Capitolul 1 SISTEMUL INFORMAIONAL MANAGERIAL 1.1. Sistemul informaional i rin!i alele !

om onente
Conducerea modern, eficient a oricrei uniti, nu poate fi conceput fr existena unui sistem informaional raional i operativ, capabil s furnizeze elementele de fundamentare a deciziilor. Dei n literatura de specialitate noiunea de sistem informaional a cptat diverse definiii, predomin prerea potrivit creia acesta reprezint ansamblul organizat i integrat al modelelor, procedurilor, resurselor umane i mijloacelor tehnice de culegere, nregistrare, prelucrare, transmitere i stocare a datelor i informaiilor cu privire la activitatea sistemului de conducere i a mediului n care funcioneaz acesta. Sistemul informati! reprezint un sistem informaional n care mijloacele de prelucrare automat a datelor sunt preponderente. Elementele de baz ale unui sistem informaional sunt informaiile, circuitele informaionale, purttorii !suporii" de date i informaii, mijloacele te#nice utilizate i operaiile efectuate cu acestea, resursele umane. 1.1.1. Informaia n sens general, informaia este o tire, un mesaj privind fapte i evenimente de orice fel, care urmeaz a fi transmise, nelese i acceptate pentru un scop definit. "n sens filozofic, informaia reprezint reflectarea n contiina noastr a legturilor obiective de tip "cauz-efect" din lumea real nconjurtoare. Din punct de vedere al conducerii , informaia este o ntiinare care are scopul de a declana reacii ce determin aciuni. $n procesul de conducere, materia prim cu care lucreaz conductorul este informaia. %rice conductor analizeaz situaii, definete probleme, ia decizii, pune n aciune planuri, controleaz modul de ndeplinire al acestora. $n toate aceste activiti el cule&e sau primete informaii, le

evalueaz i le prelucreaz ntr'un proces de &(ndire. )ezultatul acestui proces de &(ndire l reprezint, de asemenea, anumite informaii. *uccesul unei uniti economice depinde tot mai mult de felul n care conducerea i cule&e informaiile, de calitatea informaiilor culese, de rapiditatea prelucrrii acestora n vederea stabilirii soluiilor, de aciunile ntreprinse pe baza lor . Cunoaterea nseamn putere. )euita procesului de conducere se bazeaz pe dou elemente eseniale &(ndirea conductorului i informaia disponibil. $ntr'un proces de &(ndire exist anumite date sau informaii primite sau culese, informaii care pot fi ar&umente simple sau complexe, impresii sau opinii. +oate informaiile intr n procesul de &(ndire de unde rezult soluii care pot fi decizii, idei sau atitudini. ,ocul informaiei n cadrul procesului de conducere poate fi redat n sc#ema simplificat de mai jos !fi&. 1.1.".

01-%)2340E

DEC050E

3C4061E

-i&. 1.1. ,ocul informaiei n procesul mana&erial $n aceast lo&ic, infomaia lea& ntre ele diferitele etape ale procesului de &(ndire, furnizeaz elementele concrete necesare unei analize temeinice, n msur s deosebeasc principalul de secundar, &radul de eficien al diferitelor soluii i incidenele posibile ale acestora. $n faza aciunii propriu'zise de transpunere a soluiilor n practic, informaia permite conductorilor s confrunte permanent realizrile efective cu prevederile iniiale, s aprecizeze mrimea i cauzele eventualelor abateri i s ia, la momentul oportun, msurile de corecie ce se impun. Calitile personale ale conductorului, ele sin&ure, nu mai pot face fa volumului i frecvenei informaiilor pe care trebuie s le selecteze i s le prelucreze n timp util n vederea elaborrii de soluii. Conductorul de astzi trebuie s in seama de mult mai multe informaii dec(t cel de acum douzeci sau treizeci de ani. $n sc#imb, timpul disponibil pentru aceasta a rmas acelai, ceea ce face ca de multe ori conductorul s fie n .criz de timp. n faa problemelor pe care le are de rezolvat. *istemele informaionale care

folosesc metode i mijloace moderne, permit eliberarea conductorului de munca de selectare i prelucrare a informaiilor, micor(nd timpul afectat cunoaterii acestora n favoarea timpului de elaborare a soluiilor i de studiere a perspectivelor sistemului. $n prezent, pentru mana&eri aproape a devenit indispensabil dialo&ul cu calculatorul, cunoaterea i utilizarea te#nicii electronice de calcul n fundamentarea deciziilor i n conducerea curent a proceselor te#nolo&ice, de producie i economice ale unitilor economice. De subliniat ns c procesul de &(ndire al conductorului, c#iar dac acesta folosete calculatorul electronic pentru prelucrarea informaiei, nu poate fi nlocuit de aceste mijloace moderne ' calculatoarele electronice trebuie s fie folosite pentru a crete eficiena prelucrrii informaiei i prin aceasta sporirea operativitii n utilizarea informaiilor7 ' calculatoarele electronice nu pot nlocui procesul de &(ndire al conductorului, acesta trebuind s ia decizii pe baza informaiilor puse la dispoziia sa de calculator. 0ndiferent de numrul de calculatoare folosite sau de performanele acestora, conductorul trebuie s posede metode de analiz care s'i permit s raionalizeze n mod clar i sistematic n faa problemelor cu care este confruntat n activitatea sa. Calculatorul este lipsit de iniiativ, nu poate face ceea ce nu a fost pro&ramat. 8entru ca informaia s serveasc procesului de conducere, s stea la baza lurii de decizii este necesar s ndeplineasc o serie de condiii, s aib anumite caliti. % prim condiie, este ca informaia s fie exact, veridic. 0nformaiile nereale, intenionat sau neintenionat deformate, pot duce la decizii eronate, cu urmri nefavorabile asupra desfurrii ulterioare a activitii. % eroare de informare poate fi adesea mult mai &rav dec(t o eroare sau deficien n procesul de fabricaie. 0nformaia trebuie s fie complet. 3ceasta nseamn c ea trebuie s conin elemente de cunoatere ce permit conturarea unei ima&ini c(t mai cuprinztoare asupra procesului, evenimentului sau situaiei la care se refer. % alt condiie, este ca informaia s fie transmis la timp momentul trasmiterii acesteia trebuie s fie c(t mai apropiat de momentul sau perioada n care s'a produs fenomenul care intereseaz. *pecialitii n problemele conducerii sublinieaz c#iar prioritatea obinerii la timp a informaiei fa de obli&ativitatea de a fi complet. 0nformaia parial furnizat la timpul potrivit este mult mai util pentru conducere dec(t informaia complet din punct de vedere al formei sale, obinut ns cu nt(rziere.

0nformaia trebuie s fie relevant, adic s furnizeze elemente necunoscute sau mai puin cunoscute celui cruia i se adreseaz. 6n raport care confirm pur i simplu ceea ce conductorul tie deja, nu furnizeaz o informaie a crei valoare s mreasc puterea de cunoatere i s serveasc la fundamentarea deciziei. 0nformaia, de asemenea, trebuie s fie accesibil modul de prezentare al informaiei joac de multe ori un rol deosebit. 1u este acelai lucru dac informaia primit este clar sau confuz, dac trecerea de la informaie la cunoatere se face uor sau cu mult dificultate. * aib capacitatea de a se integra, reprezint o alt condiie a informaiei, care se traduce prin posibilitatea ca, pornind de la o informaie iniial, prin calcule, s se obin o nou informaie derivat. De altfel, unul din principiile care stau la baza unui sistem informaional modern este .minimum de informaii primare'maximum de informaii secundare.. $n sf(rit, informaia are valoare dac este a dresat celui care are nevoie de ea. 0nformarea diferiilor conductori trebuie astfel conceput, nc(t s corespund treptei ierar#ice pe care se &sesc acetia n concordan cu natura activitii i cu competena lor n problemele respective. 8rintr'o analiz succesiv a informaiei primare i derivate, ncep(nd cu treapta ierar#ic situat n v(rful piramidei de conducere i termin(nd cu cea de la baz, poate fi depistat informaia de prisos i reinut numai aceea care este ntr'adevr util fiecrei trepte ierar#ice pentru a conduce eficient. :erificarea valorii informaiei se realizeaz prin &sirea rspunsurilor adecvate la urmtoarele ntrebri ' la ce folosesc exact aceste informaii ; ' ce &en de informaii au fost utilizate ultima dat i de ce ; ' care sunt costurile i beneficiile pstrrii acestor informaii ; ' care vor fi consecinele abandonrii acestor informaii ; ' pot fi aceste informaii colectate, stocate, procesate sau comunicate mai eficient ; ' putem mprti aceste informaii i celorlali ; ' avem acces la informaiile deinute de ceilali ; ' exist modaliti adiionale de folosire a acestor informaii ; :olumul mare de informaii care se ve#iculeaz i se utilizeaz ntr'o unitate economic, impune clasificarea acestora folosind mai multe criterii.

