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JUNIO 2011
Habilidades
de
organizacin
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Gua del participante
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Copyright
Material desarrollado para General
Motors de Mxico. Queda prohibida
la reproduccin parcial o total sin la
autorizacin de General Motors de
Mxico.
Mi nombre es :
_____________________________
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Introduccin
Bienvenido al curso de Habilidades de organizacin, esta gua te ayudar a convertirte
en una persona ms organizada; sin embargo esto no depende totalmente de este curso.
Es tu responsabilidad darle continuidad, pues es una experiencia de autodisciplina y t
eres la clave del xito. Si utilizas los principios y tcnicas que se hallan en esta gua, tendras
resultados excepcionales.
La habilidad para organizar y planifcar es una de las competencias necesarias para
lograr el xito en esta nueva etapa que comienzas, adems de ser muy valorada en el
campo laboral.
Es indudable que no somos totalmente libres para decidir a qu dedicamos todo nuestro
tiempo. Existen condicionantes externos muy poderosos que limitan nuestras posibilidades
de decisin. Desperdiciamos parte de nuestro recurso ms escaso por falta de organizacin
y de disciplina, dedicando ms tiempo del necesario a algunas reas menos importantes y
lo que es peor, infuimos negativamente en la distribucin del tiempo de los dems.
Por un lado, se encuentran aquellas habilidades de organizacin que nos ayudarn a
establecer metas y priorizar tareas, tambin veremos la importancia de ordenar las cosas.
Se pretende atender problemticas en las ofcinas, espacios de trabajo e incluso en la vida
diaria, en donde es relativamente frecuente que las personas no encuentren lo que buscan,
exista desorden, urgencia para encontrar piezas o documentos, materiales en los lugares
que no les corresponden, abundancia de cosas innecesarias y espacios sucios, el desorden
es un factor por el cual no se cumplen nuestros objetivos.
El xito no se logra slo con cualidades especiales. Es sobre todo, un trabajo de constancia,
de mtodo y de organizacin.
(J.P. Sergent).
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CONTENIDO DEL CURSO
Pag.
MDULO I
El control de tu tiempo................................................... 6
Competencia ................................................................. 7
Eficacia Vs. Eficiencia ................................................. 8
Ejercicio I (Autoanlisis)............................................. 9
Toma de decisiones ...................................................... 11
Habilidad de Organizacin ............................................ 12
Planeacin..................................................................... 13
Tareas ........................................................................... 14
Toma de decisiones ...................................................... 15
Leyes sobre el uso del tiempo ...................................... 16
Las 5 s.......................................................................... 17
Detecta las cosas innecesarias .................................... 21
MDULO II 22
Multitareas..................................................................... 23
Qu se puede hacer para ordenar las tareas?............ 24
Ejercicio II La lista diaria ........................................... 25
Ejercicio III (Dos horas al da).................................... 26
MDULO III
Planeacin.................................................................... 28
Los ladrones del tiempo ............................................... 29
Formular objetivos y establecer acciones .................... 30
Hoja de plan de accin ................................................. 31
Plan eficaz.................................................................... 32
Ejercicio IV La mejor hora ....................................... 33
Establecimiento de metas ............................................ 34
Ejercicio Crucigrama (Evaluacin Final).................. 35
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MDULO I
Habilidades de organizacin
Objetivo:
Identifcar las metodologas aplicables a la planeacin y
organizacin dentro del rea de trabajo.
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El control de tu tiempo
Como empleado, deberas usar tus horas de trabajo con el propsito de alcanzar los
objetivos de la compaa. Hasta aqu, el uso del tiempo est frecuentemente controlado
por tareas o deberes especfcos. Sin embargo, por lo general existen diversos grados
de libertad en cualquier periodo especfco. En qu grado te encuentras t?. Encierra
en un crculo el grado que te defne.
Tengo control total 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 No tengo control
Tareas o actividades que me permiten
controlar m tiempo.
Tareas o actividades que limitan el control
de m tiempo.
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ACTITUDES
COMPETENCIA
DESTREZAS
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
Competencia
Una competencia es: el conjunto de conocimientos,
habilidades, destrezas y actitudes que requiere una
persona para realizar actividades en el mercado
de trabajo con un alto nivel de desempeo en
el mbito laboral, social, gobierno o educativo.
