Sunteți pe pagina 1din 16

Centre teritoriale de consiliere biblioteconomic

Modul I comunicare cu administraia local Imagine a bibliotecii n comunitate

Oradea 2008

Biblioteca Judeean Gheorghe incai

Biroul metodic

Comunicarea cu autoritatile locale

Relaiile de serviciu impun bibliotecarului o comunicare frecvent cu autoritaile locale, cu ordonatorii de credite, cu coala, cu alte instituii cu care biblioteca stabileste relaii de colaborare ntr-o manier oficial. Avem dou tipuri de comunicare, cea scris i cea oral. I..Comunicarea scris, are forme distincte i standardizate i rspunde nevoilor curente al activitii de bibliotec. Vom prezenta n continuare cteva tipuri de documente care sunt deseori cerute n relaia cu ordonatorul principal de credite din administraia local. Ca i coninut o comunicare eficient presupune o formulare clar i la obiect, bine argumentat, care s nu conin nimic n plus . Estetic, se impune o punere n pagin orect i ordonat, cu spaiu n capul primei pagini-pentru aprobare cu margine n stnga fiecrei pagini -pentru ndosariere editat la calculator i scoas la imprimant dac este posibil Cunoasterea limbajului oficial de comunicare cu administratia publica locala. Tipuri de documente Raport de activitate Plan de buget Memoriu Referat de necesitate Nota de informare Cererea de sponsorizare Contractul de colaborare

Raportul de activitate. Ca i periodicitate se completeaz la sfrit de an, semestrial, sau trimestrial. Raportul de activitate de sfrit de an este cel mai important deoarece reprezint dovada competenei, a realizrilor profesionale, ajut la monitorizarea progreselor instituiei i justific alocarea resurselor propuse n planul de activitate pentru anul urmtor i n planul de buget al bibliotecii. Raportul trebuie s fie clar, concis i structurat logic cu date care s ateste
1.

activitatea depus. Bibliotecarul este liber s i scrie raportul ntr -o form dorit dar care s conin urmtoarele informaii.Prezentm spre exemplu un asemenea document

2.Plan de activitate i Plan de buget Strategia elaborrii unui plan de activitate are n vedere realizarea unor scopuri clar formulate, specificate n misiune si n obiective. Planul de activitate va fi nsoit de planul de buget care s susin realizarea activitilor propuse n planul de activitate. Planul de activitate trebuie s dovedeasc cunoaterea profund a comunitii deservite cu toate particularitile ei. - diferentierea strategiei n functie de faza de via a bibliotecii (demarare, cretere,
maturitate, declin); / discuie/ - asigurarea continuitii elaborrii i aplicrii strategiilor i politicilor; - seriozitate n abordarea sistematic a planului propus; - flexibilitatea strategiei; - identificarea i luarea n considerare a prognozelor privind mediul n care opereaz organizatia; / discuie/

Planul de activitate trebuie s cuprind n esen urmtoarele componente: I.Misiunea bibliotecii rspunde la ntrebarea-care este scopul existenei instituiei II. Obiectivele bibliotecii - de dou categorii: cuantificabile si necuantificabile. Obiectivele cuantificabile, sunt de fapt indicii care msoar activitatea de bibliotec: indicele de frecvent; numrul cititorilor nscrisi indicele de circulaie a coleciilor. indicele de nzestrare cu carte a populaiei; indicele de cretere a coleciilor coeficientului de atragere la lectur din totalul populaiei
concordan

Estimarea indicilor pentru anul urmtor trebuie s fie realist, i realizabil i n cu indicii realizai n anul precedent.

