Curs 11 Corespondena administrativ

CORESPONDENA ADMINISTRATIV (2) Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris i nu necesit n mod obli atoriu rspuns sau aprobare. Cerina ma!or, pentru a se asi ura eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr"o form clar, cu coninut edificator, bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convin toare, ar umentate. #aportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui or an de control cu privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri, prezentarea situaiei activitii ntr"un compartiment de munc. #apoartele se fac din oficiu sau ca urmare a unei dispoziii date de or anul cruia i se prezint, ori n temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative.

Elementele obligatorii ale raportului i referatului sunt: $ titlu ,,#aport privind desfurarea activitii de recepie calitativ%...& ,,#eferat de necesitate&' $ numrul i data' $ numele, prenumele i funcia celui care ntocmete referatul. (n cazul raportului se specific i actul normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l"a semnat' constatrile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, n alineate separate i numerotate; propunerile' formula de ncheiere )n cazul raportului ,,pezentul raport a fost ncheiat n %%%**+' semnturile precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au efectuat controlul. Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei instituii, ntr"o anumit etap. ,area de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de salariai sau de acionari n cadrul -dunrii enerale, n edinele de analiz a 1

Curs 11 Corespondena administrativ muncii, care pot avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate i a informaiilor or anelor de conducere. .rezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic, confrunt/ndu"se sarcinile prevzute n planul de activitate cu datele concrete ale realizrilor obinute. Se analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora, precum i reutile nt/mpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa urmtoare. (n -dunarea eneral, dup citirea drii de seam, se fac completri. ,e asemenea, se discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotr/ri. ,area de seam se ntocmete dup un plan i cuprinde0 $ titlul ,,,are de seam& i se specific a cui activitate se prezint+' $ perioada pentru care se prezint darea de seam' $ introducerea )se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar activitatea+' $ obictivele desprinse din planul de activitate' $ analiza activitii pe perioada dat' $ realizrile' $ lipsurile i cauzele lor' $ reutile nt/mpinate' $ concluziile i propunerile. ,area de seam poate fi0 intern )cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit perioad+ i extern (cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate+' de asemenea, poate fi0 statistic i contabil. Petiiile sunt sepecifice exclusiv corespondeei externe. #eprezint cererile petenilor )persoane fizice sau !uridice+ adresate administraiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. - nu se face confuzie ntre petiie i pl/n etre. (n timp ce petiia reprezint o cerere adresat administraiei, pl/n erea reprezint prezentarea unei situaii de fapt care lezeaz interesele unei persoane. .etiia nu are o form standard, ns obli atorii0 cui se adreseaz' numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului' problema concret adus n faa administraiei' motivaia solicitrii' 1 trebuie s cuprind anumite elemente

Curs 11 Corespondena administrativ semntura i data.

(n 2e ea -dministraiei .ublice, se prevede obli aia administraiei de a rspunde n termen de 34 de zile la petiii, indiferent dac rspunsul este ne ativ sau afirmativ. Rspunsul la petiii nu trebuie confundat cu soluionarea unei petiii prin emiterea unui act administrativ. #spunsul la petiie poate nsemna orice adres n atenia petentului care explic refuzul sau acceptul rezolvrii situaiei sale sau precizeaz stadiul soluionrii. ,e exemplu, iat un posibil rspuns din partea .rimriei la o cerere pentru obinerea unei locuine0 ,, cererea dumneavoastr nr. % %.din data de%%, adresat .rimriei a fost luat n eviden i va fi soluionat n msura spaiilor disponibile& sau ,,cererea dumneavoastr nr. din data%%%, adresat .rimriei a fost analizat n conformitate cu actele normative i v comunicm c nu v ncadrai n cate oria beneficiarilor de locuine din fondul locativ de stat&. #spunsul la petiie trebuie s poarte numr de nre istrare i dat, s fac referire la numrul i data nre istrrii petiiei, s precizeze concret poziia autoritii administrative, s fie semnat i tampilat. Adrese de redirecionare Se practic ntre autoriti administrative diferite. .rin adresa de redirecionare o autoritate administrativ i declin competena n privina unor petiii sau adrese reit adresate n favoarea altei autoriti, spre ,,competent soluionare&. -dresele de redirecionare trebuie s cuprind urmtoarele0 antetul instituiei ce remite petiia' autoritatea creia i este redirecionat petiia' numele i adresa petentului' problema ridicat' numrul i data cu care a fost nre istrat petiia' numrul de pa ini i, dac este cazul, anexe' semntura i atampila instituiei.

