Sunteți pe pagina 1din 34

III.

SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ACCESS


Microsoft Access este unul dintre cele mai bune sisteme pentru crearea şi utilizarea bazelor
de date de complexitate medie pentru calculatoare personale, putând lucra performant cu
sute de mii de înregistrări pe un calculator personal sau în cadrul unei reţele de până la 20
utilizatori care lucrează simultan cu baza de date.
Programul Access stochează toate componentele unei baze de date într-un singur fişier pe
disc cu extensia .MDB.
O bază de date Access poate conţine următoarele componente:
- Tabele – stochează datele bazei de date. Fiecare coloană a tabelei este numită câmp şi fiecare
rând al tabelei este numit înregistrare.
- Interogări – realizează extragerea unor date din una sau mai multe tabele conform unor
criterii precizate de utilizator în vederea vizualizării şi actualizării datelor din baza de date
sau pentru a crea alte tabele în vederea păstrării unui instantaneu al informaţiilor.
O interogare nu are date proprii şi operează cu date din tabelele bazei de date.
- Formulare – un formular este o fereastră pentru introducerea sau afişarea şi editarea datelor.
Un formular poate conţine subformulare pentru a afişa date asociate unor date din formular şi
butoane sau alte obiecte grafice pentru realizarea anumitor acţiuni.
- Rapoarte – sunt utilizate pentru operaţii de ieşire în vederea obţinerii unor situaţii rezultate
din prelucrarea unor date din baza de date.
Pentru includerea selectivă a unor date într-un raport sau pentru realizarea unui raport care
foloseşte date din mai multe tabele va trebui creată mai întâi o interogare şi apoi raportul să
fie fundamentat pe rezultatele interogării.
- Comenzi macro – permit realizarea unei secvenţe de acţiuni care poate fi ataşată unui buton.
- Module – stochează proceduri şi funcţii scrise în limbajul Visual Basic pentru tratarea
evenimentelor.
Crearea unei baze de date
Microsoft Access furnizează două metode de creare a unei baze de date. Se poate crea o
bază de date goală şi apoi se adaugă tabelele, interogările, formularele, rapoartele şi alte obiecte
necesare. De asemenea, se mai poate crea o bază de date folosind Database Wizard. Indiferent
de metoda prin care se creează baza de date, ea poate fi oricând modificată.
Crearea unei baze de date goale
Pentru a crea o bază de date goală se vor executa următoarele operaţii:
1. Atunci când se deschide o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afişează caseta de
dialog Microsoft Access ce conţine opţiuni care permit crearea unei baze de date noi
sau deschiderea uneia existente (vezi figura 1). Pentru a crea o bază de date goală
(fără a folosi un Wizard), se execută clic pe opţiunea Blank Database şi apoi se
execută clic pe butonul OK.
Blank Database – permite crearea unei
baze de date goale
Database Wizard – permite crearea unei
noi baze de date folosind un wizard

Open an Existing Database – permite


Figura 1 Caseta de dialog la lansare Microsoft
deschidereaAccess
unei baze de date existente.

62
Dacă baza de date este deschisă deja sau caseta de dialog Microsoft Access este închisă,
atunci se va executa clic pe butonul New Database din bara instrumentelor Database. Pe ecran
se afişează caseta de dialog New (vezi figura 2). Se execută dublu-clic pe pictograma Blank
Database din eticheta General.

Butonul Blank Database

Caseta de dialog New

Eticheta General

Figura 2 Caseta
Pictograma Blank de dialog New
Database

2. În caseta de dialog File New Database care apare pe ecran (figura 2.1), se vor
specifica numele şi se alege un dosar pentru baza de date. Se execută clic pe butonul
Create. Pe ecran se va deschide fereastra Database (vezi figura 2.1).

În controlul Save Butonul Create


în alegeţi dosarul
în care se va salva
baza de date

În controlul File
name Figuratastaţi2.1 Caseta de dialog File New Database
numele bazei de
date

După crearea unei baze de date goale se vor defini obiectele (tabelele, formularele,
interogările, rapoartele etc.) care vor forma baza de date.

Crearea bazei de date folosind Database Wizard


Pentru a crea o nouă bază de date folosind un Wizard se vor executa următoarele operaţii:
1. Atunci când se deschide o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afişează caseta de
dialog Microsoft Access ce conţine opţiuni care permit crearea unei baze de date noi
sau deschiderea uneia deja existente (vezi figura 1). Pentru a crea o bază de date
folosind un Wizard, se va executa clic pe opţiunea Database Wizard şi apoi se
execută clic pe butonul OK.
Dacă este deja deschisă o bază de date sau caseta de dialog Microsoft Access este
închisă, atunci se execută clic pe butonul New Database din bara instrumentelor
Standard. Pe ecran se afişează caseta de dialog New (vezi figura 2). Se execută apoi
clic pe eticheta Databases.

63
Figura 3 Caseta de dialog New având selectatã eticheta Databases
2. În eticheta Databases, se execută dublu-clic pe pictograma tipului de bază de date
care se va crea (vezi figura 3).
3. În caseta de dialog File New Database se selectează dosarul în care se va salva baza
de date şi se va tasta numele acesteia.
4. Se execută clic pe butonul Create pentru a începe definirea noii baze de date.
5. Ser vor urma indicaţiile din casetele de dialog ce apar pe ecran. La terminarea
operaţiei de creare a bazei de date pe ecran se afişează fereastra Database conţinând
obiectele definite de Wizard (vezi figura 4), pe baza indicaţiilor care au fost date în
casetele de dialog.

Figura 4 Obiectele bazei de date de tip Book Collection

Crearea şi utilizarea tabelelor


Tabela este o colecţie organizată de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse,
furnizori etc. Folosind o tabelă separată pentru fiecare subiect se elimină duplicarea datelor,
asigurându-se astfel utilizarea mai eficientă a spaţiului de stocare şi reducerea erorilor la
introducerea datelor. Tabelele sunt organizate în coloane (numite câmpuri) şi linii (numite
înregistrări sau articole).
Crearea unei tabele
În Microsoft Access există două metode de a crea o tabelă. Se poate crea o tabelă goală
(empty) pentru a introduce singuri datele sau se poate crea o tabelă folosind datele existente
într-o altă sursă de date.
Tipuri de date
La alegerea tipului de date pentru un câmp se va ţine cont de următoarele:
• Ce tipuri de date doresc să fie admise în câmp? Spre exemplu, nu se va putea
memora text într-un câmp cu tipul de date Number.
• Cât spaţiu doresc să folosesc pentru memorarea valorilor din câmp?

64
• Ce tipuri de operaţii doresc să se execute cu valorile din câmp? Spre exemplu,
Microsoft Access poate aduna valorile din câmpurile Number sau Currency, dar nu
şi valorile din câmpurile Text sau OLE Object.
• Doresc sortarea sau indexarea unui câmp? Câmpurile Memo sau OLE Object nu
pot fi sortate sau indexate.
• Doresc folosirea unui câmp pentru a grupa articolele din cereri şi rapoarte?
Câmpurile Memo sau OLE Object nu se pot folosi pentru a grupa articolele.
• Cum doresc să sortez valorile dintr-un câmp? într-un câmp Text, numerele sunt
sortate ca şiruri de caractere (1, 10, 100, 2, 20, 200 s.a.m.d.), nu ca valori numerice.
Pentru a sorta numerele ca valori numerice se folosesc câmpurile Number sau
Currency. De asemenea, multe formate de date calendaristice nu se vor sorta corect.
Dacă se introduc într-un câmp Text; pentru a fi sortate corect se introduc numai
într-un câmp Date/Time.
Următorul tabel prezintă toate tipurile de date admise în Microsoft Access, modul lor de
folosire şi dimensiunea de memorare.
Tipul datei Utilizare Spaţiul de memorie necesar
Text Text sau combinaţie de text şi numere, cum ar fi Până la 255 caractere. Microsoft
adresele. De asemenea, numere ce nu necesită Access memorează numai caracterele
calcule, cum ar fi numerele de telefon, numerele de introduse în câmp; nu se memorează
partidă sau codurile poştale. caractere „spaţiu” pentru poziţiile
nefolosite. Pentru a controla numărul
maxim de caractere ce pot fi
introduse se setează proprietatea
FieldSize.
Memo Texte şi numere foarte lungi, cum ar fi notiţe sau Până la 64,000 caractere.
descrieri.
Number Date numerice folosite pentru calcule matematice, cu 1, 2, 4 sau 8 bytes (16 bytes numai
excepţia calculelor ce impun valori monetare. Pentru pentru Replication ID).
a defini un anumit tip Number setaţi proprietatea
FieldSize.
Date/Time Date calendaristice şi timpi. 8 bytes.
Currency Valori monetare. Se va folosi tipul de date Currency 8 bytes.
pentru a preveni rotunjirea pe timpul calculelor.
Precizia tipului este de 15 cifre la partea întreagă şi 4
cifre la partea zecimală.
AutoNumber Numere în secvenţă unică (din 1 în 1) sau aleatoare 4 bytes (16 bytes numai pentru
care sunt automat inserate atunci când se adaugă un Replication ID).
articol.
Yes/No Câmpuri care vor conţine numai una din două valori, 1 bit.
cum ar fi Yes/No, True/False, On/Off.
OLE Object Obiecte (cum ar fi documente Microsoft Word, foi de Pâna la 1 GB (limitat de spaţiul
calcul Microsoft Excel, imagini, sunete sau alte date disc).
binare) create în alte programe folosind protocolul
OLE, ce pot fi înlănţuite sau încapsulate într-o tabelă
Microsoft Access. Trebuie să se folosească un cadru
de obiect legat într-o machetă sau raport pentru a
afişa obiectul OLE.
65
Lookup Wizard Crearea unui câmp care permite alegerea unei valori Acelaşi spaţiu ca şi câmpul cheii
dintr-o altă tabelă sau dintr-o listă de valori folosind o primare folosit pentru a executa
casetă combo. Alegând această opţiune, se lansează examinarea, în mod obişnuit 4 bytes.
un Wizard care dirijează crearea listei.

În tabelul următor sunt prezentate tipurile şi mărimea valorilor numerice ce pot fi


memorate în câmpurile de tip Number:

Valoarea proprietăţii FieldSize Domeniu Precizie Memorie necesară


Byte 0 la 255 1 byte
Integer -32,768 la 32,767 2 bytes
Long Integer -2,147,483,648 la 2,147,483,647 4 bytes
Single -3.402823E38 la 3.402823E38 7 4 bytes
Double -1.79769313486232E308 la 15 8 bytes
1.79769313486232E308
Crearea unei tabele goale
În Microsoft Access există patru procedee ce se pot folosi la crearea unei tabele goale:
 Utilizarea unui Database Wizard pentru a crea într-o singură operaţie
toate tabelele, formularele şi rapoartele necesare întregii baze de date. Database
Wizard creează o nouă bază de date; acesta nu poate fi folosit pentru a adăuga noi
tabele, formulare sau rapoarte într-o bază de date existentă.
 Utilizarea unui Table Wizard pentru a alege câmpurile tabelei dintr-o
varietate de tabele predefinite, cum ar fi contacte de afaceri, inventare de casă sau
articole medicale.
 Introducerea datelor direct într-o foaie de date (datasheet). La salvarea foii
de date Microsoft Access va analiza datele şi automat va atribui tipul de date şi
formatul pentru fiecare câmp.
 Utilizarea vederii Design pentru a specifica singuri toate detaliile tabelei.
Indiferent de metoda care se foloseşte pentru crearea unei tabele, se poate utiliza vederea
Design pentru a personaliza mai mult tabela, prin adăugarea de noi câmpuri, stabilirea valorilor
implicite sau crearea măştilor de introducere (figura 5).

