Manager de proiect

EM D

E IV I T C RA LE NST O

INTRODUCERE
Un bun management al proiectelor nu garanteaz succesul ecrui proiect, dar aplicarea necorespunztoare a managementului proiectelor garanteaz, de obicei, eecul. C. Chateld i T. Johnnson, Microsoft Ofce Project 2003, Microsoft Press, 2004

Orice activitate uman care implic realizarea unor sarcini nerepetitive poate considerat un proiect. Deci ecare dintre noi ar putea considerat manager de proiect. Toi practicm managementul de proiect, e c o facem pentru proiectele personale, e pentru cele profesionale. Dar exist o diferen foarte mare ntre un proiect simplu, care implic una sau dou persoane, i unul complex, care implic o echip de oameni, organizaii diferite i sarcini multiple. Chiar i n proiectele complexe se folosesc tehnici simple de control al resurselor i de motivare a persoanelor implicate n implementarea lor. Cursul de Manager de proiect oferit de Institutul Eurocor v d ansa de a dobndi cunotinele i abilitile necesare pentru a folosi aceste tehnici, att pentru a ordona activitile de natur personal, ct i pentru a mbunti n mod substanial eciena la locul de munc. Principalul obiectiv al acestui curs este tocmai acela de a prezenta ct mai clar i atractiv, printr-un coninut presrat cu exemple, principalele concepte din domeniul managementului proiectelor, conexiunile logice ntre acestea, precum i modul n care ele pot puse n practic. De asemenea, vor prezentate elemente referitoare la soluiile informatice din domeniu, conferindu-v astfel o perspectiv integratoare, conform cu standardele europene i naionale referitoare la managementul proiectelor. La nalul acestui curs, vei putea s aplicai metodele i tehnicile managementului modern al proiectelor i vei putea s v cretei eciena att pe plan personal, ct i pe plan profesional. n acelai timp, proiectele n care vei participa sau pe care le vei conduce vor mai bine organizate, deoarece vei ntelege ciclul de via al unui proiect. Att costurile, ct i durata de execuie a unui proiect le vei evalua mai precis; de asemenea, vei putea corela ateptrile stakeholderilor i obiectivele proiectului, vei dobndi cunotine n domeniul ariilor de expertiz fundamentale din domeniul managementului proiectelor i vei ti s folosii instrumente software care s v permit planicarea mai bun i controlul mai riguros al activitilor desfurate. O activitate specic managementului de proiect n Romnia, n contextul integrrii rii noastre n Uniunea European, este reprezentat de managementul proiectelor cu nanare internaional, astfel c prin intermediul cursului nostru vei pregtii att teoretic, ct i practic pentru managementul acestui tip de proiecte. La nalul cursului prin coresponden vei putea participa la un scurt program fa-n fa, care v va da posibilitatea ca, n urma unui examen, s obinei un certicat emis mpreun cu Ministerul Muncii, certicat recunoscut la nivel naional. Cursul de Manager de proiect v poate oferi calea spre pregtirea de care avei nevoie, pentru a putea avea succes n proiectele profesionale, dar i n cele personale. Mult succes! Profesorul dumneavoastr

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Modul de organizare a cursului MANAGER DE PROIECT

Materialul cursului se compune din 16 module, prezentate sub forma unor caiete. Dorim s v atragem atenia asupra modalitii speciale de concepere i prezentare a leciilor, care v va permite parcurgerea cu maxim uurin a materialului de curs: Fiecare modul are o anumit structur didactic, care se va pstra de-a lungul ntregului curs. Pentru a avea foarte clar n minte obiectivele pe care trebuie s le atingei prin parcurgerea materialului, la nceputul ecrui modul v vor prezentate succint principalele cunotine i deprinderi pe care trebuie s le dobndii, prin nsuirea temeinic a informaiilor prezentate, la sfritul studiului. Pentru valoricarea n mod curent a cunotinelor dobndite i pentru asigurarea unei interactiviti sporite, leciile cuprind numeroase exemple, exerciii i teme de reecie. Pentru vericare, la sfritul modulelor v prezentm rezolvarea exerciiilor. n plus, pentru a v consolida cunotinele, la sfritul ecrui modul vei gsi un rezumat, care prezint cele mai importante aspecte analizate n cadrul acestuia. Fiecare modul se ncheie cu o tem pentru acas, ce constituie o modalitate ecient de vericare a gradului de nsuire a cunotinelor prezentate; indicaiile referitoare la rezolvarea temelor pentru acas i la colaborarea cu profesorul dumneavoastr sunt menionate la sfritul modulului. Acolo unde va cazul, vor prevzute seciuni de dicionar de specialitate pentru termenii folosii sau liste cu recomandri bibliograce care v pot ajuta n studiu. Folosim scheme i reprezentri grace pentru nlesnirea nsuirii cunotinelor eseniale. Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal. Temele propuse n ecare modul vor expediate pe adresa Institutului EUROCOR, urmnd ca profesorul personal s aprecieze corectitudinea rspunsurilor i s v transmit comentariile sale pe marginea acestora, precum i s formuleze recomandri de continuare a studiului. V recomandm s rezolvai tema doar dup parcurgerea integral i atent a materialului prezentat.

