Sunteți pe pagina 1din 11

Excel 2010 Lucrul cu Excel implic dou operaiuni eseniale: Crearea foii de calcul Prelucrarea datelor coninute

Prezentarea interfeei: a. Bara de titlu b. Bara de acces rapid (quickaccesstoolbar) acces rapid ctre unele funcii utilizate n mod frecvent. c. Ribbon ofer acces ctre toate comenzile, opiunile i funciile existente d. Butoanele de control ale ferestrei Excel (cele de windows) e. Butoanele de control ale ferestrei registrului de calcul f. Foaia de calcul (worksheet) g. Bara de stare mesaje despre starea Excel, rezultate pentru unele operaiuni i alte informaii.

Prezentarea foii de calcul a. Celula - unitatea fundamental pentru stocarea datelor i poate reine: valori (numere, texte, date calendaristice, etc.) i formule. La un moment dat o singur celul este activ, cea n care introducem datele i este evideniat printr-un chenar ngroat. b. Coloana o linie vertical de cellule. Fiecare coloan este identificat cu ajutorul unei litere (A, B, AA, AB etc). Numrul maxim de coloane pentru Office 2010 este de 16384 c. Rndul un ir orizontal de cellule. Fiecare rnd este identificat printr-un numr unic. Numrul maxim de rnduri este mai mare de 1 milion. d. Caseta de nume afieaz adresa celulei curente i permite deplasarea rapid ctre o anumit celul. Fiecare celul este identificat printr-o liter i un numr (ntlnirea dintre coloan i rnd A1, B3, AA2 etc). e. Blocul (range) reprezint un grup dreptunghiular de celule. Este identificat de adresa celulei din colul din stnga sus i adresa celulei din dreapta jos separate prin : (dou puncte A1:B3) f. Domeniul (discontinousrange) este format din mai multe celule sau blocuri de celule selectate i se identific prin enumerearea componentelor separate prin ; (punct i virgul) g. Eticheta foii de calcul (worksheet tab) afieaz numele foii de calcul. Cele mai multe registre de calcul conin mai multe foi de calcul. Pentru a naviga printre acestea se utilizeaz taburile.

h. Pointerul mouseului n excel apare sub forma unei cruciulie i permite selectarea celulelor. Crearea unui registru de calcul File New Blankworkbook Create == un nou registru de calcul care are n mod implicit trei foi de calcul. Salvarea File Save (Save As) Ctrl+s, iconia save din bara de acces rapid Deschiderea File Open CTRL+O Gestionarea foilor de calcul Registrul de calcul se deschide implicit cu 3 foi de calcul denumite Sheet 1, Sheet 2 i Sheet 3 (numrul acesta se poate modifica din Optiuni). Acestea pot fi redenumite (click drepata pe tabul foii de calcul dorite i se alege comanda Rename. Tot din acest meniu se pot insera (insert), terge (Remove) sau copia (Move or Copy). La un momentdat o singur foaie de calcul este activ, cea n care se lucreaz i este afiat). Gestionarea datelor Primul pas n construirea unei foi de calcul este inserarea textului care definete capul de tabel (la nceputul coloanelor) i etichetele (la nceputul rndurilor). Pentru a insera text ntr-o celul se selecteaz celula (click stnga) i se scrie coninutul dorit (alternativ dup selectare textul se poate introduce n bara de funcii). Dup finalizarea introducerii textului se apas : Tasta TAB selecia se mut la urmtoarea celul din rnd Tasta ENTER selecia se mut la urmtoarea celul din coloan Click pe semnul din stnga bare de formule

Pentru a renuna la editare tasta Esc sau x de lng bara de formule. n cadrul unei celule putem introduce urmtoarele tipuri de valori: - valori numerice: numere ntregi, reale, procente, numere nsoite de simboluri monetare; n mod implicit aceste valori se aliniaz la dreapta. Dac limea unei celule e mai mic dect lungimea numrului acesta se va afia ca ####;