Figura 5 Fereastra Design View a unei tabele

Crearea unei tabele folosind vederea Design.


Pentru a crea o tabelă folosind vederea Design se executa următoarele operaţii:
1. Se deschide în fereastra Database baza de date în care se creează o nouă tabelă, dacă
ea nu este deja deschisă. Se poate folosi tasta funcţională F11 pentru a comuta în
fereastra Database din orice altă fereastră.
2. Se activează eticheta Tables şi apoi se execută clic pe butonul New (vezi figura 6).
66
Figura 6 Fereastra Database având activată eticheta Tables

3. În caseta de dialog New Table, ce apare pe ecran (vezi figura 7), se va selecta
opţiunea Design View şi apoi se execută clic pe butonul OK.

4. În fereastra Design View care apare pe ecran (vezi figura 8) se va defini fiecare câmp
al tabelei.
5. Înainte de a salva tabela, se va defini o cheie primară.
Figura 7 Caseta de dialog New Table având selectată opţiunea Design View

Figura 8 Fereastra Design View a unei tabele

4. După definirea structurii tabelei, se execută clic pe butonul Save din bara butoanelor
Standard sau se selectează opţiunea Save din meniul File şi apoi se va tasta un nume
pentru tabelă.
Definirea câmpurilor
Pentru a defini câmpuri în Design View se vor executa, în general următoarele operaţii:
1. Pentru adăugarea unui câmp în interiorul unei structuri deja definite, se selectează
linia sub care se va adăuga noul câmp şi apoi se execută clic pe butonul Insert Rows
din bara instrumentelor Standard sau se selectează comanda Rows din meniul Insert.
Pentru a adăuga câmpul la sfârşitul structurii se execută clic în coloana Field Name a
primei linii goale.
2. În coloana Field Name se tastează numele câmpului, respectând regulile Microsoft
Access pentru denumirea obiectelor1.
3. În coloana Data Type, se execută clic pe săgeată şi se selectează tipul de dată dorit.

1
Reguli de denumirea obiectelor – Numele unui obiect poate avea maximum 64 caractere şi poate include
orice combinaţie de litere, cifre, spatii şi caractere speciale, exceptând punctul (.), semnul exclamării (!),
apostroful (`) şi parantezele drepte ([,]).
67
4. În coloana Description se poate introduce o descriere a câmpului.
5. În foaia de configurare Field Properties se stabilesc caracteristicile câmpului
(dimensiune, mesaj de introducere, valoarea implicită, formate de afişare etc.).
Algoritmul prezentat este valabil pentru următoarele tipuri de câmpuri: Text, Memo,
Number, Curency, Yes/No, Date/Time, AutoNumber.
În cazul în care pentru un câmp s-a ales tipul Lookup Wizard, atunci se lansează un
Wizard prin intermediul căruia putem realiza o listă de examinare care afişează datele dintr-o
listă de valori prestabilită sau dintr-o tabelă (sau interogare) existentă. Acest tip de câmp permite
selectarea valorilor dintr-o listă afişată, în loc ca ele să fie tastate.
Crearea unui câmp pentru examinarea şi afişarea unei liste de valori
Pentru a crea o listă de valori se execută următoarele operaţii:
1. În coloana Data Type a câmpului de examinare, se execută clic pe săgeată şi
selectează Lookup Wizard din lista afişată (vezi figura 9.1).

Lista tipurilor de câmpuri având


selectat tipul L
Lookup Wizard

Figura 9.1. Tabela afişată în Design View pentru definirea sau modificarea structurii

2. În prima casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10.1) se selectează opţiunea I
will type în the values that I want (“voi tasta valorile pe care le doresc”) şi apoi se
execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

Selectarea acestei opţiuni


permite introducerea unei liste
de valori pentru câmpul
respectiv.

Figura 10.1. Prima casetă de dialog Lookup Wizard

3. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 11.1) se va stabili numărul de
coloane al listei şi se vor introduce valorile listei. Se execută clic pe butonul Next
pentru a trece la următoarea casetă de dialog.
4. În a treia casetă de dialog Lookup Wizard se modifică, dacă este necesar, numele
câmpului de examinare şi caseta de validare Display Help on customizing the

Este indicat să se evite folosirea spatiilor în numele obiectelor şi nume foarte lungi pentru obiecte dacă
acestea vor fi referite frecvent în expresii sau cod Visual Basic.

6
68
lookup column (“afişarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare”). Se
execută clic pe butonul Finish pentru a termina crearea câmpului de examinare.
În caseta Number of columns se
va tasta numărul de coloane pe
care-l va avea lista de valori.

Aici se vor tasta valorile pe care le


va conţine lista de examinare.
Figura 11.1. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard se introduc valorile istei

Crearea unui câmp pentru examinarea şi afişarea valorilor dintr-o tabelă


Pentru a crea un câmp care să afişeze valorile dintr-o tabelă sau interogare se execută
următoarele operaţii:
1. În coloana Data Type a câmpului de examinare, se execută clic pe săgeată şi
selectează Lookup Wizard din lista afişată (vezi figura 9.1).
2. În prima casetă de dialog Lookup Wizard (vezi fihgura 9.2) se selectează opţiunea I
will the lookup column to look up the values în a table or query (“doresc o
coloană de examinare pentru a vizualiza valorile dintr-o tabelă sau interogare”) şi
apoi se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog.

Figura 9.2. Casetă de dialog Lookup Wizard având selectată opţiunea de creare
a unei liste din valorile unei tabele (interogări)

3. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10.2) se selectează tabela
(interogarea) care va sta la baza listei de examinare şi care va trebui să existe şi să
conţină date în câmpul respectiv. Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la
următoarea casetă de dialog.

6
69

Figura 10.2. Casetă de dialog Lookup Wizard pentru selectarea tabelei sau interogării
care va sta la baza listei
4.
5.

5. În a treia casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 11.2)se vor selecta câmpurile
din tabela examinată a căror valori se vor afişa în lista de examinare. Lista de
examinare va conţine câmpurile ce se găsesc în lista Selected Fields. Pentru a muta
un câmp din lista Available Fields în lista Selected Field se va selecta câmpul în lista
Available Fields şi apoi se va executa clic pe butonul >. După selectarea câmpurilor
pentru lista de examinare se va executa clic pe butonul Next pentru a trece la
următoarea casetă de dialog.

Figura 11.2. Casetă de dialog Lookup Wizard pentru selectarea câmpurilor ce se


vor include în lista de examinare

6. În a patra casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 12) se stabileşte aspectul listei
de examinare. Se recomandă activarea casetei de validare Hide key column pentru ca
lista de examinare să nu afişeze şi coloana care conţine cheia de legătură. Pentru a
trece la următoarea casetă de dialog se execută clic pe butonul Next.
7. În a şasea casetă de dialog Lookup Wizard se modifică, dacă este necesar, numele
câmpului de examinare şi caseta de validare Display Help on customizing the
lookup column (“afişarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare”). Se
execută clic pe butonul Finish pentru a termina crearea câmpului de examinare.

70

Figura 12 Casetă de dialog Lookup Wizard care permite stabilirea aspectului listei
de examinare
Proprietăţile câmpurilor
Fiecare câmp are un set de proprietăţi care se pot folosi pentru a personaliza modul în
care datele unui câmp sunt stocate, manipulate sau afişate. Spre exemplu, se poate controla
numărul maxim de caractere ce se pot introduce într-un câmp Text stabilind proprietatea
FieldSize a acestuia.
Proprietăţile care există pentru fiecare câmp depind de tipul de date care a fost selectat
pentru câmpul respectiv.
Pentru a modifica proprietăţile unui câmp se execută următoarele operaţii:
1. Se deschide tabela în vederea Design.
2. În partea superioară a ferestrei Design se selectează câmpul ale cărei proprietăţi urmează a fi
modificate.
3. Se selectează proprietatea a cărei valoare vrem s-o modificăm executând clic în linia din
dreapta numelui proprietăţii (în fila General de sub descrierea tabelei).
4. Se repetă operaţiile 2 şi 3 pentru toate proprietăţile ale căror valori vrem să le modificăm.
5. După efectuarea tuturor modificărilor se închide fereastra Design.
Crearea unei tabele goale folosind un wizard
Pentru a crea o tabelă folosind Table Wizard se vor executa următoarele operaţii:
1. În fereastra Database se deschide baza de date în care se creează o nouă tabelă.
2. Se selectează eticheta Tables şi apoi se execută clic pe butonul New.
3. În caseta de dialog New Table se selectează opţiunea Table Wizard şi apoi se execută clic pe
butonul OK.
4. În prima casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 13) se execută următoarele operaţii:
- Se alege tipul de tabel folosind una din opţiunile Bussines sau Personal.
- Din lista Sample Tables se alege un model de tabel.
- Din lista Sample Fields se aleg câmpurile ce vor forma structura tabelei (se selectează
câmpul dorit şi apoi se execută clic pe butonul >)
- Dacă se doreşte schimbarea numelui câmpului, atunci în lista Fields in my new table se
selectează câmpul respectiv şi se execută clic pe butonul Rename Field. În caseta de
dialog Rename field ce se va afişa se va tasta noul nume al câmpului şi apoi se
execută clic pe butonul OK.
- După definirea structurii tabelei se execută clic pe butonul Next pentru a trece la
următoarea casetă de dialog Table Wizard.

71

Figura 13 În această casetă de dialog se stabilesc câmpurile tabelei


5. În a doua casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 14) se tastează numele noii tabele şi se
stabileşte dacă Table Wizard va seta o cheie primară sau acest lucru îl vom face ulterior. Se
execută clic pe butonul Next.

Figura 14 În această casetă de dialog se introduce numele tabelei şi se


stabileşte dacă Table Wizard setează cheia primară

6. În a treia casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 15) se stabilesc, dacă este posibil
relaţiile dintre tabela nou creată şi celelalte tabele ale bazei de date.

Figura 15 În aceasta casetă de dialog Table Wizard se stabilesc, dacă este posibil,
relaţiile dintre noua tabelă şi celelalte tabele ale bazei de date.
7. În ultima casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 16) se stabileşte ce se va face după
crearea tabelei. Exista trei opţiuni şi anume:

 Modify the table design – determină deschiderea tabelei în vederea Design


(vezi figura 17) pentru a modifica structura tabelei.
 Enter data directly into the table – vă permite introducerea datelor direct în
tabelă.

