Revista Informatica Economic nr.

2(34)/2005

15

Accounting Application for Fixed Assets with Access 2003: The Database
Lect.dr. Loredana MOCEAN Universitatea Babe- Bolyai Cluj Napoca Facultatea de tiine Economice, Catedra de Informatic Economic Asist.drd. Monica-Ana POP Universitatea Babe- Bolyai din Cluj Napoca Facultatea de Studii Europene, Catedra de Managementul Instituiilor Europene The following paper introduces the first part in an accounting application. This module aims to solve all problems regarding the fixed assets of the firm. Some of the tasks are: determine the monthly depreciation, solving issues regarding reevaluation and modernization of fixed assets. In order to solve this tasks the most important element is a well designed database which is described thoroughly in the paper. Keywords: accounting, access 2003, database. ntroducere La nceput considerm oportun trecerea n revist a ctorva din lucrurile care trebuie tiute atunci cnd se ncepe analiza i proiectarea unei aplicaii n care obiectul principal de prelucrare sunt mijloacele fixe dintr-o firm. nregistrarea contabil a unui nou mijloc fix se realizeaz pe baza datelor din documentul ce st la baza tranzaciei i n conformitate cu clasificarea din catalogul mijloacelor fixe. Pornind de la grupa din care face parte mijlocul fix, trebuie s se genereze automat numrul de inventar i conturile asociate i s se calculeze. Intrarea unui mijloc fix n eviden poate fi diferit ca moment de timp de punerea sa n funciune. Punerea n funciune a unui mijloc fix se poate face n funcie de momentul ales de firm sau dup ce acesta a fost nregistrat ca investiie n curs, ntr-o perioad contabil ulterioar perioadei n care s-a fcut intrarea. La intrarea unui mijloc fix n eviden ca investiie n curs, un element foarte important l constituie obiectivul de investiii la care acesta se nregistreaz, obiectiv care este caracterizat n contabilitate printr-un analitic distinct al contului de investiii, stabilit n funcie de grupa de investiii. Un mijloc fix aflat n eviden ca investiie n curs poate fi vndut sau poate fi modernizat,

astfel nct punerea sa n funciune s se fac la o valoare diferit de cea din momentul nregistrrii n sistem. Modulul asigur evidena i gestionarea documentelor de investiii n curs (interne sau din import) pe baza crora se pot efectua ulterior modernizri asupra mijloacelor fixe existente. Toate aceste investiii n curs se vor concretiza n mrirea automat a valorii mijlocului fix. Operaiile efectuate asupra mijloacelor fixe se nregistreaz pe baza documentelor asociate, modificndu-se automat valorile caracteristice. In cazul nregistrrii unor facturi ntrziate de intrare se calculeaz valoarea amortizat pn n perioada curent, aceasta adugndu-se la rata de amortizare din prima lun. In mod asemntor cu intrrile de mijloace fixe i coreciile pot fi nregistrate n dou etape. Exista posibilitatea de a nregistra doar documentul de modernizare ca investiie n curs iar ulterior aceasta corecie se poate preda la mijlocul fix, ceea ce presupune modificarea valorii de inventar a mijlocului fix i nceperea amortizrii coreciei. Mijloacele fixe se amortizeaz ncepnd cu luna urmtoare punerii in funciune. Rata lunar se calculeaz n funcie de regimul de amortizare stabilit pentru fiecare mijloc fix, n conformitate cu tipurile de amortizare de-

