CAPITOLUL 1

INTRODUCERE N CORESPONDENA DE
AFACERI
Este un lucru bine cunoscut c orice scrisoare
echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz.
Acest fapt este de o deosebit importan n cazul
corespondenei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat
drept reprezentant ai societii / firmei care-l trimite, un mesaer
interesat n a crea climatul favorabil pentru buna desf!urare a
unei tranzacii.
"edactarea scrisorilor de afaceri constituie a!adar un
element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de
realizare a acestora s-au mbuntit !i amplificat de-a lunul
deceniilor devenind - dup unii autori - aproape o !tiin.
#otu!i nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit
dezvoltrii tehnicilor de comunicare pe de o parte, c$t !i
amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au
aprut !i modaliti noi !i rapide de transmitere a mesajelor% dar
n ciuda existenei telerafului !i a telefonului, a telexului !i
telefaxului, scrisorile comerciale continu s-!i pstreze locul !i
funcia lor.
&n fapt, abstracie fc$nd de costul ridicat al mijloacelor de
comunicare modeme, majoritatea mesajelor transmise prin
teleraf sau telefon trebuie confirmate n scris% n plus, chiar
redactarea sau decodificarea unei telerame sau a unui telex
presupune din partea expeditorului !i a destinatarului cuno!tine
care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei de
afaceri n forma sa clasic.
'entru a considera o scrisoare de acest tip bine realizat din
punct de vedere tehnic, aceasta trebuie s corespund reulilor de
claritate, concizie !i curtoazie, circumscrise modalitii comune
de $ndire care se concretizeaz n ceea ce literatura de
specialitate nume!te stil comercial.
'entru a capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri
trebuie astfel conceput nc$t s poat fi citit cu u!urin, frazele
s fie precise, clare, exprimate ntr-o succesiune loic, pentru a
exclude posibilitatea unei neleeri eronate a mesajului.
(eea ce trebuie deci evitat sunt frazele luni, exprimrile
ntortocheate sau exaerate, repetrile ideilor sub diferite forme,
deoarece ele nu fac dec$t s luneasc !i s nreuneze lectura !i
neleerea mesajului pe care vrem s-l transmitem.
(oncizia se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii
scurte, rupate loic n pararafe.
#otu!i, de!i concis, o scrisoare trebuie s includ
formulele necesare de politee !i respect fa de destinatar.
)n alt aspect ce trebuie reinut la redactarea unei scrisori
este concordana dintre tonul acesteia !i coninut, n funcie de
mesajul pe care dorim s-l transmitem% acesta poate fi ferm sau
conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.
(orectitudinea constituie de asemenea o cerin important
n redactarea corespondenei de afaceri, deoarece scrisoarea
poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri.
($nd ne referim *a corectitudine, avem n vedere at$t
aspectele leate de coninutul propriu-zis al mesajului +cifre, date,
cotaii etc.,, c$t !i de aspectele leate de corectitudinea
ramatical a exprimrii sau de lexicul selectat pentru transmiterea
mesajului. Astfel redactarea scrisorii se realizeaz prin folosirea
unei terminoloii specifice !i printr-o lar selecie de fraze mai
mult sau mai puin stereotipe. Este de asemenea necesara
nsu!irea unei anumite modaliti de exprimare, influenat de
obicei de o tendin stilistic sau de alta, fiecare dintre ele
subordonat scopului de abordare pozitiv a mesajului de ctre
destinatar.
1.1. Forma de prezentare a sr!sor!! "La# O$t o% t&e Letter'
-ubordonat obiectivului avut n vedere la expedierea
scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului -
forma de prezentare a scrisorii contribuie la r$ndul su la
obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei.
Astfel, pe l$n selectarea limbajului !i a tonului adecvat
pentru textul scrisorii, scrisoarea necesit !i o form de
prezentare atrtoare, realizat prin folosirea unui material de
scris corespunztor - h$rtie de calitate superioar, o panlic
bun, dar !i o dactilorafiere corect !i estetic.
'entru corespondena oficial +de afaceri, tehnic etc., se
folosesc de obicei coli de h$rtie cu dimensiuni standardizate% este
posibil !i folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesiti
tehnice sau de eficien, n cazul operaiunilor repetabile care au
n vedere obiecte de serie sau de mic valoare, se pot folosi -
pentru anumite etape ale tranzaciei !i formulare tipizate. Acestea
includ cererea de ofert, oferta, specificaiile tehnice, lista de
colisaj, factura, instruciunile de transport etc.
'entru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se
respecte c$teva cerine.
plasarea echilibrat a textului dactilorafiat pe coala de
h$rtie, n funcie de lunimea acestuia%
lsarea unei marini de /,0-1 cm n partea st$n a colii de
h$rtie%
alinierea capetelor de r$nd n partea dreapt a colii de h$rtie c$t
mai uniform posibil, ls$nd un spaiu de minimum 2 cm.%
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul r$ndului%
dispunerea textului n pararafe, ls$nd ntre acestea un
interval suplimentar fa de r$ndurile din text%
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta
conine minimum dou r$nduri +la fila de continuare se fac n
colul din dreapta jos al primei file urmtoarele meniuni. -/ /% sau
- over,%
menionarea pe a doua fil a antetului de report +const$nd
din denumirea expeditorului !i a destinatarului,, a datei scrisorii
!i a numrului de paini.
