Sunteți pe pagina 1din 23

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 1
M5.AC

1












RAPORTARE I VERIFICARE

CUPRINS

INTRODUCERE 2
Obiective 2
Organizarea sarcinilor de lucru 2
Recomandri bibliografice 2
Lecia 1 RAPORTAREA REZULTATELOR AUDITULUI 3
Exemplu ilustrativ 1 4
Exemplu ilustrativ 2 5
Activitatea 1 6
Activitatea 2 7
Exemplu ilustrativ 3 12
Lecia 2 VERIFICAREA REZULTATELOR AUDITULUI 14
Exemplu ilustrativ 4 15
Exemplu ilustrativ 5 17
Activitatea 3 18

REZUMAT 19
Rezultate asteptate 19
Puncte cheie 20

TEST DE AUTOEVALUARE 21




MODULUL
5
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 2
M5.AC

2
INTRODUCERE


nregistrrile complete ale unui audit sunt pstrate n mod normal de ctre
organizatiile clientului sau auditorilor si sunt guvernate de politicile si procedurile
acestor organizatii. n situatii oficiale, cum este certificarea, nregistrrile auditului
trebuie pstrate o durat semnificativ, ce poate ajunge pn la 20 de ani, sau n acord
cu reglementri legale.
nregistrrile complete pot s cuprind nu numai raportul de audit, dar si: Planul
auditului si planul din care face parte auditul; Contractul n baza cruia s-a efectuat
auditul; Listele de verificare folosite de auditori si notitele acestora; Dovezi ale
calificrii auditorilor (certificate de nregistrare, curriculum vitae, diplome de absolvire
a unor cursuri); Corespondenta care a avut loc nainte si dup audit, n special legat
de actiunile corective.n acest modul vom studia modul n care se raporteaz
rezultatele auditurilor.
Obiective








Organizarea sarcinilor de lucru











Recomandri bibliografice suplimentare







Obiectivele acestui modul sunt:
S prezinte metodele de nregistrare a rezultatelor auditurilor, prin
chestionarele de audit, rapoartele de audit etc., modul de elaborare a
acestor documente;
S prezinte modalittile prin care sunt verificate rezultatele auditurilor, cum
sunt elaborate si urmtite actiunile corective, stadiul acestora.
Parcurgeti cele 4 lectii ale modulului de studiu.
La fiecare lectie urmriti exemplele ilustrative si efectuati activittile cerute.
Fixati principalele idei ale modului de studiu prezentate n rezumat.
Completati testul de autoevaluare.
La fiecare sarcin aveti indicat timpul de lucru.
Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute.
Timpul de lucru pentru parcurgerea activittilor este de 100 minute.
Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este 40 minute.
Pentru o detaliere suplimentar a aspectelor prezentate n acest modul
puteti parcurge lucrrile
[1] Martinescu I., Martinescu D. Auditul sistemelor de management.
Editura Lux Libris, Brasov, 2006.
[2] Moldovan, L. Auditul calitii. Editura Universittii Petru Maior din
Trgu-Mures, 2002.
[3] Roncea, C. Auditul sistemului calitii. Editura Class, Bucuresti, 1998.
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 3
M5.AC

3
















RAPORTAREA REZULTATELOR AUDITULUI








Metode de nregistrare a rezultatelor auditurilor
Sistemul calittii organizatiei constituie un lucru complex, de dimensiuni mari,
care poate intimida la prima vedere. Pentru a analiza functionarea sa, este bine s
facem o paralel cu functionarea unui calculator (un alt lucru foarte complex), care n
esent este compus din milioane de comutatoare simple de tipul nchis-deschis. Prin
similitudine sistemul calittii organizatiei poate fi fragmentat n foarte multe prti
constituente, care permit o analiz simpl.
Rezultatele auditurilor pot fi nregistrate folosind dou metode:
Prima metod are n vedere aprecierea auditului n termeni extremi: bun sau
ru (conform sau neconform).
n cea dea dou metod exist aprecieri intermediare ntre notiunile de bun
sau ru. Din aceste considerente se impune notarea fiecrei activitti analizate pe o
scal care s cuprind valorile extreme dar si valori intermediare. Se poate folosi o
scal de la 0 la 3. O cerint nesatisfcut este notat cu 0 puncte, iar o cerint
satisfcut n totalitate este notat cu 3 puncte. Intermediar cu 1 sau 2, sunt notate
cerintele ndeplinite partial.


LECTIA 1
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 4
M5.AC

4




EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Auditarea unei cerine la magazia
Alpina.
La o magazia Alpina, cerina este ca magazionerul s semneze nota
de livrare la recepia bunurilor.
Bunurile depozitate sunt gsite pe raft fr semntura pe
documentul de livrare. Aceasta constituie o neconformitate clar, care este
notat cu 0 puncte.
Existena semnturii pe document va fi notat cu 3 puncte.
Dac n schimb magazionerul a instruit un manipulant din depozit
ca n absena sa s semneze notele de livrare, semnarea de ctre persoana
neautorizat poate fi considerat neconformitate (0 puncte), conformitate
(3 puncte), sau poate fi notat intermediar (1 sau 2 puncte), ceea ce este
mai folositor sistemului calitii, deoarece poate indica gradul de
seriozitate al problemei i ajut la alocarea prioritilor pentru aciunile
corective.

