Proiect la discipina

MANAGEMENT DE PROIECT
Titlul proiectului: Organizarea unei nunti
Semestrul: II
Anul universitar : 2013-2014
Specializarea : asuratori Terestre si !a"astru

Autor :
Numele si prenumele Functia in proiect Nota
1# Anca $ascu-arina anager "e proiect
2# Oana %egru A"ministrator
3# &otarescu !iprian-arian 'irector "e imagine si creatie
4# Stoian Teo"or-Octovian Asistent manager "e proiect
(# Scripcaru )lorin 'irector relatii cu clientii
*ucuresti+ 2014
1
TITLUL PROIECTULUI
ORGANIZAREA UNEI NUNTI
DURATA
PROIECTULUI
luni
DETALII
CONTACT
NUMELE !I
PRENUMELE
Email TELEFON
MANAGERUL DE
PROIECT
Anca Pascu Anca"#ere$%a#oo"c
om
&'()((*)
PARTICIPANT+
PARTICIPANTI
NUMELE !I
PRENUMELE
TELEFON
A"ministrator Oana %egru &'()),-
'irector "e imagine si
creatie
&otarescu !iprian-arian &'(**),('((
Asistent manager "e proiect Stoian Teo"or-Octovian &',,*).//(
'irector relatii cu clientii Scripcaru )lorin &'()(-(./
0UGET TOTAL
FOLO!IT1lei2
-(,, EURO
FONDURI DE LA
CLIENT 1lei2
-',&3*&&& EURO
FONDURI
PROPRII 1lei2
&
2
Etape in des4asurarea proiectului
1#$roiect-natura si scop
2#Alegerea proiectului
3#Organizarea proiectului
4#$lani,icarea proiectului
(#!on"ucerea proietului
-#.c/ipa "e proiect
0#.stimarea costurilor si 1ugetul
2#&ezolvarea pro1lemelor legate "e proiect#Solutionarea con,lictelor
3#onitorizarea si costul proiectului#)inalizarea proiectului

3
/"Proiect3natura si scop
$rimul aspect pe care ar tre1ui sa-l avem in ve"ere in realizarea unui proiet este
comple4itatea si importanta lui#$roiectul care il v-om organiza cu succes+acesta este
o1iectivul ,irma noastra S!#.5.%T#S&6 + este 7Organizarea unei nunticare "upa
parerea noastra este un proiect ,oarte comple4+ "urata lui "e realizare este mult mai mare
in comparatie cu alte proiecte 8e4:inc/irierea salii un"e va avea loc evenimentul se ,ace
cu apro4imativ un an inainte9+este toto"ata costisitor si care necesita multa munca si
seriozitate "in partea ec/ipei organizatoare+ pentru a ,i la asteptarilor clientului+ ,iin" un
eveniment ,oarte special pentru acesta #:n asemenea proiect implica ,oarte multi invitati+
participanti la eveniment "e aceea tre1uie sa ne plani,icam ,oarte atent toate activitatile
precum:
-"ata "e ,inalizare a proiectului care este ,i4a+"ata nuntii 82( iunie9;
-conlucrarea organizatorului cu specialistii care ne pot a<uta in anumite situatii cu
s,aturi8"ecorarea salii+aran<amente ,lorale etc9
-"aca pe parcursul perioa"ei in care s-a "es,asurat organizarea evenimentului82 luni9au
apartut sc/im1ari ma<ore
-cel mai important aspect pe care tre1uie sa-l avem in ve"ere intr-o negociere este legat
"e timp+per,ormanta+calitate si cost#
-si un alt aspect important al ,irmei noastre este in,ormarea clientului in legatura
custa"iul proiectului "eoarece noi cre"em ca o comunicare 1una este vitala in orice
proiect al nostru;
'upa cum ati o1servat+ o1iectul proiectului nostru este organizarea unei nunti care
necesita o perioa"a mai lunga "e timp pentru pregatiri si toto"ata un 1uget ri"icat#Avem
la "ispozitie un 1uget cuprins intre 20(0-3000 euro+ cu care cre"em noi ca vom atinge
toate o1iectivele propuse#
Organizarea unui asemenea proiect tre1uie realizat "estul "e atent pentru ca semni,ica
o zi importanta in viata clientului nostru+ si "e aceea tre1uie sa ,ie per,ect organizat+toate
"etaliile sa ,ie alese per,ect in concor"anta cu cererile acestuia+ intrucat toti participantii
la acest eveniment sa se simta con,orta1il si cel mai important sa se "istreze alaturi "e
mirii nostrii care nu tre1uie sa ai1a gri<a vreunui "etaliu care poate ,i un o1stacol#

