Sunteți pe pagina 1din 35

Cap.

I IDENTIFICAREA PROIECTULUI
1.1. DEFINIREA MISIUNII, OBIECTIVELOR SI STRATEGIEI
ORGANIZATIONALE LA FIRMA
SC MOBILA SA RADAUTI
Misiuna
Misiunea firmei este de a satisface nevoile imediate ale clientilor oferindu-le o
gama variata de produse. Prima prioritate este aceea de a fi total dedicati anticiparii si
satisfacerii nevoilor consumatorilor.
Societatea abordeaza crearea unor produse noi solicitate de piata prin eforturi
continue de imbunatatire a calitatii, diversificand productia si in acelasi timp
pastrandu-si profilul de baza.
Societatea intentioneaza sa imbunatateasca viata consumatorilor realizand si
oferindu-le produse si servicii de o calitate superioara.
O!i"#i$
Obiectivul firmei este ca pe viitor sa investeasca in utilaje performante care sa
asigure cresterea calitatii produselor la nivelul standardelor existente pe piata
internationala, cresterea portofoliului de comenzi si a numarului de clienti interni si
mai ales externi dar si diversificarea structurii sortimentale prin introducerea de noi
produse/servicii. De asemenea firma doreste sa reduca celtuielile de desfacere a
produselor si sa utilizeze in mod optim capacitatile de productie existente.
S#%a#&i
Pentru a-si atinge obiectivele, firma noastra va folosi o strategie de crestere ce
consta in extinderea semnificativa a volumului de activitate pentru a creste vanzarile
si profitul.
!tingerea obiectivului presupune urmatoarele cai de actiune "
#resterea volumului de productie $atingerea capacitatii maxime%&
!tragerea de noi clienti si de a castiga cat mai mult 'teren( in acest domeniu&
)xtinderea teritoriala a firmei prin infiintarea de noi puncte de lucru.
*
1.'. DESCRIEREA ORGANIZARII SC MOBILA SA RADAUTI
Ds"%i%a uni#a#ii si %(a#ii( "u )u%ni*+%ii si "(in#ii
S.#. (MO+,-! .!D!/0,( S.!. cu sediul in .omania, localitatea .adauti are
ca obiect principal de activitate productia de mobila.
,n cadrul societatii conducerea se execute descentralizat, iar sistemul de
comunicare functioneaza atat pe verticala cat si pe orizontala. ,n toate actele, facturile
publicatiile si alte acte emise de catre societate, denumirea societatii va fi urmata de
cuvintele 'societate pe actiuni ( simbolizate 'S.!.(, numarul de inmatriculare la
Oficiul 1uridic al .egistrul #omertului, codul fiscal, contul bancar si sediul societatii.
,n conformitate cu statutul societatii comerciale obiectul de activitate cuprinde
urmatoarele"
- producerea de mobila si alte articole din lemn&
- lucrari privind intretinerea si reparare utilajelor&
- confectionarea si reconditionarea pieselor de scimb pentru consumul
propriu si terti&
- prestarea de servicii in domeniul sau de activitate&
- efectuarea de operatiuni de import-export&
Productia de mobila este principalul obiect de activitate, productia cu destinatia
la export fiind in proportie de 23-245. Productia intreprinderii este destinata la intern
si la export pe baza relatiilor comerciale, avand la baza comenzile emise de partenerii
sai. Printre beneficiari se afla o serie de agenti economici, atat din acelasi sector de
activitate cat si din alte sectoare, care au preluat cantitati constante, din diferite
produse ale 'S#. Mobila.adauti(S!. Se apreciaza pe viitor mentinerea relatiilor
comerciale cu partenerii de veniti traditionali.
!cestia se aprovizioneaza cu materie prima si materiale in principal de la
furnizori interni si doar la cererea clientului cu materiale din afara. Principalii
furnizori sunt producatorii de" demontabile, feronerie cerestea, furnir de tei, aracet,
lacuri, diluant, P.6.-, carburanti.
Pe piata interna unitatea s-a orientat spre producerea de mobilier destinat
dotarii societatilor comerciale. -ivrarile spre piata interna sunt in scadere datorita
conjuncturii economice $inflatia%, deci scaderea puterii de cumparare a monedei
nationale in comparatie cu valuta.
/nitatea exporta anual in valoare de aproximativ 7 milioane de euro.
!stfel exportul se realizeaza prin intermediul unor firme devenite deja
parteneri traditionali $6orest, Massiva Direct, etc.% pe piata unor tari ca" 8ermania
$firma Massiva%, Olanda $firma 9abufa%, 6ranta $firma +oissign:%, 0urcia, +elgia
$firma 8 D) ;os%, !ustria, Moldova, /craina.
<
Mobilierul executat de S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! se executa la cererea si
dupa modelul trimis de beneficiar $prototipuri%. Pentru realizarea unui finisaj deosebit
firmele trimit materiale speciale pentru finisaje $baituri, grunduri, patina%. !ceste
materiale se numesc 'materiale client( si se importa in 'sistem -O9=(.
Is#+%ia )i%,i
/nitatea a fost infiintata la data de ** ianuarie *>?* sub denumirea de
',ntreprinderea de produse finite din lemn @ .adauti( avand ca obiect de activitate
productia de mobila. !ctivitatea propriu-zisa a fost inceputa in *>?< pentru o
productie de *3.333 de garnituri conventionale pe an cu o sectie organizata pe doua
sectoare" croit, masini ,, pregatire ,, masini ,,, pregatire ,,, finisaj ,, finisaj ,,, montaj,
tapiterie.
,n anul *>?7 a intrat in functiune o noua sectie care a ridicat capacitatea unitatii
la <3.333 de garnituri pe an. Prin otararea 8uvernului nr.*<33/*<.A,.*>>3
intreprinderea s-a reorganizat ca societate pe actiuni. /nitatea este amplasata in
partea de S; a orasului .adauti, care este un oras de marime mijlocie. Societatea
ocupa o suprafata de *B>.B>4 mp pe care se afla amplasate cele doua sectii de
productie, caminul de nefamilisti, statia de captare a apei necesara unitatii.
Soscietatea este legata la reteaua nationala de cai ferate avand linie proprie de
garaj. )ste situata la o distanta de *3 Cm de drumul european #ernauti-Suceava-
+acau-+ucuresti.
Fun"#ii( in#%p%in-%ii si "+,pa%#i,n#( "a% ( %a(i*a*a
,n cadrul firmei se regasesc unele din cele cinci functii de baza ale
intrprinderii" productie, comerciala, financiar-contabila si de personal.
Functia de productie este realizata de directorul tenic si productie si
totalizeaza activitatile care asigura fabricarea mobilierului. !cestea sunt" realizarea
comenzilor, programarea propri-zisa a productiei, lansarea in fabricatie, controlul
tenic si de calitate, intretinerea si repararea utilajelor.
!ctivitatea productiva in unitate cuprinde mai multe etape"
- programarea propriu-zisa a productiei" presupune
- lansarea in fabricatie a produselor&
- executia concreta a fabricatiei&
- urmarirea realizarii productiei
Printre principalele obiective pe care le are aceasta functie se numara"
- asigura incadrarea in consumurile normate de materii prime, materiale,
combustibili si energie conform contractelor inceiate cu furnizorii si
beneficiarii&
- stabileste masuri pentru realizarea de produse de calitate superioara,
organizeaza controlul calitativ pe fazele de fabricatie&
D
- asigura scaderea consumurilor specifice, optimizarea stocurilor si cresterea
rentabilitatii&
- asigura folosirea intensiva a masinilor, utilajelor si instalatiilor&
- asigura alimentarea cu combustibil, energie electrica, energie termica, apa si
alte utilitati, necesare desfasurarii activitatii de productie cautand noi masuri de
reducere a consumurilor.
Functia comerciala se realizeaza de catre directorul comercial care este
subordonat directorului general. ,n subordinea acestuia se afla doua birouri respectiv"
aprovizionare si vanzari/transport.
-a randul sau biroul aprovizionare are in subordine depozitul de materiale si se
ocupa cu aprovizionarea si cumparareaa de materii prime si materiale necesare
desfasurarii procesului de productie.
+iroul vanzari/transport are in subordine depozitul de produse finite si se
ocupa cu intocmiirea facturilor si livrarea produselor catre clienti. !cesta asigura
transportul de produse finite atunci cand aceasta o cere.
Functia financiar contabila asigura intocmirea principalelor documente din
cadrul unitatii. Se ocupa cu intocmirea bugetului de venituri si celtuieli, organizarea
contabilitatii, inventarierea patrimoniului, organizarea fluxului informational etc.