<

a! "up proveniena distingem: informaii exogene i informaii endogene. 0nformaiile exo&ene, provin din partea or&anelor le&islative i &uvernamentale, acestea decur&(nd preponderent din le&i, #otr(ri, ordonae, instruciuni, norme i decizii av(nd caracter obli&atoriu. 0nformaiile endo&ene, sunt &enerate n cadrul unitilor economice i se refer la activitile desfurate de acesta au caracter etero&en, reflect(nd diversitatea activitilor pro&ramate. b! "up destinaie se grupeaz n: informaii externe i informaii interne. 0n cazul informaiilor externe beneficiarii acestora sunt or&anele superioare7 au caracter selectiv referindu'se la aspectele eseniale ale activitii a&entului economic7 au &rad ridicat de a&re&are, prelucrare i formalizare. =eneficiarii informaiilor interne sunt persoane cu funcii de conducere i execuie din unitate7 aceste informaii au caracter atotcuprinztor. nivele diferite de a&re&are i &rad redus de formalizare. 0nformaiile interne pot fi subclasificate dup sensul ve#iculrii lor n informaii de tip vertical, informaii orizontale i informaii oblice. 0nformaiile verticale la r(ndul lor, pot fi descendente i ascendente. Cele descendente pornesc de la conductori spre executani i sunt alctuite preponderent din instruciuni, dispoziii i decizii. 0nformaiile ascendente pornesc n sens invers de la executani spre nivelurile de conducere sub forma rapoartelor cu privire la executarea dispoziiilor, instruciunilor, deciziilor. 8rin intermediul acestora se exercit mai ales atributul de control'evaluare al conducerii. 0nformaiile orizontale circul ntre titularii de posturi i ntre compartimente situate pe acelai nivel ierar#ic, n scopul realizrii acelor probleme care sunt comune mai multor posturi sau compartimente, servind la inte&rarea pe orizontal a activitii a&entului economic. 0nformaiile de tip oblic apar n cazul n care un conductor intr n relaii directe cu subordonaii altui conductor pentru o informare operativ !de exemplu cu privire la cauzele avarierii unei maini, ale unui accident de munc etc". Deoarece acest tip de informaii se abat de la filiera normal, ierar#ic, ele nu trebuie admise dec(t n situaii excepionale. c" "up modul de exprimare, informaiile pot fi# orale, scrise i audiovizuale. 0nformaiile orale sunt expuse prin viu &rai, nu implic investiii n mijloace te#nice de tratare, sunt nuanate, au vitez de circulaie mare, las loc de interpretri i se pot pierde !verba volant". 3ceast form de informaie

>

este folosit la consftuiri, reuniuni, edine, convorbiri telefonice. De asemenea, este utilizat n contactele directe dintre conductori, dintre conductori i executani sau invers. 0nformaiile scrise sunt consemnate de re&ul pe #(rtie, pot fi pstrate timp ndelun&at !scripta manent", implic c#eltuieli moderate, consemnarea lor necesit consum apreciabil de timp, iar viteza de transmitere este inferioar celei orale. 0nformaiile audiovizuale combin avantajele celor dou tipuri anterioare adres(ndu'se concomitent vzului i auzului, au vitez mare de transmitere, capacitate de su&estie i nuanare ridicate, pot fi consemnate inte&ral i rapid dar implic aparatur special destul de costisitoare. d" "up obligativitate distingem: informaii imperative i nonimperative. $n cazul informaiilor imperative, acestea sunt emise de conductori, fiind destinate nivelurilor ierar#ice inferioare av(nd un pronunat caracter decizional iar luarea n considerare a mesajul informaional este obli&atorie. 0nformaiile nonimperative sunt emise de conductori sau executani fiind destinate cole&ilor sau superiorilor, au un pronunat caracter informativ i cel mai adesea de comparaie, iar luarea n consideraie a mesajului informaional nu este obli&atorie. e" "up gradul de procesare, informaiile pot fi# primare (de baz), intermediare i finale. 0nformaiile primare nu au suferit anterior un proces de prelucrare, sunt foarte diverse i analitice, cele mai rsp(ndite la nivelul executanilor. 0nformaiile intermediare se afl n diferite faze de prelucrare informaional, fiind cele mai rsp(ndite informaii la nivelul compratimentelor funcionale i la cel al conducerii de nivel inferior. 0nformaiile finale ' au trecut prin ntre& irul de prelucrri informaionale prevzute, au caracter sintetic i complex, se adreseaz de re&ul personalului de conducere ndeosebi de la ealoanele superior i mediu. f" "up modul de organizare a nregistrrii i prelucrii distingem urmtoarele informaii# tehnico operative, de eviden contabil i statistic! 0nformaiile te#nico'operative se utilizeaz preponderent de ctre conducerea de nivel inferior !operativ" pentru a controla activitatea executanilor, localizeaz n timp i spaiu procesele ce se desfoar n a&entul economic. 0nformaiile de eviden contabil se refer n special la aspectele economice ale activitii desfurate, servind ndeosebi pentru evaluarea situaiei i pentru fundamentarea deciziilor pe termen scurt.

0nformaiile statistice au caracter postoperativ i sintetic, folosindu'se cu prioritate pentru evaluri retrospective i pentru fundamentarea unor obiective pe termen lun&. &" "in punct de vedere al coninutului lor, informaiile se clasific n# informaii economice, informaii tehnice i informaii tiinifice , fiecare dintre acestea av(nd coninut specific i put(nd fi subclasificate n informaii cantitative i informaii calitative. -iecare criteriu i clasificare realizat pe baza folosirii acestora prezint importan n diferite etape ale exercitrii procesului de conducere. 1.1.#. $ir!uitele informaionale $tinerariile %traseele! parcurse de la locul apariiei p&n la destinatarii informaiilor poart denumirea de circuite informaionale. $n orice sistem informaional se impune raionalizarea circuitelor informaionale, n care sens se cere ca ' circuitele s fie c&t mai scurte , permi(nd ve#icularea operativ a informaiilor n sens ascendent i descendent. )espectarea acestei cerine depinde de confi&uraia structurii or&anizatorice a unitii care prin numrul nivelurilor ierar#ice existente poate determina o lun&ime mai mare sau mai mic a circuitelor informaionale. ' circuitele trebuie s conin numai punctele n care se execut operaii asupra informaiilor i punctele reprezent&nd persoanele de conducere care au nevoie efectiv de informaiile respective ndeosebi pentru fundamentarea deciziilor. 8relun&irea inutil a circuilelor informaionale prin dirijarea informaiilor ctre persoane care nu au responsabiliti precis definite n ce privete prelucrarea sau utilizarea acestor informaii duce la scderea calitativ a sistemului informaional, care conine asemenea circuite. De un real folos, se dovedete n aceast privin aplicarea principiului execepiilor, conform cruia informaiile trebuie s ajun& p(n la acel nivel de conducere de la care n jos, situaiile relevate de informaiile n cauz constituie cu adevrat excepii. 8e l(n& noiunea de circuit informaional se utilizeaz n mod frecvent i noiunea de flux informaional. 3ceasta din urm este mai complex cuprinz(nd ansamblul datelor, informaiilor i deciziilor necesare desfurrii unei anumite activiti. Dirijarea lor pe trasee prestabilite se face prin circuite informaionale.

