UNIVERSITATEA DE TIIN E AGRICOLE I MEDICIN

VETERINAR ION IONESCU DE LA BRAD DIN IA I

PROIECT
DISCIPLINA: AUDITUL CALITATII
edin ele intermediare i edin ele de nchidere
CADRU DIDACTIC:
Prof. dr. Cecili POP
STUDENT:
NIGA PARASC!IVA SILVIA

A"di#"l cli#$ ii
edin ele intermediare i edin ele de nchidere
Termenul de audit provine din latinescul audio, care nseamn a asculta. Utilizarea
acestui termen n accepiunea folosit n prezent este relativ recent i s-a
folosit pentru prima dat n Statele Unite ale mericii, c!nd ntreprinderile erau afectate de reces
iunea economic i tre"uia s plteasc sume importante pentru auditorii e#terni care efectuau
certificarea conturilor ntreprinderilor cotate la $urs. %ntreprinderile au nceput s-i or&anizeze
compartimente de audit intern proprii, n special pentru reducerea c'eltuielilor, prin preluarea
efecturii lucrrilor pre&titoare din interiorul entitii, iar pentru realizarea activitii
de certificare au apelat n continuare la ca"inete de audit e#tern, care aveau dreptul la o
supervizare a activitii ntreprinderilor.
ctivitatea de audit este o activitate comple# i dinamic ce vizeaz adaptarea
permanent a instituiilor i entitilor economice la sc'im"rile aprute n mediul n care
funcioneaz, precum i efectuarea unor studii tematice n vederea perfecionrii activitii i
creterii &radului de profesionalism. Scopul auditului intern este de a acorda asisten structurilor
auditate pentru ndeplinirea responsa"ilitilor ce le revin, prin intermediul politicilor i
procedurilor menite s sporeasc eficiena activitii.
A"di#"l cli#$%ii reprezint, prin definiie, procesul sistematic, independent i
documentat ntreprins n scopul o"inerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu o"iectivitate
pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. uditul calitii se aplic
unui sistem al calitii sau unor elemente ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor.
stfel de audituri sunt adesea denumite auditul sistemului calitii, auditul calitii procesului,
auditul calitii produsului sau auditul calitii serviciului.
(n functie de o"iectul lor, auditurile sunt de trei tipuri)
uditul calitatii produsului*serviciului
uditul calitatii procesului
uditul sistemului calitatii
+rin auditurile sistemului de management al calitii se urmrete, de fapt, rspunsul la
urmtoarea ntre"are) dac pentru un motiv oarecare apare o pro"lem referitoare la calitate, va
fi, cu rapiditate, or&anizaia capa"il s)
recunoasc faptul c pro"lema e#ist,-
minimalizeze impactul acesteia asupra clienilor,-
determine cu acuratee cauza,-
formuleze i s implementeze o soluie,-
menin m"untirea rezultat,
uditul sistemului de mana&ement al calitii este o te'nic ce este utilizat pe cele .
trepte ale lanului furnizor-productor-client. Spre deose"ire de cele mai multe dintre aspectele
/no0-'o0-ului industrial, cunoaterea te'nicilor de auditare a sistemului de mana&ement al
calitii este la ndem!na tuturor or&anizaiilor, furnizorilor i clienilor acestora. +rin auditarea
calitativ n relaie cu acetia, or&anizaiile pot emite propria lor 1udecat de valoare cu privire la
competena lor. (ndiferent dac aceast opinie va fi favora"il sau nu, ea va influena inevita"il
ima&inea competenei or&anizaiei auditate.
+e de alta parte, auditurile calitatii pot fi efectuate in scopuri interne sau e#terne, astfel
deose"ind auditurile interne si auditurile e#terne.
A"di#"rile i&#er&e, uneori denumite audituri de prima parte, sunt conduse de, sau n
numele or&anizaiei nsi, pentru analiza efectuat de) mana&ement sau pentru alte interese
interne, i pot alctui "aza pentru o or&anizaie pentru declaraia pe proprie rspundere a
conformitii. %n multe cazuri, n mod special n cazul or&anizailor mici, independena poate fi
demonstrat prin lipsa responsa"ilitilor n activitatea care este n curs de auditare.
2"iectivul principal al auditului intern este evaluarea conformitatii proceselor cu criteriile
de audit specificate in manualul calitatii.
