Soluii de Intranet i Extranet

Organizaiile care folosesc tehnologia Intranet/Extranet nu se gndesc numai la mrimea profiturilor, ci acord o mare importan i valorilor intangibile cum sunt tehnicile de nvare, productivitatea angajailor i colaborarea.

TreeWorks
Bvd. Coposu nr. 4 bl. 105 A sc. A ap. 1 Bucureti, Romnia tel: +4021.326.06.02 fax: +4021.326.72.33 www.tree.ro office@tree.ro

Cuprins

Introducere ______________________________________2 Aplicaiile Intranet _____________________________________6

Comunicarea ___________________________________________7 Colaborarea ____________________________________________7 Managementul cunostinelor ______________________________7 Aplicaii funcionale _____________________________________8

Instrumentele de Intranet _________________________9

Elementele unui sistem bazat pe net ______________________10 Alegerea Browserului ___________________________________11 Limbajele de programare ________________________________11

Dezvoltarea Extranetului _________________________12 Gradul de utilizare al Intranetului n organizaii, mprit pe locaii ____________________15 Concluzii _______________________________________16

Introducere
Internetul, cea mai mare reea de informaii din lume, furnizeaz o mare cantitate de servicii ctre consumatorii casnici i corporativi, incluznd text, imagini video, audio i muzic, fax, email, apeluri telefonice etc.
Aceast acceptare public i privat att de rspndit a Internetului i a tehnologiilor pe care le utilizeaz a construit calea ctre Intraneturi. Un Intranet este o reea construit n cadrul unei corporaii, folosind standardele i software-ul necesar Internetului i World Wide Web-ului. Acest Intranet poate fi apoi conectat la Internet i la reelele numite Extraneturi care ofer legturi electronice ntre partenerii unei afaceri. Intraneturile sunt create pentru a fi reele interne, deschise i sigure, cu software de navigare pe web care ofer acces uor de tip pointand-click utilizatorilor finali ai paginilor de website interne. Intranetul este o implementare intern i sigur a standardelor pe care se bazeaz Internetul. Toate tehnologiile Internet, inclusiv Internet Protocol (IP), World Wide Web-ul i browserele (sistemele de navigare) sunt protejate printr-un firewall corporativ. Un firewall este o colecie de computere, software, routere i servicii care mpreun permit conexiunea de reea, meninndu-i securitatea i integritatea fa de alte reele. Intraneturile ofer cel mai eficient din punct de vedere al costului i cel mai inovativ mod de a elibera informaia corporativ de inaccesibilitatea intrinsec sistemelor informaionale complexe.

Figura 1 - Intranet, Extranet i Internet

Intraneturile permit angajailor unei companii s lucreze ntr-o manier care corespunde cel mai bine personalitii i stilului lor de munc i, de asemenea, ofer utilizatorilor libertatea de a obine informaia dintr-o arhiv de date corporativ. Intranetul are urmatoarele beneficii pentru accesul la informaii in cadrul unei corporaii: este uor de nvat i de utilizat; este consistent; este complex din punct de vedere al facilitilor pe care le ofer; este o platform care face legatura ntre toate departamentele; este sigur; este standardizat; are un viitor strlucit; nu este scump; este msurabil.

ntr-un studiu recent publicat de Melcrum Publishing asupra companiilor din Marea Britanie, America de Nord i Europa au fost adunate informaii foarte interesante (vezi figura 2 i 3). Figura 2 este o reprezentare grafic a celor mai importante cinci beneficii ale Intranetului: - O mai bun comunicare intern (90%); - mbuntirea proceselor (80%); - mprtirea celor mai bune metode de lucru (72%); - Eficiena mbuntit (65%); - Reducerea lucrului cu hrtiile (65%).

65% 65% 1st Qtr 73% 80% 90%

Reducerea lucrului cu hartiile Eficienta imbunatatita Impartasirea celor mai bune metode de lucru Imbunatatirea proceselor O mai buna comunicare interna

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Figura 2 - Primele 5 beneficii ale Intranetului

Figura 3 detaliaz principalele probleme crora se adreseaz Intranetul: - Managementul coninutului (74%); - Lipsa resurselor (52%); - Suprancrcarea coninutului (46%); - Securitatea (45%); - Controlul insuficient (43%); - Navigarea (43%); - Politicile interne (42%);

Un Extranet folosete tehnologia Internet/Intranet pentru a servi o afacere extins, incluznd clieni, furnizori, parteneri i alte afaceri care mprtesc un obiectiv comun. O trstur important a Extraneturilor care le difereniaz de Internet este c acestea sunt protejate, fiind astfel inaccesibile publicului general. Securitatea este cel mai important lucru n infrastructura lor.

