Rolul secretariatului in stabilirea relaiilor interpersonale

Secretara prin atribuiile specifice, se afl in contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se prezint in audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o secretar const in abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii. Abilitatea secretarei in relaiile interpersonale const in : stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ; depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;

influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfarit a negocierilor ; spri inirea i supervizarea personalului din subordine ; comunicarea efectiv cu alte persoane ;

!cand o grupare a relaiilor ce se stabilesc intre secretariat i alte persoane avem urmtoarele categorii : ") %) &) relaiile secretariat # conducere (e$ecutiv) ; relaiile secretariat # alte compartimente ; relaiile secretariat # persoane din afar unitii.

Relaiile secretariat persoane din afara unitii

Secretariatul este un factor important in realizarea legturilor intre instituia pe care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. 'riceperea de a intampina un vizitator determin calitatea relaiilor intre cei care sunt viitori colaboratori in afaceri. Se impun cateva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc : secretara se oprete din lucru, d mana cu el, iar dac il vede pentru prima dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate (otri dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). )ac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va (otri dac il va primi sau nu. *u este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s+i comunice personal efului scopul vizitei. s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (in cadrul activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important); s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent in ce calitate i cu ce problem se prezint la secretariat; s caute s rezolve pe cat posibil favorabil problemele (in msura in care aceasta este posibil);

 s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s+i supraveg(eze convorbirile telefonice, atunci cand in birou se afl o persoana strin; s+l prezinte pe vizitator cu numele i funcia # acesta inseamn respect;

vizitatorii din afar, inainte de a pleca vor fi rugai s+i comunice numrul de telefon pentru a putea fi contactai; in nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz, nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale; s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie cat mai plcut; autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint in secretariat. Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel: ") ,mediat # caz in care secretara il roag pe vizitator s o urmeze in biroul conducerii, il prezint apoi se retrage. %) )up un timp de ateptare # in acest caz vizitatorul ateapt in biroul secretariatului (secretara ii propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator. &) In cazul in care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia i+i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. )ac vizitatorul ii e$prim nemulumirea, secretara trebuie s rman calm, politicoas dar ferm. )e obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciz and data i ora. ,n intampinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate ignitoare. In general, vizitatorii strini ii e$prim in scris, cu mult timp inainte, intenia de a vizita instituia respectiv.

RELATII CU PUBLICUL SI DE PROTOCOL

MORARI PETRU