,n cadrul acestei functii sunt cuprinse urmatoarele birouri"
- biroul de contabilitate&
- biroul financiar&
- caseria.
+iroul de contabilitate efectueaza activitatile privind inregistrarea si evidenta
elementelor petrimoniale ale firmei, efectueaza inventarierea, intocmeste lunar
balanta de verificare pentru conturile sintetice si analitice, urmarind concordanta
dintre acestea.
+iroul financiar realizeaza activitatile prin care se urmareste obtinerea si
folosirea efecienta a resurselor financiare. !sigura in conformitate cu dispozitiile
legale in tocmirea lucrarilor de planificare financiara si urmarirea beneficiului obtinut
de societate.
#asieria cuprinde activitatile prin care se realizeaza incasarile si platile
efectuate in numerar si asigura relatiile de decontare cu bancile, intocmeste registrul
de casa.
Functia de personal @ in cadrul unitatii se urmaresc activitati legate de
recrutarea personalului, stabilirea responsabilitatilor fiecarui post $prin intermediul
fisei postului% stabilirea modului de salarizare a fiecarui angajat, urmarirea
performantelor in munca a angajatilor, activitati legate de instruirea personalului,
promovarea personalului.
!ceasta functie este realizata de catre serviciul Personal, !dministrativ si are
drept obiective"
- aplicarea unui sistem de remunerare stimulent&
- elaboreaza si perfectioneaza regulamentul de organizare si functionare&
- asigurarea unui nivel ridicat de pregatire a personalului
B
- stabileste atributii si raspunderi precise pentru toate domeniile de activitate&
- asigura imbunatatirea continua a organizarii si normarii muncii si
elaborarilor normative si norme de munca specifice domeniului de activitate
al societatii comerciale &
- organizeaza selectionarea, incadrarea in munca si promovarea personalului
potrivit cerintelor stabilite pentru fiecare loc de munca& asigura evidenta
salariatilor&
- stabileste necesarul de personal in perspectiva, pe specialitati&
- asigura aplicarea prevederilor legale privind salarizarea si stimularea
personalului &
O%&ani*a%a )i%,i
Societatea este privatizata prin metoda M)+O, avand ca actionar P!S
MO+,-!. 6iecare actionar detine un anumit procent din capitalul social. Organul de
decizie este !dunarea 8enerala a !ctionarilor care desemneaza unul sau mai multi
administratori si care formeaza #onsiliul de !dministratie.
Structura organizationala se concretizeaza sub forma grafica in organigrama
$anexa *%.
#onducerea se executa descentralizat iar sistemul de comunicare functioneaza
atat pe verticala cat si pe orizontala. Organigrama scoate in evidenta trei nivele
ierarice"
- primul nivel este ocupat de !8!, #onsiliul de !dministratie si directorul
general&
- al doilea nivel este reflectat prin conducerea functiilor existente in
intreprindere, respectiv" directorul comercial, directorul tenic si de
productie, si directorul economic&
- la cel de-al treilea nivel se afla serviciile, birourile, depozitele, sectiile si
componentele acestora, depozitele.
!dunarea generala a actionarilor este ordinara si extraordinara si decide asupra
politicii economice si comerciale a intreprinderii. !ceasta are urmatoarele atributii"
- aproba structura organizatorica a societatii si numarului de posturi&
- alege membrii #onsiliului de !dministratie si al #omisiei de #enzori si le
stabileste salarizarea si raspunderile&
- numeste directorul general si adjunctii acestuia&
- aproba si modifica programele de activitate si bugetul societatii&
- otaraste cu privire la contactarea de imprumuturi si acordarea de garantii&
- examineaza, aproba si modifica bilantul si contul de profit si pierdere&
- otaraste cu privire la adoptarea sau modificarea statutului, comasarea,
divizarea , licidarea societatii&
- otaraste cu privire la modificarea capitalului social&
- otaraste cu privire la executarea de reparatii capitale si realizarea de noi
investitii &
4
- otaraste cu privire la actionarea in justitie a membrilor #onsiliului de
!dministratie, directorilor si cenzorilor in caz de pagube aduse socitatii.
C+,isia - "n*+%i este formata din trei membri, care trebuie sa fie asociati,
cu exceptia expertilor contabili. !tributiile acestora sunt urmatoarele"
- ,n cursul exercitiului financiar, verifica gospodaria fondurilor fixe si a
mijloacelor circulante, a portofoliului de efecte, casa si registrele de
evidenta contabila si informeaza consiliul de administratie asupra
neregulilor constatate&
- -a inceierea exercitiului financiar controleaza exactitatea inventarului, a
documentelor si informatiilor furnizate de consiliul de administratie asupra
activitatii societatii, a bilantului si a conturilor de beneficii si pierderi,
prezentand !8! un raport scris&
- -a licidarea societatii controleaza operatia de licidare&
- Prezinta !8! punctul sau de vedere la propunerile de reducere a capitalului
social, sau de modificare a statutului societatii.
Despre toate acestea precum si asupra propunerilor necesare cu privire la
situatiile financiare si repartizarea profitului, cenzorii vor prezenta un raport
amanuntit !dunarii 8enerale a !ctionarilor.
C+n-u"%a +p%a#i$a este compusa din "
- director general
- director economic
- director tenic si de productie
- director comercial
- director de productia vegetala
Di%"#+%u( &n%a( este subordonat !dunarii 8enerale a !ctionarilor si are
rolul de a asigura conducerea, organizarea si functionarea societatii cu eficienta
maxima.
Drepturile si obligatiile sale sunt"
- angajeaza prin semnatura societatea in relatiile cu tertii, in limitele
competentelor regulamentului de organizare si functionare,
- angajeaza personalul necesar societatii,
- numeste si revoca conducatorii locurilor de munca,
- premiaza sau sanctioneaza personalul din unitate, la propunerea sefilor de
sectie,
- negociaza cu sindicatele ori de cate ori este nevoie,
- include contractul colectiv de munca,
- decide numirea sau demiterea din functiile de conducere a unor persoane
care se dovedesc inapte penrtu aceasta functie,
- raspunde de functionarea societatii pe baza rentabilitatii maxime,
?
!ctivitatile conduse si coordonate de directorul general la S.#. MO+,-! S.!.
.!D!/0, sunt"
- definitivarea si rezolvarea problemelor legate de "
-marCeting, piata interna&
-dezvoltarea investitiilor si capacitatilor de productie&
-colaborari cooperari si specializari &
-formarea, pregatirea si specializarea personalului&
-balanta de venituri si celtuieli, diagrama de rentabilitate&
-afaceri , contracte , termene de livrare.
- intocmirea programelor de realizarea produselor in functie de cerintele si
termenele de livrare&
- corelatia livrarilor in functie de reviziile generale, reparatii si investitii&
- urmarirea introducerii si aplicarii tenologiilor de varf .
Di%"#+%u( "+n+,i" este subordonat directorului general al societatii si are
rolul de a conduce activitatea economica si are urmatoarele responsabilitati"
- asigura in conformitate cu dispozitiile legale intocmirea lucrarilor de
planificare financiara si urmarirea beneficiului obtinut de firma&
- analizeaza evolutia situatiilor din contul curent, din contul de imprumut,
comparativ cu limitele de creditare stabilite &
- organizeaza analiza periodica a utilizarii si starii mijloacelor fixe&
- analizeaza si ia masuri de crestere a rentabilitatii &
- analizeaza celtuielile de productie si ia masuri pentru reducerea lor&
- urmareste constituirea, functionarea si utilizarea acestora &
- asigura efectuarea investitiilor patrimoniale &
- organizeaza contabilitatea&
- asigura instruirea temeinica si periodica a personalului care presteaza
activitatea contabila si financiara&
- solicita bancii credite&
- aproba concediile de odina pentru persoanele subordonate&
- raspunde de intocmirea lunara si in mod corect a bilantului contabil&
- raspunde civil, disciplinar, contraventional sau penal de legalitatea
operatiunilor patrimoniale.
Di%"#+%u( "+,%"ia( are in subordine urmatoarele componente"
- serviciul de marCeting si desfacere
- serviciul transporturi
!cesta are urmatoarele atributii"
- organizeaza, indruma si controleaza activitatea de marCeting, aprovizionare
si transporturi&
- urmareste si realizeaza anual programul de aprovizionare&
- coordoneaza si indruma activitatea de reclama, activitatea privind
prospectarea pietei interne&
- urmareste respectarea planului de desfacere, inceierea contractelor de
livrare, la intern, respectarea termenelor contractuale&
7
- urmareste permanent incadrarea in planul de celtuieli stabilit pentru acest
sector de activitate.
