Procesare de Text PDF

Academia de Administrare Public pe lng Preedintele Republicii Moldova
Modulul 3 Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public
Aprobat prin decizia Consiliului Metodic al Academiei de Administrare Public pe lng Preedintele Republicii Moldova nr. 7 din 27 iunie 2006
Chiinu, 2006
Setul de manuale este elaborat n cadrul Proiectului Susinerea implementrii e-guvernrii n Republica Moldova
Echipa-nucleu Ion Couleanu Victor Beliu Anatol Gremalschi Elena Grimut Nicolae Cristea Manager al proiectului, Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare Expert al proiectului, ef catedr Tehnologii Informaionale, Universitatea Tehnic a Moldovei Expert al proiectului, Director de programe, Institutul de Politici Publice Expert al proiectului ef de Direcie, Ministerul Dezvoltrii Informaionale
Prezentul manual este elaborat de Vasile Moraru
Editura TISH, 2006
Comitetul organizatoric Ministru al Dezvoltrii Informaionale, Vladimir Molojen Coordonator Naional al proiectului Constantin Gaindric Preedinte al Consiliului Naional pentru Acreditare i Atestare Dumitru Chitoroag Coordonator de programe, Fundaia SorosMoldova Emil Guu Fundaia pentru Dezvoltare Digital Coordonator Proiecte, Reprezentana Bncii Victor Burunsus Mondiale n Moldova Dona cola Director, Compania Globnet Oleg Srbu ef Secie IT, Inspectoratul Fiscal Principal de Stat Manager, Reprezentana Ericsson Moldova Ion Casian Oleg Rotaru ef-adjunct al Aparatului Guvernului Sergiu Stnic Director, Direcia General Dezvoltare Societate Informaional, Ministerul Dezvoltrii Informaionale Vicerector, Academia de Administrare Public Eduard Melnic pe lng Preedintele Republicii Moldova Vitalie Vremi Coordonator de portofoliu de proiecte PNUD Moldova
Cuprins
Prefa ............................................................................ 4 1. Noiuni de baz ................................................................ 5 2. Descrierea instruciunilor de utilizare a funciilor de baz .......................................................... 6 3. Bazele tehnoredactrii ................................................... 17 4. Metode speciale de tehnoredactare ............................... 32 5. Faciliti oferite de WORD FOR WINDOWS .................. 39 Bibliograe .................................................................... 58
Una dintre cele mai frecvente utilizri ale calculatoarelor o constituie redactarea textelor. Tehnoredactarea este o modalitate avansat de pregtire tehnic i grac a unui manuscris nainte de a tiprit. Programul dup care funcioneaz calculatorul pentru a realiza operaiile de tehnoredactare computerizat este numit procesor de texte. Odat cu apariia calculatoarelor personale a nceput i informatizarea procesului de tehnoredactare n cadrul editurilor i tipograilor. S-au dezvoltat astfel rmele productoare de soft, specializat pentru asemenea operaii, cum ar : rma MicroPro International Software, care a elaborat procesorul de texte WordStar, rma SSI Software cu editorul de text WordPerfect, rma Microsoft Corporation cu Microsoft Word sau rma Apple cu procesoarele de texte MultiMate i Macwrite i altele. Procesorul de texte Word este unul dintre cele mai avansate pachete de programe de redactare disponibile. Programul Word for Windows face parte din pachetul de aplicaii Microsoft Ofce, alturi de Excel, Access, Power Point i Outlook i este de tipul WYSIWYG ( What You See Is What You Get), deci el aeaz documentele pe ecran n forma care le va tipri pe hrtie. Este accesibil n utilizare i uor de nvat, are implementate principalele funcii ale unui procesor de texte profesional, permind editarea celor mai diverse tipuri de documente la un nivel calitativ foarte ridicat. Pachetul de programe Word cuprinde programe de vericare a corectitudinii gramaticale a propoziiilor i de vericare a respectrii ortograei, un dicionar cu indicarea sinonimelor i antonimelor (thesaurus), instrumente de desenare i generare de tabele, moduri de lucru pentru organizarea mai ecient a documentelor (outlines), este echipat cu abloane pentru a crea diferite tipuri de documente. Cu ajutorul Word-ului pot create formulare i documente avnd un aspect profesional i care pot transformate rapid i uor n pagini Web, pot adugate note de subsol i note de nal, poate generat cuprinsul, rezumate, activitile repetitive pot automatizate prin aplicarea macrocomenzilor .a.
PREFA
Modulul 3. Procesare de text
1. NOIUNI DE BAZ
Procesorul de texte opereaz cu documente. Documentul reprezint un ansamblu de texte, imagini, tabele, grace i alte elemente, aparinnd aceleiai lucrri, procesate unitar de editorul de texte. Documentul este echivalentul lucrrii care se editeaz i poate un articol, o carte, o revist, o scrisoare sau un raport. Un document mai nti este scris, apoi tiprit pe hrtie, folosind eventual seturi diferite de caractere. Cunoaterea lor presupune denirea unor termeni de specialitate: ce este o liter, ce este o scriere, ce este un font, prin ce se delimiteaz un font de altul, de cte tipuri sunt fonturile, ce este un stil de font etc. Prezentm pe scurt cteva noiuni legate de aceti termeni. Un caracter este un semn tipograc: o liter mare sau mic, o cifr, un semn de punctuaie .a. Totalitatea caracterelor omogene ca desen, form etc., disponibile la un moment dat, formeaz un set de caractere. Corpul caracterului este o mrime care include caracterul i suprafaa liber din jurul lui. El se exprim n puncte pica. Un punct pica = 0.351 mm; multiplul su (12 puncte pica) reprezint un EM = 4.21 mm. Kerning este o metod de micorare a spaiului dintre dou caractere i const n umplerea mai uniform a spaiului afectat textului respectiv prin apropierea caracterelor. Un font este totalitatea informaiilor despre un set de caractere nevide cu proprieti bine denite (nlime, lime, corp, apropiere, ascendent, descendent etc.). Fontul are un nume propriu, se gsete sub form de ier pe disc i include un set de simboluri denit ca setul su de caractere. Cel mai cunoscut set de caractere este setul standard internaional ASCII American Standard Code for Information Interchange. Se cunosc pn n prezent circa 15000 de seturi de caractere. Cele mai cunoscute seturi de caractere, care intervin frecvent n lumea procesrii textelor cu ajutorul calculatorului, sunt: Roman, Helvetica, Courier, Times, Palatino, Century, Bookman, Avant-Garde .a. Orice font se poate scrie n diferite stiluri. Cel mai important dintre ele este stilul italic, caracterizat prin nclinarea la 15 grade a literelor. Un alt stil este cel cunoscut ca Litere aldine (Bold n englez), care prezint caractere ngroate. Se mai folosesc: Sublinierea simpl (Underline n englez) sau Dubl (Double underline), Conturul (Outline) sau Umbrirea (Shadow) etc.
5
2. DESCRIEREA INSTRUCIUNILOR DE UTILIZARE A FUNCIILOR DE BAZ

Elementele unei ferestre Word
Lansarea n execuie a programului Word se face din mediul Windows, executnd dublu clic pe pictograma corespunztoare cu numele produsului Microsoft Word. Comanda dublu clic nseamn poziionarea cursorului mouse -ului pe obiectul selectat i apsarea repede, de dou ori pe butonul din stnga al mouse -ului. La lansare se va deschide automat o fereastr care are urmtoarea structur:
Fereastra Microsoft Word conine mai multe zone principale: bara de titlu; bara de meniu; bara pictogramelor; bara de aspect; bara riglei de msur; aria de lucru n care se editeaz documentul;
6
barele de derulare; bara informativ (bara de stare). Bara de titlu se gsete pe latura superioar a ferestrei i conine numele documentului curent n editare urmat de titlul produsului (Microsoft Word). Dac numele documentului este Document 1, nseamn c documentul nc nu a fost salvat. De asemenea, pe aceast bar se a i butoanele de minimizare (Minimize) i maximizare (Maximize) a ferestrei Microsoft Word. Bara de meniu cuprinde meniurile la care avem acces la toate funciile programului Word. Activarea unui meniu se face: prin deplasarea cursorului mouse-ului pe opiunea dorit i apsarea butonului stng (adic se execut un clic simplu pe o opiune); sau cu ajutorul tastaturii, inndu-se apsat tasta Alt, se acioneaz tasta corespunztoare literei subliniate de numele opiunii respective. Bara pictogramelor se a imediat sub bara de meniu i asigur accesul practic instantaneu la comenzile cele mai utilizate. Aceast bar poate folosit numai cu un mouse. Deplasarea cursorului mouse -ului pe o anumit pictogram determin aarea, dup cteva secunde, a unei csue informative, indicnd o scurt descriere a rezultatului comenzii acionate de pictograma respectiv. De asemenea, pe ultima linie a ferestrei, n bara informativ este aat o descriere mai detaliat a pictogramei respective. Bara de aspect conine casete sau imagini grace cu ajutorul crora, utiliznd mouse -ul, se poate schimba rapid modul de aliniere a textului, dimensiunea i tipul corpului de liter, stilul. Aici sunt vizualizate seturile curente pentru caractere. Aarea permanent a barei de aspect poate anulat sau nu, folosind butonul Formatting din opiunea Toolbars a meniului View. Bara pictogramelor i bara de aspect se mai numesc bare utilitare (toolbars n englez). Bara riglei de msur este o rigl gradat i d posibilitatea modicrii marginilor documentului i poziiilor xe de scriere din cadrul unui rnd. Aarea acestei bare poate anulat sau nu cu opiunea Ruler din submeniul View.
7
Barele de derulare ofer posibilitatea deplasrii n cadrul documentului spre stnga, dreapta, nceput i sfrit cu ajutorul mouse -ului folosind sgeile corespunztoare pe care le conin. Ele permit vizualizarea unei pagini de text mai mari dect zona activ a ferestrei Word, folosind tehnica delrii. Aria de lucru reprezint suprafaa din fereastra Word n care se introduce documentul. O linie subire vertical indic poziia mouse ului n aria de lucru. Ea se numete punct de inserie sau cursor i clipete pe ecran n locul unde va introdus textul. Deplasarea n documentul scris se poate face cu mouse -ul n aria de lucru sau acionnd cu mouse -ul sgeile de pe bara vertical sau orizontal de derulare. De asemenea deplasarea se poate efectua i de la tastatur cu ajutorul sgeilor. Bara informativ, numit i bara de stare, se a n partea inferioar a ferestrei Word i conine informaii privind paginile, poziia cursorului etc. Ea conine un scurt mesaj privind aciunea ce se efectueaz n cazul cnd un meniu este activ. n timpul unei operaii de salvare apare procentajul din documentul salvat.
Crearea unui document nou. Utilizarea abloanelor