72
 Enter data into the table using a form the wizard creates for me – asigură
introducerea datelor într-un formular creat de Table Wizard.

Figura 16 În ultima casetă de dialog Table Wizard se stabileşte ce vreţi să


faceţi după crearea tabelei

Figura 17 Tabelă nou creată deschisă în vederea Design

Crearea unei tabele prin introducerea datelor într-o foaie de date


Pentru a crea o tabelă prin introducerea datelor într-o foaie de date se execută
următoarele operaţii:
1. Se deschide baza de date în fereastra Database.
2. Se selectează eticheta Tables şi se execută clic pe butonul New.
3. În caseta de dialog New Table se selectează opţiunea Datasheet View şi apoi se
execută clic pe butonul OK. Pe ecran apare o foaie de date goală având 20 coloane şi
30 de linii. Numele implicite ale coloanelor sunt Field1, Field2 etc. (vezi figura 18).
4. Se va redenumi fiecare coloană care se va folosi: se execută dublu-clic pe numele
coloanei, se tastează numele coloanei respectând regulile Microsoft Access pentru
numele de obiecte şi apoi se apasă tasta Enter.

73

Figura 18 Foaie de date goală pentru introducerea datelor


5. Pentru mai mult de 20 coloane, se pot insera coloane suplimentare în orice
moment: se execută clic pe coloana ce se va afla în stânga noi coloane şi se selectează
opţiunea Column din meniul Insert, apoi se redenumeşte coloana aşa cum s-a descris
la operaţia 4.
6. Se vor introduce datele în foaia de calcul (vezi figura 19).
Se introduce fiecare tip de dată în propria să coloană (în Microsoft Access fiecare
coloană se numeşte câmp). Spre exemplu, dacă se introduc nume, atunci se introduce
numele de familie şi prenumele în coloane separate. Dacă se introduc date
calendaristice, timpi sau numere, atunci acestea se introduc în acelaşi format astfel
încât Microsoft Access să poată crea tipul de date şi formatul de afişare corespunzător
pentru coloana respectivă. Toate coloanele lăsate goale vor fi eliminate atunci când se
salvează foaia de date.
7. Atunci când se termină de adăugat datele în foaia de date se execută clic pe
butonul Save din bara instrumentelor Standard pentru a salva foaia de date şi se va da
un nume tabelei nou create.
8. Microsoft Access va întreba dacă se doreşte crearea unei chei primare. Dacă nu
sunt introduse date ce pot fi folosite pentru identificarea unică a fiecărei linii din
tabelă, atunci este indicat să se execute clic pe Yes. Dacă sunt introduse date ce pot
identifica în mod unic fiecare linie a tabelei, atunci se poate specifica acest câmp
drept cheie primară.

Figura 19 Foaie de date cu coloane redenumite şi date introduse într-o linie.


Microsoft Access va atribui tipurile de date fiecărui câmp (coloană) pe baza tipului
datei introduse în coloana respectivă. Dacă se doreşte personalizarea definiţiei unui
câmp – spre exemplu, schimbarea tipului de dată sau definirea unei reguli de validare
– se va folosi vederea Design (vezi figura 20).

74

Figura 20 Tabelă nou creată deschisă în vederea Design.


Crearea unei tabele din datele existente
Microsoft Access permite folosirea a două metode pentru crearea unei tabele din datele
existente:
 Se pot importa sau înlănţui date dintr-o altă bază de date Microsoft Access sau
date din alte formate de fişiere;
 Se poate proiecta o interogare pentru a realiza o tabelă pe baza datelor din tabela
curentă.
Crearea unei tabele prin importarea sau înlănţuirea datelor
Microsoft Access poate importa sau înlănţui tabele de date din alte baze de date
Microsoft Access (versiunile 1.x, 2.0 şi 7.0), precum şi date din alte programe şi formate de
fişiere, cum ar fi Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro sau Paradox. Importarea datelor
creează o copie a acestor informaţii în noua tabelă din baza de date Microsoft Access. Tabela sau
fişierul sursă nu este alterat în acest proces. Înlănţuirea datelor permite citirea şi actualizarea
datelor din sursa externă de date fără a le importa. Formatul sursei externe de date nu este alterat,
astfel încât se va putea continua folosirea fişierului cu programul care l-a creat, dar se pot
adăuga, şterge sau edita datele acestuia folosind Microsoft Access.
Microsoft Access foloseşte diferite pictograme pentru a reprezenta tabelele înlănţuite şi
tabelele care sunt stocate în baza de date curentă. Pictograma care reprezintă o tabelă înlănţuită
rămâne în fereastra Database împreună cu tabelele din baza de date curentă, astfel că se poate
oricând redeschide tabela. Microsoft Access afişează o pictogramă diferită pentru tabelele din
fiecare tip al bazei de date sursă. Daca se şterge pictograma pentru o tabelă înlănţuită, se va
şterge legătura către tabelă, nu tabela externă însăşi.

Sales Database
Tables Query
Name
Categories
db EMPLOYEE
Order Details
Orders Tabele înlănţuite
Px Products
 Suppliers
Când se importă date, nu se vor putea adăuga date la tabelele existente (exceptând
importarea foilor de calcul sau fişierele text),totuşi, după importarea unei tabele, se poate executa
o interogare de adăugare pentru a insera datele acesteia într-o altă tabelă.
De asemenea, se pot importa obiecte ale bazei de date altele decât tabelele, cum ar fi
formulare sau rapoarte, dintr-o altă bază de date Microsoft Access. Când se importă obiecte
dintr-o altă bază de date Microsoft Access, se poate opta pentru importarea tuturor obiectelor sau
numai a unui subset al acestor obiecte într-o singură operaţie.
Pentru realizarea unei operaţii continue de import, se pot folosi macrourile sau Visual
Basic pentru codul aplicaţiei.

75
Alegerea metodei de folosire a datelor dintr-o sursă externă
Microsoft Access furnizează două posibilităţi de utilizare a datelor dintr-o sursă externă,
şi anume:
- Importarea datelor într-o nouă tabelă Access din baza de date curentă
- Înlănţuirea datelor (folosirea lor în formatul curent fără a le importa).
Sursele de date externe pot fi: tabelele din alte baze de date Microsoft Access localizate
într-o reţea şi datele din alte programe cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Paradox şi
Microsoft SQL Server.
De asemenea, dacă datele ce urmează a fi utilizate sunt actualizate printr-un alt program
diferit de Microsoft Access, atunci trebuie folosită înlănţuirea. Folosind acest procedeu,
metodele curente de actualizare, manipulare şi distribuire a datelor pot rămâne la loc, putînd
folosi Microsoft Access pentru a lucra cu datele respective. Spre exemplu, se pot crea interogări,
formulare şi rapoarte care să folosească datele externe, să combine datele externe cu datele din
tabelele Microsoft Access şi chiar vizualiza şi edita datele externe în timp ce ele sunt folosite de
către alţi utilizatori în programele lor originale.
De asemenea, se pot înlănţui tabele din alte baze de date Microsoft Access. Spre
exemplu, este posibil să se folosească o tabelă dintr-o altă bază de date Microsoft Access, care
este distribuită pe reţea. Acest procedeu este util în special dacă se doreşte stocarea tuturor
tabelelor într-o singură bază de date pe un server de reţea, în timp ce formularele, rapoartele şi
alte obiecte sunt păstrate într-o bază de date separată care va fi copiată tuturor utilizatorilor bazei
de date distribuite. Divizarea unei baze de date existente în două baze de date se poate realiza
uşor folosind comanda Database Splitter a opţiunii Add-ins din meniul Tools.
Importarea sau înlănţuirea unei foi de calcul
Se pot importa sau înlănţui date din foaia de calcul Microsoft Excel (versiunile 2.x, 3.0,
4.0, 5.0 şi 7.0). Din foaia de calcul Lotus (1-2-3 sau 1-2-3/W) datele se pot numai importa. În
ambele cazuri, datele din foaia de calcul trebuie să fie aranjate într-un format tabular
corespunzător. Pentru aceasta, foaia de calcul trebuie să aibă acelaşi tip de date în fiecare câmp
(coloană) şi aceleaşi câmpuri în fiecare linie.
Se pot importa sau înlănţui datele dintr-o foaie de calcul sau doar datele dintr-un interval
de celule. Deşi în mod normal pentru importare se crează o nouă tabelă în Microsoft Access, se
pot, de asemenea, adăuga date într-o tabelă deja existentă atâta timp cât antetele coloanelor foii .
de calcul corespund cu numele câmpurilor tabelei sau ordinea coloanelor este aceeaşi.
Algoritmul de importare sau înlănţuire a unei foi de calcul este:
1. Se deschide o bază de date sau se comută în fereastra Database pentru o bază de date
deja deschisă.
2. Pentru a importa o foaie de calcul, în meniul File se selectează Get External Data şi
apoi se execută clic pe Import. Pentru a înlănţui o foaie de calcul, în meniul File se
selectează Get External Data şi apoi se execută clic pe Link.
3. În caseta Files Of Type a casetei de dialog Import (sau Link) se selectează
Microsoft Excel sau Lotus 1-2-3. Dacă în pasul 2 s-a executat clic pe Link, atunci
Lotus 1-2-3 nu este accesibil (nu se pot înlănţui foi de calcul Lotus 1-2-3).
4. Se execută clic pe săgeata din dreapta casetei Look In, se selectează unitatea şi
dosarul unde se găseşte fişierul foii de calcul şi apoi se execută dublu-clic pe
pictograma acestuia.
5. Se urmează instrucţiunile din casetele de dialog Import Spreadsheet Wizard. Dacă se
importă dintr-un dosar de lucru (workbook) Microsoft Excel versiunea 5.0 sau 7.0, se
poate importa dintr-o foaie de lucru a dosarului de lucru. Nu se poate importa din
orice alte fişiere de foi de calcul multiple, cum ar fi dosarele de lucru din Microsoft
Excel versiunea 4.0 sau din notebook-urile Lotus. Pentru a importa din aceste fişiere
trebuie să se salveze, mai întâi, fiecare foaie de calcul într-un fişier individual.

Crearea şi utilizarea formularelor


76
În Microsoft Access formularele (vezi figura 21) se pot folosi pentru a crea:
- un ecran pentru introducerea datelor într-o tabelă;
- un ecran tip “panou de comutatoare” pentru a deschide alte formulare sau rapoarte;
- o casetă de dialog care să solicite de la utilizator informaţii suplimentare necesare
executării unei acţiuni.
Ecran pentru introducerea şi
Casetă de dialog pentru
vizualizarea datelor
solicitarea informaţiilor
suplimentare de la
Ecran cu butoane de utilizator
comandă

Figura 21 Tipuri de formulare

Majoritatea informaţiilor dintr-un formular provin dintr-o sursă de informaţii, dar există
şi informaţii care se introduc la proiectarea machetei (vezi figura 22).
Vederea Form Element grafic;
este memorat în
Textul proiectul
descriptiv este formularului.
stocat în
proiectul Datele provin din
formularului. câmpurile sursei
de articole.

