S.C. TEHNOMAR S.R.L.

Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

1/9 Exemplar nr. 1

CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR

COD: PS-01

Funcia ntocmit Verificat / Aprobat

Responsabil cu Asigurarea Calitii Administrator

Nume / Prenume
Ing. Moldovan Liviu Ing. Marinca Sorin

Data 10.01.2011 10.01.2011

Semntura

Seciunea CUPRINS 1 2 3 4 5 6 7 8 SCOP DOMENIU DE APLICARE DOCUMENTE DE REFERIN DEFINIII I PRESCURTRI PROCEDURA RESPONSABILITI NREGISTRRI DOCUMENTE DE LEGTUR

Pagina 2 2 2 2 3 8 9 9

Prezenta procedur este proprietatea S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure. Copierea neautorizat este interzis.

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

2/9 Exemplar nr. 1

1. SCOP Procedura definete procesul de elaborare, verificare, aprobare, actualizare i aprobare a modificrilor, administrare, accesare, distribuire, meninere, retragere i pstrare a documentelor aplicabile n cadrul SMC, responsabilitile i modul de generare i inere sub control a nregistrrilor care s furnizeze dovezi pentru conformitatea cu cerinele i funcionarea eficace a SMC. 2. DOMENIU DE APLICARE Controlul este aplicat tuturor documentelor SMC, att documentelor elaborate ct i celor utilizate n scopul desfurrii obiectului de activitate al organizaiei. Procedura se aplic tuturor nregistrrilor SMC, stabilite ca fiind necesare pentru a putea demonstra satisfacerea cerinelor prin produsele/serviciile oferite i funcionarea eficace a SMC. 3. DOCUMENTE DE REFERIN 3.1. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. 3.2. Standardul SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine. 3.3. Manualul calitii, cod: MC-02. 4. DEFINIII I PRESCURTRI 4.1. Definiii 4.1.1. n conformitate cu standardul SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. 4.1.2. n conformitate cu Manualul Calitii, cod: MC-02. 4.1.3. Procedur de sistem - Document care reglementeaz activitile, metodele i msurile stabilite n cadrul organizaiei, prin care se asigur respectarea condiiilor referitoare la o cerin din standardele de referin. 4.1.4. Procedur operaional - Document care reglementeaz modul specific de efectuare a activitilor/proceselor din cadrul organizaiei n conformitate cu cerinele standardelor de referin. 4.1.5. Verificare - Confirmare, prin examinarea i analiza documentelor, c acestea sunt adecvate scopului pentru care au fost elaborate sau modificate. 4.1.6. Analiz - Activitate de evaluare i determinare a adecvrii i eficienei n ceea ce privete ndeplinirea obiectivelor stabilite. 4.1.7. Aprobare - Acceptarea unui document de ctre o entitate organizatoric sau de ctre o persoan, prin care documentul primete un caracter obligatoriu. 4.1.8. Actualizare - Aducerea unui document la starea de coresponden cu cerinele de la un moment dat. 4.1.9. Modificare - Corectarea formei sau coninutului unui document aprobat. 4.2. Prescurtri SC Societate Comercial AD Administrator RMC Reprezentantul Managementului pentru Calitate

