International FBS Holding

J31/153/2004, RO16216303 Capital social: 50.000 RON Sediu social: Tel./Fax.: 0260 - 615 956 Str. Sfnta Vineri, Bl. A 10, Ap. 19, CP. 450103, Zalu, Jud. Slaj Punct de lucru: Tel./Fax.: 0364 - 260 105, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

FISA POST 1. Postul: SECRETAR 2. Numele i prenumele: SUCIU ALINA RALUCA 3. Departamentul: SECRETARIAT 4. Nivelul postului 4.2. Execuie 5. Cerine pentru ocuparea postului: 5.1. Studii: superioare in domeniul juridic finalizate sau in curs de finalizare 5.2. Alte cerine specifice: - abilitati de comunicare si relationare - capacitate mare de implementare si coordonare precisa - capacitate de organizare si planificare a activitatii 6. Relaii: 6.1. Ierarhice: 6.1.1. Este subordonat: Director General, Asistent Manager 6.2. De colaborare: Colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru a asigura circuitul informatiilor 6.3. De reprezentare: Asigura interfata cu persoanele din afara firmei 6.4. In exterior: Asigura apararea intereselor si imaginii companiei fa de clieni si terti. 6.5. Promoveaza respectul reciproc ,colaborarea si climatul favorabil in interiorul si in afara companiei. 7. Descrierea Postului

7.1. Scopul general al postului Asigurarea,in dublu sens, a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre departamentele firmei si intre firmele din cadrul holdingului si departamentele acestora. 7.2. Obiectivele postului 7.2.1 Asigurarea repartizarii documentelor dinspre management catre toate departamentele

International FBS Holding

J31/153/2004, RO16216303 Capital social: 50.000 RON Sediu social: Tel./Fax.: 0260 - 615 956 Str. Sfnta Vineri, Bl. A 10, Ap. 19, CP. 450103, Zalu, Jud. Slaj Punct de lucru: Tel./Fax.: 0364 - 260 105, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

firmei, precum si in sens invers. 7.2.2. Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, departamentelor sau persoanelor vizate, precum si a celor din cadrul holdingului catre persoanele carora li se adreseaza. 7.2.3. Directioneaza apelurile telefonice catre angajatii firmei - Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata / lipseste, preia eventualele mesaje si le transmite ulterior sau directioneaza apelul catre persoanele care ar putea sa cunoasca problema. - Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema; transmite aceste informati persoanei interesate inainte de a transfera efectiv legatura. 7.2.4 Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice. - xeroxat documente, atat cele de intrare respectiv iesire, cat si cele pe care colegii le solicita; - scanat documente, atat cele de intrare respectiv iesire, cat si cele pe care colegii le solicita; - transmiterea online a intrarilor si iesirilor catre conducere si departamentul juridic, zilnic; - trimitere faxuri-si predare documente dupa trimitere, celui care a solicitat transmiterea; - transmitere documente primite in format fizic si electronic, la sefii de departament carora li se adreseaza; - trimitere corespondenta, colete; - se asigura ca toate documentele care intra sau ies din cadrul firmei primesc un numar de inregistrare, sunt xerocopiate si sunt pastrate in arhiva firmei 7.2.5 Este responsabila de protocol si necesarul de consumabile si birotica. - asigurarea protocolului ; - asigurarea necesarului de consumabile, atat birotica cat si cele necesare protocolului; - asigurarea unui climat de munca calm 7.2.6. Asigura protocolul de primire a vizitatorilor - Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe cei interesati despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurand protocolul aferent.