Cele mai multe obiective din bibliotec se nscriu n cea de-a doua categorie, obiectivele necuantificabile sau greu cuantificabile. Din aceast categorie fac parte n special acele obiective legate de satisfactia cititorilor. Un prim deziderat obligatoriu de cuprins este informatizare . Un al doilea este meninerea serviciilor bibliotecii publice n pas cu explozia informaional. III.Expunerea de motive foarte important. IV.Dimensionarea resurselor V.Fixarea termenlor Planul de buget pe care l supunem aprobrii ordonatorului de credite

vizeaz perioada viitoare din viaa bibliotecii (un an)

bibliotecarul trebuie s cunoasc bine legea pentru a ti care sunt indicii minimali impui la care poate face referire. Ex.creterea coleciilor, min.25 documente la 1000 de locuitoriart.40 al 12 Comandarea de imprimate necesare,costuri de perfectionere art 50.

exemplu

Problema resurselor este una dintre cele mai grave pentru biblioteci. Desigur planul de buget propus poate nu va fi aprobat n forma n care l predm, dar o prezentare sistematic n aceat succesiune logic ( Raport pe an precedent, Plan de activitate pe an urmtor, propunere de Plan de buget)are mai multe anse de a fi aprobat.Arat seriozitatea i responsabilitatea angajatului, ( de fapt manager de bibliotec) care le ntocmete.

Alte tipuri de documente pe care biblotecarul trebuie s la ntocmeasc ocazional n funcie de situaia aprut:

CONTRACT DE SPONSORIZARE Nr. ncheiat astzi

I. PRILE CONTRACTANTE 1.1. S.C. ., persoana juridic romn, cu sediul social n str....nr. ., nregistrat la Oficiul Registrului Comerului sub nr. , cod fiscal nr. , avnd contul nr. , deschis la ., cu funcia de , n calitate de sponsor, pe de o parte i 1.2. Instituia nume adres, cod bancar, ________________, reprezentat prin .. funcia n calitate de beneficiar, pe de alt parte, au convenit s ncheie prezentul contract de sponsorizare, cu respectarea urmtoarelor clauze:

II. OBIECTUL CONTRACTULUI 2.1. Sponsorul se angajeaz n mod irevocabil s susin activitatea cultural prestat de beneficiar. 2.2. n scopul prevzut la pct. 2.1., RESPECTND LEGEA SPONSORIZRII I CONFORM NOILOR PREVEDERI DIN CODUL FISCAL ACTUALIZAT,

EXTRAS DIN LEGEA nr. 571 din 22 decembrie 2003 actualizat, privind Codul fiscal Art. 21 (4) litera p: urmtoarele cheltuieli nu sunt deductibile: - cheltuielile de sponsorizare i / sau mecenat, potrivit legii. Contribuabilii care efectueaz sponsorizri i / sau acte de mecenat, potrivit prevederilor legii privind sponsorizarea i ale legii bibliotecilor, scad din impozitul pe profit datorat sumele aferente, dac sunt ndeplinite cumulativ urmtoarele condiii: 1. sunt n limita a 3 la mie din cifra de afaceri; 2. nu depesc mai mult de 20% din impozitul pe profit datorat. sponsorul pune la dispoziia beneficiarului:

a) Suma de (cifre i litere) lei / RON b) Bunurile / serviciile / facilitile n suma de lei, dup cum urmeaz: c) Punctele a) i b) POT FI NDEPLINITE CUMULATIV 2.3. Bunurile / serviciile / facilitile care fac obiectul sponsorizrii se vor pune la dispoziia beneficiarului, pe baz de proces-verbal, astfel: integral pn la data de: .. n trane, dup cum urmeaz ... III. OBLIGAIILE PRILOR Sponsorul, 3.1. Va ntreprinde aciunea de sponsorizare numai sub coordonarea unui delegat al su, care: va livra bunurile materiale sau plile bancare conform pct. 2.2 la termenele menionate la pct.2.3. va solicita la livrare preluarea cu proces-verbal a tuturor materialelor publicitare, va lua act de stadiul sponsorizrii generale, la care este co-participant alturi de ali susintori, 3.2. n scopul prevzut la pct. 2.1. sponsorul va furniza beneficiarului din timp toate materialele i informaiile necesare pentru promovarea acestuia. 3.3. Sponsorul se oblig s nu urmreasc, direct sau indirect, influentarea i direcionarea activitii beneficiarului. 3.4. Sponsorul / beneficiarul este obligat s aduc la cunotin publicului sponsorizarea ntrun mod care s nu lezeze direct sau indirect activitatea sponsorizat, bunele moravuri sau ordinea i linitea public.

