CURSUL 17 Alte faciliti Access pentru dezvoltarea aplicaiilor Access facilitez dezvoltarea i exploatarea bazelor de date punnd la dispoziia

utilizatorilor o serie de instrumente extrem de utile ce permit: Utilizarea bazelor de date create n versiuni diferite ale Microsoft Access i realizarea de conversii ntre formatele de fiiere Compactarea i repararea bazelor de date Elaborarea rapid a formularelor de intefa cu utilizatorul prin intermediul utilitarului SwitchBoard Mana er! "ersonalizarea interfeei bazei de date prin intermediul ferestrei Start!up! #ivizarea aplicaiilor prin separarea tabelelor de restul obiectelor prin intermediul instrumentului "ataBase Splitter! Analiza i documentarea bazelor de date $porirea %radului de securitate n exploatarea bazei de date prin conversia n format M"#& stabilirea unei parole& ncriptare sau stabilirea unui sistem ierar'ic de utilizatori! "eschiderea unei $aze de date create %ntr!o versiune anterioar a Microsoft Access (n momentul n care se ncearc desc'iderea unui astfel de fiier utilizatorul este solicitat s opteze ntre dou posibiliti: deschiderea bazei de date fr a realiza conversia (Open Database) ) n acest caz se vor putea actualiza& ter%e i adu%a nre%istrri n tabele& vor putea fi utilizate formularele& intero%rile i rapoartele existente& dar nu se vor putea efectua modificri n desi%n*ul acestora i nu exist posibilitatea creerii de noi obiecte+ Aceast soluie este recomandat n cazul bazelor de date accesate simultan de mai muli utilizatori& care folosesc versiuni diferite de Access!+

conversia bazei de date n formatul Access versiune noua (Convert Database) ) dac se opteaz pentru aceast soluie utilizatorului i se va solicita s acorde numele i s stabileasc directorul n care va fi localizat noua baz de date fiierul rezultat n urma conversiei trebuie s fie diferit de fiierul surs!+ Aceast operaiune se poate realiza i fr a desc'ide baza de date: se lanseaz Microsoft Access i din meniul Tools->Database tilities->Convert Database se selecteaz To Current Access Database !ersion+

Cursul "# $D

%&

"'(

Co&pactarea 'i (repararea( $azelor de date ,ter%erea nre%istrrilor din tabele ori ter%erea unor intero%ri& rapoarte sau alte obiecte ale bazei de date conduce la fra%mentarea acesteia+ #rept urmare spaiul ocupat pe disc de respectivul fiier este mai mai mare dect cel necesar n realitate+ "e de alt parte& evenimente precum penele de curent sau nc'iderea necorespunztoare a unei sesiuni de lucru n Access pot determina deteriorarea structurii bazei de date+ "entru a elimina aceste inconveniente Microsoft Access -... pune la dispoziia utilizatorilor facilitatea de compactare i reparare a bazelor de date& Compact and )epair Database+ "entru a realiza operaiunea de compactare asupra unei baze de date de/a desc'is se selecteaz din cadrul meniului Tools opiunea Database tilities->Compact and )epair Database + (n acest caz baza de date compactat va lua locul celei vec'i+ (n cazul unei baze de date distribuite este necesar& n prealabil& nc'iderea acesteia de ctre toi utilizatorii+ Compactarea bazei de date nu este ec'ivalent cu o ar'ivare a acesteia+ "ractic prin compactare se procedeaz la o rearan/are a modului n care fiierul este stocat pe disc& eliminndu*se fra%mentrile ce implic spaii neutilizate+ Aceasta conduce& de re%ul& la dimensiuni mai mici ale fiierelor i la optimizarea performanelor+ "entru bazele de date de dimensiuni mai mari este indicat folosirea periodic a unui pro%ram de defra%mentare a 'arddis0*ului n paralel cu facilitatea de compactare din Access+ 1peraiunea de reparare a bazei de date are ca efect restaurarea tabelelor& intero%rilor i indecilor+ 2ormularele& rapoartele i modulele vor fi doar copiate n fiierul rezultat+ Compactarea poate fi realizat i prin intermediul limba/ului 34A folosind metoda CompactDatabase a obiectului D$*n+ine+ )enerarea auto&at a panourilor de co&and pentru aplicaii "rin intermediul pro%ramului ) 5izard ,-itchboard .ana+er& Access permite crearea automat a unuia sau mai multor panouri de diri/are a aplicaiilor+ (n fond& aceste panouri sunt formulare ce conin butoane care execut diverse operaii precum desc'iderea de formulare& tiprirea rapoartelor& execuia macro*urilor sau a secvenelor de cod 34A +

