Sunteți pe pagina 1din 5

LICEUL TEHNIC AUTOMECANICA MEDIAS

DOCUMENTE DE AUDIT







MIII Asigurarea calitii Profesor: Cplnean Odeta

Vladut Adrian Ioan
Cls. a XIV-a B
Ce este auditul?

Principalele forme de audit sunt auditul de sistem, auditul de proces si auditul de produs.
Prin definitie auditul este o
activitate sistematica, planificata, independenta si documentata care are drept
scop evaluarea masurii in care sunt indeplinite cerintele.

Pornind de la definitie remarcam urmatoarele:

-activitate sistematica inseamna ca auditul se va efectua la anumite intervale de timp in
functie de obiectivele auditului (spre exemplu un audit de sistem se va efectua cel putin
odata pe an deoarece cel putin odata pe an are loc analiza efectuata de management care
inchide un ciclu de activitati specifice intr-un sistem de management).

-activitate planificata inseamna ca auditul sau auditurile sunt planificate de obicei la
fiecare inceput de an astfel incat se genereaza un program al auditurilor pentru intreg
anul, in perioade bine definite in functie de necesitatile de auditare ale organizatiei (spre
exemplu, daca organizatia va dezvolta un produs nou sau un serviciu nou in luna iulie, atunci
se va planifica un audit de produs sau un audit de proces in luna august sau septembrie
pentru a se evalua masura in care sunt indeplinite cerintele pentru produs sau noul proces
implementat).

-activitate independenta inseamna ca auditul va fi efectuat de o echipa de audit care nu
este implicata direct in sectorul organizatiei sau in procesul care este planificat pentru a fi
evaluat.

-activitate documentata inseamna ca in cadrul procesului de audit sunt efectuate
inregistrari ce au ca scop trasabilitatea auditului, pastrarea dovezilor de audit, ele fiind
numite generic documente de audit.

Auditul se desfasoara in conformitate cu procedura de sistem care de obicei se numeste
Procedura de audit. In cadrul unui sistem de management implementat, aceasta procedura
trebuie sa existe in mod obligatoriu si trebuie sa fie documentata, adica scrisa, fie pe hartie
fie intr-un mediu informatic.

In concluzie, auditul trebuie vazut ca si un instrument pentru imbunatatire iar pe langa
obiectivele oricarui audit, echipa de audit trebuie sa aiba in vedere si identificarea
potentialelor zone de imbunatatire si va documenta aceste lucruri sub forma
recomandarilor in raportul de audit alaturi de celelalte constatari (neconformitatile sau
punctele slabe identificate).


Auditul este un proces care se deruleaza la fel ca orice alt proces avand elemente de intrare,
elemente de iesire, un feedback pentru verificarea bunei derulari si bineinteles obiective
care trebuie indeplinite.

Insa pentru ca este un proces care implica evaluare, trebuie sa se desfasoare in virtutea
catorva principii:

1. Integritatea. Aceasta inseamna ca auditorii trebuie sa-si deruleze activitatea cu
responsabilitate, perseverenta si onestitate. Ei trebuie sa se supuna oricarei cerinte legale
aplicabile, sa isi demonstreze competenta, sa fie cinstiti si neinfluentabili.

2. Prezentarea corecta. Auditorii trebuie sa prezinte o raportare exacta , veridica , clara si
completa.

3. Responsabilitatea profesionala. Auditorii trebuie sa aiba capacitatea de a face aprecieri
rezonabile in orice situatie pe parcursul auditului si sa fie constienti de importanta si
increderea care le-a fost acordata de catre clientul auditului ori de alte parti interesate.
4. Confidentialitatea. Presupune securitatea informatiilor. Auditorii trebuie sa protejeze
informatia culeasa si sa o utilizeze numai in scopul auditului.

5. Independenta. Auditorii sunt independenti de zonele pe care le auditeaza si nu sunt
supusi unor influente sau conflicte de interese care ar putea dauna obiectivitatii in
formularea constatarilor de audit.

6. Abordarea bazata pe dovezi. Auditorii culeg esantioane de informatie pe parcursul
auditului, pe care ulterior se bazeaza constatarile de audit. Aceste esantioane de informatie
transpuse in dovezi de audit - ar trebui sa poata fi verificabile oricand.

Prin prisma acestor principii, auditorii sunt persoane cu o serie speciala de trasaturi de
caracter. Atunci cand cineva doreste sa devina auditor, pe langa competentele privind
cunoasterea standardelor, evaluarea acelei persoane va tine cont si de cele de mai sus.

Documente de audit

Dupa ce echipa de audit este formata, conducatorul echipei de audit va intocmi planul de
audit. Acest plan este intocmit avand la baza documentatia de audit a zonei din organizatie
(sau organizatiei) care urmeaza sa fie auditata.

