Realizarea unui proiect

1. Cum aleg un program de finanri? Trebuie parcurse mai multe etape: 1. stabilii o list de idei generale de proiect legate de activitatea organizaiei dumneavoastr pentru care dorii s solicitai finanare; 2. consultai sursele de informaii privitoare la programele de finanri aflate n desfurare sau n pregtire pentru lansare; . analizai obiectivele i prioritile diferitelor programe de finanare! criteriile de eligibilitate! criteriile de evaluare a proiectelor; ". analizai tipurile de proiecte finanate anterior n cadrul programelor de finanare; #. analizai condiiile financiare: suma minim i ma$im care poate fi solicitat! nivelul i structura contribuiei cofinanrii care trebuie asigurat de solicitant; %. identificai termenul limit de depunere a proiectelor de finanare. 2. Ce cuprinde un proiect de finanare? &rdinea n care este citit o propunere tipic nu este aceeai cu cea n care ea trebuie elaborat. &rdinea n care vi se cere s v prezentai proiectul v poate conduce adesea pe o pist fals. &rdinea uzual a prilor unei propuneri este construit pentru a crete acurateea i nelegerea sa atunci c'nd este evaluat i este ineficient dac este aplicat n procesul de scriere a propunerii. &rdinea tipic a propunerii atunci c'nd este citit:

scrisoarea de intenie (separat de dosar); pagina de titlu; rezumat; introducere; problema vizat i scopul stabilit; *ustificarea problemei; obiective; activiti; evaluare durabilitate + finanri ulterioare; buget ane$e.

&rdinea n care sunt abordate elementele propunerii atunci c'nd aceasta este elaborat: ,-lemente principale,

problema vizat i scopul stabilit; obiective; activiti; evaluare; buget.

,-lemente suplimentare,

*ustificarea problemei; durabilitate + finanri ulterioare; introducere; pagina de titlu; rezumat; ane$e.

.n cazul finanrilor nerambursabile acordate prin programe ale /niunii -uropene! un proiect de finanare are! de regul! urmtoarele componente: cererea de finanare! bugetul proiectului (uneori inclus n formularul cererii de finantare)! matricea logica a proiectului! 012uri ale persoanelor care vor lucra n activitatile din proiect! documente doveditoare ale statutului *uridic al solicitantului si partenerilor! ane$e facultative (date statistice! grafice! studii! elemente ale unor strategii aflate n derulare sau n proiect! rezultate ale altor activitati relevante pentru proiect 2 n general! informatii care pot fi utilizate ca argumente pentru proiect). 3. Cum se construiete un proiect? .n cazul unora dintre finanatori! nainte de realizarea propriu2zis a proiectului de finanare! este necesar trimiterea unei scrisori de intenie! const'nd ntr2o prezentare general a proiectului care trebuie s indice cu claritate relevana problemei vizate i a soluiei propuse! perioada de desfurare i costul estimativ. 3ceast scrisoare are rolul de evita situaiile n care solicitanii consum resurse importante pentru realizarea unor proiecte de finanare care ns au de la nceput anse reduse de a fi aprobate (lipsa de interes a finanatorului pentru problema vizat prin proiect! credibilitate sau e$periena insuficient a solicitantului etc.). /n rspuns pozitiv nseamn! practic! c proiectul are anse importante de succes! dac proiectul este realizat n condiii bune. 4entru construirea proiectului se pornete de la informaiile cuprinse n pac5etul informativ. 3ctivitatea trebuie concentrat n dou direcii: 3. 0ompletarea formularelor obligatorii (cerere de finanare! buget! matrice logic! plan de afaceri etc.); 6. 0olectarea informaiilor ane$ necesare (statut *uridic al solicitantului i alte documente cu caracter *uridic! 012uri ale ec5ipei proiectului! informaii care pot fi utilizate n argumentarea proiectului). &rdinea n care sunt organizate informaiile ntr2o cerere de finanare este ordinea optim pentru evaluarea sa. 0ompletarea cererii! ns! trebuie realizat n alt ordine! foarte util n acest sens fiind matricea logic a proiectului. & ordine de elaborare a elementelor proiectului de finanare ar putea fi urmtoarea: a. 7efinirea problemei care trebuie rezolvata. .n acest scop trebuie identificate problemele ma*ore e$istente! dintre care trebuie selectata o singura problema care va fi vizata de proiectul dumneavoastra. b. 8tabilirea scopului proiectului: de regula! reprezinta rezolvarea problemei sau stadiul la care dorim sa a*unga ea n urma derularii proiectului. 8copul trebuie sa fie unic si sa aiba o formulare concisa. c. 8tabilirea obiectivelor proiectului: reprezinta etape care trebuie atinse pentru atingerea scopului 2 atentie: obiectivele reprezinta ceea ce doriti sa obtineti! nu ceea ce faceti pentru a obtine ceea ce doriti. 3stfel! daca e$ista numai un singur mod de ndeplinire a unui obiectiv pe care l2ati stabilit! este probabil sa fi stabilit de fapt o activitate.

