Fluxul de activiti n firma de exerciiu

Prof. ec. BECA FELICIA Colegiul Economic Dionisie Pop Marian Alba Iulia

Succesul n afaceri presupune pregtire, disciplin i munc mult. Daca nu eti speriat de aceste lucruri oportunitile sunt foarte mari. David Rockefeller

Constituirea firmei de exerciiu Prezentare succesiune activiti Organizarea activitii n firma de exerciiu

Cum nfiinm o firm de exerciiu?

1.Culegerea de informaii
Birouri Notariale Bnci O. R. C.

Alegerea obiectului de activitate

Constituirea unei firme de exerciiu

2.Dezbateri
Stabilirea capitalului social Nominalizarea asociaiilor

3. ntocmirea documentaiei de constituire conform cerinelor ROCT

PAII DE URMAT PENTRU NFIINAREA UNEI FIRME DE EXERCIIU

1. Solicitarea de rezervare a denumirii firmei de exerciiu 2. ntocmirea documentaiei necesare pentru deschiderea contului provizoriu

4.

Luarea n primire a documentelor eliberate de ctre ROCT

3.

ntocmirea documentaiei n vederea constituirii

DERULAREA ACTIVITII N FIRMA DE EXERCIIU

DOCUMENTE SPECIFICE NREGISTRRII

DE TRIMIS LA ROCT
Cererea de rezervare denumire Cerere de deschidere de cont Fia cu specimene de semntur Foaia de vrsmnt pentru capital social mputernicire pentru depunere capital social Cerere de nregistrare i autorizare a funcionrii Act constitutiv al firmei de exerciiu Declaraii proprii Declaraia privind autorizarea funcionrii Dovada sediu contract de nchiriere Cerere de eliberare a cazierului fiscal

DE PRIMIT DE LA ROCT

Certificat de nregistrare Certificat constatator Atribuirea numerelor de cont i confirmarea disponibilului din cont curent Chitana pentru taxa rezervare denumire Chitana pentru cheltuieli de constituire Cazier fiscal.

AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIIU

1. FIRMA CONTINUAT firma de exerciiu se continu cu aceiai elevi este situaia n care a fost autorizat o firm n clasa a -XI -a i se prevede continuarea ei i n clasa a -XII a. 2. FIRMA PRELUAT sunt firmele care au existat n primii ani de la nfiinarea reelei firmelor de exerciiu, nu au mai fost continuate i se preia de ctre elevi n anul colar curent. 3. FIRMA NOU Se constituie firm nou, dac nu exist n coal firme de exerciiu pentru preluare. Se transmite la ROCT cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de denumire si 440 RON taxele de constituire).

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA FIRMEI DE EXERCIIU

Cercetarea pieei Denumire, form juridic, motto Alegerea produsului i a branei

Pregtire

Prezentare concept

Clasa a-X-a februarie-martie aprilie-mai

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIIU
Aciuni de creare a firmei si pregatirea documentelor de inregistrare a firmei Activitate efectiv pe sectii Structura administrativ si procesul tehnologic

nregistrare la ROCT

Intrare pe pia

Rotatia locurilor de munca

Clasa a-X-a mai iunie

Clasa a-XI-a septembrie octombrie ianuarie - februarie

NFIINAREA I MUNCA NTR-O FIRM DE EXERCIIU

Participri la trguri Prezentarea firmelor n faa elevilor i a prinilor Pregatirea firmei de exerciiu pentru a fi predata echipei urmatoare

Predare firm

Clasa a-XI-a

Clasa a-XII-a

Martie aprilie

mai ziua porilor deschise

iunie

iunie

Inaugurarea firmelor de exerciiu

Obiective
- Publicitatea nfiinrii F.E. pe plan local - Motivarea elevilor pentru participarea activ n cadrul firmei de exerciiu Recunoaterea activitii elevilor de ctre ceilali elevi din alte F.E., de ctre profesorii i conducerea colii, de ctre comunitatea local

Participani
F.E. din coal Profesorii colii Conducerea unitii colare Inspectoratul colar Judeean Mass-media Comunitatea local Reprezentani ROCT i Kultur Kontakt

Pregtire
Stabilirea modului de organizare, a locului de desfurare a inaugurrii Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc ndeplinite mprirea sarcinilor Stabilirea termenelor de realizare a acestora Stabilirea termenelor de verificare a ndeplinirii sarcinilor respective i a persoanelor responsabile cu buna organizare i desfurare a acestei activiti

Punerea n aplicare Inaugurarea F.E.