Manager de proiect

lecie demonstrativ

Pentru ca studiul dumneavoastr individual s e ct mai uor i ecient, pe marginea leciilor au fost introduse urmtoarele semne i simboluri:

Desemneaz noiunile i informaiile eseniale pe care este bine s le reinei

n felul acesta vor semnalate exemplele care v pot clarica aspectele teoretice prezentate

Semnaleaz exerciiile pe care vi le propunem spre rezolvare

Desemneaz momentele de reecie propuse, prin care se valoric experiena anterioar, sintetizndu-se astfel aspectele prezentate n curs n modul cel mai ecient cu putin

3 (18)

Indic faptul c subiectul respectiv a mai fost tratat anterior, n cadrul aceluiai modul sau ntr-un modul anterior (de exemplu n modulul 3, la pagina 18)

Desemneaz lucrrile bibliograce recomandate dac dorii aprofundarea unor aspecte din curs

Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze cu materialele de studiu EUROCOR. Pentru a v forma o imagine ct mai clar asupra structurii cursului, am selectat pentru dumneavoastr cteva fragmente din modulele acestui curs, coninnd seciuni teoretice, exemple i exerciii, un model de recapitulare i de tem pentru acas. Din punctul de vedere al numrului de pagini, ea reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu.

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Programa cursului MANAGER DE PROIECT

MODULUL 1 Introducere n managementul proiectelor Ce este un proiect? Ce este managementul proiectelor? Relaia ntre managementul proiectelor i alte discipline Istoria managementului proiectelor Importana abordrii structurate a managementului proiectelor Rolul i responsabilitile managerului de proiect

FAZELE PROIECTULUI MODULUL 2 Cadrul conceptual al managementului proiectelor. Iniierea proiectelor O abordare sistemic a managementului proiectelor Fazele proiectului i ciclul de via al proiectului Principalele grupuri de procese n managementul proiectelor Iniierea i fezabilitatea proiectelor Planicarea i Execuia Proiectelor Faza de planicare a proiectului Specicaiile proiectului Diferene i similitudini ntre proiectele din domeniul IT i proiectele din construcii Structuri organizaionale i impactul lor asupra execuiei proiectului Comunicarea n faza de execuie Controlul i nchiderea Proiectelor Sisteme de control al schimbrilor n proiect Sisteme informatice de management al proiectelor Controlul versiunilor pentru diverse documente ale proiectului Principalii indicatori de performan ai proiectului nchiderea administrativ a proiectului nchiderea contractual a proiectului Arhiva leciilor nvate Acceptarea ocial a rezultatului proiectului

MODULUL 3

MODULUL 4

DOMENII FUNDAMENTALE DE EXPERTIZ N MANAGEMENTUL PROIECTELOR MODULUL 5 Managementul Integrrii n Proiecte Planul proiectului Specicaiile preliminare Procesul de elaborare a planului proiectului Execuia planului proiectului Controlul integrat al proiectului nchiderea proiectului

Manager de proiect

lecie demonstrativ

MODULUL 6

Managementul Ariei de Acoperire a Proiectului Noiuni introductive Planicarea managementului ariei de acoperire Denirea ariei de acoperire a proiectului Work Breakdown Structure Vericarea ariei de acoperire Controlul schimbrilor ariei de acoperire a proiectului Managementul Timpului Denirea activitilor Ordonarea activitilor Diagrama reea Estimarea necesarului de resurse Estimarea duratelor Dezvoltarea unui calendar de activiti Controlul calendarului de activiti Managementul Costurilor i Resurselor Financiare Noiuni introductive Planicarea resurselor Estimarea costurilor Bugetarea costurilor Controlul costurilor Indicatori de performan Managementul Calitii n Cadrul Proiectelor Noiuni introductive Planicarea calitii Asigurarea calitii Controlul calitii Managementul Resurselor Umane n Proiecte Noiuni introductive Planicarea resurselor de personal Formarea echipei de proiect Dezvoltarea echipei de proiect Managementul echipei de proiect Managementul Comunicrii n Proiecte Noiuni introductive Planicarea comunicrii Distribuirea informaiilor Raportarea performanelor Managementul stakeholderilor Canale de comunicare