Exemplu:
3E4E(#"56)7 -.A.8. 9*6-4E: ; 9"EE, 4#< 456<56%... =ebr. /
nd
2>>... -/-.
eventuala ata!are la scrisoare a diverselor documente
denumite 3anexe8 +liste de preuri, cataloae, bro!uri, facturi,
conosamente etc., cu menionarea lor n finalul scrisorii, n partea
din st$na la nivelul semnturii sau mai jos +n limba enlez se
folosesc pentru 3anexe8 abrevierile Encl./ En,/ Enc/ Enclos,.
Exemplu: Enc, *nvoice...
:ours faithfull?,
@ohn -mith.
evitarea post-scriptumului +'-,, care poate crea
destinatarului impresia unei nelijene din partea expeditorului
scrisorii.
&n uzana internaional exist dou forme principale de
aranjare a textului n pain. forma dantelat, folosit n special de
firmele din 7area Aritanie !i forma bloc, preferat de firmele
americane. Aceasta din urm este considerat !i ca form
modern de a!ezare n pain, fiind folosit ntr-o msur tot mai
mare. (a variante ale lor se nt$lnesc forma semi-bloc !i forma
bloc modificat. =iecare dintre acestea prezint urmtoarele
caracteristici distinctive.
1. Forma dante(at)
'rimul r$nd al fiecrui pararaf nou va fi retras cu B-2C
intervale de la linia marinal st$n.
"$ndurile constituind adresa interioar, formula de
ncheiere !i semntura se vor dactilorafia retrase cu 1-D
intervale fa de r$ndul superior.
*. Forma +(o
#oate elementele scrisorii +adresa interioar, formula de
ncheiere, semntura etc., ncep de la linia marinal st$n.
&ntre pararafe este lsat un spaiu dublu fa de spaiul dintre
r$nduri.
,. Forma sem!-+!o
#extul scrisorii propriu-zise se dactilorafiaz n forma
dantelat.
"$ndurile constituind adresa interioar, plasate n st$na !i
r$ndurile constituind formula de ncheiere !i semntura,
deplasate la dreapta, se dactilorafiaz n forma bloc.
_________________________________
________________________
______________
_______________
_________
_________
_________
_____
___________________________________
___________________________________
___________________________________
_______________________________
___________________________________
___________________________________
____________
________ ___________
________ __________
________
_________________________________
________________________
______________
________________
_________
_________
_____________
________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
____ _______________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
______________
____________
________

________
_______
.. Forma +(o mod!%!at)
#extul se dactilorafiaz interal n forma bloc.
<ata !i r$ndurile constituind formula de ncheiere !i
semntura sunt deplasate la dreapta.
1.*. E(emente(e omponente a(e sr!sor!! "Contents o% t&e
Letter'
--a stabilit prin uzanele internaionale ca o scrisoare cu
caracter oficial s cuprind urmtoarele elemente.
antet%
dat%
referine%
adresa destinatarului/ interioar%
_________________________________
________________________
______________
_______________
________
__________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
_______________________________
___________________________________
___________________________________
_______________________________
___________________________________

____________
________ ___________
______ __________
_____
______________
___________
__________________ ____________
___________
_______
_____

___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
____ _______________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
____________
________ __________
________ _________
________
formula de salut/ adresare%
obiectul scrisorii%
coninutul scrisorii%
formulele de ncheiere !i salut%
semntur%
referiri la anexe.
&n cele ce urmeaz vom prezenta fiecare din aceste
elemente din punct de vedere al coninutului lor !i al plasrii n
pain.
1.*.1. Antet$( "T&e Letter-&ead/ Letter-&ead!n0/ 1ead!n0'
&n mod obi!nuit, h$rtia folosit pentru coresponden este
prevzut cu antet tiprit sau ravat. Acesta se plaseaz n partea
superioar a colii de h$rtie, de reul n mijlocul acesteia% uneori
apar completri ale antetului n partea st$n sau chiar la subsol. &n
lipsa unei h$rtii cu antet tiprit, acesta se va dactilorafia n colul
din dreapta sus al colii de h$rtie.
&n uzana comercial actual, forma !i rafica antetelor
este extrem de variat, dar ele sunt n eneral simple, cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind pe l$n
funcia de identificare !i informare !i pe cea de publicitate.
<e obicei, antetul cuprinde.
denumirea ntreprinderii, firmei, instituiei, bncii, societii,
reprezentanei, sucursalei, fabricii etc.%
domeniul de activitate%
adresa !i sediul central +se indic strada, bulevardul, piaa etc.,
numrul, corpul de cldire etc., ara, statul, codul po!tal,%
numerele de telefon%
adresa telerafic%
numrul de telex%
numrul csuei po!tale%
codurile folosite la redactarea corespondenei telerafice%
bncile cu care firma, societatea etc. are leturi de afaceri.
&n cazul ntreprinderilor comerciale sau industriale din
7area Aritanie, care n majoritatea lor sunt oranizate ca
societi pe aciuni cu rspundere limitat, la numele firmei se
adau cuv$ntul 84imited8 sau abrevierea 8(o.4td8. -pre
deosebire de acestea, firmele americane sunt ncorporate !i
abrevierea aduat este 8*nc8.
Este de asemenea obliatoriu ca n antetul firmelor britanice
nfiinate dup 2>2E s se indice numele directorilor !i al
secretarului firmei. Asocierea numelui firmei cu litera 3"8 sau
semnul F, indic numele respectiv, ca marc de fabricaie
nreistrat la (amera de (omer sau alt oranism oficial.