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

3/9 Exemplar nr. 1

RAC Responsabil cu Asigurarea Calitii SMC Sistem de Management al Calitii 5. PROCEDURA 5.1. Generaliti Documentele necesare pentru funcionarea eficient a SMC, care se in sub control sunt: a) documente interne autoritatea de elaborare, verificare, aprobare, difuzare, modificare revine n totalitate organizaiei; b) documente externe - autoritatea de elaborare, verificare, aprobare, difuzare revine altor organizaii. Fiecare loc de munc dispune de documentele care se aplic ariei sale de responsabilitate, n ediia/revizia n vigoare. Documentele generate pe parcursul executrii unui produs/serviciu sunt identificate unic prin desemnarea de coduri care indic tipul documentului. Manualul calitii i procedurile SMC sunt tehnoredactate computerizat asigurndu-se protecia informaiilor coninute, prin parolarea fiierelor. nregistrrile sunt pstrate ca o dovad c: a) SMC implementat satisface cerinele SR EN ISO 9001:2008; b) produsul/serviciul executat satisface cerinele clientului i cele de reglementare; c) personalul este calificat i instruit corespunztor; d) produsele aprovizionate sunt conforme cerinelor; e) mijloacele de execuie a lucrrilor, echipamentele i dispozitivele de monitorizare i msurare sunt adecvate, conforme cerinelor i n termen de valabilitate. Tipurile de nregistrri din organizaie sunt: a) nregistrri elaborate nainte de execuie: - rezultate din analiza ofertelor/contractelor/comenzilor; - referitoare la instruirea i calificarea personalului; - referitoare la controlul dispozitivelor de msurare i monitorizare; - referitoare la recepia produselor, materialelor; - referitoare la evaluarea furnizorilor; - etc. b) nregistrri elaborate n timpul execuiei: - privind msurarea i monitorizarea proceselor i produselor; - privind analiza i tratarea neconformitilor; - referitoare la aciunile corective i preventive iniiate. c) nregistrri elaborate la finalul execuiei d) nregistrri referitoare la audituri interne/externe. e) nregistrri referitoare la analiza efectuat de management. f) nregistrri referitoare la monitorizarea i evaluarea satisfaciei clientului. g) nregistrri referitoare la propuneri i programe de mbuntire. 5.2. Elaborarea, aprobarea i emiterea documentelor La elaborarea manualului calitii, a procedurilor de sistem i a procedurilor operaionale se au n vedere prevederile standardului SR EN ISO 9001:2008.

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

4/9 Exemplar nr. 1

Manualul calitii, cod: MC-02 este principalul document folosit la proiectarea i implementarea sistemului calitii. Manualul calitii, procedurile de sistem, procedurile operaionale i procedurile de execuie sunt elaborate de RAC n urma consultrii cu personalul organizaiei. Documentele SMC au fiecare pagin inscripionat cu antet care conine: denumirea organizaiei, denumirea documentului, codificarea, numrul ediiei, numrul reviziei, numrul curent al paginii din totalul de pagini. Toate exemplarele sunt difuzate n regim controlat, conform Listei de difuzare/retragere, cod: F-04-PS-01, gestionat de RAC. 5.2.1. Elaborarea procedurilor Presupune n mod obligatoriu cel puin urmtoarele etape: 1. identificarea condiiilor referitoare la sistemul de management al calitii n conformitate cu capitolele din standardul SR EN ISO 9001:2008; 2. identificarea numrului PS / PO care detaliaz activitatea desfurat; 3. numirea responsabililor i a termenelor de elaborare; 4. elaborarea PS / PO cu respectarea strict a capitolelor, numerotrii i coninutului acestora, aa cum sunt descrise n prezenta procedur. 5.2.2. Formularea procedurilor Formularea PS / PO este realizat astfel nct: - s exclud ambiguitatea i interpretrile; - s i se anexeze dup caz desene, diagrame alte documente care pot contribui la mai buna nelegere i desfurare a activitii descrise; - exprimarea s fie ct mai scurt; - s descrie formularele, completarea acestora i s le anexeze pe cele care rezult din activitatea descris n procedur. Editarea se realizeaz pe formulare tip Pagina de gard proceduri, cod: PO-01-PS-01, continund cu pagina a doua coninutul pe structura descris la paragraful 5.5.3. Redactarea se face cu caractere Times New Roman de mrime 12. 5.2.3. Structura procedurilor Procedurile SMC au urmtoarea structur: - Pagina de gard care conine: denumirea organizaiei, denumirea documentului, codificarea unic, semntura/data funciei care a ntocmit, verificat i aprobat documentul; - Paginile de coninut ale procedurii, care sunt structurate dup cum urmeaz: Capitolul 1 SCOP n care se precizeaz motivul pentru care se elaboreaz procedura; Capitolul 2 DOMENIU DE APLICARE n care se precizeaz limitele/domeniul de aplicare a procedurii; Capitolul 3 DOCUMENTE DE REFERIN n care se enumer documentele de referin (care pot fi att standarde de calitate ct i cele care guverneaz activitatea legi, norme etc.) Capitolul 4 DEFINIII I PRESCURTRI n care se enumer definiiile i prescurtrile folosite;

