MANUAL BASE M.S. PROJECT PLANIFICACION Y CONTROL DE OBRAS DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL UNIVERSIDAD CATOLICA DE LA SANTISIMA CONCEPCION.

FGM/fgm

I.-INGRESO DE DATOS INICIALES Archivo_opciones Mostrar Smbolo: $ Decimales: 0 Seleccionar la opcin Mostrar nmeros de esquemas Seleccionar la opcin Mostrar tareas de resumen del Proyecto

Programacin (general) Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales. Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Mostrar duracin en: Das. Mostrar trabajo en: Das. Tipo de tarea predeterminado: Duracin fija. No seleccionar esta opcin: Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo.

Programacin (calendario general del proyecto) La semana comienza el: lunes. El ao fiscal comienza en: Enero Hora predeterminada de entrada: 8:00. Hora predeterminada de salida: 18:00. Jordana laboral: ejemplo 9hr. Semana laboral: ejemplo 45 hrs.

II.-PROGRAMACION DEL PROYECTO

Men_informacin del Proyecto. Ventana para dar inicio al proyecto

Este men de opciones debe considerar a la hora de iniciar el proyecto, una ves definido la fecha de comienzo del proyecto

Calendario laboral Proyecto_cambiar tiempo de trabajo

Obs: El periodo y jornada laboral se debe configura en este men de opciones, sin embargo deber coincidir con la configuracin de calendario establecida en opciones programacin (calendario). Para configurar un da en especifico (por ejemplo; media jornada laboral), se debe crear el nombre del dia y luego doble clic sobre la fecha.

Se podr cambiar el horario laborar de cada uno de los das considerados dentro del proyecto.

II. (a)-CREACION DE CAMPOS Los campos Nombre de tarea y Duracin de la tabla de entrada los proporciona Microsoft Project. Los campos Cantidad y Unidad deben ser creados. Microsoft Project nos da la posibilidad de tener varios campos, sin embargo, hay otros que hay que crearlos como por ejemplo: cantidad y unidad. Para crear un campo nuevo debo seguir la siguiente secuencia: Proyecto_campos personalizados Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1). Insertar formula si el campo la lleva.

Lugo se debe agregar la columna en la opcin agregar nueva columna, y establecer la ubicacin de la columna.

II.- PROGRAMACION DEL PROYECTO (continuacin) Las tareas deben ser escritas en funcin a las siguientes preguntas: Qu hacer? Y Dnde?. Ejemplo: Qu hacer?: Moldaje y Dnde?: Radier, por lo tanto tenemos la actividad llamada Moldaje radier. Iniciamos el ingreso de tareas:

Nombre de tarea: Ejemplo trazado. Unidad: Unidad de medida de lo cubicado (opcional, crear campo). Cantidad: La cubicacin para realizar esa actividad (opcional, crear campo). Duracin: Duracin de la partida. Comienzo: Clculo automtico de Project. Fin: Clculo automtico de Project. Predecesoras: De la Tarea o partida. Nombre de los recursos: Se explicar ms adelante.

II.-PROGRAMACION DEL PROYECTO. Ejemplo explicativo N1 ITEM A B C D E F G H I J K L M N DESCRIPCION Preparacin del terreno Instalaciones preliminares Trazado Cimientos y sobrecimientos Paredes externas Paredes interiores Techo cielo Piso Instalacin sanitaria y Instalacin elctrica Enchapes Puertas y ventanas Pintura DURACION (das) 12 8 4 5 9 7 6 5 9 13 18 14 8 5 PREDECESORA --A A B C,D C F F G H E,J E I M

1.- Ingresar partidas. 2.-Ingresar duracin de partida. 3.-Ingresar predecesora. 4.-Aplicar sangra para revisar tiempo de ejecucin.

La ruta critica segn Pert-CPM, est compuesta por A-C-F-H-J-K. 5.- Revisar ruta critica en Project. Vista_filtro_tareas crticas

Existen cuatro tipos de relaciones entre tareas:

Si hay desfase de tiempo entre dos actividades (por ejemplo: entre cimientos y paredes exteriores, para que el hormign tenga ms tiempo de fraguado) se hace doble clic en

la flecha que une ambas actividades y se anota el tiempo de posposicin de la actividad.

Tareas Especiales. Tareas de resumen: El software utilizado, dispone de la posibilidad de crear tareas de resumen. Una tarea de resumen es aquella que se compone de subtareas y que resume a esas subtareas. Microsoft Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de las subtareas. Hitos: Un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duracin cero se muestra como hito. Podemos definir en nuestro proyecto un Hito para la fecha de finalizacin del mismo: 1. Aadir una tarea al final de la programacin y asignarle una duracin cero. 2. Vincular esta tarea con la ltima tarea del proyecto.