1st Qtr

42% 43% 43% 45% 46% 52% 74% 0% 20% 40% 60% 80%

Politicile interne Navigarea Controlul insuficent Securitatea Supraincarcarea continutului Lipsa resurselor Managem entul continutului

Figura 3 - Primele 7 probleme crora se adreseaz Intranetul

Aplicaiile Intranet
Intraneturile sunt importante pentru lumea afacerilor. Informaiile de afaceri au devenit o for care influeneaz operaiunile zilnice, luarea de decizii i planificarea strategic n cadrul unei corporaii.
Astfel, cerinele pentru o comunicare eficient, pentru colaborarea dincolo de spaiu i timp i pentru o cunoatere efectiv a managementului sunt motivele care conduc la dezvoltarea Intraneturilor. n figura 4 este reprezentat modul n care interacioneaz diferite componente care particip la crearea Intranetului.

Figura 4 - Aplicaiile Intranet

Comunicarea
Intraneturile pot s mbunteasc semnificativ comunicarea n cadrul unei organizaii, mai ales n cadrul celor descentralizate, distribuite geografic. Presiunea competitiv oblig organizaiile s scad cheltuielile i s reduc investiiile n middle management (managementul intermediar). Aceast tendin transform comunicarea eficient ntr-o component crucial n lupta pentru ctigarea competiiei n domeniul afacerilor. Integrarea ntr-o organizaie descentralizat depinde de standardele disponibile i de comunicarea interoperaional. Folosind un browser Intranet i mai multe PC-uri pentru a trimite i primi email-uri, voicemail-uri si faxuri - pentru a comunica cu persoanele din cadrul unei organizaii - se poate crea o reea integrat de comunicaii.

Colaborarea
Pentru a gestiona eficient complexitatea la locul de munca, corporaiile trebuie s adune la un loc experi n domenii specializate pentru a colabora la crearea de soluii care se afl dincolo de contribuiile i posibilitile individuale. O echip poate fi definit ca un grup de munc colaborativ ai crui membri sunt angajai s coopereze i s lucreze mpreun. Astfel, colaborarea devine cheia care transform un grup de oameni ntr-o echip i, de asemenea, care i determin succesul. Grupurile de Intranet - cum ar fi grupurile de discuie, camerele de chat i conferinele audio-video - pot fi folosite pentru a dezvolta echipa i a mbunti colaborarea n cadrul unui proiect. De asemenea, procesul de luare de decizii al unui grup la nivel corporativ poate fi facilitat de un sistem de suport pe Intranet pentru grupul de decizie respectiv, avnd i costuri mult mai sczute dect n mod normal.

Managementul cunotinelor
Colaborarea este un proces de mprire de cunotine i nelegeri i deci de mprire a "creaiilor". Noile cunotine pot fi generate prin comunicaii i colaborri corporative. Prin urmare, scopul managementului cunotinelor este de a se servi de utilitatea acestora de la un domeniu la altul i de la un utilizator la altul. Managementul cunotinelor ncearc s fac cunotinele reciclabile, accesibile, resurse n continu mbogire. Un instrument puternic de comunicare poate facilita generarea de cunotine i apoi de mbuntire a productivitii. Intraneturile pot avea rolul de a facilita generarea de cunotine i managementul lor n organizaie.

Aplicaii funcionale
Prima pagin (pagina home) a unei corporaii este centrul accesului ei la Intranet. Prima pagina este alctuit din seciuni cum ar fi mesajul zilei, buletinul informativ al companiei, actualitatea financiar, furnizori, alte locaii ale companiei i website-urile Internet. Fiecare angajat are posibilitatea s acceseze aceast pagin pentru a citi i a descrca informaii despre companie, documente importante i tiri. De exemplu, departamentul de marketing poate publica pe aceast pagin informaiile despre un anumit produs, analiza competiiei i informaiile curente legate de un proiect n desfurare. Departamentul financiar poate afia raportul anual sau trimestrial i lista cu programrile ntlnirilor dintre acionari. Departamentul de vnzri poate lista rapoartele de vnzri i informaii legate de client. Departamentul de producie poate afia programul de producie, descrierea calitii programului administrativ i analizele de productivitate. Departamentul de resurse umane poate publica manualele corporative ale angajailor, politicile de cltorie, programele de beneficii, programele de training i alte reguli, formulare i documentaii.