d. 8tabilirea activitatilor. .n aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie facut pentru atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor)! sarcinile care trebuie ndeplinite n cadrul fiecarei actiuni (informatii esentiale n evaluarea necesarului de resurse si planificarea n timp)! personalul necesar. Resursele utilizate n aceste activitati se vor regasi n buget. 3veti n vedere necesitatea argumentarii avanta*elor si prezentarii riscurilor acestor activitati! demonstr'nd c ai studiat i alte soluii posibile 2 eventual aplicate n alte situaii similare 2 atunci c'nd ai ales soluiile propuse n proiectul dumneavoastr. e. 8tabilirea planului de evaluare. -valuarea este necesara pentru a putea stabili n fiecare moment n ce conditii de calitate organizatia face ceea ce si2a propus. -valuarea se concentreaza asupra a " aspecte ma*ore: resurse investite n proiect! activitati desfasurate! rezultate obtinute! beneficii realizate. 4entru a putea fi realizata! ea necesita! de regula! informatii sistematice! ceea ce face necesara organizarea unei monitorizari a proiectului. 0osturile monitorizarii si evaluarii trebuie incluse n bugetul proiectului. f. Realizarea bugetului. 0ategoriile principale de c5eltuieli se refera la resurse umane! ec5ipamente si bunuri! transport! c5eltuieli administrative! alte costuri si servicii! costuri aferente cladirilor si terenurilor (uneori)! rezerve pentru situatii neprevazute (uneori)! fiecare categorie de c5eltuieli trebuind sa fie detaliata n buget. 05eltuielile trebuie! de regula! grupate si functie de sursa din care vor fi acoperite: contributia solicitantului sau partenerilor! respectiv cofinantarea nerambursabila. g. 9ustificarea proiectului: argumentati importanta si urgenta problemei vizate n proiect! avanta*ele pe care solutia de rezolvare propuse de proiect le care fata de alte alternative! capacitatea solicitantului si partenerilor de a desfasura proiectul. 5. 7urabilitatea proiectului 2 modul n care vor fi finantate activitatile din proiect dupa nc5eierea finantarii nerambursabile. :inantatorii sunt interesati! cel mai adesea! ca proiectele pe care le finanteaza sa traiasca c't mai mult timp! vor sa faca investitii pe termen lung. 0ontinuarea proiectului poate fi finantata din alt grant al aceluiasi finantator sau acordat de alt finantator! venituri aduse de activitatile proiectului! alte surse de finantare. 7aca intentionati sa solicitati pentru continuarea proiectului o alta transa de finantare! informati de la nceput finantatorul si argumentati foarte bine aceasta solicitare. i. 8tabilirea titlului proiectului: trebuie sa atraga atentia! sa evidentieze rezultatele si avanta*ele proiectului! sa fie clar si concis! dar evit'nd acronimele si termenii te5nici sau de *argon. *. Realizarea rezumatului proiectului: trebuie sa cuprinda prezentarea problemei vizate! prezentarea solicitantului si a credibilitatii sale! prezentarea succinta a obiectivelor! a activitatilor si a metodologiei de evaluare! costul total al proiectului! a contributiei solicitantului si a cofinantarii solicitate! durabilitatea proiectului. Rezumatul este ultima componenta redactata. 4. Cum exprimm scopul proiectului? 8copul unui proiect reprezint! de regul! rezolvarea problemei sau stadiul n care dorim sa a*ung problema n urma derulrii proiectului. Recomandri: enunul trebuie sa fie scurt i concis; nu trebuie s apar necesitatea de a folosi con*uncia ,i, pentru a despri 2 propoziii; daca se nt'mpla acest lucru! s2ar putea sa fie vorba de 2 scopuri; de asemenea! folosirea cuv'ntului ,prin, atrage dup el e$plicaii cu privire la modul n care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru n aceasta seciune.