- date calendaristice i momente de timp; - informaii text succesiuni de litere, cifre i alte simboluri; aceste informaii sunt aliniate implicit la stnga. Pentru a terge coninutul unei celule selectm celula al crei coninut dorim s-l tergem apoi apsm tasta Delete. Dac informaia din celul trebuie s fie modificat, aceasta poate fi editat. Se poate face editarea fie direct n celul, fie n bara de formule. Click pe celul apoi tasta F2 i se poate edita coninutul Dublu click pe celul i se poate edita coninutul Click pe celul i se editeaz coninutul n bara de formule

tergerea coninutului unei celule se selecteaz celula i se apas tasta DEL (alternativ click dreapta delete) sau click pe comanda Clear (ca o radier) din Grupul Editing din tabul Home. Deplasarea Sgeile deplaseaz selecia cu o celul n direcia respectiv CTRL+sgeat se deplaseaz la urmtoarea celul care conine o valoare. Page down, Page up deplaseaz cu cte un ecran CTRL+page up, Page Down deplaseaz ntre foile de calcul

Selectarea celulelor Pentru a selecta toate celulele dintr-o linie/coloan efectum clic stnga pe eticheta liniei/coloanei. Pentru a selecta un bloc de celule putem alege una din urmtoarele variante: clic stnga pe unul din colurile blocului i apoi innd tasta SHIFT apsat ne deplasmstnga, dreapta, sus, jos cu ajutorul sgeilor; clic stnga pe unul din colurile blocului i apoi innd butonul mouse-ului apsat ne deplasmn colul diagonal opus; clic stnga pe unul din colurile blocului i apoi innd tasta SHIFT apsat selectm n coluldiagonal opus. Pentru a selecta un domeniu de celule (celule/blocuri neadiacente) vom selecta primul bloc dup care, innd tasta CTRL apsat, selectm cel de-al doilea bloc, etc. Pentru selectarea coloanelor sau a rndurilor se selecteaz prin click stnga pe eticheta acestora, apoi fie drag cu mousul, fie se ine apsat tasta SHIFT i se selecteaz ultimul element din grup, fie cu ajutorul tastei CTRL pentru a selecta coloane/rnduri aflate la distan.

Inserarea liniilor i coloanelor ntr-o foaie de calcul Pentru a insera o linie/coloan goal, n cadrul unei foi de calcul, selectm mai nti linia/coloana naintea creia dorim s inserm noua linie/coloan, apoi: - din tabul Home grupul Cells selectm comanda Insert - efectum clic dreapta pe eticheta liniei/coloanei i din meniul contextual ce apare selectm Insert. tergerea liniilor i coloanelor dintr-o foaie de calcul Pentru a terge o linie/coloan dintr-o foaie de calcul selectm linia/coloana ce dorim s o tergem apoi: - din tabul Home grupul Cells selectm comanda Delete; - efectum clic dreapta pe eticheta liniei/coloanei i din meniul contextual ce apare selectm Delete. Modificarea dimensiunilor coloanelor/rndurilor Se poziioneaz mousul la limita dintre dou coloane/rnduri, se ine apsat click stnga i se face drag pentru a modifica dimensiunile. Va fi modificat coloana din stnga sau rndul de deasupra. Din tabul Home , grupul Cells din comanda Format se pot modifica cu exactitate dimensiunile coloanelor/rndurilor.(click dreapta pe etichet i de acolo se selecteaz n funcie de caz columnwidth sau rowheight) Dac dorim ca dimensiunea unei coloane s fie exact ct a textului se poziioneaz mousul la limita dintre dou coloane i se efectueaz dublu click. Ascunderea liniilor i coloanelor Dac dorim s ascundem informaiile de pe una sau mai multe linii/coloane, selectm liniile sau coloanele apoi procedm astfel: efectum click dreapta pe eticheta uneia din liniile/coloanele selectateiar din meniul contextual ce apare selectm Hide sau Din tabul Home , grupul Cells din comanda Format la seciunea VisibilityHide&Unhide.