Sistemul de audit realizeaz mprtirea clauzelor ISO n unele mai mici si usor
de controlat, spre exemplu n cazul standardului ISO 9001 se pun un numr de peste
260 de ntrebri firmei auditate.
n functie de rspunsul primit, la fiecare ntrebare auditorul poate acorda un
punctaj de la 0 la 3. Unele ntrebri pot fi foarte simple cu rspuns direct, n timp ce
alte ntrebri necesit investigatii prealabile, nainte de a afla punctajul adecvat.
Pentru fiecare sectiune a fiecrei clauze a standardului se acord un punctaj
total care se compar cu maximul posibil. n acest fel vor fi identificate zonele si
dimensiunea activittilor nesolutionate si pot fi stabilite priorittile privind aplicarea
msurilor corective.
Pe msur ce se fac progrese n aplicarea acestor msuri, sectiunea respectiv
poate fi reauditat si poate fi modificat punctajul ctre nota maxim.


Formatul sistemului de audit
Aplicarea sistemului de audit are ca punct de plecare analiza clauzelor
modelului de referint (standardul n baza cruia s-a construit sistemul calittii), dup
care se elaboreaz chestionarul de audit.
Fiecare pagin a chestionarului de audit trateaz fie o clauz ntreag a
standardului ISO 9000, fie una sau mai multe clauze secundare, n functie de
ntinderea clauzei n cauz.


Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 5
M5.AC

5




EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Chestionar de audit pentru clauza
Responsabilitatea managementului

Fig. 5.1: Chestionar de audit (extras)
Cerin standard Verificri / ntrebri Documente examinate
Observ
aii
R
E
Capitol standard: 5. Responsabilitatea managementului
5.1 Angajametul managementului (4.1)
A Dovezi ale eficacitii i
mbuntirii SMC
(v.8.4+8.5.1)
A Comunicarea
importanei cerinelor
clienilor i a cerinelor
legale / de
reglementare(v. 5.2.)
- Stabilirea politicii
referitoare la calitate i
a obiectivelor calitii
(v. 5.3+5.4)
- Conducerea analizelor
efectuate de
management(v. 5.6)
- Asigurarea
disponibilitii
resurselor (v.6)
Se intervieveaz
Managementul Superior al
organizaiei pentru a verifica
angajamentul lor pentru
SMC. Se folosesc i
ntrebrile:
1. Care este politica calitii
organizaiei ?
2. Cum comunicai n cadrul
organizaiei importana
satisfacerii cerinelor
clienilor, precum i
cerinele legale / de
reglementare ?
Analiza efectuat de
management
Declaraia politicii
referitoare la calitate
Planuri / dovezi de
instruire
Informaii pentru
angajai (afie, ordine
de zi ale aciunilor de
informare)
Planuri de dezvoltare
ale personalului
Planuri de management
al calitii
Protocoale despre
prevederi de obiective
Planuri de proiecte
Planuri de investiii
nelegeri n cadrul
organizaiei


Pe coloana nr.1 sunt prezentate Cerinele standardului, pe
coloana a doua sunt indicate Verificri / ntrebri, pe coloana a treia
Documente examinate, pe coloana a patra Observaii i pe coloana a
cincea Rezultatul evalurii apreciat prin: 1 = ndeplinit; 2 = observaie;
3 = neconformitate (minor, major); 4 = neconformitate critic; NA =
neaplicabil




Formatul chestionarului de audit poate avea diferite forme. n exemplul
ilustrativ 2 de la modulul 4 ati vzut chestionarul de audit intern de la firma Alpina.
Puteti s faceti o comparatie ntre cele dou documente.
CONCLUZIE
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 6
M5.AC

6


Activitatea 1
Timp de lucru: 40 minute
Folosind rezultatele de la activitatea 1, modulul 4, elaborati un chestionar de
audit intern pentru procesul la care sunt implicat la locul de munc, dup modelul din
exemplul ilustrativ 2.

----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Punctajul acordat
Rspunsul acordat fiecrei ntrebri/verificri, poate fi apreciat cu un punctaj
cuprins ntre 0 si 3. n aprecierea punctajului auditorul compar domeniul auditat cu
cerintele standardului de pe coloana din stnga. Pentru a obtine un punctaj maxim la o
ntrebare, cerintele standardului adresate organizatiei, trebuie s fie ndeplinite n
totalitate, documentate si nregistrate.
n tabelul 5.1 se indic modul de punctare al rspunsurilor la ntrebri/verificri
n functie de gradul de ndeplinire al cerintelor standardului.
n compararea deficientelor constatate, punctate sub nota 3, n cadrul diferitelor
clauze, acestea nu pot fi comparate ntre ele. Efortul necesar remedierii unei activitti
punctate spre exemplu cu 2, nu este acelasi cu efortul implicat pentru corectarea unei
alte activitti care a fost apreciat tot cu punctajul 2.