1.1.%. &urt'torii (su orii) *e *ate i informaii "rin purttori de date i informaii se neleg mijloacele materiale pe care se nregistreaz, prelucreaz, vehiculeaz i stocheaz datele i informaiile. 3ceti purttori de date sau supori de informaii pot fi mprii n dou mari &rupe purttori clasici i purttori moderni. Deosebirea dintre purttorii clasici i cei moderni const n specificitatea scrierii. 3stfel, dac la purttorii clasici conteaz forma scrierii !literele, cifrele i diferite alte semne inser(ndu'se ca atare pe documente", la purttorii moderni conteaz poziia, ordinea scrierii !fiecrei litere, cifre sau semn i corespunde o anumit poziie sau ordine, ri&uros precizat i respectat, pe purttorul de informaii". $n cate&oria purttorilor clasici includem documentele primare care cuprind date asupra manifestrii unor procese, evenimente sau situaii aa cum se prezint n momentul nre&istrrii lor !exemplu facturi, c#itane, bon de materiale, rapoarte, fi limit, etc." 8urttorii moderni sunt folosii n sistemele de prelucrare automat a datelor. Din cele dou cate&orii de purttori, cei moderni prezint interes deosebit pentru viitor. 3cetia pot fi submprii n dou &rupe + su ori nereutili,a-ili i su ori reutili,a-ili. #uporii nereutilizabili se caracterizeaz prin faptul c informaiile nscrise pe ei nu mai pot fi terse. 3ceast proprietate este i principala lor caren. +otui, n anumite cazuri nu pot fi nc nlocuii. Din aceast cate&orie fac parte cartela perforat, banda de #(rtie perforat, #(rtia de imprimant, microfilmul etc. #uporii reutilizabili se caracterizeaz prin aceea c informaiile existente pot fi terse i apoi nre&istrate noi informaii. *uporii din aceast cate&orie, utilizai mai frecvent, sunt banda ma&netic, discul ma&netic, caseta ma&netic, tamburul ma&netic, discul flexibil etc. *uporii nereutilizabili sunt ntrebuinai n principal pentru introducerea datelor n calculator i pentru extra&erea rezultate, iar suporii reutilizabili servesc pentru stocarea datelor, constituind aa'numita memorie extern. $n vederea ale&erii celui mai indicat suport pentru date se ine seama de o serie de criterii ntre care mai importante sunt ' capacitatea de memorare. C(nd volumul de date supus prelucrrii este mare se va ale&e un suport ma&netic de &enul discului ma&netic7

' timpul de acces la date. 3tunci c(nd n procesul de prelucrare se cere accesul rapid la ansamblul datelor care ndeplinesc anumite condiii, suportul de memorizare va fi toto discul ma&netic7 ' particularitile sistemului de ec#ipamente electronice utilizate n prelucrarea datelor7 ' particularitile procesului de prelucrare automat a datelor7 ' costul stocrii datelor. %ricare criteriu poate deveni #otr(tor n funcie de situaia concret.

1.1... Mi/loa!ele te0ni!e *e relu!rare a *atelor i informaiilor. O eraiile efe!tuate !u a!estea

-r mijloace te#nice de prelucrare a datelor i informaiilor se poate spune c nu poate fi conceput un sistem informaional modern. Dup modul n care se face prelucrarea informaiilor, aceste mijloace se mpart n dou mari cate&orii mi/loa!e *e me!ani,are i mi/loa!e *e automati,are !sau, mai corect, sisteme de prelucrare automat a datelor ' *83D". $n funcie de &radul de mecanizare al prelucrrii, la r(ndul lor, mijloacele de mecanizare pot fi submprite n mijloace de mic mecanizare, mijloace de medie mecanizare i mijloace de mare mecanizare. 2ijloacele de prelucrare automat a datelor sunt constituite din .sisteme de ec#ipamente. care pot cule&e, prelucra i transmite n timp record informaiile necesare conducerii. $ntr'un asemenea sistem, locul central l ocup ec#ipamentul de prelucrare, denumit i .blocul de prelucrare., redat n fi&ura 1./.

Date de intrare

6nita' tea de intrare

ComandD 2emorie principalD

6nita' tea de ieEire

Date de intrare

Date Prelucrate

2emorie perifericD Dispozitive periferice

Calcul Unitate central[ (calculator) Circuit de date Circuit de comandD

2emorie perifericD Dispozitive periferice

-i&. 1. /. ,ocul i rolul ec#ipamentului de prelucrare automat a datelor 8remer&tor operaiilor de prelucrare propriu'zis a datelor, are loc nre&istrarea datelor brute de la locurile unde se produc fenomenele care intereseaz i pre&tirea acestora pentru introducerea n calculator. Datele nre&istrate se codific ntr'un .limbaj de pro&ramare. i se transpun pe un suport de informaii accesibil unitii de intrare care le citete n limbajul de pro&ramare i le transmite calculatorului !memoriei principale" n limbajul propriu al acestuia, limbajul main. ,a nevoie, aceste date pot fi stocate provizoriu pe benzi sau discuri ma&netice n memoria periferic a unitii de intrare. 3celai circuit i aceeai transpunere n limbaj main urmeaz i .pro&ramul de prelucrare., pre&tit dinainte, care reprezint succesiunea de .instruciuni. conform crora urmeaz a fi prelucrate datele introduse. $esursele umane se refer la personalul de proiectare i cel operaional ocupat cu efectuarea operaiilor de cule&ere, nre&istrare, prelucrare, transmitere i stocare a datelor i informaiilor utilizate ntr'un sistem de conducere.

1.#. Meto*olo1ia *e ela-orare i erfe!ionare a sistemului informaional al !on*u!erii

1C

1.#.1. &rin!i iile roie!t'rii i erfe!ion'rii informaional al !on*u!erii

sistemului

Crearea condiiilor corespunztoare pentru proiectarea i perfecionarea unui sistem informaional ntr'o unitate economic presupune o colaborare permanent ntre proiectani i utilizatori. 1umai dialo&ul constructiv al acestor dou pri poate &aranta reuita aciunii, ntruc(t un sistem informaional nu poate fi impus din afara unitii $ntreinerea acestui dialo& permanent trebuie s aib n vedere respectarea urmtoarele principii a" 'ubordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor conducerii unitii. $n raport cu sistemul de conducere, sistemul informaional este o component, un subsistem al acestuia. )aiunea existenei sistemului informaional n unitatea economic o reprezint asi&urarea bazei informaionale necesare pentru desfurarea eficient at(t a preceselor de execuie c(t mai ales, a celor de conducere. *istemul informaional asi&ur le&tura dintre subiectul i obiectul conducerii. $n conceperea sau raionalizarea sistemului informaional, obiectivele i cerinele sale specifice trebuie s reflecte obiectivele &enerale, derivate specifice i individuale ale respectivei uniti. 8recizarea, de ctre conducere, a ceea ce se ateapt de la sistemul informaional, constituie puncte de reper pentru proiectani n vederea stabilirii elementelor structurale i funcionale ale acestuia. b" (rincipiul eficienei. Ca orice investiie, realizarea unui sistem informaional modern trebuie s fie eficient. $n acest sens trebuie s se fac o analiz amnunit, compar(nd costurile i eficiena realizate de sistemul existent, cu costurile i eficiena estimate pentru sistemului preconizat. Dat fiind &radul de aproximare al evalurii, acestea trebuie s se refac ori de c(te ori se dispune de date mai exacte. 1u trebuie s se urmreasc ns, n exclusivitate, realizarea unui sistem informaional mai ieftin dec(t sistemul informaional bazat pe prelucrri manuale sau mecanice. 8rin mijloacele te#nice folosite, prin pro&ramele utilizate, prin &radul de calificare al personalului folosit, sistemul informaional modern cost mai mult dec(t un sistem informaional clasic. $ns, prin valorificarea superioar a informaiilor, prin operativitatea i prin metodele de conducere ce pot fi aplicate, un sistem informaional modern ofer avantaje nete i o eficien mai mare dec(t sistemele informaionale fr calculator. c" 'tr&nsa colaborare ntre proiectant i utilizator. *istemul trebuie s fie proiectat i realizat n colaborare direct cu utilizatorul. 3ceasta presupune o orientare permanent ctre utilizatorii sistemului i analiza fiecrei soluii alese din punct de vedere al celor care o

