CENTRUL MEDICAL

Procedura de lucru - studii clinice

Lista de distributie:
I
n
v
e
s
t
i
g
a
t
o
r

p
r
i
n
c
i
p
a
l

S

u
b
i
n
v
e
s
t
i
g
a
t
o
r
i

C
o
o
r
d
o
n
a
t
o
r

d
e


s
t
u
d
i
u

A
s
i
s
t
e
n
t
e

d
e

s
t
u
d
i
u

P
e
r
s

o
n
a
l

a
d
m
i
n
i
s
t
r
a
t
i
v
Motivul elaborarii:
a. Documentarea modului de desfasurare a studiilor clinice
b. Documentarea standardelor de calitate a desfasurarii
studiilor clinice in clinica.
1. SCOP
Scopul acestei proceduri este de a documenta modul
practic de desfasurare a studiilor clinice in clinica Centrul
Medical "Sanatatea Ta", precum si responsabilitatile
personalului centrului implicat in desfasurarea acestor
proiecte. Procedura se aplica intregului personal care
desfasoara activitati de cercetare clinica si este creata in
conformitate cu legislatia in vigoare.







2. PROCEDURI SI
RESPONSABILITATI
2.1. Standard de calitate si calificari
necesare
Studiile clinice se vor desfasura in conformitate cu normele
GCP (ICH-GCP), Directiva Europeana, Ordine de ministru
conform anexei 1.
Personalul centrului trebuie sa detina calificarile necesare
indeplinirii sarcinilor alocate. Personalul participant in studii
trebuie sa fi participat la training-uri GCP, organizate fie de
sponsorii studiilor clinice (intalniri cu investigatorii), fie de
organisme independente. Participarea la aceste training-uri
trebuie documentata in CV-ul fiecarui membru al echipei de
studiu clinic.
Investigatorul principal are responsibilitatea de a aloca
responsabilitatile fiecarui membru al echipei, conform
calificarilor sale si de a se asigura pe intreaga durata de
desfasurare a studiului ca normele in vigoare sunt strict
respectate
2.2. Responsabilitatile investigatorului
principal
Este responsabilitatea investigatorului principal sa:
Aloce timp suficient tuturor activitatilor legate de studiu (de
la momentul fezabilitatii la inchiderea studiului)
Prezinte colaboratorilor in detaliu responsabilitatile ce le
revin si sa se asigure ca acestea sunt indeplinite cu acuratete
Accepte participarea la studii pe criterii de interes stiintific
si pe baza datelor de fezabilitate. Fezabilitatea se va face


pentru fiecare protocol in parte si va fi documentata in
scris. Pentru evaluare se va lua in considerare experienta
anterioara, baza de date existenta, posibilitatea colaborarii
cu colegi din clinica sau din alte unitati sanitare. De
asemenea se va lua in considerare existenta altor studii
competitive (fie pe aceeasi populatie de pacienti, fie
generand o incarcare prea mare a timpului existent)
Se asigure ca exista logistica necesara la centru.
Studiile clinice se vor desfasura in camera alocata lor
(cabinetul investigatorului principal). Pacientii vor fi
consultati in acest cabinet, in conditii de respectare a
intimitatii si confidentialitatii, intr-un timp alocat care sa
ofere atat medicului cat si pacientului confortul necesar
obtinerii tuturor informatiilor si desfasurarii tuturor
procedurilor studiului.
Materialele studiilor clinice vor fi pastrate in camera alocata
studiilor, sub cheie. Accesul la aceste materiale va fi permis
doar personalului desemnat.








Toate echipamentele destinate utilizarii in studii clinice
vor fi evaluate periodic si se vor pastra fise de intretinere
ale acestora.
Documenteze toate modificarile aparute (in echipa de
studiu sau in echipamentele folosite) si sa se asigure ca
aceste modificari nu au un impact negativ asupra bunei
desfasurari a studiului.
Delege sarcini personalului din subordine conform
calificarilor si sa documenteze sarcinile fiecarui membru.