International FBS Holding

J31/153/2004, RO16216303 Capital social: 50.000 RON Sediu social: Tel./Fax.: 0260 - 615 956 Str. Sfnta Vineri, Bl. A 10, Ap. 19, CP. 450103, Zalu, Jud. Slaj Punct de lucru: Tel./Fax.: 0364 - 260 105, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

- In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara pune oaspetii in legatura cu altcineva care cunoaste problema, reprogrameaza o intalnire, sau ii pofteste sa astepte in locul special amenajat in acest scop. 7.2.7. Gestionarea spatiilor de sedinta din cadrul firmei - Realizeaza saptamanal programul salilor de sedinte din cadrul firmei si il updateaza de cate ori este nevoie. - Primeste de la sefii de departamente sau managerii de proiect solicitarile privind nevoia de a utiliza sala de sedinte si ii informeaza pe acestia de orarul disponibil al salii. - Se asigura ca in sala de sedinte nr.1 au prioritate intalnirile si sedintele cu tertii. - Informeaza conducatorul de sedinta despre modificarea programului salilor in timp util, astfel incat activitatea sa nu fie perturbata. 7.2.8. Opereaza in condica de prezenta Inregistreaza zilnic in condica de prezenta pentru fiecare angajat ora de incepere si ora de finalizare a programului de munca. 7.2.9 Promoveaza imaginea firmei prin activitatea pe care o desfasoara si pe care conducerea o solicita prin proiectele sale. 7.3. Sarcinile privind organizarea muncii 7.3.1. In intervalul 09:30- 11:30 si 14:30- 16:30, departamentul secretariat va asigura suportul celorlalte firme/ departamente din cadrul holdingului. Prioritate vor avea departamentele licitatii, ODG, achizitii, ATL, juridic, hr, economic, proiecte europene, 7.3.2. - Participa la sedintele saptamanale organizate in cadrul firmei si la care este solicitata prezenta sa. 7.4. Responsabilitatile postului 7.4.1 Privind relatiile interpersonale / comunicarea - Asigura o buna comunicare cu toate departamentele firmei si transmite corect si in timp util informatiile. - Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in firma indiferent in ce calitate se prezinta acestea. - Are o atitudine politicoasa atat fata de colegi, cat si fata de persoanele cu care vine in contact

International FBS Holding

J31/153/2004, RO16216303 Capital social: 50.000 RON Sediu social: Tel./Fax.: 0260 - 615 956 Str. Sfnta Vineri, Bl. A 10, Ap. 19, CP. 450103, Zalu, Jud. Slaj Punct de lucru: Tel./Fax.: 0364 - 260 105, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

in cadrul firmei. - Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite informatii. 7.4.2. Fata de echipamentul din dotare: - Raspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din dotare. - Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune in functionare a echipamentului cu care isi desfasoara activitatea, sau orice defectiune constatata la echipamentele utilizate colectiv 7.4.5 In raport cu obiectivele postului - Raspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin activitatea desfasurata. - Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate / transmise si au ajuns la destinatie. - Se preocupa in permanenta de dezvoltarea si imbogatirea competentelor proprii. - Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor la care are acces. - Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesati. - Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic.

7.5. Alte sarcini si responsabilitati

nu are voie s absenteze fr motive temeinice i fr s anune n prealabil conducerea firmei despre aceasta, nu are voie s consume alcool n timpul programului de lucru, n domeniile de activitate, rspunde, asigur toate msurile necesare pentru a preveni producerea de prejudicii de orice natura n dauna patrimoniului organizaiei; rspunde material, disciplinar i penal dup caz, pentru nendeplinirea n totalitate i la timp a tuturor sarcinilor prevzute n prezenta i pentru pagubele cauzate patrimoniului societii datorit nerespectrii dispoziiilor legale n vigoare; execut orice alte sarcini date de eful ierarhic n legtur cu serviciul su n timpul de lucru stabilit; ndeplinete sarcinile ce i revin din documentele sistemului integrat de management; pstreaz confidenialitatea asupra datelor i informaiilor referitoare la activitatea sa precum i asupra salariului, aceast obligaie se menine i pentru o perioad de 3 ani dup ncetarea contractului de munc; respect programul de lucru stabilit. 8. Conditii pentru ocuparea acestui post

experienta in operare PC, programe office ( Word, Xls ) , internet etc - cunostiinte limba engleza nvel avansat