11

vor folosi. 3cordul utilizatorului fa de soluiile propuse creeaz premise pentru aplicarea lor n practic. 3ceast conlucrare va avea drept rezultat definirea cu mai mult precizie a obiectivelor i cerinelor, va reduce frecvena modificrilor i va crea condiii pentru utilizarea mai eficient a sistemului, n faza de exploatare printr'o mai bun cunoatere a lui i o mai rapid atin&ere a parametrilor proiectai. 1umai aa se poate asi&ura unitatea de vederi i de interpretri, at(t pentru ntre& sistem, c(t i pentru prile sale componente. +oate soluiile sau modificrile trebuie s fie adoptate prin prisma utilizatorului. d" )ealizarea unui sistem informaional trebuie s porneasc de la problema oamenilor. $n etapa actual problema cea mai restrictiv n realizarea unui sistem informaional modern pentru conducere este problema oamenilor. 1u odat un proiect bine structurat a euat din cauza dificultilor de personal. 3ceast problem trebuie privit sub trei as e!te ' 6n prim aspect este le&at de lipsa personalului de concepie. $n ciuda ncercrilor fcute n ultimii ani pe linia nvm(ntului informatic, numrul informaticienilor este nc insuficient, cererea de informaticieni a crescut mai repede dec(t numrul lor. 8e de alt parte, problema informaticienilor nu este numai o problem numeric, cantitativ. $n acest domeniu se cere un personal de calitate. 8e l(n& cunotiine strict profesionale, informaticienii trebuie s posede o bo&at experien, precum i o viziune realist asupra obiectivelor, o bun cunoatere a implicaiilor ce decur& din folosirea sistemului informaional modern n diferite domenii de activitate i a modului cum pot fi valorificate. ' 3l doilea aspect al problemei este le&at de personalul de conducere din uniti, de necesitatea colaborrii dintre acesta i colectivele de proiectare. Desfurarea n bune condiii a acestei colaborri presupune, n primul r(nd, o cunoatere aprofundat a domeniilor de aciune a deciziilor luate la fiecare nivel de conducere i cunoatere precis a informaiilor necesare pentru fundamentarea acestora. 3poi, este necesar o pre&tire informatic a conductorilor pentru ca dialo&ul cu informaticienii s poat fi eficient. Calitatea unui sistem informaional depinde n mare msur de calitatea conductorilor unitilor beneficiare, ntruc(t acetia cunosc ce pretind de la un sistem i n ce scop. ' $n sf(rit, un alt aspect al problemei oamenilor, se refer la personalul de exploatare. *e impune realizarea unei pre&tiri &enerale n informatic a ntre&ului personal precum i cunoaterea amnunit de ctre acesta a noului sistem.

1/

e" 'istemul informaional preconizat trebuie s fie realist. 8ractica dovedete c multe sisteme la proiectarea crora s'au utilizat cele mai noi modele i cele mai moderne metode nu au putut fi realizate dec(t parial. De asemenea, unele sisteme a cror realizare s'a ncercat, au euat n exploatare datorit lipsei de or&anizare i de pre&tire a unitilor pentru exploatarea lor. 8entru a imprima o concepie realist sistemului, n primul r(nd, se recomand orientarea la nceput ctre un sistem mai puin ambiios, iar ' unde este cazul ' c#iar ctre subsisteme sau aplicaii. $n prezent, ideea c un sistem informaional ar putea fi realizat dintr' o dat este considerat, dac nu &reit, cel puin o excepie. %rice sistem se poate realiza numai treptat fiecare nou pas fiind precedat de o foarte atent testare a celor precedeni. 0ndiferent dac este vorba de un sistem ori&inal sau de o adaptare, elaborarea i realizarea sistemului informaional ridic ntotdeauna probleme inedite. $n acest sens, fiecare proiect este unic, deci trebuie pro&ramat i realizat n mod independent, preciz(ndu'se at(t sarcinile i responsabilitile proiectanilor c(t i ale beneficiarilor. $n al doilea r(nd, sistemul trebuie conceput modular, flexibil. *pecialitii sublinieaz c un sistem modular ' adic alctuit din componente bine delimitate, cu autonomie operaional, inte&rate ns din punct de vedere funcional ' permite operarea rapid a modificrilor necesare n modulele implicate, fr a necesita, de re&ul, sc#imbarea concepiei de ansamblu. $n felul acesta, pe l(n& faptul c efortul de realizare va fi ealonat potrivit posibilitilor, se confer sistemului flexibilitatea necesar pentru a'l putea adapta la situaii noi, se asi&ur i obinerea de rezultate utile nc din primele faze. $n al treilea r(nd, sistemul trebuie s se bazeze pe datele existente n unitate sau pe care aceasta le poate procura cu un efort rezonabil, iar aceste date trebuie s fie de calitate, deoarece calitatea sistemului depinde n bun msur de calitatea datelor. )ezolvarea corespunztoare a problemei datelor presupune &sirea rspunsurilor la o serie ntrea& de ntrebri cum ar fi ce date sunt necesare;7 c(nd i unde apar ele;7 n ce ordine sunt cerute;7 care este cel mai adecvat purttor;7 cum vor fi nre&istrate datele;7 ce verificri se vor face pentru validarea lor;7 cine are acces la date i sub ce form;7 ce date a&re&ate sunt necesare; etc. )ezult c problema unui nou sistem informaional nu poate fi pus separat de problema bazei de date. 8entru ca baza de date s serveasc unei conduceri dinamice, ea trebuie s asi&ure n permanen informaiile, .de m(ine. care trebuie pre&tite nc de azi.

19

$n vederea crerii premiselor inte&rrii depline a datelor pe verticala sistemului informaional , este necesar ca modul de cule&ere i prelucrare a acestora s fie unitar din punct de vedere metodolo&ic. % asemenea abordare confer sistemului informaional un plus de ri&urozitate, faciliteaz sc#imbri n structura i funcionarea sa, precum i controlul asupra funcionrii sale. f" *sigurarea unui maxim de informaii finale din fondul de informaii primare. 0nformaiile primare, al cror volum este de re&ul limitat, sunt folosite nemijlocit pentru evidena i controlul desfurrii proceselor, ca i pentru luarea unor decizii cu caracter local, operativ, de ctre ealoanele inferioare ale conducerii. Cele mai importante decizii i aciuni ale conducerii se fundamenteaz ns pe informaii finale. De aici decur&e i necesitatea ca fondul de informaii primare nre&istrat ntr'o unitate economic s fie valorificat la maxim, n vederea obinerii celor mai pertinente informaii finale. 8entru satisfacerea acestei necesiti se aplic diverse proceduri informaionale, selecionate n funcie de cerinele procesului de conducere, astfel nc(t informaiile finale obinute s asi&ure o evaluare c(t mai deplin a proceselor unitii economice i concomitent, o baz temeinic deciziilor strate&ice i tactice. &" (roiectul informaional trebuie dublat de un proiect de organizare. ,ipsa de or&anziare a unitii mpiedic, de multe ori, realizarea corespunztoare a sistemului informaional. 8roblema sistemului informaional nu poate fi rupt de problema or&anizrii. $n plan structural, sistemul informaional trebuie corelat n special cu structura or&anizatoric, av(ndu'se n vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor or&anizatorice ale unitii pentru cule&erea, nre&istrarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor. $n consecin, orice proiect informaional trebuie s fie nsoit de un proiect de or&anizare a unitii n vederea trecerii la exploatarea sistemului preconizat. 1umai n acest mod se pot crea premisele care vor permite realizarea i darea n funciune n bune condiii a noului sistem. ,ipsa or&anizrii compromite orice proiect informaional, mai mult dec(t erorile de proiectare, &reutile cu personalul, lipsa de date sau ali factori care n&reuneaz introducerea unui nou sistem informaional. #" 'istemul informaional trebuie ntreinut i mbuntit permanent. Deoarece sistemul informaional .mbtr(nete. repede, el trebuie ntreinut i mbuntit n permanen, adapt(ndu'l noilor condiii. 3cest lucru cere o evaluare c(t mai exact a viitoarelor condiii. *e admite, n &eneral, c dup c(iva ani de utilizare, un sistem informaional trebuie

1<

reproiectat n ntre&ime. *uprave&#erea funcionrii sistemului informaional, permite determinarea modificrilor necesare a fi operate precum i stabilirea momentului oportun pentru perfecionarea lui n conformitate cu necesitile conducerii.