4
"Ale5erea proiectului
In alegerea proiectului tre1uie sa avem in ve"ere si riscul la care ne e4punem+ iar
pentru ca acesta sa ,ie minim tre1uie sa cola1oram cu specialisti+ persoane serioase+ care
stiu sa-si in"eplineasca atri1utiile prevazute intr-un contract+ la ,el si costurile pro"uselor
si serviciilor prestate tre1uie sa ,ie ,i4e sa nu se mo"i,ice+ si cel mai important sa e4iste
raportul pret-calitate#

$rincipalele o1iective pe care tre1uie sa le avem in ve"ere sunt:
-alegerea localului un"e va avea loc evenimentul8care sa "ispuna "e 1(0 locuri necesare
invitatilor9
-sonorizare8"< sau o ,ormatie muzicala9
-poze+,ilmarea evenimentului+al1um ,oto
-aran<amente ,lorale
-in,ormarea clientului pentru orice sc/im1are ar pre,era acesta #
Acestea sunt activitati "e care tre1uie sa tinem cont cu o perioa"a mai mare "e
timp8mai ales pentru ca sala te1uie gasita cu apro4imativ 1 an inainte+si ac/itarea unui
acont9#
'e asemenea un aspect "estul "e important+consi"eram ca il reprezinta cununia civila
care tre1uie o,icializata cu o perioa"a "e timp inaintea evenimentului propriu-
zis+"eoarece nu se poate ,ace in aceeasi zi cu nunta8nu se mai ,ac cununii in
=ee>en"+"oar in timpul saptamanii9#
Lista o6iecti7elor proiectului
Nr" crt Denumire o6iecti7
Numar persoane
implicate
Timpul
reali8arii
inaintea
e7enimentului
/ Ale5erea Localului / an
Ale5erea 4ormatiei / luni
. Aran9amente / luni
( Filmarea
e7enimentului
luni
(
."Or5ani8area proiectului
In organizare proiectului cel mai important aspect este parerea si "orinta clientului "e
care tre1uie sa tinem seama cu strictete#Tre1uie sa-i o,erim li1ertatea "e a se implica si a
in,luenta "eciziile ce privesc proiectul+ li1ertatea "e a sc/im1a sau mo"i,ica o1iectivele
proiectului+ si toto"ata ec/ipa sa ,ie ,ormata "in persoane care sunt "ispuse sa asculte si
sa inclu"a in planul proiectului "orintele clientului#

Trasaturi c/eie:
?"urata proiectului82 luni9
?valoarea costurilor824(( euro9
?comple4itate mare
?unul "intre cele mai importante evenimente "in viata clientului nostru

In cazul "e ,ata mo"elul "e organizare care ni se potriveste este 7organizarea orientata
spre client 8"eoarece clientul isi e4prima toate "orintele cu privire la organizarea acestui
eveniment important+ noi ca si organizatori incercam sa-i o,erim cat mai multe alternative
care sa corespun"a cu "orintele si asteptarile lui9#

$entru pregatirea evenimentului+societatea S!#.5.%T#S&6 are nevoie "e urmatorul
personal in organizarea evenimentului:
?un manager
?un "irector "e imagine si creatie
?un a"ministrator
?un asistent manager "e proiect
?un "irector relatii cu clientii
$ersonalul nu tre1uie sa respecte un program ,i4+ acesta ,iin" solicitat "oar can" apar
anumite sc/im1ari si can" acestia "eci" sa se consulte cu clientul in privinta unor "etalii
sau can" apar anumite pro1leme#
8a9anagerul- va participa activ la toate procesele "ecizionale "in ca"rul societatii+ va
veri,ica cu atentie c/eltuielile ce vor ,i ,acute si nu in ultimul ran" se va ocupa "e
sustinerea si coor"onarea activitatii ,irmei#