Un calcul ce
provine dintr-o
expresie, care este
stocată în proiectul
formularului.

Figura 22 Exemple de elemente ce pot să apară pe un formular


Legătura dintre formular şi sursa de date se realizează prin intermediul unor obiecte
grafice, numite controale. Cele mai utilizate controale sunt casetele de text (vezi figura 23), cu
ajutorul cărora se pot afişa fie informaţiile dintr-o sursă de date, fie rezultatele evaluării unei
expresii.

Etichetele afişează un text


descriptiv.

Casetele de text se pot


folosi pentru afişarea şi
introducerea datelor într-o Vederea Design
D
tabelă.
Această casetă de
text foloseste o
Figura 23 Formular în vederea Design; legatura cu sursa de date.
expresie pentru a
calcula un total.

7
77
Crearea unui formular
În Microsoft Access 97 se poate crea un formular de către utilizator sau folosind Form
Wizard. Utilizarea unui Form Wizard la crearea unui formular creşte productivitatea, deoarece
acesta execută toată munca de rutină în locul utilizatorului. Când se foloseşte Form Wizard,
Microsoft Access va solicita informaţii şi va crea formularul pe baza răspunsurilor date. Şi în
situaţia când se crează mai multe formulare este indicat a se folosi Form Wizard deoarece
acesta va plasa toate controalele strict necesare. Apoi se poate deschide formularul în vederea
Design pentru a-l modifica aşa cum se doreşte.
Pentru crearea unui singur formular simplu, pe o singură coloană, se poate utiliza
opţiunea AutoForm din meniul ce apare executând clic pe săgeata butonului New Object (vezi
figura 24) din bara instrumentelor Database.

Butonul New Object

Meniul New Object apare când se


se xecută clic pe săgeata butonului
New Object

Figura 24 Bara instrumentelor Database

Crearea unui formular folosind AutoForm


AutoForm creează un formular care afişează toate câmpurile şi articolele din tabelă sau
interogarea selectată. Fiecare câmp apare pe o linie separată având o etichetă în stânga sa.
Pentru a crea un formular folosind AutoForm se execută următoarele operaţii:
- Se deschide baza de date în fereastra Database şi se execută clic pe eticheta Tables
sau Queries.
- Se selectează tabela sau interogarea ce va sta la baza formularului sau se deschide
tabela sau interogarea respectivă în orice vedere.
- Se execută clic pe săgeata de lângă butonul New Object din bara instrumentelor
Database şi din lista de opţiuni ce apare se va selecta AutoForm
Pentru modificarea formularului obţinut, acesta trebuie deschis în vederea Design şi apoi
se execută schimbările dorite.

Crearea unui formular folosind un Wizard (“vrăjitor”)


Pentru a crea un formular folosind un Wizard se execută următoarele operaţii:
1. Se deschide baza de date în fereastra Database şi apoi se execută clic pe opţiunea
Forms.
2. Se execută clic pe New. Pe ecran apare caseta de dialog New Form (vezi figura 25).
3. Se selectează wizard-ul care va fi utilizat. În partea stângă a casetei de dialog
apare o scurtă descriere a wizard-ului selectat.
4. Se execută clic pe OK.
Dacă în pasul 3 s-a selectat Form Wizard, Chart Wizard sau PivotTable Wizard, atunci
se vor urma indicaţiile din casetele de dialog ale wizard-ului. Dacă s-a selectat AutoForm:

78
Columnar, AutoForm: Tabular sau AutoForm: Datasheet, atunci Microsoft Access creează
automat formularul.
Lista opţiunilor ce se pot
Descrierea wizard-ului folosi pentru crearea unui
selectat formular.

Executaţi clic pe acest


Caseta cu lista buton pentru a se afişa
derulantă pentru lista Wizard
Figura 25 Casetă de dialog New Form având selectată opţiunea Form tabelelor şi
selectarea tabelei sau interogărilor existente în
interogării care va sta bbaza de date deschisă.
la baza formularului.

În continuare sunt prezentate casetele de dialog pentru cazul în care s-a selectat Form Wizard.
1. În prima casetă de dialog Form Wizard (vezi figurile 26 şi 27) se vor executa următoarele
operaţii:
- În lista derulantă Tables/Queries se va selecta tabela ce va sta la baza formularului.
- Pentru a indica ce câmpuri vor apare în formular, ele se vor muta din lista Available
Fileds în lista Selected Fields. Pentru a muta un câmp în lista Selected Fileds se
selectează câmpul respectiv din lista Available Fields şi se execută clic pe butonul >.
Pentru a muta toate câmpurile în lista Selected Fields se execută clic pe butonul >>.
- Pentru a elimina un câmp din lista Selected Fields se selectează câmpul respectiv şi
se execută clic pe butonul <. Pentru a elimina toate câmpurile din lista Selected
Fileds se execută clic pe butonul <<.
Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form
Wizard.
Mută un câmp din lista
Lista permite selectarea Available Fields în lista
tabelei ce va sta la baza Selected Fields.
formularului.
Lista câmpurilor Mută toate câmpurile din
existente în tabela lista Available Fields în
selectată lista Selected Fields..
Figura 26 Selectarea tabelei ce va sta la baza formularului şi a câmpurilor ce se vor afişa în
formular.
Va conţine câmpurile ce
se vor afişa în
formularul creat.

Mută un câmp din lista


Selected Fields în lista
Available Fields.

Mută toate câmpurile din


lista Selected Fields în lista
Figura
Available 27 Câmpurile ce vor apare pe noul formular.
Fields

7
79
2. În a doua casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 28) se va selecta cum se vor afişa pe
formular câmpurile selectate în operaţiunea anterioara. Există patru posibilităţi: Columnar,
Tabular, Datasheet şi Justified. Selectarea unei opţiuni va determina şi modificarea
modelului din partea stânga a casetei de dialog. După alegerea formatului de afişare dorit se
execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard.

Figura 28 Selectarea modului în care vor fi afişate câmpurile pe formular

3. În a treia casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 29) se alege un stil pentru formularul ce
se va crea. În partea stânga a casetei de dialog se prezintă un model pentru stilul selectat.
După selectarea stilului formularului se execută clic pe butonul Next pentru a trece la
următoarea casetă de dialog Form Wizard.

Lista stilurilor
disponibile
Modelul stilului
selectat

Figura 29 Selectarea unui stil pentru formular.

4. În a patra casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 30) se execută următoarele operaţii:
- În caseta de text What title do you want for your form? se va tasta numele noului
formular.
- Se indică ce se va face după ce s-a creat formularul. Există două posibilităţi:
- Se va selecta opţiunea Open the form to view or enter information dacă se doreşte
ca după crearea formularului, acesta să fie deschis în vederea Form pentru a
introduce sau vizualiza informaţiile.
- Se va selecta opţiunea Modify the form’s design dacă se doreşte ca după crearea
formularului, acesta să fie deschis în vederea Design pentru a-l modifica.
- Se activează caseta de validare Display Help on workung with the form? dacă se
doreşte ca pe timpul lucrului cu acest formular să se afişeze un Help.

80
În continuare se execută clic pe butonul Finish pentru ca Microsoft Access să creeze
formularul pe baza informaţiilor date în casetele de dialog Form Wizard. .

Figura 30 Ultima casetă de dialog Form Wizard

Crearea unui formular fără a folosi un Wizard


Pentru a crea un formular în fereastra Design, fără a folosi un Wizard se execută
următoarele operaţii:
1. Se deschide baza de date în fereastra Database şi apoi se execută clic pe eticheta
Forms.
2. Se execută clic pe butonul New. Pe ecran se afişează caseta de dialog New Form
(vezi figura 31).

Lista posibilităţilor de creare a


unui formular.

Dacă formularul va afişa date,


atunci se va selecta din această listă
Figura 31 Casetă de dialog New Form tabela sau interogarea ce conţine
informaţiile respective.

3. În caseta de dialog New Form se va selecta opţiunea Design View şi tabela sau
interogarea care va sta la baza formularului ce urmează a fi creat. Dacă formularul nu
va conţine date (spre exemplu, dacă formularul va fi folosit ca panou de comandă sau
casetă de dialog), atunci nu se va selecta nimic din această listă.
4. Se execută clic pe OK. Pe ecran se va afişa fereastra Form în vederea Design (vezi
figura 32).
Secţiunea Form Header (antet formular)

Secţiunea Page Header (antet pagină)

Secţiunea Detail (detaliu)

Figura 32 Fereastra Form în vederea Design. Secţiunile unei machete de formular.


Secţiunea Page Footer (subsol pagină)

81
Secţiunea Form Footer (subsol formular)
Pentru ca formularul să poată afişa câmpurile tabelei (interogării) selectate, trebuie
adăugate controale (casete de text, casete combinate, liste etc.) în macheta acestuia.
Pentru a putea adăuga controale este necesar ca pe ecran să existe caseta cu instrumente
Toolbox (vezi figura 33) şi fereastra List Field (vezi figura 34). Dacă aceste obiecte nu sunt
afişate pe ecran, atunci va trebui ca din meniul View să se selecteze opţiunile Toolbox, pentru a
afişa caseta instrumentelor Toolbox, respectiv Field List, pentru a afişa lista câmpurilor.
Adăugarea controalelor pe formular se va prezenta într-o secţiune separată.
După adăugarea controalelor şi stabilirea proprietăţilor formularului, se închide
formularul şi i se dă un nume. În figura 35 este prezentat formularul ce s-a creat folosind această
metodă.

Select
ObjectsLabelOption
Control WizardsText
GroupOption
BoxToggle ButtonCheck Figura 34 Fereastra
ButtonCombo
BoxList BoxImageBound List Field.
BoxCommand
Object FrameTab
ButtonUnbound Object
ControlLineMore
FramePage
Controls
BreakSubform/Subfepo
rtRectangle

Figura 33 Instrumentele din caseta Toolbox

Selector formular

Selector secţiune

Figura 35 Macheta formularului obţinută prin adăugarea controalelor


necesare în vederea Design.