Responsabilitatea finala a studiului, procedurilor si a
ingrijirii pacientilor nu poate fi delegata.
Cunoasca in detaliu continutul protocoalelor de studiu, a
brosurilor investigatorului, manualelor de derulare a
studiilor. Investigatorul principal este responsabil sa
informeze echipa de studiu privind toate aceste detalii
precum si modificarile aduse lor pe parcursul studiului
Se asigure ca are suficienti pacienti si sa asigure o rata de
recrutare conforma cu cerintele sponsorului/ CRO-ului care
initiaza studiul.
Se asigure ca exista minim o persoana care sa asigure back-
up-ul in timpul absentei investigatorului principal (
concedii, congrese etc). Persoana respectiva trebuie sa aiba
calificarea necesara tuturor sarcinilor care ar putea apare si
sa informeze in detaliu investigatorul principal la
intoarcerea in clinica.
Participe activ la intalnirile cu personalul sponsorului/
CRO-ului- vizite de pre-studiu, initiere, monitorizare.
Citeasca atent toata corespondenta de studiu (scrisori, news-
letters, rapoarte tehnice sau de laborator, informatii de
siguranta). Acestea vor fi semnate si datate fie de
investigatorul principal fie de subinvestigatorul calificat
medical care are delegata aceasta sarcina. Delegarea
responsabilitatii semnaturii nu inseamna ca investigatorul
principal nu va citi si nu va fi la curent cu toate informatiile.

Semneze toate CRF-urile (atat cele pe hartie cat si cele
electronice),
Sa se asigure ca datele culese in timpul vizitelor de studiu
sunt introduse conform planului cerut de catre sponsor iar
intrebarile de clarificare sunt raspunse conform acelorasi
planuri
Sa faciliteze vizitele monitorilor studiului precum si a
auditorilor sau inspectorilor care trebuie sa verifice modul
de desfasurare al studiului. Sa acorde acestor vizite
importanta cuvenita si sa pregateasca din timp toate
documentele necesare in timpul acestor vizite (daca aceste
sarcini au fost delegate se va asigura ca ele au fost
indeplinite).
Verifice validitatea tuturor autorizatiilor/ aprobarilor
necesare si sa intreprinda pasii necesari obtinerii unor noi
autorizatii in eventualitatea in care ele expira.


Prelungirea valabilitatii autorizatiei de studii clinice se
va face inainte de expirarea ei.
Acordul conducerii unitatii va fi obtinut de catre
investigatorul principal inainte de obtinerea aprobarilor de
la autoritati
Nu se vor desfasura studii clinice fara obtinerea aprobarilor
comisiei nationale de etica si a agentiei nationale a
medicamentului
Obtina aprobarea comisiei locale de etica (dupa ce se va
asigura ca aceasta are components minima conforma cu
reglementarile legale)
Cu exceptia amendamentelor de urgenta, nici un
amendament nu va fi aplicat fara a fi aprobat in prealabil de
catre autoritati. Investigatorul prinicpal este responabil sa
solicite sponsorului/ CRO-ului copii ale acestor aprobari.

Asigure ingrijirea pacientilor la eel mai inalt standard de
calitate.
Supravegheze modul de obtinere a consimtamantului
informat conform regulilor GCP si, atunci unde este
necesar sa obtina personal consimtamantul informat al
pacientilor inclusi in studiu.
Se asigure ca pacientii inrolati in studiile clinice respecta
intocmai criteriile de includere in protocol si ca nu apar
violari ale acestora
Se asigure ca pacientii inrolati in studiile clinice urmeaza
intocmai procedurile studiilor si ca nu apar devieri de la
planul studiului sau violari ale protocolului
Anunte reprezentantul sponsorului imediat ce afla de
existenta unei devieri sau violari a protocolui si sa ia
masuri corective imediate. Masurile corective trebuie sa
asigure atat rezolvarea situatiei curente cat si prevenirea
repetarii respectivei greseli.
Asigure pastrarea tuturor documentelor de studiu in
perfecta ordine, in dosare bine marcate cu indicativul
fiecarui studiu. Aceasta sarcina poate fi delegata unui
colaborator, responsabilitatea finala a acuratetei dosarelor
studiului (atat documente comune cat si documente legate
de fiecare pacient in parte) fund a investigatorului
principal.
Verifice/ creeze template-ul pe care se colecteaza datele
sursa, in asa fel incat sa se asigure o colectare completa,
corecta si usoara a acestora
Asigure arhivarea corecta si conforma cu legislatia in
vigoare a tuturor documentelor studiului. Arhivarea se va
face in arhiva spitalului in spatiul dedicat studiilor clinice




