Managementul echipei de proiect

Coninut
selecia echipei de proiect; liantul echipei de proiect; roluri i responsabiliti n cadrul echipei.

Echipa de proiect
Echipa de proiect este n general definit ca un mic grup de oameni, care posed calificri i talente complementare, grup care accede spre un scop comun, spre performan printr-o abordare comun.

n funcie de natura i tipul proiectului, echipa poate conine diferii stakeholders, reprezentani ale altor departamente interesate din cadrul organizaiei i uneori, chiar reprezentani ai clientului.

n cadrul evalurii potenialilor membri ai echipei de proiect trebuie urmrite anumite caracteristici ale

indivizilor:

Aptitudinile necesare pentru realizarea

activitilor pe care le presupune proiectul Nivelul de influen n cadrul organizaiei Accesul la o alt reea de resurse Capacitatea de a participa efectiv n cadrul proiectului

Spiritul de echip i capacitatea de a colabora n realizarea activitilor

Marimea echipei
Un bun principiu n ceea ce privete dimensiunea echipei este ca aceasta s fie ct mai mic, dar suficient de mare nct s conin toate competenele cerute de rezolvarea sarcinilor din cadrul proiectului.

Practica a demonstrat c numrul optim maxim al membrilor unei echipe este de 12. Dac echipa conine mai mult de 12 membrii este recomandat reducerea acestui numr printr-o restructurare, mprind-o n sub-grupe i delegnd responsabilitatea ndeplinirii unora dintre obiective.

Liantul esenial al unei echipe colaborative este cultura de echip, o combinaie de atitudini i aciuni specifice cultivate de-a lungul proiectului. Succesul unei echipe de proiect se bazeaz pe cteva

principii comune:

Increderea comun n valoarea i posibilitatea atingerii obiectivelor echipei Contientizarea necesitii contribuiei fiecrui individ pentru succesul echipei Cultivarea unui mediu colaborativ, n care membri sunt ncurajai s i mprteac gndurile, ideile i temerile Crearea unui mediu de nvare prin susinerea membrilor juniori Recompensarea rezultatelor remarcabile ale echipei (pe ci financiare sau non-financiare) Srbatorirea succeselor

Compoziia echipei
Gama personalitilor care formeaz o echip i relaiile dintre ei au o mare influen asupra eficacitii echipei. Toi membrii echipei trebuie s fie n stare s contribuie cu aptitudinile i experiena lor la realizarea obiectivelor echipei.
Dac n teorie unui project manager i se d o anumit sarcin de realizat precum i libertatea de a alege o echip, n realitate de cele mai multe ori acesta se lovete de problema echipei impuse.

Este important s se analizeze ct mai sistematic legatura dintre funciunile echipei i competenele de care are nevoie, pentru a identifica ceea ce lipsete i pentru a putea aloca responsabiliti, pentru a organiza pregatirea profesional etc.In figura urmtoare sunt scoase mai uor n eviden funciunile
legate de sarcini i cele legate de oameni.

Fig.1 Cele patru faete ale unei echipe

Satisfacerea cerinelor SPONSORULUI FAETA 1

Satisfacerea necesitilor CLIENTULUI FAETA 2

ECHIPA

Indeplinirea unor sarcini orientate ctre OBIECTIV FAETA 3

Bunstarea membrilor ECHIPEI FAETA 4

Primele dou provin din exteriorul echipei i se refer la:

adaptarea la mediu i utilizarea efectiv a resurselor organizaionale n vederea satisfacerii cerinelor sponsorului (finanatorului) echipei, adic a celui care asigur resursele necesare activitii ei; stabilirea unor relaii efective cu cei din afara echipei, pentru satisfacerea cerinelor clienilor permaneni i ocazionali, fie ei interni sau externi organizaiei.

Urmtoarele dou provin din interiorul echipei i se refer la:

utilizarea corespunztoare a sistemelor i procedurilor, pentru ndeplinirea unor sarcini orientate spre atingerea obiectivelor; adoptarea unui stil de munc prin care oamenii s simt c fac parte din echip.

O echip de proiect are trei componente distincte care trebuiesc analizate att n parte ct i n ansamblu:

project manager; echipa nucleu; echipa contractat.

