Anul : III Specializare: Contabilitate si Informatica de Gestiune

PROIECT
Sisteme informationale financiar contabile I -2014-

CUPRINS
1.IDENTIFICAREA PROIECTULUI 1.1 Descrierea organizarii intreprinderii 1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente 2.INITIEREA SI PLANIFICAREA PRIECTULUI DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI INFORMATIONAL ALES 2.1 Indentificarea principalelor sisiteme informationale financiar contabile din organizatie 2.2Definirea ariei de intindere a sistemului ales

3. DESCRIERE DETALIATA A SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT 3.1 Descrierea intrarilor 3.2 Descrierea prelucrarilor 3.3 Descrierea iesirilor 4.MODELAREA SISITEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT 4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate-relatie 4.3 Depozitul datelor 5. DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU NOUL SISITEM 5.1Modificarile functionale si/sau nenfunctionale din system Descrierea societatii

S.C. ROMSOFT S.R.L. Este o societate cu raspundere limitata si avand capital privat.Aceasta Este infiintata in 2003, are sediul in Iai, Soseaua Nicolina nr 60, Bloc 341B. Societatea are ca obiect de activitate, comertul cu ridicata si cu amanuntul a produselor nealimentare, i anume : Hardware: Calculatoare personale, servere, sisteme de prezentari video si audio, imprimante, echipamente multimedia, monitoare, dispozitive de stocare, elemente active de retea, scannere, statii grafice, modem-uri, videoproiectoare, faxuri, accesorii si consumabile Retele: adaptoare si interfete, echipamente LAN si WAN Software: sisteme de operare, management de retea si al bazelor de date, grafica si multimedia, sisteme de protectie antivirus, etc. Furnizori: productorii de produse hardware, software i reele de comunicaii. Aceti furnizori provin att din interior ( ex: Flamingo, Alpis ) i externi (ex: HP,

Acer, Dell).Relaiile dintre furnizori si firma analizat se desfaoar pe baza contractelor ncheiate anual. Clieni interni: reprezint persoanele care achiziioneaz produsele direct din magazin sau de pe site-ul firmei www.romsoft.com, acetia beneficiind de discount-uri n funcie de numrul de produse cumprate, oferte promoionale, transport gratuit pe raza oraului Iai. Alte servicii oferite de aceast firm sunt: instalarea echipamentelor de reea i servicii de consultan. Orice achiziionare se face pe baza unui contract care conine i o garanie stabilit n funcie de fiecare produs. Clieni externi: reprezint firmele care activeaz n domeniul distribuirii acestui gen de produse. Achiziionarea se face pe baza unei comenzi, acetia beneficiind de asemenea de reduceri i oferte promoionale. Concurena: este reprezentat de celelalte firme care sunt specializate pe aceeai gam de produse cum ar fi: SMART COMPUTERS S.R.L., MADD ELECTRONICS S.R.L., ROMANIAN BUSINESS IT S.R.L. n prezent firma i desfoar activitatea n oraul Iai, urmnd ca n viitorul apropiat s se deschid filiale i n oraele mari ale rii: Brasov, Cluj, Timisoara, Constana, Bucuresti etc. Puncte tari: diversitate de servicii acordate clienilor furnizori recunoscui att pe plan naional, ct i pe plan internaional ambiana plcut n magazin servicii de consultan pentru orice client nivel de calificare ridicat al angajailor Ritmul rapid de diversificare i nnoire a gamei de produse Promoii periodice susinute prin pliante trimise la domiciliul clientului Puncte slabe: piaa de desfacere este restrns are un singur punct de desfacere magazinul este plasat intr-o zon slab populata

S.C. ROMSOFT S.R.L. dispune de structur organizatoric functional. Aceast structur cuprinde compartimente funcionale, aa cum sunt prezentate n organigrama societii (Anexa 1). Subordonarile ierarhice funcionale sunt stabilite pe trei nivele: director general administrator departamente funcionale o departamentul commercial o departamentul aprovizionare o departamentul vnzare o departamentul marketing departamentul financiar contabil o departamentul financiar

o departamentul contabil o birou resurse umane o casierie departamentul producie o producie calculatoare o service echipamente o prestri servicii (montri, instalri, devirusri, consultan etc.)

Principalele activiti economice desfurate la nivelul organizaiei sunt: directorul general asigur conducerea general i operativ a societii, reprezint societatea n relaiile cu persoane juridice sau fizice i cu organele publice, la ntilniri de afaceri, reuniuni profesionale sau tiintifice, interne i internaionale, aprob i semneaz oferte, comenzi, contracte, n relaie cu clienii sau fumizorii etc. Orice decizie luat n cadrul ntreprinderii trebuie aprobat de acesta. administratorul se ocup cu buna funcionare a sistemului de supraveghere i control a firmei (camere video, sistem de alarm), cu soluionarea problemelor de natur tehnic din interior, inclusiv administrarea bazei de date. departamentul comercial : vnzri, promovarea vnzrilor, analiza i controlul vnzrilor, distribuie, aprovizionare, marketing. departamentul financiar contabil: asigur buna gestionare a patrimoniului societii, organizeaz contabilitatea societii n conformitate cu dispoziiile legale i asigur efectuarea la timp a nregistrrilor, ntocmirea balanelor de verificare, bilanurilor anuale, precum i a situaiilor financiare anuale, raportarea rezultatelor, elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, urmrirea ncasrilor creanelor, efectuarea plilor datoriilor etc. n plus, acest departament are ca obiective creterea profitabilitii ntreprinderii, utilizarea resurselor financiare ntr-un mod eficient, precum i asigurarea lichiditii i solvabilitii societaii. n acest departament mai este inclus i un birou de resurse umane care se ocup cu recrutarea, selecia i angajarea personalului, asigurarea unui sistem de protecie i securitate a muncii, motivarea personalului (salarii de baz, indemnizaii, salarii de merit, prime, tichete de mas, instruiri, promovri, asigurare medical, asigurarea dreptului la pensie, elaborarea documentelor sistemului de management al calitii etc. n cadrul casieriei se efectueaz ncasarile i se elibereaz bonurile fiscale. Menionm c exist o strns legtur ntre subdiviziunile acestui departament i c mpreun asigur buna funcionare a ntregului sistem economic din societate. departamentul producie: producie calculatoare, service echipamente, prestri servicii (montri, instalri, devirusri, consultan etc.)