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Efcacia / Efciencia
Ambos trminos son etimolgicamente similares; su signifcado en el diccionario de
la real academia es prcticamente idntico, pero hace tiempo que en las modernas es-
cuelas de negocios se vienen utilizando para defnir dos comportamientos diferentes.

EL EFICAZ EL EFICIENTE
Resuelve Trabaja
Alcanza objetivos Persigue objetivos
Cumple los plazos Es perfeccionista
Flexible Reglamentario
Delega cuando debe Lo hace todo l
Tiene visin a largo
plazo
Trabaja da a da.
Objetivo es su foco Tareas es su foco
Es proactivo Reacciona.
La EFICACIA es la habilidad
para alcanzar los objetivos que
se establecen con la menor
inversin posible, a la vez que
se hace un uso inteligente
de recursos. Se centra en los
resultados.
La EFICIENCIA es la habilidad
para conseguir cosas con
la menor inversin posible
de recursos. Se centra en el
mtodo, en el mejor sistema y
el tiempo ms corto para hacer
bien lo que se hace. Se centra
en cmo hacer las cosas.
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Autoanlisis
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encierra en un
crculo la que corresponda a cada punto.
1.Cada da dedico un
tiempo a planear mi
trabajo.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
2.Cada ao me fijo metas
especficas y las pongo por
escrito.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
3.Diariamente hago una
lista de pendientes, los
jerarquizo segn su
importancia y trato de
manejarlos en ese orden.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
4.Dedico mi tiempo a
tareas que soy capaz de
realizar, y no lo dedico a
cosas utpicas o
improductivas.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
5.Llevo una agenda
flexible para estar en
condiciones de manejar
problemas, as como algo
inesperado.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
6.Delego
satisfactoriamente buena
parte de mis actividades.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
7.Trato de manejar una
sola vez la papelera que
me llega, analizndola de
inmediato y decidiendo
sobre ella.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
8.Tengo una
estrategia diseada
para evitar las
interrupciones.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
9.Soy capaz de decir
NO cuando se me
requiere en cosas que
interfieren con mi
tiempo destinado a
asuntos pendientes.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
10.En forma habitual
practico la relajacin
para reducir
tensiones.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
11.Llevo trabajo a
casa por las tardes o
los fines de semana.
4) Casi nunca
3) A veces
2) Frecuentemente
1) Casi siempre
12.Llego a posponer
las cosas difciles,
aburridas o
desagradables de mi
trabajo.
4) Casi nunca
3) A veces
2) Frecuentemente
1) Casi siempre
13.Sientes que tienes
un buen control sobre
la forma en que
utilizas el tiempo.
1) Casi nunca
2) A veces
3) Frecuentemente
4) Casi siempre
Total__________
Alles, M. (2006) Gestion por competencias. El diccionario, Mxico: Garnica.
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Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el
siguiente:
Entre 13 y 28:
Competencia no desarrollada
Tienes poco claras las metas y objetivos del rea y de tu puesto.
Te cuesta trabajo manejar adecuadamente el tiempo eres poco
metdico y desorganizado.
No planifcas tus actividades; vas realizando las tareas a medida
que se te van presentando.
No sueles planear acciones, ni defnir tiempos ni recursos para
lograr los objetivos.
Entre 29 y 36:
Cumples con la competencia.
Planeas tus tareas a corto plazo.
Haces el seguimiento del cumplimiento de los objetivos y de los
plazos.
Abordas oportunidades o problemas del momento.
Entre 37 y 44:
Comptencia desarrollada
Formulas objetivos racionales para los plazos determinados.
Calculas los tiempos y programas las actividades defniendo
prioridades.
Verifcas el progreso de las tareas o asignaciones a medida que
se producen los avances.
Te adelantas y preparas para los acontecimientos que puedan
ocurrir en el corto plazo.
Entre 45 y 52:
Competencia muy bien desarrollada.
Estableces objetivos parciales y puntos importantes de control
cuyo cumplimiento verifca a medida que avanzan los proyectos,
instrumentando las herramientas de verifcacin que correspondan.