Utilizatorul poate realiza toate acestea fr s efectueze nici o operaie de formatare a formularelor i fr s modifice proprieti ale obiectelor sau s pro%rameze aciuni pe evenimentele acestora+ "aii care trebuie urmai sunt urmtorii:
Cursul "# $D %& /'(

$e selecteaz Tools->Database tilities->,-itchboard.ana+er+

(n fereastra ,-itchboard .ana+er selectai *dit pentru a confi%ura un panou de comand n mod implicit exist un panou numit .ain ,-itchboard! sau %e- i apoi *dit dac dorii s creai unul nou+ (n fereastra *dit ,-itchboard &a+e putei modifica numele formularului n caseta ,-itchboard %ame sau putei adu%a noi obiecte prin apsarea butonului %e-+ (n caseta de dialo% *dit ,-itchboard 0tem completai textul pe care dorii s*l ataai unui buton de comand i selectai din lista Command aciunea pe care dorii s o execute+ Adu%ai astfel toate elementele dorite i apoi apsai butonul Close+ Exist posibilitatea de a defini mai multe panouri de comand+ "entru a comuta ntre acestea se poate ale%e din lista de aciuni disponibile n caseta *dit ,-itchboard 0tem 67o to $5itc'board8+ $e poate stabili care este panoul implicit al aplicaiei selectndu*l n fereastra ,-itchboard .ana+er i efectund clic pe .a1e Default+ (n momentul %enerrii de formulare n acest mod este creat automat i o tabel numit $5itc'board 9tems ce conine informaiile cu privire la aceste formulare+ #in acest motiv nu este recomandat modificarea panourilor ,-itchboard n modul Desi+n !ie- + *ersonalizarea interfeei $azei de date prin inter&ediul ferestrei Start!Up "entru o baz de date Access se poate stabili un formular care s fie desc'is automat la desc'iderea bazei de date+ #e exemplu un formular care s ofere butoane pentru accesul la toate funciile aplicaiei formulare& rapoarte& intero%ri& tabele!& fr ca utilizatorul s fie nevoit s cunoasc numele formularelor& rapoartelor& etc+ $tabilirea acestui formular i a altor parametrii ai bazei de date se realizeaz din meniul Tools->,tart p+
<umele formularului desc'is automat la odat cu desc'iderea bazei de date ;itlul aplicaiei "icto%rama icon*ul! aplicaiei Meniul aplicaiei

"arametrii din fereastra ,tart p: +u&ele para&etrului "escriere Allow ,ull Menus $unt:nu sunt accesibile meniurile Access -... Use Access -e.s Special $unt:nu sunt accesibile tastele pentru accesul la fereastra bazei de date& fereastra 0mmediate 2indo-& etc+ #e exemplu pentru a accesa fereastra bazei de date atunci cnd parametrul Displa3 Database 2indo- este dezactivat& se poate activa

Cursul "# $D

%&

4'(

+u&ele para&etrului

"escriere aceast fereastr prin apsarea tastei S/0,1 n momentul desc'iderii bazei de date

"ispla. 2indow Allow 1ool$ars

"ata$ase Este:nu este accesibil fereastra bazei de date Este:nu este afiat bara de stare

"ispla. Status Bar

Built!in $unt:nu sunt accesibile barele de instrumente

Allow 1ool$ar3Menu $e pot:nu se pot modifica meniurile i barele de Chan es instrumente ale bazei de date

Utilitarul "ata$ase Splitter "rin intermediul Database ,plitter se ofer posibilitatea separrii tabelelor de celelalte obiecte ale bazei de date formulare& rapoarte& etc+! %enerndu*se practic dou fiiere+ Este o facilitate extrem de util& n special n cazul sistemelor multiuser& permind fiecrui utilizator %estionarea elementelor de interfaa ntr*un fiier separat+ ,aciliti privind securitatea $azei de date4 posibilitatea stabilirii unei parole de acces la baza de date= posibilitatea crerii de utilizatori pentru accesul la baza de date i stabilirea de drepturi de acces pentru acetia= fiecrui utilizator i se pot stabili numai obiectele din baza de date la care are access= posibilitatea criptrii bazei de date= conversia bazelor de date n format M#E+