MODULUL 7

MODULUL 8

MODULUL 9

MODULUL 10

MODULUL 11

lecie demonstrativ

Manager de proiect

MODULUL 12

Managementul Riscului n Proiecte Procesele de management al riscurilor Planicarea managementului riscurilor Identicarea riscurilor Analiza calitativ a riscurilor Analiza cantitativ a riscurilor Planicarea rspunsurilor la riscuri Monitorizarea i controlul riscurilor Managementul Achiziiilor Planicarea achiziiilor Tipuri de contracte Planicarea contractrilor Cererile de ofert Selecia ofertanilor Administrarea contractelor nchiderea contractelor

MODULUL 13

INSTRUMENTE INFORMATICE DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR Modulul 14 Primii pai cu Microsoft Project 2003 Introducere n Microsoft Project 2003 Crearea unei liste de sarcini Gestiunea resurselor Asocierea de resurse pentru sarcini Formatarea i tiprirea planului proiectului Urmrirea progresului pe sarcini Noiuni avansate de Microsoft Project 2003 Modicarea detaliilor sarcinilor Modicarea resurselor i asocierilor resurse-sarcini Urmrirea progresului pe sarcini i pe asocierile resurse-sarcini Vizualizarea i raportarea progresului proiectului Tehnici de redresare a unui proiect

Modulul 15

MANAGEMENTUL PROIECTELOR CU FINANARE INTERNAIONAL Modulul 16 Proiecte cu Finanare Internaional Elemente specice proiectelor cu nanare internaional Identicarea surselor de nanare Metodologii utilizate n derularea proiectelor cu finan are internaional Rolul managerului de proiect n proiectele cu finan are internaional

Manager de proiect

lecie demonstrativ

Fiecare modul debuteaz cu o introducere, n care sunt prezentate pe scurt principalele aspecte abordate n cadrul acestuia. De asemenea, sunt precizate i principalele obiective pe care le putei atinge prin parcurgerea modulului. Am ales spre exemplicare introducerea modulului 1.

Introducere n managementul proiectelor

Introducere
Organizaiile moderne au realizat din ce n ce mai mult faptul c, pentru a avea succes, trebuie s e la curent i s foloseasc cele mai moderne tehnici de management al proiectelor. Multe organizaii declar c prin folosirea tehnicilor i procedurilor de management al proiectelor obin o serie de avantaje, cum ar : un control mai bun al resurselor nanciare, materiale i umane, relaii mbuntite cu clienii, costuri mai sczute, calitate mai bun i abilitate crescut, marje de prot mai mari, productivitate crescut, coordonare intern mai bun, un moral mai bun al angajailor.

La nalul parcurgerii acestui modul ne propunem s atingem urmtoarele obiective: s v familiarizai cu unele dintre noiunile specice managementului de proiect; s putei face o comparaie ntre managementul proiectelor i alte discipline; s cunoatei o parte din istoria managementului proiectelor; s tii ce presupune certicarea ca manager de proiect; s i familiarizai cu principalele tipuri de proiecte; s cunoatei care sunt rolul i poziia managerului de proiect pe scara ierarhic; s nelegei care este implicarea celorlali manageri i angajai n implementarea proiectelor.

Ce este un proiect?
Indiferent c suntem membri ai unei mari corporaii sau conducem propria afacere, proiectele fac parte din viaa noastr de zi cu zi. Un proiect este un efort de a crea un produs sau serviciu unic, cu un rezultat care este precis denit i totodat msurabil.

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Deniiile i informaiile eseniale sunt prezente de-a lungul ntregului curs i v semnalizeaz aspectele deosebit de importante, pe care ar trebui s punei accentul la nsuirea materialului de studiu. Iat cteva exemple din

