dadas para la mejora de procesos. El informe definitivo es el siguiente:

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

N AUDITORIA: EMPRESA AUDITADA: NORMA DE REFERENCIA ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 ALCANCE DE LA AUDITORIA: rea de Recursos Humanos 06 Minera Buenaventura S.A

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EQUIPO AUDITOR: Renato Trujillo FECHA/S DE REALIZACIN: Del 03 de setiembre al 28 de setiembre del 2012. NMERO DE HOJAS: 01 FECHA 04/10/2012 DEL INFORME:

DEPARTAMENTO, REA, O PROCESO AUDITADO

N HOJA

Punto 4 de ISO 14001:2004. Requisitos generales y 4.2 1 Gestin de la documentacin.

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) N Auditoria: Fecha inicio: Hora inicio: 08:30 a.m. Fecha final: 28/09/2012 Hora final: 18:10 p.m. Auditor/es: Renato Trujillo

Aspectos a revisar: Situacin del clima laboral. Potencializar las cualidades y conocimientos de las personas. Requerimiento y/o contratacin de nuevo personal por el crecimiento de la empresa.

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OBSERVACIONES / NOTAS / COMENTARIOS DEL AUDITOR

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Antecedentes: La empresa no presenta antecedente alguno en lo que respecta a una auditora hecha al rea de Recursos Humanos, convirtindose la presente auditora en la primera de su historia. Observaciones: Minera Buenaventura SA ha experimentado en los ltimos dos aos un crecimiento acelerado y dejado de lado detalles, como la atencin personalizada a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejndolos con la idea de no ser escuchados. En consecuencia, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro punto importante es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de tener mayor dinamismo. La decisin de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia, Logstica, Tesorera y finalmente el rea de Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los proveedores. Se observ por ltimo que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga laboral existente. Por estas razones, se ve por conveniente dar las siguientes soluciones: Aumento del nmero de empleados del rea, de cuatro personas a siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General. La adquisicin de un bien y/o servicio se realizar con la solicitud de Recursos Humanos hacia Logstica para que se realice la coordinacin de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se encargar de dar el visto bueno, delegndose as la facultad de decisin para que el proceso sea ms dinmico. Previa coordinacin con Tesorera, el rea de Recursos Humanos deber atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes estn referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH, con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de pago correspondientes. Recursos Humanos deber retomar la organizacin de actividades recreativas y que promuevan la integracin entre todos los miembros de la compaa, a fin de generar el compromiso e identidad empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivacin. Conclusiones: Minera Buenaventura SA es una compaa minera en crecimiento y expansin a nivel de Per, por lo cual se deben tomar especial atencin en la manera de proceder laboral, para que sean eficientes y eficaces, adems deben cumplir con los objetivos que la empresa persigue para lograr los beneficios deseados. Esta auditora ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el rea de Recursos Humanos y la manera en cmo sta se relacionaba con las dems reas de la compaa, los cuales generaban un clima organizacional tenso, psimas coordinaciones y aspectos que no se tomaban en cuenta para mantener la motivacin organizacional. Recomendaciones: Se recomienda al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Buenaventura SA que procedan con la aplicacin de las soluciones planteadas en la presente auditora, a fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y buenas prcticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeo de cada uno de sus miembros.

NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)

CDIGO
(nmero)

CALIFICACIN(1)

PUNTO NORMA

DESCRIPCIN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS

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(1) Calificar N.C. segn:

1. Desviacin menor: afecta poco al resultado de los procesos. 2 Desviacin moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos

CALIFICACIN TOTAL N.C.

(Auditor/es)

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3 Desviacin importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfaccin del cliente.

f) Fase de Evaluacin Realizado los cambios en la organizacin, se procede a la observacin en la aplicacin de las soluciones y recomendaciones sugeridas de parte de los empleados, considerando todos los procesos y detalles, desde los objetivos iniciales planteados, pasando por el diagnstico, presentacin de la propuesta y la implementacin de estos cambios.