Dac dorim s facem vizibil o linie sau o coloan ascuns selectm liniile respectiv coloanele ce ncadreaz linia sau coloan ascuns apoi: efectum click dreapta pe eticheta uneia din liniile/coloanele selectateiar din meniul contextual ce apare selectam Unhide

Din tabul Home , grupul Cells din comanda Format VisibilityHide&Unhide. .

la seciunea

Formatarea datelor dintr-o celul Tabul Home grupurile Font i Alignment editarea textului Tabul Home, grupul Number se selecteaz butonul de lansare a csuei de dialog (colul din drapta jos a grupului).

a) Numbers - permite alegerea stilului de afiare a diferitelor tipuri de date din celule, conform categoriei aleas din lista Category: General anuleaz formatarea existent pentru valori numerice Number permite stabilirea numrului de zecimale, afiarea separatorului de mii i modului de afiare a numerelor negative Currency permite stabilirea simbolului monetar ce va nsoii valoarea numeric precum i a stilului de afiare. Date permite selectarea stilului de afiare a valorilor ce reprezint date calendaristice.

b)

c) d) e)

Percentage permite transformarea valorii numerice existent n celul ntr-o valoare procentual i stabilirea numrului de zecimale; astfel dac n celul se afl valoarea 0.25 alegnd acest stil se va afia 25%. Alignment permite: alinierea textului pe orizontal i vertical, ncadrarea textului n celul (Wrap Text) unirea celulelor (Merge cells) orientarea/rotirea textului (Orientation) Font permite stabilirea fontului, stilului (ngroat, nclinat, subliniat), dimensiunii i culorii acestuia. Border permite alegerea stilului, culorii i poziiei chenarelor celulelor selectate. Fill permite umplerea cu culori a celulelor

Sortarea i filtrarea datelor dintr-o list Sortarea i filtrarea datelor este o aciune specific bazelor de date. Tabelele Excel pot fi asimilate unor baze de date, n care fiecare linie reprezint o nregistrare iar coloanele cmpuri ale nregistrrii. Nu orice tabel este o baza de date, de aceea pentru tabelele care sunt asimilabile bazelor de date vom folosi termenul de lista. Prin list se nelege o serie de linii succesive ntr o foaie de calcul, fiecare coloan din list coninnd date cu aceeai semnificaie logic Prima linie a unei liste este interpretat drept antetul (header -ul) listei i este recomandabil ca ea s conin denumirile coloanelor. Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaia dintr o list poate fi ordonat dup diverse criterii (de exemplu ordonarea alfabetic a listei pacienilor), poate fi filtrat pentru a localiza mai uor anumite informaii. Sortarea datelor Sortarea unei liste n Excel presupune modificarea ordinii nregistrrilor n funcie de anumite criterii. Ordonarea se poate face cresctor (ascending) sau descresctor (descending). Pentru a ordona o list, trebuie mai nti activat o celul oarecare aparinnd cmpului dup care trebuie fcut sortarea i apoi, din tabul Data, se selecteaz opiunea Sort care deschide fereastra de dialog cu acelai nume Pentru a ordona rapid o lista se selecteaz o celula din coloana folosit ca baz de sortare, apoi, cu ajutorul butoanelor Sort Ascending sau Sort Descending de pe bara de instrumente se realizeaz sortarea propriu-zis. Filtrarea Datelor Cnd se lucreaz doar cu un subset de date dintr-o list, pentru a nu fi afiate dect anumite nregistrri din list, aceasta poate fi filtrat. Prin filtrare, Excel afieaz doar acele

nregistrri care corespund criteriilor stabilite i ascunde celelalte nregistrri, care nu mai sunt afiate. Pentru filtrarea nregistrrilor dintr-o list se selecteaz o celul din list supus filtrrii dup care, din meniul Data se selecteaz Comanda Filter imediat Excel va insera sgei de derulare lng fiecare cap de coloan din list Dac se face clic pe sgeata de derulare din oricare coloana Excel va derula o lista cu toate articolele individuale din coloana plus nc trei, All, Top 10, i Custom. Selectnd din list un anumit articol individual Excel va afia doar acele nregistrri care conin n coloana respectiv articolul selectat. Pentru a readuce lista n starea ei iniial se va selecta All din lista derulant a fiecrei coloane

Tiprirea foilor de calcul Moduri de vizualizare a paginilor Normal view cel mai des utilizat Page Layout foaia de calcul va fi vizualizat sub forma paginilor Page Break Preview se poate vizualiza modul n care sunt mprite paginile (pentru printare)

Setarea paginii Tabul Page Layout Grupul Page Setup.

