Sunteți pe pagina 1din 258

Cuprins

1.Birotic Lector univ. dr. Ionel Enache


1. Conceptul de birotic
2. Locul sistemului birotic n cadrul firmei
3. Funciile i structura sistemului birotic
4. Comunicaiile i telecomunicaiile n cadrul birourilor
5. Ergonomia locului de munc n birou
6. Sistemul integrat de birou
7. Biroul viitorului
2.Tehnici de secretariat Lector univ. Nina Vrgolici
1. Rolul i locul secretariatului n structura unei organizaii
2. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional contemporan
3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale
4. Corespondena ca activitate a secretariatelor
1
3.FUNCIILE SECRETARIATULUI !"ERN Lector univ. drd Maria PARIZA
0. Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
I. Funcia de tratare a informaiei
II. Funcia de documentare
III. Funcia secretariatului de legtur i ,filtru n contactele conducerii
IV. Funcia de asistare direct a managerului
V. Funcia de reprezentare
#.!R$ANI%AREA &I 'RELUCRAREA AR(I)EI C!NTE'!RANE Prof. univ. dr. Adina
Berciu Drghicecu! Prof. Maria Petre
Legea Arhivelor Naionale - 1996
*.ANA$EENT &I AR+ETIN$ Prof. univ. dr. Magdalena Plati
1. Management.
2. Procesul de management
3. ntreprinderea i mediul de afaceri
4. Organizarea procesual i structural.
5. Managerul i stilul de conducere
6. Marketingul ntr-o instituie
7. Promovarea i politica de promovare
Managementul i stilul de conducere - Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu
Etica n contextul aplicrii conflictelor
,.N!IUNI $ENERALE "E "RE'T A"INISTRATI) " Lector univ. #ana I$%$
1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991
2. Definiia i trsturile administraiei publice
3. Normele de drept administrativ
4. Raporturile de drept administrativ
-.N!TIUNI $ENERALE "E "RE'T C!ERCIAL
1. Noiunea de drept comercial
2. Faptele de comer
2
3. Comercianii
4. Societile comerciale
..ELEENTE "E 'R!T!C!L
1. Rolul protocolului
2. Eticheta
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia
INTRODUCERE
n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea
informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic i
social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica - termenul fiind introdus n
limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i
de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii
administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n
cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri
de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru
decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important
ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini
individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de
activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol,
arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de
3
secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane,
elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n
prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten
managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager)
i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre
specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraie
i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care
va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i a
secretarelor (asistent manager).
BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti
1. C!NCE'TUL "E BIR!TIC/
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga
via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei
depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii
de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu
tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri
n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a
informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez
bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation.
Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic
din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii -
BIROUL - i obiectivul fundamental al acesteia - AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: "Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
4
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
0n esen1 2irotica st3dia4 ansa52636 acti7it1i6or de 8rod3cere9 de distri231ie :i de
e;86oatare a in<or5a1iei din 8ers8ecti7a 53ncii de 2iro39 fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative
i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care
ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai
important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice
faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti
de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaiilor n fiiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul
de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale.
Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n
orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de
decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi
explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la
crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional
a calculatoarelor personale (PC).
5
Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin
creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente
informatice.
Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,
echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare
(telefoane, radio, TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip
reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou
prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea,
la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan
cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau
expediate.
Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea
administrativ.
Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de
regsire a informaiei.
Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.
'rinci8ii6e 2iroticii =3> :
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul
de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o
6
organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu
documente i cu informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai
asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin
automatizare i prin integrare.
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt - n prima etap - analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite
automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i
informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat
n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.
[1] I. NFTNIL, irotica i performana managerial, Bucureti, 2000, p. 7.
[2] Ibidem, p. 10.
[3] Ibidem, p. 11.
2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CDRUL !IRMEI
2.1. Siste536 in<or5a1iona6
Dac sistemul decizional reprezint "sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional
este "sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea
obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i
de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor
informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1].
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
"ate6e :i in<or5a1ii6e reprezint componentele primare ale sistemului informaional.
Definiii ale in<or5a1iei sunt multe n literatura de specialitate.
Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c "informaia este informaie, nici materie, nici
energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a
materiei, ncercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, in<or5a1ia este 3n 5esa?9 3n se5na6 ce
re<6ect starea 3n3i siste5 sa3 a 5edi363i @n care acesta <3nc1ionea4 :i care ad3ce
rece8tor363i 3n s8or de c3noa:tere.
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind
ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul
firmei respective.
7
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.
"ata reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau
la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci
numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de c6asi<icare a in<or5a1ii6or. Iat
cteva dintre acestea:
1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;
4. dup provenien: exogene, endogene;
5. dup destinaie: interne, externe;
6. dup obligativitate: imperative, nonimperative
7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-
contabile, personal.
Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru
fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1. dup form: analogic, digital;
2. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;
3. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.
"rocese in#or$%&ion%le [2]
n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai
multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea date6or se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli
matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule,
de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de
organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma <i:iere6or de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de
firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare
pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
8
Datele organizate sub forma 2a4e6or de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai
rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.
Datele organizate sub forma <oi6or de ca6c36 e6ectronic se prelucreaz fie folosind pachete soft
specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind
funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de
tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate:
WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic
prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a
mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea te;te6or reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul
procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii
viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a
textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat
a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma
acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori
imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte
wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de
programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului
grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale
sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea doc35ente6or reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor
coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate
din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i
reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic
bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii
scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele
(WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit
organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau
pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea s3net363i mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri
telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau
la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic
i convertit n form digital, ofer "materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul
unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul
SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest
mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon,
9
magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul:
telefon, interfon etc.
e) Procesarea de i5aAini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive
pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia
vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea,
surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise
(analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i
imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor
dispozitive fizice i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,
dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru
tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a
plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important
n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare
video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de
procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.
Circ3ite :i <63;3ri in<or5a1iona6e
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre
compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.
Circ3it36 in<or5a1iona6 reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i
receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux informaional.
F63;36 in<or5a1iona6 reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar.
Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate,
cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi c6asi<icate dup mai multe criterii:
1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice;
2. dup frecven: periodice, ocazionale;
3. dup locul unde iau natere: interne, externe.
'roced3ri in<or5a1iona6e
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele
moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin 8roced3ri in<or5a1iona6e desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu
precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de
tratare.
Caracteristici6e procedurilor informaionale n prezent sunt:
10
- au un caracter detaliat;
- din ce n ce mai sofisticate;
- grad ridicat de formalizare (standardizare);
- caracter operaional.
i?6oace de tratare a in<or5a1ii6orB
1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de
facturat.
2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).
3. Automate: calculatoare.
F3nc1ii6e siste5363i in<or5a1iona6
Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:
1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea
elementelor necesare lurii deciziilor.
2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare
realizrii obiectivelor societii comerciale.
3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului
prin mbogirea cunotinelor.
De#icien&ele siste$ului in#or$%&ion%l
1. Distorsiunea - const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei
informaii.
2. Filtrajul - const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.
3. Redundana - const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor
informaii.
4. Suprancrcarea circuitelor informaionale - const n depirea capacitii de transport a
circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.
"%r%$etrii c%lit%tivi %i in#or$%&iei
Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o
percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de
condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n
timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de
nelegere a personalului implicat.
"rincipiile siste$ului in#or$%&ion%l
1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului
firmei.
11
2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.
3. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.
4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.
5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.
6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.
7. Flexibilitatea.
8. Eficacitatea i eficiena.
Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza
procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului birotic.
Tendin1e @n conce8erea :i @n <3nc1ionarea siste5e6or in<or5a1iona6eB
1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;
2. modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului;
3. utilizarea calculatoarelor n reea;
4. organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;
5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii
calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
2.2. Siste536 in<or5atic
Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre
sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.
Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de
prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1. Componenta fizic (hard) - este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru
culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor.
2. Componenta logic (soft) - cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii.
3. Baza de date - cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre
acestea.
4. Resursele umane - cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti,
ingineri de sistem).
5. Cadrul organizatoric - cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic (staii
de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).
12
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare
automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau
realizrii produciei.
[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management, Bucureti, Editura Economic, 1997, p. 241.
[2] A. PAN, B. IONESCU, V. MARE, irotic. Bucureti, Editura All, 1996, p. 7.
2.3. Siste536 2irotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate raional
n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic,
de interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de stocare i de
transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte,
documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n
cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n
activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i
operaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.

!ig. ". Locul sistemului birotic n cadrul firmei
Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast postur
sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem
informaional.
Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i
transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i
sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul
operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte
eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional,
selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din
sistemul decizional.
13
Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului
ntreprinderii cu mediul social - economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat i
private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri,
furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de
neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de
comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de
telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai
mult un rol de interfa ntre:
Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic.
Sistemul decizional i sistemul operaional.
Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. [1]
Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.
2.#. Siste536 deci4iona6
Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare a
deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic.
"eci4ia 8oate <i de<init ca o in<or5a1ie de co5and 8entr3 siste536 cond3s.
Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este subordonat
procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor. De aceea
trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru
perfecionarea continu a sistemelor informaionale i decizionale.
Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor
n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective
urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc siste536 deci4iona6 =2> .
Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate.
Astfel, tipurile de decizii pot fi c6asi<icate dup 6 criterii:
1. dup orizont: strategice, tactice, curente;
2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;
3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice;
4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;
5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;
6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.
14
n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia - la fel ca i
informaia - trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
- s fie fundamentat tiinific;
- s fie asumat;
- s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate);
- s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;
- s fie formulat corespunztor.
Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai
dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale,
multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea:
ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional.
[1] Ibidem, p. 12.
[2] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, op. cit., p. 140.
3. FUNCIILE &I STRUCTURA SISTEULUI BIR!TIC
3.1. F3nc1ii6e Aenera6e a6e siste5363i 2irotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a
activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le
ofer n vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1. Funcia de introducere a informaiei n sistem.
2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei.
3. Funcia de prelucrare.
4. Funcia de ieire.
5. Funcia de comand i de control.[1]
15
informaii
comenzi
!ig. #. Funciile sistemului birotic
F3nc1ia de introd3cere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum
sunt:
preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,
publice sau private;
preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;
introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a
convorbirilor, imaginii i sunetului.
Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz
pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi
memorat sau prelucrat de ctre sistem.
F3nc1ia de 5e5orare :i de reAsire a informaiei joac un rol important n funcionarea
unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie
criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.
Informaiile se pot pstra astfel:
n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;
n memoria extern, pentru datele care se consult periodic;
arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.
Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori
comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
F3nc1ia de 8re63crare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:
conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i
16
procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic;
transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie
de suport);
copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei);
crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu
de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul
tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern
sau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale;
actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i introducerea
informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;
tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii
care pot privi:
- fie forma - n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;
- fie coninutul - n cazul prelucrrii datelor.
informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu
ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la
un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.);
punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de
natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n
form este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse.
F3nc1ia de ie:ire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n
vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:
natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore,
secvene vizuale;
coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;
natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire;
forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;
destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.
F3nc1ia de co5and :i de contro6 a sistemului birotic deine toate atributele necesare
pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale,
alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza
de programe i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de
prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de
transmitere a rezultatelor.
1.2. Str3ct3ra siste5363i 2irotic
Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de
echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei
17
n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele
informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu
de legturi funcionale[2].
Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echi8a5ent369 8roAra5e6e
:i in<or5a1ii6e. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul
(hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint
componenta logic a acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul
mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate n figura 3.

!ig. $. Structura sistemului birotic
1. Co58onenta <i4ic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din
urmtoarele subdiviziuni:
a. Unitatea centra6 a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea
central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau
IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o
memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi
figura 4.
18

!ig. %. Structura standard a unui calculator personal

b. Unit1i6e de intrare ie:ire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu
celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii
i sunetului.
Dintre 8eri<erice6e de intrare necesare unui sistem birotic amintim:
Scanner;
Aparatul telefonic i interfa telefonic;
Aparatul telefax i interfa telefax;
Interfa de intrare telecopiator;
Interfa video;
Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;
Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;
Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.
'eri<erice6e de ie:ire ale unui sistem informatic de birou sunt:
Imprimanta;
Plotter-ul;
Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;
19
Aparatul telefax i interfaa sa specific;
Interfaa de ieire telecopiator;
Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa;
Interfaa video;
Interfaa audio.
'eri<erice6e de intrareCie:ire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal,
urmtoarele:
Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura
alfanumeric;
Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);
Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;
Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.
cD Echi8a5ent36 8entr3 co53nica1ii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare,
de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei
utilizate n activitatea de birou.
Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic de
birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la
distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate.
Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.
2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu
poate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie co58onenta 6oAic
(soft) a sistemului birotic.
Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unor
aplicaii informatice. Acesta este compus din:
A. Soft de baz (sistem de operare)
B. Soft de aplicaii
A. Siste536 de o8erare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul
optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le
poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:
1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup
alta; fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.
2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un singur
utilizator n paralel.
20
3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor utilizatori
folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de calcul.
4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la
mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale.
B. So<t36 de a86ica1ii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta se
mparte n mai multe categorii:
1. Soft-ul specializat - este un produs "la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini
pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar
prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu
echipamentul respectiv.
2. Soft semigeneralizat - pachete de programe realizate de firme specializate care au o
arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc
naional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate
pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin
i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur
n acelai timp compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date
folosite de mai multe firme.
3. Softul generalizat - programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator
fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul
calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina n
realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care
utilizatorul nu este un specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:
Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR,
WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.
Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD
GRAPHICS.
Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.
Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH
Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.
Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.
Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este icroso<t
!<<ice. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n
care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.
Eord este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text
precum i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
- crearea de fiiere;
- deschiderea unor fiiere existente;
21
- selectarea textului;
- editarea textului (mutri, copieri, tergeri);
- formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);
- crearea de tabele;
- inserarea de imagini i de grafice;
- corectarea automat lexical i gramatical;
- tiprirea la imprimant a documentelor.
E;ce6 este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt:
- crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;
- formatarea foii de calcul;
- copierea, mutare, tergerea datelor;
- crearea de serii numerice i calendaristice;
- calcule pe baza unor funcii;
- inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;
- crearea unor baze de date simple;
- tiprirea la imprimant a foilor de calcul.
Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:
- crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor);
- modificarea informaiilor din baza de date;
- adugarea sau tergerea unor cmpuri;
- sortarea bazei de date dup diverse criterii;
- interogarea bazei de date;
- crearea de formulare;
- crearea de rapoarte, de macrouri i de module;
- tiprirea rapoartelor.
'oFer'oint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor date
i informaii.
3D Siste536 de in<or5a1ii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de
22
intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea de
rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire).
In<or5a1ii6e de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin
tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video
(camera de luat vederi):
Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,
documente, sunet i imagine).
Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare.
Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.
In<or5a1ii6e de ie:ire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:
Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente),
desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor,
ecran).
Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin
telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.
Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.
Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri
ulterioare.
Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou este
posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:
echipamentele, programele i informaiile.
[1] A. PAN, op. cit., p. 19.
[2] Ibidem, p. 23.
#. C!UNICAIILE &I TELEC!UNICAIILE 0N CA"RUL BIR!URIL!R

#.1. Co53nica1ii6e
1.1.1. "e<inirea co53nica1iei
Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor
manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat
realizrii obiectivelor organizaiei.
23
Co53nicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre
dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin
intermediul unor canale specifice[1].
Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este generat,
n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager
afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Ro63ri6e 5anaAer363i n cadrul firmei sunt:
1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);
2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);
3. un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).
1.1.2. 'rinci8a6e6e re8re4entri a6e 8roces363i co53nicrii
1.1.3. Co58onente6e 8roces363i de co53nicare
E5i1tor36 - persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).
esa?36 - forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Cana636 - calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Rece8tor36 - persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional (executant
sau manager).
1.1.#. Ti8o6oAia co53nica1ii6or=2>
Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor criterii
de clasificare:
aD cana636 de co53nicare
comunicaii formale
24
comunicaii informale
2D direc1ie GsensD
comunicaii verticale descendente
comunicaii verticale ascendente
comunicaii orizontale
comunicaii oblice
cD con1in3t
comunicaii operatorii
comunicaii opionale
comunicaii generale
comunicaii motivaionale
dD 5od de trans5itere
comunicaii verbale
comunicaii non-verbale
Tipuri de re1e6e de co53nica1ii:
a) reele descentralizate (n "cerc sau n "lan);
b) reele centralizate (n "Y sau n "stea).
1.1.*. "e<icien1e 5a?ore @n 8roces36 de co53nicare
Cele mai semnificative 2ariere co53nica1iona6e se refer la:
aD 2ariera de 6i52a?9 de e;8ri5are
folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit,
gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);
incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului
informaional;
aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.
2D 2ariere de rece81ie
tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;
ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;
25
evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a
mesajului;
recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai
mesaj.
cD 2ariere conte;t3a6e
perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra
receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).
dD 2ariere 5i;te
discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu
semnificaie redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:
filtrajul
distorsiunea
suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile
1.1.,. oda6it1i de a586i<icare a e<icacit1ii co53nica1ii6or
aD 5oti7area adec7at a co53nicrii prin:
determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;
clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;
stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea
acestora.
2D asiA3rarea 3nei co53nicri c6are9 concise n sensul:
cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;
utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea
i interesul receptorului;
folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea;
asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea
mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n
moduri diferite i folosirea unor canale diferite.
cD 8er<ec1ionarea 5anaAeri6or, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i mecanismele
de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organizaional .a.
dD 8er<ec1ionarea ca8acit1ii de e;8ri5are :i de asc36tare, ndeosebi la manageri,
corelarea organizrii formale cu organizarea informal.
26
eD 8ro5o7area c3 8redi6ec1ie a 3nor sti63ri 8artici8ati7e de 5anaAe5ent ce reclam
folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic descentralizare a
procesului decizional.
<D 8er<ec1ionarea str3ct3rii orAani4atorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i n
ceea ce privete aplatizarea sa.
[1] O. NICOLESCU i I. Verboncu, op. cit., p. 464.
[2] Ibidem, p. 467.
#.2 Te6eco53nca1ii6e

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la
distan ("tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice.
Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*.
Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n
prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri
cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de utilizarea mainilor
de scris i a telefoanelor.
Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei
ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin telex, prin
fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este
necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere
este posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n Iran este
necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n privina
numrului posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai
multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de
posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
1.2.1. Echi8a5ente <o6osite @n te6eco53nica1ii
TELEF!NUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i rapid.
Faci6it1i a6e te6e<oniei 5oderneB
memorarea numerelor - pentru cele mai utilizate numere;
reformarea ultimului numr - se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la
cerere;
butonul secret - se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer;
afiarea numrului format - se indic actualul numr format;
memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;
27
posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd
rspunde interlocutorul solicitat;
difuzor - telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri
chiar dac minile sunt ocupate.
Ser7icii oferite de telefonia modern:
1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;
2. Servicii alarm;
3. Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive
etc.;
4. Serviciul telefonic cu tax invers;
5. Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;
6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care detecteaz
eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.
Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este ro2ot36 te6e<onic. Roboii sunt dispozitive
electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea
abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal.
Te6e<onia diAita6 GInteArated SHste5 "iAita6 NetForID - se refer la procesul de
transformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma
trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul teletex.
Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.
A7anta?e oferite de ISDN:
economie de cabluri, de spaiu;
costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;
existena unor sisteme de autotestare;
folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;
posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.
"is8o4iti736 8orta2i6 de a7erti4are GRadio 'aAerD are forma unui mic portmoneu, care se
poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal. Pe
ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru pagere
a sczut.
TELEJC36
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea
informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume, astfel
nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr
decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).
28
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate
comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
FAJC36 G<acsi5i69 te6e<a;9 te6eAra<ie <acsi5i6D
Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este
marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi prin
liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere unei
copii a coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe
original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2), create
n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa
G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele.
Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A
doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale
analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n
ntregime digitale, transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun
de faciliti de transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de
teletratarea textelor i graficii.
Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg.
Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8 puncte/mm,
iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate
deosebit: pn la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu (noaptea
tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre
mai muli destinatari programai la ore diferite.
C!'IAT!RUL
Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca de
birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul particip indirect la
procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile
transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of
Radiation - Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de
la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul axului
su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage
particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de
pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:
1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;
2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);
29
3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);
4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).
Factori ce tre23ie a731i @n 7edere 6a c358rarea 3n3i co8iator
Numr de copii pe lun;
Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie,
cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii efectuate cu
acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic.
Numrul de copii/minut;
Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4);
Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);
Faciliti de micorare/mrire;
Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei
caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie;
Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei;
Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;
Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona
documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat;
Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din
tava care se potrivete dimensiunii documentului;
Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a blocat n copiator.
1.2.2. Ser7icii 5oderne de te6eco53nica1ii
)I"E!TEJ
Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe
calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou
exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.
TELEC!NFERINE
Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar deplasarea
participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Ti83ri de te6econ<erin1eB
aD a3diocon<erin1a - permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului
telefonic;
2D 7ideocon<erin1a
30
Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei camere
de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza
unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali participani la
videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre
calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea
imaginile i sunetul.
n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital
Network - ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obinuite
i elimin paraziii i sunetul de fond.
cD te6econ<erin1a 8e co583ter. Permite comunicarea prin intermediul potei
electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii
pot trimite mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile
edinei.
* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un "minister al
comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de "turnuri-semafor pe o lungime de 5000 de
km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai trziu flota
de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n btlia din 1805 de la
Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact
telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus
bazele industriei telecomunicaiilor moderne.
#.3. Re1e6e de ca6c36atoare
O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care
comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.
O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care
partajeaz (folosesc n comun) resursele.
Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru ofer
multiple avantaje:
programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare
dintre utilizatorii reelei;
bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;
resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori;
posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.
Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care
gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
- bridge (punte) - face legtura ntre dou sau mai multe reele
- gateway (poart) - leag calculatoare de tipuri diferite
31
- modem - permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform
semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
- transceiver - conecteaz dou reele prin radio
#.3.1. Ti83ri de re1e6e
A. "38 aria AeoAra<ic
1D LAN GLoca6 Area NetForID arie AeoAra<ic restrKns
Ser7icii - partajarea resurselor serverului
- partajarea perifericelor din sistem
- comunicare i interaciune ntre utilizatori
- posibilitatea de conectare cu alte reele
2D EAN GEide Area NetForID 6arA rs8Kndire AeoAra<ic
permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice
sunt folosite pentru servicii de comunicare
conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).
3D '"N G'326ic "ata NetForID rs8Kndite 6a ni7e6 5ondia6
folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii
Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.
B. "38 to8o6oAie Gpentru reelele de tip LAN)
1. RIN$ Gine6D presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul reelei
este deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.
Avantaje:
toate nodurile sunt egale
intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat
necesarul de cablu e acceptabil
Dezavantaje:
viteza de comunicare mai redus
defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele
2D BUS G5aAistra6D presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.
Avantaje:
32
necesar de cablu redus
vitez de lucru mai mare
interconectare simpl
defectarea unui nod nu afecteaz reeaua
Dezavantaje:
timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat
3. STAR GsteaD presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt conectate
toate celelalte.
Avantaje:
viteza de transmitere ridicat
posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat)
costul cablului de conectare este sczut
Dezavantaje:
defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei
cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri
interconectarea este mai complicat
Pot exista i combinaii: STAR-BUS
STAR-RING
#.3.2. INTERNETCUL
Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o re1ea de
re1e6e. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare legate
ntre ele.
n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite,
care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee mari s
lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i de fiierele
acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care s
funcioneze ca o unitate coordonat.
Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a
reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu ajutorul
prilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirijrii mesajelor a
fost distribuit n toat reeaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc.
Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut-o
Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a
ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu
finanat de corporaia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construcia reelelor pentru
33
Internet. Raportul Impactul Internet&ului 'n Europa relev schimbrile radicale produse n modul
nostru de a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*.
Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:
'o:ta e6ectronic
O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate trimite i
primi pota electronic, cunoscut sub numele de eC5ai6. De fapt, pota electronic reprezint o
mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura resurs pe care o utilizeaz.
$r383ri6e de disc31ii
Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup
pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.
O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt
asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur
calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.
'arta?area <i:iere6or Gtrans<er36 de <i:iereD
Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se
pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.
Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul
cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat
printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor
nregistrai care au drept de acces.
Eor6d Eide Ee2 GFFFD
Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o
idee demodat - cea a notelor de subsol - ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol
de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i
probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai
lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o imagine din
document. Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt document
asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest
tip poart numele de hH8erte;t.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a imaginilor
fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument clienii pot
s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la
mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorie adevrat,
numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de "navigare pe
Internet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate
pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic.
Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii despre firma
respectiv.
ChatC36 Gdisc31ii 8rin InternetD
34
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt.
Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat
conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-
fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan pe
ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24
de ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt
peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului
1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n 10
ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru
Internet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia
informaiei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiile
sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informai,
mai productivi, ns din cauza abundenei de date de procesat, numrul orelor de lucru este n
cretere, proporional cu acumularea oboselii i stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se mbogete
ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El
prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru
studeni i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire
a unui loc de munc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopedii
i la hri.
* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din numrul
brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv
convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor, doar
19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca
pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilali oameni i 10% ca pe o
surs de distracie.
. ER'ONOMI LOCULUI DE MUNC N BIROU