III.-INGRESO DE RECURSOS Los recursos en un proyecto se refieren a personas, material y equipo necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede un recurso trabajar en una tarea y cuanto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cunto dinero se necesita para pagar esos recursos. Project maneja dos tipos de recursos.

Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso de sta. Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los consumibles.

Ingresar Recursos de Trabajo. Hoja de recursos

1. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo, por lo que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo. 2. Agregar la Capacidad Mxima. 3. En la columna acumular de la hoja de recursos la mano de obra y la maquinaria siempre deben ser prorrateo.

Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo Trabajo. Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.

Asignacin de recursos Regresamos a diagrama gantt 1. Click en icono asignar recursos y se despliega la ventana indicada en la imagen de abajo (tambin podemos hacer doble clic sobre la partida asignar recursos en la pestaa correspondiente). 2. Seleccionamos Material y mano de obra para la partida.

Una vez realizada la asignacin de recursos me voy a la Gantt de seguimiento y divido mi pantalla (VISTA_DETALLE), luego selecciono una actividad y verifico el costo de la actividad o partida.

Tablas de presupuesto. Se deben crear 4 presupuestos, los cuales son: Presupuesto Actual. Presupuesto Previsto. Presupuesto Real. Presupuesto Resumen. En base al Presupuesto Actual se crean los dems. Es importante tener claro previo al diseo de las tablas los siguientes conceptos: Costo previsto: Es lo que le ofrezco al mandante para realizar la obra, est asociado al presupuesto previsto. Costo real: Es lo que realmente hemos gastado en la obra esta, asociado al presupuesto real. Costo: Es el costo real mas todo lo que me falta por gastar en la obra, est asociado al presupuesto actual.

Presupuesto Actual. Para crear el Presupuesto Actual se deber seguir la siguiente secuencia: Men ver + tablas + mas tablas.

 Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Actual). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Actual (Costo 1). Costo. Los campos destacados con azul deben ser creados (personalizados), los dems los proporciona Microsoft Project.

Es importante sealar que el campo Unitario Actual (Costo 1) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Actual (Costo 1) + formula. Su frmula es la siguiente: Unitario actual= costo/ cantidad Obs: este no es un precio unitario, solo nos indica el valor por unidad. Como se puede observar en el desarrollo del presupuesto actual, cualquier tabal puede ser modificada a gusta para detallar informacin necesaria para el proyecto, asi como tambin para el seguimiento.

Guardar proyecto con lnea base.

Una vez que tengo todas mis tablas listas estoy en condiciones de guardar lnea base, al guardar lnea base se nos llenaran todos nuestros campos previstos, ya sean estos de numero, texto, fecha, costo, etc. Lnea base se guarda siguiendo la siguiente secuencia:

Men herramientas + seguimiento + guardar lnea base mas aceptar.

Es importante decir que lnea base se guarda cuando mis tablas de presupuesto estn diseadas, adems lnea base se guarda una sola vez y no todas las veces que abro mi archivo o veo mi Proyecto.

Control. Es importante sealar que previo a realizar el primer control de mi obra debo verificar si se ha guardado lnea base. Una vez verificado estamos en condiciones de realizar nuestro control. Existen 2 tipos de control: Control de tiempos. Control de costos (recursos).

Control de tiempos. Este nos permite llevar un seguimiento de todas las actividades, en otras palabras el avance de cada actividad. Para realizar el control debemos seguir la siguiente secuencia: Ingresar fecha de control, esto se hace en: men Proyecto + informacin del Proyecto, luego donde dice fecha de estado ingreso mi fecha de control.

digitando directamente el porcentaje de avance de la actividad. Por ejemplo si mi actividad (preparacin de terreno) lleva un 50% de avance, me voy a Men herramientas + seguimiento + actualizar tareas, luego donde dice % completado digito el porcentaje de avance en este caso 50%.

Control de costos (recursos). Este se realiza en el rea 3 (donde se encuentran los recursos asignados a cada actividad), pero especficamente en el costo real. Por ejemplo si en vez de gastar $64000 (costo previsto) en pino de 2 x 2 x 3,2 mts en la actividad confeccin de moldajes gasto $80000 (costo real). Mi costo previsto se mantendr ($64000) ya que esa cantidad fue la que le dije al mandante que iba a gastar, pero mi costo real ya no ser $64000 si no que $80000, este valor se digita directamente en el costo real del rea 3. Todo esto tambin se puede hacer aumentando el nmero de piezas de pino, por ejemplo si inicialmente iba a gastar 80 piezas de pino en confeccin de moldajes y gaste en realidad 100 piezas. Este tipo de control se puede realizar en cualquier recurso de una actividad.