Instrumentele de Intranet
Selecia celor mai adecvate i eficiente instrumente de Intranet trebuie evaluat n concordan cu nevoile actuale ale corporaiei i cu scopurile pe termen lung i scurt ale acesteia.
Guengerich a identificat un program n 12 pai, aplicabil n general pentru orice corporaie care dorete s-i construiasc un Intranet. Aceti pai sunt descrii n figura 5. Cinci factori trebuie evaluai n timpul procesului de selecie al instrumentelor: performana, time-to-market, extensibilitatea, portabilitatea i scalabilitatea. Performana - capacitatea produsului de a asigura rspunsul cerut ntr-un anumit interval de timp - are prioritate pentru majoritatea organizaiilor deoarece exist o nevoie corporativ de a livra produsul ctre clieni n cadrul unei anumite perioade. Orice instrumente care pot asista lansarea produselor corporaiei pe Intranet sunt de asemenea o alegere bun. Instrumentele care au la baz o arhitectur flexibil i modular se intersecteaz cu alte tipuri de tehnologii, oferind astfel extensibilitate i abilitatea de a se adapta i de a persista n timp. Portabilitatea este capacitatea instrumentelor de a opera pe orice platform, aceasta fiind o caracteristic de baz a Intranetului. Iar scalabilitatea se refer la abilitatea instrumentelor de a se acomoda unui numr mare de cereri ntr-un mediu de distribuie n cretere. Ali factori cum ar fi preferinele de cost i furnizorul trebuie de asemenea evaluate.

12 11 10

Administreaza Intranetul Implementeaza politicile si procedurile

Dezvolta aplicatia Implementeaza arhitectura

9 8
7

Finalizeaza planul Completeaza inregistrarea si adresa IP

6 5
4 3 2 1

Decide asupra aplicatiilor si prototipului Determina arhitectura tehnica

Adreseaza-te problemelor organizatorice Lista suportului pentru utilizatori

Avem nevoie de ajutor? Trebuie sa implementam Intranet!

Figura 5 - Cei 12 pai necesari pentru construirea unui Intranet corporativ (cf. Guengerich)

Elementele unui sistem bazat pe net

Un sistem bazat pe net este alctuit din urmatoarele ase componente: prezentarea, browserul clientului, serviciile de comunicaii prin reea, serverul web, interfaa de aplicaie a serverului i hardware-ul. Din perspectiva utilizatorului, aplicaia este reprezentat de componenta de prezentare. Browserul clientului - prin intermediul cruia utilizatorul manipuleaz componentele prezentrii - este un container pentru aceasta. Serviciile de comunicare prin reea conin toate componentele hardware, software i serviciile de baz care permit browserului s comunice cu serverul web. Un server web este un server care susine protocolul HTTP pentru schimbul de informaii cu un client. Componenta de aplicaie conine serviciile de procesare a afacerii, care adapteaz automat datele la context. Componenta de interfa a serviciilor ncorporeaz serviciile de baz cum ar fi DBMS (Database Mailing System - Sistemul de baze de date pentru emailuri) si serviciile de mail care furnizeaz manifestarea procesului i a datelor componentei de prezentare web. Acest serviciu reprezint att componentele noi ale sistemului, ct i cele motenite. Sistemul de operare ncorporeaz fiiere, printuri, servicii de execuie a programelor i se extinde n toate computerele. Componenta de hardware cuprinde toate componentele diverilor clieni si ale serverelor. Se extinde de asemenea n toate computerele din sistem. Figura 6 ilustreaz componentele de arhitectur ale tehnologiei informaiei ntr-un Intranet tipic (cf. OBrian - 1999).

Figura 6 - Componentele arhitecturale ale tehnologiei informaiei ntr-un Intranet

10

Unele proiecte mai mari de Intranet implic servere web multiple, baze de date cu produse i, de asemenea, actualizarea produsului pentru a face planurile de dezvoltare mai complicate. Complexitatea Intranetului are impact asupra procesului de selecie. Modelele de instrumente de aplicaie identific modul n care diferite

instrumente relaioneaz ntre ele ntr-o soluie web care implic o baz de date. Pot fi clasificate n 5 categorii: single-tool solution (soluii unificate), application programming interfaces (API - interfee de programare ale aplicaiilor), database connectivity tools (instrumente de conectare a bazei de date), object tool (soluii obiect) i Web framework (schelet web).