Tabelul 5.1: Scorul de apreciere al cerinelor standardului
Numr de
puncte
Modul de ndeplinire al cerintei standardului
0 Nu exist nici o dovad c sunt satisfcute cerintele.
1
Element prezent n cteva situatii; documentatie
absent, inadecvat sau incomplet.
2
Element si documentatie aproape complet, dar care
nu satisface toate cerintele.
3
Toate cerintele sunt satisfcute si exist dovezi
complete.
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 7
M5.AC

7



Ceea ce este cu adevrat important, este deplasarea n punctajul individual al
fiecrei activitti de la 0 la 1, de la 1 la 2, sau de la 2 la 3, care indic corectarea
neconformittii constatate n cadrul activittii respective.



Activitatea 2
Timp de lucru: 40 minute
1. Folosind chestionarul de audit intern de la activitatea 1, auditati procesul
la care sunt implicat la locul de munc si evaluati rezltatele cu ajutorul sistemului
de punctaje descris.

--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Calculati numrul maxim de puncte care se paote acorda procesului.
--------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------


Sectiunile auditului sunt indicate n tabelul 5.2, n care se completeaz
punctajele maxime pentru clauzele ISO 9001,calculate ca sum a numrului de
ntrebri adresate pe fiecare clauz, bmultit cu punctajul maxim de 3 puncte. Dac
din acest model se scad clauzele care nu se aplic unei anumite organizatii, se poate
deduce punctajul maxim n raport cu care este evaluat organizatia.

Tabelul 5.2: Seciunile auditului
Nr.
clauzei
Titlul clauzei Punctaj maxim
0 1 2
4 SISTEM DE MANAGEMENT AL CALITTII

4.1 Cerinte generale

4.2 Cerinte referitoare la documentatie


CONCLUZIE
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 8
M5.AC

8
0 1 2
5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1 Angajamentul managementului

5.2 Orientarea ctre client

5.3 Politica referitoare la calitate

5.4 Planificare

5.5 Responsabilitate, autoritate si comunicare

5.6 Analiza efectuat de management

6 MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1 Asigurarea resurselor

6.2 Resurse umane

6.3 Infrastructur

6.4 Mediul de lucru

7 REALIZAREA PRODUSULUI

7.1. Planificarea realizrii produsului

7.2 Procese referitoare la relatia cu clientul

7.3 Proiectare si dezvoltare

7.4 Aprovizionare

7.5 Productie si furnizare de servicii

7.6 Controlul dispozitivelor de msurare si monitorizare

8 MSURARE, ANALIZ SI MBUNTTIRE

8.1 Generalitti

8.2 Monitorizare si msurare

8.3 Controlul produsului neconform
8.4 Analiza datelor
8.5 mbunttire



Punctajul maxim obtinut n urma unei auditri interne, indic faptul c
sistemul calittii este adecvat cerintelor modelului urmat (ISO 9000), ns nu
garanteaz acest lucru. Auditrile de certificare efectuate de organisme neutre pot
confirma acest lucru.

Reprezentarea grafic a rezultatelor
Reprezentarea grafic a rezultatelor auditurilor sistemului calittii, permite
evaluarea eficacittii acestui sistem, precum si a documentatiei aferente, n ceea ce
priveste realizarea obiectivelor pe care organizatia si le-a propus n domeniul calittii.
Pot exista diferite sisteme de reprezentare grafic a rezultatelor evalurii fiecrei
clauze aplicat la sistemului calittii.
n figura 5.1 se indic un sistem de reprezentare grafic a rezultatelor unui
audit, care indic clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiecrei clauze, punctajul
obtinut n urma auditrii si gradul de ndeplinire al cerintelor modelului urmat.



CONCLUZIE
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 9
M5.AC

9






















Figura 5.1: Fi de evaluare a rezultatelor auditului prin reprezentare grafic

Evolutia gradului de ndeplinire a cerintelor sistemului calittii poate fi
reprezentat distinct (Fig.5.2), n urma cumulrii punctajului obtinut pentru fiecare
clauz si raportarea la punctajul maxim, pentru ntreaga activitate de auditare a
sistemului calittii, n care sunt reprezentate numerele auditurilor si anii n care au avut
loc.















Figura 5.2: Evoluia gradului de ndeplinire a cerinelor sistemului calitii



Fis de evaluare a rezultatelor
auditului sistemului calittii
Organizatia:
Auditor sef: Data:
Nr.
crt.
Elementele sistemului calittii
Punctaj
maxim
Punctaj
obtinut
Gradul de ndeplinire a
cerintelor
20 40 60 80 100
1
SISTEM DE MANAGEMENT AL
CALITTII
105 89 85
2 57 47 83


3 39 27 70



30 22 73
18 12 66

MSURARE, ANALIZ SI
MBUNTTIRE
18 15 83




100
%
Grad de ndeplinire cerinte ale sistemului calittii
1/2009 1/2009 2/2009 3/2009 1/2010 Nr audit/Anul
efecturii
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 10
M5.AC

10



Atunci cnd auditurile succesive evidentiaz progrese, este util s se afiseze
rezultatele obtinute, n diferite locuri ale organizatiei pentru a pstra interesul si
motivatia angajatilor fat de problemele calittii.

Formularul din figura 5.3, indic progresele unei organizatii care tinteste spre
modelul ISO 9001, dup fiecare repetare a auditului, pentru anumite clauze sau pentru
ntreg sistemul calittii. Zonele gri indic starea curent a sistemului calittii, pentru
fiecare clauz a standardului ISO 9001. n momentul disparitiei spatiilor albe, firma
este pregtit pentru evaluare n vederea certificrii.
