Informri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou sau mai multe instituii i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri sau monitorizarea etapelor acelor acorduri. ,e exemplu, informrile reciproce ntre Camerele de comer sau cele ntre ministere de competen eneral i ministere de competen specific, cum ar fi0 3

Curs 11 Corespondena administrativ ministerele cu 5inisterul 6inanelor n le tur cu execuia bu etului sau alte

aspecte privind re lementarea re imului fondurilor publice' " 5inisterul 2ucrrilor .ublice cu alte autoriti publice privind construciile i posibilitatea unor modificri, consolidri ori expertizri. (n acest caz informrile reciproce reprezint alt coresponden dec/t cea de avizare. Repartiiile au un re im special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane care are obli aia de a le folosi numai pentru scopul n care i"au fost nm/nate, n perioada de timp prevzut, dup aceea ele pierz/ndu"i valabilitatea. ,e menionat c acest tip de coresponden este denumit eneric repartiie fiecare act de acest fel av/nd o denumire proprie i specific domeniului de utilizare. 7at c/teva dintre domeniile i cate oriile de repartiii care sunt mai des nt/lnite0 1 (n domeniul contractelor de locaiune imobiliar0 repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul locativ de stat' repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor 2e ii 81 91::1 privind protecia revoluionarilor' repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor 2e ii privind protecia micilor meseriai' (n domeniul dreptului provizoriu de uz al spaiului aerian i al frecvenelor radio i tv.0 repartiii provizorii p/n la emiterea licenei, conform 2e ii -udiovizualului' staii emisie"recepie cu mai multe posturi )companii de taximetre, companii de intervenie, paz, protecie etc+' repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaz pe teritoriul naional al #om/niei. !itaiile se transmit numai ntre instituii diferite. ;le au un caracter similar convocrilor care sunt specifice corespondeei interne. ;xemple de citaii, altele dec/t cele !udectoreti0 cele ale Camerelor de comer i industrie pentru arbitra!e' cele ale autoritilor portuare pentru comunicarea de decizii cpitanilor navelor acostate'
1

<ictor, -listar' 7on, .opescu"Slniceanu. "p# cit., p. 13=

Curs 11 Corespondena administrativ cele ale or anelor de poliie pentru soluionarea unor anchete )a nu se confunda cu citaiile emise de .archet sau citaiile instanelor n cauze penale+. $a%etele& se prezint sub forma comunicrilor ntre compartimentele aceleai autoriti ca proceduri prealabile adoptrii deciziei administrative. ;xist dou cate orii, i anume0 1. -dresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului i transmise decidentului )de exemplu0 comunicrile de spaii libere cu destinaie locativ sau cu alte destinaii transmise de direciile, re iile sau societile de administrare Consiliilor locale sau primriilor pentru emiterea de repartiii+. 1. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre societi cu aceleai atribuii care iau parte la o nele ere. -stfel, amintim de navetele sau comunicrile din diferite domenii0 transporturi transmiterea ntre re ionalele de cale ferat, companiile aeriene etc. a dia ramelor cu locurile disponibile pentru rezervarea i v/nzarea de bilete' acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce d avizul de tranzitare la autoritatea de rani, care controleaz accesul' transmiterea situaiilor privind debitorii de la diverse autoriti administrative la administraiile financiare ori direciile de taxe i impozite locale pentru executri. >avetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevzut n ele. Acte de dispoziie i decizie -ctivitatea de baz a fiecrei or anizaii, activitate care deriv din le ea lor or anic, este adus la ndeplinire de or anele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii i care au un caracter obli atoriu. "rdinul este un act specific ministrului i are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordoneaz. ;ste un act de dispoziie, la fel ca i decizia. (n unele uniti economice )n funcie de dependena lor+ ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.
1

7bidem., p. 133.