(.). Necesit%te% or*%ni+,rii er*ono$ice % $uncii -n birou
Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s
cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele
procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem "om-
main-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin
aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea
muncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.
Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor caracteristici
proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:
caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de
efort fizic i psihic n munc;
amplificarea factorilor de stres i de oboseal;
35
varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le
execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral;
folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.
Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un
efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens.
Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd
ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i
anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarece
numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile umane fireti,
fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza
principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea
corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea
efortului fizic.
O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen a
efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n
timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se
ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire
la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de
ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea
condiiilor de schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la
principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de
cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei
din serviciile de relaii cu publicul.
n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribuie
nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie
meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea face fa
acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib
lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de
a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i
iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de
regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu
implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i prin
nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la
suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd n
acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan
care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din
secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor de
funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. n
36
legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s
asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere
c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare
flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de
lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a
clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,
temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.
(.2. Stresul .i obose%l% pro#esion%l,
Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliti
care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a
muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii
stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n
prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi :
incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea
reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.
Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante externe.
Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisteni la
agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv
este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul poate tri o
stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei psihotraume severe
(accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor
condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital,
profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost nlturat,
dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de
stres*.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal,
producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care amintim:
temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani pot produce
traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social prea
mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care sunt
percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe ci
i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale personalitii
acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu:
rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile,
pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de stresante pentru toat
lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii
diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist
persoane care i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, n timp ce alii intr n panic
sau manifest un comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul
arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut
37
simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt,
ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc "nevroza de rzboi.
Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea
reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea
uman.
n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de
odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o boal, dar
poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de munca
ndeplinit i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:
Oboseala muscular (dinamic i static) - determinat de efortul muscular i de
contractarea muscular fix.
Oboseala neurosenzorial - cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi, urechi).
Oboseala psihic - determinat de factori de natur psihic.
Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt:
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;
factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);
factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);
monotonia sau rutina muncii;
boli i dureri.
Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:
scderea ateniei;
ncetinirea i inhibarea percepiei;
inhibarea capacitii de gndire;
scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.
n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele
care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de
stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul contactelor
inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din
birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de epuizare emoional.
Cauzele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc, precum i n dificultatea
sarcinilor de serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine
negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.*
n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin
reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn.
38
n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la
dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile astfel nct
acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. Salariaii trebuie s aib o via activ
n afara serviciului i mediului acestuia.
Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea
salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomen i
prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite
pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip.
Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite, managerii
pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct contactul
dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i organizarea de
seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] .
Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu
afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens, Beth
Belevins arta: "Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru i/sau se ndoiete de utilitatea,
de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra
colegilor si.
Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s le
previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenial n gsirea unor
corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pauzelor pentru odihn,
numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien
sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.
* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale de
ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul "sindrom general de adaptare ce
caracterizeaz reacia organismelor biologice la stres.
* Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, susine aceast idee, artnd c:
"muli specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de profil, vin la primul lor loc de
munc plini de entuziasm, nerbdtori s se remarce i s-i ajute pe oameni n satisfacerea
cerinelor de informare. Nu mult timp dup angajare ns, noii bibliotecari realizeaz c nevoile i
c speranele lor personale nu corespund ntotdeauna cu cele ale instituiei sau ale utilizatorilor.
Volumul de munc este deseori prea mare pentru timpul alocat; membrii personalului sunt
obligai s ndeplineasc simultan mai multe sarcini; activitatea depus este rareori apreciat att
de beneficiari ct i de ctre instituie. Multe organizaii nu ofer personalului nici o posibilitate de
a-i aduce contribuia la structurarea propriului destin. Acestea sunt cteva dintre motivele
permanente de stres care pot transforma entuziasmul n inerie, n frustrare i, mai trziu, n
apatie.
[1] Beth. BLEVINS, urnout in (pecial )ibrar*, n ,)ibrar* Management +uarterl*,, nr. 11, 1988,
p. 20.
(./. n%li+% er*ono$ic, % locului 0e $unc,
Pentru a asigura eficiena sistemului "om-mijloace de munc-mediu i a micora posibilitile de
eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfaciei n munc, este
necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii proceselor de
munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a
cerinelor omului n procesul muncii. n aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea
ergonomic a locului de munc este de mare utilitate.
39
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate pentru a
se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii de evaluare i
de criteriile de influen [1] .
*.#. 'roiectarea erAono5ic a 5o2i6ier363i de 2iro3
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor
ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei "om-mijloc de munc-mediu se refer la
mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii
operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc
dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se
asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile i ]n
posturile de lucru.
Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori
specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot
deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil
nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel
mai bun pre, beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea i
montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea
mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele modificri; de aceea
este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de deplasat i de aezat
(rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau
n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni
deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a
mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra moralului
personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc. Mobilierul nepotrivit
poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a personalului, care n final se
poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus.
Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale, imprimante,
echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac toate necesitile
personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri
suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai puin vizibile. Cablurile pot fi
ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi
poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru crete i se creeaz
economii importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu
echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se
adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de
tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt
n care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul i
metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este sca3n36, de
aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
40
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea scaunului
pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de specialitii
n ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntr-adevr,
att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar s nu uitm
c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea
nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n birouri.
Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale
picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia ncordat a
coloanei i a muchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce ncetinesc circulaia
sngelui, deci i oxigenarea*.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de
sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care lucreaz n
poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea poziiei
verticale a corpului sau puin aplecat pe spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru
alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme
specializate*.
La fel de important n munca de birou este ajustarea 5ese6or de 63cr3. nlimea planului de
lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea corpului n
poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un mecanism
care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.
n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe
aspectul ergonomic al produselor lor.
[1] )es profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri
reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite le
au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c aproximativ 20%
din durerile de spate sunt cauzate de poziia la locul de munc, determinnd o scdere a
productivitii cu 25%. Acelai centru menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ
40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty
estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de 20
de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: "Astzi majoritatea specialitilor
recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferenelor
fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea lucra la ntreaga lor
capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este
deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright
spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s
permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast
soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat
41
de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceea
este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s
nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. Dei muli specialiti
spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile de spate,
proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care permite
schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human Factors and
Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de
standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe podea
sau pe un suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod
curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens.
n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde ergonomice.
Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health Administration
(CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie ajustabil att n
nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru zona lombar, i de
asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFES au ca obiectiv
creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate de
echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin
activitile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile de
munc.
i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde
ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele
ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:
nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm
Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm
Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm
nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm
Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm
Lrgimea sptarului - nu mai mare de 304,8 mm
Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele rezemat de
sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon deoarece
sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentru
creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot duce
la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este nc
42
prea scump (cel puin pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c
pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari
pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului: (unt prea
srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
*.#.1. 'roiectarea :i @523nt1irea <actori6or de a52ian1 <i4ic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a
locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n care o
persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale
ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psiho-
sociali. De asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor
structuri.
Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea,
viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
I635inat36 este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitii
angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort
vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm parvine pe
cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu afecteaz numai
confortul vizual ci i pe cel fizic.
Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:
1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub
fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2. Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de
iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc.
3. Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau de
lumini "de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea
nivelului de intensitate.
4. Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv
asupra omului, dar nu este disponibil permanent.
-o.iionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu lumina
i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru previne
reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o serie
de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
/alu.elele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor
componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale
atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de startere
electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai
folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntreinere.
43
Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr-un dolar
cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investiiile n
sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de ntreinere
i vor mbunti calitatea luminii.
Cro5atica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz productivitatea
muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea unui iluminat eficient
i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i
psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).
Astfel:
Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de
mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia, combate
frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o ambian
vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin oboseala care
se va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni: rceli, stri
subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC, depresie nervoas,
paralizie, astenie fizic.
0erdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat vasele
de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz sugestia i
autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.
1ran2ul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz
calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile de
nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic,
rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.
3lbastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia i
reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i
linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre linite
interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendina spre
evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.
0ioletul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz
producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se recomand
vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a mpiedica
strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se
recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru maini
de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).
%Ao5ot36. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare
specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i
nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:
70 db n secretariate i n centre de calcul ;
50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care
necesit o anumit concentrare.
Intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]
44
Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special cele neuro-
psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri de prevenire
precum:
acte normative de limitare a zgomotelor;
soluii silenioase pentru tehnologia de birou;
dimensionarea corespunztoare a ncperilor;
dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;
perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;
sli pentru recreere n timpul pauzelor;
control ORL periodic.
icroc6i5at36. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se caracterizeaz
prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale corpurilor nclzite [2] .
Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate
spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n
ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete eficiena.
Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura aerului i cea a
suprafeei ncperii nu depete 2-3
0
C.
Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este de 21-23
0
C,
iar pentru munca uoar n poziia eznd este de 19
0
C. De asemenea, specialitii cer, n general,
ca diferena ntre temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului cald s nu
depeasc 4
0
C.
n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului.
Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate care
cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s.
Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie cuprins
ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o relaie optim
ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s aib urmtoarele
perechi de valori:
4miditate relativ (%) Temperatura aerului (C)
70 21,3 50 22,5 30 23,9
Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator.
Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru a conferi
locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate.
[1] F. TOMESCU, Ergonomia 'n comer. Bucureti, ASE, 1998, p. 132.
[2] P. BURLOIU, op. cit., p. 986.
45
. SISTEUL INTE$RAT "E BIR!U

Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare a
datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic - partea automatizat a sistemului
informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr nsemnat de
operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel
informatic.
Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s
ndeplineasc o serie de condiii:
a) s fie n volum mare;
b) s aib grad ridicat de complexitate;
c) calculele s necesite volum important de munc;
d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.
n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un sistem
informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:
80% prelucrare automat;
15% mecanizat;
5% manual.
Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la fel
ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n obinerea unor
informaii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii respective. Fiind considerat
intern este structurat, n funcie de complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai
multe niveluri.
Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informaiilor. Cu
ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum:
planificarea primar;
planificarea de timp i capaciti;
elaborarea comenzilor i ordinea lor;
date de producie i analiz.
Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obine optimizarea fabricaiei, a
organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe
etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
46
4. crearea bazei comune de date pentru CIM.
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul
unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de
subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate
pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern i
extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i
funcionrii n continuare a organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor,
textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme
variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:
a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane;
b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind i
timpul pentru descoperirea ei;
c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil
creterea randamentului;
d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central i o
reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor, declannd
una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.
,Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii,
companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice.
Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul
afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse afirma
A. Toffler n celebra sa carte -uterea 'n micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de
telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu
altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt
instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate
include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite
orae sau ri. Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin reea.
Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.
,Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai
potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmrete
la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E. Walsh n
lucrarea (isteme informaionale computeri.ate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc n
activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative sunt
considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele constituite i
s le atace pe cele noi.
47
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic a
unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via acestui
sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale
informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu
logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de procesare a
datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul principal.
Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de
procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai
avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i
echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor
fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.
Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi
necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot cpta
o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia analogic n
digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii
continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea
informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combinaie telefon-
terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul butoanelor,
apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form
digital, dar pot fi transformate i n form analogic.
Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina -
capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza de
date a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de
editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date, texte,
voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare de
aplicaii de birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofer
asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea
organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
a) calendare de management;
b) programe de ntruniri;
c) pota electronic;
d) pregtirea documentelor;
48
e) localizarea documentelor i gruparea acestora;
f) note i comentarii.
,n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a unora dintre
tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani
ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor.
(Burton V. Dean - Management strategic)
1. BIROUL 2IITORULUI

-.1. Siste5e in<or5atice 7iitoare. Siste5e e;8ert :i inte6iAen1 arti<icia6
Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie
aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de "automatizarea biroului i
de "biroul viitorului.
n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic
continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai puin
n viitor.
Dac "n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea
capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) - se folosete ca etalon
IBM 3033 - iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125
000$. dup cum afirm James A. Senn n (isteme informatice 'n management, n prezent costul
lui este de cteva mii de dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen
se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu
datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai
multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita
construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor informatice
vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura activitilor. n
prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert
destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate
de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii
acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca
suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate
acestui domeniu, denumite "sisteme cadru sau "sisteme anvelop, care permit preluarea n
mod eficient a seturilor de cunotine specifice - din domeniul de specialitate pentru care este
realizat sistemul expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG,
SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd
49
eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de experii n
domeniul vizat.
Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul
calculatorului s devin "invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate cunotinele
urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii unor
probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena acestuia din
urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor.
Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd
posibilitatea ca acestea - acumulate i stocate - s fie distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine din ce
n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a sistemelor
expert ofer o alternativ reconfortant.
-.2. Re1e6e de te6eco53nica1ii. Internet inter5arIetinA
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt
ilustrat de cel puin trei elemente:
- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu de
cretere a produsului naional brut;
- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul
microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;
- ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari, se
lrgesc funciile i posibilitile reelelor.
Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei de
comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre calculatoare sau
ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un pre
de cost convenabil.
,n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a informaiilor
video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile acestor reele i
particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de baz cu ajutorul vzului i
auzului. (Mary J. Cronon - 3faceri prin Internet)
n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani se constat
apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau rolul s asigure fluxul de
informaii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de marile firme sau companii
industriale, de curnd i-au fcut apariia utilizatorii particulari.
ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat pe
larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce privete echipamentele
ct i serviciile asigurate.
Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest sens l
constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate echivalent cu
13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a reelei sincron cu
fibre optice SONET.
Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.
50
Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au nevoie
de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri
acord o importan deosebit nelegerii corecte a informaiilor transmise i primite prin reea.
Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate n acest
domeniu se pot familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. Infrastructura complex a
Internetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz piaa, chiar dac firma
american DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anunuri ctre editori, consultani i
analiti, nc din 1980.
-.3. No3a 6oAic de orAani4are :i ada8tare a 2iro363i
,Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de zilele
noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul
romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General
Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai
mare mobilitate procesului de producie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea sa
1rgani.area 'n viitor.
Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid,
intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi lucrtorii i
decidenii procesului de producie.
n SUA a aprut principiul ,high tech - high touch, adic o tehnologie nalt ce implic relaii
intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s suplineasc golul
uman creat de raportul om-tehnic.
Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o nou
viziune: ,n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza piramidei, unde
se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai puin ierarhic.
Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane trans-funcionale, ducnd la
o mai bun comunicare i coordonare.
Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot mai
mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate
conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul organizrii
distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n
descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii unor informaii
confideniale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu
cel vechi.
Moduri de organi&are 'co()ara*ie+
No3 )echi
Dinamic
Abundena informaiei
Global
Dimensiuni reglabile
Orientat spre producie, clieni
Stabil
Lipsa informaiei
Local
Dimensiuni mari
Funcional
51
Orientat spre aptitudini
Spirit de echip
Implicare
Reea lateral (orizontal)
Orientat spre activitate
Spirit individualist
Comand, control
Ierarhic
n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu toate
sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul de auto-
structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri noua structur n ansamblu
necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput perfeciune.
-.#. No36 6oc de 53nc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s o
exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente:
stocarea i localizarea rapid a datelor;
mesajele transmise i primite;
sistemele de suport decizional;
distribuirea muncii n diferite locuri.
Elementele sale funcionale de baz sunt:
pregtirea i reproducerea documentelor;
comunicaiile;
stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.
Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al
unitii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i
sarcinilor generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc.
,n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan
(.). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un dormitor
comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n 5ocul viitorului.
n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a aprut
conceptul de ,autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare importan ctre
persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat, chiar
i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea ,birourile mobile, din care se vor
putea ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din cldiri.
Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor psihologici
n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n viitor.
Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor
ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer noiunii de
52
totalitate organizaional puterea unui concept operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat
pretutindeni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor
avea o calitate superioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i
satisfacia vor crete.

BIBLIO'R!IE
Burloiu, Petre. Managementul resurselor umane, Bucureti, Lumina-Lex, 1997.
Drucker, Peter. Managing for the future, New York, Truman Tally Books, 1992.
Enache, I. irotica. Note de curs, Bucureti, CREDIS, 2000
Enache, I. 1rgani.area ergonomic a muncii 'n birou, Bucureti, Ed. Universitii, 1999.
George, Claude S. The histor* of management thought, Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall Inc.,
1982.
Gheorghe, Adrian V. irotic6 Bucureti, 1989.
Godnig, E.; Hacunda, J. Computerul i stresul, Bucureti, Antet, 1995.
Harrison, J. Curs de secretariat6 Bucureti, All, 1996.
Hascal, A.; Preotesiu, L. Corespondena i tehnica secretariatului, Bucureti, EDP, 1997.
Heigl, Lyn. The electronic office and *ou, Glasgow: Whitelaw & Palmer, 1985.
Levine, R. L.; Baroudi, C. Internet pentru toi, Bucureti, Teora, 1996.
Morris, S. The automated office, London: Proffessional Publishing House, 1989.
Nftnil, I. irotica i performana managerial, Bucureti, ASE, 2000.
Nftnil, I.; Colesca, S.E. irotica cu aplicaii 'n management6 Bucureti, ASE, 1998.
Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management, Bucureti, Ed. Economic, 1998.
Pan, A.; Ionescu, B.; Mare, V. irotic, Bucureti, 1996.
Roca, D.; Roca, V; Popescu, D. irotic7 suport de curs, Craiova, 1994.
Scoot, Michael S. The Corporation of the "889s, New York, Oxford University Press, 1991.
Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. (ecretele secretariatelor, Bucureti, Eficient, 1998.
Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. irotica, Bucureti, Ed. Tehnic, 1998.
Toffler, Alvin. 5ocul viitorului, Bucureti, Editura Politic, 1973.
Toffler,, Alvin. -uterea 'n micare, Bucureti, Editura Antet, 1995.
Vivien, G.; Arne, V. (ecretara perfect, Bucureti, Sigma, 1995.
53
Walsh, Myles E. Reali.ing the potential of computer based information s*stem, New York,
Macmillan Publishing Company, 1984.
TE3NICI DE SECRETRIT
Lector univ. Nina VRGOLICI
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti

). ROLUL 4I LOCUL SECRETRITULUI N STRUCTUR UNEI OR'NI56II
).). Or*%ni+%&i% .i structur% ei or*%ni+%toric,
1rgani.aia - este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice
organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a
putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi.
Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un
ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale.
Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii
obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii:
a+ func*ia de cercetare,de&voltare-
.+ func*ia co(ercial /i de (ar0eting-
c+ func*ia de )roduc*ie-
d+ func*ia financiar,conta.il-
e) func*ia de )eronal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor
de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i
grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de
decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este
alctuit din urmtoarele elemente:
1. F3nc1ia Gfunc*ia de conducere /i func*ia de e1ecu*ie+
2. 'ost36
3. 'onderea ierarhic
#. Co58arti5ente6e Gco()arti(ente func*ionale /i co()arti(ente o)era*ionale+
54
*. Ni7e63ri6e ierarhice
,. Re6a1ii6e orAani4atorice
-. Acti7it1i6e
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care este
poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act
normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru
fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere
superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care
reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru,
circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest
regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu
dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i
elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura
organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul
i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe
baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea
ROF i a Statului de Funcii.
1.2. Acti7itatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii
locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de
nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea,
numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul
din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura
organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici
termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor
auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia
o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.
55
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale
funcii: prevedere - organizare - comand - coordonare control. Secretara trebuie s creeze
condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv
persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de
oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de
serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are
precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de
afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune
competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini
pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de
activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat,
(in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini :
executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei
primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea
corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz,
asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.
atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea
materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc.,
clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de
afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
56
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul
(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat,
corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea
unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea
n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor
de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol
specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor
evenimente.
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete
referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,
obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru,
contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii
computerizate i a programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
organizarea edinelor i a materialelor necesare.
difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara
(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti
persoanelor din subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a
prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
un bun stenograf - s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
57
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,
capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i
s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba
strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,
repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la
scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de
baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s
claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s
le prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,
limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente
ale activitii conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive
generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n
curs de multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale.
Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine
pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de
integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la
obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
58
maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate
de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate
fi organizata astfel:
n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centrali.at:
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centrali.ata (birouri colective), parial descentrali.ata (efi de cabinet, secretarii conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate
maxima;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de
operare n munca de birou;
costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al
ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.
1 Victor Alistar, Ion Popescu Slniceanu, -rotocol6 coresponden secretariat 'n 3dministraia
-ublic, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126
).(. Rolul secret%ri%tului -n siste$ul in#or$%&ion%l %l or*%ni+%&iei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de mrimea
ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe
lng cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are informaia. Informaia corect i
obinut n scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n ceea ce privete
activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la ndeplinirea
activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din :
sistemul decizional sau de conducere ;
sistemul operaional sau de execuie ;
sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional
(SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de
mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i
mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor
organizaiei.
Mijloacele umane - sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz - emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris, de
59
copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect
starea unui sistem sau a modului n care aceasta funcioneaz i care aduce receptorului date
noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i corespund
informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct i operaional.
Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informaie, indiferent dac
acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea
necesit cteva elemente eseniale :
Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i poate
fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De
exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de ofert, o
comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de
coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul
organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii doar
n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente - preluarea - prelucrarea i
transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informaii
potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii obiectivelor stabilite
(de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De asemenea, un rol important l
are i forma de prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru transmiterea
informaiei. Este un lucru recunoscut c n acest proces preluare - prelucrare - transmitere,
secretarei (asistentei manager) i revin sarcini importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp util i
s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare, firmele
solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a
calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi
comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date,
anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate,
serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie
etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne de
transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra informaia
sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma
unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie n
dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare trebuie
avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au cerut s fie
60
ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul ales
pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei. Astfel :
dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege fax-
ul, e-mail-ul ;
dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani) se
va alege videoconferina ;
dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se
va alege discuia fa n fa sau telefonul ;
dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.
In concluzie, putem spune c informaia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie :
s fie exact i complet ;
s fie furnizat la timp ;
s corespund att cantitativ ct i calitativ ;
s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;
s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.
Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n anume
condiii un emitor de informaii. El acioneaz n ambele sensuri ale circulaiei informaiei
(ascendent i descendent). Secretariatul este o "staie att n circuitul ascendent (de la
sistemul operaional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional la
cel operaional).
n sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele selectate
prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte compartimente
sau uniti subordonate.
Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:
prevederi din acte cu caracter normativ;
prezentarea notelor de comunicri telefonice;
comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor
chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
prezentarea programelor, a unor materiale documentare;
extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;
prezentarea corespondenei primite;
prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente sau
61
trecute;
prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.
n sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se
concretizeaz n:
activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de secretariate;
transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;
note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii
asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri ulterioare
care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante este
din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru aceasta
secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative, (scadentarul de
termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care i permit s
urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente.
Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce uneori la frecvente
ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este
mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la
secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
2. ROLUL 4I LOCUL SECRETREI 7SISTENTEI MN'ER8 N LUME "RO!ESIONL
CONTEM"ORN

