Un rol deosebit in relatiile internationale intre state il ocupa corespondenta diplomatica.

La intocmirea acesteia, care ramane ca document diplomatic, emitentul trebuie sa porneasca de la sarcinile concrete, obiectivele pe care le urmareste in transpunerea in viata a politicii externe a statului sau. Emitentul trebuie, de asemenea, sa cunoasca importanta problemei pe care vrea s-o abordeze in documentul respectiv, istoria problemei, stadiul sau de solutionare, aspectele sale juridice. In functie de aceste considerente, emitentul decide asupra genului de document diplomatic: scrisoare de acreditare, nota verbala, nota semnata, scrisoarea personala, aide-memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. Ele se deosebesc intre ele prin importanta, destinatie, formulari protocolare. Stilul corespondentei diplomatice este mult mai sobru si mai reverentios. Modul de transmitere este, in general, curieratul si are intotdeauna forma scrisa in original si presupune semnatura olografa. Fiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactata corespondenta este foaia cu antet sau filigranata cu insemnele expeditorului. Desi, in mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa nationala, in corespondenta diplomatica, avandu-se in vedere dificultatile ce se pot ivi pentru solutionare operativa a problemelor abordate, dar si curtoazia fata de autoritatile statului carora li se adreseaza corespondenta, se practica atasarea la documentul emis in limba nationala a expeditorului a unei traducerii in limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul tradus se scrie ,,traducere neoficiala'', chiar daca aceasta a fost facuta de un specialist in limba respectiva. Pentru usurarea comunicarii in scris, unele ambasade convin cu Ministerul Afacerilor Externe din tara de resedinta ca, pe baza de reciprocitate, sa se corespondeze fie numai in limba nationala, fie numai in limba tarii de resedinta. Atunci cand este vorba de limbi de circulatie foarte restransa, se convine utilizarea unei terte limbi, de regula de circulatie internationala. O categorie distinct a corespondenei oficiale este corespondena diplomatic, prin care se nelege comunicarea oficial, fcut n scris, ntre efii de stat i de guvern, ntre Ministerul Afacerilor Externe i alte ministere ale statului acreditar i misiunile diplomatice strine, precum i ntre misiunile diplomatice acreditate n capitala aceluiai stat . Corespondena diplomatic are menirea s completeze demersurile diplomatice verbale i s fixeze, cu precizie, poziiile exprimate de pri, n evoluia actual a diplomaiei remarcnduse, tot mai evident, tendina de a se nlocui activitatea oral cu demersul scris, conform dictonului latinesc verba volant, scopta manent. n ceea ce privete caracterul convenional al limbajului diplomatic, atunci cnd corespondena se poart ntre guverne, ministere de externe, misiuni diplomatice, exist coduri al cror mesaj este n general cunoscut. Astfel, ntr-o scrisoare la acest nivel, expresia nu putem rmne indifereni trebuie citit vom interveni n mod sigur, formularea privim cu ngrijorare nseamn vom adopta o linie ferm, cuvintele vom reconsidera cu atenie

poziia noastr trebuie nelese n sensul suntem pe cale de a adopta o poziie ostil, declaraia avem rezerve n ce privete semnific nu vom permite, formula vom fi obligai s lum n considerare propriile noastre interese are sensul examinm posibilitatea ruperii relaiilor .a. Corespondena diplomatic poate fi transmis cu ocazia efecturii demersului diplomatic sau independent, prin curier special sau prin pota obinuit. Ea se realizeaz prin note diplomatice. Notele diplomatice sunt comunicri oficiale pe care un stat sau o organizaie le face altui stat sau unei organizaii internaionale, prin intermediul ministerelor de externe i al misiunilor diplomatice, respectiv al secretariatelor organizaiilor internaionale. Ele se diferentiaz pe mai multe categorii.