A"di#"rile e'#er&e au ca scop principal o"tinerea unor dovezi privind capacitatea
furnizorului de a asi&ura o"tinerea calitatii cerute. 3le sunt efectuate si in scopul certificarii
sistemului de mana&ement al calitatii unei or&anizatii.
+re&tirea auditului se face mai intai prin intocmirea unui plan de audit. ceasta este
pre&atit de conductorul ec'ipei de audit pentru a asi&ura "aza nele&erii dintre clientul
auditului, ec'ipa de audit i auditat referitor la desfurarea auditului. +lanul ar tre"ui s uureze
pro&ramarea i coordonarea activitilor de audit. Se recomand ca planul de audit sa fie apro"at
de client si comunicat auditorilor si auditatului.
Pl&"l de "di# specifica de o"icei urmatoarele elemente principale) sectoarele ce vor fi
auditate, data auditului, o"iectivele auditului, criteriile de audit 4cerinte din standardul S5 36
(S2 7889, proceduri, re&lementari le&ale, te'nolo&ii si alte documente folosite de sectorul care
va fi auditat:, intervalul orar pentru fiecare sector, numele auditorilor pentru fiecare sector
4ec'ipa de audit se poate desparti pe parcursul auditului:, numele persoanelor audidate pentru
fiecare sector, data intocmirii, numele si semnatura conducatorului ec'ipei de audit.
;e asemenea, planul tre"uie s fie astfel conceput nc!t s fie fle#i"il, cu scopul de a
permite modificarea sa pe "aza informaiilor culese n timpul auditului i de a permite utilizarea
eficient a resurselor.
ETAPELE DE DES()URARE ALE UNUI AUDIT
%n desfurarea unui audit e#ist trei faze distincte )
*+ Pre,$#ire "di#"l"i- care cuprinde trei etape principale, i anume)
iniierea auditului ce const n) desemnarea efului ec'ipei de audit, definirea o"iectivelor, a
domeniului i a criteriilor de audit, determinarea feza"ilitii auditului, sta"ilirea ec'ipei de
audit, sta"ilirea contactului iniial cu auditatul pentru o"inerea acordului asupra scopului
auditului, standardelor etc., vizita preliminar efectuat de eful ec'ipei de audit-
analiza documentelor presupune o analiz a documentelor relevante ale sistemului de
mana&ement al calitii, a nre&istrrilor, inclusiv determinarea &radului de conformitate ale
acestora-
pre&tirea auditului la faa locului care cuprinde planificarea activitilor auditului,
planificarea documentelor de lucru, repartizarea sarcinilor n cadrul ec'ipei de audit i
sta"ilirea datei de ncepere a auditului.
.+ De/f$0"rre "di#"l"i- care const n) edina de desc'idere- comunicarea n timpul
auditului prin intermediul edinelor ec'ipei de audit, sta"ilirea rolului i a responsa"ilitilor
&'izilor i ale o"servatorilor, investi&aii, colectarea i verificarea informaiilor, sedintele
intermediare, documentarea constatrilor- pre&tirea concluziilor auditului i edina de
nc'idere-
1+ Re2"l##ele "di#"l"i- care cuprind)
pre&tirea, apro"area i distri"uirea raportului de audit-
nc'eierea auditului, respectiv pstrarea documentelor i finalizarea auditului-
efectuarea auditurilor de urmrire, respectiv verificarea aciunilor corective,
preventive, de m"untire i a altor detaliilor 4un audit nu poate fi considerat
complet p!n ce aciunile corective nu au fost verificate. ceste aciuni nu sunt
totui considerate ca parte a auditului dec!t n msura n care ele sunt incluse n
planul de audit:.
DESFASURAREA ACTIVITATILOR DE AUDIT LA FATA LOCULUI
+rocesul de audit incepe cu o sedinta de desc'idere a auditului in care sunt prezenti
auditorii si sefii departamentelor din or&anizatia auditata.
ORGANI3AREA )EDIN4ELOR INTERMEDIARE
ceste edine se or&anizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai multe
zile.<a acestea particip mem"rii ec'ipei de audit, iar dac este cazul sunt invitai &'izii
saureprezentanii auditatului. =edinele intermediare pot avea loc la nceputul sau la sf!ritul
fiecrei zile de lucru.3ste recomanda"il ca ec'ipa de audit s ai" nt!lniri la nceputul fiecrei
zile de lucru.