82
Proprietăţile formularului
În Microsoft Access 97 proprietăţile se folosesc pentru a determina caracteristicile
tabelelor, interogărilor, câmpurilor, formularelor şi rapoartelor. Proprietăţile determină structura,
aspectul şi modul de funcţionare al obiectului respectiv. Setarea proprietăţilor se face folosind
foaia de proprietăţi.
Pentru a stabili proprietăţile formularului se vor executa următoarele operaţii:
1. Se deschide formularul ale căror proprietăţi urmează a fi modificate în vederea
Design.
Se va executa una din următoarele operaţii:
- Pentru a stabili proprietăţile unui formular, se execută dublu-clic pe selectorul
formularului ca să se deschidă foaia de proprietăţi a formularului.
- Pentru a stabili proprietăţile unei secţiuni a formularului se execută dublu-clic pe
selectorul secţiunii ca să se deschidă foaia de proprietăţi a secţiunii.
- Pentru a stabili proprietăţile unui control, se selectează controlul respectiv şi apoi se
execută clic pe butonul Properties din bara instrumentelor Database. De asemenea,
pentru a deschide foaia de proprietăţi a controlului se poate executa dublu-clic pe
acesta.
În foaia de proprietăţi se execută clic pe proprietatea ce urmează a fi modificată şi apoi se va
executa una din următoarele operaţii:
- Dacă în caseta proprietăţii apare un buton cu săgeată, atunci se execută clic pe el şi
apoi se selectează o valoare din lista afişată.
- Se va tasta o valoare sau o expresie direct în caseta proprietăţii.
- Dacă lângă caseta proprietăţii apare butonul Build (…), atunci se execută clic pe el
pentru a afişa o casetă de dialog din care se va alege generatorul dorit.
Dacă este nevoie de mai mult spaţiu pentru introducerea sau editarea parametrului unei
proprietăţi, atunci se apasă tastele Shift + F2 (sau se execută clic-dreapta şi apoi se selectează
Zoom) ca să se deschidă caseta Zoom.
Crearea unui formular de tip panou de comandă
Atunci când se utilizează Database Wizard pentru a crea o bază de date, Microsoft
Access creează automat un panou de comandă care permite navigarea prin obiectele bazei de
date. Acest panou de comandă are butoane care pot fi activate prin clic cu mouse-ul pentru a
deschide formulare sau rapoarte (sau pentru a deschide alte panouri de comandă ce permit
deschiderea unor formulare sau rapoarte suplimentare), pentru a ieşi din Microsoft Access sau
pentru a personaliza un panou de comandă. Se poate crea un panou de comandă similar cu cel
realizat de Database Wizard folosind Switchboard Manager.
Crearea unui panou de comandă folosind Switchboard Manager
Pentru a crea un panou de comandă folosind Switchboard Manager se vor executa
următoarele operaţii:
1. Se va deschide într-o fereastra Database baza de date pentru care urmează a fi creat
panoul de comandă.
2. În meniul Tools, se selectează opţiunea Add-Ins şi apoi opţiunea Switchboard
Manager

83
3. Pe ecran va fi activată o fereastră în care Microsoft Access va cere confirmarea
creării unui panou de comandă. Se execută clic pe butonul Yes.
4. În caseta de dialog Switchboard Manager, ce va fi afişată pe ecran ca urmare a
răspunsului Yes dat în pasul precedent, se execută clic pe butonul Edit.
5. În caseta de dialog Edit Switchboard Page, se tastează în caseta de text Switchboard
Name un nume pentru panoul de comandă şi apoi se execută clic pe butonul New.
6. În caseta de dialog Edit Switchboard Item, care apare pe ecran se tastează textul
primului buton al panoului de comandă în caseta Text şi apoi din caseta Command
se selectează comanda care se va asocia butonului. Spre exemplu, se tastează
“Introducere/Vizualizare date abonat” în caseta Text şi apoi se selectează “Open
Form In Edit Mode” din caseta Command.
7. În funcţie de comanda selectată în pasul 6, Microsoft Access afişează sub caseta
Command o altă casetă. Dacă este necesar, atunci se selectează un element din
această listă. Spre exemplu, dacă la pasul 5 s-a selectat “Open Form In Edit Mode” în
caseta Command, atunci în caseta Form se selectează numele formularului ce va fi
deschis şi apoi se execută clic pe butonul OK.
8. Se repetă paşii 4 la 6 până când s-au adăugat toate elementele panoului de comandă.
Pentru editarea sau ştergerea unui element se execută clic pe elementul dorit în caseta
Items On This Switchboard din caseta de dialog Edit Switchboard Page şi apoi se
execută clic pe butonul Edit sau Delete. Pentru rearanjarea elementelor panoului se
selectează elementul respectiv din caseta Items On This Switchboard şi apoi se
execută clic pe butonul Move Up sau Move Down.
9. În final se execută clic pe butonul Close. Exemplu de formular (figura 36):

Figura 36 Exemplu de panou de comandã.

Crearea unui formular Startup


Pentru ca la lansarea aplicaţiei să se afişeze un ecran care conţine numele aplicaţiei, o
emblemă şi alte informaţii, trebuie să se creeze un formular Startup (de pornire).
Pentru a crea un formular Startup se vor executa următoarele operaţii:
1. Se deschide baza de date pentru care pentru care se va crea formularul Startup.
2. Se creează un formular nou, nelegat.
Se stabilesc proprietăţile formularului la valorile indicate în tabelul următor:

Proprietate Valoare Descriere


Default View Single Form Se creează un formular singular.
Views Allowed Form Pentru ca să nu se poată comuta în vederea Design
formularul.
Scroll Bars Neither Ecranul de deschidere nu are nevoie de bare de derulare
Record Selectors No Nu se afişează articole şi deci nu este nevoie de selector
de articole.
Navigation No Nu sunt necesare butoanele de navigare.

84
Buttons
Auto Resize Yes Formularul trebuie să se redimensioneze automat.
Auto Center Yes Ecranul trebuie să se centreze automat.
Border Style None Ecranul nu are bordură.
Popup Modal Nu trebuie să se poată deschide alte ferestre cât timp se
execută formularul Startup.
Shortcut Menu No Să nu se poată afişa meniurile contextuale.
Se poate adăuga o imagine pentru fundalul formularului introducând în caseta proprietăţii
Picture calea către fişierul ce conţine imaginea dorită sau se execută clic pe butonul Build al
proprietăţii pentru a selecta fişierul.
Pe formular se poate adăuga o etichetă independentă în care se introduce numele
aplicaţiei. De asemenea se pot adăuga şi alte informaţii, cum ar fi: autorul, dreptul de autor etc.
Se salvează formularul cu numele Startup. Dacă formularul se va salva sub un alt nume,
atunci trebuie selectată opţiunea Startup din meniul Tools şi în lista derulantă Display Form a
casetei de dialog Startup se va selecta numele formularului.
Selectaţi eticheta Modules şi apoi executaţi clic pe butonul New pentru a crea un nou
modul. Pe ecran apare fereastra Module
În fereastra Module se va tasta următorul cod Visual Basic:
Function SetTimer()
‘ Seteaza proprietatea Timer Interval a formularului
‘ pe o temporizare de 7 secunde.
Forms![Startup].TimerInterval = 7000
End Function
Function CloseNewStartupForm()
‘ Resetarea proprietăţii Timer Interval a formularului
‘ pentru a anula temporizarea
If Forms![Startup].TimerInterval <> Then
Forms![Startup].TimerInterval = 0
End If
‘ Se închide formularul Startup şi se
‘ deschide formularul Switchboard.
DoCmd.OpenForm “Suwtchboard”
DoCmd.Close acForm, “Startup”
End Function
Se închide fereastra Module. Pe ecran apare casetă de dialog Save As. În caseta Module
Name se tastează un nume pentru modulul creat.
În fereastra Database se selectează eticheta Forms, se selectează formularul Startup şi
apoi se execută clic pe butonul Design.
Se va deschide foaia de proprietăţi a formularului, unde se va selecta eticheta Event şi se
vor executa următoarele:
- Pentru a seta temporizarea la deschiderea formularului se selectează caseta
proprietăţii On Open şi se tastează =SetTimer()
- Pentru ca după epuizarea timpului stabilit pentru afişarea formularului Startup să se
închidă acest formular şi să se deschidă formularul de tip panou de comandă, se
selectează caseta proprietăţii On Timer şi se tastează =CloseNewStartupForm()
În figura 37 este prezentată foaia de proprietăţi a formularului Startup având
proprietăţile On Open şi On Timer setate pe valorile precizate.

85

Figura 37 Foaia de proprietăţi a formularului Startup


Din meniul Tools se selectează opţiunea Startup pentru a stabili caracteristicile formularului
Startup. Pe ecran se afişează caseta de dialog Startup .
Utilizarea controalelor
Toate informaţiile dintr-un formular sau raport sunt conţinute în controale. Controalele
sunt obiectele de pe un formular sau un raport care afişează date, execută acţiuni sau decorează
formularul sau raportul. Spre exemplu, se poate folosi o casetă de text pe un formular sau un
raport pentru a afişa datele, un buton de comandă de pe un formular pentru a deschide un alt
raport sau o linie sau un dreptunghi la separarea şi gruparea controalelor pentru a le face mai
uşor accesibile. Microsoft Access 97 include următoarele tipuri de controale, care sunt accesibile
prin intermediul casetei cu instrumente din vederea Design a formularului sau raportului: casetă
de text (text box), eticheta (label), grup de opţiuni (option group), buton de opţiune (option
button), casetă de validare (check box), buton de comutare (toggle button), buton de comandă
(command button), control de imagine (image control), cadru de obiect legat (bound object
frame), cadru de obiect nelegat (unbound object frame), subformular/subraport (subform/
subreport), întrerupere de pagină (page break), linie (line), dreptunghi (rectangle) şi controale
proprii ActiveX.
Controalele pot fi legate, nelegate sau calculate. Controlul legat este asociat unui câmp al
tabelei sau interogării de bază. Controalele legate sunt folosite pentru a afişa, edita şi actualiza
valorile câmpurilor din baza de date. Controlul calculat foloseşte o expresie ca sursă de date.
Expresia poate utiliza datele dintr-un câmp al tabelei sau interogării de bază al formularului sau
raportului. Controlul nelegat nu are sursă de date. Controalele nelegate pot fi folosite pentru a
afişa informaţii, linii, dreptunghiuri şi ilustraţii.
În continuare sunt prezentate principalele controale ce se pot folosi pe formulare şi
rapoarte.
Tipuri de controale
Eticheta (label)
Etichetele sunt folosite pe un formular sau raport pentru a afişa text descriptiv cum ar fi:
titlurile, semnificaţiile sau scurte instrucţiuni. Etichetele nu afişează valorile din câmpuri sau
expresii, sunt întotdeauna nelegate şi nu se schimbă în timp ce ne deplasăm de pe un articol pe
altul.
O etichetă poate fi ataşată unui alt control. Spre exemplu, atunci când se creează casete
de text, acestea vor avea ataşată o etichetă care afişează titlul acelei casete de text. Această
etichetă apare ca antet de coloană în vederea Datasheet a formularului.
Atunci când se creează o etichetă folosind instrumentul Label, se creează de fapt o
etichetă independentă – nu este ataşată nici unui alt control. Etichetele independente sunt
utilizate pentru informaţii cum ar fi titlul formularului sau raportului sau orice alt text descriptiv.
Etichetele independente nu apar în vederea Datasheet a formularului.
Casetă de text (text box)
Pe un formular sau un raport casetele de text se folosesc pentru a afişa datele dintr-o
tabelă, interogare sau instrucţiune SQL. Acest tip de casetă de text poartă numele de casetă de
text legată deoarece ea este legată la datele dintr-un câmp. Casetele de text pot fi şi nelegate.
Spre exemplu, se poate crea o casetă de text nelegată pentru a afişa rezultatul unui calcul sau
pentru a accepta introducerea făcută de utilizator. Datele dintr-o casetă de text nelegată nu sunt
memorate nicăieri.
86
Grup de opţiuni (option group)
Pe un formular sau raport se poate folosi un grup de opţiuni pentru a afişa un set limitat
de alternative. Grupul de opţiuni asigură selectarea mai uşoară a unei valori, deoarece se poate
executa clic pe valoarea dorită. La un moment dat, dintr-un grup de opţiuni se poate selecta doar
o singură opţiune.
Grupul de opţiuni constă dintr-un cadru de grup şi un set de casete de validare, butoane
de opţiuni sau butoane de comutare.
Dacă un grup de opţiuni este legat la un câmp, atunci numai cadrul grupului este legat la
câmp, nu şi casetele de validare, butoanele de comutare sau butoanele de opţiune din interiorul
cadrului. În locul setării proprietăţii ControlSource pentru fiecare control din grupul de opţiuni,
se va seta proprietatea OptionValue a fiecărei casete de validare, buton de comutare sau buton de
opţiune pe numărul care are semnificaţie pentru câmpul de care este legat cadrul grupului. La
selecţia unei opţiuni dintr-un grup de opţiuni, Microsoft Access setează valoarea câmpului la
care grupul de opţiuni este legat la valoarea proprietăţii OptionValue a opţiunii selectate.
De asemenea, un grup de opţiuni poate fi setat pe o expresie sau poate fi nelegat. Se poate
folosi un grup de opţiuni nelegat într-o casetă de dialog personalizată pentru a accepta
introducerea utilizatorului şi apoi pentru a lansa acţiunea în funcţie de această introducere.
Buton de comutare (toggle button)
Se poate folosi un buton de comutare pe un formular ca un control independent pentru a
afişa o valoare Yes/No dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază. Spre exemplu,
butonul de comutare din exemplu prezentat în figura 38 este legat de câmpul Discontinued din
tabela Products. Tipul datei câmpului Discontinued este Yes/No. Atunci când butonul nu este
apăsat, valoarea din tabela Products este No.