1.1 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei Pe toate calculatoarele din firma ruleaz ca sistem de operare cu licen Windows XP Professional i numeroase programe de aplicaii, dintre care cele mai importante i mai des folosite sunt: Microsoft Office (Excel, Word, Acces) pentru centralizarea documentelor (registrul jurnal, balante de verificare, documente justificative etc.) Norton Symantec Antivirus Internet Explorer Mozilla Firefox Adobe Acrobat Reader Windows Media Player

1.2 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice Softul informatic de gestiune folosit de S.C. ROMSOFT S.R.L. este realizat de S.C. SoftWorks S.R.L., mai precis programul neoSys. Acesta este un program de contabilitate financiar, gestiune a stocurilor, salarii, producie si mijloace fixe, creat s creasc eficiena agenilor economici i a contabililor, prin uurina n exploatare i rapiditatea obinerii informaiilor contabile. Programul de contabilitate si gestiune neoSys ofer urmatoarele faciliti: Varianta monopost sau reea (client-server) Actualizri incluse pe toata perioada contractual Posibilitatea protejrii fiecrei baze de date, accesul la funciile programului fiind realizat prin parole i drepturi de acces Modul contabilitate Modul gestiune Modul salarii Modul producie Modulul client Modulul furnizori Modulul trezorerie

1.3Sisteme informaionale identificate i scopul:

I Sistemul contabiltate general

Aplicatie informatica Modulul de contabilitate al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - Posibilitatea introducerii / actualizrii / vizualizrii datelor contabile (n lei sau valut) - Posibilitatea modificrii / vizualizrii datelor pe orice perioad (fr a nchide luna curent) - Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi cliei, furnizori, ncasri, plai, note contabile diverse), toate datele reflectndu-se n final intr-un singur loc (registrul jurnal) - Posibilitatea definirii / utilizrii notelor contabile model, pentru a spori eficiena - Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la nregistrrile contabile - Plan de conturi flexibil, dupa cerinele utilizatorului Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea este automat deoarece datele contabile se obin automat, cu posibilitatea listrii - Obtinerea automata, cu posibilitatea listrii, a urmtoarelor registre contabile (pe perioada dorit): o Balana de verificare analitic sau sintetic o Registrul jurnal o Fie cont o Registrul Cartea Mare (global sau numai pe anumite conturi) o Situaii clieni / furnizori o Registrul de cas o Raport de gestiune o Jurnale de vnzri / cumprri o Jurnal de banc - Inchiderea automat a conturilor de venituri / cheltuieli - Inchiderea automat a conturilor de TVA - Generarea Bilanului contabil - Declaraia 394 (Program declaraie informativ privind livrrile/prestrile i achiziiile efectuate pe teritoriul naional - list facturi).Exemple:

II sistemul de salarizare

Aplicatie informatica Modulul de salarii al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - evidena personalului - obinerea statelor de salarii pe locuri de munc, situaii centralizatoare - state de plat individuale (fluturasi) - calculul salariilor pornind de la net la brut sau invers - evidena sporurilor periodice i permanente, reinerilor din salariu, concediilor medicale i de odihn - obinerea declaraiilor salariale (CAS, fond sntate, omaj, etc.) - exportul automat al notelor contabile n modulul de contabilitate - posibilitatea configurrii contribuiilor, indemnizaiilor i reinerilor n funcie de cerinele utilizatorului sau a modificrilor de legislaie Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea este mixt deoarece datele contabile se introduc manual, iar calcularea lor se face automat. Exemple: -state de plat -reineri -deduceri -impozit -ajutoare acordate -indemnizaii -imputaii

III Sistemul gestiunea Stocurilor

Aplicatie informatica Modulul de gestiune al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - evidena cantitativ / valoric a stocurilor - urmrirea produselor dup coduri unice sau coduri de bare - crearea documentelor primare (Note intrare-receptie (NIR), Facturi clieni, Avize de nsoire a mrfii, Comenzi clieni, Comenzi furnizori, Bon consum, Inventariere, etc.) - posibilitatea de a lucra cu gestiuni tip magazin sau depozit - evidena unui numr foarte mare de articole organizate pe categorii si subcategorii - atribuirea automat a discount-urilor dup anumite criterii - situaie clar a restanelor comerciale, scadentar pentru fiecare partener (clien, furnizor) - diferite rapoarte privind micrile stocului, vnzrile pe perioade specificate, pe anumite gestiuni, etc. - situaie rapid si corect a stocului actual precum i a stocului existent la o anumit dat - istoricul vnzrilor pe articole i pe clieni - generarea automat a notelor contabile n modulul de contabilitate - accesul la functiile programului i gestiuni n funcie de utilizator i drepturile acestuia - listarea bonurilor de cas direct la casa de marcat; n prezent exist suport de conectare cu urmtoarele modele de case de marcat: DATECS, ELKA, EURO, OPTIMUS, ACTIVA, TOTAL S, ZEKA, SAPEL, OPTIMA, EUROCASH, PARTNER, ROMPOS, ELTRADE, VTK MICRO Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale n stoc, pe diferite canale (achiziie, retur din seciile de producie, rebuturi i deeuri etc.). Prelucrarea este mixt, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat. Prelucrarea datelor privind ieirile de materiale din stoc cu diferite destinaii (dare n consum, vnzare etc.). Prelucrarea este mixt, datele de pe bonurile de comand, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