La ecare lansare n execuie programul Word for Windows creeaz un nou document. Este identic cu momentul cnd introducei o foaie de hrtie nou n maina de scris. Programul Word pune la dispoziie pe ecran un document nescris. Crearea unui document nou se realizeaz prin opiunea New a submeniului File n felul urmtor: 1. n bara de meniu se execut un clic pe File (Fiier) i apoi se execut clic pe New (Fiier nou). 2. Programul Word deschide acum o fereastr de dialog, numit New Document, prin care utilizatorului i se solicit din lista New, Templates (abloane, machete) s aleag ablonul care st la baza noului document. Un ablon (template este termenul englezesc) reprezint un tip special de document n care, alturi de text, se memoreaz i alte elemente ale mediului i pe baza cruia se construiesc grupe de documente asemntoare. Programul Word ofer ca prim selecie ablonul Blank Document (Document necompletat),
8
ablon care conine opiunile cele mai uzuale de congurare a documentului. Programul Word mparte abloanele n domenii. Pentru a vedea abloanele disponibile se selecteaz din lista New, Templates, opiunea On my computer, deschiznd fereastra Templates. n fereastra de mai jos sunt prezentate toate abloanele din cadrul seciunii Letters & Faxes (Scrisori i faxuri ): Business Fax, Contemporary Fax, Contemporary Letter, Elegant Fax etc. Exist abloane predinite pentru Memos (Memorii ), Mail merge (mbinare coresponden), Other Documents (Alte documente) .a. S-ar putea ca abloanele prezentate de noi s nu coincid cu abloanele de care dispune calculatorul la care lucrai. Depinde ce abloane au fost copiate pe hard-disc n cadrul procesului de instalare a pachetului Microsoft Ofce. abloanele pot modicate sau pot create i abloane proprii (Create New). Se poate folosi conexiunea Internet Templates on Ofce Online pentru a alege abloane din ultima colecie direct de la surs, de pe site-ul rmei Microsoft.
n toate aplicaiile Microsoft Ofce sunt ncorporate programe vrjitor (wizards), care v ajut s realizai ntr-o manier profesional anumite operaii.
9
Scrierea (introducerea) manual a textului se face conform regulilor uzuale, folosind tastatura ca dispozitiv periferic de intrare. Tasta Enter va apsat numai la sfrit de paragraf, deoarece cnd v apropiai de marginea din dreapta a documentului, programul Word va trece automat pe rndul urmtor. Pentru a scrie cu majuscule se pot activa tastele Caps Lock sau Shift. Dac dorii ca prima linie a unui paragraf s nceap mai la dreapta (adic din alineat), se poate folosi tasta Tab. tergerea unui caracter sau mai multor caractere succesive se poate face prin poziionarea cursorului imediat dup ultimul caracter ce urmeaz a ters i apsarea tastei Backspace pn se terg toate caracterele dorite. Aceeai operaie poate efectuat i cu tasta Delete. Cu ajutorul barei de aspect se poate modica aspectul literelor. Pentru a utiliza caractere aldine se efectueaz clic pe butonul . Butonul i va schimba aspectul, cptnd o nuan mai deschis, ceea ce indic c modul Bold (ngroat) este activ. Similar se pentru italic (nclinat) sau pe pentru execut clic pe Underline (subliniat). Pot modicate tipul i dimensiunea caracterelor. Exist anumite tipuri de caractere, numite True Type, care permit s precizai orice dimensiune a caracterelor i vor tiprite la imprimant exact cum sunt aate pe ecran. Caracterele True Type sunt identicate prin plasarea simbolului TT lng numele tipului de caractere (vezi g. din stnga). Deplasarea n documentul scris se poate face cu mouse -ul n zona de lucru sau acionnd cu mouse -ul sgeile de pe bara vertical sau orizontal de derulare. Poziionnd cursorul mouse -ului ntr-o anumit poziie n cadrul textului i realiznd un clic simplu, cursorul de editare (punctul de inserie) se mut n punctul respectiv.
10
Editarea unui document
Deplasarea n documentul scris
De la tastatur, prin intermediul tastelor Home i End, punctul de inserie se deplaseaz la nceputul sau sfritul liniei pe care se a. Tastele PgUp i PgDn deplaseaz n sus sau n jos o fereastr, iar combinaiile de taste Ctrl+Home i Ctrl+End mut cursorul de editare la nceputul i sfritul documentului. Deplasarea rapid n cadrul unui document se poate efectua i apelnd opiunea Go to... din submeniul Edit, alegnd din lista Go to what elementul dorit: Page, Line etc. Page: la o anumit pagin; Section: la o anumit seciune; Line: la un anumit numr de linie; Bookmark: la un anumit marcaj de carte; Footnote: la o anumit not de subsol; Endnote: la o anumit not de picior. Programul Word poate aa un document pe ecran prin intermediul opiunilor meniului View (Opiuni de aare). Astfel: Normal (Vizualizare normal) va aa documentul n toat aria de lucru, marginile hrtiei nu sunt prezentate. Sfritul de pagin este marcat prin intermediul unei linii subiri, punctate care traverseaz ecranul. n modul de aare normal se lucreaz mai rapid, ceea ce constituie un avantaj mai ales la introducerea documentului. Menionm c graca nu este poziionat corect; Web Layout (Vizualizare electronic) permite vizualizarea unui document n varianta de pagin Web; Print Layout (Vizualizare pagin imprimat) aeaz documentul pagin cu pagin aa cum va tiprit cu marginile stnga, dreapta, sus, jos, paginaie, antete i subsol de pagin etc. Graca i corpurile de liter sunt aate aa cum vor aprea pe hrtie; Outline (Vizualizare schiat) ofer o prezentare succint a documentului doar cu liniile de nceput de paragrafe. Word permite vizualizarea documentului sub forma unei schie i admite denirea de pn la nou niveluri succesive de capitole, denumite Heading 1 pn la Heading 9. Aceast opiune este utilizat pentru numerotarea unor pri din document i pentru crearea cuprinsului (selectnd din meniul Insert, Reference comanda Index and Tables...).
11
Vizualizarea unui document
Full Screen (Vizualizare ecran complet) va prezenta documentul pe ntreg ecranul, eliminnd barele principale ale ferestrei Microsoft Word; Zoom prezint textul n mrime natural sau nu, n funcie de opiunea aleas de utilizator n caseta ce va aat pe ecran, existnd posibilitatea modicrii dimensiunii documentului de la 10% pn la 200%. Prin intermediul funciei de aare Zoom se pot modica doar dimensiunile de reprezentare a documentului pe ecran, ns nu i aspectul su dup tiprire. Una dintre opiunile cele mai utile este Page width (Limea paginii ), care ofer vizualizarea paginii pe ecran n toat limea ei. Opiunea Whole page ofer vizualizarea paginii pe ecran n ntregime. Meniul View mai conine opiunile: Toolbars comut ntre aarea sau nu pe ecran a barei de aspect (opiunea Formatting) sau a barei pictogramelor (opiunea Standard) etc.; Ruler comut ntre aarea sau nu pe ecran a barei riglei de msur; Header and Footer ofer faciliti de adugare a antetelor i subsolurilor de pagin. Mai exist un mod de aare a unui document pe ecran numit Modul vizualizare naintea tipririi (Print Preview) i se efectueaz prin intermediul opiunii cu acelai nume din meniul File sau cu ajutorul pictogramei corespunztoare din bara pictogramelor. Acest mod aeaz paginile aa cum vor imprimate; prezint una sau mai multe pagini ntregi ale documentului, simultan. El poate utilizat pentru vericarea aspectului general al documentului, inclusiv poziionarea gracii, a antetului i a subsolului. Pentru a reveni n ecranul de lucru se efectueaz un clic pe butonul Close (nchide). Salvarea unui document se face n mod normal nainte de a deschide un alt document, la ieirea din Word for Windows sau ori de cte ori utilizatorul consider necesar. Pentru salvarea documentului curent n editare se alege opiunea Save din submeniul File sau se execut clic pe butonul de pe bara de pictograme. Prima salvare a unui document nou se va face cu caseta de dialog Save As din submeniul File, cernd informaii despre
12
Salvarea unui document
discul i catalogul n care s salveze ierul i sub ce nume. Menionm: dac ntr-un meniu numele unei opiuni este urmat de puncte, aceasta nseamn c dup alegerea opiunii respective programul Word v va cere informaii suplimentare, prin intermediul unei casete de dialog. n fereastra Save As utilizatorul va trebui s execute urmtoarele: din lista ascuns Save File as Type se alege tipul ierului salvat, Word Document, indicnd astfel c formatul ierului destinaie va formatul standard de memorare (Microsoft Word ofer o list de formate sau produse soft cu diferite versiuni n care poate converti documentul, cum ar Word Document, Rich Text Format, Document Template, Web Page, Plain Text, XML Document .a.); din lista ascuns Save in: se alege unitatea de disc pe care se face salvarea (A:, B:, C:, ...); n cmpul de editare File Name se introduce de la tastatur numele ierului. n nal se execut clic pe butonul Save, care determin nchiderea ferestrei i realizarea salvrii. Dac se modic un document creat anterior sau dac s-a mai realizat o salvare a documentului, ocazie cu care s-a specicat i numele ierului respectiv, alegerea opiunii Save a submeniului File nu mai determin deschiderea ferestrei Save As, ci declaneaz direct salvarea documentului. Dac se dorete ca documentul curent s e salvat cu atribute noi (de exemplu cu alt nume) se va alege opiunea Save As a submeniului File i, n fereastra deschis, se vor specica atributele noi (de exemplu numele i locul noului ier). Alte opiuni de salvare (cum ar : crearea ierelor duplicat .BAK, protejarea documentelor prin parol, salvarea automat la un anumit interval de timp etc.) sunt controlate prin ferestrele Save Options... i Security Options.... Aceste ferestre se deschid la acionarea butonului Tools din fereastra Save As. Tiprirea unui document la imprimant se poate realiza direct din programul Microsoft Word sau din sistemul de operare dup ce n Word a fost creat un ier imprimabil cu extensia .PRN. Pentru tiprire se pune n funcie (ONLINE) imprimanta, apoi se alege
13
Tiprirea unui document
opiunea Print... din submeniul File. Va deschis fereastra Print n care vor trebui indicate: Page Range (ir de pagini ): All (Toate) tiprirea ntregului document; Current Page (Pagina curent) tiprirea numai a paginii curente; Pages (Pagini ) numerele paginilor care se vor tipri, separate cu virgule sau linioare (de exemplu: 1, 3, 5-12 nseamn paginile 1, 3 i de la 5 la 12); Copies numrul de copii de tiprit; Print to File crearea unui ier cu extensia .PRN. Din lista ascuns Print What (De imprimat) se alege tipul informaiei care se dorete de tiprit: Document un ier document; Document properties numai informaiile asociate unui document; Styles numai descrierea stilurilor dintr-un document. Pentru a porni tiprirea se execut clic pe butonul OK. Faptul c tiprirea se a n curs este marcat pe ecran printr-o fereastr cu numele Printing, oferindu-se posibilitatea anulrii aciunii de imprimare prin butonul Cancel. Word for Windows ofer posibilitatea vizualizrii documentului sub forma n care el va apare la imprimant prin funcia de previzualizare, care poate apelat cu opiunea Print Preview din submeniul File sau efectund clic pe pictograma din bara pictogramelor. Pe ecran va apare o nou fereastr din care se revine n ecranul de lucru prin caseta Close (nchide). Acest mod aeaz paginile aa cum vor imprimate; prezint una sau mai multe pagini ntregi ale documentului, simultan. El poate utilizat pentru vericarea aspectului general al documentului, inclusiv poziionarea gracii, a antetului i a subsolului subsolului. Deschiderea unui document creat anterior presupune deschiderea ierului n care acesta a fost salvat, ncrcarea coninutului n memoria intern a calculatorului i aducerea sa pe ecran n aria de lucru (eventual parial) n care se va realiza editarea documentului. Acest lucru se realizeaz cu opiunea Open... (Deschide) din meniul File sau cu pictograma corespunztoare din bara pictogramelor.
14
Deschiderea i nchiderea unui document
La apelarea acestei comenzi apare o fereastr cu acelai nume n care este indicat tipul documentului care se deschide (din lista ascuns Files of type: se alege elementul All Word Documents (Documente Word), indicnd astfel faptul c se va deschide un document Word. Prin intermediul listei derulante Look in: se alege unitatea (discul) pe care se gsete ierul respectiv, moment n care este reactualizat i structura mapelor i se execut dublu clic pe mapa care conine ierul pe care dorii s-l deschidei. n cmpul de editare, File name: poate introdus, caracter cu caracter, de la tastatur, numele ierului care se dorete deschis sau se execut clic pe numele ierului pentru a-l selecta din catalogul respectiv. n sfrit se execut clic pe butonul Open pentru a conrma deschiderea ierului dorit. Pot deschise mai multe documente odat, utilizndu-le concomitent, n acelai timp, trecnd rapid de la unul la altul.
nchiderea unui document, ceea ce anuleaz i apariia lui pe ecran, se realizeaz apelnd opiunea Close (nchide) din meniul File. Dac documentul a suferit schimbri sau nu a fost nc salvat, programul Word va aa o caset de dialog, ntrebndu-v dac dorii s salvai sau nu documentul. Poate efectuat clic pe
15
butoanele Yes, No sau pe butonul Cancel, ultimul nsemnnd c renunm la nchiderea sa. n cazul cnd avem deschise simultan mai multe documente, pentru a le nchide pe toate vom iei din Word. Pentru acele documente care n-au fost nc salvate va aprea o fereastr cu un mesaj de salvare sau nu a modicrilor.
Ieirea din programul Word

