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CIL de Ucanha
NDICE
Qualidade de Servio Componentes das Actividades de Servio Para o Sucesso de uma Actividade de Servio A Relao Cliente/Fornecedor Internos As Expectativas dos Clientes e a Funo Atendimento A Organizao Como Gerir o Espao A Comunicao Telefnica O Telefone e a Imagem da Empresa A Compreenso da Mensagem O Relacionamento Quem o Cliente? As Atitudes de Comunicao As Atitudes Ineficazes Tcnica de Atendimento Tcnicas de Atendimento Estabelecer a Relao A Calibragem A escuta Activa A Sincronizao A Arte de Fazer Perguntas A Reformulao Treinar-se nas vrias tcnicas de re-significao O Mtodo DESC As Crticas Para Tratar uma Reclamao 4 4 5 5 5 7 7 8 8 9 12 12 14 14 17 18 18 18 19 19 19 23 24 25 26 28
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QUALIDADE DE SERVIO
Para a melhoria da qualidade dos servios prestados ao cliente contribuem todas as reas e sectores da organizao.
Sector da tesouraria; sector informtico; sector das entregas; sector administrativo; principalmente o sector que fez o primeiro contacto com o cliente: O ATENDIMENTO.
Os servios complementares constituem o factor de diferena na percepo do nvel de Qualidade de prestao do servio.
- A amabilidade; - A disponibilidade; - A transmisso de informao fidedigna; - O acompanhamento do cliente; - O meio ambiente do acolhimento ao cliente.
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3. Implementar um
segundo
servio
opcional,
se necessrio.
Os
servios
Todos os servios dentro da empresa estabelecem relaes cliente/fornecedor e num mesmo servio pode estabelecer-se esta noo.
Um cliente aquele que: - Encomenda qualquer coisa que no pode fazer sozinho; - Recebe o que foi pedido e produzido (produto ou servio); - O julga.
Vrios estudos realizados junto de clientes de empresas de servios, revelam que os clientes so sobretudo sensveis aos seguintes aspectos:
- Forma de atendimento; - Eficcia dos servios; - Rapidez de atendimento; - Organizao dos servios; - Variedade dos servios;
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- Simpatia, amabilidade e interesse pelos problemas; - Clareza das respostas; - Facilidade de comunicao pelo telefone.
- Conhecer-se bem a organizao e os seus servios; - Conhecer bem a funo; - Conhecer bem os produtos ou servios e as informaes com que se lida; - Ser bem aquilo que se , ou seja, usar positivamente o seu estilo pessoal; - Ter vontade de ser cada vez melhor no desempenho da sua funo; - Respeitar a pessoa do cliente.
- As primeiras necessidades e/ou problemas do cliente forem resolvidas; - Os interesses da empresa forem salvaguardados; - O atendedor ficou satisfeito consigo prprio.
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A ORGANIZAO
COMO GERIR O ESPAO
O Ciente deve ter espao adequado para se mover e se sentir vontade, dando-lhe sempre a possibilidade de escrever e tomar notas das informaes que lhe so prestadas.
A decorao e a organizao deve ser feita a aproximar cada vez mais o Cliente do seu prprio ambiente.
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A COMUNICAO TELEFNICA
Na comunicao telefnica, a voz o instrumento determinante para o primeiro contacto.
No estabelecimento de relaes interpessoais, elementos to ricos e poderosos, como a expresso gestual e o contacto visual, esto ausentes ao telefone.
No atendimento telefnico de cliente, sob uma ptica de personalizao, necessrio saber manifestar interesse e compreenso pele situao do cliente, de forma a responder eficazmente s suas necessidades.
Assim sendo, a transmisso de uma imagem de amabilidade e eficcia adquire uma particular importncia.
- Maneira de enunciar a organizao; - Tom, voz, articulao; - Preciso, prontido, veracidade das respostas.
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A COMPREENSO DA MENSAGEM
O telefone permite a troca de informao, esclarecimentos, resoluo de assuntos urgentes e a rentabilidade do tempo de trabalho.
Assim, o atendedor deve SABER ESCUTAR, demonstrando ateno atravs da emisso de pequenas interjeies. A adopo das atitudes de investigao e reformulao contribui eficazmente para a empatia na relao, para alm de constiturem duas formas de dar e receber feedback.