Exemplu de antet:
@ohn Grad? and (ompan? 4imited Heatin Enineers
1D "ose 'lace I
6orthampton 660 /DAA
tel. 10CD>C 337631 2
1.*.*. Data "t&e date'
<ata emiterii corespondenei este plasat sub antet !i poate fi
scris sub urmtoarele forme.
+EA, /
nd
Auust 2>>... +EA, /
nd
Au 2>>...
+EA, Auust /
nd
2>>... +EA, Au. *2 2>>...
<eci dup cifra care indic ziua se scriu terminaiile
numeralului respectiv. ex.. - st +2
st
,, - nd +/
nd
,, - rd +1
rd
, de la D-/C
th +D
th
% 20
th
,% ntre /2-/1 se reiau terminaiile cifrei respective +/2
st
,
//
nd
, /1
rd
,% pentru /D-1C-th% pentru 12-st +12
st
, etc.
n sistemul folosit de firmele americane, se obi!nuie!te ca
denumirea lunii s precead cifra care indic ziua% de asemenea
cifrele pot fi folosite !i fr terminaii. Auust /
nd
2>>...sau Auust
/ 2>>...
&naintea cifrei care indic anul nu se mai pune virul.
<enumirea lunilor anului se pot prescurta astfel. @an., =ebr.,
Mar., Apr., Au., -ept., 5ct., 6ov., <ec. 6umele lunilor 7a?,
@une, @ul? nu se prescurteaz, nlocuirea denumirii lunilor anului
cu cifre romane sau arabe nu este recomandabil !i se indic
evitarea folosirii acestora, nu numai pentru exprimarea datei, dar
!i n textul scrisorii. Adoptarea de ctre firme din diferite ri,
care folosesc pentru corespondena lor limba enlez, fie a
variantei britanice fie a celei americane de exprimare a datei,
poate duce la confuzii rave. Astfel, 0.2C.2>>... ar putea fi neles
30 oct.2>>...8 n variant britanic dar 32C mai 2>>...8 n cea
american.
)neori firmele britanice folosesc pentru luna curent
abrevierea 3inst.8 +instanJt,. Exemplu: 3?our letter of the /
n
inst...8
Abrevierile prox. +proximo, nsemn$nd @una viitoare8 !i ult.
+ultimo, nsemn$nd 3luna trecut8 sunt considerate forme
nvechite !i nu se mai folosesc.
&n cazul anumitor corespondene sau documente, pe l$n
dat se indic locul emiterii acestora. 4ocul de emitere se
plaseaz ntotdeauna naintea datei. Exemplu: Aucharest, 0
th
5ctober 2>>...
1.*.,. Re%er!n3e(e "T&e Re%erene L!ne'
"eferinele se plaseaz de obicei n partea st$n a colii de
h$rtie, sub dat n cazul formei bloc, sau pe aceea!i linie cu data,
care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei dantelate.
"eferinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu
mai mare u!urin a direciei, serviciului sau lucrtorului care se
ocup de problema respectiv, precum !i pentru o facilitare a
repartizrii corespondenei.
"eferinele se introduc prin abrevierea 3"ef.8 +reference, !i
includ iniialele numelui lucrtorului, a dactilorafului sau
stenorafului +separate ntre ele printr-o diaonal, iar la firmele
americane prin dou puncte, precum !i diferite numere de
ordine emise de secretariat sau reistratur, numrul de dosar
al contractului etc.
Exemplu:
+EA, "ef. 6A/5c0D0
4' +EA, "ef. -:-.
7--KC0CL7<
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a
referinelor firmei expeditoare, introduse prin abrevierea 35ur
"ef.8, dar !i a celor ale firmei destinatare, introduse prin
abrevierea 3:our "ef.8 n scopul identificrii cu u!urin de
ctre aceasta din urm a corespondenei anterioare.
Exemplu:
5ur "ef. 6-/ 7o 1>1 ' - o :our "ef. *"/:A 1> 7 D0
1.*... Adresa dest!natar$($!/ !nter!oar) "T&e Ins!de Address'
Adresa destinatarului se plaseaz n partea st$n a colii
de h$rtie, sub linia de referin% scopul introducerii acestui
element n scrisoare este identificarea corect a scrisorii de
ctre serviciile po!tale, n special n cazul folosirii unui plic
cu decupaj transparent.
Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa,
sediul instituiei creia ne adresm, inclusiv ara de destinaie.
7odul n care ne adresm destinatarului difer n funcie
de scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, social
sau personal.
Mom prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de
adresare care s-au eneralizat n uzanele corespondenei.
2. )nei persoane fizice. de la o anumit firm sau
instituie +sau unei persoane particulare, ne adresm cu
numele su complet, a!a cum este folosit de ctre aceasta,
fr nici o prescurtare. (Exemplu: 7ar? AroNn% "obert =.G.
Gibson,
6umele va fi nsoit de formule de politee sau de
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective, n
limba enlez formulele de politee sunt.
- 7r. +Abrevierea cuv$ntului 37ister8, folosit pentru un brbat,
- 7rs. +abrevierea cuv$ntului 37istress8, folosit pentru o
femeie cstorit,
- 7iss +cuv$ntul de adresare folosit pentru o femeie
necstorit,
- 7s. +abreviere folosit c$nd nu se cunoa!te starea civil a unei
femei,. Aceste formule preced numele persoanei.
