Introducere Abonamentele publicaiilor periodice Planificarea numerelor de periodice Operarea sosirilor Lansarea reclamaiilor

Modulul Achiziii/Seriale al programului de bibliotec Aleph include dou componente destinate gestionrii operaiunilor specifice achiziiei oneroase sau neoneroase, respectiv controlului serialelor. Procesul dezvoltrii fondurilor documentare ale unei biblioteci presupune i constituirea i completarea coleciilor de publicaii periodice. Ansamblul operaiunilor efectuate n sistem electronic, n vederea gestionrii abonamentelor contractate i asigurrii unei evidene a numerelor de periodice primite, poart denumirea de Control Seriale. Acesta nregistreaz n baza de date i coreleaz cu fia bibliografic a unui periodic toate datele corespunztoare abonamentului, precum: proveniena (cumprtur, donaie, transfer, schimb internaional sau depozit legal) furnizorul/donatorul/partenerul de schimb internaional perioada abonrii repartiia n cadrul coleciilor bibliotecii prevzut a sosirii numerelor efectiv a sosirilor data reclamaiilor

Accesarea Modulului Achiziii/Seriale

Modulul Achiziii / Seriale include urmtoarele 6 funcii, care pot fi accesate dup cum este indicat mai jos :
Comenzi Facturi Administrare

Indexul comenzilor
Seriale Cutare

Condiii prealabile care trebuie ndeplinite pentru nregistrarea abonamentelor:

Fi bibliografic n Modulul Catalogare

Crearea fiierului de furnizori

Cunoaterea frecvenei (periodicitii) serialului (ex. cotidian, lunar, bilunar, trimestrial, semestrial, anual)

 Prin intermediul funciei Administrare [V] Furnizori, se creeaz nregistrare pentru fiecare nou furnizor, apsnd butonul NOI. Se deschide o fereastr cu 4 meniuri (tab-uri), dup cum urmeaz:
FURNIZOR INFO 1
se completeaz cmpurile: Cod furnizor, Nume furnizor, Situaie furnizor, ara, Limba

FURNIZOR INFO 2
se completeaz cmpurile: Moneda 1, Livrare comand, Trimiterea comenzii

FURNIZOR INFO 3
se completeaz cmpurile: Contact 1, Livrare 1

BIBLIOTECA FILIALA
unde, opional, se poate limita utilizarea furnizorului respectiv doar pentru anumite fonduri ale bibliotecii (de pild exemplarele achiziionate de la furnizorul Centrul de carte strin Sitka se vor repartiza doar n coleciile Sediului central i ale Filialei Omnia)

Se salveaz nregistrarea prin apsarea butonului Actualizare. Selectnd furnizorul nou creat n fiier i apsnd butonul Adres, putem aduga datele de contact ale acestuia. Fiierul permite regsirea furnizorului cutat dup urmtoarele criterii: Cod, Nume, Cuvnt cheie etc.

Procesul logic al Controlului serialelor

Fia bibliografic

Creare comand

Generare fi abonament

Generarea nregistrrilor numerelor

Planificarea abonametului = calendarul estimativ al sosirii numerelor

Completare cmpuri n fia abonametului

Operarea sosirilor

Lansarea reclamaiilor

Crearea i gestionarea comenzilor

REGSIREA UNEI COMENZI se poate realiza prin dou metode: n Indexul comenzilor prin diverse criterii de cutare (ex. Furnizor, Nr. Comand, Titlu, Autor, Editur)

prin funcia Cutare n baza de date se regsete fia bibliografic a titlului cunoscut a avea comanda cutat i se apas butonul Comand pentru a intra n meniul List Comenzi

INSERAREA UNEI NOI COMENZI: 1. regsirea/crearea fiei bibliografice a titlului pentru care se dorete s se adauge comanda 2. accesarea meniului List Comenzi prin apsarea butonului Comand 3. deschiderea Formularului comenzii prin butonul Adaug 4. selectarea tipului de comand dorit: Monografie (pentru cri, documente din categoria Coleciilor speciale, resurse electronice), Comand continu (pentru volume n continuare) sau Serial

Crearea i gestionarea comenzilor

Formularul de comand include urmtoarele seciuni (tab-uri):
1. AFIARE COMAND: permite vizualizarea rapid a informaiilor generale ale comenzii (disponibile dup salvarea nregistrrii comenzii);

2. GENERAL: cmpurile Numrul comenzii, Comand ISBN/ISSN, Data deschiderii, Data comenzii i Statut comand sunt presetate (completate automat);
cmpurile Comand adiional nr., Format material, Tip material, Bibliotec filial, Metoda de achiziie trebuie completate manual.