5. Ce sunt obiectivele unui proiect? /n obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului proiectului i! implicit! a rezolvrii problemei. 4e msur ce organizaia+instituia atinge obiectivele proiectului! discrepana dintre stadiul actual i scop se ngusteaz. &biectivele sunt pai ce trebuie fcui pentru a ne apropia de scop. 1orbim despre obiective la plural pentru ca este greu de presupus ca poate fi vorba despre unul singur. -le se vor stabili gradat! n concordanta cu intervalele de timp avute n vedere pentru realizarea proiectului! fiind specifice unei anumite perioade. .n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele ntrebri: 0are sunt zonele c5eie pe care dorim s le sc5imbm prin acest proiect; 0are este segmentul de populaie care va fi implicat n sc5imbare; 0are este direcia sc5imbrii pe care o dorim; (cretere sau mbuntire! descretere sau reducere) 0are este gradul sau proporia sc5imbrii; 0are este termenul (sau intervalul de timp) prevzut pentru atingerea gradului de sc5imbare;

Trebuie avut mare atenie atunci c'nd se enun obiectivele pentru a nu se confunda cu activitile. 3cestea din urm descriu cum se ndeplinesc obiectivele. &biectivele reprezint ,un sf'rit,! n timp ce metodele reprezint ,un drum,. 0ea mai bun regul de deosebire a lor este urmtoarea: dac e$ist un singur mod de a ndeplini obiectivul pe care l2ai enunat! probabil c! de fapt! ai enunat o aciune. . Ce cuprind activitile unui proiect? 8eciunea din proiect referitoare la activiti cuprinde descrierea detaliat a ceea ce organizaia+instituia urmeaz s ntreprind pentru atingerea obiectivelor. 3ctivitatea este un mi*loc de a atinge un obiectiv. Trebuie reinut faptul c! pentru atingerea unui obiectiv! este necesar punerea n practic a mai multor metode. 4entru a elabora activitile prin care se atinge un obiectiv! rspundei2v la urmtoarele ntrebri: ce anume avei de fcut pentru atingerea obiectivelor (rspunsul la aceasta ntrebare l constituie aciunile ce trebuie ntreprinse); ce sarcini trebuie ndeplinite n cadrul flecarei aciuni (rspunsul va a*uta sa evaluai resursele de care avei nevoie si planificarea n timp); ce resurse sunt necesare pentru ndeplinirea fiecrei sarcini; care sunt datele de ncepere si terminare a sarcinilor (rspunsul la aceasta ntrebare va a*uta sa determinai secvenele n timp); cum se vor selecta participanii (rspunsul va a*uta sa va dai seama daca vei avea oamenii necesari pentru ducerea activitilor la bun sf'rit). Recomandri: resursele specificate la seciunea ,activiti, trebuie s corespund cu resursele cerute n buget; fiecare resursa menionat (personal! ec5ipament s.a.) va trebui ,tradus, n bani i regsit n buget; e$plicai motivele care v2au fcut s alegei metodele pe care le2ai ales; facei o scurt discuie despre riscul punerii n practica a metodelor respective; artai de ce metodele pe care le2ai ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor. !. Cum construim un plan de evaluare?