-EsO. +abrevierea cuv$ntului 3esOuire8 - vechi titlu de noblee azi
dep!it, este folosit doar n 7area Aritanie, numai pentru
brbai !i se plaseaz dup numele persoanei, fiind precedat de
virul (Exemplu: @ohn -mith, EsO.,
-<r. +abrevierea cuv$ntului 3doctor8, pentru titlul de doctor,
fr alt formul de politee (Exemplu: <r. @ohn AroNn,
-'rof. +idem pentru titlul de profesor,
Alte abrevieri se plaseaz dup numele persoanelor. @r.,
@un., @ur., +pentru cuv$ntul 3junior8,, Aros. pentru cuv$ntul
3brothers8 +frai,. Exemplu: <an Phite @r.% <aniel Phite @un.,
EsO% 7essrs Gibson, Aros.
&n 7area Aritanie, funcia destinatarului este indicat
naintea numelui, fr a se folosi formule de politee !i fr
virul. (Exemplu: General 7anaer "obert AroNn% <eput?
<irector 7axNell -mith,
&n -)A, funcia se indic dup numele persoanei,
precedat de formula de politee !i separat prin virul
(Exemplu: 7r./ 7rs./ 7iss P.AroNin, General 7anaer,.
&n cazul unor persoane cu funcii oficiale +ministru,
ambasador, uvernator etc.,, formula de adresare este 3His
Excellenc?8 +Excelenei sale,, urmat de funcia respectiv
(Exemplu: His Excellenc? the #rade 7inister, Excelenei sale
7inistrul (omerului,. .
/. )nui funcionar al crui nume nu-l cunoa!tem sau unui
serviciu din cadrul unei instituii sau firme ne adresm
denumind funcia acestuia sau serviciul, precedate de
articolul hotr$t 3the8.
Exemplu:
#he 7anain <irector - <irectorului eneral
#he -ecretar? - -ecretarului =irmei
#he (ustoms 5fficer - Qefului Mmii
#he Export <epartment - -erviciului de export
Aceast indicaie poate fi plasat !i la sf$r!itul adresei
interioare, cu dou r$nduri mai jos, precedat de cuvintele
4Attention5.,. sau 3=or the attention of...8 +n atenia...,.
7eniunea este subliniat.
Exemplu:
=or the attention of the
-ecretar? Attention the
7anain <irector Attention.
#he Export <epartment
<up numele persoanei sau funcionarului cruia i se
adreseaz scrisoarea se indic denumirea firmei, instituiei,
bncii etc., menion$nd forma de oranizare a respectivei
societi +4td., (o., (orp., *nc.,.
1.)nei ntreprinderi, instituii, firme, bnci etc. ne putem
adresa menion$nd numele acesteia (Exemplu: Ed. Phite ;
Aob Green, 4td.% 6ational *ran 5ils, 4td.,
6umele respectiv poate fi precedat de abrevierea 7essrs
+de la cuv$ntul francez 7essieurs,. (Exemplu: 7essrs.
Ed.Phite ; Aob Green,4td., 7essrs 6ational *ran 5ils, 4td.,
<ac numele firmei este precedat de articolul hotr$t
3the8, aceast abreviere nu se mai folose!te. (Exemplu: #he
-mith 9endon 7anufacturin (ompan?, 4td.,
-ub denumirea ntreprinderii, instituiei, firmei etc. se
indic adresa acesteia, menion$nd strada, numrul,
localitatea, districtul po!tal !i, n cazul folosirii plicurilor cu
decupaj transparent, !i ara.
'entru corespondena expediat n rile de limb enlez
se menioneaz mai nt$i numrul !i apoi strada, fr virul
ntre ele.
&n ceea ce prive!te indicarea statului, este de reinut
faptul c denumirea oficial a insulelor Aritanice este 7area
Aritanie +Great Aritain,, care cuprinde Anlia +Enland,,
-coia +-cotland, !i Rara Galilor +Pales,. 4a acestea se adau
*rlanda de 6ord +6orthern *relandj, care face parte din "eatul
)nit al 7arii Aritanii !i *rlandei de 6ord, abreviat ).9.
*n cazul unei corespondene expediate n -)A, numele
statului trebuie indicat dup numele localitii, ntruc$t ora!e
cu acela!i nume pot fi nt$lnite n state diferite.
Exemplu:
6eN :orS,
6.:., ).-.A.
6eN :orS
(it?, ).-.A.
Mom reda mai jos c$teva exemple de adrese complete.
2. +A, - #he -ecretar?
7oran and (ompan?,
4imited >1 "eent -treet,
5xford 5L D1 Great
Aritain
+A, - #he Poolen 7ills, 4imited
2C/ (ourtne? -treet,4eeds
Great Aritain
=or the attention of the 7anainO <irector
/. - 7essrs.Ed.-mith ; @ones Green,
4td.
10 Elthane "oad
4ondon
P 2 Great
Aritain
1. - 7r. "obert Pilson, Assistant 7anaer
Phite Arothers (ompan?,
*nc. 2/0 E1
rd
. -treet
ArooSl?n, 6.:. ).-.A.
1.*.6. Form$(a de sa($t
"T&e Sa($tat!on'
=ormula de salut se plaseaz cu aproximativ 1 spaii sub
adresa destinatarului. 7odul n care o exprimm depinde de
formula de adresare pe care am folosit-o ctre destinatar.
&n cazul n care destinatarul este o persoan fizic, creia
ne-am adresat denumind funcia pe care o ndepline!te,
formulele de salut vor fi.