3.5. S nu efectueze prin aciunea sa de sponsorizare reclama comercial anterioar, concomitent sau ulterioar aciunii sponsorizate, n favoarea sa ori a altor persoane, dect cele aparintoare beneficiarului. Beneficiarul, 3.6. S preia sponsorizarea conform art. 2.2 i s o foloseasc n scopurile menionate la art. 2.1. 3.7. Beneficiarul se oblig s aduc la cunotin publicului sponsorizarea prin promovarea numelui, mrcii sau imaginii sponsorului, astfel: 3.8. Beneficiarul se angajeaz ca mijloacele publicitare s fie expuse la locurile convenite, s nu le mascheze sau s mpiedice vizionarea lor de ctre public la manifestrile / aciunile care fac obiectul sponsorizrii i s ia toate msurile necesare de evitare a unor eventuale degradri, de deteriorare, dezafectare etc. 3.9. Beneficiarul va prezenta sponsorului un raport la activitate i cte un exemplar din materialele publicitare oferite. IV. DURATA CONTRACTULUI 4.1. Sponsorizarea va fi pus la dispoziia beneficiarului de la data de . pn la data de . V. NCETAREA CONTRACTULUI 5.1. Prezentul contract nceteaz de plin drept, fr a mai fi necesar intervenia unui tribunal arbitral sau a instanei judectoreti, n cazul n care una dintre pri: nu i execut una dintre obligaiile eseniale enumerate n prezentul contract; este declarat n stare de incapacitate de pli sau a fost declanat procedura de lichidare (faliment) nainte de nceperea executrii prezentului contract; cesioneaz drepturile i obligaiile sale prevzute de prezentul contract fr acordul celeilalte pri; i ncalc vreuna dintre obligaiile sale, dup ce a fost avertizat, printr-o notificare scris, de ctre cealalt parte, c o nou nerespectare a acestora va duce la rezoluiunea / rezilierea prezentului contract. Sau cu acordul ambelor pri, dup o solicitare scris anticipat cu 30 zile. 5.2. Prevederile prezentului articol, nu nltur rspunderea prii n mod culpabil a cauzat ncetarea contractului. VI. FORA MAJOR 6.1. Nici una dintre prile contractante nu rspunde de neexecutarea la termen sau / i de executarea n mod necorespunztor - total sau parial - a oricrei obligaii care i revine n baza prezentului contract, dac neexecutarea sau executarea necorespunztoare a obligaiei respective a fost cauzat de fora major, aa cum este definit de lege. 6.2. Partea care invoc fora major este obligat s notifice celeilalte pri, n termen de 30 zile, producerea evenimentului i s ia toate msurile posibile n vederea limitrii consecinelor lui.

VII. NOTIFICRI 7.1. n accepiunea prilor contractante, orice notificare adresat de una dintre acestea celeilalte este valabil ndeplinit dac va fi transmis la adresa / sediul prevzut n partea introductiv a prezentului contract. 7.2. n cazul n care notificarea se face pe cale potal, ea va fi transmis, prin scrisoare recomandat, cu confirmare de primire (A.R.) i se consider primit la destinatar la data menionat de oficiul potal primitor pe aceast confirmare. 7.3. Dac confirmarea se trimite prin telex sau telefax, ea se consider primit n prima zi lucrtoare dup cea n care a fost expediat. 7.4. Notificrile verbale nu se iau n considerare de nici una dintre pri, dac nu sunt confirmate, prin intermediul uneia dintre modalitile prevzute la alineatele precedente. VIII. LITIGII 8.1. Prile au convenit ca toate nenelegerile privind validitatea prezentului contract sau rezultate prin interpretarea, executarea sau ncetarea acestuia s fie rezolvate pe cale amiabil de reprezentantul lor. 8.2. n cazul n care nu este posibil rezolvarea litigiilor pe cale amiabil, prile se vor adresa instanelor judectoreti competente. IX. CLAUZE FINALE 9.1. Modificarea prezentului contract se face numai prin act adiional ntre prile contractante. 9.2. Prezentul contract, mpreun cu anexele sale care fac parte integrant din cuprinsul su, reprezint voina prilor i nltur orice alt nelegere verbal dintre acestea, anterioar sau ulterioar ncheierii lui 9.3. n cazul n care prile i ncalc obligaiile lor, neexercitarea de partea care sufer vreun prejudiciu a dreptului de a cere executarea ntocmai sau prin echivalent bnesc a obligaiei respective nu nseamn c ea a renunat la acest drept al su. 9.3. Prezentul contract a fost ncheiat ntr-un numr de 2 (dou) exemplare din care cte unul pentru ambele pri, astzi . data semnrii lui.

