GUVERNUL ROMNIEI

www.mdrl.ro

INSTRUCIUNE Operatori economici care au primit finanare n cadrul Programului Operaional Regional 2007-2013, domeniile majore de intervenie 3.2, 4.1, 4.3, 5.1, 5.2 i 5.3 care nu au calitate de autoritate contractant n sensul Art. 8 din OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, sunt obligai s respecte OUG 34/2006 doar dac se ncadreaz n situaiile stipulate la Art. 9 din ordonana amintit. Pentru restul situaiilor vor fi respectate urmtoarele Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii aplicabile n cazul operatorilor economici care au primit finanare n cadrul domeniilor majore de intervenie 3.2, 4.1, 4.3, 5.1, 5.2 i 5.3 ale Programului Operaional Regional 2007-2013. Beneficiarii de finanare n cadrul Programului Operaional Regional au responsabilitatea de a urmri modificrile cadrului legal cu privire la atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii i de a aplica prevederile specifice tipului de achiziie derulat.

www.inforegio.ro

Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii aplicabile n cazul operatorilor economici care au primit finanare n cadrul domeniilor majore de intervenie 3.2, 4.1, 4.3, 5.1, 5.2 i 5.3 ale Programului Operaional Regional 2007-2013 - actualizare 2 martie 2009 Prezentele instruciuni sunt obligatorii pentru beneficiarii proiectelor depuse spre cofinanare n cadrul POR, operatori economici, atunci cnd acetia atribuie, n cadrul operaiunilor finanate prin domeniul de intervenie menionat, contracte de servicii, de furnizare sau de lucrri care se ncadreaz n urmtoarele situaii: Tip contract Condiiile de aplicare a prezentei proceduri Contract de Contractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai lucrri, de puin de 50%, prin POR i furnizare sau de Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare servicii dect echivalentul n lei a 10.000 Euro Contractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai mult de 50%, prin POR i Contract de lucrri Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare dect echivalentul n lei a 10.000 Euro i mai mic sau egal cu echivalentul n lei a 5.000.000 Euro Contractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai mult de 50%, prin POR i Contract de Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare servicii dect echivalentul n lei a 10.000 Euro i mai mic sau egal cu echivalentul n lei a 200.000 Euro Contractul respectiv este cofinanat, n proporie de mai Contract de mult de 50%, prin POR i furnizare Valoarea estimat a contractului respectiv este mai mare dect echivalentul n lei a 10.000 Euro Atenie! (1) Beneficiarul are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, cnd valoarea contractului respectiv nu depete echivalentul n lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz pe baz de document justificativ care, n acest caz, se considera a fi contract de achiziie. (2) n cazul n care contractul care urmeaz a fi atribuit nu se ncadreaz n una din situaiile din tabelul de mai sus, beneficiarul este obligat s urmeze una din procedurile de achiziie prevzute de OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. n acest caz, nu se aplic prezentele instruciuni.

www.inforegio.ro

Este interzis divizarea unui contract n mai multe contracte de valoare mai mic n vederea ncadrrii sub pragurile stipulate de lege i/sau de prezentele instruciuni. Nerespectarea prezentelor instruciuni atrage dup sine neeligibilitatea cheltuielilor aferente achiziiei n cadrul proiectelor co-finanate prin POR. Pe parcursul ntregului proces de achiziie (atribuire a contractelor), trebuie respectate urmtoarele principii i reguli: nediscriminarea; tratamentul egal; recunoaterea reciproc; transparena; proporionalitatea; eficiena utilizrii fondurilor publice; asumarea rspunderii; evitarea conflictului de interese; neretroactivitatea contractului. Nediscriminarea i tratamentul egal reprezint asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale, prin stabilirea i aplicarea, oricnd pe parcursul procedurii de atribuire, de reguli, cerine i criterii identice pentru toi operatorii economici, inclusiv prin protejarea informaiilor confideniale atunci cnd este cazul, pentru ca oricare dintre acetia, indiferent de naionalitate, s poat participa la procedura de atribuire i s beneficieze de anse egale de a deveni contractani. n vederea satisfacerii acestor principii, beneficiarul trebuie s se asigure c procesele de atribuire i cerinele contractuale nu duc la impunerea unor restricii nejustificate fa de potenialii furnizori, respectiv contractori. Astfel, selecia candidailor/ofertanilor trebuie s se fac pe baz de criterii obiective, cu luarea n considerare doar a acelor certificri permise de legislaie, i cu asigurarea principiului proporionalitii, astfel cum acesta este definit mai jos. Recunoaterea reciproc const n acceptarea produselor, serviciilor, lucrrilor oferite n mod licit pe piaa Uniunii Europene, a diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state, precum i a specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional. Transparena nseamn aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire. Acest principiu face referire, sub condiia respectrii confidenialitii datelor astfel cum aceasta este prevzut n legislaia relevant, la claritatea i deschiderea ctre scrutinul public a procesului prin care beneficiarul atribuie contractele finanate prin fondurile publice. n acest sens, transparena este legat de procesul de atribuire n sine, i numai n mod indirect de ceea ce se achiziioneaz sau de identitatea contractorilor. Condiiile minime pentru asigurarea transparenei procesului de atribuire se refer la: o asigurarea unei publiciti ct mai largi a oportunitilor de participare n procesele de atribuire;