La sfritul sesiunii de lucru trebuie de ieit din programul Word nainte de a deconecta calculatorul. Dac documentul a suferit modicri, la ieire programul Word ntreab dac documentul trebuie sau nu salvat. Dac nu se salveaz documentele nainte de deconectarea calculatorului, se pierd toate modicrile fcute dup ultima salvare. Ieirea din programul Word se face e executnd clic pe File n bara de meniu i apoi executnd clic pe Exit (Ieire), e nchiznd fereastra executnd clic pe butonul din colul din stnga sus al ferestrei Word sau apsnd tastele Alt+F4. Acum programul Word ntreab dac se dorete salvarea documentului. Se execut clic pe butonul Yes dac se dorete acest lucru. ntrebri de control 1. Care sunt elementele unei ferestre Word ? 2. Cum se realizeaz crearea unui document nou? Ce este un ablon? 3. Cum se poate face deplasarea prin document? 4. Care sunt modurile de vizualizare a unui document? 5. Cum se realizeaz deschiderea unui document creat anterior? 6. Cum se realizeaz salvarea documentului curent? 7. Cum se realizeaz deschiderea i nchiderea unui document existent? 8. Cum se execut tiprirea documentului curent? Dar a unei singure pagini?
16
3. BAZELE TEHNOREDACTRII
Unele atribute globale ce caracterizeaz un document sunt: dimensiunea, orientarea i marginile paginii, antetele i subsolurile, alinierea n cadrul paginii .a. Dimensiunea paginii. Aceast caracteristic se refer la dimensiunea total, zic a paginii documentului i nu la cea logic. Pagina logic (util) reprezint dimensiunea poriunii din pagin n care se introduce coninutul documentului. Pagina zic include, pe lng pagina util, i marginile paginii (stnga, dreapta, superioar i inferioar), n cadrul crora nu se aeaz nimic (excepie fcnd antetele i subsolurile). Orientarea paginii. Formatele standard ale paginii (A3, A4, Letter etc.) prezint dou moduri de orientare a paginii: orientare portret (Portrait) n care dimensiunea mai mic a paginii este pus pe orizontal, iar cea mai mare pe vertical; orientare peisaj (Landscape) care se caracterizeaz printro dispunere pe orizontal a dimensiunii mai mari a paginii i pe vertical a dimensiunii mai mici a paginii. Tipul documentului. Exist documente cu un singur tip de pagin sau cu dou tipuri de pagin (din Marginea superioar stnga i din dreapta). Dac tiprirea se realizeaz pe ambele pri ale paginii Pagina zic de hrtie, avem un document cu dou tipuri de pagin. Word trateaz toate documentele ca avnd dou tipuri de Pagina logic pagin, diferenierea ntre ele realizndu(util) ocupat se prin numerotare. Astfel: paginile din de coninutul dreapta sunt cele cu numere impare, iar documentului paginile din stnga sunt cele cu numere pare. Marginile paginii delimiteaz pagina util n interiorul creia este introdus coninutul documentului (vezi g. Marginea inferioar alturat).
Marginea din stnga
Tehnoredactarea la nivel de document
Marginea din dreapta 17
Marginile docu- Margini superioare mentelor cu dou tipuri de pagin (din Margini Pagina exterioare stnga i din dreapta) din dreapta vor identice cu cele (Odd page) din gura alturat. Antetele i subsolurile sunt aate Pagina n afara paginii utile din stnga Margini (Even page) a documentului, n interioare cadrul marginilor superioare i respectiv inferioare. Ele Margini inferioare reprezint fragmente de text care se repet Marginea Marginea superioar antetului pe ecare pagin a (Top) (Header) documentului, ind introduse o singur dat pentru tot Antetul Marginea documentul. din stnga (Left) Stabilirea caracPagina teristicilor globale util Marginea din dreapta ale unui document (logic) (Right) Marginea se realizeaz n suplimentar fereastra de dialog (Gutter) Page Setup... Subsol (Organizarea paginii ), deschise la Marginea Marginea alegerea opiunii cu subsolului inferioar acelai nume din (Footer) (Bottom) submeniul File:
18
Prin paragraf se nelege un text cuprins ntre dou apsri consecutive ale tastei Enter. Paragraful se caracterizeaz prin modul de aliniere a textului, fontul folosit pentru text, spaiul dintre liniile lui, indentarea lui .a. Stabilirea ecrui parametru al unuia sau ale mai multor paragrafe n Word se face, dup selectarea acestora, cu ajutorul opiunii Paragraph... din submeniul Format, la alegerea creia se va deschide o fereastr de dialog cu acelai nume.
Tehnoredactarea la nivel de paragraf
19
Pentru stabilirea modului de aliniere a textului din paragraf se va alege opiunea Indents and Spacing din partea superioar a ferestrei deschise, apoi se va folosi lista ascuns Alignment cu urmtoarele posibiliti: Left cnd ecare rnd va alineat la stnga; Centered atunci cnd ecare rnd va aezat central ntre marginile stnga i dreapta a paragrafului; Right cnd ecare rnd va alineat la dreapta; Justied cnd ecare rnd va alineat la ambele margini. Aceste opiuni pot accesate i cu ajutorul barei de aspect, executnd clic pe unul dintre butoanele urmtoare din bara de aspect: pentru a alinia paragraful la stnga (Left Alignment); pentru a alinia paragraful la centru (Centre Alignment); pentru a alinia paragraful la dreapta (Right Alignment); pentru a alinia paragraful bilateral (Full Justication), Schimbarea modului de aliniere va afecta ntregul paragraf. Indentarea unui paragraf reprezint introducerea textului paragrafului spre interior fa de partea stng (cel mai des) sau partea dreapt, relativ la marginile laterale ale paginii, coloanei, celulei, tabelului, cadrului etc. Indentarea se stabilete tot n fereastra Paragraph (opiunea Paragraph... din submeniul Format). Dup acionarea butonului Indents and Spacing, n cmpul de editare Left: se introduce indentarea stng (distana ntre marginea stng i nceputul rndurilor paragrafului), iar n cmpul Right: indentarea dreapt (distana ntre marginea dreapt i sfritul rndurilor paragrafului). Dac prima linie a unui paragraf este spre stnga, avem de a face cu un alineat pozitiv, iar dac este spre dreapta, vom avea un alineat negativ. Tipul alineatului este dat de lista ascuns Special: i care poate de forma:

///// //////\\\\\ \\\\\\\ /////// \\\\\\\ //////// \\\\\\ //////////////// \\\\\\\\\\ ///////////// \\\\\\\\\\\\\\\\\\\ \\\\\\\\\\\\\\\\\ ////////////////////// \\\\\\\\\\\\\\\\\ \\\\\\\ ///// //////\\\\\ \\\\\\\ /////// \\\\\\\ //////// \\\\\\ //////////////// \\\\\\\\\\ ///////////// \\\\\\\\\\\\\\\\\\\ //////////////// \\\\\\\\\\\\\\\\\ ////////////////////// \\\\\\\\\\\\\\\\\
Alineat pozitiv
20
Alineat negativ
First line (indentare pentru prima linie), semnicnd alineat pozitiv; Hanging semnic alineat negativ; [ none ] nseamn fr alineat. Dimensiunea alineatului se d n cmpul de editare By:. Poziionarea marginii din stnga a unui paragraf (Left Indenting) poate efectuat i cu ajutorul pictogramelor: (Decrease Indent) mut paragraful selectat la stnga; (Increase Indent) mut paragraful selectat la dreapta. Prin utilizarea tastei Tab se obine deplasarea primului rnd din paragraf. Distana dintre liniile paragrafului se stabilete n aceeai fereastr Paragraph prin lista ascuns Line Spacing: (Distana dintre dou rnduri de text) i cmpul de editare At:. Astfel: Single spaiu simplu, normal, implicit; 1.5 Lines la o linie i jumtate; Double la dou linii; At Least spaiu normal, dar nu mai puin de o valoare minim, introdus n cmpul de editare At:; Exactly spaiu dat de utilizator n cmpul At:; Multiple la n linii, unde n este introdus n cmpul de editare At:. Pentru a obine un spaiu suplimentar ntre dou paragrafe, utilizatorul urmeaz s indice n caseta de dialog Spacing (din fereastra Paragraph... din submeniul Format) prin: Before: spaiul dinaintea primei linii a paragrafului; After: spaiul dup ultima linie a paragrafului. Utilizatorul poate stabili modul de scriere a unui paragraf la sfritul sau nceputul de pagin; n cazul cnd paragraful nu ncape complet pe o pagin i este necesar trecerea sa complet sau parial pe pagina urmtoare. Exist posibilitatea pstrrii rndurilor paragrafului mpreun. Alegerea se poate face prin acionarea butonului Line and Page Breaks din aceeai fereastr Paragraph (vezi g. p. 22). Stabilirea parametrilor se efectueaz prin acionarea comutatorului respectiv din seciunea Pagination, dup cum urmeaz:
21
Widow/Orphan control (vduv/orfan) furnizeaz un sistem automat de vericare a liniilor vduv/orfan (ultima, respectiv prima) din paragraf n sensul c nu va lsa ca un paragraf s aib o singur linie pe o pagin i restul liniilor pe cealalt; Keep lines together (ine liniile mpreun) paragraful va plasat n totalitate pe o singur pagin, fr a se folosi desprirea acestuia n dou, n cazul n care este poziionat la grania dintre dou pagini; Keep with next (inut mpreun cu urmtorul ) determin meninerea paragrafului curent pe aceeai pagin cu cel urmtor; Page break before (salt la pagin nou nainte de paragraf ) determin ca un paragraf s e trecut automat pe pagina urmtoare. Acest lucru se poate realiza i dac nainte de a scrie paragraful apelm din meniul Insert opiunea Break... i apoi Page Break. Tehnoredactarea la nivel de caractere n Word se efectueaz cu ajutorul meniului Format, opiunea Font.... Alegerea fontului, a dimensiunii, a modului de scriere: bold, italic sau subliniat, sau a poziiei caracterului se pot face i cu ajutorul pictogramelor corespunztoare din bara de aspect: tipul de caractere (Font:), care determin mulimea de caractere i aspectul lor grac; dimensiunea caracterului (Size), care se msoar de obicei n puncte; stilul pentru caracter (Font style), adic modul n care va scris caracterul: scriere normal (Regular); stilul ngroat (aldin) de aare (Bold); stilul nclinat (Italic);
22
Tehnoredactarea la nivel de caractere
efectul pentru caractere (Effects), adic prelucrri, transformri i completri ale textului. Dintre ele, mai importante sunt: tierea printr-o linie (Strikethrough). Exemplu: caracter; scrierea ca exponent (Superscript). Exemplu: exponent; scrierea ca indice (Subscript). Exemplu: indice; scrierea cu caractere majuscule de dimensiunea minusculelor (Small caps). Ex: CARACTER; Uneori este necesar s operm cu blocuri de text. Acestea reprezint poriuni de text, imagini, tabele etc., tratate n mod unitar, asupra crora se aplic diferite operaii, cum ar : copiere, mutare, tergere, reformatare etc. Pentru aceasta trebuie ca mai nti s selectm blocul respectiv. Blocul selectat va marcat pe ecran n video invers (negru pe alb se transform n alb pe negru). Selectarea se poate efectua cu mouse -ul i cu tastatura. Selectarea cu tastatura a unei poriuni de text se face prin plasarea cursorului la nceputul zonei de selecie, acionarea tastei Shift i, innd tasta apsat, ne deplasm cu ajutorul sgeilor la sfritul zonei, dup care eliberm tasta Shift, blocul ind astfel demarcat i textul selectat. n Word for Windows exist un mod de lucru numit extins (Extended), care permite selectarea textului prin parcurgerea sa cu cursorul, fr a ine apsat tasta Shift n tot acest timp. Acest mod este activat printr-un clic dublu pe butonul EXT din bara informativ.
23
Selectarea unui fragment de text
Ieirea din modul extins se face printr-un clic dublu pe butonul EXT din bara informativ. Cu ajutorul mouse -ului selectarea se realizeaz prin parcurgerea textului cu butonul stng apsat pe tot timpul deplasrii respective. Sau, ne poziionm la nceputul blocului i apsm butonul stng al mouse -ului, inem apsat tasta Shift, deplasm mouse -ul la sfritul blocului i apsm din nou butonul stng, dup care eliberm tasta. n partea cea mai din stnga a ecranului, lng marginea stng a documentului exist o zon invizibil numit Bara de selecie (Selection Bar). La deplasarea cursorului mouse -ului n aceast zon, forma sa se va transforma ntr-o sgeat, indicndu-v c v aai n bara de selecie. Dac zona care o dorim s o selectm cuprinde rnduri ntregi, ne putem poziiona la nceputul zonei n bara de selecie dup care dragm (tragem) zona pn la sfrit. Pentru a selecta ntreg documentul se poate utiliza comanda Select All din meniul Edit sau poziiona mouse -ul n bara de selecie, apsnd tasta Ctrl i executnd un clic simplu. Mouse -ul se poate folosi i mai rapid pentru selectarea diferitelor elemente de text, dup cum urmeaz: clicul dublu n text selecteaz cuvntul respectiv (pe care se face clic); clicul triplu n text selecteaz paragraful respectiv; clicul simplu n bara de selecie, la stnga rndului, selecteaz rndul din dreptul cursorului mouse -ului; clicul dublu n bara de selecie, selecteaz paragraful din dreptul cursorului mouse -ului; clicul triplu n dreapta unui text selecteaz ntregul document. Odat selectat o poriune de text, ea poate modicat (de exemplu, trecut la alte caractere, la alt corp de liter, alt mod de aliniere, alt dimensiune .a.), se poate copia n alt loc, se poate muta sau terge. Pentru a anula selectarea, se execut un clic simplu n alt parte a documentului.
24
Mutarea unui text nseamn tergerea lui din locul unde se a i copierea lui n alt zon din acelai document, n alt document sau n alt aplicaie Windows, cum ar , de exemplu, Microsoft Excel. Aceste operaii se realizeaz prin intermediul unei zone de memorie speciale, folosite ca intermediar (numit n englez Clipboard). Pentru copiere se ncarc mai nti textul selectat n zona tampon Clipboard. Apoi se mut cursorul n poziia n care se dorete a se copia textul, dup care se transfer tot prin copiere coninutul Clipboard-ului n document. Dup aceast operaie vom avea iniial trei copii ale aceleiai poriuni de text, originalul selectat iniial, copia din memoria temporar Clipboard (care nu se vede) i copia nou din document. Mutarea se realizeaz n mod asemntor cu copierea, cu deosebirea c textul surs dispare din document. Dup mutare vom avea doar dou copii ale textului selectat, una n zona de tampon (Clipboard) i una n document n poziia nou. tergerea textului curent selectat se poate realiza e cu ajutorul tastaturii, apsnd tasta Delete, e la alegerea opiunii Cut (Decupeaz) din submeniul File, e cu ajutorul opiunii Clear de pe bara din acelai submeniu, e folosindu-se butonul pictogramelor. Tasta Delete i opiunea Clear terge textul selectat fr a-l plasa n Clipboard. Copierea unui text selectat prin metoda Cut and Paste (Decupeaz i lipete) se realizeaz n felul urmtor: se copie poriunea de text selectat n zona de memorie temporar Clipboard. Pentru aceasta se alege opiunea Copy din submeniul Edit sau se acioneaz butonul de pe bara pictogramelor, sau se acioneaz de la tastatur combinaia de taste Ctrl +C. se trece (se lipete) textul din Clipboard n document la poziia curent a cursorului, alegndu-se opiunea Paste (Lipete) din submeniul Edit sau se acioneaz butonul de pe bara pictogramelor, sau se apas combinaia de taste Ctrl +V. Mutarea unui text selectat se realizeaz trasfrndu-l n Clipboard cu ajutorul opiunii Cut din submeniul Edit sau acionnd butonul
25
Copierea, mutarea i tergerea unui text
de pe bara pictogramelor, sau apsnd combinaia de taste Ctrl+X i apoi lipind textul din Clipboard unde se dorete. Metoda trasrii Drag and Drop const n mutarea unui text selectat anterior o dat cu cursorul mouse -ului ntr-o alt poziie. Textul selectat este agat de cursorul mouse -ului, astfel nct el se va deplasa odat cu acesta. Pentru realizarea mutrii poriunii de text selectat se apas butonul stng al mouse -ului undeva n textul selectat i se menine butonul mouse -ului apsat. n acest caz sub cursor apare o caset gri de dimensiuni mici, iar n partea din stnga, sus o mic bar vertical, de asemenea de culoare gri. Cu butonul stng apsat se mut textul, odat cu cursorul mouse ului, n noua poziie. n nal se elibereaz butonul stng, pentru a se desface legtura dintre textul selectat i cursorul mouse -ului. Cu ajutorul metodei Drag and drop se poate realiza i copierea unui text selectat. Pentru aceasta se procedeaz n mod asemntor cu cazul mutrii, meninndu-se acum tasta Ctrl apsat pe tot timpul executrii trasrii. Operaiile de mutare i copiere se pot face i pe poriuni din document, care conin nu numai text, dar i grace, tabele etc.
Anularea i revenirea asupra comenzilor executate

n editarea documentelor apar situaii cnd utilizatorul greete anumite operaii sau se rzgndete i dorete refacerea unei stri anterioare a documentului. Dintre aceste greeli cele mai periculoase sunt tergerile accidentale, care duc la pierderea unor poriuni de text, uneori de dimensiuni considerabile. Word poate reveni asupra ultimelor 100 de comenzi, indiferent de tipul acestora: caractere introduse de la tastatur, aranjare de text sau tergerea, putndu-se anula oricare dintre comenzi n orice moment al editrii. Exist i comenzi ale cror efect nu poate anulat, cum ar de exemplu salvarea. Anularea ultimei comenzi executate este posibil prin opiunea Undo a submeniului Edit sau prin acionarea combinaiei de taste Ctrl+Z, sau combinaiei Alt+Backspace. n cazul cnd se dorete anularea ultimei anulri a unei comenzi se folosete opiunea Redo din submeniul Edit sau, echivalent, combinaia de taste Ctrl +Y.
26
Bara pictogramelor conine un grup de butoane referitoare la aceast facilitate a Word-ului: anuleaz ultima comand aeaz o list din care se alege comanda de anulat (dintre cele ultimele maximum 100 de comenzi memorate) ; anuleaz ultima anulare aeaz lista anulrilor pentru a se alege aceea care se va anula. n acelai timp se pot pstra n memoria calculatorului mai multe documente deschise. Cnd se lucreaz la un document nou, programul Word nu elimin din memoria calculatorului documentele deschise anterior; el plaseaz noul document naintea celorlalte, acestea din urm devenind invizibile. Aceast capacitate de a gestiona mai multe documente deschise simultan permite trecerea rapid de la un document la altul. Pentru a aa lista documentelor deschise se execut clic pe meniul Windows din bara de meniuri. Se va derula pe vertical un meniu cu alte comenzi n partea de jos al cruia va aat lista documentelor deschise, aate n memoria calculatorului. Ultimul document la care se lucreaz i este aat pe ecran este bifat n aceast list de documente. Pentru a trece la alt document se execut un clic simplu pe numele lui pentru a-l alege.
Trecerea de la un document la altul
Vericarea ortograei i vericarea gramatical
Word for Windows ofer posibilitatea vericrii textului n sensul de a utilizate cuvinte existente ntr-un dicionar i de a respecta anumite reguli gramaticale. El poate s extrag dintr-un document cuvintele pe care nu le recunoate sau cuvintele care se repet. De asemenea ofer posibilitatea vericrii corectitudinii gramaticale a propoziiilor. Aceste faciliti pot aplicate standard pentru texte n limba englez, romn, rus, francez .a. Vericarea textului se face pentru zona selectat, n general, de la nceput spre sfrit. Vericarea ortograei documentului selectat se realizeaz prin alegerea opiunii Spelling and Grammar... (Corectare ortograc i gramatical) din meniul Tools (Instrumente de lucru). Programul Word semnaleaz pn i cuvintele ortograate corect, dac acestea nu se gsesc n dicionarul su; aceste cuvinte trebuie
27
adugate coninutului dicionarului, pentru a permite vericarea din punct de vedere ortograc la utilizarea lor ulterioar. n cazul n care este gsit un cuvnt care nu se gsete n dicionar, programul Word va aa o caset de dialog pentru vericarea ortograei i gramaticii (Spelling and Grammar):
Utilizatorul, dac va dori, va indica nlocuirea cuvntului greit cu altul n caseta Change (Schimb). Alegerea noului cuvnt poate fcut i dintr-o list oferit ca sugestii (Suggestions:). Cuvntul poate adugat la coninutul dicionarului, executnd apoi clic pe butonul Add to Dictionary. Utilizatorul poate opta pentru: Ignore Once (Ignor odat) las cuvntul neschimbat; Ignore All (Ignor tot) ignorarea tuturor apariiilor ale cuvntului respectiv, pn la nalizarea aciunii de vericare; Change (Schimb) nlocuirea cuvntului cu cel ales din lista Suggestions:; Change All nlocuirea tuturor apariiilor din text a cuvntului cu cel indicat din lista Suggestions:. Lansarea comenzii de vericare a ortograei i de vericare gramatical poate fcut i prin executarea unui clic pe butonul din bara pictogramelor sau prin apsarea tastei F7.
28
Un tabulator este asociat unei poziii n care va deplasat cursorul prin acionarea de ctre utilizator a tastei Tab. Astfel, la prima apsare a tastei Tab, cursorul va mutat la poziia asociat primului tabulator, la a doua apsare, n cadrul aceluiai paragraf, se va face mutarea la poziia asociat celui de-al doilea tabulator i aa mai departe. Tabulatorii pot utilizai pentru a crea un alineat sau pentru a alinia o coloan de numere. Programul Word a mai adugat posibilitatea trasrii unor linii de ghidare punctate ntre poziiile xe de scriere din cadrul unui rnd (dot leaders). Un exemplu de utilizare a acestei faciliti l constituie crile de telefon, n care numele abonatului telefonic se a n partea stng, numrul de telefon este n partea dreapt, spaiul intermediar ind traversat de o linie punctat. Exist patru tipuri de poziionri xe posibile: poziionarea la stnga (Left) este cea care se utilizeaz n mod normal; poziionarea central (Centre) permite aezarea textului la poziia x central stabilit; poziionarea la dreapta (Right) este similar cu alinierea la dreapta, cu excepia faptului c textul este alineat nu la marginea util din partea dreapt a paginii, ci la poziia x din dreapta stabilit; poziionarea zecimal (Decimal) permite alinierea punctelor zecimale ale coloanei de numere la poziia x stabilit. Stabilirea poziiilor xe de scriere se poate face n dou moduri: prin intermediul meniului sau acionndu-se direct cu mouse -ul asupra riglei de msur. n primul caz se va proceda astfel: se alege din submeniul Format (Aranjare n pagin) opiunea Tabs... (Poziii xe de scriere n cadrul unui rnd ), deschiznduse astfel pe ecran fereastra de dialog cu acelai nume; aceast fereastr poate deschis i altfel, prin acionarea butonului Tabs... din fereastra de dialog Paragraph, aat pe ecran prin alegerea opiunii cu acelai nume din submeniul Format; n fereastra Tabs se stabilesc tabulatorii dorii.
Stabilirea poziiilor xe de scriere n cadrul unui rnd. Tabulatori
29
n lista Tab stop position: (lista de poziii xe), aat n partea stng a casetei de dialog, se selecteaz tabulatorul dorit. Caseta Alignment prezint tipul de aliniere corespunztor poziiei xe selectate, iar caseta Leader indic tipul de linie curent utilizat la umplerea spaiului dintre poziiile xe. Semnicaiile butoanelor din aceste casete sunt urmtoarele: Left aliniere la stnga; Centre centrare; Right aliniere la dreapta; Decimal aliniere la punctul zecimal; Bar tabulatorii vor separai prin caracterul | ; 1 None nu se traseaz nici o linie; 2 ..... linie realizat din puncte repetate; 3 ----- linie realizat din linioare poziionate la jumtate din nlimea caracterelor; 4 ___ o linie continu utilizat de obicei pentru subliniere. Se execut clic pe butonul Set, pentru a conrma programului Word alegerea opiunilor respective. Linia de ghidare punctat va trasat la stnga poziiei xe pentru care s-a activat opiunea de trasare. Pentru a terge un tabulator (dup ce acesta a fost selectat n lista Tab stop position) se va aciona declanatorul Clear. Prin acionarea butonului Clear All vor terse poziiile asociate tuturor tabulatorilor denii de utilizatori. Prin intermediul zonei de editare Default tab stops: se specic distana implicit dintre tabulatori, apoi se acioneaz declanatorul SET. Stabilirea poziiilor xe de scriere cu ajutorul riglei de msur se face n felul urmtor. Se execut clic pe butonul de alegere a tipului de poziionare (Tab button), care se a n stnga riglei de msur, de cte ori este nevoie, pn ce butonul indic modul de poziionare dorit:
30
reprezint poziionarea x la stnga; reprezint poziionarea x centrat; reprezint poziionarea x la dreapta; reprezint poziionarea x zecimal. n continuare se execut clic simplu pe rigla de msur pe marcajul corespunztor distanei dorite. n punctul respectiv va plasat semnul de poziionare x ales mai sus. Dac, din greeal, ai adugat un semn de poziionare n plus, putei s-l tragei (dragai ) afar din rigl, n josul paginii, pentru a-l elimina. ntrebri de control Care sunt modurile de orientare a paginii? Prin ce se caracterizeaz un paragraf? Cum se formateaz paragraful selectat? Cum pot alineate paragrafele? Cum pot modicate fonturile n documentele dumneavoastr? 6. Cum poate selectat un text de la tastatur? Dar cu mouse ul? 7. Cum poate nlocuit un fragment de text? 8. Cum poate modicat distana ntre rnduri? 9. Cum poate anulat sau refcut o comand? 10. Cum poate vericat din punct de vedere ortograc i gramatical un document activ? 11. La ce servesc tabulatorii ? Cum se ataeaz poziii xe de scriere pe rnd? 1. 2. 3. 4. 5.
31
4. METODE SPECIALE DE TEHNOREDACTARE