3ceast ntrebare se refer la planul pe baza cruia membrii organizaiei+instituiei urmeaz s evalueze proiectul! at't la terminarea lui! dar i pe parcurs! la diferite momente intermediare. -valuarea reprezint emiterea de *udecai privind progresul nregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse. -valuarea se concentreaz asupra " aspecte principale:

resurse investite; activiti desfurate; rezultate obinute; beneficii realizate.

4entru a putea fi realizat! evaluarea necesit! n cele mai multe cazuri! culegerea de date pe toat perioada derulrii proiectului! adic monitorizarea proiectului. <onitorizarea este procesul de colectare sistematic i analizare a informaiilor cu privire la activitaile organizaiei. 4entru a putea spune ca se face o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sf'ritul procesului de evaluare s se poata rspunde la urmtoarele ntrebri:

n ce msur proiectul si2a atins obiectivele propuse; n ce msur atingerea acestor obiective poate fi atribuit n mod direct proiectului; n ce msur proiectul s2a desfurat conform planificrii propuse n cererea de finanare;

3ctivitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse n planificare! iar costurile necesare efecturii lor trebuie cuprinse n buget. ". Cum pregtim bugetul unui proiect? .n sens mai larg! bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. 4regtirea unui buget detaliat i realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului. -tape n realizarea bugetului: planificarea activitilor proiectului estimarea c5eltuielilor n detaliu! pentru fiecare activitate i subactivitate estimarea potenialelor surse de venituri reconcilierea diferenelor dintre c5eltuieli si venituri flu$ul de numerar (bani pentru efectuarea plailor 2 sume! perioade) aprobarea bugetului stabilirea unor proceduri de supraveg5ere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul! dup nceperea proiectului revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

#. Cum $ustificm proiectul? .n cadrul fiecrui proiect trebuie s convingei finanatorul de urmtoarele aspecte: 1. problema abordata n cadrul proiectului este una real! iar am'narea rezolvrii ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de ceteni; trebuie s e$plicai ntr2un mod c't mai convingtor ce ar urma s se nt'mple dac problema respectiva ar fi lsata nerezolvat; 2. atingerea scopului i! implicit! rezolvarea problemei! va aduce o serie de avanta*e comunitii! societii sau anumitor grupuri sociale! avanta*e pe care trebuie s le menionai; . organizaia dvs. este n msur s abordeze problema respectiva i s duca proiectul la bun sf'rit; e$plicai c't mai clar argumentele care susin aceasta afirmaie. 1%. Cum demonstrm durabilitatea proiectului?

0ei mai muli finanatori doresc ca finanarea lor sa contribuie capital la creterea gradului de cunoatere ntr2un domeniu important. 1or sa vad c proiectul pe care2l finaneaz triete mai departe de limita propusa n cererea de finanare pentru ca ei (pe l'ng celelalte grupuri int) s se poat bucura de beneficii. 3dic vor sa vad ca investiia lor este pe termen lung. 3rtai finanatorului ca v2ai g'ndit la derularea n continuare a proiectului! ca avei contractele necesare pentru a susine financiar proiectul respectiv! dup ce s2a nc5eiat respectiva finanare. 4otenialele surse de finanare viitoare pot include:

granturi ale altor finanatori ta$e pe servicii prestate sau ncasri din v'nzarea produselor rezultate din proiectul respectiv programe de dotare (sau autodotare) granturi ale aceluiai finanator (la o finanare ulterioara) alte surse de finanare 11. Ce conine o introducere &ntr'o pre(entare de proiect?

