Organizatia si schimbarea organizationala

Modulul 2

Gabriel Matauan 2005

Structura modulului
1. Definirea organizatiei 2. Scurt istoric al teoriilor organizatiei 3. Elementele cheie ale organizatiei
misiune strategie structura tactica cultura natura si necesitatea schimbarii rezistenta la schimbare tipuri de schimbare implementarea schimbarii
Gabriel Matauan 2005 2

4. Schimbarea organizationala

1. Definirea organizatiei

Organizatia este...
Un sistem, constient coordonat, de activitati a doua sau mai multe persoane (Chester Barnard) O colectie de resurse umane si non-umane, directionate spre realizarea unui anumit scop, si in care relatiile dintre oameni si pozitia acestora sunt incadrate intr-un anumit tip de structura (W.J. Duncan) Forma complet rationalizata de organizare a activitatilor, urmarind un anumit scop, prin utilizarea cea mai eficienta a resurselor disponibile (Max Weber)
Gabriel Matauan 2005 3

1. Definirea organizatiei

Shein - 4 caracteristici comune oricarei organizatii:

coordonarea eforturilor scopuri comune diviziunea muncii ierarhia autoritatii

Gabriel Matauan 2005

1. Definirea organizatiei

Doua teme permanente:

eficacitatea (adecvarea la scop/realizarea misiunii) eficienta (utilizarea rationala a resurselor)

Peter Drucker:
eficacitate = a face ce trebuie eficienta = a face ceva cum trebuie

Gabriel Matauan 2005

2. Scurt istoric al teoriilor organizatiei

Weber - caracteristicile birocratiei:

fiecare post - obligatii si responsabilitati clare posturile - organizate intr-o structura ierarhica sistem coerent de reguli, care asigura coordonarea si uniformizarea activitatilor posturile - ocupate pe criterii de competenta posturile - proprietatea organizatiei, care asigura personalului cele necesare desfasurarii activitatii cariera personala - consecinta a apartentei la organizatie (vechime si merit) deciziile, regulile, procedurile si activitatile - inregistrate in documente scrise
Gabriel Matauan 2005 6

2. Scurt istoric al teoriilor organizatiei

Functiile organizatiei (Henri Fayol)

productie (tehnica) comerciala financiar - contabila personal administrativa (planificare, organizare, conducere, coordonare, control)

Organizatia golita de oameni

Gabriel Matauan 2005 7

2. Scurt istoric al teoriilor organizatiei

1927-1932 - Hawthorne Studies (Western Electric Company) - Elton Mayo - comportamentul organizational
indivizii sunt unici lucrul in grup e important

Mc Gregor (1957) - teoriile X si Y sarcina esentiala a managerului dezvoltarea cadrului in care oamenii sasi poata realiza propriile scopuri prin orientarea eforturilor catre atingerea obiectivelor organizatiei
Gabriel Matauan 2005 8

2. Scurt istoric al teoriilor organizatiei

Modele organizationale
(Waterman, Peters, Phillips) Structura Strategie Obiective generale Abilitati Stil Proceduri

Personal
Gabriel Matauan 2005 9

3. Elemente cheie

Elementele cheie ale organizatiei

[perceptia membrilor organizatiei asupra mediului] misiune strategie structura tactica cultura

Gabriel Matauan 2005

10

3. Elemente cheie

3.1. Misiunea (De ce ?)

motivul de existenta a organizatiei porneste intotdeauna de la mediu (clienti) caracteristici:
suficient de cuprinzatoare suficient de precisa suficient de concisa (people work for a sentence, but not for
a paragraph)

permanenta/ termen lung

trebuie sa ghideze actiunea stimuleaza inovarea Gabriel Matauan 2005

11

3. Elemente cheie

3.1. Misiunea (exemple)

NASA : sa trimitem un om pe luna si sa-l aducem inapoi sanatos, pana la sfarsitul decadei (J.F. Kennedy) Disney Company: To make people happy FIMAN: Dezvoltarea resurselor umane - factor-cheie in procesul de schimbare - la nivel individual, institutional si comunitar. Salvation Army: Transformarea marginalizatilor societatii in cetateni. Girl Scouts: Sa ajute fetele sa devina tinere femei increzatoare si capabile, cu respect pentru sine si pentru ceilalti.
Gabriel Matauan 2005 12

3. Elemente cheie

3.1. Misiunea (exemple)

American Forestry Association: Conservarea padurilor. American Rivers: Protejarea si refacerea raurilor si promovarea unei etici noi in domeniu. Conservation International: Salvarea celor mai frumoase ecosisteme ale lumii, ajutand oamenii sa gaseasca alternative economice. National Audubon Society: Advocacy pentru mediu, prin educatie, cercetare si constientizarea publicului. Gabriel Matauan 2005