819A"ministratorul-reprezinta societatea ,ata "e autoritatile "e stat+ e,ectueaza toate
actele "e a"ministrator si gestionare a societatii avan" toate competentele necesare pentru
a actiona in numele societatii+pentru a autoriza actele si operatiunile "e gestiune#

8c9'irectorul "e imagine si creatie-este o persoana cu multa imaginatie+ spirit "e
o1servatie si viziune "e ansam1lu+ calitatii esentiale in munca pe care o
"es,asoara#Atri1utiile lui se re,era la conceperea scenariului "e "es,asurare a
evenimentelor si supraveg/erea respectarii acestuia# .ste un ,el "e 7maestru "e
-
ceremoniicare trans,orma viziunea asupra evenimentului in realitate+ urmarin" si
gestionan" atent ,iecare moment#

8"9 Asistentul "e manager "e proiect este persoana care a<uta cu "eciziile luate "e catre
anagerul #'easemenea el poate a"uce propuneri si completari pentru im1unatatirea
proiectului #
8e9 'irectorul insarcinat cu relatile cu clientii are responsa1ilitatea "e a transmite
in,ormatii in legatura cu orice sc/im1are survenita proiectului sau "e a transmite i"eele
si pre,erintele clintului ec/ipei responsa1ile intorcmirii evenimetul persoanei
respective +comunicarea reprezentan" un aspect important al ,irmei S#! .5.%T#S#&#6#
("Plani4icarea proiectului
!onceptul "e plani,icare "e,ineste procesul in urma caruia ia nastere un plan#
$lani,icarea se re,era la actiunile noastre si pentru ca ele sa contri1uie la succesul acestor
actiuni tre1uie sa ne in"ice:
-can" urmeaza a ,i realizate aceste actiuni
-ce tre1uie ,acut+urmarit
-"e ce ec/ipamente vom avea nevoie
S!O$:6 $&OI.!T:6:I: organizarea unei nunti
A!TI:%I '. I%T&.$&I%S:
A#gasirea salii un"e va avea loc evenimentul
*#"< sau ,ormatie muzicala
!#,irma ,oto-vi"eo
'#alegerea meniului
.#"ecorarea salii
)#tortul miresii
T.&.% 6IITA: 2( I:%I.
':&ATA: 2 luni
!ine se ocupa : S! .5.%T#S&6

$entru a "uce la 1un s,arsit planul tre1uie sa tinem cont "e "orintele clientului+ acesta
va ,i consultat cu privire la toate "etaliile+ toto"ata se va putea in,orma si singur si
eventual sa vina cu propuneri+ sugestii la ec/ipa "e realizare a proiectului 8e4:culoarea
"ecorarii salii+mo"ele "e aran<amente ,lorale+1uc/ete mireasa si nasa9 sau noi ii putem
o,eri cataloage+ care sunt un g/i" ,oarte 1un pentru miresele a,late in "ileme si orice
0
sc/im1are va avea loc pe parcursul organizarii+ acestea vor ,i comunicate ec/ipei care va
tine cont si se va g/i"a "upa ele#
Actiunile intreprinse nu tre1uie or"onate cu strictete+"oar ca unele se succe"
altora8e4:gasirea salii 1( august 2012 si "ecorarea ei 3 august 20139
Timp
activitate
SA$TAA%I
1 2 3 4 ( -
@asirea
salii
)ormatie
muzicala
Alegerea
meniului
Tortul
miresii
)irma
,oto-vi"eo
'ecorarea
salii
2
&.T.A:A AO%
,"Conducerea proiectului
7:n 1un manager "e proiect este cel care realizeaza o1iectivele proiectului in timpul si
con,orm 1ugetului speci,icat#
8Aean Barris9
'upa cum am amintit si in ,aza "e organizare a proiectului vom avea nevoie "e 3
persoane care sa organizeze proiectul 8managerul+"irectorul "e imagine si
creatie+a"ministratorul9#
anagerul "e proiect con"uce ec/ipa ,ormata "in personal specializat+ acesta tre1uie
sa ,ie capa1il:
?sa castige incre"erea specialistilor "in ec/ipa
?un alt element "e 1aza in ca"rul unei ec/ipe este comunicarea
?sa inteleaga ceea ce mem1rii ec/ipei "oresc sa ii transmita+ sa le asculte punctul "e
ve"ere
?sa reuseasca sa trans,orme grupul "e specialisti intr-o ec/ipa#
3
@ASI&.A
SA6II
A!TI5ITATI
'.!O&A&.
A
SA6II
%O':&I
'upa aslo= necesitatile ,ormeaza o ierar/ie "eoarece cele "e nivel in,erior tre1uie
satis,acute primele# %umai "upa ce acestea au ,ost satis,acute in"ivi"ual cauta sa-si
satis,aca necesitatile superioare#%ecesitatile legate "e auto-actualizare sunt cele care
imping un om sa ,ie ceea ce poate sa ,ie#.le se re,era la "orinta in"ivi"ului "e a se
"ezvolta con,orm potentialului#