Lucrri realizate dup nfiinarea firmei de exerciiu

Achiziii
Solicitarea de cataloage pentru materialele de birou, echipamente de birotic, mobilier, etc de la alte firme de exerciiu; Crearea unei liste pentru evidena furnizorilor; Emiterea de comenzi, n vederea aprovizionrii cu mijloace fixe sau cu obiecte de inventar, etc; nregistrarea comenzilor n registrul de eviden a comenzilor; Urmrirea livrrilor, compararea facturilor cu comenzile, nregistrarea facturilor i transmiterea la departamentul contabilitate.

Vnzri
Solicitarea unui catalog i a unor oferte speciale de la serviciul de marketing; Telemarketing pe baza listei de clieni, pentru prezentarea ofertelor speciale i eventual a unor bonusuri acordate clienilor care fac cele mai rapide comenzi.

Marketing
Stabilirea Corporate Identity; Stabilirea obiectivelor de marketing; Elaborarea planului de marketing i planificarea activitilor publicitare; Solicitarea de cataloage de la firme reale( de la firma partener sau de la alte firme); Elaborarea unor statistici referitoare la clieni i mrimea cifrei de afaceri; Evaluarea listei de produse n funcie de cifra de afaceri; Stabilirea sortimentului; Stabilirea condiiilor de livrare i plat; CGA Stabilirea politicii de pre; Analizarea prevederilor legate de protecia consumatorilor; Elaborarea unor oferte noi cu caracter general i special;

Secretariat
Elaborarea respectiv preluarea modelului / viziunii ntreprinderii; Stabilirea obiectivelor anuale; Elaborarea unor formulare personalizate sau preluarea modelelor deja existente (hrtie cu antet; modele de e-mail; comand; confirmare de comand; not telefonic, etc); Notificarea modificrii datelor firmei de exerciiu ctre centrala firmelor de exerciiu (ROCT); Crearea unui dosar care s conin un istoric al firmei, departamentele care compun structura organizatoric, organigrama firmei i fiele de post; Stabilirea de contacte cu firma partener.

Personal
Construirea dosarelor de personal; Stabilirea numrului de ore sptamnal i lunar; Completarea contractelor individuale de munc; Stabilirea nevoilor de instruire / perfecionare.

Contabilitate
Transmiterea ctre banca Roct a fiei cu specimenele de semnturi; Solicitarea de majorare de capital, pentru firmele care se renfiineaz.

Lucrri curente n firma de exerciiu

Achiziii
Colectarea i ordonarea prospectelor i cataloagelor de la alte firme de exerciiu; Actualizarea continu a listei de eviden a furnizorilor; Redactarea unor cereri de ofert la solicitarea conducerii sau a celorlalte compartimente; Verificarea ofertelor primite i compararea lor; Intocmirea comenzilor i evidenierea lor ntr-un registru de eviden a comenzilor; Controlarea livrarii i confruntarea cu factura aferent; Redactarea unor notificri n situatii de neconformitate ,/ defecte sau urgentarea unor anumite livrari n caz de intrzieri la livrare; Gestionarea stocurilor din depozit.

Vnzri
Elaborarea ofertelor generale i a celor ca rspuns la cererile de ofert emise de celelalte firme de exerciiu; ntocmirea avizelor de expediie, a facturilor, i a confirmrilor de comand; Completarea documentelor de transport i transmiterea acestora ctre transportator; Supravegherea ncasrilor; ncasarea sumelor pentru care plata s-a fcut prin card de credit; ntocmirea somaiilor; Redactarea scrisorilor de rspuns la notificrile de neconformitate i pentru mrfurile returnate; Discuii de vnzri; Actualizarea listei de clieni; ntocmirea de statistici cu privire la cifra de afaceri, pe clieni i pe produse.

Marketing
Publicitate pentru vnzri ; Promovarea vnzrilor; Public relations; Vnzri personalizate; Atragerea de clieni noi.

Secretariat
Procesarea intrrilor i ieirilor de pot; Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme de pe piaa firmelor de exerciiu; Folosirea internetului pentru transmiterea raspunsurilor spre mediul extern al firmei, pentru distribuirea e-mailurilor primite i cutarea de informaii; Primirea partenerilor de afaceri i a persoanelor externe colii, cu ocazia unor ntlniri fixate pentru diverse evenimente; Achiziionarea i administrarea materialelor de birou; Administrarea bazei de date de adrese i actualizarea ei continu; ntocmirea de procese verbale cu diferite ocazii; Utilizarea telefonului i a faxului i stabilirea costurilor aferente; Organizarea arhivei ; Reprezentarea conducerii i administrarea agendei managerului.