-<ear -ir +-timate domn,, pentru un brbat
-<ear 7adam +-timat doamn,, pentru o femeie.
<ac ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi
folosite !i n formula de salut, menion$nd de asemenea
eventualele titluri sau funcii, sau numai pe acestea din urm.
Exemplu:
<ear 7r. AroNn, <ear 'resident AroNn,
<ear 7iss AroNn, <ear 7r. Mice-'resident
<ear 7rs. AroNn, <ear Qir @ohn,... etc.
<ear 'rofessor AroNn,
<ac ne-am adresat unei instituii sau firme n eneral,
formula va fi.
-<ear -irs, +-timai domni,
-<ear 7esdames, +-timate doamne, pentru firme despre
care se !tie c sunt conduse de femei,
=ormulele -ir, +<omnule, !i -irs, +<omnilor, sunt doar
rareori nt$lnite cre$nd prin folosirea lor o atmosfer de
distan ntre parteneri. #rebuie reinut c toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virul.
&n corespondena redactat de instituii sau firme din
-)A, formula de salut este Gentlemens. +<omnilor, urmat
de semnul 3dou puncte8.
1.*.7. O+!et$( sr!sor!!
"T&e S$+8et L!ne'
=ormularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre
mijlocul painii un r$nd sub formula de salut, !i se subliniaz%
rolul su este de a prezenta succint problema care este tratat n
corespondena respectiv.
A existat uzana ca obiectul scrisorii s fie precedat de
abrevierile "e. +prescurtarea cuv$ntului latin 3res8 - lucru,
chestiune, sau "ef. +prescurtarea cuv$ntului 3referrin8 -
referitor, c$nd vrem s atraem atenia destinatarului asupra unor
scrisori anterioare leate de problema tratat, dar acestea sunt tot
mai rar nt$lnite n corespondena modern.
Exemple
2. <ear -irs,
Re: Letterof Credit No...
2. <ear -irs,
Ref: Our letter MC! 3 MC " f o f...
1. <ear -irs,
#oo!
Contra$t
No...
-pre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii,
includerea obiectului scrisorii n coresponden nu este
obliatorie !i poate fi omis, n cazul n care problema tratat n
corespondena respectiv este prezentat pe scurt, n primul
pararaf al scrisorii.
1.*.9. Con3!n$t$( sr!sor!!
"T&e :od# o% t&e Letter'
(oninutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezint
partea esenial a corespondenei !i de aceea trebuie redactat cu
deosebit rij. <e reul, acesta cuprinde.
-pararaful de introducere
-mesajul scrisorii
-ncheierea
2. 'araraful de introducere este str$ns leat de obiectul
scrisorii la care face referire sau pe care l conine ca atare.
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente
etc., formularea unui rspuns la o coresponden anterioar etc.
/. 7esajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al
expeditorului fa de problemele tratate% de aceea ideile trebuie
exprimate clar, ntr-o nlnuire loic, folosind un vocabular
adecvat !i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea
frazelor scurte, directe, fiecare problem tratat fc$nd obiectul
unui pararaf separat.
1. &ncheierea trebuie s reprezinte concluzia loic a
punctului de vedere cuprins n mesaj% aceasta se poate
materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a
mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele
probleme, a unor recomandri de rezolvare, a unor scuze pentru
unele erori etc.
&n cele ce urmeaz vom prezenta o list - rupat tematic - cu
c$teva dintre cele mai uzuale modaliti de exprimare folosite
pentru introducerea, transmiterea !i ncheierea mesajului unei
corespondene.
1.*.9.1. Form$()r! de !ntrod$ere
A. Pentru scrisori iniiale
2. 5biectul scrisorii noastre este
- s v informm despre...
-s v anunm...
-s v facem cuno!tin cu...
-s v reamintim c
-s v notificm c...
-s v atraem atenia c...
- s v avertizm de...
/. Avem plcerea
-de a v informa c...
-de a v aduce la cuno!tin...
1. -untem nc$ntai/ bucuro!i/ fericii/
<orim/ 'rin prezenta +ne permitem,
-s v informmT
-s v aducem la cuno!tinT
-s +v, spunem c...
D. 'entru informarea dv. v comunicm c...
:. Pentru scrisori de rspuns
0. (a rspuns/ "spunz$nd la scrisoarea dv. din....
E. +#ocmai, Am primit...
K. -untem nc$ntai
-c am primit
-c suntem n posesia scrisorii dv. din...
B. -untem bucuro!i/nc$ntai s aflm c/ s auzim c...
>. -untem n posesia scrisorii dv. din...
2C. -crisoarea dv. din... a sosit ieri/ azi diminea.
22. 6e-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. din...
2/. "eferitor...+cu privire, la scrisoarea dv. din...
21. &n letur cu/ (u privire la scrisoarea dv. din...
2D. (a urmare a
-scrisorii/ teleramei dv. din...
-convorbirii noastre telefonice din...
20. Am luat/lum not despre/ de... din scrisoarea dv. ..
2E. 7ulte mulumiri pentru scrisoarea dv. din...
2K. =olosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea
dv. din...
2B. 6e pare ru/ "eretm c.
-nu am putut rspunde la timp scrisorii dv.
-scrisoarea dv. +anterioar, nu a sosit la timp.
C. Pentru scrisori de confirmare
2>. (onfirmm / confirm$nd / spre confirmarea / teleramei
noastre din...
/C. 'rin prezenta confirmm...
