Auditul de regularitate privind resursele

umane din cadrul instituiilor

publice
Prep. Univ. drd. Iulian Bogdan Dobra Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba
Iulia e-mail: dib!ec"a#oo.com
Abstract:
In$ormation s#ould be collected on all matters related to t#e engagement ob%ectives and scope
o$ &or'. Internal auditors use analtical auditing procedures &#en identi$ing and e(amining
in$ormation. Analtical auditing procedures are per$ormed b studing and comparing relations#ips
among bot# $inancial and non$inancial in$ormation. )#e application o$ analtical auditing procedures
$or identi$ing in$ormation to be e(amined is based on t#e premise t#at* in t#e absence o$ 'no&n
conditions to t#e contrar* relations#ips among in$ormation ma reasonabl be e(pected to e(it and
continue.
Departamentul de resurse umane ofer o surs independent de informaii privind intervievarea
i angajarea de personal angajat. Departamentul este, de asemenea, o surs independent de evidene
care in de managementul-contabil i care ne pot conduce la verificarea intern a informaiilor privind
salariile, inclusiv a adugrilor i tergerilor de informaii din statele de plat, precum i a
modificrilor operate n salarii i deduceri.
Considerm c att pentru auditorul intern, managerul de firm ct i pentru orice alt
persoan cu atribu ii de conducere sau de verificare i control este foarte important cunoaterea
domeniului auditabil. Deoarece acesta i ajut s se familiarizeze cu activitatea tuturor
departamentelor, compartimentele din cadrul unei entiti fie ea public sau privat.
Evaluarea performanelor reprezint activitatea de baz a managementului resurselor umane
desfurat n vederea determinrii gradului n care angajaii unei organizaii ndeplinesc eficient
sarcinile sau responsabilitile care le revin. n primul rnd aceasta are n vedere evaluarea rezultatelor
obinute, formulate sau exprimate difereniat pe posturi n funcie de specificul acestora.
n cazul unui auditor intern acesta va trebui s ntocmeasc i s ndeplineasc o serie de
proceduri pentru a-i ndeplini misiunea de audit.
n procedura de colectare i prelucrare a informaiilor, n cazul unui auditor intern, se pleac de
la urmtoarele premise
Colectarea este, n fapt, pregtirea informaiilor n vederea efecturii analizei de
risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile
pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.
Colectarea informaiilor presupune
!" identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-
economic n care compartimentul resurse umane respectiv cel financiar contabil
i salarizare i desfoar activitatea#
$" analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea acestor compartimente#
%" analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de
audit public intern#
!" identificarea punctelor c&eie ale funcionrii compartimentelor i ale sistemelor
de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe#
$" s identifice constatrile semnificative i recomandrile din rapoartele de audit
precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit,
precum i din rapoartele altor instituii care au calitatea de organ de control
'Curtea de Conturi, (genia )aional de (dministrare *iscal etc.+#
%" identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ#
," s identifice surse poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale
auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii.
-. n cazul auditului plii salariilor la o entitate public colectarea informaiilor din cele dou
compartimente nseamn
!. /dentificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate#
$. 0binerea fielor posturilor, a procedurilor scrise, a organigramei i a
regulamentului de funcionare#
%. /dentificarea personalului responsabil#
,. 0binerea exemplarului de raport de audit public intern anterior#
1. 0binerea exemplarului de raport al Curii de Conturi#
2. 0binerea de rapoarte ale altor instituii.
3rin identificarea legilor aplicabile se urmrete
!. 4aza legal pentru salarizarea personalului cadrul general '5egea nr.
1%6$77% privind codul 8uncii+#
$. )umrul de posturi '5egea bugetului de stat+#
%. Elementele salariale ' 5egea nr. !996!-- privind statutul funcionarilor
publici, cu modificrile i completrile ulterioare, 0.:.; nr !-$6$77$
privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor
publici.+#
,. (probarea sumelor pentru c&eltuielile de personal' 5egea bugetului de
stat cap. 1!.7! <(utoriti publice<, -titlul 7$ <C&eltuieli de personal<
1. =eineri din salarii 'contribuiile pentru asigurrile sociale de stat alte
reineri+.
C&estionarul >lista de verificare prevzut n cadrul procedurii de colectare i prelucrare a
informaiilor, pentru misiunea de audit plata salariilor la o instituie public, include urmtoarele
elemente
A. +iscuri generale
!- se verific dac exist proceduri privind emiterea deciziilor managerului de numire n
funcie#
$- se verific dac exist un grad mare de fluctuaie a personalului din sistem#
%- se urmrete dac exist modificri repetate ale cadrului legislativ care reglementeaz
salariul de baz
B. ,lemente salariale
,- se verific dac salariul de baz este corespunztor legislaiei n vigoare, gradului i
funciei respective#
1- se verific dac din salariul de baz face parte indemnizaia de conducere#
2- se verific dac din salariul de baz face parte salariul de merit#
?- se verific dac toate persoanele din statul de plat sunt n statul de funcii al instituiei.
