CONTROLUL PERFORMANTELOR INTREPRINDERILOR PRIN SISTEMUL DE BUGETE Sinaia, martie, 2014

Cuprins
Tipologia bugetelor Etapele si mecanismele demersului bugetar Bugetul vanzarilor Bugetul de productie

Conceptul si principiile bugetarii

Un buget este un plan pe o anumita perioada, care se exprima in unitati si termeni financiari si care prevede astfel cote parti din ansamblul resurselor ce sunt destinate realizarii unui anumit obiectiv, scadent la sfarsitul perioadei si aferent unei anumite responsabilitati din cadrul intreprinderii. Bugetul reprezinta previziunea cifrata a afectarilor de resurse si de responsabilitati pe centre de activitati, in vederea realizarii cat mai eficiente a obiectivelor strategice ale intreprinderii

Conceptul si principiile bugetarii

O componenta importanta a controlului de gestiune o constituie bugetarea, deoarece gestiunea previzionala presupune a bugeta principalele domenii de activitate ale intreprinderii si a controla respectarea prevederilor bugetelor. Bugetul este o expresie cantitativa a unui plan de actiuni si un ajutor pentru coordonarea si implementarea obiectivelor previzionale. Inscrierea in bugete a datelor rezultate in urma previziunilor constituie bugetarea.

Conceptul si principiile bugetarii

Folosirea bugetelor in gestiunea intreprinderilor prezinta urmatoarele avantaje: impune folosirea planificarii in conducerea afacerilor; reprezinta cadrul pentru judecarea performantelor, deoarece indica parametri pe care firma trebuie sa ii realizeze in timp pentru atingerea obiectivelor stabilite; promoveaza comunicarea si coordonarea in vederea angrenarii si echilibrarii tuturor departamentelor si functiunilor intreprinderii in vederea realizarii obiectivelor preconizate;

Conceptul si principiile bugetarii

obliga responsabilii centrelor de responsabilitate de a prevedea consecintele deciziilor luate sau de luat, bugetele constituind un instrument de referinta in luarea deciziilor permite existenta unui sistem contabil eficient; asigura conducerea prin exceptie; asigura participarea la activitatea de planificare atat a conducerii, cat si a executantilor.

Conceptul si principiile bugetarii

Controlul bugetar urmareste desfasurarea efectiva a gestiunii in vederea atingerii obiectivelor strategice. presupune compararea permanenta a rezultatelor reale cu previziunile cuantificate ce figureaza in bugete, in vederea stabilirii abaterilor, informarii conducerii de la diferite niveluri ierarhice, luarii masurilor corective necesare, aprecierii activitatii responsabilului de buget etc.

Conceptul si principiile bugetarii

Elaborarea si functionarea eficienta a sistemului bugetar presupune respectarea urmatoarelor principii: principiul totalitatii presupune bugetarea tuturor activitatilor intreprinderii, prin asigurarea echilibrului intre diferitele compartimente functionale si operationale ale intreprinderii; principiul suprapunerii sistemului bugetar pe sistemul de autoritate din intreprindere in vederea asigurarii responsabilitatilor privind realizarea lui (ex. directorul comercial raspunde de bugetul vanzarilor)

Conceptul si principiile bugetarii

principiul solidaritatii intre departamente si a implicarii lor pentru realizarea in conditii de eficienta a obiectivelor intreprinderii; principiul adaptabilitatii impune adaptarea sistemului bugetar la modificarile mediului sau previziunilor imperfecte; principiul motivatiei si adeviziunii personalului pentru bugetarea activitatilor, pentru a se asigura realizarea obiectivelor din buget, controlul realizarii lor si responsabilitatea acestora.

Tipologia bugetelor
Studiul tipologiei bugetelor contine trei criterii de baza, si anume: criteriul temporar criteriul obiectului activitatii bugetate criteriul functional

Tipologia bugetelor
Criteriul temporar tine cont de perioada de timp pentru care sunt proiectate bugete, acestea putand fi: bugetele previzionale prezinta estimarile facute pe o perioada mai mare (5ani) in vederea atingerii obiectivelor strategice; bugetele exercitiului prin care se transpun anual prevederile din bugetele previzionale bugetele operationale defalca pe perioade mici, bugetele exercitiului.