1.%. Ta-loul *e -or* 2 instrument *e !on*u!ere o erati3'

% deosebit importan pentru informarea complet i temeinic a persoanelor cu funcii de conducere o are, printre altele, i forma de prezentare a datelor i informaiilor, in(nd seama c acestea trebuie s o&lindeasc sintetic i inte&ral fenomenele urmrite i s permit o parur&ere rapid a elementelor coninute. %abloul de bord reprezint un ansamblu de informaii curente, prezentate ntr-o form prestabilit, referitoare la principalele activiti avute n vedere i la principalii factori ce condiioneaz derularea lor eficient. -iecare conductor i poate stabili propriul su tablou de bord, n aceast privin neexist(nd soluii tip care s satisfac varietatea imens a nevoilor de informare a conductorilor. 0nformaiile furnizate conducerii cu ajutorul tabloului de bord pot fi prezentate sub form de tabele de valori, &rafice, indici, n &eneral fiind preferabil forma &rafic, mai su&estiv i mai uor de urmrit. 6nul dintre elementele de baz ale tabloului de bord trebuie s'l constituie aa'numitele .informaii de alert., care trebuie s seamaleze eventualele abateri de la mersul normal al activitii. $n proiectarea tabloului de bord trebuie luate n considerare c(teva cerine. 8rintre acestea amintim ' s sintetizeze din mulimea de informaii existente, pe cele eseniale i utile procesului de conducere de la un anumit nivel7 ' s reflecte c(t mai realist modul de alocare a resurselor n vederea atin&erii n condiii corespunztoare a obiectivelor fixate fiecrui post de execuie sau conducere7 ' s realizeze continuitatea n timp a informaiilor necesare, incluz(ndu'le pe cele referitoare la activitile trecute i prezente, dar i pe cele capabile s prefi&ureze viitorul, d(nd astfel posibilitatea sesizrii mai lesnicioase a abaterilor i noilor tendine7 ' s ofere o c(t mai mare claritate i precizie n informare. Evenimentele sunt surprinse n cadrul su n primul r(nd din un&#iul cantitativ, iar nivelul de a&re&are al informaiilor se amplific odar cu creterea nivelului ierar#ic al funciei de conducere beneficiare7

1>

' indiferent de forma de prezentare utilizat, s fie uor accesibil, astfel nc(t conductorul s fie avertizat asupra evoluiilor deficitare sau, asupra realizrilor deosebite7 ' s poat fi operativ copletat, d(nd posibilitatea conductorilor s reacioneze promt prin decizii, aciuni i comportri adecvate. +abloul de bord trebuie, aadar, conceput ca un instrument de sintez care s permit conducerii s efectueze ntr'un timp scurt, analiza complex a desfurrii activitilor pe care le conduc, orient(nd luarea deciziilor ntr'un sens convenabil. De asemenea, tabloul de bord trebuie s permit o evaluare precis, pe baza unor date certe a nivelului atins la un moment dat de elementele urmrite, o vizualizare rapid a evoluiei n timp a acestora. 6tilizarea corespunztoare a tabloului de bord conduce la o serie de avantaje printre care cele mai importante sunt - fundamentarea deciziilor la diferite niveluri se face mai uor dispun(nd de informaiile necesare7 - mbuntirile &radului de utilizare a timpului funciilor de conducere, creterea timpului disponibil al acestora n folosul soluionrii problemelor majore de conducere i nu a celor de rutin7 - creterea responsabilitii persoanelor cu funcii de conducere, beneficiare ale tabloului de bord, a cror apreciere se face potrivit rezultatelor proprii, a elementelor din propriul tabloul de bord. - sistematizarea informaiilor i asi&urarea funcionrii corecte a subsistemelor ce alctuiesc sistemul unitate economic7 - ntocmirea operativ a unor situaii sintetice, ntruc(t tablourile de bord includ elementele acestora, la data ntocmirii fiind necesar numai o transcriere a informaiilor7 - faciliteaz urmrirea utilizrii corespunztoare a forelor i mijloacelor din dotare, n vederea obinerii unei eficiene crescute a activitii economice pe ansamblul unitii. 6tilizarea corespunztoare a tabloului de bord sporete capacitatea conductorilor de a reaciona eficient i operativ la sc#imbrile produse n mediul economic i social.

1?

1... Informati,area mana1eriala

0mplicaiile vaste ale revoluiei te#nico'tiinifice actuale, rolul tot mai important al tiinei n pro&resul economic, creterea considerabil a volumului de cunotine cu aplicaii n producie ca i nvec#irea n scurt timp a acestor cunotine ' fapt care impune valorificarea lor c(t mai rapid, toate acestea aduc n plin actualitate problema perfecionrii sistemului informaional n ntreprinderi, ministere, pe ntre&ul sistem al economiei naionale. De actualitate n unitile moderne se afl folosirea mijloacelor electronice n conducerea proceselor te#nolo&ice. Dac pentru conducerea, de ansamblu, a unitilor economice folosirea calculatoarelor are limitele sale, n conducerea proceselor te#nolo&ice !de fabricaie" acestea se dovedesc a avea o serie de virtui. 1ecesitatea de a conduce la parametrii de eficien c(t mai ridicat procese te#nolo&ice de complexitate cresc(nd a avut ca efect implicarea tot mai profund a calculatoarelor alturi de operatorul uman, n conducerea la parametrii c(t mai apropiai de valorile optime, a proceselor te#nolo&ice. 8rimele aplicaii utiliz(nd calculatorul n conducerea proceselor te#nolo&ice au fost de tipul extern, n care calculatorul nu era conectat fizic cu procesul respectiv. ,e&tura ntre calculator i proces se fcea n ambele sensuri prin operator uman, care recepiona informaiile din proces i le introducea n calculator. 3cesta le prelucra i elabora valorile de optimizare respective care erau apoi preluate de operatorul uman i introduse n procesul te#nolo&ic. $n acest mod utilizarea calculatorului joac rolul de consultant n conducerea procesului de producie. 6lterior s'a reuit conectarea direct a calculatorului la procesul de fabricaie. $n acest caz calculatorul primete date direct de la proces prin dispozitivele sale periferice i fr intermediul oparatorului uman. Datorit conectrii nemijlocite la proces, calculatorul lucreaz n .timp real. !prelucrarea datelor, efectuarea calculelor i elaborarea soluiilor c#iar n timpul desfurrii procesului fizic respectiv". Este ceea ce se numete, n limbaj de specialitate, sistem de interfa al crui rol este de adaptare a caracteristicilor informaiilor din proces la cele ale informaiilor ce pot fi introduse n calculator,precum i a caracteristicilor informaiilorproduse de calculator la cele ale comenzilor acceptate de proces. 8ractica de p(n acum demonstreaz, c nu toate procesele te#nolo&ice sunt adecvate conducerii prin calculator. 8otenial apte unei astfel de conduceri sunt procesele te#nolo&ice continue, cum sunt cele din industria c#imic, petroc#imie, din siderur&ie, centrale electrice dar nu numai acestea.