-. ,miterea deci.iei de numire
!- se verific dac decizia de numire are toate semnturile#
$- se urmrete dac n decizia de numire sunt preluate corect datele de identificare ale
candidatului declarat admis la concurs#
%- se verific dac n decizia de numire este nscris corect salariul de baz.
,. Alte activiti
!- emiterea documentelor#
$- nregistrarea n carnetele de munc#
%- calculul venitului brut#
,- actualizarea bazei de date >modificri de natur salarial#
1- calculul venitului brut impozabil >deducerea de baz c&eltuieli profesionale, deduceri
suplimentare, contribuiile la asigurrile sociale
//. n cazul auditului gestiuni resurselor umane la o instituie public o parte din obiectivele
auditabile sunt
!+ 0rganizarea recrutrii personalului prin urmtoarele obiecte auditabile
!@ fundamentarea proiectului 3lanului de ocupare a funciilor publice#
$@ statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs#
%@ corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor#
,@ dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor#
1@ susinerea probelor scrise i tip interviu#
2@ emiterea i comunicarea deciziei de numire#
$+ Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor prin urmtoarele obiecte auditabile
!@ norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei nvoirilor i
concediilor#
$@ utilizarea foilor colective de prezen#
%@ evidena concediilor de odi&n medicale i de studii#
%+ evoluia carierei personalului prin urmtoarele obiecte auditabile
!@ concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului#
,+ 3regtirea profesional continu a personalului prin urmtoarele obiecte auditabile
!@ planurile strategice i anuale de pregtire profesional#
1+ ;estionarea dosarelor profesionale prin urmtoarele obiecte auditabile
!@ norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale#
2+ ;estionarea carnetelor de munc prin urmtoarele obiecte auditabile
!@ norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc#
$@ actualizarea carnetelor de munc
?+ *uncionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
!@ manuale de operare i utilizare a sistemului informatic#
$@ adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor#
!@ sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte#
$@ desemnarea personalului cu atribuii privind aplicaiile i operarea n cadrul
bazelor de date#
%@ sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea sistemului
informatic#
,@ instruciunile privind ntreinerea programelor informatice#
1@ utilizarea ec&ipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului
electric ':3A, modulatoare de tensiune etc. +#
2@ instruirea utilizatorilor i informarea sistemic asupra modificrilor operate n
sistemul informatic#
?@ existena unui sistem de prevenire 6detectare a accesrilor i modificrilor
neautorizate ale bazelor de date 'parole , programe antivirus .a.+
9+ (r&ivarea documentelor
!@ norme i proceduri privind ar&ivarea documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane#
$@ desemnarea personalului responsabil privind ar&ivarea documentelor#
%@ predarea dosarelor la ar&iva instituiei#
3recizm c n cadrul fiecrui obiectiv exist o serie de activiti de audit care trebuie urmrite de
ctre auditor. n continuare vom prezenta doar cteva dintre acestea pentru o parte dintre obiective.
3entru obiectivul pregtirea pro$esional continu a personalului se are n vedere
dac exist proceduri scrise i formalizate#
modificarea politicilor 6obiectivelor au influenat fundamentarea planurilor de
pregtire profesional#
dac planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire profesional ale
fiecrui salariat#
dac exist persoane responsabile cu elaborarea i realizarea planurilor
individuale de pregtire profesional #
exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea profesional#
dac exist o persoan responsabil cu urmrirea realizrii indicatorilor de
performan#
dac exist lista pentru realizarea obiectivelor 6subobiectivelor.
Cu privire la criteriile pentru evaluarea performanelor considerm c n cadrul obiectivului
pregtirea profesional continu a personalului respectiv evoluia carierei personalului trebuie s se
in cont de urmtoarele tipuri
Calificri/cerine/trsturi Comportamente Rezultate
Caracteristici personale /nteres pentru gestiunea eficient Aatisfacia
a resurselor alocate postului beneficiarilor
serviciilor
publice
Competen 3reocupare pentru ndeplinirea
)u exist
risip
sarcinilor de resurse
5icene in cont de sugestii Ec&ipamentele
nu se uzeaz
!@ Dorina de perfecionare (cionrii n sensul susinerii
performanelor organizaiei
!@ 0nestitate
$@ (biliti de conducere
accelerat
!.3rotecie
ridicat
mpotriva
accidentelor
$.5ipsa daunelor
etc.
Criteriile de performan
pot viza rezultatele obinute de
fiecare individ sau de ctre
organizaia condus, n cazul
managerilor.
4ibliografie
!. 3orumb, E.
><8anagementul
resurselor umane<,
Editura *undaiei pentru
studii europene, Cluj-
)apoca, $77!#
$. 5oebbecBe, (. ><(udit
>o abordare integrat<,
Editura (rc, 4ucureti,
$77%#
%. C&iu, ;. ( coordonator
><Atudii de caz privind
auditul public intern<,
Editura CECC(=,
4ucureti, $771