13

3. Elemente cheie

3.2. Strategia (Ce?)

termen lung vital priveste intreaga organizatie permanent Derek Abell: identificarea segmentelor de piata si stabilirea mijloacelor de adresare
Gabriel Matauan 2005 14

3. Elemente cheie

3.2. Strategia
stabilirea obiectivelor (directiei) mobilizarea si alocarea resurselor implementarea ! dinamica strategica

Gabriel Matauan 2005

15

3. Elemente cheie

3.3. Structura
Structura - un set de elemente intre care se stabileste un set de relatii, ca urmare a aplicarii unor legi de compozitie Mintzberg: Modurile in care o organizatie isi imparte activitatea in sarcini distincte si realizeaza coordonarea intre acestea.
Gabriel Matauan 2005 16

3. Elemente cheie

3.3. Structura
starea structurii la un moment dat structurare trecerea structurii prin stari succesive functionare elementele sunt tot structuri, care isi pastreaza identitatea structurala, dar nu si pe cea functionala in cadrul structurii, fiecare element indeplineste o functie, prin functionare structura, ca ansamblu, primeaza in raport cu elementele
Gabriel Matauan 2005 17

3. Elemente cheie

Tipuri de structuri
Type name here Type title here

Type name here Type title here

Type name here Type title here

Type name here Type title here

Gabriel Matauan 2005

18

3. Elemente cheie

Tipuri de structuri
Type name here Type title here

Type name here Type name here Type name here Type title here Type title here Type title here

Gabriel Matauan 2005

19

3. Elemente cheie

Tipuri de structuri

Gabriel Matauan 2005

20

3. Elemente cheie

3.4. Tactica
subordonata strategiei si articulata cu aceasta mai flexibila structuri operative (de prelucrare) proceduri si mecanisme implementarea! dinamica tactica
Gabriel Matauan 2005 21

3. Elemente cheie

3.5. Cultura
ansamblu de credinte si ipoteze fundamentale impartasite de membrii unei organizatii, care actioneaza intr-o maniera inconstienta si care au permis, in trecut, si ajuta si in continuare la rezolvarea problemelor care apar; de aceea ele trebuie si sunt transmise noilor-veniti in organizatie (SHEIN)
Gabriel Matauan 2005 22

3. Elemente cheie

3.5. Cultura
credinte si ipoteze fundamentale:
punct de pornire in analiza situatiilor si luarea deciziilor considerate adevaruri primordiale impartasite de toti membrii organizatiei, determinand apartenenta acestora la organizatie genereaza un anumit tip de reactie la o problema data; ajuta la adaptarea organizatiei la mediu si la integrarea interna nu sunt in mod necesar constientizate actioneaza permanent si nu devin niciodata caduce; conservare sunt transmise noilor-veniti pentru a-i integra
Gabriel Matauan 2005 23

3. Elemente cheie

3.5. Cultura
Shein - trei niveluri de acces
artefacte vizibile valori declarate presupuneri fundamentale

mai este numita si identitate a organizatiei

Gabriel Matauan 2005 24

4. Schimbarea organizationala

modul in care organizatia, ca sistem deschis, se adapteaza modificarilor din mediul extern si/sau intern, incercand sa-si prezerve identitatea rezultanta a fortelor negative (opuse schimbarii) si a celor pozitive (favorabile schimbarii) adaptare vs. conservare

Gabriel Matauan 2005

25

4. Schimbarea organizationala

Shein - ciclul de adaptare a organizatiilor

sesizarea unei schimbari in mediu preluarea informatiei privind schimbarea analiza implicatiilor pentru organizatie producerea schimbarii in organizatie elaborarea raspunsului catre mediu preluarea reactiei mediului la raspunsul organizatiei

Gabriel Matauan 2005

26

4. Schimbarea organizationala

Kolb, preluat de Carlsson:

experienta concreta observatia reflexiva conceptualizarea abstracta experimentarea activa

Gabriel Matauan 2005

27

4. Schimbarea organizationala

Schimbarea prin aliniere - proces de sus in jos R.M. Kanter: schimbarea este stimulata nu de presiunile din partea mediului, ci de perceptia actorilor-cheie asupra acestui mediu

Gabriel Matauan 2005

28

4. Schimbarea organizationala

Schimbarea prin aliniere

Misiune Teoria elasticului Strategie Structura Tactica Cultura
Gabriel Matauan 2005 29

4. Schimbarea organizationala

Natura schimbarii - schimbarea este intrinsec neutra; ea nu este inerent buna sau rea; ea poate fi:
placuta sau neplacuta pozitiva sau negativa reusita sau nereusita utila sau inutila