Di%"#+%u( #.in" si - p%+-u"#i are in subordine"
- serviciul mecano-energetic $PS,%&
- serviciul proiectate tenologica&
- serviciul SD;&
- serviciul informatic&
- serviciul proiectare - prototipuri&
- serviciul normare
- serviciul productie care are la randul sau in subordine cele doua sectii de
productie si atelierul mecano-energetic&
)l are urmatoarele atributii, competente si responsabilitati
- organizeaza, indruma si controleaza intreaga activitate productiva a firmei&
- stabileste masuri adecvate pentru indeplinirea obligatiilor contractuale
esalonate trimestrial sau annual&
- organizeaza si ia masuri pentru respectarea procesului tenologic si sigura
realizarea in concordanta cu normele si conditiile de calitate stabilite de
tenica securitatii&
- ia masuri pentru continua modernizare a utilajelor, raspunzand de
implementarea lor&
- controleaza modul de folosire a capacitatii in conditiile de eficienta
maxima&
- raspunde de functionarea la parametrii productiei, a capacitatii de productie&
- decide organizarea fluxului de productie in functie de noile produse intrate
in fabricatie, decide scimbarea profilului de fabricatie in locul roduselor
care nu se mai cer pe piata&
- propune masuri organizatorice menite sa se obtina rentabilitatea maxima.
2
1./. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATICE
E0ISTENTE
,n cadrul S.#. (MO+,-! .!D!/0,( S.!. sistemul informatic este prezenta
in tabelul urmator"
=r.
crt.
Denumire
)cipament
#aracteristici
tenice
-oc folosinta SoftEare de
baza
* Server retea
$serviciul
informatic%
D2?-<4Mz
< 9DD de < 8+ in oglinda
Serviciul informatic =ovell D.**,
6OA <.?.
< Statii de lucru P,, <33Mz
P,, D43 Mz
*-desfacere
* programare
productie
*director general
* contabil sef
< birou proiectare
6OA <.?.
FindoEs >2
Office <333
D Statii de lucru P, *DD Mz * aprovizionare
* plan salarizare
* magazie
cerestea
* magazin tenice
< proiectare
6OA <.?.
FindoEs >2
Office <333
B Statii de lucru P,,, 733Mz < proiectare !/0O#!D*3
!#!M
4 Statii de lucru P,,, D33 Mz * birou financiar
* director tenic
6OA <.?.
FindoEs >2
Office <333
4 ,mprimante )pson -xD33 < contabilitate
* desfacere
* director tenic
? ,mprimante )pson -x*373 < proiectare
* financiar
7 ,mprimante 9P ?>3 * director general
* contabil sef
2 /PS
$la server%
* serviciu informatic
>
APLICATII
Pe serverul de la serviciul informatic se gasesc aplicatii si programe
realizate cu meniuri in 6OAP.O si destinate in special cadrelor de conducere
ce cuprinde"
Serviciul proiectare ruleaza aplicatii de proiectare sub !utocad*3 si !#!M
si o baza de date ce cuprinde normele de timp pe categorii si sectoare si normele de
consum $magazii% in 6OA <.?.
Program contabilitate efectueza balante de verificare, fise sintetice,
jurnale, balantele de verificare lunare salvate in retea de catre serviciul financiar-
contabilitate. 0ot in cardrul serviciului financiar-contabilitate numai pe statiile de
lucru de aici ruleaza o aplicatie de calcul tabelar in )A#)- pentru registrul de
casa si extrasele de cont de la banci.
Program plati si incasari tine evidenta incasarilor si platilor prin banca si
prin casa& evidenta la zi a incasarilor pe furnizori si clienti $actualizarea datelor se
face zilnic de catre financiar%. !ctualizarea se face pe statia de lucru din
biroul financiar odata cu aducerea extraselor de la banca.
Program urmarire furnizori " in acest program sunt evidentiate date despre
furnizori&
Program mijloace fixe si obiecte de inventar asigura inregistrarea operatiilor
in legatura cu mijloaceloe fixe si obiectele de inventar&
Program salarizare " calculeaza si tine evidenta salariilor acordate
personalului si a datelor referitoare la angajati, evidenta personalului si a cistigurilor
lunare si anuale realizate. !ceasta aplicatie este realizata pe server dar are
statiile de lucru existente la salarizare respectiv personal.
Programul de gestiune a materialelor " tine evidenta materiilor prime si
materialelor si a tranzactiilor generate de acestea& evidenta consumului de cerestea
pe fiecare comanda $planificat - realizat -costuri actualizare se face pe statia de
lucru existenta la depozitul de cerestea%. 0ot aici se foloseste un program de
cubaj a cerestelei pe tipuri si sortimente. 8estiunile de materiale cu stocurile
la zi si fisile limita de consum pe comenzi operate zilnic si in luna. Programul
de gestiune de materiale este realizat tot in fox.
Programul urmarire clienti " cuprinde date despre clienti&
Program postcalcul comenzi " urmareste rentabilitatea finala comenzii,
si efectueaza postcalculul pe fiecare comanda in parte, antecalculatie rapida de pret
folosid costurile de la materialele existente deja in stoc. Se folosesc datele
din gestiunile de materiale si tarifele existente pe server.
Programul urmarire comenzi si repere pe flux " urmareste contractarea,
efectuarea comenzilor si tine evidenta reperelor aflate in flux, evidenta la zi a
livrarilor pe comenzi $actualizarea datelor se face de catre serviciul desfacere de
pe statia lor de lucru%.
*3
0ot aici se realizeaza si facturarea printr-un program realizat tot in fox&
planul de fabricatie lunar ce cuprinde comenzile lansate $actualizat lunar de care
serviciul plan-productie%. Planul cuprinde data lansarii comenzii, numar de
comanda alocat, tipuri de produse si cantitati. =ormele de timp si tarife pe
comenzi si produse aferente comenzilor $actualizate de servicul normare%. =orme
de consum pe comenzi, produse aferente comenzilor si subansdamble $actualizate
de serviciul proiectare%.
Serviciiul proiectarea aasigura realizarea tenica a proiectelor cu ajutorul
programului specializat !/0O#!D*3. 0ransferul proiectului pe robotii industriali
de prelucrare a profilelor se face in cadrul aceluiasi birou cu programul !#!M.
!dministratorul de sistem raspunde de corectitudinea datelor din aplicatie.
Serviciul informatica primeste cite un exemplar din toate documentele pe
care le genereaza lansarea sau inciderea unei comenzi. )l genereaza documente
in numele biroului pentru care intocmeste lucrari.

1.1. PROIECTE INFORMATICE
6irma doreste sa acizitioneze calculatoare moderne si aplicatii performante
care sa permita o mai buna gestionare a informatiilor contabile.
,n viitor firma S.#. (MO+,-! .!D!/0,( S.!. isi propune crearea unei
pagini Eeb. !ceasta va contine date despre unitate, istoricul acesteia, relatiile cu
clientii.;or avea si o adresa de internet prin care cei interesati pot afla mai multe
informatii in cazul in care doresc sa faca o comanda. !ceasta va fi atat in limba
romana cat si in engleza pentru clientii externi.

**
Cap. II INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI
'.1. IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMATIONALE
ECONOMICE DIN ORGANIZATIE
!nalizand pricipalele aplicatii informatice si procese economice din cadrul
S.#. MO+,-! S.!. .!D!/0, am identificat urmatoarele sisteme informationale"
12 Sis#,u( - $i-n#a a "(in#i(+%
'2 Sis#,u( ap%+$i*i+na%
/2 Sis#,u( $an*a%i
12 Sis#,u( "+n#a!i(i#a# &n%a(a
32 Sis#,u( p%s+na(
42 Sis#,u( - &s#iun a s#+"u%i(+%
52 Sis#,u( - $i-n#a a ,i6(+a"(+% )i7
82 Sis#,u( - &s#iun a p%+-u"#ii
92 Sis#,u( )inan"ia%
'.'. IDENTIFICAREA INTRARILOR SI IESIRILOR
PRINCIPALELOR SISTEME INFORMATIONALE E0ISTENTE
12 Sis#,u( - $i-n#a a "(in#i(+% : informaticGmanual
Intrari
situatia comenzilor primite de la clienti
situatia contractelor ferme semnate cu clientii externi - semnate de
directorul general si directorul economic
contract de livrare cu grafici aferente vine de la seviciul vanzari /
transport
centralizator facturi emise vine de la seviciul vanzari/transport
ordine de plata vine de la biroul financiar
Iesiri
situatia contractelor inceiate
situatia comenzilor
rapoarte lunare de incasari
oferte
situatia clientilor
*<
'2 Sis#,u( - ap%+$i*i+na% ; manualG informatic
Intrari
situatia stocurilor de materii prime
nota de comanda
Iesiri
nota de receptie si constatare de diferente
proces verbal de constatare de diferente
delegatie pentru ridicarea de marfuri
situatia furnizorilor
/2 Sis#,u( -s)a"% - informaticGmanual
Intrari
situatia comenzilor primit de directorul comercial
situatia contractelor $sistem clienti%
bon de vanzare
extras de cont , fila de #.).#.