Margins dac se selecteaz CustomMargins se poate alege centrarea coninutului paginii

Orientarea Portrait sau landscape Size A4 Setarea zonei de printare (Print Area) se selecteaz blocul de date ce urmeaz a fi printat i apoi se selecteaz opiunea Set Print Area (submeniu a comenzii Print Area). marginile zonei de printare sunt delimitate de linii albastre Breaks Page Break introduce delimitare ntre pagini deasupra rndului selectat (la stnga coloanei selectate) sunt indicate prin linii punctate albastre Opiunea Print Titles deschide o csu de dialog (page setup) la tabulSheet. De aici se poate modifica zona de printare, se pot selecta rndurile i coloanele care s se repete la nceputul paginilor, ordinea de printare a paginilor.

Gridlines: dac este selectat se vor tipri toate liniile-rastru ale tabelului, nu numai pe cele crora li s-a atribuit chenar. Black andwhite: dac este selectat va tipri n alb/negru;

Draft quality: dac este selectat va determina tiprirea la un nivel de calitate redus (ciorn) concomitent cu creterea sensibil a vitezei de tiprire. Este utila n cazul documentelor care nu au cptat forma definitiv. Rowandcolumnheadings: dac este selectat va tipri i etichetele rndurilor (1, 2, 3) i ale coloanelor (A, B, C) Comments: permite tiprirea comentariilor. Opiunea At end of sheet (La sfrit de foaie) imprima comentariile ncepnd pe o pagina separata la sfritul documentului. Opiunea As displayed on sheet (Ca afiat pe foaie) imprima comentariile acolo unde sunt afiate n modul normal de vizualizare a foii de lucru.

Print Preview Tabul File Print.

Formulele Formula = un set de simboluri i valori care efectueaz un tip de calcul i produce un rezultat. Toate formulele n excel au aceeai structur: - Semnul = (egal) urmat de unul sau mai muli operanzi i operatori. Semnul = determin excel s interpreteze coninutul celulei ca fiind o formul. - Operand reprezint datele care vor fi utilizate n calcule. Pot fi un numr, o referin ctre o celul (B1) sau un bloc de celule (B1:B5) Operator un simbol care combin operanzii, de obicei cu rol matematic. Operatori aritmetici: +,-,*,/,^,% Formule de comparaie: =,<,>, <=,>=, <>(diferit de) Ordinean care au loc operaiile: Paranteze (), Negare -, Procentaj %, Ridicare la putere ^, Multiplicare/diviziune */, Adunare-scdere +-, Comparaii.

Pentru a introduce o formul ntr-o celul selectm celula i apoi procedm astfel: se tasteaz expresia acesteia direct n celul ncepnd cu = sau se tasteaz expresia acesteia n bara de formule Finalizarea introducerii se realizeaz apsnd tasta Enter, Tab sau prin click pe din bara de formule. Dac dorim s renunm la formula introdus apsm tasta Esc sau click pe x din bara de formule. Pentru a edita o formul dintr-o celul putem proceda astfel: dublu click pe celula dorit i apoi se efectueaz modificarea direct n celul click pe celula dorit apoi n bara de formule editm formula.

Exemplu: =5^2 va afia rezultatul 25. =B1+B7

Mutarea sau copierea unei formule

Se selecteaz celula Cut apoi se selecteaz celula unde se dorete a fi mutat i se alege comanda paste. Se selecteaz celula, apoi se poziioneaz mousul pe una dintre margini i se face drag anddrop.

n momentul n care o celul care conine o formul este mutat, Excel pstreaz celulele referin ale formulei.

Copierea Selecie ctrl+c ctrl+v Se selecteaz colul din dreapta jos al celulei i se face drag peste celulele unde se dorete copierea formulei. Aceasta s va modifica celulele referin automat. Pentru a evita modificarea automat a celulelor referin din formule, se pot folosi referine absolute ale celulelor se introduce semnul $ naintea indicativului pentru coloan i pentru rnd. Astfel, la o eventual copiere, aceasta nu se va modifica.

SmartTags Este o comand special care apare n momentul n care se efectueaz anumite comenzi n excel (lipire). Click stnga pe aceasta permite alegerea unor opiuni care permit ajustarea operaiunii efectuate.