=ntroducerea este acea parte a propunerii n care l convingem pe finanator c organizaia noastr este cea mai potrivit pentru a aborda i rezolva problema de care se ocupa proiectul nostru. 8copul introducerii este acela de a spori interesul finanatorului pentru ceea ce face organizaia noastr i de a2l face interesat sa citeasc mai departe propunerea de finanare. =ntroducerea trebuie: s descrie organizaia noastr i aciunile pe care le ntreprinde; s prezinte misiunea! scopul i obiectivele organizaiei; s prezinte corelarea dintre scopul i obiectivele proiectului i scopul i obiectivele pe termen lung ale organizaiei s scoat n eviden pregtirea profesional i tiinific a personalului ce se va ocupa de proiect i ale responsabilului de proiect; s prezinte sursele de venituri i alte tipuri de suport de care beneficiaz organizaia n prezent; s prezinte oricare alta informaie menit s creasc credibilitatea organizaiei.

12. Cum stabilim titlul unui proiect? Titlul proiectului este citit primul (c'teodat este tot ceea ce se citete>) n cadrul unui proiect. 1a trebui deci s gsii ceva care sa2l fac pe finanator s mearg mai departe. 8 includei n titlu ceva care s2i trezeasc curiozitatea. 7e obicei! titlul trebuie: s fie descriptiv; s scoat n eviden rezultatele proiectului i nu metodele folosite; s descrie avanta*ele pe care le vor c'tiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului s fie clar! concis! i uor de inut minte 13. Ce cuprinde un re(umat de proiect? Rezumatul proiectului este o ,condensare, clar i concis a propunerii. <otivele pentru care o cerere de finanare trebuie s cuprind un rezumat sunt urmtoarele: de cele mai multe ori! rezumatul este solicitat de ctre finanator; rezumatul ofer o trecere n revista a capitolelor care urmeaz! fc'ndu2le astfel pe acestea mai uor de neles de multe ori! rezumatul este singura parte a cererii de finanare care se citete! servind astfel ca unic baz de luare n considerare sau respingere a proiectului

fiind prima parte a propunerii care se citete! solicitantul de finanare poate trezi interesul finanatorului pentru proiect.

/n rezumat trebuie s cuprind: o scurt prezentare a solicitantului scurt informaie privind credibilitatea solicitantului prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat scurt prezentare a obiectivelor scurt prezentare a modului de atingere a obiectivelor scurt prezentare a planului de evaluare menionarea costului total al proiectului! a fondurilor de*a primite! fondurilor solicitate de la finanatorul cruia ii este adresata cererea i a fondurilor solicitate de la ali finanatori menionarea modului de finanare n viitor (durabilitatea proiectului) 14. Cum pre(int obiectivele? Rezultatele ateptate reprezint finalitatea proiectului! *ustificarea e$istentei sale. 7e obicei ele sunt cantitative i calitative. Trebuie s fie msurabile! vizibile i specifice! reprezent'nd! de fapt! atingerea obiectivelor propuse. 4entru a se asigura buna funcionare a proiectului este bine ca fiecrui obiectiv stabilit iniial s2i coincid un rezultat! pentru validare. 15. Cum pre(int resursele? 4entru a putea realiza scopul propus! managerul de proiect va avea la dispoziie anumite resurse. 0ele mai importante resurse care stau la dispoziia unui manager de proiect sunt: oamenii! ec5ipamentele! materialele! finanele! timpul! informaiile! spaiul! reputaia! imaginea etc. Resursele sunt at't o sursa de putere! c't i de constr'ngere. 3desea! ele functioneaza alternativ: daca aveam timp! nu aveam nevoie de at'ia oameni; daca aveam informaii! nu era nevoie de at'tia bani. /n alt aspect important privind resursele este c! e$cept'nd pe cele financiare! valoarea lor pentru proiect este n general relativ i depinde de capacitatea manageriala a celor care le folosesc.