2.). !unc&i% 0e secret%r,
Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la
desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei.
Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile care
trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete).
Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n considerare urmtoarele
elemente :
educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri
pregtitoare etc.) ;
62
e;perien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii,
altele necesit o anumit experien) ;
po.iia 'n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast etap
se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n ansamblul
structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei.
atribuii i sarcini - impuse funciei respective ;
caliti personale - cerute pentru ocuparea funciei ;
un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau
luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate).
Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un
sistem de punctaj n funcie de : gradul de pregtire - de baz i de specialitate - experiena
acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea funciei,
priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ;
cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional.
Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere,
consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate, etc.
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei
presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n
sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care
activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager,
relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii.
Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare:
1) (ecretare ucenice
dactilografiaz scrisori, diverse materiale,
multiplic materialele,
preiau mesaje,
ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,
nu au responsabiliti,
2) Tinere secretare
dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete audio,
editeaz texte pe computer,
preiau i transmit mesaje,
redacteaz corespondena simpl,
expediaz corespondena,
primete vizitatorii,
63
organizeaz edine, conferine,
stenografiaz la diferite edine,
au responsabiliti multiple dar limitate.
3) (ecretare personale
aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz,
redacteaz i claseaz corespondena,
cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator,
redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,
ntocmesc dri de seam,
primesc vizitatorii,
organizeaz cltorii de afaceri,
organizeaz agenda efului,
au cunotine de contabilitate,
particip la ntlnirile de afaceri,
traduc din i n limbi strine
organizeaz edine, conferine,
au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere,
4) 3sistente personale
reprezint funcia secretarial cea mai important,
lucreaz n sfera conducerii,
aparin unui director general (manager) sau preedinte,
supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare,
supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu,
traduc din i n limbi strine,
organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri,
organizeaz cursuri de perfecionare,
analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,
iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate),
64
au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.,
se ocup de recrutarea personalului din secretariat
pot avansa pe scara ierarhic.
Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar
ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nvmnt etc.
Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii
argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o "mnu femeilor
cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate,
abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul punndu-se
acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anunuri care apar
zilnic n ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa
protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribuii erau
cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai presus de toate
ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au schimbat.
Aceast imagine perceput de "ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera
derizoriului a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calitii
serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a "suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face
cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management,
marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe
care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz
pe calculator folosind "metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind
la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor
cheie. "Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale6 autoare de anale nepublicate. E mai uor
s gseti un e;pert sau un strateg dec<t o secretar bun (Mircea Malia).
n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din care
face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar este o
profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a numeroase coli postliceale, cursuri
pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau asistentele manager,
existena Asociaiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al
acestei activiti.
Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate
descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o
persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de
a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale, cunotine
legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, i calitii
manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din care face parte.
Secretarele sunt managerii propriilor lor firme - secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil
manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit
departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al
secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al
cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca
eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul
65
juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru
a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i
dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de
separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre
acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l
stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin
contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este cunoscut
faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai
puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este
schimbat pe criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea reprezint
prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c prima impresie
conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de puine ori am
auzit s-au am gndit "dac secretara arat aa sau se comport aa . ce s mai zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat,
secretariatul apare ca ceva "tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii i asta
pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la
prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i instituiei unde
lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager
administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i pieele:
ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global,
deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat
ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume:
n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri ierarhice ntregi
sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi, automat exist mai
puine secretare;
presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice
nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i mresc
spectrul de sarcini al celor rmai.
progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea
suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu
slujba;
apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a-
i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate fi
considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin
economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii
de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu zece
degete?)
restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se
testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la
distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
66
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru
secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn
pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni
mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta
presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare
urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:
1) asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea mai
mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de conducere.
Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii au nevoie de
sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor
organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de
exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2) prestrile de servicii 'n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form o
constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand ntocmirea
utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz video-
conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor, congreselor.
3) e;ternali.area unor funciuni din 'ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s se
califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea
acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor.
Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege formarea
tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena
profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt
locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun i
la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n
societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe
calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a
suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi, precum
i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali.
Competente i contiente de sine - aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de
mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o
merit secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc
niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
2.2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai
timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu
poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul su are
67
subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se
subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o
serie de constrngeri:
Avantaje:
un salariu mai mare;
condiii de munc mai bune;
contacte variate;
mai multe responsabiliti;
mai mult putere de influen;
Constrngeri :
deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ;
program flexibil ;
raportri permanente ;
obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;
stagii de perfecionare.
Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l
contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i
responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l
degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia
pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea desfurat
de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se cer mai multe
cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic,
relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :
administrarea = gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare&stimulare
re.olvare a conflictelor
luarea deci.iilor
negocierea
controlul
68
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimi.area forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar aa
cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe care o
ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd T cartea de
vizit t a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferena
acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s
respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte
timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului
din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur
general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate
cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din
aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta.
1. Inte6iAen1a - n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:
raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;
capacitate de anali. i sinte., ceea ce contribuie la optimizarea activitii;
capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara
trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe
msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor
lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante.
bun sim i 'nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate
care apar obiectiv n procesul muncii;
perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra
n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de
important;
spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din
necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de
activitate, scadentarul de termene etc.);
2. "iscern5Knt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai
bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a
alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic
pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective.
69
3. e5orie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei
secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i
alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative
(agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria
este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate
performante prin exerciiu de memorie.
#. Aten1ia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i
transmind datele fr erori.
*. Ini1iati7a i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa
secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte,
dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns
legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia.
Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n
iniiativele celorlalte compartimente;
,. S8irit creati7 - este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea
continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei.
-. Si5136 estetic - se concretizeaz n:
preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul
propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;
preocuparea pentru procurarea unor materiale - articole de birotic i papetrie ct mai
adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor
materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.).
aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau
grafice.
preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu
mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. ]inuta unei
secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n
instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente ale
vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c
secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de
aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat.
prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin;
.. Ca6it1i de orAani4ator :i s8irit36 de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor
compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune:
ordine n idei;
ordine n acte;
ordine n pstrarea materialelor de referin;
ordine n aranjarea obiectelor.
L. Ca6it1i de 7or2ire :i redactare - sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul
n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care
reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar
(pentru a evita interpretrile), conci (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al
70
interlocutorului su), )reci (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din
punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i
formulelor de politee.
1M. 'o6ite1ea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce
mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care
intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin "da
sau "nu, dect s rspund "nu tiu, venii mine, "nu este program cu publicul, etc. Este un
act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon).
11. etic36o4itatea - este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s
priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct
tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei
cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd
informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces
sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este
necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s
fie ct mai exacte.
12. Tact :i di86o5a1ie - nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie
tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se
tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s
le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie
secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii
rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-
ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara
tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast
situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client
s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef
c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va
fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.
13. '3nct3a6itatea - presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i
respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice.
1#. A3tocontro636 - Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i
deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o
operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n
relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se
autocontroleze n vorbire, gestic, comportare.
1*. Ca8acitatea de a co53nica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor
(asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu
att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze.
efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii
firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi
mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult
de recompensri - prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.
1,. Inde8enden1a. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s
lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza
activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie
s-i cear mereu explicaii, sau soluii.
71
1-. Ca8acitatea de a co6a2ora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru
realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la
dispoziie toate informaiile necesare.
1.. Atit3dinea 8o4iti7 <a1 de 53nc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a
biroului. Iat cteva atitudini :
Negativ Pozitiv
Nu este destul de practic, mai
bine renunm
De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?
S analizm toate posibilitile.
Poate achiziionarea unui nou
dispozitiv va duce la eficientizarea
lucrului.
1L. B3na dis8o4i1ie :i si5136 35or363i. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice
secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de
serviciu este o dovad a profesionalismului.
2M. Loia6itatea - fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante caliti
ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct,
aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern
loial pe care s poat baza oricnd.
21. Con<iden1ia6itatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd
cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate
(se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar
sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a
obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz
pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie.
22. E<icien1a - secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt,
pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect
prioritile pentru a fi eficient.
2#. Ca8acitatea de a 63cra s32 8resi3ne. n secretariat se ntmpl s apar la un moment
dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane,
fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca
reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta)
trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante,
fr s jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general,
justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales atunci cnd este
un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine din diverse domenii.
Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i
permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie
interesat de acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le
ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin
observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
cunoaterea limbii rom<ne cu tot ceea ce 'nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular);
72
cunoaterea i utili.area corect a metodelor i tehnicilor ce constituie ba.a profesiunii
sale7
procedee de scriere i citire rapid;
procedee de codificare i clasare;
cunoaterea a una6 dou limbi strine:
cunoaterea lucrului pe calculator7
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.
cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament 'n relaiile cu publicul (secretara
trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie trebuie
s adopte fa de comportamentul acestuia).
cunoaterea unor principii de organi.are i conducere: 'n acest sens6 ea trebuie s aib
cunotine de drept6 mar>eting6 management6 contabilitate6 psihologie etc.
cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden:
dorina de a se perfeciona continuu 'n domeniul de activitate al firmei prin studierea
literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
[1] Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial, traducere,
Editura Tehnic, Bucureti, 1999, p. 14.
[2] Ibidem.
3. Ro636 secretariat363i @n sta2i6irea re6a1ii6or inter8ersona6e
Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate,
ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se
prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o secretar const n
abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii.
Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n :
stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ;
depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;
influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i
supervizarea personalului din subordine ;
comunicarea efectiv cu alte persoane ;
73
Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele
categorii :
1) relaiile secretariat - conducere (executiv) ;
2) relaiile secretariat - alte compartimente ;
3) relaiile secretariat - persoane din afar unitii.
2+ Rela*iile ecretariat " conducere 'e1ecutiv+
Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerinelor
de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar, a
ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat - conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara
trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru
n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul
executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;
s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s
aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ;
s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;
s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena acestuia,
iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd
trebuie ;
s menin un climat de bun dispoziie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit
secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca
secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei
secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu :
s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De bunele relaii
ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de serviciu.
3+ Rela*iile ecretariat " alte co()arti(ente
Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate.
74
Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu
rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de
specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile
de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie
hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condiii de
ordin comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de colegii
de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile de
arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din
subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar
cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin [1] .
Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara
trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun, iar pe
de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va
arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. Comunicarea
permanent cu personalul din subordine - iat cheia multor satisfacii personale.
3D Rela*iile ecretariat " )eroane din afara unit*ii
Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o reprezint
i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori
colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :
secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema
ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete
s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena
secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i
comunice personal efului scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de
secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);
s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce
problem se prezint la secretariat;
s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este
posibil);
s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze
convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;
s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia - acesta nseamn respect;
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon
pentru a putea fi contactai;
75
n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz,
nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;
s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s
vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai plcut;
autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n
secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1) Imediat - caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l
prezint apoi se retrage.
2) Dup un timp de ateptare - n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului
(secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete
secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3) n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere
scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris
conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea, secretara
trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s
discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de
circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de
unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi
le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii
strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia respectiv.
#D Rela*iile cu (a,(edia
Relaiile cu mass&media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar, este n
interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n relaiile
cu mass-media secretara trebuie:
s fie amabil i cooperant;
s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;
s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul de
radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz;
dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndu-i
acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la
desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor relaii
interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug
cele de comportament i conduit uzual.
76
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de
comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe.
Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i femeile
au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri, oameni de
afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea demodate, dar ar fi o
mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate
dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor ntrzia s apar.
[1] John Harrison, Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996, p. 219.
#. C!RES'!N"ENA CA ACTI)ITATE A SECRETARIATEL!R
#.1. No1i3ni introd3cti7e
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe
persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane
juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris
prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine,
pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt
nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent;
actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a
unui act normativ cu aceste drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea
nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic,
administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar,
ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei
economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
77
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob n justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu
de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane
juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice.
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile
evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de
activitate.
#.2. C6asi<icarea cores8onden1ei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
aD du) criteriul de circu(criere4
corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
corespondena e;terna (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior - alt instituie
sau persoan) ;
2D du) do(eniul de activitateB
corespondena 2uridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de
chemare n judecat etc.);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal,
decizia, ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica
a departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic,
avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
cD du) co)ul eiB
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)
corespondena de deci.ie6 'ndrumare6 control (ordinul, decizia);
78
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena 'nsoitoare de acte;
d+ du) criteriul accei.ilit*ii4
coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n
sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele materiale
ale corespondenei - scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
eD du) ini*iativa tri(iterii criorii4
scrisoarea iniial:
de rspuns :
de revenire:
f+ du) criteriul u)ortului4
corespondena clasic - scrisoarea;
corespondena telegrafic - telegrama, telexul;
corespondena electronic - e-mail-ul;
g) du) (odul de 5ntoc(ire:
documente tipi.ate :
documente netipi.ate:
h) du) natura /i detina*ia e1e()larelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil, nr.
de nregistrare;
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n
Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou
eliberat se menioneaz "duplicat; are puterea originalului;
copia dup original - se copiaz exact textul de pe original; se scrie "copie, "locul
sigiliului (LS) i "s-a semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat - are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea
originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup
colaionare se scrie "conform cu originalul, "pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart
semntura i tampila ;
copia legali.at - este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului
actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura
79
notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special
la notariat;
fotocopia - are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
e;trasul - constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
#.3. Cerin1e act3a6e <a1 de cores8onden1 o<icia6
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre
oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei, dintre
acestea amintim:
1D -romptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o
solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem
despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este
eficient i c ne respect.
2D Elaborarea corespondenei la costuri avanta2oase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate
trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin
costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte.
propoziii scurte i clare;
folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind
mult uurate de calculator;
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit
revenirile.
3D (tabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim,
deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:
s informm sau s aflm ceva;
s motivm sau s influenm;
s ne scuzm;
s solicitm sau s oferim ceva;
s acceptm sau s refuzm;
s felicitm;
#D ?ivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierarhice.
80
*D Eficien i credibilitate.
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi
furnizate de firma respectiv;
Credibilitatea informaiilor transmise - reprezint o condiie esenial n ncheierea unui
parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la
reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului,
de exemplu:
reclama strident - promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele - formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.
,D Corectitudinea i aspectul plcut7
mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie
,vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie.
Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce
sentimente s o fac.
-D Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal - motivare i
nu manipulare).
.D 3titudinea i e;primarea po.itiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv sentimente
pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura
atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin
intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii
rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul
limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie, mod
de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv - un ton pozitiv poate genera ncredere
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate
fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ "Nu putem s v satisfacem
cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv
"cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau "Ne pare ru c nu
putem s v pltim cecul la data de./cecul dv. va fi achitat la data de.)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem,
nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm
sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne
concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
81
#.#. Sti636 cores8onden1ei o<icia6e
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-
administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i
economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris
monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n
raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru
instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: nor5ati7e (legi, decrete,
hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de doc35entare (procesul-verbal, memoriul,
protocolul, rezoluia, contractul etc.) de in<or5are (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea,
formularul de nscriere, telegrama) de ser7ici3 (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de
cores8onden1 (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului
publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul 2uridic
legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul 2uridic oratoric (caracter oral, deschis apariiei
stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare
n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite
unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice i
stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul
este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles, este
alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de
specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate exprima
ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui
vas se folosete expresia - "franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de
specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat
de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de
informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde
din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c
aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.
Particularit*i gra(aticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica
limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti,
i anume:
se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i cel
gramatical (se numete pluralul autoritii): "V rugm s., "Confirmm primirea ofertei
dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de
politee ale pronumelui personal "dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : "Dv.
vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele
predicativ la singular: "dv. suntei reprezentantul firmei.
82
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin
utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de
eventualitate. De ex.: "marfa se livreaz la data .. . n loc de ". se va livra sau pentru numirea
n funcie "se numete n funcia de . " n loc de " se va numi n funcia de ..
se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: "expoziia s-a deschis. nu "expoziia
a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: "se certific vechimea n
funcie..., "se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv
sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.
gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz
ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: lMulumindu-v pentru
scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune - este greit.
Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz
destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: "Mulumindu-v pentru
scrisoarea dv., v rog s primii ...
se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i
control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: "a se urmri ndeplinirea formalitilor i
viitorul cu valoare de imperativ "Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., "Vor fi
sancionai.
abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii,
conform deciziei, n scopul obinerii).
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare,
soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc.) a
prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive "personale
(inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul,
proprietarul, reprezentantul are dreptul.).
Particularit*i de ordin intactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest
domeniu exist anumite particulariti:
folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i
determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;
nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de
construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de "Marfa comandat de dv., pe
care am livrat-o la data de . vom spune "Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de .
introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza ("din
cauz...) sau consecina ("de unde rezult c...), a unor expresii precum "Drept pentru care am
ncheiat procesul-verbal, "n mod nemijlocit..., "n mod obligatoriu.. (n loc de "nemijlocit,
"obligatoriu.
Particularit*i tilitice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea,
concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea.
83
Corectit3dinea - impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale,
ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i
pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msur respectul pe
care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n corespondena contribuie la
evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale.
Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei.
Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu
este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele
legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.); scrisoarea poate fi folosit
adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.
C6aritatea - este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n scrierea
documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii,
drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor.
Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care
nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative.
Conci4ia - este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea,
lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza
prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a
terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune "dispozitivul este
productiv n loc de "dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, "Acest calculator
este foarte performant n loc de "acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea
prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din
ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune
duce la scrisori suplimentare.
'reci4ia - se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori
este vorba de sume, cantiti, etc.
So2rietatea :i o<icia6itatea - este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de
aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n
coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv.
'o6ite1ea :i de5nitatea - stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i
demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i
poate aduce profit i alte beneficii. A spune "mulumesc, "va rog, "apreciez, "sunt
recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden
nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul
scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al
pronumelor de politee asigura aceste cerine.
Nat3ra6e1ea :i si586itatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie s fie
direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem
pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i
ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin
calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit.
Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete ele "printre rnduri
i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori
de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei
84
scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este
strict individual.
A.revieri foloite 5n core)onden*a oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: econo(ie de ti() n ce privete redactarea,
citirea, dactilografierea documentelor; econo(ie de )a*iu 5n pagin i econo(ie de
(ateriale (hrtie, panglic - n cazul folosirii, maini de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii
imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al
scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text,
ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le
reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
- abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i
expresii din vocabularul obinuit.
- abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate
specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
- abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr,
pentru scrisori ntocmite n limba romn.
- Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate
partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie "Domnule Director i nu "Dl. Director; "Ordinul
nr. i nu "Ord. nr.)
#.*. E6a2orarea 5esa?363i scris
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma,
structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile
gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o
imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o ,carte de vizit a celui ce o expediaz. O
scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem
participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal.
85
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena
ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea
scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub textul
expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor
scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i
amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de
transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i
telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea
mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar
redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului
i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma
sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele 'ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul
textului, reprezentnd "ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea - nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din
perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului
(structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de
punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea - scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea i
editarea (scoaterea la imprimant).
86
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine
asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de
art n loc de simple scrisori.
[1] Ion Toma, Ioana Dinca, (tilistic i compo.iie, Ed. Niculescu, Bucureti 1998, p. 18.
9.:. !or$% 0e pre+ent%re % scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele
cerine:
plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;
pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil
(2-2,5cm);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai
obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De
asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru
ndosariere.
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de
rndurile din text, dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre
pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii.
Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte pentru o mai
bun lizibilitate.
scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a unor
cuvinte sau poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit:
prin liniue;
prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul)
1. prin cifre;
a) prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac
este cazul)
87
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente "anexe (liste de preuri, brouri,
etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);
evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
forma bloc - preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a formei bloc
este forma semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm).
@n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las
spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
@n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula de
introducere, etc.) sunt poziionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat, adresa
destinatar, semntura expeditorului, formula de ncheiere).
Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale de la
linia marginal stnga.
!orma semi&bloc - textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile
constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate
la dreapta, se scriu n forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i
poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des
este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i
numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl,
reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s
inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se
ajunge de multe ori s se blocheze n aparat, acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei.
Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100gr. De asemenea,
Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect
necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.
Plicul - folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie
calitativ, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
plicuri standard de coresponden - plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;
plicuri de cabinet - plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
plicuri dosar - pentru coli A4 nempturite;
88
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate
- cele mai utilizate sunt tipurile cu "fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului
scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al
coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei,
strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte
ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit
serviciu sau persoan. Ex: "n atenia.
adresa expeditorului - poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme
expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal,
confidenial, urgent, etc. care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa
expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos.
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a
corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier, recomandat, post-
restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea
expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet,
numrul i data,
referinele,
adresa destinatarului,
formula de salut,
formula de adresare,
obiectul scrisorii,
coninutul,
formula de ncheiere,
formula de salut,
semntura,
referiri,
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut,
fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe
cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat,
sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
89
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul
corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul;
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este
indicat n orice situaie. De exemplu pentru corespondena protocolar pe invitaii la dineuri i
recepii, la felicitri se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual
numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb
englez) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din
punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care
se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii,
titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt; nu trebuie s ne dm noi
nine un titlu de politee: "Domnul sau "Doamna
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) - 6477340
90
Facsimile: (00401) - 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a
executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lui se scrie
n litere ("22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi scris diferit n
corespondena n limba englez. Forma britanic este asemntoare celei romneti mai nti
ziua i apoi luna (16
th
january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi
ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de
emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele
locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile
n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste
condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligatorie.
REFERIN]ELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
"Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i
cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
- denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
- adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru
Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul "ctre (dup care nu
se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1) unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee "Domnului, "Doamnei precum i de
91
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai
Popescu - Director ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne
adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul
adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: "n atenia Directorului
General / Serviciului Import - Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
@n atenia Airectorului Beneral sau
@n atenia (erviciului E;port
FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este
destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast inscripie va fi mai
evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune
virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm
depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Forma cea mai uzitat este "Domnule . sau "Doamn ., dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: "Domnul primar, "Domnule director, "Domnule Ministru etc.
Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu "Sire sau "Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora
nu i se scrie: "Domnule primar Popescu, ci "Domnule primar; o personalitate poate acumula
mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare
sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne
adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism
de ntrajutorare i corespondena se refer la aceast campanie, titlul de preedinte l va eclipsa
pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi .
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc
bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i "Stimate coleg ("Domnule rector i stimate
coleg).
92
Alte formule folosite "Stimate Domnule . sau "Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie
de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: "Doamna
Ministru, "Doamna Judector etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare
n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm
opiunea fiecruia.
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi "Stimai Domni,
"Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este "Domnilor -
urmat de ":.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele "Referitor la
. sau "Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de
a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu
este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe
scurt n primul paragraf al ei.
CON]INUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
paragraful de introducere;
mesajul (sau cuprinsul);
ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana
dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o
scrisoare anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite
de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
C-rin pre.enta v informm c DD,
v aducem la cunotin c D
C-entru confirmarea dumneavoastr v comunicm c D,
93
C3vem plcerea de a v informa c D,
a v aduce la cunotin c D,
C(untem 'nc<ntaiEbucuroiEfericii s v informm c D,
C?e folosim de acest prile2 pentru D,
C1biectul scrisorii noastre este7
s v informm despre D
s v anunm D
s v averti.m de D
s v atragem atenia 'n legtur cu D
2) Pentru scrisorile de rspuns
CCa rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. D din data de D,
C?e&a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din D,
CReferitor la scrisoarea dumneavoastr nr. D din data de D,
C!olosim acest prile2 pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. D din data de D,
3) Pentru scrisorile de revenire
CRevenim la scrisoarea dumneavoastr nr. D din data de D,
C@ntruc<t nici p<n ast.i nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. D.,
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului
trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton
corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct, fcnd obiectul
unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu
necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
C-rin pre.enta6 se 'mputernicete Aomnul D pentru contractarea fondului de marf pe semestrul
II = #99# i concilierea restanelor 'n livrri.,
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
metoda direct - motivare - concluzie
"@ntruc<t mrfurile nu corespund calitativ6 nu le putem recepiona
metoda indirect - concluzie - motivare
94
"?u putem recepiona mrfurile6 'ntruc<t nu corespund calitativ
Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea
c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n
timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului
(ton i impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de
instruciuni i explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri,
anunarea promovrii)
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau
cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se
d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete
metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
0NC(EIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare
sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a
rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc.
Exemplu:
C3teptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.,
C0 mulumim pentru 'ncrederea Espri2inulEconfirmarea acordat,
C0 rugm s primiiEacceptai scu.ele noastre,
CAorim s tim care este opinia dumneavoastr 'n legtur cu propunerea fcut mai sus i
sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.,
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaz:
C3ne;m acestei scrisori DDDD,
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
C0 rog s acceptai e;presia distinselor mele sentimente,
95
C0 rog s binevoii a agreaEa acceptaE a primi6 e;presia sentimentelor mele distinseEcelor mai
bune sentimente ale mele.,
Ae reinut c6 pentru a respecta armonia 'ntre formula de adresare FsalutG i formula de
'ncheiere6 aceasta din urm o reia pe prima6 plas<nd&o 'ntre virgule.
"V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
C0 rog s primii6 Aomnule -rocuror cele mai respectuoase sentimente.,
C0 rog s primii6 Aomnule -reedinte6 omagiul celui mai profund respect.,
C0 rog s primii6 Aomnule 3mbasador6 E;celena 0oastr6 asigurarea 'ntregii noastre stime.,
Alte formule folosite:
CCu stim,6 CCu respect, = formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
CCu cele mai bune sentimente, = formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar
ierarhic superioar.
"Cu sentimente alese de la furni.or la client6 de la funcionar la patron.,
CCu sinceritate,
C3l dumneavoastr,
CCu cele mai alese g<nduri.,
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi
omise.
n corespondena protocolar, diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final
sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de
apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEN/TURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia autorului,
urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
&TA'ILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu
iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea Cane;e, - apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se
scriu sub numele destinatarului principal, n stnga.
96
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de
fracie (bar).
!UNC6IILE SECRETRITULUI MODERN
Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea ,Ovidius Constana
Considera1ii Aenera6e 8ri7ind e7o631ia 5eseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei
istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea
pn astzi:
meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai
vieii economico- sociale;
tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul ,secretar(), provenind din
latinescul ,secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced - n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac
inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat
de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de
casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul
antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n
comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de
rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea
secretului profesional.
Termenul grammati>os, [2] denumind n limba greac i profesia de Csecretar,6 poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia
anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de
secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor
97
iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de
eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a
textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de
dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor,
pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate
femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s
lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. HIJ Se contureaz, astfel, noi cerine,
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul
secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta
aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de
baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale
i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului
impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale
la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni,
la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea
calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de
tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a
documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine
generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali
factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i
specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s
preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de
informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de
comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de
opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n
viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului
pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s
suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n
continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun
cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i
oricum.
98
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe
de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1. F3nc1ii6e secretariat363i 5odern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng
de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina,
pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este
finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau
aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de
redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii
organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al
secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:
degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,
astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte
operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu
deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din
cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
Funcia de tratare a informaiilor;
Funcia de documentare;
Funcia de ,filtru i legtur n contactele conducerii;
Funcia de asistare direct a managerului;
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n
parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i
tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i
sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a
procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata
distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.
99
[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) Ae la sile; la siliciu 7 Istoria mi2loacelor de comunicare 'n
mas. Bucureti : Editura tehnic, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA, abilonul informaiei 7 Ctre
o nou ordine internaional 'n domeniul comunicrii i informaiei - Bucureti : Editura politic,
1987, 286 p.
[2] n limba romn termenul a fost preluat sub forma "grmtic i a circulat cu sensul de
"secretar sau "scriitor ntr-o cancelarie domneasc.
[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluia managementului pe plan mondial. n:
Management, Bucureti, Editura economic, 1999, p. 63-74
[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol6 Bucureti, Lumina Lex, 2000, p.78-90.
[5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, !emeile 'n management6 Bucureti , Teora, 1998.
[6] Ibidem, p. 83.
I. !UNC6I DE TRTRE IN!ORM6IEI
1.1. Ro636 secretariat36 @n siste536 in<or5a1iona6 a6 orAani4a1ii6or
Noiunea de informaie6 n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de
informaie tiinifica6 care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere,
un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un termometru
care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul
unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am
menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om.
Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele
etape succesive:
Culegerea informaiilor - adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop;
-relucrarea informaiilor = presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse
mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele recepionate. De
exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul sau lucrarea
numita Centrali.ator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate; prelucrri de
informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau
mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai complex i
subtil dintre etapele procesului informaional.
(tocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii
este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi
recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru
perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul
organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. -rocesele comunicaionale cuprind
fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns
100
intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe
care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de
prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de
complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de
complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul
cruia i este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre
specialiti n domeniu, se consum astfel:
primirea de informaii 23 %
luarea de decizii 41%
dare de dispoziii 1%
schimb de informaii 4%
elaborare de informaii 4%
executare de lucrri 5%_
confirmare decizii 8 %
explicaii, ndrumri 14%
In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a procesului
de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informaia
circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de structura
organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii prin
care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor.
1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului
In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca
adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile
ntreprinderii i din exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar
prezenta astfel [1] :
A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe cu
conducerea, n sensurile:
de la conducere spre secretariat
circuit informaional linear i descendent;
101
se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu
indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi
telefonice, etc.
de la secretariat spre conducere
circuit informaional ascendent i linear;
se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea
contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea
corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se
desfoar ntre conductor i subsistemul condus:
circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile
obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici specifice.
circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de comand,
emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus; acestea se
concretizeaz prin ordine6 dispo.iii6 circulare6 redactate i transmise de ctre secretariat.
circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care
conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de
dri seama6 rapoarte6 ponta2e i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul)
n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din
mediul e;tern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul
extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare,
organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i
parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar
dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional ori.ontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de
secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel
de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea6 culegerea6 valorificarea i transmiterea direcionat a
informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt
n general:
logice (sortare, clasare, grupareG:6
intelectuale (redactare de texte, traduceri);
de pre.entare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative
(ndosarieri, setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i
automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de o
102
serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:
gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de
lucru;
gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul;
gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;
gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.
Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate
economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se
concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din
interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este absolut
necesar, n practic se nregistreaz aa numitul "mit al hrtiei. Sistemele de computere
genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea
documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute.
Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de
80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect
manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe hrtii
pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt
ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de
date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare i care
nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem meniona
bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc.
In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune:
activiti cu corespondena organizaiei;
reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;
traducerea documentelor.
Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.
)./. ctivit%te% cu corespon0en&%
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice,
acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic,
organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:
103
evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin
contact personal sau telefonic;
promtitudinea rspunsurilor
operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.
In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin
coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor.
Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:
consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile,
isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile oficiale
ale organizaiilor;
constituie o baza de nregistrri contabile;
expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;
elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea
ideilor ;
comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;
scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic);
permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui
ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice i persoane fizice;
prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de
documentare.
In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:
depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani;
consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra
multiplicrii posturilor din structura organizatoric;
costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie,
mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie - dar i indirecte, cerute de conservarea n
dosare i spaii special amenajate;
prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de
costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.
1. 3.1. Cic636 o8era1i3ni6or 8ractice de secretariat c3 cores8onden1a
A) Operaiuni cu corespondena priit
= 0erificarea corespondenei = este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli
de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau
104
dac sunt n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n
acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de
grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de
ac n ambalaj.
Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai
departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane
competente n astfel de situaii.
= Aeschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul
conducerii n acest sens.
Recomandri7
nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz
de primire), private (confideniale, personale), cele marcate "Urgent, alte scrisori adresate
firmei i, eventual, scrisori
Adresate greit.
Scrisorile marcate "urgent vor fi deschise cu prioritate;
Nu se deschid scrisorile care poart meniunea "Personal "strict secret, Strict personal
- 0erificarea coninutului scrisorii dup deschidere
Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;
Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de
distribuire;
Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat
expeditorului aceast problem;
Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;
Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa
expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac
timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza
ntrzierii prin verificarea tampilei potei;
= (ortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit
atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care
necesita atenia secretariatului.
Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au
dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.
105
= Aatarea i aplicarea tampilelor de 'nregistrare
Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:
constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza
primirii cu ntrziere a documentului;
data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a
scrisorii;
Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a
expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit ca
rspuns sau din oficiu.
= @nregistrarea corespondenei 'n Registrul de Intrare&Ieire
Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor Naionale
nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la Arhivistic).
Reparti.area corespondenei pe compartimente
In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea
importantei.
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz
astfel:
se face un duplicat al scrisorii
se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data
tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de primire.
3vanta2ele sistemului7
- scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea;
- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai
uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
3lte posibiliti7
secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea
rezoluiei de ctre conductor;
secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit
compartiment.
B+ #)era*iuni cu core)onden*a e1)ediat
Scrisorile expediate de organizaii pot fi:
- rspunsuri la scrisori primite
- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din
106
oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp,
organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul
ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:
s anune termenul la care trebuie s rspund;
s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere.
= Redactarea corespondenei
(ituaii7
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte
date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente
secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de
exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de
ortografie, gramatic sau punctuaie;
va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;
c) Scrisoarea este conceput de secretariat
n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se
consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;
n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se
adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce
constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n
drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente).
se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare
personalului de specialitate.
se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu
materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni.
& Introducerea corespondenei 'n mapa managerului i pre.entarea la semnat.
Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz.
& 5tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de
ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile
autorizate.
107
nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i
numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata.
& (crierea adresei pe plic
Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s
cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii;
oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara.
Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;
Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de
taxe sau stampila potei ;
Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;
Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: -ersonal6 (ecret6 In atenia ., separat
de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea 4rgent se va scrie
pe plic n dreapta i dedesuptul adresei;
Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei
Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire.
& @mpturirea i introducerea scrisorilor 'n plic
Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n
partea de sus;
Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.
& Introducerea ane;elor 'n plicuri
Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;
Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de
scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima
mpturire a scrisorii;
Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n
plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate
fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare;
Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac
sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.
Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n
aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate
& E;pedierea corespondenei prin pot
In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de
registratura.
Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul
108
curierilor.
Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar, de
importana scrisorii, de costul expedierii .a.
Pentru expediere se ntocmesc borderouri de e;pediere, dup urmtorul model (vezi model).
Borderou de expediie nr.
Nr.
crt.
Nr.
nregistrare
Data Destinatar Localitatea Greutatea
Taxa
(lei)
Nr.
recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii:
scrisori simple loco;
scrisori recomandate loco;
scrisori simple alte localiti;
scrisori recomandate alte localiti;
scrisori simple pentru strintate;
scrisori recomandate pentru strintate.
Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei.
Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului
responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate.
Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot.
Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota .ilei.
In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de e;pediie cu urmtoarele
rubrici (vezi tabel).
Nr. crt.Data Nr. de
nregistrare
Destinatar Nume i
penume
Semntura