Indicatori de performan ai proiectului

valoarea Aceast parte a fazei de control este specic proiectelor. nelegerea acestui realizat concept este foarte important pentru managementul proiectelor, deoarece ne (Earned Value) poate permite, ca manageri de proiect, s evalum cum progreseaz proiectul. Valoarea realizat (VR) reprezint valoarea muncii care a fost terminat pn la momentul actual. Valoarea planicat (VP) reprezint valoarea muncii care ar trebuit s e efectuat pn la momentul actual. Valoarea planicat se refer la planul de baz al proiectului i, de asemenea, la cea mai bun estimare a managerului de proiect i totodat a echipei de proiect cu privire la ce resurse vor necesare i folosite pentru activitile dintr-un anumit interval de timp. Costul real (CR) reprezint suma cheltuit n realitate n proiect pe parcursul perioadei de timp pe care dorim s o analizm. S presupunem c avem un proiect ce se desfoar pe parcursul a opt luni i c ne am la sfritul celei de-a patra luni a proiectului. Trebuie s lum n consideraie suma de bani care s-a cheltuit n realitate i s o comparm cu ceea ce iniial s-a planicat pentru perioada respectiv. Dac s-a cheltuit mai mult dect ceea ce am planicat nseamn c am depit bugetul. Dac s-a cheltuit mai puin dect ceea ce am planicat nseamn c ne am n limitele bugetului. Variana costurilor (VC) reprezint indicatorul care arat evoluia proiectului relativ la costurile planicate. Variana costurilor este reprezentat de formula VR-CR. Dac VC este negativ nseamn c proiectul a depit bugetul. Dac VC este pozitiv nseamn c proiectul se a n limitele bugetului alocat. Indicele cost/performan (ICP) este folosit pentru a determina eciena proiectului din punctul de vedere al costurilor. Formula dup care este calculat este VR/CR.

Manager de proiect

lecie demonstrativ

Rezultatul nal al aplicrii formulei pentru ICP este un numr zecimal, sub sau supraunitar. Dac ICP este un numr supraunitar, atunci proiectul a evoluat mai bine dect s-a planicat din punctul de vedere al bugetului. Dac ICP este subunitar, atunci proiectul a evoluat mai slab dect s-a planicat, din punctul de vedere al costurilor. Trebuie menionat faptul c, n majoritatea proiectelor, realizarea unei analize riguroase pe baza valorii realizate este extrem de dicil. De cele mai multe ori, precizia prezentat n lucrrile teoretice nu poate aplicat n practic la fel de uor ca n teorie. Este totui important ca managerul de proiect s aib la dispoziie un set de instrumente cu ajutorul crora s poat analiza modul n care proiectul evolueaz i analiza valorii realizate este un astfel de instrument.

nchiderea proiectului
La fel cum fazele precedente s-au suprapus, i fazele de control i de nchidere sunt foarte greu de delimitat. n experiena profesional a aproape oricrui manager de proiect pot regsite proiecte care par a nu se mai termina. Chiar dac de multe ori managerii de proiect i-au concentrat deja atenia asupra unui alt proiect, proiectul iniial pare c are un fel de personalitate proprie i nu se sfrete niciodat. Exist mai multe motive pentru care proiectele par a nu se mai sfri. Unele dintre acestea pot continua datorit unor raiuni de nanare. n multe companii este mai uor de obinut fonduri pentru proiecte dect pentru operaiunile continue. Chiar i atunci cnd proiectul este de fapt terminat, este uneori mai uor, din raiuni care in de comportamentul organizaional, de obinut fonduri pentru un proiect, chiar dac rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat. Atunci cnd, n cadrul unei organizaii, rezultatul livrabil al unui proiect a fost obinut i activitile din proiect au devenit o parte a sistemului de operaiuni al organizaiei, proiectul este terminat. Este un fenomen relativ rspndit ca un grup de angajai sau un segment al unei companii, odat implicai ntr-un proiect, s i doreasc s continue procesul pe care l-au nceput; n majoritatea cazurilor ns, compania nu beneciaz cu nimic dac activitile respective sunt denumite n continuare proiect. Cum poate stopat acest fenomen? La nceputul procesului de planicare, managerul de proiect trebuie s colaboreze ndeaproape cu toi stakeholderii proiectului, pentru a determina ct mai precis ce se va nelege prin proiect terminat, cu alte cuvinte, care sunt caracteristicile rezultatului livrabil care, odat ndeplinite, proiectul va declarat ncheiat.

10

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Cu scopul de a v facilita nelegerea aspectelor teoretice prezentate, modulele conin numeroase exemple i momente de reecie. Iat o selecie din modulul 7 (referitor la managementul timpului) i din modulul 5 (care se refer la execuia planului proiectului).

Dezvoltarea unui calendar de activiti (Modulul 7)