Tipologia bugetelor
Criteriul obiectului activitatii bugetate in functie de care se cunosc urmatoarele tipuri de bugete: bugete comerciale estimeaza prevederile privind vanzarile unei firme si activitatea de aprovizioare ale acesteia; bugete ale activitatii de exploatare proiecteaza annual volumul fizic si valoric al activitatii sectiilor principale de fabricatie si a celor auxiliare; bugete de costuri antecalculeaza costurile directe si indirecte de productie, pe locuri generatoare de costuri si purtatori de costuri bugete ale rezultatelor prin care in baza bugetelor pe activitati si a celor de costuri se estimeaza situatia de ansamblu patrimoniala si monetara, sub forma contului de rezultate si a bilantului previzional si a bugetului de trezorerie.

Tipologia bugetelor
Criteriul functional tine cont de functiile bugetelor, in gestiunea intreprinderii, si acestea pot fi: bugete determinante sunt acelea care au ca obiect activitatile functiunilor de baza ale intreprinderii bugete rezultante au ca obiect estimarea rezultatelor economico financiare degajate de activitatile de baza proiectate prin bugetele determinante.

Etapele si mecanismele demersului bugetar

Managerii sau cei care sunt insarcinati cu elaborarea bugetelor trebuie sa tina seama de urmatoarele cerinte: sa adopte o viziune practica pe parcursul elaborarii, ceea ce implica evaluarea realista a veniturilor si utilizarii capacitatilor productive, costurilor directe si a celor indirecte, a lichiditatilor etc.; sa stabileasca obiective realizabile, deoarece un buget ce prevede indicatori nerealizabili este posibil sa fie respins de catre personalul implicat in realizarea lui; resursele limitate sa fie distribuite in functie de necesitati, productie, investitii, cercetare, marketing etc.

Etapele si mecanismele demersului bugetar

sa cunoasca faptul ca intre bugete exista o legatura, ele se conditioneaza reciproc; sa participe la discutie in scopul stabilirii obiectivelor si al formularii strategiei necesare atingerii obiectivelor; sa stabileasca angajatilor responsabilitatile privind executia fiecarui buget, tehnica cunoscuta sub denumirea de control prin responsabilitati; sa urmareasca periodic (lunar) modul de executie a bugetelor. Parcursul demersului bugetar se poate comprima in trei segmente principale: previziune bugetare control

Tehnica previziunii si simularii

Previziunea porneste de la colectarea informatiilor, fie ele interne sau externe, pe baza carora se realizeaza un program de actiuni si norme de gestiune cu valoare de referinta pentru activitatea economica, pe o anumita perioada de timp Analiza mediului in care functioneaza intreprinderea constituie un complex de factori care fac din previziunea financiara o actiune ce nu poate anticipa intotdeauna cele mai bune variante in care se desfasoara activitatea

Tehnica previziunii si simularii

Modalitatea de a intocmi mai multe variante de fundamentare a bugetelor intreprinderii este cunoscuta sub denumirea de simulare. Simularea inseamna a construi mai multe ipoteze de lucru pentru a valida o anumita strategie. Aceasta presupune existenta unei baze sau banci de date permitand elaborarea de scenarii alternative, care sa exprime si sa fie cat mai apropape de situatiile concrete in care se desfasoara activitatea intreprinderii.

Bugetarea
Bugetul poate fi definit prin prisma urmatoarelor coordonate: atribuire de obiective si de mijloace; echilibru macroeconomic; atribuire de responsabilitati; reflectare a evolutiei economice; model economic.

Bugetul - atribuirea obiectivelor si mijloacelor.

O politica, la un nivel oarecare, se defineste prin obiectivele prin obiectivele, scopurile si mijloacele de realizare. Bugetul contine, in cifre, doua elemente: in planul scopurilor si al obiectivelor, se gaseste bugetul vanzarilor, bugetul de productie, bugetul de investitii, care definesc pe termen scurt sau lung, cu instrumente specifice, cum ar fi activitatea intreprinderii; in planul mijloacelor, se gaseste bugetul cheltuielilor de productie sau de distributie, bugetul de aprovizionare, bugetul de trezorerie, bugetul personal etc.

Bugetul - echilibru macroeconomic.

- Bugetul reprezinta o proiectare intr-un viitor mai apropiat sau mai indepartat a unei serii de incasari, unele normale, precum vanzarile, altele exceptionale: imprumuturi, cresterea de capital etc., si de cheltuieli: unele curente precum taxele, altele exceptionale precum investitiile. - Echilibrul global poate fi realizat nu numai strict pe scara anuala. Uneori, echilibrul este in functie de dinamismul intreprinderii, de dezvoltarea sa, de reusita actiunilor angajate.

