CAP.3. CONDUCEREA NTREPRINDERII 3.1.

Procesul de conducere i componentele sale Procesul de conducere este caracterizat printr-un ansamblu de intervenii prin care un conductor (individual sau colectiv) prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea unui colectiv sau organizaie (ntreprindere, firm, societate comercial, agent economic) n vederea realizrii obiectivelor de dezvoltare. respectnd criteriile de maxim eficien economic i de utilitate social. eci, principalele atribute ale conducerii sunt: previziunea, organizarea, coordonarea, decizia i controlul. !a"ol, fondator al teoriei conducerii, a definit conceptul de funciune a ntreprinderii i de funcii (atribute) ale conducerii, a elaborat principiile generale de administrare a ntreprinderilor, explicnd i funciile (atributele) conducerii. #stfel$ Previziunea nseamn pregtirea viitorului, deci, necesitatea ntocmirii unui program de aciune% Organizarea contureaz dublul organism material i social al ntreprinderii, precum i preocuparea de asigurare cu resurse (umane, te&nologice, financiare, informaionale) a ntreprinderii% Coordonarea reprezint procesul complex de legare, unire, armonizare a tuturor evenimentelor i eforturilor din cadrul ntreprinderii$ Controlul i decizia determin funcionarea ntreprinderii, conform planului de afaceri elaborat% asigur eliminarea disfuncionalitilor din structura de transformare. #lternative ale principiilor menionate anterior au fost enunate de ! !. 'reac& (planificare, coordonare, motivare i control). #.(. #nderson (planificare, organizare, resurse umane, execuie, evaluare). ).*. +esse (stabilirea obiectivelor, planificarea, organizarea, conducere i control) i 'entz care adaug i factorul motivaional, precum i pregtirea profesional a personalului din ntreprindere. !ormularea atributelor conducerii a pornit de multe ori de la criterii de referin deosebite. (aracteristicile semnificative ale atributelor de previziune, organizare, coordonare, decizie i control au urmtoarele proprieti$ ,unt specifice n ansamblul lor cadrelor de conducere fiind unul dintre elementele de baz n diferenierea fa de cadrele din execuie. #u o aplicabilitate general n toate tipurile de organizaii, indiferent de obiectul de activitate al acestora, la toate nivelele ierar&ice. #u coninut i forme diferite de manifestare n funcie de specificul organizaional, nivelul ierar&ic, gradul de pregtire profesional al conductorului. ,unt interdependente, nu se pot manifesta n parte n stare pur, fapt ce reflect caracterul de sistem al atributelor de conducere. ,e realizeaz n proporie diferit in funcie de nivelul ierar&ic al conductorului i gradul de autonomie al organizaiei fa de mediul organizaional. (ercetrile au artat urmtoarele$ -impul de prevedere i organizare . -impul de organizare i control%

/0

-impul de organizare . -impul de control. )e nivele ierar&ice, timpii necesari ndeplinirii atributelor de conducere difer, conform datelor prezentate n tabelul 1.2. -abelul 1.2 Funcie/Atribut Preveder Organizare Coordonar Decizie Control e e irector general 13 /4 23 2/ 22 irector te&nic 10 14 20 24 20 irector 10 /0 20 20 10 economic 5ef secie /0 10 20 20 /0 6aistru 20 70 20 /0 /0 in datele prezentate rezult c n cea mai mare parte a cazurilor se confirm faptul c atributele conducerii sunt exercitate n proporii diferite la diferite niveluri de conducere. #stfel, la nivelurile superioare predomin prevederea i organizarea, iar la cele inferioare, coordonarea i controlul. 3. . Or!ani"area# atri$ut al conducerii Organizarea, ca atribut al conducerii reprezint ansamblul aciunilor ntreprinse n vederea utilizrii cu maxim de eficien a resurselor pe care le are la dispoziie o ntreprindere. )entru a-i exercita atributul de organizare, conducerea folosete structura organizatoric i sistemul informaional. 3. .1. Condi%iile i cerin%ele or!ani"&rii 8rganizarea se manifest la toate nivelurile de conducere avnd elemente specifice n funcie de gradul de complexitate al aciunilor conductorilor, volumul i coninutul activitii acestora. )entru asigurarea e icienei ntreprinderii trebuie ndeplinite condiiile de baz$ respectarea principiilor generale de conducere i organizare n cadrul normativ, legislativ% realizarea unui ec&ilibru ntre aspectele generale macroeconomice i sociale i cele specifice ntreprinderii% precizarea riguroas a atribuiilor, sarcinilor i responsabilitilor fiecrui membru al ntreprinderii cu lsarea n acelai timp a unui cmp de exercitare a autonomiei, creativitii, inovaiei, elemente care genereaz putere, transparen% existena unui sistem informaional perfecionat, operativ% realizarea i satisfacerea unui ansamblu motivaional adecvat care s pun n valoare motivaiile economice, materiale, psi&ologice i cele sociale ale anga9ailor. )rincipalul caracter al activitii de organizare este dinamismul. (omponentele derivate care pot susine dinamismul organizrii sunt$ mobilitatea