Buton de comutare independent legat de


câmpul Discontinued din tabela
Products. Butonul este apăsat, astfel că
valoarea din câmp este Yes.
Figura 38 Buton de comutare independent.

Atunci când se execută clic pe un buton de comutare care este legat la un câmp Yes/No,
Microsoft Access afişează valoarea în tabela de bază corespunzător cu proprietatea Format
(Yes/No, True/False sau On/Off).
Butoanele de comutare sunt mult mai utile atunci când sunt folosite într-un grup de
opţiuni cu alte butoane, caz în care se poate observa uşor dacă butonul este apăsat.
Pe butoanele de comutare se pot folosi imagini în locul textului. De asemenea, se poate
folosi un buton de comutare într-o casetă de dialog personalizată pentru a accepta introducerea
utilizatorului.
Buton de opţiune (option button)
Se poate folosi un buton de opţiune pe un formular sau raport drept control independent
pentru a afişa o valoare Yes/No dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază. Tipul de
dată a câmpului Discontinued este Yes/No. Dacă butonul de opţiune este selectat, atunci
valoarea este Yes; dacă nu, valoarea este No.
Atunci când se selectează sau deselectează un buton de opţiune care este legat la un câmp
Yes/No, Microsoft Access afişează valoarea în tabela de bază în concordanţă cu proprietatea
Format (Yes/No, True/False sau On/Off) a câmpului.
De asemenea, se pot folosi butoanele de opţiune într-un grup de opţiuni pentru a afişa
valorile din care se va selecta.
Într-o casetă de dialog se poate folosi, de asemenea, un buton de opţiune nelegat pentru a
accepta introducerea utilizatorului.

87
Casetă de validare (check box)
Se poate folosi o casetă de validare pe un formular sau raport drept control independent
pentru a afişa o valoare Yes/No dintr-o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază. Tipul de
dată a câmpului Discontinued este Yes/No. Dacă caseta de validare conţine simbolul de
verificare, atunci valoarea este Yes; dacă nu, valoarea este No.
Atunci când se selectează / deselectează o casetă de validare care este legată la un câmp
Yes/No, Microsoft Access afişează valoarea în tabela de bază corespunzător cu proprietatea
Format (Yes/No, True/False sau On/Off) a câmpului.
De asemenea, se pot folosi casetele de validare într-un grup de opţiuni pentru a afişa
valorile din care se va selecta.
Într-o casetă de dialog se poate folosi, de asemenea, o casetă de validare nelegată pentru a
accepta introducerea utilizatorului.
Casetă cu listă (list box)
În foarte multe cazuri este mult mai uşor şi mai rapid să se selecteze o valoare dintr-o
listă decât să se reţină valoarea de tastat. De asemenea, lista de opţiuni asigură faptul că valoarea
ce se introduce în câmp este corectă.
Lista dintr-o casetă cu listă conţine linii de date. Liniile pot avea una sau mai multe
coloane, care pot să apară cu sau fără antete. Dacă o casetă cu listă multi-coloane este legată,
atunci Microsoft Access stochează valorile dintr-o singură coloană.
Se poate folosi o casetă cu listă (sau pe scurt listă) nelegată pentru a stoca o valoare ce
poate fi folosită cu un alt control. Spre exemplu, se poate folosi o listă nelegată pentru a limita
valorile dintr-o altă listă sau dintr-o casetă de dialog personalizată. De asemenea, se poate folosi
o listă nelegată pentru a căuta un articol pe baza valorii selectate din listă.
Dacă pe formular nu este spaţiu suficient pentru a afişa o listă sau pentru a putea tasta
valorile noi precum şi selecta valorile dintr-o listă, atunci se foloseşte o casetă combinată în locul
casetei cu listă.
Casetă combinată (combo box)
În general este mai rapid şi mai uşor de selectat o valoare dintr-o listă decât de reţinut
valoarea de tastat. Acest lucru poate fi realizat, fără a ocupa prea mult spaţiu pe un formular,
folosind o casetă combinată. Caseta combinată reprezintă o combinare dintre o casetă de text şi o
casetă cu listă.
Atunci când se introduce text sau se selectează o valoare într-o casetă combinată, dacă
aceasta este legată, atunci valoarea introdusă sau selectată este inserată în câmpul de care caseta
combinată este legată.
Lista dintr-o casetă combinată are aceeaşi semnificaţie şi utilizare ca şi în cazul casetei cu
listă prezentată mai sus. Se poate folosi o casetă combinată nelegată pentru a stoca valoarea ce va
putea fi folosită cu un alt control.
Proprietatea LimitToList a casetelor combinate poate fi folosită pentru a controla în listă
dacă se poate introduce orice valoare sau numai textul care corespunde uneia dintre valorile
listei.

Buton de comandă (command button)


Pe un formular se poate folosi butonul de comandă pentru a lansa o acţiune sau un set de
acţiuni. Spre exemplu, se poate crea un buton de comandă care deschide un alt formular. Pentru
ca la apăsarea unui buton de comandă să se execute o acţiune se poate crea un macro sau o
procedura de eveniment şi apoi se ataşează butonului de comandă prin intermediul proprietăţii
OnClick.
Se poate afişa text pe un buton de comandă setând proprietatea Caption a acestuia sau se
poate afişa o imagine setând proprietatea Picture a acestuia.
Controalele Image, Unbound Object Frame sau Bound Object Frame
88
Cu ajutorul controalelor Image, Unbound Object Frame şi Bound Object Frame se pot
adăuga obiecte sau părţi ale obiectelor, care au fost create în alte aplicaţii, la un formular sau
raport Microsoft Access. Spre exemplu, se poate adăuga imaginea creată cu Microsoft Paint, o
foaie de calcul realizată cu Microsoft Excel sau un document creat cu Microsoft Word. Se poate
adăuga toată informaţia din fişier sau numai informaţia selectată.
Modul de adăugare a imaginii sau obiectului depinde dacă se doreşte ca obiectul să fie
legat sau nelegat. Obiectul legat este stocat într-o tabelă. La pziţionarea pe un articol nou,
obiectul afişat în formular sau în raport se schimbă. Spre exemplu, se poate stoca fotografia
fiecărui salariat din firmă.
Pe de altă parte, obiectul nelegat este stocat în macheta formularului sau raportului. La
deplasarea pe un articol nou, obiectul afişat nu se schimbă. Spre exemplu, se poate adăuga pe
formular sau raport sau o emblemă creată cu Microsoft Paint.
Subformular (subform)
Subformularul este un formular în interiorul altui formular. Formularul primar este
denumit formular principal (main form), iar formularul din interiorul formularului este numit
subformular. Combinaţia formular/subformular este referită adeseori ca formular ierarhic,
formular principal/detaliu sau formular părinte/copil.
Subformularele sunt eficiente în special pentru prezentarea datelor din tabele sau
interogări cu relaţii 1→m (one-to-many). Spre exemplu, se poate crea un formular cu un
subformular pentru a prezenta datele din tabelele Categorii şi Produse. Datele din tabela
Categorii reprezintă partea “1” din relaţie, iar datele din tabela Produse reprezintă partea “m”
din relaţie – fiecare categorie putând avea mai multe produse.
Formularul principal şi subformularul din acest tip de formulare sunt înlănţuite, astfel
încât subformularul afişează numai articolele care sunt corelate cu articolul curent din formularul
principal. Spre exemplu, atunci când formularul principal afişează categoria Consumabile,
subformularul afişează numai produsele din categoria Consumabile.
Atunci când se foloseşte un formular cu un subformular pentru a introduce noi articole,
Microsoft Access salvează articolul curent din formularul principal când se intră în subformular.
Aceasta asigură ca articolele din tabela “m” (mai mulţi) să aibă un articol în tabela “1” (unul) cu
care să se coreleze. De asemenea, acesta salvează automat fiecare articol adăugat în subformular.
Subformularul poate fi afişat ca o foaie de date, sau ca un formular singular sau continuu.
Formularul principal poate fi afişat numai ca un formular singular.
Formularul principal poate avea oricâte subformulare, dacă se plasează fiecare
subformular pe formularul principal. De asemenea, se pot realiza cel mult două nivele de
subformulare. Aceasta înseamnă că poate exista un subformular într-un formular principal şi un
alt subformular în interiorul subformularului, de nivel 1. Spre exemplu, poate exista un formular
principal care afişează clienţii, un subformular care prezintă comenzile şi un alt subformular care
afişează detaliile comenzilor.
Subraport (subreport)
Subraportul este un raport care este inserat într-un alt raport.
Atunci când se combină rapoarte, unul dintre acestea trebuie să servească drept raport
principal.
Raportul principal este fie legat fie nelegat; adică, acesta este sau nu bazat pe o tabelă,
interogare sau instrucţiune SQL.
Un raport principal nelegat poate servi drept container pentru subrapoartele necorelate pe
care urmează a fi combinate.
Raportul principal se va lega la o tabelă, interogare sau instrucţiune SQL de bază atunci
când se doreşte inserarea de subrapoarte ce conţin informaţii care sunt corelate cu datele din
raportul principal. Spre exemplu, se poate folosi raportul principal pentru a afişa articolele
detaliu, cum ar fi fiecare vânzare dintr-un an, şi apoi se va folosi un subraport pentru a prezenta
informaţiile rezumative, cum ar fi totalul vânzărilor din fiecare trimestru.
89
De asemenea, raportul principal poate conţine datele comune din două sau mai multe
subrapoarte paralele. În acest caz, subrapoartele conţin articolele detaliu corelate cu datele
comune.
Un raport principal poate include subformulare şi subrapoarte. În plus un raport principal
poate conţine până la două nivele de subformulare şi rapoarte. Spre exemplu, un raport poate
conţine un subraport, iar subraportul poate conţine un subformular sau un subraport. Următorul
tabel prezintă combinaţiile posibile ale subformularelor şi subrapoartelor într-un raport principal.