Project managerii sunt liderii proiectelor

Un manager de proiect trebuie s fie experimentat, s fie capabil, i competent pentru a duce la sfrit proiectul n timp util. Un potenial manager de proiect trebuie s aib urmtoarele aptitudini generale:
trecut i experien n cadrul managementui proiectelor; trebuie s stpneasc leadership-ul i expertiza strategic; trebuie s stpneasc expertiza tehnic; trebuie s aib competena relaiilor interpersonale; trebuie s aib abilitate managerial.

Membrii echipei nucleu sunt implicai n proiect de la naterea pn la moartea acestuia. Deoarece membrii echipei nucleu sunt necesari n faza de definire a proiectului, acetia trebuiesc identificai ct mai repede posibil. Caracteristicile considerate necesare pentru membrii echipei nucleu sunt, dup cum urmeaz: capacitatea de a-si asuma responsabilitatea capacitatea de a mpari responsabilitatea cu ceilali membrii ai echipei flexibilitatea orientarea spre obiectiv abilitatea de a lucra sub presiune i dup un program stabilit dorinta de a oferi ajutor mutual i ncredere orientarea spre echip deschidere spre nou abilitatea de a lucra cu oameni specializai n diferite discipline abilitatea de a folosi uneltele managementului de proiect

Exist dou motive pentru care se folosesc echipele contractate n locul resurselor umane proprii: lipsa de oameni i lipsa de cunotinte ntr-un anumit domeniu.

De obicei echipele contractate sunt disponibile doar pentru scurte perioade ale proiectului. Ele sunt folosite pentru anumite abiliti necesare ntr-o anumit faz de proiect, iar odat ndeplinit obiectivul, l prsesc.

Rolurile funcionale i rolurile de echip

Atunci cnd facem parte dintr-o echip sau dintrun grup, fiecare dintre noi ndeplinim ca persoane individuale, dou tipuri de roluri: rolurile funcionale, care se bazeaz pe aptitudinile i experiena pe care le aducem n realizarea proiectului sau n soluionarea problemei n cauz; rolurile de echip, care se bazeaz pe personalitatea noastr. n mare msur se poate spune c rolurile de echip determin modul n care folosim aptitudinile i experiena de care depind rolurile funcionale.

Distincia dintre cele dou tipuri de roluri i implicaiile lor pentru echip au fost studiate de Dr. R. Meredith Belbin. Belbin i colaboratorii si au indentificat nou roluri de echip. Este de reinut faptul ca fiecare dintre ele are aceeai importan ca i celelalte pentru eficacitatea echipei cu condiia s fie folosite de echip la momentul potrivit i n maniera cea mai potrivit.

Rolurile n echip sunt prezentate succint mai jos

Designer creativ, cu imaginaie, inovator;

Realizatorul transform ideile n msuri practice, deciziile n sarcini concrete, metodic;

Finalizatorul meticulos, scrupulos, respect termenele de predare; Monitor-evaluator capabil de analize critice, viziune strategic, judecat analitic; Investigatorul de resurse diplomat, capacitate de a improviza, comunicativ, adaptabil la nou;

Modelatorul srguincios, mobilizator, activ, dinamic, capabil si antreneze pe ceilali; Lucrtorul de echip promoveaz spiritul de echip, conciliant, sensibil; Coordonatorul clarific obiective, modereaz discuii, stimuleaz procesul decizional, comunicativ, bun lider; Specialistul cunotine i aptitudini deosebite, concentrat asupra unei singure probleme, dedicat.

Pentru ca echipa s beneficieze pe deplin de rolurile pe care le pot indeplini membrii ei, este esenial ca acestea s se discute n detaliu ntre ei despre contribuiile pe care sunt dispui s le aib. Numai astfel echipa poate s constate dac i lipsete vreunul din cele nou roluri eseniale, din calitile naturale cu care pot veni membrii echipei. Dac se ntmpl acest lucru, cei care i pot asuma i alte roluri pe lng cele fireti sunt nevoii s fac efortul de a completa pe cele care lipsesc. n asemenea situaii este nevoie de un lider capabil s abordeze aceste aspecte cu sensibilitate i delicatee.