Management

Management general 15. Sistemul informat ional

15.1

Conceptul de sistem informatic

Sistemul informat ional - ansamblul de date, informat ii, proceduri s i mijloace de tratare a informat iilor menite s a contribuie la stabilirea s i realizarea obiectivelor organizat iei. Sistemul infomatic - culegerea, transmiterea s i prelucrarea cu mijloace automatizate a datelor. Componentele sistemului informat ional 1. Data - descrierea cifric a sau letric a a unor fapte, procese sau fenomene care privesc mediul intern sau extern al organizat iei; se obt in prin observare sau m asurare; sunt supuse colect arii, select arii s i nregistr arii n vederea obt inerii de informat ii. 2. Informat ia - ansamblu de date care aduc beneciarului un spor de cunoas tere cu privire la organizat ie sau mediul ei s i care i ofer a elemente de noutate utilizabile n realizarea sarcinilor s i ndeplinirea obiectivelor care i revin. Clasic ari ale informat iilor:

3. Circuit informat ional - traiectul parcurs de date, informat ii sau categorii de informat ii de la emit a tor la destinatar. Parametrii de caracterizare:

forma, aspectul traseului urmat: liniar a, ondulatorie, etc.

lungimea traiectului

4. Fluxul informat ional - cantitatea de date s i informat iile vehiculate pe circuitul informat ional cu o anumit a vitez a, frecvent a s i pe anumite suporturi informat ionale. Existent a uxurilor informat ionale este determinat a de procesele de nregistrare, prelucrare, transmitere s i stocare a informat iilor. Punctele de generare a informat iilor pot comune mai multor uxuri informat ionale care urm aresc trasee diferite s i parcurg circuite informat ionale diferite. Principalele categorii de uxuri s i circuite informat ionale:

mod de exprimare: orale, scrise, audiovizuale.

direct ia de transmitere: verticale, orizontale, oblice. cont inut: omogene, eterogene.

grad de prelucrare: primare, intermediare, nale.

frecvent a producerii: permanente, temporare, periodice, ocazionale.

direct ia vehicul arii: dente, orizontale.

descendente, ascen-

congurat ie: liniare, ondulatorii.

modul de organizare al nregistr arii s i prelucr arii: tehnico-operative, de evident a contabil a, statistice.

Fluxurile s i circuitele informat ionale trebuie s a e c at mai directe, n sensul evit arii, n m asura n care este posibil, punctelor de trecere. 5. Procedura informat ionala - ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalit a ti de culegere, nregistrare, prelucrare s i transmitere a anumitor categorii de informat ii, cu precizarea operat iilor de efectuat, a succesiunii lor, a suporturilor de stocare, etc. Particularit a ti ale procedurilor informat ionale: 1

provenient a : exogene, endogene.

destinat ie: interne, externe.

obligativitate: imperative, nonimperative.

natura proceselor reectate: cercetaredezvoltare, nanciar-contabile, comercial, product ie, resurse umane.

R azvan Mus aloiu-E.

Management

dependent a num arului s i complexit a tii lor de caracteristicile activit a tii la care se refer a.

promovarea unor noi metode sau tehnici de management

grad ridicat de formalizare

tipul de manager s i stilul de management

Informat ia reprezint a elementul de baz a al sistemului informat ional. Orice decient a a informat iei poate afecta ntregul sistem. Pentru a se asigura o perdinamism puternic cepere realist a a problemelor, informat ia trebuie s a 6. Mijloace de tratare a informat iilor - ansamblul mi- ndeplineasc a multiple cerint e de rat ionalitate: jloacelor de culegere, nregistrare, stocare, preluinformat iile s a e reale crare s i transmitere a datelor s i informat iilor. Mijloacele se mpart n: informat iile trebuie s a aib a caracter multilateral

caracter sosticat caracter detaliat

mijloace manuale

informat iile trebuie s a e sintetice s i concise

mijloace mecanizate

informat iile trebuie s a e precise s i sigure

mijloace automatizate informat iile trebuie s a e oportune

Funct iile sistemului informat ional Sistemul informat ional trebuie s a ndeplineasc a cumulativ urm atoarele funct ii:

informat iile trebuie s a aib a caracter dinamic informat iile trebuie s a e adaptabile