/2

structural, noutatea i specificitatea. #cestea sunt valabile pentru orice tip de ntreprindere, indiferent de obiectul su de activitate. 6odelul logic al des !ur!rii atributului de organizare este redat n figura 1.2. :tapele exercitrii atributului de organizare sunt$ analiza strategic a obiectivelor, studiul critic al situaiei existente cu punctele forte i punctele slabe% proiectarea conceptului de organizare n condiii concrete% meninerea legturii dintre conceptul de organizare aplicat i celelalte atribute ale conducerii% urmrirea, corectarea i ntreinerea soluiilor performante. " iciena activit!ilor de organizare se evalueaz folosind indicatori direci i indicatori de rezultate. #ndicatorii direci menionai n literatura de specialitate sunt$ calitatea structurii organizatorice, reprezentat prin numrul de cadre de conducere, numrul de nivele ierar&ice, ponderea personalului de conducere fa de numrul total al anga9ailor% nivelul de perfecionare al sistemului informaional, gradul de prelucrare al informaiilor% nivelul de pregtire al personalului, gradul de utilizare al timpului de munc, ponderea diferitelor atribute n timpul de munc al fiecrui conductor. #ndicatorii de rezultate sunt$ indicatori economici cantitativi ( valoare producie net)% indicatori economici calitativi (productivitate, profit, rentabilitate, calitate producie, raport pre;calitate)% indicatori sociali (nivel mediu de salarizare, nivel de dotare social, stabilitatea, mobilitatea i fluctuaia personalului% indicatori psi&ologici, reflectai de climatul de munc.

!ig. 1.2. 6odelul logic al exercitrii atributului de organizare al conducerii 3.3. Coordonarea (oordonarea este procesul prin care un conductor creeaz i menine ec&ilibrul ntre activitile, oamenii i compartimentele pe care le conduce n

//

condiiile unui mediu dinamic pentru a realiza obiectivele planificate n condiii de eficien maxim. 3.3.1 Condi%iile coordon&rii (unoaterea de ctre conductori a structurii personalului din subordine, a poziiei sale n cadrul ntreprinderii i a trsturilor specifice fiecrei persoane din ntreprindere are scopul de eficientizare a activitii desfurate. #ciunea de coordonare implic cunoaterea de ctre fiecare membru al ntreprinderii a cmpului su de aciune, a atribuiilor i responsabilitilor personale. :ficacitatea coordonrii const n existena unui sistem informaional i de comunicaie prin care se stabilete o relaie operativ dintre conductor i subordonat. :lementele n funcie de care se stabilete calitatea sistemului de comunicaie sunt$ densitatea i lungimea reelei de comunicaie< operativitatea de ve&iculare a informaiilor precum i de numrul releelor (nivelelor ierar&ice) prin care trece o informaie. =n climat favorabil de munc permite exercitarea atributului de coordonare, stimulnd iniiativa i spiritul de colaborare. e asemenea poate antrena efectiv tot personalul ntreprinderii pentru realizarea obiectivelor generale ale acesteia. Antrenarea const n atragerea personalului pentru ca structura sistemic a ntreprinderii s funcioneze corect. (onductorul i poate manifesta caracterul de lider. 3.3. . Etapele i e'icien%a coordon&rii "tapele coordon!rii sunt$ determinarea riguroas a atribuiilor, competenelor i responsabilitilor individuale% stabilirea sistemului de comunicaii% determinarea standardului de performan al resurselor umane% proiectarea i realizarea sistemului de legturi ntre compartimentele de munc% precizarea modalitilor de compensare a perturbaiilor n sistem. " iciena const n realizarea unei coeziuni a personalului, coeziune realizat prin interesarea motivaional, moral i intelectual n scopul optimizrii activitii pe ntreaga ntreprindere. 3.(. Controlul #tributul de control al conducerii asigur parcurgerea corespunztoare a tuturor etapelor procesului de conducere, la terminarea crora se declaneaz un nou ciclu de aciuni menite s determine atingerea obiectivelor generale planificate. (ontrolul poate fi definit ca o modalitate de verificare i cuantificare a realizrilor calitative i cantitative a performanelor, sarcinilor sau lucrrilor,