IV SISTEMUL PRODUCTIE

Aplicatie informatica Modulul de productie al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - planificarea produciei prin intermediul comenzilor de producie - posibilitatea de a crea mai multe fie tehnologice (reete) pentru acelai produs - urmrirea produciei n fiecare etapa de producie - crearea automat a bonurilor de consum pentru comenzile lansate n producie - crearea notei de recepie pentru produsele finite realizate - transferul automat (la cerere) al produselor finite n gestiunea de marfa, incarcndu-se automat i adaosul comercial - realizarea de note contabile i trimiterea lor automat n modulul de contabilitate. Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea datelor privind producia este mixt deoarece: -programul ofer formularele (ex:not de predare, fi de magazie, fie de inventar etc.),urmnd ca datele s fie introduse manual prin interfaa aplicaiei. -n ceea ce privete prelucrarea automat, programul ntocmete rapoartele privind producia

V Sistemul clieni

Aplicatie informatica Modulul clieni al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - permite reinerea informaiilor privitoare la clienii ntreprinderii. - reine datele de identificare ale clienilor:cod, nume,adres, tip, cod identificare fiscal etc. - Genereaz facturile de ieire - Export toate rapoartele necesare n relaia cu clienii Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea datelor privind clienii este automat deoarece genereaz automat facturile clienilor i actualizarea rapoartelor se face automat

VI Sistemul furnizori
Aplicatie informatica Modulul furnizori al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - Permite introducerea facturilor ctre furnizori. - Ofer toate rapoartele necesare. - Gestioneaz toate informaiile asociate furnizorilor, permind completarea datelor despre parteneri. Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea datelor privind furnizorii este automat, deoarece programul ntocmete raportele de pli automat

VII Sistemul de trezorarie

Aplicatie informativa Modulul trezorerie al programului neoSys ofer urmtoarele faciliti: - Gestioneaz n mod proactiv finanele ntreprinderii, automatizndtoate operatiunile asociate avansurilor, soldurilor la clieni/furnizori, raportrilor aferente. - Modulul dispune i de instrumente active de tipul limitare/blocare la facturare, pentru a limita riscurile la care este supusa ntreprinderea n parteneriatul cu firme cu probleme financiare. - Permite nregistrarea i evidena efectelor de ncasat / de pltit,innd cont de stadiul decontrii acestora. - Permite realizarea de viramente interne ntre diverse entitti financiare ale ntreprinderii. - Asigurarea evidenei ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc (ex: dispoziii de plata , dispoziii de ncasare , chitane , registru de cas etc.) - Analiza i controlul situaiei datoriilor i a creanelor unitii.(ex: raport privind situaia facturilor neplatite) - Plata drepturilor angajailor - De asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor Prelucrarea este automat, deoarece genereaz automat toate operaiunile asociate avansurilor,soldurilor la clieni i furnizori, dar i a raportrilor aferente

1. Resurse hardware

Nr. Crt.

Denumire Echipament

Caracteristici tehnice

Loc folosinta

Softwuare de Baza aplicatii instalate Linux si

1.

Server retea PentiumIII,180MHZ (server de HDD64 MB RAM fisiere) Server ptr. IBM,Pentium II,300PL,450MHZ,10GB internet Statii lucru HDD,128MRAM de 200MHZ-450MHZ HDD 10GB 64MRAM-128MRAM

Serv.Informatica

Serv.Informatica

Linux

2.

10PC financ.-contab.

Windows

60 PC in serv.aproviz, 2000, desfacere,export, XP analiza .ec etc. Office2007 Office2010

3.

Statii lucru

de 20 statii cu procesor intre 800MGZ la1,7GHZ HDD 10GB, 64MBRAM256MBRAM

VisualFox. Windows 7 Office 2003 VisualFox2.6 . Windows XP Aplicatii financiar contabile

Personalul serviciului Informatic este format din: 1 inginer sistem; 4 programatori; 3 operatori PC.

1.3 Proiecte informatice propuse sau n curs de implementare -asistenta on-line -proiectarea i postarea pe site-ul firmei a unor tutoriale video pe care clienii le pot accesa pentru a beneficia de instruciuni de utilizare a celor mai noi produse pe care firma le deine in magazinul de desfacere. -dezvoltarea unei aplicaii care s asigure o mai bun gestiune a activitii de vnzare. -realizarea unei aplicaii care s in evidena separat a casieriei.

1.4 Matricea sisteme informaionale - componente organizatorice

Locuri stocare procese

Incasari

plati

Operatiuni incasari CRU Operatiuni plati Viramente interne CRU

2Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul supus analizei

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din Sistemul informaional de trezorerie Gestiunea trezoreriei regrupeaz ansamblul deciziilor, regulilor i procedurilor care asigur, la costul cel mai redus, meninerea echilibrului financiar instantaneu al ntreprinderii. Ca principale tranzacii economice n cadrul Sistemului informaional de trezorerie se regsesc: - asigurarea evidenei ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc (ex: dispoziii de plata , dispoziii de ncasare , chitane , registru de cas etc.) - analiza i controlul situaiei datoriilor i a creanelor unitii.(ex: raport privind situaia facturilor neplatite) - plata drepturilor angajatilor - de asemenea , acest sistem preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor

2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului analizat

NR . CR T 1

Departament/birou/pe rsoan/partener

Descrierea responsabilitilor privind sistemul analizat

Director general

- Are capacitate de decizie asupra modului n care vor fi platii furnizorii i celelalte entiti cu care societatea vine n contact (disponibil la banc, casierie sau credit comercial acordat de ctre acetia din urm ntrepinderii); - Orice decizie luat n cadrul ntreprinderii trebuie aprobat de acesta. -Semneaza registrul de cas -Urmarete i ncaseaz soldurile de la clieni; -Gestioneaz bugetele de vnzri ,

Departamentul comercial

3
Departamentul financiar contabil

4 Biroul resurse umane

planific i stabileste alocarea optim a tuturor resurselor de care dispune compania -Analizeaz rezultatele, previne i corecteaz anumite disfunctionaliti cu privire la bugetul ntreprinderii . -ncheie contracte; -Negociaz vnzarea produselor -Analizeaz i stabileste preturile funcie de tipul contractelor ncheiate (specifice importurilor); -Urmrete respectarea legislaiei n vigoare privind operaiile de comert exterior. - ntocmete statul de plat pe baza cruia sunt pltii angajaii firmei; -Urmrete situaia drepturilor de personal neridicate; -ine evideta concediilor far plat , a absenelor nemotivatesi le opereaz n registru; -ntocmete situaii statistice. -Efectueaz ncasri i pli - ncheierea contractelor de munc - nregistrarea cererilor pentru concedii medicale, de odihn - ine evidena personalului sancionat - nregistreaz reineri i imputaii pentru personalul firmei - Deine fia personal pentru fiecare angajat n parte - Statele de salarii , pentru calculul drepturilo baneti cuvenite salariailor - Lista de indemnizaii pentru concediul de odihn - Fluturai de salarii, pentru toate departamentele

2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de context Nr. Crt. 1 2 3 4
Sistemul furnizori Sistemul clienti Sistemul contabilitate generala Sistemul analiza financiara -nomenclator furnizori -centralizator clieni -CEC -bilet la ordin --decont de cheltuieli -rapoarte de plat -rapoarte de ncasat registru de cas -decont de cheltuieli Entitatea extern Intrri de la entitate n sistem Ieiri din sistem spre entitate

Sistemul salarizare

6 7 8

conducere banca caserie

-ordin de plat -stat de plat -cerere privind ajutorele bneti acordate personalului -bilete de cltorie -cereri aprobate - extras de cont -dispoziie de plat -dispoziie de ncasare

situaie salarii neridicate

- rapoarte -ordin de plat -foaie de vrsmnt -chitan

III . Analiza sistemului informaional

3.1 Determinarea proceselor de prelucrare 1.) Operaiuni pli: 1.1 Pli n numerar Acordare avans Plata salariilor Plata furnizorilor

1.2 Pli prin banc Pli ctre furnizori Plata contribuiilor (CAS, CASS, CFS) Pli prin efecte comerciale

2.)

Operaiuni ncasri: 2.1 ncasri n numerar Avansuri ncasate ncasare creane n numerar

2.2 ncasri prin banc ncasri creane de la clieni prin banc ncasri prin efecte comerciale 3.) Viramente interne

3.1Analiza iesirilor

Proces/su bproces de prelucrar e din care se obine

Denum ire iesire

Structura ieirii

Destinaia ieirii

Document ul/ document ele pe baza cruia se obine

Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin datele

Tipul ieirii i momentul obinerii

Modalitat ea actual de obinere

observatii

Operaiun i pli Operaiun i ncasare

Registr ul de cas

1.) Data (D/8) 2.) Nr. crt.(N/3) 3.) Documentdata (D/8) 4.) tip(A/3)

Biroul financiar, 1 exemplar; Conducere ,1-

CEC, Bilet la ordin, Decont de cheltuieli

Tabela Plti i Tabela ncasri

La sfritul fiecrei zile

Automat

5.) nr.(N/10) 6.) Explicaii(A/20) 7.) ncasare (N/6.2) 8.) plat(N/6.2) 9.) valoare 10.) document(N/6.2 ) 11.) sold (N/6.2) 12.) cont corespondent (N/8) 13.) Rulaje (N/6.2) 14.) Sold final (N/6.2)

exemplar

Operatiuni plati

Ordin de plata

FATA: Nr (N/6), banca Pltii (N/20) RON, Adic (A/50) RON, Pltitor (A/25), Cod fiscal (N/6), Din cont(AN/20)), De la banca (A/25), Reprezentnd (A/30), Vei plti numai prin (A/25), La data de (D/8), Primirea/acceptarea (A/15), Semnatura, L.S., Ctre beneficiar (A/25), n cont (AN/20), La adresa/ Banca(A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Semntura pltitorului, L.S., Data emiterii (D/8) VERSO:Intermediari: Compensabil la (D/9), Semntura, L.S.,1.Banca (A/25),

Extras de cont

Tabela plati

neprogramat

manual

Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9),2.Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Banca (A/25), Unitatea (A/25), Data acceptrii (D/9), Meniuni (AN/20)

Operaiuni pli

Dispozi ie de plat

Operaiuni pli

Situaie salarii

FA: Unitatea (A/12), Dispoziie de (A/24) ctre casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele i prenumele(text/30), funcia (calitatea) (text/30), Suma(n cifre) (N/10) lei (n litere)(A/25), Scopul ncasriiplii (text/50), Semntura (conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semntura.Casier, Pltit/ncasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semntura. Unitatea (A/9), Stat de salarii pe

caserie

Foaie de vrsmnt, Chitana

Tabela plati

neprogramat

manual

Birou salarizare

Ordin de plat,

Tabela plati

Se ntocmesc la sfritul lunii

Mixt

neridica te

Operaiuni ncasare

Dispozi ie de ncasar e

Operaiuni

Raport

luna (N/2), Anul (N/4), Nr. Crt (N/2), Numele si prenumele (text/20), Drepturi de colaborare ,in bani ( N/6), In natura(Text/10), Total (A/5), Impozit total (N /6),din care cass ( N/5), Cass retinuta din venituri (N/5), Cfs (N/5) Cas (N/5) Total de plata (N/6), Avans (N/6), Rest de plata (N/6) FA: Unitatea (A/12), Dispoziie de (A/24) ctre casierie, nr. (N/15), din (D/20), numele i prenumele(text/30), funcia (calitatea) (text/30), Suma(n cifre) (N/10) lei (n litere)(A/25), Scopul ncasriiplii (text/50), Semntura (conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartiment financiar contabil). VERSO: Date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate (text/10), Seria (text/2), Nr.(N/6). Am primit suma de (N/10) lei, Data (D/8), Semntura.Casier, Pltit/ncasat suma de (A/25) lei, Data(D/8), Semntura Denumire(c25),