Dezvoltarea unui calendar de activiti este procesul determinrii unor date realiste de ncepere i terminare a unui proiect. Asta nu nseamn c programarea care rezult va pe placul sponsorului proiectului, dar cel puin el reprezint un punct de plecare. Dezvoltarea calendarului de activiti este un proces iterativ care aduce laolalt toi paii discutai anterior, plus intrri suplimentare, venite din alte zone, cum ar estimri ale costului. Cei mai muli manageri de proiect realizeaz celelalte procese ale managementului timpului simultan cu dezvoltarea calendarului de activiti. Folosirea unui soft de gestionare a proiectului, cum ar Microsoft Project, face combinarea acestor procese mult mai uoar. nelegerea termenilor de avans i ntrziere este important pentru dezvoltarea calendarului de activiti. Aceste dou noiuni regleaz legturile dintre sarcini prin compensarea sau suprapunerea sarcinilor. ntrzierea se transpune ntr-o prelungire a activitii necesare pentru realizarea sarcinilor care se a n afara controlului dumneavoastr sau care doar face parte din natura activitilor desfurate. Putei avea o ntrziere de dou sptmni ntre comandarea serverelor dedicate i instalarea lor din cauza procesului de livrare. intrri Ca intrri pentru acest proces, enumerm: diagrama reea a proiectului; estimrile duratelor activitilor; necesarul de resurse; descrierea parcului de resurse. Cunoaterea resurselor disponibile i a timpului pe care acestea l au la dispoziie este vital pentru crearea unui calendar de activiti. Resursele mprite cu alte activiti sau alte proiecte pot extrem de dicil de programat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil.

Manager de proiect

lecie demonstrativ

11

Execuia planului proiectului (Modulul 5)

Muli oameni au o impresie foarte proast privind planicarea datorit experienelor pe care le-au avut. Managerii de cel mai nalt nivel cer de cele mai multe ori un plan, dar de foarte multe ori nimeni nu mai veric dac planul a fost respectat. De exemplu, un manager de proiect i-a propus s se ntlneasc pe parcursul a dou luni cu ecare lider de echip din proiect, pentru a evalua planurile pe care acetia le-au creat. Managerul de proiect a creat o programare detaliat pentru aceste ntlniri. Prima ntlnire a fost anulat datorit unei alte ntlniri de afaceri. A doua ntlnire a fost amnat din motive personale neexplicate. Dou luni mai trziu, managerul de proiect nu se ntlnise nici mcar cu jumtate dintre liderii echipei de proiect. n acest caz, de ce ar mai trebui membrii echipei de proiect s se simt obligai s urmeze planurile, cnd managerul de proiect nu le respect? aptitudini i cunotine necesare Execuia planurilor proiectului necesit multe aptitudini din partea managerului de proiect. Aptitudinile din sfera managementului general leadership, comunicare, negociere sunt eseniale. De exemplu, procedurile organizaionale pot s ajute sau s mpiedice buna execuie a planului proiectului. Dac organizaia are linii directoare i recomandri n ceea ce privete planul proiectului, precum i n ceea ce privete planurile pentru ecare domeniu de expertiz i toi cei din organizaie urmresc aceste linii directoare, planurile vor mai uor de creat. Dac, de asemenea, organizaia folosete planurile proiectelor ca baz de pornire pentru monitorizarea progresului n timpul execuiei, atunci cultura organizaional va promova relaia dintre o bun planicare i o bun execuie. Managerii de proiect trebuie s dea exemplu, ecare n propriul proiect, n ceea ce privete urmrirea acestor linii directoare, planicarea i execuia. Managerii de proiect trebuie, de asemenea, s comunice bine cu echipa de proiect i cu ali stakeholderi pentru a crea i executa planuri de proiect ct mai bune. Managerii de proiect pot uneori s considere necesar s ncalce regulile organizaiei, pentru a produce rezultate palpabile ct mai repede. Atunci cnd managerii de proiect ncalc regulile, de obicei jocurile politice au un cuvnt important de spus n interpretarea rezultatelor. Dac un anumit proiect folosete componente care nu sunt standard, managerul de proiect trebuie s i foloseasc relaiile i inuena pentru a convinge stakeholderii implicai asupra nevoii de a nclca regulile care spun c trebuie s se foloseasc doar componente standard. nclcarea regulilor organizaionale fr consecine negative necesit aptitudini excelente de leadership, de comunicare i aptitudini politice.

12

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Exerciiile reprezint un instrument util de vericare a cunotinelor teoretice dobndite n cadrul cursului. Astfel de exerciii apar n toate modulele. Mai jos, am selectat exerciii din cadrul modulului 8, legat de managementul costurilor i resurselor nanciare.

Bugetarea costurilor
Bugetarea costului este procesul de distribuire a costului ctre articolele individuale de volum de munc din cadrul proiectului. Performana proiectului va determinat pe baza bugetului alocat diferitelor pri ale proiectului. Rezultatul procesului de bugetare a costului reprezint planul de baz al costului proiectului.