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate.
Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii corespondenei
i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia actelor i n cadrul
organizaiei, ntre compartimente.
Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de
109
resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare.
[1] Lucreia Preotesiu, Corespondena i tehnica secretariatului7 manual pentru licee
economice, Bucureti, Edit. Didactic i pedagogic, 1998, p. 40.
[2] Margit REUTER; Claudia BEHRENS, Manual de secretariat i asisten managerial.
Bucureti, Editura tehnic, 1999, p.101.
1.#. Re8rod3cerea doc35ente6or
Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat,
precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub
forma de date, texte, imagini schematice.
Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i
frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor
compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor.
Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de
responsabilitate pe care-l implic.
Putem enumera, astfel:
adresele - cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 2-3 fraze i
se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;
notele interne = adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i
difuzate de secretariat;
instruciunile - sunt reproduse de secretariatul;
drile de seama = sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i
reproduse de secretariat;
procesele = verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat;
informrile = sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;
rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc
problemele acestuia.
Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective: invitaii,
programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.
De asemenea, secretariatul are sarcina de a-i prezenta conductorului rezumatele diferitelor
materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate mai
eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia
acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de
demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez.
1.*. Trad3cerea doc35ente6or
110
Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o
atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu
parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o
constituie i cunoaterea a 1-2 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens,
sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea
unor contracte sau n cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar,
economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

).:. Tr%t%re% %uto$%ti+%t, % in#or$%&iilor
Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se
numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din
perspectiva muncii de birou.
Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii:
irotica autonom = care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i
arhivarea acestora;
irotica de transmisie = care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar fr
ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o transforma
dup interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
= irotica de comunicaie - pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor.
Mijloacele de tratare automatizat a informaiei i-au gsit ecou larg n activitile birourilor de
secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp.
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :
modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de
informaii (documente, date structurate, termene etc.);
mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor
necesare i existente;
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i ateptare,
ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;
accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru
cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de
accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper- text);
reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de scrisori
n serie);
calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea
actualitii documentelor sau datelor folosite.
111
1.,.1. 're63crarea a3to5ati4at a te;te6or
Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul
secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor,
datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:
toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;
se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga
ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei;
textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminndu-se rescrierile;
se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;
textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s
fie memorate i regsite;
salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;
datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de
ortografie i cele de tastare;
programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul
rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta
acestuia);
existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind
alternative;
ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice,
imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a
secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri.
1.-. Co53nica1ia 2irotic
O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i irotica de comunicaie sau comunicaia
birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic:
poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su.
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat
separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut fi
interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic6 Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o
nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
112
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate,
oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si distribuirii
direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica
informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client - server, clienii reprezentnd
computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau
locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de
afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are,
desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor.
Internet36 este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate circa
60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut
serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea
diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente
hiper-media.
Tehnologiile Internet- ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formndu-se aa numitele
Intranet-uri.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum:
rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de telefoane,
descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile
care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create
pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru
comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea
unei sarcini.
Programe care s-au dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul potei
electronice (Electronic- Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor.
Funciile principale ale acestui sistem sunt:
primirea corespondenei;
trimiterea de mesaje;
confirmarea automat a primirii corespondenei;
memorarea de documente i de mesaje;
compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;
distribuirea corespondenei electronice.
In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a
unor sarcini intelectuale comune.
1.-.1. A86ica1ii6e 8o:tei e6ectronice @n secretariate
113
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile E-mail-ului pot fi:
pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;
punerea de acord n informri curente;
difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);
planificarea i coordonarea unor proiecte comune;
coordonarea unor termene;
In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n
cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie birotic
n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective
1.-.2 Internet36 @n secretariate. 'oten1ia6e de a86icare
Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop
orientativ, pentru secretariate, s-ar putea recomanda:
procurri de informaii (informaii hiper-mediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea
de tiri);
afaceri on-line (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare
electronice);
publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare
(E-Mail, E- Fax, telefon, conferine).
).1./ Utilit%te% co$unic%&iei birotice $o0erne
- Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta
economica n birouri i n administraie.
- Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea
capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea
eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor
astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere, pentru
a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile.
[1] Vezi capitolul ,Birotica din prezentul volum.
[2] Ionel ENACHE , irotica6 Credis, Bucureti, 2001, pp. 47-49.
II. FUNCIA "E "!CUENTARE

2.1. No1i3ni Aenera6e 8ri7ind :tiin1a doc35entrii
Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul "document
provine din latinescul Cdocumentum, cu sensul de "ceea ce servete la a 'nva6 a se instrui,6
114
termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n
limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i
impus terminologia tiinei documentarii.
In accepie larg, noiunea de "document este definit ca: orice ba. de cunoatere fi;ata
material6 'nregistrat sau susceptibil de a fi utili.at pentru consultare studiu sau prob. Iniial,
termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu
sensul reflexiv al verbului a se documenta.
O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a
extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de "a informa pe alii, caracteristica care
predomin n organizarea modern a acestui domeniu.
In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la
dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei
ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n
general, termenii "informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii
presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din
termenul document. KInformaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau
recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, ,documentarea presupune
numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai
deosebiri de natur ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o
astfel de transmisie.
Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei
umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important.
Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea
poate fi transmis n spaiu dar i n timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de
cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii.
Dictonul latin C0erba volant (cripta manent, exprim tocmai aceast contientizare a omului
asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilitile
de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi
schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului,
conform trilogiei - suport documentar - tehnica de nregistrare - semne convenionale de
transmitere a mesajului.
"38 s38ort36 doc35entar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de
nregistrare) sunt :
a) docu(ente itorice - nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie
de lemn, pnza etc.).
b) docu(ente conte()orane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic
etc.)
115
c) docu(ente tehnice , nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula
fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice,
discurile compacte audio);
Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
"38 tehnica de @nreAistrare (de fixare pe suport)
a) documente obinute prin (etode claice de 5nregitrare: documente manuscrise;
documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul
tiparului); documente ;erografiate (fotografiere, scriere uscat); documente ;ilografiate (texte
gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra).
b) documente realizate prin metode moderne de 'nregistrare7
- nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente
video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator);
- nregistrare electronic - documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-
urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport
conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar)
Dup semnele convenionale folosite;
a) documente scrise (avnd la baza litera)
b) documente grafice (n care predomina imagineaG
- schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);
- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele
menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul
modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de
interes a muncii administrative.
3G Aocumentele imprimate
Dup natura mesajului:
te;te
date (numerice, alfanumerice)
Dup form:
foi volante
brouri
cri
Dup gradul de implicare intelectuala:
documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)
116
documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc.
obinute din prelucrarea documentelor primare)
B+ Docu(entele (anucrie4
documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului
de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii
documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice s-au
private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:
documente vi.uale
documente sonore
iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:
vi.uale6 incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)
auditive7 banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru
audiere.
audio&vi.uale: film sonor, televiziune
tactile - alfabetul Braille pentru nevztori.
Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie
de sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:
dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii,
hotrri judectoreti etc.
dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de
seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);
dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.
Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens mai
restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.
Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca ,informaie
'nregistrat care poate fi tratata ca unitate 'ntr&un flu; documentar6 indiferent de forma sa
materiala i de caracteristicile acesteia,. (Standard ISO 2789).
In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul " act oficial sau particular
prin care se adeverete sau de preconi.ea. un fapt6 se confer un drept sau se recunoate o
obligaie.
In ,Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul ,document este definit n sens
generic ca K'nsum<nd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice Finscripii6 urme
de civili.aie materiala etc.G dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori friabili6
117
reali.ate cu a2utorul grafiei6 fotografiei6 'nregistrrilor sonore6 cinematografice sau a altor imagini
care pre.int interes pentru cunoaterea istoric.
!uncia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel,
personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i consumatorii
de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate sunt mult mai
vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale.
Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i tehnicile
acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent de domeniul
de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat
documentaristica6 ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i
tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite ntr-un birou cu
scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de
depozit.
2.2. Acti7itatea de doc35entare 6a ni7e636 secretariate6or
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care se
apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informaiei n
scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror
problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele
s fie tratate.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea,
att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se
stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei
profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le
manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire
a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare
presupunnd particulariti de aciune.
a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale altor
compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz
informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ
cnd le prelucreaz i transmite .
b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de
specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n
depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd
tangenta cu domeniul documentarii tiinifice.
2.2.1. $estionarea doc35ente6or re436tate din acti7itatea 5anaAer363i @n cadr36
orAani4a1iei
Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai
uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de
diverse informaii.
Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n
plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi
sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care
constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici6 brouri6 pliante6 plane6
etc.
118
Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat, n
scopul valorificrii practice.
Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:
Posibilitatea de operare simpl i rapid;
S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar dosarele
din interior s fie uor de localizat;
Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul,
mrimea, i natura corespondenei;
Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar;
Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent;
Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.
Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i
apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor
arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a
documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens.
A. 1rgani.area locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a
documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi
documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup
criteriile: mediul de 'nregistrare sau forma de pre.entare. n aceasta situaie, problema este
foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi
adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei i
documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate,
precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct
se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:
n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua
respectiva;
pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii;
n vrafurile de documente de pe birourile efilor;
n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;
119
n arhiva curenta a compartimentului.
In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor.
Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu
un document pentru prima oar:
1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac
este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se unde a
fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.
1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint
interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n
arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;
2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o
planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la
dispoziie pe birou.
Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri:
a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de
tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice, deci
documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de
documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor s-au
conceput o serie de sisteme.
b) n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate;
c) n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.
n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ieire.
B) Reducerea volumului de documente staionate 'n birou
Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile
menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din
hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest
sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu prezint
interes pentru organizaie.
Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o
operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al
organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care
trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o
list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care
va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel:
aa cer forurile legislative
pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare
sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare
proprie
120
concepe noi soluii sau idei creatoare
poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi
asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n cauza,
sau nu este responsabil de arhivarea lui.
n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:
C) Clasarea documentelor - operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de
frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana,
formnd arhiva activa.
D) 3rhivarea - operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti
arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de
trimitere la arhivistic).
2.2.2. Cl%s%re% 0ocu$entelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante,
condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se
repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de
documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia,
dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele
elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
Numele organizaiei emitente
Nume de persoane i funcii responsabile
Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)
Localitatea (emitentului sau destinatarului)
Denumirea documentului sau genul (chitana, proces - verbal, decizie etc.)
Probleme sau subiecte (coninut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
dac se opteaz pentru data6 ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica:
dac se opteaz pentru denumirile de organi.aii sau numele de persoane evideniate
n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
121
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup
bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice,
specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor,
un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n
unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare -Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s
cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen
precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind
grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i
expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i
"Constituirea dosarelor*)