Alegerea Browserului
Browserele sunt elementele cele mai importante ale unui pachet de instrumente Intranet i sunt n general responsabile pentru facilitarea utilizrii i scalabilitii serviciilor curente de informaii. Acestea sunt criteriile generale de alegere a browserului: - Performana; - Suportul multimedia; - Suportul de limbaj (ex: HTML i Java); - Uzabilitatea, cum ar fi interfaa utilizatorului; Metaphor (metafora de interfa a utilizatorului); Instrumentele online i facilitile de ajutor; Suportul furnizorului.

Utilizatorul ar trebui s evalueze oferta de instrumente i nevoile personale n ceea ce privete aplicaiile Intranet pentru a seta prioritatea browserelor. Mozilla Firefox (MF) i Internet Explorer (IE) sunt dou browsere Internet foarte populare.

Limbajele de programare
Limbajele de programare sunt puntea de legtur ntre toate tehnologiile i platformele Intranet. Limbajele de programare pot fi folosite pentru a crea software sau instrumente care s susin diverse aplicaii Intranet. Exist o serie de limbaje des folosite: C#, PHP, Java, scripting languages (scripturi), JavaScript, VBScript (Visual Basic Scripting Addition). Dezvoltat de Sun Microsystems, Java este un limbaj orientat spre obiect, cu scopuri multiple, multi-platform care poate fi construit sau interpretat. Utilitatea sa primar este de a crea applet-urile care pot fi incluse n aplicaiile web. Applet-urile sunt aplicaii portabile integrale, independente de hardware si de instrumentele de operare n sistem, folosite ntr-un mediu Internet eterogen. Common Gateway Interface (CGI) scripting este un software de programare folosit pentru a muta datele. Selecia unui limbaj de programare depinde de designul i arhitectura Intranetului. Cele mai des folosite limbaje de programare includ C, C++, JavaScript, Microsoft VBScript i PERL.

11

JavaScript este un limbaj de programare folosit pentru a lega partea de HTML, applet-urile i alte componente Intranet unele de altele. Poate fi folosit pentru a schimba imagini sau pentru a rula diferite sunete i rspunsuri de la o multitudine de evenimente. VBScript este un subset al limbajului de programare Microsoft's Visual Basic.

Este asemntor cu JavaScript, crend coninut online activ pe website-uri. PERL este un limbaj pentru platforme LINUX/UNIX, folosit pentru scanarea informaiei i extragerea de date. Este o soluie bun pentru un mediu Intranet axat pe LINUX/UNIX.

12

Dezvoltarea Extranetului
Dezvoltarea Intranetului i Extranetului s-a realizat pe parcursul a trei generaii:
Prima generaie - potenialul Intranetului; a doua generaie - dezvoltarea Intranetului continu descendent la nivelul corporativ i a treia generaie - dezvoltarea Intranetului orientat ascendent, spre exterior, aprnd astfel Extraneturile. Prima generaie a aplicaiilor Intranet a inclus: - publicarea documentelor corporative; - directory service (serviciu de directoare); - aplicaii simple de grup, - distribuia software-ului. Beneficiile primei generaii de Intranet: - abilitatea de a debloca informaia care nu era disponibil; - reducerea efortului de mprire a informaiei; - mai puin timp i energie investit n ncercarea de a gsi i citi informaia, - reducerea suprancrcrii reelei i a infrastructurii serverului; - eliminarea unei mari pri din costurile de printare i distribuie. A doua generaie de Intranet a privit descendent, ctre nivelele inferioare ale organizaiei. S-a facut nc un pas spre extinderea diseminrii informaiei n cadrul organizaiei ctre departamente i la nivelul grupurilor de lucru. Aceast generaie de dezvoltare a Intranetului a creat urmatoarele aplicaii care: - distribuie informaii ntre membrii unor echipe de proiect; - distribuie informaii n cadrul departamentelor; - distribuie informaii ntre departamente. n loc s priveasc descendent ctre nivelele inferioare ale unei organizaii, a treia generaie de dezvoltare a Intranetului s-a orientat spre exterior, ctre susinerea parteneriatelor cu furnizorii i clienii. Astfel din Intranet a evoluat Extranetul. Extranetul folosete multe din tehnicile utilizate la nceputul dezvoltrii Intranetului, dar cu mbuntirile necesare pentru a oferi acces celor din afara organizaiei. Spre deosebire de un website care poate fi accesat de aproape oricine, Extranetul menine un acces controlat i restrictiv. n plus, un Intranet ncurajeaz editarea de pagini personale sau departamentale. n orice caz, un Extranet cere un anume control asupra informaiei care este facut disponibil chiar i vizitatorilor autorizai venii din exterior.