citanta $caserie%
grafic de livrare$ serviciul vanzari-transport%
Iesiri
situatia produselor vandute $sistemul de gestiune a stocurilor%
situatia facturilor emise $biroul financiar%
prognostic $raport asupra comenzilor lansate% trimis serviciului
vanzare - transport
situatia creantelor $biroul financiar%
factureaza comenzile realizate in functie de graficul de livrare ce face
parte din anexele la contract.O copie din factura ajunge la biroul
financiar care urmareste incasarea clientilor
12 Sis#,u( - "+n#a!i(i#a# &n%a(a @ informaticG manual
Intrari
note contabile
registrul cartea mare
Iesiri
contul de profit si pierdere
balanta de verificare lunare
bilant contabil
fise sintetice
32 Sis#,u( - p%s+na(- informaticGmanual
Intrari
*D
contractul de munca $director general%
fisa postului $plan salarizare%
fisa evolutiei profesionale pe fiecare angajat $plan salarizare%
decizia de marire a salariilor $director general%
situatia salariilor neridicate$serviciul personal%
decizia de concediere$serviciul personal%
Iesiri
stat de plata $birou financiar%
raport privind performantele individuale ale salariatilor $biroul
financiar%
situatia salariilor $biroul financiar%
42 Sis#,u( - &s#iun a s#+"u%i(+%: informatic<manual
Intrari
nota de receptie si constatare de diferente $birou aprovizionare%
bon consum vine de la serviciul productie
fisa de magazie
referat necesar de materii prime $birou tenic%
nota de predare, transfer, restituire $birou aprovizionare%
Iesiri
situatia stocurilor fara miscare
liste, rapoarte referitoare la stocuri
note contabile
necesarul de materii prime
liste de inventar
fise limita de consum pe comenzi
note de predare zilnice ajung la birourile" vanzari/transport, financiar-
contabil si productie
52 Sis#,u( - $i-n#a a ,i6(+a" )i7-informaticGmanual
Intrari
fisa mijlocului fix
registrul numerelor de inventar
registrul de inventar privind investitiile, dotarile si alte utilitati
proces verbal de receptie
proces verbal de punere in functiune
Iesiri
bon miscare a mijlocului fix
proces verbal de scoatere din functiune a mijlocului fix
liste de inventar $birou contabilitate %
*B
note contabile $birou contabilitate%
82 Sis#, - &s#iun a p%+-u"#ii- informaticGmanual
Intrari
bon de consum
primeste graficele de livrare intocmite de desfacere
decizie lansare comanda $conducere%
Iesiri
nota de receptie si constatare de diferente
bon de transfer
referat de necesar de materii prime
nota de predare $birou vanzare transport%
nota de predare $birou proiectare%
norme de timp si norme de consum elaborate de catre serviciul
proiectare intocmite in trei exemplare pe tenologii stabilite din care
un exemplar ajunge la plan salarizare,unul la proiectare si unul la
informatica
situatia comenzile lansate in executie
norme de consum pe comenzi
lista comenzilor planificate $lansate% se intocmeste in 2 exemplare
care ajung la normare, informatic, proiectare, salarizare,
aprovizionare, desfacere, financiar-contabil si director tenic
lista comenzilor incise care se intocmeste in 2 exemplare si ajunge
la" normare, informatic, proiectare, salarizare, aprovizionare,
desfacere, financiar-contabil si director tenic
fisa limita de consum completata de catre serviciul informatic
intocmite in trei exemplare din care unul pentru productie care il si
avizeaza, unul pentru magazia care le elibereaza si unul pentru
sectorul de productie beneficiar
92 Sis#,u( )inan"ia% @informaticGmanual
Intrari
situatia creantelor$birou financiar%
statul de salarii
registrul de casa $casierie%
evidenta decontarilor furnizorilor
contul de profit si pierdere $director general%
extrase de cont vin de la banca
Iesiri
statul de salarii modificat se trimite catre biroul financiar
situatia salariilor neridicate se trimite biroului personal
ordin de plata, fila de #.).# se trimit la banca
*4
elibereaza citanta care se duc la caserie
'./. DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE EVIDENTA
A CLIENTILOR
'./.1. C+,p+nn#( +%&ani*a#+%i" "a% au %sp+nsa!i(i#a#i p (ini -
$i-n#a a "(in#i(+%
Directorul general
- este un element activ in negocierea si semnarea contractelor
Directorul comercial
- realizeaza prin intermediul reprezentantilor firmelor straine negocieri
privind cantitatile contractate si graficul de livrare a comenzilor
- urmareste prin intermediul serviciului desfacere respectarea graficelor de
livrare $realizari zilnice si lunare%
- negociaza cu partenerii externi eventualele esalonari la livrare datorate
disfunctionalitatilor de aprovizionare cu materii prime $anexe la contracte
existente la cererea clientilor sau a producatorului% atunci cand clientul
doreste ca la producerea mobilierului sa fie folosita materii prime si
materiale proprii
- gestioneaza comenzile primite de la clienti
- este principalul responsabil pe linia indeplinirii planului de vanzari
- este cel care realizeaza noi legaturi cu distribuitorii si prospecteaza piata
prin intermediul unor colaboratori in vederea obtinerii unor informatii
privind piata
- este principalul responsabil pe linie de clienti
- este un element activ in negocierea si semnarea contractelor
Directorul economic
- asigura prin intermediul serviciului financiar analiza preliminara a
costurilor comenzilor ce urmeaza a fi contractate $eficienta% $antecalculatiei
de pret%
- semneaza contractele economice cu furnizorii de materii prime
- semneaza alaturi de directorul general contractele externe
*?
