Conceptul sistemul de management i control n cadrul programelor de cooperare transfrontalier finanate din cadrul Instrumentului European de Vecintate 2014-2020

1. Principii generale Pe parcursul anului 2013 Comisia European a lansat oficial procesul de programare pentru programele de cooperare transfrontalier finanate din cadrul Instrumentului European de Vecintate pentru perioada 20142020. Pentru urmtoarea generaie a programelor de cooperarea transfrontalier Comisia European solicit o mai mare implicare a statelor partenere n materie de management i control al proiectelor implementate pe teritoriul acestora pentru a respecta principiul de !management comun" al programelor n conformitate cu cerinele #egulamentului $inanciar al CE i #egulamentul pentru reguli comune de implementare al CE. %ceste e&erciiu implic o serie de aciuni i eforturi considera'ile pe plan intern pentru fiecare ar participant n acest proces. (n special se impune necesitatea instituirea unui sistem intern de management i control eficient al flu&urilor financiare par)enite prin intermediul programelor de cooperare transfrontaliere. %stfel n conformitate cu proiectul #egulilor de Implementare a programelor transfrontaliere pre*entate de ctre Comisia European n ca*ul gestionrii comune se instituie urmtoarele structuri de management i control Comitetul Comun de Monitori are !CCM" este organul deci*ional de 'a* compus din memrii tuturor statelor eligi'ile la program care au drepturi egale. rile participante instituie un CC+ pentru fiecare program transfrontalier n termen de trei luni de la data notificrii de ctre rile participante cu pri)ire la deci*ia de apro'are a programului transfrontalier Responsabilitile generale CCM: - ,upra)eg-erea i monitori*area implementrii programului. - %pro' toate documentele de program i pentru proiecte - %pro'a proiectele selectate - +onitori*ea* acti)itatea structurilor de program #utoritatea Comun de Management !#CM" este responsa'il de gestionarea i implementarea programului transfrontalier n conformitate cu principiul 'unei gestiuni financiare. %C+ dup consultarea cu rile participante la program instituie un secretariat te-nic comun. $ecretariatul %e&nic Comun !$%C" asist %C+ i CC+ dup ca* autoritatea de audit i autoritatea de certificare n e&ercitarea atri'uiilor care le re)in. ,.C poate a)ea antene n alte ri participante. Responsabilitile generale ACM: - %sigur gestionarea corect a programului/ - %sigur ca deci*iile CC+ s fie n conformitate cu regulamentele i procedurile n )igoare/ - Ela'orea* documente de program 0Programul opera ional Comun 1escrierea ,istemului de Control i +anagement2 n cola'orare cu structurile de resort/ - Ela'orea* documente pentru apelurile de proiecte/ - Ela'orea* i semnea* documentele pentru contractul de grant cu 'eneficiarii proiectelor/ - %sigur suportul necesar la implementarea proiectelor 0 petrecere seminare apro'area raportelor pre*entate de proiecte efectuarea pl ilor ctre proiecte etc 2/ %sigur implementarea componentei de %sisten .e-nic/ - Coordonea* procesul de recuperare a fondurilor/ - Coordonea* procesul de capitali*are. #utoritatea 'aional !#'" este responsa'il la ni)el naional pentru coordonarea programului pentru sta'ilirea sistemului de control n scopul de a )alida c-eltuielile. Responsabilitile generale AN: - Coordonarea general a implementrii programului pe teritoriul statului partener/

3fer suport %C+ in procesul de gestionare a programului/ #epre*int statul n componena CCP 0Comitetului Comun de Programare2 mai tr*iu CC+ 0Comitet Comun de +onitori*are2/ #esponsa'il pentru implementarea pre)ederilor %cordului $inanciar si a +emorandumului de (nelegere.