Elemente constitutive ale corespondenei diplomatice

Corespondena diplomatic,a crei emitent este Ministerul Afacerilor Externe, trebuie s conin urmtoarele elemente: a.Antetul - ocup partea superioar a primei pagini a lucrrii; - se utilizeaz coli de hrtie pretiprite; - este diferit n funcie de semnatar (pentru corespondena semnat de ministru se utilizeaz un format special vezi formatele din anexe); - conine denumirea n clar a ministerului/misiunii diplomatice/consulare; - pentru corespondena purtat la nivelul misiunilor din exterior ,antetul se tiprete n limbarii de reedin sau n una din limbile de circulaie internaional, utilizat n ara respectiv; - n situaia n care documentul are 2 emiteni, denumirea instituiilor se scrie n partea de susa paginii, respectnd ordinea de precdere: - n partea stng - instituia principal - n partea dreapt - cea de a doua instituie. b. Numrul lucrrii - n partea stng a documentului se inscripioneaz indicativul compartimentului, urmat de numrul atribuit n registrul unde respectivul document a fost luat n eviden; - lucrrile clasificate vor avea inscripionat nainte de numrul atribuit, nivelul de clasificare,dup cum urmeaz: - S pentru Secret de serviciu; - 0 pentru nivel de clasificare Secret;

- 00 pentru nivel de clasificare Strict Secret; - 000 pentru nivel de clasificare Strict Secret de Importan Deosebit . - n situaia n care documentul are 2 emiteni, sub fiecare antet se nscrie numrul atribuit defiecare instituie emitent. c. Data emiterii -se nscrie n partea de sus, dreapta a documentului (ex. 1 ianuarie 2012); - pentru corespondena purtat ntr-o limb strin, data va fi inscripionat potrivit normelor specifice de reprezentare a datei (ex. January 11, 2012 sau le 1 er Juin 2012). d. Numrul de exemplare - sub data emiterii documentului se nscrie numrul exemplarului. e. Anexele la documente - anexele neclasificate vor purta acelai numr cu cel al documentului (ex. anex la documentul nr.... ); - anexele clasificate vor purta numrul atribuit din registrul de eviden unde au fost nregistrate; - anexelor li se va atribui un nivel de clasificare potrivit informaiilor coninute (nu preiau nivelul de clasificare al documentului pe care l nsoesc); - pentru acurateea transmiterii unui document care are anexe, pe adresa de nsoire a documentului se va nscrie, la sfritul textului, dup formula de salut, cu font Times NewRoman 10, datele de identificare ale anexei /anexelor (numele anexei, numrul atribuit,numrul de file, nivelul de clasificare, numrul exemplarului expediat). f. Marcarea documentului clasificat - pe documentele clasificate se va inscripiona, pe fiecare pagin, nivelul de clasificare, dupcum urmeaz: - pe prima pagin n dreapta sus i jos; - pe restul paginilor n centrul paginii, sus i jos. g. Numerotarea paginilor - paginile documentului vor fi numerotate n partea de jos i pe mijlocul paginii, dup cum urmeaz: - numrul curent al paginii / numrul total de pagini; - n situaia n care documentul are anexe, acestea vor fi numerotate distinct, respectnd acelai format. h. Adresarea documentului -corespondena se adreseaz nominal conducerii instituiei, conductorilor compartimentelor funcionale iar formula de apel va fi: Domnule ministru, Domnule secretar de stat, Domnule director etc.

- formula de apel va fi centrat, marcat cu bold i amplasat la 2 rnduri de nceputul textului; - n formula de apel, de regul, nu se nscrie gradul militar, gradul tiinific, ci doar poziia pe care o deine n calitate de conductor al compartimentului; - adresarea se face n partea de jos a paginii, n partea stng, inscripionndu-se prenumele i numele cu majuscule care vor fi precedate, dup caz, de gradul militar/titlurile tiinifice/universitare; - pe rndul urmtor va fi nscris funcia i sub aceasta denumirea instituiei (fr prescurtri) cu majuscule i bold; - exist anumite tipuri de documente diplomatice care au particulariti privind formula de apel (vezi formatele anexate). i. Semnarea documentului - prenumele i numele emitentului se scriu n partea dreapt, la 3 rnduri de sfrituldocumentului, cu litere mari i bold; - pentru documente clasificate, cadrul normativ naional prevede ca prenumele i numele emitentului s fie amplasat e pe mijlocul paginii i marcate bold; -funcia se nscrie sub nume i prenume (n cazul n care aceasta nu reiese din antetul paginii); -n cazul n care emitenii documentului sunt dou instituii distincte,se procedeaz astfel:- prima semntur cea principal - se scrie n partea stng, n dreptul alinieatului,corespunztor denumirii instituiei din antet; - a doua semntur n partea dreapt, corespunztor denumirii instituiei din antet; - dac funcia celui de al doilea semnatar este identic/ echivalent cu cea a primului semnatar se scrie pe acelai rnd cu prima; - dac funciile semnatarilor difer, iar cea de a doua este o funcie cu grad mai mic ca prima se va scrie cu un rnd mai jos ca prima. j.Meniuni suplimentare - prenumele i numele celui care a redactat/procesat documentul se scrie n colul din stnga jos sau pe verso cu caractere italice, Times New Roman 10. Ele sunt precedate de meniunea redactat:sau procesat: scrise una sub alta la un interval de un rnd ; prenumele i numele se pot scrie cainiiale iar pentru lucrrile cu caracter intern se poate meniona i abrevierea compartimentului dincare face parte, eventual i un numr de telefon de contact. Sus-amintitele demersuri scrise sunt cunoscute n literatura de specialitate sub denumirea generic de note diplomatice. Acestea pot fi de mai multe feluri, i anume:

- Nota verbal este cea mai utilizat form scris de comunicare diplomatic, ntocmit la persoana a III-a, pe o hrtie cu antet, ea poart un numr i data ntocmirii, ns nu este semnat, ci doar parafat avnd sigiliul Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei de la care eman. La redactare, se folosesc, att la introducere, ct i la ncheiere, formule consacrate de curtoazie, dup cum urmeaz: Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X prezint salutul sau complimentele sale Ambasadei X / Ministerului Y i are onoarea de a-i comunica /transmite / solicita Dup expunerea coninutului, nota se ncheie cu formula: Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X folosete acest prilej pentru a rennoi Ambasadei X / Ministerului Y asigurarea naltei sale consideraii, n cazul anunrii decesului unei nalte personaliti, nota va fi redactat pe o hrtie cu antetul ambasadei avnd un chenar negru ; Nota verbal este o comunicare scris nesemnat, redactat la persoana a III-a care emana de la misiunea diplomatic, de la Ministerul Afacerilor Externe sau de la secretariatul unei organizaii internaionale. Nota se dactilografiaz pe hartie cu antetul emitentului, va purta sigiliul (tampila) instituiei emitente i va putea purta iniialele celui care a aprobat trimiterea notei. Nota verbala nu se semneaz. n introducere i n ncheiere se folosesc formule de curtoazie consacrate. De regul, aceste formule sunt: la nceput Ministerul de Externe al ... prezint salutul su ambasadei ... asigurarea naltei sale consideraii. Uneori, n cazul notelor care exprim un protest, formulele de curtoazie pot lipsi parial sau integral. Notele verbale sunt folosite pentru o mare varietate de comunicri oficiale, mergnd de la probleme administrative de rutin privind raporturile dintre misiuni diplomatice i ministerul de externe al statului acreditat sau secretariatului organizaiei internaionale acreditare, pn la probleme de interes major pentru pacea i securitatea internaional, cum ar fi o propunere de text al unui tratat de pace sau de ncheiere a unui conflict. La origine, notele verbale se foloseau n urma unei ntrevederi, pentru a consemna n scris ceea ce s-a discutat oral. Ulterior notele verbale au fost folosite i pentru comunicri d e mai mic importan. Astzi, practica recurgerii la notele verbale i pentru comunicri oficiale, care nu s-au discutat n cadrul unor ntrevederi, este larg rspndit, pentru cele mai diverse subiecte. Un tip important de nota verbal este nota circular, deci o not verbal cu acelai coninut pe care Ministerul de Externe sau secretariatul unei organizaii internaionale o trimite mai multor sau tuturor misiunilor diplomatice acreditate n statul respectiv sau pe lng organizaia respectiv. Se folosete pentru a transmite informatii n probleme de protocol, o dispoziie legal sau alte comunicri de interes general. Practica folosirii notelor verbale s-a extins att de mult nct sa ajuns ca prin schimburi de note verbale cu un coninut identic dou state s poat ncheia acorduri interstatale, n ntelesul dreptului internaional public.