Stat de plat, Bilet de cltorie, Cereri privind ajutoarele bneti ale personalului

caserie

Foaie de vrsmnt,chi tan

Tabela incasari

neprogramat

manual

Sistemul

Nomenclator

Tabela

Se ntocmesc la

Manual

pli

de plat ctre furnizor i

Operatiuni incasare

Raport de ncasat de la clieni

Contul(AN/14), Banca(C/15), factura(N/10), Serie(C/5), Nr(N/7) Data(D/8) valoare lei(N/6) nume furnizor(AN25), rest plat(n/6). Denumire(c25), Contul(AN/14), Banca(C/15), factura(N/10), Serie(C/5), Nr(N/7) Data(D/8) valoare lei(N/6) nume client(AN25), rest de incasat(n/6)

furnizorilo r

furnizor pe baza facturilor nregistrate

Pli

sfritul lunii

Sistemul clienilor

Centralizator clieni pe baza facturilor nregistrate

Tabela incasari

Se ntocmesc la sfritul lunii

manual

Proces/ subpro ces/ proced ur

Denumi re intrare

Emitent

Sursa de intrare n sistem

Structur

Date preluate

Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) unde vor fi nregistrat e datele intrate n sistem Tabela Plti i Tabela ncasri

Observa ii

Operai uni pli Operai uni ncasri

Chitan

Furnizor, Client

Caserie 1.) Nr.(N/6) 2.) Serie(Text/2), 3.) Data(D/8), 4.) Unitatea(A/25), 5.) Cod fiscal(N/8), 6.) C.U.I. (AN/10), 7.) Sediul(AN/25), 8.) Data ntocmirii(D/8), 9.) Am primit de la (A/20), 10.) Adres (AN/30), 11.) Suma de (N/20), 12.) Adic (Text/30),

Nr.(N/6), Serie(Text/2) , Data(D/8), Unitatea(A/2 5), Cod fiscal(N/8), Suma de (N/20).

Nu sunt utilizate n prelucr ri toate datele

13.) Reprezentnd (Text/25), 14.) Casier(Text/25). Operai uni pli Ordin de deplas are Angaj at Angaj at Fa: Unitatea(text/ 20), Nr.(N/6), Data(D/8), Domnul(a) (text/25), Avnd funcia de (text/15), Este delegat pentru (text/30), La (A/30), Durata deplasrii de la(D/8) la (D/8), Se legitimeaz cu (text/15), Stampila unitii, Semntura, Data (D/8), Sosit(D/8), Plecat (D/8), Cu(fr) cazare, Stampila unitii, Semntura. Verso: Ziua (D/8) i ora(N/2) plecrii, sosirii, Data depunerii decontului (D/8), Penalizri calculate (N/12), Avans spre decontare: primit la plecare (N/12), n timpul deplasrii (N/12), Total (N/12), Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate: Felul actului i emitentul (text/15), Nr. Nr.(N/7), Data(D/8) , Domnul(a) (A/25), Cheltuieli efectuate conform documentel or anexate: Felul actului i emitentul (AN/15), Nr. (N/10), Data actului(D/8) , Suma(N/10) , Total cheltuieli(N /6.2). Tabel a plati Sunt necesar e la deconta rea avansul ui docume nte justificat ive precum: de deplasar e fiscal Chitane etc.

(N/10), data actului(D/8), Suma(N/10), Total cheltuieli(N/6. 2), Diferena de restituit s-a depus cu chitana nr. (N/7), din (D/8), Diferena de primit/restituit (N/10) lei, Semntura: Titular avans, Conductor unitate, Control financiar preventiv, ef compartiment. Operaiu ni pli Stat de plat Sistem de salarizare Sistem de salarizare Data (D/8), Luna (A/12), Nr.crt (N/3), Numele si prenumele (text/25), Salariu de incadarare (N/10), Nr.ore/zi (N/2), Zile lucrate (N/2), Zile concediu (N/2), Salariu pentru timp lucrat (N/12), venit brut (N/16.2), CAS (N/6.2), omaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Deducere personal (N/6.2), Venit baz de calcul (N/6.2), Impozit pe venit (N/6.2), Salariul net (N/6.2), Avans acordat (N/6.2), Rest de plat (N/6.2) Semntura (A/20), Total (N/6.2), Reineri unitate: CAS (N/6.2), Reineri unitate: CASS(N/6.2) Reineri unitate: omaj(N/6.2) Taxa camera de munc (N/6.2), Salariul net (N/6.2), Total (N/16.2), CAS (N/6.2), omaj (N/6.2), CASS (N/6.2), Reineri unitate: CAS (N/6.2), Retineri unitate : CASS (N/6.2), Reineri unitate : omaj (N/6.2), Tax camera de munca (N/6.2), Fond accident si boli profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Tabela Plti Salariul se pltete n dou trane: lichidare

Operai uni pli

Cerere privind ajutoare bneti acordate personal ului

Angaj at

conducere

Fond accident i boli Profesionale (N/6.2), Total cheltuieli salariale societate (N/6.2) Denumire(C/20), Subsemnatul(C/25), Suma(N/4), Reprezentnd(C/40 ), Semntura, Data(D/8).