Figura 5.3: Reprezentarea grafic a rezultatelor auditurilor succesive
ale sistemului calitii


CLAUZA AUDITULUI

1 Sistem de management al
calittii. Cerinte generale
2 Sistem de management al
calittii. Cerinte referitoare la
documentatie
3. Angajamentul
managementului
4. Orientarea ctre client
5. Politica referitoare la
calitate

6. Planificare
7. Responsabilitate,
autoritate si comunicare
8. Analiza efectuat de
management
9. Asigurarea resurselor
10. Resurse umane
11. Infrastructur
12. Mediul de lucru
etc.

AUDIT 1
(INITIAL)
17.11.2008
AUDIT 2
4.02.2009
AUDIT 3
10.06.2009
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
105 57 39 147 45 57 21 24 54 75 60 21 51 42 63 27 30 30 18 18
CONCLUZIE
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 11
M5.AC

11
Etape n raportarea rezultatelor auditului

n cea de-a treia etap a auditului, raportarea, sunt prevzute dou activitti:
a) Elaborarea raportului de audit;
b) Transmiterea raportului de audit organizaiei care a iniiat auditul.

a) Elaborarea raportului de audit
Elaborarea raportului de audit se face sub directa coordonare a auditorului sef,
dup sedinta de nchidere, cnd echipa de audit se ntoarce acas. Auditorul sef este
responsabil de caracterul precis si complet al raportului de audit, fiind datat si semnat
de acesta. Este recomandabil ca elaborarea sa s nu dureze prea mult, fr ca acesta s
fie alctuit n grab.
n cazul n care n perioada elaborrii raportului de audit, auditorului sef i se
cere de ctre client s fac recomandri de actiuni corective n vederea eliminrii
neconformittilor constatate n timpul auditului, iar auditatul este de acord, acest lucru
este recomandabil deoarece l oblig pe auditor s nteleag sistemul auditat n
ansamblu.
Auditorul trebuie s fie pregtit ca pentru fiecare neconformitate constatat s
aibe o recomandare de eliminare a sa. Responsabilitatea concret pentru stabilirea
actiunilor corective necesare eliminrii neconformittilor, revine auditatului.
Raportul de audit este un document care confirm n mod oficial clientului
informatiile prezentate n timpul sedintei de nchidere. Continutul su prezint
obiectivul auditului, scopul auditului, constatri si concluzii.
Raportul de audit trebui s contin urmtoarele elemente:
numrul raportului i data elaborrii;
domeniul i obiectivele auditului;
detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit i a
reprezentanilor auditatului, perioada desfurrii auditului i identificarea
organizaiei auditate;
documentele de referin n raport cu care a fost efectuat auditul (standard,
manualul calitii, etc.);
observaii asupra neconformitilor i observaiilor constatate;
aprecierea echipei de audit asupra msurii n care auditatul se conformeaz
documentelor de referin;
capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitii;
lista de difuzare a raportului de audit.
Raportul de audit este nsotit de rapoartele de neconformitti, n aceeasi form
n care acestea au fost prezentate la sedinta de nchidere. Este recomandabil ca raportul
de audit s mai fie nsotit de urmtoarele documente: copia planului de audit, copia
procesului verbal al sedintei de nchidere precum si alte documente pe care echipa le
consider utile (lista persoanelor care au participat la sedinta de deschidere, lista
persoanelor intervievate etc.).
Continutul raportului de audit trebuie s reflecte n mod adecvat si onest tot
ceea ce auditorii au observat n organizatia auditat, cele prezentate fiind sustinute de
dovezi obiective. Frecvent apar situatii cnd raportul de audit este comentat de auditat
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 12
M5.AC

12
fr ca acesta s l accepte n forma prezentat initial. Observatiile sunt legate de
obicei de modul de exprimare folosit n raport. Din aceste considerente trebuie
acordat o atentie deosebit modului de redactare si prezentare a raportului.



EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Raport de audit intern la firma
Alpina
RAPORT DE AUDIT INTERN
Nr. 1 / 13.08.2008
1. Obiectivul auditului: 1n .on{onivc .v c.cvcic o.cvvii T0 .v
c{c.vv vn vvvi incn v.nv .v c{cin;v .cin;cc vo.vncnv;ici ^(, vc
.vnvvvvvi ) 1) 1O ^001: 2001, cnv vccninvcv .on{oniv;ii
i.cnvvi vc ^vnvcncn v (viv;ii .v .onvi;iic .c.i{i.vc in .vnvvvv )
1) 1O ^001: 2001, c.vn ,i vccninvcv vvvvi vc incncnvc v
.i.cnvvi vc ^vnvcncn v (viv;ii, in .cvccv ovnvii vvvivvi vc
.ci{i.vc.
2. Compartiment auditat: Ivi.v vc vvc:i.i
3. Procesul/activitatea auditat:
^vnvvv (viv;ii ^vnvvv (viv;ii ^vnvvv (viv;ii ^vnvvv (viv;ii
(onov vo.v (onov vo.v (onov vo.v (onov vo.vncnco ncnco ncnco ncnco
(onov inci.vio (onov inci.vio (onov inci.vio (onov inci.vio
1n{v.v.vv ,i ncviv vc v.v
Ivi.vcv vvc:i.io vci
Ivi.vcv .o.cco, cn.vicio ,i vnvvio
^onioi:vcv ,i nv.vvcv ovv.vvi
Ivvc nc.on{oniv;i Ivvc nc.on{oniv;i Ivvc nc.on{oniv;i Ivvc nc.on{oniv;i
/.;ivni .oc.i.c /.;ivni .oc.i.c /.;ivni .oc.i.c /.;ivni .oc.i.c
4. Planul de audit nr. 1,0!.0.200^
5. Documente de referin : 1) 1O ^001:200, TO0, TO12,
TO1, TO21
6. Participani:
Echipa de audit : Reprezentanii auditatului:
.(., 1.1.
^.T., 1.}.
7. Durata auditului i perioada: oc, 1^.0.200^
8. Constatri i recomandri: To.cvvic ^( .vn vi.vc v c_c.v;iv
o.c.co, .v ni.i ..vvi. To.c.cc .vn .onovc in.v nv .c vo.vncncv:v
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 13
M5.AC