Bugetul - atribuire de responsabilitati

Orice avansare de cifre si obiective intr-un buget presupune imediat stabilirea unor responsabilitati. Aceasta pentru a atinge obiectivele vizate, fara a utiliza mai multe mijloace decat cele prevazute. Din notiunea de responsabilitate decurge obligatia unei relatii stranse intre buget si organizarea generala a intreprinderii. Aceasta din urma presupune o organigrama si statutul de functiuni, document care enumera ansamblul sarcinilor titularului unei functii.

Bugetul refelctare a evolutiei economice.

Influenta constanta pe care o exercita evolutia economica de ansamblu asupra activitatii firmei determina o serie de ajustari pe parcursul perioadei. La nivelul intreprinderii, ajustarea se face pe doua cai: bugetul flexibil si revizuirea bugetului. Flexibilitatea bugetului consta in aceea ca orice buget de cheltuieli se defineste in functie de activitatea serviciului in cauza.

Bugetul model economic.

La nivel economic, e vorba de un model matematic si contabil adica o reprezentare schematica a unei realitati apreciate din punct de vedere monetar. El se prezinta sub forma unei serii de ecuatii, unele contabile, altele de comportament. Ecuatiile contabile permit legarea unor posturi unele de altele.

Controlul
In sens matematic sau contabil, termenul de control poate fi definit ca o comparare intre previziuni si realizari. In planul aplicarii, controlul pune un anumit numar de probleme tehnice: - stabilirea diferentelor; - trierea si comunicarea diferentelor; - explicarea diferentelor. Prima faza, stabilirea diferentelor, pune doua probleme: - comparabilitatea intre previziuni si realizari; - operativitatea cunoasterii.

Comparabilitatea intre previziuni si realizari.

- Pentru a compara, este necesar ca aceste categorii bugetare si contabile sa fie comparabile, structurarea lor contabila sa fie identica cu cea bugetara. Aceasta inseamna ca bugetul trebuie sa se calculeze in functie de organizarea contabila. Implantarea unui sistem bugetar risca sa bulverseze in parte planul contabil utilizat de catre intreprindere, fiecare avand optica sa particulara. - In ceea ce priveste cheltuielile cu personalul, contabilitatea este interesata din punct de vedere fiscal si social. Controlorul este interesat de probleme de repartizare si de probleme de comportament de cheltuieli.

Operativitatea cunoasterii.
Diferenta care rezulta poate indica o eroare de gestiune. Pentru ca informatia sa ii fie utila celui interesat ea trebuie obtinuta la timp. Daca previziunile sunt cunoscute dinainte, realizarile pot sa nu se stabileasca decat cu intarziere.

Operativitatea cunoasterii.
A doua faza o constituie explicarea diferentelor. Diferentele constatate nu pot fi analizate de acelasi responsabil. Este necesara trierea acestei mase de informatii pe baza urmatoarelor reguli: a nu se comunica informatia decat celui pe care il priveste; a nu retine decat informatiile necesare. In materie de bugete, exista deja un principiu consacrat: buget pe responsabil, un responsabil pe buget. Informatia trebuie comunicata numai aceluia pe care il priveste direct.

Operativitatea cunoasterii.
Un control poate fi represiv sau incitativ. Daca controlul este represiv, el se materializeaza sub forma unei cereri de explicare de catre responsabil a principalelor diferente. Concret, aceasta inseamna ca documentul trebuie completat de catre responsabil si returnat controlorului intr-un timp prestabilit. In acesta situatie, responsabilul va trebui sa acopere fata de acesta si o va face in diferite feluri: - incercand sa arunce asupra unui alt serviciu responsabilitatea pusa in evidenta; - incercand sa trucheze pentru a obtine rezultate si diferente concrete; - incercand intr-o maniera generala sa explice mai mult decat sa amelioreze.