Estableces prioridades y plazos para el cumplimiento de los
objetivos.
Manejas el tiempo efcazmente y eres capaz de participar
paralelamente en diversos proyectos.
Eres metdico, sistemtico y organizado.
0 %
25 %
50 %
75 %
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Toma de decisiones
La toma de decisiones consiste bsicamente en elegir una alternativa entre las disponibles
para efecto de resolver un problema.
Para tomar una decisin no importa su naturaleza, sino que es necesario comprender,
conocer y analizar un problema, para as poder darle solucin, en algunos casos por tan
simple y cotidiano, este proceso se realiza de forma implcita, por ejemplo las llamadas
rutinarias:
Me levanto? Qu ropa uso? Qu como? Por qu carril manejo? En qu lugar me
estaciono?
Es necesario considerar que un error en la toma de decisiones es la confusin que existe
entre necesidad y deseo, dos elementos con los que los analistas se enfrentan diariamente
y deben aprender a distinguir.
Para muchas de las decisiones que se toman se dedica poco tiempo olvidando aspectos
como la planeacin y el proceso, al tomar una decisin se tiene en cuenta solamente lo
que se siente en ese momento y se pasan por alto aspectos que de ser analizados llevarn
la decisin a un resultado positivo.
Proceso de la toma de decisin
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Habilidad de organizacin
Capacidad de planifcacin y organizacin
Es la capacidad de determinar efcazmente los fnes, metas, objetivos y prioridades de
la tarea a desempear organizando las actividades, los plazos y los recursos necesarios y
controlando los procesos establecidos.
Elementos
Establecer prioridades de objetivos y tareas; trabajar de forma sistemtica y ordenada;
prever tiempos de cada cosa; establecer plazos factibles; sealar indicadores de control,
conciencia de que una excesiva planifcacin puede destruir la creatividad.
Se compone de:
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Planeacin
Defne claramente los objetivos y selecciona lo ms importante.
Ser ms efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En
ocasiones, las personas gastamos mucha energa intentando ser ms efcientes, sin saber a
ciencia cierta qu es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre
las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar
esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar
al mes divido entre las horas que trabajas (el estndar son 160=8 horas al da, 5 das a la
semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor slo sigue la siguiente regla:
no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el
tiempo que invertirs en la tarea.
Planea tu da desde el da anterior.
Todos los expertos en administracin del tiempo recomiendan planifcar desde el da anterior
las actividades del da siguiente. Toma los ltimos 10 minutos de cada da para repasar tu lista
de tareas pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente da. Este
simple ejercicio te permitit comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas
hacer y con cual tarea debes iniciar.
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Tareas
Lleva una lista de tareas
pendientes.
Esta es una de las cosas ms simples y a la
vez ms poderosas de cualquier sistema de
administracin de tiempo: la lista de tareas.
No importa si utilizas el dispositivo electrnico
de moda o una pequea agenda, pero lleva un
registro. Lo que realmente hace la diferencia
es el hbito de escribir tus tareas pendientes
da tras da.
Asigna prioridad a tus
tareas.
Una vez terminada tu lista, determina
cuales son los elementos ms
importantes y mrcalos de alguna forma
que resalten sobre todos los dems. Si
la lista es muy grande, haz una nueva
lista con los elementos prioritarios
para el da o la semana. Volviendo a la
prctica de determinar tu valor por hora,
otorga ms prioridad a las tareas que
potencialmente te paguen ms.
Concntrate en la tarea actual.
Concntrate al cien por ciento en una y slo una tarea a la
vez. Cuando logramos concentrarnos al 100% por espacios
de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin
embargo, lograr esta concentracin y entrar en esta zona de
productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupcin
es sufciente para salir de ella. Es por esto que debes tratar
de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el
telfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el
correo electrnico o los programas para chatear y cierra tu
puerta.
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Toma de decisiones
No dejes las cosas para despus.
Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que
puedes utilizar, ya que lo nico que logrars es prolongar el estrs asociado a la tarea. Haz
lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del da transcurrir de manera
ms placentera. Si la tarea es muy grande, divdela en tareas ms pequeas hasta que te
sea fcil dar el primer paso.