Responsabilitatile subinvestigatorilor
2.3.1. Medici subinvestigatori
Medicii subinvestigatori selectati in echipa de studiu vor
indeplini acele sarcini marcate


in fisa personalului prezenta in dosarele de studiu. Dintre
responsabilitatile care pot fi
delegate medicilor subinvestigatori intra:
Selectarea potentiator pacienti participanti la studiu
Obtinerea consimtamantului informat si explicarea detaliata
a tuturor procedurilor studiului
Efectuarea examenului fizic si a celorlaltor proceduri ale
studiului
Consemnarea in documentele sursa a tuturor detaliilor
privind evolutia pacientilor precum si a tuturor
procedurilor/ manevrelor efectuate, atat cele cerute de
protocol cat si cele cerute de practica obisnuita.
Culegerea datelor privind evenimentele adverse si tratarea
acestora conform practicii clinice
Semnarea informatiilor de siguranta aparute, a rezultatelor
de laborator sau a rezultatelor investigatiilor paraclinice
Introducerea in CRF a datelor culese de la pacienti
Administrarea chestionarelor pentru pacienti si
verificarea modului in care juraalele sau chestionarele
au fost completate. Medicii subinvestigatori vor explica
in detaliu pacientilor modul in care chestionarele sau
jurnalele trebuie completate
Alocarea medicamentelor investigationale participantilor la
studiu, contabilizarea medicatiei si evaluarea compliantei la
tratament
Participarea la vizitele de pre-studiu, initiere si monitorizare
a studiilor. Mentinerea corespondentei cu reprezentantii
sponsorilor/ CRO-urilor.
Informarea investigatorului principal cu privire la derularea
studiului precum si cu privire la devierile sau violarile
protocoluliu.
Implementarea actiunilor corective consecutive
aparitiei unei devieri sau violari a protocolului si
asigurarea masurilor necesare ca aceste devieri sa
nu se repete
Asigurarea back-up-ului in situatia in care investigatorul
principal nu se afla la centru.
2.3.

2.3.2. Coordonatorul de studiu
Consemnarea in documentele sursa a tuturor detaliilor
privind evolutia pacientilor precum si a tuturor
procedurilor/ manevrelor efectuate, atat cele cerute de
protocol cat si cele cerute de practica obisnuita,
consemnarea se va face in prezenta Subinvestigatorului sau
a Investigatorului Principal, se va face dupa dictarea
acestora si va fi verificata de catre acestia. La sfarsitul
consemnarii, inestigatorul va semna si va autentifica astfel,
cele consemnate de catre coordonator.
Introducerea in CRF a datelor culese de la pacienti
Participarea la vizitele de pre-studiu, initiere si monitorizare
a studiilor. Mentinerea corespondentei cu reprezentantii
sponsorilor/ CRO-urilor.
Informarea investigatorului principal cu privire la derularea
studiului precum si cu privire la devierile sau violarile
protocoluliu
Completarea logurilor de medicatie de studiu, verificarea
medicatie de studiu pentru a se asigura ca aceasta este in
termen de valabiliatate si poate fi utilizata de catre pacienti
fara sa prezinte riscuri pentru siguranta acestora.
Verificarea starii medicatie de studiu, daca este conforma
cu normele de utilizare.
Consemnarea si verificarea excursiilor de temperatura din
logurile de temperatura. Verificarea faptului ca logurile de
temperatura sunt completate asa cum cere fiecare protocol
in parte.
Documente (chestionare, jurnale, CRF-uri, fise de lucru
etc). Coordonatorul va mentine un inventar al acestora si
va face demersurile necesare (direct sau prin intermediul
unui medic investigator pentru a se obtine noi documente in
cazul in care stocul se apropie de sfarsit)
Medicatia studiului- coordonatorul se va asigura ca aceasta
este pastrata in conditii controlate.Coordonatorul de studiu
poate aloca medicatia conform indicatiilor medicului si
poate primi medicatia returnata de catre pacient, efectuand
contabilizarea acesteia si documentand acest lucru in fisele
de medicatie.