O seciune permite aranjarea n pagin a unei poriuni a documentului, utiliznd alte opiuni privind caracteristicile de pagin, dect n restul documentului. ntr-un document putem avea oricte seciuni dorim. Sfritul unei seciuni este stabilit printr-un marcator de sfrit (End of Section). Stabilirea seciunilor se reduce la plasarea marcatorilor de sfrit de seciune n poziiile dorite, n cadrul unui document, urmnd ca apoi s se stabileasc formatul paginii pentru ecare n parte. Denirea unei noi seciuni (introducerea unui marcator de sfrit de seciune) se face din meniul Insert (Insereaz), opiunea Break... (ntrerupere) i alegerea n zona Section break types (Tipuri de sfrit de seciune) urmtoarele opiuni: Next page ( pagina urmtoare) seciunea nou ncepe de pe pagina imediat urmtoare poziiei curente a cursorului; Continuous (continuare) seciunea nou va ncepe pe aceeai pagin cu cea veche; Even page ( pagin cu numr par) seciunea nou va ncepe de pe prima pagin din stnga (numerotat cu numr par); Odd page ( pagin cu numr impar) seciunea nou va ncepe de pe prima pagin din dreapta (numerotat cu numr impar). Ultimele dou opiuni (Even page i Odd page) se folosesc cnd au fost denite n setarea paginilor opiunea Mirror margins n Page Setup... din meniul File. Pentru stabilirea unor formate de pagin la nivel de seciune se mut cursorul n interiorul seciunii respective, dup care se alege opiunea Page Setup... din meniul File. In fereastra cu acelai nume, n partea inferioar, se a lista ascuns Apply to:
32
Crearea seciunilor
(Aplicat pentru), care stabilete zona din document la care se refer opiunile introduse n fereastr. Alegnd din aceast list elementul This Section (Aceast seciune), opiunile stabilite n fereastra Page Setup se vor referi doar la seciunea curent, n care se a cursorul. Celelalte elemente ale listei ascunse au urmtoarele semnicaii: Whole document se aplic asupra ntregului document, indiferent de mprirea sa n seciuni; Selected text se aplic asupra textului selectat anterior; This point forward se aplic asupra zonei cuprinse ntre poziia curent a cursorului i sfritul documentului, introducndu-se automat la poziia cursorului un marcator de sfrit de seciune; Selected sections se aplic asupra seciunilor selectate anterior. Deseori apare necesitatea mpririi unui text pe mai multe coloane. Ar foarte greu, de exemplu, de citit un ziar, de format A2, tehnoredactat pe o singur coloan. Aranjarea unui text pe coloane, n Word, se face prin lansarea comenzii Columns... din meniul Format, ind deschis fereastra de mai jos.
Scrierea textului n coloane
33
Urmeaz ca utilizatorul s indice numrul de coloane n care se va mpri textul prin Number of columns:, limea ecrei coloane prin Width and spacing (Lime i spaiere), iar distana ntre ele prin Spacing:. Coloanele n care este mprit un text pot echidimensionale (cel mai adesea), e de dimensiuni diferite. Comutatorul Equal column width (limi egale ale coloanelor), n starea activat, determin crearea coloanelor de limi egale. Pentru introducerea unui salt la o coloan nou, se poziioneaz cursorul n locul unde se dorete s se termine coloana i se selecteaz Break.. din meniul Insert. n caseta de dialog Break types... se alege Column break. Dac se dorete delimitarea mai accentuat a coloanelor, se poate folosi o linie vertical la mijlocul spaiului liber, dintre coloane, linie aat ca urmare a activitii comutatorului Line between din fereastra de dialog Columns. Un set de caractere reprezint un grup de 256 de caractere, numerotate de la 0 la 255 (conform standardului ASCII extins), ecare cu o anumit reprezentare extern (grac). n text caracterele sunt memorate prin codurile asociate lor. Schimbndu-se fontul pentru o anumit poriune de text, se poate modica ntregul neles al textului, prin nlocuirea reprezentrilor externe ale caracterelor componente, chiar dac succesiunea de coduri memorat intern rmne aceeai. De exemplu: Abcdef (font Arial) (font Wingdings) (font Webdings) sunt memorate intern, ca aceeai succesiune de coduri, dar extern apar diferit, datorit fontului diferit aplicat ecrei linii n parte. Word posed propria sa metod de introducere n text a unor caractere speciale, simboluri, apelnd opiunea Symbol... din meniul Insert. Se va deschide o fereastr de dialog cu acelai nume Symbol (Insereaz un simbol ).
34
Introducerea de caractere speciale n text
Seciunea Symbols a acestei ferestre este folosit pentru introducerea n text a unor caractere din seturile: Normal (Arial, Times New Roman etc.). Setul de caractere se selecteaz din lista ascuns Font:, n tabelul de sub aceast list ind aate toate elementele respectivului set. Efectundu-se un clic simplu pe un caracter, acesta este selectat (i aat mai mare), urmnd ca la acionarea butonului Insert s e introdus n text la poziia cursorului. Seciunea Special Characters a ferestrei Symbol pune la dispoziia utilizatorului o list de caractere speciale, mpreun cu tastele directe asociate lor. Alegndu-se unul dintre elementele listei sau acionndu-se una din combinaiile de taste prezentate n tabel, simbolul respectiv va inserat n document, conform poziiei cursorului. Unui simbol, caracter special, i poate asociat o combinaie direct de taste (Shortcut Key), la acionarea creia s se realizeze introducerea n text a simbolului. Pentru a realiza acest lucru mai nti se selecteaz simbolul din tabelul sau lista ferestrei Symbol, apoi se acioneaz butonul Shortcut Key.... Va deschis fereastra Customize Keyboard. Se acioneaz combinaia de taste ce trebuie asociat simbolului, combinaie care va introdus n cmpul de editare Press new shortcut key:. se apas butonul Assign (sau tasta Enter) pentru realizarea legturii dintre simbol
35
i combinaia de taste i apoi se acioneaz butonul Close (un alt Enter) pentru nchiderea ferestrei. Asocierea este acum realizat, revenindu-se n fereastra Symbol. Microsoft Word ofer utilizatorului posibilitatea de a ncadra o zon de text n chenare, de a stabili diferite culori pentru cerneal i fond. Chenarul este dreptunghiular i nconjur paragraful sau o zon din document, se utilizeaz pentru a nfrumusea i a scoate n eviden anumite paragrafe. Liniile chenarului pot alese ca grosime sau culoare dup dorina utilizatorului. Toate acestea se stabilesc (dup selectarea zonei) n fereastra Borders and Shading, care va deschis la alegerea opiunii Borders and Shading... din submeniul Format.
Ataarea chenarelor unei zone de text. Umbrirea
Prin seciunea Borders se va indica tipul chenarului care va nconjura, total sau parial, zona de text selectat anterior. Utilizatorul va specica prin: Setting: modul de apariie a chenarului; None anularea apariiei chenarului n zona selectat; Box ncadrarea zonei selectate cu linii egale (chenar fr umbr); Shadow ncadrarea zonei cu linii mai ngroate la dreapta i n partea de jos (chenar cu umbr); Page Border modul de aare a zonei ncadrate. Un clic simplu pe oricare din elementele acestei guri (laturile chenarului sau linia orizontal din interior) va indica prezena, respectiv
36
absena sa din cadrul care va nconjura zona selectat; Style: tipul liniei cu care se traseaz chenarele; Color: culoarea chenarului; Width: grosimea liniilor. Cu ajutorul seciunii Shading se va alege modul de scriere a textului, fondului, chenarului. Se pot astfel schimba culorile fondului textului selectat i culoarea cernelei, ct i modelul de umplere a fondului. Dei culoarea apare pe ecran, tiprirea ei este legat de posibilitile de scriere a imprimantei. Paragrafele pot numerotate sau marcate cu un semn special n stnga lor. Pentru aceasta se vor selecta paragrafele care fac obiectul enumerrii, apoi din meniul Format se alege opiunea Bullets and Numbering... (Marcatori i numerotare), declannd apariia unei ferestre cu acelai nume.
Numerotarea i marcarea paragrafelor
Acionarea butonului Bulleted din partea superioar a ferestrei va aa exemple de caractere speciale (cerculee, romburi, sgei etc.) utilizate pentru marcaje. Dac se dorete un alt tip de marcaj sau editarea ntr-un anumit mod al marcajului, se selecteaz butonul Customize... ceea ce duce la deschiderea ferestrei Customize Bulleted List n care vom indica opiunile dorite.
37
Dac n caracterele speciale se dorete numerotarea paragrafelor, din partea superioar a ferestrei Bullets and Numbering se alege butonul Numbered, apoi tipul de numerotare dorit (cifre arabe 1, 2, 3 ..., sau cifre romane I, II, III ..., sau litere majuscule A, B, C ... etc.). Crearea mai rapid a paragrafelor marcate cu un caracter special (Bullets) sau numerotate, se poate obine folosind butonul (Numbering) din bara de aspect. respectiv butonul Un grup de paragrafe poate numerotat sau marcat pe mai multe nivele. De exemplu, capitolele i subcapitolele unui document. Pentru un astfel de grup de paragrafe, pentru care s-au stabilit anterior indentrile corespunztoare nivelelor, se acioneaz butonul Outline Numbered (Schi numerotat) din fereastra Bullets and Numbering i se alege opiunea corespunztoare tipului de numerotare dorit. Putem avea pn la nou nivele. ntrebri de control 1. Care este efectul opiunii Break din meniul Insert? 2. Cum poate inserat ntreruperea forat de pagin? 3. Cum poate scris un text n coloane? Cum poate xat limea ecrei coloane? 4. Cum poate stabilit culoarea fundalului unui paragraf? Dar ataarea chenarelor? 5. Ce este marcarea sau numerotarea pe mai multe nivele?
38
5. FACILITI OFERITE DE WORD FOR WINDOWS