#utoritatea de audit !##" a unui program transfrontalier tre'uie s fie independent de %C+ i %4 Responsabilitile generale AA5 corectitudinea aciunilor la ni)el de Program condiiile de eligi'ilitate i corectitudinea deci*iilor/ corectitudinea c-eltuitelor declarate i a plilor efectuate n folosul 'eneficiarilor/ respectarea legislaiei naionale i comunitare. %utoritatea de %udit63rganul de audit urmea* s )erifice cel pu in 78 din c-eltuielile declarate de 'eneficiar n raportul final. $iecare stat partener desemnea* instituia de audit naional ce )a participa n 9rupul de %uditori ce este responsa'il de5 asist %utoritatea de %udit n e)aluarea sistemului na ional de management i control se implic n efectuarea controlului a unui eantion de proiecte 0cu grad nalt de risc2 (n scopul )alidrii c-eltuielilor fiecare ar participant instituie un sistem de control !controlori 'aionali"( care s permit )erificarea li)rrii produselor i ser)iciilor co-finan ate corectitudinea c-eltuielilor declarate pentru acti)itile proiectului implementate pe teritoriul su corespunderea acestor c-eltuieli cu acti)itile proiectelor regulilor comunitare i cele na ionale. (n acest scop fiecare ar participant desemnea* controlorii responsa'ili de )erificarea legalit ii i regularit ii c-eltuielilor declarate de fiecare 'eneficiar final care particip n proiect. rile partenere n program tre'uie s desemne*e un Punctul de Contact pentru Control 0CCP2 la ni)el de instituie pu'lic ce ar asista %utoritatea de +anagement n5 Pre*entarea clarificrilor pri)ind legislaia naional ce in de ac-i*i ii .V% legisla ia muncii impo*itare etc. Preselectea*6 asist n identificarea auditorii e&terni independen i %pro' auditorii independeni selectai de 'eneficiari %sist %utoritatea de +anagement n )erificrile pe teren %sigur calitatea controlului efectuat de ctre auditorii e&terni Punctele de contact !oficiile regionale( oficiile anten" lucrea* n str:ns coordonare cu ,ecretariatul .e-nic Comun %utoritatea 4aional i alte structuri ale programului n dependen de necesitatea e&istent. Responsabilitile generale OR:

3fer informaii i consiliere pentru 'eneficiarii de proiecte pe teritoriul rii sale/ 3fer suport %C+ n implementarea acti)itilor de comunicare pe teritoriul rii sale/ %sist potenialii 'eneficiari n ela'orare i implementarea proiectelor/ %sistarea ,.C n selectarea proiectelor i procesul de e)aluare n conformitate cu procedurile programului/ %sist ,.C n pregtirea contractelor care urmea* a fi semnate cu 'eneficiarii. 3fer suport la etapa de implementare a proiectelor. Not: Activitile pot fi desfurate n dependen de bugetele i solicitrile fiecrui program

2. $ituaia curent n )epu*lica Moldo+a i )ecomandri pentru a,ustarea cadrului ,uridic i

instituional

2.1.
2.1.1.

Sistemul de management

Situaia curent

(n #epu'lica +oldo)a a fost creat mecanismul de coordonare a ntregii asisten ei e&terne HG nr !" #$entru aprobarea Regulamentului cu privire la cadrul institu%ional &i mecanismul de coordonare a asisten%ei e'terne acordate Republicii Moldova de organi(a%iile interna%ionale &i %rile donatoare)* din !+ ianuarie ",!, Conform regulamentului Cancelaria de ,tat este Autoritatea Naional de Coordonare a asistenei e'terne i este responsa'il de planificarea monitori*area e)aluarea precum i nregistrarea i asigurarea transparenei n ceea ce pri)ete asistena e&tern acordat #epu'licii +oldo)a de ctre partenerii de de*)oltare. (n conte&tul Programelor de cooperare transfrontalier n #epu'lica +oldo)a rolul Autoritii Naionale pentru coordonarea programelor de cooperare transfrontalier este ndeplinit de ctre Cancelaria de ,tat. (n pre*ent nu e&ist un cadru legal la ni)el naional care s pre)ad responsa'ilit ile %utorit ii 4a ionale pentru programele de cooperare transfrontaliera. -iroul Regional pentru $rogramele de cooperare transfrontalier 0numit i Punct de Contact 3ficiu %ntena2 se afl n su'ordinea %utoritii 4aionale. ;iroul #egional ofer suportul necesar structurilor programelor i 'eneficiarilor 6 partenerilor de program pe parcursul aplicrii i implementrii programelor de cooperare transfrontalier eligi'ile pentru #epu'lica +oldo)a5 P3C #o-<a-+d 200=-2013 P3C ;,; 200=-2013 ,EE .4C 200= - 2013. 2.1.2. Sugestii pentru perioada de programare ",!./",",

