Enterprise Resource Planning (ERP) reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii proceselor, dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP este considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economic i tehnologia informaional. Un studiu al pieei ERP realizat de revista Computer Economics indic un procent de 20% pentru organizaiile care au deja instalate suite integrate, n toate ramurile de activitate, predominante fiind cele cu activitate de producie. Acelai studiu relev c popularitatea subiectului se va menine la aceleai cote ridicate, n condiiile n care 34% din firmele chestionate deruleaz un proiect ERP ori sunt n faza incipient a unui astfel de proiect. Proiectele ERP sunt adesea asociate cu modificri organizaionale iimportante, n sensul mbuntirii modului de desfurare a activitii, ceea ce literatura de specialitate a consacrat sub numele Business Process Reengineering (BPR), adic Reproiectarea Proceselor Economice. Deoarece sistemele ERP ofer integrarea, este evident c ele reprezint mult mai mult dect proiecte software. Dincolo de schimbrile tehnologice, de infrastructur, beneficiile importante ale ERP deriv tocmai din schimbrile la nivelul proceselor economice, al structurii organizaionale, al rolurilor i deprinderilor membrilor organizaiei, ca i din activitile de management al cunotinelor. Costurile, concretizate n software, hardware, consultan i instruire sunt mult mai mari dect ale altor proiecte de aceeai anvergur: este obinuit ca o firm mare s aloce unui proiect ERP un buget de 100 milioane USD. Productorii soluiilor sunt de civa ani ntr-un proces de cercetare i adoptare n soluiile proprii a platformelor e-business. Mai exact, din 1999, clasicele ERP-uri au mbrcat o hain nou, fiind rescrise i transformate esenial pentru a cuprinde toate avantajele Internet i, implicit, pentru a furniza noi funcionaliti pe Internet, n 2000, au fost lansate pe pia suite e-business ERP. Subiectul este completat cu dou capitole de maxim actualitate unde integrarea este cercetat "mai departe" pn la nivelul pieelor i corporaiilor electronice prin aplicaii "la mod": Supply Chain Management, Enterprise Application Integration, Enterprise Service Bus, Business Process Management, Business Process Integration, Enterprise Nervous System. 4 Pachetele Enterprise Resource Planning au devenit n anii '90 o prezen obinuit n marile corporaii i n companiile multinaionale. A doua jumtate a ultimului deceniu din secolul XX a nsemnat deschiderea lor i pentru segmentul ntreprinderilor medii i mici. Iniiativa generalizrii lor a determinat amplificarea popularitii i a discuiilor din literatura de specialitate, iar primii ani din actualul secol XXI confirm importana acestui fenomen. Creterea i succesul implementrilor n noul mileniu depind de msura n care suitele tradiionale se pot extinde i integra module din categoria Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Business Intelligence (Bl) sau alte aplicaii specifice Internet. Existena firmelor pe pieele electronice devine o necesitate. ntr-o definiie orientat tehnologic, ERP reprezint un sistem informaional contabil bazat pe interfee grafice utilizator, baze de date relaionale, limbaje de generaia a IV-a, instrumente CASE i arhitectur client/server. Totui, a fost unanim opinia c, dei tehnologia este esenial n realizarea ERP, definiia trebuie s reliefeze ariile funcionale acoperite: contabilitate, producie, vnzare, aprovizionare, stocuri, control de calitate etc. Astfel, sistemele ERP sunt pachete de aplicaii formate din mai multe module care sprijin toate ariile funcionale: planificare, producie, vnzare, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service i ntreinere, logistic i e-business. Arhitectura sistemului faciliteaz integrarea transparent a modulelor, asigurnd fluxul informaiilor ntre toate funciunile ntreprinderii ntr-o manier extrem de transparent. Alegerea sistemului ERP potrivit permite beneficiarului s implementeze un sistem integrat unic, prin nlocuirea sau reproiectarea sistemelor funcionale existente. ERP const din module software care acoper toate ariile funcionale, structurate ca de exemplu: marketing i vnzri, service, proiectare i dezvoltare de produs, producie i controlul stocurilor, aprovizionare, distribuie, resurse umane, finane i contabilitate, servicii informatice. Integrarea acestor module este realizat fr duplicarea informaiilor, cu ajutorul noilor tehnologii de baze de date i al reelelor de calculatoare.
Datele reprezint fundaia unui sistem ERP. Baza de date reprezint un depozit central pentru stocarea i organizarea datelor. Oferta de baze de date comerciale este mai restrns n comparaie cu oferta suitelor ERP: sunt 20 de platforme de baze de date la sute de aplicaii de tip ERP. Puini sunt furnizorii ERP care au avut succes n dezvoltarea propriilor platforme de baze de date. Aceast strategie este mai rar ntlnit, deoarece presupune un efort susinut pentru a contracara avantajele oferite de platformele dezvoltate de firme specializate, deja testate i cunoscute pe pia.
Programele realizeaz legtura ntre bazele de date i funcionalitile deservite. Altfel spus, funcionalitatea este atins prin interaciunea dintre programe i bazele de date. Programele asigur culegerea datelor, validarea, prelucrarea i transferul lor, ca i exportul datelor ctre alte medii. Pentru a obine informaiile cerute, programele preiau date din bazele de date create prin alte programe, dar i din alte surse. Astfel, datele pot fi introduse de 5 operatori, de la tastatur ori prin preluare direct (scanarea codurilor bar, spre exemplu). Interfeele devin tot mai importante, o dat cu dezvoltrile tehnologice, deoarece asigur comunicarea mai uoar ntre diferite medii. Prin interfee adecvate, programele pot prelua date i din alte surse: Internet, Electronic Data Interchange (EDI), echipamente de producie, alte programe de aplicaii
Rezultatele prelucrrii sunt oferite utilizatorilor sub form de rapoarte, fie afiate pe ecranul monitorului (display-uri), fie tiprite la imprimant, dar i sub form de fiiere, care pot fi exportate i prelucrate cu ajutorul altor medii de lucru. Prima modalitate de furnizare a rezultatelor - pe ecran - are avantajul interactivitii: actualele sisteme ERP au dobndit tot mai mult flexibilitate. Informaiile afiate pe ecran sunt diferite n funcie de tipul de utilizator care le solicit i pot fi chiar personalizate pentru fiecare utilizator n parte. Astfel, dup delimitarea cmpurilor de date solicitate, pot fi operate selecii asupra acestora, sunt posibile sortri dup criterii diferite i pot fi stabilite niveluri de sumarizare (totaluri, alte calcule). Pe de alt parte, afiarea difereniat a informaiilor pe categorii de utilizatori este un aspect impus de politica de securitate a datelor n cadrul organizaiei, n sistemele ERP de ultim generaie sunt incluse form-uri (formulare) care afieaz informaiile ntr-o interfa grafic, cu un mod simplu i intuitiv de operare. Utilizatorul poate obine ad-hoc i interactiv informaiile dorite. Din punct de vedere tehnic, este vorba n primul rnd de programarea soft, care a nlocuit programarea hard. Aceasta permitea scrierea de programe fixe ca i funcionalitate, n care opiunile sunt limitate la cele avute n vedere iniial. Programarea soft a devenit posibil o dat cu generalizarea interfeelor grafice utilizator i se combin cu programarea vizual i cea dirijat de evenimente, n acest mod a fost mbuntit flexibilitatea aplicaiilor, nu numai pentru ieiri, ci i pentru intrri i prelucrri de date: acelai program poate fi operat n mod diferit de ctre utilizatori diferii.
n ce privete rapoartele, pe lng posibilitatea de parametrizare a acestora, sistemele ERP au un generator de rapoarte, cu ajutorul cruia pot fi construite noi rapoarte, ce nu au fost prevzute n cerinele iniiale. Cel mai des ntlnit este formatul tabelar (Excel, Lotus 1-2-3 etc.), care poate fi salvat i exploatat mai apoi cu ajutorul spreadsheet-ului (pentru analize complexe asupra datelor, calcule suplimentare, grafice). Aceast opiune de export este deosebit de important n sporirea funcionalitii de ansamblu a sistemelor ERP, deoarece elimin cererile de modificare ulterioar a aplicaiilor din partea beneficiarilor. n fine, sistemele ERP pot genera ca ieiri diferite documente, cu form i coninut standard: facturi, avize de expediie, NIR-uri, comenzi etc. Dac n primele sisteme ERP, nu era posibil configurarea documentelor de ieire n forma dorit (firmele fiind nevoite s modifice formatele), sistemele actuale ofer diverse soluii pentru obinerea ieirilor n formatul dorit. Sunt utilizate instrumente de proiectare third-party pentru flexibilitate n definirea ieirilor. Majoritatea ofer faciliti grafice, pentru utilizarea nsemnelor firmei (logo/antet specific). 6 Un alt element conceptual de baz al sistemelor ERP l constituie fluxurile de procese sau fluxuri de tranzacii (workflow). Ele ilustreaz desfurarea unui anume proces funcional, cum ar fi calculul, nregistrarea i plata salariilor n cadrul sistemului ERP. Aplicaiile workflow se refer la modul n care aplicaia reflect un flux de procese economice dintr-o arie funcional. Dei tipologia acestor aplicaii este mai ampl, doar dou tipuri avem n vedere pentru subiectul crii de fa: funcionale (specifice unei funciuni) i inter funcionale, care implic activiti ce se regsesc n dou sau mai multe funciuni. Abordarea pe procese este superioar celei funcionale, deoarece activitile se desfoar nu doar n cadrul unei funciuni, ci adesea traverseaz" mai multe domenii funcionale. n cea mai simpl accepiune, workflow definete, creeaz i supravegheaz execuia fluxurilor de lucru prin intermediul unui software specializat. Cea mai important caracteristic este flexibilitatea, care permite adaptarea uoar a fluxurilor din sistem la fluxurile proceselor economice din organizaie. Unele sisteme ERP includ un modul funcional pentru stabilirea i gestionarea fluxurilor de activiti specifice fiecrei organizaii.
Principalele caracteristici ale sistemelor ERP sunt: - sunt pachete software proiectate n medii client/server; - prelucreaz majoritatea tranzaciilor organizaiei; - integreaz i unific procesele economice; - utilizeaz o baz de date la nivelul organizaiei, n care datele sunt introduse o singur dat; - permit accesul la date n timp real; - ofer suport multivalut i multilingv; - sunt adaptate specificului dat de ramura n care opereaz organizaiile (diferite ramuri industriale, servicii, comer, bnci, sntate etc.); - permit realizarea de adaptri fr intervenia programatorilor.
1.1 Avantajele sistemelor ERP
Beneficiile i avantajele unui sistem ERP sunt: - informaii online / n timp real pentru toate ariile funcionale ale unei organizaii; - standardizarea datelor i acuratee la nivel de ntreprindere; - aplicaiile includ "cele mai bune practici" din industria respectiv; - eficiena pe care o nregistreaz compania; - analizele i rapoartele ce pot fi folosite la planificri pe termen lung; - Informaia este introdus n sistem o singur dat; - Oblig la folosirea "celor mai bune practici" din industrie; - Permite personalizri; - Furnizeaz funcionaliti pentru interaciunea cu alte module; - Furnizeaz instrumente de raportare managerial diversificate.
7 Descrierea avantajelor Avantaj Mod de concretizare Informaii de calitate Baz de date unic (date consistente i corecte), rapoarte mbuntite Evitarea redundanei datelor i operaiunilor Baza de date unic elimin operaiile repetitive de actualizare (introducere i modificare) Scderea timpului de rspuns Rapoarte i informaii ad-hoc oferite de sistem Adaptabilitate Schimbrile n procesele economice se reconfigureaz uor n sistemul ERP Scalabilitate Structura modular a sistemului faciliteaz adugarea de noi componente Sistem de ntreinere mbuntit Contractul de ntreinere pe termen lung cu furnizorul ERP nu este facultativ, ci face parte din proiectul ERP Dimensiune colaborativ Module precum CRM sau SCM extind i deschid sistemul ctre furnizori i clieni Deschidere ctre e- business Arhitectura sistemelor ERP permite integrarea noilor tipuri de aplicaii e-business
1.2 Dezavantaje
Majoritatea problemelor pe care le ntlnim la sistemele ERP sunt urmate de investiii inadecvate n ceea ce privete personalul implicat n training, inclusiv schimbrile implementate i testele, att articolele lips a politicii incorporate protectoare a integritii datelor n sistemele ERP ct i regulile de folosire.
Restriciile ERP-ului includ: Succesul depinde de aptitudinile i experiena forei de munc, inclusiv training- ul despre cum s facem s funcioneze bine sistemul. Multe companii reduc cheltuielile, minimaliznd bugetul pentru pregtire. n particular, deintorii micilor ntreprinderi folosesc pentru sistemul lor ERP un personal cu educaia insuficient n ceea ce privesc regulile de funcionare a sistemului n general, cum ar fi baza APICS i n particular cum pachetul de vnzare ERP este folosit. Sistemele pot fi dificil de utilizat i sunt, uneori, etichetate ca fiind prea rigide si neadaptabile personalului din compania respectiv i genului de afacere. Securitatea computerelor au legtura cu noutile, de exemplu cnd ntrebi un nespecialist n programare cum s modifice o baz de date a companiei care cer un anumit audit a schimbrilor cu standarde normale. Sistemul poate suferi de problem de genul legtur slab- poate fi lipsit de rezultate la un departament sau la unul dintre parteneri i poate afecta celelalte relaii. Majoritatea legturilor integrate au nevoie de exactitate n alte aplicaii ca s lucreze eficient. mpotrivirea n a trimite informaii ntre departamente poate reduce eficiena softului. Mai sunt ntlnite, de asemenea, la parteneriate probleme de compatibilitatea a sistemelor. 8
1.3 Caracteristicile soluiilor ERP
n general soluiile de acest tip acoper ntreaga activitate economic a unei companii. Gestioneaz att relaiile cu furnizorii, activitatea de aprovizionare, depozitarea, fluxurile de producie, controlul calitii, desfacerea ct i activitatea economico-financiara a companiei. Nu sunt excluse nici operaiunile de salarizare, resurse umane. Un sistem ERP se deosebete de orice alte sisteme prin cteva concepte care stau la baza construciei lor i fac din acestea unelte de baz ntr-o economie competitiv. Dintre acestea le menionam pe cele mai importante: - modul unitar de organizare a datelor; - integrarea tuturor funcionalitilor disponibile n cadrul sistemului (gestiune contabil i financiar, producie, aprovizionare, vnzare, salarizare, etc.); - extensibilitate - orice ERP permite extinderea prin adugare de noi funcionaliti; - posibilitatea de adaptare pentru orice procese economice; - posibilitatea de modificare a proceselor n ton cu modificarea legislativ; - analiza financiar-contabil multidimensional (pe proiecte, tip de activitatea, etc.); - definirea, bugetarea i urmrirea execuiei bugetelor; - raportare adaptat necesitilor i tipului de afacere; - raportare contabil folosind mai multe sisteme (IAS,GAAP); - posibilitatea de a gestiona un grup de companii; - posibilitatea de consolidare a mai multor companii dintr-un grup. Una dintre situaiile n care un sistem ERP mbuntete activitatea este modul de preluare a comenzilor clienilor. Acestea sunt nregistrate ntr-un sistem unic. Toate persoanele implicate n preluarea, facturarea i transportul aferente comenzii pot vedea aceleai informaii. Este eliminat factorul uman care ar trebui n lipsa unui ERP s reintroduc aceleai date de mai multe ori n diverse module software disparate. Probabilitatea de a lucra cu date eronate este foarte mult redus. Practic un ERP permite tuturor acelora implicai n activitatea companiei din diferite departamente i locaii s lucreze folosind un sistem unitar. Intervenia unei persoane asupra unor date are efecte multiple n sistem, ceea ce face ca mai trziu orice utilizator care are nevoie de acea informaie s o regseasc ntr-o form actualizat. Comunicare n companie se realizeaz mult mai eficient i cu date sigure. ERUp-ul standardizeaz modul n care se desfoar activitile n companie. Implementarea unui astfel de sistem este unul dintre primii pai pe care trebuie s i fac o companie pentru a putea adera la o certificare ISO. Pentru c cifrele urmtoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluii ERP: - reducerea stocurilor - 18% ;l - reducerea costurilor cu materiale - 5% ; 9 - reducerea costurilor adiionale/salarii - 8%; - creterea vnzrilor i a satisfaciei clienilor - 12%; - mbuntirea controlului financiar contabil - 16%. Producia este cel mai important proces n lanul valorii ntr-o ntreprindere productoare, iar calitatea i competitivitatea pe pia a produselor rezultate din procesul de producie este esenial. Pentru ndeplinirea acestor deziderate este esenial eficiena sistemului informatic de gestiune a activitii. Numai implementarea unei soluii informatice perfect modelate pe specificul activitilor unei ntreprinderi productoare poate asigura premisele competitivitii acesteia. Justificarea investiiei ntr-un sistem ERP: - Eficientizarea ntreprinderii; - Standardizarea proceselor economice; - Eliminarea insulelor informaionale; - Modularitate i arhitectur deschis, care faciliteaz adoptarea tehnologiilor viitoare .
Costurile implementrii unui ERP Cnd vorbim de costurile unui ERP ne referim de fapt la costurile tuturor aciunilor pe care compania trebuie s le execute pentru a avea un proiect de succes. n literatura de specialitate se vorbete de TCO (total cost of ownership). n aceste costuri sunt incluse licene, instalri, configurri, training utilizatori, integrare aplicaii, etc. Pe plan local (n Romnia) putem vorbi costuri TCO care pornesc de la 50 mii i 500 milioane Euro. Limita superioar este atins doar de companiile mari multinaionale. Limita inferioar reprezint un buget minim pe care o companie trebuie s l aloce atunci cnd dorete s investeasc ntr-un ERP. Riscul de a avea un proiect euat atunci cnd se alege o soluie doar dup pre, din pcate, n Romnia este foarte mare. Este de preferat ca n cazul n care nu se pot gsi surse interne de finanare s se apeleze la o companie specializat n finanarea proiectelor IT&C. Durata implementrii unui ERP n general cnd vorbim de companii medii din Romnia timpul de implementare este strns legat de gradul i nevoia de adaptare a aplicaiei la nevoile companiei. Se mai observ o accentuat legtur ntre acest timp i gradul n care managementul companiei i utilizatorii aplicaiei se implic n reuita proiectului. n general acest interval variaz foarte mult situndu-se ntre 3-4 luni i 10-12 luni.
Ca orice proiect exist probabilitatea ca acesta s eueze. Modul n care sunt eliminate riscurile proiectului pot micora sau mri aceast probabilitate. Conteaz foarte mult modul n care se implic echipa de implementare, comunicarea ntre echipa furnizorului i a beneficiarului, motivaia viitorilor utilizatori i altele.
10
2 PREZENTARE SAP
2.1 Elemente introductive
Ca rspuns la creterea complexitii i a volumului sarcinilor manageriale au aprut o serie de aplicaii pentru gestionarea n timp util a multitudinii de date legate de administrarea afacerilor. Pe de o parte exist un volum imens de date legate de orice aspect i detaliu al unei afaceri, produse, echipamente, pe de alt parte este nevoie de luarea unor decizii manageriale n timp util, preferabil ct mai scurt. Deciziile luate trebuie s fie compatibile cu aspectele concrete ale afacerii i n acelai timp transformarea lor n aciuni precise i corecte s se fac ct mai rapid. innd cont de aceste deziderate i de continua evoluia a domeniului IT aceasta a nceput s fie realizabil ntr-un grad din ce n ce mai mare. Instrumentele software i echipamentele existau deja dar nu erau integrate pentru a funciona ca un tot. Acest lucru a ncercat i n parte l-a reuit aplicaiile integrate SAP. Prima versiune a SAP R/1 realiza gestionarea automat a contabilitii firmelor. Litera R provine de la faptul c aplicaia oferea o procesare n timp Real a datelor. n anii 70 a aprut versiunea R/2. SAP R/2 constituia un pachet de aplicaii software pentru gestionarea afacerilor implementate pe mainframe. Aceast versiune a avut mult succes n anii 80 i nceputul anilor 90. A fost folosit ndeosebi de marile companii europene multinaionale care aveau nevoie de procesarea n timp real a datelor cu posibiliti de folosirea simultan a mai multor sisteme monetare i a mai multor limbi. Odat cu SAP R/3 s-a implementat o arhitectur client-server ce a permis folosirea de platforme i sisteme de operare diverse. Aceast versiune a fost lansat n iulie 1992. Prin facilitile i puterea de integrare ce o oferea, SAP a ajuns s domine piaa aplicaiilor software pentru mediul afacerilor n urmtorii 10 ani. Mai jos este un grafic al evoluiei SAP n cursul anilor:
Anul 1972 1979 1992 1999/2000 2002/2003
Versiune SAP R/1 R/2 Mainframe R/3 Client/Server mySAP.com One-Step Business mySAP Business Suite SAP NetWeaver Venituri 0.3 mil. 5.1 mil. 424 mil. 6,265 md. 7,4 md. Nr.Angajai 9 60 3200 25000 28654 Nr.Clieni - 50 2800 15000 19300 Nr.de ri - 2 35 120 120+ 11
2.2 Organizarea SAP
innd cont de multitudinea de domenii economice n care se aplic soluiile SAP, ca de altfel i mulimea de departamente interne ale unei companii conectate prin SAP, era de ateptat ca SAP s capete o organizare modular pentru a fi ct mai flexibil i eficient. Astfel SAP conine urmtoarele module: - Finane i Conducere(FICO); - Resurse umane (HR); - Managementul materialelor(MM); - Vnzare i distribuie(SD); - Planificarea produciei (PP). Aceste module conin la rndul alte module, exist chiar minimodule independente. Iat o list de astfel de module secundare:
- FI-AP contabilizare ieiri(pli); - FI-AR contabilizare intrri; - FI-FM managementul fondurilor; - FI-CA contabilizare contract; - CO-PA - analiza profitului; - CO-PC costul produsului; - AM managementul activelor; - PS sistemul proiectului; - FS asigurri; - IS soluii pentru medii industriale; - IS-ADEC industria aerospaial i de aprare; - IS-AFS mbrcminte i nclminte; - IS-B aplicaii bancare; - IS-BEV industria buturilor; - IS-DFS industria aprrii i securitii; - IS-H managementul spitalelor; - IS-HER managementul instituiilor de nvmnt superior; - IS-M industria media; - IS-MIN industria minier; - IS-MP industria de morrit; - IS-OIL industria de extracie, prelucrare a petrolului; - IS-PS managementul sectorului public; - IS-T managementul telecomunicaiilor; - HR-PA administrarea personalului; - HR-PB recrutarea personalului; - HR-PD pregtirea personalului; - HR-PY plata personalului; - QM managementul calitii; - SD vnzri i distribuie; - WM managementul depozitelor. 12
Aceste module cu toate c pot funciona individual au i posibiliti de interconectare. O implementare SAP dei este costisitoare att financiar ct i logistic ofer o serie de avantaje nete. n primul rnd un avantaj ar fi experiena i resursele de management puse la dispoziie de SAP, altul secundar este c valoarea afacerii i a companiei crete n urma crerii unui sistem integrat de gestionare. Soluiile SAP devin cu adevrat avantajoase pentru marile companii naionale i multinaionale i mai puin pentru companiile mici i mijlocii.
2.3 Tehnologii puse la dispoziie de SAP
SAP R/3 este o aplicaie bazat pe interaciunea client-server. Nivelul de prezentare sau client constituie un mod de interfaare cu aplicaia. Nivelul aplicaie abordeaz toate operaiile legate de procesarea logic a datelor i nivelul baz de date nregistreaz i pstreaz toate informaiile despre sistemul integrat, inclusiv tranzaciile i configurarea datelor. Aplicaiile din SAP R/3 sunt realizate ntr-un limbaj specific propriu, numit ABAP( Advanced Business Application Programming Programarea avansat a aplicaiilor de afaceri). Versiunea ABAP/4 constituie un limbaj de generaia a patra (4GL), orientat spre crearea de aplicaii simple dar puternice. n plus R/3 mai ofer i un mediu complet de dezvoltare de aplicaii. n acest mediu se pot modifica aplicaii SAP deja existente pe lng crearea de aplicaii cu totul noi. Interaciunea n ABAP cu bazele de date se face sub forma unor comenzi Open SQL. Alt aspect al mediului SAP este posibilitatea de lucru cu interfee grafice. Totodat pentru a oferi un suport deplin n organizarea i gestionarea elementelor de program i de interfa s-a implementat conceptul de obiect n ABAP. Partea cu adevrat dificil din ABAP este implementarea de soluii specifice. n aceast privin doua aspecte trebuie avute n vedere: - configurarea i adaptarea la structura managerial i la specificul economic al companiei. Astfel diferite companiei dei cu profil asemntor de activitate pot avea o structur a bazelor de date i a interfarii lor diferit. - extensii ce in de comunicarea de informaii ntre sisteme. Aceasta presupune dezvoltarea de cod n ABAP prin care s se precizeze ce date s fie accesibile prin mijloace de interfaare ctre alte sisteme, ce informaii sunt relevante dintr-un sistem pentru activitatea altui sistem.
innd cont de complexitatea implementrii, companiile sunt nevoite s recruteze consultani SAP bine pregtii pentru a realiza sarcina. Implementarea trebuie s in cont de specificul companiei, de ce are compania nevoie dar i de resursele de care aceasta dispune.
13
2.4 SAP NetWeaver
Una din cele mai noi aplicaii de la SAP este SAP NeatWeaver. Aceasta ofer acea gam de soluii specifice aplicaiilor integrate care permite lucrul n comun inter- comunicarea dintre module, construirea de aplicaii avnd drept baz alte aplicaii, prin aceasta urmrindu-se reducerea costurilor crerii de aplicaii pentru gestionarea afacerilor. Aplicaia SAP presupune conlucrarea a patru aspecte principale: - integrarea persoanelor n cadrul acesteia se urmrete: - accesul la informaie pe canale multiple; - crearea unui portal; - colaborare ; - integrarea informaiilor: - informaii despre specificul afacerii i administrare afacerilor n general; - informaii i cunotine despre mecanismele afacerii; - managementul datelor principale; - integrarea proceselor: - broker pentru integrarea proceselor; - managementul proceselor din afacere; - platforma aplicaiei: - J2EE (Java 2 Platform Enterprise Edition); - ABAP ; - Abstractizarea (acces nediscriminativ) pentru un tip larg da baze de date i sisteme de operare.
SAP pune la dispoziie urmtoarele mijloace de integrare: - SAP Enterprise Portal Portal pentru companii; - SAP Mobile Infrastructure; - SAP Business Intelligence; - SAP Master Data Management; - SAP Exchange Infrastructure; - SAP Web Application Server;
Pe de alt parte pe lng serviciile prezentate anterior mai sunt puse la dispoziie i unelte de dezvoltare i management ca: - SAP NetWeaver Developer Studio; - SAP Visual Composer; - SAP Composite Application Framework; - SAP Solution Manager.
SAP Enterprise Portal (pe scurt SAP EP) permite utilizatorului s se concentreze asupra sarcinii ce o are de realizat prin punerea la dispoziie a tuturor resurselor i uneltelor necesare ntr-un singur program prin intermediul unui singur element de interfa. Astfel dei n mod normal ar fi nevoie de mai multe aplicaii pentru 14 ndeplinirea sarcinii, prin conceptul de portal implimentat de SAP EP sunt puse la dispoziii unelte specifice special realizate pentru realizarea sarcinii.
SAP Mobile Infrastructure (SAP MI) permite construirea unei interfee unificate ntre aplicaiile SAP i dispozitivele electronice mobile de genul celularelor, pagerelor, PDA-urilor. Deoarece n mod obinuit fiecare dispozitiv mobil are un mijloc specific de interfaare, realizarea unui modul care s-a treac peste diferene i s comunice informaia n mod unitar era necesara. Aplicaiile SAP MI sunt realizate n SAP NetWeaver Developer Studio i sunt destinate a fi rulate pe SAP Web AS sau pe dispozitive mobile. Pentru a realiza compatibilitate SAP MI folosete meta-date, adic date referitoare la funcionalitatea i elementele controlate de interfa i mai puin cele legate de aspect i un anumit mod de deservire al comenzilor prin acea interfa.
SAP Business Intelligence (SAP BI) permite punerea n comun i interaciunea dintre informaie, capaciti de analiz a informaiei i mijloace de facilitare a nelegerii, i de asemenea posibilitate de a informa i pe alii interesai de lucrurile ce au fost observate prin intermediul acestui serviciu. Practic acest serviciu permite accesul la un depozit de date care pstreaz datele ntr-o form normalizat, i extragerea informaiilor dorite ntr-o form interactiv, form ce permite interogri complexe.(aa numitele InfoCubes).
SAP Master Data Management (SAP MDM) lucreaz tot asupra depozitelor de date permind c informaii nespecifice, folosite n mai multe module SAP s fie armonizate pentru evitarea contradiciilor ntre baze de date, sau informaiilor eronate sau incomplete. Reducerea informaiilor eronate duce la scderea costurilor de meninere i administrare a sistemelor integrate. Dac serviciul precedent doar exploata o baz de date, acest serviciu supravegheaz i menine o baz de date ntr-o stare buna de sntate.(aa-zisa rezolvare a inconsistenelor). i acest serviciu lucreaz pe SAP Web AS.
SAP Exchange Infrastructure (SAP XI) se ocup cu gestionarea schimbului de informaii dintre module, servicii etc. din cadrul SAP. Acest serviciu realizeaz un transfer securizat i perfect compatibil ntre modulele SAP. Pe lng gestionarea transferului se mai ocup i de convertirea diferitelor formate de date transmise n formate compatibile interschimbabile. Permite un grad ridicat de automatizarea a rspunsurilor i transferurilor ca i o configurabilitate deosebit a oricrui aspect sau comportament. De asemenea mai permite folosirea de servicii Web de tipul trimiterii i primirii de masaje.
SAP Web Application Server(SAP Web AS) este elementul fundamental din structura lui SAP NetWeaver. n momentul n care se dezvolt o aplicaie aceasta se creeaz n totalitate prin SAP NetWeaver Developer Studio, dar cnd se ruleaz execuia ei se face prin SAP Web AS. Acest serviciu suport n acelai tip dou limbaje JAVA (versiune J2EE 1.3) i ABAP. Mai permite, printre altele, construirea de pagini Web i creare i meninerea de servicii Web. Un alt aspect este compatibilitatea cu 15 mediul SAP Web Dynpro ce permite crearea de interfee prin modelare i generare de cod.
2.4.1 I In ns st tr ru um me en nt te e d de e d de ez zv vo ol lt ta ar re e S SA AP P
SAP NetWeaver Developer Studio reprezint instrumentul principal pentru dezvoltare de aplicaii. Se bazeaz pe Eclipse care este un pachet de unelte pentru crearea de unelte de dezvoltare. Eclipse a fost creat de IBM, i muli productori de software l-au adoptat printre care i SAP. Aceast unealt permite dezvoltare de aplicaii n Java i asigur de asemenea i posibiliti de creare de servicii Web. Nucleul Java din cadrul acestei unelte se numete JDI (Jave Development Infrastructure). Acesta pune la dispoziie un dicionare pentru tipuri de date i definiii din Java, urmrete legturile dintre module, reconstruiete automat bibliotecile. Un alt aspect important din aceast unealt este SAP Web Dynpro care permite programatorilor fr folosirea limbajului Java s specifice aspectul i comportamentul interfeei. n mod asemntor aceast unealt mai dispune i de capacitatea de a crea i configura interfee pentru dispozitive mobile i wireless.
