Aplicaia Gestionare buget

Noiuni teoretice
Gestionarea corect a unui buget este o activitate tot mai des ntlnit n zilele noastre,
avnd n vedere faptul c un buget are capitole precise care trebuie respectate ntocmai.
Orice cheltuial trebuie nregistrat i ncadrat n capitolul rezervat, dar trebuie urmrit
s nu se depeasc suma alocat acelui capitol. Urmrirea cheltuielilor unui buget se
face prin cele mai diverse metode. Dac bugetul are puine capitole, urmrirea lui se
poate face de ctre o persoan folosind un simplu registru!caiet. Dar ce facem cnd
avem un buget al unei instituii, cu zeci de capitole de cheltuieli"
#n acest caz este imperios necesar ca gestionarea bugetului s se fac cu a$utorul
calculatorului, adic a unei aplicaii dedicate acestui scop. %entru a ilustra acest aspect
se va studia metodologia de gestiune a bugetului unei instituii bugetare, n spe fiind
structura bugetului unei universiti din &omnia, cazul tratat fiind Universitatea %etru
'aior. De remarcat faptul c toate universitile din ar au aceeai structur a
bugetului, structur impus de minister.
(tructura bugetului este urmtoarea)
Poz. Cont Denumire Valori alocate
0 TOTAL BUGET Suma poz.: 1-3,10,37,39,41,43,49
* 10.01 Cheltuel !ala"ale
+ 10.0# Cheltuel t$hete %e ma!a
, 10.03 Co&t"'u( pe&t"u !ala" -Total Suma poz(lo": 4-9
- *...,..* /ontributii de asigurari sociale de stat
0 *...,..+ /ontributii de asigurari de soma$
1 *...,.., /ontributii de asigurari de sanatate
2 *...,..- /ontributii de asigurari pt accidente de munca
3 *...,..1 /ontributii pt concedii si indemnizatii ..304
5 *...,..2 /ontributii fond garantie ..+04
*. #0 T)TLUL )) BU*U+) S) SE+,)C)) Suma poz.: 11,##,#3,#-, #9-3#
** #0.01 Bu&u" ! !e".$ Suma poz. :1#-#1
*+ +...*..* 6urnituri birou
*, +...*..+ 'ateriale pentru curenie
*- +...*.., #nclzit, iluminat i fora motrice
*0 +...*..- 7p, canal, salubritate
*1 +...*..0 /arburani i lubrifiani
*2 +...*..1 %iese de schimb
*3 +...*..2 8ransport
*5 +...*..3 %ot, telefon, radio, tv. 9nternet
+. +...*..5
'ateriale i prestri servicii cu caracter
funcional
+* +...*.,.
7lte bunuri i servicii pentru ntreinere i
funcionare
++ #0.0# +epa"a( $u"e&te
+, #0.0/ Bu&u" %e &atu"a o'e$telo" %e &.e&ta" Suma poz.: #4-#/
+- +...0..* Uniforme i echipament
+0 +...0.,. 7lte obiecte de inventar
+1 #0.0- 0epla!1", %eta21", t"a&!3e"1" Suma poz.: #7-#4
+2 +...1..* Deplasri interne, detari, transferri
+3 +...1..+ Deplasri n strintate
+5 #0.11 C1"(, pu'l$a( 2 mate"ale %o$ume&ta"e
,. #0.13 5"e61t"e p"o3e!o&al1
,* #0.14 5"ote$(a mu&$
,+ #0.30 Alte $heltuel Suma poz.: 33-3-
*
,, +..,...* &eclam i publicitate
,- +..,...+ %rotocol i reprezentare
,0 +..,...- /hirii
,1 +..,..,. 7lte cheltuieli cu bunuri i servicii
,2 30 T)TLUL ))) 0OBA*7)
,3 ,...*..+ Dobanzi aferente creditelor
,5 /7.0# A8uto" !o$al
-. 02..+..* 8ransport studeni
-* /9 ALTE C9ELTU)EL)
-+ 05..* :urse; suplimentri
-, 71 C9ELTU)EL) 0E CA5)TAL
-- 71.01 A$t.e 3:e ;&$lu!. "epa"a( $aptale< Suma poz.: 4/-44
-0 2*..*..* /onstrucii
-1 2*..*..+ 'aini, echipamente i mi$loace de transport
-2 2*..*..,
'obilier, aparatur birotic i alte active
corporale;Dotri
-3 2*..*.,. 7lte active fi<e =inclusiv reparaii capitale>
-5 41 +am'u"!a" %e $"e%t
0. 3*..* &ambursari de credite interne
7naliznd acest tabel, se observ capitolele i subcapitolele de cheltuieli. /elulele goale
din coloana a -;a se vor completa cu valori alocate fiecrei poziii. (uma mai multor
poziii d valoarea subcapitolelor i capitolelor, aa cum se poate deduce din tabel.