- Nota semnat, scris pe hrtie cu antet, are un caracter mai solemn dect nota verbal. Este, n fapt, o scrisoare redactat la persoana I-a sau a III-a i se adreseaz personal ministrului afacerilor externe sau unui ef de misiune diplomatic, fiind semnat de emitent, ncepe cu formula Domnule Ministru sauDomnule Ambasador i se ncheie cu formula de curtoazie V rog sa primii, Domnule Ministru / Domnule Ambasador, asigurarea naltei mele consideraiuni.Se folosete pentru comunicri crora statul trimitor le acord o importan deosebit; - Nota personal are forma unei scrisori redactate la persoana I-a, scris pe o hrtie cu antet. Se folosete pentru anunarea de ctre un ef de misiune, nou sosit la post, c i-a prezentat scrisorile de acreditare, precum i de ctre efii de misiune care i nceteaz activitatea i fac cunoscut numele nsrcinatului cu afaceri desemnat s asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se folosete, ca i nota semnat, i pentru alte comunicri considerate a fi foarte importante; - Nota colectiv are un caracter deosebit de solemn. Se adreseaz Ministrului Afacerilor Externe al rii de reedin de ctre reprezentanii diplomatici ai mai multor state din capitala respectivei ri, exprimnd punctul de vedere comun al acestora. Este semnat de ctre efii misiunilor diplomatice de la care eman. n cazul n care Nota este din partea tuturor efilor de misiuni diplomatice din capitala n cauz, ea poate fi semnat numai de ctre Decanul Corpului Diplomatic, cu precizarea c o face n numele acestuia, n acest ultim caz, Nota poate fi scris pe o hrtie cu antetul decanului; - Nota circular este o comunicare, avnd coninutul identic, adresat de M.A.E. tuturor misiunilor diplomatice strine acreditate n ara respectiv, pentru a le aduce la cunotin o dispoziie legal, o msur protocolar sau un alt fapt ce trebuie cunoscut de ctre misiunile diplomatice. Aceast form de comunicare se folosete i ntre misiunile diplomatice dintr-o capital, pentru a-i anuna, n mod reciproc, sosirea sau plecarea definitiv de la post a membrilor personalului lor diplomatic, schimbarea adresei sau a telefonului cancelariei ori reedina ambasadorului etc. - Note simultane sau identice, scrise pe hrtie cu antet, sunt note separate, cu acelai coninut, transmise unui stat sau unor state, din partea mai multor state, cu privire la o anumit problem. Sunt folosite pentru a se sublinia identitatea de vederi a tuturor autorilor acestor note; O categorie de note care nu se scrie pe hrtie cu antet este aide-memoire-ul Acesta nu poart semntur sau sigiliu, nu conine nici o formul de curtoazie, singurele elemente de identificare fiind data i locul remiterii. Se poate nmna n timpul unei audiene, a unor negocieri s au convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate sau pentru a confirma declaraii fcute verbal. Odat cu dezvoltarea societii, practicile de ceremonial s-au extins i la domeniul activitilor profane, respectiv exprimarea respectului

fa de acei membri ai comuniti care erau mai curajoi, mai puternici, a supunerii fa de cei care deveneau conductori ori stpni. Asemntor cu aide-memoire-ul, ns avnd un coninut mult mai amplu, este memorandumul Redactat la persoana a III-a, pe o hrtie cu antet, nesemnat, fr numr, fr formule de curtoazie, este o not n care sunt expuse fapte sau argumente n legtur cu una sau mai multe probleme, ori cu negocieri aflate n desfurare, urmrindu-se explicarea, justificarea poziiei statului care l trimite. Dac nu este trimis ca un document independent, ci ca o anex la o not verbal sau personal, se redacteaz pe o hrtie simpl, fr antet. O comunicare mai rar utilizat este ultimatumul. Redactat n form de not sau de memorandum, acesta conine o cerere categoric, ce nu admite discuii i obiecii, pe care o formuleaz un stat sau un reprezentant al acestuia la adresa unui alt stat, de a ndeplini o condiie sau a rezolva o situaie litigioas, sub ameninarea unor anumite consecine. Ultimatumul nu este sinonim cu o declaraie de rzboi, ns constituie un mijloc de presiune, de intimidare. n corespondena diplomatic un rol important l au vizitele diplomatice, care se nfptuiesc n scopul stabilirii unor contacte de lung durat. De regul, vizitele cu caracter oficial la nivel de ef de stat, preedinte de parlament, ef de guvern, ministru al afacerilor externe sau alt membru al guvernului au loc n urma unei invitaii scrise din partea omologilor, transmis prin intermediul ambasadei rii care invit, cu informarea concomitent a ambasadorului rii al crui demnitar este invitat. Rspunsul la invitaie se d n scris sau verbal, prin intermediul ambasadelor rilor respective, cu grija ca att ambasadorul care a trimis invitaia ct i omologul su din capitala ce urmeaz a fi vizitat s aib cunotin de coninutul rspunsului.