Administracin Profesional de Proyectos LA GUA

Comprender la importancia del Plan de Proyecto:

Qu documentos integran El Plan?

Herramienta que gua la ejecucin y el control Facilita la comunicacin efectiva Establece criterios para medir el desempeo Importancia y procedimientos Descripcin paso a paso del proceso Aplicar las herramientas al caso prctico

En la Definicin de Proyecto o Charter se vio Qu es lo que pretendemos lograr:

Objetivos Entregables Expectativas

El Plan de Proyecto nos dice Cmo lo vamos a lograr?

Las 9 reas de conocimiento Nos sirve como un mtodo de control del avance del proyecto Plan de Proyecto = Plan de Vuelo = Plan de Negocio
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos humanos Comunicacin Riesgo Abastecimientos integracin

Para que sirve? Gua la ejecucin y el control del proyecto Establece el estndar contra el cual evaluar el cumplimiento Facilita la comunicacin entre los involucrados Documenta los criterios de las 9 reas

Qu incluye?

Documentos y Herramientas a utilizar: Alcance

RRHH

Declaracin de Alcance WBS (Work Breakdown Structure) o EDT Diagrama Organizacional del Proyecto Matriz de Roles y funciones Matriz de comunicacin Calendario de eventos Estatus semanal Reporte mensual

Comunicacin

Tiempo

Programa del Proyecto Ruta crtica

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Costo

Calidad Riesgo

Estimados de costos Presupuesto base (Baseline) Programa de Erogaciones Flujo de Efectivo

Listas de verificacin Diagrama Causa/efecto Anlisis de precedentes Mapa de riesgos Matriz de administracin de riesgos Matriz de abastecimientos Control de Cambios Lecciones aprendidas
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Abastecimientos Integracin

Cmo Desarrollarlo?

A partir de la Definicin o Charter, elaborar la Declaracin del Alcance Luego integrar el WBS

Cundo utilizarlo? En la Planeacin Actualizarlo a lo largo del proyecto

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Objetivos de la Administracin del Alcance Asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido:
Aquellos trabajos que aaden valor Aquellos que estn alineados con los objetivos

2 herramientas para la planeacin del alcance Declaracin del Alcance WBS

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Parte de la Definicin (o Charter) del proyecto Requiere que Cliente, Director y equipo confirmen como sern los entregables. Entregables finales (que se descomponen en sub-entregables) y expectativas. Es como realizar pequeos charters o definiciones de cada entregable final, desglosndolos, describindolos y especificndolos de acuerdo como el cliente = criterios de aceptacin Cumplan con criterio S M A R T
ESpecifico, Medible, Acordado, Realista y en Tiempo

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Para que sirve? Asegura la confirmacin del cliente, Director y Equipo, de cmo sern los entregables finales del proyecto Qu incluye? Descripcin de los entregables finales y subentregables con el criterio SMART Criterios de aceptacin Fases de proyecto (cuando as convenga)

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Cmo desarrollarla? Describir en 2 o 3 prrafos cada uno de los entregables finales Determinar los criterios de aceptacin Definir las fases del proyecto Utilizando mapa mental, obtener subentregables Describir cada sub-entregable Determinar criterios de aceptacin de cada sub-entregable
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Hay dos clases de entregables: Los entregables del proyecto:

Entregables de la administracin APP

Productos y servicios

Todo proyecto requiere administracin ya sea formal o informal

(Desarrollar mapa mental del Caso)

Charter o definicin, calendarios, reportes, planes, etc.

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Todos los proyectos tienen un ciclo de vida: Inicio Desarrollo en varias etapas o fases Terminan Las fases pueden traslaparse, subdividirse o reagruparse Ninguna fase puede ser eliminada sin ocasionar problemas a las siguientes fases.
P. ej: construccin de casa, diseo de curso
(Ver Declaracin de Alcance del caso)

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Tcnica para lograr identificar costos innecesarios en el producto o servicio. Costos innecesarios son aquellos que no aportan:
Calidad Uso Garanta Apariencia Caractersticas establecidas por el cliente

Objetivo: reducir costos, manteniendo o mejorando el valor del material o sistema. Costo = Costo inicial (1ra. + 2da. fase) + Costos subsecuentes (3ra. Fase)
(Ver ejemplo de Pg. 85)
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Se aplica en todo tipo de proyectos Algunas de las reas como alternativas de valor pueden ser:
Estrategias de contratacin Materiales Mtodos Diseo Alcance Descuentos en materiales Etc.

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WBS = EDT (Estructura de Desglose del Trabajo o Desglose Estructurado del trabajo) Parte de la Declaracin del Alcance Entregables finales y sub-entregables, con sus descripciones y criterios de aceptacin. Se confirman las expectativas con el cliente, Director y el equipo Desglosa mas los sub-entregables hasta un nivel de control en que cada elemento pueda ser:

Lo que no est incluido en el WBS no es parte del proyecto y no existe.

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Asignado a una persona o empresa, programado, costeado y monitoreado

Para que sirve? Organiza y define el alcance total del proyecto El trabajo ajeno al WBS est fuera del alcance Qu incluye? Fases del proyecto y APP Entregables, sub-entregables y sub-subentregables, donde cada nivel representa una descripcin detallada de los elementos del proyecto.

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Cmo se desarrolla? Mapa mental. Se parte de la Declaracin del Alcance. Decidir formato a usar: tabular o grfico (Ver Fig.

Identificar entregables adicionales Analizar cada entregable del nivel 1, para determinar elemento del nivel inferior prximo, Nivel 2; y as sucesivamente. Continuar el desglose de tal manera que permita estimar, monitorear y controlar efectivamente.
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Pg. 86)

Validar el WBS:

La lista de entregables describe completamente y satisface la Declaracin del Alcance? Todos los entregables estn contenidos en la Declaracin del Alcance? Estar el cliente satisfecho de recibir estos y solo estos entregables? Puede asignarse claramente cada entregable a una persona u organizacin? Estn descritos claramente los entregables? Junto con el Equipo, revisar que el WBS est correcto:
Entregable ignorado, revisin con los interesados y aprobacin formal del Director de proyecto.

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Herramienta Charter o Definicin de Proyecto Declaracin de Alcance

Proceso Inicio

Para qu sirve Describe entregables finales y expectativas Define la misin por cumplir Visualizacin Declara o comparte dichos entregables y expectativas Desglosndolos en sub-entregables, descripciones y criterios de aceptacin Objetivo: confirmar los entregables por lograr Define el alcance total del proyecto mediante una estructura de entregables a nivel de control, para planear, ejecutar y control el Proy. Es la columna vertebral del Proyecto

Planeacin

WBS

Planeacin

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