Sunteți pe pagina 1din 96

Universitatea Lucian Blaga Din Sibiu

Facultatea de tiine Economice








Ioan COSMESCU






TURISMUL DE AFACERI I DE
EVENIMENTE
- NOTE DE CURS
- PENTRU NVMNT LA DISTAN I CU FRECVEN REDUS -






2008
2
3

Cuprins

CAPITOLUL 1. Importana organizrii de evenimente n activitatea de
turism........................................................................................................................ 4
1.1. Turism evenimenial - motivaii i aspecte specifice............................................. 4
1.2. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia ......................................... 8
1.3. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor .............................................. 10
1.4. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese........................................................... 13
1.5. Partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni............................................................ 15
CAPITOLUL 2. Turismul de afaceri - istoric i concepte................................................ 19
2.1. Organizarea unui eveninsent tip reuniune (convenie, conferin, ntrunire,
seminar, program de training etc.)...................................................................... 20
2.2. Organizarea de evenimente n business-hoteluri ................................................. 30
2.3. Organizarea unui trg sau a unei expoziii.......................................................... 33
2.4. Programe i cltorii incentive ........................................................................... 34
2.5. Evenimente n aer liber (outdoor training, teambuilding).................................... 37
CAPITOLUL 3. Turismul de afaceri istoric i concepte ............................................... 40
3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri ................................................................... 40
3.2. Concepte i teorii privind turismul de afaceri ..................................................... 42
3.3. Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir .................. 44
3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii............................................... 45
3.5. Piaa turismului de afaceri.................................................................................. 46
CAPITOLUL 4. Tendine ale turismului de afaceri pe plan mondial ............................. 48
4.1. Situaia actual a turismului de afaceri ............................................................... 48
4.2. Organisme i organizaii internaionale n turismul de afaceri ............................ 49
4.3. Turismul de afaceri n diferite ri ale lumii ....................................................... 50
4.4. Turismul de afaceri n Romnia ......................................................................... 52
4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri n Romnia........................ 52
4.4.2. Organizarea turismului de afaceri n Romnia........................................ 54
4.4.3. Turismul de afaceri i oferta hotelier din Romnia ............................... 55
4.4.4. Centrele de conferine i expoziii .......................................................... 58
Capitolul 5. Resursele umane implicate n activitatea turistic
evenimenial.......................................................................................................... 63
5.1. Director asistent / ef compartiment turism de afaceri i congrese ...................... 63
5.2. Ghid interpret (pentru congrese i manifestri internaionale)............................. 64
5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO professional event
organiser)........................................................................................................... 65
Anexe ................................................................................................................................. 69
Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaionale (congres,
convenie, conferin) ........................................................................................ 69
Anexa 2. Checklist organizare eveniment .............................................................. 73
Anexa 3. Model cerere de ofert (RPF Request for Proposal).............................. 77
Anexa 4. Buget eveniment ....................................................................................... 79
Anexa 5. Spaii i servicii pentru organizare evenimente (tip conferin, seminar,
trening) .............................................................................................................. 86
Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaiei (site inspection)..................................... 92
Rspunsurile la grilele de autoevaluare ............................................................................ 96

4
CAPITOLUL 1
Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism
Obiective:
nelegerea motivaiilor i tendinelor de dezvoltare a acestor forme de turism;
structurarea pieei turistice evenimeniale;
sesizarea adaptrii ofertei la aceste tendine;
sistematizarea tipurilor de evenimente presupuse de turismul de afaceri;
explicarea tendinelor pe plan mondial n industria reuniunilor;
caracterizarea Romniei pe piaa de reuniuni i congrese;
nominalizarea partenerilor de afaceri pe piaa de reuniuni.

Rezumat: Capitolul abordeaz motivaiile i aspectele specifice turismului
evenimenia, tipurile de evenimente proprii turismului evenimenial, tipurile de evenimente
proprii turismului de afaceri, tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor, precum i
prezena Romniei pe acest tip de pia, la care se adaug partenerii de afaceri pe piaa de
reuniuni.

Cuvinte cheie: eveniment, turism de afaceri, turism evenimenial, conferin, congres,
convenie.
1.1. Turism evenimenial - motivaii i aspecte specifice
Pentru nceput se impune definirea noiunii de eveniment n contextul activitilor de
turism i implicit importana organizrii de evenimente pentru sectorul de turism.
n literatura de specialitate turistic termenul eveniment apare utilizat n contexte diferite,
putnd desemna fie o ntmplare sau o manifestare important de natur social, cultural,
sportiv (o reuniune, un congres, un festival, o olimpiad sportiv, un campionat de fotbal
etc.), fie o ntmplare ieit din comun, unic i cu mare potenial de a oferi triri deosebite,
emoii sau o experien de via de neuitat.
Organizarea de evenimentele din prima categorie este o activitate ce capt o
importan tot mai mare n cadrul turismului de afaceri, alte evenimente innd mai mult de
turismul cultural.
Cea de-a doua categorie de evenimente a generat n ultimii ani o adevrat mod a
turismului evenimenial sau special, unele agenii de turism (numite event agencies)
specializndu-se n a oferta programe / pachete sau cltorii turistice centrate pe anumite
evenimente unice naturale (eclipsa total de soare, erupia unui vulcan etc.) sau tematice /
puse n scen (Dracula, festivaluri medievale) care s permit turitilor experiene deosebite,
de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea i cu cel de aventur, de asemenea foarte
gustat de un important segment de turiti.
Motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism in de evoluia
general a sectorului de turism, determinat de prefacerile sociale i economice din ultimii
ani, caracterizat prin:
Globalizarea economic, social, politic, dar i a riscurilor pentru turism
nseamn adaptare la standarde de nivel internaional, flexibilitate n oferte,
decelarea riscurilor, evaluarea rapid a tendinelor noi.
Contientizarea efectelor turismului asupra mediului i ntoarcerea spre natur,
manifestat prin variate forme de turism ecologic, destinaiile care au aderat la acest
concept fiind agreate i n cazul celorlalte forme de turism practicate.
5
Computerizarea i informatizarea societii - pentru turism nseamn utilizarea
preponderent a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a oferi informaii,
consiliere i servicii, ele determinnd o mai mare vitez de derulare a activitii,
precum i participarea pe piaa global a turismului n timp real.
Comunicarea este cuvntul cheie al societii postmoderne. avnd nenumrate
faete, putnd fi realizat prin cele mai sofisticate medii de comunicare, dar, n mod
surprinztor, chiar n domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni,
simpozioane, seminarii, teambuilding, evenimente care au o pondere tot mai mare
n segmentul turismului de afaceri, tinznd s devin o adevrat industrie. Astfel
de evenimente se organizeaz, de obicei, n ara n care sunt iniiate, dar participarea
este adesea internaional, iar tendina este de a le organiza tot mai frecvent n
destinaii din afara rii respective, ceea ce dovedete globalizarea i n acest
domeniu.
Creterea ponderii timpului liber, disponibil n mod individual, i a dorinei de
petrecere a acestuia n conformitate cu valori stabilite personal - ceea ce pentru
turism nseamn, contrar punctului anterior, acordarea unei atenii sporite clientului,
individului, numit n limbaj de specialitate, managementul relaiei cu clientul (CRM
- customer relationship management), avnd ca moto ,,este mai important de a
pstra un client, nu de a ctiga unul nou. Valorizarea timpului liber a dus la apariia
turismului evenimenial i la apariia ageniilor specializate n oferte de acest tip.
Tendina merge att de departe, nct se ofer programe turistice modelate
individual, la sugestia i dorina fiecrui client, iar informarea devine consiliere sau
negociere fa n fa, direct, relaia interuman fiind mai important.
Segmentele pieei turistice sunt afectate n dezvoltarea lor de aceste noi condiii
sociale, diferite de cele ale societii de consum n mas, studiile de marketing oferind
urmtoarea ierarhizare:
turismul de afaceri, se situeaz pe primul loc, urmat de
cltorii la distane mari (destinaii exotice),
vacane club,
turism de sntate i fitness,
cltorii de lux,
turism evenimenial i de aventur,
cltorii de studii i educaie,
vacane creative i de practicare a unui hobby,
vacane active i practicarea sportului,
turism ecologic.
Se observ, n principal, creterea cltoriilor sau vacanelor scurte, dar mai frecvente
pe parcursul anului (week-end, zile de srbtoare), cltorii pentru participarea la evenimente
culturale sau speciale, la data la care aceste sunt planificate, dar mai ales o puternic
individualizare a pachetelor de servicii turistice.
Tendinele (trend-urile) decelate implic, desigur, schimbarea atitudinii ageniilor de
turism, n sensul adaptrii ofertei la aceste tendine, i anume:
Tendina de petrecere a vacanei n mediu sau peisaj natural intact, creterea sensibilitii
turitilor pentru mediu - impune oferte adecvate din partea ofertanilor din turism, cunoaterea
i implicarea lor privind problemele de mediu, promovarea turismului ecologic.
Tendina de individualizare a formelor de turism - oferte flexibile n sistem de module
combinabile, pachete IT individuale, fiecare turist devine creatorul propriului program de
cltorie / vacan.
Tendina de a dispune de propria cas de vacan" - cumprarea de case de vacan n
staiuni internaionale sau nchirierea de case sau apartamente de vacan, pe anumite perioade
stabilite din an sau de lung durat.
6
Tendina ctre destinaii nsorite, dorina de soare, plaj, cldur n orice anotimp - ofert de
destinaii n rile care corespund acestor criterii, dar implic i riscuri legate de anumite
destinaii exotice i nesigure, fiind necesar existena unor oferte variate, ntruct tendina este
de rezervare n ultimul moment (last minute), dup aflarea datelor meteo sau avertizrile de
risc privind anumite destinaii.
Tendina ctre oferte cu standard nalt de confort i calitate - ofertele trebuie s corespund
tuturor cerinelor i dorinelor unei clientele tot mai pretenioase, s asigure prin ambient i
faciliti o stare de confort sufletesc, de ndeplinire a unor ritualuri personale i s ofere o
animaie discret, aproape neobservabil.
Tendina ctre un mix de relaxare i aciune/aventur n comportamentul turitilor - implic
oferte de evenimente cu potenial de stimulare, de distracie relaxant, de socializare
informal.
Tendina ctre cltorii / vacane mai scurte, conform principiului mai bine mai scurt, dar
mai des - oferte de excursii de o zi, cltorii scurte, vizitarea unor orae i shopping, vizitarea
unor obiective importante dintr-o ar sau participarea la evenimente la anumite date, spre
deosebire de lungi i obositoare circuite.
Tendina ctre rezervri n ultimul moment (last minute), decizii luate spontan i n ultima
clip, mobilitate mai mare n vacane (excursii, vizite), alegerea unor destinaii multiple
pentru o singur vacan de mai lung durat - oferte adecvate din partea ageniilor.
Tendina ctre vacane de club / programe speciale - club pentru familii, persoane singure,
seniori, gourmet, de sntate, fani computer, cunoaterea unei ri i a locuitorilor si,
natur (observare flor, faun) etc.
Tendina ctre vacane oferite unor grupuri-int - prieteni, grupuri de interese, specialiti
din anumite domenii, cursuri de limb a rii respective pentru elevi i studeni etc.
Analiznd aceste tendine, se observ c aceast nou atitudine a clientelei privind
petrecerea timpului liber prin cltorii i vacane, implic luarea n considerare de ctre
ageniile de turism a dorinelor puternic individualizate ale noii clientele i adaptarea atitudinii
i a ofertei ageniei la aceste cerine. n centrul ateniei nu trebuie s stea produsul,
superstandardizat sau superatractiv ca pre, ci gradul n care produsul poate satisface dorina
clientului de a tri ceva deosebit, adic gradul n care acesta poate genera un eveniment,
cu alte cuvinte, clientul dorete s i se ofere un eveniment, dac se poate doar pentru el, nu un
produs standard, acelai pentru toat lumea.
De ce exist aceste tendine?
Superoferta de produse, dar i de posibiliti de distracie creeaz n toate domeniile,
deci i n turism, o imens presiune concurenial.
ntruct n rile dezvoltate din punct de vedere economic, majoritatea populaiei are
asigurate trebuinele fizice de baz, consumatorii avnd la dispoziie produse i servicii n
nenumrate variante care se concureaz reciproc pe pia, nu mai sunt importante aspectele de
baz ale acestora, ci cele care ofer ceva n plus, permind o alegere dup gustul personal al
consumatorului.
Emoiile, tririle, ntmplrile, experiena sau experimentul ocup acum un loc central
n via.
Se profileaz astfel o nou ramur economic, aceea a economiei sau industriei event-
ului (evenimentului). Consumatorul din aceast nou ramur n devenire nu va mai cheltui
bani pentru un produs, ci n primul rnd pentru evenimentul i sentimentul care nsoete
cumprarea i consumul acestui produs.
Ceea ce nseamn c tendina spre eveniment se va accentua, diferitele manifestri n
acest sens vor fi tot mai variate i n direcii noi, nu doar de aventur extrem sau anumite
evenimente exagerat nscenate.
Moto: Evenimentul sunt EU!
Noii consumatori doresc s-i aranjeze singuri evenimentele, organizatorii trebuie doar
s le ofere ocazia, eventual locaia.
7
n viitor nu vor mai fi gustate manifestrile organizate perfect dup un plan sau
scenariu bine stabilit. Trebuie doar oferit un cadru n care oamenii s-i nsceneze singuri
evenimentele sau s le deruleze dup propriul plac.
Pentru organizatori, nseamn s descopere valenele unor locaii, produse sau servicii,
n concordan cu dorinele clientelei-int.
Principiul este: mai mult coninut dect abunden cantitativ. Predomin deci
calitatea.
Teoria economic decizional spune: cu ct se consum mai mult dintr-un bun, cu att
valoarea adugat scade dac se consum o unitate n plus din acest bun. Iar dac se depete
chiar o anume cantitate, aceast valoare devine negativ. Cel mai bun exemplu este o
instalaie de muzic i lumini care, dac i se dubleaz puterea, i asurzete i orbete pe
participani.
Cu alte cuvinte, chiar dac se organizeaz tot mai multe evenimente, tot mai
exagerate, ele nu pot deveni dect obositoare sau plictisitoare.
Conteaz doar adecvarea lor la ateptrile clienilor, n general, a turitilor, n special.
n turism acest fapt se observ n supralicitarea turismului de aventur sau cel
evenimenial n care abund oferte de activiti precum sporturi extreme, excursii n locuri
slbatice etc. promind ntmplri i triri ieite din comun.
Tendina este ns, de a analiza corect cerinele clientelei, de a crea programe turistice
cu o palet ct mai larg de evenimente din care potenialii turiti s-i aleag cltoriile i
vacanele potrivite.
Concurena este foarte mare, de aceea imaginaia i creativitatea ofertanilor din turism
va fi pus la grea ncercare.
S dm doar un exemplu: Galeries Lafayette din Paris pune la dispoziie clienilor
venii la cumprturi, pe lng courile obinuite, n fiecare joi ntre orele 18.30 i 20.30
couri de culoare lila. Cine alege un co lila semnalizeaz c este dispus la un flirt, astfel c,
dup efectuarea cumprturilor, la barul casei poate sta de vorb la un pahar de vin pentru a
face cunotin.
n acest caz, magazinul ofer infrastructura i cadrul, decizia de a provoca ntmplarea
i amintirea ce o va lsa, rmne la latitudinea fiecruia.
Pentru ageniile de turism ceea ce nseamn c pachetele prefabricate de programe
turistice sunt tot mai puin cerute, deci greu vandabile, fiind n trend cltoriile scurte,
individuale sau cele de grup la comand sau n regie proprie, fapt pentru care paleta de
oferte trebuie s conin sau s gseasc ceea ce dorete potenialul client.
Componentele ofertei adaptate acestei cereri pot fi circumscrise astfel:
Destinaii: mari metropole, localiti cu obiective turistice atractive
Evenimente speciale: srbtori folclorice, tradiii i obiceiuri locale, festivaluri tradiionale
(ale berii, ale vinului etc.), aniversri istorice (...ani de la fondarea unei localiti, de Ia
naterea unei personaliti etc.), memoriale, evenimente sportive internaionale sau de mare
rezonan, festivaluri culturale, carnavaluri, expoziii de art, reuniuni ale unor grupuri
determinate de un anumit hobby sau nclinaii.
Mijloace de transport n comun: tren, avion de linie sau charter, vase de croazier,
ferry-boat, vapor de excursie.
Mijloace de transport special pentru turism: trenuri speciale de vacan, trenuri
turistice (cu locomotive cu aburi, mocnie, trenuri istorice), autocare sau tramvaie
transformate n bistro, pentru party sau alt tem, excursii cu pluta, rafting cu plute
pneumatice.
Restauraie: bufet cu autoservire, dineuri de gal, mese speciale precum grtar n aer
liber, foc de tabr cu picnic, mese n stil medieval, cu specific naional sau local etc.
Programe de animaie: folclor, show, dans, tur de ora, excursii, concursuri cu premii
sau pentru amuzament, degustri de vinuri sau bere, spectacole n hale industriale dezafectate,
cu alte cuvinte tot ceea ce implic eveniment.
8
Cazare: hoteluri, parcuri de vacan, pensiuni particulare, case de oaspei ale unor
organizaii non-profit.
Servicii de agenie: mape de informare pentru (toi) participani, pachet de asigurare
individual sau de grup, locuri gratuite proporional cu numrul de participani, cocteil de bun
venit la destinaie.
Agenie de turism specializat pe evenimente
Analog cu tendina de dezvoltare de la un comer de aprovizionare la un comer
axat pe evenimente, o comparaie ntre o agenie de turism de aprovizionare cu una de
eveniment relev urmtoarele aspecte:


Agenie de turism Agenie de evenimente
Tip de agenie agenie de zboruri ieftine, discount agenie integrat, specializat
Strategie de marketing strategie de pre / volum strategie preferenial
Focusare pe pia Cumprare / pre Client / individ
Concepie de baz trading down trading up
Satisfacere cerine cerine de baz cerine speciale
Palet sortimental mic mare
Produse turistice grad mare de standardizare puternic difereniate
Nivel de pre mic-mediu mediu - mare
Pre mediu mic - mediu mediu - mare
Personal personal de nregistrare personal de consiliere
Intensitate consiliere mic mare
Intensitate servire mic mare
Comunicare telecomunicaii direct face to face
Dotarea ageniei funcional-tehnic ambiental