)"Ec#ipa de proiect

O"atC ce i"eea ,un"amentalC este ,ormulatC este important sC se i"enti,ice
caracteristicile ,inanciare+ te/nice Di economice ale proiectului# Tre1uie ca orice persoanC
inteligentC sC ai1C posi1ilitatea Di "reptul sC critice Di sC Em1unCtCFeascC noua i"ee# Gn
general i"eile noi tre1uie susFinute+ argumentate Di promovate cu motivaFii te/nice Di
,inanciare care pot ,orma o imagine "espre proiectul pe care El "ezvoltC# Toate aceste
"ezi"erate se pot realiza En con"iFiile En care e4istC o ec/ipC "e lucru En care sC ,ie incluDi
specialiDti "in "i,erite "epartamente ,uncFionale Di care sC asigure En"eplinirea
o1iectivului propus En termenii speci,icaFi 8calitate+ timp+ cost9+ ec/ipC con"usC "e un De,
"e proiect care are un statut clar "e,init+ competenFe Di responsa1ilitCFi 1ine sta1ilite#

.4istC mai multe posi1ilitCFi "e organizare a ec/ipei "e lucru En managementul
proiectelor:
- constituirea unui grup pluri"isciplinar "e analizC a valorii reunin" mai multe ca"re "in
Entreprin"ere cu "i,erite competenFe;
- cola1orarea activC En ca"rul unui stu"iu cu un ca"ru "e cercetare;
- intervenFia unui prestator "e serviciu instituFional+ care sC a<ute la inovare;
- consultarea En mo" sistematic Di permanent a clienFilor Entreprin"erii;
- constituirea unui panou "e o1servaFii a utilizatorilor cu privire la prototip#
$roiectul este realizat "e o structurC temporarC implementatC En structura permanentC a
Entreprin"erii# He,ul "e proiect tre1uie sC ia iniFiativa consultCrii Di coor"onCrii proiectului
cu cei patru poli "e competenFC:
1# $olul cererii I regrupeazC clienFii Di utilizatorii potenFiali ce pot ,i consultaFi Entr-o
manierC in,ormaFionalC "e e4emplu cu ocazia unui tJrg "e prezentare sau Entr-o meto"C
,ormalC+ Entr-un ca"ru o,erit "e panoul "e utilizatori# Tre1uie speci,icat cC En general
clientul se e4primC strict En termen "e nevoi+ En timp ce utilizatorul se e4primC strict En
termeni "e ,uncFiuni#
2# $olul "e me"iere I are contri1uFii En spri<inirea inovaFiei : consilii regionale+ organisme
10
interesate En "ezvoltarea te/nologiei+ etc# Gn general aceste organisme reuDesc sC
promoveze "i,erite inovaFii materiale Di competenFe DtiinFi,ice+ punJn" la "ispoziFie
suporturi "e proiecte care pot trans,orma o i"ee En pro"us comercia1il#
3#$olul "e concepFie I ,ormat "in "i,erite centre "e competenFC suscepti1ile a ,urniza
s,aturi specializate asupra ,eza1ilitCFii te/nice a i"eii#
4#$olul "e parteneriat I sunt cuprinDi ansam1le "e ,urnizori sau su1antreprenori care
participC la realizarea unor su1ansam1luri ale proiectului#