1 . Cum se evaluea( proiectele participante la licitaii? :inanatorul organizeaz o comisie de evaluare! put'nd face apel i la e$perti din afara propriei sale organizatii. 7upa eliminarea proiectelor care au fost depuse dup data limita! toate celelalte proiecte acceptate sunt evaluate din punctul de vedere al conformitii administrative (proiectele conin toate formularele i ane$ele obligatorii 2 etap eliminatorie)! eligibilitatii (solicitanii! partenerii acestora i activitaile respecta criteriile stabilite la lansarea programului 2 etap eliminatorie)! calitii propunerilor (proiectele rspund obiectivelor i prioritilor programului de finanare! in cont de specificul mediului social! conin elemente de noutate care pot fi replicate sau e$tinse 2 conform grilei de puncta* stabilite nainte de lansarea publica a programului de finanare)! calitii bugetului (c5eltuielile i veniturile sunt clar i detaliat prezentate! c5eltuielile sunt strict necesare pentru derularea proiectului! veniturile au o probabilitate ridicata de realizare la nivelul prevazut n buget). 4roiectele care trec etapele eliminatorii de evaluare sunt ierar5izate descrescator funcie de puncta*ul total obinut la evaluarea calitii propunerii i a bugetului. 8unt declarate c'stigatoare ale licitatiei proiectele care au nregistrat puncta*ele cele mai mari! numarul lor fiind stabilit astfel nc't

suma totala acordat de finanator s nu depeasca bugetul total al programului de finanare stabilit initial i anunat de finanator. 1!. Care sunt caracteristicile unui proiect de succes? /n proiect de succes poate fi caracterizat astfel: 0ererea de finanare este clar i logic elaborat i uor de studiat! c5iar dac ideea proiectului nu este neaprat e$trem de novatoare; .ncadrare foarte buna n obiectivele i prioritatile programului de finanare 4lanificare atent care poate fi respectat la implementare =ndicatori clar definii! msurabili 4roiectul poate continua n condiii normale dup terminarea finanrii nerambursabile 6ugetul este clar i suficient de detaliat 05eltuielile sunt absolut necesare pentru funcionarea proiectului 1eniturile au o probabilitate mare de a fi obinue 4ersoanele care vor lucra n cadrul proiectului au e$perienta necesara 8olicitantul are e$perien n managementul de proiecte -$ist o comunicare foarte bun ntre beneficiar i finanator! ncep'nd din faza de elaborare a proiectului i continu'nd pe parcursul implementarii sale.

1". Cum se implementea( un proiect c)stigator? =mplementarea proiectului nseamna organizarea i desfasurarea efectiva a activitilor prevazute n proiect. 7in acest punct de vedere! se procedeaz ca n cazul organizrii oricarei alte activitati! tin'nd cont de o serie de observaii specifice: 1. 4osibilitile de modificare a planului de activitate sunt reduse i trebuie argumentate n faa finanatorului! uneori fiind necesar un acord e$pres al acestuia nainte de a le efectua 2 activitile trebuie planificate c't mai bine nca din faza elaborarii proiectului participant la licitatie; 2. 6ugetul poate fi modificat numai ntre anumite limite destul de reduse! orice modificare ma*or neaprobata n prealabil de finanator duc'nd la nc5eierea contractului de finanare; . 8e recomanda respectarea ec5ipei proiectului care a fost prezentat n cadrul cererii de finanare i ane$ele sale 2 modificrile *ustificate trebuie argumentate; ". 4entru ac5iziii de bunuri de valori ridicate finanatorul poate solicita organizarea unor licitatii! respect'ndu2se anumite condiii prestabilite; #. :inanatorul solicit! de regul! organizarea n mod separat a evidenei financiar2contabile a proiectului (cont bancar separat! conturi analitice distincte etc.);