Modele de aranjare a textului (Styles)
Denirea stilurilor presupune alegerea unui anumit mod de scriere (font, paragraf, paginare etc.) pentru diverse zone din document. Un stil de paragraf reprezint un ansamblu de parametri ce caracterizeaz un paragraf (font, stil de aare, dimensiune a caracterelor, aliniere, spaiere, indentare, eventualele chenare i umbre etc.), cruia i se atribuie un nume i care dup denire poate aplicat oricrui paragraf al documentului. Stilurile de caractere se aplic asupra unui grup de caractere selectat anterior. Pentru tehnoredactarea unor documente mari se folosete urmtoarea procedur de lucru: mai nti se denete pentru ecare tip de paragraf n parte cte un stil de paragraf, n aceast etap specicndu-se pentru ecare stil parametrii ce caracterizeaz paragraful i numele asociat stilului; apoi se parcurge documentul paragraf cu paragraf i, n funcie de tipul paragrafului, se aplic stilul de paragraf dorit, fr a mai necesar precizarea ecrui parametru n parte pentru ecare paragraf. Fiecare mod de scriere va primi un nume de stil i va putea apelat direct conform numelui su sau printr-o cheie (combinaii de taste directe). De exemplu, putem deni un stil pentru scrierea titlurilor de seciuni (caractere mari, bold, centrat). Programul Word are cteva modele prestabilite incluse n documentele create, cel implicit ind modelul (stilul) Normal. Pentru crearea stilurilor noi se va apela opiunea Styles and Formatting din submeniul Format. Ca rezultat se va produce apariia pe ecran, n partea dreapt, a unei ferestre de dialog cu acelai nume. Aplicarea unui stil asupra unui paragraf se realizeaz prin poziionarea cursorului de editare n interiorul paragrafului respectiv, selectarea stilului dorit din lista Styles.
39
Crearea propriului stil de scriere se realizeaz prin alegerea opiunii New Style ... din fereastra Styles and Formatting, operaie care determin deschiderea altei ferestre cu numele New Style. n fereastra New Style se poate face: introducerea numelui noului stil pe care se dorete de denit n cmpul de editare Name; precizarea parametrilor noului stil (font, dimensiune a caracterelor, indentare, aliniere, chenare etc.) prin intermediul butonului Format, alegnd din submeniul aat: Font: permite specicarea parametrilor de nivel caracter; Paragraph: modul de scriere a paragrafelor; Tabs : caracterizeaz tabulatorii paragrafului; Frame : modul de poziionare a cadrelor; Language: permite asocierea unei anumite limbi stilului respectiv; Numbering: numerotarea paragrafelor, n cazul paragrafelor enumerative; Shortcut Key: xarea (la dorina utilizatorului) a unei chei scurte prin care poate apelat rapid stilul respectiv. Caracteristicile iniiale ale stilului nou denit vor preluate din stilul selectat din lista Styles based on:. Lista ascuns Style for Following Paragraph este folosit pentru indicarea stilului, care va aplicat paragrafului; se va introduce imediat dup paragraful cruia i s-a aplicat stilul nou denit.
40
Antetele i subsolurile se a n afara paginii utile (vezi Capitolul 3). Un antet de pagin (header n englez) este un fragment de text care va apare la nceputul ecrei pagini a documentului, iar un subsol de pagin (footer) este o poriune de text care va apare la sfritul ecrei pagini a documentului. Exemple de antete i subsoluri: titlul de capitol sau paragraf, eventual i autorul, aat pe ecare pagin a unei cri, numrul de pagin aat n partea inferioar a paginilor. Antetul se ntinde de la marginea antetului pn la marginea superioar a paginii, iar subsolul de la marginea subsolului pn la latura inferioar a paginii zice. nainte de a se stabili coninutul antetului i subsolului, trebuie precizate marginile paginii i cele ale antetului i subsolului, astfel nct s existe destul spaiu pentru coninut. Acest lucru se stabilete prin intermediul ferestrei de dialog Page Setup (Organizarea paginii ) deschise la alegerea opiunii cu acelai nume din submeniul File. Editarea coninutului antetului i (sau) subsolului se face prin alegerea opiunii Header and Footer din submeniul View, dup care cursorul este poziionat n zona rezervat antetului sau subsolului i pe ecran este aat o bar utilitar, folosit la editare: Trecerea din zona rezervat antetului n cea rezervat subsolului
Numerotarea paginilor. Antete i subsoluri
i invers este posibil prin intermediul butonului din aceast bar utilitar sau efectund un clic simplu pe zona respectiv. n modul de vizualizare Print Layout se poate trece direct la editarea antetului sau subsolului, printr-un clic dublu pe zona rezervat acestora. Semnicaia butoanelor este, n ordinea care apar, urmtoarea: inserarea informaiilor adiionale (Insert Auto Text), de exemplu, numele autorului, titlul ierului etc.; inserarea numerelor de pagin n antet / subsol (Insert Page Number); inserarea numrului de pagini (Insert Number of Pages);
41
formatarea numrului de pagin (Format Page Number); inserarea datei calendaristice n antet / subsol (Insert Date); inserarea orei n antet / subsol (Insert Time); setarea paginii (Page Setup); aarea sau nu a textului n documentul curent (Show/Hide Document Text); prezentarea antetului / subsolului ca cel atribuit anterior (Link to Previous); comutator (Switch) ntre ataarea antetului (Header) sau subsolului (Footer). Introducerea numrului de pagin n zona antetului sau n zona subsolului se efectueaz cu opiunea Page Numbers din submeniul Insert, care produce aarea pe ecran a unei ferestre cu acelai nume:
Poziia numrului de pagin, la nceputul (n zona antetului) sau la sfritul paginii (n zona subsolului), este dat de elementul selectat din lista ascuns Position. Alinierea numrului de pagin pe orizontal se face cu ajutorul listei ascunse Alignment. Dac este activat comutatorul Show Number on First Page, atunci numrul de pagin va aat i pe prima pagin a documentului. Modul de numerotare a paginilor unui document este stabilit prin acionarea butonului Format ... ceea ce va duce la aarea unei ferestre cu numele Page Number Format n care utilizatorul va indica: Number Format formatul numrului de pagin (numerotare normal cu cifrele arabe 1, 2, 3, ... , numerotare cu cifre romane |, ||, |||, ... , numerotare cu litere alfabetice a, b, c ...);
42
Start At nceperea numerotrii paginilor de la o valoare xat de utilizator (implicit 1); Continue from Previous Section continuarea numerotrii dup ultima seciune (numrul primei pagini a seciunii curente va cel care urmeaz ultimului numr de pagin a seciunii anterioare); Include Chapter Number includerea numrului de capitol n formatul numrului de pagin. Notele de subsol (Footnote) i cele de nal (Endnote) sunt texte explicative care se introduc pentru anumite noiuni ale unui document. n cazul notelor de subsol textul explicativ este plasat n josul paginii n care apare marcatorul notei, iar n cazul notelor de nal textul se gsete la sfritul documentului. Pentru a insera o not de subsol se procedeaz astfel: se poziioneaz cursorul de editare n locul n care se dorete inserarea marcatorului (de obicei imediat dup termenul explicat); apoi din submeniul Insert se alege opiunea Reference, Footnote, pentru deschiderea ferestrei de dialog Footnote and Endnote: n aceast fereastr utilizatorul va indica n seciunea Location locul unde va plasat explicaia (Footnotes: pentru nota de subsol i Endnotes: pentru nota de nal); n seciunea Format se specic formatul marcatorului introdus n text (Number format: numerotarea automat n ordine cresctoare; Custom mark: numerotarea cu ajutorul unui marcator denit de utilizator); Start at valoarea de nceput a numerotrii; Continuous numerotarea va continua cresctor de-a lungul ntregului document; Restart Each Section numerotarea va reiniializat la nceputul ecrei seciuni; Restart Each Page numerotarea va reiniializat pentru ecare pagin n parte). Analog cu opiunile notelor de subsol se pot stabili opiuni i pentru notele de nal. Word permite conversia unor note de un tip n note de cellalt tip. Pentru a realiza aceast conversie se acioneaz butonul Convert din fereastra de dialog Footnote and Endnote.
43
Note de subsol i note de nal
Vizualizarea notelor de subsol i celor nale poate fcut din meniul View, opiunea Footnotes. tergerea unei note de subsol sau de nal se face prin selectarea marcatorului i acionarea tastelor corespunztoare tergerii (Delete sau Ctrl+X, de exemplu).
Indexul este o list ordonat alfabetic de noiuni folosite n cadrul unui document, care apare de obicei la sfritul documentului i indic paginile unde se fac referiri la termenii din list. El este deosebit de util n special pentru documente mari. Crearea unui index n Microsoft Word se realizeaz n dou etape separate: 1. Se identic i se marcheaz n document intrrile n index, nsemnnd locurile unde apare o noiune sau unde se face referire la ea. 2. Se grupeaz aceste intrri pentru a forma indexul i se indic locul unde acesta va apare. Marcarea termenilor care intr n componena listei de index se face astfel: se selecteaz termenul respectiv, format din unul sau mai multe cuvinte, sau se poziioneaz cursorul n locul n care se face referire la el; apoi se deschide fereastra Index and Tables, alegnd opiunea cu acelai nume din submeniul Insert, Reference; se acioneaz butonul Index din partea superioar a ferestrei; n zona Type se selecteaz tipul intrrii n index (Indented index simplu sau Run-in multinivel);
44
Generarea indexului i cuprinsului
apoi urmeaz acionarea butonului Mark Entry din partea de jos a ferestrei, ocazie cu care este deschis o nou fereastr, numit Mark Index Entry, i se completeaz: Main entry: cu textul intrrii n index; Subentry: cu textul unei eventuale subintrri n index (va completat n cazul n care unui termen i corespund mai muli subtermeni); Cross-reference: n locul numrului de pagin la care se a termenul se va introduce n lista nal un text de tipul a se vedea ... (o referin ncruciat); Current page: va introdus alturi de termen i numrul paginii la care se gsete; Page range: se folosete pentru introducerea unor domenii de pagin i nu una singur pentru termenul respectiv.
Cuprinsul reprezint lista cu titlurile capitolelor, paragrafelor i subparagrafelor unei lucrri, ordonat dup numrul paginii la care se gsesc. Pentru a deni intrrile de cuprins este necesar de formatat ecare titlu de capitol, de paragraf sau de subparagraf cu un anumit stil. De exemplu, pentru titlurile de capitole putem folosi stilul Heading 1, iar pentru cele de paragrafe Heading 2. Precizarea ecrui titlu poate fcut i prin intermediul casetei de dialog
45
Mark Table of Contents Entry (Marcare intrare n cuprins), care poate deschis,apsnd tastele Alt +Shift+O: n zona de editare Entry (Intrare) va aprea titlul selectat, n lista ascuns Table identier: (Identicator tabel ) se va alege identicatorul C, iar n zona de editare Level: (Nivel ) se va introduce nivelul dorit de apariie al stilulului selectat i se va aciona butonull Mark (Marcare). Pentru generarea cuprinsului n Word, dup ce au fost marcate titlurile, se folosete tot fereastra Index and Tables deschis la alegerea opiunii cu acelai nume din submeniul Insert, Reference. Acionnd butonul Table of Contents, pe ecran va apare fereastra de dialog:
Se selecteaz opiunea Show page numbers, dac se dorete ca n cuprins s apar numerotarea paginilor. Dac se acioneaz butonul Right Align page numbers, paginile n cuprins vor alineate la marginea din dreapta a documentului. Acionarea butonului OK determin generarea cuprinsului la poziia curent a cursorului n document. Unele documente nu au structura de paragrafe, titlu bine denite. Este ns necesar s se creeze un cuprins folosind un text care nu are o formatare special. Aceasta se poate face insernd n text
46
coduri de cmpuri speciale i anume folosind coduri de cmp TC (Table of Contents). Pentru inserarea unui cod de cmp, marcnd o intrare n cuprins, se procedeaz astfel: se poziioneaz cursorul n locul n care se dorete a marcat pentru a intra n cuprins; se alege opiunea Field din submeniul Insert; apoi n fereastra deschis se selecteaz categoria (Categories) Index and Table; din lista Field Name se alege opiunea TC (sau se introduc efectiv cele dou caractere TC); se poziioneaz cursorul n zona Field Code ntre cele dou acolade. Se las un spaiu dup literele TC; se introduce ntre ghilimele textul care va aprea n cuprins; se acioneaz butonul OK sau tasta ENTER. Se pot crea de asemenea liste care s cuprind poziiile n document ale gurilor sau oricror altor grupe de elemente (ecuaii, tabele) din document. Aceasta se poate face dac tuturor imaginilor dintr-o lucrare li s-a asociat un text explicativ. Pentru a eticheta o imagine, de exemplu, mai nti se selecteaz aceasta (cu un clic simplu pe ea), dup care se alege opiunea Caption din submeniul Insert, Reference. Se va deschide o fereastr cu acelai nume n care n cmpul de editare Caption se introduce textul explicativ al gurii. Partea x (comun tuturor gurilor din document) se specic prin intermediul listei Label, iar partea variabil (care explic semnicaia gurii respective) este indicat prin introducerea manual a textului n cmpul Caption (dup partea x). Poziia textului explicativ, sub sau deasupra gurii, se precizeaz cu ajutorul listei Position: Below Selected Item sub gur; Above Selected Item deasupra gurii. Un tabel este format din linii i coloane, la intersecia acestora gsindu-se celulele (csuele) n care se introduce coninutul tabelului. Structura unui tabel reprezint scheletul, format din linii orizontale i verticale (ce delimiteaz celulele), n care se introduce textul coninut n tabel.
47
Crearea tabelelor
Exist dou moduri de creare a unui tabel: mai nti se creeaz structura, dup care aceasta se umple cu text, introdus manual de la tastatur de ctre utilizator sau mai nti se introduce textul tabelului ntr-un anumit format, dup care acesta se transform ntr-un tabel prin crearea automat a structurii respective. Crearea unui tabel simplu se face prin lansarea comenzii Insert Table din submeniul Table, deschizndu-se astfel pe ecran fereastra cu acelai nume: Utilizatorul va trebui s indice n aceast fereastr numrul de coloane prin Number of columns, numrul de linii prin Number of rows ale tabelei i limea x a coloanei prin Fixed column width. Alte caracteristici ale tabelului pot stabilite prin intermediul ferestrei de dialog Table AutoFormat (care se deschide apelnd opiunea AutoFormat). Pentru crearea rapid a unei structuri simple de tabel poate folosit i butonul din bara de butoane Standard. Pot create tabele, pornind de la un text existent. Pentru aceasta: datele, care trebuie incluse n tabel, vor introduse secvenial, folosind un anumit separator ntre dou celule consecutive (marcaj de sfrit de paragraf, virgul sau un caracter tab), astfel nct s poat delimitat exact coninutul celulelor tabelului; datele organizate n acest mod vor selectate i transformate automat ntr-un tabel, folosind opiunea Convert Text to Table din submeniul Table. Se va deschide caseta de dialog Convert Text to Table n care se va specica numrul de coloane (Number of columns:), limea x a coloanei (Number of rows:), caracterul separator (Separate text at) .a.