Pe 5rc"r/"l 0edi&%elor i&#er6edire /e &li2e2$:
;iferite aspectele sesizate n timpul auditului, av!nd ca efect sc'im"ul de informaii ntre
auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor constatate-
Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului or&anizaiei auditate neconformitile
&site i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor pro"leme aprute-
Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul or&anizaiei auditate-
uditorul ef are o ima&ine de ansam"lu a modului de desfurare a auditului-
5eprezentantul or&anizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar auditul
av!nd posi"ilitatea de a informa mana&ementul de la nivelul cel mai nalt, pentru a nu
e#ista surprize la edina de nc'idere.
Ultima edin intermediar este o edin de pre&tire a edinei de nc'idere, la
care particip doar mem"rii ec'ipei de audit. ceasta are loc dup ce au fost efectuate toate
vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. <a finalul acestei nt!lniri se
ela"oreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de nc'idere
)edi&% e/#e co&d"/$ de "di#or"l 0ef 0i re "r6$#orele o7iec#i8e:
+rezentarea o"servaiilor constatate-
naliza i ncadrarea neconformitilor n) neconformiti critice, neconformiti ma1ore,
neconformiti minore i o"servaii. cele o"servaii care ies din cadrul auditului nu sunt
reinute-
Se redacteaz neconformitile pe 5apoarte de neconformitate, acestea fiind identificate
n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte documente de referin
aleauditului fiind susinute de dovezi corespunztoare-
uditorul ef pre&tete rezumatul pentru edina de nc'idere care va urmri atin&erea
o"iectivelor auditului prin rspunsul la "r6$#orele 9&#re7$ri:
i.Doc"6e&#ele /i/#e6"l"i cli#$%ii /#i/fc ceri&%ele /#&drdelor de referi&%$:
ii.S"&# doc"6e&#ele /i/#e6"l"i cli#$%ii i65le6e&##e:
iii.E/#e /i/#e6"l cli#$%ii eficie&#:
i!"n ce msur in#luenea$ nec%n#%rmitile c%nstatate& actiitatea auditatului '
Se pre&tete concluzia ec'ipei de audit.
ORGANI3AREA )EDIN4EI DE ;NC!IDERE
;urata unei astfel de edine nu tre"uie s depeasc o or, o or i 1umtate,
iar documente de lucru folosite pentru edina de nc'idere sunt)
materiale de prezentare-
materiale doveditoare i de spri1in ale afirmaiilor ec'ipei de audit-
sumarul celor &site.
;up efectuarea tuturor e#aminrilor prevzute n planul de audit, naintea transmiterii
raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nc'idere, n care se prezint oficial
concluziile auditului. ceast edin este condus de auditorul ef, fiind recomanda"il
s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i conducerea compartimentelor
auditate.
Pe d"r# 0edi&%elor #re7"ie 5rc"r/e "r6$#orele /5ec#e:
+rezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces ver"al de
nre&istrare a numelor participanilor-
>ulumirile auditorului ef n numele ec'ipei de audit, adresate conducerii auditatului i
&'izilor pentru a1utorul i timpul acordat-
Se vor face aprecieri asupra modului desc'is de cola"orare ntre ec'ipa de audit i
auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor face aprecieri-
Se prezint succint scopul, o"iectivele i domeniul auditului-
Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va
transmiteraportul-
Se indic limitele auditului) o e#aminare de tipul controlului statistic n care nu au fost
e#aminate toate zonele, e#ist!nd deci posi"ilitatea ca unele deficiene s nu fi fost
sesizate-
Se prezint neconformitile constatate, prin parcur&erea lor fr comentarii pentru a oferi
o ima&ine &lo"al asupra deficienelor ntre&ului sistem-
?omentarii ale neconformitilor i clarificri, dac este cazul, pentru conducerea
auditatului
Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul or&anizaiei auditate,
dac acestea nu au fost semnate anterior-
@ormularea concluziilor ec'ipei de audit i prezentarea lor auditorului ef.
?oncluzia final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit-
5spunsul celor auditai-
uditorul ef declar nc'is edina, iar ec'ipa de audit prsete or&anizaia.
=edina de nc'idere se finalizeaz prin Minuta edinei de nchidere, n care se consemneaz
data edinei, participanii, discuiile purtate i concluziile finale.