www.inforegio.ro

o furnizarea tuturor informaiilor necesare potenialilor candidai/ofertani pentru ca acetia s depun candidaturi/ oferte/ cereri de finanare n cadrul procedurilor de atribuire; o identificarea clar a criteriilor de selecie i evaluare i a ordinii de importan a acestora; o informarea participanilor la procedura de atribuire cu privire la rezultatele acesteia i publicarea anunului de atribuire Proporionalitatea reprezint asigurarea corelaiei ntre necesitatea beneficiarului, obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite. n acest sens, beneficiarul trebuie s se asigure c, n cazul n care sunt stabilite cerine minime de calificare, acestea nu prezint relevan i/sau sunt disproporionate n raport cu natura i complexitatea contractului atribuit. Eficiena utilizrii fondurilor publice reprezint aplicarea procedurilor de atribuire competiionale i utilizarea de criterii care s reflecte avantajele de natur economic ale ofertelor n vederea obinerii raportului optim ntre calitate i pre, inclusiv prin luarea n considerare a obiectivelor sociale, etice i de protecie a mediului. Asumarea rspunderii este determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se asigurarea profesionalismului, imparialitii i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces. Evitarea conflictului de interese n sensul art.52 din Regulamentul Financiar nr.1605/2002, conflictul de interese reprezint (i) situaia n care interesele de natur patrimonial sau nepatrimonial (familial, emoional, afinitate politic sau naional) ale unei persoane fizice sau juridice implicate n procesul de utilizare a fondurilor comunitare afecteaz sau pot afecta n mod negativ capacitatea acesteia de a-i exercita atribuiile n mod obiectiv i imparial; (ii) situaia care influeneaz sau este de natur s influeneze capacitatea unui candidat/ofertant/contractor (precum i a angajailor i sub-contractorilor acestora) sau beneficiar de grant de a furniza o opinie profesional obiectiv i imparial, de a-i respecta obligaiile asumate fa de AC, sau care conduce sau poate conduce la distorsionarea concurenei n cadrul procedurii de atribuire. Beneficiarul are obligaia, pe parcursul aplicrii procedurii de atribuire, de a lua toate msurile necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict de interese i/sau manifestarea concurenei neloiale. Astfel, n vederea evitrii conflictului de interese: (1) Persoanele fizice sau juridice care particip direct n procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor nu au dreptul de a fi candidat, ofertant, ofertant asociat sau subcontractant, sub sanciunea excluderii din procedura de atribuire (art.68); (2) Nu au dreptul de a fi implicai n procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor: 2.1. persoanele care dein pri sociale / de interes, aciuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertani/candidai sau subcontractani; 2.2. persoanele care fac parte din consiliul de administraie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertani/candidai sau subcontractani;