Sta$ilirea unei parole de acces la $aza de date se realizeaz din meniul Tools-Data$ase tilities->,et Database &ass-ord+ "entru a se putea stabili sau elimina parola bazei de date& aceasta trebuie desc'is pentru utilizare exclusiv+
Cursul "# $D %& 5'(

#esc'iderea unei baze de date pentru utilizare exclusiv se stabilete n momentul desc'iderii acesteia prin secvena 6ile->Open+ #up stabilirea unei parole aceasta se poate elimina din meniul >Tools-Data$ase tilities n,et Database &ass-ord?+ Atentie 7 #ac parola de access la baza de date este uitat& nu mai exist nici o posibilitate de a o desc'ide& sau de a afla aceast parol+ Sta$ilirea unui siste& de utilizatori Crearea de utilizatori& %rupuri noi de utilizatori& precum i modificarea utilizatorilor& %rupurilor& a parolelor utilizatorilor se realizeaz din meniul Tools8>,ecurit38> ser And 9roup Account+ Crearea utilizatorilor i stabilirea %rupurilor din care fac parte se realizeaz din seciunea sers a meniului menionat anterior+ Crearea de noi %rupuri se realizeaz din seciunea 7roups a aceluiai meniu+ 9mplicit sunt create automat de Access %rupurile Admins i sers+ Utilizatorul creat automat de Access este Admin care are drepturi complete asupra tuturor obiectelor bazei de date+ $c'imbarea unei parole pentru un utilizator se realizeaz din seciunea Chan+e :o+on &ass-ord+

2ereastra pentru definirea utilizatorilor i a %rupurilor din care fac parte

Obiecte din baza de date

Categoria de obiecte

Tipurile de drepturi acordate

2ereastra pentru acordarea drepturilor de acces %rupurilor sau utilizatorilor $ecuritatea unei baze de date la acest nivel utilizatori& parole& drepturi asupra obiectelor bazei de date! ncepe s funcioneze n momentul cnd se stabilete o parol pentru utilizatorul Admin+ Acordarea drepturilor de acces pentru utilizatori sau %rupuri se realizeaz din meniul Tools8> ,ecurit38> ser And 9roup &ermission+ #ac drepturile se acord la nivel de %rup& acestea vor fi motenite de fiecare utilizator membru al %rupului respective

Cursul "# $D

%&

;'(

Criptarea3decriptarea $azei de date $e realizeaz din meniul Tools8>,ecurit38>*ncr3pt'Decr3pt Database+ Criptarea bazei de date are ca efect imposibilitatea citirii anumitor elemente din baza de date prin desc'iderea ei cu un editor de texte+ #e exemplu ntr*o baz de date necriptat dac avem le%turi ctre alte tabele dintr*o alt baz de date care este prote/at prin parol& se poate %si aceast parol dac se caut cuvntul p-d n baza de date desc'is cu un editor de text+

2ereastra de sc'imbare a proprietarului unui obiect din baza de date Conversia $azelor de date %n for&at M"# Acest proces presupune compilarea tuturor modulelor& renunarea la posibilitatea de editare a codului 34A& precum i compactarea bazei de date destinaie+ Codul 34A va continua s funcioneze& dar nu va putea fi vizualizat sau editat+ #imensiunea bazei de date va fi considerabil micorat& ca urmare a ndeprtrii codului& iar performanele obinute vor fi mbuntite prin %estionarea optim a memoriei+ $alvarea bazei de date n formatul M#E are drept efect: in'ibarea vizualizrii& modificrii sau crerii formularelor& rapoartelor sau modulelor n modul Desi+n !ie-< blocarea importului de formulare& rapoarte i module ale altor aplicaii& rmnnd viabil posibilitatea de a importa obiecte de tipul tabele& @uerA i macro din alte baze de date= nu se vor mai putea exporta spre o alt baz de date rapoartele& formularele i modulele& excepie fcnd tabelele& @uerA*urile i macro*urile= imposibilitatea modificrii proprietilor i metodelor obiectelor& deoarece o baz de date de tip M#E nu mai conine codul sursa= prevenirea adu%rii& ter%erii sau sc'imbrii referinelor la librriile de obiecte sau la alte baze de date= Avnd n vedere sc'imbrile mai sus menionate suferite de baza de date n urma salvrii ei ca fiier M#E& este recomandabil pstrarea unei copii de si%uran a acesteia+ (n momentul n care se impune o modificare a formei rapoartelor& formularelor ori modulelor se va proceda la