SAP Composite Application Framework (SAP CAF) este un instrument de creare i modificare de aplicaii bazate pe serviciile oferite de alte aplicaii. Acest mod de creare de aplicaii are avantajul economiei de timp prin reutilizarea codului unor aplicaii deja existente n alte medii. Aceast unealt permite crearea de aplicaii prin folosire modelrii bazate pe roluri i pe procese. O caracteristic a SAP CAF este folosirea unor obiecte flexibile numite proceduri ghidate prin care utilizatorul este ndrumat n specificarea pas cu pas a procesului. Mai permite interaciunea cu MySAP Business Suite prin intermediul unei interfee pentru accesul obiectual. Pe lng aceast interaciune mai este permis i alte interaciuni cu aplicaii din afara SAP. Pentru a realiza toate acestea SAP CAF are o colecie de metadate care descriu obiectele, rolurile, interfeele utilizator ca de altfel i relaiile dintre acestea. Pe baza acestora se genereaz codul interpretabil de SAP Web AS. Aceste metadate pot genera prin prelucrare sute i mii de linii de cod.
SAP Solution Manager permite inerea evidenei versiunilor codului instalat, separarea configurrilor locale de nucleul produsului, permite crearea unor pachete de aplicaii cu interfa de instalare, mai mult permite realizarea de patch-uri i upgrade-uri pentru aplicaiile deja create i instalate. Orice element nou, semnificativ, odat finalizat, poate fi transformat n pachet i trimis sub aceast form celor ce l folosesc.
2.4.2 I In ns st ta al la ar re ea a a ap pl li ic ca a i ie ei i S SA AP P
Pentru a putea beneficia de mediul de programare SAP, i n particular de editorul i compilatorul de ABAP trebuie instalat o versiune de SAP, n particular SAP NetWeaver 2004 care este un pachet complet de aplicaii integrate SAP. Deoarece costul unei licene este prohibitiv pentru cineva care doar vrea s se iniieze sau sa-i fac o prere despre mediu, SAP pune la dispoziie online o versiune trial a mediului i 16 multe alte aplicaii demonstratative sau trial. Aceast versiune are o perioad de funcionare pe 90 de zile. Adic n acest interval funcioneaz aproape ca o aplicaie cu licen, singurul inconvenient este existena doar a trei utilizatori definii anterior de SAP. Fiierele ce se descarc de pe site au dimensiuni considerabile, sunt n numr de dou i au dimensiunea total de 2,5GB. Mai nti trebuie creat un cont intrnd la adresa www.sdn.sap.com . Dup completarea unui formular online se va furniza numele utilizatorului i parola printr-un email trimis ctre adresa de email din formular. Intrnd pe adresa www.sdn.sap.com/irj/sdn/nw-downloads se poate specifica descrcare unei versiuni trial pentru ABAP pe linkul SAP NetWeaver 7.0 (2004s) - ABAP Trial Version . Odat descrcate aceste dou fiiere, urmeaz dezarhivarea lor ntr-un acelai director. n subdirectorul -Image- din structura dezarhivat se ruleaz setup.exe-. Instalarea va dura cam vreo or n condiii favorabile. Dup terminarea acestei instalri din directorul sapgui- se ruleaz fiierul sapguisetup.exe-. Fiecare instalare trebuie nsoit obligatoriu de o repornire a calculatorului. Prin rularea fiierului html start.htm se ncarc o pagin web cu detalierea pas cu pas a instalrii. De remarcat cerinele de sistem care sunt: - Sistem de operare Windows XP ( SP2 ) sau Windows Server 2003; - Numele de host nu trebuie s depeasc 13 caractere; - Sistem de organizare fiiere NTFS; - Browser internet minim Internet Explorer 5.5 sau Firefox 1.0; - Cel puin 1GB de RAM; - Procesor cel puin Intel Pentium III sau echivalent la 1.1GHz; - 22 GB spaiu liber pe hard disk n momentul instalrii i 10GB permanent; - Monitor de nalt rezoluie (minim 1024x768, 256 de culori); - Nu trebuie s existe alte versiuni de SAP instalate.
Dac aceste condiii au fost ndeplinite, dup cele dou instalri se poate trece configurarea logrii astfel: 1. Se ruleaz -Start Application Server- din Start > Programs > SAP NetWeaver 7.0 ABAP Trial Version > NSP; 2. Dac serverul de aplicaie a fost pornit se ruleaz SAP Logon- din Start > Programs > SAP Front End; 3. Din tabul Systems- se alege New Item-; 4. Din fereastra Create New System Entry- se d Next-; 5. Se completeaz cmpurile astfel Description = NSP local, -Application Server = localhost,-System Number = 00, -System ID = NSP; 6. Se apas Finish-.
Pentru a instala o nou licen se procedeaz astfel:
1. Se face logarea din fereastra SAP Logon prin apsarea butonului Log on-. 2. Se face logare n fereastra ce apare ca User- se va specifica SAP* iar ca parol minisap 3. n arborele de meniuri se va alege din Favorites- Administer SAP Licenses-. 17 4. Se apas butonul -Old Licenses- i apoi butonul Install -. 5. n fereastra Install Old License- se copie numrul din system i data expirrii(Expires On) i cheia (Key) dintr-un email de confirmare a licenei primit anterior. 6. Pentru a primi acest email se intr la adresa http://service.sap.com/sap/bc/bsp/spn/minisap/minisap.htm. i se completeaz un formular dup ctva timp un sfert sau a jumtate de or se primete emailul n care se specific datele pentru licen.
Pentru a dezinstala aplicaia mai nti se oprete Serverul de aplicaie cu rularea Stop Application Server- i apoi din acelai grup de programe se alege Uninstall-.
18
3 LIMBAJUL DE PROGRAMARE ABAP
3.1 Etapele crerii unui program de ABAP n SAP
Din pcate n ceea ce privete realizarea i testarea programelor de ABAP sunt puine opiuni, i nu o multitudine de medii i compilatoare freeware cum sunt pentru programarea C i vizual. Totui exist vreo cteva opiuni de editoare ABAP cu verificarea de sintax dar limitate ca funcionalitate. O versiune incluznd i un compilator cu posibiliti medii de creare de aplicaii este practic inexistent. Singura posibilitate este folosirea kit-urilor puse la dispoziie de SAP, dar pentru ca versiunea s fie funcional este necesar instalarea a numeroase module i opiuni ce permit n final o programare complet prin ABAP. Totui ca mod de organizare i de structurare ABAP are o structur relativ uor de stpnit. Are un nivel ce poate fi deprins uor un aa zis nivel procedural de baz asemntor primului nivel din C , un nivel mai avansat n care se lucreaz cu obiecte similar nivelului C++ ca dificultate sau complexitate, i un nivel avansat de lucru cu obiecte de interfa i ferestre i streamuri comparabil cu Visual C sau orice alt mediu vizual. Pentru nceput se dorete deprindere primului nivel i nu se abordeaz altele ntruct acesta n sine este destul de vast i nu chiar att de uor de stpnit. Pentru a crea o aplicaie orict de simpl n ABAP, i mai ales pentru a o testa este nevoie de un mediu de programare, editare. Acesta este oferit de SAP Netweaver 7.0 ABAP. Pentru a crea un program pornind de la zero sau doar pentru testarea unei secvene de cod, sau a flexibilitii limbajului trebuie parcurse n mod obligatoriu o serie de etape ce decurg una din alta i sunt obligatorii. Astfel sunt necesare urmtoarele etape (presupunnd c SAP a fost deja instalat i configurat): 1. Pornirea Serverului Aplicaiei prin rularea Start-Programs- SAP Netweaver 7.0 ABAP NSP Start Application Server; 2. Logarea la SAP prin rularea - Start-Programs - SAP Front End SAP Logon; 3. Din fereastra ce apare SAP Logon 710 din tabul Systems- se apas butonul de Log On-(Logare); 4. Se face logarea prin specificare numelui utilizatorului (pentru versiunea TRIAL se folosete BCUSER) i a parolei (pentru TRIAL este minisap) se apas apoi Enter; 5. Din arborele de meniuri SAP menu- se alege Tools- ABAP workbech- Devolopment User Interface SE38 ABAP Editor, se face dublu clic pe acesta din urm; 6. n fereastra ce apare se specifica numele noului program (nume ce obligatoriu trebuie s nceap cu Y, Z), se alege opiunea Source code- i se apas butonul ---Create-; 19 7. n fereastra ce apare se specific titlul programului(Title), tipul (Type = Executable Program), statutul (Status = Test Program), domeniul aplicaiei ( Application = Basis), se apas butonul Save; 8. n fereastra ce apare se apas butonul Local Object- i va aprea fereastra de editare a programului; 9. Se scrie programul dorit i se ruleaz cu F8 sau se verific sintaxa cu Ctrl + F2. 10. Programul se salveaz cu Ctrl + S sau din meniul principal Program-Save. 11. Pentru a ncrca un program deja scris se scrie numele acestuia n aceeai fereastr prin care se pot crea noi programe i se apas butonul Change-( acesta permite deschiderea cu posibiliti de modificare pe cnd Display- permite doar vizualizarea); 12. Se iese prin Program- Exit sau Shift + F3; 13. Se nchide fereastra i se face Log Out ( logarea pentru ieire); 14. Se nchide fereastra de logare i se ruleaz executabilul de oprire a Serverului Aplicaie prin Start-Programs- SAP Netweaver 7.0 ABAP NSP Stop Application Server.
3.2 Declararea variabilelor instruciunea DATA
Pentru a se declara variabile, structuri, vectori se poate folosi instruciune DATA. Aceasta poate avea urmtoarele variante: 1. DATA f. 2. DATA f(len). 3. DATA: BEGIN OF rec, ... END OF rec. 4. DATA: BEGIN OF itab OCCURS n, ... END OF itab. 5. DATA: BEGIN OF COMMON PART c, ... END OF COMMON PART.
Pentru prima variant este necesar una din urmtoarele completri:
1. ... TYPE typ 2. ... LIKE f1 3. ... TYPE typ OCCURS n 4. ... LIKE f1 OCCURS n 5. ... TYPE LINE OF itabtyp 6. ... LIKE LINE OF itab 7. ... VALUE lit 8. ... DECIMALS n 9. ... WITH HEADER LINE 20
Un exemplu tipic de declarare a unei variabile este:
DATA nume_var TYPE litera_tip.
Atunci cnd lipsete specificarea tipului se presupune automat c variabila este de tip caracter (C). Numele variabilei poate avea o lungime de maxim 30 de caractere i poate conine litere i cifre, dar trebuie s nceap cu o liter. Se mai poate folosi liniua de subliniere (underscore) n interiorul numelui variabilei. Tipurile de baz din ABAP sunt definite prin intermediul unor simboluri litera i sunt cele din tabelul urmtor:
Simbol Descriere tip Dimensiune n octei Valoare implicit C Caracter( sau ir de caractere) 1 Null N Text numeric 1 000000 D Dat(AAAALLZZ) 8 00000000 T Or(HHMMSS) 6 000000 X Tip hexazecimal 1 X00 I Numr ntreg 4 0 P Numr mpachetat 8 0 F Numr n virgul mobil 8 0.0
Exemple:
DATA ch TYPE C.
creeaz o dat de tip caracter cu numele ch.
DATA data_start TYPE D.
creeaz o variabil de tip dat calendaristic cu numele data_start.
Valorile de tip ntreg sunt valori ntregi ntre -2^31 to 2^(31-1) (adic ntre -2.147.483.648 i 2.147.483.647).
Valorile n virgul mobil au o precizie de maxim 15 zecimale i se ncadreaz n intervalul de la 1E-307 i 1E+308.
n cazul declaraiei de tipul:
DATA nume_var LIKE alt_nume_var.
Se declara variabila nume_var avnd acelai tip cu o variabil declarat anterior sau predeclarat - alt_nume_var.
21 n cazul declaraiei de tipul:
DATA nume_var TYPE nume_tip OCCURS n.
Se declar variabila nume_var ca fiind un vector cu n elemente de tipul nume_tip. Pe parcurs numrul elementelor din vector se poate modifica.
Exemplu:
TYPES: BEGIN OF TipStudent, nume(30) TYPE C, grupa(10) TYPE C, medie TYPE F, END OF TipStudend. DATA Studenti TYPE TipStudent OCCURS 20, UnStudent TYPE TipStudent.
Aceast secven de program declar o structur cu numele TipStudent, ce conine informaii referitoare la un student. Mai apoi se declar un tabel de tip TipStudent cu 20 de cmpuri i o variabil de tip TipStudent UnStudent. Se completeaz datele prin atribuire n variabila UnStudent i se adaug la variabil tip tabel Studeni cu ajutorul instruciunii APPEND.
n cazul declaraiei de tipul:
DATA nume_var LIKE nume_var OCCURS n.
Se declar o tabel cu nregistrri de tipul variabilei nume_var. Se aloc iniial n nregistrri pentru tabel.
n cazul declaraiei de tipul:
DATA nume_var TYPE LINE OF nume_tip_tabel.
Se declar o variabil a crui tip corespunde cu tipul unei nregistrri din tabelul specificat prin nume_tip_tabel.
O alt declaraie de date este urmtoarea: 22
DATA nume_var LIKE LINE OF nume_tabel.
Se declar o variabil avnd tipul unei nregistrri din variabila nume_tabel.
Pentru a specifica o valoare de iniializare se poate folosi:
DATA nume_var TYPE nume_tip VALUE val_initializare.
n general cnd se specific o iniializare se utilizeaz cuvntul cheie VALUE. Secvena de mai sus declar o variabil cu numele nume_var de tipul nume_tip i i atribuie valoare de iniializare val_initializare.
Exemple:
DATA numar TYPE I VALUE 1000, Nume(30) TYPE C VALUE Alexandru.
Pentru a specifica numrul de zecimale pentru o variabil de tip P se folosete:
DECIMALS n.
, unde n specific numrul de zecimale, care poate fi o valoare ntre 0 i 14.
Exemplu:
DATA salariu TYPE P DECIMALS 2.
Pentru a se specifica c tabelul se creeaz cu o linie de antet se folosete expresia:
WITH HEADER LINE.
Exemplu:
DATA: Studenti TYPE TipStudent OCCURS 20 WITH HEADER LINE.
CLEAR Studenti. CLEAR Studenti[ ];
Secvena din exemplu creeaz un tabel cu numele Studenti ce are i linie antet. Prima apelare a instruciunii CLEAR terge linia antet. A doua apelare, cea cu paranteze ptrate terge nregistrrile din Studenti.
Varianta 2 a instruciunii DATA
23 Data nume_var(dim)
Are aceleai adugiri ca i varianta 1 dar se refer numai la tipurile de date simbolizate prin C, N, P i X, oricare alt cmp avnd dimensiune standard. Valorile maxime ale dimensiunii sunt n funcie de tip, conform urmtorului tabel:
Tip Interval de valori pt. dimensiune C 1-65535 N 1-65535 P 1-16 X 1-65535
Fiecare octet poate conine un caracter sau dou cifre zecimale sau hexazecimale.
Exemplu:
DATA nume(30) TYPE C.
Declar un ir de caractere cu dimensiunea maxim de 30 de caractere.
Varianta 3 a instruciunii DATA
Are urmtoarea sintax:
DATA : BEGIN OF nume_struct. V1 TYPE nume_tip1, V2 TYPE nume_tip2,
END OF nume_struct.
Cu ajutorul acestei secvene se poate defini orice tip de structur. n interiorul expresiilor BEGIN OF i END OF trebuie declarate cmpurile componente. Atunci cnd se dorete ca o structur s conin cmpurile altei structuri deja definite se poate folosi expresia urmtoare ce va fi inclus n definiia structurii:
INCLUDE STRUCTURE nume_alt_struct;
Varianta 4 a instruciunii DATA
Are urmtoarea sintax:
DATA: BEGIN OF nume_tabel OCCURS n.
END OF nume_tabel.
Prin secvena aceasta se declara o tabel intern cu n nregistrri necompletate. 24 Acest mod de declarare accept i o adugire de tipul :
VALID BETWEEN poz1 AND poz2. Prin care se specific validitate tabelei n raport cu dou variabile sau constante temporale, numerice etc. Ambele limite trebuie s fie de acelai tip. Aceast expresie se adaug la sfritul declarrii tabelei imediat nainte de punct.
Varianta 5 a instruciunii DATA
Are o utilizare mai restrns i accept urmtoare sintax:
DATA: BEGIN OF COMMON PART nume_parte.
END OF COMMON PART.
Prin aceasta se declar o zon de memorie de date puse la dispoziie n comun.(prin apeluri externe cu PERFORM).Dac exist o singur zon comun nu este nevoie s fie denumit altfel este necesar un nume de identificare. Structurile de date comune trebuie s fie identice cu cele din programul de la care sunt apelate. Pentru a asigura identitate perfect a structurilor se poate folosi expresia INCLUDE STRUCTURE nume_parte.
3.3 Declararea constantelor
Declararea constantelor are mai multe caracteristici n comun cu declararea variabilelor (folosind instruciune DATA). Astfel se pot declara constante n mai multe variante:
1. CONSTANTS c. ... VALUE [ val | IS INITIAL ]. 2. CONSTANTS c(len) ... VALUE [ val | IS INITIAL ]. 3. CONSTANTS: BEGIN OF nume_const_struct, ... END OF nume_const_struct.
Prima variant are sintaxa:
CONSTANTS: k1,k2,..,kn VALUE val_init. Sau CONSTANTS: k1,k2,..,kn VALUE IS INITIAL.
Se observ c prezena n expresia de declarare a constantelor a cuvntului VALUE este obligatorie. Se poate specifica astfel fie o anumit valoare a constantei, fie o valoare specificat implicit de ABAP. Varianta doi este folosit pentru declararea unui vector de constante. 25 Varianta trei este folosit pentru a se declara o structur cu cmpuri constante.
3.4 Expresii logice
3.4.1 E Ex xp pr re es si ii i d de e c co om mp pa ar ra a i ie e p pe en nt tr ru u d da at te e s si im mp pl le e
Expresiile logice folosesc urmtoarea list de operatori de comparaie:
Operator Semnificaie EQ = Egal cu NE <> >< Diferit LT < Mai mic dect LE <= Mai mic sau egal GT > Mai mare dect GE >= Mai mare sau egal
Se observ ce se pot folosi fie operatori simbolici fie operatori literali pentru acelai gen de comparaie. Expresia logic de comparaie are forma:
elem1 op_comp elem2.
Dac tipurile nu coincid se face conversia dup prioritate i apoi se face comparaia. Comparaia se face de la stnga la dreapta. Prioritatea nseamn c tipurile numerice mai puin precise sunt convertite n tipuri numerice mai precise. Astfel dac elem1 este de tip N i elem2 este de tip F, elem1 va fi convertit la F.
3.4.2 E Ex xp pr re es si ii i l lo og gi ic ce e p pe en nt tr ru u r re el la a i ia a d di in nt tr re e d do ou u i ir ru ur ri i
O alt categorie de operatori sunt specifice irurilor de caractere (vezi tabelul de mai jos):
s1 op_str_comp s2.
26 Operator Semnificaie CO s1 conine numai caractere din s2 CN s1 nu conine numai caractere din s2 CA s1 conine cel puin un caracter din s2 NA S1 nu conine nici mcar un caracter din s2 CS s1 conine ca subir pe s2 NS s1 nu conine ca subir pe s2 CP s1 conine un subir valabil dup regula din s2 NP s1 nu conine un subir valabil dup regula din s2
n ceea ce privete regula din s2 aceasta presupune folosirea unor caractere funcionale (wildcards) astfel: - caracterul * la nceputul sau sfritul irului din s2 nseamn c se identific un cuvnt care se termina sau ncepe cu caracterele din s2. - caracterul +# poate apare de mai multe ori i specific c n cuvntul de identificare n locul lui poate fi oricare alt caracter, dar n schimb celelalte caractere coincid. Un caracter funcional aparte este # care pus naintea caracterelor precizate anterior specific c aceste nu vor fi interpretate drept caractere funcionale ci drept caractere ce fac parte din ir. Dac condiia de comparaie este ndeplinit se SY-FDPOS primete ca valoare lungimea lui s1 altfel poziia de la care condiia nu a mai fost ndeplinit.
3.4.3 E Ex xp pr re es si ia a l lo og gi ic c d de e n nc ca ad dr ra ar re e n n d do om me en ni iu u
Pentru a afla dac o valoare se afla sau nu ntr-un interval de valori se poate folosi expresia:
<f1> BETWEEN <f2> AND <f3>
n care se verific dac -f1- se ncadreaz ntre -f2- i -f3-.
Expresia logic pentru valori iniiale
Expresia:
<f> IS INITIAL
,este adevrat dac f- este egal cu valoarea de iniializare (cea definit implicit pentru tipul respective de sistem).
27
3.4.4 C Co om mb bi in na ar re ea a e ex xp pr re es si ii il lo or r l lo og gi ic ce e
Combinarea expresiilor logice se poate face prin operatorii logici propriu-zii AND ( pentru i-logic), OR ( pentru sau-logic), NOT ( pentru negare logic ce preced ntotdeauna expresia pe care o neag). n ceea ce privete prioritatea: NOT este prioritar fa de AND i AND este prioritar fa de OR. Efectuarea unor operaii logice poate fi forat prin ncadrarea operaiei respective ntre paranteze. Evaluare operaiilor se face de la stnga la dreapta. Dac avem o niruire de expresii logice conectate prin AND nu se mai verific expresiile logice aflate dup o expresie logic fals, de aceea n astfel de cazuri este recomandat pentru creterea vitezei de procesare ca expresiile logice care cer mai mult timp de compilare s fie puse ultimele n niruire.
3.5 Instruciuni de control
3.5.1 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a I IF F
Sintaxa general a unei instruciuni IF este:
IF expresie_logica.
Dac expresia logic este evaluat ca fiind adevrat(true) atunci ceea ce urmeaz dup IF pn la ntlnirea instruciunii ENDIF asociat ei este executat. Orice expresie ce ncepe cu IF trebuie precedat la un moment dat de un ENDIF, aceste dou instruciuni formnd o pereche. Instruciunea ENDIF face pereche cu ultimul IF precizat n secvena de program. Sunt posibile trei tipuri de structuri pe baza instruciunii IF:
IF exp_log. Instruciuni ENDIF.
Sau
IF exp_log. Instruciuni1 ELSE. Instructiuni2 ENDIF.
n acest caz se execut Instruciuni1 dac exp_log este adevrat, altfel Instruciuni2. De remarcat c dup fiecare instruciune se pune un punct.
28 A treia variant este:
IF exp_log1. Instruciuni1 ELSEIF exp_log2. Instruciuni2
ELSEIF exp_log_n. Instruciuni_n ENDIF.
Aceast secven permite verificare a n condiii fiecare ramur condiional executndu-se n cazul n care expresia logic asociat este adevrat, att pentru IF ct i pentru ELSEIF. Odat ce s-a ntlnit o condiie adevrat se execut instruciunile asociate ramurii i se trece la instruciunea ENDIF finalizndu-se parcurgerea blocului condiional. Cel mult un grup de instruciuni poate fi executat n cazul n care expresia logic asociat este adevrat.
Exemplu: DATA A TYPE I. ... IF A > 0. WRITE / 'Numarul este pozitiv. '. ELSEIF A<0. WRITE / 'Numarul este negativ.'. ELSE. WRITE / 'Numarul este nul.'. ENDIF.
3.5.2 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a C CA AS SE E
Pentru alegerea unui grup de instruciuni n funcie de o valoare ntreag se folosete instruciunea CASE. Variabila de selecie asociat instruciunii CASE este comparat cu valori constante avnd neaprat acelai tip cu cel al variabilei de selecie. Practic secvena de program generat prin folosirea instruciunii CASE se rezum la verificare unor condiii de egalitate ntre variabila de selecie i constantele specificate ulterior. Instruciunea CASE are urmtoarea sintax general:
CASE variabila. WHEN opiune1. Instruciuni1. WHEN optiune2. Instruciuni2.
29 WHEN opiune_n. Instruciuni_n. WHEN OTHERS. Alte_instruciuni. ENDCASE.
De remarcat c fiecare instruciune CASE este urmat de un ENDCASE asociat. Opiunile de ramificare condiional sunt diferite ntre ele. Dac variabila este egal cu opiunea atunci se execut blocul de instruciuni ce urmeaz, pn la ntlnire unui alt WHEN sau ENDCASE. Dac nici una dintre opiuni nu este egal cu variabila atunci pentru a se efectua totui ceva se folosete instruciunea WHEN_OTHERS. Aceast instruciune nu poate fi specificat dect o dat n blocul CASE.
Exemplu:
DATA A TYPE I. ... CASE A. WHEN 0. WRITE / 'Numarul este zero.'. WHEN 1. WRITE / 'Numarul este unu.'. WHEN 2. WRITE / 'Numarul este doi.'. WHEN 3. WRITE / 'Numarul este trei.'. WHEN OTHERS. WRITE / 'Numarul este mai mare dect trei.'. ENDCASE.
3.6 Instruciuni de ciclare
3.6.1 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a D DO O
Instruciunea DO poate fi folosit pentru a repeta un grup de instruciuni de un numr precizat de ori sau indefinit de ori. Astfel ea are una din sintaxele:
DO. DO n TIMES.
Prima variant este pentru repetarea indefinit, adic pn cnd n blocul de instruciuni ca urmare a ndeplinirii unor condiii s-a executat una din instruciunile EXIT, STOP, REJECT sau CONTINUE. A doua variant este pentru repetarea de n-ori a grupului de instruciuni. 30 Orice instruciune DO trebuie urmat de o instruciune ENDDO care delimiteaz blocul de instruciuni ce se execut. Instruciune EXIT determin ieirea din secvena delimitat de DOENDDO. STOP i REJECT sunt asociate bazelor de date prelucrate n blocul DOENDDO i realizeaz o nchidere a acestora n plus fa de simpla prsire a buclei. CONTINUE determin ncheierea parcurgerii curente a buclei n momentul n care este ntlnit i nceperea unei noi parcurgeri a buclei.
Exemple:
DATE A TYPE I VALUE 1. DO. IF A>10. WRITE \Numaratoare s-a incheiat. EXIT. ELSE. WRITE: Numarul:,A. ENDIF. ADD 1 TO A. ENDDO.
Secvena numr i afieaz valorile de la 1 la 10 folosind o ciclare indefinit.
DATE A TYPE I VALUE 1. DO 10. IF A<=10. WRITE: Numarul:,A. ENDIF. ADD 1 TO A. IF A>10. WRITE \Numaratoare s-a incheiat. ENDIF. ENDDO.
Aceast secven face acelai lucru dar folosind o ciclare definit, adic o repetare de 10 ori a blocului de comenzi. Totui se poate iei mai devreme dac se dorete prin folosire instruciunii EXIT.
3.6.2 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a W WH HI IL LE E
Spre deosebire de DO n care ciclarea poate fi indefinit sau perfect determinat n WHILE aceasta depinde de o expresie logic. Att timp ct aceast expresie este adevrat se execut instruciunile din bucl. De asemenea mai sunt valabile i instruciunile de ieire din bucl sau trecere la urmtoarea iteraie : EXIT, STOP,REJECT respectiv CONTINUE. 31
Aceast instruciune are urmtoare sintax:
WHILE exp_log. Instruciuni
ENDWHILE.
Desigur c sunt permise numeroase imbricri ale unui WHILE n alt secven WHILE .a.m.d. A instruciune asociat unei instruciuni WHILE este VARY cu urmtoarea sintax:
VARY vv FROM val1 NEXT val2.
Aceast instruciune trebuie neaprat plasat n bucla WHILE asociat dar nafara oricrei alte bucle. Prin aceasta se determin la primul pas atribuirea la variabila vv a valorii val1,la pasul urmtor a valorii val2 i la urmtorii pai de valori succesiv mai mari creterea fcndu-se cu un pas egal cu diferena dintre val2 i val1.
Exemplu:
DATA: BEGIN OF WORD, UNU VALUE 'E', DOI VALUE 'x', TREI VALUE 'e', PATRU VALUE 'm', CINCI VALUE 'p', SASE VALUE 'l', SAPTE VALUE 'u', OPT VALUE '!', END OF WORD, LITERA1, LITERA2. WHILE LITERA2 <> '!' VARY LITERA1 FROM WORD-UNU NEXT WORD-TREI VARY LITERA2 FROM WORD-DOI NEXT WORD-PATRU. WRITE: LITERA1, LITERA2. ENDWHILE.
Aceast secven de program determin parcurgerea structurii format din caractere prin intermediul a dou variabile, LITERA1 selectnd caracterele de pe poziii impare i LITERA2 pe cele de pe poziii pare. Se va afia la fiecare ciclare cte dou caractere, pe ecran aprnd reconstituit irul de caractere coninut n structur(adic Exemplu!).
32
3.6.3 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a L LO OO OP P
Instruciunea LOOP permite ciclare n interiorul cmpurilor unui vector de structuri. Ea are mai multe variante de apelare, astfel:
LOOP AT VV. WRITE : / VV-SV1,VV-SV2. ENDLOOP.
Realizeaz parcurgerea vectorului VV cu afiarea componentelor din vector SV1, SV2 etc.
LOOP AT VV FROM poz1 TO poz2. WRITE : / VV-SV1,VV-SV2. ENDLOOP.
Realizeaz parcurgerea vectorului VV ncepnd cu poziia poz1 i ncheind cu poziia poz2, afind n acest timp componentele SV1 i SV2 ale structurilor din vector.
LOOP AT VV WHERE exp_log. WRITE : / VV-SV1,VV-SV2. ENDLOOP.
Realizeaz parcurgerea ntregii structuri a vectorului VV iar pentru elementele care ndeplinesc condiia definit de exp_log se va face i o afiare a valorilor cmpurilor SV1, respectiv SV2. Este obligatoriu ca prima variabil din expresia logic s fac referire la un cmp din structur.(de exemplu SV1>0).
3.6.4 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a C CH HE EC CK K
Instruciunea CHECK se folosete n interiorul unei bucle pentru a se preciza dac se proceseaz mai departe bucla sau se sare la urmtoarea ciclare. Ea este nsoit de o expresie logic. Dac aceasta este adevrat atunci este permis parcurgerea buclei cu instruciunea imediat urmtoare lui CHECK, altfel se trece la o nou ciclare.
Exemplu:
DATA: BEGIN OF ANGAJATI OCCURS 100, VECHIME(5), SALARIU(5), END OF ANGAJATI.
LOOP AT ANGAJATI WHERE VECHIME > 5. 33 WRITE: / ANGAJATI -VECHIME, ANGAJATI -SALARIU. ENDLOOP.
n aceasta secven se afieaz elementele pentru care VECHIME este mai mare ca 5.
