APROBAT, RECTOR, Prof. Dr.

DORU PAMFIL
_______________

PROCEDUR DE SISTEM CONTROLUL NREGISTRRILOR COD PS-02

EDIIA : 2

STANDARDE DE REFERIN SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT N REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

ELABORAT

VERIFICAT

VIZAT

Responsabil Sistem de Management al Calitii RSMC!

Rep"e#entant Management Calitate RMC! E$% &o"'i' Vio"el

SE(AT)L )SAMV CL)*+(A&OCA &"e,edinte Senat &"o-% ."% M"g/ita, Li0i' Ale1and"'
222222222222222222222222222

Conf. Dr. Pop Ioana Delia

22222222222222222222222222

222222222222222222222222222

VALABIL .I( .ATA .E 2222222222222222222222222222222

Avertisment: Documentul de fa este proprietatea USAMV Cluj-Napoca Reproducerea i difuzarea documentului sunt n exclusivitate dreptul Organizatiei. Copiile sunt numerotate i inute sub control.

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% 7 din :7

INDICATORUL REVIZIILOR Nr. crt. 1. Ediia/ revizia/ data Ed.2 Rev.2/ 23.01.2013 Coninut sumar sau identificare modificare/analiz Elaborare procedur de sistem PS02 Ed.2 Rev.2 /23.01.2013 Elaborat Verificat Aprobat

Funcie, nume, prenume i semntur RSMC Conf. Dr. Pop Ioana Delia RM Ec.Viorel Porutiu RECTOR Prof. Dr. Pamfil Doru

Cod F-PS-01-03, ed.2, rev. 1

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% 9 din :7

1. SCOP I DOMENIU DE APLICARE Procedura descrie activitile desfurate pentru controlul tuturor nregistrrilor folosite n SMC. Procedura se aplic de ctre personalul implicat n activitile de identificare, completare, colectare, ndosariere, pstrare, arhivare, depozitare, protejare, accesul i eliminarea nregistrrilor SMC proprii. Procedura se aplic de asemenea, de ctre personalul implicat n identificarea, colectarea i pstrarea nregistrrilor SMC de origine extern. RSMC ine evidena nregistrrilor interne i externe n Lista centralizatoare a nregistrrilor ntocmit de ctre entitatea funcional conform model formular F-PS-02-01 la prezenta procedur. 2. DOCUMENTE DE REFERIN 2.1. MSMC - Manualul de management al calitatii ; 2.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitii. Cerine; La elaborarea prezentei proceduri s-au consultat i urmatoarele documente: 2.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular; 3. TERMENI, DEFINIII I PRESCURTRI 3.1. TERMENI I DEFINIII Termenii utilizai i definirea acestora sunt n conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 si MSMC. Pentru o mai bun nelegere a textului prezentei proceduri se reine termenul: nregistrare = document prin care se declar rezultate obinute sau furnizeaz dovezi ale activitilor realizate (SR EN ISO 9000:2006 punctul 3.7.6.) 3.2. PRESCURTRI DGA - Director General Administrativ; USAMV- Universitatea de Stiinte Agricole si Medicina Veterinara DA- Directia Administrativa ; RM - Reprezentant Management Calitate ; RSMC - Responsabil sistem de management calitate ; SMC - Sistem de management al calitatii ; PV - Proces verbal.