13
.onov in ovivc. Icvic v.ovvv o nvi nvc vcn;ic in.viii
c.onvvvi.
9. Concluzia echipei de audit:

Nr. raport
de necon-
formitate
Cerinta/
Documentul
SMC
Descriere
C1
1,1^.0.
200^
..1 , TO12
+ncc c:vvc vc .ci{i.vio ,v]co nv
.vn .on.cnnvc in {i,cc .v c.c vc vovo
C2
-

C3
-

i.cnv vc nvnvcncn v .viv;ii c.c {vn.;ionv, inc incncnv ,i .c ovc
ovnv vvviv vc .ci{i.vc.
10. Anexe:
Tvn vc vvvi incn ). 1,0!.0.200^ - .ov: I0>T0
(nc.ionv vc vvvi incn - .ov I0!>T0.
)vo vc nc.on{onivc v vvvi ).1,1^.0.200^- .ov:I0>T0
11. Lista de difuzare:
Ex. 1: ^./. , )(, .................................(semntura)
^.T., c{ {vi.v vvc:i.i, ..............(semntura)
12. ntocmit: .(. , /vvio ,c{, .......................(semntura)


b) Transmiterea raportului de audit
Transmiterea raportului de audit organizatiei care a initiat auditul (clientului)
si/sau auditatului, se face de ctre auditorul sef.
Mai departe, clientul are responsabilitatea de a transmite o copie a raportului de
audit conducerii auditatului. O difuzare ulterioar a raportului de audit se face cu
acceptul auditatului.
Pstrarea raportului de audit se realizeaz potrivit celor stabilite de comun
acord, de ctre client, de ctre auditat si organismul auditor.
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 14
M5.AC

14















VERIFICAREA REZULTATELOR AUDITULUI






Verificarea rezultatelor auditului este optional (cu exceptia ultimei activitti,
ncheierea auditului) si cuprinde activitti privind:
Solicitarea rspunsului la raportul de audit n care sunt prevzute aciunile
corective iniiate la deficienele constatate, termene de remediere a
deficienelor, etc.);
Evaluarea rspunsului transmis de auditat, prin care se apreciaz dac
aciunile corective iniiate sunt apte s duc la eliminarea
neconformitilor;
Verificarea implementrii i a eficienei aciunilor corective iniiate;
ncheierea auditului.


Etapele procesului aciunilor corective
Atunci cnd relatiile dintre auditat si auditor sau client se termin odat cu
finalizarea auditului, din punct de vedere al auditorului, auditul se ncheie odat cu
transmiterea ctre client a raportului de audit, fr ca acesta s mai aibe si alte
LECTIA 2
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 15
M5.AC

15
responsabilitti. Din punct de vedere al organizatiei auditate, pentru ca organizatia s
aibe un beneficiu dup desfsurarea auditului, acesta trebuie urmat de actiunile
corective indicate n raportul de audit.
Atunci cnd relatiile dintre auditat si auditor sau client continu si dup
finalizarea auditului, auditorul poate avea responsabilitatea de a se asigura c sunt
stabilite actiuni corective adecvate si c acestea sunt eficiente.
Etapele procesului actiunilor corective ce urmeaz auditului sunt urmtoarele:
Etapa 1: Auditatul analizeaz fiecare raport de neconformitate, stabileste
actiunile corective necesare pentru fiecare neconformitate, care sunt completate
pe rapoartele de neconformitate. Apoi, rapoartele astfel completate, sunt trimise
auditorului pentru a fi evaluate actiunile corective initiate.
Etapa 2: Auditorul primeste propunerea de actiuni corective si evalueaz dac
acestea sunt adecvate. Dac rspunsul este considerat ca fiind neadecvat, poate
urma un schimb de corespondent ntre auditor si conducerea organizatiei
auditate, pn cnd se gsesc actiunile corective considerate de auditor ca
acceptabile.
Etapa 3: n vederea finalizrii actiunilor corective, auditorul ia legtura cu
conducerea organizatiei auditate si planific o vizit la o dat convenit de
comun acord, n vederea verificrii sau urmririi modului de implementare si a
eficientei acestora. Dac sunt mai multe actiuni corective, se va face o singur
vizit n care se vor verifica toate actiunile corective.

