Ouverture, valuation et attribution

Dlai entre l'invitation soumettre et la soumission

Le dlai autoris pour la prparation des offres dpend largement de l'tendue et de la complexit du
contrat. Gnralement, un dlai minimal de 60 jours est autoris pour les appels d'offres
internationaux. Quand de grands travaux de gnie civil ou de construction d'usines complexes sont
requis, une dure minimale de 90 jours doit tre prvu afin de permettre aux soumissionnaires
potentiels de raliser des enqutes sur site pralablement la soumission de leur offre. Le dlai
autoris dpend toutefois des circonstances relatives chaque projet.

Procdures d'ouverture des offres
La date, l'heure et le lieu de la rception des offres ainsi que l'ouverture de ces dernires doivent tre
annoncs dans l'avis d'appel d'offres. Toutes les offres doivent tre ouvertes publiquement la date
prvue. Les offres reues aprs la date et l'heure indiques sont rejetes et retournes non ouvertes.
Le nom du soumissionnaire, le montant total de chaque offre et ses variantes, si elles ont t
demandes ou autorises, doivent tre lues haute voix et enregistres.
La Banque doit tre informe suffisamment en avance de la date d'ouverture des offres afin que ses
reprsentants puissent, si elle l'estime ncessaire, assister l'ouverture des offres et leur
valuation.

Prolongation de la validit de l'offre
Tous les efforts doivent tre faits pour achever l'valuation d'une offre avant l'expiration de sa
validit. Celle-ci ne doit pas tre prolonge, sauf circonstances exceptionnelles. Lorsqu'une
prolongation est considre ncessaire, tous les soumissionnaires doivent tre consults. Il n'est pas
autoris de demander ou de permettre aux soumissionnaires voulant prolonger la validit de leur
offre, d'en modifier le contenu. La garantie de soumission des soumissionnaires qui ne veulent pas
prolonger la validit de leur offre doit leur tre retourne.

Clarification ou changement des offres
Aucun soumissionnaire ne doit avoir la permission de changer une offre aprs son ouverture. Seules
des clarifications ne changeant pas le contenu de l'offre peuvent tre acceptes. De mme, le
rcipiendaire peut demander des clarifications sur l'offre de chaque soumissionnaire mais il ne peut
pas leur demander d'en changer le contenu.

Confidentialit et procdures
Aucune information relative l'examen, la clarification, l'valuation des offres ou aux
recommandations relatives l'attribution des marchs ne doit tre communique une personne qui
n'est pas officiellement concerne par ces procdures jusqu' ce que l'attribution du contrat au
soumissionnaire gagnant soit annonce, sauf si cela est stipul dans la loi du pays rcipiendaire.
Dans tous les cas, cela ne peut tre fait sans une approbation pralable de la Banque.
En outre, les documents, lorsque cela est appropri, doivent dfinir les tests, normes et mthodes
utiliss pour juger de la conformit de l'offre par rapport au cahier des charges. Si des variantes sont
permises, cela doit tre expressment indiqu. Les dessins techniques doivent tre complets et
accompagns d'un texte de spcifications techniques. S'il n'y a pas de dessins techniques, le texte
doit tre explicite. Les documents d'appel d'offres doivent prsenter les facteurs clefs ou les bases
qui seront pris en compte dans l'valuation et la comparaison des offres. Ils doivent indiquer les
mthodes, termes, conditions et facteurs d'valuation et de comparaison des offres. Except dans les
cas o la Banque a accord d'autres procdures qu'un appel d'offres ouvert international, le cahier
des charges doit tre formul de faon encourager la plus large participation.

Examen des offres
Aprs l'ouverture, il faut s'assurer qu'aucune erreur n'a t faite dans le calcul des offres, si celles-ci
rpondent totalement aux documents d'appel d'offres, si les garanties et les scurits exiges ont t
fournies, si les documents ont t correctement signs et si les offres sont en rgle. Si une offre n'est
pas totalement conforme, contient des rserves inadmissibles, ou ne rpond pas substantiellement
aux documents d'appel d'offres, elle doit tre rejete.
Une analyse technique doit tre ralise pour valuer chaque offre conforme pour permettre la
comparaison des offres valides. La banque exige d'enregistrer et de justifier toutes ces actions dans
le rapport d'valuation des offres.