- urmareste prin programul de postcalcul incadrarea in costurile estimate si
realizarea beneficiului programat
- participa la negocierea si semnarea contractelor cu distribuitorii
- participa la realizarea planului de vanzari ca un element de analiza
- solicita si analizeaza situatii anuale cat si comandate cu privire la clienti,
referitoare la vanzari cat si la platile efectuate
- este un element de analiza si de realizare a listei de preturi
Directorul tehnic si de productie
- coordoneaza realizarea efectiva a comenzilor contractate prin lansarea lor si
urmarirea fazelor de executie $grafic de lansare in executie%
- solutioneaza eventualele probleme de calitate aparute la livrarea comenzilor
prin remedierea defectelor sau scimbarea tenologiei de executie $nota de
rebut%
- isi da acordul de realizare a comenzii si estimeaza timpul
Oficiul juridic
- darea in judecata a clientilor debitori $plangere%
- rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor comerciale
- participa la negocierea si semnarea contractelor
- rezolva probleme referitoare la clienti pe linie de neacitare a sumelor datorate
la termenele stabilite
- inainteaza in justitie datele referitoare la clientul care si-a incalcat obligatia
de plata
- avizarea contractelor comerciale
Biroul financiar
- controlul documentelor ce cuprind operatiuni referitoare la incasarea
facturilor de la clienti $extras de cont%
- verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare $fise limita de
consum pentru incadrarea in costuri%
- gestioneaza cecurile primite de la clienti urmand a ordona depunerea in
banca la atingere termenului limita
- primirea documentelor pentru livrarile de comenzii
- urmarirea incasarii comenzilor de la clienti
- organizarea evidentei realizarii contractelor comerciale si a comenzilor
- calculul si evidenta 0;! de rambursat datorat activitatii de export $jurnal
de vanzari/cumparari%
- este elementul de legatura a unitatii cu banca de la care urmeaza sa se
incaseze cecul
Biroul proiectare si tehnic
- elaborareaza prototipuri in vederea prezentarii la targuri si expozitii
$pliante%
*7
- necesarul de materii prime si materiale $necesar de aprovizionat% pe fiecare
comanda in parte
- se realizeaza proiectul prototipului si se executa acesta de catre atelierul de
prototipuri in vederea expedierii catre client
Serviciul vanzare/transport
- factureaza produsele vandute
- trimite facturile la biroul contabilitate
- realizeaza fisele clientilor care contin date privitoare la clienti, tipul
mobilierului, cantitatea comandata
- realizeaza situatii generale privind vanzarile catre clienti pe produse si
perioade
Biroul PPP !Pregatire Programare si rmarirea Productiei"
- urmareste stadiul de executie a comenzilor incepand cu lansarea in
fabricatie, livrare si inciderea comenzilor&
- genereaza lista comenzilor descise si incise
Serviciul normare
- deconteaza realizarile salariale in functie de comenzile executate de
muncitori $bonuri de lucru%
#$# !control tehnic calitate"
- valideaza comenzile din punct de vedere calitativ la inceierea executiei
fiecarui produs din cadrul comenzii si elibereaza certificatul de calitate
$conformitate%
Serviciul informatic
- relizeaza postcalculul pentru analiza comenzilor
Biroul productie
- in functie de graficele de livrare intocmite de desfacere lanseaza in executie
comenzile $executia unei comenzi poate dura si D luni%
- in functie de rentabilitate si de materiile prime realizeaza comanda
Biroul contabilitate
- culege datele de pe facturi si de pe cecuri pentru a realiza si actualiza fisele
analitice ale clientilor
- realizeaza jurnalul de vanzari in urma caruia se poate deduce 0;!-ul
deductibil, datoria de plata pe care o are unitatea fata de stat
'./.' C(as( - +p%a#ii "+n+,i" %)("#a# in
sis#,u( - $i-n#a a "(in#i(+%
Pricipalele clase de operatii economice reflectate in cazul sistemului de
evidentei a clientilor sunt"
*2
- operatii economice privind emiterea facturii $facturarea aferenta vanzarii,
amanarea in anumite conditii a platii facturii, facturarea serviciilor de
transport, daca este cazul%
- operatii economice privind situatia financiara a clientului $incasarea
contravalorii facturilor pe baza ordinelor de plata, citantelor, actualizarea
soldurilor clientilor%
- inregistrarea incasari sumei datorate de client prin banca
- realizarea unor situatii ale clientilor actuali si a vanzarilor pe diferite
sortimente si zone geografice intocmite regulat sau la cerere
Cap III DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL DE
EVIDENTA A CLIENTILOR
/.1. IDENTIFICAREA CLASELOR DE TRANZACTII=TRANSFORMARI
DIN SISTEMUL DE EVIDENTA A CLIENTILOR
Sistemul de evidenta a clientilor, prelucreaza informatii de natura diversa
referitoare la clienti procesele avand ca baza de plecare intrari, in urma procedurilor
aplicate reiesind o seri de situaitii liste, rapoarte si ciar documente care la prima
vedere ar putea fi considerate ca fiind drept primare insa acestea tranziteaza sistemul
patrunzand in aria de aplicabilitate a altor sisteme precum cel de contabilitate
generala, financiar, vanzari.
Sistemul de evidenta a de la clientilor se descompune in procese care la randul
lor sunt descompuse in subprocese de prelucrare.,n urma analizei documentatiei
firmei s-au obtinut informatii privind urmatoarele procesele de prelucrare si
subprocese care au loc la nivelul S.#.MO+,-! S.!..!D!/0,"
P%(u"%a%a "+,n*i(+% si "+n#%a"#a%a urmareste prelucrarea datelor
privind identificarea clientului, ofertare. !ceasta genereaza la randul ei
urmatoarele subprocese"
Primirea comenzilor de la clienti
,ntocmire contracte
P%+"s p%i$in- $an*a%a presupune analiza comenzilor si emiterea
facturii aferenta vanzarii in functie de cantitate, calitate, pret.
Primire date despre comanda
,ntocmirea facturii
*>
P%+"s p%i$in- in"asa%a vizeaza urmarirea incasarii produselor oferite
clientilor prin inregistrarea datelor privind citantele, ordinele de plata.
penalizarii la intarzierea platii.
,nregistrarea sumelor de incasate
,nregistrare incasari
!ctualizare sold client
/.'. DESCRIEREA FIECAREI TRANZACTII PRIN ABORDAREA
INTRARI :PRELUCRARI: IESIRI
P%&'#%(%&( #O)&*+I'O% SI #O*$%(#$(%&(
P%I)I%&( #O)&*+II D& '( #'I&*$
Descrierea documentelor de intrare"
- oferta
- comanda
- situatia stocurilor
O)%#a
Este un instrument de comunicare intre S.#.MO+,-! S.!. .!D!/0, si
client. !ceasta cuprinde informatii privind beneficiarul, data emiterii ofertei, costul
transportului, calitatea produselor oferite. Oferta este intocmita de catre
departamentul de marCeting/desfacere.
C+,an-a
-a S.#.MO+,-! S.!. .!D!/0, majoritatea livrarilor sunt precedate de catre
o comanda provenita de la client $fie el distribuitor, comisionar%. #omanda se
receptioneaza fie telefonic, fie pe fax la departamentul de vanzari transport, si contine
date referitoare la cantitatile necesare clientului si tipul de produse solicitate.
<3
.eferitor la continutul informational se poate spune ca comanda este un document
structurat, netipizat si intocmit intr-un singur exemplar.
)ste receptionata de la client in urma transmiterii catre acesta a informatiilor cu
privire la stocurile disponibile pe categorii de produse. )xista doua tipuri de
comanda. O prima categorie ar putea fi considerata cea primita in urma consultarii
stocurilor, si transmiterii informatiilor cu privire la cantitatile disponibile catre client.
,n urma acestui transfer de informatii catre client se receptioneaza acceptul clientului
cu privire la cantitatile mentionate in situatia transmisa fiind considerata astfel
receptionarea unei comenzi ferme. O a doua categorie de comanda ar fi atunci cand
clientul comanda anumite produse care nu exista in stoc si urmeaza a fi fabricate.
Si#ua#ia s#+"u%i(+%
)ste o informatie care vine de la depozitul de produse finite, din sistemul de
gestiune a stocurilor, si contine date cu privire la cantitatile disponibile pe sortimente
de produse. )ste structurata dupa cum am mentionat anterior pe produse. )ste
netipizata nefiind alcatuita sub forma unui document general aplicabil in astfel de
situatii.
Descrierea flu,urilor informationale si procedurilor de prelucrare
Directorul de vanzari poarta discutii de principiu cu potentialii clienti. ,n cazul
in care in urma discutiilor s-a ajuns la un acord se realizeaza o oferta. Oferta
reprezinta un instrument de comunicare intre S.#.MO+,-! S.!. .!D!/0, si
clienti. Pe baza ofertei se intocmeste contractul.
Societatea este deplin responsabila de calitatea produselor executate, in cazul
in care vor aparea reclamatii si /sau penalizari din partea partenerului, acestea vor fi
deduse din factura de plata catre producator.
,n urma analizei comenzii emite catre departamentul financiar date de
identificare a clientului, pretul si modalitatile de plata , valoarea contractului, data
facturarii.
#ulegerea datelor de pe comenzi presupune urmarea a doua cai in functie de
tipul comenzii, asa cum a fost el definit anterior. ,n cazul comenzii simple, se preiau
datele referitoare la produsele cerute si la cantitatile necesare din fiecare . )ste
alcatuita pe baza acestor date o cerere de consultare catre sistemul de gestiune a
stocurilor fiind solicitate informatii cu privire la cantitatile existente pentru produsele
mentionate $situatia stocurilor la momentul respectiv%. ,n urma compararii celor doua
tipuri de cantitati, cerute @ existente se face o aferta clientului fiind stabilite cantitatile
finale. ,n cel de al doilea caz datele preluate de pe comanda sunt tot cele referitoare la
produse si cantitati intervenind in plus inca o informatie si anume cea referitoare la
termenul de livrare. !ceste informatii sunt transmise catre sistemul de gestiune a
stocurilor si cel de gestiune a productie care printr-o cooperare trebuie ca la data de
livrare stabilita de client sa asigure existenta in stocuri a produselor in cantitatile
cerute.
<*
Descrierea listelor- situatii- rapoartelor si a altor iesiri din sistem
Rapoartele centralizatoare privind clientii se intocmesc pe baza datelor din
contract si contin informatii despre clientii firmei de-a lungul unei perioade. !cesta
este destinat conducerii.
Se intocmeste si o situatie a cererilor de produse si care este destinata
conducerii.
Se mai intocmesc rapoarte privind starea comenzilor la un moment dat si in
conformitate cu comenzile primite de la clientii.
I*$O#)I%& #O*$%(#$&
Principale documente ce intervin la intocmirea contractelor sunt"
C+n#%a"#u( cuprinde urmatoarele date"
obiectul contractului
durata contractului
pretul si modalitatile de plata
drepturile si obligatiile partilor
conditiile in care contractul poate fi utilizat
clauze de confidentialitate
notificari
date de identificarea clientilor
act aditional la contract
proces verbal de predare/primire
!cesta este semnat de catre reprezentantul S.#.MO+,-! S.!. .!D!/0,
$director comercial %, directorul general si un reprezentant al beneficiarului. Se
intocmeste pe o perioada de * an , in doua exemplare " unul ramane la S.#.MO+,-!