/2. 6e rbim s confirmm +primirea, scrisorii dv. din...
//. -crisoarea noastr/ dv. din...
-trebuie s se fi ncruci!at cu a dv./ noastr din...
-foarte probabil s-a ncruci!at cu...
/1. )rmare a convorbirii noastreT
/D. -perm/ -untem ncredinai c ai primit telerama noastr.
1.*.9.*. Form$()r! de transm!tere a mesa8e(or
A. Scrisori viznd-realizarea unui acord
ntre parteneri
/0. <atorit faptului c...
/E. 4a cererea/ suestia/ insistena dv. noi...
/K. (a o consecin a discuiilor noastre...
/B. (onform/ n conformitate cu
-dorina dv. ...
-instruciunile/ indicaiile dv. ...
-recomandrile dv. ...
/>. -untem dispu!i /nclinai / ata/ siuri / convin!i / deci!i s...
1C. 6u ne ndoim c...
12. Am fost. informai/ sftuii s...
1/. -untem de acord cu invitaia/ suestia/ propunerea dv.
11. -untem de acord cu dv. n aceast privin.
1D. M vom n!tiina imediat ce condiiile dv. vor fi fost
acceptate.
10. M vom transmite la timp data exact a...
1E. <in dispoziia !i n contul firmei...
1K. 'entru !i n numele...
:. Sr!sor! e;pr!m<nd $n dezaord
1B. "eretm foarte mult s v aducem la cuno!tin c.
-nu putem accepta oferta dv. de...
-suntem obliai s refuzm comanda dv. de... din...
-nu putem/ nu suntem n msur s acceptm condiiile dv./
astfel de condiii.
1>. 6e pare ru/ "eretm c trebuie s v informm c nu
suntem de acord cu...
DC. -pre reretul nostru suntem obliai s v atraem atenia
cT
-ai omis...
-nu ai respectat instruciunile...
-ai nt$rziat cu...
D2. (u reret trebuie s constatm c...
D/. 6u v putei a!tepta ca noi...
D1. "eprezentantul dv. nu poate nea faptul c...
DD. #rebuie s luai n considerare/ s considerai opinia
noastr...
D0. M-am f i / rm$ne ndatorai/recunosctori dac...
1.*.9.,. Form$()r! de =n&e!ere
A. Exprimri generale
DE. &n a!teptarea rspunsului dv., rm$nem
DK. M-am fi ndatorai dac am primi un rspuns urent.
DB. A!teptm cu mare interes.
-rspunsul dv.
-confirmarea dv.
-aprobarea final
-hotr$rea dv.
D>. Anexm/Am anexat/ ata!at la aceast scrisoare...
0C. 4a aceast scrisoare vei si anexat...
02. Anexat prezentei scrisori...
0/. 'utem s sperm/ a!teptm ca...
01. M rum fii asiurai/ siuri de faptul c...
:. Pentru exprimarea de mulumiri
0D. M mulumim/ 7ulumiri pentru.
-bunvoina, dv.
-ncrederea dv.
-sprijinul dv.
-confirmarea dv.
- comanda dv.
00. 7ulumindu-v
-clduros
-anticipat/ cu anticipaie
-nc odat
0E.M mulumim pentru ncrederea acordat !i ntre timp
rm$nem...
0K. 'rimii, v rum, mulumirile noastre pentru amabilitatea dv./
sprijinul acordat.
0B.M mulumim nc odat pentru rezolvarea acestei probleme.
0>.(u mulumirile noastre cele mai clduroase.
C. Pentru exprimarea dorinei de colaborare
EC. -perm ntr-o colaborare
- str$ns/ fructuoas/ permanent cu dv.
- ndelunat !i avantajoas pentru ambele pri.
E2. -per$nd c
- vom putea stabili n cur$nd relaii cu dv.
- aceste livrri vor nsemna nceputul unor relaii de durat ntre
firmele noastre.
- vei fi mulumii de serviciile noastre/oferta noastr.
- v vom fi de folos cu aceste date/informaii.
E/. &n sperana c
- vei fi de acord cu noi asupra acestor condiii/ acestei soluii.
- vei considera oferta noastr favorabil.
- ne vei ncredina comanda dv.
E1. -perm s
- aflm n cur$nd ve!ti de la dv.
- primim un rspuns favorabil/!tiri de la dv.
-acordai atenia Jdv. deosebit acestor probleme.
-acceptai mostrele noastre.
-vei executa cu promptitudine comanda noastr.
D. Pentru exprimarea unei recomandri
ED. (ontm pe
-primirea unor ve!ti de la dv.
-rspunsul dv. p$n la...
-confirmarea dv.
E0. -perm c problema
-se va bucura de atenia dv.
-va fi relementat conform instruciunilor noastre.
-va fi ncheiat n cur$nd/ a!a cum am czut de acord.
EE. M rum/ -perm/ -untem ncredinai c putei
s rezolvai chestiunea
-c$t mai cur$nd posibil.
-p$n sptm$na viitoare.
-a!a cum s-a convenit.
-n conformitate cu...
-la aleerea dv.
EK. #ransmitei-ne, v rum, rspunsul dv. definitiv.
EB. M informm c o rezolvare prompt a acestei probleme ar
fi apreciat.
E>. M rum s f i i buni/ s avei amabilitatea
-s ne informai/ s ne comunicai dac suntei de acord cu aceste
condiii.
-s ne confirmai la timp primirea...
KC. M-am fi foarte obliai dac ne-ai transmite...