/1

compararea acestora cu obiectivele planificate i indicarea msurilor de corecie ce se impun. (onductorul trebuie s analizeze cauzele, abaterile i deviaiile, s le trateze difereniat, cunoscnd c un numr mic de cauze poate genera cea mai mare parte a efectelor. #baterea are un caracter static i reprezint diferena cantitativ sau i calitativ dintre starea existent i cea normat. eviaia are un caracter dinamic i poate fi definit ca o abatere n mers constnd n diferena dintre cursul normal i cel real. 3.(.1. Condi%ii pentru e)ercitarea controlului )entru exercitarea controlului trebuie s existe$ un mecanism de informare, msurare, corectare a fenomenelor care apar n funcionarea ntreprinderii% eviden i prezentare clar a informaiilor, acces rapid, uor, la informaii. >ocalizarea diferitelor aspecte constatate n exercitarea atributului de control se realizeaz i prin raportarea la standardele de performan. ,tandardul de performan are aspectul de normativ prin care se precizeaz caracteristicile principale ce se cer a fi ndeplinite de o persoan sau care revin ocupantului unui anumit post de munc, precum i nivelul rezultatelor ateptate ntr-o perioad ateptat de timp. 3.(. . Etapele e)ercit&rii controlului (ontrolul este un atribut al conducerii ce const ntr-o succesiune logic de operaiuni care se exercit la un moment iniial generat de apariia unui factor perturbator al sistemului ntreprindere. "tapele sunt$ stabilirea obiectivelor% determinarea nivelului de performan (standarde, norme) msurabile% proiectarea sistemului de control conform cerinelor concrete% pregtirea personalului% stabilirea informaiilor premergtoare controlului% realizarea controlului, inclusiv creionarea msurilor de regla9 pentru abaterile sesizate% evaluarea controlului. in punct de vedere al poziiei conductorului, n exercitarea atributului de control, deosebim$ controlul direct (inclusiv prin intermediul colaboratorilor), controlul indirect (prin analiza i individualizarea perturbaiilor, abaterilor) i autocontrolul, efectuat de conductor asupra activitii proprii. inamica procesului de conducere n prezena factorilor perturbatori de mediu (intern, extern) permite introducerea conceptului de regla$ n desfurarea anumitor procese.

/7

)ractic, regla9ul se realizeaz prin intermediul controlului de con ormitate (cu rol de meninere a condiiilor favorabile i de evitare a perturbaiilor), controlului de pilota$ (cu rol de meninere a condiiilor favorabile i crearea de condiii noi n funcie de cerinele obiectivului) i a controlului adaptativ atunci cnd evoluia unui proces este influenat permanent de factori perturbatori, n continu sc&imbare. 3.*.Deci"ia ecizia este un proces dinamic, n care, pe baza unor informaii, se alege o direcie de aciune n scopul atingerii unui anumit rezultat (atingerea obiectivelor generale ale ntreprinderii i ale obiectivelor sociale ale anga9ailor. :ficiena economic a ntreprinderii este direct proporional cu calitatea i oportunitatea deciziilor luate la toate nivelele decizionale din structura organizatoric a acesteia. 3.*.1. Tipuri de deci"ii ?n funcie de factorul timp deciziile pot fi programate sau tactice, decizii semiprogramate i decizii strategice sau neprogramate. Deciziile tactice sunt pregtite prin procedee logice i se iau pentru aciuni concrete, imediate, care au un oarecare grad de repetitivitate. )entru aceste decizii, baza o reprezint informaiile aflate la dispoziia conducerii. )entru alegerea deciziei optime n literatura de specialitate sunt menionate cteva modaliti i anume$ alegerea de tip # sau @= pentru procese preconizate 200A (exemplu$ aprobarea documentaiei te&nico- economice)% alegerea soluiei dintr-un numr redus de posibiliti (exemplu$ alegere furnizori te&nic de msurtori terestre)% alegerea conducerii pentru obinerea mai multor soluii optime (exemplu$ desfurare de lucrri de verificare a execuiei construciilor ntr-un nou ansamblu urbanistic% execuie lucrri de cadastru funciar, de valoare mare n timp scurt i decontabil, n aproximativ aceeai zon pentru un grup de societi notariale, ambele grupe de lucrri fiind de valori comparabile, dar care au acelai termen de realizare. Deciziile semiprogramate sunt luate pe baza unor elemente programate, dar a cror combinare n soluia stabilit nu poate fi n prealabil determinat. )entru alegerea soluiei celei mai raionale se au n vedere urmtoarele aspecte$ necesitatea interveniei determinat de elemente aleatorii de urgen, situaii care impun o documentare de urgen (exemplu$ urmrirea comportrii unei construcii care prezint tasri inegale importante ntr-o perioad scurt de timp)% acordarea unui anumit credit deciziei asupra problemei de rezolvat (exemplu$ folosirea unui nou program de calcul pentru prelucrarea automat a datelor, dei pn la acea dat informaiile erau prelucrate fie manual, fie cu un program, mai vec&i, dar consacrat, n domeniu). Deciziile neprogramate %strategice& se refer cu precdere la noi probleme pentru a cror rezolvare sunt necesare cel puin cu caracter parial, soluii originale. #ceasta implic elemente de cercetare i experimentare, pe baza bazei de date