IV. Actividades
a. Cuestionario de Control Interno

REA DE RECURSOS HUMANOS EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

Empresa: Minera Gold Fields Per S.A. Fecha de aplicacin: 05 de setiembre del 2012 Auditor: Renato Trujillo P R O C E D I M I E N T O S SI
1. Los requerimientos de dinero en efectivo de parte del personal destacado en campamento son realizados y solucionados en mximo cinco das calendario. 2. Estos requerimientos son previamente dados a conocer a los encargados o jefes de cada proyecto y sus pares de la oficina de Lima. 3. La aprobacin de la solicitud de una compra pasa por la Gerencia General, antes de la aprobacin del Jefe de Recursos Humanos. 4. Existe un buen canal de comunicacin entre Recursos Humanos y las dems reas en materia de coordinacin en adquisicin de bienes y/o servicios. 5. Existe un buen canal de comunicacin entre Recursos Humanos y las dems reas en cuanto a temas relacionados con el pago de sus haberes y/o otras consultas de ndole laboral.

RESPUESTAS
NO X COMENTARIO

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6. Por lo tanto, el volumen de trabajo de los empleados del rea les permite revisar otros temas relacionados a sus funciones, como el incentivar un agradable clima laboral mediante la organizacin de actividades fuera del horario comn de trabajo. 7. El nmero de empleados del rea de Recursos Humanos es suficientemente el nmero necesario que se requiere para el cumplimiento de las tareas asignadas y por ende, para el logro de los objetivos comunes de la empresa.

b. Diagrama de Flujo del rea de Recursos Humanos antes de la intervencin

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Se observa que en el rea de Recursos Humanos de Minera Buenaventura S.A, el proceso de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia en primer lugar, para dejar en sustento que se realizar una adquisicin vlida. De encontrarse alguna irregularidad, no es posible la realizacin de compra. Luego de ser aprobado por el Gerente General, se realiza la coordinacin con el rea de Logstica y Compras, quienes coordinan la entrega de la cotizacin al jefe inmediato para su aprobacin. De este paso, la solicitud de compra pasa por el rea de Contabilidad, donde la encargada de Tesorera recibe la cotizacin y la entrega a su jefe inmediato para que ste apruebe el desembolso a realizar; finalmente el rea de Recursos Humanos recibe la aprobacin de Contabilidad e informa a Logstica y Compras para que coordine con el proveedor la entrega y pago del bien y/o servicio. c. Diagrama de Flujo del rea de Recursos Humanos despus de la auditora

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Con los cambios propuestos para el rea de Recursos Humanos de Minera Minera Buenaventura S.A, el proceso de adquirir un bien o servicio se ha simplificado: en primer lugar, se realiza el requerimiento del bien y/o servicio, comunicando por escrito al jefe de Recursos Humanos y aprobando la futura compra para posteriormente pase por la revisin y aprobacin del Gerente General. Una vez que ste lo apruebe, la solicitud de Efectivo se enva a Contabilidad, donde la encargada de Tesorera recibe la cotizacin y la entrega a su jefe inmediato para que ste apruebe el desembolso a realizar. Una vez aprobado por Gerencia, RRHH y Contabilidad, Logstica elabora la orden de servicio para envirsela al proveedor, donde hacen las coordinaciones del caso en materia de entrega del bien y pago del mismo.

d. Cambios sucedidos Luego de dar las soluciones del caso, se observa que los empleados del rea de Recursos Humanos de Minera Minera Buenaventura S.A han respondido con inters a los cambios sugeridos, aunque no han puesto en prctica todas las sugerencias, solo tres de ellas, esto debido al largo periodo en que por motivos de aumento de labores y responsabilidades, estos tipos de procedimientos se convirtieron en una rutina diaria de trabajo. Se espera que con el tiempo, se pongan a prctica las soluciones dadas.

V. Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones Minera Minera Buenaventura S.A es una compaa minera en proceso de crecimiento y expansin, motivo por los cuales se deben tomar especial atencin en los procedimientos de trabajo, para que stos sean eficientes y eficaces y cumplan con los objetivos que la empresa persigue para lograr los beneficios deseados. El presente examen ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el rea de Recursos Humanos y la manera en cmo sta se
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relacionaba con las dems reas de la compaa, los cuales generaban un clima organizacional tenso, psimas coordinaciones y aspectos que no se tomaban en cuenta para mantener la motivacin organizacional.

Recomendaciones Se recomienda al rea de Recursos Humanos de la empresa Minera Minera Buenaventura S.A que procedan con la aplicacin de las soluciones planteadas en la presente auditora, a fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y buenas prcticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeo de cada uno de sus miembros.

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