1.2. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia
Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri evenimente care au n comun faptul c
se cltorete n scopuri legate de afaceri:
ntlniri / reuniuni de afaceri (Meetings)
Programe i cltorii incentive (Incentives)
Congrese, conferine, convenii (Congresses)
Expoziii - trguri de comer (Expositions)
Acestea sunt prezentate n lucrrile de specialitate (brouri, site-uri etc.) sub sigla
MICE, incluznd toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici - seminarii,
simpozioane, activiti de training sub form de cursuri tradiionale sau n aer liber,
teambuilding n variate forme etc., pn la conferine i congrese sau trguri de anvergur,
numit alteori turism de reuniuni i congrese sau, pe scurt, turism de congrese.
Trebuie remarcat c adesea cltoriile incentive sunt evideniate separat, fiind o form
de cltorii organizate de ctre firme, adesea nedeosebindu-se de alte excursii i cltorii i nu
necesit aceeai logistic ca reuniunile i congresele. Din acest motiv le vom prezenta, pe
scurt, chiar de la nceput.
Cltoriile incentive
Incentivele sunt stimulente oferite sub diferite forme angajailor de ctre firme
(premii, cadouri) acestea fiind practicate mai ales de companiile cu cifre mari de afaceri, care
au suficient putere economic. n majoritatea ntreprinderilor, aceste bonusuri sunt oferite
9
conform unor reguli clar stabilite, de ele beneficiind mai ales lucrtorii din departamentele de
vnzri i distribuie, precum i lucrtorii comerciali.
Conform unor studii internaionale, cele mai apreciate sunt cltoriile incentive, cu
toate c acestea implic cheltuieli mai mari, dar ntruct au ceva deosebit, ele las o
impresie mai puternic i rmn mai mult timp n memoria celor care au beneficiat de ele, de
aceea, din totalul de cheltuieli alocate pentru incentive, aproximativ jumtate se aloc pentru
cltorii incentive. Aceste cltorii sunt considerate turism de afaceri deoarece implic
oameni ce cltoresc mpreun datorit specificului muncii lor.
Ele pot fi scurte excursii sau vacane oferite de ctre o companie salariailor si, ca
stimulent pentru realizri deosebite sau pentru rezultate bune n munc, dar pot fi oferite i
clienilor fideli sau sub forma de ctiguri la anumite concursuri, prin programele de atragere
de clieni sau cele de fidelizare.
Din datele OMT se arat c circa 11 milioane de oameni cltoresc n aceast form
de turism. Programele oferite sunt packages, precum i vacanele tradiionale, cu deosebirea
c pachetul de servicii cuprinde i vizite la locuri de interes profesional, banchete, participarea
la manifestri culturale etc.
Principalele piee pentru acest tip de turism sunt SUA, apoi Europa, principalele
destinaii fiind Paris i Londra.
Pentru turism, din aceste cltorii au de profitat hotelierii crora le revine cam 40%
din cheltuielile alocate pentru cltorii incentive, iar pentru transport 26%.
Doar 32% dintre firme fac rezervri n hoteluri de 5 stele, 55% n hoteluri de 4 stele,
59% dintre aceste cltorii au destinaii strine, 41% se fac n ara respectiv.
Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezint un segment
important al industriei ospitalitii, generatoare de venituri substaniale, mai ales n perioadele
de extrasezon, dar i de imagine pozitiv pentru destinaiile implicate i chiar pentru imaginea
turistic de ansamblu a unei ri.
Din datele statistice reiese c acest segment poate fi considerat ca fiind componenta
cea mai eficient i mai profitabil din turism, tinznd s devin chiar o industrie
independent.
Prin urmare, turismul de reuniuni este componenta eficient i dinamic din economia
turismului unei ri / regiuni / localiti care nglobeaz nu doar activiti turistice comune
(cazare, restauraie, transport), ci i o serie complex de servicii organizatorice profesioniste
de ntruniri, conferine, expoziii, seminarii, programe incentive sau de training, gzduite de
destinaia respectiv (nchirierea locaiilor, dotri i servicii audio-video, traducere simultan,
mijloace promoionale pentru eveniment, hosting, asisten etc.).
ntlnirile de afaceri (reuniuni) reprezint activiti n care oamenii cltoresc pentru
a se ntlni i a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaii ntre cei de aceeai profesie
sau din aceeai asociaie:
ntlniri de breasl, cu scopul de a favoriza afacerile ntre participani;
ntlniri ale unor asociaii, n care oamenii cu aceleai interese sau aparinnd unei
asociaii locale, naionale sau internaionale, se ntlnesc pentru schimburi de idei i
informaii.
Conferinele, congresele i conveniile au un deosebit potenial de a atrage
participani n numr mare i reprezint o bun afacere pentru destinaiile unde se
organizeaz. Lunile de vrf ale acestor manifestri internaionale i naionale sunt septembrie,
octombrie i mai, iunie.
Pe plan mondial, orae recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestri sunt:
Londra, Madrid, Paris, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg, Roma (90) .a.
Durata acestor manifestri este de 3 - 7 zile.
La aceste manifestri 2/3 din participani vin cu soia / soul sau o persoan nsoitoare,
iar rezervrile pentru asemenea manifestri se fac chiar i cu 2 ani nainte.
Expoziiile i trgurile de comer reprezint un sector important al turismului de
10
afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacii ntre vnztori i cumprtori, se
plaseaz comenzi, se fac contracte de durat etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaie de
la Paris, iar n turism, Trgul Internaional de la Berlin (ITB), care atrage anual ntre 20.000 -
50.000 de specialiti la fiecare manifestare i peste 100.000 persoane / manifestare din cadrul
publicului larg.
De multe ori, expoziiile sunt combinate cu conferine care atrag un numr mai mare
de participani la acest gen de turism de afaceri.
1.3. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor
n cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul c ponderea cea mai mare
revine segmentului de reuniuni i congrese, trguri sau expoziii care sunt privite, n general,
n ansamblu, avnd caracteristici comune privind organizarea i derularea lor.
n acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings
Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaia c acestea nregistreaz doar
manifestrile cu minimum 50 participani ale unor asociaii i cele cu minimum 20
participani ale unor ntreprinderi i care sunt declarate din proprie iniiativ.
Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice
privind reuniuni internaionale, dintre care 65% cu sediul n Europa.
n anul 2000 pe primul Ioc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentnd un segment de
pia de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2, Germania pe 3.
n ceea ce privete orelul-locaii pentru congrese, n top se afla Londra, urmat de
Madrid, Paris i Viena.
Numrul participanilor la congrese a fost, n medie, de 250 - 500 persoane, doar 11
procente cuprinznd mai mult de 2.000 participani.
Cifra medie a participanilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815.
Din totalul participanilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei.
Durata manifestrilor a sczut fa de anii anteriori la 4, 5 zile.
Ca tematic, un sfert din totalul congreselor a fost de natur medical, n general
manifestrile de natur tiinific s-au diminuat, urmate de tehnologie (locul 3) i industrie
(locul 4).
Pentru anul 2003 statistica ICCA a nregistrat 3.297 reuniuni internaionale, din care
62% au avut loc n Europa.
ntruct n aceste date statistice nu sunt cuprinse dect acele reuniuni care corespund
criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu reflect n totalitate amploarea
acestora n cadrul turismului de afaceri.
Trebuie remarcat faptul c turismul de reuniuni i congrese se desfoar preponderent
n lunile mai, iunie, septembrie i octombrie, deci n perioade cnd sezonul turistic de vacan
se afl tradiional n recul, avnd deci o mare importan n ocuparea capacitilor turistice
prin astfel de manifestri. n acest sens activitatea de organizare a evenimentelor tinde s
devin o form complementar de turism, deosebit de important n economia turismului unei
ri, necesitnd ns adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi
infrastructuri, adecvate acestei activiti.
Pentru exemplificare sunt relevante datele statistice din rile europene cu experien
n acest domeniu, prin care se pot decela avantajele acestui segment de pia n cadrul
economiei turismului al unei ri, dar i condiiile care se impun a fi ndeplinite pentru ca
Romnia, care are reale posibiliti de a se lansa pe piaa turismului de reuniuni, s devin o
ar atractiv n acest domeniu.
Austria. n anul 2001, n aceast ar existau 244 orae i comune cu 557 ofertani de
congrese i reuniuni, capabili s organizeze manifestri pentru 100 i mai muli participani.
Cele 2.705 spaii de reuniuni din aceste locaii pot cuprinde 392.660 persoane.
Oraul cel mai solicitat este Viena care i pe plan mondial este o destinaie preferat
pentru organizare de congrese, ocupnd n ierarhia european locul 3, dup Londra i Paris.
11
Se confirm, pentru ultimii trei ani, c industria de congrese este un segment de pia
cu o accentuat tendin de cretere:
Cu 4 milioane de nnoptri doar din turismul de congrese, volumul acestora a crescut
n ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentnd ntre 3,1 - 3,5% din totalul de nnoptri n Austria.
Hotelria din cele 244 localiti organizatoare de congrese a cunoscut n medie o
mrire a duratei de ocupare cu 36 zile fa de celelalte localiti turistice din Austria.
Italia. Patrimoniul cultural i artistic al Italiei este un puternic magnet de atracie i
pentru turismul de reuniuni, existnd n acest domeniu 1.163 centre de conferine i 4.504
hoteluri, 39.600 palate i castele, plus 30.500 reedine istorice, la care se adaug complexe de
trguri i expoziii, stadioane pentru concerte i manifestri sportive, teatre, cinematografe.
Locaiile cele mai solicitate sunt oraele mari i metropolele: Rota, Milano, Florena,
Neapole, Bologna, dar i localitile culturale i artistice mai mici, precum i centrele turistice
recunoscute.
n anul 2000, n Italia au avut loc 104.563 conferine cu 17,5 milioane participani,
piaa de congrese reprezentnd 21% din totalul veniturilor realizate din turism.
Acestea se datoreaz numrului crescut de nnoptri (cretere 20.2% fa de anii
anteriori), dar i prin creterea duratei manifestrilor, ntruct congresele care au durat mai
mult de 3 zile au crescut cu 95%, iar reuniunile de 1 zi au sczut cu 4,9%.
66,41% ale manifestrilor s-au derulat n hoteluri specializate pentru reuniuni
(69.437), 33,59% n centre de congrese (35.126).
Semnificativ este creterea reuniunilor internaionale (23,7%).
52,6% (3.701) au avut loc n orae mari, 20,97% (1.475) n localiti culturale i
artistice sau mici, 26,42% (1.859) n centre turistice.
69% dintre organizatorii de reuniuni internaionale prefer hotelurile, 31% alte locaii
de reuniuni.
n ceea ce privete participanii, 89% au fost de provenien naional, 11%
internaional.
Caracteristic, pentru Italia, este creterea numrului de participani la congrese
(evenimente de mare anvergur), acesta fiind n medie de 336 participani.
Reuniunile cu mai puin de 300 participani au sczut cu 8,4%, n timp ce congresele
de 1.000 - 4.000 persoane au crescut cu 39%, iar cele cu peste 4.000 chiar cu 125%.
Germania. n anul 2002 s-au desfurat n cele 11.000 de locaii pentru reuniuni 1,3
milioane de manifestri cu 69 milioane de participani.
Cele 11.000 locaii pentru reuniuni constau n 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de
congrese (4%), 330 institute de nvmnt superior (3%).
La acestea se adaug 1.500 locaii alternative precum castele, palate, mnstiri i sli
de concerte, precum i 75 centre de conferine ale unor firme.
n total sunt 65.000 spaii cu 3,1 milioane mp spaii de reuniuni i 1,4 milioane mp de
spaii de expoziie.
Dintre acestea, 6% centre de conferine (656), printre care toate centrele de congrese,
ofer spaii pentru manifestri de mare anvergur cu 500 i mai mult de participani.
n domeniul hotelier, 85% dintre ofertani sunt din segmentul de 3 i 4 stele.
Preul mediu de nnoptare acceptat pe piaa de congrese este de 100 Euro.
Cifra de nnoptri a delegailor a crescut la 67,6 milioane, fa de 65 milioane n anul
1999.
Raportat la totalul de nnoptri hoteliere, 35,5% revine segmentului de reuniuni i
congrese, prin urmare fiecare al treilea client este un participant la o reuniuni.
Din statistic mai rezult c fiecare al treilea loc de munc din turism este creat direct
sau indirect prin segmentul de organizare reuniuni care cuprinde n total 970.000 lucrtori
full-time.
Astfel este clar demonstrat importana congreselor i a reuniunilor n special pentru
activitatea de hotelrie, precum i pentru turism n general.
12
Prin cumprturile efectuate de participani are de ctigat i comerul en detail, care
se cifreaz n Germania la circa 1,7 miliarde Euro pe an.
Centrele de congrese i slile polivalente (hale) s-au adaptat n ultimii ani, mai ales din
punct de vedere structural, noilor cerine ale pieei. Pe lng spaii de mare capacitate ofer tot
mai mult i spaii adecvate pentru grupuri de lucru mai mici.
Datorit situaiei economice tensionate, se observ o cretere a rolului centrelor de
reuniuni integrate firmelor, mai ales pentru organizarea de activiti de instruire i educaie
continu.
n schimb se dezvolt n mod dinamic oferta pe pia a unor locaii ieite din comun
pentru evenimente, precum palate, castele, mnstiri, crame, construcii industriale
dezafectate, cinematografe, teatre de musical. Circa 1.500 ofertani (fa 1.000 n 1999) din
acest segment deruleaz pe an cam 25.000 manifestri cu circa 5 milioane de participani.
Se observ o tendin general de scurtare a duratei manifestrilor. 45% din totalul
evenimentelor dureaz maximum 1 zi. Durata medie n 2002 era de 1,8 zile (1999: 1,9 zile).
Doar una din ase manifestri dureaz 3 sau mai multe zile.
Durata depinde mai ales de tipul de eveniment: n timp ce congresele dureaz n
general, mai multe zile, un trening dureaz, de regul, doar 2 zile.
Numrul participanilor este n medie de 53, doar 1% din totalul de evenimente (adic
13.000) reprezint manifestri de anvengur cu peste 1.000 participani.
84% din totalul de 1.3 milioane de evenimente au fost organizate n hoteluri
specializate pe acest segment, 8% au fost n legtur cu expoziii, iar congresele au fost
flancate de expoziii chiar n 30% din cazuri.
n ceea ce privete sezonalitatea acestora, nu se observ schimbri: februarie, martie,
aprilie, octombrie i noiembrie sunt lunile preferate pentru reuniuni i congrese.
Week-end-urile sunt n continuare puin atractive.
Cele 1.3 milioane de manifestri sunt iniiate n proporie de 60% (780.000) de ctre
ntreprinderi i firme, incluznd diferite forme de instruire i perfecionare cu un numr mai
mic de participani, dar i reuniuni i congrese cu mii de delegai.
Conform principiului all business are local majoritatea participanilor sunt din
regiunea nconjurtoare de pn la 200 km, iar la cele de anvergur i de Ia distane mai mari.
n anul 2002 prin cei 3.5 milioane de delegai strini, Germania a atras la reuniuni i
congrese cu un milion de clieni mai mult dect n anii anteriori.
Punctele forte ale Germaniei ca ar de congrese sunt: profesionalismul,
perfecionismul, corectitudinea, paleta larg a ofertei, raportul optim pre / servicii, precum i
volumul i varietatea pieei.
n concluzie:
Se observ c, mai ales la congrese, caracterul internaional al acestora este n cretere.
Conform unor studii, tor mai muli organizatori de congrese i trguri doresc s le deruleze n
afara rii respective. n general, se observ o cretere a cererii de organizare de reuniuni n
timp ce oferta de capaciti locative rmne constant.
Se caut locaii cu imagine recunoscut internaional, dar i cele cu ofert cultural i
turistic variat i interesant.
Se confirm i tendina de descretere a numrului de participani, de scurtare a
duratei, dar cu o cretere a cerinelor privind standardele de organizare.
De aceste tendine pot profita n mare msur, pe lng locaiile de reuniuni i
ageniile de turism, precum i ali prestatori care sunt solicitai n organizarea i derularea de
manifestri cu caracter internaional.
Ca i n domeniul turismului, se observ i n cel al congreselor o tendin de a face
planificri i rezervri pe termen scurt. Din partea prestatorilor specializai pe congrese se
ateapt un suport mai puternic care ar putea fi chiar sub forma unor pachete de servicii de
congrese (congress-packages) difereniate, Ia alegere.
13
Cerine i servicii pe piaa turismului de reuniuni i congrese
Turismul de reuniuni, incluznd aici toate componentele sale precum conferine,
congrese, trguri i expoziii, incentive i alte activiti pe grupuri profesionale, este un
domeniu prin excelen dinamic la nivelul ntregii lumi. n ultimii 15-20 de ani, circulaia
turistic mondial are din ce n ce mai frecvent drept motivaie deplasarea individual sau de
grup n scopul participrii la reuniuni sau forumuri de afaceri, congrese internaionale,
expoziii i trguri specializate, cltorii incentive sau activiti de training (programe de
instruire, de perfecionare i specializare, educaie profesional) i de teambuilding. n acest
context, aranjamentele de cltorie n scop profesional i de atacuri presupun o serie ntreag
de alte servicii pe lng cele specifice turismului clasic.
Pentru a intra pe aceast piaa se impune:
existena unor structuri de primire turistice i a unor centre de conferine, trguri i
expoziii;
gam larg de faciliti de cazare, mas, transferuri rapide i posibiliti de distracie
i agrement;
personal de turism specializat pe turismul de afaceri;
promovarea i publicitatea turismului de afaceri prin asociaii specializate n
turismul de afaceri, prin brouri speciale etc.
Organizarea de reuniuni i congrese implic numeroase activiti comune cu turismul
de afaceri, precum cazare, catering, transferuri i transport local, tururi pre- i post-eveniment,
dar i activiti specifice: calcularea i procurarea bugetului necesar, stabilirea, invitarea,
nregistrarea participanilor, selecia i nchirierea locaiilor i a spaiilor, hostess, selecia i
organizarea programelor sociale adiacente, producia de obiecte i mijloace promoionale
personalizate pentru eveniment, tiprirea brourilor, cataloagelor, mapelor i lucrrilor
necesare evenimentului (conferin, congres, seminar etc.).
1.4. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese
Atragerea de evenimente internaionale spre a fi gzduite i organizate n Romnia
este o direcie ce ar trebui urmrit prioritar n preocuprile privind promovarea turismului
romnesc. Organizarea de reuniuni aduce mari beneficii att pentru imaginea rii pe plan
mondial, ct i pentru agenii economici locali implicai n procesul de organizare a acestora.
Beneficiile n plan material nseamn creterea ncasrilor, profit mai mare prin grad sporit de
ocupare i utilizare a infrastructurii de cazare i de reuniuni, crearea i asigurarea de locuri de
munc, atragerea participanilor i ca turiti n alte perioade ale anului, taxe i impozite
ncasate la bugetul de stat, creterea volumului de vnzri n alte sectoare comerciale.
Pentru a realiza aceste beneficii este ns necesar asigurarea unui standard nalt al
serviciilor din partea prestatorilor implicai i o cooperare i din partea autoritilor i
administraiei locale pentru stimularea acestor activiti deosebit de utile pentru ntreaga
comunitate local, astfel c localitatea (staiune, ora) n sine s fie considerat i recunoscut
ca o destinaie-locaie adecvat pentru astfel de evenimente.
Percepia industriei organizrii de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru
orice comunitate local specializat ca destinaie n acest sens este dat de cifrele statistice din
alte ri care dovedesc evoluia acestei industrii pe plan mondial i realitatea financiar a
acestor destinaii n comparaie cu destinaii turistice tradiionale. Pe lng veniturile directe
provenite din organizarea unei reuniuni care rspltesc eforturile prestatorilor / furnizorilor de
servicii dedicate reuniunii, comunitatea local, guvernul i municipalitatea destinaiei care
gzduiete evenimentul beneficiaz i ele de o serie de venituri substaniale.
Este tiut faptul c din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni
internaionale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor
cheltuieli proprii aferente evenimentului i, eventual, un oarecare profit n schimb,
aproximativ 86-90% din venituri sunt ncasate de prestatorii din ara care gzduiete
14
evenimentul, acestea regsindu-se n produsul intern brut. Din aceste ncasri se vireaz ctre
bugetul de stat i bugetul administraiei locale taxele aferente (TVA 19%). n paralel,
comunitatea local are de profitat prin veniturile generate, cu ocazia evenimentului, de
consumul suplimentar de produse i servicii (cumprri de suveniruri i alte produse pentru
nevoi personale, agrement, vizite la obiective turistice locale) de ctre participanii la
eveniment. Pe termen lung, reuita evenimentului va putea genera revenirea participanilor n
destinaia respectiv, att ca turiti, ct i ca oameni de afaceri i chiar ca investitori pe piaa
local.
Totodat, organizarea unui eveniment ntr-o anumit destinaie (fie c ne referim la
ar, regiune sau ora), reprezint o ocazie oportun de a promova acea ar sau zon ca
destinaie turistic. Participanii profit de prilejul deplasrii n scop profesional pentru a
cunoate ara respectiv, iar prin programele pre / post-eveniment vor putea fi atrai s-i
petreac eventual un sejur n acea destinaie. Depinde de abilitatea i creativitatea
organizatorului profesionist ct de reprezentative pentru destinaie i ct de atractive pentru
participani vor fi aceste programe turistice adiacente.
n evaluarea pe care un potenial beneficiar o face n perspectiva alegerii Romniei ca
destinaie pentru evenimentul su va avea n vedere urmtoarele criterii:
competitivitatea (locaie, organizare, servicii),
securitatea / sigurana destinaiei,
credibilitatea mediului de afaceri local.
Fa de aceste criterii, Romnia prezint o serie ntreag de avantaje reale, dar i de
minusuri. Multe caliti au fost confirmate de clienii care au intrat deja n contact cu
profesionitii romni i au beneficiat de serviciile acestora.
Punctele slabe sunt perceptibile n:
existena n numr mic i distribuia inegal pe teritoriul rii a facilitilor de
conferine i expoziii (centre de afaceri, centre de conferine, hoteluri specializate
pe organizare de reuniuni i seminarii), mai ales n Bucureti, fr a se valorifica
potenialul staiunilor turistice pitoreti din ar, desigur cu unele excepii;
lipsa investiiilor majore n infrastructura necesar (centre de conferin cu
capacitate mare, centre de expoziie multifuncionale, hoteluri cu faciliti de
reuniuni n alte regiuni dect Bucureti);
insuficienta susinere din partea autoritilor naionale i locale privind stimularea i
promovarea industriei de reuniuni, n special internaionale, ca mijloc de dezvoltare
durabil a unor regiuni sau destinaii (orae, centre culturale i istorice, staiuni,
castele i palate etc.);
Totui n ultimii ani Romnia a devenit treptat o destinaie acceptat i apreciat
pentru evenimente, miznd pe o serie de avantaje care o pot transforma ntr-un punct de
referin n Europa de Est, acestea fiind:
destinaie inedit, dispunnd de un peisaj natural i valori culturale i istorice unice,
existente n toate regiunile geografice ale rii;
stabilitatea politic i social;
amplasare ideal n spaiul central-estic al Europei, uor accesibil prin legturi
aeriene cu majoritatea capitalelor lumii;
infrastructura pentru conferine i expoziii ntr-un proces de modernizare,
diversificare i extindere rapid, genernd totodat posibiliti de investiii strine
sau mixte, amortizabile n termen scurt;
prezena unor renumite lanuri hoteliere i companii multinaionale, alturi de cele
locale de cazare, la nivel de 3-5 stele;
stadiu avansat de implementare a standardelor internaionale de calitate a serviciilor
n industria ospitalitii;
15
specializarea profesional a tot mai multor agenii / companii romneti n
organizarea diferitelor tipuri de reuniuni, de la seminarii i simpozioane Ia cele de
mare anvergur, putnd deveni parteneri de ncredere ai oricror organizatori sau
beneficiari din ntreaga lume care vizeaz Romnia ca destinaie pentru
evenimentele lor.

Dintre evenimentele internaionale de anvergur pentru care Romnia a fost aleas ca
destinaie se pot enumera: Adunarea Parlamentar Anual a OSCE (2000), Conferina Anual
i Adunarea General a BERD (2002), Summit-ul efilor de stat din Europa Central. de la
Mamaia, 27 mai 2004, Summit-ul NATO (Reuniunea Informal a Minitrilor Aprrii din
rile NATO) de la Poiana Braov, 13 - 14 oct. 2004, precum i Conferina Internaional de
Turism Rural, organizat de A.N.T.R.E.C. 8-9 octombrie 2004 Ia Cheile Grditei, n
frumoasa zon a Branului, sunt doar cteva dintre exemplele a ultimilor ani.
1.5. Partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni
Iniiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi:
companii de stat sau private, romneti sau mixte;
instituii publice sau guvernamentale;
asociaii profesionale naionale sau internaionale;
institute de cercetare n diverse domenii (tiinific, tehnologic etc.) avnd sediul fie
n Bucureti sau n ar, fie oriunde n lume.
Beneficiarul este cel care iniiaz, de obicei, evenimentul (o conferin, un congres, un
seminar, o sesiune de training etc.) fie pe principiul periodicitii, majoritatea reuniunilor
avnd mai mult de o singur ediie i o caden n general anual, fie este vorba de
evenimente singulare sau unice n felul lor.
De multe ori, beneficiarul caut pentru fiecare ediie o nou destinaie, spre a oferi
diversitate i o not spectaculoas evenimentului, dar i din motive concrete (tematica,
originea majoritii participanilor etc.).
Beneficiarul este cel mai adesea din afara domeniului turismului, n general, i al
organizrii profesioniste de reuniuni, n special. Din punct de vedere comercial, atribuiile sale
se refer Ia iniierea evenimentului propriu-zis, la constituirea listelor potenialilor
confereniari i participani, precum i la supervizarea administrrii bugetului manifestrii i
atragerea de surse adiacente de venituri, care pot fi pe lng taxele de participare,
sponsorizri, finanri guvernamentale nerambursabile etc.
Participanii la eveniment sunt fie persoane fizice, fie companii i instituii care i
trimit delegaii la reuniune, precum i personaliti din domeniul de referin al
evenimentului, specialiti, cercettori, confereniari, respectiv invitai oficiali. Acestora li se
adaug reprezentani ai autoritilor centrale i locale care, conform uzanelor consacrate n
lume, reprezint patronajul onorific sau acord faciliti pentru evenimentele locale sau
internaionale de importan major pentru interesele unei ri, regiuni sau localiti.
Organizatorii i / sau intermediarii de servicii pentru reuniuni sunt companii care
au capacitatea profesional dovedit i abilitatea s identifice, s planifice, s gestioneze i s
opereze integral segmentul de servicii necesare derulrii profesioniste a unui eveniment n
acord cu caracteristicile i anvergura evenimentului, bugetul i cerinele beneficiarului.
Companiile implicate n organizarea de evenimente sunt:
CB (Convention Bureau) naional (n Romnia RCB - Romanian Convention
Bureau) sau municipal (n alte ri exist astfel de birouri la nivelul localitilor implicate n
organizarea de evenimente) care ofer gratuit i neprtinitor informaii i consultan pentru
gsirea unei locaii adecvate reuniunii.
Crearea unui bidbook (pachet de oferte) este gratuit, dar multe birouri municipale
ofer n plus servicii cu plat, ca de exemplu gsirea de spaii hoteliere pentru conferine,
nregistrarea invitailor etc. aceste birouri fiind finanate de municipalitate sau de ctre
16
sponsori.
Ele poart aceeai denumire internaional, difereniat printr-o liter ce indic numele
rii (de ex. GCB German Convention Bureau), i au rol de integrator ntre beneficiari i
furnizorii de servicii pentru reuniuni, oferind prin website-uri accesibile i brouri difuzate
gratuit informaii detaliate i la zi privind PCOs (organizatorii profesioniti de congrese),
furnizorii de servicii individualizate, companii de transport, DMCs (agenii touroperatoare),
oficii de turism naionale n strintate, agenii de turism locale, prestatori de servicii pentru
trguri etc.
Organizatori profesioniti de congrese (PCOs - Professional Congress Organisers),
companii specializate n furnizarea la cheie a structurii integrale de servicii necesare pentru
orice tip de reuniune, respectiv congres, conferin, trguri i expoziii integrate acestora sau
de sine stttoare etc.; acetia aui capacitate profesional atestat i recunoscut s identifice,
s planifice, s gestioneze i s opereze integral segmentele de servicii necesare organizrii
profesioniste a unui eveniment (conferin, congres, seminar sau trg expoziie specializat),
n acord cu caracteristicile i anvergura evenimentului, cu bugetul i cerinele beneficiarului.
Furnizori de servicii individualizate - furnizori de echipamente specifice pentru
reuniuni, de servicii de translaie i traducere, de servicii de hostess, centrele de conferine i
hotelurile specializate avnd adesea furnizori de servicii agreai, pe care i indic n ofertele
lor.
Transportatori oficiali - cel mai adesea marile companii aeriene, dar care ofer
contracte atractive de transportator oficial doar pentru evenimente de anvergur, de cel
puin 500 participani i cu anumite condiii (reuniunea s fie organizat n ara respectiv, un
numr mare de participani s fie din rile nvecinate etc.).
Agenii touroperatoare / Companii de management al destinaiei (DMC -
Incoming-Agenty / Destination Management Company), agenii de turism care au abiliti de
PCO, fiind competente i experimentate n integrarea de servicii profesioniste specializate de
turism pentru evenimente, de afaceri i incentive la destinaie, prelund sarcini la nivel local,
precum gsirea hotelului adecvat, organizarea transferului cu autocarul, programe sociale etc.
Alte agenii implicate care pot oferi servicii specifice:
Agenii de turism - pentru servicii de ticketing, cazare, organizare de programe
sociale
Agenii specializate pe evenimente (Event agency) - programe sociale deosebite,
prezentri, seri speciale (spectacole, serate, localuri cu programe nonconvenionale etc.
Agenii de PR (Public Relation) - ofer servicii de publicitate, elaboreaz brouri,
programe, relaii cu presa.
Companii de design i construcii de standuri - servicii pentru trguri i expoziii.
n practic, activitatea organizatorului presupune furnizarea n mod direct sau prin
subcontractarea unor ali furnizori a structurii integrale de servicii necesare evenimentului, de
la gestionarea informaional a nscrierilor i a rezervrilor hoteliere ale participanilor pn la
asigurarea efectiv a transferurilor la i de la aeroport, cazare, nchirierea slilor de conferin
i expoziii, a echipamentelor audio-video necesare, construcia standurilor, asigurarea
dotrilor i a mobilierului expoziional, catering, personal de hosting i asisten specializat,
organizarea evenimentelor sociale adiacente reuniunii, a tururilor opionale pre- i post-
eveniment.
n Romnia, numrul companiilor care se specializeaz n astfel de activiti este n
vizibil cretere, urmnd tendina ascendent a pieei mondiale privind ponderea ncasrilor
din turismul de reuniuni.
Furnizorii de servicii pentru reuniuni reprezint o mare varietate de domenii,
intervenind n procesul de organizare a evenimentului ca prestatori efectivi ai fiecruia dintre
segmentele de servicii necesare:
deintorii de locaii / spaii de conferine i expoziii (centre de conferine, hoteluri
17
specializate pe conferine sau hoteluri care ofer spaii echipate special pentru
conferine alturi de activitatea obinuit de cazare, instituii de nvmnt,
complexe de trguri i expoziii .a.);
deintorii de structuri de cazare (hoteluri urbane, pensiuni rurale, vile etc.);
companiile locale de transport cu autocare, microbuze, autoturisme (transferuri
individuale sau de grup, tururi de ora, vizite tehnice, excursii etc.);
furnizorii de echipamente tehnice, respectiv audio-video (instalaii de sonorizare,
proiectoare, instalaii de traducere simultan, IT i multimedia), dar i de alte
materiale necesare (flipchart-uri, suporturi i instrumente de scris, ecusoane etc.);
restaurante i companii de catering care asigur serviciile necesare n cadrul
evenimentelor: cocktail-uri de primire, pauze de cafea, buturi rcoritoare, cine
festive, recepii, banchete, dejunuri i dineuri;
traductori / interprei de conferin;
hostess;
ghizi nsoitori i interprei;
tipografii (materialele de promovare a evenimentelor, suporturi tiprite ale
materialelor prezentate de confereniari sau pentru training-uri);
agenii de publicitate, PR i pres (producie de obiecte promoionale personalizate
pentru eveniment, conferine de pres etc.)
Sub aspect comercial, relaia dintre beneficiar, organizator i furnizorii de segmente de
servicii poate fi n raport (recomandabil) de contractare general a evenimentului de ctre
organizatorul profesionist care asigur gestionarea logistic, informaional i financiar a
evenimentului, subcontractnd furnizori de servicii pe segmentele pe care nu Ie poate acoperi
n regie proprie sau n raport direct dintre beneficiar i furnizorii individuali pe fiecare
segment de servicii (caz n care beneficiarul realizeaz practic integrarea evenimentului, ceea
ce este mai puin recomandabil la evenimente de anvergur).
n primul caz, beneficiarul are avantajul c este degrevat de efortul de timp, resurse
umane i eventuale pierderi financiare, ntruct PCO-ul are, prin menirea sa, obligaia de a
optimiza bugetul, negociind cu furnizorii tarife mult mai sczute fa de cele obinute - chiar
i n urina unei negocieri - de ctre un beneficiar final.
ntrebri recapitulative
1. Comentai motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism?
2. Enunai segmentele pieei turistice evenimeniale?
3. Caracterizai procesul adaptrii ofertei turistice n direcia apariiei i dezvoltrii
turismului evenimenial?
4. Ce tipuri de evenimente cumuleaz turismul de afaceri?
5. Cum caracterizai tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor?
6. Caracterizai locul Romniei pe piaa de reuniuni i congrese?
7. Menionai partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni?
Teste gril pentru autoevaluare
1. Motivaiile turismului evenimenial in de evoluia general a sectorului de turism,
caracterizat prin:
a. globalizarea economic, social, politic i a riscurilor;
b. contientizarea efectelor turismului asupra mediului;
c. creterea ponderii timpului liber;
d. comunicarea prin evenimentele turismului de afaceri.
A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (b, c, d); D (c, d)
2. Marketingul turistic ofer urmtoarea ierarhizare n segmentarea pieei turistice:
a. turismul de afaceri;
18
b. cltorii la distane mari;
c. turismul de sntate i fitness;
d. cltorii de studii i educaie, etc.
A (c, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c, d)
3. Tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri sunt:
a. reuniuni de afaceri (ntlniri);
b. programe i cltorii incentive;
c. congrese, conferine, convenii;
d. expoziii trguri de comer.
A (a, c); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (a, c, d)
4. Intrarea pe piaa turismului de reuniuni i congrese, presupune respectarea unor
cerine:
a. existena unor structuri de primire turistice specifice (centre de conferine, trguri
i expoziii);
b. gam larg de faciliti de cazare, mas, transferuri, inclusiv posibiliti de
distracie i agrement;
c. personal de turism specializat pentru turismul de afaceri;
d. promovarea i publicitatea turismului de afaceri.
A (a, b, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c)
5. Iniiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi:
a. companii de stat sau private, romneti sau mixte;
b. instituii publice sau guvernamentale;
c. asociaii profesionale naionale sau internaionale;
d. institute de cercetare n diverse domenii.
A (a, b, c); B (a, b); C (b, c, d); D (a, b, c, d)
Bibliografie selectiv
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor,
Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-23.
2. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i
banquetingul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-9.