Exerciiul 2 Imaginai-v c suntei directorul unui proaspt ninat centru de certicare Cambridge. Iniiai un proiect de popularizare a centrului dumneavoastr i trebuie s tii costul total al proiectului pentru a v putea calcula protul. Estimrile timpului proiectului sunt fcute pornind de la durata propus a cursurilor i testrilor, n primul rnd, determinat prin luarea n consideraie a ceea ce trebuie acumulat i testat n acele ore. Acestea sunt corelate cu necesarul de munc pentru a stabili costurile directe. Programul are nevoie de un instructor care s fac trei zile de traininguri n valoare de 400 RON pe zi, s e susinut de un manager de training, care asigur i funcia de PR i care implic nite costuri de 30 RON pe zi. Calculai costurile directe considernd c v bazai pe un numr minim de 30 de cursani. Cursul cere s existe provizii de articole de birotic i papetrie, care au un cost variabil (cu ci mai muli cursani, cu att costurile sunt mai mari) de 11 RON pe cursant. Calculai i aceste costuri variabile, lund n calcul numrul de cursani menionat mai sus. n costurile indirecte cu munca i materialele sunt incluse i costurile generate de timpul necesar aranjrii cursului (5 zile de munc ale managerului de training), i cheltuielile pentru chirie, nclzire, iluminat i fonduri pentru asigurarea necesarului de materiale. Aceste cheltuieli sunt adugate la costul total printr-o rat de 50%. Calculai costul total al proiectului.

Controlul costurilor
Procesul de inuenare a factorilor care genereaz variaii ale costurilor i de schimbare controlat a bugetului proiectului. Controlul costului reprezint ultimul proces din managementul costului unui proiect. Acest proces se preocup de inuenarea factorilor care creeaz schimbarea n planul de baz al proiectului, pentru a ne asigura c schimbrile sunt ateptate i nu ne iau prin surprindere.

Manager de proiect

lecie demonstrativ

13

Exerciiul 3 S se completeze urmtorul tabel al valorii adugate. Subliniai bugetul proiectului n faza nal (BAC).

Tabelul 8.3 Tabel de valoare adugat

Exerciiul 4 Se dau urmtoarele informaii despre un proiect desfurat n 2006: Activitatea A const n cercetarea cerinelor sistemului informaional al organizaiei. Ea dureaz de pe 15 Ianuarie pn pe 7 Martie i implic folosirea a 2 cercettori al cror salariu lunar este de 751 RON i a unui manager de birou care primete 1100 RON lunar; Activitatea B ncepe pe 8 Martie, se termin pe 22 Martie i presupune crearea unui soft de gestionare a e-mail-urilor la nivelul rmei. n cadrul ei este nevoie de aportul a 3 programatori, dintre care doi debutani i unul senior. Acetia au nevoie de aparatur care va nchiriat de la o rm de computere contra sumei de 5.000 RON pe lun. Salariul unui programator debutant este de 354 RON pe lun, iar al unuia senior de 785 RON lunar. La nalul acestei activiti aparatura nchiriat va returnat; Activitatea C presupune testarea soft-ului pe sistemul rmei. Ea se va desfura ntre 23 Martie i 25 Martie. Este necesar aportul unui singur programator debutant i instalarea unui server n valoare de 6.000 RON; Activitatea D nseamn instruirea membrilor organizaiei n utilizarea noului sistem informaional, n vederea utilizrii sale. Ea se va desfura ntre 29 Martie i 27 Aprilie. Un instructor pltit cu 3.000 RON pe lun va efectua aceast activitate i va avea nevoie de produse de papetrie n valoare de 20 RON pentru ecare dintre cei 55 de participani (angajaii rmei). Calculai estimrile de cost i completai un tabel al valorii adugate pe baza lor, tiind c toate costurile bugetate ale volumului de munc programat au fost cu 5% mai mici dect costurile reale ale volumului de munc executat i cu 10% mai mari dect costurile bugetate ale volumului de munc programat. Calculai bugetul total al proiectului.

14

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Pentru facilitarea nsuirii de noi cunotine, leciile cuprind imagini, scheme i tabele sugestive care pot stimula nvarea. V oferim asemenea fragmente din modulul 7 al cursului.

Dezvoltarea unui calendar de activiti

n cadrul unui proiect de construcii, detaliile suplimentare vor include aproape sigur elemente cum ar histogramele resurselor, proiecii ale uxului de numerar i calendarul lansrii comenzilor i livrrilor. Pentru un proiect din domeniul electronicelor, detaliile suplimentare vor include doar histogramele resurselor. Informaiile cel mai des oferite ca detalii suplimentare includ, dar nu se limiteaz la:
cerinele de resurse n funcie de perioadele de timp, deseori sub form de histograme ale resurselor; calendare de activiti alternative: cazul cel mai bun, cazul cel mai ru, resurs uniformizat sau nu, activitate cu sau fr termen limit; rezerve de timp i estimri ale riscului.