Aceast secvena realizeaz acelai lucru dar folosind instruciunea CHECK.
3.7 Instruciuni de afiare WRITE
Pentru a afia un ir de caractere sau oricare alt tip predefinit se poate folosi WRITE. Aceasta instruciune poate avea urmtoare sintax:
WRITE var1,var2,,varn.
Prin aceasta se afieaz coninutul variabilelor var1, var2 varn. Pentru a afia un ir de caractere se scrie irul de caractere ntre dou ghilimele simple ca mai jos:
WRITE Numarul este incorrect.,Valoare corecta ar fi fost pozitiva.
Desigur c se pot combina afiarea unor iruri de caractere predefinite cu afiarea coninutului unor variabile.
O alt variant a funciei WRITE este urmtoarea:
WRITE AT / pozx (dim) var1,var2,abc,varn.
Semnul / este folosit pentru a se preciza trecerea pe un rnd nou. Pozx specific poziia pe coloane a afirii. Dim specific dimensiunea minim a cmpului de afiare. Poziia i dimensiunea trebuie specificate n ordinea de mai sus fr ca ntre ele s existe vreun spaiu.
Pentru a se modifica culoare textului afiat se pot folosi dup o expresie cu WRITE obinuit i instruciunile de formatare a culorii textului:
COLOR, INTENSIFIED, INVERSE.
De exemplu se poate folosi : COLOR idcolor. 34 Unde idcolor este conform tabelului:
Idcolor Numr Nume constant Semnificaia codului COL_BACKGROUND Culoare fundal 1 COL_HEADING Culoare antet(albastru-cenuiu) 2 COL_NORMAL Culoare corp list(cenuiu-deschis) 3 COL_TOTAL Culoare total(galben) 4 COL_KEY Coloane cheie(verde-albstrui) 5 COL_POSITIVE Valoare pozitiv(verde) 6 COL_NEGATIVE Valoare negativ(rou) 7 COL_GROUP Culoare nivele de control(violet)
Exemplu:
WRITE a COLOR 4. WRITE a,b,c COLOR COL_GROUP.
Pentru a se specifica c se va folosi o nuan intensificat a culorilor se folosete apelul INTENSIFIED ON altfel pentru a dezactiva aceast opiune se folosete INTENSIFIED OFF. Pentru a se folosi negativul fotografic al culorilor se activeaz opiune INVERSE folosind aceeai sintax.
Exemplu:
WRITE Numarul e gresit! COLOR COL_NEGATIVE INTENSIFIED ON.
Pentru a reseta toate formatrile se folosete instruciunea RESET. Pentru a afia o linie necompletat se poate folosi instruciune SKIP fr parametri. Inserat ntre dou instruciuni de afiare (WRITE) va determina afiarea unei linii necompletate imediat n faa afirii determinate de instruciunea WRITE ce o urmeaz. Exemplu:
WRITE: / Prima linie.. SKIP. WRITE: / Linia dinainte este necompletata!.
Se va afia: Prima linie.
Linia dinainte este necompletata!
35 Se pot folosi i variantele cu parametri ale lui SKIP anume:
SKIP n. SKIP TO LINE poz_linie.
Prima variant insereaz n linii necompletate. A doua variant face o deplasare a cursorului n cadrul ecranului curent la linia indicat de poz_linie. Prima linie de pe ecran are numrul de ordine 1. Toate afirile ce urmeaz se vor face ncepnd cu linia specificat de poz_linie.
3.8 Instruciuni aritmetice i de atribuire
nainte de a face o procesare matematic a datelor numerice mai nti acestea trebuie obinute n vreun fel, el pot s fie citite de la tastatur, printr-o caset de editare, dintr-o baz de date, existent sau creat sau cel mai simplu ele pot fi specificate direct n program prin transferul unor valori din constante sau variabile sau printr-o expresie constant direct. Ce mai simpl atribuire este folosire operatorului =. Astfel membrul din partea stng a egalului ia valoare specificat de membrul drept.
Exemplu:
A=1234. B=1.25. C=1.45E+10. Nume= Radu Teodorescu.
Exist posibilitate i de atribuire multipl astfel:
v4 = v3 = v2 = v1.
Unde v2 primete valoare lui v1, apoi v3 primete valoarea lui v2 i n cele din urm v4 primete valoare lui v3. Deci n final v2, v3 i v4 vor conine valoare precizat n v1.
O alt variant este folosirea instruciunii MOVE. Care are n general urmtoare sintax:
MOVE var1 TO var2. n care coninutul variabilei var1 este transferat n variabila var2. Var1 poate fi alt variabil, un nume de constant, sau o expresie constant direct. Exemplu: MOVE 8.56 TO medie.
36 MOVE Andrei TO nume.
Atribuirea nu este permis att pentru instruciune MOVE ct i pentru operatorul = dect dac tipurile membrilor implicai sunt identici sau compatibili( n sensul c se poate realizeze o conversie automat a unui membru spre membrul destinaie). Este util de reinut capacitile de conversie ale ABAP astfel: - o valoare cu zecimale poate fi rotunjit prin conversie la o valoare ntreag. - o valoare numeric poate fi convertit ntr-un ir de caractere. Atunci cnd avem dou structuri care au cmpuri cu denumiri identice i n acelai timp cu tipuri compatibile se poate realiza o atribuire parial, adic doar a acelor cmpuri comune, astfel:
MOVE-CORRESPONDING struct1 TO struct2.
Astfel cmpurile comune ale structurii struct2 vor primi valorile din structura de date struct1. La compilare aceast instruciune va fi nlocuit cu un grup de instruciuni MOVE pentru fiecare din cmpurile cu denumiri identice.
Uneori se dorete reiniializare variabilelor cu valorile implicite stabilite de ABAP. Pentru aceasta poate fi folosit instruciunea CLEAR cu urmtoarea sintax:
CLEAR V.
Un V este o variabil de un tip elementar.
Exemplu:
DATE A TYPE I VALUE 12. WRITE: Numarul initializat prin VALUE este ,A. CLEAR A. WRITE: /Numarul reinitializat prin CLEAR este ,A.
Programul va afia: Numarul initializat prin VALUE este 12 Numarul reinitializat prin CLEAR este 0
3.9 Instruciuni i operaii aritmetice
Cea mai simpl transpunere a unei expresii matematice de calcul este evaluare expresiei cu urmtoarele secvene:
COMPUTE var=<expresie>. sau mai direct var=<expresie>.
37 Expresia poate conine operatori,operanzi i/sau funcii. Prioritatea de efectuare a calculului este urmtoarea: 1. Parantezele rotunde; 2. Funciile; 3. ** (puterea); 4. *, /, DIV, MOD(nmulirea, mprirea, mprirea ntregilor, calcularea restului) ; 5. +, -.(adunarea, scderea).
3.9.1 O Op pe er ra a i ii il le e a ar ri it tm me et ti ic ce e d de e b ba az z
Pentru operaiile aritmetice de baz (adunare, scdere, nmulire, mprire) exist pe lng exprimare prin intermediul operanzilor i exprimarea prin intermediul instruciunilor. Astfel pentru adunare exista ADD, pentru scdere SUBTRACT, pentru nmulire MULTIPLY, pentru mprire DIVIDE. Astfel exist urmtoare echivalen a expresiilor:
a = b + c. . ADD b TO c. a = b - c. . SUBTRACT c FROM b. a= b * c. MULTIPLY b BY c. a= b / c. DIVIDE b BY c.
Pentru operaii de mprire de ntregi se folosesc operatorii DIV i MOD ( pentru aflarea restului).
Operaia de calcul a puterii se realizeaz astfel:
a = baza ** putere.
Unde baza i putere pot fi oricare valori numerice valide. Ordinea evalurii expresiilor ce conine operatorul putere este de la dreapta la stnga, pentru oricare alt expresie ordinea obinuit este de la stnga la dreapta.
3.9.2 O Op pe er ra a i ii i a ar ri it tm me et ti ic ce e c cu u s st tr ru uc ct tu ur ri i
Fiecreia din cele patru instruciuni aritmetice i se poate asocia extensia CORRESPONDING astfel:
38 Aceasta determin operaii ntre oricare dou cmpuri cu denumiri identice din cele dou structuri, avnd o comportare similar ca MOVE-CORRESPONDING.
Exemplu:
DATA BEGIN OF Client, Nume(30), CNP TYPE N, Suma TYPE F, END OF Client. DATE BEGIN OF produs, Denumire(30), Suma TYPE F, END OF produs. Client-Nume = Ionescu Mihai; Client-CNP =1650211; Client-Suma = 3230. produs-Denumire = Televizor cu ecran LCD. produs-Suma=1500. SUBTRACT-CORRESPONDING produs FROM Client. WRITE: Clientul ,Client-Nume, mai are n cont suma de ,Client-Suma.
Acest program realizeaz o extragere de bani din contul Clientului pentru plata unui produs.
3.9.3 V Va ar ri ia an nt te e a al le e i in ns st tr ru uc c i iu un ni ii i A AD DD D
O variant a instruciunii ADD este: ADD n1 THEN n2 UNTIL nz GIVING s.
Aceast secven adun cmpurile n1, n2 pn la nz inclusiv, iar suma lor o depune n s, este echivalentul expresiei: s = n1 + n2 + + nz.
Aceste cmpuri trebuie s aib aceeai dimensiune(spaiu de memorie) a tipului i trebuie s ocupe zone consecutive n memorie. Se observ c valoare iniial a lui s nu este luat n calcul.
Exemplu: DATA: BEGIN OF student, Nota1 TYPE F, Nota2 TYPE F, Nota3 TYPE F, Nota4 TYPE F, Nota5 TYPE F, Nota6 TYPE F, 39 Nota7 TYPE F, END OF student. DATA medie TYPE F.
ADD student-Nota1 THEN student-Nota2 UNTIL student-Nota7 GIVING medie. DIVIDE medie BY 7. WRITE: / Media studentului este, medie.
O alt variant a instruciunii ADD este:
ADD n1 THEN n2 UNTIL nz TO m.
Aceasta adun la valoare curent din m, cmpurile de la n1 la nz, echivalentul ei fiind expresia:
m = m + n1 + n2 ++ nz.
Exemplu:
DATE cheltuieli_totale TYPE F. DATE: BEGIN OF achizitii_de_la_firma, Nume_firma(30), Pret1 TYPE F, Pret2 TYPE F, Pret3 TYPE F, Pret4 TYPE F, Pret5 TYPE F, END OF achizitii_de_la_firma.
ADD achizitii_de_la_firma-Pret1 THEN achizitii_de_la_firma-Pret2 UNTIL achizitii_de_la_firma-Pret5 TO cheltuieli_totale.
Astfel dup aceast secven de program cheltuieli_totale va conine suma achiziiilor de la firma adugate la cheltuielile iniiale. Mai exist i alte dou variante dar cu o utilizare mai dificil: - ADD n1 FROM m1 TO mz GIVING m. - ADD n1 THEN n2 UNTIL nz ...ACCORDING TO sel ...GIVING m.
40 Prima variant presupune o organizare riguroas a declarrii cmpurilor n structur, astfel cmpurile ncepnd cu n1 trebuie s aib aceleai dimensiuni i s fie consecutive, iar m1 specific indexul primului cmp din serie ce este sumat relativ la poziia cmpului n1. Astfel dac se sumeaz ncepnd i incluznd cmpul n1 indexul m1 va avea valoare 1. mz specific valoare indexului ultimului cmp ce se sumeaz. Rezultatul va fi depus n m. Varianta a doua are un comportament asemntor cu varianta fr extensia ACCORDING TO sel. Aceast extensie determin luare n considerare i sumarea doar a acelor cmpuri ce ndeplinesc condiia de selecie sel.
3.10 Funcii de prelucrare primar variabilelor n virgula mobil
Acestea se refer la rotunjiri, aproximri, parte ntreag, parte zecimal, modul.
ABS() calculeaz valoare absolut a unei expresii numerice, altfel spus modulul. SIGN() determin semnul expresiei numerice dac este negativ ntoarce -1, nul 0, pozitiv +1. CEIL() ntoarce cea mai mic valoare ntreag mai mare dect argumentul. FLOOR() ntoarce cea mai mare valoare ntreag nu mai mare dect argumentul. TRUNC() ntoarce partea ntreag a argumentului. FRAC() ntoarce partea fracionar a argumentului.
Instruciunile pentru iruri de caractere pot fi clasificate astfel: - instruciune de deplasare (SHIFT); - instruciune de nlocuire (REPLACE); 41 - instruciune de conversie (TRANSLATE); - instruciune de suprascriere (OVERLAY); - instruciune de cutare (SEARCH); - instruciune de determinare a lungimii(STRLEN); - instruciune de eliminare spaii(CONDENSE); - instruciune de concatenare(CONCATENATE); - instruciune de desprire (SPLIT); - instruciune de copiere parial(MOVEPERCENTAGE).
3.12.1 I In ns st tr ru uc c i iu un ne e d de e d de ep pl la as sa ar re e S SH HI IF FT T
Aceast instruciune deplaseaz caracterele dintr-un ir spre stnga (implicit) sau spre dreapta, caracterele deplasate nafara limitelor iniiale sunt terse(implicit) sau recirculate. Sintaxa este urmtoarea:
SHIFT <c> [BY <n> PLACES] [<mode>].
Apelarea simpl SHIFT s, deplaseaz caracterele din ir spre stnga cu o poziie. Mode poate lua valorile: - LEFT deplasare spre stnga; - RIGHT deplasare spre dreapta(pe poziiile rmase libere prin deplasare se insereaz spaii). - CIRCULAR deplasare spre stnga cu recirculare n dreapta( caracterele ce sunt eliminate n partea stng sunt adugate n ordinea eliminrii n partea dreapt).
BY n PLACES specific numrul de poziii prin care se face deplasarea i aceast prin valoare lui n. Astfel dac sirul s este abcdefghi, atunci aplicnd una din variantele anterioare obinem: - pentru SHIFT s. bcdefghi. - pentru SHIFT s BY 3. defghi. - pentru SHIFT s BY 2 RIGHT. abcdefg. - pentru SHIFT s BY 2 CIRCULAR. cdefghiab.
O alt variant este: SHIFT <c> UP TO <str> <mode>.
Unde c-, -mode- sunt aceleai ca mai nainte iar str- precizeaz un ir de caractere ce determin mrimea deplasrii, deplasarea se face pn se ntlnete nceputul lui str- n -c (pentru LEFT) sau sfritul lui str- n -c- (pentru RIGHT). Astfel pentru acelai ir s- i ss=ef obinem: - pentru SHIFT s UP TO ss LEFT efghi. - pentru SHIFT s UP TO ss RIGHT abcdef. - pentru SHIFT s UP TO ss CIRCULAR efghiabcd.
42 Alt variant este: SHIFT <c> LEFT DELETING LEADING <str>. SHIFT <c> RIGHT DELETING TRAILING <str>.
Prima deplaseaz spre stnga tergnd caracterele ce coincid n ordine cu cele din str-. A doua deplaseaz spre dreapta tergnd caracterele ce coincid n ordine cu cele din str-. Mai exist i varianta n care str- este nlocuit cu SPACE caz n care se terg orice secven continua de spaii care este fie la nceput (pentru prima cu LEFT) fie la sfrit.(pentru a doua cu RIGHT).
3.12.2 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e n nl lo oc cu ui ir re e R RE EP PL LA AC CE E
Are sintaxa:
REPLACE <str1> WITH <str2> INTO <c> [LENGTH <lung>].
Aceast instruciune caut n irul c- subirul str1- dac l gsete l nlocuiete cu -str2- aceasta ori de cte ori este gsit. Dac se precizeaz o lungime lung- ori de cte ori se gsete primele lung- caractere ale lui str1- n c- acestea sunt nlocuite prin str2-. Dac prin nlocuire irul rezultat este mai mare dect dimensiune specificat n declararea irului c- atunci acesta se truncheaz la dimensiune maxim declarat.
3.12.3 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e c co on nv ve er rs si ie e T TR RA AN NS SL LA AT TE E
Pentru transformarea caracterelor n majuscule sau minuscule se folosesc secvenele: TRANSLATE <c> TO UPPER CASE. pentru majuscule TRANSLATE <c> TO LOWER CASE. pentru minuscule
Exemplu:
DATA: s[10] VALUE abCdeF, ss[10]. WRITE: /s. ss = s. TRANSLATE s TO UPPER CASE. WRITE: /ss. ss = s. TRANSLATE s TO LOWER CASE. WRITE: /ss.
Programul va afia: 43
abCdeF ABCDEF abcdef
O alt variant a acestei instruciuni este:
TRANSLATE <c> USING <r>.
Unde r- este un ir care precizeaz o serie de substituii: primul caracter constituie caracterul ce se nlocuiete al doilea caracter cel prin care se nlocuiete i tot aa.
Astfel pentru c=ABACBDEF i r=AxByCz va rezulta xyxzyDEF.
3.12.4 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e s su up pr ra as sc cr ri ie er re e O OV VE ER RL LA AY Y
Are urmtoare sintax:
OVERLAY <c1> WITH <c2> [ONLY <str>].
n care sunt suprascrise caractere din -c1- prin caractere de pe aceleai poziii din -c2-. Dac nu se specific -ONLY str- atunci se suprascriu doar caracterele de tip spaiu, iar dac da se suprascriu doar acele caractere coninute n str-.
3.12.5 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e c c u ut ta ar re e S SE EA AR RC CH H
Pentru a se cuta un ir n alt ir se folosete instruciune cu sintaxa:
SEARCH <c> FOR <str> <optiuni>.
Unde c- este irul n care se caut, -str- irul cutat. O utilizare obinuit se face fr precizarea unei optiuni. Exist patru moduri de realizare a cutrii astfel: - Pentru str de forma cccc: se caut prima apariie a lui str- n coninutul lui c-. Se va specifica poziia de la care ncepe n c- secvena str- gsit. Spaiile coninute n str la nceput sau sfrit nu sunt luate n considerare.; - Pentru str de forma .cccc.: se caut exact secvena coninut ntre cele dou puncte; - Pentru str de forma *ccc : se caut orice cuvnt ce se termina cu irul din str; - Pentru str de forma ccc* : se caut orice cuvnt ce se ncepe cu irul din str-.
44 Pentru a afla dac s-a gsit str- n c- se folosete variabila de sistem SY- SUBRC. Pentru a afla i poziia pe care s-a gsit SY-FDPOS. Dac nu s-a gsit nici mcar odat SY-SUBRC este 4, altfel este 0.
n ceea ce privete opiunile acestea pot fi: - ABBREVIATED se caut str- n c- i se consider c s-a gsit dac se ntlnesc caracterele din str- n c-, nu neaprat pe poziii consecutive din c i n plus cuvntul n care s-au gsit ncepe cu acelai caracter ca i str-; - STARTING AT <n1> - ncepe cutare de la poziia n1 din irul c-. Este util atunci cnd se dorete gsirea mai multor apariii ale lui -str- n c-; - ENDING AT <n1> - caut pe str- n c- pn la poziia n1 apoi renun; - AND MARK caut pentru str- n c- iar dac este gsit, secvena ce a declanat coinciden este scris cu majuscule. Aceste opiuni pot fi folosite singure sau n combinaie cu altele, dar n ordina precizat anterior. Astfel o secvena de genul acesta este pe deplin valabil:
SEARCH c FOR ss ABBREVIATED STARTING AT 3 AND MARK.
3.12.6 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e d de et te er rm mi in na ar re e a a l lu un ng gi im mi ii i - - S ST TR RL LE EN N
Aceast instruciune returneaz lungimea unui ir. Are sintaxa urmtoare:
[COMPUTE] <n> = STRLEN( <c> ).
Exemplu:
L = STRLEN( str ).
3.12.7 I In ns st tr ru uc c i iu un ne e d de e e el li im mi in na ar re e s sp pa a i ii i C CO ON ND DE EN NS SE E
Are urmtoare sintax:
CONDENSE <c> [NO-GAPS].
Prelucreaz irul c- nlturnd orice secven de spaii dinainte coninutului propriu-zis iar spaiile dintre cuvinte se nlocuiesc cu un singur spaiu. Dac se folosete i opiunea NO-GAPS se nltur orice spaiu ntlnit. Exemplu: Pentru irul s = Acesta este un exemplu!, rezult: - pentru CONDENSE s. rezult s = Acesta este un exemplu!; - pentru CONDENSE s NO-GAPS. rezult s = Acestaesteunexemplu!.
45
3.12.8 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e c co on nc ca at te en na ar re e C CO ON NC CA AT TE EN NA AT TE E
Unete mai multe iruri de caractere ntr-unul singur. Are sintaxa:
CONCATENATE <c1> ... <cn> INTO <c> [SEPARATED BY <s>].
Aceasta ncarc n coninutul irului c- , alipindu-le irurile c1, c2,, cn. Opiunea SEPERATED BY -s- permite ca ntre irurile alipite s se insereze s-. Astfel : Pentru c1=pro, c2=po , c3=zi, c4=tie, separator=- rezult: - pentru CONCATENATE c1 c2 c3 c4 INTO c. rezult c=propozitie; - pentru CONCATENATE c1 c2 c3 c4 INTO c SEPARATED BY separator. rezult c=pro-po-zi-tie.
3.12.9 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e d de es sp p r r i ir re e S SP PL LI IT T
mparte un ir n mai multe subiruri pe baza unui delimitator astfel:
SPLIT <c> AT <del> INTO <c1> ... <cn>.
Unde c este irul ce se desparte, del este irul delimitator, c1, c2, cn sunt subirurile n care se mparte. De exemplu dac avem irul c=abecedar,atlas,dictionar,manual i secvena:
SPLIT c AT , INTO c1, c2, c3, c4. Atunci c1=abecedar, c2= atlas, c3=dictionar, c4=manual.
-Del- poate conine un caracter sau mai multe.Orice gsire a lui del- n c- constituie un punct n care se poate face mprirea.
3.12.10 I In ns st tr ru uc c i iu un ne ea a d de e c co op pi ie er re e p pa ar r i ia al l - - M MO OV VE E P PE ER RC CE EN NT TA AG GE E
Cnd se dorete copierea parial fie pornind de la stnga fie de la dreapta unui ir n funcie de un procentaj din lungimea total se folosete secvena:
MOVE <c1> TO <c2> PERCENTAGE <p> [RIGHT].
Unde coninutul lui c1 este copiat n c2 ntr-o proporia definit procentual de p- ncepnd de la stnga (implicit) sau de la dreapta dac se specific opiunea RIGHT. p- poate lua valori ntre 0 i 100.
46
3.13 Instruciuni de lucru cu tabele interne
Tabelele interne reprezint o modalitate de reprezentare i pstrare n memorie a structurilor de date organizate sub forma unor liste cu elemente de acelai tip. Dac se citete de pe un suport extern (ex. harddisk) o baz de date, atunci aceasta va fi procesat n formatul unor tabele interne. Dac se prelucreaz o baz date atunci datele temporare prin care se face prelucrare vor fi organizate sub forma unor tabele interne. Deoarece declararea tabelelor s-a fcut la instruciunea DATA n continuare se vor aborda alte aspecte. - Atribuirea de tabele; - Iniializarea de tabele; - Compararea tabelelor; - Ordonarea tabelelor; - Inserarea unei linii sau a mai multor (INSERT); - tergerea unei linii sau a mai multor (DELETE); - Adugarea unei linii sau a mai multor (APPEND); - Inserarea unei linii sau a mai multor prin index (INSERT); - Citirea unei linii (READ); - Modificarea unei linii prin index (MODIFY); - tergerea unei linii sau a mai multor prin index(DELETE); - Folosirea simbolurilor de cmp (field symbols);
3.13.1 A At tr ri ib bu ui ir re ea a d de e t ta ab be el le e
Se poate atribui un tabel altui tabel, astfel nct s se transfere toate liniile, eventual tipurile diferite s fie convertite folosind expresiile:
MOVE <itab1> TO <itab2>. Sau <itab2> = <itab1>.
Prin care n itab2 se transfer datele din itab1. Dac se dorete transferarea doar a corpului tabelelor nu i a antetului se folosete [ ].
3.13.2 I In ni i i ia al li iz za ar re ea a d de e t ta ab be el le e
Pentru tergerea liniilor unui tabel se poate folosi instruciunea:
CLEAR <itab>. 47
Totui memoria alocat tabelului rmne neschimbat( att ca dimensiune ct i ca adres).
REFRESH <itab>.
Permite iniializarea tabelului, mai exact a corpului acestuia.
FREE <itab>.
Dealoc memoria pentru corpul tabelului, dar antetul nc este pstrat.
3.13.3 C Co om mp pa ar ra ar re ea a t ta ab be el le el lo or r
Se poate face cu o expresie de genul:
<itab1> <operator> <itab2>
, n care operator este un un operator de comparaie.
Primul criteriu al comparaiei este numrul de linii din cele dou tabele. Cel de- al doilea este compararea pe linii a valorii cmpurilor, n momentul n care apare o inegalitate operaia de compararea se oprete i se genereaz rezultatul expresiei.
3.13.4 O Or rd do on na ar re ea a t ta ab be el le el lo or r i in nt te er rn ne e
Tabelele pot fi ordonate dup unul sau mai multe cmpuri, cresctor sau descresctor cu urmtoarea expresie:
Instruciunea SORT folosit implicit va ordona liniile din corpul tabelului cresctor n funcie de cheia de ordonare. Se poate specifica sensul ordonrii cresctor (ASCENDING) sau descresctor (DESCENDING). De asemenea se poate preciza ca n cazul n care dou linii din tabel au chei egale totui acestea s apar numai ntr-o anumit ordine prin folosire cuvntului STABLE- (stabil). Pentru a asigura compatibilitatea dintre chei se poate folosi cuvntul AS TEXT.
Pentru a ordona dup anumite cmpuri i nu dup cheie se poate folosi secvena:
, unde f1, f2 , fn sunt nume de cmpuri iar prioritate la ordonare o are primul cmp precizat. 48 Dac se specific opiunea AS TEXT irurile de caractere vor fi ordonate inndu-se cont de setrile lingvistice ale mediului de program.
3.13.5 I In ns se er ra ar re ea a u un ne ei i l li in ni ii i s sa au u a a m ma ai i m mu ul lt to or r I IN NS SE ER RT T
Pentru a insera o linie ntr-un tabel se poate folosi secvena:
INSERT <linie> INTO TABLE <itab>.
Pentru tabele neordonate linia va fi adugat la sfrit. Pentru tabele ordonate linia va fi inserat respectnd ordinea aleas. Dac cheia de ordonare este identic, linia va fi inserat imediat n faa primei linii avnd cheie identic.
Pentru a insera mai multe linii se folosete secvena:
INSERT LINES OF <itab1> [FROM <n1>] [TO <n2>] INTO TABLE <itab2>.
,ce permite inserarea unor linii din itab1 n itab2. Dac tabela itab1 este indexat atunci se vor indexa liniile ce au indecii ntre n1 i n2.
3.13.6 t te er rg ge er re ea a u un ne ei i l li in ni ii i s sa au u a a m ma ai i m mu ul lt to or r D DE EL LE ET TE E
Pentru a terge o linie se pot folosi secvenele:
DELETE TABLE <itab> FROM <wa>. sau DELETE TABLE <itab> WITH TABLE KEY <k1> = <f1> ... <kn> = <fn>.
Pentru prima variant se terg liniile din tabelul itab, ale cror cmpuri au valori egale cmpurilor corespunztoare din wa-. Pentru a doua variant se terg liniile pentru care cmpurile ki sau valoare fi. Algoritmii folosii pentru tergere sunt n funcie de tipul de tabel: - pentru tabel neordonat algoritmul de cutare este liniar; - pentru tabel ordonat algoritmul de cutare este binar, iar relaia dintre numrul de termeni comparai i numrul total de linii este logaritmic.
Pentru a terge mai multe linii se poate folosi secvena:
DELETE <itab> WHERE <cond>.
Prin care se terg acele linii din tabel pentru care condiia definit de expresia logic cond este ndeplinit.
Pentru a terge linii adiacente ce au coninut similar se folosete secvena:
Dac tabela are nite chei de indexare atunci se vor terge acele linii ce au chei identice.
n cazul folosirii opiunii COMPARING se for terge acele duplicate care au valorile din cmpurile specificate f1, f2 , fn egale. Dac se folosete opiunea COMPARING ALL FIELDS atunci liniile vor trebuie s aib coninut perfect identic.
3.13.7 A Ad d u ug ga ar re ea a u un ne ei i l li in ni ii i s sa au u a a m ma ai i m mu ul lt to or r A AP PP PE EN ND D
Pentru a aduga doar o singur linie se poate folosi secvena:
APPEND <line> TO <itab>.
n care linia -line- este adugat la sfritul lui -itab-. Exist anumite restricii n folosirea acestei comenzi cu tabele ordonate sau folosind chei de indexare.
Pentru a aduga mai multe linii se folosete:
APPEND LINES OF <itab1> TO <itab2>.
n care toate liniile din -itab1- sunt adugate n ordine la sfritul lui -itab2-.
Cnd se adaug linii dintr-o tabel indexat se poate folosi varianta:
APPEND LINES OF <itab1> [FROM <n1>] [TO <n2>] TO <itab2>.
Unde liniile ce vor fi adugate din itab1- au indexul cuprins n intervalul n1 n2.
3.13.8 I In ns se er ra ar re ea a u un ne ei i l li in ni ii i s sa au u a a m ma ai i m mu ul lt to or r p pr ri in n i in nd de ex x - - I IN NS SE ER RT T
Cnd se folosete un tabel indexat atunci se pot insera linii la o anumit poziie. Pentru inserarea unei linii se poate folosi secvena:
INSERT <line> INTO <itab> [INDEX <idx>].
, unde poziia de inserare este specificat de -idx-. Dac nu se precizeaz opiunea aceast secven poate fi folosit numai n bucla LOOP.
Pentru a insera mai multe linii se poate folosi secvena:
INSERT LINES OF <itab1> INTO <itab2> [INDEX <idx>]. 50 care insereaz toate liniile lui itab1 n itab2 ncepnd cu poziia specificat de idx-. Mai exist i variant cnd dintr-o tabel indexat se pot insera acele linii al cror index este cuprins ntr-un interval (n1 n2):
INSERT LINES OF <itab1> [FROM <n1>] [TO <n2>] INTO <itab2> [INDEX <idx>].
3.13.9 C Ci it ti ir re ea a u un ne ei i l li in ni ii i f fo ol lo os si in nd d u un n i in nd de ex x R RE EA AD D
Dintr-o tabel indexat poate fi citit o linie pe baza indexului folosind secvena:
READ TABLE <itab> INDEX <idx> <result>.
Linia citit va fi depus n -result-.
3.13.10 M Mo od di if fi ic ca ar re ea a u un ne ei i l li in ni ii i p pr ri in n i in nd de ex x M MO OD DI IF FY Y
Pentru a modific o linie din tabel la care se cunoate indexul se folosete secvena:
Opiunea TRANSPORTING permite specificare cmpurilor ce se doresc o fi modificate din cadrul liniei n mod individual. Coninutul este transferat din wa-.