Dezinformarea conduce la izolare de realitate, la judec a ti eronate s i act iuni haotice ale membrilor rmei. operat ional a sau de act iune - rol n declans area Principalele forme de dezinformare: act iunilor necesare ndeplinirii obiectivelor rmei. distorsiunea - modicarea neintent ionat a a de documentare - nregistrarea unor informat ii ce mesajului sau cont inutul informat iilor pe parservers mbog a tirii cunos tint elor angajat ilor. cursul culegerii, prelucr arii s i transmiterii de la emit a tor la receptor. Inuent ele exercitate s i suportate de sistemul ltrajul - modicarea part ial a sau total a a mesajuinformat ional lui sau a cont inutului s au, n mod intet ionat, pe Inuent e exercitate asupra rmei: parcusul nregistr arii, prelucr arii s i transmiterii datelor s i informat iilor. modul de fundamentare, aplicare s i evaluare a deciziei O alt a disfunct ionalitate des nt alnit a este scurcircuitare prin care se elimin a, intent ionat, din circuitul dimensiunile organiz arii structurale formale informat ional, anumite persoane sau subdiviziuni organizatorice. nivelul realiz arii obiectivelor individuale Disfunct ionalit a tile mai pot provocate s i de supra calitatea climatului organizat ional s i gradul de mo- informare. Principalele forme de manifestare sunt: tivare al angajat ilor redundant a - nregistrarea, transmiterea s i prelucrarea repetat a a unor informat ii. Inuent e suportate de sistemul informat ional:

decizional a - rol n asigurarea elementelor necesare adopt arii deciziilor.

Decient e ale sistemului informat ional

mediul extern

modicarea obiectivelor generale s i derivate ale organizat ie sau ale priorit a tilor strategice

supra nc arcarea circuitelor informat ionale dep as irea capacit a tii componentele sistemului informat ional de nregistrare, prelucrare s i transmitere a informat iilor. Principalele cauze: 2

R azvan Mus aloiu-E.

Management

redundant a nerespectarea caracacterului piramidal al sistemului - transmiterea s i agregarea selectiv a a informat iilor, pe verticala sistemului de management, astfel nc at informat iile ajunse la destinatar s a corespund a obiectivelor, competent elor s i responsabilit a tilor aferente postului s au.

15.2

Utilizarea tehnologiei informatice n cadrul rmelor

Componente unui sistem informatic se mpart n dou a mari categorii:

harware mijloace de intrare sisteme de procesare: direct a(on-line), n loturi. mijloace de ies ire

software

Fat a de un SIM, un SFD clasic ofer a analize mai profunde s i un acces mai mare la modelele matematice pe care managerii le pot utiliza n evaluarea complex aa unei situat ii. Un SFD este mai interectiv dec at un SIM permit a nd obt inerea aproape instantanee a rezultatelor analizelor. O tehnologie care se dezvolt a rapid este cea legat a de sisteme de fundamentare a deciziilor de grup ce sprijin a eforturile membrilor unui grup de a rezolva probleme complexe. Software-ul este numit groupware. SI de suport al managementului superior (SSMS) sisteme informatice care particip a la adoptarea deciziilor s i la funct ionarea ecient a a nivelurilor superioare ale unei organizat ii. Cuprinde aplicat ii n comunicat ie, realizarea de grace s i rapoarte specice, analize de complexitate medie, etc. Utilizeaz a mai put ine modele analtice decat SFD, ofer a informat iile la cerere dintro varietate de surse s i permite rezolvarea interactiv aa problemelor. In esent a , SMSS este un sistem informat ional astfel conceput nc at s a se adapteze necesit a tilor managerilor n situat ii specice. Ele pot adaptate modului de lucru al ec arui manager. Impactul tehnologie organizat iilor informatice asupra