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

5/9 Exemplar nr. 1

Capitolul 5 DESCRIEREA PROCESULUI n care se descriu etapele clare i n ordine ale tuturor activitilor, metodelor, nscrierea rezultatelor, evidene etc., care concur la realizarea scopului declarat n capitolul 1; Capitolul 6 RESPONSABILITI n care se enun responsabilitile ce revin celor implicai n aplicarea procedurii; Capitolul 7 NREGISTRRI se enumer documentele completate, responsabilitile pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, stabilirea duratelor de pstrare i eliminare; Capitolul 8 DOCUMENTE DE LEGTUR Se enumer documentele iniiate pe care se fac nregistrri: - Codul; - Denumirea documentului iniiat. Not: 1 Formularele sunt anexate la PS / PO elaborate; 2 Capitolele standard din procedur care nu necesit o descriere vor fi nregistrate cu enunarea negaiei Nu se aplic, prescurtat N/A. Aceast sintagm se va folosi oriunde ceva nu se aplic, justificarea realizndu-se prin analiza datelor de intrare i de ieire. 5.3. Codificarea documentelor i a nregistrrilor SMC Manualul este identificat unic Manualul calitii, cod: MC - Nr. Ediie. Codificarea Procedurilor de Sistem de management al calitii este PS-XX, n care: - PS prescurtare de la procedur de sistem; - XX este cerina din SR EN ISO 9001: 2008. Codificarea Procedurilor Operaionale este PO-XX.YY, n care: - PO prescurtare de la procedur operaional; - XX este cerina din SR EN ISO 9001:2008; - YY reprezint numerotarea consecutiv n ordinea editrii. Codificarea Formularelor/Registrelor/Instruciunilor de lucru este: F-XX.(YY)-n / RXX.(YY)-n / IL-XX.YY-n, n care: - F prescurtarea de la formular; - R prescurtarea de la registru; - XX / XX.YY reprezint numrul de la PS / PO care a generat formularul/ registrul/instruciunea de lucru; - iar n reprezint numrul de ordine al formularului/registrului/instruciunii de lucru din cadrul procedurii. Toate codurile se cer / se realizeaz de RAC. Codul formularelor se nscrie n partea inferioar dreapta. Evidena procedurilor documentate este inut sub control de ctre RAC n Lista documentaiei SMC, cod: F-02-PS-01, care este actualizat permanent de RAC. 5.4. Aprobarea i difuzarea documentelor SMC Manualul calitii, procedurile de sistem, procedurile operaionale, sunt analizate i verificate de RMC i aprobate de manager. Procedurile de execuie/instruciunile de lucru sunt elaborate de RAC, verificate i aprobate de administratorul organizaiei. Aprobarea reprezint autorizarea oficial a difuzrii documentului respectiv.

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

6/9 Exemplar nr. 1

Documentaia SMC se difuzeaz controlat de ctre RAC pe baz de Lista de difuzare/retragere, cod: F-04-PS-01, aprobat de administratorul organizaiei. Un exemplar, n regim controlat, al manualului calitii i al procedurilor de sistem (proceduri operaionale, proceduri de execuie) sunt difuzate organismului de certificare. 5.5. Modificarea documentelor SMC Modificrile se refer la: elaborarea unui nou document, la modificri ale textului unui document existent i la anularea unui document. RAC revizuiete documentele anual sau ori de cte ori apar modificri ale cerinelor clienilor sau de reglementare, revizii ale documentelor de referin, modificri n structura organizatoric, introducerea de noi servicii, neconformiti aprute n urma auditurilor interne, aciuni preventive i corective. 5.6. Controlul procesului de modificare Procesul de control al modificrilor n documente se aplic ntregii documentaii SMC. Solicitantul modificrii se adreseaz RAC, care analizeaz solicitarea de modificare i ia una din urmtoarele decizii: aprobat sau neaprobat. RAC va elabora sau va revizui documentul, dup care completeaz Lista de control a reviziei, cod: F-03-PS-01 i redacteaz o nou pagin de gard pe care le supune avizrii i aprobrii acelorai funcii care au avizat i aprobat documentul iniial. Dup aprobare, RAC opereaz modificrile pe toate copiile controlate ale documentului, nlocuiete vechea pagin cu cea nou i nregistreaz modificrile n Lista de difuzare/retragere, cod: F-04-PS-01. Modificrile documentelor SMC duc la schimbarea reviziei sau ediiei. Reviziile, sunt nscrise de RAC, n indicatorul de revizii pe fiecare exemplar difuzat al documentului respectiv. Dup un numr de 5 (cinci) revizii, documentul se reediteaz, aceasta evideniindu-se n numrul ediiei. RAC efectueaz revizia Listei documentaiei SMC, cod: F-02-PS-01 evideniind ediia / revizia n vigoare. 5.7. Accesul la documente Documentele SMC sunt tratate n regim de confidenialitate de ctre personalul organizaiei. Accesul la documente a altor persoane dect cele menionate mai sus, inclusiv al clienilor, este permis numai cu acordul administratorului. 5.8. Controlul documentelor externe Documentele de provenien extern pstreaz codificarea original, la care se adaug numrul de nregistrare atribuit de secretariat la intrarea n organizaie, conform Registrului de intrri-ieiri documentate. Ele sunt difuzate n urma analizei administratorului, conform dispoziiilor acestuia. Documentele de provenien extern sunt inute sub control de ctre RAC pe baza Listei documentelor externe, cod: F-05-PS-01. 5.9. Pstrarea i arhivarea documentelor