%oziia ?.@ din tabel reprezint valoarea total a bugetului, care nu este altceva dect
suma tuturor capitolelor, aa cum se poate vedea n coloana -.
(ituaia prezentat este una ideal, adic se estimeaz toate cheltuielile, se nsumeaz i
se obine bugetul. #n practic lucrurile se ntmpl astfel) estimarea este numai
informativ, se primete valoarea bugetului care se mparte pe capitole, adic se face
calculul invers, plecndu;se de la rezultat.
Gestionarea bugetului se face pe baza unor proceduri i documente care trebuie semnate
de conductorul instituiei care este i ordonator de credite. 7stfel, pentru a face o
cheltuial este nevoie de , documente) propunere, anga$ament i ordonanare. 7cestea
se listeaz, sunt semnate de persoanele abilitate i nsoesc documentele de plat,
facturi, ordine de plat etc.
7plicaia pe care o vom folosi pentru gestionarea bugetului Universitii %etru 'aior a
fost scris n mediul A:7 B<cel. 6iecare student va primi un buget pentru gestionare i
va parcurge toate etapele care se ntlnesc i n realitate)
&epartizarea bugetului pe capitoleC
Obinerea documentelor aferente unei cheltuieliC
%rezentarea situaiei la zi a bugetuluiC
Detalierea unor capitole de cheltuieli.
#n continuare va fi descris aplicaia, evideniindu;se rolul fiecrei foi de calcul
mpreun cu elementele de interfa, butoane de comand, combobo<;uri, butoane de
opiune, checDbo<;uri etc.
+
Componena aplicaiei
7plicaia conine urmtoarele file)
Panou aplicatie - conine butoanele cu care se gestioneaz aplicaiaC
Nomenclator conine codul i denumirea capitolelor cheltuielilorC
Plati conine desfurtorul de cheltuieli efectuate de la nceputul anului pn
la momentul respectiv. #n aceast fil pot fi afiate toate plile unui capitol de
cheltuieli sau toate plile unui capitol efectuate de un anumit compartimentC
Situaie cheltuieli conine un tabel centralizator cu toate capitolele de
cheltuieli, sumele prevzute, totalul cheltuielilor pe fiecare capitol, precum i
suma rmas pentru cheltuit =coloana (old>C
PropCh n aceast fil se genereaz documentul @%ropunere de anga$are a unei
cheltuieli@, utilizatorul trebuind s completeze rubricile cunoscute, ca n varianta
manual, cele semnalizate n aplicaie cu culoarea galbenC
Angajament n aceast fil se genereaz documentul @7nga$ament bugetar
individual@ care se completeaz automat, utilizatorul trebuie numai s
completeze datele calendaristice =semnalizate cu galben>C
OrdonantarePlata n aceast fil se genereaz documentul @Ordonanare de
plat@ care se completeaz cu datele cerute.
Interfaa aplicaiei
%ornirea fiecrui modul al aplicaiei de generare asistat de calculator a documentelor se
face cu shortcut;ul corespunztor de pe desDtop, care va des*chide fila @%anou
aplicatie@, coninnd interfaa aplicaiei =figura *>. 7ceast interfa conine 0 butoane
cu care se gestioneaz ntreaga aplicaie.

:utonul *ome&$lato" ne duce n fila cu acelai nume care conine codificarea tuturor
capitolelor de cheltuieli. 7ceast fil se actualizeaz la nceputul anului financiar.
,
=6. 1
Organizarea datelor n aceast fil este evident, codul i denumirea fiecrui capitol de
cheltuial. 8rebuie completate numai coloanele 7, : i /.
:utonul 5lat e3e$tuate vizualizeaz fila @%lati@ care conine detaliile fiecrei pli
efectuate, de la nceputul anului pn la momentul respectiv. 7ici putem filtra
cheltuielile dup capitol sau dup capitol i departament.
:utonul Stuate $heltuel vizualizeaz fila cu situaia centralizat a cheltuielilor
efectuate de la nceputul anului, n raport cu sumele prevzute i ce a mai rmas de
cheltuit. 7ceast situaie se poate scoate la imprimant apsnd butonul Tiparire.