Tipuri de sisteme informatice SI de procesare a tranzact iilor - nregistreaz as i faciliteaz a activit a tile zilnice, de rutin a, legate de administrarea unei rme. Se utilizeaz a pentru act iuni complexe dar repetitive, ale c aror reguli de desf as urare sunt foarte precise. Ofer a asistent a direct a nivelurilor operat ionale ale unei organizat ii. SI de automatizare a muncii de birou - destinat facilit arii comunicat iei s i cres terii productivit atii managerilor s i personalului din birouri prin procesarea documentelor s i mesajelor. De cur and aceste sisteme sunt considerate utile nu numai pentru funct ionari s i secretariat ci s i pentru manageri s i specialis ti. SI de management (SIM) - permite elaborarea de rapoarte zilnice s i asigur a accesul direct la diferite informat ii, curente dar s i mai vechi, necesare managerilor de la nivelurile medii s i inferioare. Faciliteaz a urm arirea performant elor angajat ilor s i subdiviziunilor organizatorice n direct ia realiz arii obiectivelor tactice s i operarat ionale s i prezint a o important a deosebit a pentru planicare, fundamentarea deciziilor s i control. SI de fundamentare a deciziilor (SFD) - sprijin a procesul managerial de adoptare a deciziilor n situat ii caracterizate prin incertitudine. In general nu ofer a r aspunsuri cu privire la deciziile optime. R azvan Mus aloiu-E.

Mai multe informat ii despre mai multe lucruri sunt puse la dispozit ia mai multor oameni, mai rapid ca oric and. Principalele elemente puternic afectate de extinderea utiliz arii tehnologiei informatice n cadrul rmelor cuprind:

structura organizatorica reducerea num arului de manageri de nivel mediu; asumarea de c atre nivelul superior a unor responsabilit a ti mai mari n direct ia inov arii s i planic arii revenirea rmelor mari la sistemul centralizat de adoptare a deciziilor s eful departamentului informatic tinde s a e inclus n r andul membrilor conducerii de v arf s i are un rol tot mai important n adoptarea deciziilor strategice s i n ment inerea competitivit a tii rmei; sarcina s efului departamentului informatic este acee de a asigura faptul c a organizat ia foloses te 3

Management

ntotdeauna informat ia s i tehnologia informatic a ca resurse de baz a n realizarea schimb arilor constructive s i pentru obt inerea de avantaje competitive. computerele par s a sporeasc a opt iunile structurale disponibile managerilor; faciliteaz a sistemul descentralizat de luare a deciziilor.

desf as urarea procesului de munc a la nivel operat ional - reducerea num arului de sarcini de rutin a ale executant ilor; cres terea comunic arii. la nivel managerial - noi instrumente utile n procesul de fundamentare a deciziilor, de comunicare s i de exercitare a controlului. Progresele n domeniul software au dus la aparit ia interfet elor prietenoase care au apropiat sistemele informatice de utilizatorii nespecialis ti. Una din problemele controversate ap arute de cur and este cea a monitoriz arii electronice. Des i ea poate duce la mbun at a tirea performant elor ea poate duce s i la degradarea mediului de lucru (stres). Un alt rezultat al dezvolt arii domeniului informatic este munca da domiciliu. Un studiu a evident iat ns a c a, dac a li se ofer a posibilitatea de a alege locul n care s a lucreze, 57% dintre persoanele anchetate prefer a s a lucreze la birou, 36% ar dori s as i mpart a timpul de lucru ntre birou s i cas as i doar 7% ar dori s a lucreze doar acas a.

riscul organizat ional - cele mai semnicative riscuri: erorile furtul sabotajul s i informat iilor nc alcarea securit a tii

Bibliograe
[1] Management general - Dan Anghel Constantinescu - 2002

R azvan Mus aloiu-E.