Delega en los dems.
Una forma de hacer ms en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave
para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien ms si este puede hacerlas ms
rpido, ms fcil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a
tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente.
Eso s, despus de delegar no se te olvide agradecerle a los dems de la manera apropiada.
Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo,
diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen
tareas y especialmente si somos buenos hacindolas; as que escoge a la persona ms apropiada
y delega la tarea.
Aprende a decir NO.
Decir no puede ser una de las herramientas de administracin de tiempo ms poderosas
que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de
invertir nuestro tiempo en donde somos ms productivos. Si la tarea en cuestin interfiere
con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra
persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la
manera ms amable posible.

No te olvides de la persona ms importante.
A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a
olvidarnos de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin
embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado
balance entre cuerpo y mente.
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Leyes sobre el uso efcaz del tiempo
Ley de Parkinson:
"Cualquier tarea puede expandirse
indefnidamente hasta ocupar todo
el tiempo disponible". Debemos fjar
objetivos de tiempo en las tareas que
desarrollamos, incluso las del da a da.
Cuarta Ley de Murphy:
Una planifcacin realista es vital para
lograr nuestros objetivos.
Principio o Ley de Pareto:
"Un 20% de nuestro tiempo dar lugar
al 80% de nuestros resultados". Priorizar
las actividades y centrarse en las ms
importantes. Con eso lograremos llegar al
80% de los resultados que pretendemos.
Ley Drucker:
"Tenemos que reservar tanto tiempo para
nuestras oportunidades como lo hacemos
para nuestros problemas" Por qu no
utilizar ms tiempo en evitar problemas?
Generalmente dedicamos ms tiempo
a solucionar los problemas generados.
Es mejor invertir los trminos y focalizar
nuestro esfuerzo en el xito.
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Shitsuke: disciplina lograr
el orden y control personal
a travs de los hbitos.
Seiketsu: bienestar personal
mantener limpieza fsica
y mental en cada persona.
Seiso: limpieza- establecer
mtodos para mantener
limpio el lugar de trabajo.
Seiton: orden u
organizacin un lugar
para cada cosa, y cada cosa
en su lugar.
Seiri: seleccin - Es la accin
de clasifcar las cosas
necesarias e inecesarias
para realizar nuestras
tareas.
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SEIRI- seleccin
Es la accin de clasifcar las cosas necesarias e innecesarias para realizar
nuestras tareas, desechando lo innecesario e identifcando lo til. Pero,
cmo podemos defnir aquello que se debe eliminar? Tomar esta
decisin puede ser muy difcil porque tiene que ver con tus propios
valores y la administracin de tus prioridades.
Para hacer la seleccin hay que priorizar. Prioridad involucra el decidir
qu tan importante es una cosa, y entonces, eliminar cosas no esenciales.
Al mismo tiempo, es asegurarse de que las cosas que s son esenciales
estn a la mano para una mxima efciencia.
SEITON-orden
Signifca mantener las cosas necesarias en el lugar adecuado,
identifcadas y con fcil acceso, es decir, eliminar prdida de tiempo y
molestias con la bsqueda de las cosas necesarias para el trabajo.
Al aplicar la primera S (seleccin), vers que hay muchas cosas que no
necesitas. Despus de que te has desecho de ellas, la siguiente pregunta
es cunto, o qu debe ponerse y en dnde? Esto es orden y quiere decir
un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Ordenar con efciencia,
calidad y seguridad.
SEISO- Limpieza
Limpieza signifca mucho ms que solo mantener las cosas limpias y li-
bres de polvo. Es una flosofa y un compromiso para ser responsable del
estado de todas las cosas y las reas que usamos, asegurando que se
encuentren en buenas condiciones.
No debemos pensar que la limpieza es slo quitar el polvo y que es
cansado trabajar en ello. Ms bien, debes visualizar la limpieza como una
rutina de verifcacin.
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SEIKETSU- bienestar personal
El bienestar es el estado en el que una persona puede
desarrollar de una manera adecuada todas sus
funciones. Es mantener la limpieza mental y fsica
en nosotros y en cada uno de nuestros compaeros de
trabajo.