Curs 11 Corespondena administrativ (n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obin/nd astfel un nou tip de document ordinul circular. Deci'ia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unei instituii pentru0 imputarea unor lipsuri, schimbarea din funcie a unor persoane care s"au dovedit necorespunztoare, sancionarea unor salariai , numiri n funcie etc. Dispo'iia poate fi dat de orice persoan cu funcie. Caracteristici de redactare. -ceste tipuri de acte au o structur similar i cuprind0 denumirea unitii emitente' titlul, numrul i data actului' preambulul )meniuni prealabile+0 prevederea le al care d dreptul or anului respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care !ustific emiterea, prin formulele0 ,, av/nd n vedere%&, ,,pe baza %&, ,,n temeiul%&' formula de dispoziie0 ,,emite urmtorul ordin )decizie, dispoziie+&, precedat de artarea calitii emitentului' coninutul, rupat pe puncte numerotate' ncheierea )numerotat n continuare+, cuprinz/nd or anul sau or anele )direcii, servicii etc+ care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz' semntura emitentului )precedat de indicarea funciei+. -stfel de acte pot exprim voina mai multor or ane, deci, pot fi emise n comun de acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre ele. Instruciunile sunt, n eneral, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ )le i, ordine etc+. ;le au acelai caracter normativ ca i re lementrile pe care le nsoesc. Sistematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, para rafe etc. !irculara este documentul prin care un or an ierarhic superior, transmite unitilor din subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. ? caracteristic de dactilo rafiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa destinatarului complet/ndu"se pe fiecare exemplar separat. Copiile, av/nd valoarea ori inalului, se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii. Scrisorile de acest tip au un titlu )ca i actele+ i un numr propriu de ordine )ex.0 ,,7nstruciunea nr%&, ,,Circulara nr%?rdinul nr. , ,ecizia nr%.&+. 7nstruciunile i circularele nu suport rspuns. 2a destinatar ele primesc rezoluia ,, n eviden&, pentru a fi avute permanent n vedere. ;le au o sin ur semntur a conductorului. @

Curs 11 Corespondena administrativ

Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau !uridice, n scopul atestrii unor caliti sau a recunoaterii unor drepturi. Ade%erina este documentul emis de o instituie la cererea unei persoane fizice prin care se atest un drept, un fapt, o situaie. -deverina se elibereaz pe baza unor acte, documente, re istre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. ,e ex., adeverina eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest existena sau inexistena unui debit' adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de nvm/nt pe baza documentelor colare' adeverina eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe baza deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc. ;lementele adeverinei sunt0 antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin&, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului ),,prezenta a fost eliberat pentru a"i servi la%&+, semntura )semnturile+, tampila unitii emitente. (n ultimul timp se folosesc formulare tipizate. !ertificatul este un document eliberat de un or an de stat specializat, prin care se atest drepturi sau fapte deosebite0 certificat de cstorie, de studii, de deces etc. Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific pentru faptele care se atest i care sunt extrase, n eneral, din re istre. Delegaia este actul care atest dele area de autoritate, n mod expres, a unei anumite persoane pentru o anumit problem sau rup de probleme, pe o perioad de timp determinat. .e baza dele rii de autoritate sub forma dele aiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, pentru problemele menionate n dele aie. ;ste un act de lar circulaie, specialitii din uniti fiind dele ai pentru a participa la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, controale, verificri etc. .ersonalul ?ficiului !uridic este dele at pentru a reprezenta interesele unitii n !ustiie. (n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial )antet, nr., dat, semntura, tampil+, ca elemente obli atorii, specifice dele aiei apar0 titlul ,,dele aie&, obiectul dele aiei, actul de identitate al dele atului )A.7. sau C.7 cu nr., seria i emitentul+, perioada de valabilitate a dele aiei.

Curs 11 Corespondena administrativ !(itana este un nscris prin care se certific predarea"primirea unei sume de bani. ;a cuprinde ca elemente obli atorii0 titlul ,,chitan&, data, numele i adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani )n cifre i litere+, semntura celui care a predat i a celui care a primit. Chitana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor or ane de stat )chitana de plat a impozitelor, a abonamentelor #C< etc.+