/4

existente la dispoziia conducerii i a influenelor din mediul dinamic, extern, asupra problemelor respective. ?n acest caz deciziile nu mai sunt cuantificabile strict. :xemplu$ rete&nologizarea unor sectoare ale ntreprinderii i implicaiile asupra resurselor umane existente la un moment dat. 3.*. . Etape +n procesul deci"ional )rocesul decizional este influenat de prioritatea problematicii i de nivelul competenelor factorilor decizionali. :tapele procesului decizional pot fi parcurse prin procedee tradiionale prin care sunt puse n eviden elementele de intuiie, experien, talent, fr a exista o metodologie de alegere a soluiilor optime, sau prin procedee tiinifice caracterizate prin tratarea teoretic a deciziei. #bordarea tiinific a teoriei decizionale se spri9in pe$ teoria matematic i statistic a deciziei, care const n analiza cantitativ, studierea variantelor posibile determinate de diferii factori de influen n care analiza cantitativ se interpreteaz i pe plan calitativ, calculndu-se i urmrindu-se consecinele, riscurile, eficiena% teoria sistemelor sau deciziilor multidimensionale n care preponderente sunt investigaiile de corelare i concordana ntre subsistemele unitilor, fapt ce permite folosirea criteriilor de optim multiple% teoria psi&ologiei deciziei, care privete modul n care se manifest colectivitatea n procesul elaborrii, optimizrii deciziilor i ia n considerare finalizarea acestora, n special n raport cu necesitile sociale ale anga9ailor. 3.*.3. ,actori care in'luen%ea"& procesul deci"ional :lementele care intervin n orice decizie sunt$ decidentul, obiectul deciziei, baza informaional pe care o are n acel moment, variantele posibile n raport cu criteriile posibile sau impuse, mulimea strilor de condiii obiective care caracterizeaz gradul de certitudine, risc sau incertitudine, consecinele deciziilor luate. )entru a se lua o decizie este necesar s se ndeplineasc cel puin urmtoarele condiii de baz$ s existe una sau mai multe persoane antrenate n procesul decizional$ s fie aleas cel puin una din dou alternative de aciune% decizia s fie luat de decidentul care are dreptul legal sau cel de mputernicit, s o fac i s-i asume rspunderea corespunztor% s determine factorii care influeneaz anumite soluii% s existe unul sau mai multe obiective de atins sub forma cuantificat a rezultatelor. !actorii determinani n luarea deciziei n ntreprindere pot fi difereniai n dou mari grupe$ factori interni i factori externi. A. Factorii interni