Subsemnatul( C/25), Suma(N/4), Reprezentn d(C/40).

Modulul salarizare

Este necesar prelucra rea imediat a informa iilor din cerere. Nu sunt utilizate n prelucr ri toate datele

Operai uni pli

Bon de cas

Unitile de la care se achiziion eaz

Angajat

Unitatea(C/15), Nr bon fiscal(N/4), Data(D/8), Ora(N/5), Produsul(C/10), Pre(N/42), Cantitate(N/2), Total(N,4), TVA(N/3,2).

Nr bon fiscal(N/4), total(N,4).

Tabela Plti

3.2 Analiza intrrilor

Operai uni pli

Bilete de cltorie

Uniti de transport

Angajat

Operai uni pli

Date facturi furnizori

Sistemul Sistemul informaiona informaio l al nal al furnizorilor furnizorilo r

Unitatea de transport(C/25), Nr loc(N,2), Sediul(AN/25), Seria(C/5), Nr(N/7), Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6), Rezervri la tel(N/10), Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Furnizor(A/20), Total(N/6,2), Valoare achitat(N6.2), Rest de plat(N/6.2). Unitatea(text/20 ), Departament (text/15), Nume : (text/20) Centru de cost

Data(D/8), Ruta(C/15), Valoare bilet(N/6).

Tabela Plti

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data (D/8), Furnizor(A/2 0), Total (N/6.2), Rest de plat(N/6.2), Valoarea achitat(N/6. 2). Denumire Document(C/ 20), Data(D/8), Valoare(N/6),

Tabela Plti

Operai uni pli

Decont cheltuieli

Biroul financiar

Biroul financiar

Tabela Plti

:(A/10), Nr. Auto :( A/10) Data document (D/8), Perioada nr zile ( N/2) Locatie firma orasul tara( text / 50), Hotel nr zile (N/2) Suma (N/6), Restaurant nr. Angajati/invitati (N/3), Suma (N/6), Tip combustibil suma (N/6), Benzina (litri) (N/3), Altele descriere (A/15), Suma (N/6). Total (N/6), Suma de justificat luna trecuta (N/6), Avans luna in curs (N/6), Suma decontata (N/6), De restituit catre angajat (N/6), De primit de la angajat (N/6), Semnatura angajat, semnatura Superior direct ierarhic

Total cheltuieli(N/ 6), Diferena de Restituit/pri mit(N/6).

ncasri/pli; Extras de cont nregistrare viramente interne.

banca

banca

Unitatea creditoare (text/15), Cod fiscal (A/10), Nr. Ord. reg. comertului (A/10), Localitatea (text/15) Judet (text/15) Cont (A /20) Banca (text/10) Documentul felul nr. Si data (A /20) Explicatii (text/20) Suma (N/10) VERSO :director L.S. ,Conducator ul compartime ntului financiar contabil , Confirmam prezentul extras de cont pentru suma de ( N/10) Director L.S. , compartime ntul financiar contabil

Nume client(A/25), Data(D/8), Cont(AN/10), Exlicatii (text/20), Suma debit-credit(N/15),

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operatiuni incasare

CEC

client

Birou financiar

Banca (text/20), Adresa (AN/25), Numrul filei de CEC (N/9), Pltii n schimbul acestui CEC stipula t(A/10), Suma (A/20), lui (A/25), sau la ordinul su. Pltibil la (AN/25), Emis la (localitatea) (text/20), (data) (D/8), Suma de (moneda) (A/3), (n cifre) (N/12.2), Client (A/20), Cod fiscal (N/6),

Banca(A/25), Numrul filei de CEC(N/9), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), Client(A/20), Cod fiscal(N/8).

Tabela ncasri

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni ncasare

Bilet la ordin

Reprezent ant comercial

Biroul financiar

Semntura,L.S, Cont numrul (AN/24), Cod (AN/10 FA: Vzut la data (D/8), De emitent (A/15), Semntura emitentului la vedere, L.S., Avalizat de (A/15), Pentru (A/15), Semntura avalistului, L.S., Voi plti n schimbul acestui billet la ordin emis n(N/1) exemplare, Stipulat (A/15), Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), (n litere) (A/25), Lui (A/25), sau la ordinul su. Valoarea reprezint (A/25). Emitent (A/25), Adresa (AN/25), Cod fiscal (N/8), Cont numrul (AN/10), deschis la (A/20), Data emiterii (D/8), locul emiterii(A/15), scadena (D/8), locul plii(A/15), Semntura emitentului, L.S. VERSO: 1)Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., Girant (A/20), Girat ctre(A/250), Data(D/8), Semntura girant, L.S., 4) Girant (A/20), Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6,2), Valoare ncasat(N6.2), Rest de ncasat (N/6.2).

Suma de(moneda) (A/3), (n cifre) (N/12), Emitent (A/25), Cod fiscal (N/8), Data emiterii (D/8), Scadena (D/8),

Tabela incasari

Nu sunt utilizate n prelucrri toate datele

Operaiuni ncasare

Date facturi clieni

Sistemul informaio nal al clienilor

Sistemul informaio nal al clienilor

Nr.(N/7), Serie(A/3), Data(D/8), Client(A/20), Total(N/6.2), Rest de ncasat(N/6.2 ), Valoarea ncasat N(6.2).

Tabela incasari

nregistrare viramente interne

Foaie de vrsm nt

Nr. (N/2), Platiti (N/6), Platitor ( A/ 15), Cod de identitate fiscal(AN/10) Adresa ( AN/25) Beneficiar (A/15), Cod de identitate fiscala( AN/10), Cod iban beneficiar(AN/15) La(AN/25), Reprezentand (A/25), Data emiterii (D/8) Semnatura platitorului si stampila .