S.!. .!D!/0, iar celelalt la beneficiar. ,n cazul in care S.#.MO+,-! S.!.
.!D!/0, nu isi onoreaz
)ste folosit ca reglementare a relatiei client - S.#.MO+,-! S.!. .!D!/0,,
conditiile contractuale dictand modalitatile de rezolvare a eventualelor probleme ce
pot sa apara.a contractul, clientul poate sa actioneze in instanta.
)lementele negociabile se refera la acele clauza care pot fi combatute sau la
care se pot solicita modificari. !cestea ar fi termenele de plata pe care se obliga
subiectul contractului sa le respecte.
<<
A"#u( a-i#i+na( (a "+n#%a"# se intocmeste in cazul in care apar modificari ale
contractului referitoare la preturile produselor. 0oate celelalte prevederi contractuale
raman nescimbate. Se intocmeste in doua exemplare si este semnat de catre
directorul comercial si un reprezentant al beneficiarului.
P%+"su( $%!a( - p%-a%=p%i,i% cuprinde informatii generale despre
S.#.MO+,-! S.!. .!D!/0,, beneficiar si informatii despre produsul cumparat de
catre acesta $denumire produs, cantitate, pret unitar, valoare%. !cest document se
inceie in doua exemplare cate unul pentru fiecare.
Descrierea flu,urilor informationale si procedurilor de prelucrare
Pentru fiecare contract, la inceputul fiecarui sezon partenerii traditionali isi
rezerva anticipat capacitatile de productie, functie de sezon.
#ontractele la export se negociaza in valuta tarilor respective.
Pretul pe care clientul il va plati societatii pentru bunurile cumparate va fi cel
din anexele la contract care sunt parte integranta din contract. Preturile practicate de
S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! sunt preturi franco-fabrici sau preturi franco-frontiera
romana.
Dupa ultima livrare, firma noastra va trimite factura beneficiarului, iar acesta,
dupa ce a facut plata ne va trimite documentul bancar ce atesta efectuarea platii. Se
va efectua livrarea abia dupa primirea documentul bancar de plata.
#ontractele la export se negociaza in valuta tarilor respective. Pentru
efectuarea exportului $ex. prin #6.% se intocmesc urmatoarele documente"
- fractul care cuprinde" numar aviz, greutate, numar colete, , numar vagon&
- aviz de expeditie&
- factura externa&
- certificat )/. $certificat de origine%&
- declaratia de incasare valutara $D,;% care se intocmeste in B exemplare.
;agonul pleaca la vamuit insotit de fract, aviz, factura, certificat )/.. !poi
se intocmeste declaratia vamala.
Descrierea listelor- situatii- rapoartelor si a altor iesiri din sistem
- contractele semnate oferite unul clientului iar celalalt ramane in unitate
- procesele verbale de predare primire care se duc catre client
<D
P%O#&S& P%I.I*D .(*+(%&(
I*$O#)I%&( F(#$%II
Descrierea documentelor ce au legatura cu intocmirea facturilor "
B+nu( - "+,an-a a$i*a#
+onul de comanda avizat reprezinta de fapt bonul de comanda, pe verso-ul
caruia s-au completat la de produse finite datele cu privire la produsele efectiv livrate.
!cesta este alcatuit in doua exemplare de catre depozitul de produse finite, din care
unul ramane la depozit iar cel de al doilea se intoarce cu clientul la departamentul
vanzare- transport pentru intocmirea facturii.
CEC:u(
)ste un document care atesta obligatia de plata a unei persoane fizica sau
juridica numita tragator prin care se ordoneaza plata de catre o persoana $de obicei
banca% numita tras in favoarea unei persoane numite beneficiar. #)#-ul este
document cu regim special $numar si serie% obtinut de la banca tragatorului, cu format
standard personalizat si cuprinde" denumirea bancii trase, localitatea in care se emite,
data emiterii, suma, denumirea beneficiarului si codul fiscal al acestuia, contul in care
urmeaza a se face plata, codul clientului in banca. Se semneaza de catre tragator in
exemplar unic. #)#-ul este primit de la client in cazul in care acesta nu se otaraste
sa vireze banii in contul S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! in aceeasi zi in care a
efectuat aprovizionarea. #u titlu de regula acesta se emite cu o scadenta de D3 de zile
<B
de la data la care s-a intocmit aceasta scadenta avand menirea de a influenta legal pe
cel care il emite sa nu depaseasca aceasta data. Poate fi depus si inainte de termen in
banca clientul respectiv urmand sa obtina in urma acestei operatiuni un discount de
plata.
Descrierea flu,urilor informationale si a proceselor de prelucrare
Preluarea datelor comenzii adresate de clientul venit sa ridice marfa fie pe baza
comenzii expres formulate la fata locului fie prin consultarea registrului de comenzi
in cazul in care se trateaza o comanda ferma cu termen de livrare prestabilit.
O alta prelucrare ar fi intocmirea bonului de comanda care va cuprinde datele
referitoare la cantitatile de produse cerute pe sortimente.
-a S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! vanzarea de produse se face pe baza
!+nu(ui - "+,an-a care se realizeaza in trei exemplare. +onul de comanda se
completeaza la departamentul de desfacere, in prezenta clientului, pe baza comenzii
si a modificarilor survenite intre data comenzii si momentul livrarii&in toate cele trei
exemplare sunt scrise produsele dorite de client, cantitatile corespunzatoare si date
despre client. ,n cazul in care exista in depozit produsele in cantitatile solicitate bonul
de comanda este completat pe verso cu cantitatile livrate si vizat cu stampila patrata.
,n cazul in care nu exista in stoc cantitatile solicitate, bonul va fi completat pe spate
cu cantitatile efectiv livrate $diferite de cele completate la biroul desfacere% fiind
ulterior vizat. /n exemplar completat ramane in sistemul de gestiune a stocurilor la
depozit, celelalte doua intorcandu-se la departamentul comercial. +onul de comanda
astfel completat si vizat prezinta livrarile efectiv realizate.
,ntocmirea facturii se face pe baza datelor culese de pe bonul de comanda
avizat de catre depozitul de produse finite.
,ntocmirea scadentarului presupune de fapt inscrierea numarului cecului si a
datei la care acesta devine scadent.
!lte procese de prelucrare ar mai fi intocmirea certificatului de atestarea a
calitatii si actualizarea fisei distribuitorului
Descrierea listelor- situatii- rapoartelor si a altor iesiri din sistem
Fa"#u%a
Se intocmeste pe baza datelor de pe bonul de comanda avizat. )ste un
document cu regim special de tiparire, inserare si numerotare. 6actura serveste ca
document justificativ de inregistrare a marfurilor in gestiunea firmei S# 'MO+,-!
.!D!/0,( S! , ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de
decontare a produselor livrate mai serveste si ca document de insotire a marfii. Se
intocmeste manual, la livrarea produselor pe baza !+nu(ui - "+,an-a a$i*a#. )ste
semnata de catre departamentul de vanzari-transport si de catre client.
Se ariveaza la departamentul de desfacere si la departamentul de contabilitate.
<4
Destinatia acestor exemplare este"
- formularul albastru este preluat de clientul societatii&
- formularul rosu la desfacere &$ramane la compartimentul financiar
contabil al societatii pentru evidentierea tranzactiei in contabilitate&%
- formularul verde la inregistrarea in contabilitate
6actura cuprinde urmatoarele date "
- informatii generale despre S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! si
beneficiar
- numarul facturii
- data intocmirii facturii
- denumirea produselor
- unitate de masura
- pret unitar
- valoare
- semnaturile
Serveste ca "
- document pe baza caruie se intocmeste documentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate&
- document de insotire a marfurilor pe timpul transportului&
- document de incarcare in gestiunea primitorului&
- document justificativ de inregistrare in contabilitatea clientului.
!tunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii datorita unor
conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite
pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. ,n vederea corelarii
documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in
formularul de factura.
C%#i)i"a#u( - - a#s#a% a "a(i#a#ii >"+n)+%,i#a#2
-a vanzarea marfii cumparatorul primeste certificat de atestare a calitatii care
specifica faptul ca produsele furnizate intrunesc specificatiile pentru care au fost
concepute.