3.13.11 t te er rg ge er re ea a u un ne ei i l li in ni ii i s sa au u a a m ma ai i m mu ul lt to or r p pr ri in n i in nd de ex x D DE EL LE ET TE E
Pentru a terge o linie dintr-o tabel indexat se poate folosi secvena:
DELETE <itab> [INDEX <idx>].
De asemenea dac nu se specific indexul aceast secven nu se poate folosi dect n bucla LOOP. O alt variant este:
Aceast terge din itab- liniile ale cror index este cuprins ntre n1 i n2 sau liniile care un indexul ncepnd cu n1 sau liniile pn la indexul n2. Se poate folosi WHERE de sine stttor sau n combinaie pentru a specifica o condiie de tergere.
51
3.14 Folosirea simbolurilor de cmp (field symbols)
Cnd se dorete accesul direct, nemediat la coninutul unei tabele interne se poate folosi simbolurile de cmpuri. Pentru aceasta mai nti este necesar asocierea lor cu a poziia din tabel spre care s indice. Identificare locaiei indicate de simbolul de cmp se bazeaz pe folosirea cmpurilor cheie. Dac acestea sunt modificate pot aprea erori.
Pentru a atribui un simbol de cmp unei linii din tabele se folosete secvena:
ASSIGNING <FS>
Pentru a ti dac simbolul de cmp a fost definit( adic indic un element valid, existent) se folosete expresia logic:
<FS> IS ASSIGNED
Avantajul folosirii simbolului de cmp este cretere vitezei de procesare, combinate cu accesul direct la cmpul dorit indiferent de nivelul ierarhic pe care se afl ntr-o nlnuire de tabele.
52
4 PROJECT 2007
4.1 Introducere n crearea de proiecte
Un proiect constituie o niruire de etape care sunt parcurse de un grup de persoane, avnd drept int atingerea unui scop practic bine definit. Un proiect trebuie s aib urmtoarele caracteristici: - Proiectul are un obiectiv propriu msurabil. Adic tii c proiectul s-a ncheiat n momentul n care obiectivul stabilit a fost realizat. - Proiectele au o ncadrare n timp. Pentru c succesul unui proiect este adesea msurat prin ct de bine a utilizat resursa de timp pus la dispoziia lui. - Proiectele necesit resurse. Prin resurse nu se nelege doar un grup de persoane calificate; resursele pot presupune un buget, echipamente, materiale .a. Ct de bine sunt alocate i dirijate aceste resurse este o alt modalitate pentru msurarea succesului sau eecului proiectului. - Toate proiectele sunt alctuite din etape interdependente, i cu toate acestea individuale, numite sarcini. Nici o parte din proiect nu poate funciona izolat de celelalte. Dac o sarcin se realizeaz cu ntrziere sau depete bugetul alocat ei, atunci aceasta afecteaz celelalte sarcini, planificarea n ansamblu, i costul total al proiectului.
Proiectele se pot ntinde pe luni de zile sau chiar ani. Prin natura lor proiectele sunt dinamice; ele au tendina s creasc, s se schimbe i s se comporte ntr-un mod pe care cineva nu-l poate anticipa ntotdeauna. n consecin, cel care este conductorul de proiect, trebuie s stea atent la desfurarea i abaterile de la direcia dorit a proiectului. Documentarea i comunicarea sunt uneltele cheie pentru gestionarea cu succes a unui proiect pe parcursul realizrii acestuia. Conducere de proiect este o disciplin care analizeaz natura proiectelor i ofer soluii pentru a dirija naintarea acestora. Conducerea de proiect ncearc s organizeze i s sistematizeze sarcinile dintr-un proiect pentru a reduce surprizele neplcute care pot apare pe parcurs.
Conducerea de proiect i conductorii de proiect sunt confruntai cu urmtoarele arii de referin: - planificare; - alocarea bugetului; - coordonarea resurselor; - urmrirea i comunicarea progresului proiectului; 53
Pentru a coordona aceste aspecte ale proiectelor, sau dezvoltat o serie de mijloace n decursul anilor. Unele dintre acestea sunt doar teoretice, ca de exemplu definirea cii critice, altele presupun cartografierea progresului proiectului, cum sunt diagramele Gantt.
Calea critic i durat necritic Calea critic stabilete o serie de sarcini din proiect care trebuie finalizate la timp pentru ca proiectul s nu deranjeze planificare n ansamblu. Aceasta nseamn c fiecrei sarcini din proiect trebuie s i se acorde un timp rezonabil pentru a fi realizat, timp dedus din experien, timp care trebuie s acopere i eventuale ntrzieri i ne- funcionaliti. n acelai timp trebuie s alocm un interval de timp acoperitor pentru sarcinile cheie ale proiectului, sarcini a cror nerezolvare la timp ar compromite proiectul.
Cile critice se pot schimba pe msura desfurrii proiectului. Scopul cilor critice este identificarea acelor sarcini care sunt elemente cheie ale desfurrii pe mai departe a proiectului. Cunoscnd exact cile critice raportate la proiect se pot evita neplceri.
Durat necritic sau limit de plutire, este acea durat de timp n care poi nc ntrzia realizarea sarcinii pn la trecerea acesteia pe cale critic. Cnd s-a epuizat acest timp proiectul este compromis. Deci att timp ct proiectul respect aceast durat critic el se afl pe linia de plutire de unde i denumirea secundar a duratei necritice ca limit de plutire -. Mediul Proiect 2007 permite calcularea acestor durate necritice precum i filtrarea sarcinilor dup cum aceste dispun sau nu de durate necritice. Cu ct interdependenele din proiect sunt mai numeroase i sunt mai puine ramuri cu evoluie paralel cu att mai restrictive vor fi cile critice.
4.2 Sarcini n realizarea proiectelor
Cele mai multe sarcini din proiect presupun un interval de timp pentru a fi realizate. O sarcin poate fi realizat n cinci minute sau cinci luni. Durata de timp necesar pentru ndeplinirea unei sarcini se numete durat. ntotdeauna este preferabil ca o sarcin cu o durat mare s fie mprit n mai multe sarcini de durate rezonabile. Astfel dac avem o sarcin cu durata de cinci luni este de dorit ca aceasta s fie mprit n cinci sarcini fiecare cu durata de o lun. Verificare realizrii fiecrei sarcini reduse la sfritul fiecrei luni evit ca la sfritul duratei alocate de cinci luni s nu se fi realizat nimic semnificativ. Astfel se pstreaz sentimentul unei realizri i finalizri de sarcin, dei doar parial, care este benefic pentru psihologia personalului de proiect. Unele sarcini,numite jaloane au durat 0. Jaloanele sunt doar repere n timp care marcheaz nceputul i finalizarea unei faze din proiect. Un exemplu ar fi cel al realizrii unei brouri la care aprobarea formatului final al brourii poate fi considerat un jalon. Jaloanele sunt utile pentru a marca momentele cheie dintr-un proiect. 54 Planificri dependente de resurse i sarcini cu durat fix Unele sarcini au aceeai durat indiferent de cte persoane sau de cte resurse li se aloc. De exemplu un zbor de avion intercontinental dureaz cinci ore indiferent de ci piloi i de cte avioane sau combustibil este pus la dispoziie. Un alt exemplu este cel al unei reacii chimice care are un anumit timp de realizare. Sau al unui tratament termic sau galvanizri a unei piese. Aceste sarcini crora nu li se poate modifica durata (prin alocare de resurse suplimentare) sunt denumite sarcini cu durat fix. Pe de alt parte, sunt sarcini la care alocarea de resurse suplimentare poate accelera realizarea. De exemplu dac un muncitor sap un an n dou ore, prin alturarea unui al doilea muncitor timpul se njumtete. Realizarea implic tot dou ore de lucru dar acestea sunt distribuite celor dou persoane, care realizeaz lucrul simultan. Sarcinile a cror durat este influenat de adugarea sau retragerea de resurse sunt denumite sarcini dependente de resurse.
4.3 Diagrame care ajut la conducerea proiectului
Diagramele Gantt, diagrame reea, structuri de divizare a muncii, sunt unelte de conducere de proiect care au evoluat n decursul anilor. n Proiect 2007 sarcinile dintr-o diagrama Gantt sunt reprezentate prin bare care reflect durata unei sarcini individuale. Jaloanele sunt marcate prin romburi.
Exemplu de diagrama Gantt. 55
Exemplu de diagrama Reea.
Structurile de divizare a muncii pot aminti de schema de organizare tipic unei companii.
Diagramele reea, nu detaliaz precis planificarea n timp a procesului. n schimb diagrama reea arat fluxul de sarcini din proiect i relaiile dintre aceste sarcini. Fiecare sarcin este coninut ntr-un cadru numit nod, i liniile care unesc nodurile precizeaz sensul i calea fluxului de sarcini.
Structurile de divizare a muncii au fost introduse i nc sunt folosite de Departamentul de Aprare al S.U.A. ca unealt de baz pentru conducerea proiectelor. Standardul precizat de acest departament definete structura de divizare a muncii ca un arbore orientat spre producie compus din echipamente fizice, programe, servicii, date i spaii de desfurare a muncii Aceast structur arat i specific produsele ce se proiecteaz sau se produc i leag elementele de producie ce trebuiesc ndeplinite ntre ele i cu starea final a produsului.
4.4 Intercondiionri
ntreaga durat a proiectului nu const doar din suma duratelor fiecrei sarcini, deoarece sarcinile din proiect nu se desfoar toate simultan. Conductorii de proiect trebuie s anticipeze i s stabileasc relaii ntre sarcinile proiectului. Aceste relaii sunt 56 numite dependene. Deci numai n momentul n care ai creat sarcinile, le-ai atribuit o durat, i ai stabilit dependenele se poate evalua ntreag durat a proiectului.
4.5 Utilitatea aplicaiilor de conducere a proiectelor
Pentru a conduce un proiect este nevoie de o serie de proceduri. Aplicaiile software de conducere de proiect implementeaz n mod automat multe din aceste proceduri. Cu aplicaiile de conducere de proiect se pot face urmtoarele:
- planificare anticipat Prin planificarea anticipat a diverselor elemente din proiect, se pot estima precis timpul i resursele necesare finalizrii proiectului; - vizualizarea evoluiei Prin analizarea evoluiei proiectului din mai multe unghiuri, poi constata dac sunt anse pentru a finaliza proiectul; - depistarea conflictelor Prin identificare din timp a conflictelor de timp i resurse, poi simula diverse scenarii i eventual gsi soluii nainte ca proiectul s eueze; - efectuarea de ajustri Poi face ajustri ale duratei i costului realizrii unei sarcini, i aduce la zi toate celelalte sarcini din proiect dependente de sarcinile ajustate; - generarea de rapoarte cu aspect profesional Poi crea rapoarte asupra stadiului n care se afl proiectul pentru a ajuta membrii echipei s-i stabileasc prioritile i s ia decizii n cunotin de cauz.
4.6 Realizarea efectiv a unui proiect cu Proiect 2007
Pentru nceput pentru a crea un proiect trebuie introduse urmtoarele informaii: - numele individual al sarcinilor; - durata sarcinilor; - dependenele dintre sarcini; - o list cu resursele umane i materiale i costul lor att n activitatea standard ct i la depirea programului; - asocierea resurselor unei anumite sarcini; - evoluia sarcinilor ; - schimbrile n temporizarea sarcinilor sau dependene; - schimbri ale resurselor adic alocare sau dealocare de resurse n cadrul proiectului; - schimbri n disponibilitatea temporal i costul resurselor;
57
4.7 Faciliti oferite de Project 2007 pentru gestionarea de proiecte
Dei trebuie introduse o multitudine de informaii i trebuie fcute o mulime de configurri ale proiectului, totui n anumite situaii mediul Project 2007 ofer modaliti de uurare i automatizare a lucrului, acestea sunt:
- proiectele ablon dac se lucreaz cu acelai gen de proiecte sau cu tipuri asemntoare, se poate crea un ablon dup un proiect care s fie reutilizat, sunt puse la dispoziie i abloane pre-definite pentru creare de proiecte individuale; - automatizarea sarcinilor repetitive: Dac proiectul conine sarcini ce se repet pe parcursul acestuia, ca ntlniri sptmnale sau rapoarte regulate, se poate crea o singur sarcin repetitiv i mediul va crea un numr nelimitat de copii la comand; - importare de liste de sarcini existente: Se pot importa date din alte programe, Outlook, Excel i folosi n Project 2007 economisindu-se astfel timpul de reintroducere a datelor; - schimburi de informaii despre sarcini prin Outlook: Se pot descrca sarcini de proiect folosind Outlook-ul de la Project Web Access, se pot modifica, i apoi tot prin Outlook pot fi transmise spre Project Web Access; - rapoarte avansate i capaciti de analiz: n plus fa de crearea de rapoarte, se pot folosi date din proiect pentru a crea repoarte n Visio sau Excel, ce pun la dispoziie capaciti analitice suplimentare; - consolidarea proiectelor: Un proiect se poate divide n pri mai mici prin care membrii echipei pot modifica evoluia proiectului. Prin folosirea acestei faciliti fiecare membru al echipei introduce doar acele date cel privesc direct, simindu- se mai responsabili i implicai n proiect. - macrouri: Se poate apela la scriptul Visual Basic pentru a construi macrouri care automatizeaz sarcinile repetitive, ca generarea rapoartelor sptmnale.
4.8 Avantajele oferite de mediul Project Server
Project Server permite conducerea proiectului prin folosirea reelei intranet a companiei sau prin Internet, numai conductorul de proiect instaleaz i utilizeaz Project Server. Ceilali membri ai echipei folosesc Project Web Access, un produs bazat pe Web care se conecteaz la serverul Project Server care conine datele proiectului. Se poate accesa serverul de proiect prin tastare url-ului ntr-un browser de internet. Folosirea Project Web Access n locul Project, permite urmtoarele: - vizualizarea diagramei Gantt a procesului; - primirea, refuzarea, trimiterea de nsrcinri de lucru; 58 - aducerea la zi a sarcinilor n raport cu informaiile despre progresul i finalizarea etapei curente a proiectului; - ataarea de documentaie, cum ar fi estimrile bugetului i studii de fezabilitate; - primirea de ntiinri despre starea sarcinilor; - trimiterea de rapoarte de stare ctre conductorul de proiect.
Managerii de proiect pot utiliza i mai bine resursele. De exemplu, folosind Project Server, managerii de proiect au acces la zona larg de resurse a companiei care depisteaz alocarea resurselor n cuprinsul proiectului. Dac un conductor de proiect observ c o anumit resurs este indisponibil, atunci poate defini necesarul pentru acea sarcin lsnd ca uneltele Project Server s caute n Zona Larg de Resurse a Companiei pentru a gsi alt resurs care s o substituie pe cea nedisponibil.
4.9 Realizarea unui proiect
n momentul n care se deschide fereastra Microsoft Project din meniul corespunztor din meniu principal Windows, va apare pe ecran ceva similar figurii de mai jos. La stnga se afl panoul de ghidare n crearea proiectului (Project Guide toolbar).
59 n momentul n care se apas o legtur din Ghidul de proiect, este lansat un vrjitor care ghideaz prin procesul sugerat de acea legtur. De exemplu dac se apas legtura Tasks (Sarcini) i apoi legtura Define the project (Definete proiectul), un vrjitor alctuit din trei pai te ghideaz pentru a crea proiectul. Primul pas ajut la stabilirea datei de nceput a proiectului. Dup stabilirea datei, se apas sgeata dinspre dreapta din partea de jos panoului sau se apas Save i se trece pasul 2 .
La pasul 2 se specific dac se folosete Project Server. La pasul se revine n Ghidul de Proiect. 60
Prin apsarea butonului de Report (Raport) din spaiul de unelte asociat ghidului de proiect, se vor gsi linkuri care vor ajuta s se dea un raport despre proiect, inclusiv un link care permite s se listeze ce se vede pe ecran anume Print current view as a report -. Procedeul n patru pai ajut la urmtoarele: - determinarea numrului de pagini ale raportului; - modificarea dimensiunii raportului prin schimbarea scalei de timp sau a coloanelor; - stabilirea zonei de subsol, de antet i a legendei proiectului; - alte opiuni pentru schimbarea dimensiunii marginilor, a notelor de listare, a modului de trecere pe alt pagin .a.
Dac se decide c nu se dorete folosirea Ghidului de Proiect (poate pentru c ocup prea mult spaiu util din ecran) acesta se poate ascunde att panoul ct i bara de instrumente. Pentru a ascunde temporar panoul se apas butonul x din panoul ghidului de proiect. Acest panou poate reaprea dac este apsat iconia cea mai din stnga din bara de instrumente a ghidului de proiect. Pentru a ascunde bara de instrumente a ghidului de proiect, se apas clic-dreapta pe bar i se de-selecteaz opiunea Project Guide din meniul aprut.
Pentru a nchide complet Ghidul de proiect, se acceseaz meniul View, apoi opiunea Turn Off Project Guide.
61 Dup ce s-a nchis panoul se va vedea o fereastr proiect necompletat, n modul de vizualizare Diagrama Gantt. n mod implicit Project 2007 creeaz un nou proiect i-l afieaz n modul de vizualizare diagrama Gantt.
4.10 Elemente de baz ale Conducerii Proiectului
Modul de vizualizare diagrama Gantt are dou mari pri: tabela Gantt i Diagrama Gantt. Dup ce sunt introduse informaii legate de sarcin, tabela Gantt conine coloane de informaie despre proiect, ca numele sarcinii, durata, data de pornire, .a. Diagrama Gantt n panoul drept este o reprezentare grafic care ajut la vizualizarea duratei i relaiilor dintre sarcini.
Scara de timp de-a lungul diagramei Gantt are funcia unui calendar orizontal. Scara poate fi marcat n ore, zile, sptmni, sau luni. Project permite s fie afiate trei scri de timp de-a lungul diagramei Gantt o scar deasupra, una la mijloc, i una dedesubt. Scara de deasupra poate fi gradat n luni, cea de dedesubt n sptmni .a.m.d.
62
4.10.1 F Fo ol lo os si ir re ea a m me en ni iu ur ri il lo or r P Pr ro oj je ec ct t
Meniurile din Project 2007 apar n partea de sus a ecranului i funcioneaz la fel ca cele din Office XP i Office 2003; implicit, comenzile sunt disponibile la cerere. Adic, cnd expandezi un meniu,se vede un mic subgrup de comenzi pe care Microsoft presupune c sunt folosite cel mai frecvent. n plus, n partea de jos a meniului, se vede o pereche de sgei orientate n jos. Dac activezi acele sgei Project va arta i celelalte comenzi care apar de obicei n meniu. Dup ce selectezi o comand, acea comand apare n meniu imediat la deschidere meniului.
Coninutul barei de meniuri
- File creeaz, deschide, nchide fiiere noi,respectiv existente; salveaz i listeaz fiiere; modific formatul paginii i proprietile documentului; direcioneaz fiiere spre gestionatorul de emailuri; - Edit mut, copie, insereaz text sau obiecte; manipuleaz completarea, nlturarea informaiei completate, tergerea; exploreaz informaia prin comenzile de gsire (Fiind), nlocuire(Replace), poziionare (Go To); - View selecteaz diversele moduri de vizualizare ale proiectului, permite accesul la formate standard de rapoarte, afieaz sau ascunde diferite bare de instrumente, implementeaz funcia de mrire-micorare(Zoom); permite modificare antetului (header) i a subsolului(footer); - Insert insereaz noi sarcini, un alt fiier de proiect, coloane n diferitele moduri de vizualizare, mai insereaz obiecte n planificare, desene, tabele Excel, documente Word, clipuri media i chiar hyperlinkuri ctre situri web. - Format ajusteaz aspectul textului,a barelor de sarcini, a scrii de timp i schimb aspectul general al modului de vizualizare selectat; - Tools Ruleaz sau modific corectare ortografic (Spelling) sau opiunile de corectare automat(AutoCorrect); acceseaz elemente al workgroup; stabilete legturi dintre proiecte; modific calendarul sau resursele. Se mai pot configura modurile standard de vizualizare i funciile ce in de organizator(Organizer), opiuni sau configurri(Customize); nregistreaz macrouri; pornete funcii de urmrire; pentru Project 2007 Professsional se pot seta opiunile de Enterprise. - Project Afieaz informaii despre sarcini i proiect sau comentarii, folosete comenzi pentru filtrarea i ordonarea sarcinilor. - Collaborate Permite distribuirea de informaie spre Project Server, solicit i aduce la zi informaia despre evoluia proiectului, permite vizualizarea Project Center i a Resource Center(Centrul de Resurse), analizeaz sau creeaz un portofoliu, permite abordarea discuiei despre riscuri i neconcordane, permite vizualizarea de documente trimise de ali membri, i setarea opiunilor de colaborare. Dac se folosete Project Standard acest meniu nu exist. - Window permite gestionarea ferestrelor de lucru; - Help permite accesul la informaii de ajutor i documentare.
63
4.10.2 E Ex xa am mi in na ar re ea a b ba ar re el lo or r d de e i in ns st tr ru um me en nt te e
Barele de instrumente din Project 2007 au elemente comune cu cele din Office, dar i o mulime de elemente specifice. n mod implicit sunt vizibile dou bare: bara Standard de instrumente( Standard Toolbar) i bara de formatare(Formatting Toolbar).
4.10.3 I In nt tr ro od du uc ce er re ea a i in nf fo or rm ma a i ie ei i
O serie de moduri de vizualizare sau poriuni din acestea din Project, de exemplu tabela Gantt, folosesc o interfa gen foaie de calcul. Informaia apare grupat pe coloane i rnduri. Intersecia dintre o coloan i un rnd este o celul, la fel ca n Excel. Project atribuie fiecrei sarcini din proiect un numr ID, care corespunde cu rndul alocat sarcinii, vizibil n partea stng a tabelei. Se pot introduce informaii despre proiect fie n csue de dialog, fie direct n celule. Cnd se selecteaz o celul, Bara de intrri, care apare imediat deasupra numelor de coloane, afieaz informaia din celul.
Cine a folosit Microsoft Excel sau alt program de calcul tabelar tie deja cum s introduc i s editeze informaia din Project. Cnd se ncepe tastarea ntr-o celul, punctul de inserie apare n partea dreapt textului din celul. Pentru a edita textul din celul, se apas odat pentru a selecta celula i apoi se apas F2 sau un nou clic pe celula ce se dorete a fi editat. Dac se apas F2, punctul de inserie apare n partea dreapt a textului din celul. Dac se mai apas odat, punctul de inserie se poziioneaz n celul la poziia pointerului de mouse. Pe msura ce se introduce informaia n celul, informaia apare n Bara de intrri, care este poziionat exact sub bara de formatare. Bara de intrri din Project servete aceluiai scop ca cea din Excel. n partea stng a barei de intrri sunt dou butoane unul de confirmare V i altul de anulare a modificrii X.
4.10.4 S Sc ch hi im mb ba ar re ea a m mo od du ul lu ui i d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e
Project ofer multiple moduri de vizualizare prin care se pot afia i edita informaii specifice din proiect. Un singur mod de vizualizarea nu ar putea permite afiare i gestionarea tuturor informaiilor att cele ce in de timp, durat, relaii dintre sarcini, alocarea resurselor sau evoluia proiectului. De fapt, pentru a interpreta corect fiecare tip de informaie, este nevoie de tipuri speciale de afiri i reprezentri grafice i textuale. Proiectul trebuie gndit ca o mic afacere. Ca n orice afacere, diverse persoane se ocup numai de un anumit aspect al afacerii. Departamentul contabil se gndete doar la costurile afacerii. Operatorul centralei este centrat doar pe activiti ce 64
privesc obinerea echipamentului necesar i a forei de munc. Departamentul de resurse umane abordeaz afacerea din prisma salariilor, orelor lucrate, beneficiilor .a.m.d. Ca creator de proiect este probabil s abordezi toate aceste faete. n Project, trecerea n alt mod de vizualizare pentru a vedea proiectul dintr-o alt perspectiv este echivalent cu diferitele moduri de abordare a afacerii de mai sus. Bara de vizualizare (View Bar) i meniul de vizualizare( View Menu) pot realiza aceste treceri.
Bara de vizualizare conine iconie pentru opt moduri de vizualizare, se poate schimba modul de vizualizare prin simplul clic pe una din iconie. n mod similar meniul de vizualizare conine comenzi pentru cele opt moduri, se poate schimba modul doar prin clic pe aceste comenzi.
Pentru a avea acces la moduri de vizualizare suplimentare din bara de vizualizare se apas ultima iconi Mai multe vizualizri (More Views).
65
Aceast fereastr de dialog permite selectare unui mod de vizualizare dintr-o list de 24 de moduri disponibile.
4.11 Elemente noi n Project 2007
Aduce mbuntiri ale modulului Project Server, att n privina interfeei ct i al motorului de comunicaii Web. De exemplu n Project Server se poate aduce la zi cubul de procesare OLAP n mod incremental n loc de a necesar construcia unui ntreg cub pentru a mprospta informaia din cub.
Project 2007 pune la dispoziia o capacitate de anulare comand(Undo) pe mai multe nivele. i att modul de vizualizare diagrame Gantt ct i modul de vizualizare Calendar au fost mbuntite.
Efectul de scoatere n eviden a consecinelor unei schimbri a parametrilor de timp al unei sarcini asupra sarcinilor existente este de asemenea o noutate.
Conducere sarcinilor a fost mbuntit prin identificarea rapid a factorilor de planificare ce condiioneaz anumite sarcini.
4.12 Secvenele ce se parcurg n realizarea unui proiect
4.12.1 D De et te er rm mi in na ar re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r d de e d de et ta al li iu u
Dup ce a fost realizat o list cu sarcinile majore, urmeaz ca aceste sarcini s fie descompuse n sarcini de detaliu. Cteva aspecte trebuie avute n vedere: 66 - Sarcinile create trebuie s fac referire la aciunile principale, dar totui s nu fie prea numeroase pentru a nu aglomera inutil planificarea, caz n care s-ar pierde timp nejustificabil cu organizare dect cu rezolvarea sarcinilor; - Trebuie incluse jaloane pentru a marca punctele de finalizare din proiect, n caz contrar se pot trece cu vederea momente critice din gestionarea unui proiect; - Trebuie incluse sarcini pe care conductorul de proiect ar dori s le cunoasc, pentru a aprecia evoluia proiectului.
4.12.2 S St ta ab bi il li ir re ea a t te er rm me en ne el lo or r l li im mi it t
Dup ce s-a cptat o idee despre sarcinile cuprinse n proiect, trebuie s se abordeze problema ncadrrii n timp a acestor sarcini. O metod de abordare a temporizrii sarcinilor este realizarea unei planificri iniiale n Project, atribuire de timp sarcinilor, permite ca mai apoi s se poat determina dac proiectul este realizat n timp util. Dac data limit este depit trebuie reajustai parametrii temporali ai sarcinilor.
n acest punct incipient de planificare, este important obinerea tuturor informaiilor necesare unei alocri n cunotin de cauz a resursei de timp. n acest moment este esenial cunoaterea datei limit de finalizare a proiectului.
4.12.3 A Al li in ni ie er re ea a r re es su ur rs se el lo or r
nainte de crearea unei planificri a proiectului, este nevoie s se tie ce resurse sunt disponibile i care este costul lor. Nu este nevoie neaprat s se tie numele resurselor ct elementele cuantificabile i tipul lor. De exemplu cte persoane i cu ce calificare, costul orei de lucru,sau ce tipuri de materiale, cantitatea, costul unei uniti din acel material.
4.12.4 A An na al li iz za ar re ea a d de ep pe en nd de en n e el lo or r
nainte de a se introduce informaie despre planificare trebuie contientizate relaiile dintre sarcini. Dac se ivesc probleme legate de ordinea i relaiile dintre sarcini, acest lucru trebuie sesizat nainte de a face alte adugri de informaii i finisri ale proiectului.
4.12.5 D De es sc ch hi id de er re ea a u un nu ui i f fi i i ie er r d de e p pr ro oi ie ec ct t
Deschiderea unui fiier de proiect n modul obinuit Dup ce s-a schiat n mare ce va conine i cum se va desfura proiectul se poate trece la crearea lui efectiv n Project 2007. Pentru aceasta se acceseaz meniul Start al Windows i de aici Microsoft Office Project 2007. Va aprea fereastra principal a proiectului, n care se poate schia cadrul sarcinilor.
67 Alte ci de deschidere sau creare de proiecte V putei crea proiectul pornind de la un ablon disponibil n Project 2007. abloanele conin informaie standard care ajut la un start rapid. n loc s se introduc sarcini, s-ar putea s fie nevoie doar ca sarcinile existente n ablon s fie adaptate. Pentru a folosi abloanele se acceseaz meniu File i de aici New. n panoul de sarcini New Project Task se gsesc o serie de linkuri spre aceste abloane. O variant ar fi folosirea abloanelor disponibile pe calculator prin accesare linkului On computer - alt variant ar fi cutarea de abloane n reea sau pe internet. Aici sunt dou opiuni Office Online Web site care este un site oficial pentru descrcarea de abloane sau oricare alt site prin comanda On Web Sites.
Pentru accesarea abloanelor disponibile pe calculator st la dispoziie urmtoarea caset de dialog:
De aici se selecteaz un ablon i se apas OK. Project va afia un proiect nou ce conine sarcini relevante la titlul de ablon ales. Acesta va putea fi folosit ca un punct de pornire pentru proiectul vizat i desigur va putea fi modificat pentru a ndeplini specificul proiectului real dorit.
4.12.6 S St ta ab bi il li ir re ea a i in nf fo or rm ma a i ie ei i d de e b ba az z a a p pr ro oi ie ec ct tu ul lu ui i
Pentru a accesa informaia principal despre proiect se lucreaz cu fereastra de dialog Project Information. Dac aceast fereastr nu apare n mod automat la crearea proiectului se acceseaz meniul Project, iar de aici ultima comand din meniul deschis adic Project Information. Pentru ca aceast fereastr s se deschid n mod automat din meniul Tools se alege Options, din fereastra Options se selecteaz tabul General i de 68 aici se bifeaz opiunea -Prompt for project info for new projects-. Fereastra Project Information are urmtorul aspect:
Se pot introduce urmtoarele informaii n casetele de editare: - Start Date (Data de pornire) Dac setai o dat de pornire pentru proiect,toate sarcinile ncep de la acea dat pn n momentul n care li se atribuie o temporizare i nite dependene; - Finish Date(Data de finalizare) Dac se tie data limit de finalizare a proiectului, aceasta poate fi introdus aici i apoi se poate lucra n sens invers pentru a planifica proiectul. Trebuie bifat opiunea din Shedule pentru a face disponibil aceast opiune (aceasta permite setarea alternativ a oricrei din aceste dou date); - Schedule From (Planific de la) Se pot realiza planificri dinspre finalizare spre punctul de pornire setnd aceast opiune la Project Finish Date. Alternativ se poate alege cealalt opiune ce permite planificare dinspre pornire spre finalizare, alegnd Project Start Date. - Current Date(Data Curent) Calculatorul alege ca valoare implicit dat curent a sistemului. Pentru a folosi oricare alt dat se modific acest cmp. Se poate ajusta aceast setare astfel nct s se genereze rapoarte care s ofere informaii despre proiect relativ la o anumit dat sau s mearg napoi urmrind evoluia proiectului de la o dat anterioar. - Status Date (Data de stare) Acest cmp seteaz tipul de dat ce va fi folosit n calculele de profit i identific data complet ce va fi folosit n csua de dialog Update Project. Data de stare permite lui Project s plaseze linii de evoluie n proiect. Dac este lsat pe setarea implicit NA, Project seteaz data de stare n raport cu data curent a sistemului. 69 - Calendar (Calendar) Se poate selecta calendarul pe baza cruia se bazeaz planificarea. Implicit acesta este calendarul standard acesta planific munca n opt ore pe zi,cinci zile din sptmn. - Priority (Prioritate) Se poate stabili prioritatea pentru fiecare proiect, n plus fa de stabilirea prioritii pentru sarcini. Pentru cuantificarea prioritii, Project folosete o valoare numeric de la 1 la 1000. Nivelul de prioritate al proiectului este util atunci cnd se folosesc resurse partajate n cadrul mai multor proiecte. Stabilirea prioritii unui proiect ajut la un control mai bun al modului n care sunt alocate resursele sarcinilor atunci cnd aceste sunt folosite n comun cu alte proiecte. - Enterprise Custom Fields ( Cmpuri specifice pentru companie) Dac compania folosete Project Server, este nevoie s se atribuie valori pentru nivelele specifice ale proiectului sau s se scoat n eviden elemente definite n bazele de date ale Project Server. Se poate introduce fie o dat de pornire, fie o dat de finalizare n funcie de ce s-a ales mai devreme. Dac s-a ales o dat de nceput, Project va stabili o constrngere de tipul - As Soon As Possible(ASAP) (ct mai devreme posibil). Invers constrngerea va fi de tipul As Late As Possible(ALAP)(ct mai trziu posibil).