[1] Aicionarul 5tiinelor (peciale ale Istoriei, Bucureti, 1981, p. 103-104
%laarea alfa.etic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi
primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu
furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun
pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare
(dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum:
denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau
denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director
pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: (T3( LM$M = N9. Informare i
documentare. 1r<nduirea 'n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i 'n inde;uri: (T3(
LM$M = LI. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica 'n cataloage i bibliografii.
-rincipii i reguli generale.
122
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate
precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o
astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare
n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea
documentelor din birouri.
aD ReA36i coordonatoare 8ri7ind c6asarea a6<a2etic @n ca436 n35e6or de 8ersoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond6 Elisei6 Enache6 Enachescu6 Encica6 Enica6 Eremia etc.
Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru
patronimic.
n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui.
Exemple: Popescu 3ndrei: Popescu6 Ion: Popescu6 Mihai.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va
fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu:
Aumitracu Bheorghe C.: Aumitracu Bheorghe ?. sau Aumitracu Bheorghe FcontabilG:
Aumitracu Bheorghe F2uristG6 etc.
Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;
Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.
Exemple: ?icolae rad& Beorgescu: )uigi 3lpago& ?ovello etc.
Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc,
n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat
de obicei dup numele de cstorie.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic,
arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale
adoptate ca standarde romane *.
Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare;
Numele gen 1OMallei sau McAonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.
Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i
prenume, n cazuri precum: 6heorghe 3ndrei sau Petre Ion 3ndrei. Pentru orientare rapida n
ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se
constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub
forma Ion (. Ainu: pe dosar, va fi AI?4 Ion (.
123
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor
de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor,
etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate
(de la A la Z) sau
de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare
care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate,
ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) ReA36i coordonatoare 8ri7ind c6asarea a6<a2etic a n35e6or de orAani4a1ii
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma,
asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de
Comer Industrie ?avigaie i 3griculturaG sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre
alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor
pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau
pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, F(ocietatea
comerciala C Bemma C (.R.).G sau prescurtat ((.C. CBemma, (.R.).G .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
- n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
Exemplu: (. C6 ME7AL (T3R ( R): (.C. MI8#9 (R): (. C. M#BI7E:7 (3. Cuvntul director a
fost cel subliniat.
- Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor
prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i ?avigaie6 5antierul de Construcii ?avale6 (ocietatea de
investiii CTransilvaniaC6 anca Rom<n de Ae.voltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi
stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
- Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea
s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau
dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Broup (R):
E P R. acau: Ecoterm (R): Electro& (anitas (R) etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele
vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IM9 (C1R (.3.:
IN97AN7 (.R.).: IN7ER (.R.). etc.
124
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: 3BR1MEC Cioc<rlia6 3BR1MEC Aeleni6 3BR1MEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (3?3 P T1MG cuvntul
director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: # Q # C1M (.3.: 3RB1( (.3. sau $ M (ER0I(: 3. B. -ER-ET44M: 3)M3
(.R.).
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: 5antierul "6 5antierul # etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai
multe subuniti, astfel: Dosarul A a - an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere,
se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar
pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
?ota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Inde;area alfabetic a coninutului documentelor.
%laare nu(eric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea
unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre
compartimente i grupul de numere care se atribuie.
E;emplu7
De la 1 la 5000 - pentru secretariatul conducerii
-"-5001-10 000 - pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 - pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui
compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.
125
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Ae.avanta2e7
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea !ecial
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea
de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole,
subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu
forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci
pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o
schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie
zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la
rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde
totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne
matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i
independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se
prezint astfel:
0. Generaliti
1. Filozofie
2. Religie
3. tiine sociale
4. Filologie
5. tiine naturale
6. Tehnic
7. Arte
8. Literatur
9. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei
cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 - tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
126
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare
prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 -
aprovizionare cu materiale; 3.3 - aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 - aprovizionare cu
piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea co"inat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar
inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor
ulterioar n arhive.
2.2.3. AsiA3rarea doc35entrii 5anaAer363i
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta
informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura
economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-
social, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa
este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate
exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul
mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare,
secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu
de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare
a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
127
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n
biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot
ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale,
organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit
i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor
delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse e;terne de
informare.
9ure interne docu(entare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din
punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru.
Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:
Principalele acte legislative - normative care reglementeaz funcionarea organizaiei;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii
organizatorice;
Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;
Tabloul de bord zilnic ;
Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
9ure e1terne de docu(entare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor
documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor
de diverse tipuri precum: volume6 publicaii periodice6 materiale de referin6 informaii pe suport
tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor
care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare.
Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-
o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i
acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
128
Pu.lica*iile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu
urmtoarele pari:
Partea I - public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente
normative elaborate de forurile legislative naionale;
Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:
Constituia Romniei
Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice
Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;
Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor
locale;
Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;
Monitoarele oficiale ale organismelor locale;
Publicaia CMonitorul 1ficial al Rom<niei C poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul
oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme
legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale
(judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona
i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri
ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n
Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Inde; de subiecte [1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine.
Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
129
Fisele - subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
-ublicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i
documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare 'n
fascicule succesive6 'nlnuindu&se 'n general cronologic sau numeric6 pe o perioada care nu este
limitata dinainte6 indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum
ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor
tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n
ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de
specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al
managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
3nuarul (tatistic al Rom<niei6 cu cele mai recente date6 elaborat de Institutul Roman de
(tatistica sau publicaia (tandarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea
comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti
de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare
(IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n
scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice
organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita
tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale,
instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra
a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de
stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre - anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul
telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele -agini aurii
cu abonaii telefonici locali, -agini ?aionale)6 Mersul trenurilor6 autobu.elor6 tramvaielor;
publicaii privind transportul aerian; Bhiduri turistice i autoturistice: R<rtii: Calendare i alte
publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Aicionarul E;plicativ al )imbii Romane, dicionare bilingve,
130
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden
n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate,
precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd
cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile " news, "nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de
lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste
publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu
informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special,
spre materiale ce conin informaii despre:
probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei
servicii potale i telecomunicaii
articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu
de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:
produse de birotic
centre de pregtire profesional
servicii de traduceri
servicii de informare comunitar
semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;
manifestri colective, trguri, expoziii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc
i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute
n colecii.
131
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor
al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar
etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform
unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care
cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele
elemente:
Numele autorului
Titlul crii, articolului
Numele editurii sau numele revistei, ziarului
Data apariiei
Numrul paginilor pentru cri .
2.3. Gestionarea documentelor secrete
Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces
la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea
asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n
practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii
precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din
considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor,
instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii,
precum:
Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;
Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;
132
Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la
cunotina efului ierarhic;
Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd
contextul legal permite acest lucru;
In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice
fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza
unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare
semnul "S sau de a nota pe prima pagin a documentului Csecret de serviciu C6 dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se
actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau
scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative
In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd
intr o ter persoan n birou;
Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul
calculatorului - documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a
indigoului i sugativei dac e cazul;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se
vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai
acestora;
Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor
discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e
cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);
Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i
obiectul audientei;
Coninutul documentelor elaborate pentru Cu. internC nu va fi comunicat persoanelor din
afara organizaiei;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri,
tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;
Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
133
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou "profesiune", ilegal, "escroc" de informaii nregistrate i prelucrate electronic.
[1] Indexare - mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup anumite
reguli prin cuvinte sau simboluri)
2.2.2. Cl%s%re% 0ocu$entelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante,
condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se
repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de
documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia,
dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele
elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
Numele organizaiei emitente
Nume de persoane i funcii responsabile
Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)
Localitatea (emitentului sau destinatarului)
Denumirea documentului sau genul (chitana, proces - verbal, decizie etc.)
Probleme sau subiecte (coninut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Exemple:
dac se opteaz pentru data6 ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica:
dac se opteaz pentru denumirile de organi.aii sau numele de persoane evideniate
n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup
bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice,
specifice unui compartiment.
134
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor,
un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronolo#ic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n
unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare -Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s
cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen
precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind
grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i
expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i
"Constituirea dosarelor*)
Clasarea al$a"etic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi
primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu
furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun
pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare
(dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum:
denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau
denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director
pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: (T3( LM$M = N9. Informare i
documentare. 1r<nduirea 'n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i 'n inde;uri: (T3(
LM$M = LI. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica 'n cataloage i bibliografii.
-rincipii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate
precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o
astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.
135
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare
n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea
documentelor din birouri.
aD ReA36i coordonatoare 8ri7ind c6asarea a6<a2etic @n ca436 n35e6or de 8ersoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond6 Elisei6 Enache6 Enachescu6 Encica6 Enica6 Eremia etc.
Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru
patronimic.
n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui.
Exemple: Popescu 3ndrei: Popescu6 Ion: Popescu6 Mihai.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va
fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu:
Aumitracu Bheorghe C.: Aumitracu Bheorghe ?. sau Aumitracu Bheorghe FcontabilG:
Aumitracu Bheorghe F2uristG6 etc.
Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;
Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.
Exemple: ?icolae rad& Beorgescu: )uigi 3lpago& ?ovello etc.
Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc,
n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat
de obicei dup numele de cstorie.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic,
arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale
adoptate ca standarde romane *.
Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare;
Numele gen 1OMallei sau McAonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.
Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i
prenume, n cazuri precum: 6heorghe 3ndrei sau Petre Ion 3ndrei. Pentru orientare rapida n
ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se
constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub
forma Ion (. Ainu: pe dosar, va fi AI?4 Ion (.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor
de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor,
etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate
(de la A la Z) sau
136
de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare
care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate,
ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) ReA36i coordonatoare 8ri7ind c6asarea a6<a2etic a n35e6or de orAani4a1ii
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma,
asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de
Comer Industrie ?avigaie i 3griculturaG sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre
alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor
pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau
pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, F(ocietatea
comerciala C Bemma C (.R.).G sau prescurtat ((.C. CBemma, (.R.).G .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
- n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
Exemplu: (. C6 ME7AL (T3R ( R): (.C. MI8#9 (R): (. C. M#BI7E:7 (3. Cuvntul director a
fost cel subliniat.
- Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor
prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i ?avigaie6 5antierul de Construcii ?avale6 (ocietatea de
investiii CTransilvaniaC6 anca Rom<n de Ae.voltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi
stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
- Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea
s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau
dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Broup (R):
E P R. acau: Ecoterm (R): Electro& (anitas (R) etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele
vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IM9 (C1R (.3.:
IN97AN7 (.R.).: IN7ER (.R.). etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: 3BR1MEC Cioc<rlia6 3BR1MEC Aeleni6 3BR1MEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (3?3 P T1MG cuvntul
director il va constitui primul cuvnt;
137
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: # Q # C1M (.3.: 3RB1( (.3. sau $ M (ER0I(: 3. B. -ER-ET44M: 3)M3
(.R.).
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: 5antierul "6 5antierul # etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai
multe subuniti, astfel: Dosarul A a - an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere,
se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar
pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
?ota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Inde;area alfabetic a coninutului documentelor.
%laare nu(eric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea
unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre
compartimente i grupul de numere care se atribuie.
E;emplu7
De la 1 la 5000 - pentru secretariatul conducerii
-"-5001-10 000 - pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 - pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui
compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
138
Ae.avanta2e7
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea !ecial
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea
de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole,
subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu
forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci
pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o
schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie
zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la
rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde
totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne
matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i
independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se
prezint astfel:
0. Generaliti
1. Filozofie
2. Religie
3. tiine sociale
4. Filologie
5. tiine naturale
6. Tehnic
7. Arte
8. Literatur
9. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei
cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 - tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.
139
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare
prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 -
aprovizionare cu materiale; 3.3 - aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 - aprovizionare cu
piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea co"inat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar
inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor
ulterioar n arhive.
2.2./. si*ur%re% 0ocu$ent,rii $%n%*erului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta
informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura
economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-
social, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa
este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate
exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul
mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare,
secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu
de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare
a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n
biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot
ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale,
organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit
140
i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor
delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse e;terne de
informare.
9ure interne docu(entare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din
punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru.
Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:
Principalele acte legislative - normative care reglementeaz funcionarea organizaiei;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii
organizatorice;
Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;
Tabloul de bord zilnic ;
Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
9ure e1terne de docu(entare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor
documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor
de diverse tipuri precum: volume6 publicaii periodice6 materiale de referin6 informaii pe suport
tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor
care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare.
Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-
o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i
acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Pu"licaiile o$iciale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu
urmtoarele pari:
141
Partea I - public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente
normative elaborate de forurile legislative naionale;
Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:
Constituia Romniei
Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice
Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;
Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor
locale;
Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;
Monitoarele oficiale ale organismelor locale;
Publicaia CMonitorul 1ficial al Rom<niei C poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul
oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme
legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale
(judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona
i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri
ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n
Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Inde; de subiecte[1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine.
Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele - subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Pu"licaiile seriale de specialitate
142
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i
documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare 'n
fascicule succesive6 'nlnuindu&se 'n general cronologic sau numeric6 pe o perioada care nu este
limitata dinainte6 indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum
ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor
tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n
ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de
specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al
managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
3nuarul (tatistic al Rom<niei6 cu cele mai recente date6 elaborat de Institutul Roman de
(tatistica sau publicaia (tandarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea
comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti
de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare
(IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n
scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice
organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita
tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale,
instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra
a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de
stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre - anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de re$erin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul
telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele -agini aurii
cu abonaii telefonici locali, -agini ?aionale)6 Mersul trenurilor6 autobu.elor6 tramvaielor;
publicaii privind transportul aerian; Bhiduri turistice i autoturistice: R<rtii: Calendare i alte
publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Aicionarul E;plicativ al )imbii Romane, dicionare bilingve,
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden
n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate,
precum cele menionate n bibliografie.
143
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd
cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile " news, "nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de
lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste
publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu
informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special,
spre materiale ce conin informaii despre:
probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei
servicii potale i telecomunicaii
articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu
de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:
produse de birotic
centre de pregtire profesional
servicii de traduceri
servicii de informare comunitar
semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;
manifestri colective, trguri, expoziii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc
i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute
n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor
al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar
etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
144
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform
unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care
cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele
elemente:
Numele autorului
Titlul crii, articolului
Numele editurii sau numele revistei, ziarului
Data apariiei
Numrul paginilor pentru cri .
2.3. $estionarea doc35ente6or secrete
Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces
la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea
asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n
practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii
precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din
considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor,
instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii,
precum:
Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;
Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;
Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la
cunotina efului ierarhic;
Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd
contextul legal permite acest lucru;
145
In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice
fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza
unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare
semnul "SN sau de a nota pe prima pagin a documentului Csecret de serviciu C6 dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se
actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau
scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Muri )entru )revenirea a)ectelor negative
In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd
intr o ter persoan n birou;
Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul
calculatorului - documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a
indigoului i sugativei dac e cazul;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se
vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai
acestora;
Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor
discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e
cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);
Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i
obiectul audientei;
Coninutul documentelor elaborate pentru Cu. internC nu va fi comunicat persoanelor din
afara organizaiei;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri,
tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;
Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou "profesiune", ilegal, "escroc" de informaii nregistrate i prelucrate electronic.
146
[1] Indexare - mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup anumite
reguli prin cuvinte sau simboluri)
III. F3nc1ia secretariat363i de 6eAt3r :i O<i6tr3P @n contacte6e cond3cerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din mediul
economico-social extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent
munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd negativ calitatea
rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de specialitii
n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din timpul de lucru
al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de
peste 30 minute, mai puin de 20%.
Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de
legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe.
3.1. Co53nicri6e te6e<onice
Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie
echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial
telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i ,filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite.
3.".". (ecretariatul asigur legturile telefonice6 la solicitarea conducerii6 'n cadrul i 'n afara
organi.aiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc )ista
numerelor de telefon u.uale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici: numele i
adresa organi.aiei: numele persoanei i funcia: codul rii: codul .onei: numrul de interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registru-repertoar n care se consemneaz, n
ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi,
Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele fiecrui agent
economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent,
fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau organizaie care apare pe
parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic,
sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte n fiier. De asemenea,
fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng
cele menionate anterior, pentru list.
Numele i adresa
Companiei
Nume
persoane
Funcia
Numrul de telefon
Cod ar Cod Zon Telefon numr
147
exemp
CORES IND SRL
Hotel Aurora, ap.10-
12.
Constana
Petrescu Ion
director
vnzri
0241 8700 623145 4
comp paper sa
Str. Celulozei nr.6
Constana
Ion Mirela
Director
general
0241 8600
688841
0722197422
Secretariat
Direct
Agenda cu adrese i numere de telefon
Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic6 care permite regsirea rapid a
informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului.
Profesionalism la telefon
nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o
convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna
orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare;
La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele persoanei
cu care dorete s ntre n contact;
n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan
ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad
ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara;
ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor
doi conductori;
ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre
secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;
n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost bine
neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna;
n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:
A- de la ANA
B- de la BARBU
C- de la COSTICA etc.
$.".# (ecretariatul Kfiltrea., convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele
mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a
situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului dar i de
148
abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a intra n
conflict cu solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:
ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou,
privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai
importante i urgente chestiuni care necesit atenie;
ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru
care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai 'n totalitate;
acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit de cei ce
solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n astfel de situaii.
n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti
toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conductorului, l va
informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o programare ntr-o perioad
de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe
aptitudini de comunicare eficient:
secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;
telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru
conducere ct i pentru cei care apeleaz;
la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele
organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, "Agenia EFICIENT, Buna ziua !";
se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;
o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de
persoane ,restricionate sau ,evitate;
legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint
i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;
n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza,
la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndu-i s-i exprime n scris comunicarea,
eventual cu meniunea ,confidenial ,urgent
atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie,
convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;
dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin ,da i ,nu
sunt indicate pentru a o descuraja.
n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara va
ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei;
ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;
dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt
apel;
eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;
149
este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care vor
fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;
dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat
informate asupra coninutului;
n cazul unor convorbiri n care s-au transmis unele informaii ce presupun actualizarea
unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea
conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate
numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica
receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntr-un birou n care se
lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a
opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor.
--reluarea mesa2elor 'n absena conductorului i informarea operativ a acestuia.
n astfel de situaii, exist cteva reguli:
mesajele vor fi ntotdeauna notate;
nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele
elemente: data i ora la care s-a primit mesajul; numele persoanei creia i-a fost adresat
mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul
primit.
MODEL A
Not telefonic nr... din...
Pentru .............................
Numele solicitantului .......................
Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei ..........
A telefonat ....va reveni ...... dorete s vad......
V rog s sunai .....va trece pe aici ....problema urgent.
Coninutul mesajului ...................
Data.....ora........
Cine transmite ............
Cine primete ............
MODEL B
Dl. Mihai (tnescu
n timp ce erai plecat
150
Dl. $eorAe I7nesc3
De la S.C. MARVIMEX SRL
Nr.telefon 041/ 691423
A telefonat X Rugm sunai X
A trecut pe aici

Va reveni

Dorete s v vad

Urgent X
Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori
s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din
data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi.
Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30
Mesaj primit de: Laura Panait
De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:
- dac dorete s vorbeasc cu altcineva;
- dac va reveni;
- dac dorete s lase un mesaj.
Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un
crochiu luat pe hrtie.
Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
= Transmiterea unui mesa2. Recomandri7
innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se
va face pauz dup fiecare fraz;
atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau
litere;
se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;
nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu exist
sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac
o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un
telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.
Folosirea ro.otului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la
orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul
prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei, un
salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n
151
cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest
lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au
sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate.
$.#. !iltrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr legtura
cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de contacte dac nu
sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s "filtreze" ntreruperile gratuite i neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale ale
secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n "tandemul
conductor-secretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica
managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele "ua
'nchis i "ua deschis, care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau
eliminrii unor bariere precum:
a) pentru "ua nchis: stabilirea unui sistem al "orelor interzise prin plcue indicatoare sau
printr-un sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n
comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc.
b) pentru "ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic
nchis, aceasta realizndu-se pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la
ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria
distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate
controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip "ua nchis devine la fel de
incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau
mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient.
Pentru secretara aflat ntr-una din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun
cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai
potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei
funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia manager-secretar.
[1] Ted. JOHN, 1rgani.area perfecta a timpului, Bucureti, Naional, 1998, p. 23.
I2. !UNC6I DE SISTRE DIRECT MN'ERULUI
152

Exercitarea acestei funcii presupune:
- participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea
manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de
sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu
aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor
ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea
unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc.
- programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor
instrumente de eviden.
A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor
9.). 4e0in&ele. Cons#,tuirile. nt;lnirile 0e lucru
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n
procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n
luarea deciziilor.
edina este cea mai utilizat metod de management.
La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de
numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit.
Caracteristici specifice:
- Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general,
edinele coordonate de managerul general;
- Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;
- Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti;
- Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;
- Particip persoane concrete, nominalizate;
- Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;
- Se comunic direct unilateral i bilateral;
- Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.
]innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi:
a) 5edine organi.ate numai cu participarea personalului anga2at7 edine la nivel de conducere
(edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite compartimente,
adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine cu asociaii
profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru.
n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot
participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.
153
bG edine organi.ate i cu participarea unor repre.entani din mediul economico&social e;tern:
precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai autoritilor de stat.
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:
culege informaii;
schimba preri i analiza situaiei periodice;
informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;
prezenta proiectele i deciziile luate;
soluiona problemele mpreun;
face schimb de interese;
stimula contracte;
ncheia contracte;
rezolva probleme de resurse umane.
Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt
delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine deci.ionale - organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic,
unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective;
edine de informare - prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii,
edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului.
n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar prestabilit
(sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale, urgene i/sau
complexe;
edine de e;ploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii
speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de creativitate al
personalului;
edine de armoni.are = avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De
regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau
programe de o complexitate mai deosebit;
edinele eterogene = ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de edine
prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu al
firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta
explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o
metod cu specific i cerine proprii.
edinele ad&hoc = pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i rezolvare
urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic schimbri.
154
#.1.1. 'roced3ri orAani4atorice
Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate. ntr-
o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii precum i
de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia.
Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la
toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea
reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea
acestora.
Pregtirea /edin*elor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine este
foarte important pentru desfurarea ei cu succes.
Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum:
- stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
- stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor
edinei;
- stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei
limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte);
- stabilirea locului, datei, orei de ncepere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite
denumiri: 1rdinea de .i6 3genda de lucru6 ?ot de convocare. Coninutul agendei este stabilit, n
principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat
i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani asupra subiectelor ce vor fi
discutate.
Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru ca
membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat
pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau de
a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele
nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora dezbaterile
nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: -robleme ale ultimei
edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere
includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
155
1) Antetul organizaiei;
2) Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de departamente
etc.);
3) Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul;
4) Scuze pentru absen;
5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a problemelor
de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).
Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea
discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)
organizata la ........... n ziua de ......
cu ncepere de la ora...... pn la ora......
Puncte ale Agendei
1. Scuze pentru absen ------------------------
2. Probleme ale ultimei edine ----------------
3. Ordinea de zi:
1............
2............
Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n spaiul de
mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de ...... Putei ataa Agendei i
nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei.
............................................................
.................................
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt
situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau lunar, n
aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii sunt, n general,
pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de
administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menionate.
156
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n ziare
locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta.
AAenda de 63cr3 a cond3ctor363i este alt document al edinelor care conine informaii
suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului
detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase
un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.
Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu
conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor
termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:
se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru
ordinea de zi;
se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a cror
dezbatere trebuie continuat;
se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente s nu
se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice;
se introduc punctele agendei n ordine logic;
se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare punct
din ordinea de zi;
se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;
se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii
sau alt scop;
se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte de
preuri etc.) i indic anexarea lor;
se include punctul " Aiverse, i se specific dac exist participani care mai trebuie
anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;
se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;
se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i dac
aceste funcii se exercit prin rotaie;
se depune schia agendei pentru dactilografiat;
se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor
persoanelor ce trebuie s participe la edina.
Def/urarea /edin*elor
Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina,
prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute.
n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final,
argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din
ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.
157
Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese verbale sau
minute.
Proceul ver.al de cone(nare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri
verbale, de unde i vine i numele.
Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat,
nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei
ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara.
Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor, reducnd, astfel,
posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca
procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor
nenelegeri ce pot afecta organizaia.
Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul
edinei.
nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o alt
persoan dect cea care a scris.
Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului.
n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se
informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i
proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei n acest
sens, i dac trebuie respectat.
Elementele procesului verbal de consemnare sunt:
1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul
persoanelor absente i ordinea de zi;
2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i persoanele
responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui vorbitor,
prezentndu-se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul
trecut.
3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine
ierarhic numele participanilor pentru semntur.
Model:
-roces verbal
'ntocmit cu oca.ia edinei dinDD Fdata6 .iua6 luna6 anulG
5edina s&a inut 'n pre.ena7 DDFnume6 funciiG i a celor D.
Fnr.G de membri6 'n total D Fnr.G de persoane.
(&au constatatDFnr.G absene7D Fnr.G motivai iDFnr.G nemotivai.
5edina a 'nceput la oraD: Al. DD. anun ordinea de .i7
"DDDDDD.
158
#DDDDDD.
1rdinea de .i a fost epui.at la oraD. drept pentru care s&a 'ncheiat pre.entul proces verbal.
?umele participanilor pentru semntur.
F(e respect ordinea ierarhic a funciilorG
Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de
procedura:
Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a
documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de
obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop;
Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau
procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor
pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele
cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea au un caracter
intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit.
Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form
preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci cnd
se urmrete ncheierea unui contract economic.
Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra
pentru decizii importante.
Etape de ntocmire, n timpul edinei:
se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;
se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen;
se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;
urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin:
minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute, corespondena
primit;
se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt
rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd;
se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;
se ine pasul cu evoluia edinei;
se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu;
se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu
cuvnt;
se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.
Dup edin:
159
se schieaz minutele clar;
se face verificarea cu o alt persoan - preferabil cu lidearul oficial al edinei;
se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;
se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum i
celorlalte persoane care trebuie s fie informate;
se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea "reguli n privina ndosarierii
minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.
se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.
1bservaii7
n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:
strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse;
introducerea prea multor nume de persoane;
introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;
amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete n
memorie;
faptul de a fi influenai de statutul membrilor;
neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca locul,
data, ora au fost stabilite.
In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial
imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de operaiuni
care sustrag atenia [1] .
MINUTA EDIN]EI
Participani
Dl.Barbu
Dl.Panait
Dra Moise
Dl.Petre
Dl.Cristea
D.Furtun
D.Costea
Dl.Popescu
Distribuie adiional
Dl.Cristea
Dl.Furtun
Dl.Costea
Dl.Popescu
- cri tehnice de calitate
- certificare de garanie
- condiii de
vnzare/nchiriere
Subiect:
Vnzare i nchiriere maini i
utilaje
Data
23.04.2002
Ora
10,00
Locul
S.C. ERCO SA
Condus de
Dl.Barbu
Organizat de:
S.C. ERCO SA
Telefon
041/689.351
160
- caracteristici tehnice
Subiect Sumar/Aciuni Responsabil Termen
Creterea vnzrilor Actelor necesare
Dl.Costea
Dra Moise
30.04.2002
nchirierea
autobasculant
Proces verbal de
nchiriere
- " - 27.04.202
Vnzare excavator