SPONSOR,

BENEFICIAR,

Biblioteca Comunala_____________ ______________________________

CONTRACT CIVIL DE COLABORARE 10

Nr.________din____________

Biblioteca__________ cu sediul n __________ n calitate de beneficiar ncheie prezentul contract la data de__________________ cu COLABORATOR _____________________________ domiciliat n _______________ , str.______________________, nr. _______, care urmeaz s ___________________________________________________ __________________________. DURATA CONTRACTULUI este determinat pe parcursul desfurrii_______________________________________________________ ________________, de la ____________ pn la ___________. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI sunt: 1. de a remunera pe colaborator pentru ___________________ ____________, cu suma brut de _________________ lei. 2. s rein i s vireze impozitul prevzut de lege. OBLIGAIILE COLABORATORULUI sunt; 1. s efectueze la timp i toate activitile ncredinate de beneficiar. 2. s respecte confidenialitatea lucrrilor i regulile de disciplin impuse de beneficiar. NCETAREA CONTRACTULUI survine prin acordul prilor la data de __________ stabilit dup ndeplinirea obligaiilor asumate prin prezentul. RSPUNDEREA PRILOR Nendeplinirea sau ndeplinirea necorespunztoare a a obligaiilor asumate prin prezentul atrage rspunderea prii n culp, n afar de cazurile de exonerare prevzute de lege. Drept pentru care am ncheiatul prezentul contract n dou exemplare, cte unul pentru fiecare parte.

BENEFICIAR,

COLABORATOR

Bibliotecarul trebuie s fie atent la viaa i activitatea minicolectivitilor care i au sediul n aceiai comun.Un prim pas este de a fi prezent i de a face 11

cunoscut oferta i uneori existena bibliotecii n cadrul activitilor instituiilor locale. La cine ne gndim? La coal, n primul rnd. La instituiile sociale, Cmine de btrni, Organizaii non guvernamentale care activeaz n zon . La cminul cultural, acolo unde acesta are acivitate. La activitile primriei- prezena n consiliul de administraie atunci cnd se aprob bugetul. Prezena la manifestrile de aniversare sau comenorare local. Efectele n timp vor fi acelea de schimbare a imaginii bibliotecarului n cmunitate. Gndirea stereotip de genul- biblioteca e inutil, comunitatea nu mai citete se va transforma n - biblioteca e sufletul comunitii noastre. Condiiile necesare: disponibilitate la efortul de a fi prezent n viaa administrativ , cultural i social a comunei. : optimism , atitudine proactiv n a depi dificultile de zi cu zi. :mprtirea experienelor pozitive cu toi colegii n toat reeaua noastr judeean.

Bibliografie de recomandare Bubu,Gheorghe.Biblioteca azi.Informare i comunicare.-Trgovite: Editura Bibliot heca, 2004.-191p.