K2. A!teptm comunicarea acordului/hotr$rii dv. n aceast
privin.
E. Pentru exprimarea de scuze
K/. M rum s primii/ acceptai scuzele ... noastre pentru...
K1. M cerem scuze pentru/ M rum s ne iertai pentru
-a fi nelijat asemenea...
-nt$rzierea n...
-eroarea comis la...
KD. -cuz$ndu-ne nc odat...
1.*.>. Form$(a de =n&e!ere ?! sa($t "T&e Comp(!mentar#
C(ose'
=ormula de ncheiere !i salut se plaseaz de obicei cu /-1
r$nduri sub textul scrisorii, spre mijlocul painii.
=ormulele cele mai des nt$lnite sunt.
-:oursfaithfull?,% =aithfuli? ?ours, +c$nd expeditorul se
adreseaz unei instituii/firme etc.,
-:ours sincerel?,% -incerel? ?ours, +n special c$nd
expeditorul se adreseaz unei persoane cunoscute, de!i pot
fi folosite !i n cazul anterior,
-:ours +ver?, trul?,% +Mer?, trul? ?ours, +se folosesc cu
precdere de ctre firmele !i instituiile din - ) A,.
#raducerea acestor formule este. Al dv. f idei/ cu respect/
sincer. Este de reinut faptul c toate aceste formule sunt urmate
de virul.
-alutul propriu-zis de ncheiere prezentat mai sus poate fi
precedat de alte c$teva formule, care i atribuie acestuia un
caracter mai formal% dintre acestea ar fi.
-Pe/ l hope to hear from ?ou soon, +6oi dorim/ <oresc s
aflu cur$nd ve!ti de la
dv.,
-Pe are/2 am +-untem/ -unt,
-Pith our/ m? best Nishes/ 9ind reards +(u
cele mai bune urri,
de!i ele sunt tot mai rar nt$lnite n
corespondena modern.
1.*.@. Semn)t$ra "T&e S!0nat$re'
-emntura se plaseaz sub formula de ncheiere !i salut,
precedat fiind de numele firmei. *mediat dedesubt este
obliatorie dactilorafierea numelui complet al celui ce
semneaz corespondena, indic$ndu-i-se calitatea +aent,
represenative etc.,, funcia +7anain <irector, <eput?
<irector, 7anaer etc., !i, dac este cazul, titlul +doctor,
professor, civil enineer etc.,.
Aceast exien apare din consecinele de ordin juridic ce
decur din anajarea de drept a instituiei, firmei etc. prin
semntura respectiv.
4a persoanele de sex feminin se va specifica !i starea civil
cu abrevierile 37rs8 sau 37iss8 pentru a cunoa!te modul de
adresare ctre acestea n corespondena de rspuns.
)neori corespondena poate fi semnat pentru, !i n
numele conducerii instituiei, firmei etc.
&n acest caz n coresponden se face o meniune special
referitoare la calitatea celui ce semneaz !i anume.
-per procurationem/ per pro/ p.p +prin procur pentru,
-for and on behalf of +pentru !i n numele,
Exemple de emn%turi:
2. :ours faithfull?, #HE 75<E"6 #554 (5"'5"A#*56
Piliiam Arian Mice-president
/. :ours sincerel?, A.@5H6-56;(o, 4td.
+7rs, <r.<*A6A '*69 7anain <irector
&$'ema formulelor de alut (i adreare )n fun$*ie de adreant
Adresant =ormula de salut =ormula de ncheiere
#he Poolen 7ills, 4td +E.
A.,
<ear -irs, +<ear
7esdames,,
:ours
faithfull?,
=aithfull?
?ours,
"oer Arothers (o,
*nc. +E.A.,
Gentlemeni :ours trul?,
Mer? trul?
?ours,
"obert Gibson, EsO.
7r. "obert Gibson
<ear Qir, +oficial, <ear
7r. Gibson, +mai puin
oficial,
:ours sincerel?,
:ours ver?
sincerel?
7rs. Mivian
Grant 7iss Ann
'orter
<ear 7adam, +oficial,
<ear 7rs. Grant, +mai
puin oficial, <ear 7iss
'orter, +idem,
-incerel?
?ours, :ours
sincerel?,
:ours trul?,
1.*.1A. In!3!a(e ?! post-sr!pt$m
"!n!t!a(s and Postsr!pt'
4a unele instituii, firme etc. s-a statornicit uzana
indicrii iniialelor celui ce a redactat scrisoarea !i a
dactilorafului n colul din st$na jos, n loc de a meniona
aceste elemente n cuprinsul referinei. #ot aici se indic
numrul de exemplare n care s-a dactilorafiat sau
multiplicat lucrarea, destinaia sa c$t !i instituia, firma
sau persoana creia i-a fost expediat.
&n ceea ce prive!te post-scriptum-ul +'-,, este
recomandabil ca acesta s fie evitat, deoarece folosirea sa ar
putea fi interpretat de ctre adresant ca o omisiune din
textul scrisorii !i deci ca o dovad de nelijen din partea
expeditorului.
#otu!i, uneori post-scriptum-ul se folose!te tocmai n
scopul de a atrae atenia asupra sa, atunci c$nd vrem s
subliniem un aspect foarte important sau de ultim or.
1.*.11. Ane;e "En(os$res'
Atunci c$nd scrisoarea este nsoit de anexe, acestea se
menioneaz n final, i captul de jos al colii de h$rtie.