Organismele de certificare folosesc un document de sitez care indic numrul
neconformittilor/observatiilor si distributia lor pe cerintele standardului de referint,
denumit Profilul sistemului calitii.



EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Profilul sistemului calitii la firma
Alpina
PROFILUL SISTEMULUI CALITTII
Data:
1^.0.200^
S.C. CERTIFICATION SERVICES
S.R.L.
RAPORT AUDIT Nr. 1

ORGANIZATIA AUDITAT: .(. /inv .).. I. ^vc,
STANDARD DE REFERINT: 1) 1O ^001:200
TIPUL AUDITULUI: vc .cii{i.vc
PRIOADA DE AUDIT: 11.0^.200^, 0cc 1

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 16
M5.AC

16

Nr. Nc. Nr. cap
din ISO
9001
ELEMENTELE
SISTEMULUI CALITTII
M m
Nr.
O
A
4
SISTEM DE MANAGEMENT AL
CALITTII
*

4.1 Cerinte generale *
4.2 Cerinte referitoare la documentatie * 1
5
RESPONSABILITATEA
MANAGEMENTULUI
*
5.1 Angajamentul managementului *
5.2 Orientarea ctre client *
5.3 Politica referitoare la calitate *
5.4 Planificare *
5.5 Responsabilitate, autoritate si comunicare *
5.6 Analiza efectuat de management *
6 MANAGEMENTUL RESURSELOR *
6.1 Asigurarea resurselor *
6.2 Resurse umane *
6.3 Infrastructur *
6.4 Mediul de lucru *
7 REALIZAREA PRODUSULUI *
7.1. Planificarea realizrii produsului *
7.2 Procese referitoare la relatia cu clientul *
7.3 Proiectare si dezvoltare *
7.4 Aprovizionare *
7.5 Productie si furnizare de servicii * 1 1
7.6
Controlul dispozitivelor de msurare si
monitorizare
*
8
MSURARE, ANALIZ SI
MBUNTTIRE
*
8.1 Generalitti *
8.2 Monitorizare si msurare * 1
8.3 Controlul produsului neconform *
8.4 Analiza datelor *
8.5 mbunttire * 1 1
C - Corespunde; N - Nu corespunde; M - Major; m - Minor;
Nr. Nc - Numr neconformitti; Nr. O - Numr Observatii NA - Neaplicabil.


Urmrirea i realizarea aciunilor corective
Urmrirea si realizarea actiunilor corective se poate face n mai multe moduri,
n functie de clasificarea neconformittilor si de punctul de vedere al echipei de audit,
exprimat n raportul de audit.
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 17
M5.AC

17
n cazul auditurilor interne, se procedeaz n conformitate cu procedura de
audituri interne ale calittii, responsabilitatea urmririi si nchiderii raportului
de neconformitate revenind de obicei managerului calitate sau auditorului.
Anumite neconformittile minore (de exemplu: lipsa unei semnturi de pe un
document, o nregistrare care nu a fost gsit n momentul auditului si a fost
descoperit ulterior) pot fi verificate prin primirea de ctre auditor a unei copii
dup document, deci pot fi urmrite prin corespondent, fr a mai fi necesar o
vizit sau un audit.
Dac concluzia auditului este aceea c trebuie reluat evaluarea, atunci
urmrirea actiunilor corective se va face printr-o evaluare, atunci cnd cei
evaluati sunt pregtiti pentru aceasta.
Dac neconformittile sunt minore, sau desi sunt majore nu necesit o
reevaluare complet, atunci auditorii pot face o vizit de supraveghere pentru a
verifica dac actiunile corective au fost implementate.
Atunci cnd organizatia auditat este supravegheat permanent de un organism
de certificare, sau de un client, este mai bine ca actiunile corective s fie
urmrite cu ocazia unei vizite de supraveghere, asigurnd c domeniile /
elementele respective sunt incluse n planul de audit.
n cazul n care actiunile corective nu au fost implementate pn la data
prevzut pentru finalizare, se va proceda n conformitate cu politica clientului.
Astfel se poate stabili o nou dat pentru finalizare, sau se poate mri gravitatea
ncadrrii neconformittii. n cazul certificrii de tert parte, o astfel de situatie
poate duce la reclasificarea neconformittii din neconformitate minor n
neconformitate major, ceea ce are drept consecint suspendarea sau retragerea
certificrii.
n cazul auditului n secund parte, poate fi necesar ca situatia urmririi
actiunilor corective s fie analizat de ambele conduceri: ale clientului si ale
auditatului.
n oricare din situatiile prezentate, esecul n finalizarea actiunilor corective
trebuie privit foarte serios, ca un semn c sistemul calittii nu este eficace.
Atunci cnd auditorul apreciaz c actiunile corective sunt ndeplinite si
eficiente, raportul de neconformitate este ncheiat prin semntura auditorului pe
formularul de raport de neconformitate (o copie fiind dat clientului), sau prin
elaborarea unui raport privind rezultatele auditului de urmrire sau de
supraveghere.



EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Stadiul auditurilor i al aciunilor
corective la firma Alpina
La fimele de dimensiuni mari se poate folosi un formular de
nregistrare a stadiului n care se afl auditurilr si actiunilecorective sicare
evidentiaz stadiul aplicrii lor pe compartimente (Fig. 5.4).

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 18
M5.AC

18
STADIUL AUDITURILOR SI AL ACTIUNILOR CORECTIVE
Compar-
timent
Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sep Oct Noi Dec
Contracte




Vnzri



Aproviz.






Productie




AQ

Personal



Legenda: Audituri planificate Audituri efectuate

Actiuni
corective propuse
Actiuni
corective aplicate
Actiuni corective
verificate si eficiente


Figura 5.4: Formular pentu urmrirea auditurilor i a aciunilor corective




Sistemul de urmrire a actiunilor corective trebuie s asigure monitorizarea
modului de tratare a actiunilor corective. Pentru a avea un control asupra situatiei
ndeplinirii actiunilor corective, este util s fie nregistrat stadiul n care se afl tratarea
acestora.




Activitatea 3
Timp de lucru: 20 minute
Pecizati actiunea corectiv pentru neconformitatea constatat la activitatea 2,
modulul 4, termenul de solutionare si persoana resposabil de solutionarea acesteia.
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------

CONCLUZIE
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 19
M5.AC

19


REZUMAT



> n LECTIA 1 am prezentat metode de nregistrare a rezultatelor auditurilor
prin cele dou metode: aprecierea auditului n termeni extremi: bun sau ru (conform
sau neconform) si prin notarea fiecrei activitti analizate pe o scal care s cuprind
valorile extreme dar si valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3. Alctuirea
chestionarul de audit are ca punct de plecare analiza clauzelor modelului de referint
(standardul n baza cruia s-a construit sistemul calittii). Prin calculul punctajelor
maxime pentru clauzele ISO 9001, n functie de numrul de ntrebri adresate, se poate
deduce punctajul maxim n raport cu care este evaluat organizatia. Reprezentarea
grafic a rezultatelor auditurilor sistemului calittii, permite evaluarea eficacittii
acestui sistem. Sistemul de reprezentare grafic a rezultatelor auditului, poate indica
clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiecrei clauze, punctajul obtinut n urma
auditrii si gradul de ndeplinire al cerintelor modelului urmat. n etapa de raportare a
auditului sunt prevzute dou activitti: elaborarea raportului de audit si transmiterea
raportului de audit organizatiei care a initiat auditul.

> n LECTIA 2, verificarea rezultatelor auditului, am prezentat etapele
procesului actiunilor corective: elaborarea actiunilor corective de ctre auditat,
evaluarea propunerilor de actiuni corective de ctre auditor, verificarea si urmrirea
modului de implementare si a eficientei actiunilor corective de ctre auditor n cursul
unei vizite la auditat. De asemenea am prezentat modurile de urmrire si realizare a
actiunilor corective n functie de clasificarea neconformittilor si de punctul de vedere
al echipei de audit, exprimat n raportul de audit. Pentru a avea un control asupra
situatiei ndeplinirii actiunilor corective, este util s fie nregistrat stadiul n care se afl
tratarea acestora.











REZULTATE ASTEPTATE
Dup studierea acestui modul, ar
trebui s ntelegeti cum se nregistreaz
rezultatele auditurilor, prin chestionarele
de audit, rapoartele de audit etc., cum se
concep aceste documente. De asemenea
trebuie s stiti cum s verificati
rezultatele auditurrilor, cum trebuie s
urmriti stadiul actiunilor corective.

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 20
M5.AC

20













































P U N C T E
C H E I E
O metod de apreciere a auditului este n termeni extremi:
bun sau ru (conform sau neconform).
O alt metod de apreciere a auditului const n notarea
fiecrei activitti analizate pe o scal care s cuprind
valorile extreme dar si valori intermediare, de exemplu de
la 0 la 3.
Punctajul maxim n raport cu care este evaluat organizatia
se calculeaz n functie de numrul de ntrebri adresate pe
fiecare cerint a standardului.
Chestionarul de audit se alctuieste plecnd de la analiza
clauzelor modelului de referint ISO 9001.
Sistemul de reprezentare grafic a rezultatelor auditului,
punctajul maxim si punctajul obtinut aferent fiecrei clauze.
Raportarea auditului const n: elaborarea raportului de
audit si transmiterea raportului de audit organizatiei care a
initiat auditul.
Verificarea rezultatelor auditului este optional cu exceptia
ultimei activitti, ncheierea auditului.
Etapele procesului actiunilor corective se efectueaz n trei
etape.
Etapa 1: elaborarea actiunilor corective de ctre auditat.
Etapa 2: evaluarea propunerilor de actiuni corective de
ctre auditor.
Etapa 3: verificarea si urmrirea modului de implementare
si a eficientei actiunilor corective de ctre auditor n cursul
unei vizite la auditat.
Urmrirea si realizarea actiunilor corective n cazul
auditurilor interne, se procedeaz n conformitate cu
procedura de audituri interne ale calittii.
Urmrirea si realizarea actiunilor corective n cazul
auditului n secund parte, este realizat de ambele
conduceri: ale clientului si ale auditatului.
n cazul supravegherii de un organism de certificare
(pentru organizatiile certificate ISO 9001)urmrirea si
realizarea actiunilor corective are loc cu ocazia vizitei de
supraveghere.
Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 21
M5.AC