/3

 decidentul, reprezentat prin calitile sale$ pregtire profesional, relaii interpersonale% motivaia, ca modalitate de depistare i satisfacere a factorilor de stimulare pentru participarea la procesul de conducere i la materializarea acestuia n aciuni% responsabilitatea, ca atitudine fa de coninutul i consecinele deciziei% volumul i calitatea in ormaiilor aflate la dispoziia decidentului% mediul ambiant (intern i extern al ntreprinderii). '. Factorii e(terni sensul i ritmul de dezvoltare a ramurii sau domeniului de activitate% informaiile referitoare la valorificarea cercetrilor te&nice, economice, sociale (*,#- informaia tiinific aplicat)% restriciile cu un caracter funcional, de structur i dimensiune% mediul ambiant reprezentat de relaiile ntreprinderii cu alte ntreprinderi sau;i organisme ale statului. ecizia are ns n vedere i aciuni care vor avea loc n viitor. ?n mediul extern al ntreprinderii se constat o dinamic specific n comportarea factorilor aleatori. intre acetia, factorii inceri au o influen mai mare, iar elementele de probabilitate au o pondere mai ridicat. #adar, riscul reprezint incertitudinea cuantificat. )aport*nd deciziile la condiii de siguran! n care acestea se iau se deosebesc trei categorii de decizii$ decizii luate n condiii de certitudine, caracterizate prin existena unei stri sigure a condiiilor obiective% decizii luate n condiii de risc care presupun existena mai multor stri ale condiiilor obiective. ?n aceast situaie$

p$ = 2 ,
$ =2

unde p$ este probabilitatea

apariiei condiiilor obiective n9i% decizii luate n condiii de incertitudine specifice existenei unui numr mare, finit de stri ale condiiilor obiective, care nu pot fi pronosticate i pentru care este necesar aprecierea probabilitii fiecrei stri i determinarea valorii p9. ?n condiii de risc, te+nicile stocastice pot soluiona probleme de decizie n care probabilitile de apariie a evenimentelor implicate pot fi cuantificate, dei apariia lor rmne imprevizibil. -ratarea problemelor decizionale n condiii de risc implic urmtoarele etape$ - identificarea aciunilor i a consecinelor prin care se identific toate modurile de aciune posibile i fiecare aciune n parte, respectiv, consecinele% - ataarea distribuiei de probabilitate pentru fiecare eveniment sau consecin, dup metode statistice, empirice, pe baza experienei conductorilor% - atribuirea valorilor (,e alege o scar cantitativ a valorii i se acord fiecrei consecine o valoare)% - calculul speranelor matematice (valoarea probabil pentru consecin sau aciune)% - compararea rezultatelor (speranelor) i luarea deciziei optime.

/B

3.*.(. Deci"ia i dele!area de autoritate elegarea de autoritate este procesul prin care un conductor ncredineaz altui conductor situat la un nivel ierar&ic imediat inferior ndeplinirea unor sarcini i atribuii mpreun cu exercitarea autoritii i responsabilitii, crendu-i i condiiile necesare pentru a putea aciona cu un anume grad de libertate asupra resurselor aflate la dispoziia sa. (onductorul care deleg autoritatea trebuie s supraveg&eze discret desfurarea procesului i s respecte condiiile de delegare stabilite, s aib pregtite metode de intervenie n momentul apariiei unor abateri. #plicarea delegrii de autoritate se face numai pentru perioade limitate i numai prin prezena unui ordin scris n acest sens. )rocesul delegrii de autoritate trebuie cunoscut din punct de vedere al modului de realizare i al efectelor sale. Delegarea de autoritate i elementele caracteristice -abel 1./.
@r. crt. (aracterizarea delegrii de autoritate :lemente care o caracterizeaz :ficientizarea activitii de conducere prin concentrarea pe probleme ma9ore ale personalului de conducere (director general, directori executivi) Ceducerea timpului de rezolvare a problemelor curente escentralizare decizional Dalorificarea iniiativelor, creterea motivaiei subordonailor A. Condiii preliminare efinirea obiectivelor de ndeplinit :xistena unui sistem informaional performant i operativ )regtirea profesional corespunztoare a persoanei creia i se va delega autoritatea )recizarea atribuiilor i sarcinilor pe funcii i compartimente, precizarea centrelor de autoritate '. -ecanism delegare de autoritate #legerea momentului n care intervin sarcini noi pentru conducere i eventual se fac modificri organizatorice ,tabilirea persoanei capabile s primeasc delegarea de autoritate ,tabilirea procedeelor pentru delegare (contract, fi post, limite ale activitii, control privind delegarea) *nterpretarea nivelului rezultatelor obinute 6odificarea tipologiei decizionale n top management Ceducerea timpului operativ (informaii E decizii E aciuni) (rearea climatului de munc participativ n

,cop delegare de autoritate

-ecanismul deleg!rii autorit!ii

Finalitatea aplic!rii deleg!rii de autoritate

/F

ntreprindere ,cderea suprasolicitrii personalului de conducere

/G