www.inforegio.ro

2.3. soul/soia, ruda sau afinul, pn la gradul IV inclusiv, ale persoanelor care fac parte din consiliul de administraie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertani/candidai; 2.4. persoanele despre care se constat c pot avea un interes care, n mod obiectiv, este de natur s le afecteze imparialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor. (3) Persoana fizic sau juridic ce a participat la ntocmirea documentaiei de atribuire, nu poate participa, n calitate de operator economic, ca ofertant, ofertant asociat sau subcontractant, la procedura de atribuire bazat pe documentaia respectiv n cazul n care implicarea sa n elaborarea documentaiei de atribuire este de natur s distorsioneze concurena; (4) Contractantul nu are dreptul de a angaja, n scopul ndeplinirii contractului de achiziie public, persoane fizice sau juridice care au fost implicate n procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor depuse n cadrul aplicrii unei proceduri de atribuire, pe parcursul unei perioade de cel puin 12 luni de la ncheierea contractului, sub sanciunea nulitii contractului respectiv pentru cauza imoral. Neretroactivitatea contractului Orice contract semnat n condiiile legislaiei naionale n vigoare i/sau ale acestor instruciuni ncepe s produc efecte din momentul semnrii acestuia de ctre ambele pri. Aceasta nseamn c nici o plat nu poate fi efectuat i nici un bun, serviciu sau lucrare nu poate fi furnizat/executat anterior semnrii contractului. Acelai principiu este aplicabil i actelor adiionale la aceste contracte. Procedura de achiziie reprezint o succesiune de etape (pai), dup parcurgerea crora se obine produsul sau dreptul de utilizare a acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achiziie. Etapele ce trebuie parcurse n vederea atribuirii contractelor de lucrri/ furnizare/ servicii sunt: 1. Programarea achiziiei n aceast etap, beneficiarul finanrii prin POR va identifica necesitatea achiziiilor n vederea atingerii obiectivelor proiectului (aa cum sunt ele menionate i n cererea de finanare), va estima valorile contractelor de achiziie i va elabora calendarul achiziiilor. 2. Elaborarea documentaiei de atribuire Documentaia de atribuire trebuie s fie finalizat nainte de transmiterea spre publicare a anunului de participare, sau, dup caz, a invitaiei de participare ctre operatorii economici. Beneficiarul va preciza n cadrul documentaiei de atribuire orice cerin, criteriu, regul i alte informaii necesare pentru a asigura ofertanilor o informare complet, corect i explicit cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire. Documentaia de atribuire va cuprinde cel puin urmtoarele:

www.inforegio.ro

informaii generale privind beneficiarul (adres, date de contact, persoana de contact, mijloace de comunicare n desfurarea procedurii de atribuire etc.) instruciuni privind date limit care trebuie respectate (pentru solicitarea de clarificri asupra documentaiei de atribuire, precum i pentru transmiterea acestor clarificri ofertanilor, pentru depunerea ofertelor etc.) i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire, inclusiv indicarea adresei exacte la care trebuie transmise ofertele; cerine minime de calificare/selecie a ofertanilor, dac sunt solicitate, cu precizarea documentelor care urmeaz a fi prezentate de ctre ofertani pentru dovedirea ndeplinirii acestor criterii.

Atenie! Criteriile de calificare/selecie n cazul n care sunt aplicate nu trebuie s conduc la restricionarea participrii la procedura de atribuire i se pot referi numai la: - situaia personal a ofertantului; - capacitatea de exercitare a activitii profesionale; - situaia economic i financiar a ofertantului; - capacitatea tehnic i/sau profesional a ofertantului; - standarde de asigurare a calitii; - standarde de protecie a mediului - standarde referitoare la condiiile de munc i de protecie a muncii caietul de sarcini coninnd cerine, prescripii, caracteristici de natur tehnic ce permit fiecrui produs, serviciu sau lucrare s fie descris, n mod obiectiv, n aa manier nct s corespund necesitii beneficiarului. Se interzice definirea n caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse instruciuni privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i a celei financiare, precum i cu privire la perioada minim de valabilitate a ofertelor; informaii detaliate i complete cu privire la criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare (fie oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic, fie, n mod exclusiv, preul cel mai sczut) informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii: acestea trebuie s prevad termene clare i ferme pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor/ execuia lucrrilor, pentru servicii de instalare etc. Beneficiarul se va asigura, astfel, c proiectul cofinanat prin POR se deruleaz n termenele i conform prevederilor din contractul de finanare.