Pentru a introduce una dintre aceste date se apas pe sgeata orientat n jos din dreptul casetei text. Pentru a selecta data se alege una din calendarul expandabil.
Observaie. Dac se va folosi o planificare pornind de la data finalizrii, Project nu va putea folosi uneltele de alocare optim a resurselor partajate.
70 Pentru nceput setrile implicite se pot adopta fr a se ivi probleme, ntruct se poate reveni mai pe urm la aceast fereastr de dialog.
4.13 Calendarele din Project
Caseta de dialog a Project Information permite setarea parametrilor de baz ai ncadrrii n timp ai proiectului. Aceti parametri i informaia care urmeaz a fi introdus pentru sarcini specifice se bazeaz pe calendarul standard, ce mai poate fi numit i calendar de baz pentru c servete ca punct de plecare al calculelor referitoare la planificare.
Se poate crea un calendar pentru fiecare grup de resurse din proiect. De exemplu, dac angajaii din halele companiei lucreaz nou ore de la 6.00 a.m. la 3.00 p.m., i angajaii de la birouri opt ore de la 8.00 am la 5.00 p.m. se pot crea dou calendare. n momentul n care se face referin la o zi de lucru a unui angajat, Project o interpreteaz ca fiind ziua de lucru de opt ore. n fereastra de dialog Project Information, se poate specifica dac se dorete folosirea unui calendar standard, de 24 de ore (24- hour) sau cu schimburi de noapte (night-shift) pentru majoritatea nsrcinrilor de lucru.
Observaie. Dac se folosete Project Standard schimbarea calendarului este posibil n oricare situaie. Dac se folosete Project Professional se pot crea propriile calendare (att pentru proiect ct i pentru sarcini) dac se lucreaz offline i se stocheaz proiectele local (nu n baza de date a Project Server). Dac se pstreaz pe Project Server se pot crea calendare numai cu acordul administratorului.
Project dispune i de calendare pentru resurse i sarcini atunci cnd este nevoie specificarea unui alt program de lucru pentru acel element.
4.13.1 S Se et ta ar re ea a o op p i iu un ni il lo or r p pe en nt tr ru u c ca al le en nd da ar r
Project face o serie de presupuneri implicite despre anumite elemente care specific calendarul folosit n proiect. De exemplu, Project presupune c sptmna standard de lucru const din cinci zile nsumnd 40 de ore. Project folosete acest calendar pentru resurse, atunci cnd nu i se specific alt calendar. Pentru a modifica aceste setri se acceseaz meniu Tools, apoi Options. Aprea fereastra Options. Aici se apas tabul Calendar, similar cu cel din figura de mai jos:
71
Orice modificare care se face n aceast fereastr se repercuteaz asupra planificrii din proiectul curent. Pentru a salva schimbrile i ale folosi asupra altor planificri se apas pe butonul - Set as Default (stabilete ca implicit) din tabul Calendar.
Se poate alege orice zi din sptmn ca zi de pornire. De exemplu n cazul unui restaurant care nu are program duminic i luni, se poate alege ca sptmna de lucru s nceap mari i s se ncheie smbt. n acest caz se seteaz ca zi de pornire n cmpul -Week Starts On mari (Tuesday).
Dac compania folosete un an fiscal care difer de cel standard ( adic din Ianuarie pn n Decembrie), este de dorit s se modifice corespunztor cmpul Fiscal Year Starts In ( Anul fiscal ncepe n). Aceast mprire este util atunci cnd se genereaz rapoarte despre costuri pe un an sau pe trimestru.
Ultimele cinci setri din tabul Calendar permit specificarea unei ore anume n fiecare zi pentru nceputul(Default start time) i sfritul(Default end time) activitii, numrul de ore de lucru pe zi(Hours per day), numrul de ore de lucru pe sptmn (Hours per week), numrul de zile pe lun (Days per month).
72
4.13.2 S Se et ta ar re ea a o op p i iu un ni il lo or r d de e p pl la an ni if fi ic ca ar re e
Se poate modifica modul n care se introduc informaii despre sarcin n Project. n fereastra de dialog Options, se selecteaz tabul Shedule (Planificare) pentru schimba setrile implicite pentru introducere de sarcini. n acest tab, se determin unitate implicit de timp pentru introducerea duratei sarcinii (implicit este zile), durata de lucru (ore), i dac noile sarcini ncep la data cnd ncepe proiectul sau data curent. De exemplu, dac se lucreaz la un proiect cu durata de cinci ani n care majoritatea sarcinilor dureaz luni i nu zile ar fi de dorit schimbarea setrii din cmpul Duration Is Entered In (Durate este introdus n). Dac se prefer ca noile sarcini s nceap nu mai devreme dect data curent, se poate modifica setarea din New tasks (Noi sarcini)-. n momentul n care s-au definitivat setrile se apas OK pentru aplicarea lor.
4.13.3 C Cr re ea ar re ea a u un nu ui i n no ou u c ca al le en nd da ar r
Calendarul standard s-ar putea s nu fie cea mai bun alegere pentru un proiect n anumite circumstane. De exemplu, n cazul unui edituri, la care fiecare proiect presupune utilizarea mainii de tiprit, dar la care este necesar o curire i un service de ntreinere o dat pe sptmn pentru doua ore, joi, dup amiaz, ar fi necesar un calendar personalizat. Astfel pentru a ne asigura c fiecare proiect de tiprire ia n considerare acest interval de service al echipamentului, se poate crea un calendar pentru maina de tiprire n care acest fapt s fie luat n considerare. Apoi se poate asocia un calendar de tiprire pentru sarcinile de tiprire care sunt incluse n fiecare proiect al editurii.
Observaie. n cazul Project Standard, crearea unui calendar nu este restricionat. Dar n ceea ce privete Project Professional, se pot crea propriile calendare (att pentru proiect ct i pentru sarcini) dac se lucreaz offline, i se pot pstr aceste proiect local (pe hardisk) dar i n bazele de date de pe Project Server. Dac se dorete pstrarea proiectului pe Project Server se pot crea calendare proprii numai dac administratorul a permis expres acest lucru.. De asemenea privilegiul de a crea propriile calendare nu presupune i libertatea de a modifica calendarul Standard.
Pentru a crea un nou calendar de proiect se alege Tools, apoi Change Working Time ( Schimbare timpului de lucru), care deschide fereastra de dialog Change Working Time -. Panoul cu legenda din partea stng specific cum anume sunt simbolizate orele de lucru, nelucrtoare, afiate, zilele cu excepie i sptmnile de lucru neimplicite.
73
Pentru a crea un nou calendar personalizat se apas butonul Create New Calendar care face s apar fereastra Create New Base Calendar.
Pentru a crea calendarul folosind un calendar deja existent, se selecteaz calendarul din Make a copy of -. De asemenea trebuie precizat un nume pentru noul calendar n caseta de nume Name -.
74 Observaie. Implicit, Project propune s se copieze calendarul care este vizualizat n momentul apsrii butonului Create New Calendar. Este de preferat s se fac o copie a calendarului standard, dect s se modifice acesta din urm.
4.13.4 A Aj ju us st ta ar re ea a c ca al le en nd da ar ru ul lu ui i
Se pot introduce excepii la calendarul Standard sau oricare alt calendar folosind taburile din josul ferestrei Change Working Time -. Pentru a include n programul de folosire a presei de tiprit, a intervalului de service de ntreinere, se poate proceda astfel: 1. Se apas tabul Work Weeks (Sptmni de lucru) -. 2. Se apas [Default] pentru sptmna de lucru definit pentru calendar de Project. 3. Se apas Details -. Project va afia fereastra de dialog Details -. 4. Se alege ziua ce se dorete a fi modificat din partea stng a casetei de dialog. 5. Se alege Set days pentru a se preciza timpul specific de lucru dorit. 6. n seciunea Working Times se specific programul de lucru pentru ziua aleas. 7. Se apas OK. Project reafieaz fereastra Change Working Time -.
Cnd se schimb sptmna de lucru, schimbarea fcut nu este considerat o excepie; n schimb, este considerat de fiind o sptmn normal de lucru. Astfel nct nu se va observa nici o schimbare n calendarul din fereastra Change Working Time -. Cu toate acestea, se poate modifica programul de lucru pentru orice zi apsnd pe ia n calendar; programul de lucru apare n partea dreapt.
S presupunem un caz n care este necesar o particularizare a programului de lucru pentru a face o fereastr n program necesar unei anumite activiti nafara firmei. Astfel deintorul unei afaceri dorete s-i fac timp pentru a-i duce copilul la lecii de not n fiecare Miercuri dup-amiaz pe parcursul lunii iulie, aceasta fiind un lucru ce i- 75 l permite ntruct vara activitatea firmei sale este mai redus. Pentru a modifica programul de lucru pentru a prevedea o astfel de excepie se parcurg urmtorii pai:
4. n coloana Name (Nume) n tabul Exceptions (Excepii), se tasteaz numele pentru a reaminti tipul excepiei; 5. n coloana Start, se alege data ncepnd de la care este valabil excepia; 6. n coloana Finish (Sfrit), se alege dat de expirare a excepiei. Project va seta fiecare dat cuprins ntre aceste dou limite ca excepie a calendarului. Odat ce s-au specificat aceste butonul Details- i - Delete- devin disponibile.
7. Se apas apoi butonul Details -. Project va afia fereastra de dialog Details 8. n partea de sus a ferestrei de dialog, se apas pe butonul Working Times i se stabilete programul de lucru; n acest caz programul de lucru va fi de la 8:00 a.m. la 1:00 p.m. 9. Pentru a repeta acelai tipic al programului de lucru n fiecare Miercuri, se apas butonul radio Weekly din grupul Recurrence pattern i se bifeaz csua Wednesday (Miercuri). 76 10. n - Range of recurrence - Project permite setarea datei de nceput i de sfrit a excepiei, folosind datele specificate la paii 2 i 3. Se pot schimba aceste date dac se dorete. 11. Se apas OK. Cnd Project reafieaz fereastra Change Working Time, fiecare miercuri n intervalul specificat este marcat ca fiind excepie n calendar. Va fi afiat urmtoarea fereastr:
4.14 Introducerea de sarcini
Pentru a ncepe crearea unui proiect, se introduc paii principali necesari atingerii scopului aproximativ n aceeai ordine n care se presupune c s-ar desfura.
Observaie. Se poate folosi Project Guide ce ajut la introducerea sarcinilor. Se afieaz bara de unelte Project Guide i se apas pe butonul Tasks( Sarcini) -. n panoul Project Guide se apas pe legtura List the tasks in the project guide -. Va apare informaie ajuttoare pentru crearea de sarcini.
77
Pentru a introduce sarcinile pentru proiectul dorit se procedeaz astfel:
1. Se apas n csua de pe primul rnd al coloanei Task Name n tabela Gantt. 2. Se tasteaz numele sarcinii. Textul va apare att n csua selectat ct i n bara de introducere de deasupra tabelei Gantt. 3. Se apas enter pentru confirmarea textului.
Observaie. Se poate confirma textul introdus i prin apsarea butonului de confirmare din dreptul barei de introducere, sau prin apsarea tastelor direcionale, sau prin apsarea altei celule cu mouse-ul, sau prin apsare Tab.
Odat ce s-a introdus numele sarcinii, vor aprea n celelalte coloane durat implicit a sarcinii. Se va marca cu semnul ntrebrii n dreptul duratei faptul c durata este una estimat implicit. Sarcina va ncepe implicit la data curent i se va sfri la data curent. Se marcheaz deja n spaiul diagramei reprezentarea grafic a sarcinii respective. Pe msur ce se modific proiectul orice schimbare este reliefat prin iluminarea acesteia n reprezentarea grafic.
4.15 Adugarea de subsarcini
Dup ce se introduc sarcinile principale din proiect, se poate trece la etapa de detaliere prin adugarea de sarcini subordonate, ce mai sunt denumite i subsarcini. Cnd se adaug subsarcini, sarcina imediat superioar devine o sarcin cuprins pentru acestea. Sarcinile cuprins i subsarcinile ofer o cale simpl de a structura planificarea proiectului.
Project permite afiarea i tiprirea informaiei de proiect pe adncimea de nivel dorit. De exemplu, se poate face un raport al proiectului care s conin doar sarcinile principale, cele subordonate fiind ascunse. n acelai mod se pot detalia acele subsarcini pentru echipele ce le vor realiza direct, celelalte sarcini ce nu-i privesc direct putnd fi ascunse.
Pentru a aduga subsarcini se procedeaz astfel: 1. Se selecteaz csua cu numele sarcinii imediat sub sarcina ce se dorete a fi detaliat; 2. Se apas din meniu Insert-, apoi -New Task-. Va apare un rnd necompletat imediat sub sarcina ce se dorete a fi detaliat; 3. Se introduc datele despre subsarcin i se confirm; 4. Se apas butonul de indentare din bara de formatare, pentru a indenta subsarcina.
Observaie. Implicit sarcinile cuprins apar n caractere ngroate i subsarcinile apar n caractere normale. Cu toate acestea, uneori se dorete ca diferena dintre ele s fi mai accentuat. Odat ales un model de formatare acesta trebuie meninut, iar semnificaia lui transmis altor persoane ce lucreaz la creare proiectului. 78 Se observ c acum sarcina cuprins este scoas n eviden n diagrama Gantt printr-o bar neagr care ncadreaz ntre dou sgei nceputul i sfritul sarcinii Cnd o sarcin devine o sarcin-cuprins( adic o sarcin ce conine subsarcini), timpul specificat pentru aceasta reflect timpul total necesar finalizrii tuturor subsarcinilor componente. Dac unei sarcini i s-a asociat o durat i acea sarcin devine o sarcin- cuprins, durat acesteia va fi recalculat n funcie de duratele subsarcinilor componente.
Odat create subsarcinile, acestea se pot indenta i numai cu ajutorul mouselui, astfel: Se selecteaz sarcina cuprins, apoi subsarcinile ce depind de aceasta. Pointerul mouselui se va schimba cnd se va deplasa pe deasupra numelor sarcinii cptnd forma unei linii avnd la capete dou sgei. Prin inerea apsat a butonului stng al mouselui i deplasare pe vertical nainte sau napoi se poate scdea sau crete nivelul de indentare al sarcinii vizate.
4.16 Salvarea fiierelor de proiect
Salvarea fiierelor de proiect se poate face ntr-un format protejat cu parola sau simplu. Sau se mai poate face sub form de abloane pentru ca structura proiectului s poat fi reutilizat. Pentru a salva un fiier proiect pentru prima data se apas File- apoi Save- din meniul principal. Se mai poate apsa iconia de salvare din bara standard de instrumente. Va aprea fereastra de dialog Save as n care se specific numele fiierului, locaia de salvare, i tipul formatului de salvare dorit.
n csua de editare File name se va tasta numele fiierului. 79 Observaie. Project 2003, Project 2002 i Project 2000 folosesc acelai format de fiier, dar Project 2007 folosete un format diferit. Dac se dorete ca un fiier de proiect creat n Project 2007 s fie accesibil pentru versiunile anterioare aceasta se poate realiza alegnd ca opiune de salvare formatul Project 2000 20003 -. Orice caracteristici specifice lui Project 2007 vor fi nlturate. n plus Project 2007 nu poate salva fiierele de proiect n formatul specific Project 98.
Implicit, Project 2007 salveaz fiierele cu proiect n formatul avnd extensia .mpp. Pentru a salva un fiier sub un alt format, ca de exemplu baz de date Microsoft Access -(.mdb) se poate selecta opiune corespunztoare din lista combo Save as type -. Odat ncheiate aciunile de specificare a numelui, locaiei i tipului pentru a salva se apas Save -.
4.17 Salvarea fiierelor ca abloane
Unul dintre formatele din lista combo Save as type este ablonul. Fiierelor de tip ablon au extensia .mpt. Fiierele ablon sunt un element deosebit de util n crearea de proiecte pentru c de obicei structurile proiectelor destinate acelorai genuri de lucrri sunt asemntoare. ntr-un fiier ablon se salveaz toate setrile fcute ntr- un proiect anume, ca de exemplu formatarea, sarcini obinuite, tipurile de calendar. Lucrul cu fiiere ablon previne operaia contraproductiv de reinventare a roii.
Pentru ca lucrul cu abloane s fie eficient este de preferat ca abloanele create s aib o structur ct mai general dar centrat pe tipul respectiv de proiect. Aceasta pentru c pe msur ce se particularizeaz un ablon acesta i pierde caracterul de universalitate iniial.
4.18 Protejarea fiierelor
Pentru a proteja fiierul de proiect de priviri indiscrete, Project pune la dispoziie un sistem de acces cu parol la deschiderea fiierului. Pentru a parola un fiier se apas butonul Tools din fereastra de dialog Save as i din meniul care apare se alege General Options . Acesta va deschide fereastra Save options cu urmtorul aspect:
80
Atribuirea unei parole n caseta de editare Protection pasword protejeaz fiierul de proiect la deschidere. Numai persoana care cunoate parola poate deschide acel fiier. Dac se specific o parol de scriere n caseta Write Reservation Password -, oricine va putea deschide fiierul dar numai cel ce cunoate parola l va putea modifica. Dac se bifeaz caseta -Read-Only recommended- Project va afia un mesaj prin care va solicita ca oricine deschide fiierul s nu-l modifice. Dar acest mesaj poate fi ignorat, modificarea nefiind interzis ci doar nerecomandat.
4.19 nchiderea proiectului
n momentul n care s-a terminat lucrul asupra unui proiect, acesta se poate salva, i apoi se poate nchide prin apsare butonului de nchidere din dreapta-sus al ferestrei, sau prin selectarea din meniul Files- a opiunii Close (nchide) -.
4.20 Lucrul cu o schi de proiect
Odat creat o schi de proiect, rearanjarea secvenelor de sarcini individuale este simpl. Se poate de asemenea opera prin schi pentru a se arta mai multe sau mai puine detalii. n Project sunt permise mutarea, copierea, ascunderea i afiarea sarcinilor.
4.20.1 A Ar ra an nj ja ar re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r n nt tr r- -o o s sc ch hi i
Pentru a mut sarcini ntr-o schi, se poate decupa i insera sau se poate prinde i depune sarcina respectiv. De asemenea se pot rearanja sarcinile n ierarhie prin promovarea sau retrogradarea lor Pentru a muta o sarcin aceasta trebuie mai nti selectat. Se poate folosi una din urmtoarele tehnici de selectare a sarcinilor:
- Pentru a selecta o sarcin individual se face clic pe numrul su de ID. - Pentru a selecta un numr de sarcini consecutive, se selecteaz mai nti prima dintre sarcini se ine shift-ul apsat se face clic pe tabela de sarcini i innd butonul de mouse apsat se selecteaz tot grupul de sarcini; - Pentru a selecta un numr oarecare de sarcini aflate n diferite poziii, se ine ctrl apsat atunci cnd se face clic pe numrul ID asociat sarcinii ce se dorete a fi selectat.
De reinut este faptul c deplasnd o sarcin-cuprins, se vor deplasa i subsarcinile ce depind de aceasta. Mai mult dac se va deplasa o sarcin din afar zonei de influen a sarcinii-cuprins, acea sarcin va fi automat retrogradat ca subsarcin n zona de influen a sarcinii-cuprins respective.
81 Observaie. Pentru a muta doar sarcina cuprins fr subsarcinile acesteia, aceste subsarcini trebuie promovate pentru a nu mai depinde de sarcina-cuprins.
4.20.2 C Co op pi ie er re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r
Copierea sarcinilor este o operaie simpl i merg mn n mn cu crearea schiei de proiect. De exemplu, presupunem un proiect n care se testeaz o vopsea de protecie. Se urmrete ca prin parcurgerea etapelor de proiect s se gseasc o combinaie de componente a vopselei care s asigure o durabilitate optim a acoperirii n condiiile de mediu dorite. Astfel proiectul const din o serie de sarcini repetitive ( Obinerea unei mostre de vopsea, Testarea vopselei n funcie de anumii parametrii ai mediului, consemnarea rezultatelor testrii, analizarea rezultatelor, etc.) Pentru a nu se repeta tastarea de un numr repetat de ori a acelorai sarcini acestea pot fi create odat i copiate de un numr dorit de ori.
Pentru a copia sarcinile, acestea trebuie mai nti selectate folosind tehnicile descrise mai sus. Apoi se pot folosi urmtoarele tehnici specifice de copiere:
- se apas Edit apoi se alege Copy i pe urm Paste specificnd desigur ce se copie i unde se depune copia. Acelai lucru se poate face i prin iconiele de comand rapid din bara standard de unelte. - Se apas i se ine apsat butonul stng al mouse-ului n combinaie cu folosirea tastei ctrl, apoi se trage sarcina deasupra noii sale locaii. Se elibereaz butonul mouselui pentru a finaliza operaia. - Se selecteaz grupul de taste ce se dorete a fi copiat, se apas butonul al doilea al mouselui se alege din meniul ce apare Copy cell -. Apoi se selecteaz poziia unde se dorete a fi inserate sarcinile copiate se apas al doilea buton al mouselui i se alege - Paste-.
4.20.3 A Af fi i a ar re ea a i i a as sc cu un nd de er re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r
Schia de proiect permite s se vizualizeze proiectul la diferite nivele de detaliu prin expandarea sau contracia sarcinilor-cuprins. Se poate folosi butonul Show din bara de formatare pentru afia sau ascunde rapid subsarcinile dup nivelul de indentare dorit. Semnul minus din dreptul unei sarcini indic faptul c aceasta a fost expandat i sunt vizibile subsarcinile componente. Semnul plus din dreptul unei sarcini indic faptul c aceasta are nite sarcini n subordine ce nu sunt afiate.
Observaie. Folosirea prea multor nivele de indentare (mai mult de trei sau patru) face dificil vizualizarea pe ecran a ntregii schiei de planificare. De fapt o schi de proiect prea detaliat este un semn al necesitii de regndi ntreaga schi,i eventual de a diviza proiectul n mai multe proiecte mai simplu de vizualizat.
82
4.20.4 A Ac cc ce es su ul l l la a a aj ju ut to or r
Accesul la ajutor se poate face prin apsarea iconiei de ajutor aflate n bara standard de instrumente sau selectnd Help- i apoi Microsoft Office Project Help din meniul principal. Se poate cuta att offline ct i online. Se va face o cutare i se vor afia nite subiecte legate de ceea ce se dorete a fi lmurit. n tabela de materii se poate vedea structura fiierului de ajutor pus la dispoziie de Project i eventual se poate selecta i parcurge un anumit capitol.
4.20.5 C Cr re ea ar re ea a i i c co on nf fi ig gu ur ra ar re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r
Stabilirea temporizrii pentru sarcini De fiecare dat cnd este o treab de realizat se pune problema ct timp va dura realizarea, i uneori cnd anume se va ncepe lucrul respectiv, aceasta att pentru lucruri mrunte personale ct i pentru sarcini de lucru de la locul de munc. Esenial n estimarea timpului este experiena de lucru cu acel gen de sarcini i luare n calcul a oricrei ntrzieri datorate unor motive mai mult sau mai puin obiective. Metodele prin care apreciem durata unei sarcini n viaa de zi cu zi sunt aplicabile i n Project. n plus pentru a uura i pentru a crete precizia determinrii acestei durate Project pune la dispoziie o serie de metode specifice.
Sarcin unitar-constant Implicit Project creeaz sarcini dependente de resurse care mai sunt denumite i sarcini unitar-constante. Pentru a nelege mai bine conceptul avem exemplul urmtor : plantarea unui copac. Presupunem c unei persoane i trebuie dou ore pentru a planta. Dac mai lucreaz i alt persoan(o resurs suplimentar deci) timpul ar trebui s se reduc la o or. Aceasta pentru c dou resurse, fiecare genernd o or de efort, termin lucrul ce necesit dou ore ntr-o singur or. n cazul sarcinilor dependente de resurse, adugnd resurse, durata de realizare a sarcinii se scurteaz. Dac se dealoc resurse, timpul de realizare a sarcinii crete. Observaie. n Project reducerea timpului necesar realizrii unei sarcini se bazeaz pe un raionament matematic simplu. Cu toate acestea efectele resurselor umane implicate n proiect nu pot fi ntotdeauna deduse prin relaii simple de proporionalitate. Aceasta pentru c trebuie luat n considerare timpul necesar comunicrii, comunicrii greite, timpul alocat edinelor de informare etc.
83
Sarcini cu durat fix n Project se pot folosi i sarcini cu durat fix. Numrul de resurse nu afecteaz durata acestui tip de sarcini.
Sarcini cu activitate-fix Cnd se creeaz o sarcin cu activitate-fix, se stabilete durata sarcinii, i Project i atribuie un procentaj din efortul total care este suficient pentru realizarea ei, aceasta inndu-se cont i de resursele implicate. De exemplu, dac se implic trei persoane n realizarea unei sarcini cu durata de o zi, Project va stabili c este necesar doar 33% din timpul de lucru al unei persoane pentru a o termina ntr-o zi. Similar n cazul n care pentru realizarea unui sarcini sunt necesare 48 de ore. Avnd disponibil o resurs care lucreaz opt ore pe zi, sarcina va necesita ase zile pentru a fi finalizat. Avnd disponibile dou resurse care s lucreze tot opt ore pe zi, sarcina va necesita doar trei zile. n ambele cazuri volumul de munc implicat rmne constant. Durata realizrii sarcinii se schimb n funcie de numrul de resurse asociate sarcinii.
Sarcini dependente de efort Pentru sarcini cu durat fix i sarcini unitar-constante, se poate configura n Project procentajul de munc total alocat fiecrei resurse, configurare bazat pe numrul de resurse alocate. Astfel se specific o sarcin dependent de efort. Munca necesar pentru a finaliza sarcina rmne neschimbat, dar n schimb Project redistribuie munca n mod egal resurselor alocate.
Configurarea temporizrii sarcinilor n acest moment se cunosc elementele de baz pentru estimarea duratei unei sarcini, de asemenea se cunoate relaia dintre efortul de realizare a unei sarcini i numrul de resurse alocate. Pentru a atribui o durat unei sarcini, se pot folosi una din urmtoarele trei metode: - Se introduce durata n coloana Duration- din tabela Gantt; - Se folosete fereastra de dialog Task Information pentru a introduce i vizualiza informaia privind toate aspectele unei sarcini, incluznd temporizare, constrngeri, dependene, resurse i prioritatea n cadrul proiectului. - Se poate folosi mouseul pentru a trage de bara de sarcin i a o dimensiona la mrimea dorit;
Observaie. Se mai poate introduce munca necesar n urma atribuirii de resurse ctre sarcin. Project va calcula apoi durata folosind o formul implicit, care dup caz se poate modifica.
4.20.6 F Fo ol lo os si ir re ea a t ta ab be el le ei i G Ga an nt tt t
Pentru a introduce durata unei sarcini n tabela Gantt este necesar doar s se selecteze celula corespunztoare din coloana Duration-. Din cte s-au observat Project 84 atribuie automat o valoare implicit urmat de un semn al ntrebrii pentru orice sarcin nou introdus creia i s-a precizat doar numele. Durata se poate introduce n cteva moduri diferite. De exemplu Project recunoate urmtoarele expresii pentru a se specifica trei sptmni : 3 w, 3 wks, 3 weeks.
Observaie. Pentru a atribui aceeai durat unui grup de sarcini consecutive, se introduce durata odat i se folosete umplerea din coloana Duration- pentru a copia durata i celorlalte sarcini.
Cnd se introduce durata, Project folosete funcia de iluminare pentru a arta care alte sarcini din proiect sunt afectate.
Observaie. Dac informaia introdus produce un efect nedorit se poate apsa butonul de Undo din bara Standard de unelte, pentru a se reveni la starea iniial. ncepnd cu Project 2007, de fiecare dat cnd se apas butonul de Undo -, Project ndeprteaz efectele fiecrei aciuni n ordinea n care acestea au fost efectuate.
4.20.7 F Fo ol lo os si ir re ea a f fe er re es st tr re ei i d de e d di ia al lo og g - - T Ta as sk k I In nf fo or rm ma at ti io on n
Se parcurg paii urmtori pentru a atribui o durat unei sarcini folosind fereastra de dialog:
1. Se trece n modul de vizualizare diagrama Gantt folosind meniul View-, apoi Gantt Chart. 2. Se face dublu-clic n celula cu numele sarcinii pentru a deschide fereastra Task Information -. 85 3. Se apas sgeile din cmpul Duration pentru a crete sau scdea durata pornind de la durata implicit de o zi. Pentru a putea specifica direct durata se face clic n csua de editare a Duration i se tasteaz durata numeric i unitatea de timp dorit m pentru minute, h pentru ore, w pentru sptmni, mo pentru luni. 4. Se apas OK pentru a se confirma durata sarcinii. n diagrama Gantt va fi reprezentat noua durat introdus.
4.20.8 F Fo ol lo os si ir re ea a m mo ou us se el lu ui i i i b ba ar re ei i d de e s sa ar rc ci in n
Pentru a ajusta durata sarcinii folosind mouseul i bara de sarcin se parcurg urmtorii pai:
1. Se poziioneaz pointerul de mouse n partea dreapt a barei de spaiu pn cnd acesta se schimb ntr-o linie orizontal cu o sgeat spre dreapta. 2. Se apas i se trage bara spre dreapta. Pe msura deplasrii se schimb i valorile numerice din tabel i reprezentarea grafic a barei. 3. Se elibereaz butonul mouseului cnd durata dorit este atins.