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

7/9 Exemplar nr. 1

Documentaia SMC este pstrat de elaboratori i utilizatori astfel nct s se asigure integritatea, lizibilitatea i regsirea prompt a acestora. Se fac copii ale ntregii documentaii SMC pe suport magnetic (CD), acestea fiind pstrate de RAC. Se face salvarea tuturor reviziilor i ediiilor pentru a asigura trasabilitatea. Att pe perioada utilizrii, ct i pe perioada arhivrii, documentele i nregistrrile aferente sunt pstrate n amenajri care asigur un mediu adecvat pentru prevenirea deteriorrii, distrugerii sau pierderii lor. Arhivarea i pstrarea documentelor se face ntr-o zon special amenajat i identificat cu Arhiva de documente. Un exemplar din documentele perimate, (exemplarul 1), este pstrat n arhiv n scopuri juridice i de conservare a cunotinelor. Acest exemplar se arhiveaz n dosarul Revizii. Documentele, care devin perimate n urma reviziilor, sunt retrase de ctre RAC, care deine lista de difuzare/retragere, din toate punctele n care au fost distribuite i sunt distruse. Arhivarea documentelor pe suport de hrtie se face pn la data intrrii n vigoare a unei noi ediii a standardelor de referin. Arhivarea documentelor pe suport magnetic se face pe o perioad de 10 ani. 5.10. Retragerea exemplarelor documentelor SMC difuzate pe suport de hrtie Se va face de ctre RAC pe baza Lista de difuzare/retragere, cod: F-04-PS-01, exemplarele retrase fiind distruse. 5.11. Identificarea nregistrrilor Identificarea tuturor nregistrrilor este evideniat prin codificare unic, denumire i dat de ntocmire. nregistrrile sunt identificate n Lista nregistrrilor, cod: F-06-PS-01, elaborat de RAC, aprobat de ctre Administrator, difuzat controlat utilizatorilor i care este actualizat ori de cte ori este necesar. Toate nregistrrile sunt lizibile, arhivate n condiii de securitate, protejate mpotriva accesului neautorizat i mpotriva modificrii i meninute astfel nct s fie regsite prompt, n amenajri cu un climat adecvat pentru prevenirea deteriorrii, distrugerii sau pierderii lor. Responsabilitatea i modul de completare al formularelor este precizat n documentele SMC. Accesul la nregistrrile SMC este controlat. Este permis accesul la nregistrrile persoanelor care: a) elaboreaz nregistrri privind calitatea; b) asigur transmiterea nregistrrilor la clieni, n conformitate cu reglementrile contractuale i legale. n cadrul fiecrei proceduri, nregistrrile sunt prezentate n seciunea 7 n tabele de forma celui de mai jos, care cuprinde responsabilitile pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, stabilirea duratelor de pstrare i eliminare. nregistrarea Denumirea ntocmete Pstreaz Resp. Durata Arhiveaz Resp. Durata

