Managementul timpului

Timpul este o resursa personala perisabila, irepetabila, care nu poate fi pastrata; ea poate fi realocata de la activitati de valoare mica, la cele cu valoare ridicata Timpul costa bani

Planificarea da valoare timpului

Procedurarea activitatilor de rutina conduce la economisirea timpului Utilizarea IT&C economiseste timpul

Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

1/8

Busola vs Ceasul
Busola arata orientarea, ceasul incarcarea.

Nu de incarcare ducem lipsa, ci de orientare.

Stabilirea prioritatilor in viata si cariera Stabilirea obiectivelor Stabilirea importantei si urgentei Alocarea timpului in raport cu categoriile de mai sus Redistribuirea timpului necesar indeplinirii altor activitati Delegarea activitatilor neimportante si a celor care nu constituie prioritati Reconsiderarea periodica a intregului proces de alocare a timpului
Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS TQM II / Managementul timpului 2/8

Planificarea
Planul este bazat pe prioritati, tinand seama de modul de lucru al persoanei in cauza Stabilirea planului de lucru saptamanal bazat pe prioritati si obiective Stabilirea planului zilnic Impartirea sarcinilor zilnice in module executabile Stabilirea duratelor reale ale activitatilor: Termene intermediare si finale Termene fixe sau flexibile Respectarea stricta a duratei activitatilor Programarea activitatilor zilnice tinand seama de disponibilitate
Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS TQM II / Managementul timpului 3/8

Activitatile de rutina
Stabilirea unui sistem de abordare a activitatilor de rutina Managementul contactelor: banca de date, e-mail, programarea telefonului, agenda electronica, reportofon, software de recunoastere a vocii etc. Chestionare, liste, formulare, scrisori tip Managementul inregistrarilor: culegerea datelor, completarea fiselor, arhivarea Procedurarea activitatilor obisnuite Delegarea activitatilor de rutina
Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS TQM II / Managementul timpului 4/8

Evitarea supraincarcarii
Alegerea formei grafice de prezentare a informatiilor Analiza si rezumarea periodica a informatiilor Culegerea de informatii limitate strict la aria de responsabilitate Ignorarea detaliilor neimportante Sortarea tuturor informatiilor: Actioneaza informatie relevanta si importanta Deleaga informatie relevanta si mai putin importanta Arhiveaza informatie relevanta dar nu imediat importanta Arunca informatia nu se incadreaza in cazurile de mai sus Stabilirea de termene limita pt luarea deciziilor
Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS TQM II / Managementul timpului 5/8

Distragerea atentiei
Oricat de bine este planificat timpul, managementul devine eficient numai daca sunt tinute sub control momentele de distragere a atentiei

Raspunsul la e-mail la inceputul zilei Limitarea duratei convorbirilor telefonice; selectarea acestora Programarea vizitelor, intalnirilor si timpilor de intrerupere Evitarea sedintelor neproductive si ineficiente (stabilirea agendei intalnirii, respectarea stricta a orelor de incepere si a duratei) Comunicarea prin e-mail, preferata celei directe Optimizarea locului de munca si a ambiantei a.i. sa se favorizeze utilizarea eficienta a timpului de lucru si a creativitatii
Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS TQM II / Managementul timpului 6/8

Analiza timpului
Monitorizarea folosirii zilnice a timpului conduce la imbunatatirea managementului timpului

Impartirea activitatilor zilnice in module de cate 30 de minute Analiza activitatilor: contributia la atingerea obiectivelor, rezultatele sortarii informatiilor, timpul pierdut cu activitati neimportante, ce trebuie delegat Identificarea activitatilor nerealizate corespunzator sau la termen Luarea masurilor corective Masuri preventive

Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

7/8

Actioneaza
Imbunatatirea utilizarii timpului se face prin:
Planificarea incarcarii, stabilirea termenelor Revizuirea activitatilor, stabilirea delegarii

Sistematizarea activitatilor, esalonare

Urmarirea rezultatelor si raspunsul la feedback, actiuni corective Schimbul de experienta, promovarea succesului in randul colegilor

Conf.dr.ing. Viorel Rindasu UPB/IMST/TMS

TQM II / Managementul timpului

8/8