Nivel 1 Nivel 2
Subraport 1 Subraport 2
Subraport 1 Subformular 1
Subformular 1 Subformular 2
Control Tab
Se poate folosi un control Tab pentru a prezenta câteva pagini de informaţii ca un singur
set. Aceasta este utilizat în special atunci când mai multe controale pot fi grupate în două sau
mai multe categorii. Spre exemplu, se poate folosi un control Tab pe formularul Angajaţi pentru
a separa informaţiile generale de cele personale.
Crearea controalelor pe formulare
După cum am văzut controalele pot fi legate (asociate unor câmpuri din tabela,
interogarea sau instrucţiunea SQL care stă la baza formularului), nelegate (nu sunt asociate unui
câmp al tabelei, interogării sau instrucţiunii de bază) sau calculate.
În continuare se vor prezenta algoritmii generali pentru crearea controalelor legate,
nelegate şi calculate, precum şi câteva exemple concrete pentru crearea controalelor cele mai
utilizate în formulare.
Crearea unui control legat
Pentru a crea pe formular un control legat se execută următoarele operaţii:
1. Se deschide formularul în vederea Design.
2. Dacă pentru crearea controlului se va folosi un Wizard, atunci pe caseta
instrumentelor Toolbox trebuie să fie apăsat butonul Control Wizards.
3. Se afişează lista de câmpuri executând clic pe butonul Field List din bara cu
instrumente sau selectând opţiunea List Field din meniul View.
4. Se selectează unul sau mai multe câmpuri din listă executând corespunzător operaţiile
din tabelul de mai jos:

Pentru a selecta Se execută


Un câmp Clic pe câmpul dorit..
Un bloc de câmpuri Clic pe primul câmp din bloc, apoi se ţine
apăsată tasta Shift şi se execută clic pe ultimul
câmp din bloc.
Câmpuri neadiacente Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe
numele fiecărui câmp ce urmează a fi inclus.
Toate câmpurile Dublu-clic pe bara de titlu a listei de câmpuri.

5. Se trage câmpul sau câmpurile selectate pe formular. Se plasează colţul din stânga-
sus a pictogramei acolo unde dorim să apară colţul din stânga-sus al controlului (nu
eticheta acestuia) şi se eliberează butonul mouse-ului.
Microsoft Access creează controlul corespunzător pentru câmp şi setează anumite
proprietăţi, pe baza tipului de date al câmpului şi a setărilor proprietăţii DisplayControl. Dacă
acesta nu este tipul de control ce se doreşte a fi creat, atunci se execută clic pe butonul
corespunzător din caseta de instrumente înainte de a trage câmpul din lista de câmpuri.
90
Crearea unui control nelegat
Pentru a crea pe formular un control nelegat se execută următoarele operaţii:
1. Se deschide formularul în vederea Design.
2. Dacă pentru crearea controlului se va folosi un Wizard, atunci pe caseta
instrumentelor Toolbox trebuie să fie apăsat butonul Control Wizards.
3. În caseta de instrumente Toolbox, se execută clic pe butonul controlului ce urmează a
fi creat.
4. În formular se execută clic acolo unde va trebui să apară colţul din stânga-sus al
controlului.
5. Dacă se execută clic şi se eliberează butonul mouse-ului, atunci Microsoft Access va
crea un control având dimensiunea prestabilită. Pentru a crea un control cu o anumită
dimensiune, atunci se execută clic pe butonul mouse-ului şi apoi se trage mouse-ul
până când controlul are dimensiunea dorită.
Crearea unui control calculat
Pentru a crea pe formular un control calculat se vor executa următoarele operaţii:
1. Se deschide formularul în vederea Design.
2. În caseta instrumentelor Toolbox, se execută clic pe butonul tipului de control ce
urmează a fi creat.
3. Pe formular, se execută clic acolo unde va fi plasat controlul.
4. Se execută una din următoarele operaţii:
- Dacă controlul este o casetă de text, atunci se poate tasta expresia direct în control.
- Dacă controlul nu este o casetă de text sau dacă controlul este o casetă de text dar se
doreşte folosirea generatorului de expresii (Expression Builder) pentru a crea
expresia, atunci se verifică dacă controlul este selectat, se execută clic pe butonul
Properties din bara instrumentelor Database pentru a deschide foaia de proprietăţi a
controlului şi apoi se tastează expresia în caseta proprietăţii ControlSource sau se
execută clic pe butonul Build din bara instrumentelor Database pentru a deschide
fereastra Expression Builder.
Crearea unui buton de comandă
Un buton de comandă poate fi creat de către utilizator sau se poate apela la un Wizard din
Microsoft Access pentru crearea butonului. Wizard-ul măreşte viteza procesului de creare a
butonului de comandă deoarece acesta face munca de rutină în locul utilizatorului. Atunci când
se foloseşte un Wizard Microsoft Access va solicita informaţii şi va crea butonul de comandă pe
baza răspunsurilor utilizatorului.
Se pot crea peste 30 de tipuri de butoane de comandă folosind Wizard-ul Command
Button. Spre exemplu se poate crea un buton de comandă care caută un articol, tipăreşte un
articol sau aplică un filtru de formular.
De asemenea, este indicat să se folosească wizard-ul Command Button pentru a învăţa
modul de scriere a procedurilor eveniment. Atunci când se crează un buton de comandă cu un
Wizard, acesta creează o procedură eveniment şi o ataşează butonului. Se poate deschide
procedura eveniment pentru a vedea cum lucrează aceasta şi se poate modifica pentru a
corespunde necesitaţilor.
Crearea unui grup de opţiuni
Un grup de opţiuni se poate crea cu sau fără ajutorul unui Wizard.Când se foloseşte un
Wizard, Microsoft Access va solicita informaţii şi pe baza răspunsurilor va crea grupul de
opţiuni.
De regulă, grupul de opţiuni cuprinde un număr limitat de casete de validare, butoane de
comutare sau butoane de opţiuni.

91
Crearea unui grup de opţiuni folosind un Wizard
Pentru a obţine cele mai bune rezultate, se vor crea grupuri de opţiuni numai pentru
câmpurile ale căror tip de date este Number (şi a căror proprietate FieldSize este setată pe
Integer sau Long Integer) sau Yes/No. Pentru câmpurile cu alte tipuri de date, se va folosi o
casetă listă sau o casetă combinată.
Pentru a crea un grup de opţiuni folosind un Wizard se execută următoarele operaţii:
1. Se deschide formularul în vederea Design.
2. Dacă butonul Control Wizards din caseta Toolbox nu este apăsat, atunci se execută
clic pe el.
3. În caseta Toolbox se execută clic pe instrumentul Option Group.
4. Se execută clic pe formular acolo unde va fi plasat colţul stânga-sus a grupului de
opţiuni. După eliberarea butonului mouse-ului pe ecran apare prima casetă de dialog a
Wizard-ului controlului selectat.
5. În prima casetă de dialog Option Group Wizard se va stabili care sunt opţiunile
grupului. În lista casetei de dialog se tastează eticheta fiecărei opţiuni din grup. Pe
baza acestor date Microsoft Access determină şi numărul de opţiuni din grup.
Se execută clic pe Next pentru a continua.
6. În a doua casetă de dialog Option Group Wizard se va stabili dacă va exista sau nu o
opţiune prestabilită, selectând fie butonul de opţiune Yes, the default choice is; sau
No, Idon’t want a default. Dacă se selectează opţiunea Yes, the default choice is:,
atunci din lista aflată lângă acest buton se poate alege opţiunea prestabilită (cea care
va fi selectată la deschiderea formularului). Se execută clic pe Next pentru a continua.
7. În a treia casetă Option Group Wizard se stabilesc valorile ce se vor atribui fiecărei
opţiuni. Microsoft Access propune un set de valori, dar acestea pot fi schimbate
tastând noile valori în coloana Values. Se execută clic pe Next pentru a continua.
8. În a patra casetă de dialog Option Group Wizard se stabileşte unde se memorează
valoarea opţiunii selectate. Valoarea opţiunii selectate se poate memora într-un câmp
(dacă se alege opţiunea Store the value in this field) sau ea poate fi folosită ulterior
(dacă se alege opţiunea Save the value for later use) pentru executarea unei acţiuni,
cum ar fi tipărirea unui raport. Se execută clic pe Next pentru a continua.
9. În a cincia casetă Option Group Wizard se stabileşte tipul de control ce se va folosi în
grupul de opţiuni şi stilul acestui control. Se execută clic pe Next pentru a continua.
10. În ultima casetă Option Group Wizard se stabileşte titlul grupului de opţiuni. Se
execută clic pe Finish pentru a termina crearea grupului de opţiuni.
După ce s-a executat clic pe butonul Finish în ultima casetă de dialog Option Group
Wizard, Microsoft Access 97 creează grupul de opţiuni pe baza informaţiilor furnizate.
Crearea unei casete cu listă sau casete combinate
Între casetă cu listă şi casetă combinată nu există mari deosebiri atât în privinţa folosirii
cât şi în modul de creare. Din acest motiv, în continuare se vor prezenta împreună.
Pentru a crea o casetă cu listă sau o casetă combinată, care să se utilizeze pentru afişarea
unor valori din care să se poată selecta valoarea necesară, trebuie să se stabilească două lucruri:
- De unde provin valorile ce sunt afişate în caseta cu listă sau în caseta combinată;
- Ce se va face cu valoarea pe care utilizatorul o selectează din caseta cu listă sau
caseta combinată.
Liniile (valorile) dintr-o casetă cu listă sau casetă combinată pot proveni dintr-o listă de
valori fixate care se introduce atunci când se creează controlul (se foloseşte atunci când lista nu
se va schimba prea des) sau ele provin dintr-o tabelă sau interogare (se utilizează atunci când
listă se modifică foarte des). Spre exemplu, se poate folosi o listă de valori fixe la o casetă cu
listă (sau casetă combinată) ce conţine intrări pentru unităţile de măsură ( Kg., Buc., Set etc.).
Însă, dacă există o tabelă Produse şi interesează afişarea listei furnizorilor de produse din tabela
Furnizori, atunci se bazează caseta cu listă (sau caseta combinată) pe o tabelă sau interogare.
92
Caseta cu listă (sau caseta combinată) examinează tabela Furnizori şi afişează numele
furnizorilor din care se va putea alege.
Atunci când utilizatorul selectează o valoare dintr-o casetă cu listă sau casetă combinată,
există două posibilităţi: se poate stoca valoarea selectată într-o tabelă (nu aceeaşi cu cea din care
s-a obţinut lista) sau se poate transmite valoarea unui alt control. Spre exemplu, pentru caseta cu
listă Furnizori, dacă un utilizator selectează un nume de furnizor, atunci Microsoft Access caută
valoarea cheii primare pentru furnizorul selectat din tabela Furnizori şi setează câmpul
corespunzător cheii (cheie externă) din tabela Produse la aceeaşi valoare. Aceasta este valoarea
care se stochează. Deoarece se memorează o valoare pe baza unei selecţii din caseta cu listă,
aceasta este legată (de reţinut este că valoarea NumeFurnizor care provine din tabela Furnizori
este afişată în listă dar nu este stocată).
Pe de altă parte, dacă se doreşte folosirea valorii selectate dintr-o casetă cu listă sau
casetă combinată pentru a determina conţinutul unui alt control sau al altor controale, va trebui
să se creeze o casetă cu listă sau casetă combinată nelegată. Spre exemplu, se poate crea o casetă
cu listă sau casetă combinată care să fie folosită pentru a căuta un articol corelat pe un formular,
sau ca filtru pentru o altă casetă cu listă sau casetă combinată.
Operaţia de creare a casetelor cu listă sau a casetelor combinate, legate, folosind List
Box Wizard respectiv Combo Box Wizard este foarte asemănătoare cu crearea câmpurilor
folosind Lookup Wizard.