(n conte&tul noilor programe de cooperare transfrontalier fiecare ,tat urmea* s desemne*e #utoritatea 'aional care )a a)ea ca responsa'ilitate de 'a* coordonarea programului la ni)el na ional. <rmare a discuiilor purtate n cadrul 9rupului 4aional de Programare pentru )iitoarele Programe de cooperare transfrontalier ntru asigurarea implementrii cu succes n continuare a programelor de acest gen la ni)el naional i n 'a*a e&perienei acumulate pentru noile programe de cooperarea transfrontalier se propune desemnarea Cancelariei de $tat n calitate de #utoritate 'a ional pentru )iitoarele programe de cooperare transfrontalier eligi'ile pentru #epu'lica +oldo)a. $unciile care urmea* a fi efectuate de ctre %utoritatea 4a ional sunt urmtoarele5 3fer suportul necesar %+ n gestionarea programului/ #epre*int ara n cadrul CCP i a CC+ 4ominali*ea* mem'rii n componena delegaiilor +1 pentru CCP6CC+ #esponsa'il pentru implementarea pre)i*iunilor %cordului $inanciar ,ta'ileste partea naional pri)ind sistemul de +anagement i Control Coordonea* sermnarea acoordurilor 4ominali*ea*a repre*enanii naionali n Comitetele de ,electare a Proiectelor 3fer suport aplicanilor6 partenerilor din #+- pu'lic informa ii pri)ind apelurile de propuneri de proiecte ofer suport pentru organi*area forurilor de parteneriat. 3fer suport n )erificare administrati) i eligi'ilitii pentru aplican ii din #+ 3fer suport la etapa de pregtire i negociere a contractelor aplican ilor din #+ 3fer suport 'eneficiarilor din #+ Pre)ine detect i corectea* iregularitile pentru 'eneficiarii6 partenerii din #+ 0 i notific %+2 3fer suport pentru petrecerea seminarilor pentru 'eneficiari 3fer support in #3+ 0#esult oriented mission 2 ale proiectelor 3fer support %+ n procesul de recuperare.

>a ni)el naional urmea* a fi creat -ficiul pentru Coordonarea Programelor de Cooperare %ransfrontalier( care )a repre*enta o instituie pu'lic aflat n su'ordinea Cancelariei de ,tat. 3ficiul )a oferi tot suportul necesat atit structurilor programelor ct i 'eneficiarilor i partenerilor la ni)el na ional. $unciile acestui oficiu urmea* a fi e&tinse n compara ie cu cele e&istente.

Astfel* se propun urmtoarele responsabiliti: %sist potenialii 'eneficiari6parteneri n ela'orare i implementarea proiectelor/ %sist ,.C n selectarea proiectelor i procesul de e)aluare n conformitate cu procedurile programului/ %sist ,.C n pregtirea contractelor care urmea* a fi semnate cu 'eneficiarii/ %sigur monitori*area proiectelor pe teritoriul rii/ 3fer suport %C+ n implementarea acti)itilor de comunicare pe teritoriul rii sale/ 3fer suport %4 la etapa de identificare i recuperare a iregularit ilor. Not: Activitile pot fi desfurate n dependen de bugetele i solicitrile fiecrui program