1@

$n selectarea proceselor pentru care conducerea prin calculator poate reprezenta o soluie adecvat se au n vedere o serie de criterii ntre care termenul de recuperare a investiiei7 durata de via estimat a procesului7 &radul de dotare cu ec#ipamente de automatizare convenional7 &radul de detaliere n cunoaterea unui proces te#nolo&ic etc. $ntruc(t procurarea, instalarea i exploatarea ec#ipamentelor de conducere pe baz de calculator presupun investiii ce nu sunt deloc de ne&lijat, astfel de investiii devin profitabile c(nd beneficiile suplimentare realizate n urma utilizrii lor asi&ur recuperarea inte&ral a c#eltuielilor efectuate ntr'un termen de p(n la > ani. Durata de via a procesului te#nolo&ic condus prin calculator trebuie s fie c(t mai mare i aplicate n procese te#nolo&ice moderne, pentru a se permite at(t recuperarea investiiilor fcute, c(t i asi&urarea de beneficii pe o perioad c(t mai lun&. $ntr'o asemenea evaluare trebuie s se ia n considerare o serie de eventualiti le&ate de pro&noza asupra inovrilor te#nolo&ice, de cererile viitoare de produse fabricate prin te#nolo&ia studiat, de mai buna orientare a investiiei ntr'un alt proces din cadrul aceleiai uniti economice etc. Fradul de dotare cu ec#ipamente de automatizare convenional constituie un alt criteriu de selecie. 6n proces te#nolo&ic este cu at(t mai apt conducerii prin calculator, cu c(t &radul de ec#ipare cu sisteme de msurare i re&lare este mai ridicat, ntruc(t introducerea sistemului de conducere cu calculator a unui proces slab dotat cu aparatur convenional, condus de operator prin prisma experienei i intuiiei, necesit importante investiii suplimentare cerute de necesitatea asi&urrii informaiilor complete pentru conducere. Fradul de detaliere n cunoaterea unui proces te#nolo&ic este un alt criteriu care ajut la selectarea unui proces care se preteaz conducerii cu calculator. C(nd se stp(nesc bine toate detaliile de operare ale unui proces, c(nd desfurarea acestuia are loc dup le&i clare i precise, sarcina celui care implementeaz un sistem de conducere cu calculator devine destul de simpl, iar efectele te#nico'economice ale acestei activiti pot fi evaluate cu destul precizie. $n unitile economice care se preteaz la conducerea proceselor te#nolo&ice prin calculator, are loc sporirea sensibil a eficienei economice i sociale materializat n creterea calitii conducerii, constana calitii superioare a produselor, utilizarea raional a personalului, reducerea c#eltuieilor de ntreinere etc. Din punct de vedere te#nic, calitatea conducerii se manifest prin abaterea minim a procesului condus de la condiiile de funcionare

1A

prestabilite. 3ceste condiii, determinate de te#nolo& pe baza cunoaterii procesului i a dinamicii care'l &uverneaz sunt satisfcute prin respectarea de ctre operatori a instruciunilor de operare. $n ciuda eforturilor operatorului, procesul nu poate fi meninut n re&im optim de funcionare, lucru care se datorete fie lipsei de cunotine suficiente supra procesului, implic(nd modificarea simultan a prea multor mrimi de referin pentru sistemele de re&lare convenionale. Din motivele enumerate, procesul ajun&e rareori n stare optim, unde rm(ne pentru scurt timp dup care revine ntr'o stare de funcionare necorespunztoare. Ca urmare a abilitii calculatorului de a rspunde rapid la perturbaii i de a putea conduce sisteme de complexitate ridicat, conducerea prin calculator este adesea justificat prin mai marea apropiere a funcionrii procesului de re&im optim. $n acest sens se uilizeaz te#nici care anticipeaz i compenseaz efectul perturbaiilor, te#nici de conducere adaptiv i optimal, te#nici de compensare sau te#nici care se bazeaz pe utilizarea unor mrimi care nu pot fi msurate direct. 3cest arsenal confer calculatorului superioritate net fa de sistemele convenionale de re&lare, utilizarea sa av(nd drept efect ameliorarea funcionrii procesului condus. 6nul dintre obiectivele majore urmrite prin conducerea cu calculator a unui proces te#nolo&ic, l constituie obinerea de performane superioare privind calitatea produciei. :ariaiile n calitatea produciei se datoresc perturbaiilor din procesul te#nolo&ic. 3cestea nemaiav(nd loc rezult c mbuntirea conducerii unui proces are drept efect o cretere corespunztoare a calitii produselor finite. 0ntroducerea unui calculator n conducerea unui proces te#nolo&ic nu reduce automat numrul personalului care lucreaz la operarea procesului respectiv. Exist situaii n care micorarea numrului de operatori ai procesului te#nolo&ic este compensat de numarul de operatori ai sistemului de conducere propriu'zis. Cel mai adesea eficiena noului mod de conducere se manifest n problema personalului, prin crearea de condiii mai bune de munc pentru cei ce lucreaz n cadrul procesului coniderat. 3ceast apreciere este cu deosebire valabil pentru cei ce trebuie s lucreze n condiii de temperaturi extreme, de toxicitate sau care aveau de suprave&#eat un numr mare de parametri. 8ractica demonstreaz c volumul i implicit c#eltuielile de ntreinere i reparaii ale utilajelor se reduc n cazul proceselor conduse prin calculator ca urmare a exploatrii mai raionale a utilajelor, a asi&urrii funcionrii la parametri mai constani a lor. )educ(ndu'se duratele de imobilizare a utilajelor n reparaii crete proporional durata utilizrii productive a acestora, realiz(ndu'se un spor al volumului de producie.

1B

Conducerea prin calculator a proceselor se materializeaz i prin atin&erea mai repede a parametrilor proiectai ai noilor instalaii iar prin colectarea mai complet i sistematic de date despre proces permite descoperirea mai timpurie a slbiciunilor te#nolo&iilor utilizate i luarea de msuri pentru corectarea lor. $n conducerea proceselor te#nolo&ice deosebit de utile se dovedesc a fi microprocesoarele. Concentr(nd controlul n c(teva blocuri constructive i prezent(nd un mare &rad de flexibilitate, structurile de control cu microprocesoare, au n comparaie cu structurile #ardGare convenionale urmtoarele a3anta/e costurile de fabricaie ale produselor la a cror fabricaie contribuie sunt mai mici7 timpul i costul dezvoltrii unei soluii ori&inale se micoreaz, deoarece proiectarea i realizarea structurilor cu microprocesoare au la baz metode mai sistemice, mai or&anizate7 ca o consecin a avantajului precedent, produsele la fabricarea crora particip, vor fi livrate mai repede beneficiarilor7 flexibilitatea structurilor cu microprocesoare micoreaz timpul de rspuns al producorului la noi cerine ale beneficiarilor !asimil(nd mai repede n fabricaie noi produse". capacitatea funcional este mai mare la un volum i cost mai mici, datorit, n primul r(nd creterii &radului de inte&rare fiabilitatea va fi mai bun datorit, de asemenea, micorrii volumului prin inte&rare pe scar foarte lar& puterea de calcul a microprocesorului poate fi utilizat i pentru autodia&nosticare, ceea ce permite reducerea timpului i costului operaiilor de service. *e apreciaz, de ctre specialiti, c microprocesorul determin o revoluie te#nic, revoluia microprocesorului sau revoluia microelectronic.3ceast revoluie antreneaz toate domeniile de activitate uman. El poate conduce procese, maini, roboi, poate nma&azina inteli&en, poate nlocui pri mecanice i electromecanice ale multor utilaje. $n condiiile proceselor te#nolo&ice industriale, cu caracter discret ca prelucrri mecanice, asamblare'montaj etc., realizarea unei conduceri eficiente pe calea automatizrii produciei, ridic o serie de probleme specifice complexe, cu termeni contradictorii, dificil de realizat n condiiile lipsei de flexibilitate a sistemelor convenionale de automatizare. $n cazul produciei bazate pe procese te#nolo&ice discrete realizarea obiectivelor de cretere a eficienei economice i uurarea muncii executanilor au condus la apariia roboilor industriali i automatizri suple.

/C

8rincipalele domenii de utilizare actual a roboilor industriali ar fi automatizarea operaiilor te#nolo&ice independente efectuate de utilaje universale sau specializate, automatizarea depozitrii, sortrii i transferrii pieselor, subansamblelor i sculelor, efectuarea unor operaii te#nolo&ice de baz !sudare, vopsire . a.", automatizarea unor operaii de asamblareHdemontare . a. Din cele prezentate rezult c at(t conducerea de ansamblu a unitilor economice, dar mai ales conducerea proceselor te#nolo&ice, poate beneficia de aportul te#nicii moderne de calcul cu rezultate deosebite n plan economic i social.