Cod

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

8/9 Exemplar nr. 1

5.4. Pstrarea nregistrrilor Modul de ntocmire i pstrare al nregistrrilor permite identificarea uoar i univoc a acestora. Accesul la nregistrrile organizaiei este permis personalului a crui activitate este corelat nregistrrilor respective. Perioada de pstrare sau de arhivare (dac este cazul) este specificat n procedurile asociate. Arhivarea nregistrrilor se face conform reglementrilor n vigoare. Pstrarea i arhivarea nregistrrilor SMC se face n spaii adecvate care asigur: a) prevenirea, distrugerea, deteriorarea sau pierderea; b) regsirea prompt; c) sigurana i confidenialitatea. Duratele de pstrare a nregistrrilor sunt stabilite pe baza cerinelor aplicabile ale reglementrilor legale i contractuale, fiind indicate n Lista nregistrrilor, cod: F-06-PS-01. Dac n contracte se prevede pstrarea nregistrrilor pe o perioad stabilit i punerea acestora la dispoziia clientului sau reprezentantului acestuia pentru evaluare, acest lucru se face cu acordul scris al Administratorului. 5.5. Distrugerea nregistrrilor Distrugerea nregistrrilor, dup trecerea perioadei de arhivare se efectueaz n regim controlat de ctre Administrator. Eliminarea nregistrrilor generate de SMC se face, la fiecare reactualizare a acestora, de ctre RAC. nregistrrile generate de documentele n vigoare permit demonstrarea conformitii cu condiiile specificate i gradul de eficien al SMC. 6. RESPONSABILITI 6.1. Administratorul a) Asigur elaborarea documentaiilor avnd n vedere respectarea cerinelor contractuale, a celor ale SMC, a reglementrilor legale i a altor cerine aplicabile; b) Analizeaz, verific i aprob documentele SMC; c) Aprob difuzarea documentelor n cadrul organizaiei, funciilor responsabile n analiza acestora; d) Analizeaz documentele externe i stabilete destinatarii; e) Asigur nelegerea, acceptarea i respectarea de ctre angajaii din subordine a documentelor aplicabile SMC; f) Asigur i aprob spaiile de depozitare, pstrare i modalitile de arhivare a nregistrrilor SMC; g) Asigur circulaia formularelor pe parcursul nregistrrilor, pstrarea nregistrrilor i arhivarea acestora, conform procedurilor SMC i a legislaiei n vigoare h) Efectueaza nregistrari n conformitate cu procedurile SMC. 6.2. Responsabilul cu Asigurarea Calitii a) Elaboreaz manualul calitii, procedurile de sistem, procedurile operaionale i procedurile de execuie ale SMC;

S.C. TEHNOMAR S.R.L. Trgu-Mure

PROCEDUR CONTROLUL DOCUMENTELOR / NREGISTRRILOR Ediia: 2 / Revizia: 0 Cod: PS-01

PAGINA/DIN

9/9 Exemplar nr. 1

b) ine sub control ntreaga documentaie SMC; c) Prezint spre avizare i aprobare managementului documentele SMC; d) ntocmete i actualizeaz Lista documentaiei SMC, cod: F-02-PS-01 i Lista de difuzare/retragere, cod: F-04-PS-01, pentru documentaia SMC; e) ntocmete Lista documentelor externe, cod: F-05-PS-01; f) Pregtete documentele SMC pentru certificare; g) ntocmete Lista nregistrrilor, cod: F-06-PS-01; h) Asigur controlul asupra tuturor nregistrrilor generate de SMC; i) Pstreaz nregistrrile generate de procedurile de sistem; a) Controleaz dac nregistrrile sunt explicite, completate integral, lizibile. 6.3. Utilizatorii documentului a) Semneaz formularul de difuzare a documentelor SMC; b) Verific dac documentul utilizat este versiunea n vigoare; c) Asigur pstrarea documentelor astfel nct acestea s rmn lizibile i identificabile. 7. NREGISTRRI nregistrarea Denumirea Cod Lista documentaiei F-02-PS-01 SMC Lista de control a reviziei Lista de difuzare/retragere Lista documentelor externe Lista nregistrrilor F-03-PS-01 F-04-PS-01 F-05-PS-01 ntocmete RAC RAC RAC RAC Pstreaz Resp. Durata RAC RAC RAC RAC
de valabilita te de valabilita te de valabilita te de valabilita te de valabilita te

Arhiveaz Resp. Durata AD AD AD AD 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani 2 a n i

F-06-PS-01

RAC

RAC

AD

8. DOCUMENTE DE LEGTUR Denumire document Pagina de gard proceduri Lista documentaiei SMC Lista de control a reviziei Lista de difuzare/retragere Lista documentelor externe Lista nregistrrilor Cod document F-01-PS-01 F-02-PS-01 F-03-PS-01 F-04-PS-01 F-05-PS-01 F-06-PS-01