12

Bubu,Gheorghe.Vademecum legislativ pentru biblioteci.-Trgovite: Editura Bibliotheca, 2004.-212p. Cheile succesului: Indicatori de performan pentru biblitecile publice.Bucureti: Asociaia Bibliotecarilor din Bibliotecile Publice din Romnia,1998.Goleman Daniel.Inteligena emoional.-Bucureti: Cartea veche, 2005.-432 p. Harrison, John.Curs de secretariat.- Bucureti:Editura ALLBECK,2000.P.114-130 Hill, Napoleon. Succesul i atitudinea.-Bucureti:Cartea veche, 2002.-300p Larson Charles.Persuasiunea.Receptare i responsabilitate.-Iai: Polirom, 2003.P.18-40,133-164,333-356 Manual de psihologia comunitii.-Iai:Polirom, 2003.-P.25-39,233-238 Dr. Petrescu, Victor.Introducere n managementul de bibliotec.-Trgovite: Editura Bibliotheca, 2003.-P.27-49. Managementul culturii-universul rural-.- Bucureti: Editura Expert,2000.- 239p. Pnioar ,Georgeta.Motivarea eficient.Ghid practic.- IaiPolirom,2005.-295 p.

Antet Memoriu Domnului( calitatea, numele)


De o perioad de timp biblioteca noastr se confrunt cu o situaie care prejudiciaz bunul mers al activitii n instituie i afecteaz serviciile oferite cititorilor ( datele problemei- ce se ntmpl , de ct vreme,, din ce motive, cu ce efect) O ncheiere politicoas: tiind c suntei preocupat de soarta instituiei publice pe care o reprezint, v solicit s luai o decizie care s remedieze situaia descris mai sus. Cu ncredere n competena i autoritatea dumneavoastr.

13

Data

Semntura

Antet

Raport Privind activitatea bibliotecii__________________

In intervalul de timp _____________________n biblioteca___________________ Bibliotecar responsabil____________________ au avut loc urmtoarele activiti:

S-au nscris un numr de ___________ noi utilizatori Biblioteca a fost frecventat de _________cititori. A fost comunicate_________ volume S-au realizat achiziii de carte n valoare de, reprezentnd, ____________volume, n valoare de _______RON S-au preluat i prelucrat noile achiziii,din punct de vedere gestionar si biblioteconomic i s -a realizat un material de informare pentru cititori cu titlurile nou intrate. n perioada ______ s-au reorganizat refturile___________. n perioada s-a finalizat studiul fcut pentru identificarea nevoilor de lectur si informre ale populatiei din ________. Am participat la concursul de proiecte.... S-a amenajat un spaiu pentru consultarea lucrrilor din fondul___________) de referin, fondul local) n bibliotec S-au folosit mijloacele electronice de informare, Internetul,pentru a acoperi nevoilede informare a ______ locuitori ai comunei. S-au organizat urmtoarele activiti de animaie cultural _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Altele..

Data

Semntura

Antet 14

Referat Ctre( instituia, autoritatea, calitatea i numele celui care o reprezint). Ca urmare a intemperiilor din acest iarn, cldirea bibliotecii _______________ a suferit deteriorri. Infiltraiile de ap au distrus plafonul i acoperiul necesit reparaii urgente. Nu mai exist condiii de conservare a coleciilor i de deservire a publicului dup normele cerute de o bibliotec public. n aceast situaie v rugm s dispunei expertizarea cldirii i finanarea urgent a reparaiilor necesare, n interesul cetenilor care folosesc aceast bibliotec. Cu mulumiri. Data Semntura

Antet Ctre ( instituia, societatea comercial) Domnule( calitatea, numele) Cunoscndu-v prestigiul i puterea economic, ne adresm dumneavoastr cu ncrederea c vom gsi spijin. Utilizatorii bibliotecii _________________ din ________________________ Au deseori nevoie s consulte (materiale informative 1 ) dicionarele_______________ . Situaia bugetului nostru nu ne permite achiziionarea acestor instrumente de informare deoarece nu deispunem de suma ______________ necesar.Convini de generozitatea dumneavoastr fa de cetenii cu mai mult succes , v rugm s ne ajutai , achiziionnd cu titlu de donaie ( sau donnd suma necesar ) lucrrile menionate. Ne angajm s inscripionm pe pagina de gard caracterul de donaie , subliniind numele donatorului i s mediatizm prin toate mijloacele necesare acest donaie.

15

Cu mulumiri anticipate Semntura

Data

16