El contexto de las 5 Ss, el bienestar personal no requiere
de un procedimiento especial, sino que ms bien es el
resultado de aplicar los conceptos anteriores, que si se
desarrollan de manera adecuada, conducen a gozar de
un ambiente saludable y para quienes laboran en l.
Como se puede deducir, el bienestar de las personas
hace referencia tanto a la salud fsica y mental como
a las facilidades que se le brinden o servicios de que
dispongan para desarrollar su trabajo de una manera
confortable.
SHITSUKE- disciplina
La disciplina es el apego a una serie de leyes o reglas que
norman la vida de una comunidad, a la organizacin o
a nuestra propia vida; la disciplina es orden y control
personal que se logra a travs del entrenamiento de
las facultades mentales, fsicas o morales. Su prctica
sostenida desarrollada en la persona disciplinada un
comportamiento confable.
Numerosos ejemplos nos comprueban que las personas,
empresas o sociedades que tiene xitos, son aquellas
que demuestran un alto nivel de disciplina.
Por el contrario, son tambin son numerosos los
ejemplos de fracasos personales, profesionales y
empresariales por falta de disciplina: se menosprecian
e incumplen normas y reglamentos.
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Detecta las cosas innecesarias
Asegrate de llevar una bitcora, un registro de las cosas que se estn descartando. No
pienses que tirar las cosas es un desperdicio. Esto nos servir para ser ms consientes
de lo que compramos y su utilidad a futuro.
Ni siquiera consideres guardar las cosas temporalmente o por el tiempo que sea
hasta que puedas tomar una decisin. Es una engao a nosotros mismos.
No te preocupes por no tener demasiados objetos a la mano, es falsa la creencia de
que entre ms papeles o cosas tengamos en nuestras reas de trabajo parecer que
somos ms trabajadores y productivos.
Cada hora
Varias
veces al da
Varias
veces por
semana
Algunas
veces al
mes
Algunas
veces al
ao
Es posible
que no se
use
Colocar cerca
de la persona
Colocar en
bodega o archivo
Una forma de ordenar con las 5 s es la
siguiente :
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Multitareas
Objetivo:
Distinguir la prioridad de las tareas
segn su naturaleza y relevancia.
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Multitareas
Es lo que en idioma informtico se denomina multitarea o multitasking, aquella capacidad
en que el CPU ejecuta de manera independiente dos procesos diferentes.
En este caso, es la persona quien realiza ms de una tarea a la vez, siendo efciente y
economizando tiempo.
La capacidad multitarea la hemos desarrollado en el ltimo tiempo debido a la velocidad
con que recibimos y enviamos la informacin, lo que nos ha obligado a adquirir nuevas
habilidades, especialmente aquellas relacionadas con pensar y responder en el mismo
segundo, casi como lo hacen las mquinas.
Si lo llevamos a una organizacin, estamos frente a empleados y jefes que reciben
informacin desde muchas plataformas, como el correo, el messenger, el telfono o el fax,
mientras al mismo tiempo responden y piensan nuevas propuestas para los clientes.
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Qu se puede hacer para ordenar las tareas?
Concentracin: procura estar alejado de todas
las distracciones que puedes tener durante el
da, si en tu empresa tienes acceso a las redes
sociales, dedica espacios breves y especfcos
durante el da para revisarlas. Evita estar pen-
diente de todas las notifcaciones que te llegan
durante la jornada laboral.
Una cosa a la vez: recuerda que antes de comen-
zar con una tarea nueva es indispensable que
hayas terminado la que estabas desarrollando an-
tes. Es mejor terminar una actividad con calidad
que hacer muchas a la vez y a medias.
Jerarquizar: haz una lista de todas las tar-
eas que tengas que realizar y clasifca en
urgentes, menos urgentes y no urgentes.
Comienza por las primeras.
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La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que
tienes que hacer y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo
puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad
de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar
el informe. Verifca despus si tu estimacin fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas
proporciones: urgencia e importancia. Probablemente no alcancemos a realizar totalmente
los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de
acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs hecho cosas importantes, que es
a lo que se refere el manejo del tiempo en el trabajo.
Prioridad
(Urgencia e
importancia)
Qu quiero hacer?