Personal Contabilitate
Administrarea dosarelor de personal; Elaborarea statelor de plat i a fluturailor de salarii ; Administrarea contului bancar pentru personal; Derularea cumprturilor efectuate de personal. Prelucrarea documentelor justificative i nregistrarea acestora n contabilitatea general a societii; ntocmirea registrului de cas; ntocmirea lunar a balanei de verificare; ntocmirea declaraiilor privind obligaiile de plat la bugetul statului ct i a celor referitoare la asigurrile sociale ct i pentru omaj Efectuarea de analize; Elaborarea bilanului semestrial i anual; Efectuarea plilor;

Lucrri la predarea firmei de exerciiu

Achiziii Redactarea unui raport final; Predarea locului de munc.

Vnzri Redactarea unui raport final; Predarea locului de munc.

Marketing Analiza ndeplinirii obiectivelor de marketing; Redactarea unui raport final; Predarea locului de munc.

Secretariat Realizarea unui raport cu privire la modul n care au fost realizate obiectivele; Transmiterea unei liste cu propuneri pentru clasa urmtoare; Redactarea unui raport final; Predarea locului de munc.

Personal Participarea la evaluarea activitii elevilor; Scoatere din evidena asigurrilor sociale; Elaborarea pe baza statelor de plat a unei analize asupra salariilor; Redactarea unui raport final; Predarea locului de munc.

Contabilitate Redactarea unui raport anual asupra activitii i ntocmirea unui bilan la nchiderea activitii; Predarea arhivei contabile..

REALIZAREA ORGANIGRAMEI
CONDUCERE

ASISTENT ()

ACHIZIII

VNZRI

MARKETING

SECRETARIAT

CONTABILITATE

Recrutarea personalului

Managementul resurselor umane presupune:

Recrutarea personalului Administrarea personalului Motivarea angajailor Feedback Satisfacia activitii Evaluarea activitii personalului Rotaia locurilor de munc

Sarcini n cadrul managementului resurselor umane: Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, n timp
Recrutarea personalului Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului de munc, instruire, comunicare, motivare Eliberarea din funcie a personalului: predare, certificat de evaluare

Stabilirea necesarului de personal

Necesarul de personal se stabilete pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile i atribuiile fiecrui departament. n firma de exerciiu se lucreaz cu grupa, deci numrul maxim de personal este de 15 elevi. O structur de personal propus, avnd n vedere organigrama i sarcinile fiecrui departament, ar putea fi:

1. Manager general 2. Asistent manager (secretariat) 3. Departamentul achiziii

-1 persoan -1-2 persoane -1 ef de departament -1 economist -1 ef de departament -2 economiti -1 ef de departament -1 economist -1 ef de departament -1 economist -1 ef de departament -2 economiti

4. Departamentul vnzri

5. Departamentul marketing

6. Departamentul personal

7. Departamentul contabilitate

DESFURAREA INTERVIULUI
Structura interviului : Candidatul intr n ncpere Prezentrile Amabilitile introductive Oferirea de informaii Verificarea elementelor concrete Evaluarea capacitilor; Evaluarea personalitii Evaluarea motivaiei Candidatul pune ntrebri Candidatul este informat despre urmtoarea etap a procesului de selecie i despre data anunrii rezultatului ncheierea interviului; candidatul prsete biroul. Ce trebuie s facei - ncercai s v relaxai. Nu este bine s fii stresat - pregtii-v cu calm pentru interviu - plecai din timp de acas, pentru a nu ntrzia sau a fi stresat c nu ajungei la timp - fii mbrcat decent i confortabil - fii amabil, surztor, sigur pe dumneavoastr cnd vei pi n birou fii calm, stpn pe dumneavoastr, dai mna cu interlocutorul i aezai-v confortabil. Trebuie s dai impresia c v simii ca acas! Ce nu trebuie s facei - s v criticai fotii patroni - s v subestimai fotii colegi - s divulgai informaii importante de la fostul loc de munc - s evocai problemele dumneavoastr personale pentru a obine mila interlocutorului - s intrai n discuii politice, sindicale, religioase - s rspundei monosilabic - s minii s adoptai o atitudine negativ

DOCUMENTE SPECIFICE COMPARTIMENTELOR

SECRETARIAT MARKETING APROVIZIONARE CONTABILITATE LIMBI STRINE DESFACERE

Registru coresponden Repertoriu telefoane Ecusoane Cri de vizit R.O.F. Necesar documente centralizate pe departamente Jurnal cumprri Contract de munc Fie de post Dosare personale