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% > din :7

4. SCHEMA PROCESULUI DE CONTROLUL AL NREGISTRRILOR

Necesitatea de dovezi obiective

1. Identificarea nregistrrii Extern Intern

denumire, cod, formular, suport

2. Completarea nregistrrii Eventual aprobri

nregistrri

3. Distribuirea documentelor inregistrate Extern Intern

4. Colectarea i ndosarierea nregistrrilor

dosare cu nregistrri

5. Pstrarea, arhivarea i depozitarea nregistrrilor

PV de predare-primire dosare cu nregistrri arhivate

6. Accesul la nregistrri

informaii

7 . Eliminarea nregistrrilor

PV de eliminare

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% = din :7

5. DESCRIEREA ACTIVITII 5.1. Identificarea nregistrrilor SMC nregistrrile inute sub control prin prezenta procedur se prezint n Listele centralizatoare ale nregistrrilor SMC aflata la RSMC, conform model formular F-PS-02-01 din Anexa 1 la prezenta procedur. nregistrrile introduse de fiele de proces i procedurile sistemului sunt realizate pe formulare tipizate si registre codificate conform PS-01. nregistrrile de origine extern se preiau cu identificatorii acestora. 5.2. Completarea nregistrrilor nregistrrile se completeaz de ctre persoanele (funciile) abilitate prin fia postului s fac aceste operaiuni. nregistrrile se completeaz n timpul sau imediat dup desfurarea activitii n legatur cu care se fac nregistrri. Documentele vor fi nregistrate numai dac conin titulatura corect a emitentului i sunt asumate prin semntur. Coninutul nregistrrii trebuie s fie lizibil i clar fr ambiguiti. NU se admit tersturi sau acoperiri de date n nregistrri. nregistrrile sunt semnate de ctre funciile desemnate prin proceduri, reglementri, decizii (pentru elaborat, verificat, avizat, aprobat, etc). nregistrrile pot fi modificate prin bararea textului modificat i scris deasupra textul corect, datarea, nume, prenume i semntura celui care a efectuat modificarea. 5.3. Distribuirea documentelor interne Se face direct persoanelor crora le sunt adresate pe baz de semntur. Documentele adresate universitii, se nregistreaz i se predau cu semntur persoanelor crora le-au fost repartizate. 5.4. Colectarea i ndosarierea nregistrrilor nregistrrile interne sunt colectate de regul de persoanele care le completeaz n dosare pe tipuri de nregistrri sau pe lucrare/produs/serviciu dup cum se solicit prin procedur. nregistrrile externe sunt colectate de persoanele responsabile de primirea i pstrarea acestora i/sau care rspund de executarea activitii la care se refer nregistrrile respective. 5.5. Pstrarea, arhivarea i depozitarea nregistrrilor nregistrrile se pstreaz de catre elaboratori sau de ctre funciile responsabile pe o perioad cum se specific n Lista centralizatoare a nregistrrilor, dup care se predau la arhiv . Pstrarea se face n condiii de confidenialitate i securitate fizic, n dulapuri nchise, departe de surse de foc i conducte de ap. Elaboratorii care nu predau nregistrrile la arhiv le pot pstra n continuare conform perioadei specificate n Lista centralizatoare a nregistrrilor. nregistrrile se pot pstra i pe suport magnetic. Arhivarea i depozitarea se face la Arhiva USAMV care asigur condiiile de mediu adecvate depozitrii nregistrrilor.

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% A din :7

5.6. Accesul la nregistrri nregistrrile sunt disponibile conducerii USAMV, iar celorlalte functii din cadrul societatii cu acordul elaboratorilor. Elaboratorii au acces prin parol la nregistrrile pstrate pe suport magnetic. Clienii sau reprezentanii lor i alte persoane sau autoriti ndreptite pot avea acces la nregistrrile privind produsele i serviciile furnizate pe toat perioada pstrrii nregistrrilor respective, cu aprobarea DGA. 5.7. Eliminarea nregistrrilor La expirarea perioadei de pstrare pentru nregistrrile pstrate numai la elaboratori, perioade consemnate n Lista centralizatoare a tuturor nregistrrilor, conform model formular din Anexa 1 la prezenta procedur, nregistrrile se elimin prin grija elaboratorului prin rupere/tocare. La expirarea perioadei de arhivare pentru nregistrrile arhivate eliminarea se face pe baza unui PV de eliminare a documentelor, conform model formular F-PS-02-03 din Anexa 3 la prezenta procedur la o societate de valorificare a deeurilor. 6. RESPONSABILITI 6.1. Director General Administrativ Aprob accesul persoanelor strine la nregistrri. 6.2. RM Aprob Lista centralizatoare a nregistrrilor SMC. 6.3. RSMC ntocmeste Lista centralizatoare a nregistrrilor SMC. 6.4. Persoanele care ntocmesc nregistrrile (elaboratorii) Completeaz formulare/registre cu nregistrri; ndosariaz nregistrrile n dosarele stabilite. 6.5. Persoanele care gestioneaz nregistrrile Pstreaz dosarele cu nregistrri i permit accesul clienilor sau altor persoane strine, cu aprobarea DGA la acestea; Predau/elimin nregistrrile la expirarea perioadei de pstrare. 6.6. Arhivar Primete dosare cu nregistrri de la funciile/entitile gestionare n baza unui PV de predareprimire; Completeaz Registrul de eviden a PV de predare-primire a documentelor, conform model registru R-PS-02-01; Pstreaz dosare cu nregistrri conform Nomenclatorului arhivistic ntocmit pe categorii de documente i permite accesul clienilor sau altor persoane cu aprobarea DGA;

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% ? din :7

Elimin nregistrrile la expirarea perioadei de arhivare, n baza unui PV de eliminare a documentelor conform model formular F-PS-02-03, semnat de o "Comisie de selecionare a documentelor" format din preedinte, secretar (arhivar) i membri.

