ACTIVIDADES DEL OFICINISTAS Las actividades de oficinista varan de acuerdo al tamao y tipo de organizacin.

Sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de un oficinista se puedes sealar las siguientes: TOMAR NOTA Y TRANSCRIBIRLAS: De manera que se facilite la redaccin de comunicaciones escrita bien organizada. Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, adems, de forma eficiente. De no hacerlo as, la empresa pierde rpidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable. Las organizaciones disponen de una amplia variedad de canales de comunicacin: Blogs, correos electrnicos, reuniones, cartas, llamadas telefnicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios... Sin embargo, aunque los canales sean muchos y muy variados, las formas concretas en que las empresas emiten y reciben mensajes siguen siendo bsicamente la palabra y la escritura. La escritura asume un papel claramente protagonista en la comunicacin empresarial: * Por la seguridad que proporciona. * Por su capacidad para contener informaciones complejas. * Por su aptitud para usarse en momentos y lugares distantes. REDACCIN DE CORRESPONDENCIA: Se refiere a la preparacin, concepcin y organizacin de mensajes relacionados con las actividades de la oficina. Estos mensajes pueden ser emitidos a travs de cartas, informes , oficios, correos electrnicos u otros tipos de comunicaciones escrita. Mejorar nuestra redaccin significa mejorar la efectividad en la comunicacin y en definitiva, mejorar nuestras relaciones. La correcta aplicacin de algunos principios de comunicacin, har de sus escritos, una poderosa herramienta, y evitar problemas de comunicacin. En su desarrollo personal y profesional, la comunicacin es esencial. La Redaccin es una parte importante de la

comunicacin y constituye un recurso fundamental que contribuye a obtener ms y mejores resultados MANEJO DE CORRESPONDENCIA: Consiste en una serie de actividades que incluyen verificar datos, sellar, franquear, subrayar, anotar, clasificar y despachar la correspondencia tanto recibida como enviada Es un importante instrumento de comunicacin escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales. De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el xito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas. La correspondencia presenta una variedad de formas con caractersticas propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificacin que permita conocer la finalidad de cada uno. * Por el destino: Pblicas y Privadas 1. Pblicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.) 2. Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y oficial. * Por su contenido: Primera clase y Segunda clase 1. Primera clase: es toda correspondencia de carcter actual y personal su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, peridicos, etc. 2. Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitacin se realiza tambin por correo. * Por su tramitacin: Postal y Telegrfica 1. Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en: 2. Ordinaria: Es la que sigue curso normal a travs del correo

3. Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario 4. Telegrfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telgrafo

* Por su puntuacin: Abiertas, Cerradas y Mixtas. 1. Abiertas: No llevan signo de puntuacin en la fecha, direccin, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas. 2. Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuacin 3. Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas * Por su extensin: Largas medianas y cortas 1. Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras 2. Medianas: Cuando contienen doscientas palabras 3. Cortas: Cuando contienen cien palabras * Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia est en redaccin y presentacin La correspondencia se divide en cuatro clases * Correspondencia comercial: Se refiere a la cruzada entre Comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. * Correspondencia Familiar y amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella. * Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

Competencia mecanogrfica Esto se refiere a la competencia instrumental de manejo gil del teclado, al mejor estilo de una mquina de escribir. Esto implica escribir con soltura...sin "chuzografiar", de manera que se pueda escribir directamente sin mirar el teclado y slo la pantalla, utilizando las dos manos para escribir tcnicamente como lo hara una secretaria con similar habilidad y rapidez; incluso, se debe ser capaz de escribir directamente mirando un texto y sin mirar el teclado ni la pantalla. COMPETENCIAS EN EL MANEJO DE MAQUINAS DE OFICINA: Es el manejo de los equipos propios de la oficina tales como: computadora, calculadoras, grabadoras, equipos, de comunicacin y equipos de reproduccin. En la oficina son necesarias muchas mquinas que pueden ayudarte en tu trabajo, facilitando tus tareas diarias: Las mquinas ms utilizadas en una oficina, hoy en da, son las relacionadas con la informtica: El ordenador, impresora, equipos multifuncin, fax y otros. COMPETENCIAS DE ARCHIVO: Es un proceso que lleva implcito la aplicacin de un sistema que permita organizar y guardar documentos de inters para la organizacin. Entre otros pueden ser: cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catlogos u otros registros comerciales. La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilacin y conservacin de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concrecin de sus respectivas actividades, que pueden ser como dije documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstruccin histrica de una nacin por ejemplo. COMPETENCIAS DE CONTABILIDAD: Estos registros se refieren a las anotaciones en libros y u otros formularios de contabilidad relacionados con rdenes de compra y de venta, pedidos de productos, cotizaciones, etc. La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y

estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Su objetivo principal es proporcionar informacin a: Dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas posedas por el negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar: * Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. * Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. * Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada. Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: 1. Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. 2. Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. RELACIONES INTERPERSONALES EN LA OFICINA Las relaciones interpersonales juegan un papel fundamental en el desarrollo integral de la persona. A travs de ellas, el individuo obtiene importantes refuerzos sociales del entorno ms inmediato que favorecen su adaptacin al mismo. En contrapartida, la carencia de estas habilidades puede provocar rechazo, aislamiento y, en definitiva, limitar la calidad de vida. Esta seccin va dirigida tanto a padres como a educadores en general. En ella se puede encontrar informacin sencilla en torno a diecisis preguntas bsicas que, de manera espontnea, pueden asaltarle a un padre o una madre preocupado/a por las relaciones sociales de su hijo/a, a un profesor que pretende mejorar el

clima social de su aula o a un monitor de un club de ocio que quiere favorecer las relaciones entre los participantes del mismo. CUALIDADES DE UNA SECRETARIA U OFICINISTA COMPETENTES Entre las cualidades que deben tener las secretarias, podemos decir que la lealtad hacia la persona o empresa para la que labora es fundamental, ya que todo se basa en la confianza. Si no mostramos que somos capaces de merecer tal confianza, es lgico que no vamos a avanzar en nuestro camino profesional, hay que generar ese vnculo de confiabilidad y as obtendremos grandes resultados. Otra cualidad importante es la organizacin y la exactitud en nuestro trabajo, stos dos aspectos van de la mano, ya que todo cuanto se hace de forma correcta y bien estructurado quiere decir que tenemos conocimiento de la empresa y que podemos solventar cualquier inconveniente que se presente. LA OFICINA DENTRO DE LA EMPRESA Lugar de la empresa donde la informacin recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracin. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean ms efectivas. Una oficina es generalmente un saln destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas personas trabajarn dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto ltimo han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.