CAPITOLUL 2
Turismul de afaceri - istoric i concepte
Obiective:
conturarea etapelor presupuse de organizarea unui eveniment;
consacrarea rolului planificrii strategice n organizarea unui eveniment;
nominalizarea criteriilor de selecie ntre ofertele de locaii pentru organizarea
evenimentelor;
proiectarea unei structuri a bugetului (estimarea cheltuielilor i a veniturilor);
precizarea echipamentelor i serviciilor tehnice aferente;
etapizarea unui program de organizare a unui eveniment.

Rezumat: Orice eveniment are drept scop comunicarea. De aceea, cei antrenai n
planificarea i organizarea unui eveniment sunt implicai ntr-o afacere bazat pe comunicare.
Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare.

Cuvinte cheie: locaie, cerere de ofert, buget de venituri i cheltuieli, trg, expoziii,
incentive etc.
Scopul oricrui eveniment, indiferent din ce domeniu, este comunicarea fie c este
vorba de informaii, idei sau doar de distracie. De aceea, cei implicai n planificarea i
organizarea unui eveniment (reuniune, congres, trg, seminar sau training) sunt implicai ntr-
o afacere bazat pe comunicare.
Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de
comunicare, iar pentru a se achita de aceast obligaie i a avea succes n acest domeniu
trebuie s dovedeasc competene i utiliti privind: tehnici de comunicare, administrare,
organizarea muncii n echip, metode de management, de educaie a adulilor, turism i
hotelrie, tehnologie informaional (IT), multimedia, bugetare i negociere, dar i altele ce ar
putea interveni n unele situaii neprevzute.
n vederea reuitei oricrui eveniment este necesar ca n organizarea lui s se parcurg
urmtoarele etape:
Definea profilul evenimentului
Obiective
Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregtire a locaiei i dezafectarea
spaiilor utilizate)
Stabilirea datei - se va avea n vedere s nu se suprapun cu alte evenimente locale
(trguri, alte reuniuni)
Responsabiliti de organizare (entiti implicate: asociaii naionale i
internaionale, firme, organizator profesionist, ali furnizori de servicii)
Programului (orarul de desfurare a evenimentelor, tururi de informare organizate
nainte sau dup eveniment)
Numrul participanilor
Confereniari / participanii invitai s ia cuvntul
Spaiul necesar (numrul slilor de conferin, spaii pentru expoziii etc.)
Cerine tehnice i de infrastructur specific pentru eveniment
Selectarea unor posibile regiuni sau locaii adecvate pentru profilul evenimentului
Profilul participanilor
20
Caracteristicile participanilor (grupuri-int)
rile de unde vin participanii (formaliti pentru obinerea vizei)
Psihograma participantului (vrst, sex, profesie, naionalitate, limba matern,
motivaie)
Persoane nsoitoare (so / soie, parteneri, invitai ai participanilor)
Stabilirea bugetului
Lista costurilor
Cine suport cheltuielile i pentru ce
ncasri (din taxa de participare, pentru expoziie, sponsori)
Investigarea altor opiuni financiare (de ex. programe de finanare ale fundaiilor sau ale altor
companii, asisten public, sponsori)
Clarificarea problemelor legate de fiscalitate i legislaie
Elaborarea planului de aciune
Diagram realizat pe calculator sau caiet de sarcini n care se specific cine, ce i
cnd trebuie executat.
Grafice de lucru, n care se specific exact data i sarcinile de executat pentru
echipele implicate, inclusiv modificrile ce apar pe parcurs, pn la startul
evenimentului, privind:
- Selectarea locaiei
- Materiale tiprite
- nregistrarea / sosirea participanilor
- Programe sociale i timp liber
- Cazare
- Confereniari
- VIP-uri
- Catering
- Repetiii
- Audio-video i IT
- Marketing
- Evaluare
- Eventualiti
2.1. Organizarea unui eveniment tip reuniune (convenie, conferin,
ntrunire, seminar, program de training etc.)
Succesul organizrii unui eveniment const n planificarea strategic, nceput cu mult
naintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare fiind extrem de complex,
beneficiarul adesea lipsit de experien are dificulti de gestionare. Contactarea unui
organizator profesionist local de evenimente este aadar o garanie de performan i succes,
acesta putnd identifica, proiecta i gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare,
permind astfel beneficiarului s se concentreze asupra coninutului evenimentului.
Majoritatea clienilor practic alegerea unui PCO / DMC locul sau a unor furnizori de
secvene de servicii, pe baza anumitor repere (caracteristicile evenimentului, buget, experiena
ediiilor trecute) i a seleciei de oferte. n Romnia acetia sunt n special membrii REB,
clientul beneficiind de avantajul c aceste companii cunosc piaa specific romneasc i
politicile tarifare pentru grupuri sau evenimente, practicate de fiecare locaie. n planificarea
strategic (vezi anexa nr. 1), este esenial, aa cum s-a artat mai sus, determinarea timpurie
a ctorva elemente:
- caracteristicile, anvergura i programul general al evenimentului
- data la care va avea loc reuniunea
21
- destinaia / localitatea unde se va desfura reuniunea
- numrul i profilul participanilor, care se stabilesc, cel mai adesea, de ctre iniiatorul
/ beneficiarul evenimentului, pe baza crora se poate prefigura bugetul necesar, iar
organizatorul i va elabora planul de aciune propriu-zis, pe care l va urmri pe baza
unei liste de control (vezi anexa nr.2) generale, precum i prin liste de control separate
(de ex. pentru site inspection; vezi anexa nr.6) detaliate, pentru anumite aciuni
relevante din cadrul planului.
Stabilirea datei evenimentului este, de obicei, la latitudinea beneficiarului, dar n
determinarea ei trebuie totui s se in cont de: intervalul din sptmn, anotimp, perioade
de vacan / extrasezon (tarife reduse, disponibiliti spaii cazare etc.), evenimente similare
care au Ioc n acea perioad ntr-o destinaie agreat etc., ceea ce va avea un efect de
optimizare a bugetului.
Destinaia poate fi stabilit de beneficiar, din anumite considerente i interese proprii,
sau poate avansa anumite preferine. Trebuie avut n vedere c destinaia adaug un plus de
valoare i interes evenimentului, de aceea sunt preferate adesea localiti cu variate atracii
naturale, culturale, turistice i posibiliti de petrecere a timpului liber sau de organizare a
unor programe sociale interesante, complementare reuniunii.
n alegerea unei destinaii trebuie avute n vedere:
obiectivele reuniunii
ateptrile participanilor
cerinele grupurilor de interese
localitile anterioare n care s-au desfurat astfel de reuniuni (comparaie)
distana de la care sosesc participanii (timpul necesar pentru cltorie)
bugetul disponibil
considerente politice i sociale
clima (anotimp, condiii meteo)
atitudinea oficialitilor locale (sprijin)
obiective turistice
n funcie de stilul reuniunii se va alege ntre:
centrul unui ora
staiune turistic de munte sau de litoral
zon rural
aeroport
Trebuie s se in cont de originea geografic a majoritii participanilor, destinaia
optim fiind la maximum 20 km deprtare de localitile de reedin ale participanilor,
excepie fcnd reuniunile internaionale.
Acest procedeu impune o planificare cu mult timp n avans, mai ales pentru congrese
i reuniuni sau alte evenimente de anvergur. Pentru cele cu un numr mai mic de participani
este, firesc, mult mai uor de stabilit destinaia i de gsit o locaie.
Alegerea locaiei cade, de obicei, n seama organizatorului profesionist care propune lista
posibilelor locaii ce corespund dimensiunilor evenimentului i exigenelor beneficiarului
(clasificarea calitativ, numr i capaciti sli, spaiu expoziional). Locaiile pot fi:
hoteluri
centre de conferine sau congrese
centre culturale
alte locaii (palate, castele, hale industriale, nave de agrement etc.)
Pentru a selecta dintre locaiile existente ntr-o regiune sau localitate evideniate n
materialele publicitare, este de recomandat ca organizatorul s transmit cereri de oferte cu
specificarea cerinelor de ndeplinit n legtur cu reuniunea planificat, cererea de ofert
(RPF - request for proposals) este un instrument de lucru (formular / list) n care, dup o
scurt prezentare a profilului reuniunii, organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care
22
trebuie s le ndeplineasc o locaie pentru a corespunde ca loc de desfurare a reuniunii,
avnd alluri meniunea obligatoriu sau de dorit, dup curn unele cerine sunt imperative,
altele mai puin importante, dar preferabile (vezi anexa nr. 3)
Cerinele trebuie s se refere la: numrul i mrimea spaiilor necesare reuniunii. capaciti de
cazare, catering, evenimente sociale (cocktail de primire, dineu, banchet), precum i la factorii
restrictivi: buget limitat, faciliti pentru persoane cu dizabiliti, echipamente audio-video
etc. Dup primirea ofertelor corespunztoare se face o prim selecie, astfel c n joc vor
rmne doar cteva locaii Ia care este recomandabil s se fac o inspecie Ia faa locului, pe
baza unei liste de control detaliate (vezi anexa nr. 6), de preferat mpreun cu clientul, urmnd
s se stabileasc locaia cu cea mai potrivit infrastructur pentru reuniune. Adesea se
efectueaz rezervri de principiu a locaiilor alternative, pn la momentul opiunii ferme.
Studiile de pia n acest domeniu relev c printre criteriile de selecie ntre oferte de
locaii similare, pe primele locuri se situeaz:
Condiii generale
Organizare perfect
Echipament modern pentru derulare de conferine, seminarii
Servicii perfecte
Ofert gastronomic adecvat
Calitate superioar a ofertei
Existena unor spaii pentru expoziii
Reputaia locaiei - recomandarea acesteia din partea altor clieni satisfcui
Amplasament
Acces uor pe cile rutiere
Ambian natural atractiv
Zon geografic central
Obiective turistice atractive
Localitate turistic renumit
Se poate uor observa c n acest sector lideri de pia sunt locaiile (hotelurile, centre
de conferine, complexe) situate n orae, dar sunt preferate tot mai des cele situate n zone
pitoreti, ntruct se observ tendina de a organiza frecvent evenimente pentru grupuri mici
(12-20 persoane), n special angajai ai unei firme incentive, teambuilding, training) la care se
pune accent mai mare pe activiti n aer liber sau pe programul complementar oferit
participanilor (relaxare, sport, vizite etc.).
Este important deci, ca n oferte s se evidenieze i facilitile de acest gen (acces
gratuit la sauna, centru de fitness: instructor de gimnastic pentru pauzele dintre activiti:
faciliti pentru practicarea sportului n grup: organizarea de tururi cu biciclete mountain-
bikcs, puse la dispoziie de hotel, organizare drumeie, rafting, n mprejurimi; program
artistic seara: drumeie cu tore, noaptea etc.), neprecupeind imaginaia n acest domeniu,
activitile complementare fiind adesea sarea n bucate care determin succesul pe piaa de
evenimente.
Asigurarea securitii i a satisfaciei participanilor
Responsabilitatea cea mai mare a unui organizator de reuniuni const n asigurarea
securitii participanilor, dar i a unei stri de satisfacie i bun dispoziie n decursul
reuniunii. Aceasta este o responsabilitate moral, dar i o obligaie stipulat legal n rile
europene, privind securitatea fizic i spiritual a oricrui prestator / organizator fa de
clienii / invitaii si.
Din acest punct de vedere, organizatorul trebuie s se asigure c nu exist nici un
pericol privind:
23
Aciuni criminale
Terorism
Incendii
Cltorii auto periculoase
Activiti sportive nesupravegheate
Condiii extreme de clim i meteo
n acest context trebuie s fie luate urmtoarele msuri:
S se asigure ca toi participanii s fie nregistrai.
S se verifice dac exist sisteme i msuri de securitate n locaia aleas.
S fie informai participanii asupra potenialelor pericole din localitate.
S se verifice existena certificatelor sanitare privind igiena din departamentele de
producie culinar.
S se verifice existena licenelor organizatorilor de sporturi extreme
S existe post de prim-ajutor.
Participanii s fie informai asupra condiiilor meteo de Ia destinaie
S fie verificai oferii dac au permisele i competenele corespunztoare activitii
desfurate.
S fie asigurat supravegherea bagajelor.
S existe la ndemn o list cu cabinete medicale disponibile n acea perioad
(servicii de urgen, ambulane, cabinete specializate etc.)
Stabilirea structurii bugetului estimarea cheltuielilor i a veniturilor
Beneficiarul, asistat de PCO / DMC, realizeaz proiectarea i structurarea bugetului
reuniunii. Lund n considerare caracteristicile evenimentului i experiena anterioar, cei doi
parteneri identific sursele de venituri, potenialul financiar al acestora i distribuia lor n
raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil,
suferind reproiectri succesive convenite pe baza elementelor concrete relevate pe parcursul
procesului de organizare.
Important este estimarea costurilor reuniunii, care n principiu sunt de dou feluri:
costuri fixe (care nu sunt determinate de numrul participanilor: marketing,
onorarii pentru confereniari etc.)
costuri variabile (de ex. costuri per participant privind preparate i buturi, acestea
fiind de obicei cele mai mari din totalul de costuri ale unei reuniunii)
Pentru a nu pierde nimic din vedere, este indicat s se utilizeze o list (vezi anexa nr.
4) n care sunt prevzute toate poziiile posibile ale unui buget i de a puncta cele care intervin
n organizarea reuniunii respective.
Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, subvenii din partea unor
organisme locale, naionale sau europene, sponsorizri, nchiriere de spaiu expoziional
(expoziie conex), vnzri de spaiu publicitar (inserii n materialele promoionale scrise /
audio-video / multimedia ale conferinei brouri, mape de prezentare, casete video, CD etc.),
de suveniruri, de lucrri tiprite. Taxele de participare rmn ns componenta de baz a
veniturilor, de aceea, trebuie determinat cu exactitate numrul de participani pltitori,
numrul de participani ale cror costuri sunt preluate de iniiatori, integral sau parial
(confereniari principali, invitai speciali), i nivelul valoric al taxelor, care poate fi difereniat
att n funcie de categoriile de participani, ct i de data la care se efectueaz nscrierea
(timpurie / trzie / la faa locului).
Politica de contramandri se definete n raport cu momentul anulrii nchirierii, n
general, se stabilesc cteva etape, care pot diferi de la caz la caz:
a. primul termen de nscriere este i cel pn la care este posibil restituirea integral
a taxei
b. pn cu o lun naintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca. 10 %
24
c. ntre o lun i 48 de ore naintea evenimentului, penalizarea este de 50 %
d. pentru contramandrile care survin la mai puin de 48 de ore nainte de deschiderea
conferinei nu se restituie taxa de participare.
Aceste reglementri i au justificarea n etapele i procedurile recunoscute n industria
hotelier i turism pe plan mondial.
Toate drepturile, obligaiile i riscurile financiare descrise mai sus se cuvin a fi
comunicate participanilor n invitaia de participare, brourile i website-ul de prezentare ale
conferinei. Totodat, o politic prea dur a contramandrilor poate descuraja nscrierile
timpurii ale participanilor, diminund fluxul ncasrilor n avans pentru bugetul conferinei.
O completare adesea salutar a veniturilor o constituie fondurile provenite din
sponsorizri, n obinerea crora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare,
coninnd diverse forme de recunoatere public a meritului sponsorului, n funcie de aportul
su:
invitarea i menionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere i momente
oficiale;
inserarea de materiale promoionale ale sponsorilor n cadrul conferinei (mape,
afie, bannere);
includerea numelui i siglei sponsorului n machetele de publicitate din pres;
inserii de publicitate electronic n website-ul manifestrii
acordarea unui spaiu expoziional preferenial pentru produsele sau prezentarea
sponsorului.
Orice PCO / DMC trebuie s aib capacitatea de a optimiza permanent bugetul, n
funcie de necesiti. De exemplu, costul pentru nchirierea locaiilor de conferin se poate
diminua prin utilizarea serviciilor de catering ale locaiei pe durata conferinei. Locaia ofer
un pre-pachet / zi pentru un numr minim de persoane anunat, care include: pauze de cafea,
prnz, chiria slilor de ntruniri, amenajare i minime dotri audio-video.
nregistrarea participanilor
nregistrarea participanilor se face fie dinainte, fie la nceperea manifestrii. Datele
cerute prin formularul de nregistrare se stabilesc de ctre beneficiar, asistat de PCO/DMC
Formularul de nregistrare se transmite participanilor prin pot, e-mail sau este disponibil
on-line n website-ul manifestrii. Acesta este principala surs de informaii despre
participanii care intenioneaz sau confirm s participe la eveniment. Prin urmare, trebuie s
se solicite explicit datele personale i de contact ale fiecrui participant, tipul nscrierii,
metoda de plat acceptat i, totodat, s se specifice condiiile de anulare / contramandare.
Dup recepionarea fiecrui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire i
documentul de facturare a sumei aferente.
Centralizarea nregistrrilor poate fi realizat de ctre beneficiar, care le comunic
organizatorului, dar este recomandabil s fie fcut chiar de ctre PCO / DMC, degrevnd
beneficiarul de un volum de munc apreciabil. Organizatorul profesionist are datoria de a
furniza n orice moment beneficiarului informaiile privind numrul nscrierilor i aspectele
financiare.
Invitarea confereniarilor este o problem ce ine att de componenta tiinific /
tematic gestionat de beneficiar, ct i de cea organizatoric gestionat de PCO / DMC.
Formularul de depunere a rezumatului tiinific este documentul prin care
confereniarul sau alt participant (care dorete s fac o comunicare) care i-a confirmat
nscrierea precizeaz datele i sumarul lucrrii pe care urmeaz s o prezinte n cadrul
conferinei, forma de prezentare (expunere liber, prezentare de postere), precum i
echipamentele audio-video necesare.
Formularul de rezervare hotelier trebuie s includ tarifele speciale de cazare
negociate de PCO / DMC pentru eveniment, difereniat n funcie de data rezervrii, precum i
condiiile de contramandare. Participantul va completa datele sale de identitate, prima i a
25
doua opiune pentru hotel, data sosirii i data plecrii, inclusiv orarul de zbor dac solicit
transfer de la i la aeroport, numrul i tipul camerelor rezervate, eventuale cerine speciale,
numele nsoitorilor, opiunea pentru programele sociale i tururile pre- i post- congres
facultative, modalitatea de plat.
Pe baza formularelor de nregistrare completate de participani, organizatorul va
gestiona aranjamentele pentru:
transportul internaional (eventuale tarife prefereniale negociate cu companiile
aeriene)
transport local al participanilor de la hotel la locaia conferinei i retur, precum i
n cadrul programelor sociale i turistice
ntmpinarea, preluarea i transferul participanilor aeroport / hotel / aeroport (n
funcie de programul individual de zbor)
rezervrile hoteliere i comunicarea de rooming-lists ctre hoteluri, conform
cerinelor i duratei sejurului fiecrui participant
rezervrile i constituirea grupurilor pentru tururi i programe sociale facultative.
nregistrarea participanilor se poate face i la sosirea n locaie, motiv pentru care
organizatorul trebuie s amenajeze un spaiu ca Birou de nregistrare, s dispun de resurse
umane i echipamentele necesare. Amplasat la vedere, acest birou devine funcional n ziua
primei sosiri, avnd activitate permanent pentru participani pe durata conferinei (oferind
informaii despre programele sociale, tururi pre- i post- congres) i i nceteaz activitatea
organizatoric dup plecarea ultimului participant. Biroul de nregistrare distribuie ecusoanele
i mapa de conferin fiecrui participant.
Cazare
Indiferent c este gestionat de PCO / DMC, de beneficiar sau este lsat la libera
alegere a participanilor, cazarea reprezint unul dintre serviciile de baz din pachetul de
conferin.
Evenimentele de anvergur presupun rezolvarea unui numr mare de camere, de cele
mai multe ori n hoteluri diferite, fiind necesar obinerea de oferte echivalente pentru fiecare
grad de confort, pentru a asigura disponibiliti suficiente de cazare.
Se recomand includerea n oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3
la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante.
De obicei, se solicit camere single (cu pat dublu) sau duble (cu dou paturi), cu mic
dejun inclus, invitaii VIP i sponsorii putnd solicita eventual apartamente.
Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuiti n funcie de
numrul total de camere rezervate.
Spaiile / slile de conferin
Profilul conferinei determin nevoia de ntlniri fie n plen (sli mari), fie pe seciuni
(activiti n grupuri mai mici, n sli adecvate), care i desfoar activitatea simultan sau
succesiv, fapt care devine un criteriu n selectarea locaiei.
Organizatorul identific locaia potrivit i efectueaz rezervarea unui numr de sli
corespunztor nevoilor evenimentului, cu dimensiuni i capaciti optim adaptate numrului
de participani i tipului de amenajare a fiecrei sli solicitat de beneficiar (vezi anexa 5).
Izolarea fonic i cerinele speciale (ecrane ncorporate, podium pentru prezidiu etc.)
sunt elemente suplimentare ce pot condiiona alegerea locaiei. n completare, pot fi necesare
sli sau spaii pentru diverse activiti / necesiti (secretariatul conferinei, birou de pres,
vestiar etc.).
Cele mai cerute forme de amenajare a spaiilor sunt urmtoarele (vezi anexa nr.5):
Aranjarea convenional (stil teatru / cinema)
Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditoriului. n cazul
participrii a 200 de persoane este necesar s se amenajeze o alee central.
26
Modalitatea de aranjare este urmtoarea:
se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat, Ia extremitatea slii);
primul rnd de scaune va fi plasat Ia 1,80/ 2,50 m de prezidiu;
se alege aleea central, plasnd primele dou scaune (capete de rnd), apoi celelalte,
respectnd aliniamentul. Spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm.
distana ntre dou rnduri va fi de 40 - 50 cm;
aleea central va avea 1,50 - 2,00 m, dac numrul participanilor depete 200;
se las alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi).
Aranjarea sal de clas (numit i stil parlament)
Pentru aceast dispunere este de dorit s existe n dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m
lungime i 0,45 m lime pentru a ctiga Ioc.
Metoda de aranjare este urmtoarea:
se aliniaz mesele pe rnduri cte 2 sau 3 urmnd limea slii;
se face o alee central de dimensiuni suficiente i alei de degajare ntre rnduri;
distana ntre dou rnduri de mese trebuie s fie de 0,60 m minimum, dar
pentru un confort mai bun se poate 0,70 m.
Aranjarea n form de U / careu
Acest fel de amenajare a meselor se utilizeaz, mai ales, pentru activiti n grupuri de
lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanilor spre moderator,
precum i spre ecranul de proiecie sau alte mijloace de lucru folosite (flipchart, TV).
Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru / consiliu (bloc ptrat, n form de T, n
form l, mas oval, mas rotund)
se acoper masa sau blocul de mese cu fee de mas speciale pentru asemenea
aciuni;
se aeaz pentru fiecare persoan o map, un creion, hrtie de scris;
se repartizeaz n diverse puncte ale slii, couri de hrtie;
se aeaz un pahar / persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i
alte buturi rcoritoare, n funcie de comand; paharele se pun pe suporturile
speciale, iar sticlele pe tav cu ervet, pentru a proteja faa de mas;
se aranjeaz flori pe mas i n sal, cu mult discreie.
Aranjarea mesei n form de I
Se recomand ca limea mesei s fie de 1,20 m - 1,50 m, astfel nct participanii s
se poat vedea fr dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru consiliul de
administraie sau aciuni la care numrul participanilor nu depete 30.
Aranjarea stil banchet (mese rotunde)
Acest fel de aranjare poate fi utilizat i pentru activiti pe echipe, n sli de lucru
(workshop).
Stil cocktail (la mese, stnd n picioare) utilizat, n special, n cadrul programelor
sociale ale evenimentului.
Pentru aciunile de protocol (banqueting) - cocktail-uri de bun venit, recepii, banchete
- aranjarea slilor / saloanelor se va stabili cu departamentul banqueting sau de
restauraie, ntruct i pentru aceste aciuni exist nenumrate posibiliti de amenajare:
bufet cu autoservire, recepii i cocktail-uri stnd n picioare, cu cteva mese amplasate
n jur, banchete cu servire la mas de ctre personal specializat, mesele pentru oaspei
putnd avea o aranjare variat. Se practic curent aranjarea meselor n form de I, T, U,
E , pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotund, oval , de obicei, cu o mas
de onoare amplasat n fa sau la mijlocul meselor invitailor.
Este recomandabil ca Ia inspecia locaiei (vezi anexa nr. 6) s se observe anumite
elemente care, de obicei, nu sunt nscrise n oferte, dar care sunt foarte importante pentru o
bun derulare a unui eveniment:
27
Accesul:
acces separat pentru participanii la reuniune (direct din hol sau din strad)
acces pentru aprovizionare / furnizori
acces adecvat pentru persoane cu dizabiliti
Spaiile pentru reuniune sunt situate n apropiere sau la distan de:
intrarea principal
locul / biroul de nregistrare
alte sli utilizate de participani
saloane de restaurant i buctrie (miros, zgomot)
lift i telefon
toalete
ieiri obinuite sau de urgen
Dotarea:
decor
pardoseli, perei (s fie fono-izolante, culori plcute, nu iptoare, fr modele
agresive)
perei despritori sau glasvanduri fono-izolante
sistem de nclzire, climatizare
forma spaiilor i sistemul de modulare / compartimentare
coloane, alte obstacole
amplasarea uilor
ieiri de urgen
lumin natural / vedere spre
lustre, oglinzi
sistem de reglare a luminii i cldurii
prize electrice i de telefon
posibiliti de ntunecare a spaiului
acustic
nlimea spaiului
Mobilierul:
Scaune (confort)
Mese (mrime, materialul blatului)
Decor pentru mese (dac va fi pus la dispoziie)
Echipamente i servicii tehnice
Calitatea echipamentelor audio-video i a serviciilor tehnice contribuie n msur
considerabil la succesul conferinei.
Adesea, prezentrile i dezbaterile se susin cu ajutorul videoproiectoarelor,
retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor i conexiunilor Internet n sli.
Slile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaiilor de
sonorizare, la care se pot ataa microfoane fr fir / lavaliere / de mas pentru prezidiu / cu
pupitru pentru vorbitor.
Birourile funcionale au propriile necesiti logistice: computere, imprimante,
copiatoare, linii telefonice internaionale, fax etc.
Serviciile de traducere simultan se includ din timp n buget i n planul organizatoric,
fiind i un argument n ncurajarea creterii numrului de participani. Traducerea poate fi
asigurat fie simultan, de ctre traductori aflai n cabine speciale, prin instalaie individual,
fie consecutiv de ctre un interpret pentru vorbitori.
Prestarea acestor servicii trebuie s respecte reglementri internaionale privind
numrul minim de traductori / echip, precum i numrul maxim de ore de lucru / zi /
28
traductor etc.
Suplimentar, poate fi amenajat pentru participani un Internet cafe cu acces gratuit pe
durata evenimentului. Pentru aceasta, se iau n calcul costurile de nchiriere a echipamentelor
electronice i a conexiunii Internet, precum i prezena resurselor umane care asigur asistena
tehnic.
n cazurile n care conferina include o component expoziional, organizatorul
(printr-un furnizor subcontractat) va gestiona nchirierea spaiului ctre expozani i
asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea i instalarea standurilor, inscripionarea paziilor,
mobilier i dotri n standuri, depozitarea exponatelor).
Orientarea participanilor n locaie este facilitat prin marcaje, indicatoare i
signalectic (panouri electronice, tv cu circuit intern etc.).
Derularea conferinei
Ceremonia de deschidere oficial a conferinei marcheaz ntr-un cadru protocolar i
chiar spectaculos debutul evenimentului, determinnd prin impresiile pozitive atmosfera
ntregului eveniment.
Impactul pozitiv depinde de cteva elemente pe care organizatorul profesionist le
aplic: discursuri oficiale de scurt durat, parada steagurilor naionale, momente artistice
(dans popular, orchestr).
n cadrul sesiunilor n plen i pe seciuni, numrul i calitatea vorbitorilor invitai dau
substan coninutului conferinei. Ordinea lurilor de cuvnt, tematica lucrrilor, forma i
durata admis a prezentrii, programul tiinific al evenimentului sunt stabilite i comunicate
vorbitorilor n prealabil, n paralel cu corespondena legat de serviciile de cazare i pachetul
de conferin.
Ceremonia de nchidere a conferinei este un argument al meninerii prezenei
delegailor pn la finalul evenimentului, n special dac este urmat de decernare de premii,
un banchet, dineu.
Catering
Pe durata conferinei, se prefer servirea unor prnzuri de afaceri de durat medie, n
aceeai locaie. Programul prevede i pauze de cafea pentru participani (cafea, ceai,
rcoritoare, produse de patiserie, gustri etc.).
Cateringul n slile de conferin se refer la necesarul de buturi rcoritoare pentru
vorbitori i public.
Recepiile de bun-venit, o cin n ambiana tradiional local, dineurile oficiale fac
parte din programul obinuit al conferinelor, facilitnd stabilirea raporturilor sociale ntre
participani.
n funcie de natura activitii de catering, se practic servirea la mese sau de tip bufet.
Meniurile se stabilesc n acord cu beneficiarul, respectnd caracteristicile fiecrei aciuni n
parte, innd cont de diferite cerine speciale (vegetarieni / diabetici / apartenen cultural sau
religioas).
Pentru ca i din acest punct de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, tiind
c mncarea i butura consumate, dar i serviciile dintr-un restaurant, contribuie decisiv la
buna dispoziie a clienilor, este necesar a acorda o atenie sporit i a verifica urmtoarele
elemente:
micul dejun (sortiment, mod de servire)
lista de preparate i buturi (coninut, aspect, preuri)
preparatele servite (aspect, gust)
condiii de igien n buctrie
serviciul din restaurant (personal calificat, inut, promptitudine, atitudine,
numr suficient al personalului fa de cel al clienilor)
decoraia meselor
ambient, iluminare
29
instalaie de sonorizare
acces i faciliti pentru persoanele cu dizabiliti
ieiri de siguran i alte msuri generale de securitate (incendii)
garderob, toalete (amplasare, igien)
orar de funcionare (bar, restaurant, alte localuri)
baciuri, alte taxe
Programe turistice i sociale opionale
Un eveniment internaional gzduit de o anumit destinaie este o ocazie pentru
aceasta de a-i dezvlui valorile turistice, culturale i de civilizaie, prin completarea
pachetului de servicii pentru conferin cu programe sociale sau turistice opionale, adresate
participanilor i nsoitorilor.
Compania contractant ca PEO / DME local propune alternative interesante i
atractive, de la spectacole de balet, oper, folclor, la tururi de ora, vizite de obiective turistice
reprezentative, excursie de o zi n mprejurimile oraului.
Muli delegai sunt interesai s foloseasc deplasarea pentru conferin ca pe un prilej
de a petrece i un sejur de 4-5 zile n ara gazd, fie nainte, fie dup perioada conferinei.
Astfel de sejururi sunt ofertate de PEO/DME ca programe facultative complete
(transport, cazare, mic dejun, dejun, cin, ghid etc.), cu variante pitoreti de trasee posibile. n
general, costurile tururilor nu sunt incluse n taxa de participare, ci sunt exprimate separat.
Participanii vor fi cu att mai satisfcui, cu ct programul le va oferi i timp liber
pentru relaxare i agrement, adic s existe un echilibru ntre activitatea impus i activitile
la libera alegere din timpul liber. Dar i aceste posibiliti trebuie inventariate de organizator,
pentru a oferi informaiile necesare participanilor. Trebuie astfel stabilit o corelaie optim
ntre dorinele participanilor i oferta de agrement la destinaie, dup urmtoarele criterii:
Participani
scopul reuniunii
numrul de participani
profilul participanilor
obinuinele i preferinele participanilor
ateptrile / preteniile participanilor
starea material a participanilor (ce cheltuieli i pot permite)
activiti n ziua sosirii (preziua nceperii reuniunii)
starea participanilor dup cltoria de sosire (oboseal, diferene de fus orar etc.)
Planificarea timpului (timing)
timp liber disponibil
orarul magazinelor de la destinaie
timp necesar pentru transfer la locuri de agrement
orar de mas nainte i dup timpul liber disponibil
orar pentru programul / manifestrile sociale planificate special pentru participanii la
reuniune
planificarea activitilor n cadrul reuniunii
Destinaie
clima i meteo
ofertele destinaiei (obiective turistice, de agrement, cultur etc.)
ofertele locaiei (distracie, wellness, fitness, sport)
mprejurimi (excursii, vizite etc.)
preuri bilete de intrare
catering (restaurante, baruri, cofetrii, cafenele etc.)
resurse disponibile la destinaie (transport, personal, furnizori etc.)
Tiprituri / mijloace promoionale