Beneficiarul are obigaia de a exclude din procedura de atribuire a contractului (i va specifica acest lucru n documentaia de atribuire) orice ofertant despre care

www.inforegio.ro

are cunotin c, n ultimii 5 ani, a fost condamnat prin hotrrea definitiv a unei instane judectoreti, pentru participare la activiti ale unei organizaii criminale, pentru corupie, pentru fraud i/sau pentru splare de bani. De asemenea, beneficiarul poate exclude din procedura de atribuire a contractului (i va specifica acest lucru n documentaia de atribuire) orice ofertant care se afl n oricare dintre urmtoarele situaii: a) este n stare de faliment sau lichidare, afacerile i sunt conduse de un administrator judiciar sau activitile sale comerciale sunt suspendate ori fac obiectul unui angajament cu creditorii, sau este ntr-o situaie similar cu cele anterioare, reglementat prin lege; b) face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa n una din situaiile menionate la lit.a) de mai sus; c) nu i-a ndeplinit obligaiile privind plata impozitelor, taxelor i contribuiilor de asigurri sociale ctre bugetele componente ale bugetului general consolidat n conformitate cu prevederile legale n vigoare n Romnia sau n ara n care este stabilit; d) n ultimii 2 ani nu i-a ndeplinit, sau i-a ndeplinit n mod defectuos obligaiile contractuale, din motive imputabile ofertantului n cauz, fapt care a produs sau este de natur s produc grave prejudicii beneficiarilor contractelor respective, indiferent de natura finanrii acestor contracte; e) a fost condamnat, n ultimii 3 ani, prin hotrre definitiv a unei instane judectoreti, pentru o fapt care a adus atingere eticii profesionale, sau pentru comiterea unei greeli n materie profesional; f) prezint informaii false sau nu prezint informaiile solicitate de ctre beneficiar, n legtur cu situaia proprie aferent cazurilor menionate mai sus. Situaia personal a ofertanilor cu privire la cazurile de mai sus va fi dovedit prin anexarea la oferta depus a unei declaraii, precum i a oricrui document considerat edificator, din acest punct de vedere, n ara de origine sau n ara n care ofertantul este stabilit (ex: certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autoriti competente din ara respectiv etc.). n cazul n care n ara respectiv nu sunt emise astfel de documente, beneficiarul va accepta o declaraie pe propria rspundere a beneficiarului sau un alt document similar. 3. Invitaia de participare Beneficiarul va elabora i transmite invitaia de participare la cel puin 3 operatori economici, mpreun cu documentaia de atribuire. n termenele prevzute n documentaia de atribuire, operatorii economici invitai pot solicita clarificri, iar beneficiarul este obligat s rspund. Termenul limit pentru depunerea ofertelor va fi stabilit astfel nct s permit ntocmirea de oferte fundamentate tehnic i financiar. Ofertanii sunt obligai s-i menin ofertele valabile pe perioada specificat n documentaia de atribuire. Aceast perioad trebuie s fie suficient pentru a permite beneficiarului s examineze ofertele, s aprobe propunerea de adjudecare, s anune ofertantul ctigtor i s semneze contractul. 4. Primirea i evaluarea ofertelor

www.inforegio.ro

La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie s le nregistreze n ordinea primirii acestora. Ofertele vor fi pstrate de beneficiar nedeschise pn la data limit de depunere a ofertelor menionat n documentaia de atribuire. O ofert primit prin mijloace electronice poate fi nregistrat i analizat, dar va fi considerat conform numai dac este anexat, n dosarul de achiziii, n varianta original (tiparit, semnat i stampilat; pentru ofertele externe nu va fi obligatorie tampila). Ofertele primite vor fi considerate conforme dac sunt compatibile din punct de vedere al valorii, performanelor tehnice i al obiectului acestora. Ofertele trebuie defalcate pe componentele i preurile acestora. Beneficiarul va alege acea ofert care permite cel mai bine realizarea obiectivelor proiectului propus prin cererea de finanare. Dupa alegerea ofertei ctigtoare, beneficiarul cofinanrii ntocmete procesul verbal de adjudecare a contractului prin care va argumenta alegerea fcut pe baza criteriilor de performan tehnic, calitate, servicii, garanii, pre etc, aa cum sunt menionate n documentaia de atribuire. 5. Elaborarea i semnarea contractului Beneficiarul va comunica rezultatul procedurii de atribuire ctre toi operatorii economici invitai care au depus o ofert. Contractul trebuie s fie ncheiat n form scris n dou exemplare originale, semnat de ambele pri, tampilat i datat. Contractul trebuie s fie valabil pe o perioad suficient de mare, astfel nct s se permit implementarea proiectului n conformitate cu datele din contractul de finanare, cu documentele anexate acestuia i cu graficul de implementare tehnico-financiar a proiectului. Contractul trebuie s menioneze datele de identificare a celor dou pri semnatare, obiectul, valoarea i durata contractului. Vor fi prevzute n mod expres condiii referitoare la livrare, montaj, punere n funciune, recepie, standarde de calitate, service, garanii etc., conform prevederilor legale. Dac ofertantul ctigtor nu semneaz contractul n termenii stabilii, beneficiarul poate s ncheie contractul cu ofertantul cu punctajul imediat urmtor, dac oferta corespunde, sau poate relua procedura de achiziie n aceleai condiii. Dac n contractul de achiziii se face referire la una sau mai multe cheltuieli neeligibile, beneficiarul finanrii prin POR trebuie s suporte din surse proprii aceste cheltuieli, ele neputnd fi solicitate prin cererile de rambursare. Modificarea contractelor de achiziii este permis cu respectarea urmtoarele condiii: Modificri la contract se pot face doar n perioada de execuie a contractului i nu au efect retroactiv; Scopul actului adiional trebuie s fie strns legat de natura proiectului din contractul iniial; Prin actul adiional nu se pot face modificari care afecteaz fundamental termenii documentaiei de atribuire; Orice modificare care prelungete durata de execuie a contractului trebuie fcut astfel nct implementarea i plile finale s fie realizate naintea expirrii contractului de finanare ncheiat cu Autoritatea de management. Toate documentele care deriv din procesul de achiziie vor fi pstrate de ctre beneficiar timp de 3 ani de la nchiderea POR i vor fi puse, la cerere, la dispoziia