International FBS Holding

J31/153/2004, RO16216303 Capital social: 50.000 RON Sediu social: Tel./Fax.: 0260 - 615 956 Str. Sfnta Vineri, Bl. A 10, Ap. 19, CP. 450103, Zalu, Jud. Slaj Punct de lucru: Tel./Fax.: 0364 - 260 105, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

9. Condiii de lucru ale postului Programul de lucru: 8 h / zi (ore suplimentare la solicitarea efului si cu acordul angajatului) 10. Delegare 10.1. nlocuiete pe: 10.2. Este nlocuit de: Consilierul Juridic 11.Obligatii specifice de securitate a muncii Fiecare angajat trebuie sa isi desfoare activitatea, n conformitate cu pregtirea i instruirea sa, precum i cu instruciunile primite din partea angajatorului, astfel nct sa nu expuna la pericol de accidentare sau imbolnavire profesional att propria persoana, cat i alte persoane care pot fi afectate de aciunile sau omisiunile sale n timpul procesului de munca. In scopul realizrii obiectivelor prevzute , angajatii au urmtoarele obligaii: a) sa utilizeze corect mainile, aparatura i alte mijloace de producie; b) sa nu procedeze la scoaterea din funciune, la modificarea, schimbarea sau nlturarea arbitrar a dispozitivelor de securitate proprii, n special ale mainilor, aparaturii, uneltelor, instalaiilor tehnice i cldirilor, i sa utilizeze corect aceste dispozitive; c) sa comunice imediat angajatorului i/sau lucrtorilor desemnai orice situaie de munca despre care au motive ntemeiate sa o considere un pericol pentru securitatea i sntatea lucrtorilor, precum i orice deficienta a sistemelor de protecie; d) sa aduc la cunostinta conducatorului locului de munca i/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoana; e) sa coopereze cu angajatorul i/sau cu lucrtorii desemnai, att timp cat este necesar, pentru a face posibila realizarea oricror msuri sau cerine dispuse de ctre inspectorii de munca i inspectorii sanitari, pentru protecia sntii i securitii lucrtorilor; f) sa coopereze, att timp cat este necesar, cu angajatorul i/sau cu lucrtorii desemnai, pentru a permite angajatorului sa se asigure ca mediul de munca i condiiile de lucru sunt sigure i fr riscuri pentru securitate i sntate, n domeniul sau de activitate;

International FBS Holding

J31/153/2004, RO16216303 Capital social: 50.000 RON Sediu social: Tel./Fax.: 0260 - 615 956 Str. Sfnta Vineri, Bl. A 10, Ap. 19, CP. 450103, Zalu, Jud. Slaj Punct de lucru: Tel./Fax.: 0364 - 260 105, Cluj-Napoca, Jud. Cluj

g) sa isi nsueasc i sa respecte prevederile legislaiei din domeniul securitii i sntii n munca i msurile de aplicare a acestora; h) sa dea relaiile solicitate de ctre inspectorii de munca i inspectorii sanitari.

12. Obligatii generale a. respectarea masurilor generale de securitate si sanatate in munca si situatii de urgenta b. respectarea regulilor de igiena c.obligatia de a respecta disciplina muncii, de a-si insusi instruirea facuta periodic privind S.S.M. si S.U. specifice locului de munca d. obligatia de a efectua controlul medical la angajare si periodic e. raspunde de pagubele materiale produse societatii din vina sa f. raspunde disciplinar pentru faptele savarsite cu vinovatie in legatura cu munca sa prin care a incalcat normele legale, regulamentul de ordine interioara, contractul de munca si dispozitiile administratorului. Se vor respecta toate clauzele prevazute in contractul individual de munca. Incalcarea obligatiilor de serviciu stabilite potrivit fisei postului atrage raspunderea disciplinara, patrimoniala sau penala dupa caz

Angajator ............................ Departament Resurse Umane ...............................................

Am primit un exemplar n data

..

Semntura titular