Mediatizarea evenimentului urmrete, n prim faz, informarea i determinarea
30
deciziei de participare a posibililor delegai, la care se adaug ulterior efortul de promovare a
conferinei n pres i n mediile de interes.
Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al conferinei, folosind servicii de design
sau poate apela la CB-ul local, pentru utilizarea unui logo al destinaiei.
Producerea i distribuirea materialelor informative const n:
Pliant de anunare / semnalare a conferinei, distribuit cu mult naintea datei
evenimentului, uneori chiar n timpul ediiei anterioare, incluznd date despre:
destinaie, locaie, dat, cazare, informaii turistice, schia programului tiinific;
Broura de invitare a confereniarilor i oaspeilor speciali care include tematica
evenimentului i formularul de nregistrare a rezumatelor pe teme de interes
profesional, n condiii determinate;
Pliant pentru a doua anunare, tiprit i distribuit cu cteva luni naintea conferinei,
care trebuie s cuprind toate informaiile, tarifele i serviciile determinate ferm pn
la momentul respectiv;
Programul lucrrilor tiinifice prezentate n cadrul conferinei, un volum tiprit n
care se prezint cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrrilor tiinifice,
planuri ale spaiului expoziional i amplasarea expozanilor.
Alte materiale promoionale pentru eveniment: invitaii, mape i brouri de seminar,
materiale scrise, obiecte inscripionate (pixuri, serviete etc.), bannere;
Organizarea conferinei de pres, redactarea i diseminarea comunicatelor de pres,
planificarea publicitii n mass-media (gestionate direct de beneficiar sau de ctre PEO /
DME);
Crearea unui website dedicat conferinei i realizarea n cadrul acestuia a transmisiei
audio-video n direct prin Internet a conferinei pot aduga prestan i atractivitate
evenimentului, fiind accesibile n timp real persoanelor aflate oriunde n lume, prin
intermediul unui simplu computer conectat la Internet.
2.2. Organizarea de evenimente n business-hoteluri
Dac o structur hotelier se specializeaz exclusiv pe organizare evenimente /
reuniuni de afaceri (business-hotel) i cazarea oamenilor de afaceri, facilitile i serviciile
oferite n mod uzual de hotel trebuie suplimentate n dou direcii:
Dezvoltarea facilitilor i serviciilor pentru reuniuni conform standardelor
internaionale i necesitilor organizatorului profesionist de conferin (PEO) n
vederea asigurrii succesului conferinei, n cazul n care hotelul nu preia i funcia
organizrii reuniunilor.
Recunoaterea de ctre managementul hotelului c organizarea unei conferine
necesit mai mult flexibilitate i adaptabilitate dect impune activitatea hotelier de
rutin, ceea ce impune existena unui departament i resurse umane specializate n
organizarea de reuniuni. Aceast percepie este absolut necesar, datorit faptului c,
n cadrul planificrii strategice i organizrii profesioniste a unei reuniuni,
programarea serviciilor pentru grupul de participani este parte a structurii integrante,
mult mai complex i mai dificil dect pentru turistul individual.
Managementul reuniunii
Echipa managerial a hotelului trebuie s includ un Conference Manager (Even
Manager) al crui rol este de a se asigura legtura ntre serviciile hotelului i PEO. El trebuie
s sigure i conducerea echipei ce deservete centrul de conferin integrat hotelului.
Echipa managerial a centrului de conferine trebuie s se asigure c ntreg personalul
hotelului este capabil s rspund cerinelor speciale ale organizatorului de conferine.
ntre managementul hotelului i PEO trebuie s se stabileasc relaii bazate pe
deontologia profesional i ncredere, astfel ca problemele identificate s fie cunoscute din
timp pentru a se gsi rezolvarea lor nainte de nceperea reuniunii.
31
Contractul ncheiat trebuie s prevad termene limit suficiente pentru perfectarea
tuturor aspectelor i efectuarea aranjamentelor speciale solicitate de PEO n slile i spaiile
de conferin.
n perioada planificrii, organizrii i desfurrii conferinei, o persoan nominalizat
din cadrul echipei manageriale a hotelului, bine informat i care va participa la organizare pe
tot parcursul evenimentului, va trebui s fie disponibil permanent n locaie pentru a
coordona, mpreun cu organizatorul conferinei, toate aspectele practice, a lua msurile care
se impun pentru evitarea sau rezolvarea problemelor, precum i pentru a discuta i a soluiona
pe loc orice eventuale schimbri imprevizibile n programul evenimentului.
Managementul hotelului trebuie s dein controlul total asupra personalului, pentru a
evita ca organizatorul s negocieze cu personalul operativ sau s plteasc n plus servicii care
intr, n mod normal, n atribuiile de serviciu ale acestuia.
Delegaii la conferin, inclusiv cei care nu locuiesc n hotel trebuie tratai de
personalul hotelului cu amabilitatea i grija de care se bucur oaspeii unui hotel de calitate.
Organizatorul de conferine trebuie informat de conducerea hotelului asupra msurilor
de securitate proprii, msurilor de prevenire i stingere a incendiilor etc.
Infrastructura locaiei
Este de dorit ca hotelul cu faciliti de conferin s dispun de intrare separat n
spaiile destinate organizrii de conferine, precum i de o garderob separat n aceste spaii.
Este necesar s existe un desk separat de recepia hotelului pentru nregistrarea i
cazarea delegaiilor la conferin i un spaiu care s permit instalarea echipamentelor pentru
nregistrare computerizat.
Locaia trebuie s dispun de un spaiu de parcare adecvat, cu o arie de parking
suficient, alocat i marcat pentru participanii la eveniment i prevzut cu ci de acces
care s permit manevrarea autocarelor. Este indicat s aib i paz.
Trebuie s existe o semnalizare clar n incinta locaiei care s indice direciile
principale n hol, precum i spre slile i celelalte faciliti pentru conferin.
Locaia trebuie s dein structuri de acces special adaptate pentru persoanele cu
dizabiliti att Ia intrarea n hotel, ct i n spaiul de conferin, iar organizatorul trebuie s
fie informat de managementul hotelier asupra accesibilitii i dotrilor speciale destinate
persoanelor cu handicap.
Trebuie s existe un numr adecvat de posturi telefonice i fax internaionale cu plat
pentru accesul delegaiilor.
Birourile trebuie s fie dotate cu telefon, telefax, computer cu conexiune Internet
pentru transmisie de date pentru organizator i preedintele conferinei. Trebuie s existe
posibilitatea suplimentrii liniilor telefonice puse la dispoziia participanilor.
Centrala telefonic trebuie s fie deservit de operatoare cunosctoare de limbi strine
de circulaie internaional, instruite asupra evenimentului desfurat, precum i asupra
numelui i a interiorului la care sunt de gsit preedintele, secretarul general, organizatorul
conferinei i alte persoane cu rspundere.
n contextul creterii cererii pentru servicii de televiziune cu circuit nchis. video
transmisie i teleconferin, precum i pentru sisteme de transmisie electronic de date,
furnizarea acestor servicii ctre organizatori i participani devin atuuri importante pentru
ansele de eligibilitate ale unui centru de conferin sau business-hotel.
Spaii i echipamente tehnice pentru reuniuni
Spaiul dedicat pentru reuniuni trebuie s includ o sal principal de plen, cu
suprafa i capacitate planificate s satisfac cerinele eantionului de pia cruia i se
adreseaz respectivul hotel cu faciliti de conferin. n general, capacitile proiectate sunt
mai mici dect cele ale centrelor de conferin. Pe lng sala de plen, trebuie s existe un
numr adecvat de sli mai mici i spaii de circulaie disponibile n exclusivitate pentru
32
organizarea conferinelor.
Dotri minime obligatorii (vezi anexa nr.5):
Toate slile de reuniuni trebuie s fie bine ventilate, cu instalaii de nclzire / aer
condiionat care s poat fi controlate individual din interior.
Toate slile trebuie s aib lumin natural i s fie prevzute cu instalaii electrice
de baz: lumin artificial adecvat, ntreruptoare uor accesibile att din interiorul
slii, ct i din exteriorul ei, lmpi de avarie, prize suficiente pentru conectarea
aparaturii audio-video i de traducere simultan, prelungitoare.
Slile trebuie s ofere posibilitatea de ntunecare (ocultare) total.
nlimea slilor trebuie s fie suficient pentru a permite o vizibilitate perfect a
ecranului i a pupitrului vorbitor, chiar din ultimul rnd de scaune.
Sala principal i, pe ct posibil, celelalte sli trebuie s fie prevzute cu dotrile i
echipamentul audio-vizual de baz, incluznd platforme modulare pentru
amenajarea scenei, pupitru pentru vorbitor echipat cu microfon, video-proiector,
ecran mobil, retroproiector (eventual cu plac LCD pentru conectare la computer),
indicatoare, flipchart, sistem de amplificare controlat din interior, cu microfoane
adecvate.
Aparatura trebuie asigurat i asistat de personal tehnic cu experien n realizarea
conferinelor. ntre organizatori i tehnicieni trebuie s existe mijloace de
comunicare direct, prin telefon sau radio.
n cazul n care o sal de conferine este modulabil / divizibil prin perei
constituii din panouri mobile, acestea trebuie s aib caliti fono-izolatoare
adecvate.
S existe spaii de depozitare adecvate care se pot ncuia, puse la dispoziie cu cel
puin 24 de ore nainte de conferin i pe toat durata acesteia.
Seif pentru pstrarea valorilor.
Spaii pentru birouri-organizator i secretariat, amplasate lng slile de conferine.
Echipament pentru fotocopierea documentelor, puse la dispoziia organizatorilor i
participanilor, la tarife acceptabile.
Garderob destinat numai participanilor la conferin.
Organizatorii trebuie s aib la ndemn detalii asupra tuturor capacitilor slilor
i spaiilor din centrul de conferine. De aceea, trebuie s existe planuri la scar ale
tuturor spaiilor, care s fie puse oricnd la dispoziia beneficiarului sau
organizatorului (PEO). Planurile trebuie s marcheze poziia punctelor de iluminare
i nclzire, a prizelor, telefoanelor, capacitilor n numr de scaune n diferite
variante de amenajare, poziiile coloanelor sau a oricror altor puncte de construcie
vizual, localizarea uilor, ferestrelor, ieirilor de urgen, etc.
Servicii de restauraie / catering
Dac hotelul ofer integral servirea meselor i celelalte aciuni de protocol destinate
delegaiilor, managementul acestuia va propune i va stabili cu organizatorul o zon special,
rezervat acestor clieni, n restaurantele hotelului sau alte spaii adecvate aciunilor (saloane
de restaurant, foaier, holuri etc.).
Se vor realiza aranjamente speciale, pentru micul dejun, pentru ca delegaii s fie
servii cu punctualitate n intervalul de timp stabilit de comun acord.
Serviciile destinate delegaiilor la conferin (rezideni sau nerezideni n hotel) nu
trebuie s fie subordonate serviciilor generale, oferite celorlali clieni ai hotelului.
n cazul n care hotelul este specializat n organizarea integral a reuniunilor,
managementul activitilor de restauraie pentru evenimente este separat de cel de catering
general i este n sarcina departamentului de banqueting, al crui banqueting manager
(function manager) va coordona toate aciunile privind asigurarea cu preparate i buturi ale
33
participanilor la eveniment.
Alte servicii
Slile de conferin i celelalte spaii alocate trebuie mturate i curate zilnic, nainte
de nceperea reuniunilor.
Grupurile sanitare din zona spaiilor de conferin trebuie curate i igienizate
frecvent, aprovizionate cu spun, prosoape i hrtie.
Courile de gunoi i scrumierele trebuie golite de mai multe ori pe zi.
Garderoba trebuie s funcioneze pe toat durata conferinei, n funcie de programul
reuniunilor.
Uierii i personalul de hol trebuie s fie prezeni permanent pentru a ndruma i ajuta
personalul organizatoric i participanii la conferin.
Serviciile de prim ajutor i urgen trebuie specificate i semnalizate clar.
Serviciul de paz (security) va fi instruit adecvat pentru acest fel de activitate, pentru a
asigura tuturor participanilor securitatea impus de standardele i legile internaionale.
2.3. Organizarea unui trg sau a unei expoziii
Trgul / expoziia este un tip de eveniment cu ndelung tradiie n viaa comunitilor
umane, iar din perspectiva organizatorului un produs i totodat un set de servicii, cu
adresabilitate larg, elaborat, lansat i promovat de organizator n cadrul unui program unitar.
n general, un trg cu o anumit tem i pstreaz, de la o ediie la alta, principalele
trsturi i obiective generale, adugndu-le mbuntiri i inovaii.
Succesul i poziionarea optim pe pia a unui trg / expoziie, calitatea serviciilor
expoziionale, creativitatea n promovarea evenimentului, capacitatea de nnoire periodic a
produsului trg sunt tot attea elemente de care organizatorul profesionist de expoziii
trebuie s in cont n definirea i dezvoltarea evenimentului su.
Organizarea profesionist a trgurilor i expoziiilor presupune nc de la prima ediie
definirea unui concept al manifestrii i a unor aspecte strategice.
Conceptul este primul pas, dar i parte integrant a politicii generale de elaborare a
produsului-trg. Atunci cnd este bine definit, conceptul devine un argument in sine, prin care
organizatorul recomand publicului acceptarea, cumprarea produsului-trg, rezultatele
fiind direct proporionale cu msura n care conceptul rspunde ateptrilor i nevoilor
publicului. Conceptul trebuie s individualizeze trgul n raport cu alte trguri.
Organizarea unui trg presupune:
Definirea domeniului, a coninutului i a manifestrilor conexe ce fac obiectul
evenimentului.
Stabilirea categoriilor de participani i de public vizate.
Elaborarea strategiei de comunicare, adaptarea mesajului global n funcie de
profilul psihografic al fiecrui segment-int, precum i selectarea mijloacelor cu cel
mai tare impact la aceste segmente de public, pentru determinarea unui feedback de
calitate i stimularea nscrierilor expozanilor. Analiza contextului concurenial al
pieei interne i internaionale de gen pentru evitarea suprapunerilor de coninut i
perioad cu alte manifestri, pentru identificarea concurenilor direci i indireci,
pentru orientarea corect a strategiei de lansare pe pia.
Stabilirea elementelor de noutate care justific iniierea evenimentului.
Prognozarea profitului material i de imagine pe care evenimentul l aduce
organizatorului, acesta stabilindu-i interesele i obiectivele utile pe care le are de
urmrit prin evenimentul respectiv, pe termen scurt, mediu i lung.
Evaluarea i selecia organizatorului.
34
Stabilirea responsabilitilor, obligaiilor i drepturilor partenerilor, ale
organizatorului principal i n special dreptul de proprietate intelectual asupra
muncii i conceptului trgului pe baz contractual.
Alegerea denumirii de marc a evenimentului. Odat definit conceptul, evenimentul
se delimiteaz clar i corect nu doar prin coninutul i obiectivele sale, ci
dobndete personalitate care trebuie s transpar din denumirea sa.
La aceast denumire, personalizat prin anumii parametrii (inscripii pe antete,
afie cu anumite fonturi, dimensiuni de litere, culori etc.) se adaug adesea un
element figurativ, o sigl (logo) sau chiar un personaj-mascot.
n acest fel, conceptul, denumirea i logo-ul se constituie n imaginea de marc a
evenimentului.
Promovarea trgului
n accepiunea sa postmodern, trgul / expoziia a devenit uni eveniment gustat de un
public tot mai numeros, mai ales de oameni de afaceri, specialiti, dar i de publicul larg, fiind
i obiectul unor campanii de promovare ample.
Publicul unui trg este constituit din:
Expozanii - coparticipani la substana i succesul trgului;
Profesionitii / specialitii din domeniu - beneficiarii ofertei expozanilor, direct
interesai de coninutul manifestrii;
Jurnalitii - interfa dintre organizator i publicul int;
Vizitatori - de diverse categorii.
Cu ct interesele acestora sunt mai numeroase i mai diverse, cu att este mai
important pentru succesul trgului ca ele s i afle convergena i soluionarea n substana
manifestrii. Principala provocare pentru organizator devine, prin urmare, inducerea fidelitii
pe termen lung a participanilor i a publicului fa de conceptul trgului.
Prin obiectul i finalitatea lui, consacrate de tradiie, trgul este un eveniment periodic:
semestrial, anual, bianual etc.
Fiecare nou ediie reafirm conceptul trgului, aprofundndu-i i mbogindu-i
perspectiva. nnoirea periodic este absolut indispensabil pentru supravieuirea i succesul
trgului. n vederea realizrii ei, organizatorul are la dispoziie mai multe soluii:
modificarea produsului n sine;
schimbarea de imagine, fr modificarea produsului, pe baza unei caracteristici-cheie
(tema ediiei, diferite valene ale conceptului etc.);
combinarea primelor dou variante: nnoirea de coninut a trgului i semnalarea ei
ntr-o campanie de relaii publice adecvat.
2.4. Programe i cltorii incentive
Ce se nelege prin incentive?
Termenul, preluat din limba englez, are urmtoarele sensuri:
influen motivaional puternic;
plat suplimentar (sau alt remuneraie) acordat angajailor pentru a recompensa
eforturile personale sau contribuia la creterea veniturilor firmei.
Sinonime: bonus, stimulent
n cadrul unei companii / firme se instituie programe incentive acestea fiind nite
scheme formale sau reglementri cu scopul de a determina pe angajaii s fac un anumit
lucru, s execute un anumit volum de sarcini.
Ce este simularea ?
Simularea, prin definiie, reprezint o modalitate de a motiva eforturile sau de a induce
aciunea. n lumea afacerilor, stimulrile pot lua forma unui bun (precum un instrument de
scris, o hain) sau pot fi privite ca nite oportuniti (de ex. cltorii). Cu ajutorul lor pot fi
35
atinse o serie de obiective, ncepnd de la creterea vnzrilor pn la sporirea interesului
angajailor de a-i mbunti performanele.
Ce este un program incentive (stimulativ)?
Un program incentive (stimulativ) este, ntr-o exprimare mai exact, un plan de afaceri
care include obiective bine definite, criterii de msurare, metode de monitorizare a
progresului angajailor i presupune o modalitate de recompensare.
Programele incentive pot fi folosite pentru a promova sigurana ntr-un mediu de lucru
periculos, pentru a ncuraja clienii s cumpere propria marf n loc s o prefere pe a
concurenei, ncurajeaz distribuitorii s vnd un produs cu o micare lent sau care
stagneaz.
Care este cheia reuitei unui program stimulativ?
ntr-un cuvnt: transparena. Un astfel de program trebuie s aib un mesaj clar,
consistent i nite obiective msurabile i concrete. Participanii, chiar dac sunt angajai sau
clieni, trebuie s neleag scopul (al politicii firmei unde sau cu care lucreaz). Ei trebuie s
primeasc comunicri periodice i s-i cunoasc n permanen poziia pe care o ocup n
program sau n concurs.
Ce tipuri de companii utilizeaz, programe stimulative?
Istoric vorbind, companiile de asigurri i companiile farmaceutice au fost cel mai des
citate ca utilizatori ai acestor programe.
Ulterior, programele incentive au fost implementate cu succes n aproape toate
industriile majore. n plus fa de motivarea personalului i a clienilor, multe companii
folosesc programele incentive pentru a ntri recrutarea personalului i reducerea eforturilor
pe piaa forei de munc.
Dar de cnd programele incentive pot fi folosite n aproape orice domeniu n care
productivitatea angajailor sau a clienilor poate fi msurat, potenialul de aplicare este
practic nelimitat.
Care sunt costurile pentru un program incentive?
Programele incentive pot costa ncepnd de la cteva sute de dolari pn la cteva
milioane de dolari, indiferent de domeniu. Avantajul lor este c pot fi ajustate dup numrul
participanilor i dup fiecare buget n parte.
Cum pot fi convini managerii s implementeze un astfel de program?
Cteodat, singura modalitate de a ctiga este de a reduce sau de a elimina riscul.
introducnd programele stimulative doar ca programe pilot, managerii nu sunt tentai s
extind campania dect dac rezultatele ateptate sunt atinse.
Exist posibiliti s poat fi inclus toat lumea?
Absolut. Toat lumea are nevoie de o motivaie. Se poate dezvolta un program cu mai
multe niveluri care aduce puncte tuturor participanilor pentru a atinge anumite performane.
Aceste puncte se premiaz la un moment dat, ncepnd de la articole electronice mrunte,
mrfuri alimentare, excursii. Oferindu-se o varietate de premii cei care se calific la fiecare
nivel vor fi ctigtori.
Cum alegem recompensele stimulative care se potrivesc tuturor?
Se pot oferi o gam larg de articole, ncepnd de la excursii pn la articole sportive
sau porelanuri. Recompens poate fi orice lucru care poate fi folosit la birou, acas, n familie
sau personal.
Cum putem fi siguri c un program stimulativ va aduce rezultate?
Cel mai bun mod de a garanta rezultatul este de a defini scopuri sau inte clare.
Conform unui studiu, 83% din programele stimulative au atins inta final. Alte studii au
artat c firmele care s-au concentrat asupra angajailor (ca strategii utilizate) au avut ctiguri
substaniale pentru asociai.
Dei exist muli factori care trebuie luai n considerare atunci cnd se planific un
program incentive, nu e necesar s se reinventeze roata. E suficient s se in seama de
anumii pai obligatoriu de urmat pentru ca lucrurile s se simplifice n mod considerabil.
36
Cine trebuie s participe? Cei vizai trebuie s fie angajaii care au un impact direct
sau pot influena n iod pozitiv scopurile declarate ale programului. Ali factori care determin
profilul participanilor ar fi bugetul alocat, politica companiei (n sensul c pot exista
companii care limiteaz numrul participanilor sau tipul recompenselor oferite), gradul de
accesibilitate din punct de vedere al posibilitii de contactare a participanilor.
De reinut faptul, ca aceste programe incentive au rolul de a motiva salariaii de
mijloc, cei din ierarhiile superioare sunt oricum motivai i priii recunoaterea calitilor
personale i a ego-ului, de aceea este important s li se ofere oportuniti de a obine noi
succese i salariailor cu performane medii.
Obiective: Acestea trebuie s fie realiste, msurabile, realizabile. de asemenea, trebuie
s fie simple. Se recomand limitarea scopurilor propuse la 2 sau 3 obiective primare. Acest
lucru ajut la pstrarea unei comunicri clare i menine audiena treaz i nu n stare de
confuzie.
Recompense. De ce se prefer acordarea de premii non-cash i nu premii n bani?
Se pune problema tipului de recompens cu care s se lucreze, deoarece s-a ajuns la
concluzia c exist anumite recompense care pot fi mai puternic motivaionale dect o sum
de bani. Cu toate acestea, cnd ntrebi pe cineva ce i dorete cel mai mult, el va spune c
mai muli bani. Dar banii nu sunt ntotdeauna cel mai bun mijloc de a ajuta compania s-i
ating scopul n ceea ce privete rentoarcerea investiiei (ROI).
n orice caz, este de subliniat faptul c pentru mbuntirea performanelor se pot
oferi i ali stimuleni, sub forma unor bunuri sau cltorii pe care chiar dac ar dispune de
suia de bani necesar, angajatul fie c nu este dispus s o cheltuiasc, fie are alte prioriti.
De ce funcioneaz mai bine stimulentele materiale?
Mrfurile asigur un simbol tangibil al reuitei i amintirea unui eveniment (cltorie,
vizit, festivitate) dureaz mai mult, datorit sentimentelor pozitive care o nsoesc.
Banii dispar repede, n conturi sau direct n portofel, de fapt 72% din banii numerar
primii ca stimulent sunt folosii pentru a plti diverse facturi, rareori i pot aduce
aminte pe ce i-au cheltuit sau chiar nu-i mai amintesc c i-au primit!
Bunurile pot fi artate i altor persoane, lucru care nu se poate face cu banii.
Bunurile sunt o form de recompens nevinovat, deoarece sunt persoane care nu ar
cumpra bunurile respective sau s-ar putea simi vinovate c nu au cheltuit banii pe
alte necesiti.
Bunurile au o valoare perceptibil mai mare, valoarea banilor poate s scad n timp.
Bunurile conecteaz participanii la programul de sponsorizare (crend o legtur
indirect i cu sponsorul), banii au o valoare fix, lipsit de o ncrctur emoional.
Familia participantului este adesea implicat n alegerea recompensei, astfel c
alegerea fcut poate fi n beneficiul ntregii familii, n timp ce banii dispar (tot n
bugetul familiei) pentru diverse necesiti.
Cltorii incentive
Din totalul de incentive pe care anumite companii le acord angajailor, aproximativ
jumtate este sub forma cltoriilor, numite din acest motiv cltorii incentive.
Cltoriile incentive reprezint un instrument managerial global care utilizeaz o
experien de cltorie excepional pentru a motiva sau / i a recunoate meritele
participanilor la creterea nivelului de performan n susinerea i atingerea scopurilor
organizaiei.
Din ce n ce mai multe companii caut noi strategii de a crete veniturile, s
mbunteasc satisfacia clientului, dar s rmn i competitive pe piaa n care activeaz.
Priii investirea ntr-un program de cltorie incentive, practic se investesc bani n
companie pentru a obine profituri mai mari.
Aceste cltorii sunt, de obicei, cltorii de grup, organizate la cererea companiei
respective, organizarea acestora nedeosebindu-se prea mult de alte cltorii de grup organizat.
Pentru o agenie de turism, important este ins s aib abilitatea de a acorda atenia
37
cuvenit acestor firme-clieni printr-un management modern al clientului (CIM - customer
relationship management), cu scopul de a fideliza clienii odat dobndii, asigurnd
satisfacerea cerinelor acestora la standardele cerute,
2.5. Evenimente n aer liber (outdoor training, teambuilding)
Evenimente i activitile desfurate n aer liber (outdoor) ofer posibilitatea tririi
unei experiene ieite din comun, fiindc sunt considerate n ultima vreme a fi de mare
utilitate pentru business to business.
Experienele ieite din comun reprezint o cale unic de identificare i stabilire de
relaii n cadrul unui grup / echip de lucru, aducnd forele naturii n centrul evenimentului,
utiliznd natura, dramaturgia i trirea emoional pentru a obine efectul scontat, impresiile
intense trite n cursul evenimentelor fiind puse n slujba unui scop concret.
Astfel. apelnd la natur, prezentarea de produse, programele incentive, excursiile de
firm, seminariile sau programele de teambuilding devin evenimente de neuitat.
Este vorba ns, nu doar de o distracie sau excursie n natur, ci de exerciii
inteligente, de activiti care s ofere soluii pentru situaiile concrete din firm.
Important pentru nvarea prin experien nu este satisfacia de a te afla n aer liber
sau de a te amuza, ci evidena pentru i transferul n realitatea firmei a concluziilor desprinse
din cele trite.
Elaborarea i derularea acestor activiti se face, de obicei, de ctre traineri din cadrul
firmei, ei stabilind scopul i metodele adecvate conform propriei concepii de management al
resurselor umane sau ale unei echipe (team management, teambuilding): coeziunea echipei,
creterea eficienei n activitate, programe incentive, dar i alte scopuri: identificarea unei
mrci, a unui produs etc.
Astfel de situaii noi i provocatoare dau posibilitate participanilor s se cunoasc mai
bine i n mod autentic, s devin mai apropiai.
nscenare nseamn existena unui program complet (scenariu), dirijat i bine gndit,
ncepnd de la primire pn Ia rmas bun. n comunicare se ine cont de cum i ce se ofer:
muzica, multimedia i o atmosfer excelent sunt adesea factorii cei mai importani pentru
succesul evenimentului.
Pot fi organizate evenimente pentru 10-1000 participani, cu alte cuvinte pentru
ageniile specializate n organizarea de evenimente este un segment de pia cu potenial tot
mai mare,
Pentru derularea acestor evenimente firmele apeleaz, de obicei, ia o agenie (event
agency) sau un organizator de evenimente (event organiser) care s selecteze destinaia
potrivit scopului acestora i s se ocupe de toate detaliile privind asigurarea condiiilor
optime pentru derularea evenimentului.
Adesea este necesar ca trainerul s fie asistat de un ghid specializat (sportiv, de munte)
pentru sigurana participanilor, ntruct aceste programe includ sporturi extreme, exerciii i
activiti dificile, drumeii n locuri slbatice etc.
Pentru ageniile de turism, destinaiile i structurile turistice implicate, ele presupun
cunoaterea acestor forme de activiti i ofertarea unor produse turistice sau a infrastructurii
adecvate pentru acest segment de pia a turismului de afaceri.
Programele de teambuilding (teamevent) sunt acum cele mai solicitate. dac nu
chiar o mod. Ele se organizeaz fie cu ocazia unei conferine sau seminar, pe durata de 1/2-1
zi, sau sunt programe de sine stttoare de 2-3-6 zile, grupul fiind cazat ntr-un hotel, centru
de conferine care dispune de faciliti adecvate (spaii i echipamente n interior i exterior i
situat ntr-o zon geografic potrivit pentru exerciiile incluse (aventur, sport, excursii etc.).
Locaia trebuie s ofere posibiliti pentru derularea unor activiti specifice unor
astfel de programe. n aceste cazuri, trebuie accentuat faptul c nu este vorba de animaie, ci
de activiti i exerciii care s faciliteze comunicarea, integrarea, motivaia i spiritul / ideea
de echip prin atmosfer, distracie, jocuri, provocri, aventur, cu alte cuvinte prin emoii i
38
triri intense ce nu pot fi oferite la locul de munc.
Acestea sunt pe de o parte derulate n sli (indoor) sau n aer liber (outdoor), esenial
fiind ca toi participanii s fie antrenai, s devin activi i s rezolve sarcinile propuse.
Tipurile de activiti / exerciii sunt determinate de obiectivele specifice:
Exerciii de acomodare / nclzire (icebreaker spargere a gheii): serat dansant,
jocuri de societate, jocuri n aer liber;
Exerciii n echip: labirint, piramid, construirea unei plute etc.
Activiti de integrare: concursuri, sporturi pe echipe;
Aventur: mers pe frnghie la nlime, orientare, rafting, escaladare i coborre pe
stnc, mountain-bikinig, iahting, drumeii n locuri slbatice, drumeii de noapte,
coborrea n peteri etc.
Destinaiile alese sunt cele amplasate n zone cu peisaj pitoresc i relief potrivit:
munte, stnci, ruri, lacuri, pare, iar locaiile trebuie s dispun de facilitile necesare
(terenuri de sport, echipamente sportive desfurrii exerciiilor i s asigure securitatea
participanilor la standarde internaionale.
Pentru anumite programe, mai simple, chiar i un hotel situat n apropierea unei pduri
sau a unei pajiti poate fi o locaie potrivit.
Important este ca prestatorii de servicii turistice s-i adapteze ofertele pentru a
satisface aceste cerine i necesiti ale clienilor, de obicei mari companii.
i n Romnia, marile corporaii multinaionale sunt interesate de a-i forma echipele
de lucru potrivit standardelor internaionale, echipe iniial eterogene care prin astfel de
programe s se identifice cu filozofia firmei, iar n mod firesc pe pia au aprut agenii i
organizatori de astfel de evenimente.
Locaiile promovate sunt: Bran, Moieciu - Cheile Grditei, irnea, Bazna, Balvanyos,
Tunad, Climneti, Rnov, Prul Rece, dar i Sighioara, Dane.
Se ofer programe de 1-2 zile, axate n special pe activiti de orientare cu tematic
specific zonei: cutare de comori, misiuni speciale, dezlegare de enigme, precum i activiti
de timp liber: foc de tabr, sport (comunicri, prelegeri, studii) ale confereniarilor
participani.
ntrebri recapitulative
1. n ce const elaborarea planului de aciune pentru organizarea unui eveniment?
2. Ce elemente trebuiesc avute n vedere n alegerea unei destinaii?
3. Comentai structura bugetului unei reuniuni?
4. n ce const organizarea unui trg sau a unei expoziii?
5. Cum caracterizai programele i cltoriile incentive?
6. Sistematizai coninutul evenimentelor n aer liber?
Teste gril pentru autoevaluare
1. n planificarea strategic este esenial determinarea timpurie a ctorva elemente:
a. caracteristicile, anvergura i programul evenimentului;
b. data la care va avea loc;
c. destinaia (localitatea unde se va desfura reuniunea);
d. numrul i profilul participanilor.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (b, c, d); D (c, d)
2. Locaia unei reuniuni poate fi:
a. hoteluri;
b. centre de conferine sau congrese;
c. centre culturale;
d. palate, castele, hale industriale, nave de agrement.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (b, c, d)
3. Categoriile de elemente avute n vedere n estimarea costurilor reuniunii sunt:
39
a. costuri fixe;
b. costuri preliminate;
c. costuri variabile;
d. costuri aleatorii.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, c); D (b, c)
4. Publicul unui trg este constituit din:
a. expozanii;
b. profesionitii, beneficiarii ofertei expozanilor;
c. jurnalitii;
d. vizitatori de diverse categorii.
A (a, b, c, d); B (a, b, d); C (a, b); D (a, c, d)
5. Termenul incentive, preluat din limba englez, are urmtoarele sensuri:
a. influen motivaional puternic;
b. gratuitate;
c. plat suplimentar (sau alt remuneraie) acordat angajailor pentru a recompensa
eforturile personale ale acestora;
d. bonus, supliment (ca sinonime).
A (a, b, c); B (a, c, d); C (a, d); D (b, c)
Bibliografie selectiv
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor,
Editura THR-CG, Bucureti, pg.24-50.
2. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i
banqueringul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.12-72.
40