A emisso da resposta
A mensagem deve ser: - Clara; - Concisa e objectiva; - Precisa.
A finalizao
Frase amvel e conclusiva Fidelizao do cliente
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Timbre:
Articulao:
Deve ser cuidada, e o ritmo de expresso mais lento que a conversao directa
Tom:
Deve ser amvel (habituar-se a sorrir falando) e seguro ( no hesitar, marcar pausas para compor as frases)
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- Registo de chamadas
Constituio de uma documentao permanente: - Repertrio de nomes e nmeros de telefone, mais utilizados e pertinentes; - Ter sempre junto, elementos frequentemente consultados (tabelas, catlogos, etc.).
Racionalizao do trabalho: - Reagrupar as chamadas a fazer; - Pedir as chamadas quando as linhas estiverem menos carregadas.
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O RELACIONAMENTO
QUEM O CLIENTE?
COMUNCAR ASSOCIAR
O CONTROLE DE SI
A SERENIDADE
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- A inteno do emissor percebida pelo receptor - Essa inteno influi na conduta do receptor da forma desejada
Ou seja
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AS ATITUDES DE COMUNICAO
AS ATITUDES INEFICAZES
A Passividade
A passividade implica:
- Tendncia a evitar a todo o custo os conflitos: de que resulta demisso, capitulao em presena de contradies ou de oposies
Comunicao ineficaz Tenso acumulada Perdas de tempo e de eficcia Degradao das relaes inter-pessoais
A agressividade
O agressivo procura: - Dominar os outros (abuso de direito, tendncia a minimizar o interlocutor) - Valorizar-se custa dos outros (ex.: ignorando o desvalorizando sistematicamente o que os outros fazem)
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Atitude de vingana e agressividade por parte dos outros Dispndio excessivo de energia Comportamento agressivo gera nos outros: agressividade; clera; desejo de vingana
Manipulao
Que os outros so movidos por mecanismos simples de que possvel tirar partido para chegar aos seus prprios fins
Que se podem levar os outros certa sem que eles dem por isso
Que a aco face-a-face sempre menos rica de possibilidade do que a aco indirecta
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O manipulador fica preso na sua prpria ratoeira O manipulador perde toda a credibilidade medida que os seus truques so denunciados O manipulador desqualificado est sempre na mira A longo prazo, fracassa sempre, por no capaz de estabelecer relaes com os outros na base da confiana recproca A manipulao gera nos outros: passividade; ressentimento; desconfiana.
Assertividade
Asserividade significa: - Defender os seus direitos: respeitando os direitos dos outros dando a sua opinio sem reservas
- Afirmar-se sem receios: de forma serena e construtiva exprimindo a sua verdade pessoal exprimindo as suas ideias e os seus gostos
Comportamentos afirmativos:
Recusar pedidos Exprimir sentimentos positivos Exprimir sentimentos negativos justificados Defender legtimos direitos Exprimir opinies pessoais Dar sobretudo importncia aos factos Saber lidar com a crtica
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TCNICAS DE ATENDIMENTO
Diagrama de procedimentos
Acolher
Dar Resposta
Despedir-se
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TCNICAS DE ATENDIMENTO
As tcnicas comportamentais de atendimento constituem, no seu conjunto, ferramentas fundamentais para quem constata diariamente com clientes e tem como objectivo profissional a satisfao do cliente.
ESTABELECER A RELAO
A CALIBRAGEM
Processo que consiste em fixar, na memria, os sinais exteriores referenciveis e de os associar a um estado interno da pessoa que os produz.
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A ESCUTA ACTIVA
1. SUSTENTAR NORMALMENTE O OLHAR 2. REFLECTIR A ATITUDE E A POSTURA DO INTERLOCUTOR 3. ENCORAJAR O SEU INTERLOCUTOR A CONTINUAR 4. FAZER RECAPITULAO COM REGULARIDADE 5. CLARIFICAR A INFORMAO 6. ASSINALAR TUDO O QUE LHE PARECER IMPORTANTE 7. EXPRIMIR REGULARMENTE O SEU SENTIMENTO SOBRE: O
PROCESSO, E O CONTUDO.
A SINCRONIZAO
Tcnica que consiste em reproduzir certos comportamentos verbais e no verbais dos interlocutores, a fim de estabelecer de uma maneira rpida e eficaz, a relao com eles.
a arte de fazer perguntas, de melhor compreender o raciocnio, levando a sistematizar o seu discurso e a aprofundar a informao menos explcita.