2.2. Sistemul de control 2.2.1. Situaia actual

>a momentul actual n #epu'lica +oldo)a se utili*ea* sistemul decentrali(ate de )erificare a c-eltuielilor n cadrul proiectelor de cooperarea transfrontalier 0precum i alte proiecte finan ate de <niunea European2 ce pre)ede urmtoarele5 rapoartele de )erificare a c-eltuielilor efectuate de ctre 'eneficiarii i partenerii din #epu'lica +oldo)a sunt ntocmite de ctre auditori e&terni selecta i direct de ctre institu iile implementatoare a grantului din lista auditorilor certifica i 0#egistrul de ,tat al %uditorilor2 ntocmit la ni)el naional de ctre +inisterul $inanelor n conformitate cu >egea pri)ind auditul 0nr. ?1 din 1?.03.200=2 +inisterul $inanelor fiind organul de stat mputernicit de a reglementa acti)itatea de audit. #aportul de )erificare a c-eltuielilor este nsoit de un certificat de )alidare a c-eltuielilor efectuate de entitatea supus auditului. #aportul de )erificare i certificatul de )alidare a c-eltuitelor este ulterior transmis mpreun cu raportul financiar i narati) pentru e&aminare de ctre ,ecretariatul .e-nic Comun i %utoritatea de +anagement pentru efectuarea de'ursrilor ulterioare. Conform cerinelor <E auditorul e&tern tre'uie s mem'ru al $edera iei Interna ionale a Conta'ililor 0en. I$%C2 or a asociaiei naionale a conta'ililor or auditorilor i s- i asume responsa'ilitatea de a respecta standardele I$%C i normele de etic profesional sta'ilite n .ermenii de #eferin 0%ne&a VII la Contractul de grant2. %sociaia Conta'ililor i %uditorilor Profesioniti 0%C%P2. +ai mult ca at:t conform pre)ederilor art.13 al !>egii pri)ind sistemul 'ugetar i procesul 'ugetar" nr. @4= din 24.07.A? autoritBile pu'lice centrale Ci locale Ci instituBiile su'ordonate acestora sunt supuse inspectrii financiare n ce pri)ete utili*area granturilor Ci a miDloacelor oferite autoritBilor pu'lice centrale Ci locale de ctre donatorii interni Ci e&terni. Controlul n cau* este efectuat de InspecBia $inanciar din su'ordinea +inisterului $inanBelor. Prin Eotr:rea 9u)ernului nr.102? din 02.11.2010 Inspec ia $inanciar este organul a'ilitat cu funcia de a detecta iregularitile n utili*area granturilor i surselor oferite autorit ilor pu'lice centrale i locale de ctre donatorii e&terni i interni. Procedura de inspectare poate fi ini iat inclusi) i la solicitarea %utoritii 4aionale pentru program.

2.2.2. Sugestii pentru sistemul de control n cadrul programelor CTF perioada 2014-2020
,tatele participante n cadrul programelor au posi'ilitatea de a opta pentru unul din modelele de organi*are a sistemului de control al c-eltuitelor 0centrali*at or decentrali*at2 n cadrul proiectelor de cooperarea transfrontalier anali*:nd a)antaDele i de*a)antaDele fiecrui model. in:nd cont de faptul c modelul centrali*at de organi*are a controlului solicit un grad de implicare mai mare a organului de control na ional dar i necesiti mai mari n sens de resurse umane proceduri i a'ilit i 0FnoG -oG2 considerm oportun

e&aminarea doar a opiunii sistem decentrali*at de control i )erificare a c-eltuitelor efectuate n cadrul proiectelor finanate din )iitoarele programe C.$ aDustat la cerinele principiului de !%dministrare comun". %ceast (n particular propunem urmtoarea distri'uie funciilor i responsa'ilit ilor n cadrul sistemului5 +inisterul $inanelor urmea* a fi desemnat n calitate de Punct de Contact pentru Control 0P4C2 n cadrul programelor de cooperarea transfrontalier responsa'il pentru asigurarea controlului asupra c-eltuielilor efectuate de 'eneficiarii6partenerii pe teritoriul #epu'licii +oldo)a. #esponsa'ilit ile P4C )or fi a&ate pe acordarea suportului metodologic i consultati)e pentru %utoritatea de +anagement i )or consta n5 Pre*entarea clarificrilor pri)ind legislaia naional ce in de ac-i*i ii .V% legisla ia muncii impo*itare etc. Preselectarea auditorii e&terni independeni n 'a* de instruire 0oferit de Program2 %pro'area auditorilor independeni selectai de 'eneficiari din lista scurt a auditorilor instrui i %sistarea %utoritii de +anagement n )erificrile efectuate pe teren %sigurarea corespunderii rapoartelor de )erificare a c-eltuielilor ntocmite de auditorii e&terni cu standardele n domeniu 0la solicitarea %C+2 $urni*area informaiei pri)ind e)entuale neregulariti i fraude %utorit ii 4a ionale pentru pre)enirea timpurie a acestora i implementarea msurilor de regoare. (ntocmirea rapoartele de )erificarea c-eltuielilor i )alidarea c-eltuielilor )a fi e&ercitat de auditorii e&terni independeni care )or fi selectai de ctre 'eneficiari6parteneri direct 0n 'a* de ofert de pre2 din #egistrul 4aional al auditorilor ela'orat de +inisterul $inan elor n calitate de 3rgan 4aional de Control a'ilitat pentru acreditarea auditorilor i asigurarea calit ii ser)iciilor acestora. +inisterul $inanelor n cola'orare cu Programele C.$ )a oferi o instruire speciali*at n domeniul )erificrii c-eltuielilor n cadrul proiectelor C.$ pentru auditorii e&terni inclu i n #egistru 4a ional. (n 'a*a re*ultatelor instruiri se )a ela'ora o list a auditorilor ce ntrunesc cerin ele e&puse n .ermenii de #eferin pentru )erificarea c-eltuielilor 0parte a %ne&ei VII la Contractul de 9rant2 care )a fi ulterior pre*entat %C+ pentru apro'are. $uncia de supra)eg-ere i control a ser)iciilor de audit )a fi e&ercitat de Consiliul de ,upra)eg-ere a %cti)itii de %udit instituie su'ordonat +inisterului $inan elor. (n particular )a fi monitori*at respectarea pre)ederilor i instruciunilor din 9-idul pentru efectuarea )erificrii c-eltuielilor 0urmea* a fi ela'orat n comun acord cu statele participante la program2. %ceast responsa'ilitate )a fi e&ercitat prin intermediul ,er)iciului de Control i Verificare n conformitate cu >egea pri)ind auditul. Pre)ederi specifice ce ar reglementa funcionarea sistemului de audit urmea* a fi incorporate i n te&tul +emorandumului de (nelegere semnat ntre %utoritatea de +anagement i statul partener $istemul de audit Situaia curent