CAPITOLUL 3
Turismul de afaceri istoric i concepte
Obiective:
identificarea formelor principale ale turismului de afaceri;
nominalizarea formelor reuniunilor organizate;
conturarea elementelor de asemnare i a deosebirilor ntre turismul de afaceri i
turismul de losir;
enunarea i explicarea avantajelor turismului de afaceri pentru destinaii;
explicarea, succint, a unor elemente specifice pieei turismului de afaceri.

Rezumat: Turismul de afaceri este cea mai dinamic form de turism, deinnd cca.20% din
totalul cltoriilor internaionale i aproape 25% din totalul ncasrilor turistice. El cuprinde
forme specifice de manifestare, se disting de alte forme ale activitii turistice i se
particularizeaz prin relaia pe care o deruleaz practic.

Cuvinte cheie: turism de afaceri, seminar, simpozion, summit, workshop.

Turismul este cea mai mare afacere a nceputului de mileniu, att pe plan mondial, ct
i n Uniunea Europeana. Turismul de afaceri - parte componenta a activitii turistice - este
cea mai dinamic form de turism, deinnd circa 20% din totalul cltoriilor internaionale i
aproape 25% din totalul ncasrilor turistice, fund una din cele mai pretenioase i mai
scumpe activiti
1
.
3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri
Turismul, n general i turismul de afaceri n special sunt activitatea aprute odat cu
omenirea, chiar daca acest termen nu a fost definit dect n secolul al XIX-lea.
Istoria turismului de afaceri se pierde n negura timpului. Apariia agriculturii de subzistenta
n Africa, Asia i Europa, cu mu de ani naintea erei noastre a dus automat la dezvoltarea
schimburilor comerciale ce se realizau la distante din ce n ce mai lungi. De asemenea,
dezvoltarea oraelor a generat o nevoie crescut de produse pentru gospodarii. Se poate
afirma ca primele cltorii de afaceri au fost ntreprinse de ctre micii comerciani i de ctre
artizani care puteau calatori i mu de kilometri pentru a-si desface produsele.
Urmeaz apoi perioada marilor imperii: Egipt, Persia, Grecia i Roma, ce au stimulat
creterea comerului i implicit a calatorilor de afaceri. Cel mai bun exemplu este cel al
Imperiului Roman, care prin dezvoltarea unui sistem de drumuri extins n tot imperiul a fcut
posibil schimbul de produse din Italia n Spania, din Asia i Orientul Mijlociu pn n Marea
Britanie. Printre obiectele i produsele descoperite de arheologi n cele mai diverse locuri ale
Imperiului se numra: obiecte de olrit fabricate n Italia, vase cu ulei de msline din Spania;
carafe cu vin din Grecia sau pietre preioase din Orientul Mijlociu, toate expuse n prezent n
muzeele tarilor unde au fost descoperite (Marea Britanie, Frana, Germania sau Romnia,
pentru a enumera doar cteva din marile rute ale comercianilor antichitii).
Cderea Imperiului Roman a adus cu sine o perioada de instabilitate economica i
politica, reducnd temporar i volumul calatorilor de afaceri
2
.

1
Rodica Minciu, Economia turismului; Ediia a III-a revzut i adugita; Editura Uranus, Bucureti,
2004, p. 81.
2
J.Swarbrooke. Susan Hower, Business Travel and Tourism, Editura Butterworth, Heinemamms,
41
Pe toata durata evului mediu i pn n zorii erei moderne, principalele categorii de
calatori au fost comercianii i pelerinii. Din punct de vedere istoric, oamenii de afaceri au
constituit elementul major de mobilitate i factorul de continuitate n relaiile dintre diverse
popoare. Acest lucru este confirmat i de faptul ca pn n secolul al XIV-lea fuseser
adoptate tehnici comerciale i instrumente juridice mult mai avansate: cambiile, poliele de
asigurare i contractele de comision dezvoltndu-se n aceasta perioada i oblignd
comercianii la o mai mare grija fata de afacerile pe care le derulau. Intre secolul al XI-lea i
al XIII-lea, Europa a fost leagnul unei revoluii comerciale ce poate fi considerata att cauza
ct i efect al redescoperirii calatorilor de afaceri. ncetarea nvlirilor (germanilor,
scandinavilor, nomazii stepelor eurasiatice, sarazinilor) este urmat de apariia schimburilor
panice (chiar din timpul luptelor), aceste lumi vrjmae dovedindu-se acum mari centre de
producie i consum: grne, blnuri i sclavi din lumea nordica i rsriteana se ofer si, n
acelai timp sunt cerute de marile metropole ale civilizaiei musulmane de unde vin n schimb,
din abundenta metalele preioase ale Africii i Asiei.
Evului mediu timpuriu, cu incursiunile i jafurile sale, i urmeaz o pace (relativ),
aceast siguran permind o nviorare a economiei i mai ales odat ce uscatul i marea
deveniser cal mai puin periculoase, o accelerare dac nu chiar o reluare a comerului. n
plus, mortalitatea regresnd i condiiile de hrana ca i posibilitile de subzistenta
mbuntindu-se, are loc un avnt demografic ce va deveni pentru cretintate o sursa de
consumatori, de productori, de mna de lucru, un rezervor din care comerul i va recruta
oamenii. Iar cnd situaia S-a schimbat i a venit rndul cretintii s atace, marele episod al
Cruciadelor nu va fi dect o faada la umbra creia se vor dezvolta n continuare schimburile
comerciale.
Aceste rsturnri de situaii Sunt legate de un fenomen capital: naterea sau renaterea
oraelor, caracteristica lor majora n aceasta perioada fund primatul funciei economice. Fie ca
sunt noduri de cai de comunicaie, halte marcnd etapele pe drumurile comerciale, porturi
maritime sau fluviale - centrul lor vital se afla lng vechiul castru feudal, lng nucleul
militar sau religios, alturi de nou aprutul cartier al dughenelor, alturi de piaa sau de locul
de tranzit al mrfurilor.
Cei doi poli ai comerului internaional erau Mediterana i Nordul, ceea ce duce la
apariia a doua benzi de orae comerciale puternice: de o parte Italia i (ntr-o msura mai
mica) Provena i Spania, de cealalt parte Germania de Nord.
Acest lucru i explica predominarea n Europa medievala a doi negustori: italianul i
hanseatul, fiecare cu propriile caracteristici. ntre cele doua exista ns o zon de contact cu un
caracter de originalitate, datorat faptului c adaug funciei sale de mijlocitoare de schimburi
ntre cele dou arii comerciale menionate anterior i funcia de productoare. Aceasta zona
este Europa de Nord - Vest formata din sud-estul Angliei, Normandia, Flandra, Champagne,
inuturile de pe valea rului Mense i cele ale Renaniei de Jos. Este vigurosul domeniu al
postavului i totodat, mpreuna cu Italia nordic i centrala, singura regiune a Europei
medievale unde se poate vorbi de prezenta industriei. Alturi de articolele de consum
provenind din Nordul i Rsritul continentului, produsele industriei textile europene
constituie mrfurile pe care negustorul italian i cel hanseat vin s le caute pe pieele i la
trgurile din Champagne i Flandra. n cursul acestei prime faze de apariie i avnt
comercial, negustorul medieval este, n primul rnd, un negustor itinerant. Nenumratele
obstacole l ateapt pe drumurile de uscat i apa pe care i transporta mrfurile, att naturale,
ct i legate de mijloacele de transport nc rudimentare.
De-a lungul istoriei au existat, alturi de negustori, alte trei marin categorii
profesionale care au practicat (intr-o forma incipienta) cltoriile de afaceri: preoii tuturor
religiilor ce cltoreau fie n scopul introducerii religiei respective n teritoriile ocupate, fie
pentru ntlniri ale conclavurilor, fie pentru pelerinaje.

London, 2002, p.15.
42
A doua mare categorie o reprezentau soldaii i n particular mercenarii, ce cltoreau
fie pentru a lua parte la btlii, fie pentru a se muta n teritoriile ocupate, sau pun i simplu
pentru ca se muta garnizoana.
A treia mare categorie era formata din muncitorii ce migrau temporar n cutarea unui
loc de munca (pentru cteva luni pe an - atunci cnd n satele lor nu aveau de lucru).
Interesant, este c cele trei categorii profesionale, mpreun cu comercianii reprezint nc
din vechime i pn n zilele noastre pri componente ale calatorilor de afaceri.
n perioada 1750-1900 cltoriile i turismul de afaceri n Europa s-au dezvoltat din
trei mari motive: revoluia industrial (nceput n Anglia i extinsa apoi n majoritatea rilor
europene); dezvoltarea imperiilor epocii moderne i mbuntirea reelei de drumuri (i foarte
important: apariia cii ferate). La nceputul secolului XX primul loc n turismul de afaceri
ncepe s fie ocupat de Statele Unite. ntlnirile (ntrunirile) aveau loc din vremuri
imemoriale, dar conceptul de conferina sau convenie a fost dezvoltat abia acum n SUA.
Oraele realizeaz curnd c prin gzduirea unor astfel de evenimente se aduc mari
beneficii comunitarii. n aceasta perioad se deschid primele birouri pentru organizarea de
evenimente i pentru nscrierea oraelor respective ca destinaii pentru turismul de afaceri:
Detroit n 1896, Cleveland n 1904, Atlantic City (1908), Denver i St Louis (1909) i
Louisville i Los Angeles (1910). n jurul anului 1950 turismul i cltoriile de afaceri se
dezvolt exploziv datorit pe de o parte creterii consumului (boom-ului economic), dar i
dezvoltrii facilitilor oferite turitilor.
La sfritul secolului XX tigrii economiei din Sud-Estul Asiei i bogatele ri
petroliere din Orientul Mijlociu ncep s devin elemente majore n dezvoltarea acestei forme
ale turismului. n

trecut, foarte putini erau cei ce se plimbau de plcere, majoritatea
cltorilor fiind bazate pe activitile comerciale, religioase sau militare, activitatea ce se
regsesc i astzi printre motivele cltoriilor de afaceri, chiar dac la o scara mult mai mare
i cu mijloace mult mai evoluate. Concluzia uimitoare a acestor succinte spicuiri din istoria
activitii turistice este aceea ca, tot (sau, pentru a nu exagera - aproape tot) ce se afirma c
este istorie a turismului, n general, este - n fond - o istorie a turismului de afaceri.
3.2. Concepte i teorii privind turismul de afaceri
Turismul de afaceri presupune, n general, deplasarea ntr-o alt localitate, la o distan
mai mare de 50 de km de localitatea de origine a turistului de afaceri, deplasare determinat
strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educaional. Exist mai multe feluri de
turism de afaceri: deplasri individuale, deplasri de grup, deplasri cu ocazia unor
evenimente (domeniul Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions (MICE)), team
building-un i deplasri de training.
Forme de turism de afaceri (business travel & tourism).
- Congrese i Convenii internaionale
- Conferine i ntlniri pentru asociaii, firme, instituii
- Traininguri
- Expoziii i trguri comerciale
- Lansri de produse, Incentive travel
- Cltorii individuale de afaceri
- Deplasri n interes de serviciu a funcionarilor din instituiile de stat.
ntrunirea

este un eveniment organizat pentru discutarea unor probleme comune
(comerciale sau non-comerciale), poate ntruni 6 persoane sau sute de persoane, poate dura
cteva ore sau o sptmn. Ceea ce face ca ntrunirile s fie parte a turismului de afaceri este
faptul ca ele angajeaz cteva servicii aparinnd industriei turistice i pleac de la premisele
organizrii.
Expoziiile pot fi definite (tot conform lui Davidson), ca prezentri de produse sau
servicii avnd un public inta n scopul promovrii vnzrilor sau informrii vizitatorilor.
Expoziiile sunt considerate ca fiind parte a turismului de afaceri deoarece stimuleaz
43
cltoriile (att ale expozanilor ct i ale vizitatorilor). De asemenea, ele creeaz o cerere
ridicat pentru diferite servicii turistice, ca de exemplu cateringul i cazarea.
n diferite pri ale lumii le ntlnim sub denumirea de trguri sau manifestri.
Cursurile de pregtire (training) sunt evenimente unde participanii se ntlnesc
(ntr-un anumit loc, pentru o perioada determinata de timp) pentru a primi informaii, sau
pentru a fi ajutai s-si dezvolte anumite aptitudini. Acestea pot fi cursuri de pregtire interne,
unde toi participanii aparin unei singure organizaii sau evenimente deschise unde
instituia ce coordoneaz cursurile de pregtire ofer programe ce sunt disponibile tuturor
celor ce vor s beneficieze de ele.
Lansrile de produse sunt evenimente specializate pe cane multe organizaii le
utilizeaz n prezent ca o modalitate de promovare a produselor i serviciilor ce urmeaz a fi
introduse pe piaa. Ele au de obicei o audien variata incluznd media, distribuitorii i
consumatorii. De asemenea, lansrile n general, evenimente de scurt durat (chiar i de
cteva minute), dar necesita un buget foarte mare.
Cltoriile stimulent au fost definite n 1998 de ctre Society of Incentive Travel
Executives (SITE) ca fund un instrument de management care - prin oferirea unor calatorii
de excepie - s motiveze i / sau s recunoasc participanilor nivelul nalt de performan
atins n ndeplinirea sarcinilor ce le revin n cadrul organizaiei.
Cltoriile stimulent utilizeaz turismul de loisir pentru recunoaterea performantelor
la locul de munca.
Reuniunile organizate pot mbrca diferite forme:
- Adunare - ntlnire ntre persoane reunite pentru a delibera, diviza sau pentru
divertisment.
- Colocviu - ntlniri la care civa specialiti in cuvntri pe un anumit subiect sau
rspund la ntrebri legate de acesta.
- Conclav - o ntlnire privata sau o adunare secreta (de obicei religioasa).
- Conferina - un schimb de opinii formal sau o ntrunire a mai multor oameni pentru a
discuta probleme de interes comun, n care o persoana face o expunere, auditoriul
participnd activ.
- Congres - ntlnire formala a unor delegaii pentru discuii, n special persoane
aparinnd unui anumit organism sau unei specializri profesionale.
- Manifestri cu caracter informativ, congresele reunesc ntre 100 i 1.000 de persoane
cu scopul de a schimba idei i de a-si comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2-3
zile.
- Convenie - adunare de oameni care se ntlnesc ntr-un scop comun, n special, o
ntlnire a delegaiilor unui partid n scopul formulrii politicii sau selectrii
candidailor pentru funcii.
- Meeting - o ntrunire a mai multor oameni cu un scop comun.
- Recepie - manifestare cu caracter festiv, de un standard nalt.
- Reuniune - manifestare cu caracter comercial, promoional sau informativ, regrupnd
30-150 persoane, iar durata nu depete de regul 3 zile.
- Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 -30 de persoane cu o durata de
3 -5 zile.
- Simpozion - petrecere cu muzica i conversaie sau o ntlnire formala la care civa
specialiti in scurte cuvntri pe un anumit subiect sau subiecte asemntoare, la care
auditoriul nu participa activ.
- Summit - o conferina oficiala la cel mai nalt nivel (de exemplu: la nivelul efilor de
stat i de guvern).
- Workshop - reuniune de 30-35 de persoane n cursul creia se discuta n grupuri mici,
realizndu-se un schimb de experiena. Termenul este utilizat n SUA, iar francezii l
numesc salon sau trg n cadrul cruia un numr variabil de expozani i prezint
produsele unui public de profesioniti.
44
O alta clasificare (R. Davidson) mparte turismul de afaceri n: turism general de
afaceri (delegaii), reuniuni / ntruniri, trguri i expoziii, calatorii stimulent.
Prin coninutul sau complex, turismul de afaceri permite apariia multor definiii i
clasificri.
3.3. Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir
Serviciile turistice de baza i multe din cele suplimentare sau complementare servesc
att turismului de afaceri ct i celui de vacan.
Transportul, cazarea, alimentaia, serviciile de informare i de promovare, sau
activitatea ageniilor de turism i chiar atraciile turistice sunt prezente pe ambele piee, chiar
daca serviciile oferite fiecruia pot fi diferite.
Cu toate acestea exista i deosebiri importante ntre cele dou mari tipuri de turism.
Turismul de afaceri conine un element important din turismul de plcere.
n cazul cltorilor stimulent putem spune ca aproape toate elementele sunt similare
turismului de odihna, excepie fcnd modalitatea de plata a serviciilor, dar chiar i pentru
delegaii la o conferina, vizitatorii unor trguri comerciale i turitii de afaceri individuali,
vizitarea locurilor atractive poate reprezenta un mod de relaxare la sfritul unei zile de lucru.
Tabelul 3.1
Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir
DEOSEBIRI
Factori de
influen
Turismul de
loisir
Turismul de
afaceri
ASEMNRI
Cine pltete? Turistul Angajatorul turistului
sau asociaii din care
face parte acesta
Patronii pot s i
plteasc singuri
cltoriile
Cine decide
destinaia?
Turistul Organizatorul
ntlnirii / cltoriei
incentive / conferinei
expoziiei
Organizatorii pot ine
deseori cont de
dorinele delegaiilor
Cnd au loc aceste
calatorii?
Pe durata vacanelor
i n week-end
Tot anul de luni pn
vineri.
Iulie i august sunt
evitate n alegerea
evenimentelor
majore.
Perioada de comand
(perioada de timp
dintre rezervare i
plecare n cltorie).
Vacantele sunt
rezervate de regula
cu cteva luni n
avans; pentru
plecrile de cteva
zile se poate face
rezervare cu cteva
zile nainte.
Unele calatorii de
afaceri pot fi anunate
cu foarte puin timp
nainte de a ncepe.
Conferinele
importante sunt
rezervate cu civa
ani nainte.
Cine cltorete? Oricine are suficieni
bani i timp.
Acele persoane a
cror munca necesita
calatorii sau membrii
unor asociaii.
Unii oamenii de
afaceri sunt nsoii n
cltorie de persoane
care nu au legtura cu
evenimentul.
Ce tipuri de
destinaii sunt
utilizate?
Toate tipurile: litoral,
orae, munte i la
tara.
n general sunt
centrate pe oraele
din zonele
industrializate.
Destinaiile pentru
turismul incentiv sunt
foarte asemntoare
cu cele pentru
45
DEOSEBIRI
Factori de
influen
Turismul de
loisir
Turismul de
afaceri
ASEMNRI
turismul de masa.
Sursa: J.Swarbooke, Susan Hower, op. cit, p.11