7. NREGISTRRI
Nr. crt. 1. nregistrarea Opis dosar cu nregistrri Suportul Hrtie Completeaz Elaboratorul sau funcia responsabil RSMC Elaborator inregistrare + Arhivar Arhivar Arhivar Loc de depozitare Elaboratorul Durata
Permanent

2. 3.

Lista centralizatoare a nregistrrilor SMC Proces verbal de predareprimire a documentelor Proces verbal de eliminare a documentelor Registrul de eviden a PV predare-primire

Formular F-PS-02-01 Formular F-PS-02-02 Formular F-PS-02-03 Registru R-PS-02-01

RSMC Elaborator inregistrare + Arhiv Arhiv Arhiv

2 ani 5 ani

4. 5.

5 ani
Permanent

8. ANEXE 8.1. Anexa 1: Formular F-PS-02-01 Lista centralizatoare a nregistrrilor SMC. 8.2. Anexa 2: Formular F-PS-02-02 Proces verbal de predare-primire a documentelor. 8.3. Anexa 3: Formular F-PS-02-03 Proces verbal de eliminare a documentelor. 8.4. Anexa 4: Registru R-PS-02-01 Registru de eviden PV de predare-primire.

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% C din :7

ANEXA 1 Model Formular F-PS-02-01

LISTA CENTRALIZATOARE A NREGISTRRILOR SMC valabil de la data de.................... A. NREGISTRRI INTERNE

Nr. crt. CONINUTUL NREGISTRRII ( denumire ) SUPORT (cod formular) DURATA DE PSTRARE ELABOREAZ LA ELABORATOR LA ARHIV

B. NREGISTRRI EXTERNE
Nr. crt. CONINUTUL NREGISTRRII ( denumire ) SUPORT (cod formular) ELABORAT DURATA DE PSTRARE LA UTILIZATOR LA ARHIV

Aprobat, RMC Ec.VIOREL PORUTIU _______________

ntocmit, RSMC Conf. Dr. Pop Ioana Delia _________________

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% B din :7

ANEXA 2 F-PS-02-02 PROCES VERBAL Nr. ...... de predare-primire a documentelor

Astzi, ....................................... subsemnaii ................................................................. .................................................................................................... delegai ai compartimentului ...................................................................... i ........................................................................ arhivarul instituiei .............................................................. am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada .......................................... de ctre serviciul menionat, n cantitate de .................................. dosare.

Predarea - primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ....................... pagini dactilografiate, conform dispoziiilor legale.

Am predat,

Am primit,

______________

_____________

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% :6 din :7

ANEXA 3 F-PS-02-03

PROCES VERBAL Nr. ...... de eliminare a documentelor

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ....... din ................, selecionnd n edinele din .................... documentele din anii * ............................................ avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.

Preedinte, ............................... (numele i prenumele)

Membri, ................................ ................................ .................................

Secretar, ................................ (numele i prenumele)

Semntura ................................

................................. (numele, prenumele i semntura)

Semntura ................................

MI(ISTER)L E.)CA4IEI; CERCETRII; TI(ERET)L)I <I S&ORT)L)I UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA
Calea Mana,t'" 9+=; >669?7; Cl'@+(apo$a Tel5 67A>+=BA%9C> int% 9=7; Fa1567A>+=B9%?B7 DDD%'sam0$l'@%"o

&ROCE.)RA SISTEM)L)I I(TE3RAT &E(TR) MA(A3EME(T)L CALIT4II &ROCE.)R .E SISTEM CO(TROL)L 8(RE3ISTRRILOR

CO.5 &S+67 E.I4IE5 7 REVIZIE5 7 .ata5 79%6:%76:9 &A3% :: din :7

ANEXA 4 R-PS-02-01 Registru de eviden PV de predare-primire

Nr. crt.

Data predrii

Compartiment care pred la arhiv

Nr. PV de predareprimire

Reprezentant compartiment (nume, prenume i semntur)

Arhivar (nume, prenume i semntur)

Data limit de pstrare