)ste un document intocmit pe baza datelor culese din buletinul de analiza
preluandu-se datele cu referire la caracteristicile tenice ale produsului, mentionandu-
se perioada de garantie acordata, si conditiile de depozitare si exploatare a produsului
pentru ca in cazul aparitiei unor deteriorari sa se poata trata returul. ,n acesta sunt
mentionate standardele internationale care sunt respectate de catre produsul respectiv.
Poarta semnaturile tuturor membrilor din conducere, adica Directorul 8eneral,
Directorul )conomic si Directorul #omercial.
#ertificatul de garantie emis de firma contine denumirea produsului vandut,
numarul facturii ce a fost emisa, data receptionarii produsului , numele beneficiarului
si semnaturile celor doua parti contractante. Pe langa acestea certificatul include si
<?
conditiile pe care clientul trebuie sa le respecte pentru a beneficia de garantia oferita
precum si situatiile in care acesta pierde dreptul la garantie.
S"a-n#a%u( p(a#i(+% si CEC:u( a#asa#
Pe baza datelor preluate de pe #)#-ul inmanat de catre distribuitor este
completat acest document, cele mai importante date fiind cele referitoare la numele
clientului, sediul, banca clientului, contul clientului, suma de plata, data la care acesta
ajunge la scadenta, si nu in ultimul rand numarul #)#-ului. )ste un document
structurat si tipizat la care se anexeaza #)#-ul si este trimis la biroul contabilitate,
intrand in grija directorului economic.
P%O#&S& P%I.I*D I*#(S(%&(
I*%&/IS$%(%&( S)&'O% D& I*#(S($
-a realizarea acestui procese se folosesc datele cu privire la valoare din facturi
si date generale despre clienti.
Principalele situatii care ies de aici sunt cele cu privire la sumele efective care
trebuiesc incasate de la clienti.
I*%&/IS$%(%&( I*#(S(%I'O%
,n cadrul societatii activitatea de decontare cu clientii se desfasoara in cadrul
serviciului contabilitate, aflat sub conducerea contabilului sef.
,n ceea ce priveste incasarile pot sa existe mai multe situatii"
Plata la scadenta
,n momentul in care #)#-urile gestionate de catre directorul economic, ating
termenul limita, 'scadenta(, pe acestea se completeaza data curenta, si sunt inmanate
responsabilului din biroul contabilitate, pentru a le inainta bancii firmei. Pentru
fiecare #)# ce urmeaza a fi incasat, se intocmeste un borderou. De la banca intra in
sistem confirmarea platii care are menirea de a duce la actualizarea soldului clientului
care a efectuat plata respectiva.
<7
C+n)i%,a% p(a#ii vine de la banca prin biroul contabilitate in urma efectuarii platii
de catre client.
Plata inainte de termen aici se folosesc urmatoarele documente"
- instiintarea de plata inainte de termenul convenit $ de la client%
- confirmarea platii $de la banca la biroul contabilitate%
Ins#iin#a%a - p(a#a inain# - #%,nu( "u$ni# se face de client care anunta
firma, prin mijloacele de comunicare utilizabile, faptul ca intentioneaza se efectueze
plata mai devreme decat termenul stabilit ca scadenta. !ceasta instiintare se prezinta
intr-o forma informationala, nestructurata, netipizata.
Intarzierea platii principalele documente folosite sunt"
- ,nstiintarea refuzului cecului la plata
- raspuns la nota informativa
Ins#iin#a%a %)u*u(ui ""u(ui (a p(a#a apare in momentul in care cecul a fost depus
la banca si clientul nu a avut bani in cont. ,n acest moment banca este obligata sa
retina cecul si sa il anuleze.
)ste primit de la banca sub forma unui apel telefonic, informatia cuprinzand
numarul cecului, numele clientului, banca clientului care a refuzat plata. )ste o
informatie netipizata si nestructurata, receptionata de departamentul #ontabilitate.
Raspunsu( (a n+#a in)+%,a#i$a reprezinta raspunsul dat de client in urma solicitarii
motivarii refuzului la plata a cecului depus in banca. )ste o informatie nestructurata,
netipizata.
Descrierea flu,urilor informationale si procedurilor de prelucrare
- consultarea scadentarelor #)#-urilor pentru stabilirea acelor instrumente de palta
care trebuiesc depuse in banca
- intocmirea borderourilor de incasare pentru #)#-urile ce urmeaza sa fie depuse in
banca
- actualizarea registrului privind incasarile de la clienti si a datoriilor acestora,
adunandu-se in debit suma datorata de acestia
- se efectueaza calcule pe baza confirmarilor primite pentru a se obtine informatii
despre discounturile de plata ce trebuiesc acordate distribuitorilor in functie de
timpul in care s-a efectuat plata.
- se centralizeaza lunar situatia discounturilor de plata acordate distribuitorilor.
- se actualizeaza situatia platilor efectuate de catre clienti prin scaderea datoriei
clientului, din contul descis acestuia
,nstiintarea de catre banca a S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! cu privire la lipsa
banilor din contul clientului.
6isa situatiei financiare a clientului evidentiaza neplata facturii la scadenta.
<2
=eplata atrage in mod normal sistarea livrarii produselor. )xista situatia in care
intarzierea acitarii facturii nu determina sistarea imediata a produselor ci se
realizeaza o amanare pe o perioada determinata. !manarea se aplica in situatii
exceptionale cum ar fi cazul clientilor fideli sau contracte de valoare mare.
Descrierea listelor- situatii- rapoartelor si a altor iesiri din sistem
- borderoul #)#-ului ce urmeaza sa fie depuse in banca
- #)#-ul depus la banca
- #ecul
- discountul de plata
B+%-%+u(
)ste un document justificativ a sumelor acitate cu #)#-uri de decontare.)ste
intocmit de catre persoana responsabila cu relatiile cu banca, si semnat de catre
directorul economic.Se intocmeste in B exemplare din care unul ramane la Serviciul
6inanciar, unul ramane la banca cu care lucreaza S# 'MO+,-! .!D!/0,( S!, un
al treilea ajunge la banca celui care urmeaza sa efectueze plata, iar ultimul ajunge la
clientul din al carui cont urmeaza sa se efectueze transferul. )ste intocmit in acest
format, personalizat pe fiecare #)#, pentru a se evita situatia in care banca pierde,
'rataceste(, #)#-ul, servind ca un mijloc de justificare a depunerii #)#-ului in
banca. #ontine informatii referitoare la #)#-ul ce urmeaza sa fie depus in banca ,
seria si numarul #)#-ului, data la care este depus.
)ste un document structurat, tipizat si care circula fara a avea un regim special.
Dis"+un#u( - p(a#a se acorda clientului in momentul cand acesta realizeaza plata
mai devreme de D3 de zile. !cest discount se calculeaza la sfarsitul lunii si se acorda
clientului la prima factura din luna urmatoare prin scaderea din valoarea facturii a
discauntului care ii revine fiecarui client in parte.
Discountul se calculeaza astfel"
35 - plata la D3 zile
*5 - plata la <3 zile
<5 - plata la *3 zile
D5 - plata in momentul livrarii
C"u( odata ajuns la scadenta se depune la banca pentru incasare. Din acest moment
ar putea exista trei situatii pe care le vom trata mai jos.
N+#a in)+%,a#i$a @ pleaca de la S# 'MO+,-! .!D!/0,( S! catre clientul aflat in
imposibilitate de plata si reprezinta instrumentul de interogare a atitudinii
distribuitorului fata de situatia aparuta.
Pot exista situatii in care plata poate suferi modificari in ceea ce priveste
termenul la care se efectueaza efectiv, in functie de modalitatea de raspuns sau de
comunicare pe care o face clientul putand fi luata in considerare existenta a trei
cazuri"
<>
(#$('I+(%& SO'D #'I&*$
!cestea este deosebit de importante pentru activitatea desfasurata de firma
programarea platilor in functie de incasari fiind o modalitate de baza in evitarea
blocajului finaciar.
#ererea unor astfel de situatii poate fi programata, de obicei pe luna, sau la
sfarsit de an.,n cazurile in care cererea este formulata ad-oc aceasta cerere provine
din sistemul de conducere, prelucrarea ei facandu-se la nivelul departamentului
comercial unde de fapt se indeplineste si o functie financiara.
Prin acest proces se tine evidenta sumelor de la clienti, cat ar trebui sa se
incaseze de la client, date cu privire la platile efectuate de catre clienti venite de la
biroul financiar $cat s-a incasat efectiv% urmand ca la urma sa reiasa exact cat mai are
unitatea de incasat de la client $sume ramase de incasat.%
O alta prelucrare consultarea fiselor analitice ale clientilor pentru calcularea
totalului sumelor restante per total sau o fisa unica in cazul in care se doreste
obtinerea informatiei pentru un caz singular.