Spre deosebire de turistul obinuit (clasic), cel ce cltorete n interes de. afaceri
cheltuiete de obicei mai mult att pentru cazare ct i pentru transport, deoarece acesta din
urm are nevoie de servicii turistice de calitate superioar i de servicii specializate (sli de
conferine, translatori .a.).
Exist patru mari asemnri ntre cererea pentru turismul de loisir i cea de afaceri:
a) turitii de afaceri devin turiti de loisir odat cu terminarea zilei de lucru;
b) programul unei conferine include i activitatea de loisir pentru delegai;
c) cltoriile stimulent nseamn oferirea unei vacante ca recompensa pentru munca
depus;
d) muli oameni de afaceri sunt acompaniai de partenerii lor sau / i de copii, care fac
cltoria de plcere i nu pentru afaceri.
3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii
La fel ca i turismul de loisir, turismul de afaceri aduce multe avantaje att
comunitilor locale, ct i rilor ce sunt preferate pentru organizarea unor evenimente de
amploare.
n plus, turismul de afaceri aduce att ncasri mai mani, ct i reducere a sezonalitii.
Sezonalitatea este una din problemele majore cu care se confrunt activitatea turistica,
turismul de afaceri jucnd un important rol n ameliorarea incidenei acestui fenomen.
Importana acestei piee const (pe lng ncasrile mari) n creterea ratei de ocupare
n extrasezon, fapt necunoscut de foarte multe ri i orae organizatoare de evenimente.
Lunile cu cele mai multe reuniuni internaionale sunt, n ordine octombrie i septembrie.
Un alt avantaj major adus de turismul de afaceri este profitabilitatea ridicat.
Aceasta forma moderna de turism presupune costuri relativ mari, dar datorita
profilului Socio-economic al celor ce cltoresc pentru afaceri (din clasa medie i superioar
de management) tinde sa aduc beneficii furnizorilor de servicii de calitate superioar:
hoteluri de peste trei stele, facilitai de transport ba clasa superioar etc.
Turismul de afaceri are, de asemenea, un impact pozitiv i asupra mediului.
Cu toate ca delegaii pentru o conferina sosesc ntr-o localitate n numr mane, ei
petrec majoritatea timpului n slile de conferina, iar ieirile n ora seara nu reprezint o
sursa de stres pentru populaia rezidenta. De asemenea, ei utilizeaz pentru transport avionul
sau trenul, nepunnd mari probleme cu poluarea sau cu aglomerarea parcrilor.
Un alt avantaj se refer la posibilitile de promovare. Astfel, un vizitator cane pleac
de la o conferina avnd o bun impresie devine un ambasador nepltit ce face reclama acelei
destinaii. Acesta este motivul pentru care autoritile locale fac un efort deosebit n a-i
impresiona pe turitii de afaceri. De multe ori aceti turiti sunt persoane influente, ale cror
opinii pot fi determinante n alegerea unei destinaii pentru o aciune ulterioar. Eforturile
locale de impresionare a vizitatorilor iau forme diverse: un discurs al primarului ba
deschiderea unei conferine, un film despre atraciile locale, un tur cu autocarul al oraului i
mprejurimilor, o cina tradiional. Oricare an fi tehnica aleas, scopul este acela de a crea o
imagine buna ce poate fi transmisa colegilor sau prietenilor, dar i pentru revenirea ca
reprezentani ai turismului de loisir n localitate i n zon.
46
3.5. Piaa turismului de afaceri
Piaa turismului de afaceri este locul de ntlnire al furnizorilor acestor servicii
specializate cu beneficiarii lor.
Principalii furnizori ai industriei reuniunilor i conferinelor sunt aceia care asigura
facilitai specifice acestei piee. Marile centre de conferine reprezint cei mai buni susintori
ai ntlnirilor de afaceri, dar muzeele, teatrele, castelele, vapoarele i chiar parcurile tematice
Sunt capabile de a fi locuri de ntlnire pentru evenimente ce au nevoie de o locaie speciala
pentru a fi memorabile. i hotelurile au locul lor important pe piaa ntlnirilor de afaceri,
datorita posibilitii gzduirii unui numr mare de evenimente de talie mica i medie.
Dominaia hotelurilor pe aceasta piaa este concurata de alte tipuri de locaii.
Exemplul cel mai bun l reprezint marile universiti ce au investit n uniti pentru cazare i
ntlniri, n scopul creterii veniturilor proprii.
De cealalt parte a pieei turismului de afaceri se afl beneficiarii. Acetia pot fi
clasificai n trei mari categorii: sectorul corporate, asociaiile i sectorul public.
Sectorul corporate este reprezentat de companiile al cror interes principal de
realizare a ntlnirilor este unul strict comercial: conferine pentru discutarea strategiilor,
lansri de noi produse i realizarea de sesiuni de pregtire pentru angajai.
Activitile de relaxare ce nsoesc de obicei conferinele permit participanilor s
creeze un mai bun spirit de echipa.
Asociaiile (a doua mare categorie de beneficiari) Sunt de doua tipuri: profesionale,
cnd motivul ntlnirilor este legat de munca i de voluntari
Asociaiile pot fi locale, regionale, naionale sau internaionale. Cu toate ca membrii
lor sunt foarte dispersai, acetia trebuie s se reuneasc regulat pentru a se pune ba curent cu
ultimele tendine sau descoperiri n domeniul lor de activitate.
Competiia cea mai mare ntre destinaii se da pentru organizarea conferinelor
asociaiilor internaionale care implica un numr mare de delegai, dureaz mai mult i, ca o
regul general, sunt mai puin frecvente. Din fericire pentru ageniile de turism implicate n
astfel de manifestri, numrul asociaiilor internaionale creste ca urmare a specializrii
profesionale tot mai mari.
Sectorul public - autoritile locale i centrale - cumpra serviciile oferite de
organizatori ai turismului de afaceri, att pentru delegaii, ct mai ales pentru organizarea unor
evenimente la nivel local, naional sau internaional. Sectorul educaional i cel al sntii
sunt cei mai mari consumatori, dar i organizatori ai unor astfel de activitatea.
ntrebri recapitulative
1. Caracterizai formele turismului de afaceri?
2. Comentai formele reuniunilor organizate?
3. Ce asemnri identificai ntre turismul de afaceri i turismul de loisir?
4. Ce deosebiri identificai ntre turismul de afaceri i turismul de loisir?
5. Cum caracterizai avantajele turismului de afaceri pentru destinaii?
6. Subliniai cteva particulariti ale pieei turismului de afaceri.
Teste gril pentru autoevaluare
1. Forme ale turismului de afaceri pot fi:
a. conferine i ntruniri pentru asociaii, firme, instituii;
b. cltorii individuale de afaceri;
c. turismul de loisir;
d. traininguri, expoziii i trguri comerciale etc.
A (a, b, c); B (a, b, d); C (a, b); D (a, b, c, d)
2. Reuniunile organizate pot mbrca diferite forme:
a. adunare;
47
b. conferin, congres;
c. colocviu;
d. convenie.
A (a, b, c, d); B (b, c, d); C (a, b); D (c, d)
3. ntre cererea pentru turismul de losir i turismul de afaceri exist unele asemnri:
a. turitii de afaceri devin turiti de loisir odat cu terminarea zilei de lucru;
b. programul unei conferine include i activitatea de losir pentru delegai;
c. destinaia este decis de turist;
d. cltoriile au loc pe durata vacanelor i n week-end.
A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (c, d)
4. Beneficiarii pieei turismului de afaceri cuprind drept categorii:
a. ntreprinztorii privai;
b. asociaiile profesionale, ori voluntare;
c. sectorul public (autoritile locale i centrale),
d. turitii motivai pentru odihn, refacerea sntii.
A (a. B. c); B (a, b, c, d); C (c, d); D (a, b)
5. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii ar nsemna:
a. ncasri mari i creterea ratei de ocupare n extrasezon;
b. o reducere a sezonalitii;
c. profitabilitatea ridicat;
d. impact pozitiv asupra mediului i ample posibiliti de promovare.
A (a, b); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (b, c)
Bibliografie selectiv
1. Davidson Rob (1994), Business Travel, Editura Pitman, London.
2. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor,
Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-23.
48
CAPITOLUL 4
Tendine ale turismului de afaceri pe plan mondial
Obiective:
focalizarea unor statistici economice privind situaia actual a turismului de afaceri;
relevarea organismelor i organizaiilor internaionale n turismul de afaceri;
prezentarea general a turismului de afaceri din alte ri i din Romnia;
prezentarea relaiei dintre oferta hotelier din Romnia i turismul de afaceri.

Rezumat: Unul dintre cele mai dinamice sectoare ale economiei este cel al turismului de
afaceri, tendina fiind de dezvoltare susinut ca urare a extinderii relaiilor internaionale n
toate domeniile i mai ales ca urmare a globalizrii vieii economice.

Factori cheie: turism de afaceri, pia a turismului de afaceri.

Turismul de afaceri s-a remarcat ca unul din cele mai dinamice sectoare ale
economiei, tendina fund de dezvoltare susinut ca urmare a extinderii relaiilor
internaionale n toate domeniile i mai ales ca urmare a globalizrii vieii economice.
4.1. Situaia actual a turismului de afaceri
n anul 2004 au avut loc 9160 de reuniuni n 223 de ri i 1557 de orae. Fa de anul
2000 (n cane s-a nregistrat numrul maxim de reuniuni), numrul reuniunilor a fost mai mic
cu 12% (1253 reuniuni). Pe regiuni, numrul reuniunilor s-a redus cu 11% n Africa; 11% n
Europa; 6% n America de Nord; 16% n America de Sud; 2% n Australia i Pacific crescnd
doar n Asia cu 14,9%. Ponderea fiecrui continent n organizarea de reuniuni n 2004 este
urmtoarea:
Tabelul 2
Cota de piaa a organizrii de reuniuni pe continente n 2004
Continentul / Cota de pia 2004 2003 2002 2001 2000
Total 100 100 100 100 100
Europa 56,8 58,3 56,7 57,66 56,19
America de Nord 13,9 14,9 16,5 15,96 17,17
Asia 14,9 12,9 13,7 12,8 13,08
America de Sud 6,4 6,0 4,71 5,19 5,12
Africa 4,8 4,8 4,6 4,25 4,03
Australia i Pacific 3,2 3,1 3,8 4,14 4,41
Sursa: www. uia. org
Topul primelor ri n ceea ce privete organizarea de reuniuni internaionale n 2004
este urmtorul:
Tabelul 3
Primele 10 ri organizatoare de reuniuni internaionale n anul 2004
Tara Numrul de reuniuni
Procentul din total reuniuni
- % -
SUA 1080 11.79
Frana 552 6.03
Germania 491 5.36
Marea Britanie 377 4.12
49
Tara Numrul de reuniuni
Procentul din total reuniuni
- % -
Spania 361 3.94
Italia 336 3.67
Elveia 302 3.30
Belgia 282 3.05
Austria 279 3.05
China, Hong Kong i
Macau
231 2.52
Sursa: www. uia. Org

n ceea ce privete topul primelor 10 orae situaia n 2004 este urmtoarea:
Tabelul 4
Primele 10 orae organizatoare de reuniuni internaionale n anul 2004
Oraul Numr reuniuni
Ponderea n total
(% )
Paris 221 2.4!
Viena 219 2.39
Bruxelles 190 2,07
Geneva 188 2,05
Singapore 156 1,70
Copenhaga 137 1.50
Barcelona 133 1.45
Londra 131 1.43
Berlin 110 1.20
Seul 109 1,19
Sursa: www. uia. org

Reuniunile luate n considerare n aceasta clasificare ndeplinesc criterii de selecie
stricte impuse de UIA (Uniunea Asociaiilor Internaionale): sunt organizate sau sponsorizate
de organizaii internaionale ce apar n Yearbook of Internaional Organizations i n
Internaional Congress Calendar; sau sunt ntlniri (reuniuni) naionale cu participare
internaional organizate de filiale naionale ale unor asociaii internaionale.
Tabelul 5
ncasrile din turismul de afaceri n perioada 2000-2005 i previziuni pentru 2015.
Anii
ncasri
(mld $)
2000 2001 2002 2003 2004
(E)
2005
(E)
2015 (P)
Total turism de afaceri 502,64 480,05 461,32 521,81 592,08 652,90 962,71
din care
Corporaii 434,57 414,53 398,03 450,08 509,91 561,95 834,37
Guverne 68,08 65,51 63,29 71,74 82,16 90,94 128,34
Total turism afaceri
(cretere fa de anul
precedent) - % -
10,32 -2,18 -6,15 2,16 5,25 4,64 3,13
(anual)
4.2. Organisme i organizaii internaionale n turismul de afaceri
Organizaiile internaionale profesionale ce au preocupri n domeniul turismului de
afaceri n general sunt:
- Asociaia Internaional a Palatelor de Congrese (AIPC);
50
- Federaia Europeana a Oraelor de Conferina (EFCT);
- Asociaia Internaional a Convention Visitor Buneau-urilor (IACVB);
- Asociaia Internaional a Congreselor i Reuniunilor (ICCA);
- Organizaia Internaional a Profesionitilor de Reuniuni (MPI);
- Asociaia de Management Profesionist de Reuniuni (PCMA);
- Societatea Executivilor din Turismul de Afaceri i Motivaional (SITE);
- Uniunea Trgurilor Internaionale (UFI);
- Uniunea Asociaiilor Internaionale (UIA).
4.3. Turismul de afaceri n diferite ri ale lumii
Cele mai reprezentative ri pentru activitile legate de turismul de afaceri sunt: SUA,
Marea Britanie, Frana, Germania, Japonia.
SUA
Fiind situat pe primul loc n toate statisticile referitoare la ncasrile din turism n
general i la cele de afaceri n special, SUA prezint o evoluie complexa n ceea ce privete
acest domeniu turistic, cu oscilaii periodice, care ns nu elimina avansul enorm n faa
celorlalte ri.
Cele mai reprezentative orae, n ordinea importantei sunt: Washington, cu peste 6%
din totalul evenimentelor organizate n SUA i aproape 1% din numrul total de congrese
organizate pe plan mondial, urmat de New York cu 5% din manifestrile americane i 0,8%
din totalul mondial i Chicago cu aproape 3,5% din evenimentele organizate n SUA. Toate
aceste orae au dotri impresionante pentru organizarea de evenimente.
1

Cu toate acestea turismul de afaceri a sczut drastic n intervalul 2001-2003 fa de
anul 2000 cnd s-a nregistrat un maxim pentru acest tip de activitate.
Printre factorii ce au avut un efect negativ menionm: evenimentele de la 11.09.2001,
rzboiul din Irak i rspndirea pneumoniei acute (SARS).
Previziunile pentru urmtoarea perioada de timp sunt ns pozitive. Creterea, dei
lent a economiei americane, va relansa uor turismul de afaceri, ncetarea aciunilor militare
din Irak determinnd o cretere a siguranei celor ce ntreprind calatorii de afaceri. Cu toate
previziunile optimiste se pare ca volumul activitilor specifice turismului de afaceri de la
sfritul mileniului II va fi greu de atins nc o lung perioad de timp, innd cont i de
schimbrile majore n politicile specifice turismului de afaceri, ca i de succesul tot mai mare
al tehnologiilor care pot substitui o parte a cltoriilor de afaceri clasice.
Incidena cea mai mare a turismului de afaceri se regsete n ntlnirile asociaiilor
(53%), urmnd apoi turismul individual de afaceri (43%) i deplasrile necesare pentru
ntlnirile corporatiste (29%). Se observa, de asemenea, un declin al calatorilor de afaceri
internaionale i al celor cu durata mare (5 sau mai multe nopi de cazare). O alt tendin
observat de studiul realizat de Naional Business Travel Monitor este preferina oamenilor de
afaceri pentru uniti de cazare mai mici de 300 de camere. Dei industria hotelier continu
s investeasc n uniti de cazare mari (big-boxes), 74% dintre cltorii n interes de
afaceri prefera locaiile cu mai puin de 300 de camere.
n ceea ce privete serviciile de transport aerian, 4 din 10 calatori de business declar
c ncearc s obin mile (de tip Smartmiles), de cte ori cltoresc n interes de afaceri,
pentru a le utiliza ulterior pentru vacanele personale.
Facilitile menionate pentru zborul cu avionul sunt: spaiu mai mare pentru picioare
(88% fa de 83% n 2004); spaiu suplimentar pentru bagaje (63% fa de 55%); accesul la
internet n timpul zborului (36% fa de 27%). n schimb, numai 23% din oamenii de afaceri
consider c folosirea telefoanelor celulare ar trebui permis n timpul zborului, iar 7 din 10
persoane consider c n cazul permisiuni de a utiliza telefoanele celulare la bond, ar trebui
prevzute locuri (zone) distincte n avion pentru cei care utilizeaz, respectiv pentru cei care
nu utilizeaz celularul.
51
Contrar tendinelor nregistrate n ultimii ani n activitatea turistica s-a observat o
cretere a procentului celor care prefera utilizarea serviciilor unui agent de turism (32% fata
de 25% n 2004), fie din cauza suspiciunii crescute fata de tarifele practicate prin diverse
canale de distribuie, fie preferinei turitilor de afaceri de a-i petrece timpul necesar gsirii
unei locaii n alt mod, lsnd acest lucru n seama agenilor de turism.
n 2004, 68% dintre cltorii n interes de afaceri au folosit internetul sau serviciile on-
line pentru a-si planifica unele aspecte ale cltoriei i 54% i-au fcut rezervri on-line.
Creterea utilizrii rezervrilor on-line se reflecta n creterea cifrei de afaceri
ageniilor de turism ce ofer astfel de facilitai. Jupiter Research estimeaz ca de la o cifra de
afaceri de 12 mld $ n 2004 se va ajunge n 2009 la 32 mld $, ceea ce nseamn cam 35% din
totalul afacerilor ageniilor specializate n turism de afaceri.
O viata n cltorie continu s fie o provocare pentru cltorii n interes de afaceri,
chiar daca 41% considera ca nu dorm suficient, 35% ca mnnc prea mult, 23% ca sunt prea
stresai i 18% ca se simt singuri.
Germania
Germania este liderul

Europei n ceea ce privete ncasrile din turismul de afaceri.
Anul 2004 a fost un an excelent pentru hotelurile i centrele de convenii i congrese din
Germania.
German Convention Bureau (GCB) are aproximativ 200 de membrii incluznd
hoteluri, centre de convenii, firme de rent-a-car, agenii specializate n crearea i derularea
evenimentelor.
Berlinul ocup locul patru ntre cele mai mari orae organizatoare de evenimente din
Germania, fapt ce se datoreaz i Centrului Internaional de Congrese Berlin (IOC Berlin),
acesta numrndu-se printre cele mai mar i mai moderne centre de afaceri din lume. n
fiecare an, IOC Berlin gzduiete peste 500 de manifestri de tipul congreselor, conferinelor
naionale i internaionale, fiecare avnd, n medie, 250 de participani, precum i peste 70 de
trguri i expoziii cu o audienta medie de 200.000 de vizitatori. Centrul dispune de 80 de sli
de conferin cu o capacitate cuprins ntre 20 i 9100 de locuri.
Un alt ora german cu importante dotri pentru turismul de afaceri este oraul
Hanovra, Centrul de Congrese de aici fund cunoscut n toata lumea pentru trgurile i
conferinele sale. Dotrile specifice se grupeaz n 43 de sli de recepii i banchete, cu o
capacitate de 3.800 de locuri, 38 de sli pentru conferine i seminarii dispunnd de 15-220 de
locuri precum i o serie de sli pentru baluri i diverse ceremonii, cu o capacitate maxima de
3.642 de locuri. Centrul mai dispune i de 10.000 mp spaiu interior i 40.000 mp spaiu
exterior pentru expoziii. Un loc important n peisajul ntlnirilor de afaceri l ocupa i oraul
Munchen, cu al sau Centru Internaional de Conferine (ICM). Capacitatea totala este de 7.000
de locuri n cele 20 de sli de conferine, fiecare putnd gzdui ntre 30 i 3.000 de persoane,
existnd i posibilitatea divizrii acestora, astfel nct s se adapteze diferitelor cerine.
Suprafaa totala a centrului este de 8.000 mp, cea mai mare sal avnd 3.500 mp.
O dezvoltare remarcabil n ceea ce privete turismul de afaceri o are oraul Stuttgart
cu Centrul de Trguri i Conferine Stuttgart. Acesta are o suprafaa totala de expoziii de
50.000 mp, mprita n 16 sli de expoziii multifuncionale. Centrul dispune de asemenea de
9 sli de conferine cane pot gzdui peste 3.900 de persoane, dotate cu toata tehnologia
necesar. Mai poate fi menionat i oraul Dusseldorf care are 5 centre de afaceri, cel mai
important fund Centrul de Congrese Dusseldorf, al treilea ca mrime n Germania, cu peste
2.500 de evenimente organizate anual i peste 700.000 de vizitatori, slile de conferine avnd
o capacitate totala de 7.500 de persoane.
Pot fi enumerate, de asemenea, i alte mari orae germane cu o dezvoltare importanta
n ceea ce privete echipamentele pentru turismul de afaceri: Frankfurt, Essen, Nurenbeng,
Kalsruhe, Dresda, Dortmund, Leipzig.
52
4.4. Turismul de afaceri n Romnia
Evoluia general pozitiv a economiei romneti, are ca efect direct o intensificare a
relaiilor de afaceri. Ca urmare a acestor tendine pozitive, turismul de afaceri poate avea i el
un trend cresctor, chiar dac pn n prezent aceasta form modern de turism a avut o
dezvoltare destul de redus.
4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri n Romnia
nainte de 1990, n Romnia, turismul de afaceri era foarte slab dezvoltat. Singurele
evenimente erau, organizate n cadrul Complexului Expoziional Romexpo.
n prezent, turismul de afaceri, reprezint poate cel mai stabil sector n cadrul
turismului romanesc, nregistrnd o dezvoltare constanta, n ultimii doi-trei ani. n urma
referinelor, oferite mass-media de instituiile acreditate n acest sens, se constata o cretere
permanenta a acestui domeniu, cu peste 20% pe an, ncepnd din 2005 i pn n prezent.
Pentru aproximativ doua treimi, din totalul celor 2 milioane de turiti strini ajuni n
Romnia, n 2007, motivul cltoriei l-a reprezentat participarea la conferine, team-building-
un sau sesiuni de training. nregistrnd o pondere major n mediul urban, turismul de
business i are ca reper Bucuretiul, unde, procentul celor sosii n interes de serviciu anul
trecut, s-a situat n jurul a 80% din totalul celor cazai n hotelurile Capitalei. i n marile
orae, precum Timioara, Cluj-Napoca, Iai sau Constana, evolueaz infrastructura necesara
domeniului MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), datorita existentei
unor aeroporturi internaionale i dezvoltrii de noi uniti de cazare, la un nivel de cotare
ridicat. De altfel, numrul sosirilor nregistrate la punctele de frontiera, n primele noua luni
ale anului trecut, a fost cu peste 25% mai mare, dect n aceeai perioada din 2006.
n momentul de fa, capacitatea hoteliera de 4-5 stele, la nivelul Capitalei, se situeaz,
sub cea a unor orae precum Budapesta sau Praga, iar numrul slilor de conferina, nu poate
satisface n totalitate, cererea privind organizarea de evenimente, n multe cazuri, fund
necesara efectuarea rezervrii, cu doua-trei luni nainte. Cele 110 hoteluri