2.3. "0!

>a momentul actual statele partenere din cadrul programelor de cooperarea transfrontalier nu particip n acti)iti de audit la ni)el de program. "0" Sugestii pentru sistem de audit

Cerinele pentru programele de cooperarea transfrontalier stipulea* ca statele partenere s desemne*e o autoritate competent 03rgan de %udit2 funcional independent de %utoritatea 4a ional i Punctul de Contact pentru Control. (n conformitate cu legislaia n )igoare 0!>egea pri)ind sistemul 'ugetar i procesul 'ugetar" nr. @4= din 24.07.A?2 auditul pu'lic e&tern pri)ind modul de administrare a miDloacelor financiare Ci a 'unurilor pu'lice se efectuea* de ctre Curtea de Conturi conform legislaBiei. (n plus prin >egea pri)ind Curtea de Conturi nr.2?1 din 07.12.200@ Curtea de Conturi este institu ia mandatat pentru efectuarea auditului n ce pri)e te5

<tili*area granturilor alocate instituiilor pu'lice de ctre donatorii e&terni pentru implementarea programelor de cooperare n care este implicat #epu'lica +oldo)a <tili*area resurselor financiare alocate de <niunea European partenerii de de*)oltare i al i donatori incluse n 'ugetul de stat or n 'ugetele unit ilor teritorial-administrati)e 1in aceste considerente sugerm desemnarea Curii de Conturi n calitate de 3rgan de %udit n cadrul programelor de cooperare transfrontalier pentru urmtoarea perioad de programare 20132020 ce )a ndeplini urmtoarele funcii5 Efectuarea auditului programului pe teritoriul #epu'licii +oldo)a cu periodicitatea solicitat de Programe E)aluarea conformitii sistemului de management i control cu pre)ederile legale ale programului i cerinele comunitare Verificarea n 'a* de eantion a c-eltuielilor )alidate de ctre autoritatea responsa'il de control 0cel puin 78 din totalul c-eltuielilor declarate2 E&aminarea iregularitilor detectate Coordonarea ntre %utoritatea de %udit 0din statul ce g*duie te %C+2 i 3rganul de %udit )a fi asigurat prin intermediul 9rupului de %uditori repre*entat de fiecare stat participant n cadrul programului. Pentru desfurarea acti)itii 3rganului de %udit urmea* a fie ela'orate proceduri comune coordonate cu partenerii de program. Pre)ederi specifice ce ar reglementa funcionarea sistemului de audit urmea* a fi incorporate i n te&tul +emorandumului de (nelegere semnat ntre %utoritatea de +anagement i statul partener. ecuperarea Fondurilor !niunii "uropene