,n plus, arivarea fiselor este destul de greoaie si nu permite un acces direct si
rapid ci necesita o cautare fisa cu fisa in timp ce un S)-)#0 aflat in spatele unui
formular ar rezolva problema simplu si concis
Situatia platilor este o lista efectiva in cazul in care se refera la informatiile
despre mai multi clienti sau o informatie adresata verbal. data in alta forma
neexistand un document reglementat in cazul #otnari care sa reflecte o astfel de
obligatie. )ste intocmita la biroul financiar de catre persoane raspunzatoare de clienti
in atatea exemplare cate sunt comandate dar de obicei este vorba de unul singur
solicitarea venind de obicei de la o singura persoana.
D3
Cap. IV DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE
PENTRU NOUL SISTEM
#erintele informationale ale firmei pot fi delimitate in doua categorii distincte
in functie de forma pe care o imbraca acestea, de tipul suportul pe care il necesita.
Suportul cerintelor poate fi de doua feluri " fizic si logic, si astfel in functie de
aceste doua tipuri, cerintele se impart in cerinte functionale care au un suport logic, si
cerinte non-functionale cu un suport fizic.
=oul sistem proiectat va fi orientat cu precadere spre clienti, spre satisfacerea
in timp util a cerintelor acestora cat si spre asigurarea unei evidente eficiente a
acestora atat a platilor cat si a comenzilor.
1.1. CERINTELE FUNCTIONALE ALE NOULUI SISTEM.
*-Problema neinregistrarii datelor despre potentiali clienti cu care agentii de
vanzare au avut discutii de principiu insa nu s-a ajuns la un acord.
!ceasta problema ar putea fi rezolvata prin generarea unui centralizator care
sa evidentieze date generale privind potentialii clienti" identificarea acestor, motivul
pentru care nu s-a ajuns la nici un acord.
D*
!ceste date ar putea furniza informatii conducerii pentru luarea unor decizii
cum ar fi revizuirea preturilor.
<-Problema inexistentei unei evidente a rau platnicilor $clienti care au intarziat
plata facturii si au fost amanati% neputinta impiedicarii realizarii de comenzi de catre
persoane fizice sau juridice neserioase.
Solutia acestei probleme ar putea fi generarea unui raport pe baza deciziilor de
amanare care ar tebui sa contina date de identificare a clientilor, date privind valoarea
facturii amanate, motivul amanarii.
D-Obtinerea in timp util a situatiilor privind clientii, platile efectuate de catre
acestia. Pentru aceasta va fi restructurat modul de gestionare, intreaga activitate cu
privire la gestiunea clientilor fiind mutata la Departamentul comercial.
B-)liminarea intarzierilor aparute in transportul documentelor si diminuarea
riscului de pierdere a datelor.
4-Orientarea firmei catre clienti si piata si obtinerea unor studii de piata
relevante prin crearea unui departament specializat, un departament de MarCeting,
capabil sa promoveze imaginea de marca.
?-Obtinerea unor situatii relevante in ceea ce priveste situatia platilor efectuate
de clienti si a desfacerilor catre acestia. ,n prezent astfel de situatii sunt sporadice si
se realizeaza de obicei pentru un singur client, volumul de munca care ar trebui depus
pentru obtinerea unor situatii generale fiind imens.
1.'. CERINTELE NEFUNCTIONALE ALE NOULUI SISTEM
1 *-Dezvoltarea unor aplicatii informatice, care sa usureze munca angajatilor si sa
reduca din birocratie.
<-/nitatea prezinta anumite programe pe care salariatii nu stiu sa le foloseasca.
,n loc sa trimita datele de la un departament la altul cu sjutorul sistemului informatic
ei pur si simplu scot la imprimanta datele si le duc la alte departamente pentru a fi
reintroduse. !ceasta constituie o pierdere de timp. ,nstruirea personalului in a folosi
anumite programe de care dispune unitatea ar fi de folos.
D-,ntreprinderea nu beneficiaza de servicul bancar de operatiuni on-line
desi banca are acest serviciu disponibil. Pe viitor se urmareste reglementarea
acestei probleme.
D<
Cap. V MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL
E0ISTENT
Modelarea sistemului existent prin proiectarea de diagrame este un proces
deosebit de important in procesul de analiza desfasurat, furnizand informatii despre
modul in care circula informatia in unitate, pe baza sa putandu-se identifica acele
fluxuri redundante, sau inconsistente din punct de vedere informational. 0ot pe baza
modelarii sistemului se pot stabili si identifica eventualele cerinte informationale ale
sistemului ce urmeaza sa fie implementat, mai clar identificandu-se acele necesitati
de restructurare departamentala, restructurare care ar putea aduce o mai buna
circulatie a informatiei in unitate, prin eliminarea acelor trasee nenecesare de natura
sa temporizeze viteza cu care sunt distribuite informatiile.
3.1. MODELUL DESCOMPUNERII FUNCTIONALE
Modelul descompunerii functionale are rolul de a identifica procesele care
duc la desfasurarea si indeplinirea rolului de baza al sistemului.
Descompunerea functionala a sistemului realizat se realizeaza cu ajutorul
diagramei descompunerii functionale, care urmareste scoaterea in evidenta a modului
de structurare a sistemului, prin prezentarea ierariei sistemului, descompus in
procese de prelucrare si subprocese.
DD
,n cazul firmei luate in studiu, principala functie a sistemului este aceea de
evidenta a clientilor. ,n decompunerea functionala, s-a pornit de la sistemul de
evidenta a clientilor, ca radacina a arborelui descompunerii functionale, evidentiindu-
se apoi principalele procese si subprocese.
Sistemul de evidenta a clientilor se descompune in urmatoarele procese care
la randul lor sunt descompuse in subprocese de prelucrare"
Prelucrarea comenzilor si contractarea care la ran
Primirea comenzilor de la clienti
,ntocmire contracte
Procese privind vanzarea
Primire date despre comanda
,ntocmirea facturii
Procese privind incasarea
,nregistrarea sumelor de incasate
,nregistrare incasari
!ctualizare sold client
Diagrama descompunerii functionale este prezentata in !nexa <
3.'. MODELUL PROCESELOR
Modelarea proceselor integreaza diagramele fluxurilor de date ce se realizeaza
plecand de la diagrama descompunerii functionale si urmarind miscarile fluxurilor in
cadrul sistemului de evidenta a clientilor, intrarile si iesirile din sistem precum si
destinatia lor. Se evidentiaza pentru fiecare proces intrarile si iesirile precum si
relatiile ce se stabilesc cu diferite entitati $alte procese, locuri de stocare%
Se obtine mai intai diagrama de context- An7a /. !ceasta contine sistemului
de evidenta a clientilor cu principale fluxuri date, in relatiile sale cu entitatile externe
cu care se afla in legatura.
/rmatoarea diagrama $de nivel 3% prezinta principalele procese de prelucrare
ale sistemului de evidenta a clientilor inclusiv locurile de stocare ale datelor $unde
este cazul% -An7a 1.
Diagrama fluxurilor de date de nivel 3 permite formarea unei idei de ansamblu
cu privire al modului de indeplinire al principalelor procese, si al relatiilor dintre
departamente, procese si locuri de stocare, relatii care concura la buna functionare si
indeplinire a obiectului de activitate.
-ocurile de stocare, reprezinta baze de date, fisiere, registre in care sunt
depozitate datele cu privire la anumite entitati, operatiuni.
Descompunerea continua prin realizarea diagramelor de nivel *- An7(3, 4, 5
ce cuprinde descompunerea proceselor in subprocese. #u ajutorul D6D-urilor de
nivel superior se realizeaza o analiza pertinenta a miscarilor reale ce au loc in cadrul
sistemului nostru, usurand munca de proiectare a noului sistem.
DB
3./. DEPOZITUL DE DATE
,n depozitul de date la aferent sistemul de evidenta a clientilor se trec
informatii cu privire la tot ce ne-ar putea interesa in descrierea datelor prezente in
acest proiect de analiza. =e referim atat la procese si subprocese cat si la entitatile
externe, descrierea fluxurilor de date si a locurilor de stocare pe care le contin, cum,
cand si in ce conditi sistemul trebuie sa reactioneze la divers inputuri sau feedbacC-
uri.
,ntrarile si iesirile sunt fluxuri de date si pot proveni fie din diferite locuri de
stocare, sau pot proveni de la diferite entitati care intra in interactiune cu sistemul.
,esirile pot fi de asemenea fluxuri de stocare $catre depozite de date% sau fluxuri de
sprijinire a deciziilor sub forma de grafice, situatii, liste rapoarte.
D4

S-ar putea să vă placă și