13

Un Extranet mprumut multe din aplicaiile de acelai tip cu Intranetul. Diferena const n faptul c Extranetul ofer att comunicare intern, ct i extern. Extraneturile pot folosi o varietate de aplicaii, att sub form de pachete, ct i personalizate. Aceste aplicaii includ: - comanda procesrii (order processing) ; - proiecte mixte (joint projects); - comunicare; - customer service i suport; - mail electronic; - acces integral. Componentele cheie ale Extranetului includ: - desfurarea TCP/IP; - Web browser; - Web server; - remote access server (server de acces la distan); - client dial-in software; - dispozitiv de conectare la Internet; - linie de conexiune contractat (leased-line connection); - securitate firewall.

Un serviciu complet de Extranet ar putea fi definit ca o reea care combin protocoalele de control al transmisiei i Internet ntr-un TCP/CCP (Communication Control Protocol) mai familiar. Aceast reea face legtura ntre angajaii unei organizaii, clieni, furnizori i ali parteneri de afaceri. Acest lucru este realizat ntr-un mod care face ca fiecare seciune a aplicaiei s fie mai productiv, ca informaia s fie mai accesibil. n plus, se nlesnete navigarea prin toate resursele i aplicaiile pe care organizaia le face disponibile.

14

Gradul de utilizare a Intranetului n organizaii, mprit pe locaii

Conform unui studiu realizat de ctre GVU Centre, aproape o treime dintre utilizatori (31,13%) raporteaz prezena Intranetului n organizaia lor, dei 19,43% au declarat c aceast ntrebare nu era aplicabil lor (utilizatori neafiliai unei organizaii, companii, etc). Utilizatorii europeni au o rat mai mare de incidena a folosirii Intranetului (39,46%) fa de colegii lor americani (30,95%).

40.00% 35.00% 30.00% 25.00% 20.00% 15.00% 10.00% 5.00% 0.00% Nu Da Inaplicabil Nu stiu All SUA Europa

Figura 7 - Utilizarea Intranetului n organizaii

Nu Da Inaplicabil Nu tiu

All 39,51% 31,13% 19,43% 9,93%

SUA 39,97% 30,95% 19,22% 9,86%

Europa 38,45% 39,46% 10,46% 11,64%

15

Concluzii
Dac privim modul n care Intraneturile corporative au evoluat n ultimii 10 ani, observm c aceast dezvoltare poate atinge inte tangibile ca i duplicatul su, Internetul.
Dei modelul Intranet urmeaz un trend mai lent al evoluiei dect Internetul, beneficiile pe care le aduce contribuie la dezvoltarea zilnic a acestei industrii. Indiferent dac ncorporeaz unelte de colaborare online sau dac construiete un model dinamic de extragere a datelor pentru consumator, Intranetul se dezvolt, dovedindu-i valoarea. Organizaiile care aplic tehnologia Intranet/Extranet nu se gndesc numai la mrimea profiturilor, ci acord o mare importana valorilor intangibile cum sunt tehnicile de nvare, productivitatea angajailor i colaborarea. n timp ce costurile de implementare a Intranetului variaz n funcie de cine face aceast procedur, industria e de acord c, n medie, Intranetul are cu sigurana un profit mai mare i o perioad de amorsare mai mic dect orice alt aplicaie asemntoare. Marile corporaii trebuie s i cunoasc mai bine angajaii i s foloseasc aceste cunotine pentru a oferi o experien Intranet mai bun i mai complet. Cel mai important lucru care trebuie neles este c n timp ce Intranetul poate fi un avantaj deosebit pentru promovarea diverselor aplicaii ale comunicrii corporative, el trebuie s se adreseze n primul rand comunicatorilor. Creatorii Intranetului trebuie s se asigure c aceti furnizori de coninut corporativ au uneltele necesare pentru promovarea acestei informaii, iar clienii unor asemenea informaii se vor ntoarce n mod constant.

TreeWorks
Bvd. Coposu nr. 4 bl. 105 A sc. A ap. 1 Bucureti, Romnia tel: +4021.326.06.02 fax:+4021.326.72.33 www.tree.ro office@tree.ro