_ " _ 02.05.2002
Asisten1a :i contro636 secretariat363i se exercit, n astfel de manifestri, printr-o planificare
a aciunilor, astfel:
Cu trei sptmni nainte de edin:
- se stabilete proiectul listei participanilor;
- se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor
conducerii;
- se alege o sal corespunztoare;
- se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare
Cu zece zile nainte de edina:
- se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de
participare la edina;
- se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;
- se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot participa
la edina;
- se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru
multiplicare;
- se difuzeaz materialele participanilor;
Cu ase zile nainte de edin:
- se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edina;
- se pregtesc dosare pentru toi participanii;
- se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare
i se verifica funcionarea acesteia;
- se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;
161
Cu dou zile nainte de edin:
- se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale agendei
de lucru;
- se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea slii
cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc.
- se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;
- se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;
In ajunul edinei:
- se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;
- se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte
legate de funcionarea acestora;
- se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erveelelor
etc. n sala de edina;
- va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor s nu
deranjeze;
- va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure de
rezolvarea lor;
In ziua edinei
- se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n
funciune a robotului telefonic;
- va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup
ntlnire;
- va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior
- va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment c
nu vor participa la edin;
- va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;
- l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discuie;
- va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;
- n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate, cernd
explicaii dac este cazul;
- va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna
toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile de stabilit;
162
- dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup
politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au
ntmplat;
- noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;
- are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.
Dup edin
- strnge toate hrtiile rmase n sal;
- dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara
dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire i
semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);
- ndosariaz documentele folosite n edina;
- consemneaz n agend data urmtoarei edine;
- va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale termene
de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru
ndeplinirea lor la timp.
Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la edin
[2] .
;.2.3 <ntlnirile de lucru
Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea unui
numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri.
Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n dinamica
procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp pentru
ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de timp.
Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de
persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:
- Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi
contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.
- Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite
de comun acord.
- Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita n
numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.
- Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i locul
ntlnirii.
- Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare, scheme etc.
ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane.
163
O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore
care s convin tuturor persoanelor implicate.
n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:
- se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea
stabilit de primul interlocutor;
- se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil fiecare
participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i
ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.
%.".$ Teleconferinele
Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr a fi
necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui
telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
0ideoconferinele
Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane
din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat vederi,
monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au propriile lor
studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video.
Avantaje:
Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai
puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin.
Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele
menionate, pentru pregtire i desfurare.
Dezavantaje:
Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii
mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n
pauze.
De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la
discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat
vederi s focalizeze.
3udioconferina
Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor aflai
la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilitile
necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul
scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un
translator. De asemenea, discuiile pot fi nregistrate i ascultate.
Avantaje:
164
Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt mai
ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn dect una
lung pe lun.
;.2.;. 7eleconferin*a )e co()uter
Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinztoare.
Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:
Conferinele on-line pe cale electronica
Sprijinirea proceselor de decizie n grup
Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii
edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care permit
desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea
fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.
B+ Reuniunile au (anifetrile colective te()orare
Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele
mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite organizaii, chiar
concurente.
n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale, culturale,
inaugurale sau aniversare.
Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de nvmnt,
cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord activitatea
practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiineaz.
n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de
activitate, din mediul extern.
Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consftuiri,
sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.
O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate.
Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste
manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel:
- Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organi.aionale cu mediul economico-
social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea fiind
nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa economico-
social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei
organizaii.
- Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu;
- Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;
- Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de
amploarea manifestrii;
165
- Cadrul de desfurare este special amenajat
In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit
n funcie de civa factori, precum:
- proporiile participrii
- gradul de oficializare
- procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:
4.2. Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane,
sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3. Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde
i dezbateri, consftuiri;
4.4. Manifestri cu caracter mai puin oficial6 precum mesele de lucru (masa bufet,
cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari, Crciun,
pensionari, excursii organizate de firm etc).
Si58o4ioane6e sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de comunicri
scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:
Si58o4ioane interna1iona6e cu participarea specialitilor din diferite colturi ale lumii
care s-au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar activiti n diferite
organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o anumit tematic din
paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele internaionale sunt numite i
conArese internaionale sau n alte cazuri con<erin1e.
Si58o4ioane6e na1iona6e sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu de
activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii naionale. Pot
participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.
Co6oc7ii6e :tiin1i<ice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte
stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiinei.
Con<erin1e6e se pot desfura sub mai multe forme, precum:
- expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare9 politice, economice
etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.
- ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de a
dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv.
- con<erin1eCde42ateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de
formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare
naional sau internaional.
ese6e de 63cr3 :i de42ateri6e sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un
numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate
imediat ct i de perspectiv.
166
#.2.1 $estionarea 5ani<estri6or co6ecti7e
Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a)
temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.
Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa responsabila,
compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau
Relaii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia,
ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora.
In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n
planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n aciuni
de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.
Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de
specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte a
comunicaiei i Relaiilor Publice.
De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a
manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul.
Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena
organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie
abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de noi
tehnici i idei
Indica*ii generale
Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:
definirea obiectivelor;
planificarea
execuia
evaluarea
verificarea succesului
Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de conductorul
manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list cuprinztoare, n care
s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective.
'6ani<icarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:
1) Tipul manifestrii i tema;
2) Cercul participanilor;
3) Momentul manifestrii;
4) Durata manifestrii;
5) Locul desfurrii
167
6) Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).
ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune urmtoarele
operaiuni:
scrierea invitaiilor
stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare;
alegerea i angajarea referenilor;
stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare
echiparea slilor;
rezervarea cazrilor la hotel;
In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian
normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales n
toiul evenimentelor.
)ista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate
lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general lista trebuie
s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii unei reuniuni
pentru a evita situaii stnjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt universal
valabile.
Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:
- Pu.licitate " )ro(ovare,anun*areB afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum se
ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii ale
interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale diverse.
- A(ena=area localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize
microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces la
telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare, (capacitate
de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de
expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse.
- Dotri neceareB mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane,
casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied
pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i
pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete,
maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de
fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse.
- Materiale neceare7 ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri cu
mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace,
foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii,
publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale, decoraiuni,
postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre
locul manifestrii, mape, diverse.
168
- Buget - costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru
dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv
calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea
materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane, traductori, program
distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.
, Du) (anifetare4 debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate;
sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea
notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii
invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea
onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor
sosite i dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i
tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea
i memorarea modificrilor de adrese.
Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o
banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea datelor de
baz ale persoanelor, hotelurilor etc.
Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere, mersul
trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom
(compact discuri).
De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele
menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos pentru
comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se multe costuri
de comunicare.
[1] Elisabeta NICORESCU, (ociologie i psihologie economic6 Constanta, Ex Ponto,1999, p. 105
[2] Nicy STANTON , Mastering Communication6 London, Orion Books, 1999, p. 123
2. !UNC6I DE RE"RE5ENTRE
Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale ale
managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management,
asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz.
Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul
de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau "de
echip" [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de
comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc la atingerea
obiectivelor .
n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.
Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale,
competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea
organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare
sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor
cerine.
169
Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul
organizaiilor, le reprezint: primirea vi.itatorilor6 audientele6 relaiile cu repre.entanii presei6
negocierile.
Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru desfurarea
eficient i n bune condiiuni a acestor contacte.
Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni specifice
procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer, dac ne
raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei, menionate n
capitolele anterioare.
Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai diverse,
de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de comunicare oficial
n absena managerului.
Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organizaie,
secretarele fiind adesea numite "cartea de vi.it a unei organizaii, n sensul c, ele sunt primele
persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influena pozitiv sau negativ
imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu
succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild,
felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor
influeneaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant,
diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care
comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de: treapta
ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere
personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n
perfecionarea acestei dimensiuni "comportamentul profesional care se nglobeaz n
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie
s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place,
care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte
in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am
ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul.
n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu care
se 'nvinge 'n orice profesiune.
Bi26ioAra<ie
1. AIFTINCA, Marin. abilonul informaiei7 Ctre o noua ordine informaionala 'n domeniul
comunicrii i informaiei. Bucureti: Editura politica, 1987;
2. ALEXANDRU, Ioan. 3dministraie public. - Bucureti: Lumina Lex, 999 ;
3. AMOS, Julie - 3nn. Managing *our time.- London, 1998;
4. BALDRIGE, Letiia. Codul manierelor 'n afaceri. - Bucureti: Business Tech Internaional
Press, 1997.
5. BERCIU DRAGHICESCU, Adina. 3rhivistica i documentaristica6 Bucureti: Universitatea
Bucureti, 2001;
6. BOTEZ, Victor. Informaie7 Cunoatere7 3ctiune, Bucureti: Editura politica, 1983;
170
7. BRATESCU, Gheorghe. Ae la desenele rupestre la sateliii de comunicaie7 -ovestiri din
lumea crii. Bucuresti: Albatros, 1987;
8. CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat6 Bucureti: Expert;
9. COX, Desiree. 3n introduction to the 1ffice management for secretaires.
10. DEVERS, Thomas. (ecretaires6 apprivoise.6 la bureautique6 Paris: Les editions d
organisation, 1987;
11. AICSI1?3R al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic,
1982;
12. AICSI1?3R de drept al muncii, Bucureti: Lumina Lex, 1997;
13. AICSI1?3R de informatica, - Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1981;
14. DUSSAULT, Louis. -rotocolul instrument de comunicare, Bucureti: Galaxia, 1996;
15. GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta
manageriala6 Bucureti: Editura tehnica, 1999;
16. GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer e;terior7 ?egocierea afacerilor i u.ane de
protocol6 Bucureti: Sylvi, 1997;
17. GIBLIN, Les. 3rta de.voltrii relaiilor interumane. Bucureti: Curtea Veche, 2000;
18. GULEA, Michaela. (crisoarea comercial.- Bucureti: Oscar Print, 1999;
19. GUU, Stelian. (isteme informatice 'n administraie, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1984;
20. HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: ALL, 1996;
21. HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. Corespondena i tehnici de secretariat, Bucureti:
Editura didactic i pedagogic, 1992;
22. HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucureti: RAO, 2000;
23. IZDRAILA, Vasile. una&cuviin i comportamentul civili.at. - Timioara: Facla, 1998;
24. JALOBEANU, Mihai. Internet = Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995;
25. JOHNS, Ted. 1rgani.area perfecta a timpului, Bucureti: Naional, 1998;
26. JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucureti: Antet XX Press, 2001;
27. LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1995;
28. MANOLESCU, Adrian. -utere i informaie, Craiova: Certi, 1996;
29. MARIN, George. 4.ane diplomatice i de protocol7 Caiet de seminar, Bucureti: Academia
de studii Economice, 1996;
30. NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. irotica i secretariat, Bucureti: Editura ASE, 1999;
171
31. NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureti: ALL, 1999;
32. NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucureti: Editura economic, 1996;
33. NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate 'ntr&un birou, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1998;
34. OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul #", Bucureti: RAI, 1992;
35. POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti: Universitatea Marii
Negre, 1995;
36. POPOVICI, M.; ROMAN, E. )ucrri de birou i secretariat, Bucureti: Editura didactica i
pedagogica, 1971;
37. ROSCA, D.; VARZARU, M. - Craiova: Certi, 1994;
38. RUSU, Costache; VOICU, Monica. 3C&4) managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;
39. SITTERLEI, Connie. !emeia manager, Bucureti: Codex, 1993;
40. SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucureti: Eficient, 2002
41. STANCU, Serb. Relaii publice i comunicare, Bucureti: Teora, 2001;
42. STANTON, Niki. Comunicarea, Iai: Societatea tiina i Tehnica, 1997;
43. STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare,
Bucureti: ABBPR. 1998;
44. SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Tord perfect pentru secretariat i
corespondena de afaceri, Bucureti: Calipso 2000, 1995;
45. SINCAI, Ana. Informaie i comunicare7 Informarea documentara o disciplina 'n
e;pansiune, Piteti, 2002;
46. TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaii, Bucureti:
Editura tiinific, 1991;
47. TAYLOR, Judith. (uccesfull tehnique = hoU to improve *our organi.aionO s image,
London: Kogan page, 1994;
48. UDROIU, Neagu. Butenberg sau Marconi V7 Momente din evolutia comunicatiilor de masa,
Bucureti: Albatros, 1981;
49. VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucureti: Lumina Lex, 2000;
50. VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. (ecretara perfect, Bucureti: Sigma Primex, 1995;
[1] Rodica CANDEA, Dan CANDEA, Comunicare managerial aplicat. - Bucureti, Expert, 1999,
p. 122.
!R$ANI%AREA &I 'RELUCRAREA AR(I)EI C!NTE'!RANE
Prof. univ. dr. Adina Berciu,Drghicecu
172
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale - Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori
deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea
stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a
documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile,
datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de
prelucrare analitic - sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la
beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un
fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale
documentul este definit ca "un material pe care este nregistrat o informaie sau "o informaie
nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii,
nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n
Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice
surs "pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore,
cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i
avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996
menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege:
acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie,
chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i
nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre
creatori romani n strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale,
departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de
stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de
rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific,
cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii
politice, economice, sociale i culturale a rii[3].
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de
stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i
de ctre persoanele fizice[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin
alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie
sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe,
lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai
173
documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot
avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu
mai ndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe
criterii de clasificare:
A. Dup deinerea arhivelor:
arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;
arhive ale Arhivelor Naionale;
arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.
B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
arhive curente (de registratur);
arhive de depozit;
arhive istorice (permanente).
C. Dup ornduirea social:
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
D. Dup etapele istoriei arhivelor:
arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era
destinat i care beneficia de coninutul lui);
arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);
arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;
arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).
E. Dup creatorii arhivelor:
arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;
arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;
arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi
cu juri etc.;
174
arhive poliieneti - provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin
meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;
arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
arhive statistice - fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea
oficiilor statistice (1859);
arhive militare - cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat
Major;
arhive sanitare - aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;
arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i
pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);
arhive culturale - create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci,
muzee;
arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng
mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli,
licee, universiti;
arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;
arhive personale - totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i
totodat conservate contient de ctre o persoan;
arhive familiale - ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca
persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n
proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:
hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina
plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din
prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G. Dup modul de percepere de ctre om:
arhive vizuale;
arhive sonore;
arhive audio-vizuale.
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea
acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta
lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist
mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea
prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor
175
istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i
Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.
Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau
fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua
lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele
Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a
Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare
n cadrul Ministerului de Interne.
Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la
revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la
Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie
cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c
legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar,
Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de
utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele
ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea,
supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile
deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform
complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv
stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al
Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica
n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte
modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;
Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn
la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul
nerespectrii acestor obligaii.
Evi0en&% 0ocu$entelor
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate
documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur
registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de
documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere
al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea
pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea
precis a circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea
acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se
numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se
repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
176
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data
nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului;
numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a
repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al
documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i
completa n registru dup rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n
dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al
documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
'rup%re% 0ocu$entelor -n 0os%re
Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre
rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.
Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor
i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu
documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se
aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este
prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor,
respectiv de constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros
discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai
problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz
sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma
unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe
probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n
vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales
compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu
capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea
constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost
prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora
dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la
arhiv pe aceeai baz.
Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea
intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.
Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul
dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv:
clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice,
inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.
177
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare
necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza
nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de
organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe
probleme i termene de pstrare.
El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n
care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere
majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare
dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.
n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul
poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4),
dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau
mici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la
rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea
lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea
creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le
conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul "permanent
(prescurtat "P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul
anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu
poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s
se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan
tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz "C.S. (comisie de
selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia
de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de
pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale
.a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu
valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se
pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-
un dosar separat cu meniunea "cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie
se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele
circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la
compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la
compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.
Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare
difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare
diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare,
178
planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de
pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s
nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s
nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin
analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea
nominalizrii i regsirii lor.[13]
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n
structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau
subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n
cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte
grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare.
Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se
ntocmete un nomenclator nou.
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe
care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar
se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter
secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful
fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele
specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de
arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel
central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup
confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.
Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea
corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a
indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constit3irea dosare6or
i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de "dosar a urmat celui de "dela
care la rndul su s-a desprins din termenul de "acta. Primele instruciuni de organizare a
arhivei n ]ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de
arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul
acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte
nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din
decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca
acesta s nu depeasc 25 cm.
n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul
secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au
fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au
desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de
baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a
dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate
chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic
de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului
modern al dosarelor.[15]
179
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la
compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se
efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup
alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea
cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea
acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la
documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri
personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu
problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la
locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele
care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.
nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul
fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori
de asigurare a integritii fondului.
In7entarierea dosare6or. 'redarea 6a co58arti5ent36 arhi7
Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult
inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda
indirect sau pe fie.
Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe
coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit
spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii
creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a
materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic;
trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de
inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele
cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc.
Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n
nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi
un numr direct, distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare
pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face
predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele
nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n
inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul
rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n
inventare se va meniona acest lucru.
Rubrica "Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,
rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i
perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va
180
reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor
importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani
se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena
maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu
trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe.
Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a
reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare
de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui
proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea
modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului
creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de
eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]
Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul "Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se
noteaz:
Numrul de ordine al inventarului
Data prelurii documentelor din inventarul respectiv
Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
Datele extreme ale documentelor
Totalul dosarelor din inventar
Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
La capitolul "Ieiri se trec:
Data ieirii documentelor din eviden
Unde s-a predat
Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
Totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevzute.[21]
181
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza
unuia din urmtoarele acte, dup caz:
Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]
Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a
lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare,
aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selec&ion%re% 0ocu$entelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n
cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte
pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea
creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-
istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul
economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de
depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de
pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a
documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n
care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea
creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare
practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente
s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului
unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri,
numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful
compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care
prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s
fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente.
Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i
experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent
dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de
cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De
asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a
inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu
asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a
distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena
pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]
Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint
comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat
182
dosarelor care au meniunea "C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de
ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie
pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul
i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-
verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare
conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele
create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n
perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres
nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile
judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar
dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel
pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de
proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor
Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea
organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este
confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc),
forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm),
descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda
(se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn,
ntre paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea
intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se
ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece
documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se
informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru
dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]
Or0on%re%< invent%riere% .i selec&ion%re% 0ocu$entelor secrete 0e st%t
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37:
"Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor
normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului
n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat;
gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete
de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice,
schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete
de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i
certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau
compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i
selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.
183
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de
selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de
stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva
general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la
finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele,
aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult
necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor
secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-
tiinific.[34]
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii
economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel
cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n
cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42,
metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea),
inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele
tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit
(pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe
compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde
documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie
datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare
an.[35]
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se
grupeaz pe probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de
termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie,
stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific
i practic.
n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu
termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea
eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele
ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente,
anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul
de pstrare.[36]
Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,
inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul
cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale
poporului romn.
!olosire% 0ocu$entelor
Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi
documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea
tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru
eliberarea unor copii, extrase, certificate.
184
Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini,
dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen,
cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea
stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de
reproducere, pentru protejarea lor.[37]
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la
cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu
au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant
cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o
expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente
precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii
certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar
referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut
cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate
(anul i numrul din inventar).
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare,
recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a
precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din
certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se
comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se
trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt
admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra
exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de
unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal
sau se expediaz prin pot.
Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare
civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-
se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite
pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i
data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un
subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-
un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent,
urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care
provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum
este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit
(cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele
solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data
scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii
unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i
o rubric pentru observaii.
n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i
anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru
cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea
fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea
185
compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i
data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
"relucr%re% %r=ivistic, % 0ocu$entelor te=nice .i 0e -nre*istr%re te=nic,
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai
mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri
de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a
suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier
special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe
compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat
nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti
arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate
de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri,
laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce
procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de
proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva
general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden
curent (anexa nr.4)[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea
principiilor generale:
Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,
instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau
persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i
prelucrare.
Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice
n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.
Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor
arhivistice din zona geografic n care au fost create.
Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori
diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este
necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu
tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45]
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot
constitui fonduri i colecii integrale.
Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor
ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.
Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice
incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de
186
arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea
fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele
59-80.[46]
",str%re% 0ocu$entelor .i or*%ni+%re% 0epo+itului 0e %r=iv,
Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea
existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor
de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze
documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite
special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii
solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de
foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de
depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea
elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport)
hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie
aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de
necesitate.
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial
s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu
liber de 0,7-0,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m.
este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul
n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.
Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar.
Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice),
acestea se depoziteaz pe categorii.
Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu
temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de
materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18

C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre,
higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet
de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte
sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor
asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i
deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor,
fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte.
Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau
gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de
stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va
comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.
n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i
termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene
de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i
poliele se numeroteaz.[48]
187
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i
JJJJJJ al documentelor aflate n depozitul respectiv.
Depunere% 0ocu$entelor l% r=ivele N%&ion%le
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se
depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:
Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;
Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;
Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.
Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac
le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz
depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele
Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale,
urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn
de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu
atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de
alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului
Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii
extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful
compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un
exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu
valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la
Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin
confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i
inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal,
ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul
lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate.
Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea
creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora
statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau
msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce
fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor
Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii
Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se
face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost
svrit contravenia.
188
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n
spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul
registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de
arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti
arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.
[1] Aicionar al 5tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103-104;
vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare6 conservare i
restaurare a arhivelor 'n C3rhiva Romaneasc,, tom I, 1995, p. 26-39.
[2] CMonitorul 1ficial,, nr. 71/9 aprilie 1996.
[3] Aicionarul6 p. 121-122.
[4] CMonitorul 1ficial,, nr. 71/9 aprilie 1996
[5] Aicionarul, p.7 4; vezi i )e;icograf 3rchive Terminolog*, cf. Florea Oprea, p. 33.
[6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit.6 p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i arhive
tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii.
[7] Marin Radu Mocanu, 3rhivele ?aionale 'n competiie cu timpul6 3rhiva rom<neasc, tom II,
1996, p.13, idem, 3rhivele ?aionale i (ocietatea rom<neasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997, p.15.
[8] )egislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26.
[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n "Revista
Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444
[10] Emilia Cohn, ?omenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare = instrumente
de ba. 'n activitatea arhivistic, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.17.
[11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor6 n "Revista Arhivelor,
an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.
[12] )egislaie arhivistic6 p. 52.
[13] Voica Coman, op. cit., p. 415.
[14] Elena Ciuc, Ain e;periena !ilialelor 3rhivelor (tatului Municipiului ucureti pe linia
activitii de 'ndrumare i control la arhivele .A.(., n "Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII, nr.
4/1985, p. 399.
[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16.
[16] Marcel Dumitru Ciuc, 1rdonarea i inventarierea documentelor aflate 'n depo.itele
arhivelor statului, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.
[17] )egislaie arhivistic, f. 53.
[18] Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca
contemporan, n "Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.
189
[19] )egislaie arhivistic6 p. 54.
[20] Ibidem, p. 55.
[21] Ibidem, p. 31.
[22] Ibidem, p. 56.
[23] Ibidem, p..57.
[24] Voica Coman, (elecionarea documentelor la organi.aii, n "Revista Arhivelor, an LIX, vol.
XLIV, nr.4/1982, p.370.
[25] )egislaie arhivistic, p. 32.
[26] Voica Coman, (elecionarea documentelor D, p. 373.
[27] )egislaie arhivistic, p. 56.
[28] Ibidem, p. 32.
[29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru i.voarele sigilare, n
"Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.
[30] )egislaie arhivistic, p.57.
[31] ibidem, f.58.
[32] Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n "Revista
Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor "David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I, 1995,
nr.1-2, p. 77.
[33] )egislaie arhivistic, p. 33.
[34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399.
[35] )egislaie arhivistic, p. 34.
[36] Ibidem, p. 35.
[37] Legea Arhivelor Naionale, n "Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996,
p. 4.
[38] )egislaie arhivistic, p. 36.
[39] Ibidem, p. 37.
[40] Ibidem, p. 59.
[41] Ibidem, p. 60.
[42] Ibidem, p. 54.
[43] Ibidem, p. 53.
[44] Ibidem, p. 55.
190
[45] Ibidem, p. 39.
[46] Ibidem, p. 40-45.
[47] Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare6 conservare i
restaurare a arhivelor, n "Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31.
[48] )egislaie arhivistic, p.49.
[49] Legea Arhivelor Naionale, n "Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996,
p.3.
[50] )egislaia arhivistic, p. 57.
LeAea Arhi7e6or Na1iona6e 1LL,
Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.
Capitolul I
Di)o&i*ii generale
Art. 1 - Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele
create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice,
sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente
statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi.
Art. 2 - Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte
asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu
valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.
Art. 3 - Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al Romniei
se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile
judeene ale Arhivelor Naionale.
Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace,
potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu
sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de
specialitate a Arhivelor Naionale.
Art. 4 - Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac
parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de
documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n
condiiile prevederilor prezentei legi.
Capitolul II
Atri.u*iile Arhivelor Na*ionale 5n ad(initrarea /i )rotec*ia
)ecial a >ondului Arhivitic Na*ional al Ro(niei
Art. 5 - Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
191
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind
urmtoarele atribuii:
a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru
organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea
n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau
publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete
msurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege;
d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le
deine;
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de informare
i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru
colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din
cadrul Sistemului naional de informare i documentare;
g) elaboreaz i editeaz "Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate informrii
i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic
pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei;
j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri
tiinifice sau culturale internaionale
k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea
informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe
acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i
particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;
l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i
conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.
Art. 6 - n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai
Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile
specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin
regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale.
192
Capitolul III
#.liga*iile creatorilor /i de*intorilor de docu(ente
Seciunea I
Evidena documentelor
Art. 7 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit
legii.
Art. 8 - Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor
de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare
creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar
cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9 - Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la
constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr.
2 i 3.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru,
potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma
selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de
calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.
Seciunea a II-a
(elecionarea documentelor
Art. 10 - n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a
documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute
de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz
cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a
documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.
Art. 11 - n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind
compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul
specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru
analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea
luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca
fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se
nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de
documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n
193
cazul celorlali creatori i deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale
ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce
urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a
-strarea documentelor
Art. 12 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau
deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii
special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi
avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele
numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de pstrare a
documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace
adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de
prevenire i stingere a incendiilor.
Seciunea a IV-a
Aepunerea documentelor la 3rhivele ?aionale
Art. 13 - Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare
permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum
urmeaz:
a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea
lor;
b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30
de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Art. 14 - Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n
desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n cazul
creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.
194
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii,
Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n domeniul
siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile
prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.
Art. 15 - Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie,
scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea
oricror documente care fac parte din !ondul 3rhivistic ?aional al Rom<niei i care trebuie s se
pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.
Art. 16 - Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase
privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de
documente.
Art. 17 - Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s depun
la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar
al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a
acestora.
Art. 18 - n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic,
fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul
art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale
Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei
Sociale sau la direciile judeene ale acestuia.
Art. 19 - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate,
potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie.
Capitolul IV
>oloirea docu(entelor care fac )arte
din >ondul Arhivitic Na*ional al Ro(niei
Art. 20 - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite
pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative,
elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere,
de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care
nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii
creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri.
Art. 21 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i
dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se
refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
195
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i
ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.
Art. 22 - Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile
cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n
pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor
constituionale i ale legislaiei n vigoare;
b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate
i consemnat ntr-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei
nr. 6.
Capitolul V
Peronalul arhivelor
Art. 23 - Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au obligaia
de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de
arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor
compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de
documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.
Art. 24 - Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele Naionale,
ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin
Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.
Art. 25 - Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de
calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria
funcionarilor publici.
Capitolul VI
R)underi /i anc*iuni
Art. 26 - Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere contravenional,
civil sau penal.
Art. 27 - Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i se
pedepsete conform prevederilor Codului penal.
Art. 28 - Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
196
Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr
autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7
ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.
Tentativa se pedepsete.
Art. 29 - Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt
svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a
nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;
b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen
de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform
prevederilor art. 9;
c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele
prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n condiiile
prevzute la art. 11;
d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i
deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit
art. 12;
e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i
deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13;
f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor
Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz,
de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la
expirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17.
Art. 30 - Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);
b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).
Amenda se aplic i persoanelor juridice.
n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei
judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a
rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.
Art. 31 - Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre
mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 32 - mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n
termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit
contravenia.
Art. 33 - Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr. 32/1968
197
privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.
Capitolul VII
Di)o&i*ii finale /i tran&itorii
Art. 34 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30
de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale,
documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii.
Art. 35 - Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele
normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.
Art. 36. - Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor Naionale
se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor Naionale.
Art. 37 - Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 - Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste
Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei
legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor
art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Senatului
prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
3ceast lege a fost adoptat de Camera Aeputailor 'n edina din "# martie "88M6 cu respectarea
prevederilor art. N% alin F"G din Constituia Rom<niei.
Preedintele Camerei Deputailor
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16
(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)
Aprob
Formular nr. 1
PRESEDINTELE CONSILIULUI DE

ADMINISTRATIE

(DIRECTOR)

Se con<ir5
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NOTIONALE
198
(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDE]ENE
A AR(I)EL!R NAI!NALED
N!ENCLAT!RUL AR(I)ISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Direcia Serviciile Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt
al problemelor la
care se refer)
Termenul de
pstrare
Obs
Direcia
secretariat i
administrativ
A. Serviciul
secretariat
1). .........................
....
P

2). .........................
....
10

3). .........................
....
5


B. Serviciul
administrativ
1). .........................
....
P

2). .........................
....
10

3). .........................
....
5

........................................
Denumirea creatorului
For536ar nr. 2
Inventarul pe anul................
........................................
Denumirea compartimentului
pentru documentele care
se pstreaz .....an

(permanent)
NR.
CRT.
INDICATIVUL
DOSARULUI
DUP
NOMENCLATOR
CON]INUTUL PE
SCURT AL
DOSARULUI,
REGISTRULUI, ETC.
DATELE
EXTERNE
NUMRUL
FILELOR
OBS.