Observaie. Cnd se specific durata unei sarcini prin intermediul mouseului, Project nu consider durata aleas ca fiind o durata planificat ci una estimat. Pentru a transforma durata din una estimat n una planificat se folosete ori tabela Gantt ori fereastra de dialog Task Information -.
4.20.9 C Co on nf fi ig gu ur ra ar re ea a o op p i iu un ni il lo or r d de e p pl la an ni if fi ic ca ar re e
Nu exist limitarea de a introduce numai sarcini dependente de resurse sau durate estimate ale sarcinii n tabela Gantt. Se pot schimba tipul de sarcin implicit i alte opiuni implicite de planificare. Pentru aceasta se acceseaz Tools -, apoi Options i se apas pe tabul Schedule din fereastra de dialog Options -.
n aceast fereastr de dialog, se specific unitate implicit de timp pentru introducerea duratei sarcinii (implicit este zile), timpul de lucru (implicit ore), i dac noile sarcini ncep n momentul nceperii proiectului sau la data curent a introducerii lor. Pentru a se introduce implicit durate planificate n locul celor estimate, se debifeaz opiunea New tasks have estimated durations (Noile sarcini au durate estimate) -.
Pe msur ce se capt experien n introducerea de informaii, se vor gsi ci de a configura Project pentru un lucru ct mai eficient.
86
4.20.10 A At tr ri ib bu ui ir re ea a u un nu ui i c ca al le en nd da ar r p pe en nt tr ru u o o a an nu um mi it t s sa ar rc ci in n
Calendarele pentru sarcini devin accesibile ncepnd cu Project 2000. Se poate asocia un calendar unei sarcini astfel: se acceseaz Tools -, apoi Change Working Time pentru a deschide fereastra de dialog Change Working Time - . se apas butonul de New pentru a crea un calendar nou i totodat se specific i numele noului calendar. Apoi se configureaz noul calendar dup dorin i se salveaz configuraia apsnd OK.
Dup ce prin operaiile precedente s-a creat calendarul pentru a-l asocia unei sarcini se procedeaz astfel. Se face dublu-clic pe numele sarcinii pentru a se deschide fereastra de dialog Task Information - . Se selecteaz tabul Advanced se 87 expandeaz lista combo Calendar i se alege calendarul dorit din cele disponibile, ca n figura de mai jos:
4.21 Crearea jaloanelor
Conductorii de proiect folosesc adesea jaloane pentru a marca momentele cheie din proiect, ca de exemplu finalizarea unei faze sau aprobarea unei activiti. n Project, jaloanele sunt sarcini care au de obicei durat 0. Simbolul pentru un jalon n diagrama Gantt este rombul. O sarcin nu trebuie neaprat s aib durat 0 pentru a fi un jalon; se poate marca oricare sarcin ca fiind jalon. Pe tabul Advanced din fereastra de dialog Task Information se bifeaz Mark As Milestone pentru ca sarcinile marcate ca jaloane s nu capete durata 0. Cu toate acestea reprezentarea sarcinii n diagram se schimb de la o bar de o anumit lungime la un romb, accentundu-se astfel importana momentului i mai puin a duratei. Pentru jaloane cu durat diferit de 0, rombul apare la captul din dreapta al locului n care era bara.
88
4.21.1 T Te em mp po or ri iz za ar re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r- -c cu up pr ri in ns s
Sarcinilor-cuprins nu li se poate asocia n mod direct o durat ca n cazul sarcinilor simple. Durata lor este precizat de durata i dependenele sarcinilor componente. De exemplu dac o sarcin cuprins include trei sarcini care se desfoar una dup alta, durata sarcinii cuprins va fi suma duratelor celor trei sarcini. Chiar i dac se deschide fereastra de dialog Task Information- opiunile legate de durata sarcinii-cuprins sunt indisponibile. Observaie. Se poate seta Project astfel nct s afieze sarcina cuprins a ntregului proiect, aceasta va afia durata total a proiectului.
4.21.2 F Fo ol lo os si ir re ea a s sa ar rc ci in ni il lo or r r re ec cu ur re en nt te e
Proiectele folosesc sarcini care se repet n mod regulat. Exemple de astfel de sarcini sunt edinele sptmnale, rapoartele semestriale, sau rapoarte la bugetele lunare. Pentru a evita crearea acelorai sarcini pornind de la 0 iari i iari se poate 89 apela la caracteristica de gestionare a sarcinilor recurente din Project. Aceasta permite crearea unei sarcini recurente o dat i acestei sarcini i se va preciza o frecven i o temporizare. Pentru a crea o sarcin recurent se pot parcurge urmtorii pai:
1. ntruct Project insereaz sarcini deasupra sarcinii selectate, se va selecta acea sarcin care se dorete a fi sub sarcina recurent prin accesare meniului Insert- ,apoi Recurring Task aceasta determinnd deschiderea ferestrei de dialog Recurring Task Information din figura de mai jos: 2.
3. Se tasteaz numele sarcinii recurente. 4. Se introduce durata sarcinii n cmpul Duration -. 5. Se stabilete frecvena de apariie a sarcinii prin selectarea din grupul de butoane radio Recurrence Pattern a frecvenei dorite ce poate fi zilnic (Daily), sptmnal (Weekly), lunar(Monthly), anual( Yearly). Fiecare opiune implic un anumit tipic de configurare. 6. Se stabilete intervalul de recuren adic intervalul de timp n care va reaprea sarcina, prin introducerea datei de nceput i datei de sfrit, sau prin precizarea numrului de apariii. n cazul acesta din urm Project va calcula automat data de sfrit. Preferabil ar fi precizarea numrului de apariii dect a datei de sfrit. 7. Se apas OK pentru a crea sarcina. Project va crea numrul prescris de sarcini i le va afia ca subsarcini ale sarcinii a crei nume a fost precizat anterior.
90
Exemplu de sarcin recurent sau repetitiv.
4.21.3 S St ta ab bi il li ir re ea a d de e c co on ns st tr r n ng ge er ri i i i d da at te e l li im mi it t
Constrngerile influeneaz temporizarea unei sarcini n raport cu data de nceput i de sfrit a proiectului. Stabilirea unui termen limit pentru proiect determin apariia unui marcher vizual care reamintete c proiectul trebuie finalizat pn la acea dat.
4.21.4 n n e el le eg ge er re ea a c co on ns st tr r n ng ge er ri il lo or r
Implicit, Project stabilete pentru oricare sarcin creat o constrngere de tipul As Soon As Possible (Ct mai devreme posibil)-. ntruct la nceput nu sunt stabilite dependenele dintre sarcini, toate sarcinile vor ncepe implicit la aceeai dat. Se pot seta alte tipuri de constrngeri astfel: - As Late As Possible (Ct mai trziu posibil): Aceast constrngere determin ca o sarcin s nceap la o dat astfel nct finalizarea ei s nu depeasc termenul limit al proiectului; - Finish No Earlier Than (Finalizeaz nu mai devreme de) / Finish No Later Than (Finalizeaz nu mai trziu de): Aceast constrngere stabilete ncheierea unei sarcini fie nu mai devreme fie nu mai trziu dect o dat specificat. 91 - Must Finish On (Trebuie terminat la data)/Must Start On(Trebuie nceput la data): Aceast constrngere determin o sarcin s nceap sau s se ncheie la o dat specificat. - Start No Earlier Than ( Nu ncepe mai devreme de) / Start No Later Than( Nu ncepe mai trziu de): Aceste constrngeri stabilesc ca nceputul unei sarcini s aib loc fie mai devreme fie mai trziu dect o dat specificat.
Numai Must Finish on / Must Start On constrng o sarcin s nceap sau s se termine fix la o anumit dat. Toate celelalte constrng sarcina doar s se desfoare ntr-un anumit interval stabilit.
4.21.5 F Fo ol lo os si ir re ea a t te er rm me en ne el lo or r l li im mi it t
Se pot stabili date limit pentru o sarcin. O dat limit difer fa de o constrngere prin aceea c Project nu folosete data limit pentru a calcula planificarea proiectului. n schimb, data limit se manifest ca un marcher vizual pentru a reaminti de existena ei.(acest marcher este simbolizat printr-o sgeat ndreptat n jos conturat). Dac se poziioneaz mouseul deasupra indicatorului de termen limit, Project va afia informaii detaliate despre acest termen. Dac sarcina se ncheie dup termenul limit,se marcheaz acest lucru cu un simbol. Dac sarcina se ncheie naintea termenului limit, nu mai apare acel simbol.
Dei termenele limit nu afecteaz calculele de planificare din proiect, ele afecteaz o dat de finalizare ntrziat i de asemenea calculele de timp necritic disponibil. De remarcat c se pot asocia att termene limit ct i constrngeri pentru o sarcin. ntr-un proiect planificat lund n calcul o dat de start, termenul limit are acelai efect asupra calcului timpului necritic ca i o constrngere de tipul Finish No Later Than (Finalizeaz nu mai trziu dect)
4.21.6 S St ta ab bi il li ir re ea a d de e c co on ns st tr r n ng ge er ri i i i d de e t te er rm me en ne e l li im mi it t
Se pot stabili constrngeri pentru o sarcin din proiect folosind tabul Advanced- din fereastra de dialog Task Information -. Se alege tipul constrngerii din lista combo Constraint Type- . Pentru oricare din opiunea aleas cu excepia As Late As Possible i As Soon As Possible se specific o dat prin tastare sau prin alegerea ei din calendarul expandabil. Pentru a stabili un termen limit se alege o dat din calendarul expandabil aparinnd cmpului Deadline -.
92
Circumstane n care sunt utile constrngerile: - un proiect ce presupune pregtirea unui corp de cldire pentru utilizare, se dorete a inspecia final s se desfoare ct mai trziu posibil; - Aprobarea bugetului anual trebuie s se finalizeze cel trziu n ultima zi a anului fiscal, pentru a ncepe noul an cu bugetul pus la punct; - nregistrarea unei intrri contabile majore nu trebuie s nceap mai devreme dect n prima zi a noului trimestru astfel nct intrrile s nu nregistreze o cretere n registrele contabile din acest trimestru; - Prezentarea pachetelor de compensaie pentru salariaii a cror contracte au fost reziliate trebuie finalizat n momentul n care se anuna o preluare major a companiei.
Termenele limit sunt folositoare n urmtoarele situaii: - este necesar pregtirea bugetului anual pn la un anumit termen, pentru a fi sigur de faptul c aprobarea se face n timp i noul an bugetar poate debuta cu bugetul clarificat; - Este nevoie s se pregteasc pachetele de compensaie pentru salariaii a cror contracte au fost reziliate ca urmare a unei preluri masive, i aceasta nainte a anunarea oficial a prelurii.
4.22 Manipularea diagramei Gantt pentru a vizualiza temporizarea
Dup ce sunt introduse o serie de sarcini i durate de sarcini, se va dori modificarea scrii de timp din diagrama Gantt pentru a vizualiza informaia despre sarcini cu o anumit rezoluie temporal. Pentru a opera modificri asupra diagramei Gantt oricare din urmtoarele metode este disponibil: - Se poate ajusta spaiul de afiare alocat tabelei Gantt i diagramei Gantt prin deplasarea cu mouseul a liniei de demarcaie fie pentru a mri fie pentru a micora unul din cele dou spaii. 93 - Se poate modifica limea coloanelor din tabela Gantt pentru a fi afiate mai multe coloane n acelai spaiu, prin clic i tragere a prii drepte a coloanei dorite, fie spre dreapta pentru a o lrgi fie spre stnga pentru a o ngusta. - Prin dublu-clic pe titlul coloanei,se pot modifica parametrii coloanei n fereastra de dialog Definition ce apare. n aceast fereastr pot fi modificate att denumirea coloanei ct i modul de aliniere al coloanei.
Se observ Field Name(Numele cmpului)-, -Title (Titlul coloanei)-,- Align Title (Alinierea titlului) -, - Align Data (Alinierea datelor din coloan),- Width (Limea coloanei)- .a. Se pot modifica incremenii din scala de timp fie prin dublu-clic pe scal, fie prin meniul Format -, apoi Timescale. Va aprea fereastra de dialog Timescale -. Aici se pot schimba unitile de timp pentru scara de sus,cea de mijloc i cea de jos. Aceste ajustri permit focalizarea pe o anumit perioad din cadrul proiectului sau obinerea unei vederi de ansamblu cu mai puine detalii. Cmpul Count- stabilete intervalul de timp pe scala care va fi afiat. Cu ct valoare lui este mai mare cu att afirile momentelor n timp vor fi mai rare.
94 Pentru a se reduce efectiv dimensiunea reprezentat a unei uniti de timp din grupul de controale Timescale options se modific cmpul size: o valoare mai mare permite vederea mai multor detalii o valoare mai mic mai puine detalii dar mai multe elemente.
4.22.1 I In nt tr ro od du uc ce er re ea a d de e c co om me en nt ta ar ri ii i p pe en nt tr ru u s sa ar rc ci in na a
Se pot ataa comentarii sarcinilor individuale pentru a reaminti anumii parametri sau detalii ale sarcinii. De exemplu, dac o sarcin presupune mai muli contractani secundari, ar fi de dorit s fie regsite uor informaiile de contact ale acestora. Pentru aceasta informaiile respective vor fi trecute n seciunea de comentarii a sarcinii. La comentarii se mai pot trece regulamentul companii privitor la desfurarea acelei sarcini. Cnd se adaug un comentariu la o sarcin, se poate afia acel comentariu pe ecran sau se poate tipri ntr-un raport.
Observaie. Mai pot fi adugate comentarii pentru fiecare resurs n particular ca de altfel i alocrii acestora.
Pentru a aduga un comentarii unei sarcini se pot parcurge urmtorii pai:
1. Se face dublu-clic pe sarcin pentru a se deschide fereastra de dialog Task Information -. 2. Se selecteaz tabul Notes- (Comentarii). 3. Se scrie comentariul n spaiul disponibil, avnd posibilitatea de a formata textul dup preferine. 4. Se apas OK pentru a ataa comentariul scris la sarcin.
Din acest moment o iconi pentru simbolizarea existenei comentariului apare n coloana de indicatori ai tabelei Gantt. Pentru a vizualiza comentariul trebuie poziionat pointerul mouselui deasupra acestei iconie.
Se pot tipri comentariile mpreun cu planificarea parcurgnd paii urmtori: 1. Din meniul File- se alege Page Setup. 2. Se selecteaz tabul View. 3. Se bifeaz opiunea Print Notes- (Tiprete comentarii). 4. Se apas OK.
Comentariile vor aprea pe urmtoare pagin dup cea cu diagrama Gantt.
4.22.2 S St ta ab bi il li ir re ea a d de ep pe en nd de en n e el lo or r d di in nt tr re e s sa ar rc ci in ni i
Dup cum constrngerile stabilesc temporizarea sarcinilor dup o dat de nceput a proiectului sau de sfrit, sau o dat particular, dependenele leag 95 temporizarea unei sarcini de temporizarea alteia. Dependenele sunt eseniale pentru calcularea adevratei durate a proiectului.
Dependenele exist pentru c de obicei sarcinile din proiect se petrec la momente diferite sau realizarea unei sarcini depinde de finalizarea alteia. Sarcinile depind una de alta, n mai multe privine, fie datorit disponibilitii i a numrului de resurse, fie datorit naturii lor (de exemplu pentru a se putea ncepe o construcie este nevoie de o aprobare specific). Nu se poate ti timpul total necesar realizrii proiectului nainte de a se stabili duratele i dependenele. De exemplu dac un proiect este alctuit din cinci sarcini fiecare cu durata de 10 zile, fr specificarea unor dependene timpul necesar finalizrii ar fi de 10 zile. n momentul n care sarcinile sunt conectate prin dependene, proiectul poate dura pn la 50 de zile.
4.22.3 n n e el le eg ge er re ea a m me ec ca an ni is sm mu ul lu ui i d de ep pe en nd de en n e el lo or r
O sarcin care trebuie s aib loc naintea altei sarcini se numete sarcina predecesoare. O sarcin care va avea loc dup o alt sarcin se numete sarcin succesoare. O sarcin poate avea mai muli predecesori sau/i mai muli succesori. Sarcinile n relaie de dependen sunt conectate. Diagrama Gantt afieaz conexiunile dintre sarcini prin linii ce unesc o bara de sarcin cu alta. O sgeat la un capt al acestei linii indic sarcina succesor. Unele relaii de dependen se rezum doar la faptul c n momentul n care sarcina predecesor se ncheie poate ncepe sarcina succesor. Cu toate acestea exist situaii mai complexe. De exemplu, dac se face mutarea biroului ntr-o nou cldire, prima sarcin este asamblare spaiilor individuale de lucru, totui nu este nevoie ca toate spaiile s fie amenajate, putndu-se deja muta mobilierul n spaiile deja amenajate. Se poate lucra n tandem n prima zi se amenajeaz primul etaj, n a doua se amenajeaz deja etajul al doilea, dar n acelai timp se face deja mutarea mobilierului la primul etaj deja amenajat i tot aa.
4.22.4 n n e el le eg ge er re ea a i in nt te er ra ac c i iu un ni il lo or r d di in nt tr re e c co on ns st tr r n ng ge er ri i i i d de ep pe en nd de en n e e
Att constrngerile ct i dependenele determin temporizarea unei sarcini. S considerm pentru moment cum interacioneaz acestea cnd se asociaz cte una din fiecare unei sarcini. S zicem c sarcina const n deschiderea unui nou spaiu de lucru i constrngerea este c sarcina trebuie s nceap de pe 6 iunie. n acel moment se stabilete o dependen n raport cu alt sarcin cea legat de inspecia anti-incendiu care este planificat s se ncheie pe 10 iunie. n momentul n care se ncearc crearea dependenei apare fereastra de dialog Planning Wizard-, care semnaleaz conflictul. Orice conflict dintre dependene i constrngeri este mediat de aceast fereastr. Dac exist un conflict ntre constrngere i dependen, constrngerea va determina temporizarea sarcinii; sarcina nu poate fi deplasat n afara datei impuse de constrngere. Se poate modifica acest comportament prin alegerea din meniul Tools- a opiuni Options-. n tabul Shedule- al ferestrei de dialog Options- se debifeaz opiune Tasks Will Always Honor Their Constraint Dates (Sarcinile vor respecta 96 ntotdeauna datele impuse de constrngere). Cnd aceast opiune nu este bifat, dependenele mai degrab dect constrngerile vor determina temporizarea.
Se pot crea dependene n unul din urmtoarele moduri: - Se selecteaz dou sarcini i apoi din meniul Edit- se alege Link Tasks- (Unete sarcinile) sau se folosete butonul din bara standard de instrumente. Prima sarcin selectat devine predecesorul din cadrul relaiei. - Se poate deschide fereastra de dialog Task Information a succesorului i n tabul Predecessors- (Predecesori) se introduce informaia legat de predecesor. - Se poate utiliza reprezentarea din diagrama Gantt, prin care bara predecesorului este unit prin tragere de bara sarcinii succesoare.
Observaie. Pentru a uni o grup numeros de sarcini, pentru ca una s fie consecutiv alteia ( una se termin, urmtoarea ncepe), se selecteaz grupul de sarcini. Apoi folosind butonul de unire Link- din bara standard sau opiune Link Tasks- din meniul Edit- se poate crea dintr-o dat ntreag nlnuire de sarcini.
4.22.5 S Sp pe ec ci if fi ic ca ar re ea a d de e n nt t r rz zi ie er ri i i i s su up pr ra ap pu un ne er ri i
Dei multe relaii de dependen sunt precis definite sarcina A poate ncepe numai cnd sarcina B este finalizat, sau sarcina C poate ncepe numai dup ce sarcina B a nceput sunt permise o serie de liberti n definirea dependenelor. n cazul aceasta interdependenele presupun ntrzieri i suprapuneri, acest gen de comportament este permis prin specificare unui timp ntrziere sau a unui timp de avans.
Pentru a nelege aceste dou concepte, se iau n considerare urmtoarele exemple. Proiectul presupune testarea unor mostre de metal. n prima sarcin pe suprafa mostrei se aplic un reactiv, n cea de-a doua sarcin se analizeaz rezultatul. Cu toate acestea, timpul este un factor de care trebuie s se in cont, astfel este de dorit ca analiza s nceap doar dup ce reactivul a acionat pentru cteva zile asupra 97 metalului. n acest caz trebuie introdus un timp de ntrziere ntre aplicarea reactivului i nceperea analizelor. Observaie. Se specific un timp de ntrziere i un timp de avans folosind tabul Predecessors din fereastra de dialog Task Information-. Se specific un timp de ntrziere prin introducerea unei valori pozitive n cmpul Lag-, sau un timp de avans prin tastarea unei valori negative a duratei n acelai cmp. Observaie. Anumite persoane prefer s configureze de la nceput temporizarea sarcinii pentru a introduce un timp de ntrziere dect s fac acest lucru prin intermediul dependenelor. De exemplu, n loc s se creeze dependena corespunztoare i s specifice timpul de ntrziere, se poate crea o sarcina numite Perioad de aciune a reactivului cu durata de cteva zile. Apoi se poate crea o simpl relaie de dependen ntre sarcina Perioad de aciune a reactivului - i sarcina de analiz. Totui adugarea unor sarcini pentru implementarea timpilor de ntrziere presupune sarcini n plus i efort suplimentar n gestionarea acestora. Un alt test din proiectul exemplu implic aplicare concomitent att a reactivului ct i a nclzirii. Astfel mai nti se aplic reactivul pentru trei zile iar apoi se aplic i nclzirea. Se observ suprapunerea dintre sarcini. Pentru crea dependenele potrivite pentru sarcina de nclzire trebuie specificat un timp de avans n raport finalizarea sarcinii de aciune a reactivului.
4.23 Tipuri de dependene
Patru relaii de dependen de baz definesc relaia dintre nceputul i sfritul sarcinilor: start-to-finish (De la nceput la sfrit), finish-to-start (de la sfrit la nceput), start-to-start (de la nceput la nceput), i finish-to-finish (de la sfrit la sfrit). Aceste tipuri de relaii de dependen pot fi stabilite prin accesarea tabului Predecessors- din fereastra de dialog Task Information-.
98 Observaie. Se folosete coloana Lag-(ntrzieri) din tabul Predecessors- din fereastra de dialog Task Information- pentru a se specifica o perioad de ntrziere dintre sarcini. Prima temporizare menionat la fiecare relaie se refer la o sarcin predecesor, a doua se refer la o sarcin succesor. Astfel, o relaie de dependen de tipul start-to- finish leag nceputul predecesorului cu sfritul succesorului, o relaie de dependen de tipul finish-to-start leag sfritul predecesorului cu nceputul succesorului. Project face referire la aceste relaii prin iniialele lor, de exemplu pentru start-to-start se folosete abrevierea SS. Observaie. n diagrama chart este foarte important de remarcat direcia sgeii relaiei de dependen, ntruct aceasta ofer informaii relevante despre tipul relaiei de dependen.
4.23.1 T Ti ip pu ul l d de e r re el la a i ie e F Fi in ni is sh h- -t to o- -S St ta ar rt t ( (F FS S) )
O relaie de tipul finish-to-start este cel mai ntlnit tip de dependen, i este tipul de relaie implicit care se specific prin crearea legturii cu mouse-ul sau folosind unealta Link Tasks- sau comanda. n acest tip de relaie sarcina succesor nu poate ncepe pn cnd nu se ncheie sarcina predecesor. Exemple de astfel de relaii sunt urmtoarele:
- trebuie scris un raport nainte de a-l tipri; - este nevoie de un calculator nainte de a instala software-ul dorit;
4.23.2 T Ti ip pu ul l d de e r re el la a i ie e S St ta ar rt t- -t to o- -F Fi in ni is sh h( (S SF F) )
n acest tip de relaie, sarcina succesor nu se poate finaliza pn cnd nu ncepe sarcina predecesor. Cteva exemple: - se poate ncheia sarcina de planificare a activitilor echipelor de producie, doar atunci cnd ncep s fie primite materiale; - angajaii pot utiliza noile proceduri de munc, doar atunci cnd s-a ncheiat instructajul privitor la acestea. Dac aplicarea procedurii este ntrziat, ar fi de dorit s se ntrzie i instructajul ct mai mult posibil nainte de necesitatea aplicrii.
4.23.3 T Ti ip pu ul l d de e r re el la a i ie e S St ta ar rt t- -t to o- -S St ta ar rt t ( (S SS S) )
n relaia de tipul start-to-start, succesorul nu poate ncepe pn cnd nu ncepe i predecesorul. Pentru a nelege mai bine urmtoarele exemple sunt relevante:
- cnd ncepe obinerea de rezultate ntr-o alegere, se poate ncepe i prelucrarea lor; - cnd oferii de curs i pornesc motoarele, stegarul poate semnaliza nceputul cursei.
99
4.23.4 T Ti ip pu ul l d de e r re el la a i ie e F Fi in ni is sh h- -t to o- -F Fi in ni is sh h( (F FF F) )
n cazul acestei relaii, sarcina succesoare nu se poate ncheia pn cnd nu se ncheia sarcina predecesor. Se pot lua n considerare urmtoarele exemple:
- se ncheia instalarea calculatoarelor n acelai moment n care se ncheie mutarea angajailor n corpul de cldire astfel nct angajaii s poat folosi calculatoarele imediat. - dou echipe trebuie s finalizeze reutilarea liniilor de producie n aceeai zi astfel nct comisia de inspecie s poate inspecta liniile simultan.
4.24 Stabilirea dependenelor
Dependenele se pot specific n mai multe moduri. Dac se folosesc sarcinile din diagrama Gantt pentru a stabili dependenele, atunci trebuie specificate dependene de tipul finish-to-start. Pentru a stabili relaii mai complexe, incluznd tipul de ntrziere i timpul de avans, se folosete fereastra de dialog Task Information-. Observaie. Se pot stabili dependene ntre dou sarcini-cuprins sau ntru o sarcin cuprins i o subsarcin din cadrul altei sarcini folosind relaii de tipul finish-to- start sau start-to-start. Nu se pot folosi nici una din celelalte relaii i de asemenea nu se poate crea o dependen ntre o sarcin cuprins i una din subsarcinile sale subordonate.
4.24.1 S St ta ab bi il li ir re ea a d de e d de ep pe en nd de en n e e d de e t ti ip pu ul l f fi in ni is sh h- -t to o- -s st ta ar rt t
Folosind reprezentarea din diagrama Gantt, se poate folosi mouseul, sau unealta Link Tasks-, sau alege meniul Link Tasks- din meniul -Edit-, pentru a crea o dependen finish-to-start. Pentru a se crea o relaie finish-to-start pot fi parcuri urmtorii pai:
1. Se poziioneaz pointerul de mouse deasupra sarcinii predecesor pn n momentul n care apare pointerul de forma a patru sgei ndreptate nafar. 2. Se trage cursorul mouselui peste a doua sarcin. O csu de informare care descrie legtura finish-to-start va aprea. 3. Se elibereaz butonul mouseului cnd s-a obinut tipul de relaie dorit, i Project stabilete noua dependen.
Pentru a folosi unealta Link Tasks- sau succesiunea de meniuri Edit-, -Link Tasks- se parcurg urmtorii pai:
1. Se selecteaz sarcina care se dorete a fi relaionat. Pentru a selecta sarcini adiacente, se trage mouseul peste ID-ul lor din tabela Gantt. Pentru a selecta sarcini neadiacente, se ine apsat Ctrl i se face clic deasupra sarcinilor dorite. 100 2. Se face clic pe unealta Link Tasks- sau se alege opiunea Link Tasks- din meniul Edit. Project va realiza legtura specificat.
4.24.2 S St ta ab bi il li ir re ea a a al lt to or r t ti ip pu ur ri i d de e d de ep pe en nd de en n e e
Pentru stabilirea altor tipuri de dependene se folosete fie fereastra de dialog Task Information- fie fereastra Task Dependency-, pentru a se specifica tipul dependenelor i perioadele de ntrziere dintre sarcini. Pentru a deschide fereastra de dialog Task Dependency- se face dublu-clic pe linia de conexiune a doua sarcini al crei tip de relaie se dorete a fi modificat.
Din fereastra de dialog Task Information-, n plus fa de stabilirea tipului dependenei i a timpilor de ntrziere se mai pot specifica i timpii de avans. Dac se alege folosirea ferestrei de dialog Task Information- , se deschide aceast fereastr pentru sarcina succesor i prin tabul Predecessors- se specific relaia.
Pentru a stabili dependena se parcurg urmtorii pai:
1. Se face dublu-clic pe sarcina ce se dorete a fi succesor. Cnd apare fereastra de dialog Task Information- se selecteaz tabul Predecessors- dac acesta nu este deja selectat. 2. Se face clic pe coloana Task Name-, va aprea un buton cu o sgeat orientat n jos. 3. Se apas acest buton i se expandeaz o list cu numele sarcinilor disponibile n proiect. 4. Se face clic pe sarcina ce se dorete fi predecesorul sarcinii curente. 5. Se face clic pe cmpul Type- va aprea un buton de expandare. 6. Se apas acest buton pentru a afia lista cu tipuri de dependene. 7. Se face clic pe tipul de dependen ce se dorete a stabili, ca de exemplu start-to- start sau start-to-finish.
Pentru a se stabili o dependen fr precizarea unui timp de ntrziere sau timp de avans, se apas OK n acest moment i va fi creat relaia. Pentru a stabili o ntrziere, se face clic pe coloana Lag- i se specific timpul efectiv. Pentru a se stabili o suprapunere este necesar introducerea unei valori negative n acest cmp. De exemplu dac se dorete ca sarcina succesor s se finalizeze cu o sptmn nainte de 101 ncheierea sarcinii predecesor, se folosete o relaie de tipul finish-to-finish i se introduce o sptmn ( 1 week ) n coloana Lag-.
Observaie. Pentru a crea rapid o relaie de tipul finish-to-finish, start-to-finish sau start-to-start, se creeaz mai nti o dependen implicit cu mouse-ul , dependen de tipul finish-to-start. Apoi se face dublu-clic pe linia de dependen pentru a deschide fereastra de dialog Task Dependency- i aici se poate modifica tipul dependenei.
4.25 Vizualizarea dependenelor
Dup ce au fost stabilite o serie de dependene n cadrul proiectului, se pot analiza i studia aceste dependene n mai multe moduri. Desigur c se poate deschide fereastra de dialog Task Information- i aici se pot vedea dependenele n tabul Predecessors-. Se mai pot vizualiza liniile care simbolizeaz dependenele dintre sarcini. Se poate redimensiona fereastra tabelei Gantt pentru a acorda spaiu ct mai extins vizualizrii diagramei Gantt sau invers pentru a vedea tipul dependenelor se poate extinde tabela Gantt pentru a se vizualiza i coloana Predecessors-. Se mai poate folosi panoul Task Drivers- pentru a vizualiza relaiile dintre sarcini. Se selecteaz o sarcin i apoi se alege din meniul Project-, opiunea Task Drivers- pentru a afia panoul.