Platitor ( A/ 15), Beneficiar (A/15), Platiti (N/6), Reprezentand (A/25),

Se folosete n cazul depunerii numerarul ui la banc de ctre casier.

IIIAnaliza proceselor de prelucrare Proces/ Subproces Descrierea succint a operaiunilo r de prelucrare -Se verific corectitudine a informaiilor nscrise n documente; - Se introduc datele de pe documentele emise catre furnizori; -Completarea plilor efectuate n numerar n Registrul de Ieiri din proces Intrri n proces Stocarea datelor (tabele ale bd, fiiere sau dosare) Tabela plati Formulele sau relaiile de calcul Observai

Eviden operaiuni pli

Actualizarea tabelei efecte de plat Registru de casa Cec, BO, OP, OP catre trezorerie Chitanta, dispoziie de plat, bon de cas, bilete de cltorie.

Chitan; Ordin de deplasare completat pe verso; Stat de plat; Cerere privind ajutoare bneti acordate personalului; Bon de cas; Bilete de cltorie; Date facturi

Rest de plat = decont cheltuieli avans acordat

cas; -Se preiau datele de pe documente, se completeaz la casierie Registrele de cas zilnice pe suport electronic. Se nregistreaz datele de pe DP (inclusiv numele angajatului) n Tabela Pli. - Sumele nregistrate se transmit automat n tabela Pli avans decontare ca sold iniial al avansului acordat salariatului respectiv; -Se primete ordinul de deplasare (delegaie) de la persoana care urmeaz s primeasc avansul, semnate de directorul general; -Se emite DP de ctre dep. fin.-ctb. , iar dup semnarea acesteia de ctre directorul general, contabilul-ef i directorul financiar, se poate ncasa de la cas. -Se pltete numerarul angajatului i

furnizori; Decont cheltuieli; Extras de cont

Eviden operaiuni ncasare

se nregistreaz operaiunea n tabela Pli. - Se verific dac documentele sunt completate corect si complet. - Din Tabela ncasri se selecteaz numele clientului - se afieaz facturile emise i se selecteaz factura neachitat -Din tabela efecte de primit de la clienti se selecteaz Tranzacii n curs/Adaug - Se introduc datele necesare de pe documente - Se preiau datele de pe documente, se completeaz la casierie Registrele de cas zilnice pe suport electronic i se introduc n Tabela ncasri. - Se primete ordinul de deplasare completat pe verso cu toate documentele justificative anexate. - Se calculeaz diferena de ncasat de la angajat.

Actualizare tabela efecte de primit de la clieni. Registrul de cas; Dispozitie de ncasare

Cec, date, facturi clieni, Extras de cont

Tabela ncasri

Rest de incasat= avans acordatdecont cheltuieli

nregistrare viramente interne

- Se emite dispoziie de ncasare ctre casierie. - n Tabela ncasri se selecteaz numele angajatului, iar cu ajutorul butonului de alegere va fi afiat mrimea avansului acordat. - Se calculeaz automat valoarea plilor i a ncasrilor efectuate - Evidenierea n Registrul de cas a viramentelor interne pe baza foii de vrsmnt; - Se actualizeaz soldul contului bancar n urma operaiunilor de depunere sau retragere de numerar

Situaie extrase de cont; Registrul de cas

Foaie de vrsmnt; Extras de cont

Operatiuni ncasari i pli efectuate cu ajutorul programului Neosys:

IV. Modelarea sistemului supus analizei

Construirea diagramelor fluxurilor de date

Diagrama de context a sistemulului de trezorarie

sistemul de contabilitate generala

conducere
decont de bilet de regiistru cheltuieli ordin de casa

sistemul de analiza financiara

CEC
rapoarte cereri abrobate

decont de cheltuieli ordin de

sistemul trezorarie

dispozitie de plata dispozitie chitanta foaie de varsamant raport de

caserie

banca

foaie de varsamant extras de cont raporte de nomenclator de incasat

clienti nomenclator plati ordin de bilete de situatie salarii cereri stat de plata furnizor calatorii neredicate plata

clienti

furnizori

sistemul salarizare
banca
ordin de plata 1

conducere
viram
cereri abrobate

sistemul salarizare

1.3

extras de cont

. interne
rapoarte stat de ordin de plata plata bilet de calatoriri i

d1

incasari
foaie de

sistemul de analiza financiara

deco nt de

varsamant date incasarii chitanta

1.1

op. plati
situatie salarii neredicate

1.2

operatiuni incasari

dispozitive de incasare chitanta

caserie

dispozitie de plata

decont de nomenclator cheltuieli CEC regiistru bilet de rapoarte de incasat centralizator clienti ordin de casa raport de furnizor date plati efectuate

furnizori

clienti

sistemul de contabilitate generala

d2 plati

plati

DFF de NIVEL 0 pentru sistemul de trezorerie

conducere sistemul salarizare sisitemul de analiza financiara

cereri decont cheltuieli plati numerar rapoarte aprobate plata bon de plata bilete stat de

1.1.1

plati prin numerar

calatorii

cereri
situatie salarii neridicate

d2

plati

plati banca chitante

1.1.2

plati prin banca

decont cheltuieli registru de casa depozite plata

caserie

nomenclator furnizor raport rest

sisitemul de contabilitate generala

furnizor

DFD de NIVEL 1 pentru procesul Operaiuni pli

DFD de NIVEL 1 pentru procesul Operaiuni ncasri

caserie

raport incasari numerar

d1

incasari

chitanta
incasari numerar

1.22

incasari in numerar

incasari prin banca

1.22

incasari prin banca

bilet de ordin

rapoarte rest de incasat

cec

centralizator clienti

clienti sistemul contabilitate generala

4.3 ncrcarea cu detalii a depozitului (dicionarul) datelor

Date: 3/01/2014 Project: SGT Time: 3:47:44 PM Detailed Listing -- Alphabetically All Entries -- Data Flow Diagrams ) Page: 1