Crearea şi utilizarea interogărilor


Interogările se folosesc pentru a vizualiza, modifica şi analiza datele în diverse moduri.
De asemenea, ele pot fi utilizate ca sursă de articole pentru formulare şi rapoarte.
Există mai multe tipuri de interogări, dar cel mai utilizat tip este interogarea de selecţie.
Interogarea poate fi creată folosind un Wizard sau prin proiectare în vederea Design a
interogării. În vederea Design, se specifică datele cu care se va lucra prin adăugarea tabelelor sau
interogărilor ce conţin acele date şi se completează celulele din reţeaua de proiectare.
În Microsoft Access există următoarele tipuri de interogări:
Interogare de selecţie – regăseşte datele din una sau mai multe tabele şi afişează rezultatele într-
o foaie de date, unde se pot modifica articolele (cu anumite restricţii). De asemenea, se poate
folosi o interogare de selecţie pentru a grupa articolele şi a efectua însumări, contorizări, medii
aritmetice şi alte tipuri de totalizări.
Interogare cu parametru – Este o interogare care la execuţie afişează propria sa casetă de
dialog prin care se solicită introducerea unor informaţii suplimentare, cum ar fi criteriul pentru
regăsirea articolelor sau valoarea care se inserează într-un câmp. Se poate proiecta interogarea
pentru a solicita mai mult de o singură componentă a informaţiei; spre exemplu, se poate
proiecta interogarea pentru a solicita două date. Apoi, Microsoft Access poate regăsi toate datele
care intră între cele două valori.
De asemenea, interogările cu parametru sunt utile şi atunci când sunt folosite ca bază
pentru formulare şi rapoarte. Spre exemplu, se poate crea un raport de profituri lunare bazat pe o
interogare cu parametru (luna). Atunci când see va tipări raportul, Microsoft Access va afişa, mai
întâi, o casetă de dialog în care se solicită luna pentru care se doreşte raportul.
De asemenea, se poate crea un formular personalizat sau o casetă de dialog pentru
parametrii interogării în loc să se folosească casetele de dialog ale interogării cu parametru.
Interogare de tip crosstab – Interogarea de tip crosstab afişează valori rezumative (totaluri,
contorizări şi medii aritmetice) din unul din câmpurile tabelei şi le grupează după un set de
factori listaţi în jos pe latura din stânga foii de calcul şi după un alt set de factori listaţi de-a
lungul părţii superioare a foii de date.
Interogare de acţiune – Este o interogare care permite modificarea mai multor articole într-o
singură operaţie. Există patru tipuri de interogări de acţiune:
1. Interogare de ştergere – Permite ştergerea unui grup de articole din una sau mai multe
tabele. Spre exemplu, se poate folosi o astfel de interogare pentru a elimina toate produsele
93
epuizate sau acelea care nu sunt comandate. Utilizarea acestui tip de interogări, elimină
întotdeauna articolele întregi, nu doar câmpurile selectate din articole.
2. Interogare de actualizare – Asigură modificarea globală a unui grup de articole din una sau
mai multe tabele. Spre exemplu, se pot mări preţurile cu 10% pentru toate produsele lactate
sau se pot creşte salariile cu 5% pentru persoanele dintr-o anumită categorie.
3. Interogare de adăugare – Adaugă un grup de articole din una sau mai multe tabele la
sfârşitul uneia sau a mai multor tabele. Spre exemplu, să presupunem s-au identificat câţiva
noi clienţi şi baza de date cu informaţii despre aceşti clienţi. Pentru a evita tastarea tuturor
informaţiilor, acestea se pot adăuga la sfârşitul tabelei Clienţi. De asemenea, interogările de
actualizare sunt utile pentru:
Adăugarea câmpurilor pe baza unui criteriu. Spre exemplu, este posibil ca la comenzile
nerezolvate să se adauge numai numele şi adresa clienţilor.
Adăugarea articolelor atunci când unele câmpuri dintr-o tabelă nu există într-o altă tabelă.
O interogare de actualizare va adăuga date numai în câmpurile identice şi le va ignora pe
celelalte.
4. Interogare pentru creare tabele – Creează o nouă tabelă din toate datele sau numai dintr-o
parte a datelor, din una sau mai multe tabele. Interogările pentru crearea tabelelor se pot
utiliza pentru:
Crearea unei tabele pentru a o exporta într-o altă bază de date Microsoft Access. Spre
exemplu, este posibil să fie creată o tabelă ce conţine mai multe câmpuri din tabela
Angajaţi şi apoi aceasta să fie exportată într-o bază de date folosită de departamentul
personal.
Crearea de rapoarte care să afişeze datele începând cu o dată specificată. Spre exemplu, sa
presupunem că se doreşte tipărirea unui raport pe 15 Mai 2002 care să afişeze totalul
vânzărilor din primul trimestru, bazat pe datele care au fost în tabele de bază până la
01.04.2002, 9.00 A.M. Un raport bazat pe o interogare sau instrucţiune SQL extrage cele
mai recente date din tabele (până la 15 Mai 2002), în loc să extragă toate articolele având
data şi timpul specificat. Pentru ca datele să fie exact cum au fost ele la 1 Aprilie 2002, 9.00
A.M., este necesar să se creeze o interogare care să regăsească articolele respective şi să le
stocheze într-o nouă tabelă. Apoi această tabelă se foloseşte, în locul unei interogări, ca
bază a rapoartelor.
- Se poate realiza copia de siguranţă a unei tabele.
Se poate crea o tabelă “istoric” care să conţină toate articolele. Spre exemplu, se poate crea
o tabelă care să conţină toate comenzile vechi, înainte de a le şterge din tabela curentă.
Creşterea performanţei formularelor şi rapoartelor bazate pe interogări cu tabele multiple
sau instrucţiuni SQL. Spre exemplu, să presupunem că dorim tipărirea mai multor
rapoarte ce sunt bazate pe interogări cu cinci tabele ce includ totaluri. Se poate mări viteza
de execuţie dacă mai întâi se realizează o interogare care să regăsească articolele necesare
şi să le memoreze într-o tabelă. Apoi, se vor baza rapoartele pe această tabelă sau se va
specifica tabela într-o instrucţiune SQL ca sursă de articole pentru un formular sau
raport, astfel încât să nu se reia interogarea pentru fiecare raport. Datele din tabelă vor fi
blocate în timp ce se rulează interogarea de creare a tabelei.
Interogare SQL – este o interogare ce se creează pe baza unei instrucţiuni SQL. Există
următoarele tipuri specifice de interogări SQL:
5. Interogare reuniune (union query) – Acest tip de interogare combină câmpurile (coloanele)
din una sau mai multe tabele sau interogări într-un singur câmp sau coloană din rezultatele
interogării. Spre exemplu, dacă există şase vânzători care transmit listele de inventariere pe
luni, se pot combina aceste câmpuri într-un singur set folosind o interogare reuniune şi apoi
se poate crea o interogare de creare tabelă bazată pe interogarea reuniune pentru a obţine o
nouă tabelă. Interogarea de acest tip constă din instrucţiuni SQL SELECT.
6. Interogare intersecţie (pass-through query) – Acest tip de interogări transmite comenzile
direct la bazele de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server, folosind comenzile care sunt
94
acceptate de către server. Spre exemplu, se poate folosi o interogare intersecţie pentru a
regăsi articole şi a modifica datele.
7. Interogare de definire date (data-definition query) – Acest tip de interogare creează sau
alterează obiectele bazei de date, cum ar fi tabelele Microsoft Access sau Microsoft SQL
Server.
8. Subinterogare (subquery) – Acest tip de interogări constau dintr-o instrucţiune SQL
SELECT în interiorul unei interogări de selecţie sau de acţiune. Se pot introduce aceste
instrucţiuni în linia Field a reţelei de proiectare a interogării pentru a defini un nou câmp sau
în linia Criteria pentru a defini criteriul pentru un câmp. Subinterogările se pot utiliza
pentru:
- A testa existenţa unui anumit rezultat din subinterogare (folosind cuvintele rezervate EXISTS
sau NOT EXISTS).
- Găsirea tuturor valorilor care sunt egale cu, mai mari ca sau mai mici decât valorile returnate de
către subinterogare (folosind cuvintele rezervate ANY, ÎN sau ALL).
- Crearea de subinterogări în subinterogări (subinterogări imbricate).

Teste de evaluare

1. Enumeraţi principalele componente ale unei baze de date Access.

2. La nivel fizic o bază de date Access este:


a a) un ansamblu de fişiere ce conţin obiectele bazei de date b) un fişier cu extensia .acc
c) un fişier cu extensia .mdb d) un fişier cu extensia .xls
e) câte un fişier .dbf pentru fiecare tabelă

3. Pentru crearea unei tabele în ACCESS din fereastra ACCESS se selectează:


a) Table, Design b) Table, New c) Table, Open d) Forms, Design

4. Pentru crearea unui raport în ACCESS care foloseşte date din mai multe tabele se va proceda
astfel:
a) Se va crea câte un formular pentru fiecare tabelă
b) Se proiectează raportul în modul Design view cu specificarea tabelelor utilizate
c) Se crează o interogare corespunzătoare raportului şi apoi se proiectează raportul utilizând
acea interogare

5. Prima operaţie care se efectuează la crearea unei baze de date în Access ce conţine 3 tabele
poate fi:
a) se crează cele 3 tabele b) se crează o bază de date goală c) se lansează Database Wizard

6. Să se creeze o bază de date Access ce conţine tabelele Personal, Pontaj, Retineri, şi raportul
Salarii, pentru calculul salariilor personalului angajat al unei firme.

95