Gabriel Matauan 2005

30

4. Schimbarea organizationala

Receptarea schimbarii depinde de:

ceea ce este ea de fapt (continutul sau) situatia in care se produce scopul sau resursele disponibile perceptiile si intelegerea fiecaruia valorile, normele, abilitatile si ambitiile fiecaruia

Gabriel Matauan 2005

31

4. Schimbarea organizationala

Rezistenta la schimbare (Tony Eccles)

Ignoranta Neintelegerea problemei Comparatia Solutia nu place; alternativa e mai buna Neincrederea Simtamantul ca solutia nu va da rezultate Pierderea personalaCosturi personale inacceptabile Inadecvarea Schimbarea aduce recompense insuficiente Anxietatea Teama de a esua in noua situatie Demolarea Distrugerea organizatiei Pierderea de putere Erodarea influentei/controlului Contaminarea Neacceptarea noilor valori/practici Inhibitia Dorinta scazuta de schimbare Alinierea Valori putin impartasite/interese alternative Epuizarea Nu putem duce mai mult (maxed out)
Gabriel Matauan 2005 32

4. Schimbarea organizationala

Tipuri
Schimbarea mediului Scazuta Ridicata Mare Fundamentala Semnificativa Mica Moderata Minora

Modificarea perceptiei asupra organizatiei

Salipante & Golden-Biddle

Gabriel Matauan 2005

33

4. Schimbarea organizationala

Tipuri
Fundamentala nevoia sociala dispare modificari radicale apare mai rar Semnificativa nevoia sociala continua sa existe resursele se reduc sau se obtin mai greu Moderata schimbarea valorilor societale/grupului-tinta influenta asupra valorilor NPO/scop servicii Minora schimbarea valorilor societale/grupului-tinta impact la nivelul operational al ONP/mod livrare servicii
Salipante & Golden-Biddle

Gabriel Matauan 2005

34

4. Schimbarea organizationala

Tipuri
Schimbari in mediu Nevoia de adaptare Optiuni de schimbare Preluare Adaptare esuata Schimbare parteneriala Succesiune Schimbare renovativa
Tony Eccles Gabriel Matauan 2005 35

Schimbare catalitica

Injectie

4. Schimbarea organizationala

Momentul schimbarii

Charles Handy

Gabriel Matauan 2005

36

4. Schimbarea organizationala

Factori de succes
A. Scop si initiativa 1executivul insarcinat cu o noua viziune; cineva trebuie sa-si asume responsabilitatea
2. scop unic, bine definit: ce incercam sa realizam? Unde vrem sa ajungem? 3. motivatie/finalitate clara: este limpede de ce facem asta?
Gabriel Matauan 2005

Eccles 37

4. Schimbarea organizationala

Factori de succes
B. Concordanta si incredere
4. iluzia unitatii: nu toata lumea este de acord cu schimbarea; suntem impreuna in aceasta incercare; sunt oamenii parte a planului? 5. deschiderea: cat trebuie sa fim de deschisi? exista incredere si acord? Cat trebuie sa stie fiecare 6. comunicarea: este vitala si nu e niciodata prea multa; comunicam efectiv?
Gabriel Matauan 2005 38

4. Schimbarea organizationala

Factori de succes
C. Leadership, capacitati si structura
7. responsabilitate proportionala: cu cat pozitia e mai inalta, cu atat responsabilitatea e mai mare; sunt managerii gata sa-si asume conducerea procesului? (edicte, persuasiune,
participare, interventie - implicarea managerului)

8. limitarea imputernicirii: chiar si cei mai intreprinzatori au nevoie sa fie condusi; cat de mult ajutam oamenii sa actioneze responsabil? 9. echipe si leaderi: sprijin reciproc; este limpede cine e responsabil pentru ce? 10. structura si cultura: utilizarea structurii pentru schimbarea culturii; suntem organizati corespunzator pentru a ne atinge scopul?
Gabriel Matauan 2005 39

4. Schimbarea organizationala

Factori de succes
D. Intemeierea pe actiune si succes
11. crearea de invingatori: succesul personal este un motivator important; recompensam succesul si esecul merituos? 12. Schimbare rapida, actiune imediata, succese timpurii: realizarile timpurii sunt esentiale si trebuie folosite pentru accelerarea schimbarii. 13. grija fata de cei afectati: este nu numai moral, dar si sensibila organizational; cum sunt tratati cei afectati? 14. controlul consecintelor neprevazute: anticipare si masuri corective; planuri de rezerva si flexibilitate
Gabriel Matauan 2005 40