2.4. Managementul Iregularitilor i ".! Situaia curent

>a moment cadrul legal al #epu'licii +oldo)a nu include pre)ederi cu referire la recuperarea i managementul iregularitilor fondurilor <niunii Europene. Pre)ederi n acest sens sunt stipulate n %cordul de $inanare pentru fiecare program. )ecuperarea este definit ca un proces care presupune re)endicarea i ntoarcerea fondurilor alocate n conte&tul programului care au fost deDa ram'ursate ns ulterior au fost considerate ca fiind pltite incorect sau neDustificat. ,uma care urmea* a fi recuperat poate fi dedus din urmtoarea tran sau poate fi re)endicat atunci c:nd proiectul este deDa nc-is. Iregularitatea este definit de articolul 2 alineatul 0=2 din #egulamentul 0CE2 nr 10@36200?2 ca Horice nclcare a unei dispo*iii de drept comunitar ca urmare a unei aciuni sau erori a unui operator economic care preDudicia* sau ar putea preDudicia 'ugetul general al <niunii Europene prin efectuarea unor c-eltuieli neDustificate. Cu alte cu)inte orice aciune care afectea* eligi'ilitatea c-eltuielilor <niunii Europene fie n mod deli'erat sau accidental poate fi considerat drept o iregularitate. 1ispo*iiile Comisiei Europene pre)d c %utoritatea de +anagement poate recupera 'anii numai de la persoane fi*ice sau Duridice care se afl n raport Duridic contractual cu aceasta. (n acest conte&t n etapa de implementare dou tipuri de relaii contractuale se )or aplica5

#spunderea contractual ntre Comisia European i ara participant/ #spunderea contractual ntre %utoritatea de +anagement i %utoritatea 4aional 0n paralel urm:nd a fi semnate contracte ntre 'eneficiarii de proiect i autoritatea 4aional2. Sugestii pentru managementul iregularitilor i recuperarea fondurilor

"."

#epu'lica +oldo)a urmea* s desemne*e organismele de gestionare a programului. %ceste organisme ar tre'ui s fie responsa'ile inclusi) de recuperarea i pre)enirea iregularitilor financiare n cadrul programului

pe teritoriul #epu'licii +oldo)a. <na dintre instituiile -c-eie n acest proces este %utoritatea 4aional care )a a)ea sarcina de a recupera fondurile <E de la partenerii de pe teritoriul #epu'licii +oldo)a fonduri care au fost o'iectul unor iregulariti. Pentru a transpune acest fapt n practic entitatea desemnat n calitate de %utoritatea 4aional a #epu'licii +oldo)a urmea* s sta'ileasc cadrul de reglementare pentru recuperare fondurilor incorect utili*ate. .. Plan de aciuni (n scopul de*)oltrii i crerii sistemului de management i control la ni)el na ional urmtoarele etape principale urmea* s fie reali*ate pentru anul 2014 5 1esemnarea structurilor la ni)el naional care )or fi implicate n sistemul de gestionare i control al programului5 %utoritatea 4aional Punctul de Contact pentru Control 3rganul de %udit 0repre*entant n 9rupul de %uditori2 3ficiul regional 6 Punctul de Contact. Ela'orarea actului normati) pri)ind crearea cadrului institu ional i mecanismul pri)ind coordonarea programelor transfrontaliere eligi'ile pentru #epu'lica +oldo)a. 3perarea aDustrilor necesare n cadrul legal n scopul asigurrii eficien ei i armoni*rii procesului de management i control prin consultarea autoritilor rele)ante. Ela'orarea documentelor necesare n cadrul organi*a iilor implicate n gestionarea programului 0organigram regulamente interne descrierea fiei postului2/ Coordonarea suportul de*)oltarea capacitilor administrati)e a tuturor structurilor implicate n managementul programelor C;C. 3ferirea informaiei i suportului necesar pentru ela'orarea documentele de programare program5 Programul operaional comun 0P3C2/ 1escrierea sistemului de management i control 01+C2 %):nd n )edere gradul sporit de responsa'ilitate n procesul de management al programelor #epu'lica +oldo)a )a semna5 %cordul de finanare semnat ntre CE %C+ i %4. %cordul ntre rile participante 0+emorandum de n elegere ntre statul mem'ru care g*duie te %+ i rile participante2/