1.4. Te0ni!i *e re,entare 1rafi!' a flu5urilor informaionale

-olosirea te#nicilor de reprezentare &rafic permite evidenierea fluxurilor informaionale cu ajutorul unor simboluri unitare pentru diversele tipuri de documente i operaii, asi&ur(nd prezentarea su&estiv, la diverse &rade de detaliere a fluxului desfurrii diferitelor activiti i lucrri7 posibilitatea sesizrii rapide a deficienelor existente n cadrul fluxurilor !paralelisme, circuite neraionale" i, pe aceast baz, adoptarea modalitilor de eliminare a deficienelor. Dintre te#nicile de reprezentare &rafic o frecven mai mare n utilizare o au sc#ema bloc !sau dia&rama de rutin" i sc#ema orizontal a fluxului informaional !te#nica 3*2E ' 3merican *ocietI of 2ec#anical En&ineerin&". S!0ema -lo! const n simbolizarea convenional a compartimentelor care particip la desfurarea activitii analizate sub forma unor ptrate sau dreptun&#iuri de dimensiuni variate astfel nc(t s se poat nscrie n ele circuitele documentelor i unele operaii din cadrul fluxului informaional. 8entru simbolizarea operaiilor i circuitelor a unor operaii se folosesc urmtoarele semne convenionale operaia de creare a unui document ntr'un sin&ur exemplar !cu acest simbol se identific i operaia de nre&istrare a unor date ntr'un document tipizat"7 operaia de creare a unui document n dou exemplare7 ' circuitul unui document7

/1

' influena unui document asupra altui document este o operaie complex cu un anumit specific !semnul convenional folosit red c documentul aflat pe linia de circuit 1 determin crearea unui document ntr'un exemplar"7 ' conexiunea dintre exemplarele unui document7 ' operaia de transmitere a unui document ctre alte compartimente unde nu mai sunt identificate operaii7 ' ar#ivarea documentului7 1,/,...,n ' succesiunea operaiilor. 8entru exemplificarea modului de reprezentare &rafic a fluxurilor informaionale cu ajutorul sc#emei bloc vom considera urmtoarele cazuri $a,ul 1. $n compartimentul 3, pe baza documentului D 1, aflat n ar#iva compartimentului, se elaboreaz documentul D/ n dou exemplare. Dup utilizare documentul D1 mpreun cu al doilea exemplar al documentului D / sunt ar#ivate n compartimetul 37 primul exemplar al documentului D/ este transmis compartimetului =, unde este folosit pentru elaborarea documentului D9 ntr'un sin&ur exemplar. Documentul D /, dup utilizare, este ar#ivat n compartimentul = !fi&. 1.9". $a,ul #. Compartimentul = elaboreaz documentul D1 n dou exemplare, dup care ambele exemplare ale documentului sunt transmise compartimentului 3 pentru completarea de noi informaii etc. 3poi cele dou exemplare ale documentului D1 sunt retransmise compartimentului emitent i se despart7 un exemplar este ar#ivat n compartimentul = iar cel de'al doilea exemplar este transmis compartimentului C !fi&. 1.<".

D1

1 Compartiment 3 D/ / D17D/

Compartiment = D9 >

-i&. <.9. *c#ema bloc

Compartiment 3 9

//
Compartiment = 1 D1 /

<

> D1 Compartiment C

-i&. 1.<. *c#ema bloc S!0ema ori,ontal' a flu5ului informaional se desfoar continuu, de la st(n&a spre dreapta. -iecare exemplar de document este situat pe o linie orizontal proprie din momentul apariiei p(n la ar#ivarea sau distru&erea lui. *c#ema orizontal a fluxului informaional red, printr'o prezentare su&estiv, operaiile din sistemul informaional, i ilustreaz interdependenele dintre documente n procesul realizrii diferitelor operaii. 3ceast metod de reprezentare &rafic are, de asemenea, avantajul c permite urmrirea cu uurin a operaiilor efectuate asupra documentelor p(n la finalizare, i ajut la identificarea operaiilor inutile. 3re ns dezavantajul unei perceperi false a circuitelor informaionle i, mai ales, nu ofer o ima&ine vizual a locului de efectuare a operaiilor n compartimentele structurale ale ntreprinderii. 8entru reprezentarea operaiilor i circuitelor informaionale, sc#ema orizontal a fluxului informaional utilizeaz urmtoarele semne convenionale ' crearea unui nou document sau nre&istrarea pentru prima dat a unor informaii ntr'un document tipizat7 ' adu&irea de date ntr'un docunent elaborat anterior7 ' manipularea documentului n vederea efecturii unor operaii7 ' verificarea datelor nscrise n document7 ' staionarea sau ndosarierea temporar a documentului7

/9

' transmiterea documentului7 ' ar#ivarea documentului7 ' influena unui document asupra altui document este o operaie complex cu un anumit specific !semnul convenional folosit red c documentul aflat pe linia de circuit 1 determin adu&irea de date n documentul situat pe linia de circuit /"7 ' bloc simplificator !se utilizeaz pentru a reda aceeai operaie pe toate exemplarele documentului". 8entru exemplificarea modului de reprezentare &rafic cu ajutorul sc#emei orizontale a fluxului informaional vom considera urmtorul caz $a,ul %. $n compartimetul 3, documentul D1, aflat n ar#iv, este folosit pentru ntocmirea, n patru exemplare a documentului D /. Documentul D1, dup ce a fost utilizat la ntocmirea documentului D/, este din nou ar#ivat. Cele patru exemplare ale documentului D/ sunt transmise spre verificare i semnare compartimetului =. $n acest compartiment, dup ce au fost efectuate operaiile amintite, primul exemplar al documentului D/ este ar#ivat, exemplarele / i 9 sunt transmise compartimentului C, iar exemplarul < este retransmis compartimetului 3.

D/

Compartiment =

D1

-i&ura <.>. *c#ema orizontal a fluxului informaional a fluxului informaional

1.6. $omuni!area mana1erial'

)ecepionarea unui anumit mesaj, de ctre un primitor de informaii, printr'un anumit canal, constituie procesul de comunicare ntre un emitent i un beneficiar de informaii.

/<

$n cadrul oricrei uniti economice se nt(lnesc dou cate&orii de comunicri ' informale ' ntre an&ajai fr a se realiza dup un anumit standard sau norme7 ' formale ' cele care respect sarcinile, competenele i responsabilitile caracteristice posturilor de munc din cadrul structurii or&anizatoare. Elementele de baz implicate n procesul de comunicare sunt emitentul mesajului, mijloacele de transmitere a mesajului, primitorul mesajului. +mitentul mesajului ' poate fi orice persoan din cadrul sau din afara ntreprinderii care manifest un anumit interes pentru activitile respectivei uniti. ,ijloacele de trensmitere a mesajului depind at(t de natura mesajului c(t i de modalitatea aleas de transmitere a acestuia !oral, scris, audiovizual". 2ana&erul poate utiliza o varietate de mijloace de transmitere a mesajului ale&(nd pe cel care'l consider ca cel mai adecvat pentru a'i asi&ura succesul. Comunicarea oral, de la om la om, se consider ca fiind cel mai bun mijloc deoarece permite confirmarea imediat a mesajului. (rimitorul mesajului este persoana sau &rupul de persoane crora le este adresat mesajul. 8rimitorul mesajului trebuie s adopte o atitudine de interes fa de mesajul transmis n care sens se recomand ' s'i manifeste dorina de a asculta7 ' s nu vorbeasc concomitent cu emitentul ' s nu se ocupe cu altceva n timpul transmiterii mesajului7 ' s'i creeze relaxare vorbitorului7 ' s fie calm i linitit7 ' s pun ntrebri relevante. -ormele de comunicare utilizate n cadrul ntreprinderilor se pot individualiza av(ndu'se n vedere, sensul comunicrii i modalitatea practic de transmitere a mesajelor. Dup sensul comunicrii distin&em comunicare pe vertical de sus n jos, de jos n sus i ncruciat. -omunicarea de sus n jos se realizeaz de la nivelul mana&erilor de v(rf spre baza piramidei or&anizatorice. 3stfel de comunicri se concretizeaz cel mai adesea n dispoziii decizii, instruciuni cu caracter obli&atoriu pentru primitorii lor. $ntruc(t