:utonul 0o$ume&te $heltuala ... lanseaz o succesiune logic de file care genereaz
cele , documente care nsoesc o cheltuial) %ropunere, 7nga$ament i Ordonantare.
Ea nceputul anului se actualizeaz fila @Fomenclator@ dac e cazul. Datele din aceast
fil trebuie s fie corecte pentru c ele vor fi folosite pentru a completa automat
informaiile n documentele care vor fi create. 7ceste date se vor ncrca ntr;o caset
derulant de unde se vor alege categoriile n care se ncadreaz cheltuielile propuse.
#n fila @(ituatie cheltuieli@, coloana @(uma%revazuta@ se completeaz cu noile sume
alocate n anul respectiv, corespunztor fiecrui capitol de cheltuieli, restul fiind numai
formule care se vor actualiza automat. 8abelul din aceast fil va fi situaia la zi a
cheltuielilor efectuate. 7ceast fil poate fi prote$at cu parol dup ce s;au completat
coloanele Denumire, /od i (uma%revzuta, pentru a mpiedica orice risc de alterare a
datelor.
%entru o eventual rectificare bugetar, s;a prevzut coloana @&ectificare@. #n caz de
rectificare bugetar trebuie doar s trecem sumele respective pentru fiecare capitol de
cheltuieli, de restul se ocup aplicaia.
Funcionarea aplicaiei
7plicaia se pornete pentru a e<ecuta cel puin una din urmtoarele activiti)
7ctualizarea nomenclatoruluiC
Aizualizarea detaliilor plilor efectuateC
(tudierea situaiei cheltuielilorC
8iprirea documentelor care nsoesc o cheltuial.
6iecare din aceste activiti are rezervat un buton de comand pe interfa.
%rocedura cea mai folosit va fi cea de obinere a documentelor aferente unei cheltuieli,
aceasta va fi e<ecutat de persoane care vor avea o mare responsabilitate, aceea de a
rspunde de corectitudinea datelor introduse.
%entru a efectua o cheltuial se parcurg urmtoarele etape)
*. (e apas butonul 0o$ume&te $heltuala ... , care ne conduce n fila @5"opCh@
unde se completeaz Data emiterii, /ompartimentul care a cerut cheltuiala =care
se alege din list, fig. +>, (copul cheltuielii i :eneficiarul. /mpurile care
trebuie completate sunt evideniate cu culoarea galben.
-

+. Din caseta cu list @7lege categoria cheltuielii@ se alege categoria potrivit, dup
care se completeaz automat coloanele ., *, +, , i 0 =figura ,>.
Observaie!! Dac capitolul dorit a rmas selectat dintr-o aciune anterioar
trebuie s alegem alt capitol apoi s reenim la el! Acest arti"iciu trebuie "cut
deoarece# alt"el nu om putea selecta capitolul respecti pentru c nu se
$nt%mpl nici un eeniment.

,. (e completez apoi manual coloana - cu suma propus pentru cheltuialC
-. (e completeaz apoi cele , date calendaristice din partea de $os a formularuluiC
0. (e verific dac datele introduse sunt corecteC
1. /u butonul @Angajament@ se trece la fila 7nga$ament.
6ormularul A&6a8ame&t 'u6eta" se completeaz automat, utilizatorul trebuie numai s
completeze datele calendaristice, ghidat de culoarea galben. /u butonul
@Ordonantare@ se trece la fila Ordonantare%lata.
6ormularul O"%o&a&ta"e %e plata se completeaz n mare msur de program,
utilizatorul trebuie s completeze doar data emiterii, factura, ordinul de plat sau /B/;
ul, informaiile despre beneficiar =numele, contul bancar>. /uloarea galben v ghideaz
acolo unde trebuie intervenit.
Dup verificare se pot scoate la imprimant documentele cheltuielii apsnd butonul
@Tiparire@, care deschide foaia 8iparire, pe care se gsete interfaa din figura -.

0
=6. 3
=6. #
=6. 4
Din interfa se vede c se pot scoate una, dou, toate cele , documente sau niciuna
=pentru cazul cnd se reface o cheltuial>. De asemenea, se poate opta pentru arhivarea
cheltuielii sau nu, pentru cazuri deosebite cnd se reface vreun document rtcit. 8oate
aceste situaii sunt rezultatul unor necesiti practice.