Figura 7.16 Diagram reea a proiectului cu datele care denesc activitile

Planul de management al calendarului de activiti. Denete modalitile de gestionare a schimbrilor intervenite n calendarul de activiti. Poate formal sau informal, detaliat complet sau abia schiat, pe baza necesitilor proiectului. Este un element subsidiar al planului proiectului. Actualiz ri ale necesarului de resurse . Uniformizarea resurselor i actualizarea listei de activiti pot avea un efect semnicativ asupra estimrilor preliminare ale necesarului de resurse.

Manager de proiect

lecie demonstrativ

15

Figura 7.17 Diagram reea a proiectului cu datele care denesc activitile

Eveniment ncheierea planului cldirii nceperea lucrului la fundaie Ridicarea primului perete Montarea instalaiei electrice Montarea primului geam nmnarea cheii Aug Sept Oct Nov Dec Ian Feb Mar

Figura 7.18 Grac al evenimentelor cheie

Figura 7.19 Diagram reea temporal

Pentru a rezuma, intrrile, ieirile i instrumentele folosite de procesul de dezvoltare a calendarului de activiti sunt:

Figura 7.20 Intrri, instrumente i tehnici, ieiri n procesul de dezvoltare a unui calendar de activiti

16

lecie demonstrativ

Manager de proiect

La nalul ecrui modul vei gsi rspunsuri la exerciiile din cuprinsul acestuia, care v pot ajuta s v vericai astfel cunotinele asimilate. {i n cazul n care exist exerciii subiective, vei primi cteva sugestii de rezolvare.

RSPUNSURI LA EXERCIII
Exerciiul 1 Rspunsul corect este C. Exerciiul 2 Rspunsul corect este A. Acesta este primul document care integreaz proiectul n sine, cu strategiile i obiectivele organizaionale. Exerciiul 3 Rspunsul corect este D. Punctul de pornire al oricrui proces de planicare trebuie s e planicarea strategic a organizaiei. Doar dup ce scopul i obiectivele generale au fost stabilite, managementul poate s determine ce proiecte vor executate. Exerciiul 4 Rspunsul corect este A. Exerciiul 5 Rspunsul corect este D. Asumpiile care nu sunt notate i bine documentate sunt foarte periculoase pentru succesul proiectului. Exerciiul 6 Rspunsul corect este C. Deoarece planul proiectului arat ce trebuie fcut pentru a executa proiectul, diveri membri ai echipei pot s comunice cu privire la progresul realizat, fcnd referire la acesta. Exerciiul 7 Rspunsul corect este C. Orice resurs care poate refolosit ca un instrument util este parte din metodologia organizaional pentru planicarea proiectelor. Exerciiul 8 Rspunsul corect este C. Aciunile corective sunt luate dup ce a aprut o varian fa de planul proiectului.

Manager de proiect

lecie demonstrativ

17

Fiecare modul conine la nal un rezumat al cunotinelor prezentate n cadrul su. Am ales pentru exemplicare rezumatul modulului 6.

REZUMATUL MODULULUI 6
6.1 n acest modul am examinat noiunea de arie de acoperire, n principal aplicat unui proiect, dei ea se regsete i atunci cnd vorbim despre un produs n sine sau despre un serviciu prestat. n esen, aria de acoperire a unui proiect determin totalitatea aciunilor ce trebuie ntreprinse pentru realizarea rezultatelor livrabile ale proiectului. Avem de-a face cu cinci zone ale ariei de acoperire a proiectului, care au fost explorate n acest modul, i anume: planicarea ariei de acoperire; denirea ariei de acoperire; crearea de Work Breakdown Structures; vericarea ariei de acoperire; controlul ariei de acoperire. Fiecare dintre aceste zone are propriile intrri, instrumente i tehnici folosite pentru obinerea unor ieiri specice. Toate acestea au fost menionate n cadrul seciunilor corespunztoare. Rspunsul la ntrebarea De ce ne intereseaz s cunoatem zona de acoperire a unui proiect? este foarte simplu: niciun proiect nu poate demarat fr sprijinul forului conductor al organizaiei. Pentru a obine aportul oamenilor din conducere, acetia trebuie convini c proiectul se nscrie n linia general strategic a rmei. n plus, exist n prezent tendina de a judeca un proiect numai n funcie de rezultatul su, de performana sa. De exemplu, un proiect prin care se realizeaz un stadion la timp i n limitele bugetului stabilit difer foarte mult de unul prin care se realizeaz acelai stadion, dar cu un an mai trziu dect se atepta sau depind cu 20% bugetul stabilit sau amndou situaiile la un loc. Pe lng timp, cost i specicaii, ncepe s i fac simit tot mai pregnant o a patra dimensiune n funcie de care trebuie s judecm un proiect ateptrile clientului. Cu ct mai bine sunt acestea transpuse n aria sa de acoperire, cu att mai aproape va rezultatul acestuia de ceea ce ateapt clienii i, concomitent, cu att mai mare va succesul proiectului. Ca manager de proiect, trebuie s v informai ct mai clar asupra a ceea ce ateapt clienii de la dumneavoastr, pentru a evita un eventual eec al proiectului pe care l conducei. De asemenea, v va mult mai simplu s scriei planul proiectului odat ce vei deine toate informaiile referitoare la aria de acoperire a acestuia. nainte de scrierea efectiv a planului de proiect, este necesar construirea unei descrieri iniiale a proiectului acel document care recunoate formal existena proiectului (certicatul lui de natere).