Prezentul inventar format din ....... file conine ...... dosare, registre,
condici, cartoteci, etc.
199
Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la
.....................nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................
Astzi, ................, s-au predat..............dosarele
Am predat, Am primit,

For536ar nr. 3
Instituia

(Regie autonom,
SocietateDDD.G

PROCES - VERBAL
de predare - primire a documentelor
Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai
compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul instituiei
......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor
create n perioada ....................................... de serviciul menionat, n cantitate
de .................dosare.
Predarea - primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini
dactilografiate.
Am predat, Am primit,
For536ar nr. #
RE$ISTRU "E E)I"EN/
A INTRRILOR - IEIRILOR UNIT]ILOR ARHIVISTICE
INTRRI IEIRI
Nr.
crt
Data
intrrii
Denumirea
compartimentului
Datele
extreme ale
documentului
Nr.dosar
dup
inventar
Nr.
dosare
primite
efectiv
Nr.
dosare
rmase
efectiv
Dat
ieiri
Unde s-
au
predat
Denumirea
actului de
predare, nr.
i data
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


1. numrul de ordine al inventarului
200
2. data prelurii dosarelor din inventarul respectiv
1. numrul total al dosarelor cuprinse n inventar
8. data scoaterii dosarelor din eviden
9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.)
10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
(confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predare-preluare)

For536ar nr. *
..................................
(denumirea creatorului)
Se aprob
(conducerea unitii)
L. S., s.s.
.......................................
.......................................
(sediul)
'R!CES )ERBAL Nr. .....................
Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ........................,
selecionnd n edinele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca
dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de
pstrare prevzute n Nomenclatorul unitii.
Preedintele, Membrii, Secretar,
For536ar nr. ,
'R!CES )ERBAL
Predare - preluare din........

(anul, luna, ziua)
Subsemnaii .............. din partea ...... .... i ............. din partea
............ am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea .......... anii
extremi ..... nsumnd ....... u. a. i ...... m. l.
Totodat, s-au predat i preluat ............ .
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ....... u. a.
Prezentul proces - verbal cuprinde .......... file i s-au ncheiat n dou exemplare.
Am predat, Am preluat,
For536ar nr. -
201
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare
Nr.
de
inv.
Data prelurii
organizaiei
sau numele
persoanei de
la care s-a
preluat
matricea
Materialul Forma Dimensiunile Descrierea
cmpului
Legenda Anul
confecionrii
Observaii
1 2 3 4 5 6 7 8 9

For536ar nr. .
REGISTRU DE DEPOZIT
Nr.
crt.
Denumirea
fondului,
compartimentului
Cota
u.a.
Scopul
scoaterii din
depozit
Numele
solicitantului;
funcia
Data scoaterii
u.a. semntura
solicitantului
Data
restituirii
u.a.:
semntura
solicitantului
Observaii
1 2 3 4 5 6 7 8

For536ar nr. L
FIA DE CONTROL
FONDUL .........................
COLEC]IA
COMPARTIMENTUL .....................
NR. INVENTAR. .......................
ANUL ..........................
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...........
.............................
DATA ..........................
202
*) Anii extremi
MN'EMENT 4I MR>ETIN'
-rof. univ. dr. Magdalena -latis
Directorul Departamentului de Administraie Public
Universitatea din Bucureti
1. anaAe5ent
Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: acti7itate9 Ar38 de oa5eni care cond3c
o @ntre8rindere :i :tiin1.
Termenul de "management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul
"5an3s din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a
format apoi cuvntul "mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut
termenul francez "5anQAe cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n
limba englez cuvntul "manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are
substantivul "management, care nseamn conductor.
n acest fel, se observ c 5anaAe5ent36 ca acti7itate a fost identificat mai nti n sfera
sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie
public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii
"The anaAeria6 Re7o63tion a lui Ra5es B3rnha5, n anul 1941.
Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii
colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii.
Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ
ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare,
leadership. Prin urmare:
managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem
economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a
beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare;
managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv
supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care
munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i
devotament profesional;
managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea
unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment
al activitii manageriale;
managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune
o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce
activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri;
Managementul, ca Ar38 de oa5eni care cond3ce 3n siste5 econo5ic (o direcie, un
departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou
criterii i anume:
203
domeniul de activitate n care lucreaz managerul;
nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.
Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i
nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte
diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau
un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate
identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o
treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade
i crete ponderea funciilor manageriale.
Ca :tiin1, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul
su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt
prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o
manier proprie i la rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine
ale sistemului.
Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. !2iect36 de st3di3 al tiinei
managementului l reprezint re6a1ii6e de cond3cere adic totalitatea raporturilor dintre
elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel,
managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele
care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma,
respectiv factorii e;trinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale
ntreprinderii.
n concluzie, 5anaAe5ent36 reprezint un ansa5263 de acti7it1i desfurate cu scopul de
a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai
muli indi7i4i i care fac obiectul unei :tiin1e.
2. 'roces36 de 5anaAe5ent
n orice ntreprindere 8roces36 53ncii n sens larg cunoate dou laturi:
- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale;
- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de
factor uman.
Prin urmare, 8roces36 de 5anaAe5ent const ntr-un ansamblu de aciuni prin care
managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz
activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.
Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere:
a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor
etape:
definirea scopului, adic a strii dorite sistemului
analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent
determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus
adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei
204
b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care
vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:
determinarea necesitilor ntreprinderii
analiza resurselor disponibile
repartizarea resurselor
folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor
c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate
segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a
resurselor;
d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea
urmtoarelor etape:
cercetarea informaiilor disponibile
completarea informaiilor utile
prelucrarea informaiilor
transmiterea informaiilor
e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de
funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate
aciunilor omului i anume:
ansamblul reglementrilor i normelor
totalitatea metodelor de instruire
principiile de stabilire a rspunderii
ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei
f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:
previziunea
organizarea
coordonarea
decizia
controlul
n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-
un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter
complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul,
juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup
anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin
205
eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care
influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului
uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face fa
conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii.
Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale
sale i anume:
dinamism;
stabilitate;
continuitate;
consecven;
ciclicitate.
Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de
conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i
stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i
adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor
de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se
caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin
ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa
de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management.
H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere,
organizare, coordonare, comand, control.
n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar
comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.
A. Previziunea
Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a
viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile,
a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite.
Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:
diagnoz;
prognoz;
planificare i
programare.
"iaAno4a cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n
vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date
statistice i informaionale din evidena contabil.
'roAno4a reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n
206
vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice.
'6ani<icarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a
ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general.
Componentele planificrii sunt:
planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direcii
de aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de
producie disponibili;
timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:
R previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi
retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing;
R previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care
deriv din cele strategice;
R previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);
procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele
care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele
unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3.
n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea
ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.
Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i
lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.
n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv
la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile
lansate potrivit planurilor iniiale.
Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate.
Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i
reluarea unui nou proces de planificare.
'roAra5area reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i
intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni,
mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).
n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s
lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive pentru
care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi:
este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;
managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;
viitorul intuit de manager este prea nesigur;
207
decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;
exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de
previziune.
B. Organizarea
Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de
munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i
compartimente de munc.
Organizarea este considerat cea mai "vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest
prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:
autoritatea;
responsabilitatea;
rspunderea;
delegarea.
A3toritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor
si.
n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o
exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge
sau influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n
schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru
manifestarea unei aciuni, adic de a decide.
Autoritatea se poate clasifica astfel:
a) dup relaiile care o genereaz, exist:
autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n
societate a indivizilor);
autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti
deosebite, aproape mistice);
autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang
oficial, ntr-o ntreprindere).
b) dup natura ei exist:
autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor
nregistrate de un individ, nu neaprat manager);
autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor
subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor);
autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor
activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager).
208
Res8onsa2i6itatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune
condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac
eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea
acestei obligaii.
Rs83nderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau
nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de
stadiul lucrrii respective.
"e6eAarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite
trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat
i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i
managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex
deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executanilor, printr-o
distribuie raional a sarcinilor de lucru.
n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii,
de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i
complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n
regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de
conducere i cea de execuie.
C. Coordonarea
Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o ntreprindere
prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.
Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale
funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor
materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate
acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter
flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale.
De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea
firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care:
coordonarea prin politica de personal;
coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate;
coordonarea prin instruciuni;
coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.
D. Antrenarea
Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului
uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor
care i revin.
Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.
Co5anda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei
n managementul democratic.
209
Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei <actori care o fac necesar:
managerul cu autoritatea sa;
executantul cu pregtirea i calificarea sa;
sarcinile i obiectivele de ndeplinit.
Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerin1e ale sale:
ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;
ordinele s nu depeasc competena salariailor;
ordinele s nu contravin principiilor managementului.
oti7area reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea
obiectivelor cu maxim de eficien.
Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna
ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare:
nevoi fiziologice;
nevoi de securitate;
nevoia de contacte umane i afiliere la grup;
nevoia de stim i respect;
nevoia de autorealizare.
Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a
responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii.
Motivaiile pot fi:
intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii de
a muncii;
extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i
interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului,
laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor,
criticilor etc.
E. Contro636
Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se co58ar performanele nregistrate de
un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se ac1ionea4
pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.
Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s
foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici.
n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de
210
management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr-
una din variantele urmtoare:
fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;
fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare
scopurilor.
Controlul poate fi:
a) n funcie de momentul realizrii:
preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);
feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):
- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);
- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);
b) n funcie de natura lui:
ierarhic (se realizeaz de sus n jos);
financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);
bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);
tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);
c) n funcie de subiectul care l lanseaz:
direct (iniiat de manager);
indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);
autocontrol (realizat de executant).
Controlul ndeplinete urmtoarele <3nc1ii:
funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct
de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative
i calitative;
funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea
firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;
funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine
naintea producerii unor evenimente;
funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor
ulterioare;
funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru
ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma
211
controlului.
Sche5e :i core6a1ii

Trsturile muncii manageriale eficiente

-rocesul de planificare
Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

3ctivitatea de control

M%n%*e$entul .i stilul 0e con0ucere
%onf. univ. dr. Rodica Maria 7an*u
Academia de Studii Economice - Bucureti
212

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii, manageri, ct
i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul
dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente capaciti de lucru.
In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite profile ale unui
bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui "bun
funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)
s fie silitor i rapid n ndeplinirea activitilor sale,
politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i colegii,
contient i cinstit n munca sa,
nelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor,
cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari,
interesat n problemele legate de politic i societate,
loial statului i guvernului,
reprezentativ i cultivat n manifestrile sale,
angajat s apere interesele celor neprivilegiai,
s poat fi neles n modul de exprimare scris i vorbit,
interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su de activitate.
Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la
3,4,7, ca reprezentative.
In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt legai,
conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n caracterizarea profilului
carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos.
In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept
conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der
Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint
respective reacii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa
de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului
(sforarului de cariera)
Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste:
o moral a muncii ridicat,
rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,
s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i de angajarea
plenara a tuturor forelor sale
s accepte scopul organizaiei,
213
s prezinte zilnic comportamentul cerut,
s se poat lesne subordona,
s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread n mituri cu rspndire n mod
oficial,
s aib valori internalizate n organizaia sa,
s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dea rspunsuri
nesovaielnice,
s posede o puternic sete de avansare,
s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se
potrivesc ei pentru scopurile sale proprii)
s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixeze i s nu aib
la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o contiina civic
ridicat,
s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care sunt potrivite pentru
garantarea funcionarii organizaiei,
s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri
deviate,
s idealizeze aciuni hotrte cu simplificri peste msur,
s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste n acest sens interes fa de
ordinea ierarhic i simbolul statului,
s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui),
s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop,
s-i atribuie realizrile subalternilor,
s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n
privina unei activiti, s nu se angajeze,
s accentueze performana, severitatea, auto-stpnirea i puterea,
s manifeste un adnc respect fa de autoriti.
Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar.
Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup
avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)
carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care dup
atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor de aceeai
poziie cu el i se gsete dup avansare izolat.
214
Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei, astfel
ca individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete automat de
o reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil
Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz (fundamental)
ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni i grupe
Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i n
acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale procesului de
avansare care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesai n aceast
problem.
Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema Cum
avansezi?
1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru?
2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului.
3. Reprezini cu succes imaginea firmei?
4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional?
5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive?
Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie?
6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii
7. Pregteti pe cineva s-i ia locul?
8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie?
Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea situaie:
La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1
Etic% -n conte?tul %plic,rii con#lictelor
n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de
conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele etice ale
ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din
cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n ,Codul ntreprinderii.
Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual.
Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care se
refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit n mod
diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe,
ntre diferite grupe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate asociaiile cu caracter social.
Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot s fie
direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt
interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a
conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu
pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne
intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului,
al crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil ntre prile care se gsesc n conflict.
215
Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentru faptele lor.
Rspunderea se raporteaz, att la participarea proprie la conflict, ct i la influenarea acestuia.
Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc.
Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul
dintre participani s nu-i piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot
contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct
partea advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se
negocieze serios.
Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n
decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur, numeroase
motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa conflictual.
Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm problema
capacitii de conflict.
Capacitatea de conflict const n aptitudinea:
meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict,
pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei;
de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;
de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor, modul de
comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;
de a deosebi esenialul de neesenial;
de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora;
de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict;
de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului;
de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciune n situaiile, care par fr rezolvare;
de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau punctele de
vedere contrarii, fr a ataca adversarul.
Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan
deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu rareori, determin
nceputul unei dispute.
Suprarea, mnia i agresivitatea pot s apar:
cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar,
n cazul acuzaiei de lips de ajutor,
n cazul incapacitii de aciune,
n cazul mbolnvirii,
n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.
Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict.
216
Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le-a
analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14,
din care enumerm:
comunicare insuficient,
dependen reciproc,
sentimentul de a nu fi tratat corect,
nenelegeri,
personalitate i atitudine inconciliabil,
lupte pentru putere i influen,
suprare, susceptibilitate,
dispute cu privire la competen,
ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.
Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de
angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing,
denun, alcool la locul de munc.
Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen
psihologic, ,mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni
comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut cndva
n viaa lor profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se
dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de comportament st la baza
procesului de ,mobbing? Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea
vigoare, astfel c oamenii se mbolnvesc din cauza lui, nutresc gnduri sinucigae sau chiar i
iau viaa ?
Vom enumera cteva aciuni de tip ,mobbing:
1. Limitarea posibilitilor de aciune
- eful limiteaz posibilitile de manifestare
- ntreruperi permanente
- critica permanent la serviciu
- teroare telefonic
- ameninri verbale
- ameninri scrise
2. Degradarea relaiilor sociale
- nu se mai vorbete cu respectivul
- izolarea individului departe de colegi
217
- respectivul este tratat ca inexistent
3. Diminuarea prestigiului social
- vorbirea de ru pe la spate
- rspndirea zvonurilor
- atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat
- constrngerea respectivului de a ndeplini activiti care i vtmeaz contiina de sine
4. Atacuri la calitatea serviciului
- nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc
- i se dau teme de lucru absurde, ,jignitoare care l mbolnvesc sau care i depesc
calificarea pentru a fi discreditat
5. Atacuri la sntate
- constrngere la activiti duntoare sntii
- ameninarea cu agresiune fizic
- maltratare corporal.
Urmrind cele de mai sus, rezult c victima ,mobbingului este un om care lupt pentru
drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n mod brutal. El a
devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelul conducerii nu a fost ngrdit la timp.
Probabil c nsui eful a participat la aceasta.
Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndreptete
s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplanrii conflictelor, s vedem
care este legtura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii.
Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie conflictual. n
acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea
comportamentului propriu organizaiei. O alt strategie urmrete posibilitatea schimbrii
comportamentului concurenilor. Astfel, se poate urmri o coordonare comun a tuturor
competenelor. Primul tip cuprinde aciuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n
consideraie acel comportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijat
direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile
recomandrilor clasice de aciune n cadrul economiei de pia. Cel de al doilea tip se contureaz
prin schimbarea cadrului existent de aciune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic
a ntreprinderii, mai exact, influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului
economic. Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul
economic prin aciuni de ntreprindere.
Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirea regulilor de joc
adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul
rnd prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat tuturor.
Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici
noi nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai puin apropiat poate s
ndeplineasc nu numai cerine economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndeprtat
de pia. ntr-o astfel de situaie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i
218
una de ordine politic. ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta
se poate nelege teoretic drept o ,variant negativ a strategiei competitivitii. Fundamentul
teoretic al acestei recomandri se ncadreaz nu numai n etica ntreprinderii, ci i n etica
economic.
Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu problemele
ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru aciunile
economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat.
Astfel, multe organizaii nu iau n considerare msuri pe termen lung n deciziile lor. De pild,
principiul ctigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de
obiective.
Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea
reaciei pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezentrilor
morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de aciune
a ntreprinderii n economia de pia; 3) etica ntreprinderii trebuie neleas ca un ghid de
procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care coordonarea activitii concrete de
ntreprindere se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apariia situaiilor
conflictuale ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii
trebuie neleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat n cadrul unei nelegeri
fr constrngere ntre toi cei afectai. Obiectivul const n obinerea unui consens liber, ca baz
pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii considerm c trebuie
axat pe o anumit strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care
sunt necesare pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie
sensibilizate, este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor
organizaiei s fie direcionate mai puternic spre aciuni autonome.
Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor personale ale
colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere
profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii o reprezint problema ,mobbingului.
Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale
organizaiei n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din domeniile, n general,
mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt
persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente, iar
aciunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convini c o aciune este considerat ,etic
de ctre publicul larg, dac se respect principiul ,acioneaz n acelai mod n care ai vrea ca
ceilali s te trateze pe tine.
N!IUNI $ENERALE "E "RE'T A"INISTRATI)

Uti6i4ate @n acti7itatea 5anaAeria6 a 3nei instit31ii
Lector univ. dr. #ana I$%$
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureti
1. Siste536 a3torit1i6or 8326ice consacrat de constit31ia Ro5Kniei din 1LL1
1.1. No1i3nea de Constit31ie
219
Termenul de "constituie deriv din latinescul "constitutio, care nseamn "aezare cu temei.
Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu-se
"constituii imperiale.
Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia
dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate
efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este
izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic.
1.2. Ana6i4a Tit6363i III din Constit31ie din 8ers8ecti7a 8rinci8i363i se8ara1iei :i
echi6i2r363i 83teri6or
Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai
metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, "Essay on civil
guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ - trebuie s aparin
parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general
obligatorii, e;ecutiv - limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi
prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ - era
ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de
a ncheia tratate.
Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea "Despre spiritul legilor,
afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente.
C3tunci c<nd 'n m<inile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori6 puterea legislativ este
'ntrunit cu puterea e;ecutiv6 nu e;ist libertate6 deoarece se poate nate teama ca acelai
monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice 'n mod tiranic,.
In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care
determina concluzia c, dei Constituia nu consacra ,expresis verbis principiul separaiei
puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o
consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole:
1. Parlamentul ] puterea legiuitoare
2. Preedintele ] puterea executiv
3. Guvernul ] puterea executiv
4. Raporturile Parlamentului cu Guvernul
5. Administraia public ] puterea executiv
6. Autoritatea judectoreasc ] puterea judectoreasc
Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu
poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele
numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii.
Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral
tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate
politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa
tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i
ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor
intitulat "Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr
acest capitol sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n
sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de
natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie
220
publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor
(prefect, ministere).
n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta
este semipre.idenial parlamentari.at atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui
ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ
suprem reprezentativ al populaiei.
Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale
astfel:
a) 83terea 6eAis6ati7, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i
Camera Deputailor;
b) 83terea e;ec3ti7, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate
ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale;
c) 83terea ?3dectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale,
curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.
2. DE!INI6I .i TRSTURILE DMINISTR6IEI "UBLICE
Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul
internaional public i altele*.
Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv
din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care
nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n
supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit
n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns
singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv :
$37ernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei
ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale.
Ad5inistrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.
Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz:
Executarea legii - cuvntul "lege fiind neles n accepiunea "lato sensu, de act normativ
cu fora obligatorie i nu n accepiunea "stricto sensu, de act juridic al Parlamentului.
Prestarea de servicii publice n limitele legii.
Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului administrativ,
care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se 'nelege
activitatea organi.at sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface
nevoi sociale 'n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de
interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i
transpus ntr-o norm de drept.
Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza
pe dou ci:
Printr-un organ public (o universitate de stat).
221
Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea
serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat).
Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se 'nelege un
minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este ansamblul
regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea
parial a unui act sau fapt juridic. Expresia "n limitele legii evoc principiul de drept potrivit
cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea
administraiei este guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din
Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 "nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca
obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor).
Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementea.6 concret sau
cu valoare de principiu6 relaiile sociale din sfera administraiei publice6 precum i pe cele de
natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private6 investite cu autoritate public6
pe de o parte i cei vtmai 'n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autoriti6 pe
de alt parte.
In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale:
Relaii de administrare activ ] administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea
n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii.
Relaii de administraie conflictual ] care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i
administrai.
Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele
(prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile
administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general), atunci
cnd vine n contradicie cu interesul particularilor.
Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei,
Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome locale
si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc la
ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice.
Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:
Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de
servicii publice, n limitele legii.
Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor
care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul
crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel
particular.
Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic
autoriti de administraie publice.
Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii:
De natur statal (etatica)
De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber
exprimat de colectivitatea politico-teritorial.
222
Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau
sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi,
inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura
autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i
unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd
i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o
comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila,
de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor .).
Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :
autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar
autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :
subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului
judeean etc..
In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari
categorii de autoriti:
1. A3torit1i de nat3r stata6B
Preedintele i Guvernul ] reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem
constituional i legal.
Ministerele i alte organe ] reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului.
Autoriti centrale nesubordonate Guvernului ] numite generic autoriti centrale
autonome.
Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative
teritoriale.
Prefectul ] reprezentantul Guvernului n teritoriu.
2. A3torit1i a3tono5e 6oca6eB
Consiliul local ] autoritate autonom local cu caracter deliberativ.
Primarul ] ca autoritate autonom executiv.
Consiliul judeean ] care este autoritate administrativ public judeean cu caracter
deliberativ.
Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal
(Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale
Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie,
Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie,
este calificat expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de
conductor al administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte
autoriti administrative:
Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale
subordonate lui.
Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.
223
Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit
prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are
Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.