Qu quiero
lograr?
Tiempo
A. Es indispensable
hacerse hoy.
Es urgente e
importante
B. Debe hacerce
hoy. Es
importante, pero
no es urgente
C. Podra hacerse
hoy. Es urgente,
pero no es
importante
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Planeara ms cosas
Leera ms
Pasara ms tiempo haciendo nuevos proyectos de trabajo
Pasara ms tiempo con mi familia y amigos
Comenzara o aumentara un programa de ejercicios
Dedicara mas tiempo a cuestiones financieras personales
(Agregue otras)___________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Dos horas al da
Si tuvieras dos horas extras al da en qu las utilizarias? Responda colocando una X
junto a la afrmacin correspondiente. Agregue sus propias ideas.
Con dos horas extras al da:
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Objetivo:
Identifcar las caractersticas con las que de-
ben establecerse las metas en funcin del
cumplimiento de la planeacin.
Planeacin y
Establecimiento de Metas
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Planeacin
Es la forma de estructurar tu futuro, tambin es la clave para aliviar la tensin que
produce el disponer de tampoco tiempo, o puede decirte cmo moverte del sitio
donde estas para llegar a donde realmente deseas. Por otr parte determina los recur-
sos necesarios que se requieren para llegar ah.
Planes a largo plazo
Los planes a largo plazo describen lo
que deseas lograr en los prximos
tres meses o que exceda una
semana.
Planifcar es utilizar procedimientos
con el fn de introducir organizacin
en la accin para alcanzar metas u
objetivos.
Planear tambin requiere toma de
decisiones, ser proactivo y tener una
visin.
Planes a corto plazo
Consiste en lo que se espera lograr
hoy o esta semana. Estos pueden ser
los pasos para lograr objetivos a largo
plazo.
Corto Plazo Largo Plazo
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Los ladrones del tiempo
Los ladrones de tiempo son aquellas acciones, actividades o personas a las cuales les
dedicamos ms del tiempo deseado.
No planificar
No priorizar
No saber decir que NO
Reuniones interminables e intiles
Todo es urgente
La dilacin de las tareas
No centrarse
Las interrupciones
No delegar
El telfono
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Formular objetivos y establecer acciones
Ahora veamos como establecer objetivos y acciones. Tenemos en la primera columna
varias esferas, familiar, laboral, espiritual, bienestar personal, ,pareja, y cultural. Y en
las siguientes dos columnas tenemos los objetivos y las acciones a realizar para al-
canzarlas, el ejemplo en la esfera familiar es mejorar la comunicacin y convivencia
familiar para tener un desarrollo familiar equilibrado y las acciones para cumplir este
objetivo son realizar actividades recreativas familiares una vez a la semana y hacer
por lo menos una comida por da, y as buscar cumplir el objetivo.
Familiar
Espiritual
Laboral
Bienestar
personal
Pareja
Cultural
Esfera Objetivo Acciones
Familiar
Laboral
Espiritual
Bienestar
personal
Pareja
Cultural
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Hoja de plan de accin
Las hojas de plan de accin pueden variar enormemente por lo que respecta a su
complejidad. La mayoria muestran nicamente los pasos necesarios para completar un
proyecto. A esta hoja bsica, se le puede agregar informacin adicional, como fecha de
inicio, fecha lmite, costo estimado, y quin es el responsable.
Qu?
Porqu?
Cundo?
Quin?
Como?
Objetivo: Editar un plan de trabajo y revisar el manual para el 31 de mayo.
Accin por seguir Tiempo estimado Fecha lmite Responsable
1. Hacer el borrador 15 das 15 de abril Yo
2. Mecanografiar el borrador 10 das 25 de abril Secretaria
3. Leer y corregir el borrador 5 das 30 de abril La secretaria y yo
4. Disear la portada 5 das 20 de abril Departamento de diseo
5. Mecanografiado 10 das 10 de mayo Capturista
6. Leer el texto definitivo 3 das 13 de mayo La secretaria y yo
7. Corregir errores 2 das 15 de mayo Capturista
8. Dibujar las figuras 5 das 15 de mayo Departamento de diseo
9. Reproducir 15 das 30 de mayo Impresor
10. Entregar libros 31 de mayo Impresor
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Planeacin efcaz
Sopa de letras
Encuentra las siguientes palabras:
Meta, orden, tiempo, plan, prioridad, tarea, efcaz, objetivo,
establecer y decisin.