Cursul "# $D

%&

='(

lucrul cu baza de date necompactat& salvarea modificrilor la acest nivel i abia apoi se recur%e la o noua salvare ca fiier M#E+ Utilizarea procedeului de transformare n fiiere M#E este recomandabil n cazul bazelor de date distribuite& pe o staie de lucru care nu va avea nevoie de posibilitatea de modificare a codului& n timp ca forma iniial a bazei de date va fi prezent pe server+ Conversia unei baze de date n format M#E se realizeaz prin parcur%erea urmtorilor pai: $e nc'ide baza de date& iar n cazul bazelor de date distribuite este necesar ca toi utilizatorii s nc'id baza de date (n cadrul meniului >Tools? se ale%e >Database tilities?& dup care se realizeaz clic0 pe >.a1e .D* 6ile> $e specific baza de date care se dorete salvat ca fiier M#E n cadrul ferestrei de dialo% Database To Save As MDE& dup care se realizeaz clic pe butonul >.a1e .D*>? $e indic calea i numele fiierului de tip M#E n cadrul ferestrei Save MDE As. Analiza 'i docu&entarea $azei de date M$ Access pune la dispoziia utilizatorilor un utilitar pentru analiza i optimizarea bazelor de date+ 1ptimizarea bazei de date poate fi realizat automat prin apelarea pro%ramului &erformance Anal3zer& apelabil prin selectarea opiunii Tools->Anal3ze->&erformance din meniul Access+

2ereastra &erfomance Anal3zer &erformance Anal3zer furnizeaz recomandri n vederea optimizrii bazei de date& dar permite i optimizarea propriu*zis a acesteia+

Cursul "# $D

%&

#'(

2i%ura Becomandri propuse de &erfomance Anal3zer Una dintre principalele etape parcurse n realizarea unei aplicaii o constituie i elaborarea documentaiei care trebuie s cuprind descrierea tuturor obiectelor bazei de date i care este necesar pentru dezvoltri:modificri ulterioare+ Utilitarul Documentor elaboreaz automat documentaia fie pentru toate& fie pentru anumite obiecte ale bazei de date+ Apelarea acestui utilitar se realizeaz prin opiunea Tools->Anal3ze> Documentor+

2ereastra Documenter #ocumentaia %enerat de Documentor conine: C+ "entru $aza de date: !ersiunea= tilizatorii @i +rupurile de utilizatori ce pot accesa baza de date& etc+ -+ "entru un obiect de tip ta$el4 &roprietAi condiii de validare& numrul de nre%istrri etc+!= CBmpurile cu proprietile aferente denumire& tip& lun%ime& c'eie primar etc+!= 0ndec@ii denumire& tip etc+!= )elaAile cu celelalte tabele ale bazei de date=

tilizatorii'+rupurile de utilizatori ce au drepturi asupra tabelei+ D+ "entru obiecte de tip intero are: &roprietAi tipul de intero%are& data crerii etc+!
Cursul "# $D %& C'(

Comanda ,D: aferent= CBmpurile coninute de intero%are& cu proprietile corespunztoare= 0ndec@ii coninui din intero%are=

Drepturile aferente fiecrui utilizator asupra intero%rii respective+ E+ "entru obiecte de tip for&ular4 &roprietAi tipul formularului& sursa de date etc+!= Controalele coninute de formular& inclusiv seciunile acestuia& cu proprietile aferente= .odulele incluse n formular=

tilizatoriiE cu permisiunile fiecruia asupra formularului+ F+ "entru rapoarte4 &roprietAi titlul& sursa de date etc+!= Obiectele incluse controale i seciuni!& cu proprietile respective= tilizatorii ce pot executa sau modifica raportul+ G+ "entru obiectele &acro: &roprietAi data crerii& proprietarul etc+!= AcAiunile coninute= tilizatorii ce pot executa:modifica macro*ul= H+ "entru obiecte &odul4 &roprietAi data crerii& proprietarul etc+!= Codul inclus declaraii& funcii i proceduri 34A! Drepturile utilizatorilor asupra modulului+ I+ "entru relaiile definite ntre tabele: Tabelele ce formeaz relaiile=Tipul fiecrei relaii

Cursul "# $D

%&

('(