www.inforegio.ro

autoritii de management, organismului intermediar, Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Comisiei Europene sau oricarui alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/ auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Pentru fiecare achiziie derulat n cadrul contractului de finanare, n condiiile prezentelor instruciuni, beneficiarul este obligat s creeze i s pstreze un dosar special dedicat. Dosarul de achiziii va conine urmtoarele documente: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. Contract de Documente care trebuie introduse n furnizar dosarul de achiziii lucrri e Nota privind determinarea valorii estimate Invitaia de participare cu menionarea modalitii de punere la dispoziie a documentaiei de atribuire Dovada transmiterii invitaiei de participare la minim 3 operatori economici Proiectul tehnic de execuie (dac este cazul) Caietul de sarcini Ofertele originale adresate beneficiarului (nsoite de declaraia de eligibilitate a ofertantului + alte formulare solicitate) Solicitrile de clarificri, precum si clarificrile transmise/primite Devizul general al investiiei, conform legislaiei n vigoare Procesul-verbal de evaluare a ofertelor si de adjudecare a ofertei ctigtoare Dovada comunicrilor ctre ofertani privind rezultatul procedurii Contractul de achiziie care sa conin in mod explicit datele de identificare ale beneficiarului si furnizorului de servicii/ bunuri/ lucrri, contul bancar in care se vor efectua plile i, dac e cazul, actele adiionale.

servicii

6. 7. 8. 9. 10.

Modele pentru elaborarea documentaiei de atribuire i a documentelor ce trebuie incluse n dosarul de achiziii sunt prevzute n Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziie public 1 , aprobat prin Ordinul preedintelui Autoritii Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, nr. 155/2006
1 Disponibil pe website-ul ANRMAP, la adresa http://www.anrmap.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=75&Itemid=4&lang=ISO-8859-2

www.inforegio.ro

(publicat n Monitorul Oficial nr. 894 din 2 noiembrie 2006). Recomandm utilizarea modelelor prevzute n acest ghid, adaptate prezentelor instruciuni.

Atenie! Conform Ordinului ministrului economiei i finanelor nr. 2310/2007 2 , privind procedura de nregistrare a contractelor ncheiate ntre persoane juridice romne i persoane juridice strine sau persoane fizice nerezidente, persoanele juridice romne au obligaia s nregistreze contractele ncheiate cu persoane juridice strine sau persoane fizice nerezidente care execut pe teritoriul Romniei prestri de servicii de natura lucrrilor de construcii, de montaj, activitilor de supraveghere, activitilor de consultan, de asisten tehnic i a oricror alte activiti care pot constitui sediu permanent n Romnia. nregistrarea contractelor se efectueaz la organele fiscale teritoriale n a cror raz persoanele juridice romne beneficiare ale activitilor menionate mai sus i au domiciliul fiscal, conform legii.

Publicat n Monitorul Oficial Nr. 858 din 13 decembrie 2007

www.inforegio.ro