No olvides ponerlas en prctica.
D F R E F I C A Z Q F G H J
J F T M E T A M O D A S D I
H D N B C I V N R G F G F O
O P M N V E U P D H C O Z P
T A R E A M T A E E V B X K
R S F G H P L A N R H J C J
O F H K J O S U Y T G E Z H
I P R I O R I D A D F T V V
U E F T Q S A D F G H I F F
Y R I O P S A S J H K V G D
T E S T A B L E C E R O O S
R Y U I H G F G H A F D P A
E P L H J D F U S F D K D
D E C I S I O N P O U H J F
A D V P O I T G D C V B N G
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La mejor hora
Al pensar en el horario diario, es buena idea tomar en cuenta su ciclo de energa. Algunas
personas se sienten mucho mejor por las maanas. Otras pueden llegar a lo mximo en
la tarde. Siempre que sea posible trate de planear su horario segn su mejor hora. No
siempre podr controlarlo, pero piense en leer, contestar cartas o responder llamadas
telefnicas despus del medioda si su mejor hora es en las maanas.
En la pgina siguiente encontrar un ejercicio que le ayudar a visualizar su ciclo de energa.
100%
a.m p.m
En el diagrama siguiente marque la hora en que comienza y termina su da.
Despus dibuje una lnea que refleje su ciclo de energa tpico durante el da.
1.- Ordenas tU horario de trabajo para aprovechar tu ciclo de energa?
2.- Qu podras hacer en forma diferente para utilizar mejor tu periodo de
mayor energa?
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Establecimiento de metas
Estn en
lnea con
tus
valores.
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Crucigrama
El presente crucigrama tiene como fnalidad evaluar tus conocimientos con respecto al
curso, por lo que es indispensable que lo resuelvas, las respuestas las puedes encontrar
en el contenido de la gua del participante. Recuerda consultar tu gua constantemente,
para mejorar tu habilidad de organizacin.
Horizontal
1. Defne claramente los objetivos y selecciona lo
ms importante.
2. Es el apego a una serie de leyes o reglas que nor-
man la vida de una comunidad, a la organizacin o
a nuestra propia vida.
3. Tenemos que reservar tanto tiempo para
nuestras oportunidades como lo hacemos para
nuestros problemas"
4. Consiste bsicamente en elegir una alternativa
entre las disponibles, a los efectos de resolver un
problema.
5. Aquella capacidad en que el CPU ejecuta de
manera independiente dos procesos diferentes.
Vertical
1. "Un 20% de nuestro tiempo dar lugar al
80% de nuestros resultados".
2. Signifca mantener las cosas necesarias en el
lugar adecuado.
3. Consiste en asignar alguna actividad a al-
guien ms si este puede hacerlas ms rpido,
ms fcil o mejor que nosotros.
4. Es la habilidad para alcanzar los objetivos
que se establecen con la menor inversin posi-
ble, a la vez que el uso inteligente de recursos.
5. Es la forma de estructurar tu futuro.
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Bibliografa
Alles, M. (2006) Gestion por competencias. El diccionario, Mxico: Garnica.
Bauelos, D. (2011), Aprende los secretos de la administracin del tiempo y
trabaja como los grandes empresarios, http://www.ideasparapymes.com/contenidos/
secretos-de-la-administracion-del-tiempo-habitos-efectivos.html.
Covey, S. (2001), Primero lo primero, Mxico: Macmillan.
Guerrero, R. (2011), http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/
problemas-operacionales-teoria-de-la-toma-de-decisiones-programacion-
matematica.htm.
Haynes, M. (2007), Administracin del tiempo, Distrito Federal: Trillas.
Rodriguez, M (1998), Administracin del tiempo, Mxico: Manual Moderno.
Soler, T. Y Lpez, C. (2007), 5 ss + 5 y el control visual. Formulario para el xito de tu
empresa y tu vida (2. Ed.), San Luis Potos: Grupo MDC.