din Bucureti,
nsumnd un total de aproximativ 8.000 de locuri de cazare i ndeplinind condiiile necesare
efecturii unui turism de business adecvat vor fi supuse unui test major, cu ocazia organizrii
Ia nceputul lunii aprilie, a Summit-ului NATO. O manifestare care va da dovada calitii
serviciilor oferite de industria ospitaliera romneasca, n acest moment.
Turismul de afaceri efectuat n scop guvernamental, comercial sau educaional, atrage
o clientela nu foarte interesata de preurile practicate, cat mai ales, de rapiditatea, calitatea i
eficienta serviciilor. n general, pachetului de business achiziionat, ii poate fi alturat, cu
uurina i unul de agrement, lund n considerare posibilitatea, ca un client mulumit, sa ceara
efectuarea unui circuit ulterior sau sa doreasc revenirea la un moment dat, alturi de cei
dragi, pe aceleai meleaguri.
Stadiul actual al dotrilor. Organizarea de conferine sau reuniuni, constituie centrul
de referina al turismului de business, reprezentnd, din punctul de vedere al hotelierilor,
componenta cea mai profitabila i eficienta a ntregii industrii de profil. Companiile, cu nume
n domeniu i nu numai, ofer n cadrul resorturilor pe care le gestioneaz, n Bucureti, o
serie de sli, cu mrimi cuprinse ntre 50 i 1.000 de locuri, toate dotate cu aparatura audio-
video necesar, surse de iluminare i mediu ambiant propice, conform cu standardele n
vigoare.
Tabelul 6
Numrul de sli de conferine n funcie de capacitate
Capacitatea slilor de conferine
Locaie
1-50 51-100 101-200 201-500 500+
Bucureti 82 51 37 24 14
Restul rii 323 150 110 34 10
Total 405 201 147 58 24
53
Sursa: Asociaia Naional a Organizatorilor Profesioniti de Conferine i Expoziii

n urma evalurii, s-a sesizat, lipsa unor locaii cu numr mare de participani,
nsumnd peste 5.000 de locuri.
Probabil, una dintre cele mai mar ncperi de acest gen, existente n prezent, aparine
Slii Palatului, intitulata Sala Mare, cu o capacitate de 4060 de locuri, ce poate fi utilata n
scurt timp, corespunztor solicitrilor.
Palatul Parlamentului, a doua construcie din lume, dup Pentagon, ca suprafaa
desfurata, a nfiinat n anul 1994 Centrul Internaional de Conferine, ce ofer 12 sli

spaioase, cea mai mare, intitulata Sala Unirii, putnd absoarbe pana la 1.000 de locuri. Este
un modern centru de conferine (care a gzduit Forumul Crans-Montana, ministeriala OSCE
din 2001, Sommet-ul Francofoniei din 2006 i alte evenimente majore), Muzeul de Arta
Contemporana.
De asemenea, Centrul de Conferine al Camerei de Comer i Industrie sau Complexul
Expoziional Romexpo, pun la dispoziia mediului de afaceri, un numr important de spatii, n
scopul organizrii de reuniuni, expoziii sau cursuri de training. Amintim i centrele de afaceri
ce sau dezvoltat ndeosebi n zona montana i pe litoral.
Dezvoltarea transportului aerian a contribuit la rndul sau la dezvoltarea turismului de
afaceri. Alturi de compania aeriana naionala Tarom, opereaz mari companii aeriene: Air
France, KLM, Alitalia, MALEV, Carpatair, LUFTHANSA, BRITISH AIRWAYS, CZECH
AIRLINES, SWISS AIR LINES i companii aeriene low cost: SkyEurope, Wizzair, BlueAir.
n ar sunt n prezent 16 aeroporturi comerciale din care 11 fac parte din reeaua de
transport transeuropean. Cel mai mare aeroport romnesc din punct de vedere al fluxului de
turiti, este Otopeni cu aproximativ 3 milioane pasageri n 2006, dup cum se poate observa n
urmtorul tabel:
Tabelul 7
Aeroporturi din Romnia
Ora Nume aeroport Vam
Pasageri 2005
(* 2006)
Lungime pist
(picioare)
Arad Arad Da 1.758 6.500
Bacu Bacu Nu 44.847 8.200
Baia Mare Tautii Magheraus Nu 6.309 5.900
Bucureti Aurel Vlaicu Da 385.759 10.400
Bucureti Henri Coand Da 3.035.511 11.400
Caransebe Caransebe Nu 73 6.500
Cluj-Napoca Someeni Da *244.366 6.000
Constana M. Koglniceanu Da 111.142 11.400
Craiova Craiova La cerere 1.557 8.200
lai lai La cerere 41.959 5.900
Oradea Oradea Da 37.891 5.900
Satu Mare Satu Mare Nu 9.276 8.200
Sibiu Sibiu Da 60.475 6.500
Suceava Salcea La cerere 12.766 5.900
Trgu Mure Vidrasau Da 4.215 8.500
Timioara Traian Vuia Da 608.212 11.400
Tulcea Cataloi Nu 29.054 6.500
Sursa: Ghidul aeroporturilor mondiale

Din vnzarea biletelor de avion, care a fost o afacere de 350 de milioane de euro n
2007, triesc att companiile aeriene prezente n Romnia, ct i o mare parte a ageniilor de
turism.
54
Oferta turismului de afaceri cuprinde i serviciile de nchiriere de maini (cunoscute ca
rent-a-car). Istoria acestor servicii n Romnia ncepe n 1975, cnd ONT Carpai deschide
primul birou. Dup 1990 s-au deschis filiale ale unor mari companii de rent-a-car: Avis,
Hertz, Europcar, Budget, Eurodolar, dar au aprut i firme locale ce ofer aceleai servicii
ntr-un mod din ce n ce mai profesionist.
Trebuie menionata, de asemenea, importanta introducerii sistemelor de rezervare
computerizata (Amadeus, Worldspan), att pentru biletele de avion, ct i pentru nchirierea
de maini sau rezervarea locurilor la hotel. Este de remarcat aici activitatea ageniilor de
turism ce au obinut licena IATA, specializndu-se pe emiterea biletelor de avion
Capacitatea Romniei de a atrage acest segment de pia este slab.
n analiza sa cu privire la conferinele internaionale organizate de ctre membrii si n
2005 Asociaia Internaional de Congrese i Conferine (ICCA) identific 5315 conferine
internaionale organizate n aproape 100 de ri. Din acestea 12 au fost organizate n Romnia.
Tabelul 8
ntrunirile Asociaiei Internaionale organizate n rile selectate n 2000-2005
ara 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Locul
Ungaria 64 51 76 75 94 97 20
Romnia 8 16 1 12 17 12 53
Serbia i
Muntenegru
2 1 0 3 12 10 58
Bulgaria 2 3 12 5 11 6 67
Total Mondial 4.500 4.468 4.981 5.014 5.497 5.315 -
Sursa: Asociaia Internaional de Congrese i Conferine ICCA 1996-2005

Exist dou motive pentru aceast performan slab. n primul rnd, Romnia nu are
multe centre de conferine special destinate acestui scop care s corespund cerinelor de pe
piaa internaional de conferine i expoziii -att pe segmentul asociaiilor, guvernamental
ct i de afaceri.
Al doilea motiv este acela c, n ciuda eforturilor ndrznee ale Asociaiei Naionale a
Organizatorilor Profesioniti de Conferine i Expoziii, se face Simit o lips a studiilor de
pia i a activitii de promovare pentru asigurarea conferinelor la nivel internaional.
4.4.2. Organizarea turismului de afaceri n Romnia
Turismul de afaceri opereaz cu o gama larga de Societi comerciale: agenii de
turism, hoteluri, organizatori de trguri i expoziii, agenii de interprei, centre de afaceri,
care, n cele mai multe ri, se grupeaz n structuri profesionale sau asociaii ce poarta cel
mai adesea numele de Convention Bureau.
Convention / Visitors Bureau-urile sunt n general Structurii asociative ce reunesc
entiti ce realizeaz venituri din activitatea specifice turismului de afaceri i industriei
organizatorilor profesioniti de reuniuni. n lume, industria organizrii de reuniuni, conferine
i expoziii, turism de afaceri i motivaional (MICE industry) este un fenomen prin excelenta
dinamic cu numeroase Structuri operative sau asociative eficiente ntre profesionitii
domeniului; organizaiile de tip Convention Bureau reprezint pretutindeni structura de
asociere cel mai frecvent ntlnit.
Romnia s-a aliniat acestor reguli abia n decembrie 1997 prin constituirea Asociaiei
Naionale a Organizatorilor Profesioniti de Conferine i Expoziii Romanian Convention
Bureau (RCB). Din 1999, RCB este membru a! celei mai importante organizaii mondiale n
domeniul: Asociaia Internaional a Congreselor i Reuniunilor (ICCA). RCB i propune sa
ctige, sa mbunteasc i s globalizeze acceptarea internaionala a Romniei ca locaie
pentru evenimente de anvergura, ct i sa impun o imagine convingtoare a ofertei locale de
servicii specifice de nalta calitate. Fund singura asociaie pluriprofesional din Romnia
55
dedicata exclusiv industriei de reuniuni, RCB reunete ca membrii mai multe categorii de
instituii publice i companii private a cror activitate este legata de organizarea de
evenimente: congrese, conferine, seminarii, expoziii specializate, trguri naionale i
internaionale, festivaluri, management al destinaiei, turism de afaceri i motivaional
(incentive).
Beneficiarii i parteneri ai RCB fie solicita consultanta RCB n identificarea unor
furnizori de servicii prin selecii de oferte, fie abordeaz direct membrii RCB pentru
contractarea serviciilor profesioniste. Companiile i instituiile reunite n cadrul RCB
organizeaz anual circa 800 de evenimente, din care peste 100 sunt trguri i expoziii i peste
600 sunt congrese, conferine, seminarii, lansri de produse i sesiuni de training, aceste
evenimente reunind circa 1.200.000-1.500.000 de participani anual.
Prezena succesiva a membrilor Asociaiei la cele mai importante trguri de
specialitate din lume: EIBTN (The Global Meetings / Incentive Exhibition) i IMEX (The
Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events) a captat atenia
organizatorilor strini de evenimente pentru Romnia.
4.4.3. Turismul de afaceri i oferta hotelier din Romnia
n tara noastr oferta hoteliera pentru turismul de afaceri se concentrat n Bucureti,
pe Valea Prahovei i pe litoralul Marii Negre.
1. Hotel Intercontinental
Cu o tradiie n domeniul turismul de afaceri nc de dinainte de 1990, primul hotel de
5 * din tara noastr ofer n prezent facilitai pentru organizarea de reuniuni i ntlniri pentru
afaceri n cele 3 sli de conferine de care dispune:
Tabelul 9
Slile de conferina din cadrul Hotelului Intercontinental
Capacitate
Sala
Dimensiuni
(mp)
nlime
(m) Amfiteatru
Sala de
clas
Recepie banchet
Rond 43 x 18 4,7 350 250 600 250
Intim 9 x 6 4,0 40 20 50 24
Hora 9 x 8 2,5 100 60 130 80

Echipamentele hotelului destinate turismului de afaceri, precum i serviciile oferite
cuprind: ecran cu proiector, proiector pentru diapozitive, microfoane, flipchart, pupitre,
echipament audio-vizual, sistem de iluminare trifazica, aer condiionat i sistem independent
de control al temperaturii, servicii de curierat, consultanta turistica. Hotelul are de asemenea
i alte atuuri importante, precum restaurantul Balada cu specific romnesc cu o panorama
deosebita, departamentul special de
catering i cazinoul.
2. Bucharest Marriott Grand Hotel
Inaugurat n anul 2000, hotelul Marriott este unul din cele mai noi hoteluri de 5* din
Bucureti si, n acelai timp una dintre locaiile cele mai cutate din punct de vedere al
turismului de afaceri. Hotelul dispune de 402 camere i apartamente de cel mai nalt confort,
alturi de care se remarca oferta n domeniul alimentaiei - nu mai puin de 5 restaurante,
cafenele sau baruri cu specific variat i meniu divers.
n ceea ce privete oferta strict specializata pe domeniul afacerilor, hotelul dispune de
10 sli funcionale, precum i spaiu pentru expoziii cu o suprafaa totala de 2.000 mp., toate
acestea fund echipate corespunztor i putnd gzdui peste 1.500 de persoane.
56
3. Hotel Athenee Palace Hilton
Hotelul beneficiaz de o locaie foarte bun, n centrul ariei de afaceri, la mica distanta
de principalele atracii turistice ale Bucuretiului. Hotelul dispune de 272 camere, dintre care
210 standard, 47 tip executive i 15 apartamente. Serviciile hotelului pentru turismul de
afaceri cuprind: nchirierea de echipamente audio-vizua, servicii de telefonie, fax, conectare
la internet, fotocopiere, printare, dactilografiere, servicii de traducere i secretariat, centru de
afaceri cu nchiriere de birouri. n ceea ce privete slile de ntruniri i banchete,
caracteristicile acestora sunt prezentate n tabelul urmtor:
Tabelul 10
Slile de conferin din cadrul hotelului Athenee Palace Hilton
Capacitate
Sala
Dimensiuni
(mp)
nlime
(m) Amfiteatru
Sal de
clas
Conferin
Form
de U
Circular Banchet Recepie
Brncui /
Coand /
Eliade /
Silvestru
8 x 4 2 24 16 16 - - 16 20
Le
Diplomat
18 x 17 5 400 180 180 80 100 250 350
Marcu /
Enescu /
Cioran
8 x 9 2 60 36 36 27 40 40 60
Regina
Maria A+B
14 x 13 4 200 140 140 50 60 140 180
n afara slilor de conferina, hotelul mai dispune de un centru de afaceri care pune la
dispoziia celor interesai, contra cost, calculatoare, imprimanta, acces internet, acces e-mail,
copiator, maina de laminat, servicii de secretariat.
De asemenea, legat de domeniul turismului de afaceri nu trebuie uitat nici
departamentul de catering care-i ofer serviciile pentru organizarea de reuniuni, ntlniri
private i evenimente incentive.
4. Best Western Parc
Hotelul Best Western Parc ofer n domeniul turismului de afaceri facilitile celor 4
sli de conferina de care dispune. Sala Terra, sala polivalenta de mari dimensiuni poate
gzdui la capacitatea sa maxima, pn la 350 de invitai. Gratie unor soluii de iluminare
suedeze, se poate obine un efect impresionant al luminii, care face din Terra Grand Ballroom
o locaie potrivita pentru lansri de produse, conferine grandioase, prezentri de moda sau
petreceri private. Cu acces separat de restul hotelului, sala dispune de toata logistica necesara
unei ntlniri de succes: videoproiectoare, ecrane fixe i mobile, un sistem de sonorizare
performant, echipamente de traducere simultana, precum i o reea de calculatoare cu acces
internet i sistem de videoconferin.
Pentru alte tipuri de evenimente de tipul cursurilor de pregtire sau prezentrilor de
proiecte, se recomanda slile Meridiane i Atlas. Sala Globus este destinata ntlnirilor
private, putnd fi de asemenea, nchiriata ca secretariat. Slile sunt dotate cu echipament
audio-vizual i calculator cu acces internet.
Tabelul 11
Slile de conferine din cadrul hotelului Best Western Parc
Capacitate
Sala
Suprafa
a
(mp)
Dimensiuni
(Lxlxh)
(m)
Patrulate
r
Form
de
U
Sal
de
clas

Consili
u
Amfiteatr
u
Mese
rotund
e
n
picioar
e
Atlas 59 2,5x9,4x6,3 30 25 16 20 50 - -
Meridiane 52 2,5x9,2x5,8 30 25 16 20 50 - -
Globus 15 2,5x3,6x4,2 - - - 8 10 - -
57
Capacitate
Sala
Suprafa
a
(mp)
Dimensiuni
(Lxlxh)
(m)
Patrulate
r
Form
de
U
Sal
de
clas

Consili
u
Amfiteatr
u
Mese
rotund
e
n
picioar
e
Terra
(Polivalent
)
295 5,1x20,5x14,
4
- - 150 - 350 200 300
Tronson
Terra
98 5,1x6,5x4,4 30 40 50 24 80 60 80
5. Hotel Sofitel
Hotel Sofitel din cadrul World Trade Center pune la dispoziie, centrul de afaceri din
cadrul complexului dotat cu 6 sli de conferina dintre care 2 cu structura modulara, la care se
adaug un amfiteatru cu 300 de locuri, oferind facilitai pentru traducere simultana, proiecii
video, plus un sistem audio-vizual performant.
6. Lanul hotelier Continental
Lanul hotelier Continental deine hoteluri n marile orae ale tarii, clasificate la 3*, cu
excepia hotelului din Bucureti, de 4* Toate hotelurile dispun de sli de conferine cu
facilitai pentru turismul de afaceri, remarcndu-se n acest sens n oraele de provincie ca
importante locaii pentru manifestrile de acest gen, n condiiile n care oferta concurenta
lipsete sau este relativ slab dezvoltata.
7. Hotel Ibis
Hotelul ofer pentru turismul de afaceri facilitile celor 6 sli de conferina de care
dispune, dup cum urmeaz:
Tabelul 12
Slile de conferina din cadrul hotelului Ibis
Capacitate
Sala
Suprafaa
(mp) Cinema
Form de
U
Sal de
clas
Recepie Boardroom
Enescu 138 100 52 44 100 56
Berlioz 54 53 18 24 60 24
Mozart 28 - - - - 16
Chopin 28 - - - - 16
Verdi 28 - - - - 16
Rossini 28 - - - - 16
8. Hotel Intercontinental - Sinaia
Hotelul ofer 86 de camere modernizate (6 apartamente, 5 garsoniere, 14 camere
duble matrimoniale, 61 de camere duble), dotate cu linie telefonica internaionala, acces
internet. n afar de acestea, complexul mai ofer 71 de camene duble i 17 camere triple la
tarife atractive. Hotelul dispune de un centru de conferine format din 9 Sli multifuncionale
cu o capacitate cuprinsa ntre 10 i 150 locuri, cu echipare tehnica adecvata.
In ceea ce privete turismul de afaceri pe litoral, tabelul urmtor sintetizeaz
principalele sale coordonate:
Tabelul 13
Slile de conferine din cadrul hotelurilor de pe litoralul M. Negre:
Hotel (locaie) Sal Suprafa (mp) Numr de locuri
Belvedere 181 130 patrulater
160 cinema
President 4*
(Mangalia)
Business Club 308 40 patrulater
58
Hotel (locaie) Sal Suprafa (mp) Numr de locuri
100 cinema
Ovidius 50 15-20
Mangalia 3*
(Mangalia)
Sal polivalent 145 150
Savoy 4* (Mamaia) Sal 190 100
Sala 1 80 60
Riviera 3* (Mamaia)
Sala 2 40 80
Rex 4* (Mamaia) Sala 180 150
Central 3* (Mamaia) Sala 56 60
Perla 2* (Mamaia) Sala - 200
Majestic 3*
(Mamaia)
Sala - 50
Intim 3* (Constana) Sala 80 60
Sala Polivalent - 400 Forum 2*
(Costineti) Sala de ntruniri - 50
Sala Bar 25 30
Sala 17 50 30
Sala 19 62 40
Sala Cinema 203 160
Sala Biliard 258 200
Club Bazin (Neptun)
Sala Bar de zi 307 250
Sala Cocktail - 100
Sala Cinema - 60
Complex Asttoria 3*
(Eforie Nord)
Club Teras - 30
4.4.4. Centrele de conferine i expoziii
n domeniu! turismului de afaceri, centrele de conferine i expoziii dein un no!
deosebit de important, gzduind manifestri specifice de mare anvergura, cele mai mari centre
de conferina i expoziii din tara noastr se gsesc n Bucureti, ntlnindu-se ns i o serie
de centre de afaceri n zona montana i n cea litoral.
1. Complexul expoziional ,,Romexpo ROMEXPO S.A., avnd ca acionar
majoritar Camera de Comer i Industrie a Romniei i a Municipiului Bucureti, este
societatea romneasca cu cea mai bogata experiena n organizarea manifestrilor de tipul
trgurilor i expoziiilor.
nfiinata n 1968 sub denumirea de ntreprinderea pentru Trguri i Expoziii,
complexul a gzduit n 1970 prima ediie a TIB (Trgul Internaional Bucureti). Denumirea
actuala de Romexpo a intrat n vigoare ncepnd cu 2 decembrie 1991. Perioada de dup 1989
a atras o cretere a numrului manifestrilor expoziionale, astfel ca n prezent s-a ajuns la
peste 40 de astfel de manifestri de interes naional i internaional anual. De asemenea,
Romexpo este ce! mai experimentat organizator n ceea ce privete participrile Romniei n
cadrul manifestrilor expoziionale din Strintate. n 1993, TIB i un an mai trziu TIBCO
(Trgul Internaional pentru Bunuri de Consum Bucureti) au fost recunoscute de ctre
Uniunea Trgurilor Internaionale (Union de Foires Internationales - UFI), aceeai calitate
fiind acordata n 1995 i manifestrilor Rommedica, Rompharma i Romcontrol. n prezent
Romexpo este membru cu drepturi depline al UFI. Spaiul expoziional al complexului are o
suprafaa totala de 100.000 mp, din care 55.000 mp n corpul central i 45.000 mp n cadrul
celorlalte 42 de pavilioane. Serviciile oferite de Romexpo includ o gama larg de prestaii la
standarde internaionale de calitate, capabile sa satisfac n cel mai nalt grad exigentele
expozanilor i vizitatorilor. Aceste servicii includ:
- proiectare, construcie i dotare a standurilor conform cerinelor specifice ale
59
expozanilor;
- centru de presa cane furnizeaz informaii i materiale promoionale referitoare la
evenimente, firme i expozani;
- transport i servicii de comisionariat;
- restaurante, snack-baruni i fast-food-uri n interiorul pavilioanelor, chiocuri i terase
pe aleile Centrului Expoziional, parcare cu peste 1.500 de locuri;
- spoturi publicitare i mesaje pe postul local de radio;
- asistenta medicala.
In afara trgurilor i expoziiilor pe cane le gzduiete, Romexpo s-a remarcat i
datorit facilitailor sale deosebite pentru conferine i congrese. Centrul de Conferine i
Congrese Romexpo dispune de spatii multifuncionale care pot gzdui evenimente de
anvergura de tipul congreselor, conferinelor, simpozioanelor, seminarilor, meselor rotunde,
ntlniri de afaceri, workshopurilor, conferinelor de presa, demonstraii i prezentri de
produse, parade de moda i spectacole artistice, recepii, cocktail-uri.
Toate facilitile Centrului de Congrese i Conferine corespund celor mai nalte
standarde: echipament audio-video, modern, sisteme de nregistrare, servicii de traducere
simultana, birouri de secretariat s.a. Centrul dispune de 7 sli cu o capacitate ntre 90 i 700
de locuri.
2. Centrul Internaional de Conferine ,,Palatul Parlamentului. Centrul
Internaional de Conferine Palatul Parlamentului a fost inaugurat n anul 1994, o data cu
gzduirea lucrrilor Forumului Crans Montana. ncepnd cu acest moment, a gzduit
numeroase manifestri, n mod special evenimente diplomatice, implicnd aciuni ale
Parlamentului, Preediniei i Guvernului, dar i alte manifestri de tipul congreselor,
conferinelor, reuniunilor etc., organizate de diverse societii comerciale sau asociaii
naionale sau internaionale.
Tabelul urmtor prezint trsturile slilor de conferine i expoziii care alctuiesc
Centrul Internaional de Conferine ,,Palatul Parlamentului.
Tabelul 14
Slile de conferine i expoziii din cadrul Centrului Internaional de Conferine Palatul
Parlamentului
Capacitate maxim
Sala Destinaie
Suprafa
pentru
expoziii
(mp)
Banchet
Sal
de
clas
Teatru
Mas
rotund
Consiliu
Unirii Expoziii 2450 3000 100 - - -
Sala Tapiseriilor Expoziii 1200 1000 - - - -
IC Brtianu Conferine - 700 - 550 - -
AI Cuza Conferine - 2500 - 1200 - -
Sala Drepturilor
Omului
Conferine - - - - 150 -
N. Iorga Conferine - - 250 - - -
N. Blcescu Conferine - - - - - 200
M.
Koglniceanu
Conferine - - - 150 - -

3. World Trade Center
In legtura directa cu hotelul Sofitel, World Trade Center grupeaz sub acelai
acoperi societi comerciale i agenii guvernamentale, oferind toate serviciile asociate
desfurrii afacerilor i tranzaciilor economice internaionale. Aceste servicii includ
informare i comunicare comerciala, programe de formare profesionala economica, asistenta
comerciala, facilitai pentru expoziii temporare sau permanente. Slile de conferine i
60
expoziii care se gsesc n cadrul World Trade Center sunt prezentate n tabelul urmtor:
Tabelul 15
Slile de conferina i expoziii din cadrul World Trade Center
Capacitate maxim
Sala Destinaie
Suprafa
pentru
expoziii
(mp)
Sal de
clas
Teatru
Mas
rotund
Consiliu
Form
de U
World Trade
Plaza
Expoziii 780 - 500 - - -
New York Conferine 370 - 300 190 - -
Taipei Conferine - 30 30 40 32 30
Viena Conferine - 45 50 60 52 45
Viena&Taipei Conferine - 60 60 100 64 60
Seul Conferine - 30 30 40 32 30
Mexico City conferine - 30 30 40 32 30
Cairo conferine - 15 20 20 20 15
Moscova 1&2 conferine 64 30 50 40 32 30
Paris conferine - 30 50 40 32 30
Oress Room conferine - - 15 - - -