2.3.3. Asistentele studiului
Asistentele studiului pot avea
urmatoarele responsabilitati:
Gestionarea materialelor
studiului precum urmeaza
o Materiale de laborator- verificarea
inventatului, cererea de materiale in situatia in
care ele se termina sau expira inainte de
vizitele pacientilor, utilizarea lor exclusiv
pentru studiul carora le-au fost desemnate,
prepararea si expedierea probelor recoltate
conform procedurilor fiecarui studiu in parte si
a laboratoarelor cu care se colaboreaza
o Documente (chestionare, jurnale, CRF-uri,
fise de lucru etc). Asistenta va mentine un
inventar al acestora si va face demersurile
necesare (direct sau prin intermediul unui
medic investigator pentru a se obtine noi
documente in cazul in care stocul se apropie de
sfarsit)
o Medicatia studiului- asistenta se va asigura ca
aceasta este pastrata in conditii controlate, va
masura temperatura la locul de pastrare cu o
frecventa de eel putin o data pe saptamana (sau
mai des daca este cerut de protocolul studiului).
Asistenta poate aloca medicatia conform
indicatiilor medicului si poate primi medicatia
returnata de catre pacient, efectuand
contabilizarea acesteia si documentand acest
lucru in fisele de medicatie
o Echipamentele studiului (EKG, frigider,
analizoare de laborator,
centrifuga, termometre, computere etc)-
asistenta se va asigura ca toate echipamentele

sunt pastrate corespunzator, sunt functionale
conform specificatiilor tehnice, au controalele
tehnice efectuate periodic (minimum o data pe
an sau conform cerintelor protocolului), exista
documentarea verificarii tehnice. Asistenta
reaminteste medicilor investigatori care este
momentul urmatoarei verificari si se asigura ca
aceasta s-a efectuat conform planului.
3. COMPLETAREA
DOCUMENTELOR
STUDIULUI SAU ALE
CLINICII
Documentul sursa folosit pentru studii va fi rezultat al clinicii.
In completarea acestuia, investigatorul principal poate crea
fise de lucru sau foi de observatie care sa urmareasca un
protocol anume si care sa asigure colectarea datelor intr-un
mod consistent pentru toti pacientii inrolati la centru.
Documentul sursa poate fi scris, dupa dicare si in prezenta
investigatorului, de care Coordonatorul de studiu.
Fiecare pacient va fi trecut intr-un registru de consultatii in
care va primi un numar unic de identificare.
Documentele sursa se vor completa de catre medicul care
consulta pacientul, in timpul vizitei acestuia. Datele colectate
vor fi complete si vor documenta toate procedurile efectuate
precum si toate discutiile avute cu pacientul in timpul vizitei.
In documentul sursa se vor explica si toate devierile aparute
precum si erorile sesizate impreuna cu actiunile corective.
La aceasta fisa de observatie se vor atasa si toate rezultatele
de laborator, semnate si datate de medicul care le-a primit
prima data, rezultatele explorarilor paraclinice si a altor
teste efectuate. Acestea vor fi capsate si pastrate pe aceeasi
durata cu fisa de observatie. Acele rezultate venite pe hartie
termica vor fi semnate, datate si apoi copiate (xerox)
urmand a fi pastrate capsat impreuna cu copia lor. Copierea
se va face imediat ce un astfel de rezultat este primit.

In situatia in care un document sursa nu este disponibil, se
pierde sau distruge, medicul care sesizeaza acest lucru va
documenta evenimentul in foaia de observatie si va incerca
sa obtina o copie autentificata a acelui document.
Copiile dupa date istorice se vor pastra dupa adnotarea
"conform cu originalul" si semnarea de catre medicul
investigator.
In situatia in care in documentul sursa apare o eroare ea se va
corecta in urmatorul mod:
Greseala se va taia cu o linie
Valoarea corecta se va trece alaturi de valoarea taiata
Persoana care face corectura va data si initializa corectura
Nu se vor folosi: guma de sters, pasta sau banda
corectoare, pic-ul, mazgalirea greselii
Nu se va transcrie documentul sursa gresit.
Logurile pacientilor se vor completa imediat dupa vizitele
acestora (max 24 de ore) Datele vor fi introduse in CRF-uri
conform cerintelor fiecarui sponsor in parte. Corespondenta
catre site se va pastra in dosarul studiuliu
Corespondenta catre sponsor va fi pastrata de asemenea in
dosarul studiului (o copie a acesteia)Formularele de
consimtamant informat vor fi pastrate impreuna cu dosarul
pacientului. Pe foaia de observatie vor fi marcate vizibil, pe
prima pagina, urmatoarele informatii:

Numarul pacientului (din studiu)
Numarul protocolului
Sponsorul




4. ASIGURAREA
STANDARDELOR DE
CALITATE
Investigatorul principal si colaboratorii sai vor
avea intalniri periodice (bisaptamanale) in care se va discuta
desfasurarea studiilor, problemele aparute, modul lor de
rezolvare. In situatia in care apare o problema ea va fi adusa la
cunostinta investigatorului principal imediat si se vor lua
masurile necesare pentru rezolvarea ei. In situatia in care unul
dintre membrii echipei studiului clinic nu isi
indeplineste atributiile, acesta va fi instruit de catre
investigatorul principal si se va incerca ameliorarea
performantelor acestuia. Daca in interval de doua
saptamani investigatorul principal nu sesizeaza imbunatatirea
performantei si corectarea deficientelor, persoana respectiva va
fi exclusa din echipa studiului clinic. Daca unul dintre
subinvestigatori sesizeaza deficiente in modul in care colegii
sai (investigatorul principal, ceilalti medici sau asistentele de
studiu) isi indeplinesc atributiile, el va contacta direct atat
investigatorul principal cu care va discuta situatia aparuta
precum si reprezentantul sponsorului/ CRO-ului cu care se va
incerca gasirea unei solutii.
REVIZUIRE
Aceasta procedura va fi revazuta si adaugita la fiecare doi ani
sau mai des daca survin modificari in legislatie, structura
echipei de studiu sau a detaliilor tehnice.

.

EXCEPTII
Daca pentru orice motiv aceasta procedura nu poate fi
respectata, exceptia respectiva va fi documentata in scris,
aprobata de catre investigatorul principal si de catre
conducatorul institutiei (director, sef de clinica etc). Astfel de
exceptii vor fi communicate imediat sponsorului/CRO-ului si
acceptabilitatea lor discutata si cu acestia.
Data
Semnatura


A
n
e
x
a

2
Algoritm de derulare a studiului
l.Verificarea criteriilor de includere de catre investigator, in
vederea prezentarii pacientului a consimtamantului informal
2.0btinerea consimtamantului informat
Inform consentul este prezentat pacietului; i se acorda timpul
necesar si suficient studierii inform consentului, apoi discuta
cu investigatorul pentru clarificarea tuturor aspectelor din
protocol, se insista asupra optiunii voluntare de participare si
aconditiilor de retragere daca este cazul.

Daca pacientul accepta, semneaza consimtamantul conform
protocolului
3. Verificarea documentelor primare, a criteriilor de includere si
excludere
4. Echipa de studiu (investigator,subinvestigator,asistenta)
pregateste programul de investigatii in conformitate cu pasii
dictati de protocolul specific fiecarui studiu.
5. Ex. clinic al pacientului-investigator sau subinvestigator-
Ex.EKG daca este cerut de protocol,TA in conditii de repaus
sau conform cerintelor protocolului ,masuratoriile
antropometrice etc. si inscrierea datelor in documentul sursa
6. Pregatirea materialelor de recoltare si recoltarea prbelor de
laborator in conditii supraveghiate de investigator sau
subinvestigator
7. Verficarea la fiecare vizita a rezultalor de laborator (
existenta unor posibile criterii de excludere pe parcursului
studiului) si discutarea cu pacientul aceste rezultate
8. Verificarea medicatiei concomitente, eventuale efecte
adverse care trebuie urgent inregistrate in CRF (electronic
sau pe hartie) si raportate
9.1nregistrarea vizitelor in sistemTVRS., obtinerea medicatiei
de studiu
lO.Distribuirea medicatiei si instruirea pacientului asupra
conditiilor de prezentare la urmatoare vizita programata
11 .Pregatirea de catre echipa a probelor si intocmirea
documentatiei de trimitere a probelor de laborator
12.Intoducerea datelor in CRF electronic sau CRF pe hartie
13. Verificarea periodica a datelor si colaborarea cu
monitorul studiului, pregatirea sitului pentru
monitorizare punand toate documentele la dispozitia
acestuia, sau altei persoane (auditori, inspectori care ar
putea verifica studiul).






A
n
e
x
a

1
Procedura de lucru - studii clinice PL/ Studii/01/ V 01
Lista de distributie:
Nume si
prenume
Pozitie
(Rol)
Data Semnatura