'"Estimarea costurilor si 6u5etarea proiectului
Estimarea costurilor
$roiectele reusite se 1azeaza pe estimari care iau in consi"erare:
- o1iectivele si rezultatele estimate ale proiectului;
-activitatile ce tre1uie in"eplinite;
- costurile activitatilor similare "erulate anterior

In,ormatiile "etinute in legatura cu activitatile proiectului variaza consi"era1il "e-a
lungul ciclului "e viata al acestuia: in ,aza "e conceptie in,ormatiile "isponi1ile sunt
,oarte putine+ volumul lor urman" a creste a1ia "upa ce se inainteaza spre ,aza matura+
a"ulta a proiectului# !a o consecinta+ acuratetea estimarilor "i,era "e la o ,aza la alta
8con,orm estimarilor specialistilor cca# 30K "in aprecierile ,azei initiale sunt eronate9#
&ezultatul unei estimari apro4imative initiale se concretizeaza intr-una "in variantele
urmatoare: 819 a1an"onarea proiectului sau 829 continuarea pregatirilor pentru inceperea
sa# :ltima "intre acestea+ "ecizia "e continuare a proiectului+ va con"uce la "erularea
activitatilor urmatoare+ care vor necesita mai multe in,ormatii "ecat cele "etinute pana
atunci# Aceasta crestere a cantitatii "e in,ormatie necesara ne va permite sa realizam
estimari "e o acuratete mai mare+ numite in general estimari preliminare sau studii de
fezabilitate# Acestea sunt cele care ne a<uta in luarea "eciziei "e "emarare a proiectului+
acuratetea lor "epinzan" "e cantitatea "e in,ormatii pe care am avut-o la "ispozitie# In
cazul proiectelor ce presupun costuri sau riscuri ri"icate+ activitatile pregatitoare vor ,i
realizate cu o mar<a "e acuratete a estimarilor "e 1(-20K# In ceea ce priveste proiectele
"e "imensiuni mai mici+ estimarile se vor 1aza pe comparari cu alte proiecte similare sau
pe o cantitate "e "ate mai re"usa# Aceasta inseamna ca mar<a "e acuratete a estimarilor in
acest caz poate a<unge pana la 2(K#
O"ata luata "ecizia "emararii proiectului+ vom proce"a la "e,inirea scopurilor si a
,ormei pe care tre1uie sa o im1race rezultatele proiectului+ "etalii care apar si in
speci,icatia acestuia# Atunci can" ,olosim toate in,ormatiile care ne stau la "ispozitie+
rezultatul va consta in ceea ce numim estimarile definitive sau estimarile de control ale
11
proiectului# ar<a "e eroare a acestora este ,oarte mica+ "e (-10K+ ele ,iin" ,olosite "in
acest motiv pentru realizarea 1ugetului proiectului#
Informatiile legate de rezultatele proiectului sunt tot mai consistente si mai "etaliate pe
masura ce proiectul avanseaza "in ,aza "e conceptie spre cea in care atinge amploarea
ma4ima# Specificatia proiectului este versiunea care contine in,ormatiile "espre proiect
cele mai realiste; ea o,era o linie "e 1aza a proiectului clara+ pe 1aza careia se poate
construi 1ugetul proiectului si se pot ,ace plani,icarile timpilor "e realizare a "iverselor
activitati#
Procesul de creare a informatiilor legate de costuri se poate 1aza pe o varietate "e
surse+ printre care: e4perienta acumulata in proiectele anterioare; cataloagele ,urnizorilor;
cotatii primite "e la ,urnizori si contractanti; costurile stan"ar" "in ca"rul ,irmei proprii;
in"icii "e cost comerciali si cei guvernamentali; magazinele "e "es,acere; pu1licatiile
pro,esionale; re,erintele sau materialele 1i1liogra,ice; stan"ar"ele in"ustriale; e4perienta
proprie sau a colegilor#
.stimarea costurilor:
Lrezervare sala un"e va avea loc evenimentul: 0(0 euro
L"ecoratiuni "e culoare visinie: 2(0 euro
Linvitatii: 1(01ucMpentru 1(0 persoane:40( euro
LmeniuN1auturi:3( euroMpers?1(0: (2(0 euro
Lpra<ituri: 300 euro
Ltort: 2(0 euro
Lpoze+,ilmare eveniment+al1um: -00 euro
Lsonorizare: -(0 euro