Informaia care apare n panoul Task Drivers- se schimb, n funcie dac s-a stabilit sau nu o linie de baz a proiectului i s-au nregistrat informaii specifice. Dac nu s-a stabilit nc o linie de baz a proiectului sau nu s-a nregistrat nici o informaie specific, Project va afia pentru sarcina selectat data planificat pentru nceput, sarcina predecesor, tipul de dependen dintre sarcini, timpul de ntrziere i timpul de avans dintre sarcini, de asemenea calendarul sarcinii i orice resurs alocat sarcinii. Dac sarcina selectat este fie o sarcin-cuprins fie o subsarcin, n panoul Task Drivers- va fi specificat acest lucru.
Se poate face clic pe oricare sarcin din proiect pentru a se vizualiza informaiile specifice n panoul Task Drivers- . Dac se face clic pe numele sarcinii predecesor din acest panou, Project va selecta sarcina predecesor i va afia informaii despre relaii.
Dac se stabilete o linie de baz i au fost nregistrate informaii specifice, Project nu va mai afia informaii despre relaii n panoul Task Drivers-, n schimb se va putea vizualiza informaii despre data de nceput.
102
4.26 tergerea dependenelor
Se pot terge dependenele n mai multe feluri:
- se deschide fereastra de dialog Task Information- a sarcinii succesor, se selecteaz tabul Predecessors-, i se face clic pe relaie ce se dorete a fi desfcut i se apas apoi Delete-(terge). - Se vizualizeaz coloana Predecessors- din tabela Gantt, se apas pe celula din aceast coloan pentru selectarea sarcinii succesor, i se modific informaiile din aceast celul. - Se selecteaz sarcinile care sunt implicate n dependen i se apas butonul Unlink Task- din bara standard sau se alege opiunea Unlink Tasks- din meniul Edit-. - Se face dublu-clic pe linia prin care este reprezentat dependena i se apas butonul de tergere din csua de dialog Task Dependency-.
103
4.27 Crearea resurselor i specificarea costurilor
Partea de conducere din expresia conducerea proiectului sugereaz c se supervizeaz i respectiv se controleaz ce se ntmpl n proiect pe durata acestuia. n timp ce anterior s-a pus problema cum se realizeaz sarcinile ce alctuiesc proiectul, acum a venit timpul s se identifice resursele pentru fiecare sarcin. Pot fi sarcini care s necesite numai personal ,sau sarcini care s necesite numai echipamente i materiale.
Pe msur ce se creeaz resurse se va observa c pot fi specificate diferite rate de utilizare a resurselor. n momentul n care se asociaz o resurs unei sarcini Project va ncepe s calculeze costul per ansamblu al proiectului.
4.27.1 n n e el le eg ge er re ea a c co on nc ce ep pt tu ul lu ui i d de e r re es su ur rs s
Sunt resurse att persoanele, ct i materialele i echipamentele care permit realizarea unei sarcini. n versiuni anterioare Project 2000 se puteau defini resurse de munc adic persoane sau echipament care implic un consum de timp pentru a lucra la o sarcin. Cnd se stabilesc resurse de munc, se definete necesarul de timp din timpul total al disponibilitii resursei, pentru ca sarcina s fie finalizat ntr-un timp dat. Aceasta se exprim procentual, de exemplu 100% implic c resursa va fi n ntregime dedicat sarcinii, tot timpul disponibil al resursei fiind alocat realizrii sarcinii.
Odat cu Project 2000 a fost introdus conceptul de resurse materiale adic acele resurse care scad cantitativ prin alocarea lor unor sarcini. Resursele materiale presupun o cantitate fizic n opoziie cu cele de munc ce presupun o durat temporal. Cnd se asociaz o resurs material unei sarcini trebuie specificat cantitatea de materie utilizat exprimat n uniti de msur specifice acelei materii. De asemenea se mai poate preciza dac cantitatea de materie depinde n vreun fel de timp. De exemplu numrul de metri cubi de ap folosii pentru udarea unei grdini poate depinde de timp n sensul c se ia n considerare timpul ct se ine robinetul deschis i debitul mediu al apei prin acel robinet. Exist i resurse independente de timp la care timpul nu este o mrime relevant, ca de exemplu cantitatea de lemn necesar pentru a confeciona o anumit pies de mobilier.
Project 2002 a introdus posibilitatea de a defini resurse generice adic acele resurse care nu in de specializarea persoanelor, de tipul de echipament sau de material,ci mai degrab de nivelul de pricepere a persoanelor, de eficiena resurselor i de calitatea materialului. Aceasta este util atunci cnd nu se cunoate ce resurse sunt disponibile dar se dorete totui precizarea unui necesar de resurse. Dei funcionalitatea introdus prin resursele generice a fost conceput pentru a lucra mpreun cu Vrjitorul de substituire a resurselor (Resource Substitution Wizard) i Resursele globale ale companiei( Enterprise Resources) (aceste disponibile n Project Server), s-ar putea 104 dovedi util acest tip de resurse chiar dac nu se folosete Project Server. De exemplu pot fi folosite resurse generice dac nu conteaz cine face munca ci doar c acea munc este realizat pentru urmrirea desfurrii n timp a proiectului.
Observaie. Dac se folosete Project Server, se poate beneficia de alte trei aspecte. Se pot defini resursele globale ale companiei resurse ce sunt disponibile pentru oricare proiect din cadrul companiei. Se poate folosi funcionalitatea de Creare a echipei (Build Team) pentru a alege resursele pentru proiect din cadrul resurselor globale puse la dispoziie de ctre companie. Se mai poate folosi Vrjitorul de substituire a resurselor pentru a se nlocui resurse generice (virtuale) cu resurse concrete.
Project 2007 a introdus conceptul de cost al resursei. Folosind un cost al resursei, se poate asocia un cost fix unei sarcini fr a face costul dependent de munca depus. Dac, spre exemplu, una sau mai multe sarcini din proiect presupun nchirierea unui spaiu de depozitare pe o anumit durat de timp, se poate stabili ca aceast nchiriere s fie precizat printr-un cost al resursei, i n funcie de referirea la aceast resurs n sarcinile de proiect s se justifice costul global al resursei. De exemplu dac o resurs implic un zbor cu avionul pentru realizarea unei sarcini, se poate aduga costul biletelor de avion ca un cost al resursei i apoi pot fi asociate unei sarcini.
Resursele cost i asta se reflect n costul global al proiectului. Pentru a conduce un proiect n mod eficient este nevoie ca resursele definite s fie asociate unor sarcini. Astfel, trebuie tiut cum utilizeaz Project acele resurse pentru a modifica durata proiectului.
Observaie. Dac nu se folosete Project Server i se dorete utilizarea acelorai resurse n mai multe proiecte, trebuie luat n considerare crearea unui proiect fr sarcini avnd specificate doar acele resurse refolosite. Apoi se poate folosi aria de culegere a resurselor din Project pentru a mpri resursele mai multor proiecte.
Prin definirea i apoi alocarea de resurse, se realizeaz urmtoarele:
- Se poate ine evidena sarcinilor care sunt realizate prin resurse, ntruct Project identific resursele alocate fiecrei sarcini. - Se poate depist lipsa sau insuficiena potenial a unei resurse care ar putea determina depirea termenului limit i respectiv creterea duratei proiectului. - Se pot depista resursele care sunt folosite sub capacitile disponibile, i prin realocarea lor se poate scurta durata realizrii proiectului. - Se pot determina att costul fiecrei sarcini ct i al proiectului n ansamblu.
Cnd sarcinile ce se creeaz sunt dependente de efort Project definete implicit toate sarcinile noi ca fiind dependente de efort astfel resursele alocate sarcinii afecteaz timpul de realizare al ei. De exemplu, dac pentru ndeplinirea unei sarcini se repartizeaz dou persoane, sarcina va fi realizat n mai puin timp dect dac se repartiza doar una. Se pune problema ce se ntmpl n privina costului sarcinii, rmne 105 acelai? Dac se consider c terminarea proiectului mai rapid, permite preluare altor proiecte, atunci costul proiectului scade i se pot economisi bani. Sau o alt variant ar fi c terminarea proiectului nainte de termen ar putea fi apreciat printr-un bonus, care ar putea acoperi sau chiar depi costul suplimentar al resurselor.
4.28 Impactul utilizrii informaiei despre resurse asupra planificrii
Pentru sarcini dependente de efort, Project folosete informaiile despre resurs pentru a calcula durata sarcinii, respectiv durata proiectului. Cu toate acestea dac se creeaz o sarcin cu durat fix, Project va ignora resursele alocate acelei sarcini n calcularea duratei proiectului. n mod similar dac nu sunt specificate resurse, Project va estima durata proiectului prin durata sarcinilor individuale i prin relaiile de dependen dintre sarcini.
Alocarea unei resurse unei sarcini poate influena durata proiectului pentru c realizarea sarcinii depinde de disponibilitatea acelei resurse. Project folosete un calendar al resursei pentru a preciza zilele lucrtoare i temporizarea resursei, dar disponibilitatea resursei depinde i de alte sarcini crora li s-a alocat aceast resurs.
Dac necesarul de munc dorit a se obine de la o resurs depete disponibilitatea acelei resurse, Project va aloca resursa sarcinii i va preciza c resursa este supra-alocat. Aceast funcionalitate permite sesizarea problemei i luare n cunotin de cauz a msurilor pentru rezolvarea ei.
4.29 Lucrul efectiv cu resurse
Atribuirea de costuri permite supervizarea i controlul banilor care sunt investii n proiect. Project expune clar unde i cum sunt cheltuii banii. Aceste informaii permit un control asupra creterii costului proiectului, ceea ce ajut la planificarea plilor. Informaia legat de cost pe care o ofer Project ajut la verificare urmtoarelor aspecte:
- costul resurselor i materialelor pentru fiecare sarcin. - costul fiecrei faze a proiectului ca de altfel i costul proiectului n ansamblu.
Observaie. Informaiile legate de cost care sunt adunate prin lucru la un proiect, ar putea fi de folos pentru calcularea ofertelor de preuri pentru proiecte viitoare.
106
4.29.1 C Cr re ea ar re ea a u un ne ei i l li is st te e d de e r re es su ur rs se e
Observaie. Dac se dorete trimitere spre baza de date Project Server a proiectului, ar fi preferabil s se aloce resurse disponibile n aria larg de resurse a companiei (Enterprise Resource Pool).
Project pune la dispoziie opiunea de creare a resurselor la un moment dat, adic atunci cnd acestea se concep, prin introducerea resurselor ntr-un tabel de intrri din foaia de resurse (Resource Sheet). Pentru a vizualiza foaia de resurse se apas butonul Resource- din bara de vizualiza View- sau se alege opiunea Resource Sheet- din meniul View-. Implicit Project va afia o tabel de intrri a foii de resurse.
Observaie. Se pot interschimba tabelele alegnd opiunea Table- din meniul View- bifnd n meniul ce se deschide una dintre opiuni. Fiecare tabel conine coloane relevante pentru titlul lor. De exemplu tabela Cost- arat coloane legate de costul resursei.
Observaie. Pentru a aduga resurse proiectelor care se afl n alte documente ( spre exemplu lista de adrese a companiei sau pe Project Server), se acceseaz prima opiune a paginii de resurse din ghidul de proiect.
Dac se folosete foaia de resurse pentru a defini marea parte a resurselor din proiect, procesul de alocare a resurselor se desfoare mult mai rapid, pentru c nu mai trebuie creat mai nti resursa. De asemenea folosirea foii de resurse este un mod mai sigur de defini resursele, ntruct reprezentare vizual ajut la evitarea crerii accidentale de dou ori a aceleai resurse. De exemplu o simplu ortografiere greit a numelui aceleai resurse, dac nu se folosete foaia de resurse, este interpretat de Project ca fiind vorba de dou resurse distincte.
Se pot introduce informaiile de baz pentru o resurs prin completarea foii de resurse, doar prin apsare unui tab ce selecteaz cmpul imediat urmtor.
Observaie. Se poate personaliza foaia de resurse prin adugare de cmpuri adiionale. De exemplu se poate specifica cte o adres de e-mail pentru fiecare resurs prin adugarea unei coloane suplimentare de adrese de e-mail.
107
Observaie. Ca parte a ghidului de proiect Project Guide-, Project poate ghida paii n crearea de resurse. Pagina Resource- din Project Guide (Ghidul de proiect)- apare cnd se alege opiunea de vizualizare Resource Sheet- sau se face clic pe opiune Resource- din bara ghidului de proiect. Se poate accesa o legtur pentru a fi ghidat prin paii specificai.
Un cmp este o celul dintr-un tabel n care se poate tasta informaia corespunztoare. Toate tabele i vizualizrile de formulare conin cmpuri. Fiecare cmp din foaia de resurse are un anumit scop, ca de exemplu:
- Indicators (Indicatori) dei nu se poate tasta n cmpul Indicators- pot aprea din cnd n cnd nite iconie n acest cmp. Unele iconie apar ca rspuns al unei aciuni realizate asupra proiectului. De exemplu se poate vedea un indicitor care avertizeaz c o resurs a fost supra-alocat. n alte cazuri indicatorul apare pentru c s-a ataat un comentariu la resurs. - Resource Name (Numele resursei)- aici se tasteaz numele resursei. Pentru o persoan se poate tasta numele acelei persoane sau numele profesiei. - Type (Tip) se folosete acest cmp pentru a se specifica tipul resursei de este o resurs uman,material sau o resurs de cost. Project face referire la resursele umane ca fiind resurse de munc implicit (Work). - Material Label (Eticheta materialului) pentru resurse materiale specific o unitate de msur. Se poate alege eticheta dorit. De exemplu, se pot folosi 108 minute pentru a specifica o deplasare de serviciu, metri cubi pentru cherestea, litri pentru combustibil. - Initials ( Iniiale): se poate specifica iniialele resursei, sau se poate accepta iniiala stabilit implicit de Project, care de obicei este prima liter a numelui resursei. Numirea apare n orice vizualizare la care se specific acest cmp. n mod obinuit apare numele resursei, dar se poate configura vizualizare pentru a se afia iniiala. - Group (Grup): Se pot specifica grupuri pentru resurse dac resursele au n comun nite caracteristici, ca de exemplu profilul muncii. Mai apoi se pot folosi aceste grupuri pentru operaii de filtrare sau de sortare i se pot afia informaii despre grup (un anumit profil al meseriei) ca contrapondere la o resurs specific. Pentru a specifica grupul este de ajuns tastarea numelui acestuia. - Max.Units.(Maxim de uniti): Project exprim volumul de munc al resursei asociate prin intermediul unui procent. De exemplu, o sut de procente reprezint o unitate, sau echivalentul folosirii complete a resursei, 50 de procente semnific folosirea doar pe jumtate a resursei. Iar 200 de procente presupune folosirea complet de dou uniti de resurs. - Std.Rate (Rat standard): Rata standard specific rata de ncrcare prin munc pentru o resurs. Unitatea implicit este ora. Totui se pot specifica ncrcri ale regimului de munc n alte uniti de msur. ( Pentru resurse de munc, se pot folosi minute, zile, sptmni, luni, ani. Pentru resursele de materiale se poate specifica o ncrcare relativ la o unitate din acel material, specificat prin etichet.) - Ovt.Rate (Rat de depire a programului de lucru): Rata de depire a ncrcrii unei resurse specific de exemplu cum se pltesc orele suplimentare fa de valorile stabilite. Implicit project calculeaz rata raportat la o or, dar aceasta se poate modifica. - Cost/Use (Cost/Utilizare): n aceast coloan (ce semnific costul pentru o utilizare) se specific costul prevzut pentru fiecare folosire a resursei. Costurile resursei se pot baza pe rata standard (costul va fi calculat ca produsul dintre numrul de ore i costul unei ore), rata Cost/Utilizare(dac este un cost fix al utilizrii) sau o combinaie a celor dou. Project folosete o combinaie dintre Cost/Utilizare i Rata standard pentru a calcula costul unei sarcini. De exemplu dac s-a nchiriat un echipament care cost 25 pe or plus instalarea care cost 100, n cmpul Rata standard se va scrie 25/hour i la Cost/Utilizare 100. - Accrue At (Crete la): Acest cmp specific cum i cnd Project factureaz costul unei sarcini ca fiind cost normal sau ca fiind cost suplimentar. Opiunea implicit este Prorated-(Divizat proporional), dar se poate alege i opiunea Start- sau End-. Aceste opiuni au urmtoarea descriere: - Dac se alege Start- i se aloc resursa respectiv unei sarcini, Project va calcula costul imediat ce sarcina ncepe; - Dac se alege End- i se aloc resursa unei sarcini, Project va calcula costul cnd sarcina este finalizat; - Pentru Prorated- Project va incrementa costul sarcinii pe msur ce se realizeaz munca planificat. - Base Calendar (Calendar de baz): acest cmp specific calendarul ce va fi folosit de Project cnd se va planifica aceast resurs. Calendarul specific 109 intervale de lucru i intervale nelucrtoare. Project presupune implicit c se folosete calendarul standard, dar se poate personaliza calendarul pentru a acoperi oricare tip de program sau excepii de la program. - Code (Cod): Se poate folosi acest cmp pentru a se specifica o informaie scurt despre resurs, de exemplu pentru un cod de cost al resursei.
4.29.2 M Mo od di if fi ic ca ar re e i in nf fo or rm ma a i ii il lo or r d de es sp pr re e r re es su ur rs s
n plus fa de foaia de resurse Project mai pune la dispoziie i fereastra de dialog Resource Information- pentru operaii de finee n definirea resurselor. Pentru a deschide aceast fereastr se face dublu-clic pe oricare resurs introdus din foaia de resurse sau se alege din meniul Project- , -Resource Information-, apoi se selecteaz tabul General-. Deja s-au stabilit parametrii resursei prin foaia de resurse, se va urmri deci configurarea acelor parametri care nu sunt specificai n foaie.
Unul dintre acei parametri este stabilirea unei metode de comunicare i aceasta pentru resursele umane presupune specificare unei adrese de e-mail.
4.29.3 S Sp pe ec ci if fi ic ca ar re ea a d di is sp po on ni ib bi il li it t i ii i r re es su ur rs se ei i
Se presupune c se dorete stabilirea unei resurse umane de o anumit profesie. Sunt disponibile mai multe uniti din aceast resurs, dar sunt intervale n care unele 110 sunt disponibile iar altele nu. Folosindu-se tabela Resource Availability- se pot specifica intervalele de timp n care resursa este disponibil i gradul de disponibilitate.
4.29.4 S Sp pe ec ci if fi ic ca ar re ea a m mo od du ul lu ui i d de e r re ez ze er rv va ar re e
Se poate specifica un mod de rezervare al resursei. Acestea sunt utile n cadrul companiilor, n special dac se folosete Aria larg de resurse a companiei. Sunt disponibile dou moduri de rezervare Commited (Stabilit, aprobat)- i - Proposed (propus,sugerat). Cnd se stabilete o resurs, atunci ea este n mod oficial alocat proiectului. Cnd se propune o resurs, aceasta specific c resursa nu este n mod oficial alocat proiectului, care efectiv determin calendarul resursei s rmn nemodificat de aciunile din proiect. Dac alt conductor de proiect ar stabili resursa proiectului su, Project nu v-a avertiza o supra-alocare dac n alt proiect resursa este doar propus. Astfel Project nu ine cont de rezervrile propuse cnd calculeaz alocarea resurselor.
4.29.5 C Cr re ea ar re ea a u un ne ei i r re es su ur rs se e g ge en ne er ri ic ce e i i s sp pe ec ci if fi ic ca ar re e u un no or r c c m mp pu ur ri i p pr ro op pr ri ii i
Resursele umane referite prin tipul profesiei sunt la baz resurse de tip generic. Ele sunt mai mult descrieri ale calificrii dect ale persoanelor. Pentru a stabili o resurs c fiind una generic, se bifeaz cmpul Generic- din tabul General- al ferestrei Resource Information-. Campania ar putea preciza cmpuri specifice pentru resursele generice din cadrul proiectului. Pentru a completa cmpurile specifice, se face clic pe tabul Custom Fields- (Cmpuri specifice) i se tasteaz informaiile despre resursa generic.
Odat ce s-a apsat OK pentru a nchide fereastra Resource Information- n coloana Indicator- va apare o iconia ce va simboliza faptul c resursa este generic.
4.29.6 C Cr re ea ar re ea a d de e r re es su ur rs se e d de e t ti ip p b bu ug ge et t
Se pot de asemenea stabili resurse de tip buget. Resursele de tip buget ofer posibilitatea de a preciza cum vor fi alocate munca i costurile pe parcursul proiectului. Se presupune, de exemplu, c se dorete alocare unui buget pentru un spaiu de depozitare necesar pe tot parcursul proiectului. Se va crea o resurs pentru spaiul de depozitare,se va stabili costul ei i apoi se va bifa opiune Budget- din tabul General- al ferestrei Resource Information- crendu-se astfel o resurs de tip buget. 111
Project nu va permite specificare informaiilor legate de cost pentru o resurs buget, aceasta n foaia de resurse. Pentru a specifica o valoare pentru o resurs buget, mai nti se adaug o valoare de cost pentru sarcina-cuprins a proiectului. Apoi se specific o valoare prin adugare cmpului Budget Cost- n tabela din vizualizarea Task Usage- sau din vizualizarea Resource Usage-.
Observaie. Project nu afieaz implicit sarcina-cuprins a proiectului. Pentru a o afia, se alege vizualizarea diagram Gantt i din meniul Tools- opiunea Options-. n subsolul tabului View- se bifeaz opiunea Show project summary task (Arat sarcina-cuprins a proiectului) i se apas OK.
Se mai poate stabili o resurs buget pentru munc care poate fi folosit pentru alocarea bugetului pentru orele de munc necesare n ntreg proiectul. Apoi se adaug resursa de buget a muncii la sarcina-cuprins a proiectului. Pentru a nregistra numrul de ore de munc care se doresc fi alocate n buget pentru ntreg proiectul, se adaug cmpul Budget Work- n modul de vizualizare Task Usage- sau Resource Usage- i se introduce valoare bugetului. Pe msura ce se urmrete munca depus n sarcinile de proiect, se poate compara aceasta cu bugetul de munc.
4.29.7 A Ad d u ug ga ar re ea a d de e c co om me en nt ta ar ri ii i l la a r re es su ur rs se e
Se apas tabul Notes(Comentarii)- din fereastra de dialog Resource Information-. n fereastra ce apare poate fi introdus un text cu orice formatare dorit. Dup ce s-a introdus comentariul dorit se apas OK i un indicator de existen comentariu va aprea sub forma unei iconie n coloana Indicators- din foaia de resurse.
112
4.30 Calendare i resurse
Project folosete un calendar de baz numit calendar standard pentru a calcula temporizarea unui proiect. Cnd se creeaz o resurs, Project i atribui implicit acesteia calendarul standard (adic opt ore pe zi, o sptmn de 40 de ore). Se poate modifica timpul de lucru prin crearea unui calendar care s in seama de excepii, adic perioade de indisponibilitate, concedii.
4.30.1 M Mo od di if fi ic ca ar re e o or re el lo or r d de e l lu uc cr ru u p pe en nt tr ru u o o r re es su ur rs s
Se presupune c o anumit resurs este indisponibil pentru o zi,sau chiar mai multe, la o anumit dat. Se poate schimba programul de lucru al resursei prin fereastra de dialog Resource Information- .Pentru a opera schimbrile dorite se parcurg urmtorii pai:
1. Se face dublu-clic pe resurs din foaia de resurse pentru a deschide fereastra de dialog Resource Information-. 2. Se face clic pe butonul Change Working Time(Schimb programul de lucru)-. Project va afia calendarul resursei avnd selectat data curent. 3. Se face clic pe tabul Work Weeks (Sptmni de lucru). 4. Se face clic ce celula Default- pentru a selecta sptmna de lucru deja definit pentru calendar de Project. 5. Se face clic pe Details(Detalii). Project va afia fereastra de dialog Details-.
113
6. Se selecteaz ziua sau zilele ce se doresc a fi modificate din tabelul din partea stng a ferestrei. 7. Se alege opiunea Set days to These Specific Working Times- (Stabilete zilele pentru programul de lucru specificat). 8. n seciunea de definire a orelor de lucru se definete programul pentru zilele selectate. 9. Se apas OK. Project va reafia fereastra de dialog Change Working Time (Schimb Programul de Lucru).
Cnd se schimb sptmna de lucru, schimbarea fcut nu se consider a fi o excepie, n schimb se consider a fi sptmn normal de lucru. Astfel nu se va observa nici o schimbare a calendarului n fereastra de dialog Change Working Time-. Cu toate acestea se poate observa programul de lucru pentru oricare zi prin efectuarea unui clic pe zi dorit din calendar, programul de lucru va aprea n partea dreapt.
Observaie. Pentru a se evita supra-alocarea resurselor care sunt folosite numai pe o poriune a zilei, este nevoie de o nivelare a resurselor pe baz unei strategii zilnice.
4.30.2 M Ma ar rc ca ar re ea a z zi il le el lo or r d de e c co on nc ce ed di iu u c ca a e ex xc ce ep p i ii i
Resursele umane au nevoie de perioade de odihn, pentru a evita supra-alocarea unei persoane prin repartizare de sarcini de lucru pe perioada concediului, zilele de concediu vor fi marcate ca excepii n calendarul resursei. Pentru acest se parcurg urmtorii pai:
1. Se face dublu-clic pe resurs din foaia de resurse pentru a deschide fereastra de dialog Resource Information-. 2. Se face clic pe butonul Change Working Time(Modific programul de lucru)-. Project va afia calendarul resursei avnd selectat data curent. 3. n coloana Name(Nume)- din tabul Exceptions(Excepii)- se tasteaz numele prin care se reamintete natura excepiei. (concediu, probleme personale, concediu medical etc.). 4. n coloana Start- se alege data ncepnd de la care se manifest excepia. 5. n coloana Finish- se alege data dup care i-a sfrit excepia. Project va stabili pentru fiecare zi din intervalul specificat influena excepiei, i va activa butoanele Details(Detalii)- i Delete(terge)-. 6. Se apas butonul de detalii. Project va afia fereastra de dialog Details- 7. n partea de sus a ferestrei de dialog se alege opiunea Non working(nelucrtor)-. 8. Se apas OK. Cnd Project va reafia fereastra de dialog Change Working Times- zilele precizate ntre datele de nceput i sfrit apar ca zile cu excepie n calendar.
114
115
4.30.3 A At tr ri ib bu ui ir re ea a d de e r re es su ur rs se e u un ne ei i s sa ar rc ci in ni i
Se pot asocia resurse unor sarcini folosind vizualizarea tip diagrama Gantt. Pentru a aceasta de acceseaz meniul View- i de aici opiunea Gantt Chart- sau din bara de vizualizare se alege opiunea Gantt Chart View- i se parcurg urmtorii pai:
1. Se selecteaz sarcina creia se dorete a i se specifica o resurs. Pentru aceasta se poate face clic pe bara de sarcin din diagrama Gantt sau clic pe orice celul din tabela Gantt. 2. Se face clic pe butonul Assign Resources (Aloc resurse) sau din meniul Tools- se alege opiunea Assign Resources- pentru a deschide fereastra de dialog Assign Resources-.
3. Se selecteaz resursa ce se dorete a fi alocata din lista Resource Name- a ferestrei de dialog Assign Resources-. 4. Opional, dac se lucreaz cu Project Server i se dorete folosirea Vrjitorului de substituie a resurselor (Resource Substitution Wizard), n cmpul R/D se introduce R de la Request (Cerere, solicitare) prin care se specific c orice resurs capabil s realizeze sarcina poate fi aleas. Sau, dac se introduce D de la Demand (Comand) doar o anumit resurs, o resurs specific poate ndeplini sarcina. 5. Se poate opta pentru una din urmtoarele variante pentru a se specifica cantitatea de resurse: - Pentru a se aloca orice cantitate diferit de 100% din resurse, se tasteaz procentajul n coloana Units-. - Pentru a aloca 100% din resurs, se las necompletat cmpul din coloana Units-. Project va aloca implicit 100% din resurs. 116 Observaie. Nu este nevoie s se tasteze semnul % ntruct project interpreteaz implicit valoarea introdus ca fiind un procent. Nu sunt permise ns valori mai mici de 1%.
6. Se apas Assign(Aloc)-. Project va dispune un semn de confirmare n coloana ce mai din stnga a ferestrei de dialog Assign Resources- pentru a indica alocarea resursei i va calcula costul resursei folosind costul precizat anterior la definirea resursei. 7. Se repet paii 3, 4 i 5, pentru a se aloca resurse suplimentare sarcinilor selectate i apoi pentru a ncheia operaia de alocare se apas butonul Close (nchide)-.
4.30.4 A Al lo oc ca ar re ea a u un ne ei i r re es su ur rs se e b bu ug ge et t
Pentru a aloca o resurs buget la proiect, mai nti trebuie afiat sarcina-cuprins a proiectului. Se alege din meniul Tools- opiunea Options- i din fereastra ce apare se selecteaz tabul View-. Se bifeaz opiunea Show Project Summary Task (Arat sarcina-cuprins a proiectului). Cnd se apas OK, prin sarcina din proiect va cpta numele fiierului de proiect. Se face clic pe sarcina-cuprins a proiectului i apoi se alege din meniul Tools- opiunea Assign Resources- pentru a deschide fereastra de dialog Assign Resources-. Se face clic pe bugetul resursei i apoi clic pe Assign-. Project va marca printr-un semn de confirmare plasat n coloana cea mai din stnga a tabelului de resurse,c resursa a fost alocat sarcinii selectate. n acest moment nu se poate configura valoare bugetului de aceea se iese apsnd butonul Close-.
Observaie. Butonul Assign nu va fi disponibil dect pentru resursele de tip buget.
Pentru a atribui o valoare unei resurse buget, se trece n modul de vizualizare Task Usage (Folosirea Sarcinii)- sau Resource Usage(Folosirea resursei). Pentru a specifica o valoare a resursei de buget pentru o anumit zi, se adaug cmpurile Budget Cost- sau Budget Work- la seciunea Details- a vizualizrii i se introduce o valoare pentru buget. Pentru a aduga valoare resursei buget la proiect, indiferent de ncadrarea temporal, se adaug cmpurile -Budget Cost(Cost de buget)- i -Budget Work(Buget de munc)- la tabela de vizualizare pentru a se putea introduce valoare bugetului.
Obinerea de ajutor n momentul alegerii resurselor pentru alocare
Se observ existena unui semn de plus alturi de Resource List options- (Opiuni pentru lista de resurse). Dac se apas acesta, se deschide o fereastr care poate ghida paii alegerii unei resurse.
117
Dac se bifeaz Filter By (Filtreaz dup)-, Project va afia o list divers de ci prin care se limiteaz resursele disponibile. Dac nu exist un filtru avnd caracteristicile dorite, se poate crea unul personalizat apsnd butonul More Filters- (Mai multe filtre) i va aprea o csu de dialog More Filters-. Pentru a se crea un nou filtru prin aceast csu se apas New-.
Dac se bifeaz opiunea Available to work (Disponibil pentru munc), se poate specifica numrul de ore de folosire a resursei. Project va calcula orele disponibile rmase pentru fiecare resurs pe durata sarcinii i va compara rezultatele cu numrul de ore specificat. Resursele cu un numr de ore disponibile mai mare sau egal cu valoarea introdus vor aprea n list mpreun cu resursele deja alocate sarcinii selectate.