21



TEST DE AUTOEVALUARE














1) Transmiterea raportului de audit conducerii auditatului este sarcina:
a) auditorului sef. Da / Nu
b) clientului. Da / Nu

2) Formatul chestionarului de audit
a) are ca punct de plecare analiza clauzelor standardului n baza cruia s-a construit
sistemul calittii, din care se scad clauzele care nu se aplic unei anumite organizatii.
Da / Nu
b) este unitar indiferent de organizatia auditat. Da / Nu
c) permite deducerea punctajul maxim n raport cu care este evaluat organizatia.
Da / Nu

3) n cazul auditului n secund parte, situatia urmririi actiunilor corective poate fi
analizat:
a) de conducerea clientului. Da / Nu
b) de conducerea auditatului. Da / Nu
c) n anumite situatii de ambele conduceri: ale clientului si ale auditatului. Da / Nu

4) Punctajul acordat fiecrei clauze auditate
a) este cuprins ntre 0 si 3. Da / Nu
b) se obtine prin compararea domeniului auditat cu cerintele standardului. Da / Nu

5) n cazul auditurilor interne urmrirea si realizarea actiunilor corective, se realizeaz:
a) n conformitate cu procedura de audituri interne ale calittii. Da / Nu
b) n conformitate cu recomanadarea organismului de certificare. Da / Nu

ncercuiti rspunsurile corecte la
ntrebrile urmtoare.

ATENTIE: pot exista unul, niciunul sau
mai multe rspunsuri corecte la aceeasi
ntrebare.
Timp lucru: 30 minute

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 22
M5.AC

22
6) Punctajele maxime acordate diferitelor clauze auditate n cadrul unei organizatii n
conformitate cu standardul ISO 9000 sunt egale ntre ele ? Da / Nu

7) Auditorii pot face o vizit de supraveghere pentru a verifica dac actiunile corective
au fost implementate:
a) dac neconformittile sunt minore. Da / Nu
b) dac neconformittile sunt majore dar nu necesit o reevaluare complet. Da / Nu

8) Reprezentarea grafic a rezultatelor auditului:
a) permite evaluarea eficacittii sistemului calittii, precum si a documentatiei
aferente, n ceea ce priveste realizarea obiectivelor pe care organizatia si le-a propus n
domeniul calittii. Da / Nu
b) se poate face n diferite sisteme de reprezentare. Da / Nu
c) se poate face ntr-un singur sistem de reprezentare care indic: clauzele auditului,
punctajul maxim aferent fiecrei clauze, punctajul obtinut n urma auditrii si gradul
de ndeplinire al cerintelor modelului urmat. Da / Nu

9) n etapa de raportare a rezultatelor auditului sunt prevzute urmtoarele activitti:
a) elaborarea raportului de audit. Da / Nu
b) transmiterea raportului de audit organizatiei care a initiat auditul. Da / Nu
c) elaborarea actiunilor corective si comunicarea acestora ctre auditor. Da / Nu

10) n vederea auditrii unei organizatii:
a) sistemul calittii organizatiei este privit ca un ansamblu unitar care perimite o
analiz global. Da / Nu
b) sistemul calittii organizatiei este fragmentat n foarte multe prti constituente, care
permit o analiz simpl. Da / Nu

11) Care din urmtoarele elemente sunt continute n Raportul de audit:
a) numrul raportului si data elaborrii. Da / Nu
b) domeniul si obiectivele auditului. Da / Nu
c) detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit si a
reprezentantilor auditatului, perioada desfsurrii auditului si identificarea organizatiei
auditate. Da / Nu
d) documentele de referint n raport cu care a fost efectuat auditul. Da / Nu
e) observatii asupra neconformittilor si observatiilor constatate. Da / Nu
f) aprecierea echipei de audit asupra msurii n care auditatul se conformeaz
documentelor de referint. Da / Nu
g) Verificarea implementrii si a eficientei actiunilor corective initiate. Da / Nu
h) capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calittii. Da / Nu
i) lista de difuzare a raportului de audit. Da / Nu

12) nregistrarea rezultatele auditurilor se face:
a) n termeni extremi: conform sau neconform. Da / Nu
b) prin notarea fiecrei activitti analizate pe o scal care s cuprind valorile extreme
dar si valori intermediare. Da / Nu

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calitii

Pagina 23
M5.AC

23
13) Raportul de audit este nsotit de rapoartele de neconformitti ? Da / Nu

14) n cadrul unui chestionar de audit efortul necesar remedierii unei activitti punctate
spre exemplu cu 2, este acelasi cu efortul implicat pentru corectarea unei alte activitti
care a fost apreciat tot cu punctajul 2 ? Da / Nu















Prin conectare la internet la adresa de site
www.mmsc.upm.ro, v logati cu datele de
autentificare primite (user si parol) si
completati n modulul TESTE rspunsurile
corecte la ntrebri (pe care le-ati ncercuit
anterior).
ATENTIE: Numai dup transmiterea on-
line a testului v-ati ndeplinit obligatiile de
parcurgere a modulului.
Timp lucru: 10 minute