16

Revista Informatica Economic nr.2(34)/2005

finite de ctre Ministerul de Finane. Rata lunar de amortizare se stabilete prin aplicarea cotelor de amortizare asupra valorii de intrare a mijloacelor fixe i se include n cheltuielile de exploatare. Dac asupra mijloacelor fixe au fost efectuate modernizri, amortizarea valorii acestora (calculat pe durata rmas pentru amortizarea mijlocului fix) se va regsi n rata de amortizare lunar. Metodologia cercetrii Acest tip de aplicaii necesit o foarte complex analiz privind cerinele utilizatorilor, ele fiind foarte diverse. De obicei se face o selecie a utilizatorilor pe baza mrimii acestora. O alt decizie foarte important este aceea n care se aleg funcionalitile care s fie dezvoltate. Dac se dezvolt foarte multe funcionaliti atunci crete costul de producie i implicit cel de vnzare al aplicaiei. O aplicaie cu foarte multe funcionaliti ar fi apreciat de ctre utilizatori, dar s-ar putea s nu aib succes, din cauza costului de vnzare foarte mare. Dac se ncearc s se dezvolte o aplicaie cu puine funcionaliti i cu un pre de vnzare foarte mic s-ar putea ca o asemenea aplicaie s fie neinteresant din cauza numrului mic de funcionaliti. O posibil soluie este s se fac o aplicaie cu funcionaliti mai multe i care apoi s fie mprit n pachete. Aplicaia MIFIX se adreseaz marii mase a utilizatorilor. Deoarece firma a crei activitate a fost luat ca exemplu n construirea modelului este una de mari dimensiuni, am hotrt ca funcionalitile de baz ale aplicaiei s se poat aplica n special acestei companii. nainte de a ncepe analiza i proiectarea aplicaiei trebuie analizat foarte bine cadrul legislativ, deoarece aplicaia trebuie s ndeplineasc cerinele impuse de legislaia din domeniul respectiv. ntre-adevr n domeniul mijloacelor fixe legislaia este destul de bogat existnd un ntreg pachet de legi (Legea nr. 15 din 24 martie 1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, Norme privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului; Norme

privind reevaluarea imobilizrilor corporale, Ordonana Guvernului nr. 84 din 30 august 1999 privind scoaterea din funciune a unor mijloace fixe uzate fizic sau moral, neamortizate, aparinnd agenilor economici din construcii, etc.) Tot premergtor realizrii aplicaiei trebuie studiate cu mare atenie criteriile minimale in ceea ce privesc aplicaiile economice pe care le-a emis Ministerul Finanelor. Printre cele mai importante se pot meniona: produsul informatic se realizeaz astfel nct s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrii informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; respectnd principiul exactitii i cronologiei, produsul soft nu poate s permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; produsul soft trebuie s asigure coninutul de informaii prevzut i formularele aprobate de Ministerul Finanelor. Rezultatele cercetrii Aplicaia MIFIX va gestiona mpreun cu alte aplicaii dintr-un eventual pachet de programe, informaiile referitoare la teri, notele contabile vor fi generate n alte aplicaii, etc. Aplicaia este doar un modul al ntregului pachet i va trebui sa lucreze cu celelalte module(contabilitate, managementul firmei, marketing). Va lucra cu nomenclatorul de mijloace fixe (cldiri, utilaje, etc.) si va genera documente ce vor fi preluate de ctre celelalte compartimente. Mediul de dezvoltare, interfaa i motorul de baze de date trebuie s fie acelai n tot pachetul. Cteva dintre avantajele integrrii ntr-un pachet amintim pe urmtoarele: situaiile se pot genera centralizat pentru ntreaga firm, interfaa este aceeai pentru ntregul pachet asigurndu-se comoditate din partea utilizatorilor n utilizare, se pot folosi module, clase, funcii din alte aplicaii ale pachetului, cost mai redus de dezvoltare, etc. Dar proiectarea este mai complicat. Elementele care vor fi dezvoltate n MIFIX sunt: darea n folosin, casarea, moderniza-

Revista Informatica Economic nr.2(34)/2005

17

rea, montajul, leasingul, nchirierea, vnzarea ctre teri, donaiile. Interfaa este unul din cele mai importante aspecte ale unei aplicaii pentru c utilizatorul final interacioneaz cu calculatorul prin aceast interfa. O interfa bine realizat va aduce puncte n plus aplicaiei, iar o interfa nu foarte bine realizat poate s duc chiar la respingerea aplicaiei. Am ales o interfa de tip Windows din multiple motive, dintre care: - este prietenoas; - poate fi costisitoare din punct de vedere a resurselor consumate; - ergonomie ridicat a interfeei; - poate afia informaii multe pe un ecran; - se adreseaz masei largi a utilizatorului; - cunoate o mare rspndire. Trebuie realizat i conversia datelor prin utilitarele puse la dispoziie ca parte component a aplicaiilor de contabilitate sau gestiune acceptnd transfer de informaii din fiiere ASCII, Lotus, Excel, Dbase, Fox. Tehnologia de proiectare este programarea orientat obiect. Programarea orientat obiect este un instrument puternic, deoarece faciliteaz definirea clar a interfeelor i permite reutilizarea unor module de program identificate ca i obiecte. Fiind conceput ca un limbaj obiectual, tot ce exist ntr-un program este ncapsulat n obiecte, care poart denumirea de clase, limbajul permind motenirea i extinderea unei clase i reutilizarea oricrui program sau modul n alte programe. De exemplu, lista substantivelor abstracte reprezentnd candidate pentru clase ar putea conine: imobilizri, bun, valoare, metod, cheltuieli, perioad, denumire, data amortiz1)