6.2

6.3

6.4

6.5

18

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Seciunea dicionar de specialitate are rolul de a v face cunoscut sensul termenilor de specialitate care apar de-a lungul cursului. Pentru ilustrare, am selectat dicionarul modulului 2.

DICIONAR DE SPECIALITATE
analiza sistemelor este o abordare folosit pentru analiza problemelor, care necesit denirea sferei de activitate a sistemului de studiat, mprindu-l n pri componente, apoi identicarea i evaluarea problemelor, oportunitilor, constrngerilor i nevoilor acestora. Analistul examineaz soluiile alternative de mbuntire a situa iei curente, identific un nivel optim sau satisfctor, soluia sau planul de aciune i examineaz planul raportat la ntregul sistem reprezint o colecie de faze ale proiectului

ciclul de via al proiectului procesul de afaceri

reprezint o colecie de activiti intercorelate, care au ca obiectiv producerea de valoare pentru organizaie, pentru clien ii acesteia sau pentru principalii stakeholderi. Un proces de afaceri, este, de exemplu, modalitatea n care o organizaie i livreaz serviciile ctre clieni sunt evaluri periodice fcute de management asupra proiectelor n derulare, pentru a estima evoluia, succesul probabil i compatibilitatea continu cu scopurile organizaiei sunt documente, produse sau servicii care constituie ieirile unei faze a proiectului sau a proiectului, n ansamblu reprezint seturi de elemente interconectate, care lucreaz sau funcioneaz ntr-un mediu, pentru a ndeplini un anumit scop n managementul proiectelor, WBS este o structur arborescent a rezultatelor livrabile i a sarcinilor care sunt necesare pentru a termina un proiect. Scopul WBS este s identice elementele terminale (ceea ce trebuie efectiv fcut ntr-un proiect). Ca urmare, WBS servete ca baz pentru munca de planicare a proiectelor

punctele de nalizare

rezultatele livrabile

sistemele

work breakdown structure (WBS)

Manager de proiect

lecie demonstrativ

19

Toate modulele sunt nsoite de o tem pentru acas, cu rolul de a v verica nsuirea cunotinelor prezentate. Iat ca exemplu tema modulului 5.

TEMA PENTRU ACAS 5

A. Rspundei la urmtoarele ntrebri: 5.1 Primul tip de planificare ce apare cnd se execut procesul organizaional de alegere a proiectelor este: a) planicarea proiectelor; b) planicarea tactic; c) programarea activitilor; d) planicarea strategic. 5.2 Comunicarea, abilitile de leader i negocierea sunt exemple de aptitudini: a) de management de proiect; b) de management general; c) de management al echipelor; d) de management executiv. 5.3 Planicarea adiional apare atunci cnd: a) este aprobat o cerere de schimbare n proiect; b) managerul de proiect crede c este necesar; c) sponsorul crede c este necesar; d) managerul de proiect este schimbat. B. Redactai o lucrare de o pagin bazat pe exemplul prezentat n deschiderea acestui modul. Rspundei la urmtoarele ntrebri: Care credei c a fost problema real n acest caz? Prezint cazul un scenariu realist? De ce da sau de ce nu? Alexandru Popescu a fost un bun manager de proiect? De ce da sau de ce nu? Ce ar putut Alexandru s fac pentru a un manager de proiect mai bun? Ce ar trebuit s fac managementul de nivel superior pentru a-l ajuta pe Alexandru?

20

lecie demonstrativ

Manager de proiect

Temele se rezolv pe formulare speciale, pe care le gsii n interiorul caietelor de curs.

Cu prezentarea formularului de tem pentru acas se ncheie lecia demonstrativ a acestui curs. n sperana c materialul prezentat v-a convins de accesibilitatea i atractivitatea cursului nostru,

v ateptm s devenii cursant al Institutului Eurocor, nscriindu-v la cursul de Manager de proiect ! 021/33.225.33; www.eurocor.ro