48
Procedeele obinuite de copiere, tiere i lipire din cadrul programului Word funcioneaz i n cadrul celulelor i tabelelor. Comanda Merge Cells (mbinare celule) din meniul Tools unete celulele adiacente selectate ntr-o singur celul, iar comanda Split Cells(Scindare celule) le scindeaz. ntr-un tabel existent pot inserate: o nou celul, coloan sau un nou rnd. Inserarea celulelor se face n felul urmtor: se selecteaz una sau mai multe celule lng locul unde se dorete inserarea noilor celule; din meniul Table se alege Insert Cells ceea ce duce la apariia pe ecran a ferestrei cu acelai nume: n aceast fereastr se alege una dintre opiuni: Shift cells right (Deplasare celule la dreapta) se vor insera celule la stnga celulelor selectate; Shift cells down (Deplasare celule n jos) se vor insera celule noi deasupra celulelor selectate; Insert entre row (Inserare rnd ntreg) se vor insera unul sau mai multe rnduri; Insert entre column (Inserare coloan ntreag) se vor insera una sau mai multe coloane. Cu ajutorul instrumentului Draw Table (Deseneaz tabel ), care pune la ndemn un creion, controlat cu ajutorul mouse -ului, putem crea un tabel ceva mai complex dect un dreptunghi simplu cu un anumit numr de linii i coloane. Pentru aceasta se execut clic pe butonul din bara pictogramelor dup care se va aa pe ecran bara mobil cu instrumente Tables and Borders: Dup apariia acestei bare putem desena orice tabel, folosind creionul i celelalte instrumente.
49
Pot aplicate diferite formatri predenite de tabel cu ajutorul funciei Table AutoFormat din meniul Table. Utiliznd aceast funcie, putem s reorganizm automat ntregul tabel, selectnd unul din cele peste 38 de proiecte sugerate. Liniile de gril care mpart pe ecran tabelul n rnduri i coloane nu vor tiprite. Dac dorim s imprimm linii orizontale i verticale ntre celule este necesar s le evideniem, delimitnd celulele tabelului cu chenare. Acest lucru poate realizat prin alegerea opiunii Borders and Shading din meniul Format. Se va deschide o fereastr de dialog cu acelai nume n care gsim instrumentele necesare desenrii liniilor groase n exteriorul tabelului, liniilor subiri ntre rnduri i coloane, colorrii liniilor dorite. Prin intermediul seciunii Shading putem aduga un fundal de o culoare anumit celulelor selectate. Tabelul poate mutat dintr-un loc n altul, executnd un clic pe
mnerul de tragere . Tabelul poate alineat la stnga, dreapta sau centrat n cadrul paginii cu textul aat deasupra i (sau) dedesubtul tabelului. Cu ajutorul opiunii Table Properties (Proprieti tabel ) din meniul Table putem s schimbm poziionarea n pagin a tabelului, dispunnd textul n jurul lui, i s aliniem textul n celulele tabelului. Rotirea textului ntr-un tabel se face apelnd opiunea Text Direction din meniul Format.
50
Oricrui document Word i se poate aduga reprezentri grace dintr-o colecie bogat de imagini gata pregtite, numit Galeria de clipuri. Se pot crea imagini grace proprii i se pot importa iere grace, formule, secvene sonore i secvene provenite de la un scaner sau de la o camer digital. Reprezentrile grace pot inserate oriunde n pagin, pot mutate, redimensionate, grupate, aliniate, rotite, suprapuse. Adugarea imaginilor din Galeria de clipuri se realizeaz cu ajutorul comenzii Picture din meniul Insert, alegnd opiunea Clip Art. Rsfoind miniaturile, care sunt organizate pe categorii, din lista aat Collection List selectm desenul dorit.
Crearea obiectelor
Pentru a lansa n execuie programul de creare a unui obiect propriu este necesar s am Bara cu instrumente de desen, apsnd pe butonul Drawing de pe bara pictogramelor. n partea de jos a ecranului, deasupra liniei de stare va apare bara cu instrumente de desen: Cu ajutorul butoanelor de pe aceast bar putem crea linii drepte, linii frnte, arce, curbe, dreptunghiuri, cercuri, elipse, poligoane i guri de form neregulat, sgei, stele .a. Fiecare obiect este situat ntr-o cutie, care are nite marcaje de selecie n ecare col i pe ecare latur i care pot vi vzute
51
dac efectum un clic pe obiect. Pentru a redimensiona (mri sau micora) un obiect se va selecta unul dintre marcajele de selecie, transformnd indicatorul mouse -ului ntr-o sgeat cu dou capete, trgnd-o n ce direcie dorim. Dac se dorete inserarea ntr-un document a unei reprezentri grace provenite de la un scaner sau de la o camer digital, se va alege opiunea From Scaner or Camera din submeniul Insert, Picture. Un obiect selectat poate ters cu tasta Delete. Executnd un clic cu butonul din partea dreapt a mouse -ului pe un obiect selectat, putem alege alte opiuni de formatare. Word posed un puternic editor pentru ecuaii i formule matematice numit Microsoft Equation 3.0. Menionm, c prin termenul de ecuaie nu se nelege noiunea matematic de ecuaie, ci un element care conine simboluri specice documentelor tiinice: matematic, zic, inginerie etc. Pentru crearea unei ecuaii, se poziioneaz mai nti cursorul n locul unde se dorete inserarea ecuaiei, apoi se pornete editorul de ecuaii executnd comanda Object din submeniul Insert. Se va deschide o fereastr cu numele Object. n aceast fereastr se acioneaz butonul Create New, indicnd astfel Word-ului c se dorete crearea unei ecuaii noi, apoi din lista de tipuri (Object Type) se alege opiunea Microsoft Equation 3.0 i se va apsa butonul OK sau tasta Enter. n lista Object Type sunt aate toate aplicaiile care pot furniza obiecte n vederea includerii lor n documentele Word i care sunt instalate n acest moment n sistem (Prima g. p. 53). Modicarea unei ecuaii create anterior se face tot prin intermediul editorului de ecuaii, a crui pornire se realizeaz printr-un clic dublu pe ecuaia de modicat. Prin realizarea unui clic dublu pe un obiect de un anumit tip se efectueaz pornirea utilitarului cu care a fost creat acest obiect. Word recunoate singur tipul obiectului, datorit unei tehnici speciale a Windows-ului privind schimbul de date ntre aplicaii. Lansarea editorului de ecuaii determin deschiderea unei ferestre Equation care conine un grup de butoane pentru inserarea elementelor specice ecuaiilor (A doua g. p. 53).
52
Majoritatea simbolurilor matematice se pot introduce selectnd unul din butoanele aate sub meniul de comenzi. De exemplu, pentru introducerea fraciei se alege din fereastra Equation butonul , iar din sublista aat elementul ; pentru introducerea
simbolului sum se va aciona butonul , iar din sublista aat sub acest buton printr-un clic simplu se va alege elementul dorit: sum fr limita superioar i inferioar; sum doar cu limita inferioar; sum cu ambele limite scrise deasupra argumentului i aa mai departe. Textul se introduce n ecuaie fr spaii exceptnd cazul cnd este selectat opiunea Text din meniul Style aat la lansarea editorului de ecuaii. Pentru prsirea editorului de ecuaii i revenirea n editarea documentului Word, se realizeaz un clic simplu cu mouse -ul n afara cadrului ecuaiei. Ecuaia editat anterior este vzut n documentul Word ca un obiect exterior, de tipul imaginii. Ea este tratat ca un tot unitar, neputndu-i-se afecta n mod direct coninutul, ci doar prin intermediul editorului de ecuaii. Dar, ca orice obiect extern, ecuaia poate
53
mrit, micorat, mutat etc., e direct cu mouse -ul prin trasarea butoanelor delimitatoare ale cadrului ecuaiei. n cadrul editrii ecuaiilor pot folosite numeroase stiluri de aare a caracterelor, specice diferitelor elemente matematice, cum ar : formule, funcii, variabile, vectori, text obinuit. Pentru a se introduce un text ntr-un anumit stil, mai nti se selecteaz stilul dorit din submeniul Style (Math, Text, Function .a.), apoi se introduce de la tastatur textul respectiv. Un stil este activ pn la schimbarea sa cu un altul, deci pn la alegerea unei noi opiuni din submeniul Style. Dimensiunea caracterelor din cadrul unei ecuaii este controlat de opiunile submeniului Size (Full, Subscript, Sub-Subscript, Symbol .a.) Informaiile numerice dintr-un tabel pot nlocuite sau completate de reprezentri grace, numite diagrame, care pun n eviden cele mai importante tendine sau schimbri i sintetizeaz datele ntr-o singur imagine. Diagrama inserat intr-un document poate conine att imaginea propriu zis, ct i Seria de valori (Data series), Axele x i y (Axes), Etichetele axelor (Axes title), Marcajele pe ax (Tick-mark), Etichetele de marcaje de pe ax (Tick-mark labels), Marcajele de date (Data marker), Etichetele datei (Data labels), Legenda, Titlu (Chart title), Caroiajul (Gridlines) i alte entiti. Pentru a crea o diagram se selecteaz textul i informaia numeric din tabelul aat n documentul curent i se poziioneaz cursorul n locul n care dorim s inserm diagrama. Din meniul Insert se alege comanda Object i apoi din lista aat se selecteaz Microsoft Graph Chart. Se va deschide o nou fereastr n care pe bara de meniu apar dou opiuni noi: Data i Chart, iar n zona de lucru apar alte dou ferestre, una cu foaia de calcul n formatul Excel cu datele selectate i alta cu diagrama propriu-zis. Meniul Data conine opiunile cu ajutorul crora se stabilesc datele utilizate la crearea diagramei: Series in Rows seriile de valori sunt preluate pe linie. n acest caz informaia din celulele din prima linie vor servi etichete de marcaj pe axa Ox, iar legenda va construit cu informaia din celulele primei coloane; Series in Columns seriile de valori sunt preluate pe coloane. n acest caz informaia din celulele din primele coloane vor servi etichete de marcaj pe axa Ox, iar legenda va construit
54
Crearea diagramelor
cu informaia din celulele primei linii; Include Row/Col include n diagram celulele selectate din tabel; Exclude Row/Col exclude din diagram celulele selectate n tabel; Plot on X Axis stabilete din celulele selectate valorile pe axa Ox. Comanda Chart Type din meniul Chart stabilete tipul diagramei: Column/Bar datele sunt reprezentate n form de dreptunghiuri pe vertical (coloane) sau pe orizontal (bare). Se folosete pentru compararea datelor din mai multe serii de valori; Pie (Circular ) datele sunt reprezentate n form de sectoare de cerc (felii). Acest tip se folosete pentru reprezentarea unei singure serii de valori i arat corespondena dintre un ntreg i prile lui; XY(Scatter) gracul const din puncte mprtiate ntre axe; Area (Suprafa) gracul este o suprafa plan.
55
Meniul Chart pune la ndemn i tipuri de diagrame tridimensionale: 3D-Bar, 3D-Column, 3D-Area i 3D-Pie. Elementele unei diagrame (titlul, legenda, axele .a.), ind selectate, le putem modica, terge, muta, formata. Elementul selectat are nite puncte numite puncte de control pentru selecie. Dac aceste puncte de control pentru selecie sunt de culoare neagr, atunci elementul selectat poate deplasat, redimensionat sau formatat. n cazul cnd punctele de control sunt de culoare alb, se execut un clic dublu pe elementul selectat, pentru a deschide fereastra respectiv de formatare. Pot create diagrame bazate pe datele dintr-o foaie de lucru Excel sau dintr-un alt program al pachetului Ofce. De asemenea pot inserate diagrame n documente ca obiecte, utiliznd caracteristica de legare i ncapsulare a obiectelor (OLE) din mediul Windows, ceea ce nseamn c acele modicri fcute n documentul surs vor automat reactualizate i n documentul din Word.
Cu ajutorul mbinrilor de documente se pot crea rapid scrisori i e-mail-uri personalizate. O operaie de mbinare potal este format din sursa de date i documentul principal. O surs de date este o list, un tabel din Word sau o foaie de calcul tabelar din Excel, sau o baz de date creat n Access. Sursa de date const din nregistrri care reprezint seturi singulare de cmpuri. Cmpul este un tip de informaie, de exemplu numele, prenumele, numrul de telefon, adresa etc. Un document poate un ier text, o scrisoare-formular, un mesaj e-mail sau fax, un raport nanciar, o carte de telefoane, o pagin Web etc. Cea mai simpl modalitate de mbinare potal const dintr-o scrisoare formular, o surs de date i o imprimant. Principiul general de mbinare a informaiilor din sursa de date i documentul principal const n parcurgerea urmtorilor ase pai: 1. Din meniul Tools se alege opiunea Letters and Mailings, selectnd apoi comanda Mail Merge (mbinare coresponden) care va aa n partea dreapt a ecranului, n Panoul de activiti, programul utilitar Expert mbinare
56
mbinri de date i documente pentru crearea corespondenei
2.
3. 4.
5. 6.
coresponden i v va ghida pas cu pas. Din lista Select document type (Selectare tip document) se alege opiunea Letters (Scrisori ) i Next: Starting document (Pasul urmtor: Documentul de pornire). Se selecteaz un document sau se creeaz unul nou numit documentul principal (poate documentul curent, un ablon sau un alt document existent) i se alege Next: Select recipients (Pasul urmtor:Selectare destinatari ). Se ataeaz sursa de date (o list existent Word, Excel sau Access) la scrisoarea formular i se alege Next: Write your letter (Pasul urmtor: Scrierea scrisorii ). Se plaseaz cmpurile de mbinare n scrisoarea formular i se alege previzualizarea modului n care vor aprea primele scrisori mbinate Next: Preview your letters (Pasul urmtor: Examinai scrisoarea). Se utilizeaz opiunea Edit recipient list (Editare list destinatari ) pentru a congura anumite nregistrri din mbinare (excluderea unor nregistrri sau sortarea lor). Se efectueaz clic pe Complete the merge (Se termin mbinarea) i apoi se alege Edit individual letters (Editare scrisori individuale), pentru a mbina nregistrrile ntr-un ier nou i a salva documentul nou mbinat. Dup aceasta se alege opiunea Print pentru a imprima documentul mbinat. ntrebri de control
1. Ce sunt stilurile de caracter? Dar de paragraf? Cum putem deni un stil nou? 2. Cum putem numerota paginile? Cum putem face ca paginile s e numerotate n colul din dreapta sus? 3. Cum putem completa anteturile i subsolurile? 4. Ce este o not de subsol? Dar de nal? 5. Cum poate realizat un cuprins? 6. Cum putem aduga rapid n document un tabel? 7. Cum putem converti un text n tabel? Dar un tabel n text? 8. Cum redimensionm o imagine? 9. Ce sunt diagramele? Cum le putem modica? 10. Cum putem crea un document compus dintr-o scrisoare i date?
57
Bibliograe
1. Bott Ed, Woody L. Microsoft Ofce XP, Editura Teora, Bucureti, 2002. 2. Grosseck G. Tehnoredactare computerizat: Word XP. Ghid introductiv. (Disponibil online), Timioara, 2004. 3. Vasilache Gr., Mocanu Iu., Moraru V. .a. Windows, Word, Excel, Access. Chiinu: Centrul Noilor Tehnologii Informaionale, 1999.
58
Pentru notie
59
Pentru notie
60
Pentru notie
61
Pentru notie
62
Pentru notie
63
Pentru notie
64