TOTA6L24(( .:&O
12
-"Re8ol7area pro6lemelor le5ate de proiect"!olutionarea con4lictelor
In cazul nostru putem spune ca nu au e4istat pro1leme ma<ore+ sc/im1ari care sa
genereze con,licte+ "eoarece ,irma noastra "e organizari evenimente+ este una
pro,esionista+ si orice sc/im1are venita "in partea clientului nostru poate ,i consultata si
analizata "e specialistii nostri+ si o,erirea unei alternative clientului nostru intr-o perioa"a
"e timp scurta#
Au intervenit sc/im1ari nu ,oarte mari+ care nu au mo"i,icat structura "e organizare a
proiectului si nu au implicat costuri suplimentare+ acestea ,iin" legate "e mo"ul cum va ,i
"ecorata sala:
1#am optat pentru o alta culoare a /uselor si a ,etelor "e masa8sc/im1area culorii "in
crem in visiniu9
2#masa mirilor a ,ost aran<ata cu alt sortiment "e ,lori "ecat cel sta1ilit initial8tran"a,iri9
Aceste sc/im1ari venite "in partea clientului nostru+ au ,ost "iscutate "e comisia "e
lucru si analizate ast,el incat rezultatul sa ,ie pe masura asteptarilor+ aceste sc/im1ari au
,ost rezolvate ,ara aparitia unui con,lict#
13
*"Monitori8area si controlul proiectului"Finali8area proiectului

anagerul "e proiect este cel care se ocupa "e monitorizarea proiectului+si care
urmareste "aca urmatoarele actiuni au ,ost in"eplinite:
?masurarea sau testarea per,ormantelor
?trans,ormarea "atelor culese in ,orme semni,icative si usor "e inteles#
onitorizarea planului proiectului a avut in ve"ere urmatoarele actiuni care tre1uie
1ine sta1ilite:can" tre1uie ,acute acele actiuni+ cine tre1uie sa le ,aca+ ce ec/ipamente
sunt necesare pentru realizarea lor#
In cazul "e ,ata monitorizarea si inregistrarea progreselor inregistrate "e proiect+ se ,ace
prin compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a ,ost plani,icat+ acest lucru se poate
,ace gra,ic sau cu a<utorul retelelor AO% evi"entiate mai sus#
.valuarea post proiect este initiata "e catre client+ si care contine strict parerea lui
personala+mo"ul in care ,irma noastra "e organizari evenimente S!#.5.%I.%T.#S&6
a reusit sa-i satis,aca nevoile+ "orintele si "esigur i"eal ar ,i ca noi sa ,im mai presus
"ecat asteptarile clientului nostru#
Organizarea evenimentului nostru putem spune ca a ,ost un succes+aceasta concluzie se
"atoreaza reactiei clientului nostru in momentul in care a vazut pro"usul ,init 8cum a ,ost
"ecorata sala+1uc/ete "e ,lori+tortul miresii9 si le-am o,erit un ca"ou mirilor 7porum1ei
al1i la iesirea "in 1iserica+ si un tur al orasului cu caleasca#
$e viitor ne "orim sa mai avem ocazia sa cola1oram O



14