Bugetul vanzarilor
Bugetul vanzarilor prezinta cantitativ si valoric vanzarile ce urmeaza a fi realizate pe perioade, produse si destinatii. In elaborarea lui se disting doua etape: 1. previziunea vanzarilor cantitativ si valoric si a cheltuielilor de desfacere; 2. defalcarea prevederilor anuale bugetare, pe trimestre, luni, produse sau grupe de produse, beneficiari

Bugetul vanzarilor
La elaborarea unei previziuni a vnzrilor trebuie s se in seama de o serie ntreag de factori, dintre care cei mai importanti ar fi: date despre vnzrile trecute: experiena trecut combinat cu date despre vnzrile de produse, pe regiuni geografice i pe tipuri de clieni, pot ajuta la previziunea vnzrilor viitoare; estimri realizate de centrele de vnzri: centrele de vnzri ale unei ntreprinderi sunt adesea cea mai bun surs de informaii despre dorinele i planurile clienilor;

Bugetul vanzarilor
condiii economice generale: previziuni ale unor indicatori macroeconomici importani (ca, de exemplu, produsul intern brut, produsul intern brut pe cap de locuitor, salariul mediu etc.) sunt publicate n mod regulat. Ei pot s influeneze evoluia vnzrilor; aciuni ale concurenilor: vnzrile depind i de fora i aciunile concurenilor. Pentru a previziona vnzrile, o ntreprindere trebuie s aib n vedere i strategiile probabile ale competitorilor (cum ar fi, de exemplu: schimbrile de preuri, politicile de calitate i de service ale competitorilor);

Bugetul vanzarilor
schimbri n preurile practicate: vnzrile pot s creasc prin scderea preului i invers. O ntreprindere trebuie s aib n vedere efectul schimbrilor de preuri asupra cererii; schimbri n gama de produse: prin modificarea structurii produselor vndute se modific i marja global. Identificarea celor mai profitabile produse i gsirea prghiilor de cretere a vnzrilor acestora este unul din secretele managementului de succes; studii de marketing: anumite ntreprinderi angajeaz experi n marketing pentru a obine informaii cu privire la condiiile existente pe pia i la preferinele clienilor. Aceste informaii sunt apoi utilizate n previziunea vnzrilor planuri de publicitate i de promovare a vnzrilor: o previziune a vnzrilor trebuie s ia n considerare i efectele anticipate ale activitilor promoionale.

Bugetul vanzarilor
Rezultatele previziunii vanzarilor se vor concretiza in estimari privind: 1. volumul fizic al vanzarilor posibile (Qv) care rezulta din relatia: Qv=Si+Qf Sf Qf productia ce urmeaza a fi fabricata Stocul final este influentat de politica de stocaj a intreprinderii, care la randul ei, este in functie de raportul dintre volumul fizic al vanzarilor si gradul de utilizare a capacitatii instalate. 2. valoarea vanzarilor determinata cu ajutorul pretului de vanzare unitar CA = Qv * pv Intre cei doi indicatori exista o stransa corelatie, un volum mare de vanzari face posibila reducerea pretului de vanzare unitar si invers. De aceea, previziunea vanzarilor se face prin simulari succesive intre diferite volume de vanzari si pretul unitar de vanzare.

Bugetul vanzarilor
O problema importanta o constituie separarea cheltuielilor de desfacere in: - cheltuieli variabile: ambalaje, materiale de ambalat, salariile distribuitorilor, cheltuieli de transport; - cheltuieli semivariabile: salariile personalului din compartimentul comercial; - cheltuieli fixe: amortizarea, incalzirea si iluminatul depozitelor etc.

Bugetul de productie
Gestiunea productiei are ca misiune previziunea, optimizarea si controlul fluxurilor de materii prime, subansamble si piese care traverseaza sistemul de productie pentru a fi transformate in semifabricate si produse finite. organizarea productiei trebuie controlata si optimizata de o maniera continua si cotidiana cu ajutorul catorva metode si tehnici simple.

Bugetul de productie
Planificarea productiei porneste de la confruntarea ansamblului previziunilor de vanzari cu anumite constrnageri interne legate de productie, cum ar fi: - capacitatile de productie sunt considerate nemodificabile pe termen scurt; - resursele umane disponibile sunt limitate; - anumite costuri de productie nu trebuie depasite; - trebuie respectate anumite termene.

Bugetul de productie
Indiferent de logica dominanta adoptata de intreprindere in politica sa de productie, sistemul de gestiune necesita parcurgerea anumitor etape: - elaborarea unui plan director - fabricarea sau aprovizionarea cu componente - planificarea incarcarii capacitatilor de productie - controlul si urmarirea obiectivelor

Bugetul de productie
- In elaborarea planului director trebuie sa se aiba in vedere orizontul pe termen lung asupra productiei. De aceea, sunt necesare o serie de simulari care vor permite confruntarea ansamblului de previziuni ale vanzarilor cu constrangerile tehnice, economice, comerciale, financiare si umane. - Concret, aceste constrangeri se refera la capacitatile productiei, la termenele ce trebuie respectate, la imposibilitatea gasirii unui personal calificat.