Operatiuni incasri Process #: Location:

Process 1 Children: Incasari numerar ( Process)

Incasari cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel0( 0 ) Input Flows: Centralizator clienti Chitanta Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Dispozitie-incasare Date Last Altered: 8.01.2012 Date Created: 8.01.2014 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Operaiuni plati Process Process #: 2 Location: Children: Plati numerar ( Process ) Plati cont bancar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie ( Function ) Diagrama de nivel0 ( 0 ) Input Flows: Nomenclator furnizori Stat-de-plata Cereri-ajutoare-banesti-personal Ordin-de-plata --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Incasari cont bancar Process Process #: 1.1 Location: Parent: Operatiuni incasare ( Process ) Evidenta operatiuni incasare (1 ) Input Flows: Centralizator clienti Bilet-la-ordin CEC Output Flows: Raport-rest-de-incasat Incasari prin banca Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plati cont bancar Process Process #: 2.1 Location: Children: Plata contributii ( Process ) Plata prin efecte comerciale ( Process ) Plata furnizori ( Process ) Parent: Operatiuni plati ( Process ) Evidenta operatiuni plati (2) Input Flows: Nomeclator furnizori

Output Flows: Raport-rest-de-plata Raport-plati-banca Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plata CAS Process Process #: Not Assigned Location: Parent: Plata contributii bugetul de stat ( Process ) Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Viramente interne Process Process #: 3 Location: Children: Ridicare numerar de la banca ( Process ) Depunere numerar ( Process ) Parent: Sistemul de trezorerie (Function) Diagrama de nivel 0 ( 0) Input Flows: Extras-de-cont Foaie-varsamant Output Flows: Ordin-de-plata Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Banca Source/Sink Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Diagrama de nivel0 ( 0 ) Input Flows: Ordin-de-plata Output Flows: Extras-de-cont Date Last Altered: 8.01.2014 Date Created: 8.01.2014

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Foaie-varsamant Location: Diagrama de context ( CONTEXT ) Source: Caserie ( Source /Sink ) Dest: Sistem trezorerie ( Process) Diagrama de nivel 0 ( 0 ) Source: Caserie ( Source/Sink ) Dest: Viramente interne ( Process ) Data Flow

Date Last Altered:

8.01.2014

Date Created: 8.01.2014

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nr. crt 1

Problema identificat

Descrierea problemei

Tip cerin/soluie

Descrierea cerinei/soluiei

Eliminarea costurilor suplimentare legate de instalarea/mbu ntirea sistemului informaional Plata facturilor de utiliti este ntotdeauna efectuat cu ntrziere,firma suferind penalizri , ceea ce genereaz pierderi la nivelul ntreprnderii Efort suplimentar de culegere a datelor

mbuntirea sistemului informational al fiecarui departament necesit costuri ridicate Nu exist o eviden a datelor scadente aferente facturilor de utiliti , de aceea plata facturilor se face cu ntrziere

Funcional

instalarea sistemului informaional ntr-un singur loc , pe un server ,de unde va putea fi acceasat de angajai prin intermediul internetului, n momentul mbuntirii sistemului , reinstalarea se va face ntr-un singur loc , reducerea costurilor fiind evident Implementarea unui modul n care sunt nregistrate facturile pentru utiliti , responsabilitatea acestuia ,fiind anunarea datelor scadente facturilor neachitate

Funcional

Unele date sunt necesare n dou sau mai multe aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai multe ori Exist posibilitatea ca persoanele neautorizate s aiba acces la datele confideniale Exist diferiti factori de risc ce conduc la pierderea sau furtul datelor

Nonfuncional

Realizarea integrriii cu celelalte aplicaii, n varianta cea mai simpl prin import/export de date

Protejarea datelor prin clasificarea lor i stabilirea nivelului de acces a utilizatorilor creterea nivelului de securitate a datelor firmei

Nonfuncional

Stabilirea nivelului de acces pentru fiecare utilizator i implementarea unui sistem n care informaiile foarte importante sa fie accesate pe baz de parol

Nonfuncional

Instalarea unor camere de nregistrare n locul unde se prelucreaz informaiile importante , implementarea unui sistem care salveaz automat prelucrrile n cazul penelor de curent sau a defectrii neateptate a echipamentelor.

Modelarea conceptuala a datelor..Diagrama entitate relatie

salar

denumire departament

denumire

functie

in denumire

lucreaza ca

data_ eliberii

durata

data_ angajari ii

cunoaste

tehnica

sex angajat vechime necesita

prenume lucreaza ca nume denumire

timp_alocat proiect solicita progres

client

data _inceput

nume cod_ fiscal comentarii buget

DFD de NIVEL 2 pentru subprocesul Operaiuni pli

sistemul contabilitate generala

bilet la plata

cec

d1

incasari
situatie incasari prin efecte comerciale

1.2.2.2

incasare prin efecte. comerc

situatie incasari prin banca a creantelor de la clienti

1.2.2.1

incasare creante prin banca

centralizator clienti

clienti

rapoarte rest de incasat

ORGANIGRAMA FIRMEI SC. ROMSOFT.SRL

Director General

Administrator

Departamentul Functional

Departamentul Comercial

Departamentul Financiar-Contabil

Departamentul Productie

Aprovizionare

Contabil

Productie calculatoare

Vanzare

Financiar

Servicii echipamente

Marketing

Resurse Umane

Prestari servicii(montari instalari

Caserie