Planul de audit specifica de obicei urmatoarele elemente principale: sectoarele ce vor fi
auditate, data auditului, obiectivele auditului, criteriile de audit (cerinte din standardul SR
EN ISO 9001, proceduri, reglementari legale, tehnologii si alte documente folosite de
sectorul care va fi auditat), intervalul orar pentru fiecare sector, numele auditorilor pentru
fiecare sector (echipa de audit se poate desparti pe parcursul auditului), numele
persoanelor audidate pentru fiecare sector, data intocmirii, numele si semnatura
conducatorului echipei de audit.

Lista de verificare (chestionarul de audit) este intocmita de catre fiecare membru al echipei
de audit si are ca baza planul de audit. Lista de verificare este intocmita inainte de audit si
ea contine temele ce vor fi abordate de auditor la fata locului. Este ca si un ghid si este un
mare ajutor pentru auditor. Lista de verificare il va ajuta pe auditor sa se focalizeze pe
temele scrise in lista si in plus sa se poata incadra in timpul alocat sectoarelor de auditat.

Raportul de neconformitate este un document care se completeaza (numai daca este cazul)
la sfarsitul auditului dupa ce auditorii se reunesc cu ocazia sedintei de pregatire a inchiderii
auditului. In aceasta scurta sedinta, se comunica conducatorului echipei de audit toate
constatarile de audit (aspecte pozitive, recomandari, puncte slabe, neconformitati-minore
sau majore). Conducatorul echipei de audit decide asupra neconformitatilor constatate.

Daca argumentele sunt complete, intemeiate si verificabile, atunci se scriu rapoartele de
necoformitate de comun acord cu reprezentantii sectoarelor auditate in care s-au constatat
neconformitatile.

Raportul de neconformitate trebuie sa contina urmatoarele elemente: data, sectorul
auditat, criteriul de audit care nu a fost respectat, cauza sau cauzele aparitiei
neconformitatii, corectiile (modurile de remediere a produselor, serviciilor, proceselor),
actiunile corective ( acele actiuni care elimina cauzele aparitiei neconformitatii), termenele
de implementare ale tuturor actiunilor stabilite, termenele pentru trimiterea dovezilor de
implementare ale actiunilor stabilite catre conducatorul echipei de audit, semnaturile si
numele celor implicati (auditor si reprezentantul sectorului auditat).
Raportul de audit este scris de catre conducatorul echipei de audit si este trimis clientului
auditului (in cazul auditurilor interne, top-managementul este clientul auditului- directorul
general spre exemplu).

Raportul de audit contine de obicei urmatoarele: data efectuarii auditului, obiectivele
auditului, constatarile de audit (aspecte pozitive, recomandari, puncte slabe,
neconformitati), concluziile auditului, data intocmirii, semnatura si numele conducatorului
de audit.

In concluzie, documentele de audit sunt: planul de audit, lista de verificare, raportul de
neconformitate si raportul de audit.


Logica activitatilor efectuate de auditor are la baza urmatoarele aspecte:

-informatia esantion culeasa de auditor prin tehnicile de audit cunoscute (vezi tehnici de
audit)
-transpunerea acestei informatii in lista de verificare (vezi documente de audit) are ca
rezultat obtinereadovezii de audit.
-dovada de audit se compara cu criteriile de audit astfel rezultand constatarile de audit
-constatarile de audit raportate la obiectievile auditului ofera concluziile auditului.

Putem observa ca nu s-a folosit termenul "comparatie" la ultimul aspect ci termenul
"raportare". Constatarile de audit nu se pot compara cu obiectivele auditului. Le putem doar
raporta la obiectivele auditului si prin judecata, emitem concluziile de audit.

Este destul de delicat sa emiti concluzii de audit de genul: sistemul de management al
calitatii este implementat si functioneaza cu posibilitati de imbunatatire- si aici urmeaza 5
neconformitati minore si 10 recomandari.

Este posibil ca in aceasta situatie afirmatia sa aiba un caracter pozitiv daca la auditul
anterior s-au inregistrat 10 neconformitati minore si 15 recomandari. Dar cum ati percepe
dumneavoastra afirmatia de mai sus daca la auditul anterior a fost identificata o singura
neconformitate si s-au emis doua recomandari...?
Ideea este ca pentru a putea evalua starea unui sistem de management trebuie sa avem la
indemana o serie de alte criterii, care sa ne ajute in a trage concluziile la sfarsitul auditului.

Printre aceste criterii trebuie sa existe si criteriul de comparatie a numarului de
neconformitati si recomandari emise la auditul anterior cu constatarile de audit de la auditul
prezent.

Intr-un limbaj mai popular, acest criteriu ne arata daca sistemul sta mai bine sau nu
comparativ cu anul care a trecut.