Oferte Catalog Materiale pentru pres Invitaii Pliante Fluturai Brouri

Repertoriu furnizori Jurnal cumprri Contracte cu furnizorii Scadenar pli Facturi primite Condiii de livrare i plat

Registru acionari Registru cas Facturi Documente de plat Registru jurnal State de plat Registru inventar Cartea mare Balane de verificare Bilan contabil

Bibliotec minimal

Repertoar clieni Jurnal vnzri Contracte de vnzarecumprare cu clienii Scadenar pli Oferte Facturi emise Condiii de livrare i plat Fia de magazie

JURNALUL FIRMEI DE EXERCIIU

EXPLICAII DETALIERE TERMENE/ OBSERVAII

PARTICIPANI TEMATICA

Elevii clasei, profesorul coordonator Preluarea firmei de exerciiu Organizarea activitii pe departamente Repartizarea personalului pe departamente Consultare pagin ROCT: www.roct.ro Completare documentaie de autorizare a renregistrrii conform precizrilor ROCT Stabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail Organizarea evidenelor pe departamente Organigrama Registrul de coresponden: pot, curier si e-mail, ecusoane CV, Contractele de munc, Fia postului, Condic de prezen Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare spaiu i pentru marfa destinat vnzrii, cutare furnizori, comenzi - Elaborare de oferte (romna i englez), proiectcatalog, concept pagin web Documente financiar- contabile Calendar evenimente: Prezentare FE n coal/ INAUGURARE
Expoziii Trguri naionale i internaionale

AGENDA DE LUCRU

DERULARE TRANZACII aprovizionare

Firma de exercitiu A Cumparator

1
2

Firma de exercitiu B Furnizor

3
ROCT

1 Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta etc.) 2 Primirea facturii (intocmirea notei de receptie) 3 Transmiterea ordinului de plata la ROCT 4 Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare 5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.

DERULARE TRANZACII vnzare

Firma de exercitiu A Furnizor

2
3 4

Firma de exercitiu B Cumprtor

6
ROCT

1 Transmiterea oferta 2 Primirea comenzii 3 Transmiterea factura 4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT 5 Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare 6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare. Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesaj Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de corespondenta comerciala. Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).

Descrierea proceselor de achiziie

1.Emiterea comenzii i nregistrarea ei n registrul de comenzi.

DEP. VNZRI

DEP. ACHIZIII
3.Primirea bunurilor n depozit i confruntarea facturii cu recepia acestora . 4.nscrierea realizrii livrrii n registrul de comenzi i certificarea facturii.

2.Pregtirea livrrii, emiterea avizului de expediie i a facturii sau numai a facturii.

DEP. CONTABILITATE
5.nregistrarea facturii n evidena contabil, cantitativ i valoric i stabilirea obligaiei de plat ctre furnizor. 6.ntocmirea ordinului de plat n vederea achitrii facturii.

Procesarea unei comenzi

Vnzri

2
4
1. 2. 3. 4. Cerere de ofert Ofert ferm Comand Aviz de expediere/comand

Achiziii

List de control trg al FE

Stabilirea locului de desfurare solicitarea acordului conducerii unitii colare pentru utilizarea slii de festiviti a colii Stabilirea datei consultarea cu profesorul coordonator i cu conducerea colii pentru a alege perioada optim Stabilirea tipului de amenajare utilizat concurs ntre personalul F.E. Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare - dimensiune, locaie, materialul din care se realizeaz standul, forma acestuia Stabilirea modului de realizare a publicitii i a protocolului - stabilirea tipului de material publicitar utilizat, stabilirea participanilor, stabilirea tipului de invitaii utilizat, a persoanelor care le realizeaz i a celor care le distribuie stabilirea rolului fiecrui elev Stabilirea programului de desfurare a inaugurrii Realizarea materialelor necesare pentru stand i amenajarea acestuia - stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziiona aceste materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile, materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecrui elev Realizarea materialelor pentru publicitate i stabilirea modului de distribuire a acestora stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanare, stabilirea persoanelor care vor achiziiona produsele i materialele respective Stabilirea aparaturii i a materialelor necesare pentru prezentare

BIBLOIGRAGIE
www.econet-see.com/ro/index.html Seminar: nfiinarea i organizarea unei firme de exerciiu, Kultur Kontakt, Austria *** Din coal n via prin firma de exerciiu