El Proceso de Control

Presentada por: Ney Cerna

Fase del proceso administrativo o funcin gerencial que consiste en vigilar las actividades para asegurar que estas se desarrollen conforme se planearon, previniendo y corregiendo cualquier desviacin evidente.

Fases del proceso de control

Establecimiento de Normas y Estndares Medicin de los resultados

Correccin

Retroalimentacin

Establecimiento de Normas y Estndares

Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados:

Para que sirven los estndares

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, tambin, para seleccionar alternativas de operacin financiera futuras. 2. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas mercadolgicas. 3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no slo para el rea de produccin, sino para todas las reas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-mquina, horas-hombre, etc.

Para que sirven los estndares

4. Calidad del producto. Este estndar se establece para determina la primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia. 5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad. 6. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deber existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los lmites de productividad del persona de la empresa.

Tipos de Estndares

Estndares Estadsticos

Estndares fijados por apreciacin

Estndares tcnicamente elaborados

Estndares Estadsticos

LLAMADOS TAMBIN HISTRICOS, SE ELABORAN CON BASE EN EL ANLISIS DE DATOS DE EXPERIENCIAS PASADAS, YA SEA DE LA MISMA EMPRESA O DE EMPRESAS COMPETIDORAS. NO SON DEL TODO CONFIABLES, PUES EN OCASIONES LA SITUACIN PRESENTE HA VARIADO DEMASIADO EN RELACIN CON EL PASADO, POR TANTO AL ESTABLECERSE, LA INFORMACIN ESTADSTICA DEBE SER COMPLEMENTADA CON EL CRITERIO.

Estndares fijados por apreciacin

SON ESENCIALMENTE JUICIOS DE VALOR, RESULTADO DE LAS EXPERIENCIAS PASADAS DEL ADMINISTRADOR, EN REAS EN DONDE LA EJECUCIN PERSONAL ES DE GRAN IMPORTANCIA. SE REFIEREN A CIERTAS ACTIVIDADES CUYO CARCTER ES INTANGIBLE O CUALITATIVO, TALES COMO LA MORAL DE LA EMPRESA, ACTITUD DEL PERSONAL Y OTRAS, PERO CUYA IMPORTANCIA ES VITAL; SU FIJACIN, COMO YA SE DIJO, ES SUBJETIVA O AJUICIO DE LOS EJECUTIVOS.

Estndares tcnicamente elaborados

SON AQULLOS QUE SE FUNDAMENTAN EN UN ESTUDIO OBJETIVO Y CUANTITATIVO DE UNA SITUACIN DE TRABAJO ESPECFICA. SE DESARROLLAN EN RELACIN CON LA PRODUCTIVIDAD DE LA MAQUINARIA, DEL EQUIPO, Y DE LOS TRABAJADORES; SON LLAMADOS TAMBIN ESTNDARES DE PRODUCCIN Y DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS.

Otra Clasificacin

Cualitativos Cuantitativos

cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades. si son susceptibles de medirse en unidades numricas

Una clasificacin de los estndares ms usuales

Medicin de los resultados

Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluda (que se canalice por los adecuados canales de comunicacin).

Medicin de los resultados

Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones, mismas que debern reportarse inmediatamente. Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizadas, etc.

ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la Correccin retroalimentacin; es aqu en La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las en donde se encuentra la desviaciones relacin relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no ms estrecha entre planeacin y obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es la un sntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que el control. algo no se ha

Retroalimentacin

Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Implantacin de un sistema de control

Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: 1. Contar con objetivos y estndares que sean estables. 2. Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles. 3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. 4. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la eficiencia. 5. Evaluar la efectividad de los controles: - Eliminando aquellos que no sirven. - Simplificndolos. - Combinndolos para perfeccionarlos

Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: 1. Contar con objetivos y estndares que sean estables. 2. Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles. 3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. 4. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la eficiencia. 5. Evaluar la efectividad de los controles: - Eliminando aquellos que no sirven. - Simplificndolos. - Combinndolos para perfeccionarlos

Preliminar

Concurrente

Retroalimen tacin

Tipos de control

Tipos de Control
Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener

Preliminar

Tipos de Control
Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma

Concurrente

Tipos de Control
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones.El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la

Retroalimen tacin