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Pergunta Fechada
a forma mais simples, mais utilizada numa conversa corrente. A resposta geralmente SIM ou NO.
Resposta fcil
Resposta precisa
Pobreza de informao
Pergunta Aberta
uma pergunta cuja resposta exprime uma opinio, uma ideia, um facto, uma explicao.
Abre dilogo
Inibio frequente
Leva a falar
Disperso possvel
Enriquece a informao
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Pergunta Investigadora
uma pergunta dirigida aos factos, cuja resposta remete para a objeco de pormenores concretos sobre a situao.
Fomentar o nvel de anlise da comunicao Se o interlocutor no estiver na posse dos factos, podem surgir bloqueios e inibies
Pergunta Alternativa
uma pergunta cuja resposta contida sob a forma de uma escolha na formulao da pergunta. + -
Facilita a resposta
Se a pergunta feita de maneira positiva, a resposta geralmente Pensar na apresentao de forma positiva positiva
provar
uma
resposta
no
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Pergunta a Retomar
Ela consiste em retomar o fim da frase ou a ltima palavra do seu interlocutor, sob a forma interrogativa.
Orienta e estimula as confidncias (ajuda os interlocutores a Saber limitar o seu emprego, com os interlocutores mudos
exprimirem-se)
entoaes
irnicas
Fcil de utilizar
SABER QUESTIONAR
QUESTES FECHADAS
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QUESTES ABERTAS
O que pensa acerca de ? No se sente vontade com ? O que pensa que aconteceria se ? Ajuda-me a ver como isto se ajusta a? .? Catarina, parece que tem qualquer coisa para dizer?
EVITAR SEMPRE
A REFORMULAO
Reformular claramente palavras e actos para configurar ou estruturar o que o interlocutor pensou ou sentiu.
Reformular permite:
Ao interlocutor Sentir-se objecto de ateno Melhorar a sua mensagem Ser mais objectivo Reduzir a carga emotiva da mensagem
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A re-significao uma interveno que muda a representao que uma pessoa faz de uma situao, de um facto ou de um comportamento, modificando o sentido que lhe d.
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O MTODO DESC
Este essencialmente um mtodo para fazer uma crtica ou um pedido com xito.
Descrever
um acordo ADULTO-ADULTO
Exprimir
descontentamento atravs da Criana Livre, evitando julgar ou criticar (utilizar Eu, em vez de Tu ou Voc)
Fazer sugestes realistas e prticas para manter a cooperao. (Uma sugesto irrealista consiste, por vezes, em pedir uma mudana de valores, ou de personalidade no se trata de mudar
Sugerir
o outro, mas de conseguir um acordo limitado sobre a sua maneira de Agir). Segundo a situao, convm fazer uma proposta precisa ou vrias para permitir a escolha, ou ainda propor uma procura comum de solues.
Consequncias
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AS CRTICAS
Para desenvolver um comportamento assertivo face s crticas necessrio:
- Rejeitar a ideia de termos sempre de agradar a todos - Admitir que somos perfeitos e que muitas vezes erramos - Reconhecer os nossos limites
(as criticas justificadas so informaes teis que os outros nos transmitem e que nos podem ajudar a desenvolver)
2. Pedir explicaes. importante centrar-se sobre o que, convidando o interlocutor a precisar as sua crticas
4. Reconhecer entre pontos de acordo e de desacordo. A existncia de divergncias de pontos de vista ser tanto melhor aceite quanto existindo previamente aceitao em relao a outras censuras. A atitude consistir em dizer ao outro: Compreendo a sua posio; compreenda tambm a minha.
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1. Face crtica importante detectar rapidamente se: - O ataque pessoal - feito de m f - Outro exprime a sua maldade
2. Pedir ao interlocutor maior preciso recusando as presses. Assim, em caso de Agresso pura, deve-se afirmar uma posio sem ceder uma polegada ao interlocutor.
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1) Personalize o atendimento
3) Anote os factos
4) Depois, reformule os factos: dois ou trs dos que lhe deu, quando ele pra para respirar para verificar que voc compreendeu o problema
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9) Faa ento a reformulao global de todas s informaes recolhidas: a reclamao dele e a sua resposta s suas perguntas
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