rii, etc., unde perioada, data sunt proprieti ale clasei imobilizri. Sistemul de protecie poate fi realizat fie la seria i cheia de activare a softului ceea ce se practic de majoritatea firmelor, fie protecie la parol, fiecrui beneficiar atribuindu-se o parol de acces la pachet. Ideal este o combinare a celor dou, astfel nct, datele importante s fie protajate. Mai putem stabili i un numr maxim de instalri ale pachetului pentru beneficiar, soluie care nu este optim. Protecia la nivel hardware ce permite testarea permanent a tipului de calculator pe care se exploateaz curent i compararea cu seria pentru care s-a realizat, poate constitui o soluie pentru aplicaia MIFIX. Baza de date utilizat fiind o baz de date local, nivelul de securitate cerut nu e nevoie s fie foarte ridicat. Mediul de programare gazd trebuie s permit dezvoltarea interfeei alese, tehnologia de proiectare i programare, precum i s se poata lega bazele de date dorite. Datorit flexibilitii, vitezei de proiectare si uurinei de a lucra, am ales ca mediu de programare gazd Access din Microsoft Office 2003. Identificarea atomilor constituieni din baza de date n cele ce urmeaz vor fi descrise tabelele care constituie baza de date. Tabelele au fost create lund n considerare etapele de analiz i proiectare i operaiile ce au loc n firm pentru a extrage informaiile necesare (de exemplu, pentru nregistrarea mijlocului fix n contabilitate se ntocmete fia mijlocului fix care poate s conin: denumirea, furnizorul, clasa, subclasa de amortizare, durata normat de funcionare, denumirea, etc.). Tabelele create sunt urmtoarele:

Clasificri

Fig.1. Tabela clasificri

18

Revista Informatica Economic nr.2(34)/2005

2) Inventar

Fig.2. Tabela Inventar 3) Tipamortizare

Fig.3. Tabela tipamortizare 4) Secii

Fig.4. Tabela Secii 5) Furnizori

Fig5. tabela Furnizori 6) Localiti

Fig.6. Tabela Localiti

Revista Informatica Economic nr.2(34)/2005

19

7) NIR

Fig.7. Tabela NIR 8) LiniiNIR

Fig.8. tabela LiniiNIR 9) Produse

Fig.9. Tabela Produse 10) Judee

Fig.10. Tabela Judee Relaia dintre tabele este redat n figura 11.

20

Revista Informatica Economic nr.2(34)/2005

Fig.11. Relaia ntre tabele Concluzii i propuneri Am descris aici doar tabelele existente n baza de date aplicaiei i relaiile dintre tabele. Alte amnunte vor fi descrise n alte lucrri viitoare. Pentru versiunile viitoare ne propunem rezolvarea ctorva din problemele importante: preluarea datelor i formarea preului pentru intrarea mijloacelor fixe din import pe componente ( taxele vamale, TVA pltit la vam, cheltuieli cu transportul, cheltuieli cu asigurrile pe timpul transportului, comisioanele pentru comisionari vamali, etc.); ntocmirea formularelor pentru comisia naional de statistic; furnizarea unor situaii operative pe baza informaiilor stocate n baza de date n vederea analizei i fundamentrii unor decizii manageriale. Bibliografie 1.Avornicului, C., Sisteme informatice i proiectarea lor, Ed. Risoprint, Cluj Napoca, 2001 2.Chichernea, V.,.a., Proiectarea sistemelor informatice, Ed. Sylvi, Bucureti, 2001 3.Oprea, D., Analiza i proiectarea sistemelor informaionale economice, Ed. Polirom, Iai, 1999 *** Colecia Monitorul Oficial al Romniei *** Microsoft Access documentaie de firm http://www.microsoft.com/romania http://www.avocatnet.ro http://www.lexexpert.ro http://www. omnis.ro