Procesare de Text PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Procesare de Text PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Academia de Administrare Public pe lng Preedintele Republicii Moldova

Modulul 3 Procesare de text

Prezentul manual este elaborat de Vasile Moraru

Editura TISH, 2006

Manual de instruire a funcionarului public

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

2. DESCRIEREA INSTRUCIUNILOR DE UTILIZARE A FUNCIILOR DE BAZ

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

Crearea unui document nou. Utilizarea abloanelor

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

Editarea unui document

Deplasarea n documentul scris

Modulul 3. Procesare de text

Vizualizarea unui document

Manual de instruire a funcionarului public

Salvarea unui document

Modulul 3. Procesare de text

Tiprirea unui document

Manual de instruire a funcionarului public

Deschiderea i nchiderea unui document

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

Ieirea din programul Word

Modulul 3. Procesare de text

Tehnoredactarea la nivel de document

Marginea din dreapta 17

Manual de instruire a funcionarului public

Modulul 3. Procesare de text

Tehnoredactarea la nivel de paragraf

Manual de instruire a funcionarului public

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

Tehnoredactarea la nivel de caractere

Modulul 3. Procesare de text

Selectarea unui fragment de text

Manual de instruire a funcionarului public

Modulul 3. Procesare de text

Copierea, mutarea i tergerea unui text

Manual de instruire a funcionarului public

Anularea i revenirea asupra comenzilor executate

Modulul 3. Procesare de text

Trecerea de la un document la altul

Vericarea ortograei i vericarea gramatical

Manual de instruire a funcionarului public

Modulul 3. Procesare de text

Stabilirea poziiilor xe de scriere n cadrul unui rnd. Tabulatori

Manual de instruire a funcionarului public

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

4. METODE SPECIALE DE TEHNOREDACTARE

Modulul 3. Procesare de text

Scrierea textului n coloane

Manual de instruire a funcionarului public

Introducerea de caractere speciale n text

Modulul 3. Procesare de text

Manual de instruire a funcionarului public

Ataarea chenarelor unei zone de text. Umbrirea

Modulul 3. Procesare de text

Numerotarea i marcarea paragrafelor

Manual de instruire a funcionarului public