4. Regia Autonoma Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat. Regia
Autonoma Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat dispune de o baza materiala
valoroas constituit din centre de conferine, hoteluri, vile i alte uniti prestatoare de
servicii aflate n administrarea unor Sucursale specializate n asigurarea de servicii de
reprezentare i protocol.
Sucursalele Regiei Autonome Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat asigura
cadrul organizatoric pentru desfurarea unei game variate de activiti: conferine, seminarii,
mese rotunde, colocvii tiinifice, tratative i ntlniri politice i de afaceri, expoziii, parade
ale modei, recepii, cocktail-uri, s.a.
Printre cele mai importante centre de afaceri ce aparin de Administraia Patrimoniului
Protocolului de Stat, se numra urmtoarele:
a) Palatul Sporturilor i Culturii i Arenele Romane - Bucureti. Cu o suprafaa construita
pe mai multe nivele, centrul are o capacitate variabila ntre 6.000-8.000 de locuri, n funcie
de natura diverselor activitatea care se pot organiza (manifestri sportive, expoziii,
conferine, congrese, spectacole, parade ale modei, s.a.).
b) Complexul Sala Palatului - Bucureti. Principalul spaiu de desfurare a manifestrilor
de amploare din cadrul complexului este Sala Mare, cu o capacitate de 4.060 de locuri, dotata
cu instalaii speciale de amplificare a sunetului, de iluminare i pentru proiecia
cinematografica. Se pot realiza traduceri simultane n peste 6 limbi, iar din birourile anexa pot
fi urmrite lucrrile desfurate n sala principala prin intermediul instalaiei TV cu circuit
nchis.
Foaierele dispuse pe trei nivele nsumeaz cca. 2.000 mp, suprafaa unde se pot
organiza expoziii din cele mai diferite domenii, pentru care se asigura: panouri melaminate,
structuri de aluminiu, mijloace de iluminare, mobilier adecvat i personal de serviciu. La
cerere se pot pune la dispoziie i alte sli cu capacitate ntre 50 i 350 locuri, pentru diferite
activitatea. Toate slile pot fi mobilate corespunztor solicitrilor, dispunnd de instalaii de
traducere simultana fixe i mobile, de amplificare, aer condiionat, retroproiectoare, video, tv,
aparate de proiectat diapozitive. n timpul desfurrii ntlnirilor, pot fi organizate birouri de
informaii, de voiaj, centre de presa, cocktail-uri, mese festive.
c) Palatul Elisabeta - Bucureti. Construit ntre anii 1936-1937 n stil maur-spaniol pentru
principesa Elisabeta, fosta regina a Greciei, palatul a fost n perioada 1945-1947 biroul de
lucru al regelui Mihai. n prezent, palatul poate gzdui conferine, simpozioane, expoziii,
ntlniri tratative (n salonul principal, pentru circa 100 de persoane, jar n saloanele laterale,
61
pentru 30-40 de persoane), precum i mese de protocol, dineuri (pentru circa 70 de persoane
n salonul principal i pentru 40-50 de persoane n celelalte saloane). n toate cele trei saloane
se pot organiza recepii, cocktail-uri pentru circa 400 de persoane.
d) Centrul Snagov. Centrul este compus din Sala Mare (300 locuri), Sala Mica (50 locuri),
Salonul Verde (25 locuri) i 5 sli cu diferite capacitii. n slile i saloanele centrului se pot
organiza conferine, seminarii, mese rotunde, colocvii tiinifice, tratative, ntlniri politice i
de afaceri, recepii, mese festive, cocktail-uri etc. La cerere, se pot asigura instalaii de
sonorizare i de traducere simultana.
e) Palatul tirbei - Bucureti. Construit ntre anii 1855-1864 de Barbu tirbei, domnitorul
rii Romneti, palatul dispune de o sala pentru organizarea de conferine, simpozioane,
ntlniri, tratative (75 locuri), mese de protocol (20 locuri), recepii, cocktail-uri (100 locuri).
f) Centrul Internaional de Conferine - Sinaia. Format n anul 1911, fostul cazinou Palas
Sinaia, n prezent centru internaional de conferine, dispune de o sal de spectacole cu 300 de
locuri, sli de conferine cu 40-80 locuri i o sala de recepie.
g) Palatul Foior - Sinaia. Palatul dispune de o sala multifuncionala de circa 60 locuri
pentru desfurarea de conferine, simpozioane, seminarii, ntlniri, tratative. n incinta
palatului se pot organiza mese de protocol pentru circa 60 persoane, precum i cocktail-uri sau
recepii pentru circa 100 de persoane.
h) Centrul de Conferine ,,Club Bazin - Neptun. Complexul dispune de 2 sli cu 100 de
locuri fiecare, o sala de ban cu 150 locuri i 2 sli de secretariat. n toate acestea se pot
organiza la cerere, n afar de conferine i consftuiri, congrese, mese de protocol, recepii
pentru circa 100 persoane.
i) Complexul Ambasador - Neptun. Complexul dispune de 3 sli de conferine de circa 20 -
70 de locuri, precum i de un restaurant de 200 de locuri pentru recepii, cocktail-uri.
5. Internaional Trade Center -Braov
Internaional Trade Center -Braov reprezint unul dintre cele mai importante centre de
afaceri situate n zona montana. Centrul prezint 4 sli multifuncionale ce pot gzdui diferite
manifestri.
Tabelul 16
Slile de conferine i expoziii din cadrul International Trade Center
Capacitate maxim
Sala Destinaie
Suprafa
pentru
expoziii
(mp)
Banchet
Sal
de
clas
Teatru
Mas
rotund
Consiliu
Form
de U
Sal de expoziii Expoziii i
conferine
1300 1500 200 500 60 60 110
Sala de conferin
1
Conferine - 250 80 190 50 54 90
Sala de conferin
2
Conferine - 50 30 40 20 25 30
Sala de protocol Conferine - 30 9 30 25 - -
6. Centrul Romn de Afaceri ,,Marea Neagra
Situat n staiunea Mangalia i legat structural de Hotelul President 4*, Centrul Romn
de Afaceri Marea Neagra ofer oamenilor de afaceri, diplomailor, instituiilor i
organizaiilor naionale i internaionale posibilitatea de a organiza simpozioane, conferine,
mese rotunde, cursuri, expoziii. Centrul de afaceri ofer servicii de nchiriere: spatii pentru
birouri, sli de conferine echipate cu sistem de aer condiionat, echipamente audio-video de
ultima ora, instalaii de traducere simultana, aparate de video proiecie. Se asigura de
asemenea, servicii de Secretariat: fotocopiere, dactilografiere, transmitere i recepie mesaje
prin fax, traduceri. Totodat exista posibilitatea de acces la Internet.
Centrul Romn de Afaceri Marea Neagra ofer n acelai timp informaii de afaceri,
62
acces la baza de date a Camerei de Comer i Industrie a Romniei, precum i reclama i
publicitate n periodicele editate de instituia menionat.
ntrebri recapitulative
1. Comentai situaia actual a turismului de afaceri, pe marile regiuni turistice ale
globului.
2. Ierarhizai principalele organizaii internaionale n turismul de afaceri.
3. Facei cteva comparaii ntre rile lumii, prin prisma turismului de afaceri.
4. Caracterizai, succint, turismul de afaceri din Romnia.
Bibliografie selectiv
1. Niculescu Cristian (2008), Creteri spectaculoase n turismul de afaceri, Cotidianul
Romnia Liber.
2. Stnciulescu Gabriela (2003), Managementul operaiunilor de turism, Editura All
Beck, Bucureti.
3. * * * Publicaia: Master Planul pentru Dezvoltarea Turismului Naional 2007-226, 09
august 2007.
63
CAPITOLUL 5
Resursele umane implicate n activitatea turistic evenimenial
Obiective:
concretizarea atribuiilor efului de compartiment turism de afaceri i congrese;
autonomizarea atribuiilor postului ghid interpret (pentru congrese i manifestri
internaionale);
nominalizarea atribuiilor postului organizator de evenimente.


Rezumat: Resursele umane constituie un factor fundamental al activitii economice turistice,
n general, cu unele elemente specifice, n particular, pentru turismul de afaceri.

Factori cheie: ef compartiment, ghid interpret, organizator de evenimente.
5.1. Director asistent / ef compartiment turism de afaceri i congrese
Atribuiile postului
Contractarea spaiilor de cazare la hoteluri n ar i n strintate;
Contractarea serviciilor de transport auto, transferuri;
nchirierea slilor de conferine;
Organizarea meselor festive, cocktail-uri, dineuri;
Organizarea de trguri i expoziii;
Derularea contractelor ncheiate cu prestatorii interni i urmrirea plilor;
Derularea contractelor ncheiate cu prestatorii externi i urmrirea plilor i
verificarea ncasrilor pe perioade de timp (lun, trimestru, semestru, an);
Realizarea de materiale informative pentru turiti i de uz intern;
Angajarea ghizilor interprei i a ghizilor locali.
Integrarea postului n structura organizaional
Poziia postului n cadrul structurii organizatorice: conducere
Relaii:
Ierarhice: poate fi subordonat directorului de agenie; are n subordine ghizii de
turism;
Funcionale: cu toi lucrtorii ageniei;
De reprezentare: cu clieni, prestatorii de servicii.
Condiiile postului de munc
Generale:
Durata perioadei de prob: 90 zile
Durata normal a muncii: minimum 40 ore/sptmn
Caracterul muncii: intelectual, comercial
Salarizarea:
Salariu fix + prim lunar, n funcie de realizarea produsului societii,
reliefat n statisticile operativ-contabile;
Prime ocazionale;
Bonusuri pentru realizri deosebite.
Speciale:
Informaii confideniale la care are acces: conform contractului de
confidenialitate;
Clauza de mobilitate: stipulat n contractul individual de munc;
Clauza de neconcuren: nu poate lucra la o fr concurent.
64
Formare profesional
de baz: liceul cu bacalaureat;
de specialitate: calificare profesional, formare managerial sau studii superioare n
turism.
Aptitudini profesionale i personale
Cerine medicale: sntate bun, aspect general agreabil, conformaie plcut,
rezisten la efort, stres, oboseal;
Cerine intelectuale: capacitatea de nelegere, memorie, metod, capacitate de
analiz, imaginaie, intuiie, ordine;
Cerine psihice: atenie distributiv, voin, ambiie, calm, concentrare, curaj,
consecven, uurin n exprimare;
Cerine morale: corectitudine, discreie, solicitudine, punctualitate;
Trsturi de personalitate: adaptabilitate, contiinciozitate, responsabilitate,
dinamism, deschidere la nou, simul umorului, jovialitate, putere de convingere;
Cerine profesionale: cultur general, cultur profesional, operare pe calculator, 2
limbi de circulaie internaional;
Cerine speciale: cazier judiciar.
Riscurile specifice meseriei: riscurile normale unei activiti de conducere presupunnd
implicare intelectual.
Sistemul de evaluare a performanei postului: pe baza a 5 nivele de performan,
msurabile ntre 1 i 5 puncte; viznd urmtoarele criterii:
Calitatea lucrrilor
Randamentul n munc
Cunotinele i aptitudinile
Adaptarea profesional
Autoperfecionarea
Spiritul de iniiativ
Disciplina
Integrarea n colectiv
Comportamentul etc.
5.2. Ghid interpret (pentru congrese i manifestri internaionale)
Atribuiile postului
Preia turitii i le ofer asisten turistic de specialitate pe tot parcursul programului
turistic;
Ofer informaii turistice;
Asigur securitatea delegaiei;
Rezolv prompt reclamaiile turitilor;
Se adapteaz la orice situaie aprut i acioneaz n consecin;
Dovedete stpnire de sine i calm n cazul unor situaii de criz;
ntreine un dialog viu cu turitii;
Realizeaz munc de interpretare pentru delegaia de care se ocup;
Preia de la agenie materiale publicitare i le pune la dispoziia turitilor;
Ofer informaii cu privire la obiectivele turistice locale i la magazine;
Se ocup de finalizarea aciunii turistice (raport asupra desfurrii programului,
decontul aciunii).
Integrarea postului n structura organizaional
Poziia postului n cadrul structurii organizaionale: operativ;
Relaii:
ierarhice: se subordoneaz directorului de agenie;
de colaborare: cu agenii de turism;
funcionale: cu toi lucrtorii ageniei;
65
de reprezentare: cu clienii.
Condiiile postului de munc
Generale:
durata perioadei de prob: 90 zile
durata normal a muncii: ct este nevoie
caracterul muncii: intelectual
salarizarea:
salariu fix + diurna stabilit de agenia angajatoare;
prime ocazionale.
Generale:
Clauz de confidenialitate: conform contractului de confidenialitate;
Clauz de mobilitate: stipulat n contractul individual de munc;
Clauz de neconcuren: numai dac este stipulat n contractul individual de
munc.
Formare profesional
De baz: studii superioare de specialitate;
De specialitate: calificare de ghid.
Aptitudini profesionale i personale
Cerine medicale: sntate bun, aspect general agreabil, acuitate vizual i auditiv,
vorbire clar;
Cerine intelectuale: capacitate de nelegere, capacitate de ascultare activ, memorie
auditiv i vizual, intuiie, ordine, metod, capacitate de analiz i sintez, capacitate
de comunicare;
Cerine psihice: atenie distributiv i concentrat, calm, echilibru, consecven, spirit
organizatoric;
Cerine morale: corectitudine, politee discreie, solicitudine, punctualitate;
Trsturi de personalitate: capacitate de munc n program prelungit n zile
nelucrtoare, contiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism;
Cerine profesionale: cunotine de cultur general, 1-2 limbi strine de circulaie
internaional;
Cerine speciale: fr antecedente penale.
Riscurile specifice meseriei: afeciuni ale coardelor vocale.
Sistemul de evaluare a performanei postului: pe baza a 5 nivele de performan,
msurabile ntre 1 i 5 puncte; viznd urmtoarele criterii:
calitatea lucrrilor;
randamentul n munc;
cunotinele i aptitudinile;
adaptarea profesional;
autoperfecionarea;
spiritul de iniiativ;
disciplina;
integrarea n echip;
comportamentul.
5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO professional event
organiser)
Organizatorul de evenimente are capacitatea de a organiza o palet variat de
evenimente: expoziii, promovri de produse, dineuri de afaceri etc.
El identific aciunile poteniale, cerceteaz piaa, planific i deruleaz evenimente la
cererea unui client sau pentru organizaia (agenie, hotel, centru de conferine etc.) proprie.
n organizaii mari, aceste sarcini sunt divizate n cadrul departamentelor de
marketing, vnzare, operative, fiind vorba de echipe de lucru cu atribuii specifice.
66
Departamentul de marketing cerceteaz segmentele de pia, identific cerinele i
organizeaz campanii de promovare a evenimentului ctre public.
Departamentul de vnzare este responsabil cu atragerea potenialilor coparticipani la
eveniment (de ex. expozanii) i a sponsorilor.
Departamentele operaionale se ocup de detaliile practice, ncepnd cu rezervarea
locaiei, catering, nchirieri de echipamente etc.
Atribuii
Atribuiile sale sunt foarte variate, depinznd de amploarea evenimentului ce trebuie
organizat, ele putnd fi ndeplinite de o singur persoan, pentru evenimente mrunte, sau de
echipe de lucru specializate, sub conducerea managerului de evenimente, n cazul unuia de
anvergur:
cercetarea pieei i identificarea potenialului de no evenimente;
cooperare cu clientul pentru identificarea precis a cerinelor sale;
elaborarea de oferte pentru evenimente, incluznd program-orar, sugestii de locaii i
buget;
nchiriere de standuri / spaii pentru expoziii / expozani;
crearea unei campanii de publicitate pentru promovarea evenimentului ctre public;
cooperare cu presa, TV, radio i realizarea de comunicate i conferine de pres pentru
a asigura un maxim de reclam evenimentului;
cooperare cu furnizorii / prestatori i designeri pentru a crea un brand i o imagine
pentru eveniment;
asigurarea i rezervarea unei locaii pentru eveniment;
rezervare de spaii de cazare pentru expozani sau delegai;
coordonarea activitilor prestatorilor de servicii: locaie, catering, standuri, furnizori
de echipamente, etc.;
nregistrarea riguroas cerinelor clienilor, rezervri etc.;
asigurarea de bilete, afie, cataloage, brouri etc.;
pregtirea documentelor pentru delegai;
coordonarea activitilor din ziua evenimentului, astfel ca totul s decurg n cele mai
bune condiii;
asigurarea siguranei i securitii la locul desfurrii evenimentului pentru toi cei
implicai;
asigurarea derulrii evenimentului n timpul stabilit, inclusiv dezafectarea locaiei
dup eveniment;
evaluare i activiti post-eveniment specifice.
Integrarea postului n structura organizaional
Poziia postului n cadrul structurii organizaionale: conducere.
Relaii:
ierarhice: se poate subordona directorului de agenie (event agency);
funcionale: cu toi lucrtorii ageniei;
de reprezentare: cu clienii, furnizorii, prestatorii de servicii.
Condiiile postului de munc
Generale:
durata perioadei de prob: 30 zile
durata normal a muncii: ct este nevoie
caracterul muncii: intelectual
salarizarea:
salariu fix + diurna stabilit de agenia angajatoare;
prime ocazionale.
Generale:
Clauz de confidenialitate: conform contractului de confidenialitate;
Clauz de mobilitate: stipulat n contractul individual de munc;
67
Clauz de neconcuren: numai dac este stipulat n contractul individual de
munc.
Formare profesional
Aptitudini profesionale i personale
Cerine medicale: sntate bun, aspect general agreabil, acuitate vizual i auditiv,
vorbire clar;
Cerine intelectuale: capacitate de nelegere, capacitate de ascultare activ, memorie
auditiv i vizual, intuiie, ordine, metod, capacitate de analiz i sintez, capacitate
de comunicare;
Cerine psihice: atenie distributiv i concentrat, calm, echilibru, consecven, spirit
organizatoric;
Cerine morale: corectitudine, politee discreie, solicitudine, punctualitate;
Trsturi de personalitate: capacitate de munc n program prelungit / n zile
nelucrtoare, contiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism;
Cerine profesionale: cunotine de cultur general, 1-2 limbi strine de circulaie
internaional;
Cerine speciale: fr antecedente penale.
Riscurile specifice meseriei: stres, oboseal.
Sistemul de evaluare a performanei postului: pe baza a 5 nivele de performan,
msurabile ntre 1 i 5 puncte; viznd urmtoarele criterii:
calitatea lucrrilor;
randamentul n munc;
cunotine i aptitudinile;
adaptarea profesional;
autoperfecionarea;
spiritul de iniiativ;
disciplina;
integrarea n echip;
comportament.
ntrebri recapitulative
1. Comentai atribuiile efului de compartiment turism de afaceri i congrese.
2. Detaliai atribuiile ghidului interpret pentru congrese i manifestri internaionale.
3. Nominalizai i interpretai atributele organizatorului de evenimente.
Teste gril pentru autoevaluare
1. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuiile efului de compartiment turism de afaceri
i congrese?
a. contractarea spaiilor de cazare la hoteluri n ar i n strintate;
b. preia turitii i le oferp asisten turistic de specialitate pe tot parcursul
programului turistic;
c. nchiriaz slile de conferine;
d. ofer informaii turistice.
A (a, c); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (c)
2. Formarea profesional a efului de compartiment turism de afaceri i congrese
presupune:
a. studii de baz (liceu);
b. studii de specialitate (forare managerial sau studii superioare de turism);
c. fr vreun anume fel de studii;
d. studii doctorale de specialitate.
A (a, b, d); B (a, b); C (b, d); D (b)
3. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuiile ghidului interpret (pentru congrese i
68
manifestri internaionale)?
a. asigur ssecuritatea delegaiei;
b. rezolv prompt reclamaiile turitilor;
c. ntreine un dialog viu cu turitii;
d. organizeaz mesele festive, cocktail-uri, dineuri.
A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (a, b); D (b)
4. Dintre cele enumerate, organizatorul de evenimente are drept atribuii:
a. cercetarea pieei i identificarea potenialului de noi evenimente;
b. crearea uneicampanii de publicitate pentru promovarea evenimentului ctre
public;
c. ofer informaii turistice;
d. nchiriaz slile de conferine.
A (a, b); B (a, b, c); C (b, c, d); D (a, b, c, d)
5. Formarea profesional a organizatorului de evenimente presupune:
a. studii superioare de baz;
b. studii de specialitate (cursuri de specializare, de formare managerial);
c. studii liceale;
d. studii doctorale.
A (a, b); B (a, b, d); C (b, c); D (a, b, c)
Bibliografie selectiv
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor,
Editura THR-CG, Bucureti, pg.51-57.
2. RCB (2004), Organizarea profesional de conferine.
3. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i
banqueringul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.12-36.
69
Anexe
Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaionale (congres,
convenie, conferin)

70

71

72


73
Anexa 2. Checklist organizare eveniment
(relevant = se marcheaz cu x cele care trebuie avute n vedere pentru evenimentul n cauz)

74

75

76


77
Anexa 3. Model cerere de ofert (RPF Request for Proposal)

78



79
Anexa 4. Buget eveniment
I. Costuri

80

81

82

83

84




85
II. Venituri

86
Anexa 5. Spaii i servicii pentru organizare evenimente (tip conferin,
seminar, trening)

Este recomandabil ca prestatorii s fie specializai pe 1-2 tipuri de spaii, dotate
adecvat, i n plus s ofere o ambiana ct mai atractiv pentru manifestrile organizate,
putnd astfel ctiga o clientel constant i satisfcut.


Conferin / Prelegere




87

Congres




88

ntlniri de afaceri / Seminar / Training



89

Outdoor trening / Teambuilding




90
Evenimente speciale




91
Amenajarea spaiilor de lucru


92
Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaiei (site inspection)
Principii
Verificai datele din ofert (prospecte, brouri).
Sunt ndeplinite toate condiiile indicate din cererea de ofert?
Stabilii cine este partenerul dv. de negociere (partener principal, competene
decizionale, persoana de contact, alte persoane)
Ce servicii sunt prestate de subcontractori?
Personal implicat - pregtire profesional, experien, amabilitate, eficien.
Standardul serviciilor
Acordai suficient timp pentru vizit, nnoptai n locaie, vei verifica astfel calitatea
serviciului n mod direct.

SOSIRE I TRANSFER
Infrastuctura de transport. Ce legturi exist?
Distana de la hotel (km, timp) pn la
aeroport
gar
locaia conferinei

Transfer
microbuz-navet a hotelului / a aeroportului
alte posibiliti

Parcare
Locuri de parcare / garaje la hotel
n apropiere de hotel sau de locaia conferinei
Taxe de parcare / plat forfetar?

HOTEL & CAMERE
Capacitate, dotare, costuri, servicii

Categorii de confort ale camerelor:
Standard, Confort superior.
Upgrade pentru VIP-uri?
Camere pentru nefumtori i pentru persoane cu dizabiliti
Ambientul camerelor
Exist conexiuni ISDN, respectiv modem, robot telefonic, birou cu lamp de mas i
consumabile n camer?

Check-in i Check-out
Care sunt orele de Check-in i Check-out?
Exist Express - Check-out?

Servicii
Care sunt condiiile pentru prestarea urmtoarelor servicii (orar, costuri, volum)
Room-Service
Concierge-Service
Curtorie i spltorie
VIP-Treatments
Hostess-Service
Security-Service
93
Translatori
Schimb valutar

Restaurante / Baruri
Ce fel i cte sunt?
Dotare, ambient, ofert, orar
orar pentru mic dejun

Condiii de munc
Exist ncperi pentru organizator?
Exist Business Centre sau servicii de secretariat n hotel?
Ce servicii ofer: fax, fotocopiator.
Ce costuri implic?

Posibiliti de agrement (sport, wellness) ofer hotelul?
Orar, taxe

Condiii de securitate
Msuri de PSI: semnalizatoare de fum, instalaie automat de stingere cu ap, ieiri de
urgen etc.

SPAII PENTRU CONFERIN I ECHIPAMENTE

Ce fel de spaii sunt necesare i la ce ore?
Ct timp este necesar pentru aranjarea spaiilor, precum i pentru dezafectare, pentru a
nu se suprapune cu alte activiti.
Vedei dac anumite spaii sunt utilizabile pentru activiti multiple (de zi, de sear).
sli de conferin
sli / spaii de expoziie
birouri
spaii pentru pauze i pregtire
spaii de depozitare materiale pentru conferin
Ioc pentru desk de nregistrare
posibiliti de afiaj.

Amplasare
Care este distana dintre spaiile pentru conferin, respectiv a acestora pn Ia:
intrarea principal
locul de nregistrare
restaurante
toalete etc.
Sunt la etaje diferite?
Unde sunt uile?
Cte lifturi exist, ce capacitate au?
Exist interfon n hotel sau n slile de conferin?

Garderobe & toalete
Unde sunt garderobele, ce capacitate au?
Exist suficiente toalete?

n sli verificai:
acustica i tehnica de sonorizare
94
izolarea fonic, zgomote interne (buctrie, altele) i (strad, maini)
climatizare, ventilaie - verificai i dac produc zgomot.
lumina natural, iluminare, tehnic de ntunecare
acces la tabloul electric
spaiile sunt modulabile?
exist obstacole n spaiu (coloane, nie etc.)
amplasarea scaunelor n spaiu - vizibilitate spre scen, ecran etc.
nlimea spaiului (la proiecii)

Echipamente tehnice & dotare
Dotarea standard a spaiilor
Acces telefon, fax, ISDN - Unde se afl?
Retroproiector (OHP), ecran
Flipchart
Mobilier (mese, scaune)
Prize de mare putere (pentru proiecii cu beamer i show de lumini)
Altele
Ce aparatur tehnic mai trebuie instalat?
Costuri (cerei list de preuri)
Trebuie fcut comand? Exist tehnicieni interni pentru asisten? Cu cine trebuie
negociat?
Mese de recepie
Tribun pentru confereniari
Scen, recuzit
Podium

Spaii de expoziie
Prize de curent i telefon
Iluminare
Climatizare
Sigurana podelelor pentru exponate grele
Acces facil pentru aprovizionare i ncrcare la dezafectare
Lifturi de marf

Securitate
Verificai ce msuri de securitate exist n locaie.
Post de prim-ajutor

Biroul de organizare al evenimentului
Copiator
Telefon, Fax, Modem
PC, imprimant etc.

Catering
Capaciti suficiente
Spaii pentru pauze
Ce aranjamente sunt posibile i adecvate: bufet, banchet etc.
Cine asigur cateringul: hotelul, alt furnizor?
Cerei liste de preparate i buturi, meniuri, liste de vin, cu indicarea preurilor.
Care este raportul personal / numr participani?
Exist serviciu de decoraiuni?

95
PROGRAM SOCIAL
Ce posibiliti exist?
Cine sunt partenerii posibili pentru informaii, organizare - hotelul, agenii,
municipalitate etc.

CONDIII CONTRACTUALE
Cerei un contract-cadru
Modaliti de plat
- Se ofer pachete de servicii Ia preuri forfetare pentru conferina?
- Care sunt condiiile (volum de servicii, costuri etc.)?
- Sunt cerute aconturi?
- Care sunt serviciile incluse n preul forfetar?
- Cum se deconteaz serviciile suplimentare (extras) oferite anumitor
participani?
- Ce cri de credit sunt acceptate?
Termene de rezervare
Termene de contractare
Termene de anulare / decomandare, penalizri
Asigurri. Pentru ce pagube rspunde hotelul?
Altele

CERINE INDIVIDUALE
.....................................................................................................


96

Rspunsurile la grilele de autoevaluare
ntrebare
Capitol
1 2 3 4 5
Cap.1 A B C B D
Cap.2 B B C A B
Cap.3 B A C A C
Cap.4 - - - - -
Cap.5 A B B A D