RE3ULTATELE AUDITULUI
uditul nu se nc'eie ns odat cu edina de nc'idere, urm!nd o serie de activiti,
printre care, cea mai important este completarea raportului de audit. +entru auditurile interne,
or&anizaia decide formatul raportului de audit i poate ale&e doar s completeze lista de
verificare, notele de neconformiti i un rezumat.
5aportul de audit este pre&tit su" direcia efului ec'ipei de audit, care este responsa"il
pentru caracterul precis i complet al acestuia. 5aportul de audit, care va reflecta cu fidelitate
spiritul i coninutul auditului, are drept scop confirmarea oficial a informaiilor comunicate n
edina de nc'eiere.
@orma i coninutul raportului de audit rm!n la latitudinea auditorului, ns el va
cuprinde urmtoarele elemente)
o identificare unic, prin date, pentru o viitoare trasa"ilitate-
identificarea or&anizaiei auditate, a clientul auditului i a mem"rilor ec'ipei de
audit 4numele i titlurile efului ec'ipei de audit, ale auditorilor i calificarea lor
ca auditori:-
datele i locurile unde au fost efectuate activitile de audit la faa locului,
eventual planul de audit-
confirmarea c o"iectivele auditului au fost ndeplinite n cadrul domeniului, n
conformitate cu planul de audit-
o evaluare clar i precis a o"iectivelor, criteriilor, domeniului, constatrilor i
concluziilor auditului 4cu referine complete asupra documentelor ce definesc
sistemul de mana&ement al calitii sau asupra contractelor semnificative pentru
audit:-
zonele neacoperite din domeniul auditului-
rapoartele de neconformitate-
este prezentat un sumar al auditului, concluziile i recomandrile 4declaraia
sumar, cu aprecierile ec'ipei de audit asupra &radului de conformitate cu
cerinele i asupra eficieniei sistemului de mana&ement al calitii n ndeplinirea
activitii i a o"iectivelor calitii:-
opiniile diver&ente nerezolvate ntre ec'ipa de audit i auditat-
lista cu numele i funciile celor ce au participat la edina de desc'idere i de
nc'idere i uneori, numele persoanelor contactate n timpul auditului-
dac este specificat n o"iectivele auditului, se pot prezenta recomandri de
m"untire-
planuri ale aciunilor ulterioare convenite.
%n cazul auditurilor ter parte, raportul va cuprinde i un sumar al aciunilor corective
recomandate sau asupra crora s-a czut de acord. %n acest caz, scrisoarea nsoitoare va descrie
procedurile necesare pentru implementarea i verificarea aciunilor corective.
;e asemenea, raportul de audit tre"uie s conin o declaraie privind confidenialitatea
coninutului i o list de distri"uire a lui. 5aportul de audit este analizat, datat i semnat de eful
ec'ipei de audit, put!nd fi semnat i de un mem"ru din conducerea clientului sau a or&anizaiei
4n funcie de procedurile pro&ramului de audit:. 5apoartele celor mai multe or&anisme de
certificare tre"uie s fie semnate i de un mem"ru din conducerea or&anizaiei auditate.
uditul se consider nc'eiat c!nd raportul de audit este remis clientului i tocmai de
aceea, difuzarea raportului de audit tre"uie s se realizeze n perioada de timp convenit, iar dac
aceasta nu este posi"il, tre"uie comunicate clientului motivele de nt!rziere i convenit o dat
revizuit pentru difuzare.
5aportul de audit este proprietatea clientului sau a auditorului i dac nu e#ist o
nele&ere contractual, ei nu sunt o"li&ai s-l ofere celor auditai. %n nici un caz el nu poate fi
transmis unei alte pri fr acordul auditatului i al clientului, tre"uind s rm!n confidenial,
deoarece poate conine informaii confideniale, de &enul proprietii industriale, care tre"uie
prote1ate.
Bi7lio,rfie
9. +2+, ?ecilia- ;U?U, Stef si +2+ >ircea, Managementul calitatii
alimentelor,vol 1, 3d 3dict, (asi, A887
A. 'ttp)**'istpro1ect.no*sites*'istpro1ect.no*files*>odul-B-
uditC?al.pdf
.. 'ttp)**000.scri"d.com*doc*9BD7A98AE*auditul-calitatii-pdf