Dup tiprire se activeaz automat %anoul aplicaiei.
rm!rirea c"eltuielor
6ila Stuate $heltuel conine o centralizare la zi a cheltuielilor efectuate. 7ici se pot
vedea comparativ sumele alocate, ct s;a cheltuit i ct a mai rmas de cheltuit. 7ceast
fil poate fi modificat numai n anumite celule din coloanele (uma%revazuta,
&ectificare i %lati initiale, dup apsarea butonului ?&odi"icare buget@. /elulele n
care se poate interveni se vor colora n galben pentru a putea fi vzute mai uor.
/oloanele modificabile sunt)
SumaPrevazuta G aici se trec sumele prevzute pentru fiecare cheltuial,
conform planificrii care se face la nceputul anuluiC
Rectificare G n aceast coloan se trec unele suplimentri de buget care se fac n
decursul anului, mrind sau micornd sumele alocate unor cheltuieliC
Plati initiale G aici se trec valorile cheltuite pe fiecare poziie de cheltuial de la
nceputul anului pn la un moment dat. (e folosete n cazul cnd aplicaia este
implementat n cursul unui an calendaristic. #n cazul nostru aceast coloan nu
se va folosi, deoarece presupunem c ncepem gestiune bugetului la nceputul
anului.
(ituaia cheltuielilor poate fi tiprit, ca i celelalte documente, folosind butonul
@Tiparire@.
rm!rirea #n $etaliu a pl!ilor
6ila 5lat conine informaii despre toate cheltuielile efectuate. (e pot filtra toate
cheltuielile unei anumite categorii, prin simpla alegere a codului categoriei din caseta cu
list situat n partea de sus a foii i a compartimentului, dac a fost activat =fig. 0>.
/um se procedeaz" Dac dorim s vedem plile unui compartiment, mai nti se
activeaz caseta combinat din dreapta etichetei /ompartiment, fcnd un clicD pe
checDbo<;ul din faa aceleiai etichete. (e alege apoi compartimentul, dup care se
codul cheltuielii, efectul imediat fiind filtrarea plilor.
%entru revenirea la afiarea tuturor plilor se apas butonul +e&u&ta la 3lt"a"e, care a
devenit activ cnd lista e filtrat. Eista filtrat se poate lista la imprimant ca un
document B<cel obinuit.
%rocedeul se poate repeta de cte ori dorim.

1
=6. /.
Din analiza figurii 0 putem constata urmtoarele)
%utem filtra un capitol de cheltuial al unui anumit compartiment =opiunea
6iltare *>C
%utem filtra toate cheltuielile unui compartiment =opiunea 6iltrare +>C
%utem terge o cheltuial introdus greit, sau introdus de dou ori =butonul
Sterge plata>C
Dup fiecare filtrare putem reveni, apsnd butonul 'enunta la "iltrareC
#n celula 70 este afiat numrul de cheltuieli G filtrate sau toateC
#n celula /0 este afiat suma total a cheltuielilor G filtrate sau toate.
%entru scoaterea la imprimant a cheltuielilor unui capitol se va filtra mai nti dup
acel capitol apoi se va lista manual, dup regulile cunoscute din B<cel.
%entru a vedea din nou toate nregistrrile se apas butonul @'enunta la "iltrare@. 7cest
buton este activ numai cnd avem o filtrare.
Concluzii
7ceast aplicaie a fost astfel conceput nct s evite posibilitile de eroare uman. De
aceea, celulele care conin formule sau date care nu se modific, au fost prote$ate.
7plicaia conduce operatorul pe un traseu logic i nu;l las s fac greeli de succesiune
a operaiilor.
Dac totui, s;au introdus date greite, acestea se pot corecta prin tergerea ntregii
cheltuieli i reintroducerea ei. Ea tiprire se pot alege numai formularele pe care dorim
s le tiprim.
Dup tergere se introduce din nou cheltuiala, dup procedura obinuit, care n final va
fi stocat n baza de date.
7ceast modalitate nu este greu de realizat i d posibilitatea operatorului s;i
corecteze erorile de introducere i s;i confrunte n orice moment cheltuielile din
documente cu cele din baza de date.
Desf!%urarea lucr!rii
B<ecutai urmtoarele acinui)
*. Descrcai de pe server fiierul Gestiune buget-gol.xls i redenumii;l Gestiune
buget-nume student.xls.
+. /erei profesorului bugetul pe care va trebui s;l gestionai.
,. /ompletai tabelul cu cheltuieli.
(usinerea proiectului va consta n)
/unoaterea aplicaiei G structur, scop, posibilitiC
9ntroducerea de cheltuieliC
2
B<tragerea de situaii legate de starea bugetului.
3