Diez consejos para la gestin efectiva del tiempo

1. Introduccin
Cada programa refleja el conjunto, nico, de prioridades y responsabilidades de la persona que
lo ha realizado. No hay dos personas que tengan exactamente la misma idea de lo que
constituye la gestin perfecta del tiempo. La idea final es simplemente er si tu relacin con el
tiempo es buena, si te permite responder a tus obligaciones profesionales, disfrutar de la
compa!"a de tus seres queridos y cuidar bien de tu actio m#s importante, la salud.
No hay un nico modelo a gusto de todos sobre cmo gestionar el tiempo, pero hay una serie
de principios b#sicos que se pueden aplicar a una gran ariedad de circunstancias.
2. Planificar por adelantado
$lanificar es la piedra sobre la que se basa la gestin del tiempo, todo el tiempo que le dediques
a esa tarea merece la pena. $ero no consiste slo en crear una buena planificacin o programa,
debes ser capaz de llearlo a cabo. %sto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu
trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos
habituales. Como si fuera una prenda de estir, debes sentirte cmodo y que te quede un poco
amplia por si acaso encoge.
3. Programa actividades de ocio
Los mejores planes de gestin de tiempo te acompa!an durante toda la ida, no slo durante
tus horas de trabajo. &ntenta programar periodos de tiempo dedicados a la familia, amigos,
hacer ejercicio, intereses especiales o proyectos especiales, en ez de dedicarles 'el tiempo que
quede' despu(s de la rutina diaria habitual. %sto te dar# la oportunidad de obserar tu relacin
actual del trabajo que te lleas a casa y del tiempo libre, para ayudar a restablecer el equilibrio
si se ha perdido.
4. Promete menos y cumple ms
)na de las reglas m#s inteligentes que se pueden aplicar es establecer fechas de entrega que
sean iables. %n otras palabras, es una buena idea sobrestimar el tiempo que piensas que te a
a llear un trabajo para, primero, asegurarse el cumplimiento del plazo incluso si hay que
enfrentarse a retrasos impreistos y segundo, sorprender positiamente a tu jefe, clientes,
compa!eros de comit( y familia, terminando antes de lo preisto.
. Divide los tra!ajos grandes en tareas maneja!les
%s muy f#cil aceptar trabajos de grandes proporciones. $or ejemplo, 'pintar la casa' ser# un
proyecto menos desalentador si se siguen bien los pasos hasta conseguir ese objetio*
seleccionar el color, comprar la pintura y empezar a trabajar en la fachada de atr#s. +iidiendo
un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llear a cabo cada paso
y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa y con
menos estr(s que si se pretende hacerlo todo a la ez.
". #az un seguimiento de tus progresos
Cada proyecto de energadura requiere su propia programacin, agenda y calendario para
identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecucin. ,i has establecido
fechas objetio realistas, y tienes preisto tiempo para 'resbalones' posibles, tus progresos
deber"an responder a tu plan. ,i hay impreistos que te sitan por detr#s de la fecha preista,
puedes aisar a tu jefe-a y establecer una fecha de consecucin reisada o dar los pasos
necesarios para acelerar su progreso y recuperar el tiempo perdido. Nota* ,i puedes, deja
espacio en tu programa para anotar trabajos en proceso de realizacin.
$. Delega lo %ue puedas
Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas* aquellos que pueden y los
que no pueden. ,i eres uno de los ltimos y encuentras todo tipo de razones para hacer las
cosas por t" mismo .'/se tarda demasiado en explic#rselo a otra persona' o '/al final acabo
por tener que repetirlo'0 entonces es intil intentarlo.
,in embargo, si piensas que no eres tan indispensable como crees, es hora de empezar a
delegar. Comienza con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien
m#s puede llear a cabo. 1cepta que ense!ar a otra persona puede llear un poco de tiempo, y
permite una cura de aprendizaje razonable. 2e beneficiar#s en tener m#s tiempo y menos
estr(s.
&. 'sta!lece parmetros para decir ()o(
2odos conocemos a gente que establecen sus l"mites de tiempo* 'No es mi trabajo', dicen. ',on
las cinco y me oy'. $uede parecer excesio pero tambi(n sabemos que muchas personas
terminan trabajando hasta tarde o se llean trabajo a casa de ez en cuando, por ello puede
que haya llegado el momento de empezar a decir 'no' y no slo a los otros, sino tambi(n a t"
mismo. 2rabajar durante horas y horas, tanto si recibe paga extra o no, da!a el equilibrio entre
trabajo y ocio que es b#sico para la salud y el bienestar.
*. #az y sigue una lista de prioridades
No hace falta que seas un experto para elaborar listas de prioridades. 1lgunas personas llean
arias listas a la ez* una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una
de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de
baja prioridad para tareas que le gustar"a hacer cuando tenga tiempo. 3tras personas
simplifican el proceso haciendo slo una lista de las cosas que tiene que hacer al d"a siguiente
al final de cada d"a.
1+. ,grupa tareas seg-n las capacidades re%ueridas
$ara sacar el mayor partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos m#s dif"ciles, aquellos
que requieren la m#xima concentracin y mayor eficiencia en aquellos momentos del d"a en los
que tus nieles de energ"a y atencin son mayores. ,i puedes coordinar esos momentos con
periodos en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. +e la misma
forma, trata de programar tu rutina, tareas de bajo niel para las horas del d"a en las que te
resulta m#s dif"cil concentrarse. %l truco est# en identificar tus horas de mayor rendimiento y
programar tu trabajo en consecuencia.
11. .ant/n los ojos a!iertos para encontrar atajos
%s siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre,
porque es con lo que se est# familiarizado. %ncontrar, adaptar y aplicar nueas t(cnicas m#s
eficientes a tus responsabilidades, no slo te ahorrar# tiempo, sino que rebajar# tu carga de
trabajo total.