/>

mesajul parcur&e mai multe trepte ierar#ice, exist posibilitatea ca informaia s fie deformat n drumul su p(n la utilizatorul final. -omunicarea de jos n sus se realizeaz de la nivelul executanilor spre v(rful piramidei or&anizatorice, oprindu'se la nivelul ierar#ic cruia i se adreseaz. Ji n acest caz exist posibilitatea denaturrii mesajului transmis. -omunicarea ncruciat se poate realiza deopotriv at(t pe orizontal ntre deintorii de posturi din diferite compartimente or&anizatorice, c(t i pe dia&onal ' ntre diferite nivele ierar#ice. Este forma de comunicare care realizeaz transmiterea mai rapid a mesajului ntre emitent i primitor ' parcur&(nd cel mai scurt traseu. *precialitii apreciaz c din totalul informaiilor transmise ntr'o ntreprindere cca o treime au un flux vertical, iar restul sunt comunicri ncruciate. Dup modalitatea practic de transmitere a mesa&elor se nt(lnesc comunicri orale, scrise i neverbale. -omunicarea oral deine ponderea cea mai mare n cadrul comunicrilor mana&eriale !aproximativ @>K" i se realizeaz prin nt(lnirea direct dintre doi an&ajai sau printr'un discurs al unui mana&er n faa unei colectiviti. 8entru reuita comunicrii este necesar o anume pricepere oratoric n transmiterea mesajului. 3ceast form de comunicare prezint avantajul sc#imbului rapid de informaii, iar nt(lnirea direct cu mana&erii poate crea subordonailor sentimentul c sunt ascultai i le este apreciat munca i personalitatea. $n practicarea acestei forme exist i neajunsul risipei de timp i neajun&erii la rezultate concrete. -omunicarea scris se realizeaz prin intermediul documentelor scrise d(nd posibilitatea pre&tirii atente a mesajului i uniformitate procedurilor de aciune. $n &eneral n ntreprindere se prefer mesajul scris din considerente de risc n perceperea acestuia. Comunicarea neverbal se realizeaz prin mimic sau prin micri ale corpului reprezent(nd mesaje pariale sau adiionale care completeaz mesajele verbale. Exist numeroase forme de comportament i micri ale corpului care sunt purttoare de mesaje.

1.6.1. Reele *e !omuni!are

Definim reelele *e !omuni!are din cadrul a&enilor economici ca fiind situaii structurate n care an&ajaii transmit i sc#imbL informaii ntr'un anumit mod i cu un anumit, scop. $n funcie de &radul de centralizare sau descentralizare a deciziilor i a procesului informaional din cadrul a&entului economic distin&em mai multe tipuri de relaii de comunicare, conform fi&urii <.?.

/?

* * 2)* * * *

2)*

2C

2)*

2)*

2)*

a"
8)C 8)C 8)C

2)*

b"
8)C

2)*

8)C

8)C

8)C

8)C

8)C

8)C

c"
2C Le1en*a+ 2ana&er coordonator

d"
* *ubordonaMi 8ersonal Nn re&im de 8)C comunicare

2ana&er Nn re&im de 2)* subordonare

Fig. 1.6. Re\ele de co unicare

Reeaua a) evideniazL situaia de comunicare directL ntre mana&er i subordonai. Este specificL ntreprinderilor mici cu structurL or&anizatoricL simplL n care deciziile mana&erului au un &rad ridicat de centralizare. Reeaua -) reflectL situaia c(nd membrii &rupului comunicL doi c(te doi. Este specific relaiilor de autoritate ierar#icL prin care se comunicL dispoziii i se raporteazL realizarea lor pe verticalL. *ceste dou. reele sunt utile pentru colectarea de informaii necesare rezolv.rii unor probleme tipice, simple, obinuite. )eelele c" i d" sunt reele descentralizate i sunt nt(lnite n situaii de mana&ement care presupun rezolvarea unor situaii inedite cu un mare &rad de incertitudine i risc i care fac apel la creativitatea tuturor an&ajailor.

/@

8entru a &Lsi soluiile alternative la rezolvarea acestor situaii inedite trebuie sL existe un flux liber de informaii care sL favorizeze participarea tuturor la procesul de comunicare. Reeaua !) reflectL situaiile n care o persoanL comunicL cu alta. 8utem sL observLm un anumit &rad de descentralizare. Reeaua *) evideniazL forma de comunicare cu cel mai nalt &rad de descentralizare ilustr(nd un sc#imb liber de informaii ntre an&ajai reprezent(nd situaia idealL n procesul de comunicare mana&erialL. Este foarte rar nt(lnitL n practicL asi&ur(nd e&alitate n procesul de informare i comunicare. Cele < tipuri de reele or&anizatorice sunt specifice structurilor or&anizatorice formale. 'vonul este reeaua de comunicare specificL &rupurilor informale. Este cea mai rapidL cale de informare i comunicare adesea fiind i de calitate, deci mana&erii trebuie sL le acorde importana cuvenitL.

1.6.#. $alitatea !omuni!7rii i erfe!ionarea a!esteia

Cunoaterea elementelor de bazL ale comunicLrii mana&eriale, a formelor i reelelor de comunicare sunt aspecte de maximL importanL de care mana&erul trebuie sL inL cont n cadrul preocupLrilor sale privind calitatea, perfecionarea comunicLrii. $n plus el trebuie sL acioneze n *ire!iile urmLtoare (! #) *ncerce s) elimine factorii defavorizani ai calit)ii comunic)rii! -actorii realizarea comunicLrii n mod nt(mplLtor n funcie de situaiile ce o impun fLrL a exista o planificare prealabilL7 utilizarea n procesul comunicLrii a unor cuvinte ambi&ue7 existena unor presupuneri n coninutul unui mesaj, lipsa de atenie7 climatul de teamL, nencredere i fricL7 fenomenul de depreciere a informaiei n trecerea de la o persoanL la alta. +! ,meliorarea propriului stil de comunicare (oral) sau scris) a managerului)! %rice mana&er trebuie sL aibL ndem(narea de a transmite cu competenL mesaje i de a ti sL le asculte, pentru a primi informaii. Capacitatea de a vorbi n public i de a asculta se dob(ndete, n &eneral prin studiu dar mai ales prin exerciiu. $n &eneral mana&erii au tendina de a'i perfeciona stilul de a vorbi d(nd mai puin ateniei deprinderii de a asculta.

/A

De asemenea, el trebuie sL manifeste preocupLri pentru perfecionarea stilului de comunicare scrisL. ExistL situaii c(nd comunicarea scrisL este mai avantajoasL dec(t comunicarea oralL. -!.reterea abilit)ii *n alegerea corect) a mi&locului de transmitere a mesa&ului! %piunea mama&erului vis'a'vis de aceastL ale&ere este decisivL pentru calitatea comunicLrii. $n funcie de problema ce trebuie rezolvatL el poate opta pentru comunicarea scrisL, oralL sau neverbalL. /! 0uarea *n considerare a particularit)ilor psihice al partenerilor de comunicare *n func1ie de sex, nivel cultural, deosebiri de limb), etc! CercetLrile n domeniu au demonstrat i evideniat unele evidene ntre stilul de comunicare feminin i masculin. Deseori stilul masculin este tradiional consacrat n relaiile de mana&ement, prin comportamentul lor i modalitatea delicatL de a vorbi i a se comporta n diverse situaii mana&eriale femeile pot avea un succes mai mare. De asemenea, deosebirea de limbL n ce privete stilul i &radul de cunoatere a acesteia influeneazL procesul de comunicare mai ales n cadrul ne&ocierilor de afaceri. 3naliz(nd aspectele de mai sus, putem considera comunicarea ca o premisL a bunei funcionLri a a&enilor economici, iar preocupLrile pentru mbunLtLirea calitLii acesteia i perfecionLrii ei, ca o prioritate care trebuie sL stea n permanenL n atenia mana&erilor de ntreprinderi.

/B