3. N!RELE "E "RE'T A"INISTRATI)
Nor5a de dre8t, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter
obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta
coercitiva a statului.
Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic
( trei pri), fiind format din:
1. I8ote4a : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):
Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,
subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;
explicaia semnificaiei unor termeni;
definiii, principii, scopul activitii unui organ.
Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i
multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau
relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic.
Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va
aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s
ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea
administrativ este inuta de norm juridic).
Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general,
mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care
o aplic. Este vorba de compena de apreciere.
2. "is8o4itia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ,
categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ
cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.
Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul
reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel
principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care
subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit
prestaie.
O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli
de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional.
Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai
facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite
aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n
expresii ca "autoritatea administrativ poate., "ceteanul poate..
224
La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i
relativ determinat.
3. Sanc1i3nea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia
normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea
sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale
nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu
numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama
de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un
caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al
normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere
specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi
identificate mai multe tipuri de sanciuni:
Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ:
rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea
disciplinara etc.)
Sanctiuni specifice rspunderii administrativ - contraventionale (ex. amenda,
avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)
Sanciuni specifice rspunderii administrativ - patrimoniale care vizeaz repararea
prejudiciilor produse prin actele administrative.
#. RA'!RTURILE "E "RE'T A"INISTRATI)
Ra8ort36 ?3ridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.
Ra8ort36 de dre8t ad5inistrati7 reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct
printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n doctrin s-
au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ:
1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma ra8ort363i de s32ordonare fiind
vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul
administrativ.
2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma
ra8ort363i de co6a2orare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic.
3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii - ra8ort36 de 8artici8are
recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ.
n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca
membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de
drept, ci ca membri ai autoritii respective.
In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub
forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i
identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete
ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art.
101 $37ern36 are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de
guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:
Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.
De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el
vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile
administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt
225
denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect,
reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le
considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept.
Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al
Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes
judeean.
Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt
caracteristice urmtoarele trst3ri:
1) Din punct de vedere al s32iecte6or, raporturile de drept administrativ au n mod
obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin
organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i
o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie.
2) Cel de-al doilea element, contin3t36, particularizeaz raporturile de drept administrativ
prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de
nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele
legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii.
3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma o2iect363i lor este
aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un regim de
putere public, raporturile de drept administrativ fiind "raporturi de putere.
BIBLI!$RAFIEB
Constituia Romaniei
Codul Civil
)egea ?r.#"IE"88" a 3dministraiei publice locale
Deleanu, "Arept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti, 1991
Drganu, T., "Arept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti,
1998
Iorgovan, A., "Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996
Muraru, I., "Arept constituional i instituii politice, Editura Actami, Bucureti, 1998
Negoi, A., "Arept administrativ i tiina administraiei, Editura Atlas Lex SRL, 1993
Popa, N., "Teoria generala a dreptului, Bucureti, Editura Actami 1994
Vedina, V., Tipisca, M., "?oiuni de drept administrativ, Editura Departamentului de
nvmnt Deschis la Distan, Bucureti
* Distincia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut nc din antichitate.
Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de viaa statului, a cetii n
ansamblul sau, de relaia cetate - cetean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele
particularilor, ale indivizilor privii izolat, ca subiecte de drept distincte.
226
NOTIUNI 'ENERLE DE DRE"T COMERCIL
Utili+%te -n %ctivit%te% $%n%*eri%l, % unei institu&ii
1. N!IUNEA "E "RE'T C!ERCIAL
Denumirea "drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare
juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.
n sens etimologic, expresia de "comer provine din latinescul "commercium, care la rndul sau
reprezint o juxtapunere a cuvintelor "cum i "mer;, ceea ce nseamn "cu marfa. Deci,
comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri.
n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta,
circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n
operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n circulaie,
pn n momentul ajungerii acestora la consumatori.
n sens 2uridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens
economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le
realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor
prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz
fabricanii sau, n general, ntreprinztorii.
Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai
cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i
circulaie a mrfurilor.
1.1. !2iect36 dre8t363i co5ercia6
Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea
sferei dreptului comercial.
n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui
comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au
calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii
comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea.
Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului,
adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de
persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de
la 1807.
Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.
1.2. "e<ini1ia dre8t363i co5ercia6
Areptul comercial este un ansamblu de norme 2uridice de drept privat care sunt aplicabile
raporturilor 2uridice i.vor<te din actele 2uridice6 faptele i operaiunile considerate de lege ca
fapte de comer6 precum i raporturilor 2uridice la care participa persoanele care au calitatea de
comerciant.
Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii
societii omeneti.
La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de
proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri.
227
n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea
acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez
a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina
francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.
1.3. I47oare6e dre8t363i co5ercia6
Art.1 C.com. dispune: "In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul
civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul
comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile
comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale
l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.
1D I&voarele legilative a6e dre8t363i co5ercia6
Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care
reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii,
obligaiile comerciale i falimentul.
)egile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu
modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea concurentei
neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.
Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile
generale (specialia generalibus derogant).
Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile art.
1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor, n
special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la contractele
speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.).
2D $&urile co(erciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist
uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale).
Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea,
dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul.
3) Aoctrina dreptului comercial, ca i practica 2udiciar n domeniu, au un rol important n
interpretarea legilor comerciale.
2. FA'TELE "E C!ER
Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific "<a8te de
co5er1. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care
sunt reglementate de legile comerciale.
Art. 3 Cod co5ercia6 prevede: Legea consider fapte de comer:
1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se
vor fi lucrat sau pus n lucru,
2) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate,
3) cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale,
4) orice ntreprindere de furnituri,
228
5) ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri,
6) ntreprinderile de construcii,
7) ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,
8) ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,
9) operaiunile de banc i schimb,
10) operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale,
11) ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,
12) cambiile i ordinele de producte sau mrfuri .. pct. 20.
Codul comercial rom<n6 ca i modelul sau italian6 reglementea. faptele de comer6 iar nu actele
de comer.
Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele
juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile
izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor comerciale
nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz, plata
nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala.
Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu
limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni
care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c
la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic
alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres
recunoscute de lege.
Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice
i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de
comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de
comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:
a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente - comerciale i civile - este imperios necesar s
se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile,
b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ,
astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s
poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres
prevzute de lege;
c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea
sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil.
Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile
economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de
servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.
Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer
obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte.
2.1. Fa8te6e de co5er1 o2iecti7e
229
Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3
Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale
datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc
ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr
sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe:
2.1.1. !8era1i3ni6e de inter83nere @n schi52 sa3 circ36a1ie
Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare -
cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.
a. %u()rarea /i vn&area co(ercial
Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzrii-
cumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s
transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294
C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia
economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul
ndeplinete aceasta funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor
comerciale.
Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare;
cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o
cumprare fcut n scop de revnzare.
Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii:
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie
cunoscut contractantului;
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.
Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte,
mrfuri, titluri de credit.
Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare
direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele).
Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).
Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n
cuprinsul lor.
Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau
pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.
.. #)era*iunile de .anc /i chi(.4
Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb.
Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor
negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite,
operaiuni asupra titlurilor de credit.
230
Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau
strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de
numerar.
2.1.2. Intre8rinderi6eB
In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti
(un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.
@ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de
producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul
producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit.
Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru
a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de
art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.
Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii:
a) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie;
b) asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei
activiti;
c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea
obinerii unui ctig;
2.1.3. Fa8te6e de co5er1 cone;eB
!aptele de comer cone;e sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit
strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer.
Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:
a) contractele de report asupra titlurilor de credit;
b) cumprrile sau v<n.rile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale;
c) operaiunile de mi2locire 'n afaceri;
d) cambia sau ordinele 'n producte sau mrfuri;
e) operaiunile cu privire la navigai:
f) depo.itele pentru cau.a de comer;
g) contul curent i cecul;
h) contractele de mandat6 comision i consignaie;
i) Contractele de ga2 i fide2usiune.
2.2. Fa8te6e de co5er1 s32iecti7eB
231
Art. 4 C. com. dispune: "Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 - nota
n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de
natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.
Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de
calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer
subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le
svrete.
2.3. Fa8te6e de co5er1 3ni6atera6e sa3 5i;teB
Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care
proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea
de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru
agricultor.
Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul
comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor.
Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer
numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte.
Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari,
chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

/. COMERCIN6II
3.1. No1i3nea de co5erciantB
Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii, ct
i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de comer
obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitatea de
comerciant.
Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine
comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele
juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com).
Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental,
dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care le-
a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com).
In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c "sunt comerciani
aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile comerciale.
(art. 7 C.com)
Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes 8ractic. Calitatea de comerciant
implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra
raporturilor juridice la care particip:
a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale,
astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n
registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n
registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice
232
comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea
s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;
b. legea instituie o pre.umie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de
comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com);
c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de
la regimul actelor juridice civile;
d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n
faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic
necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;
e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii
autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;
f. comercianii sunt supui impo.itului pe profitul realizat prin activitatea comercial;
Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic
colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror comer
nu iese din cercul unei profesiuni manuale.
3.2. Ca6itatea de co5erciantB
In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum
este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.
/.2.). Dob;n0ire% c%lit,&ii 0e co$erci%nt@
a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: "sunt comerciani aceia care
fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com.
Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:
1. s svreasc anumite fapte de comer obiective;
2. s svreasc fapte de comer ca profesiune;
3. s svreasc fapte de comer n nume propriu;
Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le
exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i pe
agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea
prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i
organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au
calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru
exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete
anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine
comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe
pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca
agricultorii nu au calitatea de comerciani.
b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe
lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere
societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv,
societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i
societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n
233
scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei,
prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de
comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n
consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se
constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n acest sens.
c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:
". (tatul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: "Statul, judeul i
comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era justificata
la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ teritoriale privea
numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele de autoritate
necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el
este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul
poate svri anumite fapte de comer.
#. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau
unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condiiile
legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi
concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i
funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei
autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau
prin decizia organului administraiei publice locale.
$. 1rgani.aiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere
de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are
caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant.
%. 3sociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este
desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i fundaiile
nu au calitatea de comerciant.
3.2.2. Dovada calitii de comerciant:
In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea
faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba
numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv
una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n
nume propriu.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea
societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea
constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit
este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale.
3.2.3 ncetarea calitii de comerciant
In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n
care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea
s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea
nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin
dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit
pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia,
hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea
automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face
operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii.
234
9. SOCIET6ILE COMERCILE
#.1. No1i3nea :i caractere6e ?3ridice a6e societ1ii ci7i6eB
Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia
dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru a
desfura mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care vor
rezulta.
Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte contracte :
a) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport);
b) asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul societii;
c) toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor.
Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate:
a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe
persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii;
b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos patrimonial,
adic obinerea de beneficii;
c) contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n
momentul ncheierii contractului;
d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voina al
prilor; forma scris este cerut ad probationem.
#.2. "e<ini1ia societ1ii co5ercia6eB
Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract
de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s pun n comun
anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii i mpririi
beneficiilor rezultate
#.3. Societatea ci7i6 :i societatea co5ercia6B
Ae(nri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri)
n scop economic i lucrativ;
att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate;
ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i mprirea unor
beneficii.
Deoe.iri4 obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea;
societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce societatea civil
rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine stttor;
ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care acestea se
constituie i funcioneaz.
235
#.#. E6e5ente s8eci<ice a6e contract363i de societate care st 6a 2a4a societ1ii
co5ercia6e
#.#.1. A8ort3ri6e asocia1i6or
Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce
n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul devine debitor al
societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate.
Obiectul aportului l poate constitui:
- aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o
transmit societii;
- aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri,
instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de
comer);
- aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o
efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa.
#.#.2. Ca8ita636 socia6 :i 8atri5oni36 societ1ii
Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii
aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este denumit i
capital nominal.
Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al
creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.
Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat s
contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social.
Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul
societii.
Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma juridic
a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.
-atrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obligaiilor cu
valoare economic aparinnd societii.
Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul
social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o universalitate
juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile societii.
#.#.3. Inten1ia asocia1i6or de a co6a2ora @n des<:3rarea acti7it1i6or co5ercia6e
Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n comun,
suportnd toate riscurile activitii comerciale.
Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare este
diferit, n funcie de forma juridic a societii.
#.#.#. Rea6i4area :i @58r1irea 2ene<icii6or
236
Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de ale
mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie ntre
societatea comercial i asociaie.
In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de
beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului i a
contului de profit i pierderi.
Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990).
Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie
mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social.
Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup ntregirea
capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar.
#.#.*. Criterii de @58r1ire a 2ene<icii6or
Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad ,partea fiecrui asociat la beneficii i
la pierderi (art. 3) sau ,modul de distribuire a beneficiilor (art. 8).
Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i
firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la formarea capitalului social al
societii.
#.*. For5e6e societ1ii co5ercia6eB
Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urmtoarele forme
juridice:
a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt garantate cu
patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor asociailor;
b) societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt garantate cu
patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor comanditai; asociaii
comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor;
c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar
obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund numai n limita
aportului lor;
d) societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n
aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i
solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati rspund numai pn la concurenta
aportului lor;
e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt garantate
cu patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor.
#.,. C6asi<icarea societ1i6or co5ercia6eB
#.,.1. Societ1i de 8ersoane :i societ1i de ca8ita63ri
(ocietile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza cunoaterii i
ncrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din aceast categorie :
societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla.
237
(ocietile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de nevoile acoperirii
capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale asociailor. Elementul esenial l
reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe aciuni i
societatea n comandita pe aciuni.
Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form
de societate mprumut unele caractere, att de la societile de persoane, ct i de la societile
de capitaluri.
Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se bazeaz pe
ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului asociailor (maximum 50
de asociai), precum i condiii restrictive privind transmiterea prilor sociale. n ce privete
rspunderea asociailor pentru obligaiile societii, asociaii rspund numai n limita aportului lor,
ca i n cazul societilor de capitaluri.
4.6.2. Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii au o
rspundere limitat
Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma juridic a
societii.
In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile societii.
In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la concurenta
aportului lor.
In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este diferit:
asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari numai n limita aportului
lor.
#.,.3. Societ1i c3 8r1i de interes :i societ1i 8e ac1i3ni
Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile comerciale se clasific
n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n pri de interes i societi n care
capitalul social se mparte n aciuni.
Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i societii n
comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri sociale).
Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n comandita pe
aciuni.
#.,.#. Societ1i care e5it tit63ri de 7a6oare :i societ1i care n3 8ot e5ite ase5enea tit63ri
Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni
i societatea cu rspundere limitat.
In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita
simpla.
Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra unei
fraciuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esenial: aciunile fac
parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri sociale nu sunt titluri
negociabile, ci titluri de legitimare.
#.,.*. Societ1i c3 ca8ita6 ro5Knesc :i societ1i c3 8artici8are strin
238
Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori persoane
juridice de naionalitate romn.
Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n
asociere cu persoane fizice sau juridice romane.
BIBLIO'R!IE@
Codul Comercial
)egea ?r.$" E "889 pricind (ocietatile comerciale6 republicata cu modificrile ulterioare
Crpenaru, S., Arept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992
Cpn, O., Instituii ale noului drept comercial6 societile comerciale, Editura Lumina
Lex, Bucuresti, 1991
Georgescu, I., L., Arept comercial rom<n, Editura Socec, Bucuresti, 1948
ELEMENTE DE "ROTOCOL
Neces%re %ctivit,&ii 0e secret%ri%t
). Rolul protocolului
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect
este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul.
Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia
dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s
guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de
asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice.
Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.
2. Etic=et%
,Regulile de conduit sau ,regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna
desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri
n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare
partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la
complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot
concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr
respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie
o sarcin de ordin profesional.
A. in3ta <i4ic G8e strad :i @n societateD
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent
n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau
de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct
posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau
239
canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o
stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie
evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe
braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat.
Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz
picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos
s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor
personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate
o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii
etc.)
B. Sa63t36
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de ba.a 'n
legtur cu salutul:
brbaii salut primii femeile;
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;
subalternii salut pe superiorii in grad.
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind
la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a
capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la
salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o
persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd
este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este preferabil,
s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele cunoscute de pe
strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai muli
prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i
formulele: ,bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun
denumirea rangului: ,bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta
de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de
mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n
vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n
schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe
care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat
ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de
nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n
anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este
greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai
pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.
C. 're4entri6e
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se
fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
240
brbatul este prezentat femeii;
persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;
persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .
Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: ,mi permitei s v prezint pe.. Dac
persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: ,soul meu sau ,soia mea. La
prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i
doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule ca ,ncntat, ,sunt fericit de a v fi
ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este
cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca
la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative ,domnul sau ,doamna .,
adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea
este urmat de schimbul crilor de vizit.
Unele excepii de la regulile de prezentare:
fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;
Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna
numai titlul acesteia nu i numele; ex. ,domnul preedinte etc.
". Con7ersa1ia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare
n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie
s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de
contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au
contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a
muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii
plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional,
cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care
diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de
pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos ,s
pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii,
diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o
canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine
s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci
este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea
poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm
i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de
superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de
felul: ,nu avei dreptate!, ,ce eroare! etc.
241
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea
fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte
fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga
sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este
recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii
din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.
E. Con7or2irea te6e<onic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente,
ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice
necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens,
trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea
rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac
indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul.), precum i instituia la care
lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea
persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni
pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.
F. ReA36i ce 3r5ea4 a <i res8ectate c3 8ri6e?36 3nor ac1i3ni 8rotoco6are G5ese9 rece81ii9
cocItai63riD.
]inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint
o deosebit importan.
in3ta :i co58ortarea @n ti5836 3nei 5ese
]inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist,
se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
]inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda
vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat
deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii
la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei,
n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La
terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se
mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc
nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns
cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea
poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura
desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile
se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea,
tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar
furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n
242
prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este
nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune
pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase:
sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun
cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor ,poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din
partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit
fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din
dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda
femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii.
Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi
invitaii au terminat de mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul
mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n
pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la
nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele
se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se
invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese
lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa
osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct
cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte
anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese
alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari,
care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese-
bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva
osptari.
$. F35at36
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de
ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr
lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi
acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea ,mi permitei s
fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de
a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i
alte cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor
n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n
societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor
243
femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare
oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si;
invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz
dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la
felul principal de mncare, respectiv la friptur.
(. in3ta 7esti5entar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de
etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i
mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu
nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun
calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se
demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine
clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La
femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul
fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va
mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie
plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va
purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note
de mai mult elegan, ci dimpotriv.
in3ta de 4i sa3 1in3ta de ora: Fse folosete dimineaa i dup&amia.aG
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:
Pentru fe(ei B
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului
(ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase - lam sau dantel);
mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;
accesorii discrete;
poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand
pantofi din piele lucioas);
palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.
Pentru .r.a*i4
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;
cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;
cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;
mnui numai cnd se poart i plrie;
palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.
$nele )reci&ri4
244
costumul ,uni se poart cu cma ,uni i cravat cu dungi discrete;
la cma n dungi se poart i cravat ,uni;
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu
mult grij;
culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;
nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun
elegan.
in3ta de sear sa3 1in3ta de c36oare @nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru fe(ei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit
sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr
mneci);
bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.),
de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu
mbrcmintea;
n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii,
gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior
sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se
recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.
Pentru .r.a*i
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni
sau cu dungi discrete din acelai fir);
cma alb;
cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;
ciorapi negri;
mnui, cnd se poart i plrie;
pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).
245
in3ta 8entr3 cere5onii6e c3 caracter <3nerar
La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:
Pentru fe(ei
mbrcminte de sezon, de culoare neagr;
ciorapi negri subiri;
poet neagr;
pantofi negri;
batist alb, ndoliat;
plrie i mnui de culoare neagr;
palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.
Pentru .r.a*i
)a 'nmorm<ntri:
costum de culoare neagr;
cma alb;
cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;
palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp);
fular alb, de mtase.
b) )a pre.entarea de condoleane - hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea
de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.
c) )a depunerea de coroane de flori sau 2erbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis.
in3ta de cere5onie sa3 1in3ta s8ecia6
n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare
la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp,
n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis.
De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n
cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii
locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune
cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare.
"e re1in3t:
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci,
fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);
246
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei),
partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu
mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii,
cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de
invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:
-ortul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din
mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat
dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se
scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se
pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile
publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile - dac doresc -
pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se
mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
A6te reA36i de etichet:
-e strad - prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel
mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad
(cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru
interlocutori).
La urcarea n mi2loacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n
vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai
tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup
care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un
brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate,
cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta
din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
/. Or*%ni+%re% $eselor< cocAt%ilBurilor< recep&iilor .i -nt;lnirilor prietene.ti
A. !rAani4area 5ese6or Gde?3n9 dine3D
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a
ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un
instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite
att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea
unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i
de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de
invitai.
aD #)ortunitatea organi&rii (eelor
247
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s
constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii
organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
2D Alegerea invita*ilor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;
scopul care se urmrete;
nivelul la care are loc aciunea respectiv.
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un
echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel
ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o
limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de
circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu
translatorul su.
c+ 7ri(iterea invita*iilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel
invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii.
Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost
consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care
se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu
funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta
dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, ,inuta de ora, la dejun
i ,haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda
mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest
gen de aciuni:
,tenue de ville - ,informal dress - costum de ora
,habit fonc - ,dark suit - costum de culoare nchis
,cravate noire - ,black tie - smoking.
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea
RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul
care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia.
Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul
prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.
dD Plaa(entul la (a
248
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i
fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor
ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare
egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate
realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere - n principiu - asupra
celor necstorite, atunci cnd nu au funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare,
pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete
al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul
invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu
plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n
vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau
dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd
la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda
locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta
oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul
de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s
se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit,
locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta
primei femei, fie pe ultimul loc - ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc
aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n
stnga ei.
Maa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile
vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau
ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde
se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament.
e+ Aran=area (eei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s
se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie
stnjenite.
!aa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc).
nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat,
astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee
de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se
fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros,
care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o
pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se
folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit.
5erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau
triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n
249
form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine
sau chifle.
Tac<murile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se
ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei
mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De
regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz
n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
- la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;
- la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;
- n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.
- lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.
-aharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd
de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de
exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai
mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de
uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele
de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte.
Masa se aran2ea., de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt,
puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca
ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i
diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe
mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau
alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care
necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n
dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele.
n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc.
fG Meniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care
presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n
general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai
uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert
mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete,
compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de
vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
250
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se
servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n
salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel
puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din
vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special,
de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe
care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n
mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c
se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc ,la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca
ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este
recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici
aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.
]inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n
funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare
mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice
mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va
avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de
prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei - n privina
modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai
nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai
greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz
este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se
obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de
gustul personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o
conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea
trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din
sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i
continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so
ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial.
De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la
comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul
toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn
o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul
poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: ,Numele meu, al
dv.? sau numai ,numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile
sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau
pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
251
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod
obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o
regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera
existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente
ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea
invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de
gazd.
B. !rAani4area cocItai63ri6or :i rece81ii6or
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n
ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin
oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n
cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau
20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia
respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de
unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei,
urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile
mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n
ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va
ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice
probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei.
C. Ceai3ri :i @ntK6niri 8rietene:ti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o
ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-
11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune,
fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.
[1] Vezi anexa.
#. U4an1e de cere5onia6 :i 8rotoco6 di86o5atic 8racticate @n Ro5Knia
Pri(irea /efilor de (iiune
Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data
sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi
ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt salutai n
Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului
sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de
smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele
22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.
)i4ite6e 8rotoco6are a6e :e<i6or de 5isi3ne 6a sosirea 6a 8ost
Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului
Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind ceremonia prezentrii
scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor
diplomatice n Romnia.
Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu prezentarea copiilor
scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat.
Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit
de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de
acreditare.
252
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin
care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu
a depus-o la plecare.
n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful
de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej,
ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de
misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de
acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a
depus la plecare.
Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audiena la
preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic
n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz
s-l nsoeasc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3
persoane.
Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii
acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii
acreditante.
Cere5onia 8re4entrii scrisori6or de acreditare
n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol din
Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin sau
ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un
autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei. Colaboratorii care l nsoesc (1-3) se
deplaseaz cu maini ale ambasadei.
La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de eful
Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta
ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se oprete n
dreptul drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup care continu
trecerea n revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este
invitat n main, unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe.
Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de ateptare n
care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei.
Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmai de
colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n faa preedintelui
Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier
prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz
preedintelui Romniei cu formula "Aomnule preedinte6 am onoarea s v pre.int pe E;celena
(a6 domnul D..6 ambasadorul e;traordinar i plenipoteniar al D.. 'n Rom<nia.
Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se adreseaza
cu urmtoarele cuvinte: " Aomnule preedinte6 permitei&mi s v 'nm<ne. scrisorile prin care
preedintele D..6 Aomnul D.. m acreditea. 'n calitate de ambasador e;traordinar i
plenipoteniar al D.. 'n Rom<nia6 precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu.
Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i
scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele
mini de la o distan de circa un metru.
Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului.
253
Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La
rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe
ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei.
Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu - Biblioteca - cu noul ambasador. La
ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidenial sau
de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului
Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei
care dureaza circa 15 minute.
Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia
rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt spre
maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul
naional al rii respective (pe aripa din fa dreapta).
Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe
ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie
sau cocktail restrns.
Sinuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis, uniform
diplomatic sau costum naional.
!rdinea de 8recdere a :e<i6or de 5isi3ne
Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori, de
ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru nsrcinaii cu
afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii diplomatice;
Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie de
ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau
secretarul de stat;
Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora sosirii
la Bucureti;
Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori - n acelai avion sau
nav maritim - ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii
alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.
A2sen1a :e<363i de 5isi3ne
n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului
Afacerilor Externe - Direcia Protocol - indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe
timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.
De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe - Direcia Protocol -
ntoarcerea i reluarea funciilor sale;
n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i.,
notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau
telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor externe
al rii respective.
'6ecarea de<initi7 din Ro5Knia a :e<i6or de 5isi3ne
254
La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele Romniei
fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor
lor de acreditare;
Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor
externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet.
efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la aeroport,
de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia.
Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori
sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00,
acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.
Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota Verbal
n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de rmas bun (la
preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup
Ministerul Afacerilor Externe - Direcia Protocol.
La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului
Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in
onoarea respectivului ef de misiune.
!26iAa1ii6e 8rotoco6are a6e so1ii6or :e<i6or de 5isi3ne
Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate solicita
o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile efilor de misiune
trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare
de prezentare sau le-au trimis cri de vizit.
're4entarea scrisori6or de ca2inet de ctre @nsrcina1ii c3 a<aceri tit36ari 6a 5inistr36
a<aceri6or e;terne
n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine la
Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz, ntr-o
scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul
Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat.
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat
scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n cazul
c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.
]inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu
afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis.
're4entarea co6a2oratori6or :e<363i de 5isi3ne
eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face
directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe.
Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post, directorului
adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii
Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale i,
respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste ministere.
"ecan36 Cor8363i "i86o5atic
255
Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i
plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este,
din oficiu, reprezentnatul Vaticanului - respective Nuniul Apostolic.
Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici o
ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat
imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul
Afacerilor Externe - Direcia Protocol - intr n practic diplomatic.
ANEXA
Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:
Masa la care particip numai brbai

Varianta 1

G = gazda
O = oaspetele de
onoare
Varianta 2

G = gazda
O = oaspetele de
onoare

Masa la care particip i femei

Varianta 1 (cifrele subliniate - femei)

G = gazda
SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul
femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:
256
G = gazda
SG = soia gazdei

Masa 'n form de potcoav

Varianta 1

G = gazda
SG = soia gazdei
Varianta 2

G = gazda
SG = soia gazdei

Masa rotund

Numrul invitailor este mic.

G = gazda
SG = soia gazdei
Nota:
Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul unor
asemenea aciuni.

257
BIBLIO'R!IE
Baldrige, Letitia, Codul manierelor 'n afaceri6 Ediia IV, Business Tech Internaional i Amerocart
SRL, Bucureti, 1996;
Bonciog, Aurel, Arept diplomatic, Editura Fundaiei "Romnia de mine,2000;
Dessault, Louis, -rotocol6 instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureti, 1996
Malia, Mircea, Aiplomaia6 coli i instituii, Ediia a II-a, Editura Didactic i pedagogic,
Bucureti, 1975;
Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere asta.i6 Editura Humanitas , Bucuresti, 1995 ;
Vedina,Verginia, Elemente de protocol6 Editura Luminalex6 Bucureti, 2000;
@ndreptar de protocol6 Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.
258