Exemple:
2. - Anex/ Anexe +Enclosure/ Enclosures-abreviat. Enc./ Encl./ Encs,
/. - 1 Anexe. Enclosures. 1
- =actur - *nvoice
- (onosament - A/ 4
- (ertificat de oriine - (ertificate of oriin
1.,. P(!$( "T&e EnBe(ope'
(a !i n cazul scrisorii, h$rtia plicului folosit pentru
expedierea corespondene trebuie s fie de calitate superioar
!i durabil. 'e plic vor fi scrise urmtoarele.
2.- Adresa destinatarului, care va coincide cu adresa interioar
at$t din punct de vedere al coninutului c$t !i al formei,
cuprinz$nd maximum cinci r$nduri. *n cazul n care vom
folosi un plic cu decupaj transparent, adresa interioar devine
vizibil !i nu va mai fi necesar scrierea ei pe plic.
/. - *ndicaii pentru po!t +se refer fie la cateoria sau tariful
postai, fie la modul de trimitere a corespondenei,. <intre
acestea menionm.
- 3(oresponden recomandat8 +"eistered mail,
- 3(oresponden prin avion8 +A? air mail,
- 3(oresponden recomandat prin avion8 +"eistered air
mail,
- 3(oresponden cu po!ta expres/ rapid8 +A? express
mail,
- 37ateriale tiprite8. ziare, reviste, publicaii +'rinted
matter,
- 3#iprituri cu tarif redus8 +'rinted paper - reduced rate,
- 3(ri, bro!uri, cataloae8 +AooSs onl?,
- 3=elicitri de sezon8 +-easonJs c$rd,
- 3(adouri nesolicitate8 conin$nd obiecte de reclam,
aende, calendare etc. +)nsolicited ifts,
- 37ostr fr valoare8 +-ample Nithout value,
- 3A se returna n caz de nedistribuire8+"eturn if not
delivered,
- 3"um a nu se ndoi8 +'lease do not bend,
- 3Expediere expres8 +-pecial deliver?,
- 3'ost-restant8+'oste-"estante/#o be called for,
1. *ndicaii speciale de atenionare +se refer la caracterul
corespondenei,.
- 3'ersonal8 +'ersonal/ 'rivate,
- 3(onfidenial8 +(onfidenial,
D. *ndicaii de transmitere a corespondenei ctre o anumit
direcie, serviciu, persoan etc.
Exemplu:
&n atenia. -erviciului (omercial =or the attention of. -ellin <epartment
*n atenia. <irectorului enera Attention. 7anaOinO <irector
<-lui -mith, <irector adjunct 7r. -mith, <eput? <irector
&n cazul n care expeditorul nu cunoa!te adresa persoanei creia
dore!te s-i parvin corespondena, dar consider c o alt persoan
sau firm/ instituie etc. ar putea s i-o nm$neze, scrisoarea va fi
adresat acesteia din urm% pentru atenionare, adresa va fi
precedat de abrevierea (/ 5 +care of,
Exemplu: <r.-amuel-
Horn c/ o 4ondon
)niversit? 4ondon
Great Aritain
Este de reinut faptul c toate tipurile de indicaii prezentate
mai sus sunt incluse !i n scrisoare, sub adresa interioar.
0. -paiul rezervat pentru timbre sau marcaj po!tal +postae/ stamps,
&n ceea ce prive!te adresa expeditorului, aceasta va fi scris pe
clapa de pe spatele plicului sau se va folosi un plic cu antet tiprit al
instituiei/ firmei expeditoare.
!odele de adrese scrise pe plic
=orma <antelat
#EH65=5"E-#
D 'iaa "osetti
Aucharest-"57A6*A
AttentionU #he Export 7anaer
-tamp
(5)"#6E: ; (o.4td.,
E -tand -treet,
6ottinham,
Great Aritain
=orma bloc
#EH65=5"E-#
D 'iaa "osetti
Aucharest-"57A6*A
-tamp
7r. @ohn AroNn
c/ o #he =urniture (o.lnc.
2/ P.#hirt?--econd -t.
6eN :orS D1, 6.:.
-.).A.
A: A*" 7A*4
1... Code( de sr!soare "t!p!) pentr$ oresponden3a de
a%aer!' "T&e Pattern o% a T#p!a( :$s!ness Letter'
2. Antet (5)"#6E:;(o.4td E -tand -treet
6ottinham
#elephone. 6ot >KBE01
#elerams. -prinNood
6ottinham
#elex. 2CCK0-
("*/4#5(A
(ode. Aentle?s
/. <ata 20 mai 2>>/
1. "eferin (A/ E" D0 - ' 1-/> *4/-<E21
D. Adresa
interioar
#ehnoforest D 'iaa "osetti
Aucharest
&n atenia secretariatului
0. =ormula
de salut
-timai domni
E. 5biectul
scrisorii
(onfirmare scrisoare !i materiale
tiprite
K. (oninutul
scrisorii
(onfirmm primirea scrisorii dv. din
2C mai 2>>/ !i v mulumim foarte mult
pentru cele 2C exemplare ale revistei
3=urniture #oda?8 care sunt ntr-adevr
interesante !i de mare folos pentru noi.
Am aprecia dac ai avea amabilitatea
de a continua s ne trimitei aceste reviste !i
n viitor.
B. =ormula
de ncheiere
!i salut
(u cele mai bune urri,
Al dvs. sincer,
>. -emntura (5)"#6E:;(o.4td.
@ohn AroNn
Qeful serviciului comercial