3. FURNIZOR: n cmpul Cod furnizor se selecteaz dintr-o list derulant furnizorul dorit, odat cu acesta fiind inserate automat i alte date legate de nregistrarea acestuia.
4. CANTITATE I PRE: cmpul Moned este presetat n funcie de nregistrarea furnizorului se completeaz manual cmpurile Nr. de uniti, Pre unitate, Colecie exemplar, apoi se apas butonul Actualizare care permite sistemului s calculeze automat Preul total i Preul estimat dac se menine bifa n csua Creare nregistare exemplar, dup salvarea comenzii, sistemul va genera automat exemplare pentru fiecare unitate comandat Salvarea formularului de comand se realizeaz prin apsarea butonului Adugare.

BIBLIOTECA NAIONAL A ROMNIEI

Abonamentele publicaiilor periodice

Achiziia periodicelor difer de cea a crilor prin faptul c un titlu de periodic este procurat prin ncheierea/contractarea, de regul, n avans a unui abonament pentru toate numerele/apariiile cuprinse ntr-un an calendaristic. Anul editorial poate corespunde anului calendaristic, ns exist i excepii. CREAREA UNUI NOU ABONAMENT: 1. regsirea/crearea fiei bibliografice a titlului de periodic pentru care se dorete s se adauge abonamentul 2. accesarea meniului List Abonamente prin apsarea butonului Seriale 3. deschiderea unei noi Fie de abonament prin butonul Adaug 4. completarea datelor specifice n urmtoarele seciuni i cmpuri ale fiei: n ABONAMENT INFO 1: Bibliotec filial, De la i Pn la = perioada de abonare, Statut exemplar, Colecie, Cot, Codul furnizorului n ABONAMENT INFO 2: Prima reclamaie, A doua i a treia reclamaie, perioada dintre Reclamaii, Statistica exemplarelor = proveniena abonamentului 5. salvarea nregistrrii abonamentului prin butonul Actualizare

Planificarea abonamentelor

n funcie de frecvena publicaiei periodice, se poate prestabili un calendar al abonamentului, astfel nct fiecare numr primete o dat estimativ de sosire. Pe baza acestui calendar, sunt generate i ordonate automat nregistrrile numerelor ateptate. De asemenea, n situaia ntrzierilor unor apariii i dac abonamentul prevede, pot fi generate reclamaii.

Planificarea abonamentelor
n meniul [O] Control Planificare, se completeaz informaiile necesare estimrii numerelor:
n tab 1. INFORMAII: An = anul calendaristic al abonamentului Volum = anul editorial Numr = primul numr al abonamentului (de la care sistemul ncepe numerotarea apariiilor) Data = data estimativ a sosirii primului numr (de la care pornete calendarul abonamentului) Y - An Toate volumele noi M - Lun = apar la ? Toate numerele noi W - Sptmn D - Zi Numere per volum = numrul apariiilor din anul editorial respectiv

n tab 2. TEXT: Se completeaz pentru fiecare numr ateptat informaiile textuale corespunztoare (atunci cnd se cunosc).

Planificarea abonamentelor
Dup completarea tuturor acestor date, se apas butonul Actualizare. Sistemul va prezenta n fereastra Extindere planificare numerele de periodic, oferind posibilitatea modificrii formatului de afiare n cmpul Descriere, n funcie de urmtoarele elemente: $ Y = Anul calendaristic, $ V = anul editorial, $ P = partea, $ I = numr. O posibil formul este: $ Y, Vol. $ V, nr. $ I (ex. 2012, Vol. 2, nr. 10). Odat obinut formatul de numr dorit, se apas butonul Deschide exemplar n vederea generrii automate a nregistrrilor numerelor abonamentului.

Operarea sosirilor
Dup recepia fizic a unui numr, trebuie operat sosirea sa i n sistem electronic, dup cum urmeaz: se acceseaz meniul [O] Control Verificare, se selecteaz nregistrarea numrului respectiv i se apas butonul Sosire. Astfel, n fia de exemplar a numrului, va fi afiat automat data sosirii.

Lansarea reclamaiilor
n situaia n care perioada de ntrziere a unui numr depete termenul prevzut pentru reclamaii n fia abonamentului, sistemul poate genera Scrisori de reclamaie prin intermediul funciei Servicii (rapoarte) a Modulului Achiziii/Seriale.