118
4.31 Modul n care Project calculeaz disponibilitatea de lucru
Project calculeaz disponibilitatea de lucru pentru o anumit resurs n funcie de durata specificat de timp, folosind calendarul resursei, cadrul de disponibilitate, i durata sarcinii. Bazndu-se pe calendarul resursei, Project calculeaz numrul de ore de lucru pentru sarcina aleas. ntruct disponibilitatea resursei ar putea fi redus de cadrul de disponibilitate i alte alocri, Project nmulete numrul de ore disponibile cu valoarea din cadrul de disponibilitate i apoi scade cererea curent de ore de munc a sarcinilor creia le este deja alocat, aceasta pentru a afla numrul de ore disponibile. De exemplu, dac se dorete realizare unei sarcini ntr-un interval stabilit de zece zile i calendarul specific o zi de lucru de opt ore. Dac ziua 3 de lucru este srbtoare,deci nelucrtoare, i zilele 6 i 7 cad n week-end mai rmn doar apte zile pentru ndeplinirea sarcinii. Dac se aloc o singur resurs acestei sarcini, resurs alocat integral, timpul de alocare va fi de 56 de ore. Dar, dac cadrul de disponibilitate al resursei ar fi de 50%, disponibilitatea resursei ar fi redus la 28 de ore. i dac resurs ar fi deja alocat altei sarcini cu un procent de alocare de 25% n zilele 1 i 2 (deci 4ore), resursa va fi disponibil pentru sarcina aleas doar 24 de ore. Se poate apsa butonul Add Resources(Adaug Resurse)- pentru a afia o list de surse de unde se pot alege resurse: directorul activ, agenda de adrese, sau Project Server. Observaie. Directorul activ este o caracteristic a reelelor Windows. ntr-o reea Windows, administratorul poate stabili un director activ care s conin o list de persoane i informaii de contact ale acelor persoane. Fereastra de dialog Assign Resources- conine de asemenea butonul Graphs- care afieaz unul din cele trei grafice care pot fi utile n alegerea celei mai bune resurse pentru sarcina vizat. Trebuie avut grij pentru c aceste grafice nu sunt legate n mod particular de sarcina pentru care se face alocarea, ci sunt centrate pe resurs.
119
Graficul muncii depuse de resurs, arat cantitatea de munc (independent de sarcin) care este alocat pentru resursa aleas n cazul unei folosiri zilnice.
Graficul Assignment Work-(Alocarea muncii) descompune ncrcarea prin munc a resursei considerate, artnd ncrcarea pentru sarcina selectat, i pentru alte sarcini, i valoarea disponibilitii totale a resursei n funcie de calendar. Folosind acest grafic se poate vizualiza dac se supra-aloc resursa prin alocarea ei la aceast sarcin.
Graficul Remaining Availability (Disponibilitate rmas)- arat timpul nealocat al resursei, adic timpul disponibil al resursei pentru alocri suplimentare.
Observaie. Dac resursa este supra-alocat, nu se vor vedea disponibiliti negative ci disponibiliti egale cu zero.
Cteva recomandri n alocarea resurselor Este recomandabil s se in cont de urmtoarele n alocarea resurselor: - Se pot aloca o serie de resurse diferite aceleai sarcini doar prin selectarea fiecrei resurse n parte. Se poate alege o singur resurs i apsa butonul Assign (Aloc)-, sau se pot selecta mai multe resurse prin tehnici de selectare i apoi apsa butonul Assign- doar o dat; - Se poate aloca o resurs unei sarcini prin precizare unui procent de utilizare mai mic ca 100% n coloana Units-. Procentajul introdus va specifica partea din timpul total alocat din resurs pentru realizarea sarcinii; - Se poate specifica mai mult de o unitate de resurs prin specificare n coloana units a unei valori mai mari ca 100%; - Se pot consuma resurse materiale n dou moduri: cantitate fix sau variabil. Cnd se utilizeaz un consum fix, se indic faptul c indiferent de durata sarcinii se va consuma aceeai cantitate de material. Cnd se alege un consum variabil, se specific c durata sarcinii influeneaz cantitatea de material consumat. 120 Se poate preciza un consum fix sau variabil n coloana Units- din fereastra de dialog Assign Resources-. Pentru a face diferena dintre un consum fix i unul variabil, se specific o rat de consum pentru consumul variabil. Dup ce s-a alocat o resurs unei sarcini, numele resursei va aprea pe diagrama Gantt lng bara de sarcin n mod implicit. n funcie de tipul de sarcin stabilit, se poate influena durata sarcinii i prin extensie a proiectului prin modul n care sunt alocate resursele pentru acea sarcin. De exemplu dac se aloc resurse suplimentare unei sarcini dependente de efort, Project va scurta durata realizrii acelei sarcini. Aceasta deoarece cu toate c volumul de munc rmne acelai, existena unor resurse care s lucreze mpreun scurteaz timpul necesar finalizrii sarcinii.
Observaie. Dac se supra-aloc o resurs prin alocarea mai multor uniti din acea resurs dect cele disponibile, Project va afia resursa n culoarea roie.
4.31.1 R Re ea al lo oc ca ar re ea a s sa au u e el li ib be er ra ar re ea a u un ne ei i r re es su ur rs se e
Pentru a elibera o resurs, se selecteaz sarcina care are alocata acea resurs folosind diagrama Gantt. Apoi se face clic pe butonul Assign Resources- sau se alege din meniul Tools- opiunea Assign Resources- care va deschide fereastra de dialog Assign Resources- . Se selecteaz resursa ce se dorete a fi eliberat din sarcina aleas. Se poate vedea semnul de confirmare n coloana cea mai din stnga a ferestrei de dialog. Se apas butonul Remove (nltur).
Dac se tie sigur c la un moment dat se va dori schimbarea alocrii resurselor pentru proiect atunci se pot parcurge urmtorii pai pentru a selecta o resurs sau alta:
1. Se selecteaz sarcina pentru care se dorete schimbare resurselor. 2. Se deschide fereastra de dialog Assign Resources-. 3. Se selecteaz resursa ce se dorete a fi dealocat, un semn de confirmare apare lng resursa alocat. 4. Se alege Replace(nlocuiete)-. Project va deschide fereastra de dialog Replace Resource- care va permite nlocuirea facil a resurselor. 5. Se selecteaz fiecare resurs ce se dorete a fi alocat mpreun cu numrul de uniti disponibile. 6. Se apas OK.
121
4.31.2 L Lu uc cr ru ul l c cu u s si it tu ua a i ii i d de e c co os st tu ur ri i n ne eo ob bi i n nu ui it te e
n ceea ce privete timpul necesar finalizrii unui proiect, exist o legtur clar ntre resurse i sarcini. Dac sarcinilor li se asociaz costuri, acele costuri pot influena costul global al proiectului. Specificarea unui cost resursei nu este singura posibilitate de definire a costului proiectului. De exemplu unele proiecte pot avea costuri fixe.
4.31.3 V Vi iz zu ua al li iz za ar re ea a c co os st tu ul lu ui i p pr ro oi ie ec ct tu ul lu ui i
Dac resurselor li s-a precizat un cost i aceste resurse au fost alocate unor sarcini, este de ateptat ca proiectul s aib un cost asociat de asemenea. Pentru a afla acest cost se poate folosi fie vizualizare prin diagrama Gantt fie prin foaia de resurse. n aceast vizualizare se alege din meniul Project- opiunea Project Information- care deschide fereastra de dialog Project Information-. Se alege tabul Statistics (Statistici)- pentru a deschide fereastra de dialog Project Statistics-.
4.31.4 A Al lo oc ca ar re ea a d de e c co os st tu ur ri i f fi ix xe e
Pn acum s-au creat sarcini care au alocate resurse cu cost fix pentru a se genera un cost fix al realizrii lor, totui se poate preciza pe alte ci un cost fix pentru o sarcin. Unele sarcini au un cost fix, adic costul acelor sarcini rmne acelai indiferent de durata sarcinii sau de munca depus de oricare din resurse la acea sarcin. n aceste cazuri se poate specifica direct costul unei sarcini i Project va aduna costul fix al acelei sarcini la costul variabil al resurselor implicate n realizarea sarcinii pentru a calcula costul total al proiectului.
Observaie. Trebuie remarcat c specificare unui cost fix unei sarcini nu presupune c acea sarcin va avea cost per ansamblu fix. Se pot specifica mai multe costuri fixe unei sarcini ca de altfel i mai multe costuri variabile.
122 Pentru a specifica un cost fix pentru o sarcin, se folosete vizualizarea prin diagrama Gantt i tabela de costuri. Se parcurg urmtorii pai: 1. Se folosete bara de vizualizarea sau meniul View- pentru trece n modul de vizualizare diagram Gantt. 2. Se alege din meniul View- submeniul Table:Entry- iar aici se selecteaz Cost- pentru a trece n modul tabela de costuri a diagramei Gantt. 3. Se selecteaz sarcina creia i se dorete specificarea unui cost fix. 4. Se tasteaz costul sarcinii n coloana Fixed Costs(Costuri Fixe) i se apas Enter.
Se poate controla modul n care Project incrementeaz costul fix pentru o sarcin din coloana Fixed Cost Accrual (Modul de incrementare a costului fix)-. Se poate alege dintre Start-,-Prorated- i End-. Aceste opiuni au aceeai semnificaia ca i opiunile de incrementare ale resurselor.
4.32 Atribuirea unui cost fix al resursei unei sarcini
Se presupune c se angajeaz un consultant pentru o sarcin i este remunerat cu sum fix. Se poate n acest caz aloca consultantul unei sarcini ca fiind o resurs avnd cost fix. Astfel se evit o durat zero a sarcinii, i n plus Project va oferi pe viitor posibilitatea schimbrii ratei de utilizare a resursei i a disponibilitii resursei creia i s- a precizat un cost fix.
Pentru a aloca o resurs cu cost fix unei sarcini se parcurg urmtorii pai:
1. Se specific resursa n foaia de resurse. Dac resursa are un cost dependent de timp se va preciza acesta n cmpul Std.Rate-, altfel se va preciza valoarea 0. Se va completa costul fix al resursei n cmpul Cost/Use(Cost pe utilizare). 2. Se folosete bara de vizualizare sau meniul View- pentru a trece n modul de vizualizare diagram Gantt. 3. Se folosete opiune Split(Despic, mparte)- din meniul Window- pentru a crea o vizualizare combinat. Diagrama Gantt va aprea n partea de sus a ferestrei i vizualizarea Task Form (Formular de sarcin)- va aprea n partea inferioar a ferestrei. 4. Se face clic pe o poriune a vizualizrii i se alege din meniul View- , submeniul Table- opiunea Costs- pentru a se trece la modul de vizualizare a tabelei de costuri n cadrul diagramei Gantt. 5. Se selecteaz sarcina din coloana Task Name- din partea superioar a vizualizrii. 6. n partea inferioar a vizualizrii, se selecteaz resursa din coloana Resource Name-, se precizeaz numrul de uniti dorite i se apas OK. Project va stabili costul resursei folosind costul pe unitatea de timp precizat n cmpul Std.Rate- la care va aduga costul precizat n cmpul Cost/Use-. Costul total al resursei nu depinde n ntregime de timpul dedicat pentru sarcin din partea resursei.
123
4.32.1 S Su up pe er rv vi iz za ar re ea a s sc ch hi im mb b r ri ii i r ra at te el lo or r d de e c co os st t a al le e r re es su ur rs se el lo or r
n anumite situaii pentru anumite sarcini din prisma resurselor pot exista rate diferite de cost. Project folosete tabele cu rate de cost pentru a defini clar costul resurselor pe msura ce ele se schimb. ntr-o tabel cu rate de cost se pot identifica pn la 125 de rate pentru o singur resurs, i se pot identifica informaii legate de aplicarea ratei respective. Tabelele cu rate de cost sunt utile pentru a ine evidena creterilor sau scderilor de pre ale resurselor pe timpul utilizrii lor n proiect i permit alegere costuri diferite n funcie de sarcin.
Pentru a preciza rate multiple unei resurse, se poate folosi tabul Costs- din fereastra de dialog Resource Information-. Pe foaia de vizualizare a resurselor, se face dublu-clic pe resursa creia i se dorete atribuirea de rate multiple pentru a deschide fereastra amintit anterior.
124
Tabul Costs- arat cinci tabele cu rate de cost de la A la E care pot fi folosite pentru a atribui rate diferite de cost la date diferite de pe parcursul desfurrii proiectului. n fiecare tabel cu rate de cost, se pot introduce pn la 25 de rate pentru resursa selectat i se poate preciza o dat diferit pentru fiecare. Project folosete data efectiv care este furnizat pentru a aplica rata corect de cost la diferite momente din viaa proiectului. Dac se specific noua rata ca o incrementare sau o decrementare a unei rate precedente, se poate specifica rata sub forma unui procent (de exemplu +10% sau - 15%). Project va calcula valoarea ratei. Este necesar tastarea semnului % dup valoarea numeric pentru a se preciza clar c se lucreaz cu procente.
Dac se pltesc diferitele tipuri de resurse n funcie de tipul muncii pe care l realizeaz, preferabil ar fi s se foloseasc pentru fiecare mod de utilizare cte un tab din cele cinci.
Pentru a atribui n mod corect rate de costuri din tabel pentru o sarcina, sunt recomandai urmtorii pai:
1. Se aloc resursa sarcinii prin folosirea ferestrei de dialog Assign Resources-. 2. Se alege din meniul View- opiunea Task Usage(Utilizarea sarcinii)- sau se folosete bara de vizualizare pentru a trece n modul de vizualizare Task Usage-. 3. n coloana Task Name- se selecteaz resursa pentru care se dorete stabilirea unei tabele de cost. 125 4. Se face clic pe butonul Assignment Information- din bara standard de instrumente pentru a deschide fereastra de dialog Assignment Information-. Se alege tabul General- pentru a selecta o tabel cu rate de cost. 5. Se alege tabela cu ratele de cost corecte din lista combo Cost rate table-. 6. Se apas OK.
4.33 Prelucrri finale ale proiectului
4.33.1 n n e el le eg ge er re ea a l lu uc cr ru ur ri il lo or r d de e b ba az z d de es sp pr re e m mo od du ur ri i d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e
Un proiect este ca o companie. i ca n orice companie ,persoane diferite se ocup cu anumite aspecte ale companiei. Departamentul contabil este interesat n principal de costurile afacerii. Conductorul halelor de producie este preocupat de termenele limit i dac se acoper necesarul de echipamente i utilaje. Cei de la departamentul de resurse umane se ocup de persoane, salarii, ore de munc, beneficii .a.m.d.
Pentru crearea unui proiect viabil trebuie acoperite toate aspectele proiectului, cel legat de termine limit i definirea sarcinilor, cel legat de resurse, cel legat de costuri.
4.33.2 D De ef fi in ni ir re ea a m mo od du ul lu ui i d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e
Un mod de vizualizare este un unghi de vedere o perspectiv asupra proiectului. Vizualizri diferite permit analizarea separat detaliat a anumitor aspecte ale proiectului. Project pune la dispoziie trei tipuri de vizualizri i de obicei le folosete n combinaie, dup cum urmeaz: - Vizualizri de tip diagram sau grafice: Prezint informaia prin intermediul imaginilor al schemelor. Un exemplu de acest tip ar fi diagrama Gantt; - Vizualizri de tip tabel: Prezint informaia ordonat pe linii i coloane, similar unui procesor de foi de calcul. Vizualizarea Task Sheet- (Foaie de sarcini) i Resource Sheet (Foaie de resurse) sunt dou exemple de acest tip; - Vizualizare de tip formular : Seamn ntructva cu modul n care este organizat informaia pe o foaie de formular. Exemplu ar fi Task Form (Formular de sarcin)-. Un formular afieaz informaii despre un singur element din proiect.
Se pot schimba modurile de vizualizare prin simpla alternare a lor. Se pot crea moduri de vizualizare personalizate.
126
4.33.3 M Mo od di if fi ic ca ar re ea a u un nu ui i t ta ab be el l
Dac vizualizarea conine un tabel, se poate folosi butonul Select All (Selecteaz tot)- pentru a trece rapid la vizualizarea altui tabel. Butonul Select All- apare n parte stnga-sus a tabelului din vizualizare. Se face clic-dreapta pe butonul Select All- pentru a deschide un meniu de configurare. Se poate folosi opiunea More Tables- pentru a deschide fereastra de dialog More Tables-, care v afia toate tipurile de tabel disponibile n Project. Implicit, Project arat tabelele disponibile n vizualizrile de sarcin. Pentru a vedea tabelele disponibile n vizualizrile de resurse se alege Resource option-. Observaie. Tabelele PERT nu vor aprea n fereastra de dialog More Tables- pn cnd nu vor fi activate vizualizrile de tip PERT.
4.33.4 S Sc ch hi im mb ba ar re ea a s se ec c i iu un ni ii i d de e d de et ta al li ii i
Se pot aduga de asemenea cmpuri pentru seciunea de detalii a vizualizrilor ce au aceast caracteristic anume -Task Usage- i Resource Usage-. Se poate alege oricare cmp ce apare n list prin meniul Format- opiunea Details prin simpla bifare a lor n submeniul Details-.
4.33.5 A An na al li iz za a i in nd di ic ca at to or ri il lo or r
Indicatorii sunt iconie care apar n coloana de indicatori din vizualizrile de tabele. Coloana de indicatori apare la dreapta coloanei ID. Indicatorii reprezint informaii adiionale despre linia pe care apar. De exemplu indicatorul Notes(Comentarii)- apare n cmpul de indicatori ai a unei foi de resurse dac resursa vizat are ataat un comentariu.
Iconie diferite specific tipuri diferite de indicatori dup cum urmeaz: - Constraint indicators (Indicatori de constrngere): Aceste indicatori identific tipul de constrngere specific unei sarcini. De exemplu o sarcin poate avea o constrngere flexibil de tipul Finish No Later Than (Termin nu mai trziu de)- dac o sarcin este planificat pornind de la data de finalizare. Sau o sarcin poate avea o constrngere inflexibil, ca Must Start On(Trebuie s nceap pe), pentru sarcini care sunt planificate cu pornire de la data de nceput a proiectului. Indicatorii de constrngere mai pot arta i faptul c sarcina nu a fost finalizat n intervalul de timp precizat prin constrngere; - Indicatori ai tipului de sarcin: Aceti indicatori ar putea identifica condiii speciale relativ la o sarcin, ca de exemplu dac o sarcin este o sarcin recurent sau dac o sarcin a fost ndeplinit. Indicatorii ai tipului de sarcin mai arat i starea proiectelor include ntr-o sarcin; 127 - Indicatori ai grupului de lucru: Aceti indicatori furnizeaz informaii despre sarcin i resursele ei. De exemplu, un indicator de acest tip poate indica faptul c unei sarcini i s-a alocat o resurs care nc nu a primit confirmare; - Indicatori de cadru: Aceti indicatori identific tipuri de cadre care sunt folosite pentru a distribui munca alocat unei sarcini; - Indicatori diveri: Aceti indicatori specific elemente de genul unui comentariu sau hyperlink care au fost definii n proiect. Mai pot face referire la calendarul specificat pentru o sarcin sau la o resurs care necesit nivelare. Observaie. Pentru a determina semnificaia unui indicator este nevoie doar de deplasa pointerul de mouse deasupra lui. Project va afia semnificaia indicatorului i orice detaliu considerat de importan.
4.33.6 E Ex xa am mi in na ar re ea a m mo od du ur ri il lo or r d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e
Project pune la dispoziie n mod implicit urmtoarele moduri de vizualizare:
- Bar Rollup Rularea barei; - Calendar- Calendar; - Descriptive Network Diagram Diagrama de descriere a reelei; - Detail Gantt Detalii la vizualizarea Gantt; - Gantt Chart Diagram Gantt; - Leveling Gantt Diagram de nivelare; - Milestone Date Rollup Diagram de parcurgere a datelor jaloanelor; - Milestone Rollup Diagram de parcurgere a jaloanelor; - Multiple Bases Gantt Vizualizare Gantt cu baze multiple; - Network Diagram Diagrama reelei; - PA_Expected Gantt Vizualizare Gantt pentru tipul PA ateptat; - PA_Optimistic Gantt Vizualizare Gantt pentru tipul PA n estimarea optimist; - PA_PERT Entry Sheet Foaie de intrri pentru PA PERT; - PA_Pessimistic Gantt Vizualizare Gantt pentru o estimare PA pesimist; - Relationship Diagram Diagrama relaiilor; - Resource Allocation Vizualizarea alocrii resurselor; - Resource Form Formular de resurse; - Resource Graph Grafic al resurselor; - Resource Name Form Formular cu numele resurselor; - Resource Sheet Foaie de resurse; - Resource Usage Vizualizarea folosirii resurselor; - Task Details Form Formular cu detalii asupra sarcinilor; - Task Entry Vizualizarea intrrilor de sarcin; - Task Form Formular de sarcini; - Task Name Form Formular cu nume de sarcini; - Task Sheet Foaie de sarcini; - Task Usage Vizualizarea folosirii sarcinilor; - Tracking Gantt Vizualizare Gantt de urmrire.
128 Observaie: Cnd se deschide fereastra de vizualizri pentru prima dat, se poate vedea o list cu 24 de moduri de vizualizare. Cele patru tipuri de vizualizri PERT nu apar n fereastr dect n momentul n care sunt folosite efectiv. Decizia de alegere a modului de vizualizare care s fie potrivit pentru un anumit scop se poate dovedi dificil. Pe msur ce se capt experien n utilizarea caracteristicilor din Project alegerea modurilor de vizualizare dup apelativ devine mai facil. Meniul de vizualizare i bara de vizualizare expun opt din cele mai frecvent folosite moduri de vizualizare. Celelalte moduri,mai particulare, se gsesc accesnd fereastra More View(Mai multe vizualizri).
4.33.7 M Mo od du ul l d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e c ca al le en nd da ar r
Modul de vizualizare calendar din Project 2007 seamn mai mult cu cel din Outlook 2007, putndu-se alege ntre vizualizarea zilelor, sptmnilor sau lunilor. Se poate alege oricare din aceste vizualizri folosind butoanele din partea de sus a calendarului. Se pot de asemenea stabili date specifice pentru a fi vizualizate. Se poate vedea configuraia modului de vizualizare calendar n figura de mai jos:
Data curent din vizualizarea calendar este ncadrat ntr-un dreptunghi negru. Folosind formatul de calendar bazat pe luni, vizualizarea va indica lungimea unei sarcini printr-o bar ce se ntinde pe parcursul zilelor sau sptmnilor. n aceast vizualizare zilele nelucrtoare sunt haurate cu un model de culoare cenuie. Dei aparent bara de sarcini trece prin zona zilelor nelucrtoare, de fapt nu se realizeaz nici o activitate pentru sarcina respectiv n zona de suprapunere cu zilele nelucrtoare. 129 Vizualizare tip calendar este util pentru crearea unor proiecte simple sau pentru vizualizarea sarcinilor de realizat n anumite zile. Pentru trecerea de la o lun la alta se pot folosi butoanele cu sgei din dreptul casetei de editare. Pentru a vedea o perioad de timp ct mai mare ntr-un ecran se poate face o micorare a reprezentrii (zoom out), iar pentru a analiza detaliile o mrire (zoom in) . Pentru a modifica anumite detalii ale modului de reprezentare se face dublu-clic pe suprafaa vizualizrii prin aceasta deschizndu-se caseta de dialog Timescale(Scar de timp) unde se pot specifica setrile dorite.(vezi figura de mai jos)
4.33.8 M Mo od du ul l d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e d de et ta al li ie er re e G Ga an nt tt t
Vizualizarea detaliere Gantt arat o list de sarcini i informaii asociate lor, ca i un grafic prin care se pot vizualiza printre altele culisrile sub forma unor bare nguste. Acest mod de vizualizare se poate alege din meniul View-, respectiv sub- meniul -More Views- (Mai multe moduri de vizualizare). n dreptul barelor de culisare este nscris un numr de zile sau de sptmni. Culisrile apar atunci cnd se stabilete iniial o ncadrare n timp a proiectului ca mai apoi cnd se face o comparare cu datele reale i durata sarcinilor, data real de terminare a unei sarcini s fie ntrziat fa de data iniial cu un anumit interval. Aceast vizualizare este util pentru evidenierea culisrilor. Tabelul implicit al acestei vizualizri este tabelul Delay(ntrziere). S-ar putea dori ncorporarea vizualizrii Task Details Form (Formular de detalii asupra sarcinilor) n panoul din partea de jos a vizualizrii Detail Gantt-( Detaliere Gantt). Aceasta pentru a avea un acces mai rapid asupra detaliilor sarcinilor 130 care prezint culisri. Pentru aceasta se alege din meniul Window- opiunea Split-( mparte) sau se folosete bara de mprire.
Vizualizare tip diagrama Gantt Aceast vizualizare, care s-a folosit des anterior, permite creare uoar a unui proiect, prin specificare nlnuirilor de dependene, de asemenea ofer o vizualizare sugestiv a coninutului proiectului. Modul de vizualizare diagram Gantt a fost perfecionat n Project 2007; Barele din reprezentarea Gantt pot folosi 256 de culori i texturare 3D. n plus fa de precizarea culorii fontului, se mai poate preciza culoarea i modelul fundalului.
Modul de vizualizare nivelare Gantt Vizualizarea nivelare Gantt este centrat pe detalii asupra sarcinilor. Aceast vizualizare ofer o reprezentare grafic a sarcinilor ntrziate, ca i alte detalii asupra sarcinilor. n spaiul reprezentrii grafice se arat efectele nivelrii. Tabela implicit care apare n aceast vizualizare este tabela Delay-(ntrzieri). Se poate folosi tabela de ntrzieri pentru a aduga sau nltura timpul de ntrziere i tot odat pentru a evidenia schimbrile produse. Observaie. Nivelarea este procesul de rezolvare a conflictelor dintre resurse sau a supra-alocrii prin ntrzierea sau mprirea anumitor sarcini. Bara de deasupra reprezint sarcina naintea nivelrii i bara de dedesubt reprezint sarcina dup nivelare.
Modul de vizualizare urmrire Gantt Modul de vizualizare urmrire Gantt se bazeaz pe cel al diagramei Gantt. Acest mod de vizualizare ofer o modalitate excelent de urmrire vizual a progresului sarcinilor individuale i a proiectului per ansamblu. Prin folosirea urmririi Gantt se poate vedea schimbrile operate n proiect pornind de la previziunile iniiale, urmate mai apoi de introducerea de ntrzieri. Teoretic vorbind, dac un proiect decurge mai rapid dect era prevzut se poate evidenia timpul ctigat n plus. n aceast vizualizare progresul este evideniat sub forma unei bare negre ce se suprapune peste bara sarcinii. n dreptul fiecrei sarcini ncheiate, n tabel este pus semnul de confirmare .
Modul de vizualizare Gantt cu baze multiple Acest mod de vizualizare se bazeaz de asemenea pe vizualizare tip diagram Gantt. Acest mod permite afiarea primelor trei linii de baz care au fost stabilite pentru proiect. Fiecare linie de baz este reprezentat printr-o culoare diferit. Tabela implicit pentru aceast vizualizare este tabela Entry-(Intrri).
Modul de vizualizare tip diagrama reelei (Network Diagram) Acest mod de vizualizare are mai puin de a face cu temporizarea sarcinilor, ct mai ales cu fluxul general de munc i cu relaiile dintre sarcinile din proiect. Fiecare nod din reea reprezint o sarcin din proiect. Un nod conine numele sarcinii, durata, numrul ID al sarcinii n secvena general a proiectului, data de start, data finalizrii, i, dac sunt specificate, i resursele. Grosimea i culoarea chenarului ce ncadreaz un nod reliefeaz un anumit tip de sarcin. Astfel: culoarea roie denot o 131 sarcin critic i de obicei la acesta i grosimea este accentuat. Sarcinile necritice au chenarul albastru. Se poate determina sau schimba sensul reprezentrilor prin chenare prin apelare sub-meniului -Box Styles- (Stiluri de chenare) din meniul Format-. Liniile ce unesc nodurile constituie dependenele dintre sarcini. O sarcin succesoare, adic care ncepe dup terminarea altei sarcini, apare la dreapta sau dedesubtul sarcinii ce o preced.
ncepnd cu Project 2002, se pot grupa sarcinile n modul de vizualizare diagrama reelei. Aceasta este similar cu modul n care sunt grupate sarcinile n vizualizarea Gantt. Se pot afia indicatori i cmpuri specifice n nodurile diagramei reelei. Aceasta se poate realiza parcurgnd urmtorii pai:
1. n vizualizare diagramei reelei se alege din meniul Format- opiunea Box Styles-.Va aprea fereastra de dialog Box Styles-. 2. Se face clic pe butonul More Templates -(Mai multe abloane) aprnd astfel caseta de dialog Data Template- (abloane de date). 3. n caseta de dialog Data Template- se poate edita un anumit ablon,se poate face o copie dup un ablon deja existent, sau se poate construi un nou ablon.
Observaie. ablonul standard nu poate fi editat n schimb poate fi copiat.
132
Figura. Fereastra de dialog Box Styles- (Tipuri de chenare).
Figura. Fereastra de dialog Data Templates- (abloane de date). 4. Se face clic n celula n care se dorete s apar fie un indicator fie un cmp specific, avnd grija ca iniial aceasta s nu fie completat. Project ataeaz un 133 buton indicator de list, ce permite mai apoi deschiderea unei liste i selectare informaiei ce se dorete a fi afiat n celula din nod. 5. Se apas OK pentru a re-afia caseta de dialog Data Template-. 6. Se apas Close- pentru a reafia fereastra de dialog Box Styles-. 7. n lista Style settings for- (Tipuri de setri de stiluri pentru) se alege tipurile de sarcini pentru care se aplic ablonul stabilit anterior. 8. Din lista Data template- se alege ablonul editat sau creat mai nainte. 9. Se apas OK. Se va afia noul tip n nodurile corespunztoare.
4.33.9 M Mo od du ul l d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e t ti ip p d di ia ag gr ra am m d de es sc cr ri ip pt ti iv v a a r re e e el le ei i
Acest tip de vizualizare este nrudit cu diagrama reelei i este orientat pe fluxul general de munc i pe relaiile dintre sarcinile din proiect. La fel ca n cazul precedent fiecare nod din diagram reprezint o sarcin, deosebirea const n expunerea implicit de informaii mai detaliate n aceast vizualizare. Se prezint de asemenea i gradul de realizare al unei sarcini. Se poate filtra aceast vizualizare. Trebuie doar apelat din meniul Project- opiunea Filtered for- dup care se selecteaz filtrul ce se dorete a fi aplicat.
4.33.10 M Mo od du ul l d de e v vi iz zu ua al li iz za ar re e t ti ip p d di ia ag gr ra am m d de e r re el la a i ii i
Aceast versiune a diagramei reelei, afieaz sarcina curent la mijlocul panoului i sarcina predecesoare la stnga i cea succesoare la dreapta. Cnd se lucreaz la un proiect vast aceast vizualizare permite o vedere de perspectiv asupra sarcinilor i conexiunilor dintre ele.