Post-qualification des soumissionnaires
En l'absence de pr-qualification, le rcipiendaire doit d'abord dcider de la post-qualification des
soumissionnaires, c'est--dire slectionner les soumissionnaires dont l'offre est conforme qui ont la
capacit technique et les ressources financires suffisantes pour excuter efficacement le contrat ou
les travaux concerns.

valuation et comparaison des offres
L'valuation des offres a pour but de dterminer la valeur de chaque offre pour le rcipiendaire. Elle
doit permettre une comparaison significative des offres conformes et de dterminer l'offre juge
techniquement acceptable la moins coteuse. Parmi les soumissionnaires pr-qualifis ou post-
qualifis, celui qui aura soumis l'offre juge techniquement acceptable la moins coteuse sera celui
auquel le march sera attribu.
La ou les monnaies, dans laquelle/lesquelles le prix de chaque offre serait rgl par le rcipiendaire
en cas d'acceptation de l'offre, doit(vent) tre valorise(s) en monnaie locale ou en toute autre
devise pour permettre la comparaison des offres entre elles. Celle-ci doit tre prcise dans les
documents d'appel d'offres.
Un rapport dtaill sur l'valuation et la comparaison des offres doit tre prpar par le rcipiendaire
et/ou par son consultant et envoy la Banque avec les recommandations finales pour approbation,
avant que toute attribution de march soit annonce. Il doit exposer les raisons spcifiques sur
lesquelles est base la dtermination de l'offre juge techniquement acceptable la moins coteuse.

Prfrences aux pays membres
La banque autorise une marge de prfrence de 15 % ses pays membres lors de la comparaison
des offres des pays membres avec ceux des pays non membres. Les documents d'appel d'offres
doivent mentionner cette prfrence et spcifier comment elle est applique. Elle est dfinie avec
consentement pralable de la Banque et s'applique aux biens strictement conformes aux cahiers des
charges et aux normes dfinies dans les documents d'appel d'offres.
Avec le concours du rcipiendaire, et sous les conditions agres et exposes dans les documents
d'appel d'offres, une marge de prfrence de 10% peut tre attribue aux sous-traitants locaux lors
de l'valuation des offres.

Refus des offres et re-lancement d'un appel d'offres
Les documents d'appel d'offres indiquent, en gnral, que le rcipiendaire peut rejeter une ou toutes
les offres sans justification. Cependant, la totalit des offres ne peut tre rejete et un nouvel appel
d'offres lanc selon le mme cahier des charges dans le seul but d'obtenir de meilleurs tarifs, sauf si
l'offre juge la moins coteuse excde de faon draisonnable les estimations de cot et qu'il est
justifi d'esprer de meilleurs tarifs.
Le refus de toutes les offres peut galement tre justifi lorsque :
les offres ne rpondent pas aux documents d'appel d'offres
il y a trop peu de concurrence (trois offres minimum sont requises)
Si toutes les offres sont rejetes, le rcipiendaire n'est pas tenu de se justifier mais doit traiter la ou
les causes du rejet et, soit rviser le cahier des charges, soit modifier le montant des travaux ou des
produits demands dans d'appel d'offres, soit les deux afin de permettre une meilleure mise en
concurrence. Dans certaines circonstances et aprs consultation de la Banque, le rcipiendaire peut
galement ngocier avec, au maximum, trois des soumissionnaires pr-qualifis afin d'obtenir un
contrat satisfaisant.
En cas de nouvel appel d'offres, les anciens soumissionnaires peuvent bnficier d'une chance re-
soumissionner.

Attribution de contrat
L'attribution d'un contrat est sujette l'approbation crite de la Banque et doit tre notifie au
soumissionnaire dont l'offre a t juge la moins coteuse et techniquement acceptable et qui
respecte les normes de capacit et de ressources financires. Le soumissionnaire ne doit pas tre
tenu, sauf si c'est une condition d'attribution, de prendre des responsabilits ou d'entreprendre des
travaux qui ne sont pas stipuls dans le cahier des charges ni de modifier son offre. Le pr contrat
avec le soumissionnaire slectionn doit tre soumis la Banque pour approbation.

Ordres de changement
Pendant l'excution d'un contrat, il peut arriver qu'il soit ncessaire d'amender les travaux exigs par
un accord entre le rcipiendaire ou son agent et le contractant. Un tel accord est mis en vidence par
un ordre de changement ou un ordre de variante. Une copie de tous les ordres de changement pour
des contrats financs par la Banque doivent lui tre soumis pour approbation pralable. Dans les cas
o une variante reprsente plus de 10% de la valeur de l'article en question, un rapport est exig. Il
justifie le besoin de cette variante, ses implications techniques et financires et son impact sur le
projet original dans son ensemble. De tels ordres de changements doivent tre cits dans le rapport
d'avancement du projet. Les variations de prix rsultant d'ordres de changement ne doivent pas
excder 20% du prix du contrat.